GARA EUROPEA A PROCEDURA APERTA PER L’AFFIDAMENTO, TRAMITE ACCORDO QUADRO EX ART. 54, COMMA 3 DEL D.LGS. 50/2016, DEL SERVIZIO DI IMPLEMENTAZIONE (WAVE 2) E DI APPLICATION MANAGEMENT DEL GESTIONALE SAP
GARA EUROPEA A PROCEDURA APERTA PER L’AFFIDAMENTO, TRAMITE ACCORDO QUADRO EX ART. 54, COMMA 3 DEL D.LGS. 50/2016, DEL SERVIZIO DI IMPLEMENTAZIONE (WAVE 2) E DI APPLICATION MANAGEMENT DEL GESTIONALE SAP
Capitolato Tecnico
ID: 23_22
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Indice dei contenuti
1. PREMESSA 3
1.1. Acronimi e definizioni 3
2. CONTESTO DI RIFERIMENTO 4
2.1. Mission di PagoPA 4
2.2. Trasparenza e Qualitm 5
2.3. Contesto attuale 5
3. OGGETTO DELLA FORNITURA E DURATA 5
3.1. Oggetto del Contratto 5
3.2. Importo massimale, durata del contratto e modalitm di fatturazione 7
4. DESCRIZIONE DEI SERVIZI OGGETTO DELL’APPALTO 9
4.1 AMBITO 1: Employee Central 9
4.2 AMBITO 2: Recruiting 10
4.3 AMBITO 3: Onboarding 10
4.4 AMBITO 4: Learning 10
4.5 AMBITO 5: Performance & Goals 11
4.6 AMBITO 6: Integrazioni 11
4.7 AMBITO 7: Ciclo attivo 11
4.8 AMBITO 8: Sistema documentale 12
4.9 Precisazioni di dettaglio 12
4.10 AMS 13
4.11 Piano di Lavoro Generale per i Servizi 15
5. ARCHITETTURA E AMBIENTI 16
5.1. Ambiente di sviluppo 16
5.2. Ambienti di test/pre-produzione 16
5.3. Ambienti di esercizio/produzione 16
6. SERVIZI PER L’IMPLEMENTAZIONE E L’AVVIAMENTO 16
6.1. Dettaglio delle fasi per l’implementazione e l’avviamento 17
7. RESPONSABILE DEL CONTRATTO PER L'APPALTATORE 18
APPENDICE n. 1. INDICATORI DI QUALITÀ E PENALI 19
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1. PREMESSA
Il presente Capitolato Tecnico ha lo scopo di descrivere i servizi in oggetto, in termini di quantitm, qualitm e livelli di servizio. Si ricorda che le prescrizioni contenute nel presente Capitolato Tecnico rappresentano i requisiti minimi della fornitura.
Ciò comporta che:
● in fase di offerta, il mancato rispetto di quanto specificato nel presente Capitolato Tecnico e nelle sue appendici comporterm l’esclusione dalla procedura di gara;
● in fase di esecuzione, il mancato rispetto di quanto specificato nel presente Capitolato Tecnico e nelle sue appendici, oltre al mancato rispetto di quanto offerto dall’operatore economico in gara, costituirm inadempimento contrattuale che comporterm l’applicazione delle apposite azioni contrattuali.
Le condizioni di cui al presente documento, gli atti e i documenti ivi richiamati, ancorché non materialmente allegati, costituiscono parte integrante e sostanziale del Contratto.
1.1. Acronimi e definizioni
Nel presente Capitolato Tecnico, i termini di seguito definiti hanno il seguente significato:
- Afffidamento: Insieme di uno o più obiettivi e/o attivitm affidati al Fornitore per l’implementazione dei servizi richiesti.
- Committente o PagoPA: si intende la Societm PagoPA S.p.A. istituita ai sensi del decreto legge 14 dicembre 2018, n. 135, coordinato con la legge di conversione 11 febbraio 2019, n.12 recante: «Disposizioni urgenti in materia di sostegno e semplificazione per le imprese e per la Pubblica Amministrazione», e che svolge la funzione di stazione appaltante per la presente procedura;
- Contratto e/o Accordo quadro: l’atto, conforme allo schema di contratto, che verrm stipulato tra la Committente e l'Aggiudicatario per l’esecuzione del servizio;
- Capitolato Tecnico: il presente documento che indica l’insieme delle specifiche tecniche alle quali dovrm essere conforme il servizio;
- Aggiudicatario o Fornitore: operatore economico aggiudicatario del presente affidamento.
- Responsabile del Contratto per l’Appaltatore: la persona individuata dall’Aggiudicatario come interlocutore con la Committente e responsabile di tutte le attivitm contrattuali;
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2. CONTESTO DI RIFERIMENTO
2.1. Mission di PagoPA
PagoPA è una societm partecipata dallo Stato attraverso il Ministero dell’Economia e delle Finanze, sottoposta alla vigilanza del Presidente del Consiglio, tramite il Ministro delegato.
