IN MEDIA ADR SRL
REGOLAMENTO DI
MEDIAZIONE
⮚ Luglio 2018 D.M. 139 4 agosto 2014
IN MEDIA ADR SRL
Indice
Art. | 1 | - Applicazione del Regolamento |
Art. | 2 | - Avvio della Mediazione |
Art. | 3 | - Luogo della Mediazione |
Art. | 4 | - Obblighi di riservatezza |
Art. | 5 | - Nomina del Mediatore |
Art. | 6 | - Indipendenza, imparzialità e sostituzione del mediatore |
Art. | 7 | - Svolgimento della mediazione e poteri del mediatore |
Art. | 8 | - Accesso alla documentazione e conservazione |
Art. | 9 | - Presenza delle parti e loro rappresentanza |
Art. | 10 | - Conclusione della mediazione |
Art. | 11 | - Mancato accordo e mancata partecipazione |
Art. | 12 | - Indennità |
Art. | 13 | - Responsabilità delle parti |
Art. | 14 | - Mediazione ON LINE |
Allegato ( A ) Indennità del servizio di mediazione e criteri di determinazione
Allegato ( B ) Codice Etico di condotta dei mediatori
Allegato ( C ) Scheda di valutazione del Servizio di mediazione
Articolo 1 APPLICAZIONE DEL REGOLAMENTO
1. Il presente regolamento si applica alla procedura di MEDIAZIONE, attività svolta da un terzo imparziale e finalizzata ad assistere due o più soggetti nella ricerca di un accordo amichevole per la composizione di una controversia, anche con la formulazione di una proposta per la risoluzione della stessa.
2. Il Regolamento si applica alle mediazioni amministrate dall’organismo di mediazione in relazione a controversie nazionali. Le controversie internazionali possono essere soggette ad altro regolamento.
3. In caso di sospensione o cancellazione dal registro, i procedimenti di mediazione in corso proseguono presso l’organismo scelto dalle parti entro 15 giorni dalla data di sospensione o cancellazione. In mancanza, l’organismo è scelto dal Presidente del Tribunale del luogo in cui la procedura è in corso.
Articolo 2 AVVIO DELLA MEDIAZIONE
1. La parte che intende avviare la mediazione può farlo depositando un’istanza presso una sede dell’ organismo regolarmente accreditata al Ministero della Giustizia, nel luogo del giudice territorialmente competente. La
relativa modulistica è stata predisposta sia in forma online e pubblicata sul sito xxx.xxxxxxxxxx.xx, sia in forma cartacea da richiedere alla segreteria dell’organismo o da ritirare presso una delle sedi comunicate ed accreditare presso il Ministero della Giustizia.
2. La domanda deve contenere :
a. Il nome dell’Organismo di mediazione;
b. Località riferita al tribunale territorialmente competente
c. Nome, dati identificativi e recapiti delle parti e di loro eventuali rappresentanti, e/o consulenti, e/o patrocinatrori legali presso cui effettuare le dovute comunicazioni;
d. L’oggetto della lite;
e. Le ragioni della pretesa;
f. Il valore della controversia individuato secondo i criteri stabiliti dal codice di procedura civile. Per le liti di valore indeterminato, indeterminabile ovvero in caso di notevole divergenza tra le parti, l’organismo decide il valore di riferimento, secondo i criteri previsti dalla normativa vigente, e lo comunica alle parti.
3. La Mediazione ha una durata non superiore a 3 mesi dal deposito dell’istanza, salva diversa volontà delle parti. In caso di ricorso alla procedura su invito del giudice, il termine decorre dalla scadenza fissata
da questi fissata per il deposito dell’istanza.
4. L’organismo comunica alle parti l’avvenuta ricezione dell’istanza e ogni altro elemento necessario allo svolgimento della procedura.
5. La parte convocata è invitata a comunicare la propria adesione almeno 2 giorni antecedenti alla data d’incontro. Anche in assenza della parte invitata, il primo incontro si svolgerà regolarmente. Al termine della seduta il mediatore emetterà verbale di mancata partecipazione della parte invitata.
6. L’organismo ha la facoltà, con il consenso delle parti e con opportuno preavviso, di modificare o rinviare la data fissata per l’incontro al fine di agevolare il buon esito della procedura.
Articolo 3 LUOGO DELLA MEDIAZIONE
1) La Mediazione si svolge nelle sedi comunicate ed accreditate presso il Ministero della Giustizia ed esattamente, nel luogo del giudice territorialmente competente. In alternativa, l’organismo può fissare lo svolgimento della procedura in altro luogo ritenuto più idoneo con il consenso di tutte le parti, del mediatore e del responsabile dell’organismo.
Articolo 4
Obblighi di riservatezza
1) Il procedimento di mediazione è coperto da riservatezza in tutte le sue fasi.
2) Chiunque presta la propria opera o il proprio servizio nell’organismo o comunque nell’ambito del procedimento di mediazione è tenuto all’obbligo di riservatezza rispetto alle dichiarazioni rese e alle informazioni acquisite durante il procedimento medesimo. Il suddetto obbligo vale anche per il mediatore tirocinante.
3) Il mediatore è tenuto alla riservatezza nei confronti delle parti rispetto alle dichiarazioni rese e alle informazioni acquisite nel corso delle sessioni separate e salvo consenso della parte dichiarante o dalla quale provengono le informazioni.
4) Le parti e ogni altra persona presente agli incontri di mediazione, ivi inclusi i mediatori tirocinanti, gli avvocati e i consulenti, hanno l’obbligo di mantenere la massima riservatezza e non possono presentare come prova giudiziale o di altra natura suggerimenti, informazioni, circostanze che sono state espresse durante gli incontri di mediazione.
