CONTRATTO PER SERVIZIO DI CUSTODIA E GESTIONE ARCHIVIO CARTACEO

CONTRATTO PER SERVIZIO DI CUSTODIA E GESTIONE ARCHIVIO CARTACEO

tra

La Camera di Commercio Industria Artigianato e Agricoltura di Torino (di seguito denominata Ente) sita in Via Xxxxx Xxxxxxx n. 16 – 00000 Xxxxxx – Cod. Fiscale 80062130010 – in persona del dirigente dell’Area Risorse finanziarie e provveditorato dottor Xxxxx Xxxxxxxxx, nato a Torino il 2 luglio 1966, domiciliato per la carica presso la sede dell’Ente

e

l’impresa xxxxx sita in xxx, P. IVA xxxx, in persona del xxxxx, nato a xxxx il xxxx in qualità di xxxx;

PREMESSO

che con determinazione n. xx del xxx la suddetta Impresa è risultata aggiudicataria della gara pubblica per il servizio di custodia e gestione di archivio cartaceo;

SI CONVIENE E SI STIPULA QUANTO SEGUE

1) Oggetto

Il presente contratto disciplina il servizio di custodia e gestione dell’archivio dell’Ente da parte dell'impresa xxxxxxxxxxxxxx, di seguito "impresa", in un immobile messo a disposizione della medesima per 60 mesi, periodo rinnovabile per ulteriori 48 mesi sussistendone le condizioni descritte nel proseguo del presente contratto.

L’unità organizzativa dell’Ente preposta alla gestione del contratto è il Settore Economato, di seguito “economato”, che potrà provvedere in qualunque momento ad accessi, ispezioni, verifiche anche senza preavviso ed anche unitamente al MIBACT; quest’ultimo potrà provvedere autonomamente ad accessi, ispezioni e verifiche.

2) Presa in carico archivio

I fascicoli ed i documenti costituenti l’archivio, di seguito “unità archivistiche”, sono suddivise in serie diverse, ciascuna delle quali ha un contenuto omogeneo ma che è disomogeneo rispetto alle altre serie. La maggior parte delle serie è identificata da specifica denominazione (es. Registro delle Imprese, Albo delle Imprese Artigiane), ognuna delle quali è composta da

unità archivistiche a loro volta identificate con un codice alfanumerico univoco contenenti documentazione in ordine cronologico. Sono inoltre presenti serie costituite da registri e volumi.

Complessivamente si tratta di custodire e gestire 13.700 metri lineari circa.

Le attività richieste consistono in:

1) ricezione presso le strutture d’archivio messe a disposizione dall’impresa e direttamente su scaffale tra le ore 08.00 e le ore 19.00 dei giorni lavorativi (dal lunedì al venerdì) delle unità archivistiche e relativi contenitori (faldoni-box-scatole-cartelline ecc.) dall’aggiudicataria del servizio di trasloco (identificato quale lotto 2 della presente procedura di gara) sulla base di specifici elenchi; tali elenchi dovranno essere datati e firmati da entrambe le parti (traslocatore e ricevente). La sottoscrizione costituisce momento di passaggio delle relative responsabilità, con discarico per il traslocatore e carico per il nuovo gestore, salvo eventuali riserve apposte. In concomitanza con l’ultima consegna le parti (traslocatore e nuovo gestore) dovranno redigere un verbale di conclusione del trasloco per attestare la corretta e completa presa in carico delle unità archivistiche, salvo eventuali riserve. Dovrà essere assicurata all’Ente la reperibilità delle unità archivistiche non appena prese in carico; gli ordinari tempi di consegna delle unità archivistiche sono raddoppiati per l’intera durata delle operazioni di trasloco;

2) trasmissione al RUP entro 24 ore solari in originale degli elenchi giornalieri e del verbale di conclusione del trasloco; il RUP convocherà una o più riunioni con tutte le parti per sciogliere le eventuali riserve apposte, accertare la consistenza dell’archivio e dichiarare la conclusione formale del trasloco. Qualora non fosse possibile sciogliere le riserve (quali, ad esempio, l’impossibilità di rintracciare unità archivistiche) il RUP procederà con gli adempimenti conseguenti ivi compresa la segnalazione all’autorità giudiziaria, se del caso;

3) registrazione informatica, tramite utilizzo di adeguati strumenti hardware e software, degli elementi utili all’identificazione delle singole unità archivistiche ai fini della gestione della documentazione e della produzione del database del patrimonio documentale su supporto informatico, da concludersi entro 20 giorni lavorativi dalla data di consegna finale con contestuale e formale consegna al RUP dell’Ente. A tal fine l’Ente fornirà all’impresa prima dell’inizio del servizio un database in formato Access contenente la registrazione di tutte le unità archivistiche costituenti l’archivio; in sede di consegna formale al RUP del database finale, il medesimo ne accerterà presso la sede dell’Ente in contradditorio con l’impresa la completezza nonché la piena e completa funzionalità della procedura telematica. Laddove tali accertamenti abbiano esito negativo l’impresa dovrà adottare quanto necessario a superare le criticità rilevate, e solamente dalla data in cui il RUP accerterà ciò decorrerà il servizio e

conseguentemente il canone mensile.