La mission di PagoPA è quella di progettare e costruire le infrastrutture digitali dello Stato per diffondere servizi pubblici digitali sempre più facili da usare, sicuri e rispondenti ai bisogni dei cittadini. Questo viene fatto coniugando interesse collettivo e logiche di mercato, forte dinamismo e cultura dell’inclusivitm, performance e accountability.
PagoPA lavora per contribuire allo sviluppo di un ecosistema digitale con il cittadino al centro: realizza infrastrutture per garantire servizi innovativi che migliorino la vita delle persone e rendano più competitivo il Paese.
PagoPA concepisce la tecnologia come strumento per ridurre le disuguaglianze e consentire alle persone di avere più opportunitm ed esercitare in modo più semplice i propri diritti.
Tutti i progetti gestiti da PagoPA puntano a incentivare lo sviluppo di un ecosistema digitale con il cittadino al centro, al fine di semplificare la relazione tra Stato, cittadini e imprese e creare nuove opportunitm di crescita.
➢ Cittadinanza digitale - Garantire la facilitm di accesso a tutti i servizi digitali della Pubblica Amministrazione per assicurare la fruizione semplice e sicura dei servizi pubblici significa garantire il rispetto dei diritti e dei doveri della collettivitm.
➢ Pagamenti digitali - Potenziare e digitalizzare i processi dei pagamenti permette di rinnovare la fruizione dei servizi pubblici e diventa sempre più cruciale per lo sviluppo dell’ecosistema di innovazione del Paese. Raggiungere le medie europee per frequenza di utilizzo degli strumenti di pagamento elettronici significa rivitalizzare il rapporto tra amministrazioni e cittadino.
➢ Open data e big data - Analizzare i dati (uno dei patrimoni più strategici di uno Stato) permette di erogare servizi più efficienti e costruire politiche data-driven, consentendo valutazioni preventive più efficaci e misurazioni d’impatto più puntuali. Agire in ottica open data non solo come mezzo di miglioramento dei servizi e della loro fruibilitm, ma anche come strumento di trasparenza, accessibilitm e partecipazione.
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2.2. Trasparenza e Qualitm
Per un quadro più specifico delle attivitm svolte da PagoPA e dei processi istituzionali e trasversali si faccia riferimento ai documenti pubblicati sul Portale Amministrazione Trasparente di PagoPA.
xxxxx://xxxxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/
2.3. Contesto attuale
Attualmente PagoPA S.p.A. per la gestione dei processi interni aziendali, non è dotata di un sistema ERP.
E’ in corso di attivazione una soluzione SAP S/4HANA, private cloud edition, per la gestione dei processi interni di:
● Amministrazione e Bilancio
● Gestione dei cespiti
● Ciclo passivo
● Gestione tesoreria (incassi e pagamenti, tenuta contabilitm dei x/x xxxxxxx x xxxxx xxxxx xxxxxxxxx)
x Xxxxxxxx xx xxxxxxcazione e controllo di gestione (caricamento budget aziendale, gestione della contabilitm industriale/analitica con Centri di Costo e Commesse, rilevazione periodica delle consuntivazioni, rilevazione e gestione degli scostamenti tra pianificato ed effettivo)
● Reportistica operativa e direzionale, che interessa tutti i processi citati
3. OGGETTO DELLA FORNITURA E DURATA
3.1. Oggetto del Contratto
L’affidamento in oggetto è finalizzato all'implementazione di una soluzione SAP S/4HANA, private cloud edition, per la gestione dei processi interni di:
● Employee Central
● Recruiting
● Onboarding
● Learning
● Performance & Goals
● Integrazioni
● Ciclo attivo
● Sistema documentale
● Reportistica operativa e direzionale, che interessa tutti i processi citati
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E’ altresì richiesto lo sviluppo delle interfacce tra SAP e i sistemi legacy, e più precisamente, le interfacce per le integrazioni delle informazioni relative ai sistemi:
● Net4Market (eProcurement) per integrazione Anagrafica fornitori e contratti in vigore
● Selfcare (CRM) per integrazione Anagrafica clienti
● INAZ (payroll management) per integrazione flusso paghe
● Integrazione Data Lake per fatturazione transazionale
● Integrazione Timesheet con sistema da selezionare da parte di PagoPA
● SuccessFactors to SAP S/4 HANA private cloud
Ulteriore argomento da considerare è costituito dalle riprese dei dati attualmente esistenti nei sistemi di utilizzo di PagoPA. E più precisamente dovranno essere forniti i programmi di:
● Ripresa delle anagrafiche dei dipendenti
● Ripresa delle righe degli ordini di vendita/contratti ancora aperte (non completamente saldate)
É richiesto, inoltre, il Servizio di Application Management (di seguito anche AMS) comprensivo della manutenzione applicativa evolutiva.