5) L'Organismo assicura adeguate modalità di conservazione e di riservatezza degli atti introduttivi del procedimento, sottoscritti dalle parti, nonché di ogni altro
documento proveniente dai soggetti di cui al comma che precede o formato durante il procedimento
6) L’obbligo di riservatezza non viene applicato nei seguenti casi
x. Xxxxx le parti consentono a derogarvi.
b. Sussiste un pericolo concreto di un pregiudizio alla vita o alla salute di una persona.
c. Sussiste il pericolo concreto di imputazione penale in caso di osservazione dell’obbligo.
7) Il tirocinante che assiste alla procedura di mediazione è tenuto alla riservatezza rispetto all’intero procedimento di mediazione.
Articolo 5 NOMINA DEL MEDIATORE
1) Il mediatore è nominato tra quelli inseriti nell’elenco interno dei mediatori iscritti con provvedimento del Responsabile del Registro, la lista dei mediatori è consultabile online sul sito xxx.xxxxxxxxxx.xx. L’organismo designa il mediatore ritenuto più idoneo tra coloro che sono inseriti nella propria lista con il seguente criterio:
a) Nell’assegnazione degli incarichi, l’organismo si attiene a quanto previsto nell’art.3, comma 1 lett. b) del
D.I. 145/2011, secondo cui, nel regolamento di procedura, devono essere stabiliti criteri inderogabili per l’assegnazione degli affari di mediazione predeterminati e rispettosi della specifica competenza professionale del mediatore.
b) Il responsabile dell’organismo provvede a raggruppare per categorie di massima i mediatori iscritti nel proprio elenco, tenendo conto delle diverse aree di specifica competenza, nonché, all’interno di ciascuna di esse, del grado di competenza in materia di mediazione di ciascun mediatore tenendo conto :
1. del periodo di svolgimento dell’attività di mediazione
2. del grado di specializzazione
3. del numero di mediazioni svolte
4. del numero di mediazioni svolte con successo
c) Nell’assegnazione dell’incarico fra i diversi mediatori, si provvederà, in primo luogo, a valutare la natura della controversia e, di conseguenza, si procederà ad identificare la specifica area di competenza professionale definita che appare maggiormente idonea.
d) Xxx trattasi di controversia rientrante in ambiti che, secondo la valutazione del responsabile dell’organismo, sono da considerarsi di normale gestione, potrà essere seguito un criterio di turnazione fra i diversi mediatori inseriti nelle singole aree di competenza. Ove trattasi, a giudizio del responsabile dell’organismo, di controversia che presenta profili di alta difficoltà (sia sul piano della definizione in diritto che di applicazione delle tecniche di mediazione) si dovrà procedere ad una designazione in favore dei mediatori di pari grado di competenza; la selezione fra gli stessi potrà essere compiuta secondo il criterio della turnazione.
e) L’organismo può fornire alle parti una lista di candidati ritenuti idonei, tenendo in considerazione l’eventuale preferenza espressa da questi, le specifiche competenze professionali ed eventuali conoscenze tecniche o linguistiche e la disponibilità del mediatore.
f) Ciascuna parte può segnalare la propria preferenza per la nomina del mediatore.
g) Se le parti non comunicano, in modo concorde, un nominativo entro cinque giorni, l’organismo nomina il mediatore tra i candidati proposti, secondo i criteri sopra indicati.
h) Le parti possono fornire una comune indicazione del mediatore tra quelli inseriti nella lista dell’organismo.
i) In casi accezionali l’organismo può sostituire il mediatore prima dell’inizio dell’incontro di mediazione, con un altro della propria lista di pari esperienza.
2) L’organismo si riserva la possibilità di avvalersi delle strutture, del personale e dei mediatori di altri organismi iscritti al Registro con i quali abbia raggiunto a tal fine un accordo, anche per singoli affari di mediazione, come previsto all’articolo 7 comma c del D.M. 18 ottobre 2010 n.180.
Articolo 6
Indipendenza, Imparzialità e sostituzione del Mediatore
1. Il mediatore nominato, prima dell’inizio dell’incontro di mediazione è tenuto a sottoscrivere una dichiarazione di indipendenza e imparzialità, con esplicito riferimento al codice etico di condotta per mediatori.
2. In casi eccezionali, l’organismo può sostituire il mediatore prima
dell’inizio dell’incontro di mediazione con un altro della propria lista di pari esperienza.
3. A procedimento iniziato, qualora il mediatore comunichi qualsiasi fatto sopravvenuto che ne possa limitare l’ imparzialità o l’indipendenza, e comunque in ogni altro caso di oggettivo impedimento, l’organismo informerà le parti e provvederà alla sua sostituzione.
Articolo 7
Svolgimento della mediazione e poteri del
Mediatore
1. Al primo incontro e agli incontri successivi fino al termine della procedura le parti devono partecipare con l’assistenza dell’avvocato, nella mediazione obbligatoria e disposta dal giudice art. 5 comma 1 bis e comma 2 del D.Lgs. 28/2010. Nella mediazione c.d. le parti possono partecipare senza l’assistenza di un avvocato. Durante il primo incontro il mediatore chiarisce alle parti la funzione e le modalità di svolgimento della mediazione. Il mediatore, sempre nello stesso primo incontro invita poi le parti e i loro avvocati (ove previsti o presenti) a esprimersi sulla possibilità di iniziare la procedura di mediazione e, nel caso positivo, invita tutti i presenti a sottoscrivere il verbale di incontro preliminare per poi procedere con lo svolgimento.
2. Il mediatore è libero di condurre gli incontri di mediazione nel modo che ritiene più opportuno, tenendo in considerazione le circostanze del caso, la volontà delle parti e la necessità di trovare una rapida soluzione della lite. Il mediatore non ha il potere di imporre alle parti alcuna soluzione. Il mediatore è autorizzato a tenere incontri congiunti e separati con le parti.
3. Nei casi di cui l’esperimento del procedimento di mediazione è condizione di procedibilità della domanda giudiziale, il mediatore svolge l’incontro con la parte istante anche in mancanza di adesione della parte chiamata in mediazione, e la segreteria dell’organismo può rilasciare attestato di conclusione del procedimento solo all’esito del verbale di mancata partecipazione della medesima parte chiamata e mancato accordo, formato dal mediatore ai sensi dell’art 11, comma 4 del D.Lgs. 28/2010.
