INTERNATIONAL DEVELOPMENT LAW ORGANIZATION BANDO DI GARA (ITB)
INTERNATIONAL DEVELOPMENT LAW ORGANIZATION BANDO DI GARA (ITB)
Riferimento: ITB NO. HQ-2023-014 RETENDER | Data: Agosto 8, 2023 |
Gentili Signori,
La International Development Law Organization (IDLO) invita codesta ditta a presentare la propria offerta per i Servizi di trasporto di cui all’ allegato C.
La vostra offerta dovrà utilizzare lo schema di offerta di cui agli allegati D, E e F.
La vostra offerta dovrà essere inviata mediante email, avere un contenuto non superiore a 10MB
ed essere priva di qualsia forma di virus o contenuto corrotto, pena la non accettazione dell’ offerta. L’offerta sarà valutata in base ai criteri descritti nell’Allegato B.
L’IDLO si riserva la facoltà di non accettare nessuna offerta o di non procedere ad una aggiudicazione e non sarà responsabile dei costi relativi alla preparazione e presentazione della vostra offerta, indipendentemente dal risultato della gara o dalla procedura di selezione delle offerte.
L’IDLO invita ogni eventuale offerente ad evitare e prevenire qualsiasi conflitto di interesse, informando l’IDLO nel caso in cui l’offerente, o suo consulente, o membro del proprio personale fosse stato coinvolto nella preparazione dei requisiti, disegni, specifiche di gara, stime o ogni altra informazione utilizzata in questo bando di gara (ITB).
Con la presentazione della propria offerta, gli offerenti si impegnano ad accettare i termini e le condizioni generali per la fornitura di beni o di servizi dell’IDLO. Le condizioni di pagamento saranno concordate con i fornitori selezionati durante la fase di negoziazione del contratto.
Questo bando di gara include i seguenti documenti:
Istruzioni per gli offerenti | Allegato A |
Criteri di screening preliminare | Allegato B |
Termini di Riferimento (TdR) | Allegato C |
Modulo presentazione della offerta (disponibile nella sola lingua inglese) | Allegato D |
Dati dell’offerente (disponibile nella sola lingua inglese) | Allegato E |
Offerta | Allegato F |
Condizioni speciali del contratto | Allegato G |
Condizioni generali dell’IDLO per la fornitura di beni/servizi e codice di condotta dei fornitori (disponibili nella sola lingua inglese) | Allegato H |
Gli offerenti potranno ottenere chiarimenti sulla presente gara facendone richiesta scritta all’IDLO al seguente indirizzo email: xxxxxxx@xxxx.xxx, indicando il seguente riferimento: Richiesta chiarimenti ITB NO. HQ-2023-014 nel soggetto dell’email.
Scadenza per la presentazione delle offerte: Entro e non oltre il 14 settembre 2023 alle ore 17:00,
ora locale di Roma, Italia.
Nell’attesa di ricevere la vostra offerta, si inviano distinti saluti. International Development Law Organization - IDLO
Sede di Roma
ALLEGATO A - INSTRUZIONI PER GLI OFFERENTI
1. Considerazioni generiche | Nel preparare la sua offerta, l’offerente dovrà esaminare in dettaglio la documentazione fornita. Erroi o omissioni sostanziali nel fornire le informazioni richieste nella ITB possono comportare la non accettazione dell’offerta. L’offerente non sarà autorizzato a trarre vantaggio da eventuali errori o omissioni nella ITB. Qualora tali errori o omissioni venissero rilevati, l’offerente dovrà notificare l’IDLO. |
2. Costo dell’offerta | L’offerente dovrà sostenere tutti i costi associati alla preparazione e alla presentazione dell’offerta. L’IDLO non sarà in alcun caso responsabile per tali costi, indipendentemente dallo svolgimento o dall'esito della gara. |
3. Valuta | L’offerta dovrà essere redatta in EURO. |
4. Lingua della gara | Questo documento è redatto in lingua inglese e italiana. In caso di discrepanze, farà fede la versione in lingua inglese. Sebbene l'Offerente possa scegliere di rispondere all'Offerta in italiano, i documenti e il contratto inviati dall’IDLO relativi all'Offerta saranno redatti in lingua inglese. |
5. Data per la presentazione delle offerte | L’offerta deve essere indirizzata all’IDLO entro e non oltre il 14 settembre 2023 alle ore 17:00, ora locale di Roma, Italia. NB: Le offerte inviata mediante email dovranno avere un contenuto non superiore a 10MB ed essere priva di qualsia forma di virus o contenuto corrotto, pena la non accettazione dell’offerte |
6. Termini e luogo di svolgimento servizi | I servizi saranno svolti in: Roma e zone limitrofe |
7. Sdoganamento, se necessario, deve essere eseguito a cura di | ☐ IDLO ☐ Fornitore ☒ N/A |
8. Requisiti di imballaggio speciali o controllo temperatura | ☒ N/A ☐ Si. Si prega specificare |
9. Documenti da includere nell’offerta | L’offerta dovrà includere i seguenti elementi: 1. Modulo di presentazione dell’offerta (Allegato D); 2. Dati dell’offerente (Allegato E) 3. Offerta economica (Allegato F) |