Tutti i requisiti elencati nel presente capitolato vanno intesi come minimi e devono essere soddisfatti per l’ammissibilitm dell’offerta, a pena di esclusione dalla procedura.
I servizi oggetto dell’appalto devono rispettare rigorosamente le prescrizioni del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) previste negli ambiti della sicurezza delle informazioni e della privacy per i paesi dell’Unione Europea.
Le risorse hardware, le risorse software, eventualmente utilizzati, dovranno essere organizzati ed amministrati nel rispetto delle norme italiane ed europee sulle misure di sicurezza e privacy e forniti di appositi sistemi di protezione logica e fisica al fine di impedire accessi non autorizzati.
La sicurezza del servizio deve essere garantita attraverso misure infrastrutturali e procedurali relative a:
● riservatezza delle informazioni;
● continuitm operativa e disaster recovery;
● protezione e conservazione dei dati;
● tracciabilitm degli eventi relativi alla sicurezza.
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3.2. Importo massimale, durata del contratto e modalitm di fatturazione
L’importo massimale del Contratto è quantificato in € 330.000,00 (euro trecentotrentamila/00) oltre IVA (di seguito anche “Contratto”), così determinato:
A. € 180.000,00 oltre IVA, per le attivitm di implementazione della soluzione SAP S/4HANA, private cloud edition, per la gestione dei processi interni descritti nel paragrafo 3.1.
B. € 150.000,00 oltre IVA, quale importo massimale da dedicare al Servizio di Application Management, comprensivo della manutenzione applicativa evolutiva, articolato in giornate/uomo da rendersi come indicato alla sottostante Tabella n.1. Tale importo non vincola la Committente al raggiungimento, in termini di spesa, del medesimo, in sede di esecuzione dell’appalto.
Tabglla n.1 - Tabglla imporĒi a basg d*asĒa g imporĒo Massimalg ConĒraĒĒo
Base d'asta unitaria per attività di implementazione della soluzione SAP S/4HANA, private cloud edition | Importo Massimale del Contratto al netto di opzioni e rinnovi | ||
€ 180.000,00 | 330.000,00 | ||
Base d'asta giornata / uomo per Servizi di Application Management (AMS) | Numero stimato giornate / uomo su 36 mesi | Importo Massimale Servizi di Application Management (AMS) | |
€500,00 | 300 | € 150.000,00 | |
Con la sottoscrizione del Contratto, l’Aggiudicatario si obbliga ad eseguire le prestazioni oggetto dell’appalto secondo le modalitm indicate nel presente Capitolato Tecnico e in tutta la documentazione di gara.
I corrispettivi riconosciuti in corso di esecuzione del contratto all’Aggiudicatario, in applicazione dello sconto offerto dall’Aggiudicatario, remunerano quest'ultimo per tutti gli oneri sostenuti, per tutte le attivitm che dovrm rendere in esecuzione
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dell’appalto e devono intendersi comprensivi di qualsiasi spesa dal medesimo affrontata ai fini dell’esecuzione, ivi comprese, a titolo esemplificativo e non esaustivo, spese di trasferta e di noleggio attrezzature.
In particolare, si specifica che le prestazioni saranno remunerate come di seguito descritto:
A. Le attivitm di implementazione della soluzione SAP S/4HANA, private cloud edition, saranno remunerate a corpo, sulla base dell’offerta presentata in fase di gara, a seguito della corretta ultimazione delle fasi progettuali come di seguito indicato:
- 20% dell’importo contrattuale al termine della fase cd. “Business Blueprint” ;
- 40% dell’importo contrattuale al termine della fase cd. “User Acceptance Test”;
- 40% dell’importo contrattuale al termine della fase cd “Go Live” funzionante;
B. Il Servizio di Application Management, comprensivo della manutenzione applicativa evolutiva, sarm remunerato a misura, in applicazione della tariffa unitaria a giornata/uomo posta a base di gara dalla Stazione appaltante, al netto del ribasso percentuale offerto dall'Appaltatore.
In ogni caso, è garantita al Fornitore la remunerazione di un volume minimo di n. 20 giornate uomo annue per il Servizio di application management. Tale corrispettivo garantito sarm remunerato entro il dodicesimo mese di ciascun anno contrattuale.
Il Fornitore potrm fatturare i corrispettivi, previa approvazione da parte della Committente della reportistica a supporto inviata dal medesimo, attraverso l’invio dell’Attestazione di regolare esecuzione a firma del RUP.
L’affidamento avrm una durata pari ai 36 mesi naturali e consecutivi a decorrere dalla data di avvio dell’esecuzione del Contratto, fermo restando il rispetto delle tempistiche indicate al successivo paragrafo 6. .
Non vi sono rischi di interferenza ai sensi del D.Lgs. n. 81/2008 e, pertanto, i costi relativi alla sicurezza sono nulli in considerazione che si tratta di mera fornitura erogata da remoto.