4. Il mediatore e le parti concordano di volta in volta quali tra gli atti eventualmente pervenuti al di fuori delle sessioni private devono essere ritenuti riservati.
5. Il mediatore si riserva il diritto di non verbalizzare alcuna proposta:
a. se vi è opposizione alla verbalizzazione espressa nella clausola contrattuale di mediazione;
b. nel caso in cui almeno una parte vi si opponga espressamente;
c. in caso di mancata partecipazione alla mediazione di una o più parti;
d. in ogni caso in cui ritenga di non avere sufficienti elementi.
6. Sentite le parti, l’organismo può nominare un mediatore diverso da colui che ha condotto la mediazione o un collegio di mediatori per formulare una proposta conciliativa che produca gli effetti previsti dalla legge.
7. Per quanto previsto dall’articolo 4, le parti verranno portate a conoscenza in merito alla presenza dei mediatori- tirocinanti che presenzieranno alla procedura, facendo presente che gli stessi, non compiranno alcuna attività, l’intera procedura verrà gestita esclusivamente dal mediatore titolare del procedimento e che in ogni caso, sono tenuti alla riservatezza rispetto all’intero procedimento di mediazione.
Articolo 8 ACCESSO ALLA DOCUMENTAZIONE E CONSERVAZIONE
a. Le parti hanno diritto di accesso agli atti del procedimento di mediazione da loro depositati in sessione comune e ciascuna parte ha diritto di accesso agli atti depositati nelle rispettive sessioni separate. Gli atti
vengono custoditi dall’Organismo in apposito fascicolo, anche virtuale, registrato e numerato, per un periodo di tre anni dalla conclusione della procedura.
Articolo 9
Presenza delle parti e loro rappresentanza
1. Alle persone fisiche è richiesto di partecipare agli incontri di mediazione personalmente. Alle persone giuridiche è richiesto di partecipare agli incontri di mediazione tramite un rappresentante fornito dei necessari poteri per definire la controversia.
2. Le stesse possono farsi assistere da uno o più persone di propria fiducia. La partecipazione per il tramite di rappresentanti, muniti di idonea procura, è consentita solo per gravi ed eccezionali motivi ( con riferimento alla procura notarile si fa presente che le decisioni circa la legittimazione e la corretta rappresentanza di terzi devono essere valutate con il responsabile dell’organismo di mediazione tenendo conto dell’oggetto della controversia in ossequio ai principi di semplificazione ed assenza di formalismo nella mediazione ).
3. PRESENZA DELL’AVVOCATO (procura speciale a conciliare)
a. Nella mediazione obbligatoria e disposta dal giudice art. 5 comma 1 bis
e comma 2 del D.Lgs. 28/2010, le parti devono partecipare con l’assistenza dell’avvocato al primo incontro e agli incontri successivi fino al termine della procedura.
b. Nella mediazione c.d. facoltativa le parti possono partecipare senza l’assistenza di un avvocato. (Come chiarito con la circolare Ministeriale 27 novembre 2013,
nell’ambito della mediazione facoltativa le parti potranno in ogni momento esercitare la facoltà di ricorrere all’assistenza di un avvocato anche in corso di procedure di mediazione. In questo caso nulla vieta che le parti vengano assistite dagli avvocati solo nella fase finale della mediazione e che, quindi i legali possono intervenire per assistere le parti nel momento conclusivo dell’accordo di mediazione, anche al fine di sottoscrivere il contenuto e certificarne la conformità alle norme imperative e all’ordine pubblico, ai sensi e per gli effetti di cui all’art. 12 del D.Lgs. 28/2010.
Articolo 10 CONCLUSIONE DELLA MEDIAZIONE
1. La mediazione si considera conclusa quando:
a. le parti hanno conciliato la controversia
b. non vi è la possibilità di conciliare la controversia
c. sono decorsi novanta giorni dal deposito dell’istanza di mediazione o dall’invito del giudice, salvo diverso accordo delle parti con il mediatore e dell’organismo.
d. si da atto in apposito verbale sottoscritto dalle parti e dal mediatore che ne certifica l’autografia, della mancata adesione della parte invitata
2. Al termine di ogni procedura di mediazione a ciascuna parte viene consegnata la scheda di valutazione del servizio, allegata al presente regolamento, sarà cura dell’organismo la trasmissione delle stesse debitamente compilate e firmate al responsabile del registro degli organismi di mediazione tenuto dal Ministero della Giustizia.
Articolo 11 MANCATO ACCORDO E MANCATA PARTECIPAZIONE
1. Qualora non si pervenga a un accordo, il mediatore redige un processo verbale con il quale
dà atto della mancata conclusione dell’accordo.
2. Ove il mediatore abbia formulato una proposta, il verbale di mancato accordo sarà emesso decorsi 3 giorni dalla scadenza del termine per l’accettazione delle parti.
3. Nel caso in cui la parte invitata non aderisca all’esperimento di mediazione, il verbale di mancato accordo per mancata partecipazione, può essere sottoscritto anche da un mediatore dell’organismo diverso da quello nominato, su incarico del responsabile dell’organismo.
Articolo 12
Indennità
1. Le spese di avvio del procedimento e le spese di mediazione costituiscono due voci di spesa autonome che, unitamente considerate, formano l’indennità complessiva.
2. All’atto del deposito della domanda di mediazione dovranno essere corrisposte le spese di avvio come indicato nella domanda.
3. Nessuna spesa di mediazione è dovuta quando, al primo incontro le parti, esprimono la loro non volontà ad iniziare la procedura di mediazione.
4. In caso di svolgimento della mediazione, salvo diverso accordo, le spese di mediazione applicate da
corrispondere all’organismo saranno secondo i criteri indicati nell’art. 16, commi 3 e ssgg. del D.M. 180/2010, come modificati dall’ art. 5 del D.M. 145/2011 e dall’art. 7 del D.M. 139/2014.
