Contratto di nomina di responsabile del trattamento per il docente
Contratto di nomina di responsabile del trattamento per il docente
Contratto di servizi per la nomina di responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 del Regolamento Europeo (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la Direttiva 95/46/CE (“GDPR”)
Tra
Fondazione Xxxxxxx Xxxxxxxx – con sede in Xxx Xxxxxxxxx 00, 00000 Xxxxxx (XX) C.F. 97298700150, nella persona del suo Direttore Generale, Xxxxxx Xxxxxxxx, debitamente autorizzato alla firma del presente atto, (nel seguito, anche: “FUV” o ”il titolare)
E
Il Docente, come identificato nel form di registrazione
singolarmente “la Parte” o congiuntamente “le Parti” Premesso che:
1. Il Docente esercita la propria prestazione d’opera presso l’istituto / la struttura scolastica di cui al form di registrazione
2. FUV è una fondazione senza scopo di lucro che ha quale oggetto statutario il supporto alla ricerca medico- scientifica attraverso azioni di sensibilizzazione rispetto a temi che riguardano la salute e la prevenzione, anche attraverso eventi e progetti educativi rivolti a ragazzi.
3. FUV ha organizzato un progetto educativo volto alla sensibilizzazione dei ragazzi che frequentano scuole secondarie di primo e secondo grado, denominato “Fumo e atre stories” e che mira a divulgare la cultura dell’astensione dal fumo e dei benefici che ne derivano alla salute – specie a livello di prevenzione tumorale
– evitando di fumare. Il progetto educativo si propone di coinvolgere i ragazzi in attività on-line per apprendere ed approfondire il tema e partecipare con il proprio docente alla realizzazione di un video che rappresenti la propria visione rispetto ai benefici che la salute trae dal non fumare
1. Il Docente eseguirà per conto di FUV la raccolta dei dati dei ragazzi e le loro immagini e testimonianze attraverso video amatoriali da diffondere sul sito xxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx, rilasciando e conservando le informazioni ex art. 13, GDPR e relative autorizzazioni e consensi dei titolari della responsabilità genitoriale dei ragazzi attraverso modulistica impostata e resa disponibile da FUV. FUV avrà accesso ai video e alle predette dichiarazioni per certificare ed adempiere agli obblighi imposti dal Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE (c.d. “GDPR”)” e dal decreto legislativo 30 giugno2003, come modificato dal decreto legislativo 10 agosto 2018, n. 101 recante “Disposizioni per l'adeguamento della normativa nazionale alle disposizioni del Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la Direttiva 95/46/CE” (nel seguito, per brevità: ”GDPR”)
4. Fondazione Xxxxxxx Xxxxxxxx è titolare del trattamento di dati personali (art. 4, comma 7, GDPR: “la persona fisica o giuridica, l'autorità pubblica, il servizio o altro organismo che, singolarmente o insieme ad altri, determina le finalità e i mezzi del trattamento di dati personali”) (nel seguito, anche “il titolare” o “FUV”);
5. i servizi di cui al punto n. 3 che precede comportano il “trattamento” (art. 4, comma 2, GDPR: “qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l'ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali o insiemi di dati personali, come la raccolta, la registrazione, l'organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l'adattamento o la modifica, l'estrazione, la consultazione, l'uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l'interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione”) di “dati personali” (art. 4, comma 1, GDPR: “qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile («interessato»); si considera identificabile la persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all'ubicazione, un identificativo online o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale”);
6. l’art. 28, comma 1, GDPR ammette che il titolare del trattamento possa affidare un trattamento a uno o più responsabili del trattamento (art. 4, comma 8, GDPR: “la persona fisica o giuridica, l'autorità pubblica, il
servizio o altro organismo che tratta dati personali per conto del titolare del trattamento”) e FUV intende avvalersi di questa facoltà;
7. l’art. 28, comma 1, GDPR prescrive che il responsabile del trattamento debba essere scelto accertandosi previamente che tale soggetto presenti garanzie sufficienti per mettere in atto misure tecniche e organizzative adeguate in modo tale che il trattamento soddisfi i requisiti del GDPR e garantisca la tutela dei diritti dell'interessato;
8. l’art. 28, comma 3, GDPR prescrive che i trattamenti da parte di un responsabile del trattamento siano disciplinati da un contratto o da altro atto giuridico a norma del diritto dell'Unione o degli Stati membri, che vincoli il responsabile del trattamento al titolare del trattamento e che stipuli la materia disciplinata e la durata del trattamento, la natura e la finalità del trattamento, il tipo di dati personali e le categorie di interessati, gli obblighi e i diritti del titolare del trattamento. Tale atto di nomina intende prescrivere specifiche istruzioni scritte al Docente
tutto ciò premesso le Parti convengono e stipulano quanto segue.