3) Supervisione trasloco (eventuale)

E’ onere dell’impresa supervisionare quotidianamente e continuativamente le attività di trasloco di cui al lotto 2 presso l’immobile del gestore uscente. La supervisione ha lo scopo di responsabilizzare l’impresa nell’aver cura che il trasloco venga effettuato a regola d’arte, onde permettere la corretta presa in carico da parte della medesima del materiale archivistico; di ogni eventuale problematica dovrà essere data tempestiva informazione al RUP, al quale spetta la decisione ultima in merito ad eventuali contrasti tra le parti.

L’impegno giornaliero richiesto è pari al 75% del tempo giornaliero previsto per l’effettuazione delle operazioni di trasloco; il mancato rispetto dell’impegno giornaliero corrisponde a mancata supervisione per la giornata stessa.

4) Gestione archivio

Il servizio è da svolgersi per 52 settimane all’anno, in concomitanza con le giornate lavorative dell’Ente dalle ore 8,30 alle ore 17,00.

Il servizio richiesto consiste in:

a) conservazione e gestione di tutte le unità archivistiche prese in carico e di quelle che nel tempo verranno consegnate dall’Ente o per conto dell’Ente, con la massima cura e diligenza onde evitare smarrimenti, deterioramenti, distruzioni, irrintracciabilità, accessi non autorizzati. E’ previsto un incremento del 1,5% annuo delle unità archivistiche custodite; il dato è puramente indicativo in quanto potrebbe variare per cause indipendenti dall’Ente (es. nuove competenze attribuite o eliminate per legge). Non è ammessa la commistione tra le unità archivistiche dell’Ente e materiale di qualunque natura di proprietà di altri soggetti;

b) gestione informatica delle prenotazioni, anch’esse informatiche, di consultazione delle unità archivistiche o parte di esse tramite apposita procedura telematica via WEB posta a disposizione dall’impresa, con conseguente estrazione dalle strutture di contenimento delle suddette. In caso di malfunzionamenti che impediscano l’inserimento nel sistema delle prenotazioni l’impresa dovrà accettare prenotazioni trasmesse con altre modalità, registrando successivamente al ripristino del sistema le movimentazioni;

c) consegna e ritiro programmati ogni giovedì mattina o primo giorno lavorativo successivo qualora questo sia festivo, tra le ore 9.00 e le ore 12.00 presso la sede dell’Ente sita in via Xxxxx Xxxxxxx 16 – 00000 Xxxxxx, ovvero su richiesta dell’economato in via San Xxxxxxxxx da Paola 24 ovvero in xxx Xxxxx 00 xxxxxxxx xx Xxxxxx, ed anche al piano dell’ufficio destinatario laddove occorresse. Dovranno essere consegnate tutte le unità archivistiche prenotate entro le ore 16.30 del giorno lavorativo precedente il giorno di consegna e contestualmente dovrà essere fatta firmare apposita ricevuta;

d) le suddette prenotazioni, su richiesta dell’Ente, dovranno essere evase negli stessi termini anche telematicamente direttamente agli uffici richiedenti;

e) gestione prenotazioni di consultazione urgente unità archivistiche, la cui consegna dovrà avvenire entro 2 ore lavorative se telematica, entro 4 ore lavorative se cartacea, direttamente agli uffici richiedenti, ai quali dovrà essere fatta firmare apposita ricevuta se trattasi di consegna cartacea;

f) inserimento all’interno delle unità archivistiche custodite di ulteriori documenti forniti dall’Ente entro 5 gg. lavorativi dal loro ritiro, ed analogamente nel medesimo termini inserimento di nuove unità archivistiche o reinserimento delle unità archivistiche restituite dall’Ente;

g) messa a disposizione diretta, in qualunque momento e anche senza preavviso, ad amministratori, dipendenti e collaboratori dell’Ente espressamente autorizzati dall’economato di unità archivistiche da consultare o prelevare presso l’immobile dell’impresa, con l’assistenza ed alla presenza dei dipendenti della stessa. Tali uscite di documentazione sono comunque da registrare tramite la procedura telematica di cui alla lettera b) del presente articolo;

h) scarto d’archivio, da proporsi almeno ogni dodici mesi secondo la disciplina del massimario di selezione e scarto delle Camere di Commercio, disponibile sul sito istituzionale dell’Ente, da effettuarsi secondo le disposizioni impartite dall’economato cui spetta la richiesta di autorizzazione alla Soprintendenza Archivistica del Piemonte e Valle d’Aosta. La procedura di scarto può comprendere, in apposito e separato elenco, l’eventuale documentazione da trasferire, a cura dell’impresa su specifica richiesta dell’Ente, all’Archivio di Stato. Le unità archivistiche avviate allo scarto o all’Archivio di Stato non verranno conteggiate fra le movimentazioni;

i) trasmissione all’economato entro il giorno 15 di ogni mese via PEC di apposito report

indicante tutte le movimentazioni effettuate nel mese precedente;

j) trasmissione all’economato ogni 6 mesi, ovvero su specifica richiesta, dell’elenco delle unità archivistiche consegnate all’Ente e non restituite da oltre sei mesi;

k) l’Ente potrà richiedere ulteriori prestazioni accessorie a quella principale, anche per servizi similari e non identici, previo specifico accordo con l’impresa.