5. Oltre alla suddetta indennità complessiva, dovranno essere corrisposte, altresì, le spese vive documentate dall’organismo.
6. Quando la mediazione sia condizione di procedibilità della domanda giudiziale, e una o tutte le parti siano in possesso delle condizioni per l’ammissione al patrocinio a spese dello stato ai sensi dell’art. 76 (L) del T.U. delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di spese di giustizia di cui al decreto del presidente della Repubblica del 30/05/2002, n.115, la parte interessata è esonerata dal pagamento dell’indennità spettante all’organismo di mediazione ( spese di avvio e spese di mediazione ex art. 16 del
D.M. 180/2010). A tal fine la parte è tenuta a depositare presso la segreteria
dell’organismo apposita
dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà, la cui sottoscrizione può essere autenticata dal medesimo mediatore, nonché a produrre, a pena di inammissibilità, se l’organismo lo richiede, la
documentazione necessaria a comprovare la veridicità di quanto dichiarato.
7. Nelle controversie che richiedono specifiche competenze tecniche, e su richiesta delle parti può essere nominato un esperto iscritto negli albi dei consulenti presso i tribunali, il compenso viene preventivamente determinato secondo le tariffe professionali se esistenti, o concordato con le parti. Il compenso determinato è a carico delle parti.
8. La segreteria rilascerà Il verbale solo quando le indennità complessive saranno corrisposte per intero.
Articolo 13 RESPONSABILITÀ DELLE PARTI
E’ di competenza esclusiva delle parti:
a) l’assoggettabilità della controversia alla procedura di mediazione, eventuali esclusioni, preclusioni, prescrizioni e decadenze che non siano state espressamente segnalate dalle parti all’atto del deposito dell’istanza e che non siano comunque da ricondursi al comportamento non diligente dell’organismo;
b) le indicazioni circa l’oggetto e le ragioni della pretesa contenute nell’istanza di mediazione;
c) l’indicazione del giudice territorialmente competente;
d) l’individuazione dei soggetti che devono partecipare alla mediazione, con particolare riguardo al litisconsorzio necessario, in caso di controversie in cui le parti intendono esercitare l’azione giudiziale nelle materie per le quali la mediazione è prevista come condizione di procedibilità;
e) l’indicazione dei recapiti dei soggetti a cui inviare le comunicazioni;
f) la determinazione del valore della controversia;
g) la forma e il contenuto dell’atto di delega al proprio rappresentante;
h) le dichiarazioni in merito alla sussistenza al gratuito patrocinio
i) la non esistenza di più domande relative alla stessa controversia
j) ogni altra dichiarazione che venga fornita all’organismo o al mediatore dal deposito dell’istanza sino alla conclusione della procedura.
Articolo 14 MEDIAZIONE ON LINE
a) Mediazione in videoconferenza : l’Organismo gestisce inoltre, ai sensi dell’articolo 3 x.xx 4 del DM
28/2010, anche la mediazione in modalità telematica. Questa procedura è attuabile solo ed esclusivamente se le parti sono entrambe d’accordo e manifestano esplicitamente il loro consenso aderendo a questa modalità alternativa di risoluzione del conflitto. E’ sempre ammessa la mediazione ON LINE nei casi in cui una parte partecipi in videoconferenza e l’altra, previo consenso, partecipi fisicamente alla presenza del mediatore nella sede dell’Organismo. Per quanto non specificamente disposto nei punti seguenti, al servizio telematico si applicano le previsioni del Regolamento di mediazione.
b) La mediazione telematica :
• è accessibile a chiunque possieda una postazione (computer fisso o notebook) collegata ad Internet (preferibilmente tramite ADSL) e corredata di webcam, microfono e cuffie/casse audio;
• permette agli utenti di gestire l'intera procedura di mediazione in
videoconferenza, direttamente dalla propria sede o studio, senza doversi recare fisicamente presso gli uffici dell'organismo di mediazione;
• consente alle parti (utenti e mediatore) di dialogare (sia in sessioni aperte a entrambe
le parti che in sessioni dedicate ad ognuna delle parti) in tempo reale a distanza;
• qualora l’utente non sia in grado di accedere autonomamente per via telematica potrà (con il consenso dell’altra parte) comunque recarsi presso la sede dell’organismo e collegarsi con l'ausilio di un referente dell'organismo;
• all'esito dell'incontro le parti potranno ricevere direttamente in formato elettronico attraverso il circuito garantito di Posta Elettronica Certificata (ed eventualmente successivamente presso il proprio domicilio) una copia del verbale attestante i termini e le condizioni dell'intesa raggiunta, ovvero la dichiarazione di accordo raggiunto;
c) la sottoscrizione del verbale potrà avvenire sia con modalità telematica (firma digitale), sia in modalità analogica (firma autografa autenticata).
d) L’Organismo assicura la procedura di mediazione telematica attraverso una piattaforma integrata ad accesso riservato specificatamente progettata per la gestione di processi di comunicazione audio/video e scambio di informazioni in formato elettronico. La
piattaforma è disponibile all’indirizzo web
xxxxx://xxxxxxxxxx.xx. L’accesso alla piattaforma è riservato ai soli utenti che presentano istanza di mediazione, nonché al mediatore incaricato. Le credenziali crittografate sono generate automaticamente dal sistema. Le credenziali danno diritto all’accesso e consultazione delle informazioni legate alla sola mediazione in corso. La procedura di assegnazione delle credenziali di accesso alla piattaforma comporta l’accettazione da parte degli utenti del presente regolamento che disciplina la riservatezza delle informazioni in qualsiasi formato (audio / video
/ testuali / grafico) obbligando contestualmente gli stessi a non divulgare a terzi tali dati. Preliminarmente alla procedura di mediazione sarà possibile usufruire di un servizio di assistenza dedicata finalizzato alla verifica preventiva di eventuali limitazioni di accesso e alla risoluzione di eventuali problematiche di natura tecnica, test consigliabile per garantire durante la procedura di mediazione la presenza delle sole parti accreditate (parti e mediatore).
