CONVENZIONE QUADRO
Allegato a: RAS AOO 01-07-00 Prot. Ingresso n. 17351 del 16/12/2024
RAS AOO 02-01-00 Convenzione n. 2 Prot. Interno n. 7848 del 04/12/2024
Allegato 1 alla Delib. G.R. n. 45/36 del 27.11.2024
PER GLI AFFIDAMENTI DIRETTI ALLA SOCIETA’ IN HOUSE SARDEGNA IT S.r.l. AVENTI AD OGGETTO LA FORNITURA DI SERVIZI STRUMENTALI IN MATERIA DI INFORMATION AND COMMUNICATION TECHNOLOGY (ICT)
SOMMARIO
Articolo 2. Principi generali 3
Articolo 3. Termini ed allegati 3
Articolo 4. Programmazione e indirizzi 4
Articolo 7. Condizioni normative 4
Articolo 8. Disciplina delle attività in corso 5
Articolo 9. Modalità di esecuzione 5
Articolo 10. Articolazione degli affidamenti 5
Articolo 11. Modalità di definizione e conferimento degli affidamenti 5
Articolo 12. Modalità di definizione dei corrispettivi 5
Articolo 13. Rendicontazione, fatturazione e pagamenti 6
Articolo 14. Livelli di servizio e penali per inadempimento, premialità 7
Articolo 15. Controllo attraverso benchmarking o customer satisfaction 8
Articolo 16. Oneri ed obblighi a carico della Società 8
Articolo 17. Responsabile dell’esecuzione della Convenzione Quadro per la Regione Autonoma della Sardegna 9
Articolo 18. Referenti della Struttura affidante per l’esecuzione degli affidamenti 9
Articolo 19. Referenti e Personale della Società per l’esecuzione delle attività degli affidamenti 9
Articolo 20. Controversie e componimento bonario 9
Articolo 22. Trattamento dei dati 10
Articolo 24. Oneri fiscali e spese 10
Articolo 26. Norme di rinvio 11
Articolo 27. Foro competente 11
Addì 4, del mese di dicembre 2024, in Cagliari,
tra
- la Regione Autonoma della Sardegna (di seguito denominata “RAS” o “Regione”), con sede in Xxxxxxxx, Xxxxx Xxxxxx 00, X.X. 80002870923, in persona dell’xxx. Xxxxx Xxxxx, C.F. MLSMRC64A09B354W, in qualità di Direttore Generale della Direzione generale della Innovazione e Sicurezza IT autorizzato alla stipula del presente atto ai sensi della Deliberazione della Giunta Regionale n. 45/36 del 27.11.2024,
e
- Sardegna IT S.r.l. (di seguito denominata “Sardegna IT” o “Società”) con sede legale in Cagliari, Via Dei Giornalisti,
n. 6, C.F. - P.I. 03074520929, iscritta al REA di Cagliari al numero 244574, in persona del suo legale rappresen- tante pro tempore xxxx. Xxxxx Xxxxx, C.F. PNZMRA73A02B354D, autorizzato alla stipula del presente atto in virtù dei poteri conferitigli dallo statuto sociale.
PREMESSO CHE:
- Con Deliberazione della G.R. n. 50/5 del 5.12.2006, la Regione Autonoma della Sardegna ha statuito di partecipare insieme al CRS4 (Centro di Ricerca, Sviluppo e Studi Superiori in Sardegna) alla costituzione della Società a responsabilità limitata denominata Sardegna IT, destinata ad operare esclusivamente come società “in house” della Regione Sardegna a sostegno dei processi innovativi che la Regione attuerà per i suoi uffici e per gli enti regionali, e a supporto delle collaborazioni che la Regione definirà direttamente con enti locali e con altre ammini- strazioni pubbliche;
- Secondo il disposto di detta Delib. G.R: n. 50/5 del 5.12.2006, la società Sardegna IT è stata costituita formalmente con atto notarile n. 176921 del 22.12.2006 è stata costituita formalmente la Società Sardegna IT s.r.l. con la par- tecipata della Regione e del Centro di Ricerca, Sviluppo e Studi Superiori Sardegna (CRS4);
- Con atto notarile n. 180801 del 28.10.2009, in conseguenza della Deliberazione della Giunta regionale n. 46/7 del 13.10.2009, la Regione Autonoma della Sardegna ha provveduto, tra le altre cose, alla integrale sottoscrizione del capitale sociale della Società, divenendo in tal modo socio unico di Sardegna IT;
- Attraverso tale nuovo assetto societario, Sardegna IT unitamente agli altri parametri richiesti dalla normativa vi- gente per il sistema dell’in house providing, è divenuta un organismo in house alla Regione Sardegna finalizzato all’erogazione di servizi strumentali nel settore di Information and Communication Technologies (nel seguito ICT);
- Per perseguire le finalità prestabilite dalle leggi regionali e dagli altri atti d’indirizzo politico amministrativo adottati dalla Giunta regionale, l’Amministrazione regionale può pertanto procedere all’affidamento diretto di servizi in fa- vore del proprio organismo in house, nel rispetto dei principi su cui si fonda il rapporto societario e sulla base della disciplina dell’in house providing;
- Sardegna IT con socio unico nella Regione Autonoma della Sardegna:
o opera in regime di affidamento diretto secondo il modello in house providing nell'ambito dei settori di competenza istituzionale della Regione Autonoma della Sardegna;
o ha per esclusivo oggetto la fornitura di servizi e prestazioni informatiche, nonché ogni attività a tali servizi connessa, in regime di prevalente autoproduzione di beni o servizi strumentali all'ente pubblico parteci- pante o allo svolgimento delle sue funzioni, nel rispetto delle condizioni stabilite dalle direttive europee in materia di contratti pubblici e della relativa disciplina nazionale di recepimento e contemplati dai piani e dai progetti approvati dalla Regione Autonoma della Sardegna;
o effettua, nel rispetto della normativa vigente e in tema di organismi in house providing, attività di supporto al Socio Regione Autonoma della Sardegna:
