PROCEDURA APERTA PER L’AFFIDAMENTO DI SERVIZI DI FORMAZIONE IN MATERIA DI PROJECT MANAGEMENT E SMART LEADERSHIP PER GLI ANNI 2021/2022/2023

ALLEGATO 5.1 CAPITOLATO TECNICO LOTTO 1

SERVIZI DI FORMAZIONE IN MATERIA DI PROJECT MANAGEMENT FINALIZZATI

ALL’ACQUISIZIONE DELLA CERTIFICAZIONE ISIPM-BASE

INDICE

Art. 1 - OGGETTO DELL'APPALTO 3

Art. 2 – DESCRIZIONE DEI SERVIZI 3

Art. 3 - CONDIZIONI DI ESECUZIONE 4

Art. 4 - SERVIZI AGGIUNTIVI 5

Art. 5 - MODALITÀ E METODOLOGIE DIDATTICHE 6

Art. 6 - GRUPPO DI LAVORO 7

Sub 6.1 - COORDINATORE DEL SERVIZIO 7

Sub 6.2 - ALTRE FIGURE PROFESSIONALI COINVOLTE 8

Sub 6.3 - ALTRE RISORSE RICHIESTE 8

Art. 7 – SEDI DEI CORSI 10

Art. 8 - VERIFICHE E CONTROLLI DI QUALITÀ 10

Art. 9 – DURATA 12

Art. 10 – ORGANI DEL PROCEDIMENTO 12

Art. 1 - OGGETTO DELL'APPALTO

Il presente Capitolato Tecnico costituisce parte integrante della documentazione di gara e descrive le caratteristiche e i requisiti necessari per l’acquisizione dei servizi di formazione in materia di project management, rivolti a dirigenti e posizioni organizzative della Regione Xxxxxx-Romagna per il periodo riportato al successivo paragrafo “Art. 9 - Durata”, finalizzati all’acquisizione della certificazione ISIPM – Base. L’appalto ha un valore a base di gara di € 280.000,oo Iva esclusa.

Art. 2 – DESCRIZIONE DEI SERVIZI

1. I servizi da erogare sono i seguenti:

a)Servizio di formazione in materia di project management finalizzato all’acquisizione delle conoscenze e competenze fondamentali in materia, tali da consentire di conseguire una preparazione adeguata per sostenere con successo l’esame volto al rilascio della certificazione ISIPM–Base. La quota di ammissione al test si intende a carico del Fornitore; se offerto in sede di gara, il Fornitore dovrà inoltre garantire anche il pagamento della quota associativa prevista esclusivamente per il primo anno.

A tal fine il percorso formativo dovrà necessariamente comprendere i seguenti moduli, che dovranno

essere articolati nel dettaglio all’interno del progetto proposto dall’offerente:

- Conoscenze di contesto

- Conoscenze tecniche e metodologiche

- Conoscenze comportamentali

b)Simulazione in aula d’esame ISIPM-Base, accompagnata da un’analisi di quelli che risulteranno essere gli errori più frequenti e breve ripasso dei principali argomenti oggetto dell’esame.

c) Servizio di formazione in materia di agile project management, volto a fornire una conoscenza generale dell’argomento. Il corso dovrà, oltre che introdurre la disciplina in oggetto, illustrarne le varie metodologie, mettere in evidenza le principali differenze ed analizzare i vantaggi e gli svantaggi rispetto alla progettazione tradizionale.

2. Il progetto presentato dal Fornitore dovrà inoltre essere comprensivo di una bibliografia volta ad esplicitare le fonti consultate per la redazione dello stesso.

3. Il numero di edizioni ed il monte ore totale per ogni edizione deve essere elaborato tenendo conto che:

- le iniziative formative dovranno coinvolgere complessivamente almeno 200 collaboratori regionali, nello specifico i destinatari saranno dirigenti e posizioni organizzative.

- il servizio di cui al punto a) non potrà avere una durata inferiore a 24 ore per edizione;

- il servizio di cui al punto c) dovrà avere una durata compresa fra un minimo di 6 e un massimo di 10 ore per edizione.