e) Procedura di mediazione telematica : Il processo di mediazione telematica avviene tramite “stanze virtuali” create e abilitate ad hoc che consentono l’accesso in
videoconferenza esclusivamente ai partecipanti e al mediatore: è lasciata facoltà al mediatore di rivolgersi ad entrambe le parti, oppure privatamente ad ognuna delle due. Anche in presenza di più mediazioni telematiche contemporanee è garantita quindi l’assoluta riservatezza delle informazioni. La piattaforma non prevede il deposito dell’istanze in modo telematico. La presentazione dell’istanza e regolamentata all’art. 2 del presente regolamento “ AVVIO DELLA MEDIAZIONE “. Il dialogo fra le parti, facilitato dal mediatore, avviene all'interno di un sistema di videoconferenza, ed in particolare di “stanze virtuali” riservate, in modalità audio/video corredata da altri strumenti di interazione (status utente, chat, condivisione di documenti in formato elettronico) a supporto dell’intero processo di mediazione. Il sistema di videoconferenza ed in particolare le “stanze virtuali” messe a disposizione del mediatore e delle parti, adotta le medesime politiche di sicurezza, integrità e riservatezza adottate per la gestione della piattaforma. Il mediatore quindi può gestire in piena autonomia il dialogo tra le parti attivando o escludendo i singoli utenti a seconda delle esigenze per valutare le posizioni delle parti, tentando di raggiungere,
attraverso il confronto, una soluzione condivisa dagli utenti. Le parti hanno anche la possibilità di parlare separatamente con il mediatore in via del tutto riservata, e di trasmettere a quest'ultimo tutta la documentazione che desiderano non sia resa nota alla controparte.
f) Verbale di mediazione - Sottoscrizione del Mediatore e delle Parti : Se le parti, entrambe dotate di firma digitale, raggiungono un accordo conciliativo, così come in caso di mancato accordo, si impegnano a sottoscrivere la copia dello stesso che potrà essere trasmessa in formato elettronico (tramite PEC - Posta Elettronica Certificata) al termine dell'incontro.
In caso di proposta del Mediatore, le Parti gli comunicano per iscritto e a mezzo PEC, l’accettazione o il rifiuto della proposta stessa entro sette giorni dalla sua ricezione. In mancanza di risposta entro il predetto termine, la proposta si ha per rifiutata.
I verbali e gli accordi devono essere sottoscritti dalle Parti con firma digitale e devono essere inviati al Mediatore a mezzo PEC, il quale li sottoscrive a sua volta certificando la provenienza e l’autenticità della sottoscrizione.
In caso di indisponibilità della firma digitale, verbali e accordi
vanno sottoscritti nel corso dell’incontro in videoconferenza ed inviati telematicamente dal Mediatore alle Parti, le quali provvedono alla stampa al fine della sottoscrizione e alla autenticazione delle firme dinnanzi a un pubblico ufficiale. Le Parti inviano poi la documentazione cartacea al Mediatore che verifica la corrispondenza dei verbali e degli accordi autenticati con quelli sottoscritti in videoconferenza.
Il verbale di avvenuta conciliazione con il relativo testo dell’accordo, il verbale di mancata conciliazione, quello di mancata adesione e/o di mancata partecipazione, la proposta, la sua accettazione e, più in generale, tutti i documenti della procedura, sono messi a disposizione delle Parti nell’area loro riservata sul sito xxxxx://xxxxxxxxxx.xx cui possono accedere attraverso le credenziali e le password assegnate.
Inoltre, per il caso di cui all’ultimo inciso al comma 3 dell’art. 11, D.Lvo 4/3/2010 n. 28, il legislatore ha previsto la possibilità di trascrivere il verbale di conciliazione, nel caso in cui le parti compiano uno degli atti di cui all’art. 2643 c.c., a condizione che la sottoscrizione del verbale sia “autenticata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato”.
La piattaforma online utilizzata da In Media ADR Srl per lo svolgimento del servizio di mediazione garantisce in ogni momento la sicurezza delle comunicazioni ed il rispetto della riservatezza.
La Segreteria dell’Organismo provvederà a supportare lo scambio tra le parti della documentazione sottoscritta in originale.
g) Requisiti : per poter accedere alla procedura di mediazione telematica, le parti dovranno essere dotate dei seguenti requisiti tecnici
hardware/software
• postazione collegata ad Internet (preferibilmente con collegamento ADSL, banda di collegamento minima 1Mbs) dotata di webcam, microfono e cuffie/casse audio, con un browser web attivo.
h) Servizi aggiuntivi : al fine di poter usufruire del processo di trasmissione telematica dei documenti, occorre:
• casella di posta elettronica certificata (PEC).
Al fine di poter usufruire del processo di firma digitale:
• kit e certificato di firma digitale.
Il possesso dei requisiti dovrà essere dichiarato dalle parti al momento della richiesta di mediazione e l’attivazione dei servizi aggiuntivi (invio telematico dei documenti e firma digitale) è subordinata alla sussistenza da parte di entrambe le parti dei requisiti necessari. Qualora non fosse richiesta o possibile l’attivazione dei servizi aggiuntivi, la procedura di mediazione verrà conclusa con le modalità riconosciute dalla vigente normativa.
i) Posta elettronica certificata : La piattaforma supporta il circuito P.E.C., sistema attraverso il quale è possibile inviare email con valore legale equiparate ad una raccomandata con ricevuta di ritorno, come stabilito dalla vigente normativa (DPR 11 Febbraio 2005 n. 68).
Con il sistema di Posta Certificata è garantita la certezza del contenuto: i protocolli di sicurezza utilizzati fanno si che non siano possibili modifiche al contenuto del messaggio e agli eventuali allegati.
