Roma , 14/01/2020
Roma , 14/01/2020
Prot n. 182750 del 14/01/2020
Progetto Tecnico - ai sensi dell’art. 23, comma 15, del D. Lgs. 50/2016
ACQUISTO SERVIZIO DI LAVORAZIONE E CONFERIMENTO DI PLICHI CONTENENTI VALORI PRESTAMPATI PER IL SUCCESSIVO RECAPITO MEDIANTE POSTA RACCOMANDATA CON AVVISO DI RICEVIMENTO
Sommario
2. Descrizione del Fabbisogno 3
4. Considerazioni sulla procedura acquisitiva da espletare e valore del nuovo servizio 6
5. Indicazioni per la stesura dei documenti inerenti la sicurezza 9
6. Prospetto economico degli oneri complessivi 9
Il pagamento delle soccombenze in giudizio di competenza dell’Agenzia delle entrate- Riscossione (nel seguito anche solo “Agenzia”) attualmente avviene prevalentemente tramite bonifico bancario o tramite l’emissione di assegni bancari (non essendo previsto dalla normativa l’accettazione obbligatoria del pagamento tramite bonifico).
Al fine di ottimizzare e rendere più veloce tale processo e scongiurare eventuali procedure di pignoramento mosse nei cospetti dell’Agenzia, che dovessero essere generati da eventuali ritardi nel completamento delle operazioni di pagamento, si rende necessario realizzare sui sistemi dell’Agenzia una procedura specifica per la gestione di tali pagamenti attraverso l’emissione di assegni di traenza.
Il nuovo processo prevede il coinvolgimento dell’Istituto Bancario, a cui attraverso i sistemi di remote banking viene inviata dall’Agenzia la disposizione di emissione degli assegni, e di un fornitore esterno (service di stampa) per il ritiro degli assegni presso una filiale della banca o presso una sede dell’Agenzia, l’imbustamento degli assegni prestampati, la predisposizione dei plichi di Posta Raccomandata con Avviso di Ricevimento e l’allestimento delle spedizioni presso il sito produttivo del service di stampa entro un giorno dalla emissione degli assegni da parte dell’Istituto Bancario.
L’allestimento dei plichi presso il service di stampa incaricato del servizio secondo le specifiche tecniche relativa alla produzione massiva degli invii postali, in accordo ai contratti sottoscritti dall’Agenzia, per il servizio di recapito della Posta Raccomandata con Avviso di Ricevimento cosiddetta da CED (Centro Elaborazione Dati o Service di stampa), garantirebbe inoltre la tracciatura delle spedizioni dei plichi e la rendicontazione degli esiti del recapito, attraverso la trasmissione automatica di appositi flussi informativi da parte degli operatori postali incaricati del servizio di recapito dall’Agenzia.
L’acquisizione automatica delle informazioni relative agli esiti del recapito degli assegni, non realizzabile in base alle modalità di erogazione del servizio di emissione degli assegni previste dall’attuale contratto di fornitura stipulato con l’Istituto Bancario, garantirebbe il tempestivo monitoraggio dello stato del recapito degli assegni al destinatario e abiliterebbe un’efficace gestione dell’iter di pagamento in caso di mancata consegna, con conseguente delle richieste di annullamento anticipato degli assegni non recapitati, riaccredito dell’emissione delle disposizione di pagamento con delle funzionalità simili a quelle previste per l’esito dei bonifici.
