CONTRATTO DI SPONSORIZZAZIONE TRA PROVIDER E SPONSOR
Allegato
2 Spazio per i loghi sponsor
Schema di contratto
CONTRATTO DI SPONSORIZZAZIONE TRA PROVIDER E SPONSOR
Tra l’IRCCS Azienda Ospedaliero Universitaria Xxxxx, con sede legale in Xxxxxxx, Xxxxx Xxxxxxxxxx x. 00, XXX 00000, X.X. e /o P. 02175680483, in persona del rappresentante legale in carica_____________, (di seguito “Provider”)
E
_____________con sede in ______________________C.F. e/o P. XXX, in persona del legale rappresentante in carica, munito degli occorrenti poteri in forza di Presidente (di seguito “Sponsor”)
PREMESSO che
il Provider, ID _ 090 904, è un soggetto attivo e qualificato nel campo della Formazione Continua in Sanità (ECM) e pertanto è abilitato e accreditato a livello Regionale toscano a realizzare attività formative riconosciute idonee per l’ECM, individuando ed attribuendo direttamente i crediti ai partecipanti;
il provider agisce nel pieno rispetto delle proprie disposizioni interne e della normativa nazionale e regionale in materia di Educazione Continua in Medicina, in particolare: procedura Gestione sponsorizzazione eventi formativi, PO/FORM/08 approvata il 13 gennaio 2023 e decide di applicare le regole di trasparenza per l’individuazione dello Sponsor previste dalla procedura anche in caso di eventi non ECM;
Il provider ha progettato ed intende erogare, sotto la propria responsabilità, un evento non ECM dal titolo ____________________________
il provider intende acquisire sponsorizzazioni per assicurarsi finanziamenti per la realizzazione dell’Evento ed ha individuato un soggetto disponibile;
Il provider ha pubblicato un avviso di sponsorizzazione __________________
lo Sponsor ha manifestato il suo interesse a sponsorizzare l’Evento formativo_______________________________________, in cambio di spazi di pubblicità o attività promozionali;
il Provider ha sottoposto allo Sponsor il programma dell’Evento,
lo Sponsor si è dichiarato disponibile a sponsorizzare l’Evento ai termini e condizioni qui di seguito riportati.
TUTTO CIÒ PREMESSO
lo Sponsor e il Provider (qui di seguito anche le “Parti”, se collettivamente indicate) stipulano e convengono quanto segue.
1. Oggetto del Contratto e Generalità
1.1 Le Parti concordano che le presenti condizioni contrattuali regolano, in ossequio alle disposizioni vigenti in materia ECM (Educazione Continua in Medicina), il rapporto di sponsorizzazione tra Provider e Sponsor con specifico riferimento all’Evento citato al paragrafo c) delle premesse.
1.2 In particolare, lo Sponsor si obbliga a finanziare l’Evento corrispondendo il contributo concordato ed espressamente indicato al successivo art. 3, mentre il Provider assume l’obbligo di pubblicizzare il nome/marchio dello Sponsor nei limiti di cui ai successivi articoli.
1.3 I patti contenuti nel presente contratto e negli allegati costituiscono l’intero accordo tra le Parti e sostituiscono di diritto ogni eventuale precedente intesa verbale o scritta relativa a tale oggetto. Nessuna modifica potrà essere apportata al presente contratto o agli allegati senza preventivo accordo fra le Parti.
2. Obblighi del Provider
2.1 Il Provider si impegna ad organizzare l’Evento, adottando le regole di correttezza e trasparenza, senza subire interferenze da parte dello Sponsor, ed a dichiarare di svolgere la propria attività in assenza di conflitto di interessi, tenuto conto di quanto stabilito dalla normativa nazionale e regionale in materia. Il reperimento di tutte le risorse e dei mezzi necessari a garantire il buon esito dello stesso è rimesso al Provider.
2.2 Il Provider è responsabile dell’organizzazione dell’Evento e del contenuto formativo, che determina unilateralmente, della qualità scientifica e didattica, così come dell’integrità etica di tutte le attività educative e formative che verranno svolte in occasione dell’Evento. Fin d’ora, il Provider indica come responsabile scientifico dell’Evento il dott. ______________________________(di seguito “Responsabile Scientifico”), mentre, ai fini del presente Contratto, il referente dello Sponsor sarà __________________ (di seguito “Referente”).
