DELIBERAZIONE DEL DIRETTORE GENERALE *
DELIBERAZIONE DEL DIRETTORE GENERALE *
N° 499 del 04/10/2021
Pubblicata all’albo pretorio il 05/10/2021
Oggetto: REGOLAMENTO DELL'ATTIVITÀ CONTRATTUALE DI ESTAR - AGGIORNAMENTO |
Immediatamente eseguibile: SI |
Struttura proponente: DIPARTIMENTO ACQUISIZIONE BENI E SERVIZI |
Importo di Spesa: 0,00 |
Proposta di delibera: 2862 Del: 29/09/2021 Hash documento proposta formato .pdf (SHA256): a00cbe4c6db393c777e21be21b2b212d776e06b9ba502eb348dba647dfb81115 Hash documento proposta formato .p7m (SHA256): ae0dc3a418301c034d3aed0e80450aeb8372ed57143a8ea84c1fef2ec7ecb3a4 |
Il Responsabile del Procedimento: Xxxxxxx Xxxxxxx Il Dirigente proponente: Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxxx Il Direttore del Dipartimento: Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxxx |
ESTAR – Xxxx xxxxxx xxxxxxxxxxx xxx xx Xxx Xxxxx 00, palazzina 14, 00000 Xxxxxxx – telefono 055/0000000 – C.F./P.IVA 06485540485 – xxxxxxxxx@xxxxx.xxxxxxx.xx – xxxxx@xxxxxxxxx.xxxxxxx.xx
* Documento sottoscritto con firma digitale dal responsabile o dal sostituto
IL DIRETTORE GENERALE
(nominato con D.P.G.R. Toscana n. 18 del 30/01/2018)
Su proposta del dr. Xxxxx Xxxxxxx Direttore Dipartimento Acquisizione Beni e Servizi che con riferimento alla procedura in oggetto, attesta la regolarità amministrativa e la legittimità degli atti ed in particolare:
Visto il Decreto Legislativo 30 dicembre 1992, n. 502 e s.m.i. e la Legge Regionale 24 febbraio 2005, n. 40 e s.m.i. di disciplina del Servizio Sanitario Regionale;
Visti gli artt. 100 e ss. della L.R.T. n. 40/2005 di istituzione e funzionamento dell’Ente unico di Supporto Tecnico Amministrativo Regionale (Estar) che, dall’1 Gennaio 2015, è subentrato ai tre ESTAV del SSR, con successione a titolo universale in tutti i rapporti giuridici attivi e passivi afferenti agli ESTAV in corso alla medesima data e riallocazione delle effettive risorse umane e strumentali;
Preso atto del Decreto del Presidente della Giunta Regionale n. 18 del 30/1/2018 di nomina della Dr.ssa Xxxxxx Xxxxx come Direttore Generale di ESTAR e della successiva sottoscrizione, con decorrenza dal 1/2/2018, del relativo contratto di diritto privato con il Presidente della Giunta Regionale, ai sensi di quanto previsto dall’art. 37, comma 4, della L.R.T. n. 40/2005, per la durata di cinque anni;
Richiamata la Deliberazione n. 45 del 09/02/2018, con la quale è stato nominato il Direttore Amministrativo di Estar, con decorrenza dal 12/02/2018, nella persona del Dr. Xxxxxxx Xxxxx;
Richiamate:
- la Deliberazione n. 313/2018 di "Revisione del Regolamento Generale di Organizzazione di ESTAR";
- la Deliberazione n. 374/2018 avente ad oggetto: "Regolamento di Organizzazione: Conferimento Incarichi Dirigenziali ex Deliberazione 313/2018", con la quale si è proceduto al conferimento, con decorrenza 1 dicembre 2018, degli incarichi di direzione di Sezione territoriale, di Dipartimento, di Area e di Struttura complessa;
- la Deliberazione n. 378/2018 avente ad oggetto: "Regolamento di Organizzazione: Conferimento Incarichi Dirigenziali di Struttura Semplice e Professionali ex Delibera 313/2018", con la quale sono stati conferiti, con pari decorrenza, gli incarichi di direzione di struttura semplice e gli incarichi dirigenziali professionali;
- la Deliberazione n. 382/2018 avente ad oggetto “Revisione Sistema deleghe dirigenziali”, con la quale, alla luce del nuovo assetto organizzativo, sono state conferite le deleghe dirigenziali con decorrenza 1 dicembre 2018;
