CAPITOLATO TECNICO

U.S.C. ACQUISTI E PATRIMONIO

Responsabile: dr.ssa Xxxxxxxxxx Xxxxxx

Tel. 0371/372406 – xxxxxxxxxx.xxxxxx@xxxx-xxxx.xx

Referente: dr.ssa Xxxxxxx Xxxxxxxxxx Tel.0371/374455 – Fax.0371/372507

xxxxxxx.xxxxxxxxxx@xxxx-xxxx.xx

CAPITOLATO TECNICO

Procedura aperta in forma telematica per la fornitura dei servizi di gestione delle risorse umane dell’ASST di Lodi – durata quinquennale

C.I.G. 69737600CF

Sommario

ART. 1. Oggetto dell’appalto 3

1.1. Descrizione del servizio richiesto 3

1.2. Servizi di migrazione 3

ART. 2. Contesto attuale 3

ART. 3. Requisiti Funzionali 4

3.1. Requisiti Generali 4

3.2. Anagrafica unica del personale 4

3.3. Gestione presenze e assenze 5

3.4. Gestione trattamento economico 9

3.5. Gestione previdenziale e assistenziale 13

3.6. Organigramma, Stato giuridico del personale e pianta organica 14

3.7. Gestione Turni 16

3.8. AREU 17

3.9. Gestione della formazione 18

3.10. Valutazione del personale 19

3.11. Produzione dei Flussi Informativi 19

3.12. Portale utenti 19

ART. 4. Requisiti Non Funzionali 20

4.1. Architettura 20

4.2. Integrazioni 21

4.3. Manutenzione correttiva 21

4.4. Help Desk e Teleassistenza 22

4.5. Adeguamenti normativi 22

4.6. Manutenzione evolutiva 22

4.7. Piano di formazione 22

4.8. Piano di avviamento 23

ART. 5. Condizioni particolari di fornitura 23

ART. 6. Livelli di servizio minimi richiesti (SLA) 24

ART. 7. Criteri di collaudo 24

ART. 8. Documentazione richiesta 24

ART. 9. Penali 25

ART. 10. Exit strategy 25

ART. 1. Oggetto dell’appalto

1.1.Descrizione del servizio richiesto

Il presente capitolato ha per oggetto la fornitura di un servizio integrato per la gestione automatizzata dell’area Risorse Umane

La fornitura comprende il rilascio del software applicativo, ospitato sul data center della ASST di Lodi, unitamente ai servizi di:

Formazione e supporto all’avviamento Recupero dei dati storici Manutenzione correttiva

Servizi di assistenza ed help desk Adeguamenti normativi Manutenzione evolutiva

L’applicazione richiesta deve essere un insieme coerente e strettamente integrato di moduli applicativi in grado di coprire almeno le seguenti funzionalità:

Anagrafica unica del personale (dipendente e non) Gestione presenze e assenze

Gestione trattamento economico Gestione previdenziale e assistenziale Stato giuridico del personale Gestione dei turni infermieristici Gestione della formazione Valutazione del personale Produzione dei Flussi Informativi Portale utenti

Il servizio è da considerarsi omnicomprensivo di tutte le attività di elaborazione, generazione dei flussi e adeguamenti normativi.

1.2.Servizi di migrazione

Il fornitore dovrà farsi carico di tutte le attività di migrazione dei dati dal sistema attuale a quello fornito.

Dovranno in particolare essere garantiti il passaggio dei dati correnti in modo da non creare nessuna interruzione di servizio.

Deve essere garantito il completo recupero dei dati storici per tutti i moduli attualmente in uso (rilevazione presenze, stipendi, pianta organica e giuridica, turni infermieristici, formazione, valutazione), incluse eventuali attività di transcodifica recuperati dai DB attuali

Dovrà inoltre essere garantito un adeguato livello di formazione e di assistenza all’avviamento tali da garantire la piena operatività di tutti i soggetti coinvolti.

ART. 2. Contesto attuale

La ASST di Lodi si articola su 4 strutture ospedaliere e altrettante sedi distrettuali per i servizi territoriali.

Il personale che a vario titolo lavora presso l’azienda ammonta a circa 2.450 tra dipendenti, collaboratori, medici convenzionati.

Il numero di operatori addetti alla gestione del personale è così suddiviso:

Numero operatori SGRU: 40

Numero operatori Turni Infermieristici: 50 Numero operatori Formazione: 8

Il sistema informatico attualmente in uso si base sulla suite applicativa JobTime (società InfoLine) ed è ospitata sui data center aziendali secondo la seguente configurazione di massima.

I server in uso sono virtualizzati su architettura VmWare Server applicativo windows 2003

Database server Oracle Linux con DB Oracle 11 Server web windows 2012, ASP

Postazioni client utilizzate circa 100 e configurate in vario modo: XP + IE8, Chrome

Win7 + IE9, IE11 Xxx0, Xxx00 + IE11

Virtual Desktop (XenApp)

ART. 3. Requisiti Funzionali

3.1.Requisiti Generali

Il Sistema dovrà consistere in una soluzione applicativa completamente integrata, con le seguenti caratteristiche generali:

anagrafe unica dei dipendenti, condivisa da tutti i moduli applicativi facenti parte della soluzione proposta;

presenza di un ambiente di ricerca parametrico che consenta l'interrogazione libera degli archivi e l'esportazione dei risultati in formato pdf, Excel e csv;

presenza di una raccolta di report predefiniti (elenco da concordare con l’ente);

gestione storicizzata delle informazioni presenti nelle schede individuali del personale, per tutti i moduli applicativi; a tali informazioni, quindi, dovrà sempre essere associato il relativo periodo di validità;

possibilità di assegnare un dipendente a più centri di costo in percentuale e in modo storicizzato, al fine di consentire l’attribuzione di costi e voci di presenza/assenza ai diversi centri di costo in modo puntuale;

accesso alle funzioni del Sistema con profilazione degli accessi, ovvero in modo differenziato in termini di accessibilità ai moduli applicativi, alle maschere e ai menù da parte degli utenti;

il Sistema dovrà registrare data, ora e codice operatore per tutte le operazioni di modifica (inserimento, cancellazione, variazione) dei dati (“log”); il Sistema dovrà consentire la consultazione e l'estrazione delle informazioni registrate nel log;

Predisposizione, elaborazione e aggiornamento di tutti i flussi previsti dalle normative regionali / nazionali.

Il fornitore si impegna inoltre a garantire l’adeguamento di tutti i programmi forniti a fronte di nuove normative che impattano sulle modalità operative e sulle funzionalità dell’applicativo

3.2.Anagrafica unica del personale

L’anagrafica è al centro del sistema e le sue informazioni devono essere inserite una sola volta e devono essere disponibili a tutti i moduli funzionali. Il software non dovrà consentire alcuna duplicazione delle

posizioni anagrafiche, consentendo un’unica vista per la realizzazione del fascicolo personale. Inoltre dovrà prevedere la corretta gestione delle omonimie.

Per informazioni anagrafiche si intendono quelle afferenti alla persona da configurare a livello centralizzato (cognome e nome, sesso e stato civile, luogo e data di nascita, codice fiscale, titolo di studio, titolo professionale e disciplina, ente di provenienza in caso di mobilità, eventuale invalidità, residenza e domicilio, recapito telefonico, fax, e-mail, modalità di pagamento comprensive di eventuali coordinate bancarie, posizione Inail-Inps-Inadel-Inpdap, appartenenza sindacale, ecc.) e quelle afferenti allo specifico rapporto di lavoro.

3.3.Gestione presenze e assenze

Servizi previsti nella fornitura

Il fornitore si farà carico del setup iniziale dell’ambiente con particolare riferimento a:

• Creazione e profilazione iniziale degli utenti

• Creazione elenco giustificativi

• Creazione dei profili orario

• Creazione della reportistica di base

Funzionalità applicative

La soluzione applicativa deve operare a partire dalle rilevazioni eseguite agli orologi e si deve adattare alle caratteristiche degli stessi e dei software di acquisizione dati permettendo di riutilizzare gli strumenti attualmente installati presso ciascuna Azienda.

La soluzione proposta dovrà essere in grado di trattare diverse tipologie di orari quali ad esempio: orario con turni prestabiliti, riposo, part-time (orizzontale o verticale) ecc..

Dovranno quindi essere definite a monte le varie tipologie di orario.

Gestione Mensa

Dovrà essere consentita la possibilità di definire se l’orario debba prevedere o meno la fruizione della pausa mensa, la quale potrà essere fissa o variabile (sulla base di un orario di presenza minimo prestabilito) e dipendere da timbrature eseguite su determinati terminali (timbratura in uscita, valida anche per l’addebito del pasto).

Ai vari profili orari dovrà poter essere associata una configurazione sulla pausa (mensa o “libera”) basata su diversi fattori.

Ad esempio dovrà essere possibile definire:

• una fascia oraria di accesso alla mensa;

• la durata tipo della pausa;

• il numero di ore minime da lavorare nel giorno, necessarie per attivare automaticamente la detrazione oraria;

• l'eventuale tempo di percorrenza da considerare.

