Contract
Capitolato Tecnico per l’affidamento di servizi generali di promozione, comunicazione e grafica per i progetti del DTD a supporto dei diversi team operativi
CIG 91550412D5
Indice dei contenuti
Indice dei contenuti 1
1. Definizioni e acronimi 2
2. Premessa 2
3. Contesto di riferimento e organizzativo 2
4. Definizione della fornitura 2
4.1. Oggetto della fornitura 2
4.2. Dimensionamento della fornitura e competenze professionali 4
4.3. Termini di esecuzione dei servizi 4
4.4.Valore economico della fornitura 4
5. Modalità di esecuzione dell’accordo 5
5.1. Risorse impiegate 5
5.2 Assegnazione delle attività relative ai progetti 6
5.3. Modalità di erogazione delle attività 7
5.4. Luogo di esecuzione delle attività 7
1. Definizioni e acronimi
Nel presente Capitolato Tecnico, i termini di seguito definiti hanno il seguente significato:
MITD o Ministro per l’innovazione tecnologica e la transizione digitale: con DPR 12 febbraio 2021 Xxxxxxxx Xxxxx è stato nominato Ministro senza portafoglio e con DPCM 13 febbraio 2021 gli è stato conferito l’incarico per l’innovazione tecnologica e la digitalizzazione. Il Ministro è stato delegato, con DPCM 15 marzo 2021, ad esercitare le funzioni spettanti al Presidente del Consiglio dei ministri nelle materie dell'innovazione tecnologica e della transizione digitale del Paese.
DTD, Dipartimento o Dipartimento per la trasformazione digitale: la struttura di supporto alla Presidenza del Consiglio dei Ministri per l'attuazione dell'Agenda digitale, preposta alla definizione di policy e al coordinamento e all’attuazione dei programmi di trasformazione digitale del Paese.
2. Premessa
Il Dipartimento per la trasformazione digitale intende avvalersi del supporto di un’agenzia di comunicazione specializzata, in grado di fornire servizi generali di promozione, comunicazione e grafica per i progetti che verranno sviluppati a supporto dei diversi team operativi. Tali progetti sono elencati nell’apposita sezione del sito xxxxx://xxxxxxxxxxx.xxx.xx, ai quali si aggiungeranno specifiche iniziative in linea con Italia digitale 2026.
La società dovrà fornire i servizi richiesti, secondo le modalità e alle condizioni espresse nel presente Capitolato Tecnico, che descrive il contesto organizzativo e applicativo oggetto dell’accordo, nonché le attività che dovranno essere svolte in fase di esecuzione.
3. Contesto di riferimento e organizzativo
Il DTD manterrà il ruolo di coordinamento delle attività oggetto dell’appalto, e parteciperà con i propri esperti ad affiancare le fasi di realizzazione degli stessi. Il DTD svolgerà quindi i seguenti ruoli:
● identificazione degli obiettivi di progetto;
● realizzazione dei brief e definizione dei requisiti;
● definizione e applicazione di linee guida per la documentazione e la comunicazione;
● revisione e approvazione dei copy, pianificazione e successiva pubblicazione di ogni contenuto social;
● coordinamento e raccordo di tutte le attività e gli stakeholder coinvolti.
4. Definizione della fornitura
4.1. Oggetto della fornitura
La fornitura, in necessario adeguamento alle linee guida fornite dal DTD, sarà composta, a seconda delle richieste, da attività quali le seguenti:
A. realizzazione di elementi grafici e multimediali: per i social network e i siti web gestiti dal DTD, si richiede la realizzazione di prodotti in coerenza con i contenuti definiti dal piano editoriale del Dipartimento o dei progetti, adeguati al contesto istituzionale ed efficaci per l’obiettivo dato (es. trasmettere l’informazione, creare engagement, dare rilievo a dati). Per la parte grafica: studio e realizzazione di icone, banner, infografiche anche elaborate, acquisizione e trattamento di immagini, disegni tecnici, schemi, grafici; attività di photo-editing. Condivisione di abbonamento annuale per contributi fotografici-video (es. xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxx.xxx/xx/xxxxx-x-xxxxxx). Per la parte multimediale: produzione di video anche in motion graphic. Le clip video verranno realizzate con tutti gli elementi dinamici, numerici, fotografici necessari, nonché integrate con i loghi e gli elementi utili indicati dal DTD. La produzione, il montaggio e la post-produzione di video e podcast avverranno secondo la durata e il formato richiesto dai diversi contesti di utilizzo quali eventi, social network, siti, presentazioni.