10. Contenuto dell’offerta | L’offerente dovrà conformarsi alle istruzioni, moduli, termini e le specifiche contenuti nella documentazione allegata. La mancata osservanza dei requisiti di cui alla presente gara influenzerà la valutazione dell’offerta. |
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11. Richiesta chiarimenti | Gli offerenti che desiderano ricevere chiarimenti su questa ITB possono contattare l’DLO via e-mail all'indirizzo xxxxxxx@xxxx.xxx entro e non oltre 72 ore prima della scadenza per la presentazione delle offerte. Le richieste di chiarimento avranno Richiesta di chiarimenti ITB NO. HQ-2023-014 menzionato nel soggetto dell’e-mail. Copie delle risposte dell'IDLO (inclusa una spiegazione della domanda ma senza identificare la fonte della richiesta) saranno inviate ai potenziali offerenti invitati a partecipare a questa gara o saranno pubblicate sul sito internet dell’IDLO. Eventuali ritardi nella risposta dell’IDLO non potranno essere utilizzati come motivo per prorogare la scadenza per la presentazione, a meno che IDLO non determini che tale estensione è necessaria e comunichi una nuova scadenza a tutti gli offerenti. | |
12. Modifica dei documenti di gara | In qualsiasi momento prima della scadenza per la presentazione delle offerte, l’IDLO potrà, per qualsiasi motivo, di propria iniziativa o in risposta a un chiarimento richiesto da un potenziale offerente, modificare i documenti di gara. Tutti i potenziali offerenti invitati a partecipare a questa gara saranno informati per iscritto di tutte le modifiche ai documenti di gara. Al fine di concedere ai potenziali offerenti un tempo ragionevole per tenere conto delle modifiche e preparare le loro offerte, l’IDLO potrà, a sua discrezione, prorogare il termine per la presentazione delle | |
offerte | ||
13. Formato, firma, chiusura e presentazione delle offerte | L’offerta dovrà essere firmata dall’offerente o da una o più persone debitamente autorizzate a vincolare l’offerente. Quest'ultima autorizzazione sarà confermata da una procura scritta che sarà allegata all’offerta. L’offerta deve essere presentata utilizzando il formato specificamente dettagliato negli allegati D, E e F. Un’offerta non contiene interlineazioni, cancellazioni o sovrascritture tranne, se necessario, per correggere gli errori commessi dall’offerente, nel qual caso tali correzioni devono essere firmate, apponendo le iniziali dalla persona o dalle persone che firmano l’offerta. Prima del termine stabilito, per la a presentati azione delle offerte, l'Offerente dovrà inviare una e-mail al seguente indirizzo di posta elettronica: xxxxxxx@xxxx.xxx con il seguente oggetto: Presentazione offerta per ITB NO. HQ-2023-014. | |
14. Joint Venture, Consorzio, o Associazione | Se l’offerente è un gruppo di persone giuridiche che costituiranno o hanno costituito una Joint Venture (JV), un Consorzio o un'Associazione ai fini della presentazione dell’offerta, essi confermano nell’offerta che | |
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: (i) hanno delegato una parte ad agire come capofila, debitamente investita dell'autorità di vincolare legalmente i membri della JV, del consorzio o dell'associazione in solido, fatto che dovrà essere comprovato da un accordo debitamente autenticato tra le persone giuridiche e presentata con l’offerta; e che (ii) se il contratto sarà aggiudicato alla Joint Venture (JV), un Consorzio o Associazione, il contratto deve essere stipulato e tra IDLO e l'entità capofila designata, che agirà per e per conto di tutte le entità che compongono la Joint Venture (JV), un Consorzio o Associazione. Dopo la scadenza per la presentazione dell’offerta, l'entità capofila identificata per rappresentare la joint venture, il consorzio o l'associazione non può essere modificata senza il previo consenso scritto di IDLO. L'entità capofila e le entità che compongono la joint venture, il consorzio o l'associazione dovranno rispettare i requisiti indicati nella sezione seguente per la presentazione di una offerta unica. La descrizione dell'organizzazione della JV, del consorzio o dell'associazione deve definire chiaramente il ruolo di ciascuna delle parti nel soddisfare i requisiti di questa ITB, sia nell’offerta sia nell'accordo di partenariato, consorzio o associazione. Tutte le entità che compongono la JV, il consorzio o l'associazione sono soggette alla valutazione di ammissibilità e qualificazione da parte di IDLO. Nel descrivere la propria esperienza, la joint venture, consorzio o associazione dovrà distinguere chiaramente tra: a) attività intraprese insieme dalla JV, dal Consorzio o dall'Associazione; e b) attività intraprese dalle singole entità della JV, del Consorzio o dell'Associazione. I precedenti contratti stipulati da singoli