Richiamata la LRT n. 40/2005, ed in particolare i seguenti articoli:
- l’art. 132, che prevede che le Aziende Sanitarie, l'ESTAR e le Società della Salute, per quanto di rispettiva competenza ed in conformità della disciplina comunitaria, nazionale e regionale in materia di contratti pubblici e di sicurezza sui luoghi di lavoro, disciplinano l’attività contrattuale attraverso il regolamento di cui all’articolo133;
- l’art. 133, che prevede che il regolamento sull’attività contrattuale, adottato dal Direttore Generale di ciascun Ente, disciplina in particolare: a) la programmazione, annuale e pluriennale, dell'attività contrattuale; b) le modalità di raccordo per la rilevazione delle esigenze degli Enti per i quali l’ESTAR opera per l’approvvigionamento di beni e servizi; c) le forme e modalità organizzative
interne per la gestione delle procedure di gara e per la gestione della fase di esecuzione dei contratti;
d) la tenuta ed aggiornamento dell'elenco dei fornitori; e) le procedure di affidamento del servizio di cassa; f) gli affidamenti in economia.
Richiamate:
- la deliberazione n. 191 del 28 maggio 2015, con la quale ESTAR approvava il primo Regolamento per l’attività contrattuale recante la disciplina dei processi di acquisto di beni e servizi che ESTAR effettua sia in proprio, sia in veste di centrale di committenza ai sensi dell’art. 101, comma 1 lett. a) della LRT n. 40/2005;
- la deliberazione n. 450/2017, con la quale veniva adottato il primo aggiornamento al Regolamento dell’attività contrattuale citato;
- la deliberazione n. 428/2019 recante “Regolamento dell’attività contrattuale – aggiornamento e riedizione 2019”;
- la deliberazione n. 458 del 4/11/2020 recante “Regolamento attività contrattuale di Estar - Aggiornamento e riedizione 2020”;
Visto il D.L. 31 maggio 2021, n. 77, “Governance del Piano nazionale di rilancio e resilienza e prime misure di rafforzamento delle strutture amministrative e di accelerazione e snellimento delle procedure”, (cd. “Decreto Semplificazioni bis”), convertito con Legge 29/7/2021 n°108, che estende temporalmente alcune delle prerogative già introdotte con il D L 76/2020 (cd. “primo decreto Semplificazioni”), apportando anche ulteriori novità di rilievo nella disciplina sugli appalti;
Ritenuto opportuno aggiornare il vigente Regolamento dell’attività contrattuale, per definire con criteri uniformi all’interno di Estar, gli aspetti procedurali relativi alle varie fasi del processo di acquisto, in modo coerente con le nuove disposizioni introdotte;
Ravvista altresì la necessità di aggiornare il capo VI denominato “Controlli e formalizzazione del contratto” del vigente Regolamento dell’attività contrattuale, per adeguarne il testo alle procedure aziendali recentemente adottate in materia di svolgimento dei controlli ex art 80 e di formalizzazione dei contratti;
Considerato che il Dipartimento Acquisizione Beni e Servizi, con il supporto della UO Audit e Compliance, ha elaborato gli aggiornamenti sopra indicati, apportando le necessarie integrazioni ai corrispondenti articoli 16, 28, 34, 35, 36, 37, 38, 39 del vigente testo del Regolamento, nonché al capo VI denominato “controlli e formalizzazione del contratto”;
Ritenuto di procedere all’aggiornamento del “Regolamento dell’attività Contrattuale per l’acquisizione di beni e servizi ESTAR”, mediante sostituzione dei corrispondenti articoli e del capo VI, secondo quanto consta dal documento allegato al presente atto sotto la lettera “A” per farne parte integrante e sostanziale;