Indicativamente, un transito registrato da un terminale di acquisizione specificatamente adibito alla mensa, effettuato entro l’intervallo definito per la pausa, dovrà comportare la detrazione dall’orario giornaliero della pausa tipo definita, nonché all’attribuzione automatica della trattenuta stipendiale.

Acquisizione delle timbrature

Il sistema dovrà interfacciarsi con i terminali di rilevazione presenze in uso presso l’Azienda, acquisendo l’orario di transito, l’identificativo del timbratore, eventuali codici di causale, identificativo del badge.

Le timbrature dovranno essere acquisite e rese visualizzabili in tempo reale.

Su ogni timbratura dovranno essere effettuati controlli di validità in base a: associazione matricola- identificativo del timbratore autorizzato, causali previste, funzione del timbratore (presenze o mensa).

Le timbrature considerate anomale dovranno essere inserite in una apposita lista per poter essere successivamente esaminate.

Il caricamento delle timbrature deve comportare il ricalcolo dei totalizzatori (es. dello straordinario) e segnalare il superamento di soglie prefissate. Eventuali situazioni anomale dovranno poter essere comunicate all’utente attraverso i canali più idonei (es. accedendo al proprio cartellino sul portale del dipendente, piuttosto che attraverso appositi messaggi direttamente sul terminale di timbratura).

Le funzionalità previste per il modulo di Rilevazione Presenze comprendono:

• acquisizione e scarico in tempo reale negli archivi individuali degli orari di ingresso e uscita dal servizio/unità operativa, anche attraverso l’utilizzo di applicazioni mobili (timbratori “virtuali”) e con un numero illimitato di entrate ed uscite;

• visualizzazione rilevazioni in tempo reale;

• elaborazione giornaliera rilevazione delle presenze;

• configurazione orari di servizio diversi nelle caratteristiche fondamentali (flessibilità, pausa pranzo, tolleranze, ecc.);

• configurazione turni di servizio;

• pianificazione delle sequenze dei turni di servizio compresa la possibilità di ripetizione delle stesse in modo automatico per uno specifico arco temporale;

• configurabilità a livello di Azienda della ricerca automatica dell’orario di servizio per il personale con turni non fissi;

• gestione turni ed orari di servizio; confronto tra rilevazioni ed orari assegnati e conteggio automatico dell’attività di servizio;

• gestione dei doppi centri di costo (nel caso in cui il dipendente svolga nella stessa giornata due turni in reparti diversi con indennità diverse)

• gestione della doppia qualifica (nel caso in cui il dipendente con una certa qualifica xxxxxxxxx abbia vinto un incarico presso la stessa azienda con qualifica diversa);

• sequenze di orari;

• gestione rilevazioni “causalizzate” per il controllo di attività extra servizio quali ad esempio libera professione, area a pagamento, formazione, progetti, pronta disponibilità, con possibilità di gestione separata per tipologie definite e produzione di vari files di controllo;

• gestione del debito ALP (attività libero professionale) con controllo automatico della capienza rispetto al periodo di competenza dell’attività da liquidare e produzione files di controllo;

• configurabilità a livello di Azienda della monetizzazione automatica di tutte le indennità legate alla presenza in servizio.

La gestione delle indennità giornaliere legate al Turno o al Centro di Costo dovrà consentire di impostare una serie di condizioni a cui sarà vincolata l’attribuzione dell’indennità giornaliera.

Indicativamente, le condizioni che si dovranno potere impostare saranno le seguenti:

- appartenenza a un dato reparto o centro di costo;

- appartenenza a una determinata qualifica;

- assegnazione di un determinato profilo orario (poter indicare anche la percentuale di mattini, pomeriggi e notti);

- occorrenza nel mese di un numero minimo di tipi di orari di lavoro (xxxxxxx, pomeriggi, notti), parametrabile anche in relazione ad eventuali assenze;

- indennità su riposi compensativi.

La soluzione proposta dovrà permettere di gestire le eccezioni: dovrà infatti essere possibile associare o meno ad un soggetto il calcolo delle indennità come sopra descritto, preferibilmente a livello individuale e con profondità storica (modifiche e correzioni effettuate a posteriori dovranno prevedere meccanismi di ricalcolo).

• attribuzione di prestazioni straordinarie con gestione limiti contrattuali individuali, e di budget per struttura e aziendali in base ai Regolamenti/Accordi vigenti presso ciascun Ente;

• trasferimento in busta paga di tutte le competenze accessorie e gestione delle relative situazioni particolari (conguagli) con produzione di files di controllo;

• gestione turni di guardia e pronta disponibilità con calcolo automatico di tutte le competenze connesse (indennità di guardia e di pronta disponibilità, con eventuale automatismo di pagamento ore p.d.,) in base ai Regolamenti/Accordi vigenti presso ciascun Ente;

• gestione automatica degli addebiti di mensa con produzione files di controllo (per ciascun timbratore, per reparto, per data);

• distinzione nel totale saldo definitivo tra le ore straordinarie e le ore di aggiornamento;

• applicazione istituto della Banca Ore con gestione limiti contrattuali individuali, e di budget per struttura e aziendali;

• gestione dei Riposi: la procedura dovrà determinare per ciascun mese il numero dei riposi spettanti in base all’articolazione dell’orario di lavoro di ciascun dipendente e in base ai Regolamenti vigenti presso ciascun Ente;

• gestione controllo riposi giornalieri/settimanali ai sensi del D.lgs. 66/2003;

• produzione di un cartellino provvisorio;

• produzione e pubblicazione automatica nei “Servizi on line al personale – Portale del dipendente del cartellino definitivo;

• ogni rilevazione statistica prevista da disposizioni di carattere nazionale (Indagine Congiunturale Trimestrale-Monitoraggio, Conto Annuale, Lavori Usuranti, Banca dati Legge 104/92, Amministrazione Trasparente-tassi di assenza), regionale (Fluper) con produzione files per controllo e trasferimento automatico dei dati sui rispettivi siti ministeriali/regionali.

• Il caricamento nel calendario delle festività annuali (compreso il patrono) dovrà preferibilmente essere automatico.

Deve essere prevista la gestione delle timbrature e delle presenze anche di soggetti per i quali non verrà erogato trattamento economico.

In fase di inserimento dello straordinario deve essere automatico il controllo con eventuali budget previsti a livello di dipendente, servizio, unità operativa, dipartimento nelle diverse tipologie anche sovra-aziendali.

La modifica delle informazioni nel modulo presenze/assenze, se implica un conguaglio economico a seguito di emolumenti già liquidati, deve avvenire in modo manuale con possibilità di tracciabilità. Ciò deve valere per ogni voce variabile determinata dal cartellino presenze (a titolo di esempio ma non esaustive: indennità di pronta disponibilità, indennità contrattuale legate alle sedi/turni di lavoro, festive, notturne, Sert, assistenza domiciliare, straordinario, straordinario in pronta disponibilità.).

Funzionalità previste per la Gestione Assenze

La gestione delle assenze deve avere effetto diretto sugli aspetti economici consentendo la gestione automatica dei diversi istituti normativi e contrattuali con relativi limiti. Infine deve gestire eventuali limiti individuali all’utilizzo di determinate tipologie di assenza, ad esempio: diritto allo studio, legge 104/92, permessi sindacali, permessi per cariche pubbliche.

Le operazioni necessarie al minimo e a titolo esemplificativo ma non esaustivo consistono in:

• rilevazione giornaliera delle assenze e relativa elaborazione;

• gestione automatica delle ferie maturate in base alla tipologia di rapporto di lavoro (a titolo esemplificativo ma non esaustivo: tempo pieno, part-time orizzontale/verticale, anzianità di servizio, interruzioni). L’applicativo deve prevedere anzitutto un conteggio automatico e il totalizzatore di ferie/festività soppresse dovrà incrementarsi/ridursi automaticamente anche nel caso di assenze particolari quali ad es. le aspettative non retribuite, il congedo parentale, il congedo per assistenza portatore di handicap, permessi/assenze non retribuiti in genere;

Per quanto riguarda le ferie dovrà essere prevista la distinzione almeno tra:

✓ ferie anno corrente;

✓ ferie anno precedente;

✓ festività soppresse;

✓ ferie per particolari condizioni di rischio.

Le festività soppresse dovranno azzerarsi automaticamente se non fruite entro l’anno solare.

• gestione completa dei periodi di maternità/paternità a titolo esemplificativo e non esaustivo: data presunta parto, astensione anticipata, gravidanza a rischio, astensione obbligatoria, congedi parentali, riposi giornalieri, congedo per malattia figlio, sia per il personale full time che part time (verticale);

• visualizzazione delle assenze per congedi parentali;

• possibilità di inserire periodi di congedo parentale/malattia minore già goduti in precedenti rapporti di lavoro o dal coniuge, per il controllo del periodo massimo fruibile (nel massimale totale dei due genitori e anche per ogni singolo genitore nei 10/11 mesi);

• possibilità di inserire periodi di malattia/aspettativa/congedi per assistenza portatori di handicap già goduti in precedenti rapporti di lavoro per il controllo del periodo massimo fruibile;

• gestione adozione (nazionale ed internazionale) e affidamento;

• gestione permessi sindacali;

• gestione monte ore per Organizzazione Sindacale;

• gestione mensile dei permessi ex L. 104/92 e s.m.i.

