MANUALE DI GESTIONE

MANUALE DI GESTIONE

DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, DEI FLUSSI DOCUMENTALI

E DELL'ARCHIVIO

approvato con deliberazione GM n. del

Indice

1. AMBITO DI APPLICAZIONE DEL MANUALE E DEFINIZIONI 4

1.1. Ambito di applicazione 4

1.2. Definizioni 4

2. DISPOSIZIONI GENERALI 5

2.1. Area organizzativa di applicazione del protocollo 5

2.2. Servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e

degli archivi 5

2.3. Modello operativo 7

2.4. Caselle di posta elettronica e posta certificata 9

2.5. Firma digitale 10

2.6. Strumenti per la gestione del protocollo informatico unico 10

2.7. Autorizzazioni di accesso alle informazioni documentali 11

3. FORMAZIONE DEI DOCUMENTI 11

3.1. I documenti del Comune di Latina 11

3.2. Contenuto dei documenti 11

3.3. Modalità di formazione dei documenti 11

3.4. Tipologia dei documenti 13

3.5 Modalità di trasmissione dei documenti 13

4. GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI 14

4.1. Flusso dei documenti 14

4.2. Documenti smistati o assegnati erroneamente 14

4.3. Oggetti ricorrenti 15

4.4. Documenti in arrivo 15

4.5. Documenti cartacei: ricevuti tramite il servizio postale 15

4.6. Documenti cartacei: presentati direttamente al Protocollo generale 16

4.7. Documenti cartacei: ricevuti direttamente dagli uffici 16

4.8. Documenti cartacei: originali plurimi inviati a più soggetti del Comune 16

4.9. Documenti cartacei e informatici: unicità dell’argomento 17

4.10. Documenti informatici: ricevuti a mezzo posta elettronica certificata 17

4.11. Documenti in uscita 17

4.12. Documenti in uscita con destinatari esterni ed interni 18

4.13. Documenti interni: di preminente carattere giuridico probatorio 18

4.14. Documenti interni: di preminente carattere informativo 18

4.15. Documenti interni: circolari e disposizioni generali 18

5. MODALITÁ DI PRODUZIONE E CONSERVAZIONE DELLE REGISTRAZIONI DI PROTOCOLLO 19

5.1. Unicità del protocollo informatico 19

5.2. Registrazione di protocollo 19

5.3. Elementi riportati nella registrazione di protocollo 20

5.4. Registro giornaliero di protocollo 21

5.5. Annullamento delle registrazioni di protocollo 21

5.6. Segnatura di protocollo dei documenti 22

5.7. Elementi della segnatura 22

5.8. Documenti da non protocollare 22

5.9. Documenti pervenuti per errore al Comune 23

5. 10. Protocollo differito 23

5.11. Documenti riservati (Protocollo riservato) 24

5.12. Corrispondenza personale o riservata 24

5.13. Protocollazione di documenti consegnati direttamente 24

5.14. Protocollazione dei telegrammi 24

5.15. Documenti anonimi o non firmati 24

5.16. Integrazioni documentarie 25

6. MODALITÀ DI UTILIZZO DEL REGISTRO DI EMERGENZA 25

6.1. Registro di emergenza 25

6.2. Utilizzo del registro di emergenza 26

6.3. Chiusura e recupero del registro di emergenza 26

7. SISTEMA DI CLASSIFICAZIONE, FASCICOLAZIONE, ARCHIVIAZIONE E CONSERVAZIONE GESTIONE DEI DOCUMENTI 26

7.1. Conservazione dei documenti 26

7.2. Archivio corrente 26

7.3. Titolario di classificazione 26

7.4. Classificazione dei documenti 27

7.5. Fascicolazione dei documenti 27

7.6. Apertura e chiusura del fascicolo 28

7.7. Fascicoli relativi a procedimenti amministrativi 29

7.9. Repertori dei fascicoli 29

7.10. L'Archivio comunale 29

7.11. Gestione dell’Archivio di deposito 30

7.12. Il versamento dei fascicoli dall’archivio corrente all’archivio di deposito 30

7.13. Selezione dei documenti per la conservazione e lo scarto 30

7.14. Archivio storico e Piano di conservazione e consultazione dei documenti 31

8. MISURE PER LA SICUREZZA INFORMATICA 32

8.1. Misure di sicurezza 32

9. DISPOSIZIONI FINALI - NORME TRANSITORIE 32

9.1. Modalità di approvazione e aggiornamento del Manuale 32

9.2. Disposizioni transitorie 33

9.3. Pubblicità e entrata in vigore 33

ALLEGATO 1. DEFINIZIONI 34

ALLEGATO 2. TITOLARIO DI CLASSIFICAZIONE 40

ALLEGATO 3. PRONTUARIO PER CLASSIFICAZIONE 45

ALLEGATO 4 TIPOLOGIA DEI DOCUMENTI 83

ALLEGATO 5. ELENCO DI VERSAMENTO DEI FASCICOLI DALL'ARCHIVIO

CORRENTE ALL'ARCHIVIO DI DEPOSITO 93

ALLEGATO 6. ELENCO DI VERSAMENTO DEI FASCICOLI PER LA CONSERVAZIONE PERMANENTE, DALL'ARCHIVIO DI DEPOSITO ALL'ARCHIVIO STORICO 95

ALLEGATO 7 RACCOMANDAZIONI A.U.R.O.R.A 97

1. AMBITO DI APPLICAZIONE DEL MANUALE E DEFINIZIONI

1.1. Ambito di applicazione

Il presente Manuale di gestione del protocollo, dei flussi documentali e dell'archivio (in seguito Manuale) è adottato ai sensi dell'art. 71 del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005 e delle Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, approvate con determinazione AGID n. 407/2020 del 09/09/2020;.

Nel Manuale sono descritte le regole per la gestione delle attività di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione e conservazione dei documenti, oltre che la gestione dei flussi documentali ed archivistici relativi ai procedimenti amministrativi del Comune di Latina.

1.2. Definizioni

Ai fini del presente Manuale si intende per:

• Comune: il Comune di Latina;

• Testo Unico: il decreto del Presidente della Repubblica 20 dicembre 2000

n. 445 Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa;

• Linee Guida: Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, approvate con determinazione AGID n. 407/2020 del 09/09/2020

• Regole tecniche: DPCM 3 dicembre 2013, contenente “Regole tecniche per il protocollo informatico”, nelle parti non abrogate dalle linee Guida AGID;

• CAD: il Codice dell’Amministrazione Digitale - decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e successive modifiche e integrazioni;

• AOO: Area Organizzativa Omogenea, un insieme di funzioni e di strutture, individuate dal Comune che opera su tematiche omogenee e che presenta esigenze di gestione della documentazione in modo unitario e coordinato. Tale insieme usufruisce degli stessi servizi per la gestione dei flussi documentali ed in particolare si avvale di un unico protocollo;

• Responsabile della Pratica il dipendente che ha la responsabilità dell’esecuzione degli adempimenti amministrativi relativi ad un affare e che, di norma, è colui che apre il fascicolo;

• Uffici di Protocollo rappresentano gli uffici che svolgono attività di registrazione protocollo;

• Servizi: costituiscono l’insieme di uffici che, per tipologia di mandato istituzionale e di competenza, di funzione amministrativa perseguita, di obiettivi e di attività svolta, rappresentano esigenze di gestione della documentazione in modo unitario e coordinato

• Servizio Innovazione: il Servizio Innovazione e Servizi digitali, struttura dell'Ente alla quale sono assegnate le funizioni di Gestione dei sistemi informatici e delle reti di comunicazione e di Responsabilità e gestione della sicurezza informatica;

• Registrazione: operazione di memorizzazione delle informazioni fondamentali relative al documento al fine di identificarlo in modo univoco

• Segnatura: apposizione o associazione all’originale del documento, in forma permanente non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso (apposizione del timbro per i documenti cartacei, assegnazione automatica da parte del software per i documenti informatici). Essa consente di individuare ciascun documento in modo inequivocabile e va eseguita contestualmente alle operazioni di registrazione a protocollo

• Classificazione: operazione che consente di organizzare tutti i documenti in relazione alle funzioni ed alle modalità operative del Comune, in base al piano di classificazione adottato

• Per le altre definizioni si rimanda all’Allegato 1 del presente manuale.

2. DISPOSIZIONI GENERALI

2.1. Area organizzativa di applicazione del protocollo

Ai soli fini della gestione dei documenti è individuata una sola Area Organizzativa (AOO) denominata Comune di Latina composta dall’insieme di tutte le sue unità organizzative. Il codice identificativo dell'AOO è c-e472 (Rif. Indice delle Pubbliche Amministrazioni: iPA).

Nell'ambito di questa la numerazione delle registrazioni di protocollo è unica, rigidamente progressiva e fa capo ad un unico registro informatizzato, questo sia per la protocollazione di elementi in ingresso, uscita ed interni.

2.2. Servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi

Il servizio per la gestione informatica dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi, previsto dall'art. 61 del Testo unico, nell'ambito dell'Area Organizzativa omogenea individuata dal Comune è di competenza del Servizio “Relazioni Istituzionali e con la Città. Appalti e contratti”.

L'Unità Organizzativa di Gestione del Protocollo, tramite il suo Responsabile, svolge i seguenti compiti:

• attribuisce il livello di autorizzazione per l'accesso alle funzioni del sistema del protocollo informatico, distinguendo tra abilitazioni alla consultazione e abilitazioni all'inserimento e alla modifica delle informazioni;

• garantisce che le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo si svolgano nel rispetto della normativa vigente;

• garantisce, in collaborazione con il Servizio Innovazione, la corretta produzione e la conservazione del registro giornaliero di protocollo e cura che le funzionalità del sistema in caso di guasti o anomalie, vengano ripristinate nel più breve tempo possibile;

• cura, in collaborazione con il Servizio Innovazione, la conservazione delle copie dei dati di protocollo e dei documenti archiviati su supporto informatico, in luoghi sicuri e differenti;

• garantisce il buon funzionamento degli strumenti e dell'organizzazione delle attività di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le funzionalità di accesso di cui agli artt. 59 e 60 del Testo Unico;

• autorizza le operazioni di annullamento delle registrazioni di protocollo e l'uso del registro di emergenza

• stabilisce, in collaborazione con il Servizio Innovazione, i criteri minimi di sicurezza informatica del sistema e controlla la regolare esecuzione delle procedure di sicurezza;

• assicura la corretta notifica e tenuta degli atti depositati presso la Casa comunale, nonché la corretta affissione e consultazione, anche on line, dei medesimi all'Albo pretorio. Custodisce l'archivio corrente degli atti relativi alle notificazioni ed alle affissioni;

• il responsabile del servizio per la gestione documentale, riceve dai responsabili di Servizio che si occupano della gestione e conservazione del proprio archivio di deposito, l'elenco dei fascicoli e delle serie trasferite nell'archivio di deposito e dell'Archivio storico.

L'Unità di gestione dell’Archivio Storico svolge i seguenti compiti:

• cura il regolare trasferimento dei fascicoli, rispettando l'organizzazione che i fascicoli e le serie avevano nell'archivio corrente, previo il controllo sulla correttezza del titolario;

• aggiorna il piano di conservazione degli archivi, approvato con deliberazione GM 120/2019, integrato con il sistema di classificazione, per la definizione dei criteri di organizzazione dell'archivio, di selezione periodica, di conservazione permanente dei documenti, nel rispetto delle vigenti disposizioni contenute in materia di tutela dei beni culturali e successive modificazioni ed integrazioni;

• tiene traccia del movimento dei documenti prelevati dall'archivio per la consultazione che avviene soltanto nella sala studio dell'archivio medesimo;

• sovrintende alle attività riguardanti la gestione documentale impartendo indicazioni operative ai Servizi sulle modalità di ordinamento, archiviazione e scarto documenti;

• cura i rapporti con la Soprintendenza Archivistica statale in applicazione della normativa vigente, nonché con gli altri istituti archivistici cittadini;

• cura le ricerche storiche, fornisce consulenza specialistica agli studiosi per la ricerca storica e presidia l'attività scientifica dell'archivio;

• gestisce le pagine web dedicate alla storia amministrativa del Comune;

• vigila sull'applicazione per l'archiviazione e la custodia dei documenti contenenti dati personali, in ottemperanza alle disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali.

2.3. Modello operativo

All'interno della AOO (Area Organizzativa Omogenea) sopra individuata il sistema di protocollazione è così organizzato:

Corrispondenza in entrata.

La protocollazione della corrispondenza in entrata è eseguita, di norma, dall’Ufficio Protocollo. La corrispondenza in arrivo presso l’Ente, va indirizzata tutta all’Ufficio Protocollo che provvede alla sua scansione, registrazione e poi alla sua distribuzione al Servizio di competenza tramite le Segreterie.

Questo vale sia per la corrispondenza cartacea tradizionale, sia le comunicazioni ricevute tramite PEC all’unico indirizzo del Comune che è abilitato a ricevere e protocollare PEC: xxxxxxxxxx@xxx.xxxxxx.xxxxxx.xx.

La corrispondenza cartacea viene protocollata, acquisita tramite scanner o scanner/fotocopiatrice (utilizzando il formato PDF/A), ed allegata sul sistema di protocollo/gestione documentale in uso all’Ente.

La corrispondenza che arriva tramite PEC in formato elettronico (dotata o meno di firma elettronica), viene acquisita e protocollata direttamente all’interno del sistema di protocollo/gestione documentale in uso all’Ente.

Nei casi in cui alla posta in entrata siano allegati planimetrie e/o documenti in formato diverso da A/4, gli allegati devono essere presentati in formato elettronico (pdf/A o altri formati standard che rispettino le normative open data). E’ onere dei servizi competenti prevedere tale unica forma di trasmissione.

Una volta protocollata, la corrispondenza viene inoltrata, tramite il sistema di protocollo/gestione documentale in uso all’Ente, sulla scrivania elettronica della segreteria Servizio di competenza dell’atto, secondo il titolario di classificazione (allegato 2) e sulla base delle indicazioni del prontuario per la classificazione (allegato 3).

Gli originali cartacei vengono smistati in un armadio posto in una stanza chiusa a chiave e la posta dovrà essere ritirata dalle segreterie e conservata presso i servizi competenti. L’Ufficio protocollo stabilirà gli orari del ritiro della posta cartacea compatibilmente con le attività lavorative e con la collocazione delle sedi distaccate. La posta sarà inserita in una cartellina e consegnata ad un dipendente formalmente incaricato dal Dirigente pro-tempore del servizio.Con la consegna del cartaceo al dipendente incaricato termina la responsabilità del Protocollo Generale e l’atto è in carico al Servizio, che, tramite la sua segreteria o altro strumento organizzativo interno, provvede alla gestione dello stesso (visione, carico, etc.).

Nel caso in cui debbano procedere alla ulteriore assegnazione della corrispondenza sulla piattaforma gestionale le segreterie dei servizi competenti si attengono alle seguenti modalità, su indicazione del Dirigente del servizio competente:

• assegnazione ad una struttura: la corrispondenza viene assegnata direttamente alla struttura del servizio competente (UOC/UOS);

• assegnazione ad una persona all’interno di una struttura (UOC/UOS): la corrispondenza viene assegnata alla persona facente parte di una struttura (in tal modo viene garantito il fatto che quell’assegnazione sia visibile anche agli altri appartenenti alla struttura, pur rimanendo in carico alla persona);

• assegnazione ad una persona: la corrispondenza viene assegnata alla persona che resta l’unica a poterla visionare. Questa modalità di assegnazione va utilizzata solo per corrispondenza personale (comunicazioni, procedimenti disciplinari, ecc);

Corrispondenza in uscita.

La protocollazione della corrispondenza in uscita, è seguita in modo autonomo dalla singola unità organizzativa.

• Se la pratica viene trattata in formato cartaceo, rispondendo all’istanza tramite invio di posta tradizionale, occorre richiedere al corrispondente di inviare le

successive comunicazioni di risposta sempre al protocollo generale dell’Ente, citando il numero della pratica originaria.

• Se la pratica viene trattata in formato digitale, ed inviata via PEC e/o mail, l’Ufficio deve provvedere alla protocollazione ed invio dell’atto in formato digitale (firmato digitalmente oppure no), richiedendo al corrispondente di inviare le successive comunicazioni di risposta sempre al protocollo generale dell’Ente, all’indirizzo PEC xxxxxxxxxx@xxx.xxxxxx.xxxxxx.xx citando il numero della pratica originaria.

Corrispondenza interna.

La protocollazione della corrispondenza interna dei Servizi e degli Uffici viene effettuata in modo autonomo dalla singola unità organizzativa. La corrispondenza viene protocollata inserendo l’allegato in formato digitale, eventualmente firmato digitalmente, e posta in carico sulla scrivania elettronica del Servizio corrispondente di competenza dell’atto.

Le singole Unità Organizzative svolgono attività di registrazione, classificazione e fascicolazione della documentazione di propria competenza, con relativa gestione dell'iter.

2.4. Caselle di posta elettronica e posta certificata

La casella di Posta Certificata istituzionale per la corrispondenza, pubblicata sull'Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA) è la seguente:

Tipologia Pratiche	Casella PEC
Corrispondenza in ingresso	xxxxxxxxxx@xxx.xxxxxx.xxxxxx.xx

La casella PEC principale, xxxxxxxxxx@xxx.xxxxxx.xxxxxx.xx, costituisce l'indirizzo dell'Area Organizzativa Omogenea (AOO) e di tutti gli uffici che ad essa fanno riferimento. La PEC sopracitata ha le medesime funzioni di protocollazione del sistema utilizzato per la registrazione della documentazione cartacea.

I Servizi e/o le singole unità organizzative (UOC/UOS) che hanno necessità di avere una propria casella di PEC perché, ad esempio, operano nei giorni prefestivi e festivi (stato civile per reperibilità mortuaria e polizia municipale per le richieste di tso o altre urgenze) alla quale le istituzioni e gli operatori economici possono fare riferimento e che dovrà essere adeguatamente pubblicizzata, possono farne richiesta al Responsabile del Protocollo, che provvede, in accordo con il Servizio Innovazione, a far inserire dal Referente IPA la nuova casella nell'Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA), nel caso se ne ravveda la necessità, e nel sito istituzionale del Comune.

Ciascun Servizio che ha assegnata una casella di PEC, dovrà avere cura di aprire almeno quotidianamente la propria casella PEC e protocollare i documenti che necessitano

di protocollazione entro la giornata di arrivo. I documenti pervenuti via PEC seguiranno i principi generali di protocollazione espressi nel presente manuale.

In attuazione di quanto previsto dalla normativa vigente in materia di utilizzo della posta elettronica per lo scambio di dati e nella comunicazione tra le pubbliche amministrazioni e relativamente all'utilizzo di internet e della casella di posta elettronica istituzionale sul luogo di lavoro, il Comune dota tutti i propri dipendenti di una casella di posta elettronica.

Per le comunicazioni strettamente personali inerenti il rapporto di lavoro tra il Comune e i propri dipendenti è disposto l'utilizzo della posta elettronica nel rispetto delle norme in materia di protezione dei dati personali, fatto salvo l'utilizzo di strumenti alternativi quali comunicazioni attraverso il sistema gestionale (ad es. chat) oppure utilizzo della rete intranet. Per le comunicazioni interne tra dipendenti aventi semplice carattere informativo si continuerà ad utilizzare la posta elettronica senza procedere alla relativa protocollazione ed in via eccezionale, le comunicazioni cartacee.

2.5. Firma digitale

Per l'espletamento delle attività istituzionali e per quelle connesse all'attuazione delle norme di gestione del protocollo informatico, di gestione documentale e di archivistica, il Comune fornisce la firma digitale ai soggetti da esso delegati a rappresentarlo. In particolare sono dotati di firma digitale tutti i Dirigenti e i dipendenti appositamente individuati (agenti contabili, delegati alla firma delle liquidazioni etc).

Saranno firmati digitalmente i documenti in uscita e quelli interni aventi preminente carattere giuridico-probatorio (Art. 21 CAD).

La firma digitale in uso presso il Comune è conforme a quanto previsto per tale tipologia di firma dal Codice dell’Amministrazione Digitale.

Caratteristiche tecniche:

• per apporre la Firma Digitale possono essere utilizzati tutti quei dispositivi classificabili quali Secure Signature Creation Device ai sensi del Regolamento eIDAS (UE)

№ 910/2014 del 23 luglio 2014 del Parlamento europeo e del Consiglio in materia di identificazione elettronica e servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno (che ha abrogato la direttiva 1999/93/CE) e cioè dispositivi fisici che contengono oggetti (chiavi private, chiavi pubbliche e certificati digitali), attraverso i quali eseguono operazioni crittografiche. Ad oggi gli strumenti previsti sono le Smart Card, i Token USB e i dispositivi HSM di firma remota.

• il file firmato verrà salvato assumendo l’ulteriore estensione .p7m che costituisce il formato tradizionale utilizzato per la firma elettronica. Lo standard di

riferimento è la specifica ETSI TS 101 733 nota anche come CadES. Tale formato consente di apporre tutte le tipologie di firma previste dalla normativa: singola, parallela, controfirma e enveloped. I file generati hanno una struttura binaria (rigida), assumono l’estensione .p7m e sono leggibili solo dai software di verifica.

• viene prevista inoltre la possibilità di generare file firmato in formato PDF e PDF/A che rappresenta il tipo di firma digitale definito all’interno della specifica PDF mantenuta da Adobe (standard PadEs).

2.6. Strumenti per la gestione del protocollo informatico unico

Il Protocollo informatico unico (PG) si avvale dei seguenti strumenti di gestione archivistica

• Il titolario di classificazione, che fa riferimento alle direttive suggerite da ANCI nel suo “Piano di Classificazione – Titolario per gli Archivi dei Comuni Italiani – Anno 2005” suddiviso in titolo, rubrica, sezione (Allegato 2);

• Il prontuario di classificazione; nel quale sono indicati tutti i i tipi di documenti e la loro classificazione in base al titolario (Allegato 3);

• L'elenco delle tipologie dei documenti, che descrive gli atti ricorrenti dell'ente, codificati con numero progressivo (Allegato 4)

• Il piano di conservazione e materiale di scarto approvato con deliberazione GM 120/2019.

2.7. Autorizzazioni di accesso alle informazioni documentali.

Ad ogni utente interno del sistema di gestione del protocollo informatico e documentale viene assegnata, oltre alle credenziali di accesso (userID e password), una autorizzazione d’accesso differenziata in base alle competenze ed alle tipologie di operazione che ciascuno svolge all’interno dell’ufficio di appartenenza. Tale autorizzazione è detta profilo utente. All'interno di ogni servizio i diversi profili utente sono assegnati, revocati o modificati agli utenti dal Servizio Innovazione, su espressa richiesta del Responsabile del Servizio di appartenenza dei singoli utenti. L’attivazione di tali profili sul sistema di gestione documentale viene effettuata dal Servizio Innovazione.

3. FORMAZIONE DEI DOCUMENTI

3.1. I documenti del Comune di Latina

Per documenti del Comune di Latina si intendono tutti i documenti prodotti e ricevuti dagli Organi comunali, dai Servizi e dagli Uffici e, più in generale, da tutti gli uffici che rappresentano l'organizzazione comunale, nello svolgimento della loro attività istituzionale.

Tali documenti, tra loro connessi da speciale vincolo originario, necessario e determinato, costituiscono l'Archivio del Comune.

3.2. Contenuto dei documenti

Ogni documento per essere inoltrato all'esterno o all'interno in modo formale deve trattare un unico argomento, indicato in maniera sintetica ma esaustiva nello spazio riservato all'oggetto; è riferito ad un solo protocollo. Per la corretta redazione dell'oggetto dei documenti si consigliano le raccomandazioni di XXXXXX (Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico) descritte sinteticamente nell’Allegato 7.

3.3. Modalità di formazione dei documenti

Il Comune forma gli originali dei propri documenti con mezzi informatici secondo quanto previsto dalle disposizioni del CAD, delle Regole tecniche e delle Linee Guida.

La redazione dei documenti originali dell'Amministrazione su supporto cartaceo e la copia di documenti informatici sul medesimo supporto è consentita soltanto se risulta necessaria per ragioni di urgenza o per problematiche tecniche specifiche.

La produzione di un documento in formato digitale, la sua stampa e la successiva digitalizzazione non sono consentite, se non qualora il documento necessiti di firma autografa. In tal caso l’originale è il documento cartaceo, e la copia digitale non ha valore legale, a meno che non sia autenticata nei modi e con le forme di Legge.

Elementi informativi essenziali dei documenti in uscita (o interni):

1.individuazione dell'amministrazione e dell'unità organizzativa:

⚫ la denominazione e il logo del Comune;

⚫ l'indicazione completa dell'ufficio che ha prodotto il documento, corredata da indirizzo completo, numeri di telefono, mail ed eventuali orari di apertura al pubblico

⚫ indirizzo istituzionale di posta elettronica certificata (xxxxxxxxxx@xxx.xxxxxx.xxxxxx.xx) o quello del Servizio di provenienza nei soli casi specificamente individuati (vedi 2.4)

2. individuazione e descrizione del documento:

• luogo e data di redazione;

• oggetto del documento;

• numero di allegati, se presenti;

• numero del protocollo e data del documento cui si risponde.

3. individuazione del destinatario del documento:

• nome e cognome (per le persone) o denominazione (per gli enti e le imprese) con il relativo indirizzo completo (casella PEC oppure Via, Num. Civico, Cap, città).

4. individuazione del responsabile

• nome, cognome e profilo professionale del responsabile con relativa firma digitale o autografa.

Il documento prodotto su supporto cartaceo che non riporti la firma autografa del Responsabile non potrà essere considerato documento in quanto privo di un elemento informativo essenziale e quindi non dovrà essere protocollato. I documenti cartacei devono essere sempre prima firmati poi protocollati.

I documenti informatici rispettano gli elementi essenziali e sostanziali indicati per quelli analogici. La sottoscrizione con firma digitale dei documenti elettronici è condizione necessaria e sufficiente a consentire la verifica della loro integrità e della loro provenienza.

L’integrità dei documenti soggetti a conservazione sostitutiva è garantita secondo i modi e le forme di Xxxxx.

La forma dei documenti interni deve essere prevalentemente digitale; di conseguenza la posta interna cartacea dovrà essere, per quanto possibile, dematerializzata.