B. impaginazione e resa grafica di documenti: progettazione grafica ed editoriale, adeguata ai diversi tipi di pubblicazione (brochure, manuali, factsheets, flyer, leaflet, presentazioni), stampata o digitale; creazione di layout, integrazione di elementi interattivi e grafici in grado di facilitare la fruizione dei contenuti e ottimizzare la resa dei testi, creazione di tabelle o diagrammi di arricchimento; fornitura di esecutivi per la stampa o file digitali. È compresa l’attività di definizione di guide e kit di comunicazione, studio del concept (simbolo, font, colore) e del naming, anche a seguito di un’analisi semantica e SEO.
C. supporto organizzativo, tecnologico e gestione regia per eventi online/webinar o fisici: identificazione, hosting e gestione di adeguate piattaforme tecnologiche di regia tecnica e di atterraggio per la diretta streaming di webinar, anche con platee piuttosto ampie (fino a un migliaio di persone); regia delle varie fasi; prove tecniche, registrazione dell’evento, postproduzione. Inoltre è richiesto un supporto organizzativo per la registrazione e la gestione tecnica dei partecipanti, anche durante l’evento online, ivi compresa l’assistenza tecnica agli organizzatori e ai relatori. Sono comprese le attività di concept creativo, progettazione grafica e realizzazione e stampa del materiale coordinato (programma, grafiche digitali, invito, manifesti, roll-up/totem, striscioni, pannelli, etc.) a supporto della promozione e della realizzazione di un evento, fisico o in versione webinar.
D. digital advertising: supporto nella definizione di campagne pubblicitarie sui social network e di posizionamento SEO sui motori di ricerca. L’attività è costituita sia dall’attività creativa di definizione dei contenuti e della grafica, sia da quella relativa alla realizzazione e gestione di campagne adv sui canali di comunicazione. Le campagne potranno riguardare in maniera trasversale i progetti del dipartimento o focalizzarsi su alcuni ambiti tematici. Verranno concordati con il Dipartimento modalità, durata e canali di comunicazione.
L'elenco proposto va inteso a titolo esemplificativo e non esaustivo e può essere oggetto di integrazioni. Gli oneri relativi agli abbonamenti necessari per banche immagini, tool e software necessari per lo svolgimento delle attività, sono in carico al fornitore e sono da intendersi inclusi nel corrispettivo globale della fornitura.
Al fine di garantire coerenza, efficacia e uniformità strategica dei differenti prodotti, si fa riferimento alle specifiche aree tematiche delle Linee guida e dei Kit di Designers Italia che fungono da parametro di riferimento ai fini della corretta esecuzione delle attività richieste nel presente capitolato.
4.2. Dimensionamento della fornitura
La fornitura consiste nell’erogazione di un numero indicativo di giornate pari a 395 rese da parte dei profili professionali indicati nella seguente tabella, i cui compiti, requisiti ed esperienze sono riportati nel successivo paragrafo 5.1:
Figura professionale | Numero |
Responsabile del contratto/PM | 1 |
Direttore creativo | 1 |
Digital strategist e copy writer | 1 |
Graphic designer | 1 |
Video editor | 1 |
Amministratore webinar | 1 |
Facilitatore e moderatore webinar | 1 |
Il numero di giornate uomo (pari a 395), distribuite tra le varie figure professionali di cui sopra e per l’intera durata del contratto, è meramente indicativo, atteso che la Committente potrà richiedere servizi anche per un numero di giornate inferiore o superiore, nel limite del Massimale, come dettagliato nell’art. 2.4 del Capitolato descrittivo e prestazionale.
Nella fornitura sono da considerarsi inclusi anche i costi di abbonamento delle piattaforme menzionate nel paragrafo 4.1, lett. A (realizzazione di elementi grafici e multimediali) e i costi di iniziative promozionali di cui alla lett. D del medesimo paragrafo “digital advertising”.
4.3. Durata dei servizi
La prestazione dei servizi impegnerà il fornitore per un periodo complessivo di ventiquattro mesi circa, continuativi dal momento della data di avvio dei servizi.