esperti che lavorano privatamente ma che sono permanentemente o temporaneamente associati a una delle società associate non possono essere elencati come esperienza della JV, del consorzio o dell'associazione o di quelli dei suoi membri, ma devono essere elencati dai singoli esperti se stessi nella presentazione delle proprie credenziali. Le JV, consorzi o associazioni sono incoraggiati per servizi multisettoriali di alto valore quando lo spettro di competenze e risorse richieste potrebbe non essere disponibile all'interno di un'unica azienda. La descrizione dell'organizzazione della joint venture, del consorzio o dell'associazione deve definire chiaramente il ruolo previsto di ciascuna entità nella joint venture nel soddisfare i requisiti della ITB, sia nell’offerta che nel contesto della joint venture, nel consorzio o nell'accordo di associazione. Tutte le entità che compongono la JV, il consorzio o l'associazione sono soggette alla | ||
valutazione di ammissibilità e qualificazione da parte dell’IDLO | ||
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15. Offerta unica | L’offerente (compresi i singoli membri di una joint venture) deve presentare una sola offerta, a proprio nome o come parte di una joint venture. Le offerte presentate da due (2) o più offerenti saranno tutte respinte se si ritiene che abbiano una delle seguenti caratteristiche: a) hanno almeno un socio controllante, amministratore o azionista in comune; o b) uno di loro riceve o ha ricevuto sussidi diretti o indiretti dall'altro / dagli altri; o c) hanno lo stesso legale rappresentante ai fini della presente ITB; o d) hanno una relazione, direttamente o tramite terzi comuni, che li mette in grado di avere accesso a informazioni o di influenzare l’offerta di un altro offerente nell’ambito della presente gara; e) sono subappaltatori reciproci delle proprie offerte o un subappaltatore di una offerta presenta anche un'altra offerta come capofila; f) o alcuni membri chiave del personale del team di un offerente partecipano a più di una offerta ricevute nell’ambito di questa gara. Questa condizione relativa al personale, non si applica ai subappaltatori inclusi in più di una offerta. | |
16. Offerte ricevute dopo la data per la presentazione delle offerte | Qualsiasi offerta ricevuta dall’IDLO dopo la data per la presentazione delle offerte, ai sensi della clausola Data per la presentazione delle offerte, sarà respinta e rispedita non aperta o distrutta non aperta se il reso non può essere garantito, salvo che l’offerta sia stata inviata via e- mail ma non sia stata correttamente ricevuto a causa di problemi nel sistema di email dell’IDLO. | |
17. Validità dell’offerta | Tutte le offerte saranno valide per 90 giorni dalla data per la presentazione delle offerte. In circostanze eccezionali, IDLO potrà richiedere agli offerenti di estendere la validità dell’offerta oltre a quanto inizialmente indicato nella presente ITB. Gli offerenti saranno invitati a confermare la proroga per iscritto, senza alcuna modifica sull’offerta. Gli offerenti potranno scegliere di non estendere il periodo di validità dell’offerta chiesta dall’IDLO. | |
18. Modifica e ritiro delle offerte | L’offerente può modificare/ritirare la sua offerta dopo l'invio dell’offerta, a condizione che IDLO riceva una comunicazione scritta del ritiro prima della data per la presentazione delle offerte. L'avviso di modifica/ritiro dell’offerente dovrò essere inviata in conformità con le disposizioni della clausola relativa alla data per la presentazione delle offerte. Nessuna offerta può essere modificata o ritirata dopo il termine ultimo per la presentazione delle offerte. Nessuna offerta può essere modificata / ritirata nell'intervallo tra il termine per la presentazione delle offerte e la scadenza del periodo di validità dell’offerta specificato nella lettera di presentazione | |
dell’offerta | ||
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19. Amendment alla ITB | In qualsiasi momento prima della scadenza per la presentazione dell’offerta, IDLO potrà, per qualsiasi motivo, ad esempio in risposta a un chiarimento richiesto da un offerente, modificare la ITB sotto forma di amendment. Gli amendment saranno resi disponibili a tutti i potenziali offerenti. Se la modifica è sostanziale, IDLO potrà prorogare il termine per la presentazione dell’offerta per dare agli offerenti il tempo ragionevole | ||
per integrare la modifica nella loro offerta | |||
20. Conferenza offerenti | ☒ N/A | ||