4. Il progetto dovrà essere strutturato in modo adeguato rispetto alle esigenze lavorative e organizzative del personale regionale, offrendo al contempo una particolare attenzione alla preparazione e alle necessità dei singoli partecipanti.

5. Se offerta in sede di gara, dovrà essere garantita la possibilità di:

- sostenere una seconda simulazione d’esame così come descritta al punto “b”;

- sostenere colloqui individuali con i docenti oltre l’orario previsto per l’erogazione dei servizi richiesti;

Art. 3 - CONDIZIONI DI ESECUZIONE

1. L’avvio della fornitura dovrà prevedere, prima della sua messa in opera, la presentazione preventiva dei piani formativi annuali (uno per ciascun anno di validità del contratto) che tengano conto di una coerente ripartizione dei corsi di formazione rispetto alle disponibilità delle risorse negli anni di validità del contratto.

2. Entro 30 giorni dall’avvio della fornitura sarà necessario presentare il piano didattico di dettaglio per

ciascun anno di contratto.

3. Ciascun piano annuale definito in accordo con la committenza dovrà essere completo di:

- previsione delle edizioni dei corsi da erogare per ciascun anno formativo oggetto del presente Capitolato secondo le priorità indicate dalla committenza e definizione di un calendario;

- identificazione dei docenti da impiegare nelle edizioni dei corsi erogati ogni anno previsti nel piano;

- individuazione delle sedi quando i corsi saranno organizzati in presenza o degli strumenti di collaborazione sincrona quando i corsi saranno erogati a distanza con interazione con il docente (esempio: Microsoft Teams, Zoom, GoToMeeting, GoMeeting, ecc);

- individuazione delle attività a carico della segreteria organizzativa a supporto della Regione per

l’erogazione dei corsi.

4. I piani di formazione annuali potranno subire adeguamenti semestrali sulla base delle reali esigenze della Regione tenuto conto dei vincoli finanziari del contratto. Se non sono necessari adeguamenti del piano formativo triennale, la programmazione prosegue tacitamente secondo le scadenze e le

attività ivi previste.

5. Il Fornitore sarà sempre tenuto ad incontrare e/o a confrontarsi preliminarmente con la Regione per raccordarsi sulle modalità e sugli interventi da mettere in campo prima di attivare qualunque azione del progetto.

6. Tutto il progetto e lo scambio con la Regione dovranno essere tracciati nell’ambito degli spazi collaborativi che indicherà la committenza (Microsoft Teams) per consentire incontri e confronti anche a distanza oltre che la condivisione della documentazione di progetto.

Art. 4 - SERVIZI AGGIUNTIVI

1. In aggiunta ai servizi principali descritti all’art. 2 del presente Capitolato tecnico, sono inoltre richiesti ulteriori adempimenti che dovranno accompagnare gli stessi durante lo svolgimento dell’intero progetto. In particolare:

− Reportistica periodica su analisi andamento della frequenza, analisi del grado di copertura raggiunto;

− Prevedere un attestato di frequenza per gli utenti che hanno completato i corsi;

− Prevedere un test al termine di ogni modulo volto verificare e consolidare le conoscenze apprese;

− Predisporre una piattaforma online su cui i destinatari del corso avranno la possibilità di scaricare il materiale didattico utilizzato a supporto delle lezioni;

2. Se previsto in sede di offerta, il Fornitore dovrà garantire sulla piattaforma online la possibilità di:

● Utilizzare un simulatore per effettuare delle esercitazioni online propedeutiche al superamento della prova d’esame;

● Vedere per tutta la durata del corso le registrazioni delle lezioni tenute in modalità sincrona, consentendo un eventuale ripasso o il recupero della lezione persa in caso di assenza.