5) Immobile – caratteristiche minime

L’immobile nel quale l’impresa svolgerà il servizio, ubicato in xxxxxxxxxxxxxxx, dovrà possedere per tutta la durata contrattuale i “requisiti strutturali delle sedi d’archivio” stabiliti dalla Soprintendenza Archivistica del Piemonte e Valle d’Aosta e contenuti, in dettaglio, nell’allegato 1 e disponibili altresì al seguente indirizzo internet:

xxxx://xxx.xxxx-xxxxxxx.xx/Xxxx/xxxxx.xxx/xxxxxxxxx.xxxx.

Indipendentemente da quanto previsto in tale documento e sue successive integrazioni e modificazioni in vigenza del servizio, sono richieste almeno le seguenti caratteristiche minime,

la cui mancanza comporta la revoca dell’aggiudicazione e l’incameramento della garanzia definitiva o la risoluzione del contratto e l’incameramento della cauzione definitiva:

- avere accessi asfaltati o cementati o simili con esclusione di accessi su terra battuta o tali da poter generare, anche solo potenzialmente, polvere in grado di infiltrarsi all’interno dell’immobile e compromettere la corretta conservazione del materiale archivistico;

- essere dedicato esclusivamente ad archivio o biblioteca;

- non essere plurilocalizzato se non attraverso immobili tra di loro immediatamente contigui e comunicanti;

- essere dotato di idoneo impianto e/o misure antintrusione;

- essere sottoposto a periodica pulizia, derattizzazione e disinfestazione, ai fini dell’eliminazione di eventuali agenti patogeni che possano danneggiare l’integrità delle unità archivistiche in custodia;

- essere dotato di idoneo impianto antincendio ed essere in possesso del Certificato Prevenzione Incendi per attività coerenti con l’oggetto dell’affidamento;

- essere dotato di sistema di monitoraggio della temperatura ed umidità, con trasmissione via PEC ogni trimestre di specifico report all’Economato;

- se del caso, protezione da luce solare, temperatura ed umidità eccessive, intendendosi con eccessive l’attitudine a compromettere la corretta conservazione nel tempo delle unità archivistiche;

- dovrà essere garantita una capienza eccedente il 10% dei metri lineari da traslocare nell’immobile.

L’impresa si dovrà impegnare a comunicare con preavviso pari ad almeno 120 (centoventi) giorni solari l’intenzione di trasferire l’archivio in altro immobile, che dovrà possedere gli stessi requisiti di cui sopra. Il trasferimento è subordinato all’autorizzazione della Soprintendenza Archivistica del Piemonte e Valle d’Aosta, richiesta e comunicata dall’Ente, ed è a totale carico dell’impresa.

6) Procedura telematica - caratteristiche minime

La procedura telematica di prenotazione delle unità archivistiche dovrà possedere almeno le seguenti caratteristiche, la cui mancanza comporta l’esclusione dalla gara e l’incameramento della garanzia provvisoria, la revoca dell’aggiudicazione e l’incameramento della garanzia definitiva o la risoluzione del contratto e l’incameramento della cauzione definitiva:

- Accessibilità via browser Microsoft Internet Explorer ver. 11;

- Compatibilità con sistema operativo Microsoft Windows 7 e 10 a 32bit e 64bit;

- Essere multi utente ed accessibile tramite autenticazione con user-id e password da parte dei soggetti abilitati, quantificabili in n. 80 suscettibili di variazione nel tempo;

- Prevedere diversi livelli di abilitazione, quali ad es. accesso a tutte le serie o limitato a specifiche serie, secondo le disposizioni impartite dall’economato;

- Essere provvisto di console di amministrazione utenti, in modo da consentire all’amministrazione di poter autonomamente creare e cessare utenze e rilasciare le relative abilitazioni;

- Permettere l’esportazione degli utenti abilitati con i relativi privilegi ad essi associati;

- Permettere in sede di prenotazione l’inserimento di annotazioni, del fatto che la consegna debba avvenire in modo cartaceo ovvero in via telematica e/o urgente;

- Rilasciare un’attestazione dell’avvenuto inserimento della prenotazione riportante data, ora e identificativo richiedente;

- Essere dotata di chiavi di ricerca alfanumeriche atte a garantire il reperimento delle informazioni relative alle unità archivistiche ed al loro stato di consultabilità, nonché la conseguente reportistica;

- Permettere l’esportabilità del database in formato Access ed Excel con il relativo tracciato record;

- Garantire, oltre alle ordinarie funzionalità di inserimento record, la visualizzazione dei record gestiti, la registrazione delle prenotazioni di movimentazione, la visualizzazione delle unità archivistiche avviate allo scarto o all’archivio storico, unità che una volta uscite fisicamente dall’archivio decrementano la consistenza del database;

- Permettere la tracciatura delle attività svolte sulle unità archivistiche con identificazione dell’utente e dei riferimenti temporali;

- Permettere la creazione e la consultazione di unità archivistiche digitali ogni qualvolta l’impresa debba, su richiesta dell’Ente, digitalizzare documentazione;

- Permettere ai funzionari dell’economato o soggetti a ciò autorizzati dall’Ente di effettuare ulteriori operazioni sul database, quali creazione e modifica di serie, inserimento nuove unità archivistiche, estrazione di elenchi delle unità archivistiche consegnate all’Ente per data, estrazione degli elenchi delle unità archivistiche da restituire all’impresa e tutte le operazioni a ciò utili, ivi compresa la cancellazione di singoli record laddove ciò si rivelasse indispensabile (ad esempio a causa di duplicazioni o errori).