21. Diritto di accettare, rifiutare o dichiarare non conformi alcune o tutte le offerte | L’IDLO si riserva la facoltà di accettare o rifiutare qualsiasi offerta, di di dichiarare alcune o tutte le offerte non conformi e di annullare il processo di gara e di respingere tutte le offerte in qualsiasi momento prima dell'aggiudicazione del contratto, senza incorrere in alcuna responsabilità, o obbligo di informare il /gli Offerente /i interessato/i sui motivi della decisione dell’IDLO. Inoltre, IDLO non è obbligata ad aggiudicare il contratto all'offerta più economica. | ||
22. Chiarimenti sull’offerta | Per agevolare l'esame, la valutazione e il confronto delle offerte, IDLO può, a sua discrezione, chiedere all’offerente chiarimenti sulla sua offerta. La richiesta di chiarimenti e la risposta devono essere in forma scritta e non comporterà alcuna modifica nel prezzo o nel contenuto dell’offerta. | ||
23. Ammissibilità e qualificazione | In termini generali, gli offerenti che soddisfano i seguenti criteri possono essere considerati qualificati: a) non sono inclusi negli elenchi delle sanzioni IDLO (UE, USA, ONU); b) hanno una buona posizione finanziaria e hanno accesso a risorse finanziarie adeguate per l’esecuzione del contratto e di tutti gli impegni commerciali esistenti, c) possiedono la necessaria esperienza, competenza tecnica, capacità produttiva, e ove applicabile, certificazioni di qualità, procedure di garanzia della qualità e altre risorse utili alla prestazione dei servizi richiesti; d) sono in grado di rispettare pienamente le Condizioni generali di contratto IDLO; e) non hanno una storia di decisioni giudiziarie / di arbitrato nei confronti; e f) Xxxxx un record di prestazioni tempestive e soddisfacenti con i | ||
loro clienti | |||
24. Variazione prezzo | Gli offerenti non devono variare i loro prezzi per nessun motivo dopo la data per la presentazione delle offerte e mentre l’offerta è ancora valida. | ||
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25. Screening preliminare | IDLO esaminerà gli Allegati D ed E delle Offerte per determinare se sono completi, se i documenti sono stati correttamente firmati e se le | ||
Offerte sono generalmente conformi | |||
26. Correzione errori | In caso di discrepanza tra il prezzo unitario e il prezzo totale, prevarrà il prezzo unitario e il prezzo totale sarà corretto dall’IDLO. Se l’offerente non accetta il prezzo finale in base alla correzione degli errori IDLO, la sua offerta sarà respinta. | ||
27. Due Diligence | IDLO si riserva la facoltà di effettuare una due diligence volta a determinare la validità delle informazioni fornite dall’offerente. Tale operazione dovrà deve essere completamente documentata e potrà includere, inter alia, tutte o qualsiasi combinazione dei seguenti elementi per verificare 'accuratezza, correttezza e autenticità delle informazioni fornite dall’offerente, quali: a) Verifica dell'accuratezza, correttezza e autenticità delle informazioni fornite dall'Offerente; b) convalida del grado di conformità ai requisiti di ITB e ai criteri di valutazione in base a quanto riscontrato dal gruppo di valutazione; c) Richiesta e controllo di referenze con entità governative competenti, o con clienti precedenti, o qualsiasi altra entità che possa aver collaborato con l’offerente; d) richiesta e controllo di referenze con i clienti precedenti sulle prestazioni in corso o sui contratti conclusi, comprese le ispezioni fisiche di lavori precedenti, se necessario; e) Ispezione fisica degli uffici, delle filiali o di altri luoghi in cui l’offerente svolge la sua attività, con o senza preavviso all’ offerente; f) Altri mezzi che IDLO riterrà appropriati, in qualsiasi fase della procedura di selezione, prima di aggiudicare il contratto. | ||
28. Conformità delle offerte | L’IDLO determinerà la conformità sostanziale di ciascuna offerta alla ITB. Ai fini della presente clausola, una offerta sostanzialmente conforme è una offerta che rispetta tutti i requisiti dell'offerte e le eventuali condizioni obbligatorie contenute nei documenti di gara. La determinazione dell’DLO in merito alla conformità di una offerta si basa sui contenuti dell’offerta stessa. senza ricorrere a prove estrinseche. | ||
29. Valutazione delle offerte | Tutte le offerte idonee vengono valutate se sono conformi, ovvero soddisfano o superano le specifiche dell'ITB | ||
30. Diritto di variare i requisiti al momento dell’aggiudicazione | ☒ N/A per Contratti Quadro | ||
31. Aggiudicazione del contratto | Il contratto sarà aggiudicato in base ai seguenti elementi: a) Completezza della documentazione e come dai Criteri di screening preliminare (Allegato B); | ||
b) Invio del Modulo di Presentazione dell'Offerta (Allegato D) firmato e timbrato; c) Invio del Modulo di informazioni sull'offerente (Allegato E); d) Invio dell’offerta economica listino prezzi (Allegato F) firmata e timbrata; e) Offerta più conveniente, tecnicamente accettabile/conforme | |||
