Art. 1 Premesse

REGOLAMENTO DEI CONTRATTI INFERIORI ALLE SOGLIE EUROPEE

REVISIONE 09/2020

APPROVATA DAL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE IL 09/12/2020

SEZIONE I DISPOSIZIONI GENERALI

Art. 1 Premesse

1.1 AER S.p.A. (d’ora in avanti anche solo “AER” o la “Società”) ha piena autonomia negoziale ed acquisisce i contratti di appalto necessari per il proprio funzionamento, contribuendo, inoltre, al conseguimento degli obiettivi ambientali previsti dal Piano di azione per la sostenibilità ambientale dei consumi.

1.2 La Società pertanto, ove applicabile, inserirà nella documentazione negoziale specifiche tecniche e/o clausole contrattuali contenute nei criteri ambientali minimi adottati con Decreto del Ministero dell’Ambiente e della Tutela del territorio di cui all’art. 34 del D.Lgs. 50/2016 (d’ora in avanti anche solo il “Codice”).

1.3 AER intende in ogni caso conseguire un sistema di acquisizione dei lavori, servizi e forniture a ridotto impatto ambientale, nel rispetto della politica integrata che la Società si è data ed a tali fini terrà conto della qualità tecnica del prodotto o del servizio attraverso analisi delle prestazioni erogate dall’affidatario, in precedenti servizi svolti nello stesso ambito e in relazione alla soddisfazione del cliente.

1.4 L’attività negoziale di AER è improntata allo scopo di coniugare la massima efficienza economica nell’espletamento del proprio oggetto sociale, da realizzarsi tramite l’ottimizzazione delle risorse disponibili o acquisibili, con il costante miglioramento della qualità delle attività compiute e tiene, inoltre, conto delle realtà imprenditoriali di minori dimensioni, fissando requisiti di partecipazione e criteri di valutazione che, senza rinunciare al livello qualitativo delle prestazioni, consentano la partecipazione anche delle micro, piccole e medie imprese, valorizzandone il potenziale.

1.5 AER ha ritenuto opportuno dotarsi di un apposito regolamento (d’ora in avanti anche solo il “Regolamento”) volto a stabilire le procedure, anche interne, di acquisizione dei contratti di appalto dei contratti di lavori, servizi e forniture di valore inferiore alla soglia europea (d’ora in avanti “contratti sotto soglia”), fermo restando quanto previsto all’art. 35 del D.Lgs. 50/2016.

1.6 Con il Regolamento la Società intende disciplinare le procedure di affidamento semplificate - ivi compreso l’affidamento diretto, di cui all’art. 36 del Codice - nel rispetto dei principi, di cui all’art. 30, comma 1 del Codice di economicità, efficacia, tempestività, correttezza, libera concorrenza, non discriminazione, trasparenza, proporzionalità, pubblicità nonché del principio di rotazione.

1.7 AER si riserva, in ogni caso, di ricorrere alle procedure ordinarie disciplinate dal Codice con riferimento all’acquisizione di qualsiasi lavoro, fornitura o servizio sottosoglia.

Art. 2 Oggetto

2.1 Il Regolamento stabilisce la disciplina delle procedure di acquisizione dei contratti di importo inferiore alle soglie europee, così come individuati dalla vigente normativa europea e nazionale.

2.2 Il Regolamento disciplina, altresì, le procedure, le funzioni interne ad AER, riducendone la discrezionalità, nonché le regole comportamentali della Società in materia di affidamento dei contratti sottosoglia.

2.3 Il Regolamento prevede, altresì, condizioni generali di contratto che si intendono accettate dai concorrenti e/o dall’affidatario anche ove non espressamente richiamate negli atti delle procedure. Resta fermo che, di norma, AER provvederà ad inserire negli atti delle procedure idonee clausole negoziali oggetto di espressa accettazione da parte dei concorrenti e/o degli affidatari.

Art. 3 Principi

3.1 Nell’espletamento delle procedure di affidamento semplificate di cui al citato art. 36 D.Lgs. 50/2016, AER garantisce:

a) l’uso ottimale delle risorse da impiegare nello svolgimento della selezione ovvero nell’esecuzione del contratto in aderenza al principio di economicità;

b) la congruità dei propri atti rispetto al conseguimento dello scopo e dell’interesse pubblico cui sono preordinati, in aderenza al principio di efficacia;

c) l’esigenza di non dilatare la durata del procedimento di selezione del contraente in assenza di obiettive ragioni in aderenza al principio di tempestività;

d) una condotta leale ed improntata a buona fede, sia nella fase di affidamento sia in quella di esecuzione in aderenza al principio di correttezza;

e) l’effettiva contendibilità degli affidamenti da parte dei soggetti potenzialmente interessati;

f) al principio di non discriminazione e di parità di trattamento, una valutazione equa ed imparziale dei concorrenti e l’eliminazione di ostacoli o restrizioni nella predisposizione delle offerte e nella loro valutazione in aderenza al principio di libera concorrenza;

g) la conoscibilità delle procedure di gara, nonché l’uso di strumenti che consentano un accesso rapido e agevole alle informazioni relative alle procedure in aderenza al principio di trasparenza e pubblicità;

h) l’adeguatezza e idoneità dell’azione rispetto alle finalità e all’importo dell’affidamento in aderenza al principio di proporzionalità;

i) il non consolidarsi di rapporti solo con alcune imprese, favorendo la distribuzione delle opportunità degli operatori economici di essere affidatari di un contratto pubblico in aderenza al principio di rotazione.

Art. 4 Norme applicabili

4.1 Le disposizioni del Regolamento si attuano nel rispetto del diritto comunitario, statale e regionale e, in particolare, in conformità alle disposizioni del D.Lgs. 50/2016.