Come sopra indicato, è necessario acquisire un servizio di ritiro degli assegni presso l’istituto Bancario, lavorazione di plichi contenenti i valori prestampati, allestimento e conferimento delle spedizioni agli operatori postali per il successivo recapito dei plichi mediante Posta
Raccomandata con Avviso di ricevimento, secondo le specifiche tecniche previste dal servizio di recapito delle spedizioni da CED:
Descrizione | Q.tà |
LAVORAZIONE E CONFERIMENTO DI PLICHI DI POSTA RACCOMANDATA CON AVVISO DI RICEVIMENTO CONTENENTI VALORI PRESTAMPATI | 27.300 |
In particolare, come descritto nel Capitolato Tecnico allegato al presente documento, il servizio richiesto prevede l’esecuzione da parte del service di stampa per ogni richiesta di lavorazione dei plichi, delle seguenti attività:
1. Ritiro di valori (assegni) da parte del fornitore presso una sede dell’Istituto bancario individuata dall’Agenzia per l’emissione dei valori prestampati oppure presso una sede dell’Agenzia, ubicata nella provincia del sito produttivo principale del Service di stampa e che sarà resa nota, a mezzo PEC, con un preavviso di 15 giorni solari dall’avvio del servizio. Il servizio di ritiro dei valori avverrà a seguito di emissione da parte dell’Ente di apposite deleghe a personale del Fornitore individuato ed incaricato della mansione.
2. Ricezione, mediante canale SFTP/FTPS, di un file trasmesso dall’Agenzia contenente i metadati relativi alla richiesta di lavorazione (i.e. codice univoco identificativo della richiesta) e alle informazioni necessarie per il recapito di ciascun plico (codice identificativo del plico, denominazione e indirizzo del mittente, denominazione e indirizzo del destinatario, numero raccomandata) e altre informazioni necessarie per individuare univocamente il valore prestampato da associare (i.e. “numero assegno”).
3. Stampa (full color) dei dati relativi al recapito, del data matrix, del barcode e del codice della raccomandata e di un testo fisso su un foglio, che costituirà il frontespizio del plico. Alternativamente, le informazioni relative al mittente e al destinatario del recapito potranno essere stampate dal Service di stampa su apposita “busta cieca”, di cui al successivo punto 6.
4. Stampa (full color) dei dati relativi al recapito sull’avviso di ricevimento.
5. Abbinamento di ciascun frontespizio e, in caso di utilizzo di busta cieca, abbinamento della busta al valore prestampato associato, mediante lettura ottica del codice grafico (data matrix) ivi riportato ed il corrispondente codice grafico riportato sul valore prestampato.
6. Imbustamento del frontespizio e del valore prestampato in una busta in formato C5 “cieca” o a tre finestre (il cui layout sarà fornito con un preavviso di 15 giorni solari dall’avvio del servizio) e abbinamento della busta all’avviso di ricevimento.
7. Aggregazione dei plichi in scatole e allestimento delle spedizioni in base all’appartenenza del CAP di destinazione del plico ad uno dei tre lotti territoriali indicati dall’Agenzia e conferimento delle spedizioni ai soggetti incaricati dall’Agenzia per il successivo recapito.
Il personale incaricato dall’Agenzia effettuerà presso il sito produttivo del service di stampa una verifica su un campione di plichi della corretta esecuzione del servizio. A seguito dell’esito positivo della verifica, il materiale così predisposto dovrà essere conferito dal Service di stampa agli operatori postali incaricati del successivo servizio di recapito, entro il giorno lavorativo successivo a quello del ritiro dei valori prestampati presso la sede individuata e comunicata dall’Agenzia.
Si stima che il volume di valori prestampati da trattare per ogni singola richiesta di lavorazione sia di circa 130 valori al giorno, aggregati in due spedizioni settimanali, per un volume di circa 325 valori a spedizione (e quindi 650 invii a settimana) ed un volume complessivo di circa 27.300 invii per nr. 42 settimane lavorative.
Il Service di stampa, per l’intero ciclo di produzione (ritiro dei valori, lavorazione e predisposizione dei plichi), dovrà assicurare l’impiego del solo personale incaricato del servizio dall’Agenzia mediante apposita delega.
Il Service di stampa inoltre dovrà predisporre:
• speciali o rafforzate misure tecniche ed organizzative a garanzia della custodia e dell’integrità dei valori e/o plichi, dell’inviolabilità e della segretezza dei valori e/o dei plichi e della protezione dei dati contenuti;
• spazi dedicati al trattamento di tali valori e/o plichi, dotati di videosorveglianza
• ogni ulteriore accorgimento proposto dal Fornitore ed accettato dall’Ente a garanzia della limitazione dei rischi di furto e manomissione dei valori e/o dei plichi.