Atteso che il Regolamento dell’attività contrattuale potrà essere ulteriormente revisionato a seguito dell’entrata in vigore di nuovi provvedimenti legislativi e/o regolamentari tendenti a completare e stabilizzare il quadro normativo nazionale attuativo del Codice;
Acquisito il parere del Consiglio Direttivo di Estar ai sensi dell'art. 104, comma 1 lett d) della LRT 40/2005 e smi;
Considerato che il Responsabile del Procedimento, nella persona del Xxxx. Xxxxxxx Xxxxxxx sottoscrivendo l’atto, attesta che lo stesso, a seguito dell’istruttoria effettuata, nella forma e nella sostanza è legittimo e congruente con le finalità istituzionali dell’Ente;
Con il parere di conformità della UOC Audit e Compliance ai sensi delle procedure interne;
DELIBERA
Per le motivazioni espresse in premessa,
1) di aggiornare il “Regolamento dell’attività Contrattuale per l’acquisizione di beni e servizi ESTAR”, mediante sostituzione degli articoli 16, 28, 34, 35, 36, 37, 38, 39 del vigente testo del Regolamento, nonché del capo VI “controlli e formalizzazione del contratto, secondo quanto consta dal documento allegato al presente atto sotto la lettera “A”, per farne parte integrante e sostanziale;
2) di dare atto che il testo coordinato del Regolamento sarà pubblicato nell’apposita sezione di “Amministrazione Trasparente”, una volta completato l’iter di approvazione;
3) di dare atto che dal presente provvedimento non derivano oneri di natura economica o finanziaria;
4) di dichiarare il presente atto immediatamente eseguibile, ai sensi dell’art. 42, comma 4 della
L.R.T. n. 40/2005 es.m.i;
6) di trasmettere il presente atto al Collegio Sindacale, ai sensi dell’ art. 42 comma 2 della L.R. Toscana n. 40/2005 e s.m.i. e all’albo di pubblicità degli atti di questo ESTAR.
Il Direttore Amministrativo Il Direttore Generale
Xxxx. Xxxxxxx Xxxxx Dott.ssa Xxxxxx Xxxxx
Art. 16 - Quadro economico ed importi di gara
1. ESTAR indica in maniera puntuale, all’interno del Progetto e degli atti di gara, il Quadro economico.
2. Il Quadro economico è costruito tenendo in considerazione il valore presunto degli acquisti nonché ogni opzione contrattuale (art 106, comma 1 lettera a) e lettera e).
3. Il valore presunto degli acquisti ed il quadro economico sono costruiti secondo i principi di veridicità, affidabilità, correttezza ed in coerenza con i fabbisogni o le previsioni di consumo eventualmente esplicitate dalle aziende.
4. Nell’impiego degli strumenti di acquisto che costituiscono obbligazione giuridica (contratto di appalto), ESTAR richiede alle Amministrazioni aggiudicatrici dichiarazione sulla presenza di idonea copertura economica.
5. Nell’impiego di strumenti aggregativi di acquisto e di negoziazione (Accordi Quadro/SDA/convenzioni) per le acquisizioni consolidate per le quali è possibile tracciare trend di consumo, ed in particolare nei casi di cui all’art. 1, comma 2 - lett.
a) (centrale di acquisto), ESTAR può ricorrere a tecniche previsionali basate sullo studio dei comportamenti di consumo delle Aziende. Tali percorsi devono essere validati dai dipartimenti competenti per materia (Logistica, Tecnologie Informatiche e Tecnologie Sanitarie TIS).
6. Nelle procedure di selezione il valore presunto degli acquisti può costituire valore a base d’asta su cui applicare le formule per l’attribuzione del punteggio economico e parametrare i valori di gara.