4.2 AER, conformemente a quanto previsto dal Decreto Legislativo 231/2001, ha adottato un proprio Codice Etico (il “Codice Etico”) ed un Modello di organizzazione, gestione e controllo per la prevenzione dei reati (il “Modello 231”) ai sensi del D.Lgs. 231/2001 e i soggetti che, a qualsiasi titolo, anche informalmente e temporaneamente, operino in nome e/o per conto di AER sono tenuti al rispetto delle disposizioni e dei principi del Codice Etico, del Modello 231 e del D.Lgs. 231/2001. Qualsiasi ipotesi di mancata osservanza delle disposizioni del Codice Etico e del Modello 231 potrà costituire motivo di immediata risoluzione dei rapporti in essere con la Società.

4.3 L’attività negoziale della Società avviene comunque nel rispetto delle Procedure Aziendali P08 e P09.

Art. 5 Esclusioni

5.1 Il Regolamento in ogni caso non si applica:

• alle tipologie negoziali escluse in tutto o parte dall’ambito di applicazione del Codice;

• ai contratti a titolo gratuito;

• all’affidamento di incarichi professionali che esulano dalla nozione di appalto a professionisti ed associazioni professionali;

• all’affidamento di contratti d’opera, disciplinati dall’art. 2222 del codice civile.

5.2 Il Regolamento si applica, esclusivamente in quanto compatibile, alle procedure di affidamento e ai contratti per i quali AER può eventualmente avvalersi di Centrali di Committenza o di soggetti aggregatori, quali Confservizi Cispel Toscana che in tali circostanze assumono, dietro incarico della Società e degli enti associati interessati, la funzione di Stazione Appaltante.

Art. 6 Definizioni

6.1 Ai fini della disciplina del Regolamento si intendono integralmente recepite le definizioni di cui all’art. 3 del Codice.

SEZIONE II PROGRAMMAZIONE E PROCEDURE INTERNE

Art. 7 Programmazione dei contratti

7.1 Le procedure di acquisizione sono precedute dal Piano degli investimenti e dal budget aziendale che, a tal fine, possono individuare i principali fabbisogni della Società e i relativi approvvigionamenti, anche mediante un eventuale piano degli acquisti, in conformità e in quanto applicabile, alla programmazione pluriennale prevista dal Codice per forniture e servizi di importo superiore a Euro 40.000 e per lavori di importo superiore a Euro 100.000.

7.2 Il piano degli acquisti, eventualmente predisposto dalla Società, viene approvato ed aggiornato annualmente dal Consiglio di Amministrazione, su proposta del Presidente, e pubblicato sul sito internet della Società, nelle forme stabilite dal Codice.

Art. 8

Richiesta di avvio della procedura di affidamento

8.1 Le procedure di affidamento prendono avvio con la compilazione digitale della richiesta d’acquisto (Mod. 133) così avviando il workflow appositamente configurato sul gestionale aziendale Arxivar.

8.2 La richiesta di acquisto è di competenza delle seguenti funzioni in relazione all’oggetto degli affidamenti di seguito indicati:

Tipologia d’acquisto

Funzione

✓ Servizi AER affidati a terzi (spazzamento, manutenzione del verde pubblico, potature, raccolte pap, ecc.) ✓ Macchinari e servizi di manutenzione macchinari ✓ Contenitori (cassoni scarrabili, cassonetti, campane per la raccolta differenziata, ecc.) ✓ Attrezzature per spazzamento ✓ Materiali e prodotti per il funzionamento degli impianti ✓ Parti di ricambio degli impianti ✓ Materiali e prodotti per il funzionamento dei Centri di Raccolta ✓ Automezzi, manutenzione e approvvigionamento degli stessi ✓ Servizi e lavori per la manutenzione del patrimonio immobile (e funzionale allo stesso) aziendale

Responsabile Area Servizi Tecnici

Tipologia d’acquisto	Funzione
✓ Servizi di recupero e/o smaltimento con eventuale trasporto di rifiuti in uscita da CDR (e servizi funzionali agli stessi) ✓ Analisi e prove di laboratorio ✓ Servizi AER affidati a terzi presso utenze non domestiche ✓ Controllo compostiere	Responsabile Area Servizi Ambientali e Commerciali
✓ Materiale informativo, materiale vario attinente alla comunicazione ambientale, tipografia e grafica ✓ Call center ✓ Servizi sostitutivi mensa (buoni pasto) ✓ Servizi di somministrazione del lavoro ✓ Servizi di selezione del personale ✓ Servizio di Consulenza del Lavoro ✓ Formazione del personale ✓ Cancelleria ✓ Servizi assicurativi (brokeraggio, polizze assicurative, polizze fidejussorie, consulenze, etc) ✓ Servizi di consulenza e attività legale in ambito societario, contrattuale, HR, gestione documentale, etc ✓ Servizi di pubblicazione di atti relativi a gare d’appalto e di atti di altro tipo ✓ Servizi funzionali alle attività del Settore Gestione Documentale e Conservazione Sostitutiva	Responsabile Area Servizi Generali e Risorse Umane
✓ Rapporti con il sistema bancario, quali richiesta finanziamenti, conti correnti, etc ✓ Servizi di consulenza amministrativa, fiscale, contabile e controllo di gestione	Responsabile Area Servizi Finanziari, Amministrativi, Tariffa e Controllo
✓ Acquisto vestiario e DPI ✓ Analisi e visite mediche ✓ Formazione del personale in materia di sicurezza ✓ Lavaggio indumenti di lavoro ✓ Servizi e lavori per la manutenzione del patrimonio immobile (e funzionale allo stesso) aziendale derivanti da necessità di sicurezza	Responsabile Servizio Prevenzione e Protezione
✓ Hardware dei sistemi IT e correlati, e prestazioni professionali ad essi connesse ✓ Software dei sistemi IT e prestazioni professionali ad essi connesse; attrezzature e materiali per l’operatività e sviluppo dei servizi IT e correlati ✓ Progettazione, implementazione, manutenzione degli impianti elettrici e telefonia fissa, e tutti gli impianti di rete IT ✓ Telefonia mobile	Responsabile Settore IT
✓ Certificazioni di Sistema ✓ Servizi di consulenza in materia di privacy	Responsabile Sistema Gestione Integrata QAS

8.3 La richiesta di avvio della procedura è necessaria anche per contratti di importo unitario inferiore a Euro 40.000.

8.4 Le modalità operative dell’acquisto, i controlli in accettazione e la qualifica preliminare

dei fornitori sono dettagliatamente descritti nelle Procedure Aziendali P08 e P09.

