CAPITOLATO TECNICO PER L’AFFIDAMENTO DEL SERVIZIO CONSISTENTE NELLA STESURA DI DOCUMENTI, OBBLIGATORI PER LEGGE, IN MATERIA DI PERSONALE DIPENDENTE DELL'ENTE REGIONALE PER I SERVIZI ALL'AGRICOLTURA E ALLE FORESTE

1. PREMESSA

1.1. INTRODUZIONE

Il presente capitolato ha lo scopo di definire i requisiti per la fornitura dei servizi di payroll in outsourcing per i dipendenti e collaboratori di ERSAF. Con il termine “Fornitore” va intesa la ditta aggiudicataria della fornitura. Con il termine “Fornitura” si intende il complesso delle attività e dei prodotti che il Fornitore è chiamato a compiere e produrre per onorare il contratto.

Si precisa che nel presente Capitolato non saranno descritte puntualmente le specifiche delle diverse attività, assumendo come normalmente note le conoscenze di carattere tecnico e/o amministrativo necessarie affinché i sistemi e le procedure di calcolo ed elaborazione, possano essere operative. ERSAF intende acquistare il complesso di servizi e attività necessarie alla gestione in outsourcing dei servizi di Payroll, dei processi di elaborazione delle paghe e dei conseguenti adempimenti previdenziali, fiscali e contabili, garantendo il rispetto della legge, della normativa previdenziale, fiscale, e di quella contrattuale (primo e secondo livello, normativa interna ed accordi individuali azienda – dipendente) e di consulenza del lavoro. La fornitura dovrà consentire la gestione in quantità, qualità e livelli di servizio adeguati del seguente perimetro generale di attività:

SERVIZIO PRIMARIO

Il servizio primario include tutti gli adempimenti in materia di lavoro, previdenza e assistenza sociale dei lavoratori dipendenti che richiedono cognizioni intellettuali e giuslavoristiche

Il servizio primario comprende:

• Assistenza e consulenza normativa

• Assistenza e consulenza nelle trattative sindacali

• Assistenza e consulenza operativa

• Sportello previdenziale

• Pratiche previdenziali

SERVIZIO SECONDARIO

Il servizio secondario include esclusivamente le mere attività strettamente legate al payroll e all’elaborazione della documentazione contabile, derivanti dal trattamento giuridico, economico, previdenziale, fiscale (attività secondaria).

Il servizio secondario si divide:

• Servizi base

• Servizi complementari

1.2. ORGANICO ERSAF

ERSAF - Ente Regionale per i Servizi all’Agricoltura e alle Foreste - è un ente del Sistema Regionale della Lombardia che:

• Supporta la Giunta Regionale nella realizzazione degli obiettivi di governo contenuti nel PRS - Programma Regionale di Sviluppo in un’ottica di trasversalità, multifunzionalità ed integrazione;

• Offre servizi tecnici e certificati al settore agricolo e forestale pubblico e privato, affianca la Direzione generale Agricoltura nello svolgimento delle attività operative.

Il rapporto di lavoro di ERSAF è disciplinato da:

• C.C.N.L. dipendenti Regioni ed Autonomie Locali

• C.C.N.L. dirigenti Regioni ed Autonomie Locali

• C.C.N.L. addetti ai lavori di sistemazione idraulico forestale ed idraulico agraria

• Contratti integrativi aziendali

• Regolamento interno aziendale

All’interno della struttura operano:

• 155 dipendenti con CCNL Funzioni Locali per 13 mensilità da elaborare

• 11 dirigenti con CCNL Funzioni Locali per 13 mensilità da elaborare

• 1 operai TI con CCNL operai agricoli per 14 mensilità da elaborare

• 55 impiegati con CCNL idraulico-forestali per 14 mensilità da elaborare

• 151 operai TD con CCNL idraulico-forestale per 12 mensilità da elaborare

• 9 operai TI con CCNL idraulico-forestale per 14 mensilità da elaborare

• 5 xx.xx.xx. per 12 mensilità da elaborare

Per un totale annuo stimato di 4940 cedolini elaborati. Si precisa che per:

• i lavoratori dipendenti con CCNL Funzioni Locali la valuta di accredito delle competenze mensili è il giorno 27 di ciascun mese. Nel mese di dicembre è previsto il pagamento della 13°, la cui valuta di accredito è prevista per il 15 del mese.

• gli impiegati (ITI ed ITD) e gli operai (OTI) con CCNL agricolo e forestale la valuta di accredito delle competenze mensili è il giorno 27 di ciascun mese. Nel mese di giugno è previsto il pagamento della 14°; nel mese di dicembre è previsto il pagamento della 13° la cui valuta di accredito è prevista per il 20 del mese.

• per gli operai (OTD) con CCNL agricolo e forestale la valuta di accredito delle competenze mensili è il giorno 15 di ciascun mese.

• i xx.xx.xx. la valuta di accredito delle competenze mensili è il giorno 27 di ciascun mese. Qualora la data di accredito cada di sabato o domenica o giorno festivo la valuta sarà anticipata al primo giorno lavorativo antecedente.

Per il rispetto delle scadenze il Fornitore dovrà presentare a ERSAF un calendario delle elaborazioni con evidenza delle singole fasi e delle operazioni previste in ciascun mese paga.

Per la fase di set‐up, implementazione e avvio del sistema il Fornitore presenterà in sede di offerta tecnica un Piano di lavoro di massima e successivamente un Piano di dettaglio come di seguito specificato.

2. DEFINIZIONE DELLA FORNITURA

2.1. OGGETTO DELLA FORNITURA

L’oggetto della fornitura è rappresentato dal complesso di servizi e dalle attività necessarie alla

gestione in outsourcing dei processi di:

1. Assistenza e consulenza normativa

2. Pratiche previdenziali

3. Sportello previdenziale

4. Elaborazione del cedolino

5. Elaborazione dei prospetti post-paga,

6. Dichiarazioni mensili

7. Dichiarazioni annuali

8. Attività amministrative

Il servizio in outsourcing dovrà garantire:

• l’acquisizione e il caricamento automatico dei dati dagli attuali fornitori. Si richiede che il

fornitore

acquisisca le informazioni utili alla gestione del servizio in formato elettronico mediante flussi, oppure in altri formati idonei, anche cartacei. Tutte le attività di integrazione, o inserimento, sono a carico del Fornitore. ERSAF svolgerà un ruolo di facilitatore.