- nella creazione e la conduzione di progetti per l'introduzione e l’utilizzo della tecnologia dell’informa- zione e della comunicazione (ICT) nella Regione Autonoma della Sardegna, compresa l’individua- zione delle tecniche di gestione più adatte al raggiungimento degli obiettivi di servizio indicati dalla Regione stessa, in un quadro di costi/benefici controllabile;
- nell’individuazione di nuove tecnologie finalizzate a migliorare i processi operativi del Socio i quali, attraverso la razionalizzazione e semplificazione amministrativa del sistema, creino valore ai servizi per il cittadino e le imprese, ottimizzando gli investimenti già effettuati, relativi ai sistemi e ai sottosi- stemi già presenti, nonché valutando gli impegni e i ritorni di quelli da effettuare;
- nella razionalizzazione, distribuzione e accorpamento tecnico, informatico e logistico della RAS e degli Enti, Agenzie e Società regionali indicati dalla Regione Autonoma della Sardegna;
- nel controllo delle forniture e dei livelli di servizio prestati da terzi alla RAS, allo scopo di identificarne gli impatti operativo-gestionali, di migliorare l’operatività delle innovazioni previste, di monitorare i livelli di servizio di tutte le prestazioni erogate dall’amministrazione, di valutare la persistenza nel tempo degli aspetti costi/prestazioni, anche con riferimento alle alternative eventualmente presenti sul mercato;
- la Società Sardegna IT non può fornire servizi se non in relazione a specifici contratti;
- la RAS, in ragione delle finalità costitutive della società Sardegna IT e come dal suo oggetto sociale, ricorre al supporto e ai servizi erogabili da Sardegna IT regolamentando la definizione e sottoscrizione degli specifici con- tratti previa adozione di una opportuna Convenzione Quadro, la cui ultima è stata approvata con Deliberazione della Giunta Regionale n. 67/10 del 16.12.2016, sottoscritta il 21.12.2016, con scadenza naturale il 31.12.2022 e prorogata secondo quanto stabilito con le Deliberazioni della Giunta Regionale n. 40/43 del 28.12.2022, n. 18/19 del 18.05.2023 e n. 43/7 del 07.12.2023 fino al 31.12.2024;
- con Deliberazione della Giunta Regionale n. 45/36 del 27.11.2024, è stato approvato lo schema della nuova Con- venzione Quadro tra la Regione e la società in house Sardegna IT e l’allegata documentazione, con delega alla sottoscrizione conferita, per conto della RAS, alla Direzione generale per l’innovazione e sicurezza IT rappresen- tata dal suo Direttore generale.
Tutto ciò premesso, si conviene quanto segue
Articolo 1. Premesse
Le premesse e gli allegati alla presente Convenzione Quadro formano parte integrante e sostanziale della stessa, anche al fine di meglio precisare gli obblighi da essa derivanti.
Articolo 2. Principi generali
1. Gli affidamenti diretti alla società in house possono essere effettuati, sotto la propria responsabilità, dalle strutture affidanti e/o da altri soggetti giuridici all’uopo legittimati sulla base dei presupposti definiti dall’art. 12 della direttiva 24/2014/UE e recepiti nei medesimi termini nell’art. 7, comma 2, del D.Lgs. 31 marzo 2023, n. 36, e quindi nel rispetto dei principi di cui gli articoli 1, 2 e 3 del medesimo decreto legislativo.
2. Ai sensi del vigente statuto societario, approvato con la Deliberazione della Giunta Regionale n. 12/36 del 01.04.2021, Sardegna IT:
- ha per esclusivo oggetto la fornitura di servizi e prestazioni informatiche, nonché ogni attività a tali servizi connessa, in regime di prevalente autoproduzione di beni o servizi strumentali all'ente pubblico partecipante o allo svolgimento delle sue funzioni, nel rispetto delle condizioni stabilite dalle direttive europee in materia di contratti pubblici e della relativa disciplina nazionale di recepimento e contemplati dai piani e dai progetti approvati dalla Regione Autonoma della Sardegna;
- opera in regime di affidamento diretto secondo il modello in house providing nell'ambito dei settori di compe- tenza istituzionale della Regione Autonoma della Sardegna ai fini dello svolgimento, con caratteri di efficienza, efficacia ed economicità, ed in via esclusiva, dei servizi strumentali della Regione Autonoma della Sardegna.
- svolge la propria attività esclusivamente nei confronti del Socio o degli altri Enti, agenzie e Società regionali indicati dalla Regione Autonoma della Sardegna e comunque nel territorio di riferimento del Socio medesimo.
- è vincolata a svolgere in relazione all’anno fiscale di riferimento, i compiti ad essa affidati dall'ente pubblico socio, per oltre l'ottanta per cento del proprio fatturato e la produzione ulteriore rispetto al suddetto limite di fatturato è consentita solo a condizione che la stessa permetta di conseguire economie di scala o altri recuperi di efficienza sul complesso dell’attività principale della Società.
Articolo 3. Termini ed allegati
1. Nel presente documento si definisce Struttura affidante la Direzione/Servizio o altra struttura della Regione Auto- noma Sardegna o degli altri soggetti giuridici legittimati secondo quanto indicato nel precedente articolo 2, comma 1, titolare del potere di spesa che, ai sensi della presente Convenzione Quadro, stipula un incarico con Sardegna IT.