3. Trasversalmente ai servizi formativi, sono richiesti al Fornitore servizi di supporto organizzativi e di segreteria propedeutici all’erogazione dei corsi per l’intera l’erogazione dei servizi previsti dal progetto. La segreteria organizzativa per il supporto all’erogazione dei corsi dovrà attivarsi già all’avvio della fornitura e, fra le sue attività, dovrà curare:

● la predisposizione del materiale didattico di accompagnamento delle attività formative, eventualmente anche in formato digitale, che dovrà essere appositamente preparato a supporto delle materie trattate. L’offerta tecnica dovrà essere corredata di esempi prototipali di materiale didattico indicativo di quello che si intende adottare a supporto delle attività. In fase di esecuzione, il Fornitore dovrà presentare le dispense alla committenza per una validazione preventiva, almeno

15 giorni di calendario prima della data stabilita per l’inizio della prima giornata del corso a cui è riferito, in modo da consentire gli eventuali aggiustamenti del caso. Una volta validata, il Fornitore è tenuto a trasmettere ai partecipanti il materiale didattico attraverso mezzi telematici non oltre il giorno lavorativo antecedente l'inizio delle lezioni;

● la gestione organizzativa dei corsi, siano essi in presenza o a distanza sincrona, e la realizzazione degli interventi formativi come da requisiti del presente Capitolato. Qualora i corsi siano realizzati a distanza con strumenti di collaborazione, la segreteria si occuperà anche della convocazione alle sessioni formative e della tracciatura delle presenze,

● la gestione dell’iscrizione dei candidati ai test di ammissione volti all’ottenimento della certificazione ISIPM – Base. Il Fornitore dovrà infatti occuparsi del pagamento delle quote di ammissione (a suo carico) e associative per il primo anno (sia nel caso in cui, se previsto in sede di gara, siano a proprio carico, siano nel caso in cui siano a carico dei collaboratori regionali), di individuare, di comune accordo con la Regione, le sessioni d’esame più idonee per l’espletamento della prova (tenuto conto delle disponibilità dell’Istituto Italiano di Project Management), di adempiere ad ogni altra formalità richiesta ai fini dell’iscrizione. Il Fornitore, inoltre, si impegnerà a mettersi in contatto con l’Istituto Italiano di Project Management per ogni tipo di comunicazione che risultasse necessaria, come eventuali necessari rinvii della sessione di esame per uno o più candidati.

4. Se offerto in sede di gara, dovrà essere garantita la possibilità di sostenere una seconda volta l’esame di certificazione a proprie spese in caso di esito negativo dello stesso per uno o più candidati.

5. Se offerto in sede di gara, dovrà essere garantita la messa a disposizione a carico del Fornitore, eventualmente anche in formato digitale, del testo dell’Istituto Italiano di Project Management, "Guida alle conoscenze di gestione progetti", Xxxxxx Xxxxxx, quinta edizione aggiornata 2020 (copertina azzurra), volto alla preparazione dell’esame.

Art. 5 - MODALITÀ E METODOLOGIE DIDATTICHE

1. Le modalità di formazione consentite per erogare i corsi sono:

- in presenza oppure a distanza attraverso strumenti di collaborazione quali ad esempio Microsoft Teams, Zoom, GoToMeeting, GoMeeting e altri analoghi che consentono una interazione in diretta con il docente.

Il Fornitore potrà erogare fino al 10% del monte ore totale di ogni edizione in modalità e-

learning, le restanti ore dovranno esclusivamente essere erogate con le modalità di cui sopra.

2. Nel caso di utilizzo di strumenti di collaborazione è necessario condividere con la Regione le istruzioni di collegamento per accedere alle sessioni formative, ivi compreso la modalità adottata per tracciare le presenze.

3. Il Fornitore dovrà garantire un’adeguata flessibilità della modalità di erogazione dei corsi di formazione ovvero, la capacità di passare da modalità in presenza a modalità a distanza sincrona o viceversa, a seconda del contesto derivato dalla situazione epidemiologica da Covid-19 presente nel momento dell’erogazione della formazione.

4. Le lezioni, sia in presenza che a distanza, dovranno affiancare alla spiegazione teorica la presentazione di casi studio e la simulazione di casi pratici. È importante che l’offerta formativa in parte si discosti da una forma di “didattica tradizionale”, ma che al contrario prediliga il coinvolgimento dei partecipanti tramite l’inserimento di attività dal taglio maggiormente pratico.

Art. 6 - GRUPPO DI LAVORO

1. Il supporto richiesto in termini di risorse umane per l’insieme delle attività delineate è elencato e descritto nei paragrafi seguenti.