• integrazione con il Gestionale presenze INAZ utilizzato per gli operai forestali ed agricoli. In particolare, il fornitore dovrà garantire l’acquisizione dei dati relativi ad ogni commessa su cui opera il singolo dipendente in modo da poter produrre un prospetto costi dettagliato per decreto di finanziamento.

Si precisa che ogni operaio può lavorare nello stesso mese su più commesse, rendendo necessario rendicontarne il costo dividendolo per singolo decreto di finanziamento. Sarà cura inoltre del fornitore calcolare correttamente l’importo della contribuzione INPS, distinguendo tra le ore lavorate in zone svantaggiate, zone montane e zone di pianura. Tutte le indennità dovranno essere puntualmente ricondotte alla commessa all’interno di cui sorge il diritto alla percezione delle stesse. Tutto ciò al fine di garantire da ERSAF il più scrupoloso ed analitico controllo di gestione.

Il mancato assolvimento di questo onere da parte del fornitore costituisce causa di risoluzione del contratto.

• integrazione con il sistema di contabilità utilizzati ERSAF.

Sono altresì comprese nella fornitura e remunerate con il corrispettivo globale tutte le attività necessarie per l’implementazione e avvio della fornitura. In particolare, si tratta di tutte quelle attività di implementazione del sistema di elaborazione delle paghe (implementazione degli archivi e personalizzazione della piattaforma software utilizzata per le attività amministrative di elaborazione paghe), sono altresì comprese tutte le componenti infrastrutturali e tutti gli strumenti HW, SW, connettività, e applicazioni necessari all’erogazione del servizio e le relative attività di amministrazione e gestione.

Sono altresì comprese nella fornitura e remunerate con il corrispettivo globale tutte le attività di caricamento dati (elettronici e cartacei) e integrazione con i sistemi in uso presso ERSAF le attività di elaborazione in parallelo per i necessari controlli di correttezza, l’aggiornamento, la formazione e l’assistenza al personale dell’Ufficio Risorse Umane di ERSAF.

2.2. DURATA DELLA FORNITURA

La durata prevista per i servizi a regime è fissata in 36 (trentasei) mesi a decorrere dal 01.06.2020 e sarà prorogabile per egual periodo. ERSAF si riserva di esercitare l’opzione di rinnovo negli ultimi 6 mesi di durata della fornitura.

Poiché il Fornitore dovrà garantire il servizio di payroll a regime dal 01.06.2020, dovrà svolgere dalla data di stipula del contratto la fase di preparazione, impianto e avvio del sistema che sarà necessariamente conclusa entro il 31.05.2020.

Il fornitore si impegna ad acquisire senza oneri aggiuntivi tutti i dati – fiscali, previdenziali, contrattuali e retributivi - relativi al periodo 01.01.2020-31.05.2020 necessari alla predisposizione delle dichiarazioni e denunce 2021 relative all’anno 2020, in dettaglio:

1. Autoliquidazione INAIL

2. CU

3. 770

4. Tabelle 12-13-14 Conto Annuo del Personale

5. Imponibili IRAP per relativa dichiarazione

3. ATTIVITA’ DI SET‐UP, IMPLEMENTAZIONE E AVVIO DELLA FORNITURA

Il servizio di payroll andrà a regime dal 01.06.2020. Il Fornitore dovrà svolgere dalla data di sottoscrizione del contratto ed entro il 31.05.2020 una fase di preparazione, impianto e avvio del sistema per l’elaborazione delle paghe.

Sarà compito del Fornitore proporre a ERSAF, programmare, attuare e completare tutte le operazioni di implementazione necessarie per le attività amministrative di elaborazione dei cedolini e degli elaborati mensili e annuali, le attività di migrazione e caricamento dati, le attività di elaborazione in parallelo per i necessari controlli di correttezza e l’aggiornamento e formazione del personale della Div. Risorse Umane e degli utenti del portale on line.

In particolare, dovranno essere previste almeno le seguenti fasi, ed è facoltà del fornitore migliorare le richieste di ERSAF nella propria offerta tecnica, e descrivere nel dettaglio l’organizzazione e le modalità di esecuzione delle suddette attività e fasi, in modo da minimizzare i rischi di ritardi nell’avvio del servizio a regime.

• Analisi Generale da effettuarsi presso ERSAF a seguito della quale il fornitore redigerà un documento Ufficiale di progetto che preveda almeno 2 mesi di parallelo e test;

• Piano di dettaglio (GANTT) da redigere a cura del fornitore;

• Implementazione a sistema delle regole condivise in Analisi Generale (C.C.N.L. …)

• Analisi di Dettaglio su contratti integrativi e particolarità di ERSAF a seguito della quale il fornitore redigerà un documento ufficiale di analisi che ERSAF dovrà certificare;

• Parametrizzazione del sistema sulla base delle regole certificate in Analisi di Dettaglio;

• Upload dei dati e degli archivi. Il fornitore dovrà acquisire tutte le informazioni utili alla gestione del servizio curando l’implementazione del database. ERSAF potrà fornire i relativi dati sia in forma cartacea che in formato elettronico in funzione dei diversi fornitori coinvolti. In particolare, dovranno essere recuperati e caricati tutti i dati pregressi necessari per la corretta esecuzione delle attività di elaborazione paghe, quali a titolo esemplificativo e non esaustivo dati anagrafici, contrattuali, contabili e previdenziali dei dipendenti e dei collaboratori. Dovrà altresì essere prevista l’alimentazione della banca dati con i dati forniti in formato elettronico dal precedente gestore del servizio.