7. Compongono il quadro economico, oltre al valore presunto degli acquisti, tutte le ipotesi di variazione indicate all’art.65 comma 2 del presente regolamento oltreché quelle previste ai sensi dell’art 106 comma 11 (proroga tecnica) e dell’art 63, comma 5 del D.Lgs 50/16.
8. Il RUP, direttamente o attraverso funzioni appositamente attivate, cura il monitoraggio della capienza residua del Quadro economico di Accordi Quadro e Convenzioni. Cura, altresì, l’aggiornamento dell’importo del contratto quadro a seguito dell’approvazione delle modifiche contrattuali non previste nel quadro economico (art.106, comma 1 lettere b), c) e comma 2 ).
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Art. 28 – Aggiudicazione
1. Il Coordinatore della competente Area del Dipartimento ABS, su proposta del Direttore della UOC competente, procede all’aggiudicazione definitiva adottando propria Determinazione.
2. Nel provvedimento di aggiudicazione si dà atto: delle operazioni svolte dagli organismi di gara e della relativa legittimità e del rispetto delle procedure interne nonché delle risultanze economico gestionali dell’affidamento. Salvo ragioni motivate di riservatezza, il provvedimento reca in allegato, i verbali delle operazioni di gara.
3. L’ aggiudicazione diviene efficace dopo la verifica del possesso dei prescritti requisiti.
4. Salve le norme in materia di trasparenza degli atti di gara, il responsabile del procedimento rende noti gli esiti delle procedure ai concorrenti, mediante apposita comunicazione scritta e secondo le prescrizioni di legge, entro cinque giorni dalla data di esecutività del provvedimento di aggiudicazione definitiva.
5. La UOC Audit e Compliance, con apposita procedura aziendale, adotta schemi di atto in cui vengono individuati gli elementi essenziali del provvedimento e le componenti motivazionali minime.
Art. 34 – Disposizioni organizzative
1. Le procedure di affidamento dei contratti sottosoglia, ai sensi dell’art. 36 del Codice, sono condotte dall’Unità Operativa competente per materia, anche esterna al Dipartimento ABS, secondo il Regolamento di organizzazione di ESTAR.
2. L' individuazione e la nomina del RUP segue le disposizioni di cui all’art.7.
3. L'individuazione del RES e del DEC avviene ai sensi degli articoli 46 e ss.. Per gli affidamenti di importo inferiore a 139.000,00 euro il RES può essere nominato dal Direttore di UOC individuato dal direttore del dipartimento (ABS, TS, ICT, Logistica) competenti per materia.
4. Per gli affidamenti non programmati di importo inferiore a 139.000,00 euro, il RUP viene nominato nel primo atto disponibile della procedura.
Art. 35 – Programmazione ed indizione delle procedure di acquisto sotto soglia
1. ESTAR inserisce le acquisizioni di importo uguale o superiore ai 75.000 euro nel programma di cui all’art. 12 e nei relativi aggiornamenti.
2. ESTAR provvede all’avvio delle procedure sotto soglia, ai sensi dell’art. 1 comma 2 della Legge n. 120/2020 di conversione del DL 76/2020, mediante il provvedimento a contrattare.
3. Il provvedimento a contrattare, nei casi di cui ai precedenti commi, contiene almeno:
- oggetto dell’affidamento, fornitore, durata, decorrenza-scadenza, importo di aggiudicazione (con IVA e senza IVA), elenco dei prodotti oggetto di aggiudicazione, XX.XX. incluse nella prima fornitura;
- le ragioni della scelta del fornitore;
- i soggetti invitati;
- le eventuali ragioni del mancato rispetto del criterio della rotazione degli affidamenti o degli inviti;
- il possesso dei requisiti di carattere generale da parte dell’aggiudicatario
4. Per gli affidamenti diretti di cui all’art. 51, co 1, del d.l. 31 maggio 2021 n. 77, convertito con L.29/7/2021, n. 108 di importo inferiore a 75.000,00 euro, il provvedimento a contrattare:
a. può assumere anche la forma di Verbale/Relazione del responsabile del procedimento. In tal caso il provvedimento di rendicontazione di cui all’art. 39 contiene esplicito riferimento a tali atti;
b. può fare riferimento a più acquisizioni ed essere adottato con cadenza periodica mensile ed essere contenuto nella determina di rendicontazione di cui all’art.39.