Art. 9

Limiti di valore e divieto di artificioso frazionamento

9.1 Il valore del fabbisogno o del contratto di appalto, che debba essere considerato unitario, non potrà essere frazionato artificiosamente al fine di sottrarlo alla disciplina prevista dal Regolamento, tranne nel caso in cui ragioni oggettive lo giustifichino.

9.2 In particolare, non sono considerati frazionamenti artificiosi le suddivisioni:

a) relative a fabbisogni o contratti già distintamente individuati dagli strumenti programmatici di AER;

b) che derivino da oggettivi ed evidenti motivi tecnici risultanti da apposita relazione del responsabile;

c) attinenti a forniture coordinate, cioè le forniture inserite in un progetto complesso che genera un sistema organizzato di servizio/prodotto, ma che richieda l’approvvigionamento di componenti distinte ed autonome, oggetto di segmenti distinti del mercato, o comunque prodotte da tipologie diverse di operatori economici.

9.3 Restano fermi per la Società gli obblighi e/o le facoltà di suddivisione in lotti dei contratti, così come previsti dalla normativa europea e nazionale, anche al fine di promuovere la partecipazione alle procedure di affidamento delle micro, piccole e medie imprese.

SEZIONE III

RESPONSABILE DEL PROCEDIMENTO E COMMISSIONE DI GARA

Art. 10 Responsabile del Procedimento

10.1 Per ciascuna procedura di affidamento è nominato un Responsabile del procedimento e eventualmente, ove la natura della prestazione lo richieda, un Direttore dell’esecuzione del contratto e/o un Direttore dei Lavori, i quali svolgono i compiti di cui al D.Lgs. 50/2016 e assicurano il rispetto delle procedure aziendali in materia.

10.2 Il Responsabile del Procedimento viene nominato, per ogni singola procedura, dall’organo competente (Consiglio di Amministrazione, Presidente). Il Responsabile del Procedimento viene nominato tra i dipendenti della Società sulla base del necessario livello di inquadramento, nonché delle competenze professionali, dell'anzianità di servizio, della pertinenza della funzione ricoperta in relazione all’oggetto del contratto, dell’esperienza maturata, oltre che delle eventuali particolari specializzazioni tecniche.

10.3 Il Responsabile del Procedimento svolge tutti i compiti relativi alle procedure di

affidamento previste dal presente Regolamento, ivi compresi gli affidamenti diretti e la vigilanza sulla corretta esecuzione dei contratti, che non siano specificamente attribuiti ad altri organi o soggetti.

10.4 Il Responsabile del Procedimento è proposto nell’atto di approvazione della Richiesta di acquisto o di avvio della Procedura di affidamento, sulla base di idonee competenze inerenti l’oggetto e l’importo dell’acquisto o della procedura di affidamento.

10.5 Il Responsabile del Procedimento riferisce immediatamente all’organo che lo ha nominato su qualsiasi circostanza rilevante concernente la procedura di affidamento e, in particolare, su fatti che determinino o facciano ritenere possibile il verificarsi di irregolarità o rallentamenti, facendo proposte per il loro superamento ovvero segnalando iniziative assunte a tal fine.

10.6 Il Responsabile del Procedimento, qualora non sia preposto anche allo svolgimento dell’attività di controllo, segnala al soggetto o all’organo competente tutti gli elementi rilevanti al fine di poter valutare l’esattezza, correttezza e puntualità con cui sono stati adempiuti gli obblighi contrattuali.

10.7 Per quanto non espressamente previsto si rinvia, ove applicabile, alla disciplina del Codice in materia di ruolo e funzioni del responsabile del procedimento.

Art. 11

Commissione Giudicatrice e Seggio di Gara

11.1 Nei casi in cui il criterio di aggiudicazione prescelto per la procedura individuata sia quello dell’offerta economicamente più vantaggiosa ovvero in qualsiasi altra ipotesi sia ritenuta necessaria (per valore e/o rilevanza e/o oggetto dell’appalto) AER dovrà affidare la valutazione tecnica ed economica delle offerte e/o dei progetti ad una Commissione Giudicatrice.

11.2 La Commissione giudicatrice sarà composta da un numero dispari di componenti, in numero pari a tre o, qualora la valutazione delle offerte tecniche o economiche richieda ulteriori professionalità o risulti particolarmente complessa, pari a cinque.

11.3 Nelle more della definitiva attuazione della disciplina di cui dell’art. 77 e dell’art. 78 del Codice e, in ogni caso, in quanto con essa compatibile, i componenti della Commissione Giudicatrice sono individuati prioritariamente tra il personale della Società nel rispetto del principio di rotazione, da contemperare con l’esigenza di un ottimale utilizzo delle risorse professionali disponibili all’interno della Società e sono individuati secondo i seguenti criteri:

a) il Presidente è prescelto tra il personale dirigente o tra le figure apicali;

b) i componenti e/o commissari diversi dal Presidente sono prescelti tra il personale con idoneo inquadramento giuridico, secondo le declaratorie del CCNL applicato;

c) il segretario verbalizzante è individuato nel Responsabile del Settore Legale, Acquisti, Societario.

11.4 I componenti e/o i commissari, diversi dal Presidente, devono possedere esperienza e competenze tecniche, scientifiche e professionali idonee e inquadramento giuridico

adeguato in relazione alle caratteristiche della gara e all’oggetto dell’affidamento.

11.5 In caso di accertata carenza in organico di adeguate professionalità interne ovvero anche al fine di garantire il rispetto del principio di rotazione, i componenti e/o commissari diversi dal Presidente, possono essere individuati tra:

a) dirigenti e/o funzionari di amministrazioni aggiudicatrici;

b) professionisti, con almeno dieci anni di iscrizione nei rispettivi Albi professionali, e di comprovata esperienza e professionalità;

c) Professori universitari.