• Certificazione dei dati contenuti negli archivi a cura di ERSAF, certificazione formale sul tracciato a cura del Fornitore;

• Certificazione della fruibilità dei siti (collaudo della infrastruttura e dei servizi erogati);

• Relazione a cura del fornitore che dovrà indicare:

1. Paralleli/test effettuati

2. Differenze riscontrate

3. Proposta di intervento per la risoluzione dell’anomalia da condividere con ERSAF prima dell’applicazione definitiva e dell’aggiornamento del documento di analisi

4. Paralleli/test quadrati

5. Invio dei cedolini test a ERSAF

3.1 AGGIORNAMENTO E FORMAZIONE

Si richiede al Fornitore di indicare nell’offerta tecnica una pianificazione di massima con un Piano di Lavoro in cui saranno stimate le attività necessarie, sia in termini di impegno che di tempi di realizzazione, considerando una suddivisione in due periodi:

Periodo A (presumibilmente dal 01/03/2020 al 31/03/2020) in cui verranno svolte le fasi di microanalisi e di macroanalisi sugli istituti retributivi, e configurato l’impianto sulla base delle regole condivise.

Periodo B (presumibilmente dal 01/04/2020 al 31/05/2020) in cui verranno elaborati cedolini paralleli a quelli di produzione, verrà formato il personale sull’utilizzo del nuovo software, e si procederà al recupero ‐ caricamento dati pregressi dal precedente gestore. Per quanto concerne

la migrazione dei dati storici, il fornitore dovrà farsi carico della transcodifica dei dati dal vecchio al nuovo sistema e della relativa fase di caricamento. A tal fine dovrà proporre una procedura ed una serie di strumenti, possibilmente automatizzati, per consentire la certificazione del corretto caricamento dei dati pregressi. XXXXX E svolgerà il ruolo di facilitatore per consentire al nuovo fornitore di acquisire correttamente tali dati.

Il Piano di lavoro, di massima, dovrà contenere:

- le attività da svolgere con la suddivisione in task

- le date di inizio e fine dei singoli task

- il piano di aggiornamento e formazione dell’Ufficio Personale dell’Ente

- il numero e le figure professionali previste nella fase di avvio

Sarà comunque compito del fornitore sviluppare un piano di lavoro dettagliato per l’avvio della fornitura, nel rispetto dei vincoli di cui sopra da inserire all’interno dell’offerta tecnica. Il Piano di lavoro sarà altresì aggiornato dopo la stipula del contratto e soggetto ad approvazione di ERSAF. Nell’ambito della fase di set‐up il Fornitore dovrà obbligatoriamente garantire 2 elaborazioni di test complete per il calcolo degli stipendi per i mesi di aprile e maggio 2020, i cui output saranno consegnati a ERSAF per le necessarie verifiche e controlli.

In particolare, il fornitore, durante l’elaborazione delle mensilità in parallelo, si impegna a garantire

la quadratura - al centesimo di euro - di:

a) Retribuzioni lorde

b) Contributi (conto dipendente e conto ente)

c) Retribuzione indirette (TFR, accantonamenti ratei ferie)

d) Ritenute erariali

e) Trattenute varie (sindacati, prestiti, cessioni, etc.)

f) Netto in busta

La mancata effettuazione del parallelo nelle modalità e nelle tempistiche indicate costituisce colpa grave dell’appaltatore.

Durante il periodo di avvio, il Fornitore consegnerà periodicamente, con cadenza almeno settimanale, a ERSAF la documentazione atta a dimostrare lo stato di avanzamento lavori, motivando gli eventuali scostamenti dalla tempistica concordata nel Piano di Lavoro definitivo consegnato dopo la stipula del contratto all’inizio del progetto. In tale fase potranno anche essere richieste delle riunioni di avanzamento dei lavori.

Nei SAL il Fornitore dovrà riportare in particolare le attività concluse e in corso, eventuali criticità e ritardi, indicazione delle azioni di recupero e ragioni dello scostamento. Il Piano di lavoro e i SAL saranno sottoposti all’approvazione di ERSAF che si riserva di applicare le penali contrattuali in caso di mancato rispetto dei risultati e tempi concordati.

4. ONERI DEL FORNITORE

Il fornitore si impegna ad eseguire il servizio per entrambi i settori (Funzioni Locali e

forestali/agricoli) su un’unica piattaforma software al fine di garantite ad ERSAF la massima

integrazione e fruibilità delle informazioni.

4.1 TRATTAMENTO DEI DATI ED ELABORAZIONE

Sulla base delle informazioni ricevute il fornitore effettuerà la gestione amministrativa ed economica dei dati, nel rispetto della normativa previdenziale, fiscale e contrattuale applicando la disciplina vigente relativa alle varie tipologie di rapporto di lavoro e contratti.

Procederà inoltre, a calcolare e trattenere la contribuzione previdenziale e l’imposizione fiscale

dovuta dal lavoratore, determinando il compenso netto da erogare.

Di seguito si evidenziano brevemente le attività operative legate al trattamento amministrativo delle informazioni:

• aggiornamento degli archivi informatici con i dati relativi alle variazioni anagrafiche e retributive del personale in forza, dei neoassunti e dei collaboratori

• gestione economica delle trasformazioni del contratto di lavoro in essere (modifiche di inquadramento, passaggi di livello, rinnovi Ccnl)

• determinazione e calcolo delle competenze fisse mensili

• determinazione e calcolo delle spettanze varabili

• determinazione e calcolo delle situazioni debitorie dei dipendenti

• determinazione e calcolo di arretrati contrattuali

• trattamento economico delle festività

• trattamento economico degli istituti relativi a ferie, permessi

• calcolo degli emolumenti mensili in base ai flussi relativi alle presenze ed assenze del mese

• gestione dei dati inerenti le prestazioni assistenziali previste dalla normativa previdenziale vigente ed erogate tramite il datore di lavoro ed in particolare: assegni per il nucleo famigliare, maternità, malattia, congedi parentali e permessi etc.

