COMITATO ORGANIZZATORE

COMITATO ORGANIZZATORE

DEI CAMPIONATI MONDIALI DI PALLAVOLO MASCHILI 2018

Disciplinare per la selezione di un General Marketing Advisor del Comitato Organizzatore dei Campionati Mondiali di Pallavolo Maschili 2018 con l’incarico della gestione dei diritti commerciali dell’Evento, del reperimento di sponsor, e della valorizzazione del logo e dei simboli del CO.

PREMESSA

1. Con atto del 7 novembre 2016 – repertorio n°17.783, raccolta n. 8.921 del notaio Xxxxxxxx Xxxxxxx di Roma si è costituito il Comitato Organizzatore dei Campionati del Mondo di Pallavolo Maschile 2018, (in appresso indicato “CO”) con il compito di supportare la Federazione Italiana Pallavolo (di seguito “FIPAV” nell’organizzazione dei Campionati del Mondo di Pallavolo Maschile 2018 (di seguito per brevità indicati “Campionati” o “Evento”).

2. Il suddetto Evento, affidato dalla Federation International Volley Ball (in appresso per brevità indicata “FIVB”) alla FIPAV unitamente alla Federazione Bulgara di Pallavolo, in base ad un accordo sottoscritto 1l 9 dicembre 2016 ( di seguito indicato “Contratto FIVB”) necessita di supporto organizzativo e tecnico per la miglior riuscita dell’evento ed il massimo risalto all’immagine della nazione ospitante, della FIPAV e degli atleti componenti la rappresentativa italiana.

3. La FIPAV ed il CO, quindi, hanno concluso un accordo (di seguito “Contratto FIPAV-CO”) in base al quale il CO fornirà alla FIPAV supporto organizzativo nelle attività in cui ciò risulti necessario.

4. Il CO, al fine di realizzare quanto sopra, necessita di un presidio professionale che provveda:

- a fornire assistenza e supporto, su richiesta del CO, nella programmazione, e realizzazione degli adempimenti previsti dal Contratto FIVB, così da garantire l’esatto adempimento degli obblighi in esso previsti e l’assenza di qualsivoglia contestazione e/o addebito di inadempimento a carico di CO/FIPAV;

- a gestire i diritti e le opportunità commerciali spettanti alla FIPAV/CO in base al Contratto FIVB, nonché gli ulteriori diritti, benefici ed opportunità che saranno indicate da CO al fine di reperire risorse economiche da destinare alla ottimale realizzazione dell’Evento;

- a garantire la massima visibilità dell’evento e la ottimale valorizzazione dei diritti e delle potenzialità promo pubblicitarie e riguardante le seguenti aree di intervento:

• definizione di un piano di comunicazione e promozione e realizzazione dello stesso con spese a carico proprio;

• reperimento di sponsor in tutte le categorie merceologiche consentite.

• svolgimento di attività di marketing relazionale, con particolare attenzione ai nuovi media (ad es. internet, smartphone e mobili, ecc.), e coordinamento dei servizi internet;

• valorizzazione dell’impatto turistico dell’evento attraverso la gestione dei rapporti con il territorio.

5. Le condizioni contrattuali e operative esposte nelle linee guida del contratto sono redatte allo stato attuale degli accordi con FIVB, non ancora definiti negli elementi di dettaglio e suscettibili di variazioni, anche in senso favorevole; resta pertanto inteso che lì’Azienda partecipante accetta fin da ora senza riserve eventuali limitazioni che dovessero derivare da prescrizioni provenienti dalla FIVB (ulteriori a quelle che vengono rappresentate in questa sede) così come che il CO si impegna a negoziare prioritariamente e in buona fede con l’Azienda ogni eventuale ulteriore opportunità o diritto commerciale che dovesse scaturire dalla definizione della trattative con FIVB.