2. Le figure professionali impiegate durante la fornitura, il capoprogetto, i docenti, l’operatore di segreteria e gli assistenti d’aula, potranno essere esclusivamente quelle indicati nell’offerta tecnica. Qualora, per cause di forza maggiore, il docente, il capoprogetto o altre figure incaricate non potessero essere presenti, previa autorizzazione della Regione, il servizio potrà essere affidato ad altri soggetti che presentino i medesimi requisiti professionali richiesti in sede di gara.

3. Le professionalità saranno attestate e documentate tramite curricula che verranno presentati secondo lo schema curriculare di cui all’allegato 6 e complete delle informazioni per poter individuare i requisiti illustrati nel presente Capitolato.

4. Tutte le eventuali spese relative alle trasferte (comprensive di vitto e alloggio) dei docenti sono a carico del Fornitore.

Sub 6.1 - COORDINATORE DEL SERVIZIO

1. Il Fornitore dovrà individuare un Capoprogetto, coordinatore senior, che sia responsabile scientifico generale nei confronti dell'Amministrazione per tutte le attività di progetto, garante generale della qualità del progetto e della sua attivazione, con un’esperienza pluriennale di almeno dieci anni nel settore

della formazione manageriale. Tale esperienza deve essere chiaramente desumibile dal curriculum, con la precisa indicazione di Enti/Aziende presso cui si è realizzata l’esperienza, ambiti progettuali, oggetto e destinatari dell’esperienza, modalità di realizzazione, periodi e durate di ciascun intervento.

Sub 6.2 - ALTRE FIGURE PROFESSIONALI COINVOLTE

1. Le altre figure professionali coinvolte dovranno avere esperienza almeno quinquennale in qualità di formatore su temi connessi allo sviluppo delle competenze strategiche delle risorse umane di un’organizzazione. L’esperienza dei docenti deve essere chiaramente desumibile dal curriculum, con la precisa indicazione di Enti/Aziende presso cui si è realizzata l’esperienza, ambiti progettuali, oggetto e destinatari dell’esperienza, modalità di realizzazione, periodi e durata di ciascun intervento relativamente agli ultimi 8 anni.

2. Si ritiene che la proposta formativa sia particolarmente qualificata da:

• accreditamento di almeno un docente da parte dell’Istituto Italiano di Project Management;

• sottoscrizione da parte del Fornitore di un atto di intesa in corso di validità con l’Istituto Italiano di Project Management, che dovrà essere allegato all’offerta presentata;

• presenza di report di rilevazione di gradimento rispetto ad esperienze precedenti dei docenti in attività formative analoghe a quelle offerte nel presente Capitolato;

• presenza di almeno un manager con consolidata esperienza di almeno cinque anni in importanti realtà di rilevanza quantomeno nazionale, con lo scopo di presentare casi concreti di utilizzo del project management in una grande realtà aziendale ed i vantaggi che ne derivano. Tale esperienza deve essere chiaramente desumibile dal curriculum, con la precisa indicazione di Enti/Aziende presso cui si è realizzata l’esperienza, ambiti progettuali, oggetto e destinatari dell’esperienza, modalità di realizzazione, periodi e durata di ciascun intervento.

Il fornitore garantisce la rispondenza ai predetti requisiti, se offerti in sede di gara.

Sub 6.3 - ALTRE RISORSE RICHIESTE

1. Operatore di segreteria organizzativa con almeno 2 anni di esperienza in contesti analoghi, che:

- si relaziona con il referente di progetto indicato dal Servizio Sviluppo delle Risorse Umane, Organizzazione e Comunicazione di Servizio per provvedere a tutti gli aspetti operativi di gestione classi di formazione;

- provvede a tutti gli aspetti logistici e organizzativi (invio copie dei materiali didattici specifici per ciascuna edizione di corsi, recupero di eventuali supporti didattici e strumenti informatici necessari

come videoregistratore, videoproiettore, utilizzo di piattaforme collaborative per la formazione a distanza, ecc.);

- presidia i servizi di segreteria organizzativa quali la gestione dei fogli firma secondo il modello di registro fornito dalla Regione nel caso in cui il corso possa essere svolto in presenza;

- consegna un report a fine corso sull’andamento dell’attività completo di questionario di

gradimento dello stesso.