• comunicazione all’INPS missioni all’estero del personale

• denuncia e gestione infortuni con enti assicurativi (Inail, Enpaia-CIMIF)

• determinazione e calcolo delle anticipazioni a carico INAIL/INPS ed integrazioni lordizzate a carico INAIL /INPS

• applicazione della normativa in materia di decontribuzione e defiscalizzazione

• determinazione e calcolo degli Assegni al Nucleo Familiare (ANF) – Scarico mensile delle informazioni presenti sul sito INPS e gestione degli eventuali arretrati

• gestione dipendenti a tempo parziale

• applicazione dei rinnovi contrattuali e degli accordi aziendali

• determinazione e gestione dei premi di rendimento annuali

• trattamento fiscale e previdenziale dei premi per polizze assicurative

• gestione fringe benefits

• gestione conguagli fiscali e previdenziali

4.2 ADEMPIMENTI PREVIDENZIALI ED ASSICURATIVI

• calcolo dei contributi previdenziali conto/azienda e conto/dipendenti, con predisposizione dei relativi versamenti

• calcolo dei contributi assicurativi

• predisposizione dati necessari per i versamenti dei premi (a saldo ed in acconto) e dei relativi versamenti

4.3 ADEMPIMENTI FISCALI

• calcolo ritenute

• predisposizione versamenti

• gestione delle poste risultanti dalle elaborazioni delle dichiarazioni 730;

• trattamento detrazioni di imposta

• calcolo e rateizzazione addizionali regionale e comunale (a saldo ed in acconto)

4.4 PREVIDENZA COMPLEMENTARE

• gestione della movimentazione dal fondo e calcolo dei contributi

• report fondi di previdenza complementare

• predisposizione dei relativi versamenti

• elaborazione liste di contribuzione

4.5 TFR

• calcolo mensile

• calcolo annuale e determinazione rivalutazione

• gestione quote fondo tesoreria INPS (OTD)

• gestione quote fondi previdenza complementare

• gestione anticipi

• gestione liquidazione

• elaborazione prospetti di liquidazione

• gestione quote ENPAIA (impiegati agricoli/forestali)

5. SERVIZIO PRIMARIO

5.1 ASSISTENZA E CONSULENZA NORMATIVA

L’aggiudicatario dovrà indicare ad ERASF un referente, appartenente alla propria struttura, che deve essere iscritto nell'albo dei consulenti del lavoro, a norma dell'articolo 9 della Legge n. 12/79 o negli albi degli avvocati e procuratori legali, dei dottori commercialisti, dei ragionieri e periti commerciali a cui demandare le attività indicate al presente punto.

L’aggiudicatario si obbliga a fornire, su richiesta di ERSAF, la consulenza professionale sulle materie oggetto dell’appalto, da svolgersi in base alle esigenze concrete ed effettive sia presso la sede del Fornitore che, qualora necessario, presso la sede di ERSAF, e, in particolare:

• in materia contrattuale con particolare riferimento ai CCNL applicati in ERSAF

• in materia previdenziale

• in materia fiscale, con riferimento ad ogni tipologia di rapporto di lavoro (quali, a titolo esemplificativo, il lavoro subordinato, il lavoro a termine, il lavoro a tempo parziale, le collaborazioni a progetto, le collaborazioni coordinate e continuative, il lavoro occasionale) e ad ogni vicenda ad esse relativa (quali, a titolo esemplificativo, le trasferte, le missioni, la malattia, la gravidanza, il puerperio, il collocamento in aspettativa, i congedi parentali, etc.);

• in occasione di eventuali accertamenti ispettivi, garantendo la propria presenza presso ERSAF entro 24 ore dall’inoltro della richiesta;

Le consulenze professionali dovranno essere fornite entro un congruo termine in relazione alla complessità della richiesta, come meglio specificato di volta in volta nella stessa richiesta di consulenza avanzata da XXXXX.

Tale referente dovrà essere presente, presso l’ufficio personale di ERSAF, per almeno 1 giorno al mese, da concordare con il dirigente dell’Area e comunque nell’ambito dell’orario di servizio dell’Ufficio e dovrà essere garantito un servizio di reperibilità telefonica dal lunedì al venerdì da parte del consulente previdenziale.

5.2 ASSISTENZA E CONSULENZA SINDACALE

Il servizio che dovrà essere svolto da un consulente del lavoro dovrà prevedere a regime:

1. Aggiornamento costante della normativa in materia.

2. Analisi delle problematiche sul collocamento.

3. Richiesta abilitazione pin aziendale nel cassetto previdenziale bidirezionale

4. Supporto tecnico alla stesura dei contratti integrativi

5. Assolvimento di ogni altra problematica emergente in materia contributiva, assistenziale, retributiva e contabile.

Il fornitore si impegna a fornire consulenza ed illustrare agli addetti di ERSAF la normativa e i relativi aggiornamenti riferiti:

• al contratto Funzioni Locali

• al contratto agricolo

• ai contratti per gli addetti ai lavori di sistemazione idraulico-forestale e idraulico-agraria;

• alla previdenza;

• alle disposizioni fiscali;

• ad altre eventuali novità inerenti il trattamento economico del personale, al calcolo ed erogazione degli stipendi, agli oneri riflessi, al trattamento giuridico del personale, soprattutto in riferimento alla gestione delle presenze.

Il consulente del lavoro affianca altresì ERSAF qualora sia necessario rispondere o fornire chiarimenti agli enti previdenziali, fiscali.

5.3 ASSISTENZA E CONSULENZA OPERATIVA

Nell’ambito del servizio a regime il fornitore dovrà prevedere i seguenti servizi remunerati nel

corrispettivo globale:

- Supporto e assistenza

- Aggiornamenti

Il fornitore dovrà mettere a disposizione della Divisione Risorse Umane di ERSAF un servizio di Contact Center multicanale. I canali di comunicazione minimi dovranno essere:

• un numero telefonico per ricevere le chiamate (call center), dedicato

• un numero telefonico sempre attivo per ricevere i fax;

• un indirizzo di posta elettronica;

Il servizio dovrà prevedere l’impiego di almeno due persone dedicate; a titolo indicativo la prima potrà avere competenze relative al servizio di elaborazione dei cedolini e del post paga, la seconda avrà competenze sulla predisposizione degli elaborati mensili e annuali.