Il Service di stampa dovrà anche essere dotato di un sistema informatico di monitoraggio che acquisisca automaticamente, per l’intero ciclo di produzione, i dati rilevati dai lettori dei codici grafici o da altri eventuali sistemi di controllo che il Service intende utilizzare nell’esecuzione dei servizi richiesti dal contratto, e consenta di produrre, per ciascuna richiesta di lavorazione dei valori prestampati, i log relativi al processo eseguito in ciascuna fase del servizio.
Per ogni richiesta di lavorazione dei valori, sia durante l’esecuzione delle attività di stampa, imbustamento e conferimento per il recapito sia successivamente alla conclusione dei servizi resi, il sistema di monitoraggio, oltre a quanto previsto per ogni fase del servizio di
stampa, dovrà produrre delle viste sinottiche che diano evidenza dello stato delle lavorazioni dei plichi.
Il Service di stampa, con le modalità tecniche indicate nel Capitolato Tecnico allegato al presente documento, e che verranno concordate entro 15 giorni solari dall’avvio del nuovo servizio, dovrà garantire all’Agenzia l’accesso da remoto al proprio sistema di monitoraggio in modo conforme alle prescrizioni previste in materia di protezione dei dati personali.
L’accesso al sistema di monitoraggio dovrà essere altresì garantito, presso il sito di produzione del Service, agli incaricati dell’Agenzia, affinché gli stessi, nel corso delle verifiche possano effettuare tutti i controlli necessari a certificare la regolare esecuzione del servizio oggetto del contratto. Il “log lavorazione” relativo ad ogni specifica richiesta di lavorazione dei plichi conclusa dovrà essere reso disponibile all’Agenzia per il download. I dati relativi a ciascuna richiesta di lavorazione, dovranno rimanere disponibili sul sistema di monitoraggio, per un periodo di mesi 9 (nove) dalla data di conferimento dei plichi agli operatori postali individuati dall’Agenzia per il successivo recapito.
Il servizio richiesto, in conclusione, prevede che il Service di stampa garantisca quanto segue:
• sia disponibile un sistema di monitoraggio dell’intero ciclo di lavorazione dei plichi, secondo le specifiche su rappresentate e ulteriormente dettagliate nel citato Capitolato Tecnico descrittivo del servizio;
• il sito produttivo del Service di stampa sia prossimo ad uno dei centri di produzione principali degli attuali fornitori del servizio di stampa dei documenti esattoriali per conto dell’Agenzia delle entrate-Riscossione, al fine di consentire che il medesimo personale dell’Agenzia attualmente incaricato di svolgere le attività di verifica della stampa dei documenti esattoriali presso detti centri produttivi, possa effettuare anche le analoghe verifiche di conformità del servizio oggetto del nuovo servizio presso il sito del Service di stampa.
Essendo la tipologia del servizio oggetto del presente affidamento collegata all’Accordo Quadro (CIG 69518418AB) sottoscritto dall’Agenzia per l’acquisizione del servizio di stampa (di seguito per brevità anche solo “accordo quadro”), che prevede l’unicità del processo di stampa di intere lavorazioni, non si ritiene funzionale l’ulteriore suddivisione del nuovo servizio in Lotti specifici.
4. Considerazioni sulla procedura acquisitiva da espletare e valore del nuovo servizio In data 31/10/2017 l’Agenzia ha sottoscritto un Accordo Quadro (CIG 69518418AB) con Pozzoni S.p.A., Selecta S.p.A., Leaderform S.p.A. (di seguito “Fornitori”) per l’affidamento del
servizio di stampa dei documenti della riscossione, avente scadenza 22/11/2020.
Fra i servizi di stampa oggetto dell’accordo quadro è ricompresa anche la stampa massiva di documenti ed il successivo confezionamento ed allestimento in invii postali secondo le modalità di Posta Raccomandata con Avviso di Ricevimento da CED, in accordo alle specifiche tecniche previste dai contratti stipulati dall’Agenzia e dagli operatori postali, questi ultimi individuati dall’Agenzia ed incaricati del successivo servizio di recapito e rendicontazione automatica degli esiti del recapito.