32. Firma contratto | Entro dieci (10) giorni dalla data di ricezione del Contratto, l’offerente aggiudicato dovrà firmare e datare il Contratto e restituirlo a IDLO. La non restituzione del contratto entro 10 giorni, potrà costituire motivi sufficienti per l'annullamento dell'aggiudicazione e l'eventuale decadenza della eventuale garanzia offerta. In tal caso, IDLO potrà aggiudicare il Contratto al Secondo Offerente Classificato o richiedere nuove Offerte. | ||
33. Debriefing | Nel caso in cui un Offerente non sia vincente, l’offerente potrà richiedere un debriefing a IDLO. Lo scopo del debriefing è discutere i punti di forza e di debolezza dell’offerta, al fine di aiutare l’offerente a migliorare le sue future offerte di fornitura di servizi all’IDLO. Il contenuto di altre offerte e il loro confronto con l’offerta | ||
dell’offerente non saranno discussi | |||
34. Termini di pagamento | L’IDLO effettuerà i pagamenti in linea con le condizioni di pagamento concordate con i fornitori selezionati durante la fase di negoziazione del contratto | ||
35. Termini e condizioni generali e Xxxxxx di condotta dei fornitori | Qualsiasi contratto o ordine di acquisto che sarà firmato a seguito della presente ITB sarà soggetto alle condizioni generali dell’IDLO allegate e al codice di condotta dei fornitori allegato come da allegato H. Il semplice atto di presentare una offerta implica che l’offerente accetta entrambi gli allegati per intero. | ||
36. Liquidazione danni | ☒ Sì – In caso di consegna tardiva dei Servizi, IDLO avrà il diritto di richiedere la liquidazione dei danni all'Appaltatore come previsto nell'Articolo 18 della Condizioni generali dell’IDLO per la fornitura di servizi. Se il Contraente non completa i servizi entro il termine di consegna specificato nel Contratto, come previsto nelle Condizioni Generali dell’IDLO per la fornitura di servizi, l’IDLO avrà diritto, senza preavviso formale e fatte salve le altre condizioni previste dal Contratto, ad un risarcimento per ogni giorno di ritardo nella fornitura e nel completamento dei Servizi. | ||
37. Offerte parziali | ☒ Ammesse | ||
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ALLEGATO B
CRITERI DI SCREENING PRELIMINARE
A. CRITERI MINIMI DI AMMISSIBILITÀ
Categoria | Criterio | Documentazione richiesta |
Status giuridico | Il fornitore è un'entità legalmente registrata. | Certificato di incorporazione / registrazione |
Eleggibilità | Il fornitore non è sospeso, né escluso, né altrimenti identificato come non idoneo da alcuna Organizzazione delle Nazioni Unite o dal Gruppo della Banca Mondiale o da qualsiasi altra Organizzazione internazionale in conformità con la clausola 23 di questa ITB | Autocertificazione |
Contenziosi | Nessuna decisione del tribunale / lodo arbitrale contro l'Offerente negli ultimi 3 anni | Autocertificazione |
Fallimento | Non ha dichiarato fallimento, non è coinvolto in procedure concorsuali o di amministrazione controllata e non vi è alcun giudizio o azione legale pendente contro il venditore che potrebbe compromettere le sue operazioni nel prossimo futuro. | Autocertificazione |
Certificati e licenze | Debitamente autorizzato ad agire per conto dell’Entità. Per ulteriori requisiti, si rimanda all’Allegato C. | Estremi identificativi della Persona incaricata di rappresentare la Società per tutte le operazioni e tutti gli atti di qualsiasi natura nel quadro del Contratto. |
B. CRITERI DI QUALIFICAZIONE
Esperienza pregressa | Minimo 5 anni di esperienza attinente. | Fornire prove e almeno 2 lettere di raccomandazione |
Minimo 3 contratti di valore, natura e complessità simili implementati negli ultimi 3 anni. (Per le JV / Consortium / Associazioni, tutte le parti dovrebbero soddisfare i requisiti cumulativamente) | Per ogni contratto, fornire il nome del cliente, le date del contratto, i valori del contratto, il nome e l'e-mail del punto focale del contratto, la sede di |
lavoro. IDLO si riserva il diritto di effettuare controlli di riferimento con uno o più dei clienti elencati | ||
Capacità finanziarie | Fatturato medio annuo minimo di EUR 20,000 negli ultimi 3 anni. L'offerente deve dimostrare la solidità della propria situazione finanziaria e indicare la sua redditività prospettica a lungo termine presentando un bilancio certificato (bilanci, comprese tutte le note relative e i conti economici) per gli ultimi 3 anni (Per le JV / Consortium / Associazioni, tutte le parti dovrebbero soddisfare i requisiti cumulativamente)). | Bilanci certificati per gli ultimi tre anni |
ALLEGATO C
TERMINI DI RIFERIMENTO DELL'ACCORDO QUADRO SERVIZI DI TRASPORTO
1) Oggetto del presente bando
IDLO emette questo bando allo scopo di sollecitare offerte da fornitori di Servizi di trasporto a Roma e zone limitrofe.