11.6 I commissari ed il segretario sono tenuti a svolgere i propri compiti con imparzialità, indipendenza, autonomia, riservatezza e segretezza nel rispetto della normativa vigente e anche regolamentare della Società.

11.7 Nel caso di appalti da aggiudicare con il criterio del minor prezzo, è costituito un Seggio di gara, composto dal personale interno della Società, per l'esame della documentazione amministrativa, propedeutico all'accertamento dell'ammissibilità dei concorrenti alla gara, e per lo scrutinio delle offerte economiche. Il Seggio di gara può essere costituito anche nei casi di aggiudicazione dell’offerta economicamente più vantaggiosa, per la sola fase di verifica della documentazione amministrativa.

11.8 Il Seggio di gara è composto da tre membri di cui due in qualità di testi, scelti tra il personale della Società, con adeguato inquadramento giuridico e nominati dopo la scadenza del termine della presentazione delle offerte. Le funzioni di presidente del Seggio di gara sono svolte dal Responsabile Unico del Procedimento o da soggetto da questo nominato.

SEZIONE IV

PROCEDURE DI SCELTA DEL CONTRAENTE

Art. 12

Appalti di importo superiore ad € 5.000 ed inferiore ad € 40.000

12.1 L'affidamento di lavori, servizi e forniture di importo complessivo inferiore alla soglia di Euro 40.000,00 avviene, in conformità alle previsioni di cui al presente Regolamento, della richiesta di acquisto e dell’atto di approvazione della Procedura di affidamento, a cura dell’organo societario competente.

12.2 L'affidamento può avvenire con le seguenti modalità:

a) affidamento diretto tramite determina a contrarre, o atto equivalente, che contenga, in modo semplificato, l’oggetto dell’affidamento, l’importo, il fornitore, le ragioni della scelta del fornitore, il possesso da parte sua dei requisiti di carattere generale, nonché il possesso dei requisiti tecnico-professionali, ove richiesti.

b) per i lavori, individuati ad opera del Responsabile del Procedimento, in

amministrazione diretta.

12.3 In ogni caso, AER si riserva di operare un confronto dei preventivi di spesa forniti da due o più operatori economici. In tal caso:

▪ gli oneri motivazionali relativi all’economicità dell’affidamento e al rispetto dei principi di concorrenza possono essere soddisfatti dalla valutazione comparativa dei preventivi di spesa acquisiti;

▪ potranno essere richiesti idonei requisiti di capacità economico-finanziaria e di capacità tecnico-professionale.

12.4 L’affidatario dovrà in ogni caso essere in possesso dei requisiti di carattere generale di cui all’art. 80 dei Codice e dei necessari requisiti di idoneità professionale. In proposito potrà essere richiesto all’operatore economico di attestare l’iscrizione al Registro della Camera di commercio, industria, agricoltura e artigianato o ad altro Albo, ove previsto, capace di attestare lo svolgimento delle attività nello specifico settore oggetto del contratto.

12.5 In caso di affidamento all’operatore economico uscente, AER motiverà la scelta avuto riguardo al grado di soddisfazione maturato a conclusione del precedente rapporto contrattuale (esecuzione a regola d’arte, nel rispetto dei tempi e dei costi pattuiti) ed alla competitività del prezzo offerto rispetto alla media dei prezzi praticati nel settore di mercato di riferimento, anche tenendo conto della qualità della prestazione.

Art. 13

Appalti di importo pari o superiore a € 40.000 e inferiore,

per lavori, a € 150.000 e, per servizi e forniture, alla soglia europea

13.1 L’affidamento di appalti di importo pari o superiore a Euro 40.000 e inferiori, per lavori, ad Euro 150.000 e, per servizi e forniture, alla soglia europea avviene, in conformità alle previsioni di cui al presente Regolamento, della richiesta di acquisto e dell’atto di approvazione della Procedura di affidamento, a cura dell’organo societario competente.

13.2 L'affidamento avviene mediante affidamento diretto previa valutazione di tre preventivi, ove esistenti, per i lavori, e, per i servizi e le forniture, di almeno cinque operatori economici individuati sulla base di indagini di mercato o, nel rispetto di un criterio di rotazione degli inviti, tramite Elenchi di operatori economici. I lavori possono essere eseguiti anche in amministrazione diretta.

13.3 L’affidamento avviene tramite determina a contrarre, o atto equivalente, che contenga, in modo semplificato, l’oggetto dell’affidamento, l’importo, il fornitore, le ragioni della scelta del fornitore, il possesso da parte sua dei requisiti di carattere generale, nonché il possesso dei requisiti tecnico-professionali, ove richiesti.

13.4 Allo scopo di prescegliere i soggetti da invitare AER procederà o tramite indagini di mercato o tramite il ricorso agli Elenchi di operatori economici appositamente istituiti, secondo quanto previsto nel presente Regolamento.

13.5 Al fine di favorire la distribuzione temporale delle opportunità di aggiudicazione tra tutti gli operatori potenzialmente idonei e di evitare il consolidarsi di rapporti esclusivi

con alcune imprese AER sarà tenuta al rispetto del criterio di rotazione degli inviti. In ogni caso la Società potrà invitare, oltre al numero minimo di operatori previsto, anche l’aggiudicatario uscente, avuto riguardo e dando adeguata motivazione in ordine al grado di soddisfazione maturato a conclusione del precedente rapporto contrattuale (esecuzione a regola d’arte, nel rispetto dei tempi e dei costi pattuiti) ed alla competitività del prezzo offerto rispetto alla media dei prezzi praticati nel settore di mercato di riferimento, anche tenendo conto della qualità della prestazione.

13.6 In ogni caso, il rispetto del criterio di rotazione non implica l’impossibilità di invitare un precedente fornitore per affidamenti aventi oggetto distinto o di importo significativamente superiore a quello dell’affidamento precedente.