2. L’applicazione della presente Convenzione Quadro è inoltre accompagnata da quanto contenuto nella documen- tazione di seguito identificata:
a. Catalogo dei servizi (Allegato A) - Indica l’insieme dei servizi in materia di ICT che la società Sardegna IT dichiara di poter offrire e in riferimento ai quali può stabilirsi l’affidamento di un determinato incarico;
b. Tariffe professionali (Allegato B) - Presenta l’elenco dei profili e figure professionali che la società Sardegna IT può impegnare nello svolgimento delle attività oggetto di affidamento, associando a ciascuno di essi la relativa tariffa massima giornaliera onnicomprensiva (IVA esclusa).
c. Schema di Offerta tecnico-economica (Allegato C) - Costituisce il modello di riferimento con cui la società Sardegna IT, a fronte della richiesta di formulazione di offerta tecnico-economica rivolta dalla Struttura affi- dante, specifica la soluzione tecnico-economica evidenziando le attività da effettuare e i prodotti da realizzare, la durata dell’incarico e la valorizzazione dei corrispettivi, nonché tutto ciò che si riterrà utile per disciplinare l’erogazione del servizio secondo criteri di efficacia, efficienza ed economicità;
d. Schema di Lettera/e di incarico/Affidamento/Incarico (Allegato D) - Costituisce il modello di riferimento con cui, a finalizzazione dell’iter dell’affidamento in-house, la Struttura affidante e la società Sardegna IT sti- pulano l’accordo esecutivo recependo e adottando, oltre alle condizioni generali già stabilite dalla CQ e a quanto espresso con l’offerta tecnico-economica, tutte le condizioni specifiche di interesse stabilite e appro- vate dalla Struttura affidante.
Articolo 4. Programmazione e indirizzi
La Regione, nel definire indirizzi, obiettivi, programmi e priorità nella propria programmazione in materia di Infor- mation and Communication Technology, individua in Sardegna IT un partner strategico per il supporto alla gover- xxxxx dei progetti di transizione digitale, nonché per l'implementazione operativa di tali progetti.
Articolo 5. Oggetto
1. La presente Convenzione Quadro stabilisce le condizioni che regolano i principi e le disposizioni da seguire nei rapporti tra la società Sardegna IT e le Strutture affidanti in relazione all’affidamento in-house di incarichi riguar- danti la fornitura di servizi strumentali in materia di information and communication technology (ICT).
2. Nell’ambito di quanto previsto al precedente comma 1, la società Sardegna IT provvede ad erogare i Servizi de- scritti nell’Allegato A alla presente Convenzione, cui si rinvia.
3. La Società si impegna ad adottare standard tecnologici di alto livello, applicando le migliori policy e metodologie disponibili nei campi della produzione, della sicurezza, della privacy e della qualità delle informazioni, perseguendo il costante miglioramento di tali aspetti.
Articolo 6. Durata
1. La presente Convenzione Quadro ha validità dalla data di sottoscrizione fino alla data del 31.12.2030, con possi- bilità di proroga da effettuarsi prima della scadenza della medesima.
2. Sardegna IT si obbliga a garantire la continuità dei servizi per l’intero periodo di validità della Convenzione e della sua eventuale proroga.
Articolo 7. Condizioni normative
1. L’affidamento in-house alla società Sardegna IT, da compiersi secondo quanto stabilito al prossimo Articolo 11, è formalizzato con la sottoscrizione della Lettera di incarico e degli allegati eventualmente da essa richiamati.
2. Alle Lettere di incarico, che verranno sottoscritte da ciascuna Struttura affidante, si applicano tutte le norme, con- dizioni e prescrizioni generali che sono stabilite con la presente Convenzione Quadro e nei relativi allegati.
3. Salvo disposizioni contrarie, le clausole contenute nella presente Convenzione Quadro sono sostituite, modificate, integrate o abrogate in via automatica a seguito dell’entrata in vigore di disposizioni normative il cui contenuto sia incompatibile con le clausole medesime.
4. Salvo diversa previsione normativa, le disposizioni sopravvenute si applicano soltanto alle Lettere d’incarico sot- toscritte successivamente alla data di entrata in vigore delle stesse nuove disposizioni.
5. La Società assicurerà la gestione delle attività che le saranno affidate conformemente alle disposizioni normative statali e regionali, con particolare riferimento alle norme in materia di tutela dei dati personali, di documentazione amministrativa, di correttezza finanziaria, di contenimento dei costi e del lavoro.
6. Al fine di garantire l’uniformità amministrativa, la Società si atterrà alla prassi amministrativa e/o alle altre norme o comportamenti interni adottati dalla Regione nelle materie oggetto di affidamento.
7. Considerato che sulla base delle disposizioni statutarie la fornitura di servizi e prestazioni informatiche, nonché ogni attività a tali servizi connessa, deve svolgersi in regime di prevalente autoproduzione di beni o servizi stru- mentali, l’assegnazione di attività in un regime diverso dall’autoproduzione può formare oggetto di incarico da parte della Struttura affidante qualora tali ultime attività consentano di conseguire economie di scala o altri recuperi di efficienza sul complesso dell’attività autoprodotte. Sono, quindi, escluse dal calcolo della parte prevalente le ac- quisizioni di beni (ivi comprese licenze software, servizi cloud, infrastrutture digitali, acquisizioni di beni e servizi) effettuati dalla Società nella fornitura di servizi esplicitamente autorizzati nella relativa Lettera di incarico.
Articolo 8. Disciplina delle attività in corso
1. Le attività affidate a Sardegna IT con incarichi disciplinati dalla precedente Convenzione Quadro, e che risultano ancora in corso alla data di sottoscrizione del presente atto, verranno completate da quest’ultima alle condizioni tecnico-economiche di cui agli originari atti di affidamento e disciplinate ai sensi della precedente Convenzione Quadro.
2. Gli atti di affidamento che dovessero prevedere una durata che va oltre quella della presente Convenzione quadro, ivi incluse eventuali prosecuzioni o rinnovi delle attività, saranno ricondotte entro il suo periodo di vigenza, ovvero disciplinati ai sensi della presente Convenzione.