Tutti i dati presenti nel database, ancorché inseriti dall’impresa, sono di proprietà esclusiva dell’Ente, e dovranno essere consegnati al medesimo su semplice richiesta su supporto informatico e con costi a totale carico dell’impresa, e comunque almeno una volta all’anno. L’impresa ha l’onere di dare adeguato supporto e formazione al personale dell’Ente nell’uso della procedura informatica.

7) Movimentazioni

Le movimentazioni delle unità archivistiche verranno conteggiate come segue:

- PRENOTATA – un’unità archivistica prenotata (per l’intera consistenza o parzialmente) verrà conteggiata come movimentazione solo all'atto della riconsegna presso l'archivio;

- NUOVA PRATICA – una nuova unità archivistica verrà conteggiata come unica movimentazione indipendentemente dalla sua consistenza (da un singolo documento a n faldoni o scatole);

- MODIFICA PRATICA - l'inserimento di documentazione in un’unità archivistica esistente indipendentemente dalla sua consistenza (cioè a prescindere dal numero di documenti e dalla posizione di archiviazione all'interno dell’unità archivistica) verrà conteggiata come un’unica movimentazione.

8) Personale

L’impresa deve comunicare all’Ente, entro 20 gg. dalla ricezione della comunicazione di aggiudicazione e comunque prima della consegna del servizio il nominativo del soggetto Responsabile del servizio, documentandone la qualificazione archivistica in base a diploma di laurea con indirizzo archivistico ed allegandone copia conforme all’originale, ovvero di diploma di archivista o equipollente rilasciato dall’Archivio di Stato, anch’esso allegato in copia conforme all’originale, ed in entrambi i casi unitamente ad esperienza nel settore specifico di almeno 18 mesi da documentarsi dettagliatamente, ivi compresa adeguata formazione specifica. La mancata comunicazione o il mancato possesso dei requisiti richiesti comporta l’impossibilità per l’Ente di sottoscrivere il contratto, con conseguente incameramento della cauzione versata, fermo restando il diritto dell’Ente di agire in giudizio per il risarcimento del danno ulteriore.

Qualora durante l’esecuzione del servizio dovesse essere sostituito il soggetto responsabile del servizio, il soggetto subentrante dovrà anch’egli essere in possesso di idonea professionalità archivistica così come descritta in precedenza e ciò dovrà essere preventivamente comunicato e documentato all’Ente con le medesime modalità di cui sopra, con preavviso di almeno 30 (trenta) giorni solari.

Per l’esecuzione del servizio l’impresa dovrà impiegare personale appartenente alla propria struttura organizzativa, in conformità alle vigenti disposizioni di legge, regolamenti e norme contrattuali in materia.

Per l’intera durata contrattuale l’impresa dovrà garantire a tutto il personale impiegato nell’esecuzione del servizio – e, se costituita in forma cooperativa, anche ai soci – l’applicazione di un CCNL coerente con l’attività svolta dall’impresa sottoscritto dalle organizzazioni sindacali di categoria maggiormente rappresentative a livello nazionale; il personale dovrà essere inquadrato in categorie e livelli coerenti con le mansioni effettivamente svolte durante l’esecuzione del servizio.

L’impresa dovrà tassativamente e rigorosamente rispettare tutte le disposizioni di legge e contrattuali disciplinanti il lavoro subordinato e, se costituita in forma di cooperativa osservarle anche nei confronti dei soci nonché quelle di sicurezza e protezione dei lavoratori. Nel corso di tutta la durata del rapporto contrattuale l’impresa sarà tenuta a dimostrare, su richiesta dell’Ente e nei termini ivi indicati, l’osservanza di tutte le prescrizioni suddette, anche mediante

esibizione della documentazione comprovante quanto sopra indicato, nonché il completo rispetto della normativa posta a tutela dei lavoratori subordinati.

9) Adempimenti in tema di sicurezza sul lavoro

In ottemperanza a quanto richiesto dall’art. 26 del D.Lgs. 81/2008 e s.m.i., secondo il quale il datore di lavoro committente promuove la cooperazione ed il coordinamento per eliminare o, ove ciò non sia possibile, ridurre al minimo i rischi da interferenza, è stato elaborato un unico documento di valutazione dei rischi da interferenze (DUVRI) che formerà parte integrante del contratto.

Inoltre, propedeuticamente all’esecuzione del trasloco, l’aggiudicatario ha l’onere di coordinarsi sia con il gestore uscente dell’archivio che con il traslocatore, al fine di porre in essere tutti i necessari adempimenti in tema di sicurezza sul lavoro di cui al D.Lgs. n. 81/2008 e s.m.i., trasmettendo copia della relativa documentazione all’economato.

10) Responsabilità e assicurazioni

1. L’impresa sarà responsabile di eventuali danni, anche richiesti da terzi all’Ente, derivanti da smarrimenti e/o distruzioni e/o danneggiamenti di unità archivistiche e/o fascicoli e/o documenti avvenuti nell’immobile dell’impresa ovvero sui mezzi dell’impresa o comunque durante l’esecuzione del servizio.