I gestori certificano quindi con le proprie "ricevute":
• che il messaggio è stato spedito;
• che il messaggio è stato consegnato;
• che il messaggio non è stato alterato.
in ogni avviso inviato dai gestori è apposto anche un riferimento temporale che certifica data e ora di ognuna delle operazioni descritte. I gestori inviano ovviamente avvisi anche in caso di errore in una qualsiasi delle fasi del processo (accettazione, invio, consegna) in modo che non ci siano mai dubbi sullo stato della spedizione di un messaggio. Se il mittente dovesse smarrire le ricevute, la traccia informatica delle operazioni svolte, conservata dal gestore per 30 mesi, consente la riproduzione, con lo stesso valore giuridico, delle ricevute stesse.
j) Firma digitale : la Firma Digitale è l'equivalente elettronico di una tradizionale firma autografa apposta su carta, e il documento in formato elettronico così sottoscritto assume piena efficacia probatoria. La Firma Digitale è quindi associata stabilmente al documento informatico e lo arricchisce di informazioni che ne attestano con certezza l'integrità, l'autenticità, la non ripudiabilità. L'elemento di rilievo del sistema Firma è rappresentato dal certificato digitale di sottoscrizione che gli Enti Certificatori, rilasciano al titolare di una smart card. Il certificato di sottoscrizione è un file generato seguendo precise indicazioni e standard stabiliti per legge (al suo interno sono conservate informazioni che
riguardano l'identità del titolare, la propria chiave pubblica comunicata, il periodo di validità del certificato stesso oltre ai dati dell'Ente Certificatore). Come indicato dall’art. 2 Capo II-Sezione II del Codice delle Amministrazioni Digitali, “l’apposizione di firma digitale integra e sostituisce l’apposizione di sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e marchi di qualsiasi genere ad ogni fine previsto dalla normativa vigente”. Ciò rende lo strumento Firma Digitale indispensabile per molteplici categorie professionali. Firmare un documento elettronico è un’attività assai semplice e veloce e per eseguirla è necessario essere dotati di un Kit per Firma Digitale composto da:
• dispositivo sicuro di generazione delle firme (smart card)
• lettore di smart card
• software di firma e verifica
Installato il Kit sul proprio computer, attraverso il software di firma sarà possibile selezionare il documento elettronico da sottoporre a firma digitale e, previa attivazione di un account, alla marcatura temporale.
Al momento della firma del documento, il software chiederà l’inserimento del codice di protezione del dispositivo (PIN) e, se correttamente inserito, procederà con la verifica della
firma e con la creazione del file firmato digitalmente.
Il file firmato assumerà l’estensione .p7m che si sommerà all’estensione del file originario. Pertanto se firmiamo un documento .txt, al termine del processo di firma digitale avremo un documento .txt.p7m che rappresenta una busta informatica (PKCS#7).
Tale busta incorpora al suo interno il documento originario, il certificato del sottoscrittore, un hash del documento firmato con il certificato del sottoscrittore. Tali componenti consentiranno, in fase di verifica della firma da parte del destinatario del documento firmato, di accertare che:
• il documento non sia stato modificato dopo la firma;
• il certificato del sottoscrittore sia garantito da una Autorità di Certificazione (CA) inclusa nell’Elenco Pubblico dei Certificatori;
• il certificato del sottoscrittore non sia scaduto;
• il certificato del sottoscrittore non sia stato sospeso o revocato.
Se tutte le verifiche daranno esito positivo, il documento sottoscritto digitalmente potrà essere considerato valido a tutti gli effetti di legge.
l) Sessioni telematiche di mediazione : Lo strumento
consente al mediatore incaricato di comunicare in audio/video con tutti i partecipanti, eventualmente condividendo documenti e files elettronici, scrivendo a mano libera (whiteboard), richiedendo un eventuale feed-back agli utenti (polling, chat,…).
Nel contempo gli altri utenti possono esprimere il proprio status e possono richiedere di intervenire. In funzione dello specifico scenario applicativo, il mediatore incaricato può integrare il proprio audio/video con gli eventuali interventi audiovisivi degli altri partecipanti abilitati (fino ad un massimo di 8 audio-video concorrenti in full- duplex).
L’elenco di tutti gli utenti che partecipano nominativamente alla sessione viene visualizzato nell’apposita sezione con il relativo status.
Il mediatore ha in ogni momento la facoltà di abilitare / disabilitare il flusso audio ai singoli partecipanti mantenendo altresì aperto il collegamento per la successiva eventuale azione di abilitazione
/ disabilitazione.
Lo status del collegamento dei singoli utenti è sempre visibile a tutti i partecipanti alla sessione di mediazione.
Non è possibile registrare le sessioni di videoconferenza.
La sessione dell’incontro in videoconferenza viene attivata
automaticamente solo nel momento in cui il Mediatore ha avuto accesso alla piattaforma con le sue credenziali.
ALLEGATO A
CRITERI DI DETERMINAZIONE DELL’INDENNITA’ di cui all’art. 16 del DM
180/2010 come modificato dal DM 4/8/2014 n. 139:
01. L'indennità comprende le spese di avvio del procedimento e le spese di mediazione.
02. Per le spese di avvio, a valere sull’indennità complessiva, è dovuto a ciascuna parte, per lo svolgimento del primo incontro, un importo di euro 40,00 oltre iva per le liti di valore fino a 250.000,00 euro e di euro 80,00 oltre iva quelle di valore superiore, oltre alle spese vive documentate, che è versato dall’istante al momento del deposito della domanda di mediazione e dalla parte chiamata alla mediazione al momento della sua adesione al procedimento. L’importo è dovuto anche in caso di mancato accordo.