• banca dati Legge 104/92 per il sito PERLAPA del Ministero della Funzione Pubblica con gestione archivio anagrafico dati del portatore di handicap e conseguente trasferimento automatico sul sito di tutti i dati richiesti;

• gestione completa della malattia con calcolo automatico del “periodo di comporto” per il personale a tempo indeterminato, determinato e pt verticali intervenuta nei tre anni precedenti l’insorgenza dell’evento morboso, con l’eventuale decurtazione delle voci stipendiali previste dalla normativa vigente (verifica del periodo di comporto anche coi certificati di infortuni INAIL);

• gestione monitoraggio D. Lgs. 81/2008 per controllo dipendenti assenti per motivi di salute da oltre 60 gg. con segnalazione in tempo reale in prossimità del raggiungimento di detto limite e produzione di file;

• gestione aspettative per motivi familiari e personali;

• gestione aspettative di qualsiasi natura con indicazione specifica della causa (es. per motivi familiari e personali, incarichi altri enti),;

• gestione automatica delle assenze a vario titolo.

La procedura presenze/assenze deve inoltre prevedere al minimo, a titolo esemplificativo ma non esaustivo:

• produzione in pdf standard del cartellino di presenza con evidenziati i conteggi mensili, i riporti del mese precedente, le indennità spettanti ed i residui ferie e la descrizione delle assenze ed eventuali timbrature causalizzate;

• pubblicazione attraverso il servizio di self service-Portale del dipendente insieme al cedolino paga anche il cartellino presenze e altri documenti (vedi CUD, e comunicazioni varie)

• report relativi ad anomalie (rilevazioni errate, sovrapposizione di giustificativi a rilevazioni, rilevazioni effettuate da terminali non autorizzati) e debiti orari;

• report di riepiloghi mensili (situazione liquidato, ore accantonate normali ed in pronta disponibilità, ferie godute, ferie residue, varie tipologie di assenza, controllo scadenze personale in aspettativa/maternità/congedo/malattia, giorni mensili di presenza,);

• report mensili e trimestrali per AREU e Regione Lombardia;

• gestione della funzionalità da parte del responsabile di reparto/coordinatore al fine di:

✓ visionare il personale operativo;

✓ verificare i turni di servizio svolti e quelli programmati;

✓ inserire predefinite tipologie di assenza;

✓ inserire i turni di guardia e pronta disponibilità anche attraverso il modulo di gestione turni descritto sotto;

✓ inserire rilevazioni mancanti;

✓ autorizzare le ore di lavoro straordinario;

✓ verificare la situazione oraria del proprio personale;

✓ fornire in tempo reale ai responsabili di servizio, la verifica del personale presente in servizio ad una determinata ora del giorno (es. ora di entrata in servizio) o in uno specifico intervallo temporale;

• raccolta rilevazioni del personale universitario, studenti, tirocinanti, comandati, personale in somministrazione, volontari.

• gestione certificazione telematica malattia: acquisizione dei certificati INPS con segnalazione di eventuali incongruenze/anomalie riscontrate. Lo scarico dei certificati dovrà avvenire con cadenza giornaliera.

3.4.Gestione trattamento economico

Servizi previsti nella fornitura

Le seguenti attività saranno a carico del Fornitore:

Elaborazione dei cedolini paga per tutte le tipologie di personale gestite, con produzione del relativo file pdf; i cedolini dovranno essere pubblicati sul portale del dipendente.

Elaborazione dei modelli e flussi informativi previsti dalle vigenti normative (es. CU, 770, ONAOSI, INAIL, ecc.)

Il servizio si intende applicato a tutte le categorie di personale che a vario titolo collaborano con l’Azienda, inclusi: il personale dipendente, collaboratori, specialisti ambulatoriali, Medici di Continuità Assistenziale, MET, ecc. Per tutte queste categorie le prestazioni di base rese disponibili dalla procedura devono essere

complete e assimilabili alle corrispondenti funzionalità relative al personale dipendente tenendo conto delle specifiche peculiarità contrattuali.

Per il Personale non Dipendente il sistema deve prevedere la gestione separata dei compensi di lavoro autonomo (abituale e occasionale) e dei redditi assimilati a lavoro dipendente (collaborazioni coordinate e continuative, collaborazioni a progetto, borse di studio, commissioni varie ecc.) e di qualsiasi altro tipo di compenso rilevante ai fini fiscali e contributivo a favore di soggetti non dipendenti.

Così come per il personale dipendente, deve essere garantita l’integrazione fra le varie gestioni (anagrafica, giuridica, economica e presenze/assenze) escludendo qualsiasi duplicazione delle attività di inserimento dati, compresi gli eventuali passaggi da una tipologia di contratto all’altra (es. da Xx.Xx.Xx a dipendente) e considerando l’anagrafica del dipendente unica nell’ottica del fascicolo personale.

Funzionalità applicative

Questo modulo deve assicurare l’elaborazione del trattamento economico dei dipendenti comprendendo anche tutti gli aspetti fiscali, previdenziali e gestionali che la normativa prevede abbiano un riflesso sulla gestione economica. Il modulo deve gestire anche tutte le denunce e flussi di dati verso Enti esterni.

La procedura informatica per la gestione economica deve prevedere al minimo le seguenti funzionalità:

Gestione "multiaziendale" e "multicontrattuale" dei trattamenti economici: personale dipendente e contratti diversi dal SSN quali: borsisti, collaboratori occasionali, contrattisti, collaboratori a progetto, componenti degli organi istituzionali, Medicina Convenzionata, Medici Emergenza Territoriale; in linea generale tutti i trattamenti economici erogati dalle aziende a percipienti e definiti da un punto di vista fiscale come redditi di lavoro dipendente, redditi assimilati al lavoro dipendente, redditi di lavoro autonomo e redditi diversi. Il tutto deve prevedere diverse tipologie di Posizione di Bilancio (Sanità, Territorio, AREU).

Gestione dei trattamenti economici del personale universitario convenzionato secondo i protocolli attuativi vigenti e invio del flusso dei dati secondo i tracciati definiti per l’Università.

Gestione anagrafica voci retributive e di trattenuta.

Gestione delle voci retributive legate all'inquadramento e delle voci personali con profondità storica. Consultazione e stampa storico xxxxxxxx.

Consultazione e manutenzione situazione fiscale e previdenziale.

Predisposizione scheda annuale per dipendente con indicazione, in colonna e per singolo mese, degli importi riferiti a tutte le voci elaborate (es.: voci retributive di competenza e trattenute varie, imponibili fiscali e previdenziali, ritenute fiscali e previdenziali c/dipendente e c/ente)

Gestione contributi sindacali; gestione dei permessi sindacali e calcolo monte ore annuale sulla base delle deleghe inserite; produzione report relativi alla rappresentatività sindacale ed ai diversi iscritti.

Gestione automatica delle analisi economiche relative alle giornate di sciopero dei dipendenti. Possibilità di inserimento massivo dati (es. con flusso excel).

Possibilità di gestire il personale distinto per tipologia e su ambienti diversi (per necessità organizzative interne dell’ente) anche con unico impianto tabellare (relativo a ruoli, funzioni, voci stipendiali, riferimenti ecc.) con possibilità di considerare i progressivi di ambiente distinto per conguagli contributivi e fiscali.

Gestione IRAP a livello di dipendente: gestione normale, esclusione IRAP per disabili (con evidenziazione dell’imponibile escluso); esclusione dipendenti comandati presso terzi (con evidenziazione dell’imponibile escluso)

Gestione economica degli incarichi con aggancio alle voci stipendiali, ai fondi di finanziamento e iter di verifica.

Gestione fondi e monitoraggio budget di spesa con ipotesi di assunzione e cessazione e integrazione con giuridico per aspettative e lunghe assenze.

Gestione analitica dei fondi con possibilità di estrazioni per cassa e competenza e per ogni elemento di interesse. Al momento della strutturazione del fondo dovrà essere possibile gestire oltre alle voci anche alcuni elementi di esclusione o inclusione (contratto, ruolo, mansione, inquadramento economico, status giuridico, rapporto di lavoro, funzione e dislocazioni). Tutti questi elementi sono un filtro per la configurazione del fondo ma anche uno strumento di parcellizzazione del fondo stesso. Dovranno essere possibili aggregazioni per macro classi di profilo e aree contrattuali.

Gestione incentivazioni e risultati (produttività collettiva e salario di risultato), sia di dipendenti che universitari, secondo i criteri previsti dai contratti integrativi aziendali.

Gestione economica delle diverse tipologie di assenze in riferimento all’assoggettamento contributivo (distinto carico dipendente e carico datore di lavoro) e alla denuncia ListaPospa (ex DMA) con possibilità di analitica definizione delle voci retributive che costituiscono l’imponibile.

Conguagli con profondità storica per variazioni di inquadramento relativamente a tutte le voci retributive e di trattenuta (voci personale, ANF, voci previdenziali, sindacati), per variazione % rapporto di lavoro, variazione di giustificativi di assenza con conguaglio di eventuali contributi figurativi e/o virtuali e per applicazioni contrattuali.

