Contract

Il “Model Grant Agreement”

Novità e differenze nel VII PQ

Giornate di studio to, 29 Marzo 2007

o, 29 Marzo 2007

esponsabile Ufficio

Relazioni con l’UE

Indice

1. Parallelismi e differenze

▪ …durante la fase pre-contrattuale

▪ …nel Model Grant Agreement

2. Fonti giuridiche

3. Struttura

4. Stipula e accesso

5. Diritti e obblighi

6. Reporting

7. Disposizioni finanziarie

Dalla negoziazione al grant agreement

File per la negoziazione al coordinatore

(Grant Preparation Form)

?

Lettera di invito alla negoziazione

Elaborazione dati con partner

NEGOZIAZIONE

NEGOZIAZIONE

FIRMA DEL

GRANT AGREEMENT

La negoziazione

Restano invariati gli elementi principali (secondo Guides for Applicants):

❖ discussione su obiettivi, risultati e budget del progetto

❖ invio della proposta rivista secondo il Grant Preparation Form

VII PQ: a breve la pubblicazione su CORDIS delle FP7 GUIDELINES FOR NEGOTIATION

Il Model Grant Agreement: fonti giuridiche

Regolamento del Parlamento europeo e del Consiglio

sulle regole di partecipazione

(18/12/2006)

Art. 18-19 (ex Art.

12)

I servizi della CE hanno elaborato, nel rispetto della base giuridica del 7° PQ, un “Model Grant Agreement” al fine di facilitare la redazione dei contratti specifici.

disposizioni del 7 PQ e del

Per ogni proposta finanziata infatti la Commissione stipulerà un grant agreement, redatto conformemente alle

°

regolamento, tenendo conto delle specificità dei diversi schemi di finanziamento

Il Model Grant Agreement (GA)

..UN UNICO modello che si differenzia solo in relazione alla tipologia di schema di finanziamento attraverso

l’ALLEGATO III

Si caratterizza perché è…

E’ un contratto per adesione

▪regolato dalle norme annesse (Core Agreement, Xxxxx X, II, III), dalle Regole di partecipazione e dal Regolamento Finanziario

NB: testi a parte saranno predisposti per i programmi 'People' e 'Ideas'

▪ la legge di riferimento è quella della Direzione che firma il contratto (Belgio o Lussemburgo)

Terminologia

VI PQ “Contract” “Contractor” “Instruments” “Audit certificate” “STREP” e “IP”
“Reimbursement rates” VII PQ “Grant Agreement” “Beneficiary” “Funding Schemes” “Certificate on Financial Statement”
“Collaborative projects” “Upper funding limits”

Il Model Grant Agreement (GA): parallelismi e differenze (1)

VI PQ Core Contract
Xxxxx X – Description of work
Annex II – General Conditions
Xxxxx XXX – Specific provisions related to instruments VII PQ Core Agreement
Annex I – Description of work
Annex II – General Conditions
Annex III – Specific provisions related to funding schemes

NOVITÀ

Il Model Grant Agreement (GA): parallelismi e differenze (2)

Xxxxx XX – Form A – Accession of beneficiaries		Xxxxx XX – Form A – Accession of beneficiaries
Xxxxx X – Form B – Accession of new beneficiaries		Annex V – Form B – Accession of new beneficiaries
Xxxxx XX – Form C – Financial statement per instrument		Xxxxx XX – Form C – Financial statement per funding scheme
		Annex VII Form D – Terms of reference for the certificate on the financial statement Form E – Terms of reference for the certificate on the methodology

FP7 Grant Agreement

- Core

10/Xxxxx Xxxxx

Grant Agreement - Core parallelismi e differenze (1)

VI PQ

Preambolo: titolo; tra CE, coordinatore e altri contraenti

Art.1 Scope

Art.2 Constitution of consortium

Art.3 Evolution of consortium

Art.4 Duration

Art.5 Financial contribution Art.6 Reporting periods

VII PQ

Preambolo: titolo del progetto; funding scheme solo tra CE e coordinatore; elenco allegati

Art.1 Accession of the other beneficiaries

Art.2 Scope Art.3 Duration

Art.4 Reporting periods Art.5 Maximum Community financial contribution

Art.6 Pre-financing

Grant Agreement - Core parallelismi e differenze (2)