Come indicato nei precedenti paragrafi e come definito con maggior dettaglio nel Capitolato Tecnico allegato al presente documento, l’Agenzia necessita tuttavia della fornitura di un ulteriore servizio relativamente a requisiti, quantità, qualità e i livelli di servizio adeguati alle esigenze dell’Agenzia stesso.
Presso i tre Fornitori, l’Agenzia ha già verificato la disponibilità ed il corretto funzionamento del sistema di monitoraggio del ciclo di produzione delle lavorazioni dei plichi (automatico e manuale) descritto al paragrafo precedente.
L’Agenzia, inoltre, presso i siti produttivi degli attuali Service di stampa, prevede la presenza giornaliera di proprio personale, già formato, incaricato delle verifiche di regolare esecuzione del servizio di stampa oggetto dell’accordo quadro in vigore, analoghe a quelle che intende prevedere per il servizio oggetto del presente documento.
Il servizio accessorio di lavorazione e imbustamento di valori prestampati risulta essere già ricompreso fra i servizi oggetto della nuova procedura di gara per l’acquisizione dei servizi di stampa, di prossima pubblicazione da parte dell’Agenzia delle entrate, quale Stazione Appaltante, in nome e per conto anche dell’Agenzia delle entrate-Riscossione. Per tale ragione, nelle more dell’aggiudicazione della nuova gara e della sottoscrizione dei nuovi contratti, l’affidamento in oggetto si rende necessario per coprire soltanto il periodo residuale di circa 10 mesi.
Ciò premesso, il RUP del citato accordo quadro ha sottomesso, in data 11 Ottobre 2019 a mezzo pec, la richiesta ai tre attuali Fornitori del servizio di stampa di indicare la disponibilità ad eseguire l’ulteriore servizio in oggetto, secondo le specifiche previste dal citato Capitolato Tecnico, e di formulare un’offerta con la quotazione del servizio.
I tre Fornitori, in risposta alla suddetta richiesta di quotazione del servizio non previsto dall’attuale accordo, hanno presentato i preventivi di cui agli allegati [2], [3] e [4], e sinteticamente riportati di seguito:
• Leaderform S.p.A.: costo una tantum per avvio del servizio: 1.000,00 €; costo lavorazione del singolo invio: 1,80 €.
• Pozzoni S.p.A.: costo di gestione del servizio per spedizione: 115,00 €; costo lavorazione del singolo invio: 1,05 €.
• Selecta S.p.A.: canone mensile di gestione del servizio: 1.000,00 €; costo lavorazione del singolo invio: 1,20 €.
Nella seguente Tabella 1, le quotazioni offerte dai tre Fornitori sono state ri-parametrizzate in riferimento al costo di gestione del servizio per singola spedizione e al costo unitario per singolo invio e messe a confronto in relazione al fabbisogno stimato in termini di due spedizioni settimanali con un numero medio di 325 valori lavorati per spedizione e, ai soli fini della determinazione del fabbisogno, una durata del servizio di 10 (dieci) mesi.
Voce di costo | Leaderform S.p.A. | Xxxxxxx S.p.A. | Selecta S.p.A. |
A. costo gestione servizio per spedizione | 11,90 € | 115,00 € | 125,00 € |
B. costo lavorazione per invio | 1,80 € | 1,05 € | 1,20 € |
C. costo medio totale per spedizione | 596,90 € | 456,25 € | 515,00 € |
D. costo medio totale per settimana | 1.193,81 € | 912,50 € | 1.030,00 € |
E. costo medio totale per invio comprensivo del costo di avvio o di gestione del servizio | 1,84 € | 1,40 € | 1,58 € |
COSTO TOTALE SERVIZIO 10 MESI | 50.140,00 € | 38.325,00 € | 43.260,00 € |
Si evidenzia che il citato accordo quadro prevede che il solo fornitore Xxxxxxx S.p.A. sia tenuto ad erogare per l’Agenzia anche il servizio aggiuntivo di stampa urgente, ovvero con un livello di servizio per la stampa ed il confezionamento dei plichi (esclusa quindi la successiva fase di consegna agli operatori postali) pari ad un solo giorno lavorativo, anziché nei consueti 4 (quattro) giorni lavorativi previsti dai normali livelli di servizio.