2. Durante l’esecuzione del contratto, l’impresa è responsabile per danni cagionati a persone e cose per fatto proprio, nonché dei suoi prestatori di lavoro.

3. È fatto obbligo all’impresa di mantenere l’Ente sollevato e indenne da azioni legali e richieste risarcitorie per danni avanzate da eventuali danneggiati.

4. Grava altresì sull’impresa l’obbligo - da ritenersi sempre compensato nel corrispettivo d’appalto - di produrre, almeno dieci giorni prima dell’inizio del servizio:

a) Copertura assicurativa della Responsabilità civile per i danni fisici e materiali cagionati a terzi (R.C.T.) durante il predetto servizio; la polizza dovrà riportare un “Oggetto dell’assicurazione” coerente con quanto previsto nel presente capitolato e dovrà avere un massimale non inferiore a € 3.000.000 per sinistro. Il novero degli “Assicurati” dovrà espressamente comprendere, oltre all’impresa, la Camera di commercio industria artigianato e agricoltura di Torino. La polizza dovrà comprendere almeno le seguenti clausole e condizioni:

i. Primarietà della copertura in caso di esistenza di altre assicurazioni per il medesimo rischio, da chiunque stipulate;

ii. Responsabilità civile da proprietà e/o conduzione e custodia dei fabbricati ove si svolge l’attività;

iii. Danni ai locali, alle cose di terzi ed alle cose sulle quali si eseguono i lavori;

iv. Danni alle cose di terzi in consegna e custodia;

v. Danni a terzi a seguito di incendio, con limite non inferiore a euro 500.000,00;

vi. Danni a terzi da inquinamento accidentale;

vii. Danni a terzi da interruzione o sospensione totale o parziale di attività;

viii. Xxxxx subiti da persone non in rapporto di dipendenza con l’impresa, che partecipino all’attività oggetto dell’appalto a qualsiasi titolo;

ix. Danni arrecati a terzi da dipendenti, soci, volontari, collaboratori e/o altre persone – anche non in rapporto di dipendenza con l’impresa - che partecipino all’attività oggetto dell’appalto a qualsiasi titolo, inclusa la loro responsabilità personale;

x. Responsabilità civile da committenza.

b) Copertura assicurativa della Responsabilità civile verso prestatori di lavoro e parasubordinati (R.C.O.), ai sensi: (a) del D.P.R. 30 giugno 1965 n. 1124 s.m.i., (b) del X.Xxx. 23 febbraio 2000 n. 38 s.m.i. e (c) del Codice Civile per danni non rientranti nella disciplina sub (a) e (b). La copertura contro i rischi derivanti dalla R.C.O. dovrà prevedere massimali adeguati all’effettiva consistenza del personale alle dipendenze dell’impresa, con il minimo di € 3.000.000 per sinistro, con il limite di € 1.500.000 per ciascun prestatore di lavoro/parasubordinato infortunato. Il novero degli “Assicurati” dovrà espressamente comprendere, oltre all’impresa, la Camera di commercio industria artigianato e agricoltura di Torino.

La polizza R.C.O. dovrà, inoltre, risultare espressamente estesa:

- alle rivalse INAIL e INPS;

- alle malattie professionali dei prestatori di lavoro/parasubordinati, sia riconosciute dall'INAIL, sia riconosciute per effetto di decisioni della magistratura, manifestatesi entro dodici mesi dalla cessazione del rapporto di lavoro e/o della polizza stessa.

c) Copertura assicurativa Incendio e Furto, preferibilmente in forma all risks, per i danni da distruzione e/o danneggiamento e/o sottrazione subiti dalle unità archivistiche e/o documenti a seguito di incendio, ed altri eventi, e di furto.

La polizza dovrà espressamente prevedere:

i. una somma assicurata pari ad almeno € 100.000 con un sotto limite di € 50.000 per la garanzia Furto;

ii. la clausola dei costi di ricostruzione degli archivi;

iii. la clausola che l'assicurazione deve intendersi prestata senza applicazione della regola proporzionale di cui all’articolo 1907 del codice civile.

Le coperture di cui ai punti che precedono dovranno essere mantenute in vigore fino al termine del servizio.

Si precisa che le polizze assicurative dovranno essere stipulate con primarie Compagnie di Assicurazione, autorizzate, ai sensi delle leggi vigenti, all’esercizio dei rami oggetto delle coperture richieste.

Il documento prodotto deve essere in lingua italiana ovvero, qualora sia prodotto in lingua diversa dall’italiano, il documento deve essere accompagnato da traduzione asseverata.

Le polizze dovranno valere anche per le richieste di risarcimento pervenute all’Ente per fatto imputabile all’impresa.

In ogni caso si precisa e si conviene che sono a esclusivo carico dell’impresa eventuali rischi, scoperti, maggiori danni eccedenti i massimali assicurati o franchigie che dovessero esistere e non risultare coperti dalle polizze.

Qualora l’impresa disponga di polizze, stipulate in precedenza, conformi a quanto sopra indicato, potrà ottemperare agli obblighi contrattuali corredando le medesime di appendice dalla quale risulti la sussistenza dei requisiti indicati nel presente articolo.