VI PQ

VII PQ

Art.7 Reports

Art.8 Payments modalitites Art.9 Special clauses Art.10 Amendments

Art.11 Communications Art.12 Applicable law Art.13 Jurisdiction Art.14 Annexes

Art.7 Special clauses Art.8 Communications Art.9 Applicable law Art.10 Application of

provisions

Art.11 Entry into force

Core: Contenuti (1)

❖ Contiene specifiche informazioni sul progetto (lista dei partecipanti, oggetto, durata, costo totale, legge, lingua, entrata in vigore, ecc.). Il contenuto è semplificato in quanto molti argomenti vengono affrontati direttamente nelle General Conditions (termination, evolution of Consortium, reports, payment modalities, amendments)

❖ Stessa procedura di stipula e accesso degli altri contraenti, fissato un unico termine di 45 giorni entro i quali il coordinatore deve inviare il Form A alla CE (art. 1.2)

❖ Obbligo di stipula del Consortium Agreement (art.1.4)

Il contratto entra in vigore dopo la firma del Coordinatore e della CE, nel giorno della firma della Commissione (Art.11 GA- Core)

Nel VII PQ è fissato a 45 giorni il termine entro il quale il coordinatore deve inviare a CE i FORM A per l’accesso al contratto, firmati dai legali rappresentanti degli enti contraenti (art 1.2 GA- Core)

Chi sottoscrive il Grant Agreement?

Form A costituisce il legame fra i contraenti e la CE (equal status).

Il contratto è firmato inizialmente solo dalla CE

e dal coordinatore

NB

I rapporti tra i partner non regolati dal GA

e’ opportuno definirli nel Consortium agreement

▪ i partner accedono al contratto successivamente con la firma di uno specifico modulo (Form A). Tutti i beneficiari hanno lo stesso status e gli stessi diritti e obblighi derivanti dal GA

▪ possiamo avere anche GA mono partner

Core: Contenuti (2)

❖ L’art. 5 contiene l’ammontare del contributo concesso al progetto. Si rimanda all’Allegato I per il breakdown dei costi (stima) e del contributo CE diviso per attività oppure concesso a ciascun beneficiario come lump sum. Ammessi i trasferimenti di budget fra attività e fra partner (art. 5.2), eccetto il caso di lump sum

❖ Pre-financing: versato entro 45 giorni dalla data di entrata in vigore del GA (art. 6). Per progetti di durata + 2 anni sarà pari a circa il 160% del contributo medio annuale previsto (nota all’art.6)

❖ Previsione di un Fondo di Garanzia, pari al 5% del contributo totale (art. 6.2)

Form B (Annex V)

La richiesta di accesso di un nuovo beneficiario viene effettuata tramite l’invio alla CE del Form B firmato

Il nuovo beneficiario assume i diritti e doveri stabiliti nel Grant Agreement a partire dalla data di accesso come indicata nel Form B (art. II.35.4)

Allegato II

General Conditions

18/Xxxxx Xxxxx

Grant Agreement - General Conditions

II.1. Definitions

Part A IMPLEMENTATION OF THE PROJECT

SECTION 1 – General principles SECTION 2 – Reporting and payments SECTION 3 - Implementation

Part B FINANCIAL PROVISIONS

SECTION 1 – General financial provisions SECTION 2 – Guarantee fund

SECTION 3 – Controls, recoveries and sanctions Part C INTELLECTUAL PROPERTY RIGHTS, USE AND

DISSEMINATION

SECTION 1 – Foreground SECTION 2 – Access right

FINAL PROVISIONS

Organizzazione del consortium e ruolo del coordinatore

Art. II.2

Tutti i beneficiari formano un consorzio, sia che stipulino o meno un Consortium Agreement scritto.

I beneficiari sono rappresentati nei confronti della CE dal coordinatore, che svolge la funzione di intermediario per le comunicazioni tra la CE e i beneficiari (art. II.2.1).

Egli riceve il contributo per conto degli altri beneficiari. Il versamento del contributo al coordinatore, scarica la CE dal suo obbligo di versare il pagamento

(art. II.2.2).

20/Xxxxx Xxxxx

Coordinatore (CO)

Il coordinamento scientifico e quello finanziario e amministrativo possono anche fare capo a 2 distinti beneficiari.