3.4. Tipologia dei documenti

I documenti si distinguono in

• documenti in arrivo: documenti prodotti da altri soggetti e acquisiti dal Comune nell'esercizio delle proprie funzioni;

• documenti in partenza: documenti prodotti dal personale in servizio presso il Comune nell'esercizio delle proprie funzioni al fine di documentare fatti inerenti all'attività svolta e alla regolarità delle azioni amministrative, spediti a soggetti esterni all'ente;

• documenti interni: documenti scambiati tra gli uffici del Comune. Si distinguono:

- informali quando hanno preminente carattere informativo (memorie informali, appunti, brevi comunicazioni di rilevanza meramente informativa scambiate tra uffici);

- formali aventi rilevanza giuridica ai fini dell'azione amministrativa.

3.5 Modalità di trasmissione dei documenti

Lo scambio dei documenti verso il mondo esterno, soggetti alla registrazione di protocollo, è prevalentemente effettuato mediante messaggi di posta elettronica certificata che soddisfano i requisiti di legge.

Oltre la trasmissione attraverso posta elettronica convenzionale o certificata, che è sempre da privilegiare, le ulteriori modalità di trasmissione/ricevimento dei documenti possono essere su posta ordinaria e raccomandata.

I documenti informatici sono trasmessi con strumenti digitali. I documenti informatici in uscita dall’Ente, previa protocollazione, sono trasmessi tramite posta elettronica certificata, ovvero, in ordine di preferenza ed ove ne ricorrano le condizioni di necessità o di opportunità, a mezzo posta elettronica ordinaria, ovvero tramite spedizione del documento su supporto fisico digitale (CD-ROM).

I documenti cartacei sono trasmessi in tale forma. Ove consentito, i documenti cartacei in uscita dall’Ente, previa protocollazione, sono trasmessi, di norma, tramite i servizi postali. Ove opportuno o necessario è consentita la loro trasmissione brevi manu, od eventualmente la notifica brevi manu per tramite dei messi notificatori.

Le copie analogiche di documenti informatici, previa autenticazione nei modi e nelle forme di Legge ove necessario, sono trasmessi con le stesse modalità della documentazione cartacea.

Le copie informatiche di documenti analogici, previa autenticazione nei modi e nelle forme di Legge ove necessario, sono trasmesse con le stesse modalità della documentazione informatica.

4. GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI

4.1. Flusso dei documenti

I documenti su supporto cartaceo possono pervenire nelle seguenti modalità:

• tramite il servizio di posta tradizionale, con consegna dei documenti direttamente all'Ufficio Protocollo generale;

• tramite consegna a mano da parte dei cittadini allo Sportello Protocollo generale

La ricezione dei documenti informatici è assicurata dalla casella istituzionale di posta elettronica certificata xxxxxxxxxx@xxx.xxxxxx.xxxxxx.xx collegata al sistema di protocollo informatico ed accessibile soltanto dagli operatori della UOC Protocollo Generale. Fanno eccezione i documenti ricevuti nelle altre caselle PEC autorizzate (Rif. Sezione 2.4), ove ne esistano, o sulle piattaforme informatiche che provvedono alla protocollazione in automatico (e-Procurement, SUAP, SUE, Whistleblowing).

Il Comune accetta le istanze dei cittadini inviate tramite posta elettronica certificata nel rispetto dell'art. 65, comma 1, del D. Lgs. 82/2005.

La ricezione di documenti su posta elettronica ordinaria è consentita. In tal caso spetta al gestore della casella di posta elettronica ricevente di stabilire se la

documentazione ricevuta possegga o meno i requisiti di autenticità e provenienza, nonché gli altri requisiti che ne rendono necessaria la protocollazione.

La posta in arrivo deve essere protocollata e successivamente smistata alla segreteria del Servizio competente, che provvederà all’assegnazione all’ufficio incaricato con le modalità indicate a punto 2.3 "Corrispondenza in entrata". Il soggetto dell'unità che effettua la presa in carico, agisce per tutta l'unità di appartenenza ed è responsabile degli adempimenti connessi. Il sistema registra chi effettua l'operazione di presa in carico.

E' necessario che siano individuate le segreterie amministrative dei singoli servizi ambiti e che le stesse siano composte da più di un soggetto, in quanto, al fine di scongiurare che, in caso di assenza, il documento non venga evaso.

Il sistema di assegnazione informatica dei documenti memorizza tutti i passaggi, l'identificativo dell'utente che effettua l'operazione, la data e l'ora di esecuzione. La traccia risultante definisce, ai fini normativi e regolamentari, i tempi del procedimento amministrativo ed i conseguenti riflessi sotto il profilo della responsabilità.

4.2. Documenti smistati o assegnati erroneamente

Nel caso di smistamento o assegnazione errati, la segreteria che riceve il documento provvede ad effettuare il rifiuto del documento tramite il sistema, indicando, qualora ne fosse a conoscenza, l’effettivo destinatario. Ciò consente all'ufficio mittente di procedere ad un nuovo smistamento o assegnazione. Qualora il documento sia stato trasmesso anche in formato cartaceo, lo stesso deve essere restituito all'Ufficio che lo ha inviato.

I termini per la definizione del procedimento amministrativo che eventualmente prende avvio dal documento decorrono comunque dalla data di protocollazione, pertanto il ritardo nell'effettuazione di tali operazioni costituisce illecito sanzionabile.

4.3. Oggetti ricorrenti

Ciascun Servizio può individuare tipologie di documenti per i quali concordare con il Protocollo generale l'indicazione esatta dell'oggetto, la titolazione, la tipologia e l'assegnazione a predeterminati soggetti o ambiti organizzativi. E' compito di ciascun Servizio provvedere a verificare il permanere dell'attualità di ciascun oggetto individuato e del relativo smistamento.

4.4. Documenti in arrivo

I documenti in entrata sono ricevuti dal Protocollo generale, fatti salvi i casi di cui al

2.4. I documenti pervenuti al Comune devono essere protocollati e smistati al servizio di competenza nella stessa giornata in cui sono pervenuti, compatibilmente con orario di arrivo e comunque in maniera tempestiva (per il protocollo differito vedi sezione 5.10).

Il Protocollo generale provvederà a scansionare i documenti cartacei quando non presentino particolari problematicità (formato e contenuto dei dati) e ad inviare, dopo i necessari adempimenti, agli uffici destinatari anche l'originale cartaceo.

4.5. Documenti cartacei: ricevuti tramite il servizio postale

Le buste o contenitori sono inizialmente esaminati dall'Ufficio Protocollo Generale per una preliminare verifica della sicurezza del contenuto, dell’indirizzo e del destinatario. Nel caso in cui si rilevi che il documento sia stato erroneamente spedito al Comune (perché per es. indirizzato ad altra amministrazione) si procede come descritto nella sezione 5.9.

Verificata la correttezza si procede all’apertura delle buste provvedendo alla contestuale registrazione, segnatura, classificazione.

In base ai principi generali di buona amministrazione la corrispondenza in entrata ed in uscita deve essere sempre indirizzata all’unità organizzativa competente e non a singole persone: qualora sulla busta sia indicato il nominativo di singoli dipendenti, nella presunzione che la corrispondenza sia comunque relativa all’attività istituzionale del Comune, la busta è regolarmente aperta, a meno che non riporti dicitura “riservata” o “personale” o ‘’SPM’’ (vedi sezione 5.12)

La corrispondenza ricevuta via telegramma è trattata con le modalità descritte nelle successive sezioni 5.14 e 5.15.

La busta deve essere conservata, a meno che il documento non sia pervenuto attraverso il servizio Postel o la posta massiva, cioè attraverso canali postali che non prevedono il timbro; in questo caso, la busta non contiene alcun elemento e quindi può essere cestinata. In caso, invece, il documento pervenga attraverso i canali postali tradizionali (posta prioritaria o raccomandata), la busta verrà allegata al documento cartaceo (in tal caso è consigliabile scansionare anche la busta parlante).

Per lo smistamento della documentazione cartacea si fa riferimento a quanto previsto al punto 2.3 Corrispondenza in entrata.

4.6. Documenti cartacei: presentati direttamente al Protocollo generale

I documenti cartacei, presentati direttamente allo Sportello Protocollo Generale durante l’orario di apertura al pubblico, orario reso noto tramite il sito istituzionale dell’ente e mediante cartello posto al di fuori dell’ufficio, sono protocollati, scansionati e smistati agli uffici di competenza nello stesso giorno di ricezione, compatibilmente con l'orario di arrivo e comunque tempestivamente, a mezzo del programma informatico. Anche il cartaceo verrà indirizzato all'ufficio di competenza.

L'operatore appone un’attestazione di ricevuta contenente data ed ora di ricezione su una copia del documento cartaceo, che viene rilasciata al presentatore del documento e sull’originale, ove possibile.

Per lo smistamento della documentazione cartacea si fa riferimento a quanto previsto al punto 2.3 Corrispondenza in entrata.

4.7. Documenti cartacei: ricevuti direttamente dagli uffici

Nel caso in cui il documento cartaceo arrivi direttamente all'ufficio interessato, sarà cura del Servizio trasmetterlo all'ufficio protocollo per la scansione e protocollazione. Il documento successivamente sarà rinviato al servizio di competenza.

Qualora si rendesse necessario individuare all'interno del servizio un dipendente abilitato alla protocollazione in entrata lo stesso, per tali funzioni, farà riferimento all'ufficio protocollo e dovrà attenersi alle indicazioni del servizio nel rispetto di quanto previsto dal presente manuale. In tal caso l'originale cartaceo resterà in carico all'ufficio ricevente; qualora l'istruttoria richieda di portare a conoscenza di altri uffici interni il documento, sarà inviato soltanto in formato digitale.

Per lo smistamento della documentazione cartacea si fa riferimento a quanto previsto al punto 2.3 Corrispondenza in entrata.

4.8. Documenti cartacei: originali plurimi inviati a più soggetti del Comune

Ogni documento in entrata, anche se redatto in più originali, deve essere individuato da un solo ed unico numero di protocollo, indipendentemente dal fatto che sia indirizzato per competenza o per conoscenza, a uno o più uffici del Comune.

Di conseguenza, qualora pervenga un documento diretto a più destinatari, l'ufficio protocollo provvederà alla registrazione indicando il destinatario competente, in base al prontuario di classificazione, e assegnando per conoscenza a tutti gli altri destinatari.

Nel caso in cui, oltre alla pluralità di destinatari, il documento tratti anche una pluralità di argomenti (pluralità di oggetti), si veda la procedura descritta nella sezione 4.9.

Per lo smistamento della documentazione cartacea si fa riferimento a quanto previsto al punto 2.3 Corrispondenza in entrata.

4.9. Documenti cartacei e informatici: unicità dell’argomento

Ogni documento in uscita o interno deve trattare necessariamente un solo argomento, riferirsi ad un solo procedimento e quindi, di norma, essere conservato in un unico fascicolo.

E’ consentito comunque che “copie” di uno stesso documento siano inserite in fascicoli diversi qualora sia necessario per uno stesso affare aprire più fascicoli con diversa classificazione. Qualora un documento cartaceo o informatico in entrata tratti più argomenti

afferenti a procedimenti diversi e conseguentemente a fascicoli diversi, l’addetto al protocollo effettuerà la registrazione e smisterà il documento al Dirigente che individuerà tutti i soggetti interessati. L’originale sarà in carico al responsabile dell’oggetto principale.

4.10. Documenti informatici: ricevuti a mezzo posta elettronica certificata

I documenti informatici sono ricevuti dalla casella istituzionale di Posta Elettronica Certificata xxxxxxxxxx@xxx.xxxxxx.xxxxxx.xx.

L'ufficio Protocollo generale, abilitato alla ricezione dei messaggi procede alla registrazione di protocollo. Qualora i documenti provengano da una casella di posta non certificata, l'istanza è ritenuta valida se il mittente può essere correttamente identificato tramite copia del documento di identità allegato (art. 65 CAD). La notifica al mittente dell’avvenuto recapito del messaggio è assicurata dagli specifici standard del servizio di posta elettronica.

Effettuata la protocollazione si procede ad attivare gli smistamenti conseguenti secondo le regole generali indicate nel presente manuale.

4.11. Documenti in uscita

Il Comune forma i documenti in uscita con mezzi informatici che soddisfano i requisiti di legge. I documenti informatici, compresi gli eventuali allegati, anch’essi informatici, sono inviati, per mezzo della posta elettronica certificata, eventualmente con firma digitale, se richiesto per la validità dell’atto.

La redazione di documenti originali su supporto cartaceo, nonché la copia di documenti informatici sul medesimo supporto, è consentita solo ove risulti necessaria, in particolare nel caso in cui il destinatario non sia presente nell’indice IPA e/o non disponga di casella di posta elettronica certificata. In questo caso il documento potrà essere redatto e sottoscritto in via informatica e contestualmente creata una copia cartacea, conforme all’originale, da inviare tramite posta ordinaria o raccomandata con avviso di ricevimento, come disposto dall'art. 3-bis comma 4-bis e 4-ter del CAD.

La redazione, registrazione, classificazione e fascicolazione dei documenti in uscita spetta ai singoli servizi, che dovranno altresì curare che venga attivata l’effettiva spedizione via pec attraverso il sistema gestionale. Per la spedizione del cartaceo l'Ufficio Spedizioni inserito nell’unità organizzativa dell’ufficio protocollo, svolge il ruolo di collettore ed interfaccia con il gestore del servizio postale, su richiesta dei servizi.

4.12. Documenti in uscita con destinatari esterni ed interni

I documenti di questo tipo devono essere registrati come documenti in uscita compilando il campo “MITT/DEST” con il nome del destinatario esterno. Per i destinatari interni saranno effettuate le normali operazioni di smistamento e carico della pratica.

4.13. Documenti interni: di preminente carattere giuridico probatorio

I documenti interni di preminente carattere giuridico-probatorio devono essere registrati sul protocollo informatico unico del Comune, classificati, fascicolati e inviati a cura del Responsabile della pratica (o degli Uffici di protocollo). La loro registrazione viene effettuata una sola volta dall’ufficio mittente. Il destinatario del documento interno non deve effettuare una nuova registrazione del documento in arrivo, ma può aggiungere ulteriori smistamenti e anche classificazioni, per consentire un’idonea trasmissione del documento al responsabile della pratica e una corretta collocazione dello stesso documento all’interno dei fascicoli gestiti dalla propria direzione.

Le procedure per la consegna e trasmissione di tali documenti si effettuano prevalentemente in via telematica. La presenza di eventuali allegati cartacei non utilmente “dematerializzabili” dovrà rilevarsi dalla registrazione di protocollo. Il documento interno viene prodotto e trasmesso comunque all’interno del sistema mentre l’allegato cartaceo verrà consegnato all’ufficio competente, che non provvederà a prendere in carico il documento finché questo non risulterà correttamente corredato degli allegati.

4.14. Documenti interni: di preminente carattere informativo

Tutta la documentazione interna di preminente carattere informativo è pubblicizzata nella intranet ovvero trasmessa via posta elettronica semplice. Per le comunicazioni interne per le quali sono in uso applicativi specifici si utilizzano tali strumenti ed esclusivamente in via telematica (senza che alla stessa faccia seguito trasmissione di cartaceo) e senza apposizione di alcun tipo di numero di protocollo. Per gli ulteriori procedimenti interni di routine per i quali non esista un applicativo specifico si utilizzano comunque le caselle ordinarie di posta elettronica, fatto salvo l'utilizzo di strumenti alternativi quali comunicazioni attraverso il sistema gestionale (ad es. chat) o rete intranet.

4.15. Documenti interni: circolari e disposizioni generali

Le circolari, le disposizioni generali e le altre comunicazioni interne che abbiano come destinatari tutti gli uffici del Comune saranno pubblicate nella intranet ovvero trasmessa via posta elettronica ordinaria che ciascun dipendente avrà cura di consultare quotidianamente.

5. MODALITÁ DI PRODUZIONE E CONSERVAZIONE DELLE REGISTRAZIONI DI PROTOCOLLO

5.1. Unicità del protocollo informatico

Nell’ambito del Comune il protocollo e la numerazione progressive delle registrazioni di protocollo sono unici. La numerazione inizia il 1 gennaio e si chiude il 31 dicembre di ogni anno, per ricominciare dal primo gennaio dell’anno successivo.

Ai fini dell'unicità del protocollo:

• Ogni documento reca un solo numero di protocollo.

• Non è consentito prenotare numeri di protocollo per documenti non ancora disponibili.

• Gli uffici che ricevono documenti già protocollati non devono effettuare una ulteriore registrazione, bensì provvedere, se del caso, ad ulteriori smistamenti.

• Non è consentita l’identificazione dei documenti mediante l’assegnazione manuale di numeri di protocollo che il sistema informatico ha già attribuito ad altri documenti, anche se questi documenti sono strettamente correlati tra loro. Non è pertanto consentito in nessun caso la cosiddetta registrazione “a fronte”, cioè l’utilizzo di un unico numero di protocollo per il documento in arrivo e per il documento in partenza neppure qualora l’affare si esaurisca con la sola risposta e nemmeno se la registrazione avviene nel medesimo giorno lavorativo.

• Il registro di protocollo è un atto pubblico originario che fa fede della esistenza delle effettive data ed ora di ricevimento o spedizione di un documento, indipendentemente dalla regolarità del documento stesso, ed è idoneo a produrre effetti giuridici.

• Il registro di protocollo è soggetto alle forme di pubblicità e di tutela di situazioni giuridicamente rilevanti previste dalla normativa vigente.

• Tutti i dipendenti accreditati al sistema sono tenuti alla riservatezza.

5.2. Registrazione di protocollo

Ogni documento ricevuto e spedito dal Comune e ogni documento interno formale è oggetto di registrazione con il sistema di gestione del protocollo informatico consistente nella memorizzazione dei dati obbligatori.

La disciplina del Testo Unico prevede che la registrazione di protocollo per ogni documento ricevuto o spedito dalle pubbliche amministrazioni è effettuata mediante la memorizzazione delle seguenti informazioni:

a) numero di protocollo del documento generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile;

b) data di registrazione di protocollo assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile;

c) mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, il destinatario o i destinatari per i documenti spediti, registrati in forma non modificabile;

d) oggetto del documento, registrato in forma non modificabile;

e) data e protocollo del documento ricevuto, se disponibili;

f) l'impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, costituita dalla sequenza di simboli binari in grado di identificarne univocamente il contenuto, registrata in forma non modificabile.

Quando il documento è cartaceo, i dati obbligatori per poter avviare la protocollazione (numero di Protocollo generale/PG) sono :

• l’oggetto (che deve essere esplicativo, in modo tale da favorire le future ricerche)

• la provenienza (ad es. quando l'acquisizione avviene allo sportello).

Il documento digitale, acquisito tramite PEC, permette l'acquisizione del numero di PG soltanto dopo avere inserito tutti i dati necessari per completare la protocollazione, come riportati nella sezione 5.3.

Il sistema, tuttavia, consente all’utente che ha effettuato l’inserimento iniziale di intervenire modificando l’oggetto e l’inserimento di un eventuale ulteriore allegato, al fine di poter correggere eventuali errori di tipo materiale, in una finestra temporale pari ad un massimo di 1 ora dalla registrazione originaria, comunque all’interno della stessa giornata. Per ulteriori modifiche, solo il Responsabile della gestione documentale o persone da questi incaricate autorizza le operazioni di correzione, che vengono comunque registrate dal sistema ed è vietato effettuare modifiche che eccedano la mera correzione dell’errore materiale. In caso di errore diverso è necessario ricorrere all’annullamento della registrazione di cui alla sezione 5.5.

Non si potrà mai procedere alla protocollazione di un documento interno o in uscita cartaceo privo di firma autografa o digitale.

5.3. Elementi riportati nella registrazione di protocollo

Il documento protocollato, riporta i seguenti dati:

• il numero di protocollo del documento (assegnato automaticamente dal sistema);

• la data di registrazione di protocollo (assegnata automaticamente dal sistema);

• l’unità e l’utente protocollante (assegnati automaticamente dal sistema);

• il mittente o il destinatario;

• l'assegnatario;

• l’oggetto del documento;

• gli allegati;

La registrazione di protocollo di un documento può riportare anche la data e il numero di protocollo del documento ricevuto ed ogni altra informazione utile o necessaria, se disponibili. Nel caso fosse di interesse, è possibile inserire delle note alla registrazione.

5.4. Registro giornaliero di protocollo

Il Sistema di Gestione del protocollo provvede al riversamento, su supporto digitale non modificabile, del registro giornaliero di protocollo. Tale Registro è costituito dall’insieme delle informazioni inserite con l’operazione di registrazione nell’arco dello stesso giorno.

Tale operazione viene effettuata, secondo i termini legislativi, il giorno lavorativo successivo, in modo automatico dal sistema opportunamente programmato.

In merito alle politiche di gestione della conservazione digitale dei documenti :

• La definizione dei termini e dei dati da conferire in conservazione, è a carico del Responsabile della Conservazione Digitale dell’Ente;

• L’implementazione tecnologica di tali operazioni è a carico del Servizio Innovazione che comunica le necessarie indicazioni al Conservatore Esterno.

• L’operazione di conferimento al Conservatore Digitale Certificato esterno viene pianificata in automatico, senza intervento di operatori, a meno di situazioni particolari o di emergenza

• La conservazione viene effettuata a cura del Conservatore Digitale Certificato esterno, nel rispetto delle normative vigenti.

5.5. Annullamento delle registrazioni di protocollo

In caso di errore nella registrazione di protocollo che non sia un mero errore materiale sull’oggetto di cui alla sezione 5.2, si dovrà ricorrere all’annullamento della registrazione.

L’annullamento di una registrazione di protocollo deve essere richiesto con specifica nota al responsabile del protocollo, adeguatamente motivata all'indirizzo di posta elettronica xxxxxxx.xxxxxxxxxx@xxxxxx.xxxxxx.xx gestita dal Protocollo generale, che è l’unico soggetto autorizzato ad annullare.

I dati relativi alla registrazione di protocollo annullati rimangono memorizzati (storicizzati) nel registro informatico unitamente alla data, all’autore dell’annullamento e agli estremi del provvedimento d’autorizzazione.

Nelle note è obbligatorio indicare da chi e quando è pervenuta la richiesta di annullamento.

5.6. Segnatura di protocollo dei documenti

La segnatura di protocollo è l’apposizione o l’associazione all’originale del documento, in forma permanente non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso per consentire di individuarlo in modo inequivocabile come meglio descritto nei punti successivi. L’operazione di segnatura di protocollo è effettuata contemporaneamente all’operazione di registrazione di protocollo.

• Acquisizione dei documenti cartacei: una volta effettuata l’acquisizione del documento, ed averlo allegato alla registrazione di protocollo (operazione che può e deve essere contestuale alla registrazione) la segnatura di protocollo avviene attraverso l’apposita funzione, sulla copia acquisita. Al corrispondente ne viene eventualmente rilasciata ricevuta di protocollazione.

• Acquisizione dei documenti informatici: il sistema di gestione Sicraweb assegna automaticamente la segnatura di protocollo conformemente alle disposizioni tecniche vigenti.

5.7. Elementi della segnatura

Gli elementi della segnatura ex art. 55, comma 1 del Testo Unico (attinenti alla funzione identificativa di carattere giuridico-probatorio) contenuti nel timbro sono:

1. il numero progressivo di protocollo;

2. la data di protocollo;

3. l’identificazione in forma sintetica dell’amministrazione.

Il Comune si riserva di verificare e aggiornare le informazioni incluse nella segnatura informatica dell'attuale sistema di protocollazione, in conformità alle normative vigenti.

5.8. Documenti da non protocollare

Sono esclusi dalla protocollazione i documenti per i quali la normativa non prevede tale atto, ovvero prevede forme di registrazione alternative. Tra questi vi sono: “le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e i notiziari della pubblica amministrazione, le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni e tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare dell’amministrazione”.

Inoltre, sono esclusi dalla registrazione di protocollo tutti documenti che per loro natura non rivestono alcuna rilevanza giuridico-amministrativa presente e futura quali, ad esempio, gli atti interni che non costituiscono fasi obbligatorie e imprescindibili dei procedimenti amministrativi e quelli di preminente carattere informativo nonché i documenti di interesse effimero (ringraziamenti, congratulazioni, inviti)

Gli atti registrati nel Sistema di gestione degli atti amministrativi (Circolari, Delibere di Giunta Municipale e Consiglio Comunale, determinazioni dirigenziali, ordinanze dei Servizi, decreti e ordinanze sindacali e altri tipi di pratiche per le quali è previsto una numerazione automatica dei sistemi es. procedimenti demografici, tributi, gare telematiche) sono classificati e numerati automaticamente dal programma, tramite l’apposizione di un numero identificativo progressivo nell’ambito del registro di riferimento per ciascuna delle tipologie sopra indicate. Di conseguenza è preferibile evitare la trasmissione di tali documenti, non solo in forma cartacea, ma anche digitale, essendo sufficiente il riferimento corretto agli estremi dell’atto che consenta all’ufficio ricevente la facile ricerca e consultazione all’interno dell’archivio informatico.

5.9. Documenti pervenuti per errore al Comune

I documenti pervenuti per errore al Comune non devono essere protocollati e devono essere restituiti a cura dell’Ufficio Protocollo alla posta con la dicitura “erroneamente pervenuto al Comune il…”. Se il documento è pervenuto erroneamente tramite PEC, ne va fatta segnalazione formale al mittente con lo stesso mezzo. Nel caso in cui l’errore venga rilevato soltanto dopo la protocollazione l’addetto al protocollo provvede a richiedere l’annullamento della registrazione..

5. 10. Protocollo differito

Nel caso di temporaneo, eccezionale ed imprevisto carico di lavoro, che non permetta di evadere la corrispondenza ricevuta nella giornata di arrivo e comunque non oltre le 48 ore dal ricevimento e qualora dalla mancata registrazione di protocollo possa venire meno un diritto di terzi (ad esempio per la registrazione di un consistente numero di domande di partecipazione ad un concorso in scadenza) con motivato provvedimento del Responsabile della Gestione documentale è autorizzato l’uso del protocollo differito. Nel provvedimento (modulo di autorizzazione alla registrazione differita) sono indicati la tipologia di documenti da ammettere a registrazione differita, le cause che determinano la necessità di procedere al differimento dei termini di registrazione e la durata del periodo di differimento (massimo 7 giorni lavorativi).

Il protocollo differito si applica solo ai documenti in arrivo e per tipologie omogenee di documenti.

Per certificare l’arrivo della corrispondenza soggetta a registrazione differita l’addetto al protocollo provvede ad apporre sui documenti un timbro dell’ufficio di appartenenza con la data di arrivo, un numero progressivo di arrivo del documento, sequenziale sull’intero periodo di differimento, e la sigla autografa dell’operatore. Terminato il periodo di differimento l’addetto al protocollo procederà alla protocollazione dei documenti rispettando il numero progressivo di arrivo segnato e avendo cura di indicare nella maschera di protocollo la data di effettivo arrivo del documento che, in tal caso, assume valore legale anche se precedente a quella di protocollo.