1. Oggetto
a) Con il presente atto Fondazione Xxxxxxx Xxxxxxxx, in qualità di titolare, come sopra rappresentata, avendo accertato i requisiti di cui all’art. 28, comma 1, GDPR, nomina il Docente, che accetta, “Responsabile del trattamento dei dati personali” (nel seguito, anche “il responsabile” o “il Docente”).
b) La presente nomina attiene esclusivamente i trattamenti eseguiti dal responsabile per conto del titolare e per le finalità e secondo le modalità descritte in questo contratto.
c) Il titolare, pertanto, impone, sin d'ora, divieto di eseguire trattamenti diversi e per periodi eccedenti quelli necessari per il perseguimento delle finalità di trattamento di cui il Docente è stato incaricato.
d) Il Docente dovrà attenersi alle istruzioni impartite da FUV.
2. Durata
a) La presente nomina ha efficacia dal momento di inizio dell’attività cui si riferisce e s’intenderà automaticamente revocata al termine della stessa.
3. Obblighi del responsabile
In qualità di responsabile, il Docente s’impegna a rispettare le seguenti istruzioni e regole di comportamento nell'esecuzione delle operazioni di trattamento affidate:
a) eseguire le sole operazioni di trattamento necessarie per lo svolgimento e l’organizzazione delle attività ed esclusivamente per le finalità concordate e cui la nomina di responsabile è riferita. Allo scopo, si precisa che è posto assoluto divieto di trarre copie, parziali o totali, su supporto cartaceo o magnetico, dei dati personali e dell’archivio che sarà costituito a seguito del servizio commissionato / reso disponibile dal titolare. È posto, altresì, il divieto di elaborare, modificare, adattare e tradurre i dati contenuti nell’archivio con qualsiasi mezzo e in qualsivoglia forma, nonché di estrarli e reimpiegarli, se non per lo svolgimento delle attività commissionate. Il Docente, infine, non potrà utilizzarli per proprie finalità né, tanto meno, cederli in uso a terzi per fini che esulino da quanto strumentale all’erogazione del servizio affidato;
b) raccogliere i seguenti dati e realizzare le seguenti attività:
a. coinvolgere i ragazzi della propria classe nel progetto “Fumo e altre stories”
b. realizzare il video con la propria classe
c. raccogliere i dati personali dei titolari della responsabilità genitoriale del minore e i dati del minore, xxx comprese le immagini e le testimonianze registrate sui video realizzati: nome e cognome, xxxxxxxxx, e-mail, telefono, data di nascita e documenti di identità dei titolari della responsabilità genitoriale, immagini del ragazzo
d. conservare i video e i dati raccolti in formato video e testuale o dichiarativo
e. trasmettere a FUV o mettere a disposizione di XXX i testi di dichiarazione, autorizzazione e consenso informato per la partecipazione del ragazzo al progetto e rivolti ai relativi titolari della responsabilità genitoriale del ragazzo
f. trasmettere a FUV e concedere il diritto di autore a FUV sui video realizzati
c) adottare tutte le misure di sicurezza necessarie per preservare i dati dalla distruzione, dalla perdita, dalla modifica, dalla divulgazione non autorizzata o dall'accesso, in modo accidentale o illegale, a dati personali raccolti, conservati o comunque trattati;
d) assistere il titolare del trattamento nel garantire il rispetto degli obblighi tutti del GDPR e delle norme che disciplinano la protezione dei dati personali