Solo il beneficiario che svolge “management tasks” ex art. II.2.3

è il Project coordinator nei confronti della CE.

Solo le management tasks sono rimborsate al 100%

NB. Il coordinatore non può subcontrattare i compiti di coordinamento (art. II.2.3)

Obblighi del Coordinatore

Art. II.2 com. 3

✓ riceve tutti i pagamenti effettuati dalla CE, li distribuisce senza ingiustificato ritardo, amministra le ripartizioni del contributo in accordo con le decisioni del consorzio

✓ Verifica la congruenza dei reports con il progetto prima del loro invio alla CE

✓ Monitora le attività dei partner

NOVITÀ

✓ tiene una contabilità che permette di individuare la percentuale di finanziamento versata a ciascun contraente ed informa la CE della distribuzione del contributo

I Beneficiari

Art. II.2.4 e II.3

✓ eseguono la loro attività in conformità con l’Allegato I e prendono parte agli incontri

✓ inoltrano al coordinatore le informazioni necessarie alla redazione dei rapporti e lo informano di qualunque evento possa modificare il progetto e di modifiche relative al budget

✓ forniscono tutti i dati richiesti dalla CE e Corte dei Conti e assicurano che anche i terzi o subcontraenti siano sottoposti a controlli

✓ evitano l’assunzione di impegni incompatibili con gli obblighi previsti dal GA e il rischio di conflitti di interessi

✓ realizzano il progetto nel rispetto dei principi etici fondamentali e promuovono le pari opportunità

Responsabilità dei partecipanti

✓ Responsabilità tecnica

I partecipanti sono responsabili collettivamente dell’attuazione tecnica dell’azione diretta

✓ Non è più prevista la Responsabilità Finanziaria Collettiva.

✓ Viene creato un Fondo di garanzia per la gestione del rischio legato al recupero di somme dovute alla CE.

Il contributo al Fondo (max 5% del contributo totale) viene trattenuto dal pre-finanziamento e trasferito dalla CE direttamente al Fondo

Reporting

Art. II. 4 (ex Art. II.7)

✓Rapporto periodico sulle attività (scientifiche e di gestione), con giustificazione delle risorse utilizzate, Financial statement (Form C)

✓Rapporto finale, sull’intera durata del progetto.

Include: - il piano per l’uso e diffusione delle conoscenze,

- un rapporto sulle implicazioni sociali e sul “gender”

- un rapporto finale sulla distribuzione del contributo ai partners (da inviare entro 30 dal pagamento finale)

NB.

Il Coordinatore deve inviarli alla CE entro 60 (non più 45) giorni dalla fine del periodo di relazione

La CE ha 105 giorni per valutarli e trasferire il contributo (art.

II.5)

x xxxxxxxxx xxxxxxxx xxx

Is this an a djus tm ent to a prev ious x xxxx m ent ?

dd/ m m / aa

dd/ m m / aa

Pe r io d fr o m To

P r oje c t Ac r o ny m

C o l la bo r a t iv e P r oje c t

F u n d in g sch em e

nn nn n n

P r oje c t nr

Y es/ N o

F o r m C - Fin a n c ia l S tatem en t ( to b e f i l led in b y each b e n e f iciar y )

F P 7 - G r a n t A g r e e m e n t - A n n e x V I - C o l la b o r a tiv e P r o je c t

Le g a l N a m e		P a r tic ip a n t Id e n tity C o d e	nn
O r ga n is a t io n s h or t N a m e		B en e f iciar y n r	nn

F u n d in g % fo r R T D a c tiv itie s ( A ) I f f lat r ate fo r in d ir ect co sts, sp ecify % %

1 - D e clar atio n o f elig ib le c o sts / lu m p su m / flate- r ate/ scale o f u n it ( in € )

Ty p e o f Ac tiv ity

	RT D (A )	De m o n s tr a t io n (B )	M a n a ge m e nt (C )	O th e r (D )	T O T A L ( A +B +C +D )
P e r s on ne l c o s ts
S u bc on tr a c t ing
O th er d ir ect co sts
In d ir ec t co sts
L u m p su m s/ f lat- r ate/ scale o f u n i t d eclar ed
To ta l
M a x im um E C c o ntr ibu t ion
R e qu e s te d E C c on tr ibutio n

Ye s / N o

2 - D e clar atio n o f r eceip ts

D id y ou rec eiv e any f inanc ial t rans fers or c ontributions in k ind, f ree of c h arge f rom th ird parties o r did the projec t ge nerate any inc o m e w hic h c ould be c ons idered a rec e ip t ac c ording to A r t . I I . 17 of the gran t agreem e nt ?