Le polizze dovranno riportare espressamente l’impegno della compagnia di assicurazioni di:

• non consentire alcuna cessazione, variazione, riduzione della copertura e delle garanzie prestate, se non con il consenso dell’ente;

• comunicare all’ente, mediante PEC inviata all’indirizzo xxxxxxxxx@xx.xxxxxxxxx.xxxxxx.xx l’eventuale mancato pagamento del premio di proroga o di regolazione.

Resta inteso che la presente clausola non altera il diritto dell’assicuratore di recedere dal contratto ai sensi del codice civile e delle condizioni di polizza, con l’impegno a indirizzare l’avviso di recesso, oltre al contraente, anche e contestualmente all’ente, con il preavviso dovuto ai sensi di polizza.

In caso di R.T.I. e Consorzi, la documentazione attinente le polizze assicurative, dovrà essere presentata:

− in caso di partecipazione in RTI, ai sensi dell’art. 48, del D.Lgs. n. 50/2016, o Consorzio ordinario di concorrenti di cui all’art. 45, comma 2, lett. e), del D.Lgs. n. 50/2016, dall’Impresa mandataria in nome e per conto di tutte le imprese raggruppate con responsabilità solidale ai sensi dell’art. 45, comma 5, del D.Lgs. n. 50/2016;

in caso di Consorzio di cui all’art. 45, comma 2, lettere b) e c) del D.Lgs. 50/2016 dal Consorzio stesso.

11) Tariffe

Le movimentazioni ordinarie sono quantificate in 7.000 annue comprese nel canone; le eccedenze saranno remunerate come segue:

- da 7.001 a 10.000 € 0,50/cad. oltre IVA

- da 10.001 a 12.000 € 0,45/cad. oltre IVA

- oltre 12.000 € 0,40/cad. oltre IVA

Le movimentazioni urgenti sono quantificate in 30 annue comprese nel canone; le eccedenze saranno remunerate come segue:

- da 31 a 50 € 10,00/cad. oltre IVA

- oltre 50 € 8,00/cad. oltre IVA

Gli accessi diretti sono quantificati in 30 annui compresi nel canone; le eccedenze saranno remunerate come segue:

- da 31 a 50 € 6,00/cad. oltre IVA

- oltre 50 € 4,00/cad. oltre IVA.

12) Revisione prezzi

Il canone mensile è soggetto a revisione annuale e sarà adeguato nella misura del 100% delle variazioni dell’indice dei prezzi al consumo per le famiglie di impiegati ed operai accertate dall’Istat ed è altresì soggetto ad adeguamento annuale in base alla variazione percentuale della consistenza dell’archivio così come risultante dal database estratto dall’impresa ed inviato al RUP dell’Ente con cadenza annuale; a tal fine rileva il numero dei record del database e non i metri lineari.

Tutti i calcoli si arrotonderanno alla seconda cifra decimale; il primo database di riferimento è quello finale di cui al punto 2.3 del presente contratto.

13) Fatturazione e pagamenti

Si fa presente che l’art. 1, c. 629, della L. n. 190 del 23/12/14, ha introdotto una modifica al testo unico sull’Iva (art. 17 – ter D.P.R. 633/1972) per qualsiasi tipologia di acquisto rilevante ai fini Iva nei confronti di alcuni soggetti della Pubblica Amministrazione (tra cui questa Camera di commercio) ponendo a carico di queste l’onere del versamento dell’Iva all’Erario; conseguentemente le fatture a carico di questo Ente dovranno essere emesse con rivalsa dell’Iva, indicando nelle medesime che tale imposta non verrà mai incassata ai sensi dell’art. 17 – ter D.P.R. 633/72, in quanto verrà versata all’Erario direttamente da questo Ente.

Inoltre, in applicazione di quanto previsto dall’art. 42 del D.L. 66/2014, convertito nella L. n. 89/14, dal 31 marzo 2015, questo Ente ha aderito al Registro Unico delle fatture. I fornitori sono invitati ad adeguare il proprio sistema di fatturazione alle nuove normative che regolano i rapporti economici con le pubbliche amministrazioni. Tutte le informazioni utili sono disponibili sul sito dedicato xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx nonché sul sito di questo Ente xxx.xx.xxxxxx.xx alla voce “pagamenti dell’amministrazione”. Il codice IPA, necessario per l’accesso al Sistema di Interscambio, assegnato all’Ente è: GOOLCD.

Le fatture verranno rifiutate per difetti nella forma e tramite il suddetto sistema di interscambio, in caso di:

• codice IPA indicato in fattura non corretto

• codice IPA corretto, ma diversa denominazione Ente ricevente

• assenza o non rispondenza del CIG/CUP

• mancata o inesatta indicazione relativa alla scissione dei pagamenti

• mancata o inesatta esposizione dell’IVA

• fatture commerciali soggette a reverse charge che non evidenzino il regime fiscale:

• “totale documento”: dato non corrispondente a imponibile + IVA + eventuali somme esenti, non imponibili o escluse; riepilogo diverso da somma linee di dettaglio

• “linee di dettaglio”: assente; valore unitario e/o totale comprensivo di IVA;

• “importo nei dati relativi al pagamento”: dato mancante o non corrispondente a totale documento (corretto) al netto IVA (se la fattura è in split payment) o al netto di ritenuta (se la fattura non è in split payment).