2) Requisiti
Servizi di trasporto richiesti
1. Lotto A Servizi di trasporto urbano
2. Lotto B Servizi di trasporto da/per gli aeroporti di Fiumicino e Ciampino
3. Lotto C Servizi di trasporto fuori Roma
Tipo di veicoli
1. Berlina - 4 passeggeri
2. Minivan - fino a 8 passeggeri
3. Minibus - fino a 16 passeggeri
4. Autobus - fino a 24 passeggeri
5. Autobus - fino a 45 passeggeri
Requisiti minimi per il veicolo
1. Il veicolo deve avere un'immatricolazione valida, targhe valide ed essere conforme alle norme e ai regolamenti applicabili.
2. Il veicolo deve essere in buone condizioni meccaniche e fisiche per tutto il tempo ed essere mantenuto in condizioni operative sicure in ogni momento. Il contraente si assume la piena responsabilità della manutenzione preventiva e correttiva del veicolo e del rifornimento di carburante e dei relativi costi.
3. Il contraente dovrà mantenere l'esterno, i finestrini e l'interno dei veicoli sempre puliti e privi di rifiuti.
4. L'anno di produzione del veicolo dovrebbe essere il 2012 e oltre.
Copertura assicurativa
Il contraente deve rispettare le leggi nazionali in materia di assicurazione e fornire una copertura assicurativa per tutti i passeggeri e terzi.
Puntualità e sicurezza
1. Il contraente fornirà i servizi di trasporto all'IDLO in modo tale da consentire il prelievo puntuale del passeggero.
2. Il contraente deve eseguire tali servizi nel pieno rispetto delle norme sulla sicurezza e sulla circolazione stradale del Governo italiano.
Pernottamento
In caso di viaggio in cui sarà richiesto un pernottamento, il vitto e l’alloggio del conducente durante saranno a carico dell’IDLO.
I requisiti minimi per il conducente includono:
• Il conducente deve essere in possesso di una patente di guida valida e deve avere almeno 3 anni di esperienza di guida precedente.
• Il conducente deve essere formato, pienamente qualificato e fisicamente in grado (ovvero sottoposto a controllo della vista) per svolgere le proprie mansioni.
• In ogni momento, il conducente deve aderire a standard di comportamento professionale accettabili. Il comportamento inaccettabile include molestie o discriminazioni basate su razza, religione, colore, sesso, età, orientamento sessuale o origine nazionale.
• Il conducente esprime un atteggiamento orientato al cliente e fornisce un servizio professionale e cortese a tutti i passeggeri dei veicoli.
• Il conducente deve indossare un abbigliamento adeguato e professionale.
• Il conducente deve essere in grado di comunicare in inglese.
• Il conducente deve fornire un numero di cellulare attivo per la comunicazione con i passeggeri.
3) Condizioni del/i Contratto/i Quadro/i
a) Si prevede che questo ITB risulterà in uno o più accordi quadro con uno o più fornitori di servizi.
b) Un Accordo Quadro è un tipo di accordo con i suoi termini e condizioni in base al quale l'approvvigionamento di beni o servizi può essere effettuato per un periodo specificato, ma che non impone a l’IDLO alcun obbligo di ordinare quantità minime o massime. Tutti i termini e le condizioni, compresi i prezzi, rimarranno invariati durante il periodo dell'Accordo/i Quadro/i.
c) L'Accordo quadro sarà firmato per un periodo massimo di 12 mesi con la possibilità di un'ulteriore proroga di 12 mesi subordinata a prestazioni soddisfacenti, finanziamento e accordo di entrambe le parti modificando l'Accordo quadro. La durata complessiva dell'Accordo Quadro non supera i 24 mesi.
d) Ogni Accordo Quadro avrà il proprio specifico elenco di servizi, indicando il prezzo massimo concordato in fase di gara. I massimali di listino (nonché eventuali tariffe agevolate) sono provvisori e sono destinati esclusivamente ai fini della valutazione e comparazione delle Offerte e della determinazione del massimale previsto dall'Accordo Quadro. I fornitori di servizi non possono andare oltre il prezzo massimo concordato.
e) Dopo aver stipulato un Accordo quadro, IDLO effettuerà le prenotazioni in base alle proprie necessità".