In tutti i casi in cui si presenti la necessità di protocollare un numero consistente di documenti, sia in ingresso che in uscita, qualora sia possibile, l’ufficio interessato deve comunque darne comunicazione al responsabile del Protocollo generale con sufficiente anticipo, al fine di concordare tempi e modi di protocollazione e di spedizione.

5.11. Documenti riservati (Protocollo riservato)

Sono previste particolari forme di riservatezza per i documenti relativi a procedimenti disciplinari nei confronti dei dipendenti, vicende o a fatti privati, politici o giudiziari (giudizi pendenti) o documenti che richiedono, comunque, una trattazione riservata.

La procedura del protocollo riservato si applica anche ai documenti che, per la natura dell'oggetto o del soggetto a cui si riferiscono, devono essere resi visibili eclusivamente ai soggetti abilitati, titolari del procedimento, nel pieno rispetto della normativa sulla privacy.

I documenti registrati con tali forme appartengono al cosiddetto “protocollo riservato” costituito dalle registrazioni il cui accesso è autorizzato solo alle persone espressamente abilitate. Queste ultime hanno comunque la visibilità dei soli documenti riservati trattati dall’unità di appartenenza. Le procedure adottate per la gestione dei documenti ad accesso riservato, comprese le registrazioni, la segnatura, la classificazione e la fascicolazione, sono le stesse adottate per gli altri documenti.

5.12. Corrispondenza personale o riservata

La corrispondenza indirizzata ad una singola persona è regolarmente aperta dall'Ufficio Protocollo a meno che sulla busta non sia riportata la dicitura “riservata” o “personale” o ‘’SPM’’.

La corrispondenza recante tale dicitura viene consegnata in busta chiusa al destinatario il quale ne valuterà il contenuto e nel caso dovesse riguardare l’ente, se reputa che i documenti ricevuti debbano essere protocollati, provvede a trasmetterli all’ufficio di protocollo di riferimento.

5.13. Protocollazione di documenti consegnati direttamente

La corrispondenza ricevuta con rimessa diretta dall’interessato o da persona da questi delegata, viene protocollata, dall’Ufficio Protocollo Generale, al momento della presentazione, dando ricevuta dell’avvenuta consegna con gli estremi della segnatura di protocollo.

Nell’eventualità che non sia possibile procedere immediatamente alla registrazione dei documenti ricevuti con rimessa diretta, essi saranno accantonati e protocollati successivamente come descritto nella sezione 5.10. In questo caso al mittente, o al suo delegato, viene rilasciata ugualmente ricevuta senza gli estremi del protocollo.

5.14. Protocollazione dei telegrammi

I telegrammi ricevuti dall’Amministrazione sono registrati tramite lettore ottico dall'Ufficio Spedizioni e inviati ai Servizi di competenza. La loro protocollazione segue i medesimi criteri della posta ordinaria.

5.15. Documenti anonimi o non firmati

Il personale addetto alla protocollazione è tenuto ad attestare la data, la forma e la provenienza di ogni documento. I documenti anonimi o non firmati non rispettano i requisiti per la protocollazione, e non vanno protocollati. Se si ritiene che abbiano comunque rilievo giuridico va fatta una relazione da parte di chi li ha ricevuti e si protocolla quella, e si allega, se è il caso, il documento allegato.

5.16. Integrazioni documentarie

Gli addetti al protocollo non sono tenuti a controllare la completezza formale e sostanziale della documentazione pervenuta, ma sono tenuti a registrare il documento e gli eventuali allegati. La verifica dela completezza formale spetta al responsabile della pratica, che deve comunicare all’interessato la necessità di eventuali integrazioni, indicare con precisione l’Unità Organizzativa al quale inviarle, specificare se l’assenza della documentazione comporta interruzione o sospensione del procedimento. I documenti presentati ad integrazione devono essere protocollati al momento dell’arrivo, con l’attribuzione di un nuovo numero ed inseriti nel fascicolo relativo.

6. MODALITÀ DI UTILIZZO DEL REGISTRO DI EMERGENZA

6.1. Registro di emergenza

Qualora per cause tecniche si verifichino interruzioni nel funzionamento del sistema di protocollo informatico, gli uffici del Comune sono tenuti ad effettuare la registrazione di protocollo su un registro di emergenza.

Il registro di emergenza viene predisposto a livello informatico su postazioni di lavoro operanti fuori rete e, nel caso le interruzioni siano dovute alla mancanza di energia elettrica, deve essere disponibile un analogo registro di emergenza in formato cartaceo.

Le registrazioni di protocollo effettuate sul registro di emergenza sono identiche a quelle eseguite sul registro di protocollo generale.

Al ripristino della funzionalità del sistema di protocollo informatico tutte le registrazioni effettuate mediante i registri di emergenza vengono recuperate dal sistema, continuando la numerazione del protocollo generale raggiunta al momento dell’interruzione del servizio. Nel caso eccezionale in cui debbano essere effettuate registrazioni su supporto cartaceo, le stesse verranno trasfuse, comunque, in un registro di emergenza informatico e successivamente riversate nel sistema. Qualora ciò non sia possibile al ripristino del sistema deve in ogni caso provvedersi all’attribuzione di un numero di protocollo al registro di emergenza.

La data in cui è stata effettuata la protocollazione sul registro di emergenza è quella a cui si fa riferimento per la decorrenza dei termini del procedimento amministrativo.

Sul registro di emergenza sono riportate la data e l’ora di inizio dell’interruzione nonché la data e l’ora del ripristino della funzionalità del sistema. Qualora l’impossibilità di utilizzare la procedura informatica si prolunghi oltre le ventiquattro ore il Responsabile della Gestione documentale può autorizzare l’uso del registro di emergenza per periodi successivi di non più di una settimana.

6.2. Utilizzo del registro di emergenza

Per ogni giornata di registrazione di emergenza è riportato sul relativo registro il numero totale di operazioni registrate manualmente. La sequenza numerica utilizzata su un registro di emergenza garantisce comunque l’identificazione univoca dei documenti registrati.

6.3. Chiusura e recupero del registro di emergenza

Quando viene ripristinata la piena funzionalità del sistema di protocollo informatico, l’Ufficio Protocollo generale provvede alla chiusura del registro di emergenza, dal quale devono risultare il numero delle registrazioni effettuate e la data e l’ora di ripristino della funzionalità del sistema.

Le informazioni relative ai documenti protocollati in emergenza sono inserite nel sistema informatico di protocollo utilizzando un’apposita funzione di recupero dati.

Durante la fase di recupero dati a ciascun documento registrato in emergenza viene attribuito un numero di protocollo generale che deve mantenere stabilmente la correlazione con il numero utilizzato in emergenza.

7. SISTEMA DI CLASSIFICAZIONE, FASCICOLAZIONE, ARCHIVIAZIONE E CONSERVAZIONE GESTIONE DEI DOCUMENTI

(GM n° 120/2019 del 16/04/2019 APPROVAZIONE DEL PIANO DI CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI CARTACEI (MASSIMARIO DI SCARTO)

7.1. Conservazione dei documenti

In caso di originale cartaceo la scansione che viene effettuata non sostituisce la conservazione cartacea degli originali.

Ai fini della creazione del fascicolo informatico, almeno per contenere i documenti informatici prodotti dall’Amministrazione, è necessario che a questo venga dato preminenza, curando per quanto possibile la sua completezza con l’inserimento dei documenti relativi al cartaceo pervenuto mediante scansione.

7.2. Archivio corrente

L’archivio corrente è formato dalla documentazione relativa all’attività corrente e alla trattazione degli affari in corso. Si tratta, per lo più, di documenti riferiti all’anno in corso, o agli anni immediatamente antecedenti, purché relativi a pratiche ancora aperte. I fascicoli sono conservati presso ciascun Servizio secondo le modalità e nei luoghi che i Servizi stessi definiscono.

7.3. Titolario di classificazione

Il Titolario è lo schema logico utilizzato per organizzare i documenti in base alle funzioni e alle materie di competenza del Comune. Esso si divide in titoli, rubrica e sezione. Il Titolo individua per lo più funzioni primarie e di organizzazione dell’ente (macrofunzioni); le successive partizioni (rubrica, sezione) corrispondono a specifiche competenze che rientrano concettualmente nella macrofunzione descritta dal titolo, articolandosi gerarchicamente tra loro in una struttura ad albero. Il Xxxxxxxxx è uno strumento suscettibile di aggiornamento in quanto descrive le funzioni e le competenze dell’ente soggette a modifiche in forza di leggi e regolamenti. Esso viene aggiornato su proposta del Responsabile della gestione documentale, in accordo con gli uffici interessati e le eventuali modifiche ed integrazioni entrano in vigore il 1 gennaio dell’anno seguente alla loro approvazione.

Il Xxxxxxxxx non è retroattivo: non si applica cioè ai documenti protocollati prima della sua introduzione. Viene garantita la storicizzazione delle variazioni di titolario e la possibilità di ricostruire le diverse voci nel tempo mantenendo stabili i legami dei fascicoli e dei documenti con la struttura del Titolario vigente al momento della produzione degli stessi. Rimane possibile registrare documenti in fascicoli già aperti fino alla conclusione e chiusura degli stessi.

Il Titolario adottato dal Comune è quello riportato all'Allegato n. 2.

7.4. Classificazione dei documenti

La classificazione è l’operazione finalizzata alla organizzazione dei documenti secondo lo schema logico del Titolario. Tutti i documenti ricevuti e prodotti dall’amministrazione, indipendentemente dal supporto sul quale vengono formati o forniti, sono classificati in base al Titolario. La classificazione deve avvenire contestualmente alla registrazione.

La classificazione è modificabile e in caso di errore non sarà necessario ricorrere all’annullamento dell’intera registrazione, fermo restando che resterà traccia delle modifiche effettuate.

7.5. Fascicolazione dei documenti

I documenti prodotti o ricevuti dal Comune, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, vengono collocati all'interno di un contenitore digitale che prende il nome di fascicolo.

L’operazione viene effettuata dal soggetto che gestisce la pratica, contestualmente all'acquisizione del numero di protocollo del documento capofila.

La formazione del fascicolo informatico prevede che all’interno dello stesso siano contenuti: documenti in entrata, in uscita o interni formati digitalmente e protocollati e riporta le seguenti indicazioni, come disposto dall'art. 41 del CAD:

• l'amministrazione che cura la costituzione e la gestione del fascicolo medesimo;

• il responsabile del procedimento

• il numero di protocollo del documento capofila e l'assegnatario

• l'oggetto del procedimento

• il numero identificativo del fascicolo

• la titolazione

• eventuali altre amministrazioni coinvolte

Qualora insorgano esigenze pratiche il fascicolo può essere distinto in sottofascicoli.

Ciascun ufficio ha la visibilità solo dei propri fascicoli e dei documenti relativi. Il sistema comunque consente la condivisione di uno stesso fascicolo, qualora ve ne sia la necessità o l’opportunità e previa richiesta all’ufficio titolare dei documenti. E’ quindi possibile che in relazione allo stesso “affare” vi siano più fascicoli (es. il fascicolo del progetto, il fascicolo della gara, il fascicolo relativo all’esecuzione).

I fascicoli di distinguono in :

• fascicoli relativi ad affari o procedimenti amministrativi;

• fascicoli relativi a persone fisiche o giuridiche (ad esempio: personale dipendente, associazioni, attività economiche ecc.).

7.6. Apertura e chiusura del fascicolo

Con decorrenza dalla data in vigore del presente manuale tutti i fascicoli vengono aperti con mezzi informatici (fascicolo elettronico) e conterranno principalmente documenti informatici ed eventualmente documenti creati su supporto cartaceo previa scannerizzazione.

Tuttavia, resteranno cartacei quei fascicoli (o sotto-fascicoli) destinati a contenere notevoli quantità di originali cartacei dalla cui scannerizzazione non derivi un effettivo beneficio per la gestione della pratica Ogni ufficio valuterà l’effettiva utilità e necessità della scannerizzazione ai fini della completezza del fascicolo elettronico, fermo restando che solo la presenza di documentazione cartacea delle tipologie suddette esime dalla scannerizzazione della documentazione pervenuta.

Il fascicolo viene aperto direttamente su una voce di classificazione.

I sottofascicoli vengono aperti dal servizio competente, uno per ciascun procedimento, i sotto-sottofascicoli vengono aperti dai responsabili della singola pratica, uno per ogni fase del procedimento

I fascicoli potranno avere durata annuale nel caso in cui si riferiscano ad attività amministrativa semplice non discrezionale e ripetitiva, che si esaurisca in risposte obbligate o meri adempimenti; se invece sono destinati a contenere atti relativi ad una certa pratica, indipendentemente dalla sua durata, resteranno aperti fino a quando la pratica stessa non sarà conclusa.

La data di chiusura corrisponderà alla data dell’ultimo documento inserito. Esso sarà archiviato rispettando l’ordine di classificazione e la data della sua chiusura.

Il fascicolo viene chiuso all'esaurimento dell'affare o al termine del procedimento amministrativo dall'ufficio assegnatario della pratica, previa:

• verifica della completezza dei documenti contenuti e loro integrità;

• scarto di copie, appunti, ininfluenti per la conservazione;

• ordinamento cronologico dei documenti (dal più recente al meno recente)

• eventuale invio all'Archivio di deposito

Il Comune, laddove possibile, privilegia la conservazione informatica dei fascicoli, attraverso la formazione digitale dei documenti e, qualora siano su formato cartaceo,

attraverso la scansione dei documenti, associati a firma digitale del responsabile della pratica, secondo quanto disposto dall'art. 22 del CAD.

7.7. Fascicoli relativi a procedimenti amministrativi

Qualora un documento dia luogo all’avvio di un procedimento amministrativo, il responsabile della pratica assegnatario del documento stesso provvede all’apertura di un nuovo fascicolo. La data di avvio del procedimento amministrativo connesso alla presentazione dell'istanza è il primo giorno utile di apertura dell'ufficio, salvo diversa espressa disposizione da parte del Comune.

Se il documento si riferisce ad un procedimento in corso questo sarà inserito in un fascicolo già esistente.

Il fascicolo viene chiuso al termine del procedimento amministrativo ed eventualmente versato all’archivio di deposito (Art. 7.10).

7.8. Fascicoli relativi a persone fisiche o giuridiche

Quando il documento non dia luogo ad un affare o procedimento amministrativo per ogni persona fisica o giuridica potrà essere creato un fascicolo nominativo. Il fascicolo verrà aperto al momento dell’inizio del rapporto con il Comune e chiuso al momento della cessazione dello stesso.

7.9. Repertori dei fascicoli

Lo strumento di gestione e reperimento dei fascicoli è il Repertorio dei Fascicoli. La struttura del repertorio rispecchia quella del titolario di classificazione e quindi varia in concomitanza con l’aggiornamento di quest’ultimo. Mentre il titolario rappresenta le funzioni e le competenze che l’ente può esercitare in base alle proprie funzioni istituzionali e le aggrega per materie omogenee, il repertorio dei fascicoli rappresenta in concreto le attività svolte e i documenti prodotti in relazione a queste attività.

7.10. L'Archivio comunale

Per archivio si intende il complesso degli atti spediti e ricevuti dal Comune per l'esercizio delle proprie funzioni.

L'archivio è unico. La suddivisione in tre parti: archivio corrente, archivio di deposito e archivio storico è dovuta alla differente gestione dei documenti, in rapporto al loro utilizzo e alla loro età.

L'Archivio comunale è un bene culturale dalla fase corrente a quella storica. E' soggetto alle norme previste dal Codice dei Beni culturali, che obbligano l'Ente a conservare correttamente l'archivio nella sua integrità e ad inventariare l'archivio storico, costituito dai documenti relativi agli affari esauriti da oltre 40 anni (art. 30 e art. 170 D. Lgs

42/2004), rendendolo liberamente consultabile agli studiosi, secondo le modalità e i limiti previsti agli artt 122 e ss., come definito nella sezione 7.12 del presente Manuale.

7.11. Gestione dell’Archivio di deposito

Per archivio di deposito si intende il complesso dei documenti relativi ad affari e a procedimenti amministrativi conclusi, per i quali non risulta più necessaria una trattazione o comunque verso i quali sussista un interesse sporadico. Nel sistema di gestione documentale i fascicoli chiusi, costituiranno l’archivio di deposito. Ogni Servizio nomina un responsabile che si occupa della gestione e conservazione del proprio archivio di deposito. Tale responsabile ha il compito di conservare la documentazione, garantirne l’accesso, registrare i movimenti del materiale documentario dato in consultazione, collaborare con il responsabile dell'Archivio storico nella selezione della documentazione per lo scarto ed il versamento all’Archivio storico, quindi di redigere gli elenchi di scarto e gli elenchi di versamento.

7.12. Il versamento dei fascicoli dall’archivio corrente all’archivio di deposito

Periodicamente (almeno una volta all’anno) i responsabili delle varie pratiche devono provvedere a verificare il permanere dell’attualità dei fascicoli aperti ed effettuare la chiusura dei fascicoli destinati a non contenere ulteriori documenti. A seguito di questa verifica, se si tratta di fascicoli e documenti cartacei, devono consegnare al responsabile dell’archivio di deposito del Servizio i fascicoli relativi ad affari e procedimenti amministrativi conclusi o comunque non più necessari ad una trattazione corrente.

Prima di effettuare il conferimento di cui sopra il responsabile della pratica provvede allo scarto di eventuali copie e fotocopie di documentazione di cui è possibile l’eliminazione al fine di garantire la presenza dei soli documenti relativi alla pratica e a verificare che il materiale da riversare sia correttamente organizzato. Il responsabile della pratica, sempre qualora si tratti di fascicoli cartacei, procede alle registrazioni ed annotazioni del caso indicando la data di chiusura del fascicolo.

Vedi Allegato n.4 “Elenco di versamento dei fascicoli dall'archivio corrente all'archivio di deposito”

7.13. Selezione dei documenti per la conservazione e lo scarto

Nel rispetto delle procedure previste dal Piano di conservazione e Massimario di scarto adottato dall’Amministrazione comunale (GM 120/2019) il responsabile dell’archivio di deposito del Servizio deve attivare ogni anno la procedura di selezione dei documenti da destinare alla conservazione permanente - da versare all’archivio storico - e di quelli, che non più rilevanti negli aspetti giuridici amministrativi e storici, sono destinati ad essere scartati. Il responsabile dell’archivio di deposito di Servizio avvia la procedura, informando

il Responsabile della gestione documentale, o un suo delegato, e attenendosi alle indicazioni contenute nel massimario di scarto vigente.

L'elenco di scarto dovrà contenere:

• la descrizione delle tipologie di documenti da eliminare, specificando se trattasi di originali o di copie;

• gli estremi cronologici per ciascuna tipologia e l'eventuale titolazione;

• peso espresso in Kg/X.xx

• quantità e tipo di contenitore;

• motivazione dello scarto

L'elenco dei documenti proposti per lo scarto dovrà essere trasmesso al responsabile dell'Archivio storico, che, dopo un esame preliminare delle unità archivistiche ritenute inutili, provvede a restituirlo al Servizio di provenienza e inviare tramite posta elettronica certificata (PEC) il suddetto elenco alla Soprintendenza archivistica per il nulla osta.

Ricevuto il nulla-osta della Soprintendenza archivistica competente il Comune procede allo scarto dei documenti contenuti nell'elenco con le modalità previste dal massimario di scarto che ne garantisca in modo certo la distruzione, con particolare attenzione ai documenti contenenti dati sensibili, dei quali devono essere impediti usi impropri.

Il verbale di scarto dovrà riportare i riferimenti all'autorizzazione concessa dalla Soprintendenza, il numero e il peso complessivo dei pezzi da eliminare e la dichiarazione esplicita del soggetto incaricato della distruzione dei documenti, se diverso dall’ente, a non farne un uso diverso, evitando la comunicazione dei dati in essi contenuti.

Copia del verbale di scarto degli atti, dovrà essere trasmesso alla Soprintendenza archivistica entro 60 giorni, per la conclusione del procedimento.

I documenti destinati alla conservazione permanente dovranno invece essere riversati nell'archivio storico, previo accordo con il soggetto responsabile dell'Archivio storico del Comune, compilando l'elenco, come da modulo Allegato n. 5 “Elenco di versamento dei fascicoli per la conservazione permanente” dall'archivio di deposito all'archivio storico”.

7.14. Archivio storico e Piano di conservazione e consultazione dei documenti

L' Archivio Storico Comunale, è dedicato alla conservazione della memoria dell'ente e contribuisce alla ricerca storica garantendo a tutti i cittadini il libero accesso alle informazioni, ad eccezione dei documenti contenenti dati idonei a rilevare lo stato di salute,

la vita sessuale o rapporti riservati di tipo familiare. L'Archivio Storico Comunale può essere gestito in collaborazione con Enti esterni (archivio di Stato). Le modalità di consultazione dell'archivio storico saranno disciplinate da apposito regolamento.

L' Archivio Storico sovrintende al corretto funzionamento dell'intero ciclo di gestione documentale, conservazione, ordinamento, inventariazione, consultazione, nonché promuove attività didattiche divulgative e di ricerca storica.

Il Gruppo di lavoro che si occuperà dell'adeguamento del Titolario del Comune, dovrà inoltre ridefinire il massimario di scarto seguendo le indicazioni del Gruppo di lavoro per la formulazione di proposte e modelli per la riorganizzazione dell'archivio dei Comuni, sopracitato.

8. MISURE PER LA SICUREZZA INFORMATICA

8.1. Misure di sicurezza

Il Responsabile della gestione documentale e il Responsabile del Servizio Innovazioni Digitali, o loro delegati, definiscono le misure di sicurezza del sistema di gestione informatica dei documenti, in coerenza con quanto previsto in materia dagli articoli 50-bis e 51 del CAD e dalle linee guida emanate dall'Agenzia per l'Italia digitale sui “Servizi minimi essenziali per l'adozione delle soluzioni di disaster recovery”, nonché nel rispetto del GDPR Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (UE) n. 2016/679; garantiscono che i documenti e le informazioni trattate dal Comune siano disponibili, integri, riservati e che per i documenti informatici sia assicurata la autenticità, la validità temporale e l’estensione della validità temporale.

I dati, in relazione alle conoscenze acquisite in base al progresso tecnico, alla loro natura e alle specifiche caratteristiche del trattamento, vengono custoditi in modo da ridurre al minimo, mediante l’adozione di idonee e preventive misure di sicurezza, i rischi di distruzione o perdita, anche accidentale, di accesso non autorizzato o di trattamento non consentito o non conforme alle finalità della raccolta.

9. DISPOSIZIONI FINALI - NORME TRANSITORIE

9.1. Modalità di approvazione e aggiornamento del Manuale

Il presente Manuale potrà essere aggiornato a seguito di:

• proposte elaborate dai gruppi di lavoro appositamente individuati

• normativa sopravvenuta

• introduzione di nuove pratiche tendenti a migliorare l'azione amministrativa in termini di efficacia, efficienza e trasparenza

• inadeguatezza delle procedure rilevate nello svolgimento delle attività correnti

• modifiche da apportare agli allegati

• in ogni altro caso in cui si renda necessario

9.2. Disposizioni transitorie

Nelle more del completo passaggio alla completa digitalizzazione e dematerializzazione :

- è consentita la redazione dei documenti originali dell'Amministrazione su supporto cartaceo e la copia di documenti informatici sul medesimo supporto soltanto se risulta necessaria per ragioni di urgenza o per problematiche tecniche specifiche;

- resteranno cartacei quei fascicoli (o sotto-fascicoli) destinati a contenere notevoli quantità di originali cartacei dalla cui scannerizzazione non derivi un effettivo beneficio per la gestione della pratica;

- qualora i destinatari di un documento in uscita tramite posta elettronica certificata siano in numero superiore a tre nella registrazione di protocollo può essere riportato il nominativo del primo destinatario con la seguente indicazione “… ed altri. Vedi elenco allegato”. Alla registrazione di protocollo deve essere associato il file contenente l’elenco dei destinatari.

9.3. Pubblicità e entrata in vigore

Le disposizioni contenute nel presente manuale entreranno in vigore dal primo giorno del mese successivo alla data di approvazione della relativa deliberazione.

In ottemperanza alla normativa vigente il presente manuale viene reso accessibile nelle seguenti forme:

• per il personale del Comune mediante pubblicazione nella rete Intranet

• per il pubblico mediante pubblicazione sul sito del Comune di Latina (sezione Regolamenti)

ALLEGATO 1. DEFINIZIONI ARCHIVIO

L’archivio è la raccolta ordinata degli atti spediti, inviati o comunque formati all’Amministrazione nell’esercizio delle funzioni attribuite per legge o regolamento, per il conseguimento dei propri fini istituzionali. Gli atti formati e/o ricevuti dall’Amministrazione sono collegati tra loro in un rapporto di interdipendenza, determinato dal procedimento o dall’affare al quale si riferiscono. Essi sono ordinati e conservati in modo coerente e accessibile alla consultazione; l’uso degli atti può essere amministrativo, legale o storico. L’archivio è unico, anche se, convenzionalmente, per motivi organizzativi, tecnici, funzionali e di responsabilità, esso viene diviso in tre sezioni: corrente, di deposito e storico;

ARCHIVIO CORRENTE

E’ costituito dal complesso dei documenti relativi ad affari e procedimenti amministrativi in corso di istruttoria e di trattazione o comunque verso i quali sussista un interesse attuale; ne fanno parte anche le banche dati e i sistemi informativi che trattino dati e informazioni utilizzati per lo svolgimento dell'attività amministrativa

ARCHIVIO DI DEPOSITO

E’ costituito dal complesso dei documenti relativi ad affari e a procedimenti amministrativi conclusi, per i quali non risulta più necessaria una trattazione per il corrente svolgimento del procedimento amministrativo o comunque verso i quali sussista un interesse sporadico;

ARCHIVIO STORICO

E’ costituito da complessi di documenti relativi ad affari e procedimenti amministrativi conclusi da oltre 40 anni, destinati, previa effettuazione delle operazioni di scarto, alla conservazione permanente ed alla consultazione a fini storici;

ARCHIVIAZIONE ELETTRONICA

Processo di memorizzazione, su un qualsiasi idoneo supporto, di documenti informatici, anche sottoscritti, univocamente identificati mediante un codice di riferimento, antecedente all’eventuale processo di conservazione.