Le fatture verranno liquidate previo riscontro della regolare esecuzione del servizio ed accertamento della regolarità contributiva dell’impresa previa acquisizione d’ufficio del DURC, nonché nel rispetto delle previsioni di cui alla L. 136/2010 (tracciabilità dei pagamenti); il mancato riscontro della regolare esecuzione sospende i termini di pagamento. I termini di pagamento, ai sensi del D.Lgs. 231/2002, sono di 30 giorni decorrenti dalla data di ricevimento delle fatture.

Ai sensi dell’art. 3 della L. n. 136/2010, il pagamento verrà effettuato su conto corrente bancario o postale dedicato anche non in via esclusiva alle commesse pubbliche acceso esclusivamente presso banche o presso società Poste Italiane Spa, con esclusione di tutti i soggetti definiti “intermediari finanziari e altri soggetti esercenti attività finanziaria” ai fini della norma antiriciclaggio.

Le fatture dovranno avere cadenza mensile ed essere intestate a:

Camera di Commercio di Torino, Settore Economato Xxx Xxxxx Xxxxxxx 00 - 00000 Xxxxxx

P.I. 02506470018 C.F. 04262610019.

14) Subappalto

Qualora l’impresa ricorra al subappalto, secondo quanto previsto dall’art. 105 del D.Lgs. 50/2016, è fatto obbligo alla medesima di trasmettere, entro venti giorni dalla data di ciascun pagamento effettuato nei confronti del subappaltatore, copia delle fatture quietanzate relative ai pagamenti da essa corrisposti al medesimo, con l'indicazione delle ritenute di garanzia effettuate. Qualora l’impresa non adempia a ciò entro il predetto termine, l’Ente sospende il successivo pagamento a favore della medesima.

15) Cessione del contratto

Non è ammessa la cessione, anche parziale, del contratto.

16) Cessione d’azienda

Fatte salve le prescrizioni del Codice Civile, del Codice degli Appalti e del presente contratto, l’impresa dovrà comunicare con preavviso pari ad almeno 60 (sessanta) giorni solori le operazioni di cessione della proprietà dell’azienda, anche solo del ramo di attività inerente il presente contratto, nonché le altre operazioni societarie di fusione, anche per incorporazione, o di scissione. Dovrà, in ogni caso, essere prestata particolare attenzione alla continuità della figura di Responsabile del servizio.

17) Penali

Sono previste le seguenti penali per inadempimento:

- in caso di danneggiamento, distruzione, irrintracciabilità, smarrimento anche accidentale di unità archivistiche o documenti, nonché accesso non autorizzato alle unità archivistiche, sarà applicata una penale da un minimo di € 500 ad un massimo del 1‰ del valore dell’importo contrattuale per ciascuna unità archivistica o documento tenuto conto, nella graduazione della sanzione, della rilevanza dell’inadempimento;

- per ogni giorno lavorativo di ritardo oltre il termine contrattualmente previsto per la consegna o ritiro programmati delle unità archivistiche cartacee prenotate verrà applicata una penale pari allo 0,5‰ dell’importo contrattuale;

- per ogni giorno lavorativo di ritardo rispetto ai termini di reinserimento previsti alla lettera

e) dell’art. 4 verrà applicata una penale pari allo 0,3‰ dell’importo contrattuale;

- per ogni ora di ritardo rispetto ai termini di cui alla lettera d) dell’art. 4 verrà applicata una penale pari allo 0,3‰ dell’importo contrattuale.

Altre fattispecie:

- l’Ente in qualunque momento e senza preavviso avrà la facoltà di verificare presso l’immobile dell’impresa a mezzo di funzionari dell’Economato, le modalità di custodia e gestione delle unità archivistiche, la loro collocazione e quant’altro previsto dal presente contratto. Qualora vengano riscontrate modalità di gestione non archivistiche o tali da porre a repentaglio la conservazione delle unità archivistiche, l’Ente ordinerà l’immediato adeguamento delle modalità di gestione ed erogherà una penale ammontante allo 0,3‰ dell’importo contrattuale per ogni giorno lavorativo sino ad avvenuto adeguamento;

- il mancato rispetto o il ritardo nelle comunicazioni obbligatorie previste nel presente contratto comporta l’applicazione di una penale pari allo 0,5‰ dell’importo contrattuale per ogni giorno lavorativo di ritardo da quello in cui avrebbe dovuto avvenire e sino a quello di avvenuta regolarizzazione;

- per ogni altra violazione contrattuale non espressamente prevista verrà applicata una penale dal 0,3‰ al 1‰ dell’importo contrattuale tenuto conto della gravità della violazione e del danno causato in termini di disservizio o materiale.