5. Modalità e termini di esecuzione dei servizi
5.1. Risorse impiegate
Per l’esecuzione dell’appalto, viene richiesto quindi l’utilizzo di un totale di:
● 1 direttore creativo con il compito di ideare e realizzare le proposte creative derivanti dalle esigenze progettuali del DTD. Si occupa della visuale del messaggio, della creatività dei prototipi grafici e delle campagne. Il direttore creativo deve avere almeno di 5 (cinque) anni di esperienza professionale nel settore oggetto dell’appalto, il cui possesso deve emergere chiaramente dal curriculum, che dovrà supportare il coordinamento delle attività di
progettazione, e sarà responsabile della consistenza e uniformità dell'identità visiva delle attività richieste. Il Direttore Creativo dovrà partecipare a riunioni organizzative, svolgere funzioni di ingaggio e coordinamento delle risorse impiegate, garantendo il recepimento delle indicazioni tecniche e organizzative del DTD, e la loro corretta esecuzione.
● 1 digital strategist e copy writer. In accordo con il direttore creativo cura la parte contenutistica e promozionale delle proposte creative derivanti dalle esigenze progettuali del DTD. Si focalizza sullo stile e il linguaggio da utilizzare e i contenuti da veicolare. Si occupa inoltre del supporto creativo nella definizione di campagne pubblicitarie, e della loro realizzazione, sui social network e di posizionamento SEO sui motori di ricerca. La figura dovrà avere almeno 5 (cinque) anni di esperienza nel settore ed avere particolare esperienza nella produzione di contenuti, capacità creativa di scrittura e di sintesi, conoscenza delle dinamiche di social advertising e nelle attività volte ad aumentare la visibilità di progetti o temi sui motori di ricerca.
● 1 graphic designer cura da un punto di vista grafico l’utilizzo adeguato ed efficace di linguaggi e strumenti della strategia creativa. Disegna l’identità di progetti e campagne, adattandole ai diversi prodotti di comunicazione richiesti. La figura dovrà avere almeno 5 (cinque) anni di esperienza nel settore, con particolare propensione nella progettazione e realizzazione di prodotti grafici nell'ambito della comunicazione visiva, e nella creazione di nuovi format multimediali.
● 1 video editor cura, da un punto di vista grafico e multimediale, l’utilizzo adeguato ed efficace di linguaggi e strumenti della strategia creativa. Si occupa della creatività e della realizzazione di formati multimediali delle iniziative derivanti dalle esigenze progettuali del DTD, con particolare riferimento alla realizzazione di video pillole e video in motion graphic, declinando rispetto ai diversi canali di specializzazione. Si richiede un’esperienza nelle succitate competenze di almeno 5 (cinque) anni.
● 1 amministratore per i webinar. L’Amministratore gestisce la piattaforma, le iscrizioni al webinar e le modalità di accesso dei partecipanti. Supporta per eventuali problematiche tecniche e gestisce la regia del webinar. La figura ha esperienza di almeno 5 (cinque) anni nella gestione delle più comuni piattaforme digitali utilizzate per l’organizzazione degli eventi, nella regia e nella gestione dei passaggi di camera a seconda della scaletta dell’evento, nella assistenza tecnica ad organizzatori, relatori e partecipanti e nella gestione dell’ambiente online dell’evento.
● 1 facilitatore per i webinar. La figura si occupa di supportare il Dipartimento nella gestione dei partecipanti e dei relatori. La figura ha esperienza di almeno 2 (due) anni nella gestione degli ambienti online e di community management. Si occupa di fornire ai partecipanti istruzioni operative (materiali, attestati ecc.), in accordo con lo staff DTD supporta la gestione degli inviti ai relatori e le call di preparazione e la gestione dei tempi degli interventi. Supporta inoltre i partecipanti attraverso attività di inviti e iscrizioni ai webinar, inserimento link e informazioni utili.
● 1 Responsabile del contratto (RC) che garantisca la qualità complessiva dei servizi erogati, gestisca gli stati di avanzamento lavori, operi quale referente amministrativo e organizzativo verso il DTD, anche al fine di risolvere potenziali criticità che dovessero insorgere durante il rapporto contrattuale, che sia in possesso di:
- laurea ad indirizzo umanistico con esperienza professionale nel settore oggetto dell’appalto non inferiore a 4 (quattro) anni, di cui almeno 2 (due) anni nel coordinamento di progetto,
oppure
- cultura equivalente corrispondente ad almeno 6 (sei) anni di esperienza professionale nel settore oggetto dell’appalto, di cui almeno 4 (quattro) anni nel coordinamento di progetti.