Da un’indagine di mercato, inoltre, risulta che solo Pozzoni S.p.A., rispetto ai suddetti fornitori, già eroghi, per conto di Istituti Bancari, lo speciale servizio di lavorazione di plichi contenenti valori stampati.
Ciò premesso, presa visione della disponibilità dei tre Fornitori ad effettuare il servizio in oggetto, acquisite e valutate le relative offerte economiche, si propone pertanto di sottoscrivere un contratto per l’affido diretto del servizio aggiuntivo di cui l’Agenzia necessita a Xxxxxxx S.p.A., in virtù del fatto che detto operatore, in risposta al fabbisogno stimato, abbia presentato l’offerta dal costo più basso.
Come rappresentato nella precedente Tabella 1, considerando ai soli fini della determinazione del fabbisogno una durata del servizio di 10 (dieci) mesi, si stima un volume complessivo di circa 27.300 valori e un valore complessivo del servizio aggiuntivo oggetto del contratto per l’affido diretto a Xxxxxxx S.p.A pari a 38.325,00 € oltre IVA.
5. Indicazioni per la stesura dei documenti inerenti la sicurezza
In considerazione della tipologia dell’affidamento, ai sensi dell’art. 26 c. 3 bis del D. Lgs. 81/2008 e s.m.i. e della determinazione dell’ANAC nr. 3 del 05/03/2008, si esclude la predisposizione del DUVRI. I costi per oneri della sicurezza per rischi interferenziali sono pari a € 0,00.
6. Prospetto economico degli oneri complessivi
Al valore della base d’asta pari a € 38.325,00, si aggiunge l’IVA indetraibile per l’Ente pari ad € 421,58 (5% del valore dell’IVA) per determinare gli oneri complessivi della procedura acquisitiva.
Il pro rata di detrazione dell'IVA per l’Ente è indicato in base al dato definitivo per l’Ente del 2018. La percentuale potrebbe variare negli anni seguenti.
La c.d. “clausola sociale” di cui all’art. 50 del D. Lgs. 50/2016 non trova applicazione in quanto si tratta di un servizio accessorio ad un contratto già esistente e non esiste un analogo precedente contratto per il quale vi è personale appositamente dedicato.
Tutto ciò premesso e considerato, ai sensi e nel rispetto di quanto previsto dall’art. 23, comma 15, del D. Lgs. 50/2016, si propone la formalizzazione di un contratto per l’affido diretto del servizio aggiuntivo di lavorazione di plichi contenenti valori prestampati con l’operatore economico Pozzoni S.p.A., per un valore complessivo (comprensivo degli oneri di sicurezza) pari a € 38.325,00 oltre IVA, di durata pari al periodo compreso tra la sottoscrizione del nuovo contratto e la naturale scadenza dell’Accordo Quadro (CIG 69518418AB) attualmente in essere per la stampa dei documenti esattoriali.
Si precisa che solo ai fini della determinazione del fabbisogno, è stata considerata una durata massima del nuovo servizio di dieci (10) mesi.
Il RUP non ritiene opportuno nominare un ulteriore Direttore dell’Esecuzione per il servizio in oggetto in quanto l’attività verrà ricompresa nel suddetto accordo quadro.
Non dovrà essere richiesta la garanzia definitiva per l’esecuzione del contratto né tantomeno una nuova polizza assicurativa considerando valide quelle già in essere di cui all’accordo quadro precedentemente citato.
[1] Capitolato tecnico descrittivo del servizio di lavorazione plichi con valori prestampati
[3] Offerta Leaderform SpA
[4] Offerta Selecta SpA
Il Responsabile del Procedimento Xxxxxxxxx Xxxx
(Firmato digitalmente)