5. Per gli affidamenti diretti di cui all’art 51, co 1, del d.l. 31 maggio 2021 n. 77, convertito con L.29/7/2021, n. 108 di importo compreso tra 75.000 e 138.999,99 euro, il provvedimento a contrattare assume la forma del provvedimento dirigenziale, contenente gli elementi di cui comma precedente. Nel caso di acquisizione di farmaci, vaccini ed altre sostanze medicinali, il provvedimento di cui al comma 4 può essere assunto per gli affidamenti di importo inferiore a € 139.000.
6. Nei casi diversi dalla fornitura di prodotti a MAV il provvedimento a contrattare indica altresì:
a. La presenza di proroghe o gare in corso/programmate per categorie merceologiche identiche o affini;
b. l’indicazione di altri eventuali affidamenti in capo all’affidatario in corso o effettuate nei tre mesi precedenti.
7. Per le procedure negoziate di importo pari o superiore a € 75.000 (€139.000 per farmaci, vaccini ed altre sostanze medicinali) l’avvio avviene con provvedimento di indizione.
8. La pubblicazione del provvedimento di rendicontazione di cui all’art. 39 sul profilo del committente, con i riferimenti contenuti al comma 3, costituisce pubblicazione ai sensi dell’art. 29 del Codice.
Art. 36 - Iter procedurale ed indagini di mercato
1. Le procedure di importo inferiore alla soglia comunitaria in oggetto possono essere affidate mediante:
a) affidamento diretto per importi inferiori a € 139.000,00;
b) procedura negoziata preceduta da avviso di informazione previa consultazione di almeno 5 operatori, ove presenti sul mercato, nel rispetto del criterio di rotazione degli inviti, per importi pari o superiori ad € 139.000,00 e fino alla soglia comunitaria.
2. Per la procedura negoziata si può ricorrere all’aggiudicazione mediante:
- criterio dell’offerta economicamente più vantaggiosa;
- criterio del prezzo più basso: in tal caso le Stazioni Appaltanti devono procedere all'esclusione automatica delle offerte che presentano una percentuale di ribasso pari o superiore alla soglia di anomalia anche qualora il numero delle offerte ammesse sia pari o superiore a cinque.
3. L’attività contrattuale finalizzata all’acquisizione di forniture di beni e servizi nei limiti ciascuna di
€ 5.000,00 (IVA esclusa) è svolta dalla UO competente per tipologia di acquisto anche esterna al Dipartimento ABS ed è consentita con affidamento diretto, anche senza confronto concorrenziale, ma nel rispetto del principio di rotazione. Il contratto si perfeziona a mezzo sottoscrizione e trasmissione del buono d’ordine alla ditta effettuata dal RES - Responsabile dell’esecuzione del contratto, che ha predisposto l’istruttoria per tale acquisto e che acquisisce il relativo CIG.
4. L’acquisizione di beni e servizi di importo compreso tra € 5.001,00 e € 138.999,99 (iva esclusa) è effettuata con affidamento diretto, eventualmente preceduto da indagine di mercato con richiesta di preventivi, secondo le indicazioni e le motivazioni fornite nella richiesta di acquisto e le attività istruttorie condotte dal RUP, nel rispetto dei principi indicati agli articoli 29 e 30 del d lgs 50/2016 e smi. Il RUP prevede lo svolgimento dell’indagine di mercato, con eventuale richiesta di preventivi, tenendo in considerazione anche le esigenze di tempestività, efficacia e congruità dell’intervento.