Conguagli fiscali e previdenziali, in particolare per le addizionali all’irpef anno corrente e anno precedente l’elaborazione di report di controllo mensile circa la situazione fiscale residuale e la possibilità di elaborazione automatica, entro i termini previsti dalla normativa per la comunicazione al percipiente.

Acquisizione e passaggio a paghe di tutte le voci variabili stipendiali, comprese quelle dalla rilevazione presenze o da file esterno.

Acquisizione dalle altre aree del personale di tutte le informazioni a valenza economica.

Gestione ANF, gestione indennità per congedo biennale retribuito per assistenza a portatori di handicap (art. 42 comma 5 ter DLgs 151/2001), gestione indennità spettante a dipendenti in maternità oltre la scadenza dell’incarico a tempo determinato e fino al termine del periodo di assenza obbligatoria, assegni di mantenimento, pignoramenti (con le diverse modalità stabilite dal Giudice: quota fissa, 1/5, 1/3, 1/2 dello stipendio netto ecc.), delegazioni, cessione del quinto dello stipendio, detrazioni fiscali, credito d’imposta, trattamento economico di trasferta e tutte le altre tipologie di trattenute conto terzi che le aziende devono gestire; in particolare deve essere prevista una anagrafica dei soggetti terzi e analisi mensili relative alle ritenute programmate, liquidate e sospese.

Gestione previdenza complementare (es. Fondo Perseo Sirio) prevedendo un’analisi a cadenza mensile relativa agli imponibili fiscali (deducibili e non deducibili) e previdenziali del mese e progressivi nell’anno oltre che ai contributi.

Gestione assenze di malattia ai fini stipendiali e previdenziali: trattenuta delle competenze accessorie per i primi dieci giorni ( art. 71 D.L. 112/2008, retribuzione al 90%, retribuzione al 50% e senza assegni durante il periodo di comporto).

Gestione conguagli fiscali e previdenziali (maggiorazione 1% ex CPDEL e CPS) precedenti datori di lavoro.

Generazione prospetto per quantificazione Indennità sostitutiva per mancato preavviso sulla base delle modalità previste dai CCNL per le tre aree contrattuali e gestione della liquidazione dell’indennità stessa con particolare riferimento agli aspetti fiscali (anche per eredi di dipendente deceduto).

Elaborazione Conto Annuale con previsione di report di controllo sulle voci stipendiali inserite nelle tabelle.

Procedura per estrazione dati retributivi (in base alle modalità ministeriali) dei dirigenti ai fini della loro pubblicazione sul sito aziendale nella sezione “Operazione Trasparenza”.

Procedura per calcolo interessi e rivalutazione monetaria.

Generazione e gestione della tredicesima: deve essere prevista la possibilità di corrisponderla insieme alla mensilità di dicembre. Il relativo calcolo dovrà essere adeguato automaticamente sulla base dei dati di riferimento senza ulteriore ricodifica da parte dell’operatore ( es. cambio di part time).

Acquisizione di modelli 730-4 base, integrativi e rettificativi da file (lasciando comunque la possibilità di caricamento manuale per la gestione di singoli casi particolari); gestione negli stipendi di trattenute, rimborsi rateizzazioni, calcolo interessi per rateizzazione e per incapienza, gestione dei casi particolari di incapienza con possibilità di rinvio automatico rate e calcolo interessi fino all’ultimo mese utile previsto dalla normativa vigente. Deve essere prevista in caso di incapienza la produzione di report di controllo mensile circa la situazione fiscale residuale e la possibilità di elaborazione automatica, entro i termini di legge, di una comunicazione al dipendente.

Elaborazione stampe di controllo pre-post calcolo, report controlli Equitalia e eventuale file per controllo semiautomatico. Controllo mensile anomalie negli inserimenti IBAN una volta elaborati gli stipendi. Produzione stampe mensili riassuntive delle voci elaborate suddivise fra competenze e trattenute. Per le ritenute fiscali e previdenziali produzione stampe di dettaglio mensile comprendenti imponibili, ritenute c/ente e c/dipendente con profondità storica.

Calcolo dello stipendio:

Calcolo dello stipendio con possibilità di definire una data puntuale di riferimento per l'elaborazione dei cedolini permettendo inserimenti/variazioni di informazioni giuridiche ed economiche senza effetti sul calcolo dei cedolini per elaborazioni successive riferite alla stessa data.

Gestione automatica delle quadrature e chiusure mensili. Gestione automatica dei cedolini negativi.

Gestione delle trattenute previdenziali fiscali mensili e relativa stampa dei ruoli. Generazione e stampa modello F24 e F24EP.

Produzione file da inviare all’Istituto Tesoriere per accredito stipendi con tracciati previsti dalla vigente normativa.

Produzione tabulato nominativo contenente le retribuzioni nette ed i riferimenti bancari per l’accredito. Generazione dei file ENPAM, ENPAPI e della previdenza complementare.

Generazione del file relativo alle trattenute per prestiti INPS ex INPDAP in base al tracciato attualmente previsto per il successivo invio tramite portale INPS.

Interfaccia con il Servizio Gestione Risorse Economico Finanziarie e Servizio Controllo di Gestione: deve essere possibile associare le voci stipendiali per competenza ad una struttura gerarchica composta, a titolo esemplificativo e non esaustivo, da chiavi contabili di bilancio, Siope, codice fornitore per contabilità generale e fattore produttivo e centri di costo per contabilità analitica. Un'apposita elaborazione deve predisporre i file di interfaccia. I report e le stampe dovranno necessariamente essere esportabili anche in formato excel in modo autonomo dagli operatori.

Gestione de-cuius: ripartizione automatica delle competenze agli eredi con calcolo della parte contributiva sul de-cuius e parte fiscale calcolata sull'erede al momento dell'effettivo pagamento.

Generazione stampa con dati retributivi per Denunce infortunio INAIL.

Gestione denuncia ListaPosPa, denuncia INPS UNIEMENS (compresa Gestione Separata e Gestione Fondi Interprofessionali per destinazione quota parte contributo DS) con recupero automatico dei dati dalla rilevazione presenze (anche per esposizione a credito della retribuzione dei dipendenti donatori di sangue), denuncia IRPEF MOD. 770, denuncia IRAP, denuncia INAIL (autoliquidazione), denuncia ONAOSI, denuncia ENPAM dipendenti, gestione INPGI dipendenti, denuncia ENPAPI, Certificazione Unica, Conto Annuale,

monitoraggio trimestrale, rilevazione unica regionale e statistiche diverse,FLUPER per dati economici, rilevazione annuale per cassa degli stipendi erogati suddivisi per ruoli, tipologia di competenze, con specifica mensile per procedere con le analisi che vengono richieste ed utilizzate nelle procedure di controllo del bilancio da parte del Collegio Sindacale.

Estrazioni e stampe personalizzate relative alle voci stipendiali elaborate in particolare con previsione di analisi mensili con indicazione di tutte le voci elaborate c/dipendente e c/ente con diversi livelli di dettaglio; tali estrazioni devono, una volta predisposte, essere accessibili in modo autonomo dagli operatori.

Conguaglio fiscale di fine anno unico per dipendenti pagati su più aziende, conguaglio fiscale tardivo entro febbraio e gestione eccezioni fiscali (es. per richiesta maggior aliquota).

Gestione del budget economico di spesa e monitoraggio voci fisse e accessorie per competenza:

1) l’elaborazione periodica (almeno mensile con aggiornamento al cedolino di riferimento) ai fini contabili e di contabilità;

2) la stima dei costi al 31 dicembre sulla base dell’elaborazione precedente, comprensiva del costo degli assunti e del risparmio dei cessati riferiti al periodo intercorso tra il 31 dicembre dell’anno precedente e la fine del mese di elaborazione, con possibilità di calcolo dei costi e risparmi non ancora intervenuti (cessati/assunti);

3) la gestione fondi contrattuali (con evidenza del liquidato, delle voci retributive finanziate dai fondi e proiezione a chiudere, con calcolo e aggiornamento dei residui) con possibilità di alert in caso di superamento del limite del fondo prima della chiusura del mese di riferimento;

4) simulazione uscite pensionistiche dei dipendenti e simulazione dell’ammontare del trattamento pensionistico al netto delle ritenute fiscali ad una data impostata dall’operatore;

5) simulazioni di costo finalizzate alla predisposizione dei piani assunzioni e/o a supporto delle decisioni strategiche aziendali;

6) monitoraggio del costo del personale, diviso tra TI e TD e proiezione della spesa su base annua.

Elaborazione tabelle per compilazione Note Integrative (Sanità, Territorio, AREU) del Bilancio d’esercizio e Modello A per BPE, BES, CET, Assestamento e PGRU.

Deve essere prevista la possibilità di lanciare l’elaborazione degli stipendi più volte nel mese, anche per singoli cedolini.

3.5.Gestione previdenziale e assistenziale

La sezione previdenziale del Sistema dovrà integrarsi con la sezione economica, dalla quale acquisirà le informazioni retributive, e con il modulo presenze/assenze dal quale acquisirà, in particolare, le informazioni sulle assenze interruttive del servizio. Per le elaborazioni previdenziali, il Sistema dovrà inoltre tenere in considerazione anche i dati relativi ad eventuali riscatti e servizi svolti presso altri Enti.

Il Sistema dovrà consentire:

• Integrazione con moduli gestione giuridica ed economica.