13.7 AER inviterà, contemporaneamente, tutti gli operatori economici selezionati a presentare offerta a mezzo PEC.

13.8 L’invito conterrà tutti gli elementi che consentono alle imprese di formulare un’offerta informata e dunque seria, tra cui almeno:

a) l’oggetto della prestazione, le relative caratteristiche tecniche e prestazionali e il suo importo complessivo stimato;

b) i requisiti generali, di idoneità professionale e quelli economico- finanziari/tecnico-organizzativi richiesti per la partecipazione alla gara o, nel caso di operatori economici selezionati da un Elenco di operatori economici, la conferma del possesso dei requisiti speciali in base ai quali sono stati inseriti nell’Elenco stesso;

c) il termine di presentazione dell’offerta ed il periodo di validità della stessa; l’indicazione del termine per l’esecuzione della prestazione;

d) il criterio di aggiudicazione prescelto, nei limiti di quanto disposto dagli art. 36 e 95, comma 3 del Codice;

e) il nominativo del RUP;

f) lo schema di contratto ed il capitolato tecnico o d’oneri, se predisposti.

Art. 14

Appalti di lavori di importo pari o superiore a Euro 150.000 e inferiori ad Euro 350.000

14.1 L’affidamento di appalti di lavori di importo pari o superiore a Euro 150.000 e inferiori ad Euro 350.000 avviene, in conformità alle previsioni di cui al presente del Regolamento, della richiesta di acquisto e dell’atto di approvazione della Procedura di affidamento, a cura del soggetto o dell’organo societario competente.

14.2 L’affidamento avviene mediante la procedura negoziata di cui all’art. 63 del Codice, senza previa pubblicazione di un bando di gara, previa consultazione, ove esistenti, di almeno dieci operatori economici, nel rispetto di un criterio di rotazione degli inviti, individuati sulla base di indagini di mercato o tramite Elenchi di operatori economici.

14.3 Al fine di favorire la distribuzione temporale delle opportunità di aggiudicazione tra tutti gli operatori potenzialmente idonei e di evitare il consolidarsi di rapporti esclusivi

con alcune imprese AER sarà tenuta al rispetto del criterio di rotazione degli inviti. In ogni caso la Società potrà invitare, oltre al numero minimo di operatori previsto, anche l’aggiudicatario uscente, avuto riguardo e dando adeguata motivazione in ordine al grado di soddisfazione maturato a conclusione del precedente rapporto contrattuale (esecuzione a regola d’arte, nel rispetto dei tempi e dei costi pattuiti) ed alla competitività del prezzo offerto rispetto alla media dei prezzi praticati nel settore di mercato di riferimento, anche tenendo conto della qualità della prestazione.

14.4 In ogni caso, il rispetto del criterio di rotazione non implica l’impossibilità di invitare un precedente fornitore per affidamenti aventi oggetto distinto o di importo significativamente superiore a quello dell’affidamento precedente.

14.5 L’invito conterrà tutti gli elementi che consentono alle imprese di formulare un’offerta informata e dunque seria, tra cui almeno:

a) l’oggetto della prestazione, le relative caratteristiche tecniche e prestazionali e il suo importo complessivo stimato;

b) i requisiti generali, di idoneità professionale e quelli economico- finanziari/tecnico-organizzativi richiesti per la partecipazione alla gara o, nel caso di operatori economici selezionati da un Elenco di operatori economici, la conferma del possesso dei requisiti speciali in base ai quali sono stati inseriti nell’Elenco stesso;

c) il termine di presentazione dell’offerta ed il periodo di validità della stessa;

d) l’indicazione del termine per l’esecuzione della prestazione;

e) il criterio di aggiudicazione prescelto, nei limiti di quanto disposto dall’art. 95 del Codice. Nel caso si utilizzi il criterio del miglior rapporto qualità/prezzo, gli elementi di valutazione e la relativa ponderazione;

f) la misura delle penali;

g) l’indicazione dei termini e delle modalità di pagamento;

h) l’eventuale richiesta di garanzie;

i) il nominativo del RUP;

j) lo schema di contratto ed il capitolato tecnico o d’oneri, se predisposti.

Art. 15

Appalti di lavori di importo pari o superiore a Euro 350.000 e inferiori ad Euro 1.000.000

15.1 L’affidamento di appalti di lavori di importo pari o superiore a Euro 350.000 e inferiori ad Euro 1.000.000 avviene, in conformità alle previsioni di cui al presente Regolamento, della richiesta di acquisto e dell’atto di approvazione della Procedura di affidamento, a cura del soggetto o dell’organo societario competente.

15.2 L’affidamento avviene mediante la procedura negoziata di cui all’art. 63 del Codice, senza previa pubblicazione di un bando di gara, previa consultazione, ove esistenti, di almeno quindici operatori economici, nel rispetto di un criterio di rotazione degli inviti, individuati sulla base di indagini di mercato o tramite Elenchi di operatori economici.

15.3 Al fine di favorire la distribuzione temporale delle opportunità di aggiudicazione tra tutti gli operatori potenzialmente idonei e di evitare il consolidarsi di rapporti esclusivi con alcune imprese AER sarà tenuta al rispetto del criterio di rotazione degli inviti. In ogni caso la Società potrà invitare, oltre al numero minimo di operatori previsto, anche l’aggiudicatario uscente, avuto riguardo e dando adeguata motivazione in ordine al grado di soddisfazione maturato a conclusione del precedente rapporto contrattuale (esecuzione a regola d’arte, nel rispetto dei tempi e dei costi pattuiti) ed alla competitività del prezzo offerto rispetto alla media dei prezzi praticati nel settore di mercato di riferimento, anche tenendo conto della qualità della prestazione.

15.4 In ogni caso, il rispetto del criterio di rotazione non implica l’impossibilità di invitare un precedente fornitore per affidamenti aventi oggetto distinto o di importo significativamente superiore a quello dell’affidamento precedente.