L’applicazione delle penali, anche cumulativamente riferita a più inadempimenti raggruppati in unica contestazione, avverrà al termine di apposita procedura di contestazione scritta, da

avviarsi entro 30 gg. solari dal momento in cui l’Ente ne viene a conoscenza, previa acquisizione e valutazione delle eventuali giustificazioni addotte dall’impresa, le quali laddove esistenti sono da presentarsi entro il termine perentorio comunicato dall’Ente; non preclude il diritto dell’Ente di richiedere il risarcimento di eventuali maggiori danni, così come la richiesta e/o il pagamento delle penali non esonera in nessun caso l’impresa dall’adempimento delle obbligazioni per le quali si è resa inadempiente e che ha fatto sorgere l’obbligo di pagamento della penale. A seconda della tipologia di violazione accertata, la stessa sarà comunicata alla Soprintendenza Archivistica per il Piemonte e Valle d’Aosta per quanto di competenza. L’importo delle penali verrà direttamente trattenuto dalle fatture in pagamento.

18) Rinnovo

Il contratto, sussistendo per l’impresa i requisiti pari a quelli richiesti per l’aggiudicazione definitiva, è rinnovabile per ulteriori 48 mesi purché non siano stati comunicati all’impresa oltre

10 provvedimenti di applicazione di penali nell’intera vigenza contrattuale e comunque non oltre 5 nell’arco di 12 mesi consecutivi.

Il contratto alla sua scadenza, sia essa naturale, prorogata o anticipata, anche in caso di risoluzione, su richiesta dell’Ente dovrà essere prorogato, alle medesime condizioni economiche vigenti, per il tempo strettamente necessario a concludere le procedure di scelta del nuovo contraente.

19) Clausola risolutiva espressa

Il contratto si risolve, a norma dell’art. 1456 del Codice Civile, nel caso siano state applicate penali per un ammontare totale superiore a € 15.000,00, nonché nei casi previsti dal presente contratto.

Costituisce inoltre causa di risoluzione espressa del contratto la mancata supervisione delle operazioni di trasloco per oltre tre giornate, anche non consecutive.

L’Ente comunicherà la volontà di avvalersi della presente clausola risolutiva espressa a mezzo PEC.

20) Trasloco finale

Il trasloco allo scadere del contratto è a carico dell’Ente e pertanto è escluso dal presente contratto, fatto salvo il caso di risoluzione per causa imputabile all’impresa; l’uscita definitiva dall’immobile dell’impresa delle unità archivistiche e relativi contenitori potrà avvenire previa autorizzazione/ordine dell’Ente e dovrà essere comprovata da appositi elenchi redatti dall’impresa contestualmente alle operazioni di uscita, firmati dall’impresa, dall’Ente e dal soggetto ricevente, qualora diverso dall’Ente.

21) Referenti contrattuali

Prima dell’inizio dell’esecuzione del contratto l’impresa è tenuta a comunicare all’Ente il nominativo di un proprio referente, fornito di requisiti di professionalità ed esperienza coerenti con l’oggetto del contratto, cui spetterà il coordinamento e la gestione di tutti gli aspetti attuativi. Il referente rappresenterà l’impresa e dovrà essere munito di specifico mandato e dei necessari poteri per la gestione del contratto. Il referente avrà la piena rappresentanza dell’impresa nei confronti dell’Ente, con la conseguenza che tutte le eventuali contestazioni di inadempienza allo stesso indirizzate avranno uguale valore come se fossero fatte direttamente al legale rappresentante dell’impresa.

Il Referente dell’Ente - Responsabile Unico del Procedimento - è individuato nel Responsabile del Settore Economato; avrà il compito di approvare l’espletamento del servizio, provvedere alla verifica di conformità in corso di esecuzione, provvedere ad eventuali autorizzazioni necessarie per operare da parte dell’Ente, vigilare sulla corretta esecuzione del contratto nonché fornire parere favorevole sull’andamento del servizio ai fini del pagamento delle fatture ed all’applicazione delle penali.

22) Obblighi di condotta

Il Codice di comportamento adottato dall’Ente ai sensi del DPR 62/2013, reperibile sul sito xxx.xx.xxxxxx.xx, prevede che gli obblighi di condotta in esso previsti si estendono, per quanto compatibili, anche ai collaboratori a qualsiasi titolo delle imprese fornitrici di beni e servizi che realizzano opere a favore dell’Ente. In particolare, in relazione a quanto previsto dall’art.12 del Codice citato, nel caso l’esecuzione della prestazione oggetto del contratto comporti rapporti tra gli utenti dell’Ente e i collaboratori dell’Impresa aggiudicataria, si estendono a questi ultimi gli obblighi previsti dall’art. 12 – “Rapporti con il pubblico” e costituisce causa di risoluzione di diritto l’accertamento di violazioni di obblighi nei rapporti con gli utenti, a fronte dei quali l’aggiudicatario non abbia adottato interventi adeguati a prevenire il loro ripetersi."

23) Privacy

L’impresa affidataria sarà nominata responsabile del trattamento dei dati, ai sensi del D. Lgs. 196/03 e del Regolamento UE n. 679/2016 mediante apposito atto di nomina.

24) Rinvio

Per quanto non disciplinato dagli atti di gara si rinvia al D. Lgs. 50/2016, al Codice Civile ed alle altre norme applicabili.

25) Foro competente

In caso di controversie il foro competente è quello di Torino.

Torino,

- p. CCIAA di Torino Xxxxx Xxxxxxxxx

- p. l’impresa xxxx xxxxxx

Documento firmato digitalmente ai sensi dell’art. 32 c. 14 D.Lgs. 50/2016.