6. Le presenti premesse, e gli atti e documenti richiamati formano parte integrante e sostanziale del presente atto.

***

Art. 1

Oggetto della procedura

Il Comitato Organizzatore indicato in epigrafe procede alla selezione di un General Marketing Advisor ( di seguito indicato “GMA”) cui sarà affidato l’incarico di:

- a fornire assistenza e supporto, su richiesta del CO, nella programmazione, e realizzazione degli adempimenti previsti dal Contratto FIVB, così da garantire l’esatto adempimento degli obblighi in esso previsti e l’assenza di qualsivoglia contestazione e/o addebito di inadempimento a carico di CO/FIPAV;

- a gestire i diritti e le opportunità commerciali spettanti alla FIPAV/CO in base al Contratto FIVB, nonché gli ulteriori diritti, benefici ed opportunità che saranno indicate da CO al fine di reperire risorse economiche da destinare alla ottimale realizzazione dell’Evento;

- a garantire la massima visibilità dell’evento e la ottimale valorizzazione dei diritti e delle potenzialità promo pubblicitarie e riguardante le seguenti aree di intervento:

• definizione di un piano di comunicazione e promozione e realizzazione dello stesso con spese a carico proprio;

• reperimento di sponsor in tutte le categorie merceologiche consentite.

• svolgimento di attività di marketing relazionale, con particolare attenzione ai nuovi media (ad es. internet, smartphone e mobili, ecc.), e coordinamento dei servizi internet;

• valorizzazione dell’impatto turistico dell’evento attraverso la gestione dei rapporti con il territorio.

Art. 2

Requisiti di ammissione alla procedura

La selezione è rivolta a concessionarie di pubblicità, agenzie di comunicazione, Agenzie di marketing e sport marketing, New Media Comunication Companies, Agenzie di Event Marketing.

Sono ammessi a partecipare i prestatori di servizi che siano in possesso dei seguenti requisiti:

a) che non siano in rapporto di collegamento o controllo ai sensi dell’art. 2359 cc nei confronti di altre imprese che partecipano alla selezione;

b)che non si trovino in una situazione di conflitto di interessi, reale o potenziale in ordine allo svolgimento dell’incarico;

c) che siano iscritti nel Registro delle imprese presso la C.C.I.A.A. e che non abbiano in atto procedure concorsuali;

d) che operino nel settore del marketing e della comunicazione da almeno tre esercizi consecutivi (2013-2014-2015) e che abbiano realizzato negli stessi esercizi sociali (2013 – 2014 - 2015) un fatturato globale di impresa relativo ai servizi nel settore oggetto della gara almeno pari a 10.000.000,00 (diecimilioni/00) euro, al netto di I.V.A.;

e)che abbiano realizzato negli ultimi tre esercizi almeno un contratto all’anno per la realizzazione di un piano di comunicazione e/o di strategia di marketing di importo unitario non inferiore ad € 1.000.000,00 (unmilione,00 euro) oltre IVA;

Art. 3

Modalità di partecipazione alla selezione e termine per la ricezione dei progetti

- offerte

La documentazione richiesta per partecipare alla gara dovrà essere contenuta in un unico plico idoneamente sigillato, controfirmato sui lembi di chiusura e recante all'esterno i seguenti dati:

- la denominazione e l'indirizzo del mittente, il numero di telefono e di fax;

- la dicitura “Progetto – offerta per l’aggiudicazione dell’incarico di General Marketing Advisor in relazione ai Campionati Mondiali di Pallavolo Maschili 2018”

Il plico dovrà pervenire, a pena di esclusione , entro e non oltre le ore 12.00 del giorno 3 luglio 2017, al seguente indirizzo: Comitato Organizzatore Campionati Mondiali di Pallavolo Maschili 2018 – c/o FIPAV, xxx Xxxxxxxxxxx x.00- 00, 00000 Xxxx, a mezzo raccomandata a/r, ovvero mediante agenzia di recapito autorizzata ovvero tramite consegna a mano (in tal caso sarà rilasciata apposita ricevuta presso l’ufficio stesso) dalle ore 9.00 alle ore 12.00 dei giorni feriali (escluso il sabato).

Tale plico dovrà contenere al suo interno due buste anche esse debitamente chiuse e controfirmate sui lembi di chiusura dal legale rappresentante dell’impresa partecipante, riportanti l’indicazione dei dati identificativi dell’offerente.