15.5 L’invito conterrà tutti gli elementi che consentono alle imprese di formulare un’offerta informata e dunque seria, tra cui almeno:

a) l’oggetto della prestazione, le relative caratteristiche tecniche e prestazionali e il suo importo complessivo stimato;

b) i requisiti generali, di idoneità professionale e quelli economico- finanziari/tecnico-organizzativi richiesti per la partecipazione alla gara o, nel caso di operatori economici selezionati da un Elenco di operatori economici, la conferma del possesso dei requisiti speciali in base ai quali sono stati inseriti nell’Elenco stesso;

c) il termine di presentazione dell’offerta ed il periodo di validità della stessa;

d) l’indicazione del termine per l’esecuzione della prestazione;

e) il criterio di aggiudicazione prescelto, nei limiti di quanto disposto dall’art. 95 del Codice. Nel caso si utilizzi il criterio del miglior rapporto qualità/prezzo, gli elementi di valutazione e la relativa ponderazione;

f) la misura delle penali;

g) l’indicazione dei termini e delle modalità di pagamento;

h) l’eventuale richiesta di garanzie;

i) il nominativo del RUP;

j) lo schema di contratto ed il capitolato tecnico o d’oneri, se predisposti.

Art. 16

Appalti di lavori di importo pari o superiore a € 1.000.000 e inferiori alla soglia europea

16.1 L’affidamento di appalti di lavori di importo pari o superiore a Euro 1.000.000 e inferiori alla soglia europea avviene, in conformità alle previsioni di cui al presente Regolamento, della richiesta di acquisto e dell’atto di approvazione della Procedura di affidamento, a cura del soggetto o dell’organo societario competente.

16.2 L’affidamento avviene mediante ricorso alle procedure ordinarie previste dal Codice e

dunque, principalmente, mediante: Procedura aperta, Procedura ristretta e Procedura competitiva con negoziazione.

16.3 Nei limiti e con le modalità di cui all’atto di approvazione della Procedura di affidamento, la Società presceglierà l'operatore economico che ha offerto le condizioni più vantaggiose, secondo il criterio del prezzo più basso o dell'offerta economicamente più vantaggiosa, previa verifica del possesso dei requisiti di qualificazione previsti per l'affidamento di contratti di uguale importo.

Art. 17 Acquisti minimi

17.1 Nel caso di acquisti non superiori ad Euro 5.000, il responsabile del procedimento, con semplice sottoscrizione di determina o di ordine, contenente la descrizione dell’oggetto, può effettuare l’ordinativo contrattuale.

17.2 I pagamenti vengono effettuati sulla base di documenti di supporto vistati dal responsabile incaricato della funzione di ciascuna specifica spesa, che ne autorizza o meno il pagamento secondo quanto segue:

a) per i pagamenti di fatture, viene seguita la procedura acquisti di cui alla Procedura 09;

b) per i pagamenti da effettuare non supportati da fatture (ad esempio tasse, bolli, ecc.), il pagamento avviene dietro presentazione di una richiesta di pagamento specifica (con richiesta mediante Mod. 99) vistata dal responsabile di funzione, che ne autorizza il pagamento;

c) per i pagamenti da effettuare per cassa di rimborsi a dipendenti per trasferte, il pagamento avviene dietro presentazione del modulo “Richiesta indennità trasferta, rimborsi piè di lista, uso auto propria” (con richiesta mediante Mod. 78) vistata anche dal responsabile di funzione, che ne autorizza il pagamento;

d) per i pagamenti da effettuare per cassa di rimborsi a dipendenti per spese varie (piccoli acquisti, ecc.), il pagamento avviene dietro presentazione della stessa richiesta di pagamento specifica suddetta, vistata dal responsabile di funzione, che ne autorizza il pagamento.

17.3 Negli affidamenti di importo inferiore ad Euro 5.000 è consentito derogare all’applicazione del principio di rotazione, con scelta, sinteticamente motivata, contenuta nella determina a contrarre o atto equivalente. In determinate situazioni, come nel caso dell’ordine diretto di acquisto sul mercato elettronico o di acquisti per i quali sono certi il nominativo del fornitore e l’importo della fornitura, si può procedere a una determina a contrarre o atto equivalente che contenga, in modo semplificato, l’oggetto dell’affidamento, l’importo, il fornitore, le ragioni della scelta e il possesso dei requisiti di carattere generale.

Art. 18

Contratti di somma urgenza

18.1 In circostanze di somma urgenza che non consentano alcun indugio il tecnico che si reca primo sul luogo informa prontamente il responsabile della relativa funzione che, conseguentemente, informa il Presidente sui motivi dello stato di urgenza e le cause che lo hanno provocato e le attività necessarie per rimuoverlo.

18.2 Il Responsabile del Procedimento incaricato dispone immediatamente, con propria disposizione e sotto la sua responsabilità, le misure improcrastinabili da attuare, anche oltre i propri limiti di spesa, e fermo l’obbligo di portare i propri atti a ratifica del primo Consiglio di Amministrazione utile successivo e di informare tale organo societario sulle ragioni e sui motivi dei provvedimenti di urgenza adottati.

18.3 Fermo restando quanto sopra, l’esecuzione dei lavori di somma urgenza ovvero l’acquisizione di servizi e forniture di somma urgenza avviene nel pieno ed integrale rispetto delle disposizioni di cui all’art. 163 del Codice.

Art. 19

Elenchi di operatori economici e indagini di mercato

19.1 In tutti i casi previsti dal presente Regolamento, AER potrà individuare i soggetti da tra cui effettuare una preventiva consultazione ovvero procedere all’affidamento diretto:

• attingendo da Elenchi di operatori economici appositamente costituiti nel cui ambito vengono iscritte le imprese in possesso dei requisiti richiesti da AER per singoli affidamenti ovvero da ed in ogni caso garantendo l’applicazione del principio di rotazione (per sorteggio o per ordine di iscrizione) secondo i termini e le forme definiti nel Regolamento degli stessi Elenchi;

• operando apposite indagini di mercato.