Le richieste al Contact Center potranno essere effettuate 24 ore su 24 7 giorni su 7 e 365 giorni

l’anno.

Le risposte e l’assistenza da parte del Contact Center avverranno dal lunedì al venerdì dalle ore 9:00 alle ore 17:30.

A titolo meramente esemplificativo si evidenzia che il fornitore deve garantire tramite il sopraindicato servizio le seguenti attività secondo i seguenti livelli di servizio:

• presa in carico delle richieste di assistenza/segnalazioni di malfunzionamenti dei portali/segnalazione di

errori di calcolo

• soluzione di problemi di qualsivoglia natura legati alla prestazione dei servizi forniti

• supporto di tipo giuridico, contabile e fiscale per quanto attiene agli aggiornamenti normativi nonché nelle materie di contrattualistica del personale, previdenza e disposizioni contributive, modifiche al trattamento economico del personale, calcolo ed erogazione degli stipendi e relativi oneri riflessi, disposizioni fiscali.

Il fornitore dovrà garantire un servizio di aggiornamento in base a cambiamenti normativi, anche retroattivi, di carattere nazionale, non dipendenti da decisioni di ERSAF, tra le quali quelle derivanti da:

• Modifiche contrattuali nazionali

• Modifiche a normative fiscali e previdenziali

• Modifiche a procedure di invio dei file obbligatori agli enti pubblici (es: UniEmens, DMA, DMAG, modello 770) per le quali il fornitore è tenuto a proporre a ERSAF la propria interpretazione di attuazione del cambiamento e ad eseguire la modifica al sistema, una volta ottenuta l’approvazione di ERSAF, eseguendo gli eventuali test a garanzia del corretto funzionamento del sistema.

Il fornitore dovrà garantire il servizio di aggiornamento in relazione a cambiamenti anche retroattivi di tipo aziendale e/o territoriale derivanti da modifiche della contrattazione di secondo livello.

XXXXX è tenuta a proporre la propria interpretazione di attuazione del cambiamento ed il fornitore ad eseguire la modifica al sistema ed effettuare gli eventuali test per la verifica del corretto funzionamento, consentendo a ERSAF di verificarne l’esito. Il servizio deve includere inoltre il monitoraggio della normativa inerente i rapporti di lavoro nel suo complesso, al fine di garantire la manutenzione e gli aggiornamenti degli algoritmi di calcolo, in linea con le disposizioni legislative e contrattuali.

In tal senso si precisa che:

• l’esecuzione degli interventi di aggiornamento deve avvenire nei tempi e nei modi più

appropriati a garantire il rispetto delle tempistiche concordate;

• il fornitore assume l’obbligo di monitorare e garantire il buon esito degli interventi suddetti, standardizzando le procedure di test;

• l’aggiornamento delle procedure può comportare anche la necessità di adeguarne le

funzionalità alla gestione di fattispecie particolari proprie della realtà aziendale di ERSAF.

In tutti i casi di aggiornamento Il Fornitore è tenuto ad informare ERSAF e procederà alla modifica del sistema solo dopo approvazione formale.

5.4 SPORTELLO PREVIDENZIALE

Il fornitore si impegna ad attivare uno sportello mensile presso la sede di ERSAF fino ad un massimo di 8 ore ore/mese, eventualmente frazionabili in due mezze giornate. Il fornitore si impegna altresì ad attivare, secondo le modalità concordate con l’Ufficio Personale, una casella di posta elettronica alla quale il personale di ERSAF, e lo stesso Ufficio Personale, potranno inviare quesiti che dovranno essere evasi entro 2 giornate lavorative. Il fornitore si impegna altresì a garantire un servizio di reperibilità dal lunedì al venerdì da parte dell’esperto previdenziale

Verrà garantita la presenza di un collaboratore qualificato con esperienza comprovata almeno decennale nell’elaborazione di pratiche previdenziali svolte a favore di personale dipendente con CCNL Funzioni Locali.

È prevista una fase di start up della durata di 6 mesi nella quale il fornitore provvederà a verificare/aggiornare o predisporre (qualora non presenti), dopo un’analisi approfondita, delle singole schede previdenziali per ognuno dei dipendenti in servizio riportanti i dati principali (servizi

prestati, ricongiunzioni, riscatti, data presunta pensionamento) nonché un “cedolone previdenziale

riassuntivo”.

In questa fase il fornitore dovrà verificare/aggiornare o predisporre le schede di inquadramento del personale in carico contenenti oltre ai periodi lavorativi di cui al punto precedente la ricostruzione di carriera dei singoli dipendenti (assunzione, passaggi di livello etc.).

Per l’adempimento delle fasi di cui ai due punti precedenti verranno messi a disposizione del

fornitore i fascicoli del personale.

Lo sportello a regime fornirà i seguenti servizi:

Servizio di supporto all’Ufficio Previdenza

• Risoluzione casi pratici

• Richiesta di pareri

• Interpretazione di leggi, regolamenti, circolari e informative Inpdap

• Rapporti con gli istituti previdenziali

• Verifica estratto contributivo annuale Check-up previdenziale

Il consulente dovrà effettuare una ricognizione complessiva dei dati presenti negli archivi per verificare la presenza di tutti quelli necessari ad una corretta elaborazione delle pratiche previdenziali, ossia nel dettaglio:

• Determina / delibera di assunzione

• Determina / delibera relative ad eventuali periodi di lavoro prestato a tempo determinato (trimestrali, giornalieri, orario ridotto, etc.) prima dell’assunzione a tempo indeterminato

• Dall’1.1.1993: atto deliberativo relativo all’inquadramento in possesso all’1.1.1993 e atti

deliberativi o determine di attribuzione di altri livelli d’inquadramento

• Ruolo CPDEL relativo al primo anno di iscrizione

• Data di attribuzione del Led e relativo atto deliberativo

• Atti relativi all’attribuzione di eventuali indennità aggiuntive (es.: indennità ps Vigili)