Con riferimento agli oneri per la sicurezza da interferenze, i servizi in affidamento hanno natura propriamente intellettuale, in ogni caso erogata da remoto, e, quindi, non si rilevano in rapporto agli stessi rischi di natura interferenziale, ai sensi della legge
n. 123/2007 e s.m.i., potendosi conseguentemente prescindere, giusta la Determinazione dell’Autoritm di Vigilanza sui Contratti Pubblici n. 3/2008, dalla
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predisposizione del DUVRI e per l'effetto l’importo degli oneri per la sicurezza da interferenze è pari a C 0,00.
4. DESCRIZIONE DEI SERVIZI OGGETTO DELL’APPALTO
I servizi oggetto dell’appalto sono suddivisi secondo i seguenti ambiti progettuali da trattare:
- Employee Central
- Recruiting
- Onboarding
- Learning
- Performance & Goals
- Integrazioni
- Ciclo attivo
- Sistema documentale
- AMS
4.1 AMBITO 1: Employee Central
Analisi delle richieste di PagoPA finalizzate alla definizione dettagliata di:
1. Struttura organizzativa (mappatura e mantenimento degli elementi organizzativi; a titolo esemplificativo: azienda, unitm di business, dipartimento, divisione, centro di costo, etc)
2. Strutture lavorative (mappatura e mantenimento di ruoli e livelli retributivi)
3. Gestione delle informazioni utili e necessarie per la corretta gestione dei processi di:
o Assunzione
o Riassunzione
o Gestione informazioni personali
o Gestione informazioni di contatto
o Gestione informazioni lavorative
o Cessazione rapporto di lavoro
4. Il profilo del dipendente sarm composto dalle seguenti sezioni, le cui specifiche informazioni verranno definite nella fase di analisi:
o Informazioni biografiche
o Informazioni personali
o Informazioni di contatto
o Documenti di identitm
o Contatti di emergenza
o Informazioni lavorative
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4.2 AMBITO 2: Recruiting
Configurazione di un processo comune a tutta la popolazione PagoPA, con riguardo a:
1. Profilo candidato con:
a. Almeno 15 campi contenenti informazioni personali (Nome, Cognome, Indirizzo..)
b. Titolo di studio
c. Lingue parlate
d. Almeno 1 processo approvativo per la creazione di Job requisitions (fino a 3 steps)
e. Almeno 1 job requisition template
f. CV Parsing (standard)
2. Almeno 1 Candidate pipeline contenente:
a. Almeno 8 stati della valutazione del candidato
i. Interview n.1,
ii. Interview n.2,
iii. Short list,
iv. Squalificato,
v. …
b. Valutazione del candidato (almeno 10 competenze comuni per tutti i candidati)
c. Approvazione dell’offerta
d. Almeno 5 template per generazione lettera di offerta
e. 1 Career Site (base)
f. Reportistica Recruitment e di dettaglio per singola Job Position
4.3 AMBITO 3: Onboarding
Le configurazioni richieste dovranno riguardare:
1. Processo di inserimento nuovo assunto
2. Assegnazione dotazioni al dipendente
3. Raccolta documenti firmati in fase di assunzione
4. Modulo di raccolta dati personali
5. Integrazione con Recruiting e Employee central
4.4 AMBITO 4: Learning
Le configurazioni richieste dovranno riguardare:
1. Gestione catalogo formativo, trasversale all’azienda
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2. Gestione corsi in aula, corsi e-learning (no creazione contenuti)
3. Possibilitm di tracciare la formazioni realizzata (es. per finalitm legislative)
4. Organizzazione della formazioni top-down e bottom-up: HR o direct manager decidono iscrizioni, HR gestisce centralmente il processo di iscrizione
5. Realizzazione di un questionario di gradimento (da stampare)
6. Formazione ad utente HR per la realizzazione di ulteriori questionari/quiz
7. Attivazione Report standard
4.5 AMBITO 5: Performance & Goals
Le configurazioni richieste dovranno riguardare almeno 1 processo di valutazione delle performance:
1. Route-map (Assegnazione degli obiettivi, self evaluation, valutazione del manager, one to one meeting, firme)
2. Sezione obiettivi individuali + relativa rating scale
3. Sezione competenze + valori + relativa rating scale
4. Sezione firme
5. Sezione summary
6. Libreria competenze/skill, con eventualmente l’assegnazione per job classification.
4.6 AMBITO 6: Integrazioni
L’approccio richiesto è quello previsto dall’architettura cloud SAP basata sul middleware SCPI (SAP CLOUD PLATFORM INTEGRATOR), così da poter attivare i flussi standard di comunicazione da/verso SuccessFactors attraverso i connettori prodotti dal SAP per la lettura e alimentazione delle entitm dati alla base dell’anagrafica dipendente. Si richiede l’integrazione dei soli dati dell’anagrafica del dipendente e non la struttura organizzativa, che dovrm rimanere su SuccessFactors.