19.2 Gli Elenchi, non appena costituiti, sono pubblicati sul sito web della stazione appaltante.

19.3 Inoltre ed in ogni caso AER, allorché la procedura da intraprendere lo consenta o lo postuli, si riserva la possibilità di individuare gli operatori economici anche attraverso indagini di mercato, mediante avviso pubblico sul proprio profilo committente per un periodo non inferiore a 15 giorni, specificando i requisiti minimi richiesti ai soggetti che si intendono invitare a presentare offerta.

19.4 Nel caso di indagini di mercato, nelle richieste ai soggetti da invitare, saranno specificate:

• l’oggetto della prestazione;

• le caratteristiche tecniche;

• le eventuali garanzie;

• le modalità di svolgimento della gara informale;

• il criterio di aggiudicazione per la scelta del contraente;

• comunque tutte le informazioni utili per la prestazione richiesta quali (i) condizioni di partecipazione, (ii) termini utili per ricezioni, (iii) tempista delle prestazioni; (iv) le condizioni di esecuzione; (v) le modalità di pagamento; (vi) garanzie a carico

dell'esecutore etc.).

Art. 20 Verifiche dei requisiti

20.1 La verifica dei requisiti generali e speciali, se previsti, oggetto di autodichiarazione da parte dei concorrenti, mediante modello DGUE di cui all’art. 85 del Codice o altro modello fornito da AER, è obbligatoria nei confronti del solo aggiudicatario, salva la facoltà di AER di effettuare verifiche nei confronti di altri soggetti.

20.2 In caso di contratti di valore inferiore a Euro 5.000 AER chiederà all’affidatario l’autocertificazione dei requisiti generali ed eventualmente speciali e, prima della stipula del contratto, procederà alla consultazione del casellario ANAC, alla verifica del documento unico di regolarità contributiva (DURC) nonché della sussistenza dei requisiti speciali, se previsti, e delle condizioni soggettive che la legge stabilisce per l’esercizio di particolari professioni; in tal caso si procederà, altresì, con cadenza annuale alla verifica a campione ai sensi dell’art. 71 del D.P.R. 445/2000 di tutti i requisiti autodichiarati dagli affidatari per una quota del 10% dei contratti.

20.3 In caso di contratti di valore pari a Euro 5.000 e inferiore a Euro 20.000, AER chiederà all’affidatario l’autocertificazione dei requisiti generali ed eventualmente speciali e, prima della stipula del contratto, procederà alla consultazione del casellario ANAC, alla verifica della sussistenza dei requisiti di cui all’articolo 80, commi 1, 4 e 5, lettera b) del Codice nonché della sussistenza dei requisiti speciali, se previsti, e delle condizioni soggettive che la legge stabilisce per l’esercizio di particolari professioni; in tal caso si procederà, altresì, con cadenza annuale alla verifica a campione ai sensi dell’art. 71 del

D.P.R. 445/2000 di tutti i requisiti autodichiarati dagli affidatari per una quota del 20% dei contratti.

20.4 In caso di contratti di valore pari a Euro 20.000, AER chiederà all’affidatario l’autocertificazione dei requisiti generali ed eventualmente speciali e, prima della stipula del contratto, procederà alle verifiche del possesso dei requisiti di carattere generale di cui all’articolo 80 del Codice nonché della sussistenza dei requisiti speciali, se previsti, nonché delle condizioni soggettive che la legge stabilisce per l’esercizio di particolari professioni.

20.5 Resta fermo che in caso di contratti aggiudicati mediante procedure negoziate, AER applicherà le disposizioni di cui all’art. 63 del Codice e dunque aggiudicherà previa verifica del possesso dei requisiti di partecipazione previsti per l'affidamento di contratti di uguale importo mediante procedura aperta, ristretta o mediante procedura competitiva con negoziazione.

20.6 In caso di contratti aggiudicati mediante procedure ordinarie, la verifica dei requisiti avviene in conformità a quanto stabilito dal Codice.

20.7 In caso di accertamento del difetto del possesso dei requisiti successivamente alla stipula del contratto, AER procederà alla risoluzione dello stesso e all’incameramento delle garanzie, ove previste, ovvero all’applicazione di una penale pari al 10% del

valore del contratto ed al pagamento del corrispettivo pattuito solo con riferimento alle prestazioni eseguite e nei limiti dell’utilità ricevuta.

Art. 21

Sottoscrizione del Contratto. Pagamenti. Attestazione di regolare esecuzione

21.1 Il contratto è stipulato mediante scrittura privata ovvero, in caso di affidamenti di importo non superiore a Euro 40.000, mediante corrispondenza secondo l’uso del commercio consistente in un apposito scambio di lettere, anche tramite PEC.

21.2 Il termine dilatorio di cui all’art. 32 comma 9 del Codice non si applica nel caso di affidamenti effettuati ai sensi dell’articolo 36, comma 2, lettere a) e b).

21.3 Le fatture relative all’esecuzione dei contratti di appalto sono liquidate dalla Società con la cadenza temporale stabilita ai sensi di legge o, comunque, nel contratto o nell’ordine, a seguito della verifica della regolare esecuzione delle prestazioni pattuite.

21.4 Per quanto attiene ai contratti di appalto di servizi e forniture essi sono soggetti all’attestazione di regolare esecuzione, mentre per quanto attiene ai contratti di appalto di lavori, essi sono soggetti al certificato di regolare esecuzione esclusivamente nei casi previsti dalla normativa vigente.

Art. 22 Pubblicità e trasparenza

22.1 L’avviso sui risultati della procedura di affidamento e dei soggetti invitati, relativamente alla procedure relative agli affidamenti di importo superiore ad Euro 40.000 ed inferiori ad Euro 1.000.000 sono pubblicati sul sito di AER, nella sezione “Amministrazione Trasparente” sotto la sezione “Bandi di gara e contratti”.

Art. 23 Oneri fiscali

23.1 Tutti gli importi indicati nel Regolamento sono considerati sempre al netto dell’IVA.

23.2 Ogni onere fiscale connesso al perfezionamento e/o all’esecuzione del contratto è posto a carico del concorrente e/o dell’affidatario.