e) collaborare con il titolare nel rispondere alle richieste dell’autorità di controllo, anche in caso effettuazione di controlli ed accertamenti;
f) assistere il titolare con misure tecniche e organizzative adeguate, nella misura in cui ciò sia possibile, al fine di soddisfare l'obbligo del titolare di dare seguito alle richieste per l'esercizio dei diritti dell'interessato di cui agli artt. 15-22, GDPR;
g) informare tempestivamente il titolare di tutto quanto sia rilevante ai fini di una corretta gestione della normativa;
h) osservare il divieto di comunicazione e di diffusione dei dati personali trattati;
i) mantenere la massima confidenzialità su dati e informazioni di cui avrà disponibilità nello svolgimento dell’incarico;
j) al termine della durata dell'esecuzione delle operazioni di trattamento dei dati personali che sono necessarie per assolvere l’incarico tutti i dati dovranno essere trasmessi a FUV.
4. Obblighi e diritti del titolare
In qualità di titolare, FUV si obbliga a:
a) mettere a disposizione del responsabile tutte le informazioni utili per l’espletamento dell’incarico affidato, in congruo tempo per il rispetto dell’esecuzione dell’incarico affidato
b) comunicare con tempestività variazioni o integrazioni necessarie all’espletamento dell’incarico rispetto a quanto comunicato all’inizio dell’attività
c) comunicare limitazioni nelle modalità di esecuzione del servizio
d) mettere il responsabile in grado di assolvere il proprio incarico in maniera efficiente, qualitativamente professionale e nella piena autonomia gestionale, entro i limiti previsti dal presente contratto di nomina
e, inoltre dichiara e garantisce la legittimità delle finalità e delle modalità di trattamento dei dati personali che saranno trattati dal responsabile e a cui la presente nomina è riferita, nonché l'aderenza dei trattamenti su di essi effettuati alle norme previste dal GDPR e sue modifiche e integrazioni e altre normative vigenti e di futura promulgazione che attengano alla protezione dei dati personali, e s’impegna, pertanto, a tenere indenne il responsabile per ogni conseguenza dannosa che dovesse derivare a carico di questo ultimo a causa dell'inadempimento a tali dichiarazioni.
In qualità di titolare, FUV vanterà i seguenti diritti:
a) consentire al titolare di effettuare controlli sul corretto adempimento delle attività commissionate, al fine di valutare se il responsabile agisca in conformità delle istruzioni impartite e delle procedure necessarie al rispetto degli obblighi prescritti dal GDPR, così come richiamati all’art. 3. del presente contratto di nomina
b) consentire al titolare di effettuare controlli sulla sistematica e corretta applicazione delle norme del GDPR e delle altre norme che regolano la protezione dei dati personali
c) imporre al responsabile ulteriori regole comportamentali, organizzative, tecniche e logistiche o in variazione rispetto a quanto impartito all’inizio dell’affidamento dell’incarico, anche a seguito di nuove esigenze dettate da mutamenti nella pianificazione dei progetti coinvolti o da novità normative
d) modificare le finalità e le modalità di trattamento o altri elementi caratterizzanti il trattamento disciplinati dal presente contratto di nomina.