2.3 Il Provider dichiara che l’Evento è stato organizzato e sarà condotto dal Responsabile Scientifico in piena autonomia e senza alcuna influenza o interferenza. Interesse delle Parti è, infatti, quello che venga fornita ai discenti attività formativa condotta con professionalità e rigore scientifico e con la massima indipendenza, dal momento che le finalità dell’Evento sono e dovranno restare unicamente quelle di educazione e formazione.
2.4 Al fine di consentire una verifica sulla qualità ed obiettività scientifica dell’Evento, il Provider dichiara fin d’ora che sottoporrà a docenti e discenti uno specifico questionario in cui questi possano esprimere i propri commenti, indicando, fra l’altro, se hanno percepito un’influenza di conflitto d’interessi nel materiale didattico distribuito o, nella gestione stessa dell’Evento.
2.5 L’elenco e gli indirizzi dei partecipanti all’Evento verranno mantenuti riservati e non saranno trasmessi allo Sponsor o utilizzati a fini commerciali.
2.6. Il Provider inoltre si obbliga a offrire spazi per la pubblicità a ______________________e di eventuali messaggi scritti o audiovisivi, secondo le modalità stabilite con lo sponsor e sulla base di quanto previsto dalle normative nazionali e regionali, in caso di eventi non ECM.
3. Obblighi dello Sponsor
3.1 Lo Sponsor si obbliga a sponsorizzare l’Evento di cui al punto c) delle premesse ed a fornire le indicazioni necessarie alla realizzazione della pubblicità nel rispetto dei limiti di cui all’art. 4 del presente Contratto, oltre che della Normativa ECM.
3.2 Lo Sponsor si obbliga a corrispondere un contributo finanziario, di __________________ (Iva inclusa se dovuta) a copertura delle spese di organizzazione dell’evento
L’importo verrà corrisposto dallo Sponsor, dietro presentazione di regolare fattura, mediante bonifico bancario da effettuare sul c/c _____________________ - intestato al Provider, entro il ________________________.
Tale contributo dovrà essere destinato ed utilizzato dal Provider per la realizzazione dell’Evento di cui al punto c) delle premesse; eventuali residui economici potranno essere utilizzati nell’ambito di progetti di formazione o ricerca pediatrica legati al tema della dermatologia.
4. Conflitto di interessi tra Provider e Sponsor dell’Evento
4.1 Al fine di pervenire l’insorgere di situazioni di conflitto di interessi, ed in ossequio alla vigente normativa, le Parti convengono che:
nessun compenso deve essere pagato dallo Sponsor direttamente al Responsabile Scientifico dell’Evento, a singoli docenti o agli altri soggetti coinvolti nell’attività sponsorizzata. Tali pagamenti/rimborsi saranno effettuati esclusivamente dal Provider, sulla base del proprio regolamento interno. Nessun pagamento/rimborso può essere assegnato a familiari di relatori o altre persone non direttamente coinvolte nell’attività formative;
il Provider si impegna ad acquisire le necessarie dichiarazioni relative ai rapporti pregressi del Responsabile Scientifico e dei docenti con soggetti portatori di interessi commerciali, che potrebbero trarre vantaggio dalle attività formative;
la progettazione e l’erogazione delle attività formative, nonché la produzione del materiale educativo, sono gestite unicamente dal Provider.
il Provider raccoglierà le richieste di adesione dei partecipanti all’Evento formativo senza interferenze da parte dello Sponsor, garantendo la riservatezza degli elenchi, dei nominativi e degli indirizzi dei partecipanti che non possono essere trasmessi allo Sponsor o utilizzati, comunque, a fini commerciali;
il Provider, nel corso dell’Evento, inviterà i partecipanti a compilare uno specifico questionario in cui potranno indicare se hanno percepito influenza di interessi commerciali;
nessun materiale promozionale sarà mostrato o distribuito nella stessa sala ove si svolge l’attività formativa.
il materiale cartaceo, nelle pagine dedicate alle attività formativa, nelle pagine adiacenti o all’interno di strumenti correlati (ad esempio, pagine dedicate alla valutazione dell’apprendimento) non recherà alcuna forma di pubblicità o riferimento allo Sponsor;
è consentito indicare lo Sponsor all’ultima pagina di depliants, programmi di attività formativa e materiale informativo, nonché prima dell’inizio e dopo il termine dell’Evento. il provider acquisisce la dichiarazione formale sottoscritta delle fonti di finanziamento negli ultimi due anni da parte di tutti coloro che sono coinvolti nella organizzazione/gestione/erogazione di eventi formativi.