AUTENTICAZIONE INFORMATICA

La validazione dell’insieme dei dati attribuiti in modo esclusivo ed univoco ad un soggetto, che ne distinguono l’identità nei sistemi informativi, effettuata attraverso opportune tecnologie al fine di garantire la sicurezza dell’accesso (art. 1, comma 1, lett. b) del D. Lgs. n. 82/2005 - CAD);

BANCA DI DATI

Qualsiasi complesso organizzato di dati personali, ripartito in una o più unità dislocate in uno o più siti (art. 4, comma 1, lett. o) del D. Lgs. n. 196/2003);

BLOCCO

La conservazione di dati personali con sospensione temporanea di ogni altra operazione del trattamento; (art. 4, comma 1, lett. d) del D. Lgs. n. 196/2003);

CARTA NAZIONALE DEI SERVIZI

Il documento rilasciato su supporto informatico per consentire l’accesso per via telematica ai servizi erogati dalle pubbliche amministrazioni (art. 1 del D. Lgs. n. 82/2005);

CASELLA DI POSTA ELETTRONICA ISTITUZIONALE

La casella di posta elettronica istituita da una AOO, attraverso la quale vengono ricevuti i messaggi da protocollare per il Comune xxxxxxxxxx@xxx.xxxxxx.xxxxxx.xx

CERTIFICATI ELETTRONICI

Gli attestati elettronici che collegano i dati utilizzati per verificare le firme elettroniche ai titolari e confermano l’identità dei titolari stessi (art. 1, comma 1, lett. e) del D. Lgs. n. 82/2005);

CERTIFICATO QUALIFICATO

Il certificato elettronico conforme ai requisiti di cui al Regolamento eIDAS (UE) n. 910/2014 del 23 luglio 2014 del Parlamento europeo e del Consiglio in materia di identificazione elettronica e servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno (che ha abrogato la direttiva 1999/93/CE), rilasciato da certificatori che rispondono ai requisiti di cui all’allegato II della medesima direttiva (art. 1, comma 1, lett. f) del D. Lgs. n. 82/2005);

CERTIFICATORE

Il soggetto che presta servizi di certificazione delle firme elettroniche o che fornisce altri servizi connessi con queste ultime (art. 1, comma 1, lett. g) del D. Lgs. n. 82/2005);

CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

Processo effettuato con le modalità di cui alle linee guida agli articoli 3 e 4 della deliberazione CNIPA 19 febbraio 2004, n. 11;

CREDENZIALI DI AUTENTICAZIONE

I dati ed i dispositivi, in possesso di una persona, da questa conosciuti o ad essa univocamente correlati, utilizzati per l’autenticazione informatica (art. 4, comma 3, lett. d) del D. Lgs. n. 196/2003);

DATI GIUDIZIARI

I dati personali idonei a rivelare provvedimenti di cui all’articolo 3, comma 1, lettere da a) ad o) e da r) ad u), del X.X.X. 00 xxxxxxxx 0000, x. 000, xx xxxxxxx di casellario giudiziale, di anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato e dei relativi carichi pendenti, o la qualità di imputato o di indagato ai sensi degli articoli 60 e 61 del codice di procedura penale (art. 4, comma 1, lett. e) del D.Lgs. n. 196/2003);

DATI IDENTIFICATIVI

I dati personali che permettono l’identificazione diretta dell’interessato (art. 4, comma 1, lett. c) del D. Lgs. n. 196/2003);

DATI SENSIBILI

I dati personali idonei a rivelare l’origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l’adesione a partiti, sindacati, associazioni o organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale (art. 4, comma 1, lett. ddd) del D. Lgs. n. 196/2003);

DATO PERSONALE

Qualunque informazione relativa a persona fisica, persona giuridica, ente o associazione, identificati o identificabili, anche indirettamente, mediante riferimento a qualsiasi altra informazione, ivi compreso un numero di identificazione personale (art. 4, comma 1, lett. b) del D.Lgs. n. 196/2003);

DATO A CONOSCIBILITA’ LIMITATA

Il dato la cui conoscibilità è riservata per legge o regolamento a specifici soggetti o categorie di soggetti (art. 1, comma 1, lett. l) del D. Lgs. n. 82/2005);

DOCUMENTO

Rappresentazione informatica o in formato analogico di atti, fatti e dati intelligibili direttamente o attraverso un processo di elaborazione elettronica

DOCUMENTO AMMINISTRATIVO

Ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell’attività amministrativa (art. 1, comma 1, lett. a) del D.P.R. n. 445/2000);

DOCUMENTO CARTACEO ORIGINALE

Documento analogico che può essere unico oppure non unico se, in questo secondo caso, sia possibile risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi;

DOCUMENTO ARCHIVIATO

Documento informatico, anche sottoscritto, sottoposto al processo di archiviazione elettronica;

DOCUMENTO CONSERVATO

Documento sottoposto al processo di conservazione sostitutiva (art. 1 della Deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004, n. 11);

ESIBIZIONE

Operazione che consente di visualizzare un documento conservato e di ottenerne copia (art. 1, comma 1, lett. n) della Deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004, n. 11);

EVIDENZA INFORMATICA

Una sequenza di simboli binari (bit) che può essere elaborata da una procedura informatica (art. 1, comma 1, lett. f) del D.P.C.M. 13 gennaio 2004);

FASCICOLAZIONE

L’operazione di riconduzione dei singoli documenti classificati in tanti fascicoli corrispondenti ad altrettanti affari o procedimenti amministrativi;

FASCICOLO

Insieme ordinato di documenti, che può fare riferimento ad uno stesso affare/procedimento, o ad una stessa materia, o ad una stessa tipologia documentaria, che si forma nel corso delle attività amministrative del soggetto produttore, allo scopo di riunire, a fini decisionali o informativi, tutti i documenti utili allo svolgimento di tali attività.

FIRMA DIGITALE

Un particolare tipo di firma elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici (art. 1, comma 1, lett. s) del D. Lgs. n. 82/2005);

FIRMA ELETTRONICA

L’insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di autenticazione informatica (art. 1, comma 1, lett. q) del D. Lgs. n. 82/2005);

FIRMA ELETTRONICA QUALIFICATA

La firma elettronica ottenuta attraverso una procedura informatica che garantisce la connessione univoca al firmatario e la sua univoca autenticazione informatica, creata con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo e collegata ai dati ai quali si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente

modificati, che sia basata su un certificato qualificato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma quale l’apparato strumentale usato per la creazione della firma elettronica (art. 1, comma 1, lett. r) del D. Lgs. n. 82/2005);

FORMAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI

Il processo di generazione del documento informatico al fine di rappresentare atti, fatti e dati riferibili con certezza al soggetto e all’amministrazione che lo hanno prodotto o ricevuto. Esso reca la firma digitale, quando prescritta, ed è sottoposto alla registrazione del protocollo o ad altre forme di registrazione previste dalla vigente normativa (art. 1 della Deliberazione AIPA del 23 novembre 2000, n. 51);

FUNZIONE DI HASH

Una funzione matematica che genera, a partire da una generica sequenza di simboli binari (bit) una impronta in modo tale che risulti di fatto impossibile, a partire da questa, determinare una sequenza di simboli binari (bit) per le quali la funzione generi impronte uguali (art. 1, comma 1, lett. e) del D.P.C.M. 13 gennaio 2004);

GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI

L’insieme delle attività finalizzate alla registrazione e segnatura di protocollo, nonché alla classificazione, organizzazione, assegnazione, reperimento e conservazione dei documenti amministrativi, nell’ambito del sistema di classificazione d’archivio adottato, effettuate mediante sistemi informatici (art. 1, comma 1, lett. l) del D. Lgs. n. 82/2005);

INCARICATI DEL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

Le persone fisiche autorizzate a compiere operazioni di trattamento di dati personali dal titolare o dal responsabile;

INSERTO

E’ un sottoinsieme omogeneo del sottofascicolo che può essere costituito a seguito di esigenze operative dell’Amministrazione;

MASSIMARIO DI SELEZIONE E SCARTO DEI DOCUMENTI/PIANO DI CONSERVAZIONE

Il massimario di selezione e scarto è lo strumento che consente di effettuare razionalmente lo scarto archivistico dei documenti prodotti e ricevuti dalle pubbliche amministrazioni. Il massimario riproduce l’elenco delle partizione e sottoripartizioni del titolario e indica quali documenti debbano essere conservati permanentemente (e quindi versati dopo quaranta anni nella sezione storica dell’archivio) e quali, invece, possono essere destinati al macero dopo cinque, dieci, quindici, venti anni, ecc. o secondo le esigenze dell’Amministrazione. Ne consegue il Piano di Conservazione periodica o

permanente dei documenti, nel rispetto delle vigenti disposizioni in materia di tutela dei beni culturali;

MEMORIZZAZIONE

Processo di trasposizione su un qualsiasi idoneo supporto, attraverso un processo di elaborazione, di documenti analogici o informatici, anche sottoscritti ai sensi dell’articolo 10, commi 2 e 3, del D.P.R. n. 445/2000

MISURE MINIME DI SICUREZZA

Il complesso delle misure tecniche, informatiche, organizzative, logistiche e procedurali di sicurezza che configurano il livello minimo di protezione richiesto in relazione ai rischi previsti nell’articolo 31 del D. Lgs. 30 giugno 2003, n. 196 (art. 4, comma 3, lett. a) del D. Lgs. n.196/2003);

PROFILO DI AUTORIZZAZIONE

L’insieme delle informazioni, univocamente associate ad una persona che consente di individuare a quali dati essa può accedere, nonché i trattamenti ed essa consentiti (art. 4, comma 3, lett. f) del D. Lgs. n. 196/2003);

RESPONSABILE DEL TRATTAMENTO DI DATI PERSONALI

La persona fisica, la persona giuridica, la pubblica amministrazione e qualsiasi altro ente, associazione od organismo preposti dal titolare al trattamento di dati personali (art. 4, comma 1, lett. g) del D. Lgs. n. 196/2003);

RIFERIMENTO TEMPORALE

Informazione, contenente la data e l’ora, che viene associata ad uno o più documenti informatici (art. 1, comma 1, lett. g) del D.P.C.M. 13 gennaio 2004) o ad un messaggio di posta elettronica certificata (art. 1, comma 1, lett. i) del D.P.R. n. 68/2005);

RIVERSAMENTO DIRETTO

Processo che trasferisce uno o più documenti conservati da un supporto ottico di memorizzazione ad un altro, non alterando la loro rappresentazione informatica

RIVERSAMENTO SOSTITUTIVO

Processo che trasferisce uno o più documenti conservati da un supporto ottico di memorizzazione ad un altro, modificando la loro rappresentazione informatica

ALLEGATO 2. TITOLARIO DI CLASSIFICAZIONE

Il titolario di classificazione, definito su due livelli, è derivato e segue le Direttive ANCI del 2005, attualmente in vigore. Viene istituito inizialmente utilizzando due livelli di classificazione, ma potrà essere utilmente integrato ed espanso con un ulteriore livello di dettaglio, qualora nelle singole realtà di utilizzo se ne trovi necessità. Tali adeguamenti saranno rilasciati, dopo analisi e verifica di compatibilità, quali aggiornamenti al presente documento.

Codice Classifica		Denominazione Classifica
1		AMMINISTRAZIONE GENERALE
	1.1	LEGISLAZIONE E CIRCOLARI ESPLICATIVE
	1.2	DENOMINAZIONE. TERRITORIO. CONFINI E TOPONOMASTICA
	1.3	STATUTO
	1.4	REGOLAMENTI
	1.5	STEMMA. GONFALONE. SIGILLO
	1.6	ARCHIVIO GENERALE
	1.7	SISTEMA INFORMATIVO COMUNALE
	1.8	RELAZIONI CON IL PUBBLICO
	1.9	PERSONALE. ORDINAMENTO DEGLI UFFICI E DEI SERVIZI
	1.10	ORGANIZZAZIONI SINDACALI E DI RAPPRESENTANZA DEL PERSONALE
	1.11	CONTROLLI INTERNI ED ESTERNI
	1.12	EDITORIA ED ATTIVITA' INFORMATIVO-PROMOZIONALE INTERNA ED ESTERNA
	1.13	CERIMONIALE. ONOREFICENZE. RICONOSCIMENTI ED ATTIVITA' DI RAPPRESENTANZA
	1.14	RAPPORTI ISTITUZIONALI. INTERVENTI DI CARATTERE POLITICO ED UMANITARIO
	1.15	FORME ASSOCIATIVE PER L'ESERCIZIO DI FUNZIONI E SERVIZI. ADESIONE DEL COMUNE AD ASSOCIAZIONI
	1.16	AREA E CITTA' METROPOLITANA
	1.17	ASSOCIAZIONISMO E PARTECIPAZIONE
	1.18	AFFIDAMENTO DI CONTRATTI PUBBLICI
2		ORGANI DI GOVERNO. GESTIONE. CONTROLLO. CONSULENZA E GARANZIA

	2.1	SINDACO
	2.2	VICESINDACO
	2.3	CONSIGLIO COMUNALE
	2.4	PRESIDENTE DEL CONSIGLIO COMUNALE
	2.5	CONFERENZA DEI CAPIGRUPPO E COMMISSIONI DEL CONSIGLIO
	2.6	GRUPPI CONSILIARI
	2.7	GIUNTA COMUNALE
	2.8	COMMISSARIO PREFETTIZIO E STRAORDINARIO
	2.9	SEGRETARIO E VICESEGRETARIO
	2.1	DIREZIONE GENERALE E DIRIGENZA
	2.11	REVISORI DEI CONTI
	2.12	ORGANI DI CONTROLLO INTERNI
3		RISORSE UMANE
	3.1	CONCORSI. SELEZIONI. COLLOQUI
	3.2	ASSUNZIONI E CESSAZIONI
	3.3	COMANDI E DISTACCHI. MOBILITA'
	3.4	ATTRIBUZIONI DI FUNZIONI. ORDINI DI SERVIZIO E MISSIONI
	3.5	INQUADRAMENTI ED APPLICAZIONE CONTRATTI COLLETTIVI DI LAVORO
	3.6	RETRIBUZIONI E COMPENSI
	3.7	TRATTAMENTO FISCALE. CONTRIBUTIVO. ASSICURATIVO
	3.8	TUTELA DELLA SALUTE E SICUREZZA SUL LUOGO DI LAVORO
	3.9	DICHIARAZIONI DI INFERMITA' E DI EQUO INDENNIZZO
	3.10	INDENNITA' DI PREMIO DI SERVIZIO E TRATTAMENTO DI FINE RAPPORTO. QUIESCENZA
	3.11	SERVIZI AL PERSONALE SU RICHIESTA
	3.12	ORARIO DI LAVORO. PRESENZE. ASSENZE
	3.13	FORMAZIONE ED AGGIORNAMENTO PROFESSIONALE
	3.14	COLLABORAZIONI ESTERNE
	3.15	PROVVEDIMENTI DISCIPLINARI. CODICE DI COMPORTAMENTO E CONTROVERSIE RELATIVE AI DIPENDENTI

4		RISORSE FINANZIARIE E PATRIMONIALI
	4.1	BILANCIO PREVENTIVO E PIANO ESECUTIVO DI GESTIONE
	4.2	PARTECIPAZIONI FINANZIARIE
	4.3	RENDICONTO DELLA GESTIONE. ADEMPIMENTI E VERIFICHE CONTABILI
	4.4	ADEMPIMENTI FISCALI. CONTRIBUTIVI E ASSICURATIVI
	4.5	BENI IMMOBILI
	4.6	BENI MOBILI
	4.7	ECONOMATO
	4.8	PROVVEDITORATO
	4.9	OGGETTI SMARRITI RECUPERATI
	4.10	TESORERIA
	4.11	CONCESSIONARI ED ALTRI INCARICATI DELLA RISCOSSIONE DELLE ENTRATE
	4.12	PUBBLICITA' E PUBBLICHE AFFISSIONI
	4.13	AGEVOLAZIONI TRIBUTARIE. RIMBORSO TRIBUTI
5		AFFARI LEGALI
	5.1	CONTENZIOSO
	5.2	RESPONSABILITA' CIVILE E PATRIMONIALE VERSO TERZI. ASSICURAZIONI
	5.3	PARERI E CONSULENZE
6		PIANIFICAZIONE E GESTIONE DEL TERRITORIO
	6.1	URBANISTICA: PIANO REGOLATORE GENERALE E VARIANTI
	6.2	URBANISTICA: STRUMENTI DI ATTUAZIONE DEL PIANO REGOLATORE GENERALE
	6.3	EDILIZIA PRIVATA
	6.4	EDILIZIA PUBBLICA
	6.5	OPERE PUBBLICHE
	6.6	CATASTO
	6.7	VIABILITA'
	6.8	SERVIZIO IDRICO INTEGRATO. LUCE. GAS. TRASPORTI PUBBLICI. GESTIONE RIFIUTI E ALTRI SERVIZI

	6.9	PROTEZIONE CIVILE ED EMERGENZE
	6.10	PROCEDIMENTI AMBIENTALI COMPLESSI
	6.11	AUTORIZZAZIONI AMBIENTALI
	6.12	ESPOSTI AMBIENTALI
	6.13	MONITORAGGI E CONTROLLI AMBIENTALI
	6.14	RIPRISTINI E RISANAMENTI AMBIENTALI
	6.15	ATTIVITA' INSALUBRI
	6.16	PARERI AMBIENTALI
7		SERVIZI ALLA PERSONA
	7.1	DIRITTO ALLO STUDIO E SERVIZI
	7.2	ASILI NIDO E SCUOLA MATERNA
	7.3	PROMOZIONE E SOSTEGNO DELLE ISTITUZIONI DI ISTRUZIONE E DELLA LORO ATTIVITA'
	7.4	ORIENTAMENTO PROFESSIONALE. EDUCAZIONE DEGLI ADULTI. MEDIAZIONE CULTURALE
	7.5	ISTITUTI CULTURALI (MUSEI. BIBLIOTECHE. TEATRI. ECC)
	7.6	ATTIVITA' ED EVENTI CULTURALI
	7.7	ATTIVITA' ED EVENTI SPORTIVI
	7.8	PIANIFICAZIONE ED ACCORDI STRATEGICI CON ENTI PUBBLICI E PRIVATI E CON IL VOLONTARIATO SOCIALE
	7.9	PREVENZIONE. RECUPERO E REINTEGRAZIONE DEI SOGGETTI A RISCHIO
	7.10	INFORMAZIONE. CONSULENZA ED EDUCAZIONE CIVICA
	7.11	TUTELA E CURATELA DI INCAPACI
	7.12	ASSISTENZA DIRETTA ED INDIRETTA. BENEFICI ECONOMICI
	7.13	ATTIVITA' RICREATIVA E SOCIALIZZAZIONE
	7.14	POLITICHE PER LA CASA
	7.15	POLITICHE PER IL SOCIALE
	7.16	POLITICHE GIOVANILI
	7.17	POLITICHE PER GLI STRANIERI
8		ATTIVITA' ECONOMICHE
	8.1	AGRICOLTURA E PESCA
	8.2	ARTIGIANATO
	8.3	INDUSTRIA
	8.4	COMMERCIO. SANITA'. PUBBLICA SICUREZZA E

		PUBBLICI ESERCIZI
	8.5	FIERE E MERCATI
	8.6	ESERCIZI TURISTICI E STRUTTURE RICETTIVE
	8.7	PROMOZIONE E SERVIZI
9		POLIZIA LOCALE E SICUREZZA PUBBLICA
	9.1	PREVENZIONE ED EDUCAZIONE STRADALE
	9.2	POLIZIA STRADALE
	9.3	INFORMATIVE
	9.4	SICUREZZA E ORDINE PUBBLICO
	9.5	POLIZIA GIUDIZIARIA
10		TUTELA DELLA SALUTE
	10.1	SALUTE ED IGIENE PUBBLICA
	10.2	TRATTAMENTI SANITARI OBBLIGATORI
	10.3	FARMACIE
	10.4	ZOOPROFILASSI VETERINARIA
	10.5	RANDAGISMO ANIMALE E RICOVERI
11		SERVIZI DEMOGRAFICI
	11.1	STATO CIVILE
	11.2	ANAGRAFE E CERTIFICAZIONI
	11.3	CENSIMENTI
	11.4	POLIZIA MORTUARIA E CIMITERI
12		ELEZIONI ED INIZIATIVE POPOLARI
	12.1	ALBI ELETTORALI
	12.2	LISTE ELETTORALI
	12.3	ELEZIONI
	12.4	REFERENDUM
	12.5	ISTANZE. PETIZIONI E INIZIATIVE POPOLARI
	12.6	ALBO DEI GIUDICI POPOLARI
13		AFFARI MILITARI
	13.1	LEVA E SERVIZIO CIVILE SOSTITUTIVO
	13.2	RUOLI MATRICOLARI
	13.3	REQUISIZIONI PER UTILITA' MILITARI

ALLEGATO 3. PRONTUARIO PER CLASSIFICAZIONE

		A
150 ore – Diritto allo studio	III/12
Abbonamenti a periodici *	IV/4
Abbonamento RAI pagato dal Comune	IV/4
Abitabilità: autorizzazione	X/1 e repertorio specifico
Abrogazione leggi v. referendum abrogativo	XII/4
Abusi edilizi	VI/3
Abusivismo edilizio	VI/3
Accademie: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Accensione mutui	IV/3
Accertamenti di conformità delle opere edilizie private	VI/3
Accertamenti sanitari (per assenze del personale)	III/12
Accertamenti sanitari (per la tutela della salute del personale)	III/8
Accertamenti tributari: eseguiti dal Comune	IV/3
Accertamenti tributari: subiti dal Comune	IV/7
Accertamento della conformità delle opere edilizie private	VI/3
Accertamento delle conoscenze informatiche e linguistiche nei concorsi pubblici	III/1
Accesso ai documenti amministrativi	I/6
Accesso alla zona pedonale: permessi	VI/7
Accordi di programma: per singoli settori	si classificano in base alla materia cui si riferiscono
Accordi di programma: per società partecipate	I/15
Acqua: erogazione	VI/8
Acqua: inquinamento	VI/9
Acque: monitoraggio della qualità	VI/9
Acquedotto: affidamento esterno della gestione	I/15
Acquedotto: costruzione	VI/5
Acquedotto: gestione in proprio	VI/8
Acquisizione aree per edilizia residenziale pubblica	IV/8
Acquisizione di beni immobili	IV/8
Acquisizione di beni mobili	IV/9
Acquisti di materiale di consumo	IV/10
Addizionale comunale a imposte erariali	IV/3
Addizionale comunale a imposte regionali	IV/3
Addizionale comunale IRPEF	IV/3
Addizionale comunale sul consumo dell’energia elettrica	IV/3
Adempimenti assicurativi del Comune	IV/7
Adempimenti contributivi del Comune	IV/7
Adempimenti fiscali riguardanti il Comune	IV/7
Adempimenti fiscali riguardanti il personale dipendente	III/7
Adozione di minori: assistenza sociale	VII/11
Adozione di minori: registrazione sui registri di stato civile	XI/1
Adozione di minori: trasmissione di atti per la registrazione	XI/1
Adulti: educazione	VII/4
Aeroporto *: costruzione	VI/5
Affidamento familiare di minori	VII/11
Affido familiare	VII/11
Affissioni pubbliche: concessione	IV/14

Affissioni pubbliche: riscossione del diritto	IV/3
Affittacamere: autorizzazione all’attività	VIII/6 e repertorio specifico
Affittacamere: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Affittacamere: fascicolo del singolo esercente	VIII/0
Affitto appartamenti ammobiliati per uso turistico: autorizzazione all’attività	VIII/6 e repertorio specifico
Affitto appartamenti mobiliati per uso turistico: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Affrancatura della posta in partenza	I/6
Agenzie d’affari: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Aggiornamento professionale	III/14
Agibilità per teatri o luoghi di pubblico spettacolo: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Agibilità: autorizzazione	X/1 e repertorio specifico
Agricoltori: vendita di prodotti da parte degli -	XXXX/0
Xxxxxxxxxxx	XXXX/0
Xxxxxxxxxxx: autorizzazione all’attività	VIII/6 e repertorio specifico
Agriturismi: fascicolo del singolo esercente	VIII/0
AIRE (= Anagrafe Italiani Residenti all’Estero)	XI/2
Alberghi: autorizzazione all’attività	VIII/6 e repertorio specifico
Alberghi: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Alberghi: fascicolo del singolo esercente	VIII/0
Albi elettorali	XII/1
Albo degli scrutatori	XII/1
Albo dei Giudici popolari	XI/2
Albo dei Presidenti di seggio	XXX/0
Xxxx dell’associazionismo	I/17 repertorio specifico
Albo pretorio	I/6 repertorio specifico
Alcolici (vendita): autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Alienazione di beni immobili del Comune	IV/8
Alienazione di beni mobili del Comune	IV/9
Allattamento: permessi	III/12
Allevamento	VIII/1
Alloggi di edilizia residenziale pubblica: assegnazione	VII/14
Alloggi di edilizia residenziale pubblica: costruzione	VI/4
Alloggi di edilizia residenziale pubblica: lottizzazione	VI/2
Alloggi di edilizia residenziale pubblica: proprietà del comune	IV/8
Alloggi militari	XIII/3
Alloggio per mercede: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Alluvioni	VI/10
Ambiente	VI/9
Ambiente: questioni segnalate dai vigili del fuoco	VI/9
Ambulanti (commercio su aree pubbliche): autorizzazione all’attività	VIII/4 e repertorio specifico
Ambulanti (mestieri ambulanti esercitati da stranieri): autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Amministrative v. elezioni amministrative	XII/3
Amministrazione condivisa	I/17
Ammortamento dei beni	IV/6
Anagrafe canina *	funzione espletata non dal Comune, ma dall’ASL
Anagrafe della popolazione residente	XI/2
Anagrafe delle prestazioni	III/6
Anagrafe: organizzazione del servizio	I/9
Anagrafe: servizi all’utenza	XI/2