Dovrm inoltre essere prevista la messa a disposizione di web services via Cloud Platform integrator per alimentazione del sistema INAZ.
4.7 AMBITO 7: Ciclo attivo
Per quanto riguarda la fatturazione transazionale, viene richiesta l’attivazione di un’interfaccia in inbound per acquisire le fatture dal DataLake.
La registrazione della fattura avverrm per rendicontazione, mantenendo il calcolo dell’importo con riferimento ai costi sostenuti esternamente al sistema.
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Si richiede inoltre l’implementazione standard del modulo specifico per le vendite relativamente a servizi/prodotti che potranno seguire il ciclo standard ordine/consegna o erogazione servizio/fatturazione.
4.8 AMBITO 8: Sistema documentale
Dovrm prevedersi l’utilizzo di un sistema documentale ritenuto valido per l’uso aziendale di gestione dei documenti, inclusa la conservazione documentale delle fatture. Per il dimensionamento si faccia riferimento ad un numero di documenti pari a 7.000 (settemila) incluse le fatture.
4.9 Precisazioni di dettaglio
Al fine di fornire una maggiore profonditm a quanto gim espresso nei paragrafi precedenti relativi agli ambiti, vengono di seguito specificate quelle che risultano essere le richieste chiave di PagoPA, suddivise in relazione al livello di prioritm.
Quanto riportato pertanto in questa sezione dovrm essere considerato essenziale e adeguatamente evidenziato nell’offerta finale.
Requisiti con priorità Alta:
● Anagrafica dipendente: implementazione data base integrato
● Dossier Dipendente: implementazione storico retributivo e di progressione di carriera aziendale dipendenti
○ con relativo scadenzario su: termine contratto a TD, termine periodo di prova, termine primo/secondo periodo di apprendistato etc.
● Timesheet: implementazione modulo per rendicontazione attivitm su commesse
● Cartellino: implementazione modulo per rendicontare eventi HR (Ferie, permessi)
● Recruiting: implementazione modulo per le attivitm di Ricerca e selezione
● Note spese: implementazione modulo per la gestione e rendicontazione delle trasferte aziendali
● Onboarding: implementazione modulo per la gestione dell’inserimento in azienda di nuovo personale
● Salute e sicurezza: modulo per la gestione e rendicontazione attivitm di salute e sicurezza come: tracker visite mediche, formazione obbligatoria ai sensi del dlgs. 81/08
○ con relativo scadenzario
● Prenotazione PDL: modulo per la prenotazione PDL e gestione spazi aziendali sulle diverse sedi aziendali
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Strumenti da implementare con priorità alta:
● Directory Aziendale
● Organigramma Aziendale
Requisiti con priorità Media:
● Performance & Goals: implementazione modulo per migliorare le prestazioni dei dipendenti attraverso coaching e feedback, offrendo ai manager maggiore controllo sull'esecuzione degli obiettivi con la possibilitm di impostare obiettivi a cascata e vedere i progressi individuali, del team o dell'intera azienda
● Compensations: implementazione modulo per ottimizzare i programmi di compensazione dando prioritm all'allocazione dei budget retributivi. Il modulo consente di allineare la retribuzione dei dipendenti con la Strategia d'affari aziendale. è possibile anche simulare diversi scenari di budget per determinare le linee guida di compensazione.
● Learning: implementazione modulo per gestire, monitorare e rendicontare le attivitm formative (obbligatorie e non).
● Reporting e Dashboard: implementazione modulo che consente di avere sempre a disposizione i seguenti report:
○ forza lavoro generale e numero complessivo di dipendenti,
○ distribuzione della forza lavoro in base a varie dimensioni come unitm organizzative, genere, dipendenti a tempo pieno o part-time, tirocinanti, collaboratori occasionali,
○ nuove assunzioni e cessazioni in base a vari criteri quali etm, anzianitm e motivo di assunzione o cessazione
○ Assenze, come quelle causate da malattia, maternitm o congedo parentale, etc.
Requisiti con priorità bassa:
● Succession & Development: implementazione modulo per ridurre al minimo i rischi legati al turnover, sviluppando i talenti necessari per raggiungere gli obiettivi aziendali di oggi, fornendo la visibilitm e le capacitm di pianificazione necessarie per supportare la crescita futura.
4.10 AMS
La Manutenzione Adeguativa (MAD) comprende l’attivitm volta ad assicurare la costante aderenza delle procedure e dei programmi alla evoluzione
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dell’ambiente tecnologico del sistema informativo ed al cambiamento dei requisiti (organizzativi, normativi, d’ambiente).