• Liquidazione/Riliquidazione T.F.S. (con determinazione dell’indennità netta) e relative pratiche di riscatto.

• Liquidazione/Riliquidazione T.F.R. (con determinazione dell’indennità netta) e relative pratiche di riscatto.

• Integrazione, secondo la modalità prevista, o trasferimento dati tra applicativo software gestione risorse umane e applicativo pensionistico INPS e sue evoluzioni, al fine di elaborare i Modd. PA/04 o equivalenti per le pratiche di riscatti e ricongiunzioni e per le pratiche di pensione con generazione lettere di accompagnamento.

• Elaborazione dinamica ( aggiornamento in tempo reale) e stampa inquadramenti del personale: inquadramento giuridico ed economico, con possibilità di selezionare dati annui o mensili, con imponibile assoggettabile alla Cassa Pensioni e con imponibile assoggettabile all’INADEL (TFS o TFR o optanti), con evidenza o meno della tredicesima mensilità, con possibilità o meno di rapportare i dati al part-time. Il tutto con profondità storica.

• Determinazione e calcolo periodi da ricongiungere sulla base della normativa vigente con possibilità di inserimento dati ricavabili dalle banche dati INPS.

• Gestione previdenza complementare e integrazione modulo gestione economica per flussi mensili.

• Trasferimento dati giuridici ad applicativo Pensioni S7 per la trasmissione del modello PA04 on-line all'Inps gestione ex INPDAP.

• Calcolo diritto a pensione.

• Gestione Note di debito per benefici contrattuali su pensioni.

• Generazione dei modelli 350P, TFR1 e TFR2.

• Certificato contributivo individuale che rappresenti la situazione del dipendente presente in banca dati, indicando: servizi giuridici utili ai fini pensionistici; periodi di contribuzione figurativa; trattamento economico (desunto dalle denunce contributive mensili).

3.6.Organigramma, Stato giuridico del personale e pianta organica

Organigramma

Tale modulo deve prevedere la gestione dell’organigramma aziendale (atto aziendale) secondo le modalità di seguito descritte:

Gli utenti specificatamente autorizzati devono poter disegnare, mediante una struttura ad albero, all’interno della soluzione offerta, l’organizzazione dell’azienda e tutte le funzionalità di seguito descritte devono essere realizzate all’interno della soluzione offerta.

Devono essere gestite tutte le articolazioni aziendali. A titolo esemplificativo: Direzione strategica / Responsabili di macro struttura (presidi ospedalieri, territorio, servizi amministrativi professionali e tecnici)

/ Responsabili di Dipartimento / Responsabili di struttura complessa / Responsabili di struttura semplice a valenza dipartimentale / Responsabili di struttura semplice / Posizioni organizzative (comparto) / incarichi di Coordinamento (comparto) e dotazione organica per USC

L’organigramma deve possibilmente essere declinato fino al massimo livello di dettaglio anche se non descritte nell’atto aziendale ma che devono essere comunque ricondotte allo stesso.

Ogni unità organizzativa deve essere comunque riconducibile ad un nodo dell’organigramma, ogni singolo dipendente deve essere ricondotto sui nodi sui quali ricopre il corrispondente incarico con indicate le relative percentuali di ripartizione.

Si ribadisce che anche tale gestione deve essere storicizzata.

Devono essere gestiti e storicizzati anche i legami funzionali necessari a rappresentare i modelli organizzativi introdotti nel nuovo piano socio sanitario, quali a titolo di esempio, le aree omogenee di assistenza. Su tali aree incidono funzionalmente diverse specialità mediche (es. su area degenza medica: geriatria, medicina, nefrologia).

Le informazioni afferenti all’organigramma dovranno essere automaticamente aggiornate con le informazioni giuridiche.

Gestione Giuridica

Il sistema dovrà gestire correttamente le seguenti funzionalità.

• tipo e data di assunzione e dimissione con conseguente creazione (in caso di assunzione) o chiusura (in caso di cessazione) di tutti gli archivi storici ad esso collegati;

• sede di lavoro: con dettaglio di almeno 6 tipi di articolazione (a titolo di esempio: Presidio, Dipartimento, Unità Operativa, Servizio) e periodo di servizio prestato nella stessa articolazione anche con possibilità di assegnazione del singolo dipendente e non dipendente a più sedi di lavoro con relativa percentuale;

• gestione della carriera, anche con operazioni collettive di cambio di inquadramento a seguito di applicazioni contrattuali o accordi sindacali di ogni livello e relativa variazione del trattamento economico (devono essere gestiti: tipologia del rapporto di lavoro, ruolo, profilo professionale, posizione funzionale, qualifica/mansione/disciplina, percentuale in caso di part-time, percentuale di assegnazione al bilancio sanitario e/o sociale, contratto individuale di lavoro con data e numero dello stesso, data e periodo ruolo, qualifica primaria e secondaria, durata del periodo per ogni posizione e qualifica, ente di appartenenza per servizi c/o altro ente;

• tipologia, descrizione e termini/periodi di incarichi conferiti a dirigenti e altro personale;

• gestione scadenziari relativi a tutti gli istituti normativi e contrattuali del personale dirigente e non ( a titolo esemplificativo ma non esaustivo: valutazioni annuali e periodiche, incarichi dirigenziali, indennità di esclusività, equiparazione, posizioni organizzative, funzioni di coordinamento);

• gestione scadenziario incaricati e supplenti con la possibile compresenza di più scadenze;

• produzione certificati di servizio con indicazione della durata e qualifica del servizio prestato e, se richiesto, del trattamento economico;

• produzione in pdf delle varie tipologie dei contratti di lavoro individuali;

• gestione assunzioni centralizzata e/o decentrata. La funzione deve permettere di visionare in tempo reale le informazioni anagrafiche e contrattuali della risorsa, di verificare lo stato di avanzamento economico e giuridico, di allegare all’anagrafica del dipendente e non dipendente file (word, excel, pdf, ods, odt) o immagini scannerizzate; notifica automatica dell’evento assunzione agli attori interessati, con la possibilità di utilizzo del sistema di protocollo aziendale;

• diversi livelli di codifica anche non gerarchici per la determinazione della qualifica, onde consentire agli strumenti di reportistica di selezionare il personale non solo in base alla qualifica estesa ma anche per categorie più ampie. Pianta organica personale dipendente e non dipendente per fabbisogno e dislocazione – la dislocazione deve essere esplosa in più tipologie e livelli di aggregazioni (LEA oppure il sistema di contabilità analitica su CDC /CDR –> il tutto in relazione all’organigramma aziendale per livelli di aggregazione di quest’ultimo);

• gestione monitoraggio del turn over;

• produzione stato di servizio in formato Word, Pdf e altri formati liberi (certificato di servizio con aggiunta dati economici con anche le assenze degli ultimi tre anni, per i congedi parentali ed altri congedi, in generale decreto legislativo 151/2001);

• gestione assegnazione e variazione Centri di Costo, possibilità di attribuzione di informazioni più dettagliate o diverse dal cdc (es. codice progetto di ricerca, U.O., stabile, reparto) e loro estrapolazione al fine di poter consentire alle aziende di gestire finanziamenti con vincoli di rendicontazione;

• conto annuale, relazione al conto annuale, monitoraggio trimestrale, FLU.PER. e denuncia disabili, anagrafe prestazioni, rilevazione assenze (brunetta), rilevazione tassi assenza /presenza (op. trasparenza) altre rendicontazioni istituzionali;

• visite del Medico Competente: gestione in anagrafica dei dati in esito alle visite periodiche a cui il personale è sottoposto ex D.lgs 81/2008, con possibilità di estrazione ed elaborazione dei dati medesimi ai fini dell’inserimento dei dati nel Conto Annuale e nei flussi regionali.

• Gestione eventi disciplinari.

Fabbisogno Organico

Il fabbisogno organico, nominativo e numerico (teorico e effettivo) dovrà essere gestito recuperando in modo completamente automatico dalla banca dati le informazioni e gli eventi che producono effetti sull’anagrafica generale e sullo stato giuridico del Personale.

Tali informazioni riguardano ruolo, profilo, posizione funzionale, natura giuridica, tipo di rapporto, settore di appartenenza, centro di costo di ogni dipendente e non dipendente

Deve essere sempre disponibile la funzione per l’estrazione almeno delle seguenti informazioni:

• numero di dipendenti e non dipendente (teste e/o rapportati alla reale % di lavoro) all’interno di una certa posizione funzionale, organizzati per tipo e durata di rapporto di lavoro, per mansione, ecc.;

• elenchi sull’organico effettivo in servizio/assente dal servizio e movimentazione del personale, ad una certa data e in un periodo selezionabile;

• informazioni relative all’inquadramento professionale di tutte le figure e relativa sintesi, con totali omogenei, del tipo di rapporto di lavoro e del relativo incarico;

• simulazione del personale cessando per pensionamento o altre cause, suddiviso per ruolo e per struttura e per data.

L’utente deve avere la possibilità di selezionare la data di riferimento, i campi, le strutture dell’Ente e le qualifiche per le quali desidera avere ogni tipo di informazione sul fabbisogno organico riferita ai dipendenti selezionati.