ANCI: associazione del Comune	I/15
Animali randagi	X/5
Annotazioni sui registri di stato civile	XI/1
Anticipazione del quinto dello stipendio	III/6
Antimafia: certificazioni *	funzione non comunale; il singolo certificato va inserito nel fasc. cui si riferisce e di cui acquisisce la classifica
Antiquariato: autorizzazione all’attività	VIII/4 e repertorio specifico
Antiquariato: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Anziani: assistenza	VII/12
Anziani: centri ricreativi	VII/13
Anziani: soggiorni climatici per -	VII/13
Anziani: tutela per incapacità	VII/11
Anzianità: pensione di -	III/7
Xxxxxxx: consigliere	II/3
Apparecchiature informatiche: acquisto	IV/9
Appartamenti mobiliati v. affitto
Applicazione contratto collettivo di lavoro	III/5
Archivio	I/6
Archivio corrente	I/6
Archivio di deposito	I/6
Archivio generale	I/6
Archivio in formazione	I/6
Archivio storico	I/6
Area metropolitana: istituzione e convenzioni per il funzionamento	I/16
Aree pedonali: individuazione	VI/7
Aree PEEP: individuazione	VI/2
Aree verdi (beni immobili del comune)	IV/8
Xxxx xxxxx: realizzazione	VI/5
Aria: inquinamento	VI/9
Aria: monitoraggio della qualità	VI/9
Armi da fuoco: consegna licenza di porto d’armi	IX/4
Arredo urbano: realizzazione	VI/5
Arte della stampa: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Arte di riproduzione meccanica o chimica: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Arte litografica: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Arte tipografica: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Xxxxxxxxxxx	XXXX/0
Artisti di strada: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Ascensori	IX/4 e repertorio specifico
Asili nido	VII/2
Asilo nido interno per i figli dei dipendenti	III/11
Aspettativa	III/12
Aspettativa per mandato parlamentare	III/12
Aspettativa per maternità (obbligatoria e facoltativa)	III/12
Aspettativa per motivi di famiglia	III/12
Aspettativa sindacale	III/12
Assegnazione alloggi PEEP	VII/14
Assegni alimentari	III/6
Assegni familiari	III/6
Assegni per carichi di famiglia	III/6

Assenze dal lavoro	III/12
Assessori (documenti riguardanti gli assessori, non emanati da essi)	II/7
Assicurazioni degli immobili	V/2
Assicurazioni di responsabilità del personale dipendente	V/2
Assicurazioni per gli infortuni sul lavoro	III/7
Assicurazioni RC auto	V/2
Assicurazioni sociali del personale dipendente	III/7
Assicurazioni varie	V/2
Assistenza alla popolazione in caso di calamità naturali	VI/10
Assistenza diretta e indiretta	VII/12
Assistenza domiciliare	VII/12
Assistenza militare *	funzione non comunale
Assistenza presso strutture	VII/12
Assistenza pubblica *	VII/ classi da 8 a 14 a seconda del tipo di intervento
Assistenza sanitaria obbligatoria	X/2
Assistenza scolastica *	VII/ classi da 1 a 4 a seconda del tipo di intervento
Associazione ad Associazioni	I/15
Associazione all’ANCI	I/15
Associazioni di Comuni	I/15
Associazioni: albo	I/17 e albo specifico
Associazioni: fascicoli	I/17
Associazionismo	I/17
Assunzione in servizio	III/2
Atti di liquidazione (emessi dai RPA all’interno di un procedimento)	Acquisiscono la classifica del fasc. relativo al procedimento
Atti di liquidazione (eventualmente conservati dalla Ragioneria)	IV/4
Atti di stato civile	XI/1
Atti notificati, depositati e pubblicati *	I/6 repertorio specifico
Atti rogati dal segretario comunale	I/6 repertorio specifico; il singolo atto va classificato a seconda della materia
Atti vandalici *: danni a immobili comunali	IV/8
Atti vandalici *: danni ad arredi e attrezzature degli uffici comunali	IV/9
Atti vandalici *: segnalazioni	IX/4
Attività culturali	VII/6
Attività di rappresentanza	I/13
Attività edilizia di privati	VI/3
Attività informativo-promozionale	I/12
Attività ricreativa di socializzazione	VII/13
Attività sportive	VII/7
Attraversamenti stradali: individuazione dell’ubicazione	VI/7
Attraversamenti stradali: realizzazione	VI/5
Attribuzione del titolo di città	I/2
Attribuzione di funzioni agli uffici	I/9
Attribuzione di funzioni ai dipendenti	III/4
Attribuzioni di funzioni al personale	III/4
Attuazione del Piano regolatore generale (PRG) e varianti, strumenti	VI/2

Audizione (sale pubbliche di -): autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Audizioni all’aperto: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Automobili: acquisto	IV/9
Automobili: assicurazioni RC	V/2
Automobili: manutenzione	IV/9
Autonoleggiatori: autorizzazione all’attività	VIII/2 e repertorio specifico
Autonoleggiatori: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX. 4 e repertorio specifico
Autonoleggiatori: fascicoli personali	VIII/0
Autorizzazioni edilizie	VI/3 e repertorio specifico
Autorizzazioni sanitarie	X/1 repertorio specifico
Autoveicoli (gare con -): autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Autoveicoli o vetture a noleggio: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Avanzo di amministrazione	IV/4
Avvisi a stampa	I/8
Azienda sanitaria locale *	funzione non comunale: la corri-spondenza con l’ASL va classifi-cata in base alla materia
Aziende municipalizzate e speciali: istituzione	I. 15
Aziende municipalizzate e speciali: rapporti istituzionali	I. 15
Aziende municipalizzate e speciali: rapporti su affari concreti	nel fascicolo specifico
Azioni: partecipazioni azionarie	IV. 3
		B
Bagni (stabilimento di -): autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Bagni pubblici: costruzione	VI/ 5
Ballo (festa da -): autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Ballo (scuola di -): autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Banche *: pagamento di ratei	IV/4
Banche *: richieste di mutuo	IV/3
Bandi a stampa	I/8
Bandiera (europea, statale, regionale, comunale): esposizione	I/13
Bandiera * (del Comune): definizione	I/5
Bando di concorso per assunzioni	III/1
Bando per assegnazione borse di studio	VII/1
Bando per assegnazione case popolari	VII/14
Bar: autorizzazione all’attività	VIII/4 e repertorio specifico
Bar: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Bar: autorizzazione sanitaria	X/1 e repertorio specifico
Bar: fascicoli	VIII/0
Xxxxxxxx: autorizzazione all’attività	VIII/2
Xxxxxxxx: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Xxxxxxxx: fascicoli	VIII/0
Barcaioli: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Barriere architettoniche: eliminazione	VI/5
Bed and breakfast: autorizzazione all’attività	VIII/6 e repertorio specifico
Bed and breakfast: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Bed and breakfast: fascicoli	VIII/0
Beneficenza *	concetto superato v. Tit. VII Servizi alla persona

Benefici economici per categorie deboli	VII/12
Beni immobili	IV/8
Beni immobili: inventari	IV/8
Beni mobili	IV/9
Beni mobili: inventari	IV/9
Bevande (somministrazione): autorizzazione all’attività	VIII/4 e repertorio specifico
Bevande (somministrazione): autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Bevande (somministrazione): autorizzazione sanitaria	XI/1 e repertorio specifico
Bevande alcoliche (somministrazione): autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Biblioteca (sede = bene immobile del comune)	IV/8
Biblioteca civica: attività e iniziative	VII/6
Biblioteca civica: funzionamento	VII/5
Bilancio pluriennale	IV/1
Bilancio preventivo	IV/1
Biliardo (sala pubblica per -): autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
BOC – Buoni Ordinari del Comune	IV/3
Bollette: pagamento	IV/4
Bollo del Comune * (= sigillo)	I/5
Borgata (istituzione, denominazione, modificazione, variazione, etc.)	I/2
Borse di studio	VII/1
Boschi (= beni immobili di proprietà del Comune)	IV/8
Xxxxxx: iniziative a difesa	VI/9
Buoni libro	VII/1
Buoni mensa per i dipendenti	III/11
Buoni Ordinari del Comune – BOC	IV/3
Buoni pasto per gli iscritti alle scuole	VII/1
Buoni pasto per i dipendenti	III/11
Buoni per l’acquisto di libri	VII/1
Busta paga	III/6
		C
Caccia *	funzione non comunale
Caccia *: consegna licenze	IX/4
Caccia *: trasmissione tesserini	XI/2
Caffé: autorizzazione all’attività	VIII/4 e repertorio specifico
Caffé: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Caffé: fascicoli	VIII/0
Calamità naturali	VI/10
Caldaie e impianti di riscaldamento: controlli	VI/9
Cambi di residenza	XI/2
Camera mortuaria: costruzione	VI/5
Camera mortuaria: funzionamento	XI/4
Campeggi: autorizzazione all’attività	VIII/6 e repertorio specifico
Campeggi: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Campeggi: fascicoli	XXXX/0
Xxxxx (xxxx immobili di proprietà del Comune)	IV/8
Campi profughi	VII/12
Candidature elettorali: presentazione	XII/3
Cani randagi	X/5
Canile	X/5

Canone d’affitto degli alloggi popolari: definizione	VII/14
Canone d’affitto degli alloggi popolari: riscossione	IV/3
Canone RAI: pagamento	IV/4
Cantanti ambulanti: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4
Cantieri di lavoro *: gestiti dal comune	VI/5
Cantieri di lavoro privati: controlli	VI/3
Cantieri navali *: costruzione	VI/5
Capigruppo consiliari	II/6
Capigruppo: conferenza dei -	II/5
Capitolo di bilancio	IV/4
Carburante (distributori di -): autorizzazione all’attività	VIII/4 e repertorio specifico
Carceri *: beni immobili di proprietà del Comune	IV/8
Carte d’identità	XI/2
Casa: politiche per la -	VII/14
Case di ricovero	VII/12
Case di riposo	VII/12
Case per ferie: autorizzazione all’attività	VIII/6 e repertorio specifico
Case per ferie: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Case per ferie: fascicoli	VIII/0
Case popolari: assegnazione	VII/14
Case popolari: costruzione	VI/4
Case religiose di ospitalità: autorizzazione all’attività	VIII/6 e repertorio specifico
Case religiose di ospitalità: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Caserme (beni immobili di proprietà del Comune)	IV/8
Caserme (proprietà non comunali):servitù militari	XIII/3
Cassa economale	IV/10
Cassa: giornale di -	IV/12
Cassa: verifiche di -	IV/12
Catasto	VI/6
Catasto Edilizio Urbano – CEU	VI/6
Catasto Fabbricati – CF	VI/6
Catasto Terreni – CT	VI/6
Categorie protette ai fini dell’assunzione	III/1
Causa civile	V/1
Causa penale	V/1
Causa tributaria	V/1
Cause	V/1
Cavalli (corse di -): autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Cave	VI/9
Cemento armato: denunce e relazioni	VI/3
Censimenti	XI/3
Censimento del commercio, industria e servizi	XI/3
Censimento dell’agricoltura	XI/3
Censimento della popolazione	XI/3
Censura (provvedimento disciplinare nei confronti del personale)	III/13
Centri di accoglienza	VII/12
Centri di soggiorno climatico	VII/13
Centri di soggiorno scolastici *: convitti	funzione non comunale
Centri estivi	VII/13
Centri per l’impiego *	funzione non comunale
Centro elaborazione dati	I/7
Cerimoniale	I/13
Certificati di destinazione urbanistica	VI/1

Certificati di espatrio per minori: rilascio	XI/2
Certificato prevenzione incendi (per distributori di carburante)	VIII/4
Certificato prevenzione incendi (per edifici comunali)	IV/8
Certificato prevenzione incendi (per edifici privati)	VI/3
Certificazioni anagrafiche	XI/2
Certificazioni di stato civile	XI/1
Cessazione dal servizio	III/2
Cessione fabbricati (denunce di -)	IX/4
CEU – Catasto edilizio urbano	VI/6
Cibi (somministrazione): autorizzazione all’attività	VIII/4 e repertorio specifico
Cibi (somministrazione): autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Cibi (somministrazione): autorizzazione sanitaria	X/1 e repertorio specifico
Ciclomotori (gare con -): autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Ciclomotori (gare con -): autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Xxxxxx e non vedenti *: assistenza	VII/classi da 8 a 13 a seconda del tipo di intervento
Xxxxxx e non vedenti *: dipendenti	III/classi da 1 a 15 a seconda del tipo di intervento
Cimiteri (beni immobili di proprietà del Comune)	IV/8
Cimiteri: costruzione	VI/5
Cimiteri: gestione spazi	XI/4
Cinematografi: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Circhi: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Circhi: domanda di occupazione di suolo pubblico	IV/8
Circhi: pagamento diritto occupazione suolo pubblico	IV/3
Circolari	I/1
Circolazione stradale: piano del traffico	VI/7
Circolazione stradale: vigilanza	IX/2
Circoli privati (somministrazione di alimenti e bevande): autorizzazione all’attività	VIII/4 e repertorio specifico
Circoli privati (somministrazione di alimenti e bevande): autorizzazione sanitaria	X/1 e repertorio specifico
Circoli privati: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Circoscrizioni comunali: attività	Xxxxxx e classi specifici dei singoli affari
Circoscrizioni comunali: individuazione	I/2
Circoscrizioni comunali: organi	classi del Tit. II
Città metropolitana: istituzione e rapporti istituzionali	I/16
Città v. attribuzione del titolo	I/2
Cittadinanza: atto di -	XI/1
classamento catastale	VI/6
Xx.xx.xx – collaboratori coordinati e continuativi: fascicoli	III/0
Xx.xx.xx. – collaboratori coordinati e continuativi: utilizzo	III/15
Xx.Xx.Xx.*: controlli	funzione non comunale: i controlli del Xx.Xx.Xx. vanno inseriti nel fascicolo specifico cui si riferisco-no e acquisiscono quindi la relativa classificazione.
Cocchiere: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Codice della strada: violazioni	IX/2 e repertorio specifico
Codice di comportamento dei dipendenti	III/13

Codice fiscale: comunicazione dei nati all’Xxxxxxx xxxxx xxxxxxx	XX/ 0
Collaboratori coordinati e continuativi – xx.xx.xx: fascicoli	III/0
Collaboratori coordinati e continuativi – xx.xx.xx.: utilizzo	III/15
Collaboratori esterni	III/15
Collegio dei Revisori dei conti	II/11
Collegio di conciliazione (disciplina del personale)	III/13
Collette: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4
Collocamento fuori ruolo dei dipendenti	III/2
Colloqui di selezione del personale	III/1
Colonie estive	VII/13
Xxxxxxx estive per i figli dei dipendenti: domande	III/11
Coltivatori	VIII/1
Comando presso/ da altre amministrazioni	III/3
Comitati: promozione	I/14
Comitato genitori per la mensa (asilo nido)	VII/1
Comitato genitori per la mensa (scuola materna e primaria)	VII/1
Comitato sanitario di zona*	ente estinto
Commercio ambulante (= su area pubblica)	VIII/4 e repertorio specifico
Commercio ambulante: concessione aree	IV/8 e repertorio specifico
Commercio di cose antiche o usate: autorizzazione all’attività	VIII/4 e repertorio specifico
Commercio di cose antiche o usate: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Commercio elettronico	VIII/4
Commercio fisso (= su area privata)	VIII/4
Commercio su aree private (fisso)	VIII/4
Commercio su aree pubbliche (ambulante)	VIII/4
Commissario ad acta del Comune	II/13
Commissario ad acta delle circoscrizioni	II/21
Commissario prefettizio e/o straordinario	II/8
Commissione censuaria *	funzione non comunale
Commissione di disciplina	III/13
Commissione elettorale circondariale *	funzione non comunale
Commissione elettorale comunale *: controllo liste elettorali	XII/2
Commissione elettorale comunale *: nomina	II/15
Commissione elettorale comunale *: verbali	XII/2
Commissione elettorale mandamentale: verbali in copia	XII/2
Commissioni consiliari	II/5
Commissione elettorale mandamentale	funzione non comunale
Commissioni dei Consigli circoscrizionali	II/19
Commissioni del Consiglio	II/5
Compartecipazioni ad imposte erariali e regionali	IV/3
Compenso ai dipendenti	III/6
Comportamento in servizio	III/13
Compravendita di beni immobili	IV/8
Comunicati stampa	I/12
Comunicazione istituzionale	I/12
Comunicazioni di natura edilizia	VI/3
Comunicazioni radio televisive	I/8
Concessionari incaricati della riscossione delle entrate	IV/13
Concessione di locali, spazi, attrezzature comunali	IV/8
Concessione in uso dei beni immobili del Comune	IV/8
Concessione in uso dei beni mobili del Comune	IV/9
Concessioni cimiteriali	IV/8 e repertorio specifico

Concessioni edilizie	VI/3 repertorio specifico
Concessioni edilizie in sanatoria	VI/3
Conciliazione, ufficio *	funzione non comunale
Conciliazione: Collegio di - (disciplina del personale)	III/13
Concorsi per assunzioni	III/1
Condoni edilizi	VI/3
Conduttore di veicoli di piazza: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Conferenza dei capigruppo	II/5
Conferenza dei dirigenti *	II/10
Conferenza dei Presidenti di quartiere	II/19
Conferimento di incarichi speciali	III/4
Confini del Comune (variazioni, modificazioni, rettifiche, etc.)	I/2
Confini del territorio comunale	I/2
Conformità opere edilizie private: accertamento	VI/3
Confraternite religiose	I/17
Congedo ordinario dei dipendenti	III/12
Congedo straordinario dei dipendenti	III/12
Congedo straordinario per gravidanza e puerperio	III/12
Consegna licenze caccia	IX/4
Consegna licenze porto fucile	IX/4
Consegnatari dei beni	IV/9
Consigli circoscrizionali (documenti riguardanti i Consigli circoscrizionali)	II/16
Consigliere anziano	II/3
Consiglieri (documenti riguardanti i Consiglieri)	II/3
Consiglio (documenti riguardanti il Consiglio, non emanati da esso)	II/3
Consiglio, commissioni del -	II/5
Consiglio: delibere	I/6 repertorio specifico; ogni delibera va classificata a seconda della materia di cui tratta
Consorzi di bonifica *: carteggio da e per	titolo e classe a seconda della materia di cui tratta
Consorzi di bonifica *: nomina dei rappresentanti del Comune e rapporti istituzionali	I/15
Consorzi di bonifica *: partecipazione finanziaria del Comune	IV/5
Consorzi idraulici *: carteggio da e per	Titolo e classe a seconda della materia di cui tratta
Consorzi idraulici *: nomina dei rappresentanti del Comune e rapporti istituzionali	I/15
Consorzi idraulici *: partecipazione finanziaria del Comune	IV/5
Consorzi intercomunali	I/15
Consorzi per l’esercizio di funzioni e servizi	I/15
Consorzi stradali	I/15
Consulenti: elenco degli incarichi conferiti	III/15
Consulenti: fascicolo personale	III/0
Consulenze	Titolo e classe a seconda della materia di cui tratta
Consulenze legali	V/3
Consultazione dei documenti a fini amministrativi: richieste	I/6
Consultazione dei documenti a fini di studio: richieste	I/6
Consultazione dei documenti amministrativi: procedure e regolamentazione	I/6
Consultori	VII/10
Consultori pediatrici *	funzione non comunale

Consumo dell’energia elettrica: addizionale comunale	IV/3
Contabilità degli investimenti *: pagamento ratei dei mutui	IV/4
Contabilità: verifiche	IV/6
Contenzioso	V/1
Contenzioso del lavoro	III/13
Conti consuntivi	IV/6
Conti: revisori dei -	II/11
Conto del tesoriere	IV/6
Contratti	II/9 repertorio specifico; ogni contratto va classificato nel titolo classe a seconda della materia cui si riferisce
Contratti collettivi di lavoro	III/5
Contrattisti: utilizzo	III/15
Contrattisti: fascicoli personali	III/0
Contratto collettivo di lavoro	III/5
Contributi agricoli	VIII/1
Contributi economici (assistenza)	VII/12
Contributi per la casa	VII/14
Contributi previdenziali per i dipendenti	III/7
Contributi regionali	IV/3
Contributi straordinari (entrate)	IV/3
Contributi: richieste per manifestazioni	nel fascicolo specifico di cui acquisisce la relativa classifica
Controlli ambientali	VI/9
Controlli delle liste elettorali	XII/2
Controlli di gestione * (interni)	IV/6
Controlli esterni	I/11
Controlli interni	II/14
Controlli sull’attività edilizia	VI/3
Controllo interno: organi	II/14
Controversie	V/1
Controversie relative al rapporto di lavoro	III/13
Convenzione con agenzie di riscossione dei tributi	IV/13
Convenzioni per l’esercizio di funzioni e servizi	I/15
Coordinamento trasporto pubblico e privato	VI/7
Copisterie: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Corriere postale	I/6
Corsa campestre	VII/7
Corse di cavalli: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Corsi di aggiornamento professionale per il personale	III/14
Corsi di formazione per il personale	III/14
Corsi per adulti	VII/4
Corte d’appello *	funzione non comunale: il carteg-gio con la Corte d’appello va clas-sificato a seconda della materia di cui tratta
Corte d’assise *	funzione non comunale: il carteg-gio con la Corte d’assise va clas-sificato a seconda della materia di cui tratta

Corte dei conti: controllo	I/11
COSAP	IV/3
cose antiche o usate (commercio): autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Creazione d’impresa *	VIII/classi 1 opp. 2 opp. 3 opp. 4 a seconda del tipo di impresa
Cremazione	XI/4
CT – Catasto terreni	VI/6
Cucine economiche: assistenza	XXX/00
XXX	XXX/0
Culto *	funzione non comunale
Curatela degli inabilitati	VII/11
Curriculum inviato per richiesta assunzione	III/1
Custodi: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Custodia dei valori (Tesoreria)	IV/12
		D
Danni alluvionali *	VI/10
Danni di guerra *	funzione non comunale
Danze (= trattenimenti danzanti): autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Decentramento (istituzione, modificazione, rettifiche, variazioni, definizione territoriale delle circoscrizioni, etc.)	I/2
Decorazioni militari *: al comune	I/13
Decorazioni militari *: proposte sottoposte al comune	I/13
Decreti del sindaco	I/6 repertorio specifico; ogni decreto va classificato a seconda della materia
Definizione delle competenze	I/9
Deleghe agli assessori	II/7
Deliberazioni del consiglio	I/6 repertorio specifico; ogni delibera va classificata a seconda della materia
Deliberazioni della giunta	I/6 repertorio specifico; ogni delibera va classificata a seconda della materia
Demanio idrico: gestione (ove prevista)	IV/8
Demolizione di immobili abusivi: ordinanze	VI/3 e repertorio delle ordinanze
Demolizioni edilizie	VI/3
Denominazione del comune	I/2
Denunce di cessione di fabbricati	IX/4
Denunce di infortunio sul lavoro	III/8
Denunce di inizio attività edilizia	VI/3
Denunce di inizio attività artigianale	VIII/2
Denunce di inizio attività commerciale	VIII/4
Denunce di ospitalità a stranieri	IX/4
Deposito (archivio di -)	I/6
Depuratore	VI/9
Derattizzazione	X/1
Destinazione d’uso dei beni immobili del Comune	IV/8
Destinazione d’uso dei beni mobili del Comune	IV/9

Destinazione urbanistica: certificati	VI/2
Destituzione	III/13
Destituzione di diritto	III/13
Determinazioni dei dirigenti	I/6 repertorio specifico; ogni determinazione va classificata a seconda della materia
Dezanzarizzazione	X/1
DIA (= Dichiarazioni di Inizio Attività edilizia)	VI/3
Dichiarazione di infermità	III/9
Difensore civico	II/12
Dimissioni	III/2
Dipendenti *: gestione	III/classi specifiche e fascicoli personali dei singoli dipendenti
Dipendenti *: politica del personale	I/9
Direttore generale (documenti riguardanti il direttore generale, non emanati da esso)	II/10
Direttori di tiro: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Dirigenti (documenti riguardanti i dirigenti, non emanati da essi)	II/10
Dirigenza	II/10
Diritti (entrate)	IV/3
Diritti di segreteria	IV/3
Diritti e doveri del dipendente	III/5
Diritti per servizi pubblici	IV/3
Diritti sulle pubbliche affissioni	IV/3
Diritto allo studio – 150 ore: esercizio da parte dei dipendenti	III/12
Diritto allo studio: promozione e sostegno	VII/1
Diritto di accesso ai documenti amministrativi: esercizio	I/6
Diritto di accesso ai documenti amministrativi: procedure e regolamentazione	I/6
Diritto di informazione	I/8
Diritto di partecipazione al procedimento amministrativo	I/8
Diritto di partecipazione dei cittadini	I/8
Disavanzo di amministrazione	IV/6
Discariche	VI/9
Disciplina	III/13
Dismissione: di beni immobili	IV/8
Dismissione: di beni mobili	IV/9
Disponibilità: personale in	III/3
Distacco presso/ da altre amministrazioni	III/3
Distributori di benzina: autorizzazione all’attività	VIII/4 e repertorio specifico
Distributori di benzina: fascicoli degli impianti	VIII/0
Distributori di carburante: autorizzazione all’attività	VIII/4 e repertorio specifico
Distributori di carburante: fascicoli degli impianti	VIII/0
Domande di alloggi popolari	VII/14
Domanda di estumulazioni straordinarie	XI/4
Domande di assunzione pervenute senza indizione di concorso	III/1
Domicilio	XI/2
Donazione del sangue: permesso ai dipendenti	III/12
Donazione di sangue: permessi per	III/12
Donazioni: di beni immobili	IV/8
Donazioni: di beni mobili	IV/9
Dormitori pubblici	VII/12
Dotazione organica	I/9

		E
Eccedenze di personale	III/3
Ecologia	VI/9
Economato	IV/10
Edifici pubblici: costruzione	VI/5
Edifici religiosi: costruzione e restauri	VI/3
Edifici religiosi: ubicazione	I/14
Edilizia privata	VI/3
Edilizia pubblica	VI/4
Edilizia residenziale pubblica: acquisizione aree	VI/ 4
Edilizia residenziale pubblica: assegnazione alloggi	VII/14
Edilizia residenziale pubblica: costruzione	VI/4
Edilizia scolastica: costruzione	VI/5
Editoria comunale	I/12
Educazione civica	VII/10
Educazione degli adulti	VII/4
Educazione stradale	IX/1
Eleggibilità dei Consiglieri comunali	II/3
Elettricità: addizionale comunale sul consumo di energia elettrica	IV/3
Elettrodotto: costruzione	VI/5
Elettrodotto: gestione	VI/8
Elezioni	XII/3
Elezioni amministrative	XII/3
Elezioni comunali e provinciali	XII/3
Elezioni europee	XII/3
Elezioni politiche	XII/3
Elezioni: albi elettorali	XII/1
Elezioni: liste	XII/2
Emergenze (protezione civile)	VI/10
Emigrati (fascicoli)	XI/2
Emigrati (registri)	XI/2
Emigrazione	XI/2
Energia	VI/8
Energia elettrica: addizionale comunale sui consumi	IV/3
Enoteche	v. vendita di alcolici
Enti non commerciali	I/17
Entrate	IV/3
Entrate per accensione di prestiti	IV/3
Epidemie	X/1
Equilibrio di bilancio	IV/6
Equo indennizzo	III/9
Eredità *: acquisizione di beni immobili	IV/8
Eredità *: acquisizione di beni mobili	IV/9
ERP (= edilizia residenziale pubblica) v. alloggi
Esattoria	IV/13
Escavazioni * (eseguite dal Comune)	VI/5
Esecutivi circoscrizionali (organi delle circoscrizioni)	II/18
Esercitazioni militari	XIII/3
Esercizi commerciali: autorizzazione all’attività	VIII/4 e repertorio specifico
Esercizi commerciali: fascicoli degli esercenti	VIII/0