5. L’acquisizione di beni e servizi di importo compreso tra € 139.000,00 e le soglie di cui all’art. 35 del codice, è effettuata tramite procedura negoziata, previo provvedimento di indizione e pubblicazione di avviso e consultazione di almeno cinque operatori economici, ove esistenti, individuati sulla base di indagine di mercato semplificata, in conformità agli indirizzi di cui al regolamento ed alle linee guida di cui all’art. 36, comma 6 del Codice.
6. Nei casi di cui al comma 6 il criterio di affidamento deve essere quello dell’OEPV oppure prezzo più basso con esclusione automatica delle offerte anomale (se superiori o uguale a 5) fatto salvo art.95 comma 3. Le offerte economiche devono essere aperte soltanto a seguito dell’ammissione alla gara delle ditte concorrenti e delle valutazioni d’idoneità o di natura qualitativa inerenti la
fornitura o il servizio oggetto della gara. L’iter procedurale viene descritto e formalizzato in specifici verbali..
Art. 37 - Modalità di individuazione del contraente
1. Nei casi di affidamento diretto (importi inferiori a 139.000 euro), nei casi in cui il RUP ritenga opportuno richiedere più preventivi, la richiesta di preventivo deve riportare i seguenti contenuti:
a. oggetto della prestazione, caratteristiche tecniche e importo di spesa previsto;
b. la specifica indicazione che si tratta di un sondaggio di mercato nell’ambito di un affidamento diretto
c. modalità e termine di presentazione del preventivo;
d. indicazione di elementi preferenziali della scelta tra più preventivi;
e. modalità e termini di pagamento;
f. se previsto, indicazione delle misure e dei costi della sicurezza, non soggetti a ribasso e dei costi della manodopera.
Il termine di ricezione dei preventivi deve essere congruo e non inferiore a sette giorni di calendario, decorrenti dalla data di invio delle richieste, fatti salvi i casi di urgenza.
2. L’esame e la scelta dei preventivi vengono effettuati dal responsabile del procedimento, individuato nell’ambito delle competenti strutture organizzative. Il RUP può avvalersi di un O.T.V. (monocratico o collegiale) nominato ai sensi dell’art.11.
3. Il responsabile del procedimento si avvale delle professionalità tecniche di ESTAR e delle aziende, per richiedere pareri, valutazioni, informazioni e chiarimenti, se ritenuto opportuno o necessario, per la definizione della procedura di affidamento e della relativa congruità tecnico economica.
4. I cataloghi ed i listini presenti sul MEPA possono comunque essere tenuti presenti ai fini di verifica della congruità e convenienza dei prezzi.
Art. 38 - Garanzie
1. Per le procedure di aggiudicazione di importo pari o superiore ad Euro 40.000,00, i.e., sono previste garanzie provvisorie sulla corretta esecuzione del contratto, da costituirsi secondo le modalità previste dall’art 93 del Codice
Nei casi di importo inferiore ad Euro 40.000 gli atti di gara devono prevedere la possibilità di recuperare gli importi delle eventuali penali in conto fatture di merce regolarmente consegnata e non ancora pagata.
2. Per le procedure di aggiudicazione di importo inferiore alla soglia comunitaria i.e., si prescinde dalla richiesta della garanzia provvisoria salvo che, in considerazione della tipologia e specificità della singola procedura, ricorrano particolari esigenze che giustifichino tale richiesta, che Estar indica nell’avviso di indizione della gara o in altro atto equivalente. Nel caso in cui sia richiesta la garanzia provvisoria, il relativo ammontare è dimezzato.
3. Per le procedure di aggiudicazione di importo inferiore ad Euro 139.000,00 i.e., si può prescindere altresì dalla richiesta di presentazione della dichiarazione d’impegno a costituire la garanzia definitiva.
4. Per le procedure di aggiudicazione di importo pari o superiore ad Euro 40.000,00 i.e., sono previste garanzie definitive sulla corretta esecuzione del contratto, da costituirsi secondo le modalità previste dall’art 103 del Codice.