La visualizzazione, la stampa e l’esportazione in ambiente di produttività individuale (postazione di lavoro) dei dati, dovrà avvenire previa selezione delle strutture e/o delle qualifiche, considerando o meno l’incidenza del part-time.

3.7.Gestione Turni

La gestione dei turni dovrà prevedere, per ogni Settore/Area, l’inserimento di fabbisogni di personale, suddivisi per le diverse qualifiche, per ogni tipologia di turno.

La procedura dovrà altresì prevedere, per ogni Settore/Area, una proposta di pianificazione del turno dei diversi operatori, per ogni livello organizzativo.

La pianificazione dovrà inoltre tenere conto delle diverse matrici predefinite (mattino-pomeriggio, pomeriggio-mattino-notte…) ovvero di regole preimpostate (livelli di competenza, anzianità, addestramento…).

La suddetta pianificazione dovrà tener conto delle eventuali riduzioni orarie degli operatori (part-time, allattamento, L. 104…) e delle eventuali limitazioni alla mansione (esenzione turni notturni o pomeridiani…).

La procedura dovrà prevedere una prima fase preventiva di pianificazione accessibile ai soli Responsabili. Successivamente, una volta operata l’approvazione da parte dei Responsabili, la pianificazione mensile dell’intero Settore sarà quindi accessibile a tutti gli operatori interessati per la visualizzazione e per le eventuali richieste di modifiche.

Tali richieste da parte degli operatori potranno essere inserite solo prima dell’inizio del turno interessato dalla modifica.

Eventuali scostamenti negativi rispetto al debito orario previsto dal turno attribuito a ciascun operatore potranno essere tenuti in considerazione nella pianificazione oraria del mese successivo.

Allo stesso modo, i Responsabili dovranno apporre la propria autorizzazione sulle eventuali eccedenze orarie specificando la modalità di trattamento:

• a pagamento

• a recupero

• non autorizzate

Sempre a consuntivo, la procedura dovrà segnalare eventuali turni aggiuntivi effettuati dal personale e, ciò, esclusivamente nel caso in cui venga superato il debito orario mensile.

A tal fine dovranno essere evidenziati, con caratteri speciali o codici, particolari tipologie di turno che, sulla base delle regole previste contrattualmente o da regolamento aziendale, generino riposi compensativi / recuperi/ pagamento:

TURNI DI PRONTA DISPONIBILITA’: la procedure dovrà consentire che la pianificazione, oltre la normale articolazione dei turni, preveda l’inserimento di turni in pronta disponibilità che, integrandosi con il modulo Rilevazione Presenze Assenza, generino a seconda della presenza o meno dell’operatore istituti normo/economici diversi che confluiranno nel modulo di Gestione Stipendi.

SERVIZI DI GUARDIA NOTTURNA O FESTIVA: tale tipologia di turno dovrà essere evidenziata, se inserita quale turno aggiuntivo, in modo da consentire al Modulo di Rilevazione Presenze Assenza di generare, se presente un’eccedenza oraria sul monte ore contrattuale mensile, altrettanti riposi compensativi / recuperi.

La gestione della turistica dovrà consentire le seguenti funzionalità

• Recupero dello storico e consultazione dello stesso

• La definizione degli acronimi di turno e la loro visualizzazione nei vari report o schermate deve essere basata su almeno 4 caratteri per non perdere il lavoro di creazione degli acronimi fatto in questi anni.

• Per una migliore leggibilità dello schema dei turni, oltre al nominativo della persona deve essere visualizzata anche la qualifica.

• Deve essere possibile stampare il turno anche a tabellone bloccato e/o chiuso.

• Deve essere possibile operare sul tabellone turni da un solo operatore per volta.

• Ogni dipendente può visionare i propri turni del mese in corso, accedendo dall’angolo del dipendente.

• I turni di Pronta Disponibilità devono seguire ,come oggi, una gestione separata dai normali turni di servizio, integrandosi con la rilevazione presenze assenze, con la possibilità di stampare il programma mensile.

• Accesso diversificato, con password personale per aree di Responsabilità con la possibilità da parte dell’Amministratore di sistema di : inserire nuovi utenti e profilarne i livelli di visualizzazione e di operatività.

• Possibilità per i referenti di area di modificare i c.d.c e i reparti/servizi del personale in gestione a seconda delle assegnazioni e cambi reparto.

• Mantenimento dell’attuale metodo di assegnazione al singolo operatore del turno da modello, per cui il personale è agganciato ai rispettivi centri di costo / reparti e servizi, mentre i modelli sono generici e personalizzati sull’esigenza del singolo reparto/servizio.

• Passaggio diretto alla rilevazione presenze di Straordinari e gettoni, con stampa di report mensile a firma del coordinatore per verifica con l’Ufficio Personale.

• All’interno del tabellone turno occorre avere la possibilità di passare da un mese all’altro senza dover aprire ogni volta una nuova procedura.

• Possibilità di costruzione ed estrapolazione di report dati per singolo dipendente/ qualifica /reparto o servizio/ dipartimento, per giornate malattia e permessi vari , straordinari, gettoni, ferie programmate ed usufruite e corsi formazione, elenco dipendenti con L.104, part time con ore e percentuali, limitazioni medico competente e personale in dimissione , data assunzione ecc.

3.8.AREU

Relativamente al personale medico e del comparto (turnisti e non turnisti) in servizio presso il 118, il sistema dovrà interfacciarsi con la base dati di XXXX, fornendo le estrazioni dati rispettando contenuti e tracciati imposti da quest’ultimo.

A titolo esemplificativo:

• Flusso mensile per il comparto

• Rendicontazione trimestrale attività di emergenza-urgenza extra ospedaliera da trasmettere ad AREU secondo i modelli e le indicazioni da essa forniti.

• Elaborazione report interscambi ASST-AREU per il personale

• Altri o differenti report in base ai nuovi assetti istituzionali che verranno concordati tra Regione Lombardia e AREU.

3.9.Gestione della formazione

Il modulo di gestione della formazione deve comprendere per lo meno le seguenti funzionalità:

• Rilevazione del fabbisogno interno di formazione.

• Gestione dell’offerta formativa, sia erogata internamente, che da altri soggetti esterni, con possibilità di dettagliare ed aggiornare i dettagli dei corsi disponibili, o proposti da docenti interni, incluso la creazione di una nuova edizione di un corso precedente.

• Costituzione del piano formazione, e creazione del budget per l’anno in corso, con possibilità di simulazione.

• Approvazione delle edizioni dei corsi erogati internamente da parte dell’Ufficio Formazione.

• Gestione delle iscrizioni, con possibilità di accesso anche on-line, iter approvativo e upload di documenti.

• Gestione accreditamento ECM.

• Gestione stampa degli attestati (con possibilità di invio automatico), relativamente ai corsi erogati.

• Gestione e verifica delle presenze al corso; per i corsisti e docenti interni verifica delle presenze al corso tramite l'utilizzo di strumenti automatici per le timbrature e ribaltamento degli orari di presenza sulla Rilevazione Presenze.

• Valutazione del corso.

• Gestione spese e rimborsi in flusso stipendi del corsista/docente.

• Possibilità di monitoraggio, attraverso un cruscotto di interrogazione del sistema, dell’andamento del piano formativo rispetto ai principali parametri amministrativi, economici, giuridici e formativi, in base a vari criteri di aggregazione del dato (es. centro di costo, conto economico, dipendente, UO, Area tematica, Progetto obiettivo, docente, tipologia formazione, parola chiave, ecc. ).

• Gestione del fascicolo formativo individuale con produzione di report con l’elenco dei corsi effettuati e i crediti ECM; possibilità di esportazione in formato excel.

• Gestione formazione del personale non dipendente (corsi a esterni).

• Produzione flussi informativi vari previsti dalla normativa vigente (es. Fluper, crediti formativi ECM/CPD,

…).

• Gestione dei docenti esterni con relative lettere di incarico.

• Gestione delle esenzioni (es. gravidanza).

• Controllo della situazione crediti triennale.

• Report specifici su corsi BLS.

3.10. Valutazione del personale

Il modulo di gestione della valutazione deve consentire all’amministrazione una efficace gestione della valutazione del personale supportando l’Azienda nella definizione delle schede individuali di valutazione, nella gestione e verifica periodica degli incarichi, nella tenuta di uno scadenziario delle valutazioni da effettuare.

Il modulo deve essere integrato con l’anagrafica aziendale e condividerne tutti gli aggiornamenti. Le funzionalità previste in questa area comprendono:

• messa a disposizione di strumenti per la definizione delle schede di valutazione individuale, differenziate per tipologia di personale o di incarico.

• La scheda di valutazione deve poter includere item a valutazione discrezionale oltre che ad item collegati a specifici indicatori calcolati in modo automatizzato.

• La scheda di valutazione deve avere un automatismo per il calcolo finale ed automatico di uno o più indicatore complessivi di performance.

• Associazione valutato – valutatore in modo il più possibile automatizzato, accedendo ai dati dell’anagrafica aziendale e organigramma.

• Strumento per la compilazione on-line delle schede da parte del valutatore il più possibile rapido e immediato.

• Gestione informatizzata di un eventuale secondo valutatore.

• Gestione informatizzata della consultazione e accettazione da parte del valutato.