Esercizi pubblici: autorizzazione all’attività	VIII/4 e repertorio specifico
Esercizi pubblici: autorizzazioni di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Esercizi pubblici: fascicoli degli esercenti	VIII/0
Esercizi turistici: autorizzazione all’attività	VIII/6 e repertorio specifico
Esercizi turistici: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Esercizi turistici: : fascicoli degli esercenti	VIII/0
Esercizio associato di funzioni e servizi	I/15
Esercizio provvisorio del bilancio	IV/1
Esercizio pubblico temporaneo in occasione di fiere, mercati etc	IX/4 e repertorio specifico
Esondazioni (protezione civile)	VI/10
Espatrio minori: rilascio certificati	XI/ 2
Esplodenti v. materie esplodenti
Esposizione di rarità, persone, animali gabinetti ottici e altro oggetti di curiosità	IX/4 e repertorio specifico
Esposti (= proteste)	I/8 repertorio specifico
Esposti (= bambini abbandonati): assistenza	VII/12
Espropri per opere di pubblica autorità	IV/8
Espropriazioni di beni immobili	IV/8
Esternalizzazione: utilizzo di collaboratori esterni	III/15
Estetisti	VIII/2 e repertorio specifico
Xxxxxxxxx: fascicoli	VIII/0
Estimi catastali	VI/6
Estumulazioni	XI/4
Esumazioni	XI/4
Europee: elezioni europee	XII/3
Eventi culturali	VII/6
Eventi sportivi	VII/7
Extracomunitari: assistenza	VII/12
Extracomunitari: strutture di prima assistenza	XXX/00
		X
Xxxxxxxxxx: denunce di cessione	IX/4
Facchini: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Fallimenti *: adempimenti elettorali relativi ai falliti	XII/2
Fallimenti *: insinuazione del Comune tra i creditori di un fallito	IV/3
Farmacie	X/3
Fascia tricolore: uso	I/13
Fascicolo archivistico	I/6
Fatture	IV/4
Ferrovia *: rapporti con l’ente per pianificare traffico	VI/7
Festa da ballo : autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Feste civili: modalità di svolgimento	I/13
Feste civili: organizzazione	VII/6
Feste nazionali: modalità di svolgimento	I/13
Feste nazionali: organizzazione	VII/6
Feste popolari: organizzazione	VII/6
Feste religiose: organizzazione	VII/6
Festoni di Natale: concessione di istallazione	IV/8 repertorio specifico
Fiere	VIII/5
Finanza: partecipazioni finanziarie	IV/5
Fine rapporto: trattamento - TFR	III/10
Fisco: adempimenti relativi al Comune	IV/7

Fisco: adempimenti relativi al personale	III/7
Flessibilità: forme contrattuali flessibili	III/5
Flessibilità: orario di lavoro	III/12
Fochino: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Fogli di congedo	XIII/2
Fogli di congedo: consegna	XI/2
Fogli di via obbligatori *	IX/4
Fogli matricolari (dei militari)	XIII/2
Fognatura: costruzione	VI/5
Fognatura: gestione	VI/8
Fondi economali	IV/10
Fondo di riserva	IV/2
Fontane (beni immobili di proprietà del Comune)	IV/8
Fontane pubbliche: costruzione	VI/ 5
Fontane pubbliche: gestione	VI/8
Foreste (beni immobili di proprietà del Comune)	IV/8
Foreste: attività di difesa	VI/9
Formazione (archivio in formazione)	I/6
Formazione: verbali degli istituti di -	VII/3
Formazione delle liste di leva	XIII/1
Formazione e orientamento al lavoro	VII/4
Formazione professionale dei dipendenti	III/14
Formazione professionale: incentivi agli Istituti	VII/3
Forme associative per l’esercizio di funzioni e servizi	I/15
Forme contrattuali flessibili	III/5
Fotocopiatrici: acquisto	IV/9
Fotocopisterie: autorizzazione all’attività	VIII/4 e repertorio specifico
Fotocopisterie: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Fotocopisterie: fascicoli	VIII/0
Fotogrammetria: rilievi	VI/1
Francobolli per posta in partenza	I/6
Frazioni (istituzione, denominazione, modificazione, variazione, etc.)	I/2
Fucile: consegna delle licenze di porto	IX/4
Funzioni attribuite ai dipendenti	III/4
Funzioni: attribuzione ai dipendenti	III/4
Funzioni: organigramma	I/9
Fuochi artificiali: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Fuochi d’artificio: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Fuori ruolo: collocamento	III/5
Furti negli uffici *	IV/9
Fusioni di comuni	I/2
		G
Gare con autoveicoli, motoveicoli o ciclomotori: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Gare per l’acquisizione di beni e/o servizi	IV/4
Gare per l’acquisizione di beni e/o servizi di carattere economale	IV/10
Gas (servizio pubblico)	VI/8
Gas tossici	VI/9
Gas: messa in esercizio di impianti per emissioni di gas	VI/9
Gasdotto: costruzione	VI/5

Gasdotto: gestione	VI/8
Gazzetta ufficiale: acquisto	IV/4
Gazzetta ufficiale: pubblicazione sulla -	la singola richiesta di pubblicazione va inserita nel fasc. cui si riferisce e di cui acquisisce la classifica
Gemellaggi	I/14
Geotermia	VI/8
Gestione dei beni immobili del Comune	IV/8
Gestione dei beni mobili del Comune	IV/9
Gestione dei rifiuti (servizio pubblico)	VI/8
Gestione finanziaria del comune (Tesoreria)	IV/12
Gestione: piano esecutivo (PEG)	IV/1
Gestione: rendiconti	IV/6
Giardini pubblici (= beni immobili del Comune)	IV/8
Giardini pubblici: costruzione e manutenzione	VI/5
Giochi della gioventù	VII/3
Giochi leciti: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Giornale di cassa	IV/4
Giornali e riviste (rivendita): autorizzazione all’attività	VIII/4
Giornali: acquisto	IV/4
Giornali: edizione per iniziativa comunale	I/12
Giostre e giostrai: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Girovaghi: mestieri: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Giudice di pace *	funzione non comunale
Giudici popolari: albo	XI/2
Giudizi sul dipendente	III/13
Giunta comunale (documenti riguardanti la Giunta, non emanati da essa)	II/7
Giunta comunale: delibere	I/6 repertorio specifico; ogni delibera va classificata a seconda della materia
Giuramento del dipendente	III/2
Gonfalone	I/5
Graduatorie dei concorsi per il personale	III/1
Graduatorie per gare e appalti	IV/4 opp. IV/10 a seconda dei beni acquisiti
Graduatorie per l’ammissione agli asili nido e alle scuole materne	VII/2
Graduatorie per l’assegnazione di alloggi popolari	VII/14
Graduatorie per l’assegnazione di borse di studio	VII/1
Gravidanza e puerperio: congedo straordinario e aspettativa	III/12
GREST (= Gruppi Estivi)	VII/13
Gruppi consiliari	XX/0
Xxxxxxx medica *	funzione non comunale
Guardie giurate: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Guardie notturne: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Guida turistica: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
		H
Hardware: acquisto	IV/4
Hardware: leasing	IV/4
Hardware: noleggio	IV/4

		I
ICI – Imposta comunale sugli immobili	IV/3
ICI: istanze di rimborso	IV/3
Identità: carta d’identità	XI/2
Igiene ambientale *	VI/8
Igiene pubblica	X/1
Illuminazione pubblica: costruzione delle rete	VI/5
Illuminazione pubblica: gestione	VII/8
Immigrati (fascicoli)	XI/2
Immigrati (registri)	XI/2
Immigrazione	XI/2
Immobili comunali	IV/8
Impegni di spesa	IV/4 repertorio specifico
Impianti di riscaldamento: controlli	VI/9
Impianti produttivi	VIII/3
Impianti sportivi (beni immobili di proprietà del Comune)	IV/8
Impianti sportivi: concessione	IV/8 repertorio specifico
Impianti sportivi: costruzione	VI/5
Impianti sportivi: gestione	IV/8
Impianti termici: controllo	VI/9
Impianti termici: progettazione, installazione ed esercizio	VI/8
Imposta comunale sugli immobili - ICI	IV/3
Imposta comunale sulla pubblicità	IV/3
Imposte comunali (entrate)	IV/3
Imposte: riscossione	IV/13
Inabili: assistenza	VII/12
Inabilitati: curatela	VII/11
Incapaci: tutela	VII/11
Incarichi a contratto	III/15
Incarichi a legali: conferimento per cause in corso	V/1
Incarichi professionali: conferimento	III/15
Incarichi professionali: fascicoli dei professionisti	III/0
Incarichi professionali: retribuzione	IV/4
Incarichi speciali	III/4
Incarico di tesoreria	IV/12
Incasso: ordinativo	IV/3
Incendi (protezione civile)	VI/10
Inchiesta disciplinare	III/13
Inchieste amministrative	I/11
Incidenti stradali	IX/2
Incidenti stradali: rilevazione	IX/2
Incolumità pubblica *	VI/10
Indennità di missione	III/6
Indennità premio di servizio	III/10
Indennizzo (equo indennizzo)	XXX/0
Xxxxxxxxx	XXXX/0
Xxxxxxxxx: aspettativa/assenza/congedo	III/12
Infermità: dichiarazione	III/9
Informagiovani	VII/10
Informatica: acquisto di personal computers	IV/9

Informatica: sistemi operativi	I/7
Informative su residenti nel comune richieste da altri enti pubblici	IX/3
Informazione: attività	I/12
Informazione: diritto	I/8
Informazioni al pubblico (URP)	I/8
Informazioni anagrafiche da e per altri uffici	XI/2
Infortuni sul lavoro: assicurazione	III/7
Infortuni: denunce	III/9
Infortuni: prevenzione	III/8
Infrazioni disciplinari	III/13
Iniziative di carattere sociale	VII/15
Iniziative popolari	XII/5
Inquadramento in base ai contratti di lavoro	III/5
Inquinamento acustico	VI/9
Inquinamento del suolo	VI/9
Inquinamento dell’acqua	VI/9
Inquinamento dell’aria	VI/9
Insinuazione fra i creditori di un fallimento	IV/3
Internet: sito istituzionale	I/8
Interprete: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Interventi di carattere politico e umanitario	I/14
Invalidi: assistenza	VII/12
Inventari dei beni immobili	IV/8
Inventari dei beni mobili	IV/8
Inventario archivistico	I/6
Investimenti: risorse destinate agli investimenti	IV/3
IRPEF: addizionale comunale	IV/3
Isole pedonali: costruzione	VI/5
Isole pedonali: individuazione e programmazione	VI/7
Istanze	XII/5
ISTAT	I/7
Istituti culturali: attività e iniziative	VII/6
Istituti culturali: funzionamento	VII/5
Istituti di formazione professionale	VII/3
Istruttore di tiro: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4
Istruzione pubblica: promozione e sostegno delle istituzioni scolastiche	VII/3
IVA: pagamento	IV/7
		L
Lasciti testamentari a favore del comune: beni immobili	IV/8
Lasciti testamentari a favore del comune: beni mobili	IV/9
Lavanderia a domicilio per anziani	VII/12
Lavoratori socialmente utili	III/15
Lavori pubblici – LLPP	VI/5
Lavoro: applicazione del contratto collettivo	III/5
Lavoro: libretto	XI/2
Lavoro: orario	III/12
Leggi e decreti nazionali e regionali	I/1
Legislazione nazionale e regionale	I/1
Leva militare	XIII/1
Leva: liste	XIII/1

Levata dei protesti cambiari	non va protocollata né classificata in quanto attività libero-professio-nale del Segretario comunale
Libere forme associative	I/17
Libretto di lavoro	XI/2
Licei *: sostegno all’attività	VII/3
Licenze di caccia: consegna	IX/4
Licenze di commercio	VIII/4 repertorio specifico
Licenze di porto fucile: consegna	IX/4
Licenze edilizie	VI/3 repertorio specifico
Licenziamenti	III/13
Liquidazioni (Trattamento di fine rapporto – TFR)	III/10
Liquidazioni (= svendite)	VIII/4
Liquidazioni di spesa: norme generali	IV/4
Liquidazioni di spesa: ordinativi	IV/4 repertorio specifico
Liste di leva	XIII/1
Liste elettorali	XII/2
Liti	V/1
Litografie: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
LLPP – Lavori pubblici	VI/5
Locande: autorizzazione all’attività	VIII/6 e repertorio specifico
Locande: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Locande: fascicoli	VIII/0
Locazione dei beni immobili del Comune	IV/8
Loculi: concessioni	IV/8 e repertorio specifico
Loculi: domande di concessione	IV/8 e repertorio specifico
Lotta alle zanzare	X/1
Lottizzazioni: di privati	VI/3
Lottizzazioni: piani	VI/2
Luce: erogazione (servizio pubblico)	VI/8
Luoghi di pubblico spettacolo (agibilità): autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Lustrascarpe: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
		M
Macellazioni: calendario	Funzione estinta
Macellazioni: richiesta di autorizzazione	Funzione estinta
Macelli: costruzione	VI/5
Maestro di sci: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Malati di mente pericolosi: ricoveri coatti	X/2
Malattie dei dipendenti	III/12
Malattie infettive: interventi di competenza del comune	X/1
Mandati di pagamento emessi	IV/4
Mandati di pagamento quietanzati	IV/12
Mandati di pagamento: norme generali	IV/4
Mansioni superiori	III/4
Manutenzione dei beni immobili del Comune	VI/5
Manutenzione ordinaria dei beni immobili	VI/5
Manutenzione ordinaria dei beni mobili	IV/9
Manutenzione straordinaria dei beni immobili del Comune	VI/5
Marciapiedi: costruzione	VI/5

Massa vestiario	IV/10
Massimario di selezione	I/6
Materiale di cancelleria: acquisto	IV/10
Materiale di consumo: acquisto	IV/10
Materie esplodenti: licenze di porto	IX/4 e repertorio specifico
Materne (scuole)	VII/2
Maternità: aspettativa	III/12
Maternità: astensione per maternità	III/12
Matricole militari v. ruoli matricolari	XIII/2
Matrimoni	XI/1
Matrimonio: atti di matrimonio	XI/1
Mediatori *: lista dei mediatori	non è documento archivistico: si colloca nello spazio informativo
Mediazione culturale	VII/4
Medici condotti *	funzione estinta
Medici di base *	funzione non comunale
Medie (scuole): attività	VII/3
Mendicità *	lessico arcaico: Tit. VII/8-13
Mensa aziendale per i dipendenti: addebitamento quote all’interessato	IV/3
Mensa aziendale per i dipendenti: funzionamento	III/11
Mensa aziendale per i dipendenti: spese di funzionamento	IV/4
Mense degli asili nido: addebitamento quote all’interessato	IV/3
Mense degli asili nido: funzionamento	VII/1
Mense degli asili nido: spese per il funzionamento	IV/4
Mense scolastiche: addebitamento quote all’interessato	IV/3
Mense scolastiche: funzionamento	VII/1
Mense scolastiche: spese	IV/4
Mercati	VIII/5
Mercatino delle pulci	VIII/5
Mercato ortofrutticolo *: costruzione	VI/5
Mercato ortofrutticolo *: organizzazione	VIII/5
Messaggi di utilità sociale e di pubblico interesse	I/12
Messi comunali: notifiche	I/6 repertorio specifico; ogni documento notificato ha un suo indice di classificazione
Messi comunali: richiesta di notifiche da esterni	I/6 e repertorio specifico
Mestieri ambulanti esercitati da stranieri: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Mestieri ambulanti: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Mestieri girovaghi: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Metanodotto: costruzione	VI/5
Metanodotto: gestione	VI/8
Metropolitana (città o area)	I/16
Miglioramento professionale	III/14
Militari: alloggi	XIII/3
Militari: leva militare	XIII/1
Militari: requisizioni per utilità	XIII/4
Militari: servitù	XIII/3
Miniere *	funzione non comunale
Minori, tutela dei	VII/11
Minori: assistenza	VII/12
Minori: attività ricreativa e di socializzazione	VII/13

Minori: curatela	VII/11
Minori: tutela	VII/11
Missioni: incarichi di -	III/4
Missioni : indennità	III/6
Mobili (beni) del Comune (acquisto, gestione, alienazione, etc.)	IV/9
Mobili: acquisto	IV/9
Mobili: concessione in uso	IV/9
Mobilità (= viabilità)	VI/7
Mobilità da/ verso altre amministrazioni	III/3
Mobilità: piano urbano	VI/7
Modifica orario di lavoro degli uffici	I/9
Modifica orario di lavoro individuale	III/12
Monitoraggio ambientale	VI/9
Monopolio *: vendita prodotti di -	Funzione non comunale; per l’autorizzazione all’esercizio commerciale VIII/4
Montacarichi: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Monti di pietà *	funzione non comunale
Monumenti (beni immobili del comune)	IV/8
Monumenti: attività culturali	VII/6
Morte: atti di morte	XI/1
Morte: certificato medico	XI/4
Morte: registri di stato civile	XX/0
Xxxxx	XX/0
Xxxxx: polizia mortuaria	XI/4
Motivi di famiglia: aspettativa/ congedo strordinario	III/12
Motoveicoli (gare con -): autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Municipio (istituzione, denominazione, modificazione, variazione, etc.)	I/2
Musei (istituzioni culturali)	VII/5
Museo civico: attività e iniziative	VII/6
Museo civico: funzionamento	VII/5
Mutui: erogazione	IV/3
Mutui: pagamento rate	IV/4
		N
Nascita: atto di nascita	XI/1
Nascita: registri di stato civile	XI/1
Nati	XI/1
Negozi	VIII/4
Nido d’infanzia	VII/2
Nido: asilo-nido	VII/2
Nomadi *: integrazione scolastica	VII/1
Nomadi *: ordinanze di sgombero	X/1 e repertorio delle ordinanze
Nomadi *: realizzazione di campi nomadi	VI/5
Nomina in prova	III/2
Note di accredito	IV/3
Notificazioni	I/6 repertorio specifico
Notiziario	I/12
Numerazione civica (modificazioni, etc.)	I/2

		O
Obbligati al soggiorno * (competenze spettanti al Comune)	IX/4
Obbligo di residenza per i dipendenti	III/2
Obbligo scolastico	VII/3
Obiettori di coscienza: fascicoli personali	III/0
Obiettori di coscienza: utilizzo	III/15
Obiezione di coscienza: esercizio del diritto	XIII/1
Occupazione di suolo pubblico	IV/8 repertorio specifico
Oggetti diversi	XIV (tenendo presenti le raccomandazioni espresse dal Gruppo)
Oggetti smarriti e recuperati	IV/11
Oleodotto: costruzione	VI/5
Oleodotto: gestione	VI/8
Oneri di urbanizzazione	IV/3
ONLUS – Organizzazioni non lucrative di utilità sociale	I/17
Onorificenze civili	I/13
Onorificenze concesse	I/13
Onorificenze ricevute	I/13
Operazioni di soccorso stradale	IX/2
Opere edilizie private	VI/3
Opere interne (Edilizia privata)	VI/3
Opere pubbliche	VI/5
Orari di apertura degli uffici attivi sul territorio comunale	I/9
orari di apertura dei negozi ed esercizi commerciali attivi sul territorio comunale	VIII/4
Orario di lavoro all’interno del Comune	III/12
Orario di lavoro del singolo dipendente	III/12
Orario di lavoro flessibile: richiesta e concessione	III/12
Orario di servizio	III/12
Ordigni	IX/4
Ordinamento degli uffici	I/9
Ordinamento dei servizi	I/9
Ordinanze del sindaco	I/6 repertorio specifico; ogni ordinanza va classificata a seconda della materia
Ordinativi di incasso	IV/3
Ordinazione di spesa	IV/4
Ordine di servizio	III/4
Ordine pubblico	IX/4
Ordini di esumazione delle salme	XI/4
Ordini professionali tecnici *: albi	non sono documenti archivistici: si collocano nello spazio informativo
Orfanotrofi	VII/12
Organi consultivi	II/15
Organi di controllo interni	II/14
Organi esecutivi circoscrizionali	II/18
Organigramma: definizione	I/9
Organizzazione degli uffici	I/9
Organizzazioni di rappresentanza del personale: rapporti	I/10
Organizzazioni non lucrative di utilità sociale – ONLUS	I/17

Organizzazioni sindacali: rapporti	I/10
Orientamento professionale	VII/4
Ospedale civile *	funzione non comunale
Ospedale militare *	funzione non comunale
Ospitalità a stranieri: denunce	IX/4
Ostelli per la gioventù: autorizzazione all’attività	VIII/6 e repertorio specifico
Ostelli per la gioventù: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Ostelli per la gioventù: fascicoli	VIII/0
Osterie: autorizzazione all’attività	VIII/4 e repertorio specifico
Osterie: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Osterie: fascicoli	VIII/0
Ostetriche *	funzione non comunale
		P
Paga	III/6
Pagamenti: mandati di	IV/4
Pagamento delle spese (Tesoreria)	IV/12
Pagamento rette ricovero delle case di riposo	VII/12
Pagamento rette ricovero delle strutture assistenza	VII/12
Palazzo municipale: costruzione	VI/5
Panifici: permessi sanitari	X/1 e repertorio specifico
Paracarri: posa	IV/9
Parcheggi (beni immobili di proprietà del Comune)	IV/8
Parcheggi: costruzione	VI/5
Parcheggi: gestione	IV/8
Parcheggi: individuazione delle aree	VI/7
Parchi (beni immobili di proprietà del Comune)	IV/8
Parchi: attività di difesa ambientale	VI/9
Parchi giochi per bambini (attività di rilevanza sociale)	VII/13
Parchi giochi per bambini (beni immobili di proprietà del Comune)	IV/8
Parchimetri: acquisto	IV/9
Parchimetri: introiti	IV/3
Parchimetri: istallazione	IV/9
Pareri di impatto ambientale	VI/9
Pareri igienico-sanitari (settore edilizio)	X/1 e repertorio specifico
Pareri legali	V/3
Pari opportunità	I/9
Parità uomo-donna	I/9
Parrocchie *	funzione non comunale
Parrocchie *: rapporti con le	nel fascicolo specifico di cui acquisisce la classifica
Parrucchieri: autorizzazione all’attività	VIII/2 e repertorio specifico
Parrucchieri: fascicoli	VIII/0
Partecipazione (associazionismo)	I/17
Partecipazione al procedimento amministrativo: diritto	I/8
Partecipazione al procedimento amministrativo: esercizio del diritto di accesso (richieste)	Acquisiscono la classifica del fasc. cui si riferiscono
Partecipazione dei cittadini	I/17
Partecipazioni finanziarie	IV/5
Partiti politici *	I/17
Part-time	III/12
Passaggio ad altra amministrazione	III/3

Passaggio di dipendenti per effetto del trasferimento di attività ad altre amministrazioni	III/3
Passaggio diretto di personale tra amministrazioni diverse	III/3
Passaporti *	XI/2
Passaporti: rilascio	XI/2
Passerelle *: costruzione	VI/5
Pasti a domicilio per anziani	VII/12
Pasto: buoni pasto	III/11
Pastorizia *	VIII/1
PAT (= Piano di assetto territoriale del Comune)	VII/2
PATI (= Piano di assetto territoriale intercomunale)	VII/2
Patrocinio gratuito * (= assistenza legale gratuita)	funzione non comunale
Patrocinio: concessione a titolo gratuito	I/5
Patronati (somministrazione di alimenti e bevande in circoli privati): autorizzazione all’attività	VIII/4 e repertorio specifico
Patronati (somministrazione di alimenti e bevande in circoli privati): autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Patrono: festa	VII/6
Patto di collaborazione	I/17
PDL – piani di lottizzazione	VI/2
PEEP: assegnazione alloggi	VII/14
PEEP: piani di zona	VI/2
PEG – Piano esecutivo di gestione	IV/1
Penale: causa penale	V/1
Pensionati: comunicazioni INPDAP sulla qualità di	XI/2
Pensioni (strutture ricettive): autorizzazione all’attività	VIII/6 e repertorio specifico
Pensioni (strutture ricettive): autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Pensioni (strutture ricettive): fascicoli	VIII/0
Pensioni civili *: pratiche per le	XI/2
Pensioni di anzianità per i dipendenti	III/10
Pensioni di guerra *: pratiche per le	XI/2
Pensioni: certificati di iscrizione	XI/2
Periodo di prova dei dipendenti	III/2
Permessi ai dipendenti	III/12
Permessi di accesso veicolare alla zona pedonale	VI/7
Permessi di assenza per i dipendenti	III/12
Permessi sindacali per i dipendenti	III/12
Personal computers: acquisto	IV/9
Personale *	III/classi specifiche; fascicolo del singolo dipendente
Personale avventizio *: fascicoli personali	III/0
Personale avventizio *: utilizzo	III/15
Personale fuori ruolo *: fascicoli	fascicoli nominativi
Personale in disponibilità	III/3
Personale in servizio: fascicoli personali	III/0
Personale non strutturato: fascicoli personali	III/0
Personale non strutturato: utilizzo	III/15
Personale: rappresentanze (sindacati): rapporti	I/10
Persone socialmente pericolose *	IX/4
Pesca	VIII/1
Pesca *: trasmissione tesserini	XI/2
Pesche di beneficenza: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico

