SWYDD-DDISGRIFIAD

SWYDD-DDISGRIFIAD

Teitl Swydd: Swyddog Cyfleusterau a Goruchwylydd Safle

Yn gyfrifol i: Rheolwr Cyfleusterau

Diben y Swydd: I gynorthwyo'r Rheolwr Cyfleusterau gyda gweithrediadau o ddydd i ddydd, cynnal a chadw adeiladau, trwsio eiddo, adnewyddu a monitro contractau i'r Coleg.

Prif Gyfrifoldebau

1. Rheoli'r ddesg gymorth cyfleusterau a dyrannu gwaith i'r Gweithwyr Cyfleusterau a/neu ofalwyr xxx gontract;

2. Cydlynu a goruchwylio'r Gweithwyr Cyfleusterau, gan gynnwys llunio rota shifftiau, a threfniadau ar gyfer cyflenwi;

3. Sicrhau bod yr xxxx xxxxx a wneir (gan staff mewnol a chontractwyr allanol) yn cydymffurfio â gweithdrefnau'r Coleg a'r ddeddfwriaeth Iechyd a Diogelwch berthnasol; mae hyn yn cynnwys adolygu asesiadau risg a datganiadau dull contractwyr a chyhoeddi'r Drwydded/Awdurdod i Weithio angenrheidiol;

4. Cysylltu â'r Person Cymwys Penodedig ar gyfer Asbestos mewn perthynas ag unrhyw waith a wneir ar gyfansoddiad yr adeilad;

5. Cynorthwyo'r Rheolwr Cyfleusterau gyda rhaglen cynnal a chadw flynyddol wedi'i chynllunio sy'n cynnwys yr xxxx newidiadau i adeiladau a gwelliannau i eiddo'r Coleg er mwyn gwneud y mwyaf o'u bywyd gweithredol a chynnal eu gwerthoedd fel asedau;

6. Cynorthwyo'r Rheolwr Cyfleusterau i gynllunio, blaenoriaethu a gweithredu rhaglen o waith cynnal a chadw a gynlluniwyd ymlaen llaw. Bydd y gwaith yn cynnwys yr xxxx grefftau a gwasanaethau adeiladu, gwresogi, goleuo, gosodiadau a ffitiadau mewnol ynghyd ag addurniadau mewnol ac allanol a materion iechyd yr amgylchedd;

7. Cynorthwyo'r Rheolwr Cyfleusterau i gynllunio a rheoli amcanion ar gyfer prosiectau adeiladu a chontractwyr cynnal a chadw, yn unol â'r gweithdrefnau a sefydlwyd;

8. Rhoi cyngor ar ddethol contractwyr a threfnu i dendro ar gyfer y gwaith yn gystadleuol. Gweithredu fel y prif bwynt cyswllt â chontractwyr allanol, a chyd-drafod fel y bo'n briodol er mwyn sicrhau bod gwaith yn cael ei gyflawni ar amser, o fewn y gyllideb a bod gofynion statudol ar gyfer safonau a diogelwch yn cael eu bodloni, yn unol â gweithdrefnau caffael;

9. Cynorthwyo'r Rheolwr Cyfleusterau gyda monitro contractau, gan gynnwys mynychu cyfarfodydd contractwyr, rhoi adborth ar gydymffurfiaeth a pherfformiad yn erbyn dangosyddion perfformiad allweddol; sicrhau bod goruchwyliaeth briodol o ddydd i ddydd ar gontractwyr a chontractau, gan gynorthwyo, cyfarwyddo a chynghori contractwyr ar faterion sy'n ymwneud â rheoli ansawdd a dehongli dogfennau contract;

10. Cynorthwyo'r Rheolwr Cyfleusterau wrth sicrhau bod polisïau'r Coleg ar gyfer yr amgylchedd, iechyd a diogelwch yn cael eu cefnogi gan weithgareddau cynnal a chadw ac adeiladu a bod pob contractwr yn cydymffurfio â hwy;