Nella busta n° 1 – DOCUMENTAZIONE AMMINISTRATIVA E

PROGETTO dovranno essere inserite:

a) la domanda di partecipazione completa di dichiarazione sostitutiva circa il possesso dei requisiti, compilata secondo il modello all.1) e sottoscritta da un legale rappresentante risultante dal certificato della CCIAA;

b) il certificato di iscrizione nella sez. ordinaria della C.C.I.A.A. - Ufficio Registro delle Imprese, rilasciato ai sensi del D.P.R. 7 dicembre 1995, n.581, riportante le generalità dell'impresa, gli organi sociali in carica, l'attività dell'impresa con l'indicazione se trovasi in condizioni di fallimento, liquidazione amministrativa coatta, ammissione in concordato, amministrazione controllata, liquidazione e cessazione di attività.

c) “il Progetto tecnico” dell’offerente riportante le modalità previste per l’espletamento dei servizi. Il progetto in particolare dovrà illustrare i contenuti e le modalità di realizzazione dei servizi evidenziando, nelle forme più opportune, il quadro strategico entro cui si inseriscono tutte le tipologie delle attività previste nel servizio, le fasi operative e la loro articolazione interna e gli strumenti ritenuti idonei a mantenere un ottimale raccordo con il CO. Il progetto dovrà contenere tutti gli elementi ritenuti essenziali, in modo chiaro ed esplicito, tali da consentire una idonea valutazione della strategia di marketing proposta. Dovranno essere altresì indicate le persone che si occuperanno dell’esecuzione del progetto, la ripartizione dei loro compiti e le rispettive qualifiche professionali. Nel progetto dovranno inoltre essere indicati il valore dei costi e degli investimenti necessari alla realizzazione del progetto offerto e, comunque, ogni altra informazione ritenuta utile o necessaria a rappresentare al meglio il proprio progetto. L’elaborato progettuale dovrà esser contenuto in max 30 cartelle redatte con carattere “times new roman” di corpo non inferiore a 10. E’ consigliabile seguire lo schema all.4).

Nella busta n° 2 – OFFERTA ECONOMICA dovrà essere inserita :

a) l’offerta economica da redigersi compilando il modulo allegato 2). L’offerta dovrà essere sottoscritta dal legale rappresentante dell’impresa con firma leggibile e per esteso

b) le “linee guida del contratto “ completo di scheda tecnica (allegato 3)siglato in ogni pagina per accettazione

Art. 4

Modalità di svolgimento della selezione

La selezione si svolgerà in seduta privata, secondo la seguente procedura: la Commissione all’uopo costituita, previa verifica dei plichi pervenuti, aprirà la busta

n.1 di tutte le aziende partecipanti e, verificata la correttezza delle dichiarazioni circa la sussistenza dei requisiti, procederà all’esame ed alla valutazione dei progetti secondo quanto indicato nel presente disciplinare, attribuendo i relativi punteggi parziali.

Successivamente la Commissione procederà all’apertura della busta 2, alla valutazione dell’offerta economica, all’attribuzione dei punteggi parziali e, poi, definitivi, proclamando il vincitore della selezione.

Il CO potrà dichiarare inammissibili le offerte la cui documentazione risulti incompleta, irregolare o non conforme a quanto richiesto, anche a seguito di eventuali richieste di chiarimenti o integrazioni documentali.

L’aggiudicazione della procedura sarà comunicata dal Comitato Organizzatore preso atto delle risultanze della procedura; lo stesso Comitato si riserva in ogni caso, insindacabilmente, di non procedere all’aggiudicazione, di non autorizzare la stipulazione del contratto e di interrompere, sospendere o annullare la procedura, senza che per questo le imprese concorrenti possano avanzare pretese o diritti di alcun genere.

Art. 5

Criteri di aggiudicazione

La selezione verrà aggiudicata sulla base del criterio dell’offerta economicamente più vantaggiosa, valutata come segue.

a) Il progetto tecnico di ciascun concorrente ammesso sarà valutato con attribuzione di massimo 40 punti.