Articolo 9. Modalità di esecuzione
Per l'esecuzione delle attività previste dalla presente Convenzione, la Società si avvarrà del proprio personale nonché, in assenza di specifici profili professionali o di dimostrate carenze di personale, di organismi privati e consulenti che saranno individuati nel rispetto della normativa vigente in materia di appalti di servizi e di recluta- mento di personale.
Articolo 10. Articolazione degli affidamenti
1. Gli affidamenti in-house alla società Sardegna IT potranno essere articolati in una o più fasi di gestione integrata del ciclo di vita di un progetto ICT e sviluppati secondo le linee di intervento, attività e azioni esecutive individuate in fase di redazione della proposta di offerta tecnico-economica e comunque dettagliate con un opportuno Piano Operativo di Progetto il cui termine di rilascio, in sua prima versione, dovrà sempre essere stabilito all’atto dell’af- fidamento dell’incarico e comunque compreso entro i 30 giorni solari a partire dalla data di avvio di esecuzione dell’incarico stesso.
2. Le tipologie di attività e servizi previste in esecuzione dell’incarico dovranno essere ricondotte a quanto previsto nell’Allegato A - Catalogo dei Servizi che sarà aggiornato periodicamente in linea con le competenze e le capacità operative che la Società potrà rendere disponibili nel corso dell’intero periodo di applicazione della presente CQ.
Articolo 11. Modalità di definizione e conferimento degli affidamenti
1. Il conferimento degli incarichi avviene a seguito di un confronto negoziale fra una Struttura affidante e Sardegna IT, che può avvenire concordemente tra la Società e la Struttura affidante anche mediante modalità semplificata.
2. La Struttura affidante che intende fruire delle prestazioni della società avvia un confronto negoziale con la Società a esito del quale quest’ultima formulerà un’offerta tecnico-economica (Allegato C - Modello offerta tecnico econo- mica) nella quale si specificherà la soluzione tecnico-economica proposta evidenziando le attività da effettuare e i prodotti da realizzare, la durata dell’incarico e la valorizzazione dei corrispettivi, nonché tutto ciò che si riterrà utile per disciplinare l’erogazione del servizio secondo criteri di efficacia, efficienza ed economicità.
3. L’affidamento formale delle attività da parte della singola Struttura affidante alla Società avviene con determina- zione di approvazione dell’offerta e di relativa assunzione dell’impegno di spesa. Alla Società, unitamente agli estremi e al dispositivo del citato provvedimento, verrà comunicato il formale avvio delle attività, fatta salva la possibilità di esecuzione anticipata per motivi d’urgenza acclarati nel verbale di consegna delle attività.
Articolo 12. Modalità di definizione dei corrispettivi
1. Con riferimento a ciascun affidamento la Regione attribuirà alla Società un corrispettivo pari a quanto necessario per garantire la copertura dei costi, diretti, indiretti e generali sostenuti dalla Società sulla base dei dati risultanti dalla propria contabilità industriale che concorrono alla realizzazione delle attività previste nell’affidamento.
2. La valorizzazione dei servizi offerti potrà avvenire anche ricorrendo a importi a corpo, purché rappresentativi dei costi complessivi stimati per l’erogazione del servizio stesso e quindi calcolati tenendo conto dei costi diretti e indiretti e dei costi generali afferenti alle prestazioni da eseguire.
3. Compatibilmente con la tipologia di attività da eseguire, i corrispettivi verranno fissati facendo riferimento alle tariffe giornaliere riportate nel listino di cui all’Allegato B. Tali tariffe sono stimate forfettariamente in modo tale da remu- nerare non solo il costo del personale ma anche gli altri costi interni di produzione della società relativi alle presta- zioni da eseguire.
4. Per tener conto delle eventuali mutate condizioni aziendali e di contesto socio-economico, le tariffe professionali di cui all’Allegato B potranno essere aggiornate all’inizio di ogni annualità. Tale aggiornamento, che verrà appro- vato dal socio unico secondo l’iter previsto per il controllo analogo, sarà tempestivamente pubblicato sul profilo internet della Società e diverrà applicabile per gli incarichi stipulati dopo la sua pubblicazione.
5. La valorizzazione dei servizi offerti potrà avvenire secondo una modalità a consumo, a canone o a corpo purché la modalità sia rappresentativa dei costi complessivi stimati per l’erogazione del servizio stesso e dunque tenendo conto dei costi diretti e indiretti di produzione afferenti alle prestazioni da eseguire e generali di funzionamento della Società.
6. Al fine del computo dei corrispettivi, ciascuna Lettera di incarico dovrà specificare le modalità di calcolo assunte per la formulazione del quadro economico dell’incarico e per la relativa contabilizzazione. Le modalità di rendicon- tazione previste sono le seguenti:
a. Servizi e attività a consumo: sono valorizzati nel quadro economico dell’incarico con l’assegnazione di un determinato budget stimato in via preventiva in funzione della tipologia e del dimensionamento di massima delle attività da compiersi. La valorizzazione preventiva è effettuata sulla base del profilo professionale delle risorse da impiegare e dell’effort previsto (ore/uomo o giornate/uomo) per lo specifico profilo.
In fase di esecuzione i servizi e le attività sono contabilizzati a consuntivo all’atto del rilascio degli Stati di Avanzamento Lavori (di seguito anche SAL) periodici e allo stato finale, imputando l’effettivo effort dedicato (come risultante dalla contabilità industriale di Sardegna IT) ed il profilo professionale impiegato secondo le tariffe professionali vigenti alla data di rilascio del SAL. La fase di esecuzione potrà comunque considerare un’eventuale diversa distribuzione delle figure professionali effettivamente impiegate rispetto a quanto pre- ventivato in incarico, purché l’importo totale risultante, portato a consuntivazione, sia contenuto entro l’importo di budget preventivato. Le eventuali situazioni e/o criticità che dovessero far insorgere esigenze di attività aggiuntive rispetto al preventivato dovranno essere gestite con la rivisitazione del dimensionamento e delle stime dei budget assegnati e con l’eventuale rimodulazione del quadro economico di progetto da condividersi con la Struttura affidante e da questa formalmente approvato.