Art. 24 Garanzie

24.1 Fermo restando ogni forma di garanzia richiesta dalla normativa vigente, nel caso in cui la natura del contratto lo richieda, i capitolati d’appalto o d’oneri o lo schema di contratto dovranno prevedere la presentazione di idonee garanzie assicurative e/o bancarie che garantiscano AER verso terzi e per danni a persone, cose o opere della Società.

24.2 In relazione alle caratteristiche di ogni affidamento, si dovranno stabilire i massimali delle garanzie richieste dal capitolato speciale d‘appalto o d’oneri o dallo schema di

contratto. Tali coperture assicurative saranno, di norma, allegate al contratto di appalto a formarne parte integrante e sostanziale.

Art. 25 Penali

25.1 Nei contratti, capitolati speciali o d’oneri sarà prevista, quando la tipologia dell’appalto lo richieda, l’applicazione di penali all’affidatario, disciplinandone espressamente la modalità di quantificazione e applicazione.

25.2 Nel caso di contratti di appalto l’importo delle penali non potrà superare il 10% dell’importo contrattuale complessivo. In tale evenienza, sarà prevista in sede contrattuale a favore di AER la facoltà di risoluzione di diritto del contratto.

Art. 26 Definizione delle controversie

26.1 Per tutte le controversie comunque dipendenti dai contratti di appalto di cui al Regolamento sarà in ogni caso competente in via esclusiva il Foro di Firenze anche ove non vi sia un’espressa clausola nel contratto e/o del capitolato.

Art. 27 Predisposizione e raccolta dei contratti

27.1 Alla predisposizione, stipulazione e conservazione nonché alla tenuta della raccolta di tutti i contratti sottoscritti da AER provvede l’Ufficio contratti.

27.2 Predisposizione, stipulazione e conservazione di tutti i contratti sottoscritti da AER avverranno preferibilmente in formato digitale.

Art. 28

Norme di comportamento. D. Lgs. 231/2001. L. 190/2012

28.1 L’affidatario è tenuto ad agire secondo i principi di buona fede, lealtà e correttezza, sia nei confronti della Società che delle altre imprese concorrenti e/o affidatarie.

28.2 I concorrenti delle procedure sono tenuti al rispetto delle “Norme per la tutela della concorrenza e del mercato” di cui alla L. 287/1990 e si astengono dal porre in essere comportamenti anticoncorrenziali.

28.3 Si intende per “comportamento anticoncorrenziale” qualsiasi comportamento o pratica di affari ingannevole, fraudolento o sleale, contrario alla libera concorrenza, in forza del quale l’affidatario pone in essere atti inerenti la procedura o l’esecuzione del contratto di appalto. In particolare e sempre che il fatto non costituisca autonomo reato è vietato qualsiasi accordo illecito volto a falsare la concorrenza, quale:

• la promessa, l’offerta, la concessione diretta o indiretta ad una persona, per se stessa o per un terzo, di un vantaggio nell’ambito della procedura per l’affidamento di un appalto;

• il silenzio sull’esistenza di un accordo illecito o di una concertazione fra le

imprese;

• l’accordo ai fini della concertazione dei prezzi o di altre condizioni dell’offerta;

• l’offerta o la concessione di vantaggi ad altri concorrenti affinché questi non concorrano alla gara di appalto o ritirino la propria offerta o che, comunque, condizionino la libera partecipazione alla gara medesima.

28.4 Il concorrente o l’affidatario coinvolto nelle procedure per l’affidamento di contratti di appalto promossi dalla Società si astiene da qualsiasi tentativo volto ad influenzare i dipendenti di AER che, in particolare, rivestono funzioni di rappresentanza, di amministrazione o direzione, o che esercitano, anche di fatto, poteri di gestione e di controllo, ovvero le persone sottoposte alla direzione ed alla vigilanza dei suddetti soggetti.

28.5 Ai concorrenti e/o affidatari non è permesso accedere, in fase di gara, agli Uffici di AER ai fini della richiesta di informazioni riservate.

28.6 L’accesso agli atti sarà in ogni caso consentito solo in conformità della normativa vigente.

28.7 Il concorrente e/o l’affidatario hanno l’obbligo di segnalare alla Società qualsiasi tentativo effettuato da altro concorrente, o interessato, atto a turbare il regolare svolgimento della procedura e/o dell’esecuzione del contratto e/o qualsiasi anomala richiesta o pretesa avanzata dai dipendenti di AER o da chiunque possa influenzare le decisioni relative alla procedura o dalla stipula del contratto di appalto e alla sua esecuzione.

28.8 Il concorrente e/o l’affidatario o i subappaltatori agiscono nel rispetto della normativa vigente sul divieto di intermediazione ed interposizione nelle prestazioni di lavoro e non pongono dunque in essere comportamenti che integrino tali fattispecie tramite l’affidamento, in qualsiasi forma, dell’esecuzione di mere prestazioni di lavoro.

28.9 Il concorrente e/o l’affidatario si impegnano a rispettare i limiti legislativi relativi al subappalto e/o ad altre forme di subaffidamento, quali il nolo a caldo e prendono atto ed accettano incondizionatamente il divieto di subappaltare in qualsiasi modo e misura parte dei lavori aggiudicati se non nel rispetto della normativa vigente.

28.10 Resta fermo che nell’ambito dell’esecuzione delle prestazioni affidate ai sensi del Regolamento, sarà cura dei soggetti responsabili rendere comunque obbligatorio per l’esecutore, anche ove non espressamente richiamato nell’ambito dell’assetto contrattuale il rispetto del Modello 231 predisposto da AER obbligando lo stesso esecutore ad accettare ed osservare, anche per i collaboratori, sub-contraenti e terzi–le disposizioni contenute nel Codice Etico. Il Modello 231, costituisce parte integrante e sostanziale delle condizioni generali di contratto.

28.11 La violazione delle predette disposizioni e comunque poste a tutela della corretta esecuzione del contratto potrà comportare la risoluzione contrattuale per colpa dell’affidatario.