• Gestione scadenziario degli incarichi e valutazioni periodiche. La gestione dell’incarico deve includere la possibilità di registrare gli eventi relativi alla attribuzione, periodo di prova, conferma e cessazione sia per il personale della dirigenza (incarichi gestionali e professionali), sia per il comparto (incarichi di posizione e coordinamento).

• Valutazione obiettivi di budget.

• Collegamento con il modulo economico per l’attribuzione delle quote collegate al sistema di valutazione.

3.11. Produzione dei Flussi Informativi

Tutti i flussi previsti dalle normative vigenti, con particolare riguardo alle aree giuridica e economica, devono essere facilmente elaborabili dal personale dell’Azienda attraverso apposite funzioni e con la possibilità di salvataggio dei dati nei formati più comuni (excel, csv)

Deve essere prevista inoltre una serie di estrazioni di controllo da concordare con gli uffici preposti che devono essere messe a disposizione degli operatori in modo autonomo.

Tutti gli aggiornamenti necessari per adeguare i flussi informativi alle normative vigenti sono da considerarsi incluse nel servizio.

3.12. Portale utenti

Il Sistema dovrà prevedere la disponibilità di un portale Web che garantiscano la decentralizzazione di alcune attività in carico direttamente al dipendente.

Le funzionalità demandate ai dipendenti dovranno essere completamente fruibili da qualunque posto di lavoro, interno o esterno all’organizzazione, che ospiti un web browser standard e con assenza di software sul client. L’accesso dovrà essere basato su idonei meccanismi di autenticazione e profilazione dell’utente.

La fruizione del Portale Utente deve essere resa disponibile utilizzando diverse tipologie di devices favorendo il più possibile l’accesso anche in mobilità attraverso dispositivi tablet e smartphone.

L’utilizzo di APPs dedicate a tale scopo e utilizzabili in ambiente Android o IOS costituisce una rilevante innovazione nella modalità di gestione del servizio.

Il portale dovrà mettere a disposizione dei singoli dipendenti le funzioni per:

• visualizzare e scaricare i propri cedolini paga e modelli CU;

• visualizzare le proprie timbrature;

• effettuare un monitoraggio veloce e chiaro sulla situazione del monte ore lavorato rispetto al dovuto nel mese o anno di riferimento, nonché la visualizzazione della situazione delle ferie fruite e da fruire

• richiedere giustificativi di assenza (ad esempio: xxxxx, permessi, missioni, corsi di formazione, ecc.) e l'inserimento di mancate timbrature, che deve potersi effettuare anche per il giorno stesso. La richiesta seguirà l’iter approvativo da parte del responsabile con possibilità di inserimento di note; lo stato della richiesta sarà visibile dal richiedente. Il sistema deve controllare la correttezza dei giustificativi inseriti evitando ad esempio che si possano richiedere giorni di ferie in eccesso a quelli previsti o tipologie di assenze non previste per quel dipendente.

• Compilare il foglio straordinari con l’indicazione delle ore da mettere in liquidazione o a recupero; il foglio straordinari seguirà l’iter approvativo da parte del responsabile;

• visualizzare messaggi destinati a gruppi di utenti o individuali

• compilare o scaricare modulistica varia, sia per gruppi di utenti, sia individuali; e inoltre, per i Responsabili di Servizio:

• autorizzare o negare le richieste di giustificativi di assenza inserite dai propri collaboratori;

• autorizzare o negare le richieste di inserimento di mancate timbrature inserite dai propri collaboratori.

• Autorizzare o negare la richiesta di lavoro straordinario avendo la possibilità di visualizzare il dettaglio giornaliero e i totali mensile e annuo.

ART. 4. Requisiti Non Funzionali

4.1.Architettura

L’applicazione (tutti i moduli funzionali) dovranno avere una interfaccia web ed essere utilizzabili su postazioni fisse, preferibilmente anche mobili, utilizzando i più comuni browser quali IE9, IE11, Chrome.

Sulle postazioni di lavoro client non deve essere necessario installare alcun componente aggiuntivo oltre al SW di base standard del sistema operativo.

Il sistema dovrà utilizzare coma base dati la piattaforma RDBMS Oracle 11 o successive, messa a disposizione dall’Azienda sui propri server.

La gestione dei backup sarà a cura dell’Azienda e sarà messa a punto con la collaborazione del fornitore per gli aspetti di dettaglio.

Il fornitore dovrà rilasciare credenziali di accesso al database con diritti applicativi e di amministratore e fornire tutto il supporto necessario per l’accesso ai dati.

Le normali attività di amministrazione del database (quali backup, allocazione tablespace) saranno a carico dell’Azienda. E’ però richiesto al fornitore una attività di manutenzione straordinaria, con cadenza almeno annuale, per la verifica delle prestazioni e il fine-tuning del database.

Il fornitore dovrà indicare i requisiti mini e ottimali della infrastruttura HW che l’Azienda deve mettere a disposizione per l’installazione dei sistemi forniti.

Le risorse di calcolo che l’Azienda metterà a disposizione sono necessariamente basate su architettura virtuale VmWare con sistema operativo host windows 2008R2 o 2012 oppure Linux.

Il database verrà ospitato nella attuale infrastruttura basata su Oracle RAC 11 standard edition.

4.2.Integrazioni

Il sistema deve potersi integrare attraverso i più comuni protocolli e metodologie riconosciute standard di mercato. E’ richiesta al sistema la capacità di integrazione tramite l’adozione di formati XML e dei protocolli di scambio da esso derivati (Web Services) per consentire il completo automatismo e impedire l’ accesso diretto al dato, nonché garantire il massimo livello di sicurezza. Nel caso di integrazioni che prevedono accessi di sola lettura possono essere utilizzate anche delle viste di database con le opportune regole per garantirne la sicurezza. Il sistema deve consentire a seconda della tipologia di integrazione la definizione di tempi e modi del processo di integrazione: asincrono con cadenza prefissata e configurabile, sincrono (real- time) a fronte della variazione del dato.

Laddove non sia possibile garantire un’integrazione standard per le integrazioni in essere o per problematiche relative all’applicativo aziendale coinvolto, deve essere possibile allestire comunque tramite apposita interfaccia uno strumento per lo scambio delle informazioni e la loro automazione e tempificazione.

Per praticità descrittiva segue l’elenco delle principali integrazioni:

1) Controllo di Gestione: monitoraggio costi personale

2) Contabilità generale ed analitica

3) Tesoreria

4) Portale aziendale

Il fornitore predispone pagine web linkabili al sito aziendale per gli adempimenti previsti dal D.Lgs. 33/2013 “Amministrazione Trasparente”. In alternativa il fornitore deve mettere a disposizione delle procedure per la generazione automatizzata di file dati con le informazioni previste e in un formato idoneo alla pubblicazione su un sito internet delle Pubbliche Amministrazioni.

4.3.Manutenzione correttiva

Per servizio di manutenzione correttiva si intende:

- La correzione di difetti del prodotto software emersi a seguito di malfunzionamenti rilevati durante l'esercizio o individuati anche autonomamente dal Fornitore;

- Il rilascio di nuove release del prodotto. Tutte le attività relative ad aggiornamenti, modifiche, rilascio di nuove release dovranno essere preventivamente condivise con l’Azienda ed opportunamente pianificate e gestite in modo coordinato, al fine di minimizzare i disagi alle attività operative e blocchi temporanei.

- La garanzia di adattamento dell'applicazione (e di conseguente piena e corretta operatività dell'applicazione) alle nuove versioni disponibili di software di base e di ambiente (incluso Internet Explorer) utilizzati dalla soluzione proposta che saranno rilasciate nel periodo.

Il servizio comprende:

- La mano d’opera (illimitata);

- Eventuali costi di trasferta del personale del Fornitore sono da intendersi inclusi nel servizio.

- La manutenzione correttiva dell'applicazione software e assistenza si applica negli stessi termini anche alle integrazioni realizzate con altri sistemi.

0.0.Xxxx Desk e Teleassistenza

Il servizio di assistenza includerà:

- Il servizio di help desk di secondo livello attivabile secondo i canali messi a disposizione dal fornitore , da parte del personale abilitato.

- Il servizio dovrà essere operativo nei giorni feriali, dalle 8.00 alle 18.00

- Il servizio potrà essere richiesto sia a seguito di malfunzionamenti sia per richiesta di attività di supporto all'operatività.

- L'assistenza telefonica è da considerarsi illimitata.

- La teleassistenza è da considerarsi illimitata.

4.5.Adeguamenti normativi

Il fornitore si impegna ad eseguire tutti gli aggiornamenti al sistema che dovessero rendersi necessari in seguito ad adeguamenti derivanti dall'entrata in vigore di nuove disposizioni normative, leggi o contratti o accordi di lavoro a livello nazionale, regionale o in seguito a contrattazione decentrata.

Rientrano in questa categoria anche gli adeguamenti ai flussi informativi conseguenti a richieste istituzionali e/o normative.

4.6.Manutenzione evolutiva

L’attività di manutenzione evolutiva, non essendo definibile a priori, consiste nella fornitura di un pacchetto di giornate di cui l’Azienda potrà disporre in caso di necessità.