• Modelli 770:

• Elenco dei dipendenti con rapporto di lavoro part-time e relativa decorrenza

• Determine e prospetti relativi alla progressione economica orizzontale e/o verticale

• Atti di attribuzione della retribuzione di posizione

• Eventuali mod. 98 già trasmessi all’Inpdap e/o ex Casse Pensioni Cpdel

• Decreti del Ministero del Tesoro e/o Inpdap per riscatti, ricongiunzioni e servizio militare

• Dichiarazione a firma del responsabile del servizio attestante l’inesistenza di interruzioni dal

servizio o di periodi non coperti da contribuzione Inpdap (per ogni dipendente) Front-office

Il servizio prevede l’apertura di uno sportello informativo rivolto direttamente ai dipendenti sulle seguenti tematiche:

• Analisi della situazione previdenziale del dipendente

• Valutazione del diritto alla pensione

• Calcolo della pensione

• Consulenza ed assistenza normativa

5.5 PREDISPOSIZIONE PRATICHE PREVIDENZIALE (CCNL FUNZIONI LOCALI)

Il servizio comprenderà, la predisposizione delle seguenti pratiche previdenziali PA04/certificazioni via passweb:

• Pratiche di pensione

• Riliquidazione trattamento di pensione

• Calcolo acconto TFS

• Modello 350/P

• Foglio aggiuntivo modello 350/P

• Riliquidazione del trattamento di fine servizio

• TFR/1

• TFR/2

6. SERVIZIO SECONDARIO

6.1 SERVIZI BASE

• Gestione anagrafica dipendenti (nome, cognome, codice fiscale, residenza, etc.)

• Gestione anagrafica contrattuale (comparto, profilo e livello professionale, indennità tabellari, etc.)

• Gestione anagrafica organico (ufficio di appartenenza, sede di lavoro, capitolo di spesa, decreti etc.)

• Analisi, monitoraggio e aggiornamento in base alle modifiche normative e al rinnovo dei contratti nazionali di lavoro

• Elaborazioni contabili delle competenze retributive fisse e accessorie ai fini del pagamento;

• Gestione competenze accessorie (straordinario, indennità, etc.)

• Aggiornamento a seguito di immissione dei dati variabili individuali necessari al corretto calcolo delle retribuzioni

• Adempimenti previsti da specifica normativa (fiscale, contributiva, etc.) che hanno una specifica periodicità

• Adempimenti contributivi e previdenziali con flusso UniEmens integrato

• Calcolo, liquidazione del conguaglio fiscale e contributivo per i redditi da lavoro dipendente;

• Ricezione in via telematica dei dati relativi ai mod. 730-4 resi disponibili dall’agenzia delle entrate

• Comunicazioni variazioni agli enti previdenziali e assicurativi;

• Elaborazione della CU e Modello 730/4

• Elaborazione Modello 770 (flusso con Agenzia delle Entrate)

• Predisposizione dichiarazione IRAP (flusso con Agenzia delle Entrate)

• SICO

• Controllo di gestione

• Gestione fondi di previdenza complementare

• Gestione fondo sanitario

• Gestione delle ritenute erariali ed extra-erariali gravanti su stipendi e versamento agli enti creditori;

• Gestione reportistica

• Pubblicazione sull’archivio digitale di xxxxxxxx, modelli CU e modelli 730 per la consultazione de1 dipendenti

• Predisposizione schede per determinazione costi del personale comandato/distaccato

• Revisione/aggiornamento dei codici di rischio INAIL attribuiti al personale di ruolo

6.2 SERVIZI COMPLEMENTARI

6.2.1 CCNL FUNZIONI LOCALI

6.2.2.1 ELABORAZIONI MENSILI

Il servizio a regime dovrà prevedere:

1. Riepiloghi mensili – divisi per funzione/servizio e totali - con dettaglio dei contributi conto/dipendente e conto/ente

2. Prospetti contributi e ritenute fiscali – divisi per funzione/servizio e totali – con dettaglio dei contributi conto/dipendente e conto/ente

3. Calcolo ed elaborazione del modello F24 in formato PDF e file per l’invio tramite procedura

Entratel

4. Calcolo acconti TFS

5. Elenco trattenute sindacali

6. Elenco prestiti e cessioni varie

7. Elenco dipendenti per accredito competenze stipendiali con indicazione di lordo-ritenute-netto a pagare

8. File XML per accredito competenze stipendiali

9. Report mandati e reversali secondo l’impostazione prevista dal bilancio dell’Ente. In particolare, il report dovrà contenere i seguenti dati minimi:

a) Capitolo

b) Impegno/accertamento

c) Anno dell’impegno/Accertamento

d) Importo liquidato

e) Codice SIOPE

f) Codice debitore/creditore

10. Predisposizione, controllo ed invio DMA

11. Predisposizione, controllo ed invio UniEmens

Restano a carico del fornitore tutte le attività di chiusura mensile per il consolidamento dei dati progressivi.

6.2.2 ELABORAZIONE MODELLI ANNUALI

Il servizio a regime dovrà prevedere:

1. Calcolo, elaborazione, certificazione ed invio dell’autoliquidazione INAIL. Resta a carico del fornitore la quadratura dei modelli annuali con i dati retributivi, contributivi e fiscali prodotti mensilmente. Gli elaborati dovranno essere in modalità certificata.

2. Xxxxxxx, elaborazione, certificazione ed invio dei modelli CU. Resta a carico del fornitore la quadratura dei modelli annuali con i dati retributivi, contributivi e fiscali prodotti mensilmente. Gli elaborati dovranno essere in modalità certificata.

3. Acquisizione dati in formato file relativi al modello 730 e conseguente liquidazione dell’Irpef nel

cedolino mensile.

4. Xxxxx Xxxxx del Personale: consulenza generale nella predisposizione del conto annuale, predisposizione tabelle economiche ed inserimento dati del conto sulla piattaforma SICO, con esclusione dell’invio.