Nel caso della remunerazione a consumo è prevista la quantificazione delle giornate/uomo eseguite e saranno rendicontati puntualmente tutti i costi accessori di commessa. È onere della Società disporre di metodi e applicazioni di rilevazione delle giornate/ore uomo impiegate su uno specifico incarico per la eventuale dimo- strazione della quantificazione delle giornate/uomo portate a rendicontazione.
b. Servizi a canone: sono valorizzati nella Lettera di incarico ad un importo omnicomprensivo di canone mensile (o di diversa periodicità) che tenga conto sia del dimensionamento degli effort del personale diretto addetto all’esecuzione, sia degli oneri accessori che Sardegna IT deve sostenere per garantire l’erogazione del ser- vizio in accordo con gli SLA specificati in Lettera di incarico. Sono contabilizzati periodicamente al rilascio dei SAL, in modalità posticipata, su avvenuta erogazione e rendicontazione dei servizi resi nel corso del periodo di riferimento e per importo pari al canone periodico per il numero dei mesi e/o frazione di mesi riferiti al periodo oggetto di rendicontazione. Nel caso della remunerazione a canone devono essere dimostrati esclu- sivamente i livelli di servizio (SLA Service Level Agreement) stabiliti nella Lettera di incarico.
c. Servizi a corpo: sono valorizzati nella Lettera di incarico ad un importo onnicomprensivo commisurato al valore del prodotto/deliverable finale comprendente sia la quota di effort del personale diretto addetto all’ese- cuzione, sia degli oneri accessori che Sardegna IT deve sostenere per garantirne sua competa produzione e rilascio finale e sono contabilizzati con riferimento alla percentuale di completamento risultante dallo stato di avanzamento tecnico alla data di emissione del SAL contabile. La misurazione degli stati percentuali intermedi è specificata nella Lettera di incarico o con la redazione del piano operativo di progetto ed è determinata secondo i valori riferiti a raggiunti stati intermedi di osservazione (associati all’avvenuta esecuzione di fasi funzionali, ovvero direttamente a completamento avvenuto e rilascio del prodotto finale). Nel caso della remu- nerazione a corpo deve essere rilasciata esclusivamente la documentazione riferita alla quota parte di avan- zamento tecnico raggiunto secondo fasi intermedie o di rilascio finale del prodotto o dell’attività completata.
7. Il quadro economico della Lettera di incarico potrà altresì prevedere la voce “altri importi a budget” al fine di com- prendere un’opportuna quota di budget a stima preventiva da cui attingere per spese accessorie, straordinarie, imprevisti, rimborsi di spese di trasferta e varie. I relativi importi sono contabilizzati a consuntivazione periodica con il rilascio dei SAL e allo stato finale sulla base degli associati giustificativi di spesa registrati da Sardegna IT.
Articolo 13. Rendicontazione, fatturazione e pagamenti
1. In relazione a ciascun affidamento la rendicontazione degli incarichi potrà avvenire o attraverso procedure di monitoraggio oppure attraverso rendicontazioni economiche in cui si riporteranno, per ciascun periodo d’inte- resse, il canone periodico relativo al SAL, la percentuale di avanzamento dell’importo a corpo completato alla data del SAL, gli importi a consuntivo riferiti ai servizi a consumo e altre spese sul budget assegnato e il raffronto tra gli importi a preventivo e la stima economica a finire.
2. A seconda della tipologia dei servizi erogati il piano di fatturazione potrà articolarsi:
a. o tenendo conto degli importi posti a preventivo con una cadenza su base mensile (o con altra ca- denza superiore, es: trimestrale), ciascuna per un importo pari ad un dodicesimo (o altra frazione in caso di cadenza diversa) della valorizzazione previsionale annuale, salvi i casi di ratei in ipotesi di erogazioni infra-annuali.
b. o in concomitanza con la consegna dei deliverables previsti nell’incarico o con altre modalità simili, con l’eventuale assegnazione di un’anticipazione all’avvio dell’attività.
3. Nel caso in cui gli affidamenti riguardino progetti le cui fonti di finanziamento necessitino di particolari forme di rendicontazione o dell’adeguamento a procedure di resoconto specifiche, le correlate prescrizioni saranno espresse all’interno delle Lettere d’incarico.
4. Le modalità per la predisposizione dei rapporti tecnici e dei rendiconti verranno specificate all’interno di cia- scuna Lettera d’incarico.
5. Una volta ricevuti gli atti da parte di Sardegna IT, secondo quanto stabilito nei punti precedenti e nella Lettera di incarico, la Struttura affidante, dovrà concludere la relativa valutazione e fornire riscontro entro 30 giorni solari dalla data di ricezione del rendiconto; in assenza di riscontro entro i termini stabiliti, Sardegna IT è autorizzata a fatturare quanto oggetto di rendicontazione.
6. Il pagamento del corrispettivo da parte della Struttura affidante per i servizi resi dalla Società in forza delle Lettere d’incarico avverrà dietro presentazione di fatture elettroniche in regime di split payment da emettersi secondo un piano di fatturazione fissato all’interno di ciascuna Lettera d’incarico e dietro approvazione da parte del titolare del potere di spesa degli atti da cui scaturisce il diritto per la Società ad emettere il predetto documento fiscale.
7. La Struttura affidante si impegna al pagamento della fattura entro 30 giorni dal ricevimento della stessa.
8. Eventuali contestazioni, da comporre secondo quanto stabilito al successivo articolo 21, rispetto alla corret- tezza del rendiconto non approvato entro i termini di cui al comma precedente saranno gestite in sede di conguaglio a chiusura dell’incarico.