Per una migliore razionalizzazione dei costi si prevedere la definizione e quotazione di due differenti tipologie di giornate:

Attività erogate on-site (presso la sede del cliente) Attività erogate da remoto (presso la sede del fornitore)

Si prevede per questa attività un pacchetto di 200 ore / anno on-site e di 240 ore / anno da remoto. Tale monte ore potrà essere utilizzate tutto o solo in parte in base alle necessità dell’Azienda.

Solo le ore effettivamente utilizzate saranno oggetto di fatturazione.

Il fornitore dovrà quotare il costo della singola ora per i due diversi pacchetti tenendo conto di tutti gli oneri accessori (analisi, trasferte, ecc.), nulla essendo dovuto oltre al costo orario definito in fase di offerta.

4.7.Piano di formazione

Il fornitore dovrà garantire un adeguato supporto all’avviamento del sistema attraverso attività di formazione e affiancamento, rivolte ai diretti utilizzatori, ai key-users e agli amministratori di sistema.

Il piano di formazione presentato in offerta, dovrà dettagliare le modalità di erogazione della formazione, il numero e la tipologia degli eventi formativi, il profilo del personale utilizzato, il numero di giornate di affiancamento previste e la numerosità del personale utilizzato.

Nell’ambito del processo di formazione è necessario considerare, oltre al periodo iniziale di avviamento, anche la formazione continua dei key users sugli aspetti normativi e sugli aggiornamenti funzionali delle procedure.

Il Piano di Formazione sarà oggetto di valutazione in fase di attribuzione del punteggio qualitativo.

4.8.Piano di avviamento

L’infrastruttura di base funzionali previsti dovranno essere pienamente operativi entro 6 mesi dalla data di stipula del contratto.

Il fornitore dovrà redigere un piano di avviamento che riduca il più possibile i tempi di rilascio e garantisca al contempo la migrazione da un sistema all’altro senza nessuna interruzione di servizio e disagi per gli operatori.

Particolare attenzione dovrà essere dedicata alla modalità di recupero dello storico.

Il piano dovrà contenere anche le modalità di rilascio degli aggiornamenti successivi (es. predisposizione ambiente di test, piano di regression-test, passaggio in produzione).

Il Piano di Avviamento sarà oggetto di valutazione in fase di attribuzione del punteggio qualitativo.

La decorrenza dei termini contrattuali e dei relativi canoni di pagamento è determinata dalla data di collaudo dell’intero sistema e dalla contestuale possibilità di dismissione dell’applicativo precedente.

ART. 5. Condizioni particolari di fornitura

Il Fornitore assume l'obbligo:

• di mantenere riservati i dati e le informazioni di cui verrà in possesso;

• di rispettare il dlg 196/03, Codice in materia di protezione dei dati personali, dichiarando la conformità del sistema fornito;

• di non divulgare e non far uso di sfruttamento dei dati e delle informazioni di cui verrà in possesso;

L'ente appaltante mantiene la titolarità dei dati ed ha il diritto di accedervi anche in modo autonomo; per questo il fornitore deve mettere a disposizione dell’ente tutte le informazioni tecniche necessarie per l’accesso alle basi dati e fornire le credenziali di accesso con diritti di amministratore.

Il fornitore deve garantire tutto il supporto necessario per agevolare l’eventuale subentro di un nuovo fornitore al termine del contratto fornendo l’estrazione dei dati necessari e le informazioni necessarie per la loro corretta interpretazione e importazione.

ART. 6. Livelli di servizio minimi richiesti (SLA)

Per i servizi di manutenzione correttiva e di assistenza, i tempi massimi di intervento (intesi come ore lavorative – periodo 8.00 – 18.00) sono così definiti:

Tempo massimo di soluzione di malfunzionamento critico: 4 ore Tempo massimo di soluzione di malfunzionamento bloccante: 8 ore

Tempo massimo di soluzione di malfunzionamento non bloccante: 24 ore

Per la definizione dei tipi di malfunzionamenti si riporta la tabella seguente

Malfunzionamento critico

Una o più funzioni sostanziali del sistema sono compromesse ed impediscono alla Azienda di ottemperare a scadenze previste nei confronti dei dipendenti o di altre istituzioni pubbliche.

Malfunzionamento bloccante

Una o più funzioni sostanziali del sistema sono compromesse impedendo ad uno o più utenti di svolgere le proprie attività. Tali limitazioni sono localizzate ad un sottoinsieme di utenti oppure sono tali da non compromettere il rispetto degli obblighi e scadenze previste.

Malfunzionamento non bloccante

Una o più funzioni accessorie del sistema sono compromesse impedendo ad uno o più utenti di svolgere le proprie attività. Le funzioni compromesse sono tali da non impedire l’erogazione del servizio nel rispetto delle tempistiche previste.

ART. 7. Criteri di collaudo

Il collaudo sarà eseguito in modo congiunto da personale della ASST e del fornitore.

Il collaudo verrà effettuato sulla base di una check-list, preparata dal fornitore e completata e validata dalla ASST. La check-list dovrà contenere la verifica dei casi d’uso possibili nelle diverse aree applicative e coprire sia gli aspetti funzionali, sia quelli non-funzionali.

Il collaudo rilascerà un documento di collaudo attestante l'esito. Nel caso una o più specifiche funzionali, non funzionali e tecniche o altri aspetti rilevanti della fornitura inclusi nel capitolato ed eventualmente forniti come miglioramento dal Fornitore non superi il collaudo (specifica non implementata o con gravi mancanze) il collaudo terminerà con esito negativo.

Nel caso il collaudo sia superato solo parzialmente, a causa di problemi minori risolvibili in un tempo stimato limitato, il collaudo terminerà con esito di superamento parziale e rilascerà un elenco di problemi da risolvere e un piano temporale di risoluzione concordato con l’Azienda. La risoluzione dei problemi sarà oggetto di ulteriore verifica da parte della ASST.

Il non superamento del collaudo o la risoluzione dei problemi emersi oltre i tempi massimi concordati, darà luogo all’applicazione delle penali previste.

ART. 8. Documentazione richiesta

Il Fornitore s'impegna a consegnare all’ASST, in formato elettronico, tutti i manuali, sia tecnici sia operativi, che serviranno al corretto uso del sistema, in tutti i suoi aspetti, articolazioni e componenti.

La documentazione deve includere almeno:

- Manuale di amministrazione dell'applicazione (per utenti evoluti e key users)

- Manuale Utente dell'applicazione;

- Check List di Collaudo;

- Reportistica periodica per la valutazione degli SLA;

ART. 9. Penali

L’Azienda, previa contestazione formale dell’inadempienza si riserva di applicare le seguenti penali:

- in caso di ritardo rispetto ai tempi di consegna/collaudo dichiarati/indicati in fase di gara applicherà una penale di € 250,00 per ogni giorno solare di ritardo;

- in caso di non congruità tra quanto installato e quanto definito in fase di presentazione dell’offerta si applicherà una penale di importo compreso tra 1.000 e 10.000 euro in funzione della criticità della anomalia riscontrata. La valutazione di criticità è effettuata a insindacabile giudizio dell’Azienda.

- in caso di ritardo nella produzione dei cedolini o dei flussi informativi previsti, applicherà una penale pari a

€ 500 per ogni giorno di ritardo.

- In caso di ritardo nella risoluzione di un ticket relativo ad un malfunzionamento critico applicherà una penale di € 100,00 per ogni ora lavorativa di ritardo.

- In caso di ritardo nella risoluzione di un ticket relativo ad un malfunzionamento bloccante applicherà una penale di € 50,00 per ogni ora lavorativa di ritardo.

- In caso di ritardo nella risoluzione di un ticket relativo ad un malfunzionamento non bloccante applicherà una penale di € 20,00 per ogni ora lavorativa di ritardo.

- Ove si verificassero altre inadempienze nella fornitura o inosservanze dei patti e delle condizioni contrattuali, l’Ente ha la facoltà di applicare una penale di €. 500,00/inadempienza, elevabile a €. 1.000,00 in caso di recidiva.

Qualora gli inadempimenti contrattuali, debitamente contestati al soggetto aggiudicatario, si siano verificati più di cinque volte, l’Azienda ha la facoltà, con preavviso da inviare all’aggiudicatario, di risolvere il contratto, trattenendo il deposito cauzionale definitivo, salvo il diritto al risarcimento di maggiori danni, senza che la società possa pretendere indennizzi e compensi di sorta.

La Stazione Appaltante si riserva la facoltà di rifarsi sull’aggiudicatario per gli eventuali danni che l’irregolarità nel servizio, intesa come ritardo o non conformità, abbia direttamente o indirettamente causato.

ART. 10. Exit strategy

Allo scioglimento del contratto di fornitura, è prevista la possibilità di prorogare mensilmente senza variazioni di canone la manutenzione correttiva e l’assistenza per un massimo di 12 mesi.

I tempi di dismissione del software verranno concordati in base alle necessità per la continuità operativa del servizio ASST che il prodotto supporta.

Il fornitore uscente è tenuto alla fornitura dei dati e della documentazione tecnica al subentrante allo scopo di agevolare l’avvio della nuova procedura. Il pagamento della rata mensile finale a saldo avverrà una volta completato il passaggio dei dati.