5. Calcolo, elaborazione, certificazione ed invio del modello 770 (quadri lavoratori dipendenti, ST, SX, SV, SY). Il servizio prevede anche la presentazione telematica della dichiarazione. Il fornitore, prima dell’invio, dovrà rilasciare l’attestazione con l’impegno a trasmettere e, successivamente, dovrà consegnare a ERSAF la comunicazione, rilasciata dall’Agenzia delle Entrate, che attesti la ricezione del file.

6. Report ed elaborazioni per il controllo delle quadrature.

6.2.2.3 REPORTISTICA

Il fornitore dovrà garantire un costante supporto alla direzione risorse umane.

In dettaglio dovranno essere prodotti i seguenti report

a) Estrazione di voci stipendiali e contributive, aggregate in base alle indicazioni fornite dall’ufficio

personale

b) Previsione costo lordo dipendenti

c) Bilancio di previsione spese di personale

d) Scheda riepilogativa annua per singolo dipendente, con dettaglio delle voci stipendiali, contributive e fiscale divise per mese

e) Certificazione costi del personale per progetti

6.2.2 CCNL AGRICOLI-FORESTALI

6.2.2.1 ELABORAZIONI MENSILI

1. Riepiloghi mensili – divisi per funzione/servizio e totali - con dettaglio dei contributi conto/dipendente e conto/ente.

2. Riepiloghi mensili – divisi per decreto di finanziamento- con dettaglio dei contributi conto/dipendente e conto/ente

3. Prospetti contributi e ritenute fiscali – divisi per funzione/servizio e totali – con dettaglio dei contributi conto/dipendente e conto/ente

4. Prospetti contributi e ritenute fiscali – divisi per decreto di finanziamento – con dettaglio dei contributi conto/dipendente e conto/ente

5. Calcolo ed elaborazione del modello F24 in formato PDF e file CBI per l’invio tramite procedura

Entratel

6. Elenco trattenute sindacali

7. Elenco prestiti e cessioni varie

8. Elenco dipendenti per accredito competenze stipendiali con indicazione di lordo-ritenute-netto a pagare

9. File XML per accredito competenze stipendiali

10. Prospetti di liquidazione maternità ed eventi Inps,

11. Prospetti di liquidazione TFR in caso di cessazione,

12. Prospetti di liquidazione/anticipazione TFR,

13. CU cessati

14. Prospetto costi diviso per decreto di finanziamento. Il fornitore si impegna ad acquisire il dettaglio delle ore lavorate, indennità varie, dagli operai OTD dalla procedura di gestione delle commesse INAZ.

In particolare, il fornitore indicherà il costo di ogni dipendente in base al decreto di finanziamento Procederà poi al calcolo della contribuzione distinguendo le ore lavorate in zone svantaggiate da quelle lavorate in zone di pianura. Le singole indennità (straordinari, indennità di quota, Km, rimborsi spesa, etc.) dovranno poi essere puntualmente ricondotte al decreto di finanziamento determinandone esattamente il costo.

15. Report mandati e reversali secondo l’impostazione prevista dal bilancio dell’Ente. In particolare, il report dovrà contenere i seguenti dati minimi:

g) Capitolo

h) Decreto di finanziamento

i) Importo liquidato

j) Codice SIOPE

16. Denuncia Enpaia

17. Invio pratiche di malattia alle sedi Inps competenti, nel mese successivo a quello di competenza

6.2.2.2 ELABORAZIONI TRIMESTRALI/SEMESTRALI

1. DMAG: predisposizione ed invio

2. Denuncia PREVIDENZA COMPLEMENTARE: predisposizione ed invio

3. Denuncia CIMIF: predisposizione ed invio

4. Denuncia FILCOOP sanitario: predisposizione ed invio

6.2.2.3 ELABORAZIONE MODELLI ANNUALI

Il servizio a regime dovrà prevedere:

3. Acquisizione dati in formato file relativi al modello 730 e conseguente liquidazione dell’Irpef nel

cedolino mensile.

5. Calcolo, elaborazione e certificazione del modello 770 completo. Il servizio prevede anche la presentazione telematica della dichiarazione. Il fornitore, prima dell’invio, dovrà rilasciare l’attestazione con l’impegno a trasmettere e, successivamente, dovrà consegnare a ERSAF la comunicazione, rilasciata dall’Agenzia delle Entrate, che attesti la ricezione del file.

6. Report ed elaborazioni per il controllo delle quadrature.

6.2.2.4 REPORTISTICA

Il fornitore dovrà garantire un costante supporto alla direzione risorse umane. In dettaglio dovranno essere prodotti i seguenti report:

a) Estrazione di voci stipendiali e contributive, aggregate in base alle indicazioni fornite dall’ufficio

personale

b) Previsione costo lordo dipendenti

c) Bilancio di previsione spese di personale

d) Scheda riepilogativa annua per singolo dipendente, con dettaglio delle voci stipendiali, contributive e fiscale divise per mese.

6.2.3 ATTIVITA’ AMMINISTRATIVE

Il servizio a regime dovrà prevedere:

a) Comunicazioni al centro per l’impiego

1 Assunzioni

2 Cessazioni

3 Trasformazioni

4 Proroghe

b) Denunce di infortunio

7. CARATTERISTICHE GENERALI E TECNICHE DI ACCESSO E REQUISITI DI SICUREZZA

La fornitura dovrà prevedere:

- che il sistema di autenticazione sia compatibile con le politiche di sicurezza in vigore presso ERSAF (scadenza password, complessità, blocco dopo n tentativi, password ripetute, cambio password obbligatorio al primo accesso, etc.).

- una descrizione delle modalità di implementazioni del sistema di salvaguardia dei dati (backup/recovery) adottato

- una descrizione delle modalità di implementazioni del sistema di Disaster Recovery adottato

- che il sistema sia compatibile con Microsoft Internet Explorer 9 e successivi.