L’esperienza di questa professionalità deve essere chiaramente desumibile dal curriculum, con la precisa indicazione di Enti/Aziende presso cui si è realizzata l’esperienza, ambiti progettuali, periodi e durate di ciascun intervento relativamente agli ultimi 2 anni.

2. Assistente d’aula in presenza con almeno 1 anno di esperienza in contesti analoghi, che:

- presidia e cura preliminarmente l’allestimento degli aspetti logistici degli spazi di svolgimento della lezione. Verifica la presenza e posizionamento di tavoli e sedie necessarie in dotazione, cura la fornitura e la disposizione della strumentazione didattica dell’aula e il suo allestimento;

- provvede alla registrazione dei partecipanti in entrata e in uscita (indicando l'orario effettivo di entrata/uscita del mattino e/o del pomeriggio, solo se diverso da quello previsto dal registro firme). Al termine giornaliero del controllo/rilevazione delle presenze provvede alla consegna immediata del registro firme al referente della Regione, trattenendone copia ai fini del monitoraggio dell’andamento della frequenza;

- consegna i materiali didattici ai partecipanti qualora non siano stati inviati in formato digitale (la consegna del materiale didattico in formato digitale rappresenta la modalità preferita dalla committenza);

- fornisce assistenza al docente e ai partecipanti durante lo svolgimento della sessione formativa;

- coordina le operazioni finali di valutazione dell’apprendimento in supporto al docente;

- alimenta il monitoraggio sullo stato di avanzamento del progetto, delle frequenze degli iscritti e del superamento delle prove finali di apprendimento con informazioni trasmesse al referente della Regione e alla segreteria organizzativa.

3. Solo qualora fosse attivata la modalità di erogazione dei corsi a distanza in modalità sincrona, assistente d’aula virtuale (online) per le attività a distanza sincrona qualificato da almeno 2 anni di analoga esperienza o appositi corsi che dovranno essere documentati tramite presentazione di curriculum, nelle modalità richieste per il personale docente. Tale figura dovrà possedere una conoscenza approfondita degli strumenti di collaborazione e interazione utilizzati; dovrà inoltre avere

dimestichezza con i contenuti del software e buona attitudine alla relazione. L’assistente d’aula

online dovrà:

- avviare ciascuna edizione del corso (eventualmente anche tramite un momento aggiuntivo di aula virtuale), comunicare con ciascun discente via e-mail, verificare che ciascun discente abbia ricevuto l’invito alla sessione formativa, sostenere i partecipanti nella motivazione e nella familiarizzazione con gli strumenti messi a disposizione e l’organizzazione dei contenuti;

- alimentare il monitoraggio sullo stato di avanzamento del progetto, delle frequenze degli iscritti e del superamento delle prove finali di apprendimento, con informazioni trasmesse al referente della Regione e alla segreteria organizzativa.

Art. 7 – SEDI DEI CORSI

1. Per i corsi di formazione che saranno organizzati in presenza, il Fornitore dovrà erogare la formazione presso sedi indicate dalla committenza ovvero presso sedi regionali in una o più province della regione nei casi specificatamente richiesti dalla Regione.

2. Eventuali spese relative all’utilizzo di attrezzature dell’offerente, sono a carico dell’offerente stesso

e non concorrono all’utilizzo di ore di formazione.

Art. 8 - VERIFICHE E CONTROLLI DI QUALITÀ

1. Durante tutto il periodo di esecuzione del contratto la Regione potrà operare controlli sulla piena e corretta esecuzione delle attività oggetto del presente capitolato.

2. Le prestazioni contrattuali devono essere eseguite secondo le specifiche contenute nel presente Capitolato Tecnico e nel Contratto (per i dettagli si rimanda all’Allegato 8 – Schema di contratto).