5. Riservatezza delle Parti
a) I materiali consegnati da FUV restano e resteranno di proprietà esclusiva della stessa o di sua esclusiva legittimità di utilizzazione. Il Docente s’impegna per sé, per il proprio personale a conservare la più assoluta riservatezza rispetto a detti materiali e a qualsiasi altra informazione di cui abbia avuto conoscenza durante il periodo di validità dell’offerta / del contratto. Rimarranno di proprietà di FUV anche i video realizzati dal Docente;
b) ai fini del presente incarico, sono considerate "Informazioni Confidenziali" tutti i dati e le informazioni dell’altra Parte di cui ciascuna Parte abbia avuto conoscenza in connessione con la conclusione o l’esecuzione del Contratto, fatta eccezione per quelli che divengano di pubblico dominio, per fatto estraneo ad azioni o omissioni della Parte o per i quali ciascuna Parte sia stata espressamente autorizzata dall’altra Parte a rivelarne il contenuto;
c) le Parti si danno reciprocamente atto che, nell’esecuzione del presente contratto, possono avere conoscenza di informazioni confidenziali dell’altra Parte. Ciascuna di esse non potrà comunicare a terzi né disporre in alcun modo di tali informazioni senza il preventivo consenso scritto dell’altra Parte. Ciascuna Parte userà nei confronti delle informazioni riservate dell’altra un grado elevato di cura e protezione, al pari, quantomeno, a quello che essa usa per le proprie informazioni riservate di tipo simile. Ciascuna Parte s’impegna a restituire o distruggere le informazioni riservate dell’altra al termine del Contratto e comunque in qualsiasi momento in cui l’altra Parte ne faccia richiesta;
d) fatto salvo quanto previsto in precedenza, le Parti non saranno soggette ad alcun vincolo di riservatezza per le informazioni che:
a) debbano essere diffuse per espressa disposizione di legge ovvero siano richieste alle Parti dall’Autorità amministrativa o giudiziaria;
b) sono o saranno eventualmente contenute in una pubblicazione stampata e resa disponibile al pubblico con il consenso delle Parti;
c) divengano di dominio pubblico per atti o fatti, direttamente o indirettamente, imputabile alle Parti per colpa, colpa grave o dolo di uno qualsiasi dei soggetti coinvolti da ognuna delle Parti in qualità di partner, di collaboratori, ausiliari o consulenti delle Parti stesse.
6. Disposizioni generali
a) Il presente contratto di nomina e ogni rapporto dallo stesso nascente o a esso collegato sono soggetti esclusivamente alla legge italiana;
b) Qualsiasi modifica, variazione o rinuncia al contratto non sarà valida e vincolante ove non risulti da atto scritto firmato dalla Parte nei cui confronti tale modifica, variazione o rinuncia è invocata;
c) Qualsiasi comunicazione richiesta o consentita dalle disposizioni qui contenute sarà eseguita per iscritto, in lingua italiana, e s’intenderà validamente eseguita (i) in caso di spedizione tramite lettera raccomandata, al ricevimento della stessa; (ii) in caso di spedizione e-mail o PEC, nel momento in cui il destinatario abbia confermato – anche e-mail o PEC – il ricevimento della stessa;
d) Il presente contratto contiene la manifestazione integrale degli accordi raggiunti fra le Parti e supera e annulla qualsiasi precedente intesa fra le stesse concernenti quanto ne forma oggetto.
e) I referenti delle comunicazioni tra le Parti saranno:
x. Xxx il titolare: Xxxxxx Xxxxxxxx, direttore generale Fondazione Xxxxxxx Xxxxxxxx e-mail xxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx, tel 00 00000000
b. Per il responsabile: il Docente ai recapiti indicati nel form di registrazione
7. Foro Competente
a) Qualsiasi controversia tra le Parti comunque derivante dal contratto, comprese quelle concernenti la validità, interpretazione, esecuzione e risoluzione, sarà rimessa all’esclusiva determinazione del Foro di Milano.