8. MODALITÀ CERTIFICATA

Tutti gli elaborati prodotti dal fornitore dovranno essere in modalità certificata.

Ciò comporta che il fornitore si assuma la responsabilità di quanto elaborato avanti agli istituti preposti.

In dettaglio il fornitore si impegna ad evadere le seguenti pratiche, a titolo esemplificativo, relative al periodo della propria gestione che dovessero pervenire successivi alla fine del contratto quali ad esempio (elenco indicativo e non esaustivo):

a) preavvisi telematici di irregolarità da parte della Agenzia delle Entrate

b) note di rettifica INPS

c) conguaglio a debito/credito INPDAP

9. ATTIVITÀ DI FINE FORNITURA

La fornitura dovrà comprendere un periodo di affiancamento con un eventuale nuovo futuro fornitore per il periodo relativo agli ultimi 3 mesi di validità del presente contratto.

In tale periodo il fornitore dovrà, su richiesta di XXXXX, fornire al personale ERSAF, o a terzi da essa designati, ogni formazione idonea a consentire al nuovo soggetto il proseguimento delle attività e la consegna di tutti gli archivi dati.

10. OFFERTA ECONOMICA

Tutte le attività oggetto del presente appalto sono remunerate in base al costo forfettario indicato in sede di offerta. Tale costo forfettario remunera il servizio principale, sia base che complementare, sia il servizio secondario oltre che i servizi di setup, impianto e avvio, servizi di supporto, assistenza aggiornamenti, e tutto quanto espressamente richiamato all’interno del presente capitolato tecnico.

11. VERIFICA DEL SERVIZIO E AUDIT

In qualsiasi momento del periodo di erogazione del servizio, ERSAF, o un suo auditor incaricato, potrà effettuare sopralluogo presso il data center fine di verificare il rispetto di quanto dichiarato dal Fornitore in merito a:

• Personale e sue qualifiche/certificazioni

• Caratteristiche dell’infrastruttura datacenter del Fornitore, in particolare relativamente alla sicurezza fisica/logica

• Segregazione e isolamento dei dati

• Rispetto di normative nazionali sul trattamento dei dati e normative Privacy

ERSAF comunicherà al Fornitore il sopralluogo presso la sede di erogazione del servizio per le attività di auditing con un preavviso di 4 ore lavorative.

Tale attività come già specificato si potrà svolgere in qualsiasi orario o giorno del periodo di erogazione del servizio.

12. SUBAPPALTO

È ammesso il ricorso al subappalto preventivamente autorizzato da ERSAF su richiesta scritta

dell’appaltatore.

Il concorrente indica all’atto dell’offerta le parti del servizio che intende subappaltare o concedere in cottimo entro la percentuale massima indicata all’art. 105 del Codice e in conformità alla disciplina contenuta dell’articolo medesimo; in mancanza di tali indicazioni il subappalto è vietato. È consentita l’eventuale indicazione dello stesso subappaltatore da parte di diversi concorrenti.

I subappaltatori devono possedere i requisiti previsti dall’art. 80 del Codice. L’appaltatore depositerà il contratto di subappalto presso la Stazione Appaltante almeno venti giorni prima della data di effettivo inizio dell'esecuzione delle relative prestazioni. Al momento del deposito del contratto di subappalto presso la Stazione Appaltante l’appaltatore trasmetterà altresì la certificazione attestante il possesso da parte del subappaltatore dei requisiti di qualificazione prescritti dal codice e dal disciplinare di gara in relazione alla prestazione subappaltata e la dichiarazione del subappaltatore attestante l'assenza a suo carico dei motivi di esclusione di cui all'articolo 80. Il contratto di subappalto, corredato della documentazione tecnica, amministrativa e grafica direttamente derivata dagli atti del contratto affidato, indica puntualmente l'ambito operativo del subappalto sia in termini prestazionali che economici.

Non si configurano come attività affidate in subappalto quelle di cui all’art. 105, comma 3 del Codice.

13. PENALI

ERSAF si riserva di applicare una penalità di euro 150,00 all’Appaltatore per qualsiasi inadempienza a quanto prescritto nel presente Capitolato o indicato all’ interno dell’offerta tecnica che costituisce obbligo contrattuale.

Verranno applicate, altresì:

• una penalità pari ad euro 500,00 per ogni giorno di ritardo – rispetto al calendario di cui al punto

1.2 - nella consegna del file SETIF per l’accredito degli stipendi.

• una penalità pari ad euro 50,00 per ogni giorno di ritardo – rispetto al calendario di cui al punto

1.2 -nella consegna degli elaborati diversi dal file SETIF, a meno che tale ritardo non sia imputabile all’Appaltatore o la Committente ne sia stata informata e lo abbia preventivamente accettato.

Ciascuna penale viene applicata previa contestazione dell’addebito. L'appaltatore ha facoltà di presentare le proprie controdeduzioni entro e non oltre 8 giorni dalla data di ricevimento, anche a mezzo fax, della contestazione. In caso di mancata risposta o qualora le controdeduzioni formulate non siano ritenute giustificative dell’accaduto, si procederà all’applicazione della prevista penalità ed il relativo importo verrà trattenuto direttamente sui corrispettivi da liquidare, ovvero rivalendosi sul deposito cauzionale, mediante emissione di nota di debito.

14. FIDEIUSSIONE DEFINITIVA

A garanzia dell’esatta osservanza degli obblighi contrattuali, prima della stipula del contratto il Fornitore dovrà prestare a mezzo fidejussione bancaria o polizza assicurativa una cauzione definitiva determinata ai sensi e nella misura determinate dell’art. 103 del D.lgs. 50/2016 e ss.mm.ii.

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CAPITOLATO TECNICO PER L’AFFIDAMENTO DEL SERVIZIO CONSISTENTE NELLA STESURA DI DOCUMENTI, OBBLIGATORI PER LEGGE, IN MATERIA DI PERSONALE DIPENDENTE DELL'ENTE REGIONALE PER I SERVIZI ALL'AGRICOLTURA E ALLE FORESTE

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