Pescherie *: rivendite di prodotti ittici	VIII/4
Pescherie *: fascicoli	XXXX/0
Xxxxxxxxxxxx	XXXX/0
Xxxx e misure *	funzione non comunale
Petizioni	XII/5
Piani di emergenza in caso di calamità naturali	VI/10
Piani di emergenza per i dipendenti	III/8
Piani di lottizzazione	VI/2
Piani di zona	VI/2
Piani particolareggiati del PRG	VI/2
Piani regolatori sovracomunali: pareri	VI/1
Piano degli interventi	VI/2
Piano del traffico	VI/7
Piano della mobilità	VI/7
Piano di assetto territoriale del Comune – PAT	VI/2
Piano di assetto territoriale intercomunale – PATI	VI/2
Piano di lottizzazione – PDL	VI/4
Piano di riqualificazione urbana	VI/2
Piano esecutivo di gestione – PEG	IV/1
Piano insediamenti produttivi – PIP	VI/2
Piano integrato di riqualificazione urbana – PIRU	VI/2
Piano particolareggiato infrastrutture stradali – PPIS	VI/2
Piano per l’infanzia	VII/8
Piano regolatore generale – PRG	VI/1
Piano sociale	VII/8
Piano urbano del traffico	VI/7
Piano urbano della mobilità	VI/7
Pianta organica	I/9
Piazze (beni immobili di proprietà del Comune)	IV/8
Piazze: realizzazione	VI/5
Pignoramenti *	funzione non comunale
PI (= piano degli interventi)	VI/2
Pinacoteca: attività e iniziative	VII/6
Pinacoteca: funzionamento	VII/5
PIP (= piano insediamenti produttivi)	VI/2
Pirotecnica: spettacoli pirotecnici: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
PIRU (= piano integrato di riqualificazione urbana)	VI/2
PIRUEA (= programma integrato di riqualificazione urbana, edilizia ed ambientale)
Piste ciclabili: determinazione dei percorsi	VI/7
Piste ciclabili: realizzazione	VI/5
Pizzerie: autorizzazione all’attività	VIII/4
Pizzerie: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Pizzerie: autorizzazione sanitaria	X/1 e repertorio specifico
Pizzerie: fascicoli	VIII/0
Politica culturale	VII/6
Politica del personale: determinazione	I/9
Politiche per la casa	VII/14
Politiche v. elezioni politiche	XII/3
Politiche per il sociale	VII/15
Polizia amministrativa *	IX/4
Polizia amministrativa *: verbali dei sopralluoghi e accertamenti	IX/4: repertori specifici

Polizia mortuaria	XI/4
Polizia municipale: verbali delle contravvenzioni	IX/2
Polizia rurale *	IX/4
Polizia stradale	IX/2
Polizia urbana *: attività stradale	IX/2
Polizia urbana *: attività amministrativa	IX/4
Polveri e materiali esplodenti *: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Ponti (beni immobili di proprietà del Comune)	IV/8
Ponti *: costruzione	VI/5
Ponticelli *: costruzione	VI/5
Popolazione: anagrafe	XI/2
Portavoce	I/12
Porti * (= beni immobili del Comune)	IV/8
Porti *: costruzione	VI/5
Portieri: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Porto d’armi *: consegna licenze	IX/4
Porto di fucile: consegna licenze	IX/4
Porto di materie esplodenti: licenze	IX/4
Posta in arrivo e in partenza	I/6
Posta: ufficio *	funzione non comunale
PPIS (= piano particolareggiato infrastrutture stradali)	VI/2
Pratiche edilizie	VI/3
Preferenze: criteri di – nei concorsi pubblici	III/1
Prefettura *: carteggio da e per	Xxxxxx e classi a seconda della materia di cui tratta
Prelevamenti dal fondo di riserva	IV/1
Premio di servizio (indennità)	III/10
Presentazione liste elettorali	XII/3
Presenze al lavoro	III/12
Presidente del Consiglio (documenti riguardanti il presidente del Consiglio, non quelli emanati da esso)	II/4
Presidenti dei Consigli circoscrizionali (documenti riguardanti i presidenti dei Consigli circoscrizionali, non quelli emessi da essi)	II/17
Presidenti di quartiere: conferenza dei -	II/19
Presidenti di seggio: albo	XII/1
Prestazioni: anagrafe delle -	III/6
Prestito d’onore *	funzione non comunale
Prestito di opere d’arte di proprietà comunale	IV/9
Prestito di opere d’arte richieste per iniziative culturali	VII/6
Pretura *: carteggio da e per	Xxxxxx e classi a seconda della materia di cui tratta
Prevenzione del rischio sociale	VII/9
Prevenzione incendi: attività	VI/10
Prevenzione incendi: certificati	VI/9
Prevenzione infortuni	III/8
Prevenzione per i soggetti a rischio sociale	VII/9
Prevenzione stradale	IX/1
Previdenza	III/7
Previsione: relazione previsionale e programmatica	IV/1
PRG – Piano regolatore generale	VI/1
PRG: attuazione	VI/2
PRG: piani particolareggiati	VI/2
Prima assistenza	VII/12

Privacy (nella gestione documentale)	I/6
Privacy (nella realizzazione del sistema informativo)	I/7
Privative *	funzione non comunale
Pro loco * (= promozione e servizi per le attività economiche)	VIII/7
Processioni religiose: mantenimento dell’ordine pubblico	IX/4
Processioni religiose: organizzazione	VII/6
Processioni religiose: regolazione del traffico	IX/2
Proclami a stampa	I/8
Procura della Repubblica *: carteggio da e per	Xxxxxx e classi a seconda della materia di cui tratta
Professioni: orientamento professionale	VII/4
Profughi: accoglienza nei campi	VII/12
Progettazione opere pubbliche	VI/5
Programma di riqualificazione urbana e di sviluppo sostenibile del territorio – PRRUST	VI/2
Programma integrato di riqualificazione urbanistica – PIRU	VI/2
Programma integrato di riqualificazione urbana, edilizia ed ambientale – PIRUEA
Programmazione: relazione previsionale e programmatica	IV/1
Proiezioni cinematografiche: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Promessa solenne dei dipendenti	III/2
Promesse di matrimonio	XI/1
Promozione attività economiche	VIII/7
Promozione del territorio *	VIII/7
Promozione: attività generale	I/12
Propaganda elettorale *	XII. 3 oppure XII. 4
Proteste (= reclami)	I/8
Protesti cambiari *	non vanno protocollati né classi-ficati perché di competenza per- sonale del segretario comunale in certi Comuni
Protezione animali *	funzione non comunale: eventuali collaborazioni con altri soggetti: X/5
Protezione civile	VI/10
Protezione dell’ambiente	VI/9
Protocollo	I/6
Protocollo: registri *	I/6 repertorio specifico
Prova: periodo di prova	III/2
Prove di concorso	III/1
Provvedimenti disciplinari	III/13
Provveditorato	IV/10
PRRUST (=programma di riqualificazione urbana e di sviluppo sostenibile del territorio)	VI/2
Pubblicazioni (= formalità di pubblicazione degli atti amministrativi)	I/6
Pubblicazioni (= attività editoriale istituzionale)	I/12
Pubbliche affissioni	IV/14
Pubbliche affissioni: diritti sulle -	IV/3
Pubblici esercizi: autorizzazione all’attività	VIII/4 e repertorio specifico
Pubblici esercizi: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Pubblici esercizi: fascicoli	VIII/0
Pubblicità (= insegne)	IV/14
Pubblicità degli atti	I/6

Pubblicità: imposta comunale sulla -	IV/3
Pubblico esercizio temporaneo in occasione di fiere, mercati etc.	IX/4
Pubblico: relazioni con il -	I/8
Puerperio: astensione per gravidanza e -	III/12
Pulizia degli uffici comunali	IV/10
Pulizia delle strade *	IV/8
		Q
Qualifica	III/4
Quartieri: definizione delle circoscrizioni	I/2
Quartieri: attività specifiche	Titoli e classi a seconda della materia di cui trattano
Quartieri: individuazione	I/2
Quartieri: organi	classi 16-22 del Tit. II
Questue: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Quiescenza dei dipendenti	III/10
Quotidiani e periodici: rivendita: autorizzazione all’attività	VIII/4 e repertorio specifico
Quotidiani e periodici: rivendita: fascicoli	VIII/0
		R
Raccolta di fondi o oggetti: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Raccolta differenziata * dei rifiuti	VI/8
Radioamatori: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Ragioneria *: organizzazione del servizio	I/9
Ragioneria *: attività specifiche	IV/4
Randagismo animale	X/5
Rapporti istituzionali con altre istituzioni	I/14
Rapporto informativo e giudizio complessivo sul dipendente	III/13
Rappresentanza: attività di -	I/13
Rappresentanze del personale	I/10
Rappresentanze sindacali: contrattazione decentrata	I/10
Rappresentanze sindacali: distacchi dei dipendenti	III/3
Rappresentanze sindacali: permessi dei dipendenti	III/12
Rappresentazioni cinematografiche: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Rappresentazioni teatrali: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Rassegna stampa	I/12
Recupero oggetti smarriti	IV/11
Referendum	XII/4
Referendum abrogativo	XII/4
Referendum confermativo	XII/4
Referendum consultivo	XII/4
Referti necroscopici	XI/4
Refezione scolastica	VII/1
Regione *: carteggio da e per	Xxxxxx e classi a seconda della materia di cui tratta
Registro delle notifiche	I/6
Registro infortuni	III/8
Regolamenti (approvazione, modificazioni, etc.)	I/4
Reintegrazione del dipendente	III/13

Relazione previsionale e programmatica	IV/1
Relazioni con il pubblico	I/8
Religioni: rapporti istituzionali	I/14
Rendiconto dell’esercizio	IV/6
Rendiconto della gestione	IV/6
Repertorio dei fascicoli	I/6 repertorio specifico
Requisiti di ammissibilità ai concorsi	III/1
Requisiti per assunzione	III/2
Requisizione di beni mobili	IV/9
Requisizioni per utilità militari	XIII/4
Residenza	XI/2
Residenza: obbligo della – per i dipendenti	III/2
Residui attivi e passivi	IV/6
Responsabilità civile e patrimoniale verso terzi	V/2
Responsabilità del dipendente	III/13
Restauro di edifici comunali	VI/5
Restauro di edifici privati	VI/3
Retribuzione	III/6
Reversali *	IV/3 specifico repertorio
Revisione degli estimi catastali	VI/6
Revisori dei conti (documenti riguardanti i revisori dei conti, non emanati da essi)	II/11
Riabilitazione	III/13
Ricetrasmittenti: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Ricezione: strutture ricettive: autorizzazione all’attività	VIII/6 e repertorio specifico
Ricezione: strutture ricettive: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Ricezione: strutture ricettive: fascicoli	VIII/0
Xxxxxxxx scritto al dipendente	III/13
Richieste di accesso agli atti	I/6
Richieste di annotazioni su atti di stato civile	XI/1
Richieste di consultazione	I/6
Richieste di modifica orario di lavoro	III/12
Richieste di trascrizioni di atti di stato civile	XI/1
Riciclaggio * dei rifiuti	VI/8
Riconoscimenti	I/13
Ricorsi avverso provvedimenti tributari	V/1
Ricorsi tributari	V/1
Ricorso gerarchico avverso sanzioni disciplinari	III/13
Ricoveri * in casa di riposo	VII/12
Ricoveri coatti	X/2
Ricoveri per randagi	X/5
Riduzione dello stipendio	III/13
Rifiuti solidi urbani *	VI/8
Rifiuti: piani di risanamento per abbandono rifiuti	VI/8
Rifugi alpini: autorizzazione all’attività	VIII/6 e repertorio specifico
Rifugi alpini: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Rifugi alpini: fascicoli	VIII/0
Rilevazione trimestrale delle opere pubbliche	VI/5
Rilevazioni incidenti stradali	IX/2
Rilevazioni statistiche	I/7
Rilievi fotogrammetrici	VI/1
Rimessa di autoveicoli o vetture: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico

Rimozione forzata dei veicoli	IX/2
Ringraziamenti	non vanno protocollati
Riposo settimanale	III/12
Ripristino dello stato dei luoghi (abusi edilizi)	VI/3
Riproduzione meccanica o chimica: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Risarcimenti	V/2
Riscaldamento degli uffici comunali	IV/8
Riscaldamento dei privati: vigilanza sugli impianti	VI/9
Rischio sociale	VII/9
Riscossione delle entrate: concessionari	IV/13
Riscossione delle entrate: servizio di tesoreria	IV/12
Riscossione imposte: convenzione con concessionari	IV/13
Riscossioni	IV/3
Riscossioni speciali *	IV/3
Riserva dei posti a concorso	III/1
Riserva di posti a favore dei sottufficiali e graduati delle FFAA e dei Corpi di polizia	III/1
Riserva: fondo di -	IV/1
Riserve naturali (= beni immobili di proprietà del Comune)	IV/8
Riserve naturali: politiche ambientalistiche	VI/9
Risorsa di bilancio	IV/1
Risorse energetiche	VI/8
Risorse per investimenti	IV/3
Risparmio energetico	VI/9
Ristoranti: autorizzazione all’attività	VIII/4 e repertorio specifico
Ristoranti: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Ristoranti: fascicoli	VIII/0
Ristrutturazione di edifici comunali (manutenzione ordinaria)	VI/5
Ristrutturazione di edifici comunali (manutenzione straordinaria)	IV/8
Ristrutturazione di edifici privati	VI/3
Risultato contabile di amministrazione	IV/6
Riviste: acquisti della Biblioteca	IV/4
Riviste: acquisti per gli uffici	IV/4
Riviste: pubblicate dal Comune	I/12
Rumore: inquinamento acustico	VI/9
Ruoli di anzianità del personale	Non esistono più
Ruoli matricolari (dei militari)	XIII/2
Ruoli organici del personale	Non esistono più
		S
Sagre: organizzazione	XXX/0
Xxxxxxx	XXX/0
saldi (vendite promozionali)	VIII/4
Sale pubbliche di audizione: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Sale pubbliche per biliardo: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Saltimbanchi: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Salute mentale *: trattamento sanitario obbligatorio	X/2
Salute pubblica	X/1
Salute sul luogo di lavoro: tutela	III/8
Sanatoria edilizia	VI/3
Sanatoria opere edilizie private abusive	VI/3

Sangue: permesso per donazione di sangue	III/12
Scarico inventariale	IV/9
Scarto archivistico	I/6
Sci (maestro di): autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Scioperi * del personale	III/12
Scioperi nel territorio di competenza: ordine pubblico	IX/4
Scrutatori: albo	XII/1
Scuola comunale di musica *	VII/5
Scuola di base *	funzione non comunale
Scuolabus	VII/1
Scuole (= beni immobili di proprietà del Comune)	IV/8
Scuole di ballo: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Scuole elementari: sostegno all’attività	VII/3
Scuole materne	VII/2
Scuole medie: sostegno all’attività	VII/3
Scuole superiori: sostegno all’attività	VII/3
Sede comunale: costruzione	VI/5
Sede comunale: manutenzione ordinaria	VI/5
Sede comunale: manutenzione straordinaria, restauro	VI/5
Seggio: albo dei presidenti di -	XII/1
Segnaletica stradale: acquisto	IV/4
Segnaletica stradale: messa a dimora	VI/5
Segnaletica stradale: ubicazione	VI/7
Segretari delle circoscrizioni	II/20
Segretario comunale (documenti riguardanti il segretario, non quelli emanati da esso)	II/9
Segreteria generale	II/9
Selezioni per l’assunzione del personale	III/1
Separata sezione d’archivio	I/6
Seppellimento dei morti	XI/4
Sequestro veicoli coinvolti in incidenti	IX/2
Servitù militari	XIII/3
Servizi al persona su richiesta	III/11
Servizi amministrativi *: ordinamento	I/9
Servizi demografici	XI classi da 1 a 4
Servizi militari *: consegna congedi	XIII/1
Servizi per conto di terzi (bilancio)	IV/3
Servizi pubblici	VI/8
Servizi sociali: organizzazione	I/9
Servizi sociali: attività specifiche	VII/classi da 8 a 15 a seconda dell’attività
Servizio civile	III/15
Servizio civile sostitutivo	XIII/1
Servizio elettorale *	XII classi da 1 a 5
Servizio idrico integrato	VI/8
Servizio militare: aspettativa	III/12
Servizio sanitario nazionale – SSN *	funzione non comunale
Servizio sanitario nazionale: carteggio da e per	Xxxxxx e classi a seconda della materia di cui tratta
Servizio temporaneo presso altra amministrazione	III/3
Servizio: ordine di -	III/4
Sgombero neve	IV/10
Sicurezza pubblica *	IX/4

Sicurezza sul luogo di lavoro: tutela	III/8
Sigillo	I/5
Silvicoltura	VIII/1
Sindacati: rapporti con le organizzazioni sindacali	I/10
Sindaco (documenti riguardanti il sindaco, non quelli emanati da esso)	II/1
Sistema informativo	I/7
Smaltimento rifiuti *	VI/8
Smarrimento oggetti: oggetti smarriti	IV/11
Soccorso stradale	IX/2
Socializzazione: attività ricreativa	VII/13
Società di mutuo soccorso *	funzione non comunale
Società di mutuo soccorso: iscrizione all’albo delle associazioni	I/17 e albo specifico
Società sportive: iscrizione all’albo delle associazioni	I/17 e albo specifico
Software: abbonamento alla manutenzione	IV/4
Software: acquisto	IV/4
Soggetti a rischio sociale: prevenzione, recupero, reintegrazione	VII/9
Soggiorni climatici per anziani	VII/13
Somministrazione di alimenti e bevande: autorizzazione all’attività	VIII/4 e repertorio specifico
Somministrazione di alimenti e bevande: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Somministrazione di alimenti e bevande: fascicoli dei gestori	VIII/0
Sordomuti *: assistenza	VII/12
Sospensione cautelare	III/13
Sospensione dal servizio	III/13
Sospensione dalla qualifica	III/13
Sottosuolo: ricerche nel *	funzione non comunale
Spacci aziendali	VIII/4
Spedizioni postali	I/6
Spese condominiali degli alloggi popolari	VII/14
Spese economali	IV/10
Spese postali *: pagamento	IV/4
Spese postali *: registro	I/6
Spese telefoniche *	IV/4
Spettacoli (agibilità per teatri): autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Spettacoli pirotecnici: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Spettacoli viaggianti *: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Sport: attività	VII/7
Sport: eventi sportivi	VII/7
Sportello per il cittadino straniero *: assistenza	VII/10
Sportello per il cittadino: informazioni generali	I/8
SSN – Servizio sanitario nazionale: carteggio da e per	Xxxxxx e classi a seconda della materia di cui tratta
Stabilimenti di bagni: autorizzazione all’attività	VIII/6 e repertorio specifico
Stabilimenti di bagni: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Stabilimenti di bagni: fascicoli	VIII/0
Stampa (ufficio stampa)	I/12
Stampa quotidiana e periodica (commercio): autorizzazione all’attività	VIII/4 e repertorio specifico
Stampati: acquisto	IV/4 o 10 a seconda del regol.
Stampatori: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Stamperia comunale: approvvigionamento	IV/10
Stamperia comunale: funzionamento	I/12

Stamperie: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Statistiche	I/7
Stato civile	XI/1
Stato giuridico del personale	III/5
Stato matricolare	III/5
Statuto	I/3
Stemma	I/5
Stipendio	III/6
Storia del Comune	I/2
Strada: polizia stradale	IX/2
Strada: prevenzione ed educazione stradale	IX/1
Strade (beni immobili di proprietà del Comune)	IV/8
Strade: costruzione	VI/5
Strade: manutenzione ordinaria	IV/8
Strade: manutenzione straordinaria	VI/5
Strade: definizione del tracciato	VI/7
Stranieri (mestieri ambulanti esercitati da -): autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Stranieri *: controlli di pubblica sicurezza	IX/4
Stranieri: denunce ospitalità	IX/4
Strumenti da punta o taglio (vendita ambulante): autorizzazione di pubbl. sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Strumenti di attuazione del piano regolatore generale – PRG – e varianti	VI/2
Strutture di prima assistenza (dormitori pubblici, cucine economiche, campi profughi, etc.)	VII/12
Strutture ricettive: autorizzazione all’attività	VIII/6 e repertorio specifico
Strutture ricettive: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Strutture ricettive: fascicoli	VIII/0
Studenti: borse di studio	VII/1
Studio v. diritto allo studio
Studiosi: richieste di consultazione	I/6
Studiosi: schedoni	I/6
Suolo: inquinamento	VI/9
Suonatori ambulanti: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Superalcolici (vendita): autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Sussidiarietà orizzontale in campo sociale	VII/8
Xxxxxxxx	XXXX/4
Svincolo PEEP: riscatto proprietà da parte degli assegnatari	VII/14
Svincolo PEEP: trascrizione negli inventari comunali	IV/8
		T
TARSU – Tassa per la rimozione e lo smaltimento di rifiuti solidi urbani	IV/3
Tassa per l’occupazione di spazi ed aree pubbliche –TOSAP	IV/3
Tassa per la rimozione e lo smaltimento di rifiuti solidi urbani – TARSU	IV/3
Tasse (entrate)	IV/3
Tasse per servizi pubblici	IV/3
Tassisti	VIII/2
Teatri (beni immobili di proprietà del Comune)	IV/8
Teatri (istituzioni culturali)	VII/5

Teatri (rappresentazioni teatrali): autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Teatri comunali: attività e iniziative	VII/6
Teatri comunali: funzionamento	VII/5
Teatri o luoghi di pubblico spettacolo (agibilità): autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Teatri privati: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Telesoccorso	VII/12
Terremoti (protezione civile)	VI/10
Territorio del Comune (variazioni, modificazioni, etc.)	I/2
Terrorismo: controlli	IX/4
Tesoreria	IV/12
Tesoriere: conto del -	IV/6
TFR – Trattamento di fine rapporto	III/10
Tipografie: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Tiro a segno: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Titolario di classificazione	I/6
Titolo di città: attribuzione del -	I/2
Tombinatura rogge: eseguita da altri: parere del Comune	VI/3
Tombinatura rogge: eseguita dal Comune	VI/5
Toponomastica	I/2
TOSAP – Tassa per l’occupazione di spazi ed aree pubbliche	IV/3
Tossicodipendenti: assistenza	VII/12
Tossicodipendenti: recupero	VII/9
Tossicodipendenza *: informazioni	VII/10
Tossicodipendenza *: prevenzione	VII/9
Traffico (viabilità)	VI/7
Traffico, piano urbano del	VI/7
Trascrizioni di stato civile	XI/1
Trasferimenti di personale	III/3
Trasferimenti erariali	IV/3
Trasferimenti regionali	IV/3
Traslochi	IV/10
Trasparenza della pubblica amministrazione	I/8
Trasporti pubblici: erogazione del servizio	VI/8
Trasporti pubblici: pianificazione delle linee	VI/7
Trasporti scolastici *	VII/1
Trasporto ceneri funerarie	XI/4
Trasporto di persone (attività artigianale)	VIII/2
Trasporto salme	XI/4
Trasporto scolastico	VII/1
Trattamento di fine rapporto – TFR	III/10
Trattamento di quiescenza	III/10
Trattamento economico	III/6
Trattamento fiscale del dipendente	III/7
Trattamento Sanitario Obbligatorio – TSO	X/2
Trattenimenti danzanti: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Trattenimenti pubblici: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Trattorie: autorizzazione all’attività	VIII/4 e repertorio specifico
Trattorie: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Trattorie: fascicoli	VIII/0
Tribunali (sedi di proprietà del Comune)	IV/8
Tribunali: costruzione degli edifici	VI/5

Tributi: ricorsi	V/1
TSO – Trattamento sanitario obbligatorio	X/2
Xxxxxx: lotta contro i *	funzione non comunale
Tumori: iniziative a sostegno dei malati	VII/15
Tumulazione	XI/4
Turismo: attività	VIII/6
Turismo: promozione	VIII/7
Turismo: strutture	VIII/6
Tutela ambientale	VI/9
Tutela degli incapaci	VII/11
Tutela dei minori	VII/11
Tutela della salute pubblica	X/1
Tutela della salute e della sicurezza sul luogo di lavoro	III/8
Tutela incolumità pubblica	IX/4
Tutela indicazioni geografiche e di provenienza (DOC, DOP, etc.)	VIII/7
Tutori minori e incapaci: nomina	VII/11
		U
Uffici comunali (= beni immobili di proprietà del Comune)	IV/8
Uffici comunali: funzionamento	I/9
Uffici dei capigruppo consiliari	II/6
Uffici dei gruppi consiliari	II/6
Uffici giudiziari (beni immobili di proprietà del Comune)	IV/8
Uffici giudiziari: sede (costruzione)	VI/5
Uffici giudiziari: sede (manutenzione ordinaria)	IV/8
Uffici giudiziari: sede (manutenzione strordinaria)	VI/5
Uffici per la gestione del contenzioso del lavoro: gestione	III/13
Uffici turistici	VIII/6
Uffici: attribuzione di competenze agli -	I/9
Uffici: ordinamento	I/9
Ufficiale dell’anagrafe: delega di funzioni	III/4
Ufficiale dell’ufficio elettorale	III/4
Ufficiale di stato civile: delega di funzioni	III/4
Ufficio del presidente del Consiglio	II/4
Ufficio di collocamento *	funzione non comunale
Ufficio legale *: attività specifiche	V/classi a seconda della funzione svolta
Ufficio legale *: organizzazione	I/9
Ufficio relazioni con il pubblico – URP	I/8
Ufficio stampa	I/12
Ufficio tecnico *: attività specifiche	VI/classi a seconda della funzione svolta
Ufficio tecnico *: organizzazione	I/9
Unioni di comuni per l’esercizio di funzioni e servizi	I/15
Università: sostegno all’attività	XXX/0
Xxxxxxxxxxx (Xxxxx regolatore generale – PRG – e varianti)	VI/1
Urbanistica (strumenti di attuazione del Piano regolatore generale – PRG – e varianti)	VI/2
URP – Ufficio relazioni con il pubblico	I/8
Uscite	IV/4
Uso (concessione in uso) di beni mobili	IV/9
Uso (concessioni in uso) di beni immobili	IV/8