f) IDLO solleciterà un'offerta secondaria per richiedere la conferma da parte del fornitore di servizi sulla sua disponibilità e sui prezzi nelle date/giorni richiesti via e-mail. Il fornitore di servizi confermerà tramite e-mail di risposta entro 48 ore (compresi eventuali sconti applicabili).
g) XXXX prenderà la decisione di aggiudicazione sulla base di "offerta con il prezzo più basso, più tecnicamente accettabile/conforme".
h) L'aggiudicazione confermata avrà la forma di un ordine di lavoro debitamente autorizzato. L'Ordine di Lavoro dovrà contenere il/i numero/i di persone/partecipanti, i servizi richiesti e gli
importi corrispondenti dovranno essere indicati di volta in volta per la specifica prenotazione/evento. Le prenotazioni vengono effettuate con sedi specifiche e non possono essere trasferite o subappaltate ad altre sedi.
i) Firmando l'ordine di lavoro, il fornitore di servizi conferma che IDLO può modificare il numero di partecipanti entro una tolleranza di ± 20% e che esiste una politica di cancellazione gratuita entro sette giorni dall'evento.
j) Il Fornitore di servizi deve restituire la copia firmata dell'Ordine di lavoro entro 24 ore dal ricevimento via e-mail.
k) IDLO esaminerà la qualità dei servizi e dei risultati prima della fine dei primi 12 mesi dell'accordo. Fatta salva l'esecuzione soddisfacente e l'accordo di entrambe le parti, è possibile concordare una proroga di 12 mesi allo stesso prezzo massimo, termini e condizioni. La durata complessiva massima dell'Accordo Quadro non supererà i 24 mesi. Il prezzo massimo rimarrà invariato durante il periodo di Accordo Quadro.
l) IDLO sollecita offerte per interi lotti oppure lotti parziali. Pertanto, gli offerenti potranno presentare offerte per tutti i lotti, per alcuni lotti o parte di lotti. Tuttavia, i requisiti minimi per lotto dovranno essere pienamente soddisfatti.
ALLEGATO D
LETTERA DI PRESENTAZIONE DELL’OFFERTA
(da riportare in lingua inglese sulla propria carta intestata seguendo lo schema di cui appresso)
Dear Sir / Madam,
Having examined the Solicitation Documents, the receipt of which is hereby duly acknowledged, we, the undersigned, offer to provide Transportation Services as per Annex C as may be ascertained in accordance with the Price Schedule (Annex F) attached herewith and made part of this Bid.
We undertake, if our Bid is accepted, to commence and complete delivery of all services specified in the contract within the time frame stipulated.
We agree to abide by this Bid for a period of 90 days from the date fixed for opening of Bids in the Invitation to Bid, and it shall remain binding upon us and may be accepted at any time before the expiration of that period.
We hereby accept the IDLO’s General Terms and Conditions in full and Payment Policy upon presentation of complete and correct invoice.
We understand that you are not bound to accept any Bid you may receive.
ANNEX E
BIDDER INFORMATION FORM
Name of Bidder: | [Insert Name of Bidder] | Date: | Select date | |
ITB reference: | ITB NO. HQ-2023-014 | |||
Legal name of Bidder | [Complete] | |||
Legal address | [Complete] | |||
Year of registration | [Complete] | |||
Bidder’s Authorized Representative Information | Name: [Complete] Title: [Complete] Telephone numbers: [Complete] Email: [Complete] | |||
Are you an IDLO vendor? | ☐ Yes ☐ No If yes, [insert IDLO vendor number] | |||
Countries of operation | [Complete] | |||
No. of full-time employees | [Complete] | |||
Quality Assurance Certification (e.g. ISO 9000 or Equivalent) (If yes, provide a Copy of the valid Certificate): | [Complete] | |||
Does your Company hold any accreditation such as ISO 14001 or ISO 14064 or equivalent related to the environment? (If yes, provide a Copy of the valid Certificate): | [Complete] | |||
Contact person that IDLO may contact for requests for clarifications during Bid evaluation | Name: [Complete] Title: [Complete] Telephone numbers: [Complete] Email: [Complete] | |||
Please attach the following documents: | Documentazione di cui all’Allegato B | |||
Lotto A – Servizi di trasporto urbano
ALLEGATO F OFFERTA ECONOMICA
Tipo di veicolo | Servizio di trasporto una tantum | Tariffa oraria | Tariffa mezza giornata (4 ore) | Tariffa giornata intera (8 ore) | Supplemento orario per servizio di trasporto superiore alle 4 o 8 ore | |