8. Informazioni ex art. 13, GDPR
Le Parti, in qualità di titolari del trattamento, ciascuna per i dati personali riferiti all’altra Parte, si informano, ai sensi dell’art. 13, GDPR, che i dati dell’altra Parte sono trattati per fini amministrativi, contabili e per evadere le obbligazioni contrattuali assunte, nonché per ottemperare a norme di legge o regolamento. La base giuridica dei trattamenti è l’adempimento di obblighi contrattuali o precontrattuali di cui è parte l’interessato (art. 6, comma 1, lettera b, GDPR) e per rispettare obblighi legali cui sono soggetti i titolari (art. 6, comma 1, lettera c, GDPR). Tutti i dati di contatto e amministrativi sono di conferimento obbligatorio e in loro assenza non si potrà dar corso alle attività strumentali alle finalità sopra citate e non permetterà di adempiere ai predetti obblighi di legge. Il trattamento dei dati avverrà con modalità manuali ed elettroniche. I dati potranno essere comunicati a soggetti terzi che svolgono servizi strumentali agli adempimenti fiscali, amministrativi e civilistici o a enti pubblici, amministrazioni finanziarie ed altri organi di controllo, anche su loro espressa richiesta. Potranno altresì essere comunicati a società di gestione del credito, istituti finanziari e assicurativi, studi di consulenza fiscale e amministrativa, studi legali. La conservazione dei dati avrà durata sino alla fine del Contratto e dell’espletamento degli obblighi da esso derivanti alle Parti o per il periodo imposto da leggi, regolamenti e normativa comunitaria in merito alle singole materie disciplinate, prioritariamente di carattere amministrativo e fiscale. Saranno conservati, altresì, per periodi necessari per rispondere a richieste o per periodi imposti da autorità di controllo, organismi di polizia, magistratura per loro attività istituzionali. Potranno essere conservati per periodi differenti in caso di situazioni particolari per esercitare, difendere o far valere diritti in sede giudiziaria. Le persone autorizzate al trattamento sono gli addetti all’amministrazione, alla contabilità, all’evasione dei servizi disciplinati dal Contratto e ai sistemi informativi e di sicurezza dei dati. Ai sensi degli artt. 15-21, GDPR, ciascuna Parte potrà rivolgersi all’altra Parte ai recapiti indicati nel Contratto, per esercitare i diritti di consultazione, modificazione, di cancellazione e oblio, limitazione del trattamento dei dati o opporsi al loro trattamento per motivi legittimi. Ciascuna Parte potrà rivolgersi all’altra per ottenere l’elenco completo e aggiornato dei responsabili del trattamento. Infine, si ha diritto di richiedere la portabilità dei dati, vale a dire di ricevere in formato strutturato, di uso comune e leggibile da comuni dispositivi elettronici, i propri dati per trasmetterli direttamente ad altro soggetto, autonomo titolare del trattamento, affinché li possa trattare entro i limiti stabiliti dalla Parte richiedente. Si ha diritto di presentare reclamo all’autorità di controllo – per l’Italia è il Garante per la protezione dei dati personali – Xxxxxx Xxxxxxx 00, 00000 Xxxx (XX) – xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx, inviando email a xxxxxxxxxx@xxx.xxxx.xx, usando il modello che si trova sul sito dell’Autorità xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx/xxx/xxxxx/xxxx/xxxxxx/-/xxxxxx- display/docweb/4535524&zx=e0yn0riezmmw). Il Data Protection Officer è contattabile all’e-mail xxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx, per informazioni sul trattamento dei dati.
Le Parti s’impegnano al rispetto di quanto contenuto nel contratto e, in particolare, il Docente:
a) conferma di conoscere gli obblighi assunti in relazione alle disposizioni del GDPR e di possedere i requisiti di esperienza, capacità ed affidabilità idonei a garantire il rispetto di quanto disposto dal GDPR e sue evoluzioni ed integrazioni;
b) conferma di aver compreso integralmente le istruzioni qui impartite e si dichiara competente e disponibile alla piena esecuzione di quanto affidato;
c) accetta la nomina di responsabile del trattamento dei dati personali e si impegna ad attenersi rigorosamente a quanto xxx stabilito, nonché alle eventuali successive modifiche e integrazioni decise dal titolare, anche in ottemperanza alle evoluzioni legislative in materia.