11. Cynorthwyo'r Rheolwr Cyfleusterau wrth baratoi cyllidebau ar gyfer gwasanaethau adeiladau a chynnal a chadw a rheoli'r xxxx xxxxx o fewn yr amserlenni a'r cyfyngiadau ariannol y cytunwyd arnynt. Cynnal cronfa ddata o'r gyllideb a chostau atgyweirio;

12. Trefnu i ymateb ar unwaith i argyfyngau, dyfeisio datrysiadau/camau unioni neu dros dro yn gyflym i sicrhau diogelwch a lleihau'r effaith ar weithgareddau'r cwricwlwm. Gallai hyn gynnwys cynnal gwaith cynnal a chadw ac atgyweiriadau dros dro i eiddo, gosodiadau a ffitiadau ar unrhyw safle'r Coleg yn ôl y gofyn, er mwyn sicrhau diogelwch ystâd y Coleg;

13. Cynnal gwybodaeth ymarferol o'r xxxx ddeddfwriaeth berthnasol, gan gynnwys y Ddeddf Iechyd a Diogelwch yn y gwaith, Rheoliadau COSHH, CDM a Dŵr a sicrhau bod y safonau priodol yn cael eu bodloni yn y Coleg;

14. Cynorthwyo'r Rheolwr Cyfleusterau i baratoi adroddiadau gan gynnwys cymryd rhan a chyflwyno adroddiadau i'r Grŵp Cyfleusterau, a Iechyd a Diogelwch;

15. Dirprwyo ar ran y Rheolwr Cyfleusterau yn ei absenoldeb;

16. Cynorthwyo'r Rheolwr Cyfleusterau i baratoi adroddiadau gydag argymhellion ar gyfer materion penodol yn ymwneud â phrosiectau adeiladu a chynnal a chadw, i'w hystyried gan yr uwch reolwyr a'r Gorfforaeth;

17. Cynorthwyo'r Rheolwr Cyfleusterau gyda gweithrediadau o ddydd i ddydd yr ystâd o ran gwaith cynnal a chadw a gynlluniwyd a gwaith adweithiol;

18. Gyrru cerbyd gwaith y Coleg rhwng xxxx gampysau'r Coleg;

Cyfrifoldebau Coleg Cyfan

1. Bod yn weithredol wrth hybu’r agenda amrywiaeth yn y Coleg;

2. Hybu a sicrhau arferion gwaith diogel, yn unol â gofynion Iechyd a Diogelwch;

3. Chwarae rhan weithredol yn systemau ansawdd y Coleg;

4. Cyfrannu at weledigaethau a gwerthoedd cyffredinol y Coleg, a’u cynrychioli;

5. Cydymffurfio â xxxx bolisïau a gweithdrefnau Diogelwch Gwybodaeth y Coleg (IS), mynychu hyfforddiant ymwybyddiaeth perthnasol a chymhwyso egwyddorion diogelwch gwybodaeth wrth ymdrin â gwybodaeth staff a myfyrwyr, yn unol â safon ISO 27001;

6. Cydymffurfio â'r Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR), Deddf Diogelu Data 2018 ac unrhyw ofynion statudol perthnasol wrth brosesu data personol staff a myfyrwyr neu ddata sy'n gysylltiedig â gwaith, ac yn unol ag unrhyw ganllawiau neu God Ymarfer a gyhoeddwyd gan y Coleg;

7. Glynu wrth xxxx bolisïau a gweithdrefnau’r Coleg;

8. Ymgymryd â datblygiad proffesiynol yn ôl yr xxxxx, xx

9. Ymgymryd â dyletswyddau priodol eraill fel sy'n ofynnol gan y rheolwr llinell.

Dylid nodi bod y swydd-ddisgrifiad hwn yn rhoi crynodeb o brif ddyletswyddau a chyfrifoldebau’r swydd yn unig a chaiff ei adolygu’n rheolaidd ar y cyd â’ch Rheolwr Llinell a’r Rheolwr Adnoddau Dynol, a allai arwain at newidiadau yng ngoleuni gofynion gweithredol y Coleg.