REGOLAMENTO RELATIVO ALLA MEDIAZIONE TELEMATICA IN VIDEOCONFERENZA EX ART. 3 N. 4 D.LGS. 28/10
REGOLAMENTO RELATIVO ALLA MEDIAZIONE TELEMATICA IN VIDEOCONFERENZA EX ART. 3 N. 4 D.LGS. 28/10
1. IL PROCEDIMENTO DI MEDIAZIONE TELEMATICA
a. Il procedimento di mediazione telematico integra e completa, ai sensi dell’art. 3 n. 4 del D.Lgs. 28/10, l’offerta di servizi di mediazione dell’Organismo di Mediazione dell’Ordine degli Avvocati di Asti, iscritto al n° 646 del Registro degli Organismi di Mediazione. Esso è in ogni caso regolato dal Regolamento dell’Organismo di Mediazione per quanto non espressamente previsto nel presente documento e rappresenta unicamente una modalità di fruizione del servizio, come chiarito con nota ministeriale 30/04/2020.
2. LA PROCEDURA DI MEDIAZIONE TELEMATICA
a. Le parti che intendono avvalersi di tale procedura si rendono responsabili dell’idoneità della propria strumentazione sia sotto il profilo della sicurezza sia sotto il profilo dell’adeguatezza tecnica.
b. L’utilizzo del servizio telematico può riguardare l’intero procedimento di mediazione o sue singole fasi, anche nei casi in cui una sola parte partecipi all’incontro di mediazione telematica a distanza tramite Stanza di Mediazione On-Line e l’altra parte partecipi all’incontro fisicamente, alla presenza del mediatore, presso gli uffici dell’Organismo.
c. L’attivazione del servizio di mediazione in videoconferenza è subordinata alla valutazione dell’opportunità e della possibilità organizzativa e gestionale di fruizione, valutate le circostanze del caso, che spetta insindacabilmente all’Organismo di Mediazione.
3. RISERVATEZZA E SICUREZZA DELLE COMUNICAZIONI
a. La piattaforma prevede che l’accesso sia riservato ai soli utenti che presentano l’istanza di mediazione, alle parti chiamate che hanno aderito all’invito e intendano anch’esse procedere con modalità telematica, nonché al mediatore incaricato e all’eventuale funzionario della segreteria dell’ODM. L’ODM non può essere considerato responsabile qualora le parti consentano ad altri soggetti l’utilizzo delle proprie credenziali personali, qualora soggetti terzi intercettino o accedano illegalmente a dati, trasmissioni o comunicazioni private e nel caso in cui altri utenti utilizzino in modo illegittimo o improprio dati personali ed informazioni raccolte dal sito web.
4. INCONTRO DI MEDIAZIONE
a. Le parti ed il mediatore si incontrano nel giorno e nell’ora comunicati dalla Segreteria accedendo all’apposita area virtuale riservata, secondo le istruzioni tecniche fornite dall’ODM.
b. La piattaforma on-line utilizzata dall’Organismo è GMEET o in caso di necessità tecnica Teams
c. La piattaforma on-line è conforme a tutti i requisiti di sicurezza e riservatezza previsti dalla vigente normativa.
d. La dotazione infrastrutturale utilizzata per la connessione e per la gestione della piattaforma risiedono in appositi server allocati in web farm che utilizzano policy di accesso controllato certificate da enti riconosciuti a livello internazionale.
e. L’accesso delle parti e del mediatore è eseguito in un ambiente a protocollo di sicurezza controllato) che consente la crittografia di tutto il traffico internet, ed è riservato alle sole parti interessate dallo specifico procedimento di mediazione, nonché al mediatore designato, e può
avvenire, allo stato, con la seguente modalità: da link diretto e personalizzato, generato dall’applicazione e trasmesso via e-mail alle parti interessate (utenti e avvocati che le assistono) e al mediatore dalla Segreteria Amministrativa dell’Organismo.
g. Preliminarmente all’incontro di mediazione, è possibile eseguire un test finalizzato alla verifica preventiva di eventuali limitazioni di accesso e alla risoluzione di eventuali problematiche di natura tecnica, test consigliabile per garantire durante l’incontro di mediazione la presenza delle sole parti accreditate (parti, avvocati, rappresentanti e mediatore).
h. E’ garantita l’assoluta riservatezza delle informazioni anche in presenza di più mediazioni telematiche contemporanee.
i. Caratteristiche di funzionamento
Ricevuta la disponibilità ad eseguire l’incontro di mediazione on-line di almeno una parte, nonché l’adesione al presente Regolamento di mediazione telematica:
1) l’Organismo invia alla parte un link per l’ accesso alla stanza virtuale contenete i dati necessari per garantire l’ accesso .