9. Qualora la Struttura affidante richieda la sospensione o l’annullamento della Lettera di incarico per cause non imputabili a Sardegna IT, la Società procederà alla fatturazione di un importo determinato in base allo stato avanzamento lavori aggiornato alla data di sospensione o l’annullamento della Lettera di incarico. La richiesta di sospensione o l’annullamento della Lettera di incarico dovrà essere comunque notificata a Sardegna IT con un preavviso minimo di 30 giorni solari.
Articolo 14. Livelli di servizio e penali per inadempimento, premialità
1. I livelli di servizio (SLA - Service Level Agreement) sono definiti nella singola Lettera di incarico.
2. All’interno di ciascuna Lettera d’incarico, per ciascun SLA:
- dovranno stabilirsi opportune penali per il caso di mancato rispetto dello SLA o per la sussistenza di altre situazioni di inadempimento,
- potranno altresì essere previste premialità a titolo di maggiorazione commisurate al miglioramento con- seguito con l’erogazione del servizio.
La relativa definizione dovrà essere dello stesso tipo di quelle che la Struttura affidante avrebbe previsto nel caso di ricorso al mercato esterno.
3. A fronte di scostamenti dei Livelli di servizio previsti, la Società si impegna ad individuare azioni di recupero dei predetti scostamenti concordandone l’esecuzione con la Struttura affidante.
4. In caso di mancato rispetto dei livelli di servizio e/o per l’esistenza di altre situazioni di inadempimento, la Struttura affidante, previa contestazione scritta dell’addebito e previa valutazione delle deduzioni al riguardo addotte dalla Società che dovranno essere presentate non oltre il termine di 30 giorni dal ricevimento della comunicazione contenente la contestazione stessa, potrà decidere di dare corso all’applicazione delle penali dandone comunicazione scritta al Responsabile dell’esecuzione della Convenzione Quadro di cui all’Articolo 17 non oltre il termine di 30 giorni dal ricevimento delle deduzioni.
5. Le penali/premialità sopraindicate, quando applicate, sono cumulabili e saranno portate in detrazione/au- mento da parte della Struttura affidante in occasione del primo pagamento utile.
6. Resta comunque salva la facoltà della Struttura affidante di richiedere la risoluzione della Lettera d’incarico di propria pertinenza in caso di reiterata applicazione di ciascuna delle penali sopra indicate.
7. La somma cumulata delle penali di tutte le Lettere d’incarico non potrà superare il 10% dell'importo comples- sivo degli affidamenti sottoscritti ai sensi della presente Convenzione quadro. In tal caso opererà la risoluzione di diritto di cui all’articolo 21, comma 2.a) della presente Convenzione Quadro e, conseguentemente, di tutte le Lettere d’incarico ad essa collegate.
8. La Struttura affidante potrà compensare i crediti derivanti dall’applicazione delle penali con quanto dovuto alla Società a qualsiasi titolo, quindi anche con i corrispettivi maturati.
9. È fatto salvo comunque il risarcimento dei danni ulteriori, il cui importo si cumulerà all’importo complessivo delle penali di cui al comma 7 che precede, ai fini della risoluzione di diritto della presente Convenzione.
10. Resta inteso che, nel caso in cui gli inadempimenti siano determinati da causa di forza maggiore, nessuna pretesa risarcitoria potrà essere avanzata dalla Struttura affidante nei confronti della Società stessa.
Articolo 15. Controllo attraverso benchmarking o customer satisfaction
Ciascuna Struttura affidante, tenuta presente la natura dell’incarico, potrà esercitare il controllo sull'esecu- zione dell’incarico medesimo anche attraverso tecniche di benchmarking o per mezzo di indagini di customer satisfaction, sia esclusivamente che cumulativamente con altri sistemi di verifica.
Articolo 16. Oneri ed obblighi a carico della Società
1. Oltre a dover assicurare l’esecuzione della prestazione a “regola d’arte”, la Società si farà carico anche degli oneri di seguito indicati:
a. Oneri di Continuità: qualora la Struttura affidante intendesse assegnare il servizio all’esterno ma per motivazioni contingenti, allo scadere della Convenzione o della singola Lettera d’incarico, non fosse in grado di individuare per tempo un appaltatore, la Società su richiesta della RAS formulata entro il termine di scadenza, continuerà ad erogare, in regime di prorogatio, i servizi secondo i patti e le condizioni di cui alla presente Convenzione Quadro per un periodo della durata massima di 6 mesi, salvo ulteriore proroga di altri 6 mesi per motivi attinenti al pericolo di interruzione di pubblici servizi. Alla scadenza del periodo e dell’eventuale periodo di proroga la Struttura affidante si impegna a corrispondere entro 30 giorni quanto portato a rendicontazione dalla Società.
b. Oneri al termine del servizio: nei casi di affidamento del servizio all’esterno da parte della Struttura affidante, negli ultimi mesi di servizio, la Società dovrà mettere a disposizione della singola Struttura affidante, secondo le richieste di quest’ultima, un congruo numero di giornate di personale specializ- zato per un ciclo di knowledge transfer verso l’appaltatore subentrante. Le giornate saranno remu- nerate a dalla Struttura affidante secondo le modalità da definirsi preventivamente con proposta e condivisione di un opportuno Piano di Knowledge transfer che potrà comprendere le attività da con- siderarsi per il trasferimento di know-how ed eventualmente una fase di accompagnamento al su- bentro del nuovo fornitore.
c. Oneri di post servizio: limitatamente alle applicazioni software realizzate in autoproduzione su com- messa, nella relativa Lettera di incarico la Società resta impegnata, per il periodo dei 12 mesi suc- cessivo al rilascio in produzione e accettazione di un dato modulo applicativo software, a prestare, senza alcun addebito per la Struttura affidante, la propria assistenza a titolo di garanzia per interventi correttivi a risoluzione di eventuali errori, anomalie o malfunzionamenti anche parziali che dovessero venissero riscontrati durante l’esercizio delle applicazioni stesse e risultare dipendenti dalla Società.