I f y es , pleas e m en t ion the am ount ( in €)

Ye s / N o

3 - D e clar atio n o f in te r es t y ield e d b y th e p r e- fin an cin g (to be c om pleted only b y the c oordina tor )

D id the pre - f in anc in g y ou rec eiv ed gene rate any in te res t ac c ording to A r t . II.1 9 ? I f y es , pleas e m en t ion the am ount ( in €)

4 . C er tificate o n th e m eth o d o lo g y

D o y ou dec lare av erage p ers onnel c o s ts ac c ording to A r t . I I . 14 . 1 ? Is there a c ertific ate on the m e th odology prov ided by a n in dependen t aud itor and ac c epted b y the C om m is s ion ac c ording to A rt. II.4 .4 ?			Ye s / N o
			Ye s / N o
N am e o f th e au d i to r		C o st o f th e cer t if ic ate ( in € ) , if ch ar g ed un de r this p r o je c t

26/Xxxxx Xxxxx

Ye s / N o

5 - C e r tificate o n th e fin an cia l s tate m en ts

Is there a c ertific ate on the f inanc ial s tatem ents prov ided b y an indep endent auditor attac hed to this f inanc ial s tatem ent

a c c o rd in g to A rt.II.4 .4 ?

Allegato VI - FORM C

27/Xxxxx Xxxxx

Diversi a seconda funding scheme

..ancora Allegati: Differenze

ANNESSO VII

NOVITÀ

- Form D Certificazione dei costi

- Form E Certificato sulla

metodologia

Il Certificato sul Financial Statement (CFS)

– Form D

✓Non è più necessario presentare CFS per i pagamenti intermedi

✓E’ obbligatorio solo quando la richiesta di contributo è => 375.000 euro, o se si raggiunge tale cifra cumulando i precedenti. Esclusi dai CFS intermedi solo i beneficiari che hanno fornito un certificato sulla metodologia approvato da CE

✓Per i progetti di 2 anni o meno= CFS alla fine

Un auditor esterno deve certificare che i costi dichiarati sono stati sostenuti secondo quanto previsto dal GA. E’ descritta la procedura a cui deve attenersi l’Auditor nella certificazione (expediture verification)

Enti pubblici, centri di ricerca non profit, istituti d’istruzione possono optare per “un pubblico funzionario competente” (art. II.4), purchè “indipendente” e “qualificato”

Il Certificato sulla metodologia – Form E

Ha lo scopo di certificare la metodologia utilizzata per calcolare i costi medi del personale ed i costi indiretti (system verification)

E’ valido per tutto il 7 PQ, è facoltativo e deve essere approvato dalla CE. E’ diretto in particolare agli enti con più partecipazioni al 7PQ.

Vantaggio: evita CFS per i pagamenti intermedi

E’ formato da 2 parti:

ToR sulla metodologia preparata dal Beneficiario in accordo con l’Auditor

Indipendent Report sulla metodologia preparato dall’Auditor

Finanziamento comunitario

Art. II.18

Il contributo è calcolato applicando le percentuali di rimborso per attività e per beneficiario ai costi ammissibili del progetto. I rimborsi sono basati sui costi eleggibili accettati per ogni beneficiario.

Il contributo non può dare origine a profitto. In sede di rendicontazione finanziaria, la CE verifica non solo l’ammissibilità dei costi dichiarati ma anche l’ammontare delle entrate ricevute da ciascun beneficiario

Il contributo CE erogato per ciascun beneficiario non può eccedere i costi effettivamente sostenuti meno le entrate sul

progetto

Le percentuali di co-finanziamento

Il contributo della CE varia a seconda della tipologia di attività svolta:

Ricerca e sviluppo tecnologico

◆ fino al 50% dei costi eleggibili

◆ o 75% per centri di ricerca non profit, enti pubblici, istituti d’istruzione secondaria e

superiore

Dimostrazione fino al 50%

Altre attività (art II.16) quali dissemination, networking, coordination, GESTIONE del consorzio, al 100%

…non è più

previsto il tetto max del 7% del contributo tot

100% anche per le azioni relative alla Ricerca di frontiera, le Azioni di supporto e di Coordinamento (solo 7% overheads), le Azioni per la Formazione dei Ricercatori

Disposizioni finanziarie

Nei trasferimenti fra attività attenzione alle percentuali di rimborso

Non esistono più differenti modelli di costo.