1 | Berlina - 4 passeggeri | |||||
2 | Minivan - fino a 8 passeggeri | |||||
3 | Minibus - fino a 16 passeggeri | |||||
4 | Autobus - fino a 24 passeggeri | |||||
5 | Autobus - fino a 45 passeggeri | |||||
6 | Costi aggiuntivi per prestazione svolte durante il fine settimana, presto la mattina o tardi la sera, etc. | Si prega di condividere i dettagli separatamente | Si prega di condividere i dettagli separatamente | Si prega di condividere i dettagli separatamente | Si prega di condividere i dettagli separatamente | Si prega di condividere i dettagli separatamente |
Lotto B Servizi di trasporto da/per aeroporti Fiumicino/Ciampino
Tipo di veicolo | Roma centro/aeroporto FCO | Roma centro/aeroporto CIA | Roma EUR/ aeroporto FCO | Transfer interno raccordo anulare verso aeroporti FCO/CIA | Transfer da fuori raccordo anulare verso aeroporti FCO/CIA | ||
1 | Berlina - 4 passeggeri | Si prega di condividere i dettagli separatamente | |||||
2 | Minivan - fino a 8 passeggeri | Si prega di condividere i dettagli separatamente | |||||
3 | Minibus - fino a 16 passeggeri | Si prega di condividere i dettagli separatamente | |||||
4 | Autobus - fino a 24 passeggeri | Si prega di condividere i dettagli separatamente | |||||
5 | Autobus - fino a 45 passeggeri | Si prega di condividere i dettagli separatamente | |||||
6 | Costi aggiuntivi per prestazione svolte durante il fine settimana, presto la mattina o tardi la sera, etc | Si prega di condividere i dettagli separatamente | Si prega di condividere i dettagli separatamente | Si prega di condividere i dettagli separatamente | Si prega di condividere i dettagli separatamente | Si prega di condividere i dettagli separatamente | |
Lotto C - Servizi di trasporto fuori Roma
Tipo di veicolo | Fino a 10 km da Roma / Tariffa per tratta | Fino a 20 km da Roma / Tariffa per tratta | Fino a 30 km da Roma / Tariffa per tratta | Fino a 40 km da Roma / Tariffa per tratta | Fino a 50 km da Roma / Tariffa per tratta | Costo per ogni 10 km aggiuntivi | ||
1 | Berlina - 4 passeggeri | Si prega di condividere i dettagli separatamente | ||||||
2 | Minivan - fino a 8 passeggeri | Si prega di condividere i dettagli separatamente | ||||||
3 | Minibus - fino a 16 passeggeri | Si prega di condividere i dettagli separatamente | ||||||
4 | Autobus - fino a 24 passeggeri | Si prega di condividere i dettagli separatamente | ||||||
5 | Autobus - fino a 45 passeggeri | Si prega di condividere i dettagli separatamente | ||||||
6 | Costi aggiuntivi per prestazione svolte durante il fine settimana, presto la mattina o tardi la sera, autostrada, etc | Si prega di condividere i dettagli separatamente | Si prega di condividere i dettagli separatamente | Si prega di condividere i dettagli separatamente | Si prega di condividere i dettagli separatamente | Si prega di condividere i dettagli separatamente | ||
Name of Service Provider: Name of Contact Person for this Offer:
Phone: Email: Date of Offer: Authorized Signature: _ Stamp:
ALLEGATO G CONDIZIONI SPECIALI DI CONTRATTO
Le seguenti Condizioni speciali di contratto integrano e / o modificano i Termini e condizioni generali di IDLO per la fornitura di Servizi. In caso di conflitto, le disposizioni delle Condizioni speciali di contratto prevarranno su quelle contenute nei Termini e condizioni generali IDLO per la fornitura i Servizi.
Luogo di consegna | Roma, Lazio e Regioni limitrofe |
Termini di pagamento | In linea con le condizioni di pagamento concordate con i fornitori selezionati durante la fase di negoziazione del contratto |
ALLEGATO H
Termini e condizioni generali dell’IDLO per la fornitura di beni/servizi
Codice di comportamento dei fornitori dell’IDLO
(disponibili nella sola lingua inglese)
Con la presentazione della propria offerta, l’offerente si impegna ad accettare i termini e le condizioni generali per la fornitura di beni o di servizi dell’IDLO e l’adesione ai codici di comportamento dei fornitori dell’IDLO.
I documenti sono disponibili sul sito dell’IDLO:
xxxxx://xxx.xxxx.xxx/xxxxx/xxxxxxx/xxxxx/xxxxxxxxx/xxxxxxx_xxxxx_xxx_xxxxxxxxxx_xxx_xxxxx_xx gust_2020.pdf
xxxxx://xxx.xxxx.xxx/xxxxx/xxxxxxx/xxxxx/xxxxxxxxx/xxxxxxx_xxxxx_xxx_xxxxxxxxxx_xxx_xxxxxxxx_ august_2020.pdf
xxxxx://xxx.xxxx.xxx/xxxxx/xxxxxxx/xxxxx/xxxxxxxxx/xxxx-xxxxxxxx-xxxx-xx-xxxxxxx.xxx