03. Per le spese di mediazione è dovuto da ciascuna parte l’importo indicato nelle tabelle A e B.
04. L’importo massimo delle spese di mediazione per ciascun scaglione di riferimento, come determinato a norma della tabella A allegata al D.M. 180/2010:
a) Può essere aumentato in misura non superiore ad un quinto tenuto conto della particolare importanza, complessità o difficoltà dell’affare;
b) Deve essere aumentato in misura non superiore a un quarto in caso di successo della mediazione;
c) Deve essere aumentato di un quinto nel caso di formulazione della proposta ai sensi dell’art. 11 del decreto legislativo;
d) Nelle materie di cui all’art. 5, comma 1-bis e comma 2, del decreto legislativo, deve essere ridotto di un terzo per i primi sei scaglioni, e della metà per i restanti, salva la riduzione prevista dalla lettera e) del presente comma, e non si applica alcun altro aumento tra quelli previsti dal presente articolo ad eccezione di quello previsto dalla
lettera b) del presente comma;
e) Deve essere ridotto a euro 40,00 per il primo scaglione e ad euro 50,00 per tutti gli altri scaglioni, ferma restando l’applicazione della lettera c) del presente comma quando nessuna delle controparti di quella che ha introdotto la mediazione partecipa al procedimento.
5. Si considerano importi minimi quelli dovuti come massimi per il valore della lite di compreso nello scaglione immediatamente precedente a quello effettivamente applicabile l’importo minimo relativo al primo scaglione è liberamente determinato.
6. Gli importi dovuti per il singolo scaglione non si sommano in nessun caso tra loro.
7. Il valore della lite è indicato nella domanda di mediazione a norma del codice di procedura civile.
8. Qualora il valore risulti indeterminato, indeterminabile, o vi sia una notevole divergenza tra le parti sulla stima, l’organismo decide il valore di riferimento sino al limite di euro 250.000,00, e lo comunica alle parti. In ogni caso all’esito del procedimento di mediazione il valore risulta diverso, l’importo dell’indennità è dovuto secondo il corrispondente scaglione di riferimento.
9. Le spese di mediazione sono corrisposte prima dell’inizio del primo incontro di mediazione “ovvero successivo all’incontro di prefiltro”, in misura non inferiore alla metà. Il rilascio del verbale conclusivo ( accordo/non accordo ) avverrà previo pagamento dell’intero importo di mediazione di cui all’art. 11 del decreto legislativo. In ogni caso, nelle ipotesi di cui all’art. 5 comma 1, del decreto legislativo, l’ organismo ed il mediatore non possono rifiutarsi di svolgere la mediazione.
10. Le spese di mediazione comprendono anche l’ onorario del mediatore per l’intero procedimento di mediazione, indipendentemente dal numero di incontro svolti, essere rimangono fisse anche nel caso del mutamento del mediatore nel corso del procedimento ovvero di nomina di un collegio di mediatori, di nomina di uno o più mediatori ausiliari, ovvero di nomina di un diverso mediatore per la formulazione della proposta ai sensi dell’art. 11 del decreto legislativo.
11. Le spese di mediazione indicate sono dovute in solido da ciascuna parte che ha aderito al procedimento.
12. Al fine della corresponsione dell’indennità, quando più soggetti rappresentano un unico centro d’interessi si considerano come un’unica parte.
13. Gli organismi diversi da quelli costituiti dagli enti di diritto pubblico interno stabiliscono gli importi di cui al comma 3, ma restano fermi gli importi fissati dal comma 4, lettera d), per le materie di cui all’art. 5 comma 1, del decreto legislativo. Resta altresì ferma ogni altra disposizione di cui al presente articolo.
14. Gli importi minimi dell’indennità per ciascun scaglione di riferimento, come determinate a norma della tabella A allegata al presente decreto sono derogabili.
Spese di mediazione per le procedure volontarie, e per tutti i settori per cui il tentativo di conciliazione non è condizione di procedibilità.
VALORE LITE | SPESE PER CIASCUNA PARTE | DIRITTI + IVA | COMPENSI + IVA |
Fino a € 1.000,00 | € 40,00 | € 65,00 | |
da € 1.001,00 a € 5.000,00 | € 40,00 | € 130,00 | |
da € 5.001,00 a € 10.000,00 | € 40,00 | € 240,00 | |
da € 10.001,00 a € 25.000,00 | € 40,00 | € 360,00 | |
da € 25.001,00 a € 50.000,00 | € 40,00 | € 600,00 | |
da € 50.001,00 a € 250.000,00 | € 40,00 | € 1.000,00 | |
da € 250.001,00 a € 500.000,00 | € 80,00 | € 2.000,00 | |
da € 500.001,00 a € 2.500.000,00 | € 80,00 | € 3.800,00 | |
da € 2.500.001,00 a € 5.000.000,00 | € 80,00 | € 5.200,00 | |
oltre € 5.000.000,00 | € 80,00 | € 9.200,00 | |
TABELLA A (VOLONTARIA)
CRITERI DI DETERMINAZIONE DELL’INDENNITA’ di cui all’art. 16 del DM 180/2010
come modificato dal DM 4/8/2014 n. 139
TABELLA B (OBBLIGATORIA)
CRITERI DI DETERMINAZIONE DELL’INDENNITA’ di cui all’art. 16 del DM 180/2010
come modificato dal DM 4/8/2014 n. 139
Spese di mediazione per le procedure che rientrano nelle materie in cui il tentativo di conciliazione è condizione di procedibilità
• Condominio
• Diritti reali
• Divisione
• Successioni ereditarie
• Patti di famiglia
• Locazione
• Comodato
• Affitto di aziende
• Risarcimento del danno da responsabilità medica e sanitaria da diffamazione con il mezzo della stampa o con altro mezzo di pubblicità
• Contratti assicurativi, bancari e finanziari.