5. Durata e Scioglimento del Contratto
5.1 Il presente Contratto è efficace dalla data di sottoscrizione fino alla conclusione di tutte le procedure relative all’Evento.
5.2 Le parti hanno facoltà di risolvere di diritto il presente contratto, ai sensi e per gli effetti dall’Art. 1456 del cod. civ., tramite lettera raccomandata a.r. o Pec, nella quale dichiari di volersi avvalere della presente clausola, qualora una delle parti non abbia adempiuto a qualsiasi impegno assunto col presente Contratto.
5.3 In caso di scioglimento del presente contratto, per qualsiasi ragione ciò avvenga, o nel caso in cui l’Evento non venga svolto o venga interrotto e, comunque, al termine dell’Evento, il Provider e lo Sponsor dovranno astenersi dall’utilizzare qualsiasi materiale e/o informazione confidenziale acquisita in costanza di rapporto.
6. Confidenzialità e riservatezza
6.1 Il Provider dichiara e garantisce che i dati personali relativi ai propri dipendenti e collaboratori, nonché ai partecipanti all’Evento e/o a terzi raccolti od utilizzati in occasione dell’Evento stesso (di seguito “Dati Personali”) saranno trattati in conformità a quanto stabilito dal Regolamento EU 679 del 2016 con riguardo alla protezione dei dati personali (c.d. GDPR).
6.2 Altresì, ai fini del GDPR, titolare del trattamento dei dati personali è il Provider, in persona del suo legale rappresentante, mentre soggetto preposto del trattamento dei dati personali è il Responsabile Scientifico.
6.3 Il Provider assume ogni responsabilità derivante dal trattamento dei dati personali e si impegna a garantire, manlevare e tenere indenne lo Sponsor da ogni e qualsivoglia responsabilità, spesa e/o danno, derivante dalla sua attività, estromettendo la stessa da ogni controversia a qualsiasi titolo proposta dai propri dipendenti e/o collaboratori, dai partecipanti all’Evento e/o da terzi.
6.4 Le Parti dichiarano ed acconsentono reciprocamente ed espressamente che le informazioni suddette potranno essere comunicate e rese accessibili dal Provider alla Commissione Nazionale per la Formazione Continua o ad altra autorità competente nazionale e regionale preposta alla verifica del rispetto del rispetto della normativa vigente.
7. Limitazioni di responsabilità
7.1 La stipula del presente contratto è tassativamente limitata alla sponsorizzazione dell’Evento suindicato ed esclude in modo totale qualsiasi altro rapporto di società, associazione, cointeressenza o corresponsabilità fra Provider e Sponsor.
7.2 Il Provider, nell’osservare i principi di correttezza e buona fede nell’adempimento dell’obbligazione e dell’esecuzione del contratto ex artt. 1175 e 1375 c.c., è tenuto a svolgere solo quelle attività previste dal contratto e dagli allegati.
7.3 Le Parti, in riferimento alle limitazioni di responsabilità reciproche, si danno atto di aver preso visione, di ben conoscere e di accettare tutta la normativa in materia che disciplina i limiti operativi della pubblicità, della sponsorizzazione e del conflitto di interessi nell’ambito della Educazione Continua in Medicina, così come previsto dalla normativa.
8. Varie
8.1 Le premesse e gli Allegati costituiscono parte integrante e sostanziale del presente contratto.
8.2 Nessuna modifica al presente Contratto sarà efficace se non avverrà per iscritto e non sarà debitamente sottoscritta da entrambe le Parti. Qualsiasi comunicazione fra le Parti avverrà per iscritto.
8.3 Per qualsiasi controversia dovesse sorgere in relazione al presente Contratto, la sua interpretazione, esecuzione o risoluzione, sarà competente esclusivamente il Foro di Firenze.
8.4 Per quanto non espressamente previsto dal presente contratto le Parti fanno espresso riferimento alle norme del Codice Civile.
8.5 Il presente atto è soggetto a registrazione solo in caso d’uso, come disposto dall’art. 5 del D.P.R. 131/86
9. Spese di registrazione
Sono a carico dello Sponsor tutte gli oneri connessi alla stipulazione del presente contratto.
10. Disposizioni finali
Il presente contratto viene stipulato in forma elettronica, mediante sottoscrizione con firma digitale da entrambe le Parti.
Firenze, lì _________________________
Per il Provider_______________________ (Legale Rappresentante)______________________
Per lo Sponsor_____________________________________________