La Manutenzione Correttiva (MAC) comprende la diagnosi e la rimozione delle cause e degli effetti dei malfunzionamenti delle procedure e dei programmi in esercizio, in qualunque forma questi si presentino. La Manutenzione Correttiva è normalmente innescata da una segnalazione di impedimento all’esecuzione dell’applicazione/funzione o dal riscontro di differenze fra l’effettivo funzionamento del software applicativo e quello atteso, come previsto dalla relativa documentazione o comunque determinato dai controlli che vengono svolti durante l’attivitm dell’utente
L’AMS si compone quindi dei seguenti servizi:
- Presa in carico e Phase-out.
- Manutenzione e Gestione Applicativa
o Help desk di Secondo Livello e Supporto Applicativo
o Manutenzione adeguativa e correttiva
o Conduzione tecnica dei sistemi e delle applicazioni
o Supporto alla gestione operativa
- Manutenzione Applicativa Evolutiva
o Interventi di Piccola Manutenzione Evolutiva a catalogo
o Interventi di Manutenzione Evolutiva non a catalogo
Le attivitm dovranno essere erogate su tutti gli ambienti del landscape di manutenzione, ad esempio Sviluppo, Quality, Pre-produzione e Produzione, garantendone l’allineamento con eventuali attivitm di retrofit.
Il servizio di Application Management potrm essere attivato dalla Committente dalle ore 9.00 alle ore 18.00 dal lunedì al venerdì (escluse le festivitm). Il Fornitore dovrm provvedere a fornire un numero telefonico di riferimento e un indirizzo email dedicato ai quali la Committente potrm comunicare i malfunzionamenti.
Sarm cura dell’Appaltatore individuare, sulla base delle anomalie che dovranno essere prese in carico, la figura professionale più idonea alla risoluzione dei malfunzionamenti, garantendo il rispetto dei livelli di servizio sotto descritti.
I livelli di servizio sono in relazione alla severitm delle richieste:
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- Richiesta di severitm VERY HIGH: Si riferisce a richieste relative a situazioni bloccanti che limitano l’operativitm aziendale e per le quali un eventuale workaround non esiste o non è ritenuto accettabile da PagoPA. In questa situazione la presa in carico della problematica è limitata ad 1 ora dal momento della segnalazione e la sua risoluzione dovrm essere applicata nelle successive 4 ore lavorative - a meno di evidenti ed oggettive situazioni ostative che dovranno in ogni caso essere riconosciute ed accettate da PagoPA.
- Richieste di severitm HIGH: Si riferisce a richieste relative a situazioni bloccanti che limitano l’operativitm aziendale ma per le quali esiste un workaround accettato da parte di PagoPA. In questa situazione la presa in carico della problematica è limitata a 2 ore dal momento della segnalazione e la sua risoluzione dovrm essere applicata nelle successive 8 ore lavorative - a meno di evidenti ed oggettive situazioni ostative che dovranno in ogni caso essere riconosciute ed accettate da PagoPA.
- Richieste di severitm NORMAL: Si riferisce a richieste relative a situazioni non bloccanti che quindi non limitano l’operativitm aziendale. In questa situazione la presa in carico della problematica è limitata ad 4 ora dal momento della segnalazione e la sua risoluzione dovrm essere applicata nelle successive 16 ore lavorative - a meno di evidenti ed oggettive situazioni ostative che dovranno in ogni caso essere riconosciute ed accettate da PagoPA.
4.11 Piano di Lavoro Generale per i Servizi
Entro 15 giorni dalla data di stipula, o dall’esecuzione anticipata del contratto in via d’urgenza, il Fornitore dovrm presentare alla Committente il Piano di Lavoro Generale relativo ai Servizi di implementazione del gestionale SAP, con evidenza dei tempi di realizzazione delle singole fasi ed operazioni delle attivitm previste, pena l’applicazione delle penali.
Tale pianificazione a partire dalla data di Avvio dei servizi dovrm essere mensilmente riportata nel Calendario delle elaborazioni da inviare alla Committente entro la fine del mese precedente a quello di riferimento.
Il Piano di Lavoro Generale è soggetto alla esplicita approvazione da parte della Committente; eventuali ripianificazioni delle attivitm dovranno essere concordate e formalizzate alla Committente.
Al Piano di lavoro Generale, il Fornitore dovrm allegare, per ogni servizio, la composizione, unitamente ai nominativi, dei gruppi di lavoro.
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5. ARCHITETTURA E AMBIENTI
5.1. Ambiente di sviluppo
In tale ambiente verrm effettuato il completo sviluppo delle personalizzazioni del software. Nello stesso ambiente verranno effettuati (a carico del soggetto aggiudicatario) tutti i test necessari (unit test o quelli che saranno ritenuti utili). I test effettuati su tale ambiente potranno coinvolgere l’utente, ma non saranno considerati validi ai fini della accettazione del test utente.
5.2. Ambienti di test/pre-produzione
Tale ambiente sarm sempre allineato all’ambiente di produzione. Sarm il sistema effettivo dove verrm effettuato lo User Acceptance Test e l’Integration Test.