Utilità militari: requisizioni per -	XIII/4
		V
Vaccinazioni *: controlli delle inadempienze demandati al Sindaco	X/1
Valori monetari (Bilancio)	IV/1
Valori: custodia dei - (Tesoreria)	IV/12
Valutazione dei dirigenti: criteri generali, provvedimenti generali	II/10
Valutazione del singolo dirigente	nel fascicolo del dirigente
Valutazione di impatto ambientale – VIA	VI/9
Valutazione situazioni familiari per le graduatorie assegnazione alloggi	VII/14
Varianti al piano regolatore generale	VI/1
Varianti in corso d’opera (edilizia privata)	VI/3
Variazioni al bilancio di previsione e al piano esecutivo di gestione	IV/2
Variazioni di bilancio	IV/2
Vecchiaia: pensione di -	III/7
Veicoli di piazza (conduttori): autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Vendita a domicilio	VIII/4
Vendita di alcolici e superalcolici: autorizzazione all’attività	VIII/4 e repertorio specifico
Vendita di alcolici e superalcolici: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Vendita di alcolici e superalcolici: fascicoli dei venditori	VIII/0
Vendita esercitata dagli agricoltori	VIII/4
Vendita esercitata dagli artigiani	VIII/4
Vendita esercitata dagli industriali	VIII/4
Vendite di liquidazione	VIII/4
Vendite promozionali *	VIII/4
Vendite sottocosto	VIII/4
Vendite straordinarie	VIII/4
Verbali delle adunanze del Consiglio	I/6
Verbali delle adunanze del Giunta	I/6
Verbali delle adunanze dei Consigli circoscrizionali	I/6
Verbali delle adunanze degli Esecutivi circoscrizionali	I/6
Verde privato *	VI/3
Verde pubblico *: costruzione	VI/5
Verde pubblico *: manutenzione	IV/8
Verifiche contabili	IV/6
Verifiche di cassa	IV/6
Versamenti	IV/3
Vessillo	I/5
Vestiario	IV/10
Veterinari *	funzione non comunale
Vetture (rimessa): autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Vetturini: autorizzazione all’attività	VIII/4 e repertorio specifico
Vetturini: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Vetturini: fascicoli personali	VIII/0
VIA – Valutazione di impatto ambientale	VI/9
Viabilità *	VI/7
Vice-segretario (documenti riguardanti il vice-segretario, non quelli emanati da esso)	II/9
Vice-sindaco (documenti riguardanti il vice-sindaco, non quelli emanati da esso)	II/2

Vie (beni immobili di proprietà del Comune)	IV/8
Vigilanza sull’attività edilizia privata	VI/3
Vigili del fuoco *: pareri	VI/3 opp. 4 opp. 5 a seconda del tipo di attività edilizia
Vigili del fuoco *: segnalazioni di emergenze	VI/10
Vigili del fuoco *: segnalazioni di questioni ambientali	VI/9
Vigili urbani *: attività di accertamento di violazioni al Codice della strada	IX/2: verbali
Vigili urbani: attività di accertamento di violazione a regolamenti comunali in settori diversi	IX/4: verbali
Vigili urbani *: pattugliamento	IX/2
Vincoli idrogeologici *	VI/9
Violazioni al Codice della strada	IX/2
Violazioni edilizie *: rilevazioni	VI/3
Visite mediche ai dipendenti periodiche per prevenzione rischi (medicina del lavoro)	III/8
Visite mediche per verifica malattie	III/12
Visite mediche per accertamento infermità	III/9
Viticoltura e produzione vitivinicola	VIII/1
Volontariato *: accordi strategici	VII/8
Volontariato *: albo del volontariato	apposita serie “Albo dell’asso-ciazionismo” in coda al Tit. I
Volontariato *: azione concreta delle associazioni di volontariato	nelle posizioni specifiche
Volontariato *: rapporti istituzionali con le associazioni	I/17 e albo specifico
Volontariato *: rapporto con il singolo volontario	III/15
		W
WEB	I/8
		Z
Zanzare: lotta alle	X/1
Zooprofilassi veterinaria	X/4
ZTL (= zone a traffico limitato): individuazione	VI/7
ZTL (= zone a traffico limitato): permessi d’accesso	VI/7
ZTL (= zone a traffico limitato): violazioni	IX/2 e apposito repertorio

ALLEGATO 4 TIPOLOGIA DEI DOCUMENTI

La tabella delle tipologie seguenti è quella attualmente in corso di validità e può subire variazioni in caso di aggiornamenti o necessità di modifiche o integrazioni

Codice	Descrizione
AA	ACCERTAMENTO ANAGRAFICO
AC	ACCERTAMENTO GENERICO
ACAVV	ANTIABUSIVISMO - CORRISPONDENZA CON SETTORE 13 - AVVOCATURA
ACCES	ACCONCIATORI ED XXXXXXXXX
ACCND	ANTIABUSIVISMO - CORRISPONDENZA CON UFFICIO CONDONO EDILIZIO
ACPM	ANTIABUSIVISMO - CORRISPONDENZA CON SETTORE 10 - POLIZIA MUNICIPALE
AG	ATTO GIUDIZIARIO
AGAFF	AGENZIE DI AFFARI
AIAC	AUTORIZZAZIONE IN MATERIA DI INQUINAMENTO ACUSTICO
AIEL	AUTORIZZAZIONE IN MATERIA DI INQUINAMENTO ELETTROMAGNETICO
AIRE	PRATICHE AIRE
AL	ALLATTAMENTO
XXXXX	XXXXXXXX DIFFUSI
XXXXX	XXXXXXXX E RESIDENZE TURISTICO ALBERGHIERE
AMA	ATTO DI MATRIMONIO
AP-AL	DOCUMENTO GENERICO DA PUBBLICARE ALL'ALBO PRETORIO
AP-AN	PROCEDIMENTO ANAGRAFE
AP-AP	ISTITUZIONE O REGOLAMENTO DI FIERE E/O MERCATI SU AREE PUBBLICHE
AP-DE	CAMBIO NOME E/O COGNOME
AP-ES	ATTO PROVENIENTE DA ENTE ESTERNO PER PUBBLICAZIONE ALL'ALBO PRETORIO
AP-GA	AVVISO DI GARA, BANDI, APPALTO, ESITO DI GARA, ASTA PUBBLICA, AGGIUDICAZIONI
AP-GP	ELENCO ALBI GIUDICI POPOLARI
AP-PI	PROCEDIMENTI CANCELLAZIONI ANAGRAFICHE
AP-PM	PUBBLICAZIONE DI MATRIMONIO
AP-SC	ELENCO ALBO SCRUTATORI
AP-UR	ELENCO DEI PERMESSI A COSTRUIRE, COMUNICAZIONE DI REATO URBANISTICO O ORDINANZA DI RIPRISTINO, ESPROPRIAZIONE DI PUBBLICA UTILITÀ
APB	AUTORIZZAZIONE INSTALLAZIONE IMPIANTI PUBBLICITARI

APERS	ANTIABUSIVISMO - RICHIESTA PERMESSO DI COSTRUIRE IN SANATORIA
APPB	UFFICIO PUBBLICITA' - AVVIO DEL PROCEDIMENTO
APU	ATTI PROTOCOLLO UNICO
AQ	CORRISPONDENZA ACQUEDOTTO
AR	RAPPORTO AMMINISTRATIVO
AS	ASSICURATA
AT	ATTO GENERICO
ATA	AUTORIZZAZIONE IN MATERIA DI TUTELA DELLE ACQUE
ATE	ATTESTAZIONE DI ESPROPRIO
ATLIQ	ATTO DI LIQUIDAZIONE
ATM	ATTO DI MORTE
ATN	ATTO DI NASCITA
ATT	ATTESTAZIONE
AU	AUTORIZZAZIONE
AUA	AUTORIZZAZIONE PER ATTIVITA' RUMOROSE
AUAS	DOMANDA AUTORIZZAZIONE UNICA AMBIENTALE SUAP
AUD	AUTORIZZAZIONE DEMANIALI
AUOSP	AUTORIZZAZIONE OCCUPAZIONE SUOLO PUBBLICO
AUS	AUTORIZZAZIONE PER SCARICHI REFLUI DOMESTICI
AUT	AUTORIZZAZIONE IMPIANTI TELEFONIA MOBILE
AUTA	AUTORIZZAZIONE PER XXXXXX XXXXXX
AUTDM	AUTORIZZAZIONE DISCIPLINA MORTUARIA - AUTORIZZAZIONE PER TUMULAZIONI, INUMAZIONI, TRASPORTO SALME, CREMAZIONI
AUTOR	AUTORIZZAZIONE
AUV	AUTORIZZAZIONI OCCUPAZIONE VERDE PUBBLICO
AVIEL	AVVISO PUBBLICO IN MATERIA DI INQUINAMENTO ELETTROMAGNETICO
AVP	CONDONO - AVVIO PROCEDIMENTO
AVPB	CONDONO 2003 - AVVIO PROCEDIMENTO
BA	BOLLA ACCOMPAGNAMENTO MERCI (BAM)
C	COMUNICAZIONE
CA	CERTIFICATO DI ABITABILITA'
CAV	CERTIFICATO ASSENZA VINCOLI (ART. 32-33)
CCIC	COPIA CONFORME ISTANZA DI CONDONO
CDU	CERTIFICATO DI DESTINAZIONE URBANISTICA
CDUS	CERTIFICATO DI DESTINAZIONE D’USO

CE	ATTESTATO DI SERVIZIO
CEARM	PRATICHE EDILIZIE CEMENTO ARMATO
CF	CERTIFICATO
CFB	Condono 2003 - Richiesta Certificati
CG	CERTIFICATO DI CONGRUITA'
CI	CAMBIO INTESTAZIONE CARTELLA TRIBUTI
CIL	COMUNICAZIONE INIZIO LAVORI
CIL-S	CIL SUAP
CILA	COMUNICAZIONE INIZIO LAVORI ASSEVERATA
CILAS	COMUNICAZIONE INIZIO LAVORI ASSEVERATA SUAP
CM	CERTIFICATO MEDICO
COINV	CONTRASSEGNI INVALIDI (XXXXXXX E CONCESSIONI INIZIALI)
COL	RICHIESTA COLLAUDO
COMAV	COMUNICAZIONE AVVIO PROCEDIMENTO
COMEL	COMMERCIO ELETTRONICO
COMUS	COMMERCIO COSE ANTICHE E/O USATE
CONC	CONCESSIONE
CONCD	CONCESSIONI DEMANIALI
CONPC	CONCESSIONE PASSO CARRABILE
COP	COPIA DI DOCUMENTO
COPRO	COMUNICAZIONE PROVVEDIMENTO FINALE
CP308	Condono Penale Legge 308/04
CT	CONTRATTO
CV	CIRCOLARE GENERICA
CVD	COMUNICAZIONE VICINATO DETTAGLIO
CZ	CITAZIONE
D	DELIBERA
DAA	DECRETO DI ASSEGNAZIONE ALLOGGIO E.R.P.
DAN	S08 - DOMANDA AMMISSIONE ASILI NIDO
DB	DELIBERA DI GIUNTA
DC	DELIBERA DI CONSIGLIO
DCA	DOMANDA CONTRIBUTO AFFITTI
DDA	DECRETO DI DECADENZA ALLOGGIO E.R.P.
DET	DETERMINA
DE TC	CONDONO - DETERMINAZIONE
DE	CONDONO 2003 - DETERMINAZIONE

TCB
DF	DIFFIDA
DG EN	DOCUMENTO GENERICO
DI	DENUNCIA INFORTUNIO
DIA-S	DIA SUAP (denuncia inizio xxxxxxxx' produttive)
DIA/A	DENUNCIA INIZIO ATTIVITA'- PRESENTAZIONE
DIA/C	DENUNCIA INIZIO ATTIVITA'- COMUNICAZIONE
DIA/D	DENUNCIA INIZIO ATTIVITA'- DIFFIDA
DIA/I	DENUNCIA INIZIO ATTIVITA'- INTEGRAZIONE DOCUMENTI
DIA/O	DENUNCIA INIZIO ATTIVITA'- COMUNICAZIONE ORDINARIA MANUTENZIONE
DIA/V	DIA IN VARIANTE AL PERMESSO DI COSTRUIRE
DIAS	DIA SANITARIA
DISAU	DISTRIBUTORI AUTOMATICI
DL	DELIBERA
DN	DISCARICO INGIUNTIVO
DOM	DOMANDA
DPEC	DOCUMENTO POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA
DR	DICHIARAZIONE DI RESIDENZA
DS	DISPOSIZIONE DI SERVIZIO
DSUAP	SUAP DOCUMENTO INZIALE
DT	DETERMINAZIONE DEL DIRIGENTE
DURC	Documento Unico Regolatità Contributiva
DZ	DICHIARAZIONE
E0100	SUAP - Richiesta di Concessione Edilizia per opere di ristrutturazione e cambio d'uso
E0200	SUAP - Richiesta di Concessione Edilizia per opere di nuova costruzione o ampliamento
EMA	Emergenza Abitativa
EP	ESPOSTO
ER	RACCOMANDATA R.R. ESPRESSO
ES	POSTA ESTERNA
ESEVI	ESERCIZI DI VICINATO
ESN	ESTRATTO DI NASCITA
ET	ELENCO DI TRASMISSIONE
F	FATTURA CARTACEA

FATT	FATTURA ELETTRONICA
FEA	Fattura elettronica in arrivo
FEAT	Fattura elettronica avvenuta trasmissione
FEDT	Fattura elettronica decorrenza termini
FEEC	Fattura elettronica esito committente
FEMC	Fattura elettronica mancata consegna
FENE	Fattura elettronica notifica esito
FENS	Fattura elettronica notifica scarto
FEP	Fattura elettronica in partenza
FERC	Fattura elettronica ricevuta consegna
FESE	Fattura elettronica scarto esito committente
FI	FATTURA INDISPENSABILE
FN	FONOGRAMMA
FNI	FATTURA NON INDISPENSABILE
FP	FATTURE PROTOCOLLO
FPA	FATTURA ELETTRONICA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE
FX	FAX
IA	ISCRIZIONE ANAGRAFICA
IC	CONDONO - ISTANZA
ICB	CONDONO 2003 - ISTANZA
ID	CONDONO - INTEGRAZIONE DOCUMENTI ISTANZA
IDB	CONDONO 2003 - INTEGRAZIONE DOCUMENTI ISTANZA
IG	INVITO A GARA
IN	INTERROGAZIONE AL SINDACO
INF	INFORMATIVA
INTEG	SUAP INTEGRAZIONE (arrivo)
IP	CONDONO - INGIUNZIONE DI PAGAMENTO ONERI CONCESSORI
IPB	CONDONO 2003 - INGIUNZIONE DI PAGAMENTO ONERI CONCESSORI
IR	INFORMATIVA DI REATO
IS	ISTANZA
ISTA	ISTANZE AUTORIZZAZIONI PER TELEFONIA MOBILE
IV	INVITO A GARA/LICITAZIONE
IVT	INVITO
L	LETTERA
L2	LEGGE 241
LET	LETTERA GENERICA VIA PEC
LIC	LICENZA DI IMPIANTO

LO	RICHIESTA LICENZA ORDINARIA
LS	RICHIESTA LICENZA STRAORDINARIA
MO	MODELLI PENSIONE
NC	NOTA DI CREDITO
NL	NULLA OSTA
NO	NOTIFICA MESSI COMUNALI
NOLNO	NOLEGGIO SENZA CONDUCENTE
NORIC	SUAP NON RICEVIBILE (uscita)
OF	OFFERTA
OI	ORDINANZA INGIUNZIONE DI PAGAMENTO
OP	OPPOSIZIONE P.R.G.
OR	ORDINANZA
ORD	S5.3 - ORDINE
ORPB	UFFICIO PUBBLICITA' - ORDINANZA DI RIMOZIONE IMPIANTI PUBBLICITARI
ORSIN	ORDINANZA DEL SINDACO
OS	OSSERVAZIONE P.R.G.
OUTES	OUTLET IN ESERCIZI DI VICINATO
P0610	ESERCIZI DI COMMERCIO AL DETTAGLIO DI VICINATO - COMUNICAZIONE (superficie di vendita non superiore a 250 mq)
PA	PERMESSO GIORNALIERO
PAC	PERMESSO A COSTRUIRE
PACDN	PERMESSO A COSTRUIRE - DINIEGO RILASCIO (EDILIZIA PRIVATA)
PACFL	PERMESSO A COSTRUIRE - COMUNICAZIONE FINE LAVORI (EDILIZIA PRIVATA)
PACIL	PERMESSO A COSTRUIRE - COMUNICAZIONE INIZIO LAVORI (EDILIZIA PRIVATA)
PACVL	PERMESSO A COSTRUIRE - VOLTURA (EDILIZIA PRIVATA)
PARAQ	SUAP RICH. PARERE ACQUE (uscita)
PAREN	RICHIESTA PARERI E ATTI ISTRUTTORI PER ENTE TERZO
PARER	SUAP PARERE RICEVUTO (arrivo)
PARI	Parere Interno
PARIN	SUAP RICHIESTA PARERE (uscita)
PB	RICHIESTA AFFISSIONE PUBBLICITA'
PC	PARERE DI CONFORMITA'
PCAR	Concessione Passo Carrabile
PCS	PERMESSO A COSTRUIRE IN SANATORIA

PD	PARERE DIRIGENZIALE
PE	PERMESSO RETRIBUITO
PEC	POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA
PEL	POSTA ELETTRONICA (e-MAIL)
PG	PROGETTO E SUOI ALLEGATI
PI	PRONTO INTERVENTO
PI010	Lettera Generica Sportello Unico
PI01A	Lettera Generica con Schema dello Sportello Unico
PI020	Lettera Procura del Tribunale di Latina richiesta di certificato Penale
PI030	Alla Prefettura di LT
PI040	CCIAA Ufficio Registro Imprese Richiesta di visura camerale
PI050	CCIAA Ufficio REC Richiesta di visura camerale
PI060	Alla prefettura di LT richiesta di certificato ANTIMAFIA x impresa individuale
PI070	Alla prefettura di LT richiesta di certificato ANTIMAFIA x societa'
PI080	Alla Questura di LT trasmissione Elenchi
PI090	Determinazione del dirigente
PI0A0	Xxxxxx Xxxxxxxxx Commercio per archivio cartaceo
PL	S13 - PARERE LEGALE
PO	PERMESSO ORARIO ARTICOLATO
POL	S5.3 - POLIZZA
PP	PARERE PREVENTIVO
PPC	POLIZZA PER CAUZIONI
PR	PROPOSTA DI XXXXXXXX
PRI	POSTA PRIORITARIA
PRL	PROT. TRASMISS. PROPOSTA DI DELIBERAZIONE
PRO	PROROGA
PS	PERMESSO SINDACALE
PUBES	S.A.B. O PUBBLICI ESERCIZI
R	RACCOMANDATA
RA	AVVISO RICEVUTA RACCOMANDATA
RAATT	RICHIESTA ACCESSO ATTI AMMINISTRATIVI PRATICHE EDILIZIE
RAM	RACCOMANDATA A MANO
RC	RECLAMO
RCA
RCAP	RILASCIO CERTIFICATO DI AGIBILITA’ - DA PUBBLICARE
RCC	RICHIESTA COPIA CONTRATTO / CONVENZIONE
RCDUS	RICHIESTA CERTIFICATO DI DESTINAZIONE D’USO

RCMB	RICHIESTA CERTIFICATI IN MARCA DA BOLLO
RE	RACCOMANDATA ESPRESSO
REG	REGOLAMENTO
XXXX	XXXXXXX - REIEZIONE
REIEB	CONDONO 2003 - REIEZIONE
RF	REFERTO MEDICO
RFRTO	REFERTO
RH	RICHIESTA
RI	RIPOSO COMPENSATIVO
RIC	RICORSO
RICAC	SUAP RICH. ACC. ESTERNO (uscita)
RICD	CONDONO - RICHIESTA DOCUMENTI INTEGRATIVI
RICDB	CONDONO 2003 - RICHIESTA DOCUMENTI INTEGRATIVI
RICIN	SUAP RICH. INTEGRAZIONE (uscita)
RIMVE	RIMESSA AUTOVEICOLI
RINT	Richiesta Integrazione
RM	REFERTO MEDICO LEGALE
RP	RICHIESTA DI RECUPERO
RPA32	CONDONO - RICHIESTA PARERE ART.32/33
RPB	RICHIESTA AUTORIZZAZIONE PUBBLICITA'
RPC	RICHIESTA PERMESSO DI COSTRUIRE
RR	RACCOMANDATA CON RICEVUTA DI RITORNO
RRCA	RICHIESTA RILASCIO CERTIFICATO DI AGIBILITA'
RS	RELAZIONE DI SERVIZIO
RUL	RICHIESTA USO LOCALI
RV	RICHIESTA VISITA COLLEGIALE
RZ	RICHIESTA REC. REP. PREG
S	SOSPENSIONE PAGAMENTO
SCI10	SCIA-10 (solo SUAP)
SCIA1	SCIA-01 (solo SUAP - SCIA di vicinato)
SCIA2	SCIA-02 (solo SUAP - SCIA somministrazione alimenti e bevande pubblici esercizi)
SCIA3	SCIA-03 (solo SUAP - SCIA edilizia)
SCIA4	SCIA-04 (SCIA polizia amministrativa)
SCIA5	SCIA ARTIGIANATO
SCIA6	SCIA COMMERCIO AREE PUBBLICHE
SCIA8	SCIA-08 (solo suap)

SCIAE	SEGNALAZIONE CERTIFICATA INIZIO ATTIVITA' EDILIZIA
SD	POSTA SEDE
SE	SEGNALAZIONE EDILIZIA
SED	SENTENZA DI DIVORZIO
SG	S04 - SOSPENSIONE TRIBUTO
SI	SEGNALAZIONE INCONVENIENTE
SIA	SOSTEGNO ALL'INCLUSIONE ATTIVA
SIN	S5.3 - SINISTRO
SPAIN	SPACCIO INTERNO
STRIC	STRUTTURE RICETTIVE ALL'ARIA APERTA
SUI01	SUAP - Lettera di richiesta integrazione della documentazione
SUI02	SUAP - Parere favorevole del Servizio Edilizia Privata
SUI03	SUAP - Parere contrario del Servizio Edilizia Privata
SUI04	SUAP - Comunicazione al richiedente per gli adempimenti conclusivi
SUI05	SUAP - Atto di Autorizzazione di Concessione Edilizia
SUI06	SUAP - Atto di Diniego di Concessione Edilizia
SUI07	SUAP - Lettera generica dello Sportello Unico
SUI08	SUAP - Lettera di richiesta parere Servizio interno
SUI09	SUAP - Lettera di richiesta parere a Ente Esterno
T	TELEGRAMMA
TINLA	TINTOLAVANDERIE
TR	TRASMISSIONE
TRASM	Trasmissione
UMA	S09 - UMA
UMA\D	S09 - DENUNCIA\ASSEGNAZIONE CARBURANTE
UMA\M	S09 - CARICO SCARICO MACCHINE AGRICOLE
UMA\T	S09 - CARICO SCARICO TERRENI
UMA\U	S09 - ISCRIZIONE CANCELLAZIONE UTENTE
V	VERBALE
VAA	VERBALE ACCERTAMENTO AGRICOLTURA
VD	Voucher Distrettuale
VENCO	VENDITA PER CORRISPONDENZA
VENDO	VENDITE PRESSO IL DOMICILIO DEL CONSUMATORE
VERIF	SUAP RICH. VERIFICA DICH. (uscita)
VF	VISITA FISCALE
VI	VINCOLO IDROGEOLOGICO
VS	VISITA DI SOPRALLUOGO

ALLEGATO 5. ELENCO DI VERSAMENTO DEI FASCICOLI DALL'ARCHIVIO CORRENTE ALL'ARCHIVIO DI DEPOSITO

Comune di Latina Servizio

Serie               Numero

busta/faldone

Titolo busta/faldone Anno inizio

Anno fine Annotazioni 1.

Titolo busta/faldone Titolo fascicolo Titolo fascicolo Titolo fascicolo

...

... 2.

Titolo busta/faldone Titolo fascicolo Titolo fascicolo Titolo fascicolo

...

... 3.

4.

5.

n.

Serie           

Numero busta/faldone

Titolo busta/faldone Anno inizio

Anno fine Annotazioni 1.

Titolo busta/faldone Titolo fascicolo Titolo fascicolo Titolo fascicolo

...

... 2.

Titolo busta/faldone Titolo fascicolo Titolo fascicolo Titolo fascicolo

3.

4.

5.

n.

Verbale di versamento

Oggi [giorno, mese, anno], la signora/il signor [nome e cognome], responsabile dell'ufficio [denominazione xxxxxx] consegna alla signora/signor [nome e cognome], responsabile dell'Archivio di deposito del Servizio             

i fascicoli cessati sopra descritti trasferendo di conseguenza la responsabilità in capo alla loro conservazione secondo i principi contenuti nel presente Manuale di gestione del Comune di Latina.

La/il Responsabile dell'Ufficio

La/il Responsabile Archivio di deposito

ALLEGATO 6. ELENCO DI VERSAMENTO DEI FASCICOLI PER LA CONSERVAZIONE PERMANENTE, DALL'ARCHIVIO DI DEPOSITO ALL'ARCHIVIO STORICO

Comune di Latina

Servizio/Ufficio              

Serie               Numero

busta/faldone

Titolo busta/faldone Anno inizio

Anno fine Annotazioni 1.

Titolo busta/faldone Titolo fascicolo Titolo fascicolo Titolo fascicolo

...

... 2.

Titolo busta/faldone Titolo fascicolo Titolo fascicolo Titolo fascicolo

...

... 3.

4.

5.

n.

Serie           

Numero

busta/faldone

Titolo busta/faldone Anno inizio

Anno fine Annotazioni 1.

Titolo busta/faldone Titolo fascicolo Titolo fascicolo Titolo fascicolo

...

... 2.

Titolo busta/faldone Titolo fascicolo Titolo fascicolo Titolo fascicolo

..3.

4.

5.

n.

Verbale di versamento

Oggi [giorno, mese, anno], la signora/il signor [nome e cognome], responsabile dell'archivio di deposito del Servizio/Ufficio                   [denominazione esatta] consegna alla signora/signor [nome e cognome], responsabile dell'Archivio storico

i fascicoli cessati sopra descritti trasferendo di conseguenza la responsabilità in capo alla loro conservazione secondo i principi contenuti nel presente Manuale di gestione del Comune di Latina.

La/il Responsabile dell'Archivio di deposito

La/il Responsabile dell'Archivio Storico Comunale

ALLEGATO 7 RACCOMANDAZIONI A.U.R.O.R.A.

Amministrazioni Unite per la Redazione degli Oggetti e delle Registrazioni Anagrafiche nel protocollo informatico

Il presente allegato contiene “Le raccomandazioni di Xxxxxx” in pillole, linee guida sintetiche per la descrizione del corrispondente e la redazione dell’oggetto nelle registrazioni di protocollo informatico.

Si tratta di regole di normalizzazione descrittiva nell’uso del protocollo informatico che, se condivise, permettono di semplificare e razionalizzare la formazione dell’archivio e conseguentemente, la gestione del flusso documentale. Il loro utilizzo da parte di tutti comporta molteplici vantaggi nell’attività di protocollazione, non ultima l’eliminazione di doppie protocollazioni e facilita la successiva ricerca dei documenti.