d. Fatto salvo quanto previsto alla precedente lett. c, la Società non potrà essere ritenuta responsabile per eventuali danni materiali o patrimoniali, diretti o indiretti, qualora la Società stessa abbia corret- tamente adempiuto alle obbligazioni contrattuali ed abbia operato nel rispetto della normativa appli- cabile in materia in aderenza alle direttive impartite dalla Struttura affidante.
e. Obbligo di applicare, nei confronti dei lavoratori adibiti agli affidamenti oggetto della presente Con- venzione, condizioni normative e retributive non inferiori a quelle risultanti dall’Accordo Collettivo Nazionale vigente e dagli accordi integrativi del medesimo, fatte salve per questi ultimi le restrizioni derivanti dalla normativa nazionale.
f. Onere di osservanza scrupolosa di tutte le norme in materia di tutela della salute e della sicurezza dei lavoratori, con assunzione di ogni responsabilità, a tutti gli effetti, verso i propri dipendenti e verso i terzi in genere, per qualsiasi evento dannoso si dovesse verificare durante l'esecuzione delle attività a seguito dell’inosservanza della suddetta normativa. Pertanto, la Società dovrà adottare i rimedi necessari a evitare infortuni, secondo la normativa vigente. Ciascuna Struttura affidante resterà esente da qualsiasi responsabilità relativa alla sicurezza del lavoro, che farà capo esclusivamente alla Società.
g. La Società, nell’espletamento degli incarichi di cui alla presente Convenzione Quadro, conformerà la propria condotta alle disposizioni normative, al codice di comportamento del personale del Sistema regione e delle Società partecipate della Regione Autonoma della Sardegna allegato alla Delib. G.R.
n. 43/7 del 29.10.2021 e successive modifiche ed integrazioni ed ai regolamenti aziendali applicabili, impegnando sé stessa, i propri dipendenti e chiunque collaborerà all’erogazione dei servizi previsti dalla presente Convenzione ad attenersi ai principi ed ai valori contenuti nel Codice etico allegato alla Parte generale del Modello Organizzativo, di Gestione e Controllo ai sensi del D.Lgs. n. 231/2001.
h. Al fine di garantire la tempestiva informazione riguardo agli aggiornamenti del Codice etico che po- tranno essere attuati durante la vigenza della presente Convenzione, la Società si impegna a rendere costantemente consultabile tale codice nella sezione Società Trasparente del proprio sito istituzio- nale.
i. La Società dovrà provvedere a mantenere un proprio sistema informatico per la gestione degli inca- richi e dei rispettivi stati di avanzamento contabile e di consuntivazione presentata nei SAL periodici, anche con riguardo all’iter di approvazione, fatturazione e liquidazione ed importi a finire.
Articolo 17. Responsabile dell’esecuzione della Convenzione Quadro per la Regione Autonoma della Sardegna
1. La funzione di Responsabile dell’esecuzione della Convezione Quadro, cui competerà il controllo, il monito- raggio e la verifica sulla corretta applicazione delle disposizioni della Convenzione stessa da esercitarsi nei confronti della Società e delle Strutture affidanti, è attribuita al Direttore generale dell'innovazione e Sicurezza IT.
2. All’interno di tale funzione rientrano altresì compiti d’impulso e di coordinamento delle disposizioni di cui alla presente Convenzione Quadro, anche in collaborazione con ulteriori organismi o autorità della Regione Auto- noma della Sardegna esplicitamente indicati dalla Presidenza della Regione stessa.
3. In particolare, al Responsabile dell’esecuzione è affidato il compito relativo all’accertamento del limite di cui all’Articolo 14 co. 7 per l’operatività della risoluzione di diritto ivi richiamata.
Articolo 18. Referenti della Struttura affidante per l’esecuzione degli affidamenti
1. Per ogni singolo incarico la Struttura affidante nomina, nella propria determinazione a contrarre con Sardegna IT, il Responsabile Unico del Progetto (RUP) ai sensi dell'art. 15 del D.lgs. n. 36/2023 e, se del caso, il Direttore dell'esecuzione del contratto (DEC) ai sensi dell'art. 114 del D.lgs. n. 36/2023 e dell'art. 32 co. 2 lett. c dell'al- legato II.14 del medesimo decreto.
2. Al RUP, ovvero al DEC, competerà il controllo della corretta esecuzione dei servizi erogati dalla Società in base alle prescrizioni derivanti dalla Lettera d’incarico.
3. Il RUP, o se del caso il DEC, curerà, per conto della Struttura affidante, i rapporti con la Società e con i propri referenti tecnici, provvedendo, in particolare, all’approvazione di ogni piano d’azione, documento, report, con- suntivo; alla verifica della corretta esecuzione del servizio e all’occorrenza alla contestazione dei disservizi ed eventuale applicazione delle penali, nonché all’avvio di eventuali variazioni al servizio medesimo.
4. Il RUP all’atto dell’applicazione delle penali e in tutti i casi di accertamento di situazioni che possano ripercuo- tersi sulla corretta esecuzione della presente Convenzione Quadro, dovrà fornire tempestiva comunicazione al Responsabile dell’esecuzione della Convenzione Quadro di cui all’articolo precedente.
Articolo 19. Referenti e Personale della Società per l’esecuzione delle attività degli affidamenti
1. La Società Sardegna IT individua quale Responsabile per l’esecuzione della Convenzione Quadro il proprio Amministratore (unico/delegato) pro tempore.
2. A livello di singolo incarico, il Responsabile per l’esecuzione della Convenzione Quadro della Società individua il Responsabile per l’esecuzione dell’incarico a cui competerà la tenuta di un efficace rapporto tecnico-con- trattuale con la Struttura affidante con riferimento particolare al rispetto della programmazione degli interventi, della loro esecuzione, verifica e contabilità; per ciascun incarico, la Società nomina altresì un Referente per l’esecuzione operativa dell’affidamento.