2) l’applicazione crea una Stanza di Mediazione On-line (Stanza Virtuale)
3) da quel momento le parti con gli avvocati ed il mediatore dello specifico procedimento di mediazione possono collegarsi alla Stanza Virtuale per partecipare agli incontri di mediazione.
4) utilizzando la Stanza Virtuale, il mediatore può condurre gli incontri di mediazione nel modo che ritiene più opportuno, in particolare può collegare in video-conferenza audio/video tutti gli utenti concorrenti (parti e relativi avvocati) in modo da attivare la discussione tenendo in considerazione le circostanze del caso, le volontà delle parti e la possibilità di trovare una soluzione alla controversia.
5) durante l’incontro di mediazione, il mediatore può utilizzare la funzionalità di esclusione temporanea delle parti, in modo da poter condurre, quando e se ritenuto necessario, sessioni “separate”, totalmente indipendenti, alternativamente con l’una o con l’altra parte e di riprendere la sessione “comune” in qualunque momento.
6) nella stanza virtuale di mediazione è disponibile la funzione di file sharing di monitor condiviso con attraverso i quali è possibile condividere / vedere documenti e immagini a supporto dell’incontro di mediazione.
7) Nel verbale dell’ incontro si dovrà dare atto che lo stesso avviene in modalità telematica e che le parti che si collegano da remoto garantiscono la idoneità dello loro strumentazione anche sotto il profilo della sicurezza , che non avviene alcuna videoregistrazione dell’ incontro, che estranei alle parti della mediazione non sono presenti ne possono comunque vedere o sentire su quanto avverrà durante l’ incontro
8) Al termine dell’ incontro di mediazione viene sottoscritto sia il verbale dell’incontro, sia l’eventuale accordo di mediazione con la seguente procedura di cui all’ articolo successivo.
9) Tali atti andranno inviati nel formato .word immediatamente, a mezzo pec o Peo , alla segreteria dell’ ODM che apporrà sulla stampa degli stessi il timbro ed i dati necessari : ciò fatto la segreteria provvederà a reinviare a mezzo PEC o Peo l’ atto così integrato in formato .PDF alla parte connessa in remoto. La parte e l’avvocato collegati in remoto procederanno alla sottoscrizione durante la videoconferenza del documento cartaceo opportunamente stampato
e lo trasmetteranno – senza modificare la denominazione del file - quindi, dopo averlo digitalizzato, a mezzo PEC all’ODM con sottoscrizione digitale pades anche per autentica. Successivamente, e comunque entro 5 (cinque) giorni lavorativi dalla data della sottoscrizione, le parti che erano connesse in remoto invieranno a mezzo posta ordinaria almeno due versioni cartacee del verbale con le firme autografe della parte e dell’avvocato che assiste la parte e/o dell’accordo da esse sottoscritto alla Segreteria dell’ODM, ovvero il numero degli originali che occorrano nel numero di almeno uno per ciascuna parte e uno per l’ODM. All’esito di ciascun incontro, l’ODM rilascia copia del verbale, trattenendo gli originali.
j. Nel dettaglio la Mediazione on-line:
1) per utilizzare il servizio “Mediazione on-line” è necessario che il computer degli utenti collegati (mediatore, parti, avvocati, ecc.) siano dotati di: connessione internet almeno di tipo ADSL; microfono e cuffie (o altoparlanti) correttamente configurati;
k. In mancanza di comunicazione da parte degli utenti di valido indirizzo di posta elettronica certificata, si procederà alla comunicazione via fax (ove sia stato comunicato un numero di fax automatico) e, in mancanza di comunicazione anche del numero di fax, mediante raccomandata con avviso di ricevimento.
l. L’ODM si riserva la facoltà di utilizzare, per motivi tecnico-gestionali, altra piattaforma on-line rispetto a quella sopra indicata anch’essa conforme agli standard di sicurezza e riservatezza previsti dalla normativa.