VALORE LITE | SPESE PER CIASCUNA PARTE | DIRITTI + IVA | COMPENSI + IVA |
Fino a € 1.000,00 | € 40,00 | € 43,33 | |
da € 1.001,00 a € 5.000,00 | € 40,00 | € 86,67 | |
da € 5.001,00 a € 10.000,00 | € 40,00 | € 160,00 | |
da € 10.001,00 a € 25.000,00 | € 40,00 | € 240,00 | |
da € 25.001,00 a € 50.000,00 | € 40,00 | € 400,00 | |
da € 50.001,00 a € 250.000,00 | € 40,00 | € 666,70 | |
da € 250.001,00 a € 500.000,00 | € 80,00 | € 1.000,00 | |
da € 500.001,00 a € 2.500.000,00 | € 80,00 | € 1.900,00 | |
da € 2.500.001,00 a € 5.000.000,00 | € 80,00 | € 2.600,00 | |
oltre € 5.000.000,00 | € 80,00 | € 4.600,00 | |
ALLEGATO B
“ CODICE ETICO DI CONDOTTA DEI MEDIATORI “
Chiunque sia chiamato a svolgere il ruolo di mediatore è tenuto all’osservanza delle seguenti norme di comportamento.
1. Il mediatore deve essere formato adeguatamente e si impegna a mantenere ed aggiornare costantemente la propria preparazione, in particolare sulle tecniche di mediazione e composizione dei conflitti.
2. Il mediatore deve rifiutare la nomina nel caso in cui non si ritenga qualificato.
3. Il mediatore si obbliga a rispettare i principi previsti dal Regolamento dell’organismo di mediazione a cui è iscritto.
4. Il mediatore deve sottoscrivere, prima dell’inizio di ciascun procedimento di mediazione e comunque prima dell’incontro con le parti, una dichiarazione di imparzialità, indipendenza1 e neutralità. Egli si impegna inoltre a comunicare qualsiasi circostanza che possa inficiare la propria indipendenza1 e imparzialità2 o che possa ingenerare la sensazione di parzialità o mancanza di neutralità3. Il mediatore deve sempre agire, e dare l’impressione di agire, in maniera completamente imparziale nei confronti delle parti e rimanere neutrale rispetto alla lite. Il mediatore ha il dovere di rifiutare la designazione e di interrompere l’espletamento delle proprie funzioni, qualora emergano elementi che gli impediscono di mantenere un atteggiamento imparziale e/o neutrale.
5. Il mediatore deve assicurarsi che, prima dell’inizio dell’incontro di mediazione, le parti abbiano compreso ed espressamente accettato:
a) le finalità e la natura del procedimento di mediazione;
b) il ruolo del mediatore e delle parti;
c) gli obblighi di riservatezza a carico del mediatore, delle parti e di tutti coloro che intervengono nel procedimento di mediazione.
6. Il mediatore verifica, nel caso in cui le parti non partecipino personalmente all’incontro, che i loro rappresentanti siano muniti dei necessari poteri.
7. Il mediatore deve svolgere il proprio ruolo con la dovuta diligenza, indipendentemente dal valore e dalla tipologia della controversia, dal numero degli incontri e dal compenso.
8. Il mediatore non deve esercitare alcuna pressione sulle parti.
NOTE
1. Indipendenza significa assenza di qualsiasi legame oggettivo (rapporti personali o professionali) tra il mediatore e parti, loro consulenti e loro parenti.
2. Imparzialità indica un’attitudine soggettiva del mediatore, il quale non deve favorire una parte a discapito dell’altra.
3. Neutralità si riferisce alla posizione del mediatore, il quale non deve avere un diretto interesse all’esito del procedimento di mediazione.
ALLEGATO C
SCHEDA DI VALUTAZIONE DEL SERVIZIO DI MEDIAZIONE
Questo questionario darà la possibilità ai responsabili del servizio di mediazione di realizzare un proficuo scambio di informazioni e pareri ed offrire un servizio sempre più efficiente e adeguato alle aspettative delle imprese, dei consumatori e dei cittadini che ad esso si rivolgono.
Si richiede di rispondere ai quesiti esprimendo una valutazione che va da un punteggio :
di 1 = “insufficiente” ad una soddisfazione massima pari a 5 = “ottimo”.
Luogo data
giorno
mese
anno
Generalità della parte che compila il questionario : “ scrivere in stampatello “
Mediatore : Prot. n. /
1 Come e perché si è ricorso al servizio:
Per clausola inserita nel contratto
Su suggerimento del consulente (avvocato/commercialista/altro consulente) Su invito del giudice
A seguito del deposito della domanda presso l’Organismo di mediazione, effettuata da una parte Perché la legge prevede un tentativo obbligatorio di mediazione
Altro (specificare)
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2 Esprima un voto di gradimento sul Servizio di mediazione dell’Organismo : In Media ADR Srl
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3 Esprima un giudizio complessivo su:
Disponibilità e cortesia degli addetti Preparazione e professionalità degli addetti Semplicità della procedura
Chiarezza delle informazioni ottenute
Precisione e completezza delle informazioni ottenute Chiarezza e comprensibilità della modulistica Trasparenza delle procedure
Gestione dei tempi Riservatezza
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4 Esprima un giudizio sul mediatore: Disponibilità e cortesia del mediatore Preparazione e professionalità del mediatore Chiarezza espositiva
Imparzialità, indipendenza e neutralità Riservatezza
5 Il costo sostenuto è conforme al servizio da lei ricevuto ? SI NO
6 Come è venuto a conoscenza del Servizio di mediazione dell’Organismo In Media ADR Srl
Giornali Radio Televisione Internet
Associazione di categoria
Professionista ( Avvocato, Commercialista ) Associazione dei consumatori
Familiare / amico / conoscente che aveva già provato il servizio
Altro
7 E’ Consiglierà il servizio di mediazione dell’Organismo In Media ADR Srl ad un SI NO
familiare / amico / conoscente ?
8 Utilizzerà di nuovo il Servizio di mediazione dell'Organismo In Media ADR Srl SI NO
qualora ne avesse bisogno ?
9 Eventuali suggerimenti perché in futuro si possa meglio corrispondere alle sue aspettative
Firma della parte che ha compilato il questionario