Verranno altresì approvati in questo ambiente i risultati delle riprese dati.
5.3. Ambienti di esercizio/produzione
E’ l’ambiente effettivo di esercizio dove verrm effettuata la data migration finale e tutti i trasporti gim validati in ambiente di test.
6. SERVIZI PER L’IMPLEMENTAZIONE E L’AVVIAMENTO
L’intera fase di implementazione e messa a punto del ciclo attivo dovrm essere ultimata entro il 31 Dicembre 2022 per permettere il go live il 1 Gennaio 2023.
Relativamente alla parte rimanente, si dovrm prevedere il go live al 1 Aprile 2023.
Per l’intero oggetto del capitolato si dovrm tenere presente che, prima di riportare live gli oggetti ed le relative implementazioni, dovrm essere eseguito il test end-to-end integrando la rinvenienza del presente capitolato alle implementazioni aziendali presenti e in corso di sviluppo.
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6.1. Dettaglio delle fasi per l’implementazione e l’avviamento
Le fasi essenziali per l’implementazione della soluzione a sistema comprenderanno:
- Analisi iniziale
Saranno rilevate, attraverso interviste agli utenti, tutte le peculiaritm delle attivitm e le stesse verranno riportate secondo lo standard SAP. Tutti gli ambiti di processo dovranno essere contemplati. Dovranno essere anche comprese in questa fase le analisi delle interfacce riferite nel capitolato. Deliverable finale sarm la Business Blueprint (BBP) che sarm sottoposta a validazione da parte dell’utente. La non accettazione della BBP costituirm fattore bloccante.
- Realizzazione della soluzione
Quanto rilevato in sede di analisi verrm sviluppato a sistema e sottoposto, successivamente al test da parte del fornitore, alla verifica con l’utente per agevolare la fase successiva. In questa fase dovranno essere realizzate oltre che tutte le procedure a copertura dei processi aziendali, anche i programmi di ripresa dei dati iniziali.
- User Acceptance test
Sarm il test ufficiale di accettazione da parte dell’utente PagoPA che validerm il funzionamento di tutti gli sviluppi effettuati dal fornitore e il loro corretto funzionamento nonché la copertura del processo aziendale end-to-end. La fase si considererm conclusa solo dopo l’accettazione formale da parte dell’utente PagoPA.
- Training ai Key users PagoPA
Durante questa fase verrm effettuata la formazione ai key users PagoPA utilizzando il sistema effettivo e completamente customizzato.
- Data Migration
Comprenderm la ripresa dei dati iniziali dai sistemi attuali di PagoPA a SAP. La fase si riterrm conclusa solo dopo l’accettazione formale da parte dell’utente PagoPA.
- Cut over & Go Live
Sono comprese in questa fase tutte le attivitm propedeutiche al Go Live (attivazioni in ambiente di produzione, apertura periodi di esercizio, e ogni altra attivitm necessaria alla messa a regime). Successivamente alla verifica finale, si passerm all’effettivo Go Live, subordinato al “GO / NO GO” da parte di PagoPA. Con riferimento a questo ultimo pronunciamento, PagoPA potrm eventualmente richiedere al fornitore ulteriori approfondimenti di informazione fino ad un parere consultivo.
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7. RESPONSABILE DEL CONTRATTO PER L'APPALTATORE
L'Appaltatore dovrm comunicare il nominativo del proprio rappresentante designato quale responsabile del rispetto di tutti gli adempimenti contrattuali, nonché quale interlocutore della Committente per gli aspetti amministrativi, per l’organizzazione ed il coordinamento delle attivitm contrattuali.
Sarm cura del Responsabile curare la gestione amministrativa del contratto e delle connesse attivitm legate alla fatturazione e verificare il rispetto di tutti gli adempimenti contrattuali.
Il Responsabile del Contratto dovrm essere reperibile telefonicamente dalle 9.00 alle ore 18.00 di tutti i giorni lavorativi, e partecipare alle riunioni di avanzamento contratto ed ogni altra riunione su richiesta della Committente.
Pertanto in caso di assenza per più di 2 giorni dovrm nominare un sostituto temporaneo che conosca nel dettaglio gli adempimenti e le attivitm del Contratto, dandone previa comunicazione scritta alla Committente.
Il Responsabile del Contratto dovrm inderogabilmente:
- assicurare il pieno rispetto di tutti gli adempimenti contrattuali;
- presentare bi-mestralmente il report sull’andamento delle attivitm;
- garantire e monitorare la correttezza e la tempestivitm dell’utilizzo degli strumenti e degli standard/linee guida della Committente;
- monitorare i livelli di servizio sulle attivitm ed intraprendere eventuali azioni correttive a fronte del mancato rispetto delle soglie previste e/o a fronte di rilievi.
- misurare i risultati sugli indicatori di qualitm;
- mantenere un costante colloquio con i diversi responsabili dell’esecuzione del Contratto per la Committente.