I beneficiari devono identificare i loro costi reali, diretti ed indiretti legati al progetto

Il breakdown dei costi contenuto nell’Allegato I è una stima.

Per i trasferimenti non richiesti emendamenti al GA purchè non comportino cambiamenti significativi all’Allegato I.

Non consentiti trasferimenti alle parti rimborsate come lump sum

Tipologie di Costo

Costi Diretti

Sono i costi riferiti direttamente al progetto, che possono essere chiaramente identificati e giustificati secondo le regole ed i principi contabili del beneficiario

Costi Indiretti

Sono i costi non direttamente riferiti al progetto, non identificabili come costi diretti e non includono i costi già caricati direttamente sul progetto

Amministrazione generale e gestione, spazi, uffici, laboratori (affitto,…)

Spese per comunicazione, connessioni di rete, postali Attrezzature per l’ufficio …

Metodo semplificato e flat rate per i costi indiretti

Per facilitare la transizione dall’Additional cost, ora abolito, verso la dichiarazione piena dei costi indiretti, è permesso che un partecipante:

€utilizzi un metodo semplificato di calcolo dei suoi costi indiretti se è in accordo con il suo sistema contabile e rientra nella sua gestione contabile abituale.

€a prescindere dal suo sistema contabile, opti per un flat rate calcolato su una base del 20% dei costi totali diretti (esclusi i subcontratti).

€Università, enti pubblici, centri di ricerca non profit, PMI che non sono in grado di identificare con precisione i loro costi indiretti, possono usufruire di una forfetizzazione dei costi indiretti, calcolati su una base del 60%* dei costi totali diretti (esclusi i

subcontratti).

* solo fino al 2010

Modalità di pagamento

Caratteristiche

✓ Un unico pre-finanziamento entro 45 giorni dall’entrata in vigore del GA, al coordinatore per conto di tutti beneficiari. Il 5% è trattenuto e trasferito direttamente dalla CE al Fondo di Garanzia

✓ Pagamenti intermedi corrispondenti ai costi sostenuti e accettati nel periodo di relazione. Unico limite: prefinanziamento+ pagamenti intermedi non possono essere + 90% contributo. Infatti CE trattiene il 10% fino alla data dell’ultimo pagamento

✓ Pagamento finale sarà pari alla differenza fra quanto già versato e i costi totali (eleggibili e accettati) del progetto

NB: Interessi maturati sul pre-finaziamento solo per il Coordinatore

Principi di eleggibilità dei costi

Costi eleggibili (Art. II.14.1):

❖ Reali* e sostenuti dal beneficiario per la realizzazione del progetto e dei suoi risultati

❖ sostenuti durante il progetto

❖ determinati nel rispetto della disciplina contabile di ogni partecipante

❖ registrati nella contabilità dei partecipanti

❖ devono essere indicati nella stima totale contenuta nell’Allegato I

* Un beneficiario può ora optare per costi medi del personale. A tale scopo può presentare alla CE il certificato sulla metodologia per approvazione

Costi non eleggibili

Costi non ammissibili (Art. II.14.2):

✓ tasse e imposte compresa l’IVA

✓ rendimenti del capitale investito

✓ interessi passivi

✓ accantonamenti per eventuali perdite o passività future,

✓ costi inerenti altri progetti comunitari, internazionali o nazionali dichiarati, sostenuti o rimborsati)

✓ spese non necessarie o non adeguate

Informazioni utili

✓ Draft Grant Agreement aggiornato al 1 febbraio 2007

✓ Regole di partecipazione del 18 dicembre 2006

GRAZIE PER L’ATTENZIONE!

Ufficio Relazioni con l’UE

40/Xxxxx Xxxxx

Responsabile xxxxx.xxxxx@xxxxxx.xx Tel. 6282

fax 5912