3. Il personale adibito all’esecuzione degli affidamenti scaturenti dalla presente Convenzione Quadro è quello alle dipendenze della Società; in caso di ulteriore necessità di personale quest’ultimo dovrà essere assunto alle dirette dipendenze della Società ovvero vantare un rapporto contrattuale con la medesima in conformità alla vigente normativa in materia di lavoro.
4. La Società gestisce in autonomia il proprio personale, il quale a sua volta si atterrà esclusivamente alle indi- cazioni impartite dai propri responsabili gerarchici societari, restando esclusa l’instaurazione di alcun rapporto giuridico diretto tra la Committente e il personale della Società.
Articolo 20. Controversie e componimento bonario
1. Al fine di comporre bonariamente le controversie, la Struttura affidante e la Società si impegnano ad esami- nare congiuntamente le eventuali criticità o contestazioni emerse durante l’esecuzione dell’incarico, entro il termine massimo di 10 giorni lavorativi dalla data di ricezione della contestazione ed a pervenire ad una com- posizione entro il successivo termine di 10 giorni lavorativi.
2. Se esperito il tentativo di cui al comma 1 non si dovesse raggiungere un accordo, la soluzione della contro- versia verrà affidata ad una terna arbitrale, di cui faranno parte oltre ad un rappresentante della Regione Autonoma della Sardegna ed un rappresentante della Società, un terzo soggetto, esperto nella materia og- getto di controversia, nominato di comune accordo tra gli stessi due rappresentanti, o, in assenza di accordo, dal Presidente della Regione Autonoma della Sardegna o suo delegato.
3. In caso di esito negativo del tentativo di composizione di cui al precedente comma 2, la questione verrà ri- messa al Foro competente.
4. Resta inteso che riguardo alle questioni oggetto di controversia, la Società e la Struttura affidante si impe- gnano a concordare di volta in volta, in via provvisoria, le modalità di parziale esecuzione che meglio garanti- scano il pubblico interesse ed il buon andamento dell’attività amministrativa.
Articolo 21. Risoluzione
1. In caso di inadempimento del singolo affidamento ai sensi delle prescrizioni derivanti della correlata Lettera d’incarico, previa verifica in contraddittorio con la Società riguardo alla gravità dello stesso, la singola Struttura affidante potrà chiedere, mediante comunicazione scritta, la risoluzione della Lettera d’incarico.
2. Con riferimento alla presente Convenzione Quadro, essa s’intenderà risolta, previa sola comunicazione da parte della Regione Autonoma della Sardegna nella persona del suo rappresentante legale pro tempore a mezzo PEC, nell’eventualità di:
b. violazioni gravi e/o ripetute delle prescrizioni in materia di Controllo analogo, nonché delle disposi- zioni in materia di Società a controllo pubblico;
c. inadempienza degli obblighi verso i lavoratori, irregolare posizione dei lavoratori anche di subappal- tatori;
d. violazioni gravi e/o ripetute delle norme in materia di sicurezza e tutela dei lavoratori contenute nel D.Lgs. 81/08.
3. In tutti i casi i cui si arrivasse a un’interruzione anticipata del rapporto contrattuale, sia esso dovuto a risolu- zione o ad altra causa, la Società è comunque obbligata a rendere il servizio per il periodo che le verrà richie- sto dalla RAS o dalla Struttura affidante; il suddetto servizio non potrà comunque protrarsi oltre i sei mesi successivi alla comunicazione d’interruzione anticipata del rapporto.
Articolo 22. Trattamento dei dati
La società Sardegna IT, nello svolgimento delle attività regolate dalla presente Convenzione e dettagliate dalle singole Lettere d’incarico agirà in funzione del ruolo specifico che le verrà assegnato dalla Struttura affidante in base a specifico accordo stipulato ai sensi del Regolamento UE 2016/679 e della Normativa Nazionale Privacy.
Articolo 23. Riservatezza
Le Parti si impegnano a mantenere segrete e a non rivelare a terzi le informazioni riservate o confidenziali della RAS e della Società e ad utilizzare le stesse esclusivamente per gli scopi previsti nella presente Convenzione Quadro.
Articolo 24. Oneri fiscali e spese
1. Gli oneri fiscali e le spese di registrazione inerenti e conseguenti alla stipulazione della presente Convenzione Quadro sono posti a carico della Società.
2. La presente Convenzione Quadro è soggetta a registrazione in caso d'uso ai sensi dell’art. 5 del D.P.R. 131 del 26.04.1986.
Articolo 25. Modifiche
1. La presente Convenzione potrà essere oggetto di successive integrazioni e modificazioni previa specifica deliberazione della Giunta Regionale di approvazione del nuovo schema.
2. La revisione e l’aggiornamento della documentazione allegata alla presente Convenzione è operata su richie- sta di una delle Parti ed è approvata seguendo l’iter di controllo preliminare previsto nelle direttive sul controllo analogo approvate dalla Giunta regionale.
Articolo 26. Norme di rinvio
Per quanto non espressamente previsto dalla presente Convenzione Quadro e dai relativi allegati, nonché dalle eventuali successive modificazioni e integrazioni, si farà riferimento alle disposizioni in materia di Società a controllo pubblico, nonché alle norme del Codice Civile.
Articolo 27. Foro competente
Per ogni controversia conseguente l’esecuzione o l’interpretazione della presente Convenzione sarà compe- tente in via esclusiva il Foro di Cagliari.
Regione Autonoma della Sardegna Xxx. Xxxxx Xxxxx | Sardegna IT S.r.l. Xxxx. Xxxxx Xxxxx |
XXXXX XXXXX 04.12.2024
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Ponze' Xxxxx 04.12.2024
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