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APPENDICE n. 1. INDICATORI DI QUALITÀ E PENALI
Durante l’intera durata contrattuale il Fornitore dovrm, inoltre, effettuare la rendicontazione dei risultati della misurazione di tutti gli indicatori di qualitm attraverso un documento “Rapporto indicatori di qualità” che dovrm essere redatto bimestralmente.
Il Rapporto indicatori di qualità costituirm complessivamente il riferimento per la valutazione del rispetto dei requisiti di qualitm, al fine dell’applicazione delle penali di seguito indicate. Durante l’intero periodo contrattuale ciascun indicatore di qualitm potrm essere riesaminato dall’Aggiudicatario su richiesta della Committente, motivandolo con la presenza di nuovi strumenti di misurazione non disponibili alla data di stipula del Contratto e/o con la necessitm di adeguare le metodiche di rilevazione dei singoli indicatori di qualitm che non sono risultate efficaci. Si riporta di seguito l’insieme degli indicatori di qualitm con i relativi valori soglia e il periodo di riferimento.
Nella tabella che segue sono indicati i livelli di servizio, la soglia prevista e le modalitm di misurazione.
Indicatore di Qualitm | Modalitm di misurazione | Soglia | Penali |
IQ01 - Rilievi sulla fornitura | Numero rilievi emessi nel periodo di riferimento (bimestre) | 3 rilievi | 0,5% dell’importo contrattuale per ogni rilievo eccedente il valore soglia |
IQ2 - Ritardo nella consegna del Piano di Lavoro | Ritardo del Fornitore, espresso in giorni solari, relativo alla consegna del Piano di Lavoro | 0 giorni solari | 0,1% dell’importo contrattuale per ogni giorno, o frazione di giorno, di ritardo. |
IQ03 - Mancato rispetto delle Milestone presenti sul piano di lavoro | Ritardo del Fornitore, espresso in giorni solari, relativo alle milestone presenti sul Piano di Lavoro Generale consegnato dal Fornitore | 0 giorni solari | 0,1% dell’importo contrattuale per ogni giorno, o frazione di giorno, di ritardo. |
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IQ4 UAT con esiti negativi | Numero di UAT eseguiti con esito negativo | 3 test negativi | 0,1% dell’importo contrattuale per ogni test con esito negativo |
IQ5 Ritardo su Go Live di ffine progetto | Ritardo, espresso in giorni solari, nel rilascio in produzione di fine progetto rispetto a quanto indicato dalla Committente | 0 giorni lavorativi | 1000C per ogni giorno di ritardo. Per la Stazione appaltante il presente ritardo corrisponde a inadempimento. |
IQ6 Ritardo su presa in carico attività AMS | Ritardo, espresso in ore lavorative, nella presa in carico delle richieste di anomalie comunicate dalla Committente - Richiesta di severitm VERY HIGH: entro 1 ora - Richiesta di severitm HIGH: entro 2 ore - Richiesta di severitm NORMAL: entro 4 ore | 0 ore lavorative | per ogni ora, o frazione di ora, di ritardo: - Richiesta di severitm VERY HIGH: 0,1% dell’importo contrattuale - Richiesta di severitm HIGH: 0,08% dell’importo contrattuale - Richiesta di severitm NORMAL: 0,05% dell’importo contrattuale |
IQ7 Ritardo su risoluzione anomalie AMS | Ritardo, espresso in ore lavorative, nella risoluzione delle anomalie a partire dalla presa in carico delle stesse - Anomalia di severitm VERY HIGH: entro 4 ore - Anomalia di severitm HIGH: entro 8 ore - Anomalia di severitm NORMAL: entro 16 ore | 0 ore lavorative | per ogni ora, o frazione di ora, di ritardo: - Anomalia di severitm VERY HIGH: 0,1% dell’importo contrattuale - Anomalia di severitm HIGH: 0,08% dell’importo contrattuale - Anomalia di severitm NORMAL: 0,05% dell’importo contrattuale |
Per quanto riguarda l’IQ01-Rilievi sulla fornitura si evidenzia che per Xxxxxxx si intendono le inadempienze di carattere generale sulla fornitura. L’indicatore conteggia il numero di rilievi notificati al Fornitore tramite lettera di rilievo. Una singola comunicazione potrm contenere più rilievi. Ai fini della rilevazione del presente
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indicatore sono conteggiati i rilievi afferenti i servizi oggetto della fornitura nonché eventuali rilievi per inadempimenti generici o afferenti obblighi contrattuali non adempiuti nei tempi e nei modi stabiliti dal Capitolato tecnico e dal Contratto. Si citano, a titolo meramente esemplificativo e non esaustivo, eventuali cause di rilievo:
● Mancato rispetto degli impegni assunti in fase di offerta;
● Mancato rispetto delle scadenze di adempimenti contrattualmente previsti.