In particolare, il punteggio sarà attribuito per le caratteristiche qualitative, quantitative e tecniche del progetto di seguito specificate:

▪ Creatività dei contenuti, fattore innovativo, modernità, impatto comunicazionale max 20 punti;

▪ Sviluppo new media e format alternativi o complementari tesi al raggiungimento degli obiettivi strategici di marketing max 10 punti;

▪ Valore dei costi e degli investimenti per la realizzazione del progetto offerto max 10 punti;

per la migliore valutazione dell’elaborato, è opportuno che i suddetti argomenti formino oggetto di distinte sezioni.

b) L'offerta economica sarà valutata con attribuzione di punteggio sino a xxxxxxx

60 punti, così stabiliti:

b.1 - saranno attribuiti 40 punti alla migliore offerta al rialzo rispetto al minimo garantito posto a base di gara di € 2.000.000,00 (euro duemilioni), di cui fino ad € 500.000,00 (euro cinquecentomila) in cambio merci o servizi scelte dal CO, secondo le modalità e le condizioni di cui alle linee guida del contratto, oltre IVA, per l’intera durata contrattuale, sulla quale non maturano provvigioni di sorta.

b.2 - saranno attribuiti 20 punti all’azienda che riconoscerà il corrispettivo più alto al CO ( espresso in punti percentuali) alla raccolta di sponsorizzazioni per la parte eccedente il minimo garantito di cui sopra.

Il punteggio relativo alle altre offerte economiche, sarà attribuito con l’applicazione delle seguenti formule:

Minimo garantito considerato

b.1) PUNTEGGIO ATTRIBUITO =------------------------------------------- X 40

Minimo garantito piu’ alto offerto

corrispettivo considerato per la parte eccedente il minimo garantito (in punti percentuali)

b.2)PUNTEGGIO ATTRIBUITO = ------------------------------------------- X 20

corrispettivo più alto per la parte eccedente il minimo garantito (in punti percentuali)

La selezione sarà aggiudicata all’impresa che otterrà il maggior punteggio totale nella valutazione degli elementi di cui ai commi a) e b) [ a)+b1)+b2].

Si provvederà all’aggiudicazione anche in presenza di una sola offerta valida, sempre che sia ritenuta congrua e conveniente.

I costi per la realizzazione del progetto–offerta saranno a totale carico dell’impresa aggiudicataria.

Tutti i punteggi potranno essere attribuiti anche con centesimi di punto, con arrotondamento dei millesimi all’unità superiore dal quinto millesimo compreso in poi e all’unità inferiore fino al quinto millesimo escluso (ad ed. 90,975 diventa 90,98).

In caso di parità del punteggio totale (punteggio offerta tecnica + punteggio offerta economica) la selezione sarà aggiudicata all’impresa che avrà conseguito il punteggio più alto all’offerta economica.

In caso persista ancora una situazione di parità, il CO potrà richiedere offerte migliorative alle concorrenti, assegnando nuovi termini per la presentazione.

Potrà essere anche sviluppata la trattativa migliorativa con ciascuno dei concorrenti in parità, fermo restando il rispetto del principio di “par condicio”.

In caso di assenza di offerte, o di offerte difformi dalle condizioni minime richieste, il CO si riserva di proseguire la trattativa su base informale estendendo l’invito anche a soggetti che non abbiano presentato domanda di partecipazione.

Art. 6 Informative

1) Ai sensi dell' art. 13 del X.X.xx. n. 196/2003:

- i dati forniti dai soggetti partecipanti saranno trattati nel rispetto delle disposizioni dettate dal D.Lgs. n. 196/2003, esclusivamente per le finalità di esperimento della gara, nonché, limitatamente al solo aggiudicatario, per la successiva stipulazione e gestione del contratto oggetto della procedura; in particolare, il trattamento dei dati

personali si propone la finalità di consentire l'accertamento dell'idoneità dei concorrenti in relazione alla concessione di cui trattasi;

- il conferimento dei dati ha natura obbligatoria, nel senso che il concorrente, se intende partecipare alla gara, deve rendere le prescritte dichiarazioni a pena di esclusione;

- i dati possono essere comunicati, in applicazione delle vigenti disposizioni normative, ai competenti uffici pubblici, nonché agli altri concorrenti che esercitino il diritto di accesso ai documenti di gara ex artt. 22 e ss. della L. 241/1990;

- i diritti spettanti all'interessato sono quelli di cui all'art. 7 del citato X.Xxx. n. 196/2003, cui si rinvia.

- Titolare del trattamento dei dati è il CO.

IL COMITATO ORGANIZZATORE

Allegati:

1) fac – simile domanda di partecipazione con dichiarazione sostitutiva del possesso dei requisiti;

2) linee guida del contratto e allegati tecnici.

3) modello offerta economica;

4) schema di progetto tecnico