Il Responsabile del Contratto, in particolare, dovrà partecipare alle riunioni organizzative, svolgere funzioni di monitoraggio delle risorse impiegate, garantendone il rispetto dei termini contrattuali, il recepimento delle indicazioni tecniche e organizzative del DTD, e la corretta esecuzione.
Il RC, pur essendo il punto di riferimento organizzativo, non deve fungere da filtro tra il DTD e le figure operative impegnate sul progetto. Tali figure, infatti, devono essere presenti personalmente all’interno degli strumenti di lavoro e collaborazione; tutte le conversazioni di dettaglio avverranno direttamente con contatti diretti con le figure operative.
La società dovrà allegare alla propria offerta i CV delle risorse impiegate, dai quali si evinca chiaramente il possesso dell’esperienza e dei requisiti richiesti. Ogni eventuale variazione nelle risorse impiegate dovrà essere concordata con il DTD.
5.2 Assegnazione delle attività relative ai progetti
Ciascuna attività dovrà essere preventivata a seguito di richiesta specifica e successivamente approvata dal Dipartimento per iscritto.
In particolare, il Dipartimento, tramite il RUP o il proprio referente di contratto, assegnerà al fornitore, di volta in volta, tramite mail, le attività da effettuare, evidenziando tutti gli elementi ritenuti utili, tra cui eventuali tempistiche di consegna e/o realizzazione desiderate. Il Fornitore entro 2 (due) giorni lavorativi presenta, tramite mail, una proposta/preventivo che indichi, tra l’altro, il numero di giornate uomo stimate per ciascun profilo professionale e le tempistiche stimate per la conclusione dei singoli task assegnati. La proposta presentata è soggetta all’approvazione del Dipartimento e verrà comunicata con email del RUP o del referente nominato a supporto del RUP per la fase di esecuzione del contratto.
Il DTD al bisogno effettuerà meeting con il RC e con il Direttore creativo per:
● Comunicare le nuove attività in programma;
● Monitorare lo stato di avanzamento delle attività assegnate;
● Aggiornare il cronoprogramma delle attività;
● Valutare le attività completate, svolgere debrief ed identificare eventuali aree di miglioramento.
In base ai task in completamento e a quelli nuovi da iniziare, alle competenze delle figure operative, e alle necessità organizzative interne del fornitore, RC potrà gestire la turnazione interna delle figure operative previste dal contratto, presentando delle proposte per approvazione al DTD, secondo il processo sopra specificato.
In linea generale, è preferibile che le figure operative assegnate ai task si dedichino all’esecuzione in modo continuativo e senza giornate di interruzione, finché il task non è completato, al fine di mantenere la massima concentrazione e rapidità nell’esecuzione.
In caso di indisponibilità per cause di forza maggiore di una o più delle risorse, il fornitore dovrà garantirne la sostituzione con profili professionali analoghi a quelli assegnati, previa approvazione del CV da parte del DTD.
Durante il periodo di validità dell’accordo, il DTD si riserva la possibilità di chiedere per iscritto la sostituzione delle risorse ritenute inadeguate, a proprio insindacabile giudizio.
Gli importi spesi e le attività svolte dovranno quindi essere di volta in volta aggiornati in un documento condiviso con il Dipartimento, al fine di poter monitorare efficacemente ed in ogni momento il valore economico residuo del contratto.
5.3. Modalità di erogazione delle attività
L’erogazione dei servizi avverrà sempre con spirito collaborativo e con una comunicazione aperta e costruttiva tra il fornitore e il DTD. Tutta la comunicazione tra il fornitore e il DTD avverrà principalmente attraverso gli strumenti di lavoro del Dipartimento (via email, google meet e tramite lo strumento di comunicazione Slack).
5.4. Luogo di esecuzione delle attività
Le attività possono essere svolte da remoto in modalità smart-working, nelle modalità preferite dal fornitore, previo accordo con DTD.
È richiesto che la sede di lavoro dell’agenzia sia dotata di una stabile e veloce connessione ad Internet, che consenta il normale svolgimento delle attività, incluse videoconferenze, senza problemi di connessione. A seconda dei progetti, potrebbe essere necessario effettuare frequenti conference call di coordinamento e allineamento, per cui è richiesto che le risorse impiegate siano competenti in materia e dotate della strumentazione necessaria per videochiamate di buona qualità, sia singole, sia di gruppo.
Potrebbe essere richiesto di svolgere delle giornate di meeting a Roma. Gli oneri relativi alle trasferte sono in carico al fornitore e sono da intendersi inclusi nel corrispettivo globale della fornitura.