3. La verifica della corrispondenza dei servizi erogati dal Fornitore sarà condotta dal DEC in stretta collaborazione con il referente del Servizio Sviluppo Risorse Umane Organizzazione e Comunicazione di servizio e con il RUP, e dovrà attestare:

Attività/servizio

Valore atteso

Modalità di verifica

Progettazione dei corsi

Contenuti coerenti con il presente capitolato e integrati di eventuali personalizzazioni richieste dalla committenza.

Compilazione di check list per ciascun corso con attestazione di coerenza, compresa la simulazione

d’esame.

Organizzazione dei corsi

Rispetto dei tempi e dei calendari concordati.

Rispetto delle modalità concordate. Flessibilità rispetto alla modalità di erogazione dei corsi: passaggio da corsi in presenza a corsi a distanza sincrona, e viceversa, sulla base dell’andamento dell’emergenza sanitaria in atto nel momento dell’organizzazione del corso.

Compilazione di check list per ciascun corso con esito verifica dove si confronterà quanto previsto nel piano formativo annuale e concordato in via preventiva con la Regione e gli aspetti organizzativi effettivamente attuati, compresa l’iscrizione al test di ammissione finalizzato all’ottenimento della

certificazione ISIPIM - Base.

Erogazione dei corsi

Impiego dei docenti concordati con la Regione

Consegna del materiale didattico. Gestione dell’aula dalle figure professionali previste.

Sedi coerenti con quelle previste nel presente capitolato in caso di corso in presenza, o in alternativa strumento di collaborazione adeguato nel caso di corso a

distanza sincrona.

Adeguatezza della docenza

Possesso da parte dei docenti dei requisiti richiesti nel presente capitolato.

Interazione dei docenti con la classe di partecipanti.

Disponibilità dei docenti nei confronti della classe di

partecipanti.

Verifica dei curricula. Questionario di gradimento del corso.

4. Qualora si riscontrassero gravi non conformità durante la verifica periodica della prestazione rispetto ai singoli corsi, il DEC, congiuntamente al referente della Regione, le comunicherà per

iscritto al Fornitore, il quale sarà tenuto a proporre soluzioni o proposte risolutive delle stesse.

5. Per gravi non conformità si intendono, a titolo di esempio non esaustivo, una delle seguenti casistiche:

• gravi ritardi nell’erogazione dei corsi rispetto ai calendari concordati per cause non imputabili alla Regione e nonostante almeno 2 richiami;

• evidenti carenze nei contenuti minimi dei corsi e segnalate al Fornitore almeno in 2 occasioni dalla Regione;

• inadeguatezza della docenza rispetto al target dei partecipanti presenti in aula segnalato al Fornitore in almeno 2 circostanze;

• nel caso di corso a distanza, l’assenza della interazione sincrona con il docente durante la

sessione formativa in almeno 1 circostanza.

Nel caso del verificarsi di 3 gravi non conformità accertate e segnalate al Fornitore, la Regione valuterà la possibilità di recedere unilateralmente dal contratto.

6. Qualora vengano riscontrate anomalie e/o incoerenze rispetto alle attività concordate, il Fornitore si impegna tempestivamente e senza oneri alle necessarie correzioni e/o integrazioni, pena l’applicazione delle penali per il ritardato adempimento di cui all’Articolo 19 del Contratto (per i dettagli si rimanda all’Allegato 8 – Schema di Contratto).

Art. 9 – DURATA

1. Il contratto che verrà sottoscritto avrà la durata di 24 mesi, con decorrenza a partire dalla data della sua stipulazione. La Regione, alla scadenza del contratto, si riserva la possibilità di affidare all’aggiudicatario nuovi servizi consistenti nella ripetizione di servizi analoghi per una durata massima pari a 24 mesi. In tale caso verrà data comunicazione per iscritto al Fornitore prima della naturale scadenza del contratto, mediante PEC o altra forma idonea a garantirne data certa.

2. Il nuovo affidamento del contratto è subordinato alla concorde manifestazione di volontà di entrambe le parti contraenti. La risposta, in merito alla richiesta di nuovo affidamento da parte della Regione, dovrà essere resa dal legale rappresentante del Fornitore entro quindici giorni dal ricevimento della comunicazione.