5. Per le procedure di aggiudicazione di importo inferiore ad Euro 40.000,00, i.e., gli atti di gara devono prevedere la possibilità di recuperare gli importi delle eventuali penali in conto fatture di merce regolarmente consegnata e non ancora pagata.
6. I criteri per la determinazione dei livelli delle garanzie provvisorie e definitive, nonché i controlli da eseguire per la prevenzione dei rischi connessi all’accettazione di garanzie rilasciate da Soggetti abusivi o inaffidabili, sono indicati nella specifica Istruzione Operativa.
Art. 39 - Rendicontazione acquisizioni
1. Gli affidamenti di importo inferiore ad Euro 75.000,00 (IVA esclusa) e ad € 139.000 per farmaci, vaccini e sostanze medicinali, sono rendicontati ed approvati con apposito provvedimento, adottato con cadenza mensile dai Responsabili di ciascuna Area di competenza dei dipartimenti ESTAR, secondo quanto fissato da apposite procedure aziendali.
2. Tali provvedimenti riportano i dati e le motivazioni di cui all’art. 35, punto 3 e, in allegato, i prospetti analitici dei beni e servizi acquisiti, tempo per tempo, dei relativi corrispettivi, aggiudicatari e destinatari.
3. Gli affidamenti diretti di importo compreso tra 75.000 e 138.999,99 euro, ad esclusione di farmaci, vaccini ed altre sostanze medicinali sono effettuati mediante provvedimento dirigenziale specifico che svolge anche la funzione di atto a contrattare e che riporta gli elementi di cui all’art. 35 comma 5 del presente Regolamento.
4. L’obbligo di legge inerente la pubblicazione sul profilo di committente (ovvero sul sito xxx.xxxxx.xxxxxxx.xx) dell’esito degli affidamenti tramite procedura di affidamento diretto viene assolto dal RUP mediante la pubblicazione periodica dei provvedimenti di rendicontazione delle spese in economia o del singolo provvedimento di affidamento.
CAPO VI – CONTROLLI E FORMALIZZAZIONE DEL CONTRATTO
Art. 41 – Controlli sui requisiti di ordine generale
1. I controlli sul possesso dei requisiti di ordine generale di cui all’art. 80 del D. Lgs. n. 50/2016, sono eseguiti dalla UOS Contrattualistica secondo le modalità previste dalla specifica Procedura Aziendale. Gli esiti dei controlli, riportati in apposita Scheda (SCE), sono valutati dalla Struttura responsabile del procedimento di gara, ai fini della dichiarazione di efficacia dell’aggiudicazione e della sottoscrizione del relativo contratto.
2. Ai sensi della normativa vigente in materia, ed in conformità alla specifica Procedura Aziendale, ESTAR dispone verifiche sui requisiti di ordine generale dei contraenti, nell’ambito delle singole procedure di affidamento, di importo uguale o superiore ad Euro 5.000,00, i.e. Negli affidamenti di importo inferiore ad Euro 5.000,00, i.e., per ragioni di semplificazione procedurale, si può prescindere dall’effettuazione dei controlli.
3. Le competenti strutture Estar provvedono al costante aggiornamento delle procedure Aziendali relative alle modalità operative da seguire per l’effettuazione dei controlli e la successiva predisposizione dei relativi contratti.
Art. 42 - Formalizzazione dei rapporti contrattuali
1. I contratti di Estar sono stipulati, a pena di nullità, in modalità elettronica, mediante scrittura privata, secondo le procedure stabilite nella specifica Istruzione Operativa.
2. Fermo restando quanto previsto all’art. 36, comma 4 del presente regolamento, i contratti di importo inferiore ad Euro 40.000,00, i.e., sono stipulati mediante corrispondenza secondo l’uso del commercio, consistente in un apposito scambio di lettere, anche tramite posta elettronica certificata o strumenti analoghi negli altri stati membri. I contratti di importo compreso fra Euro 40,000,00, i.e., e la soglia comunitaria, aggiudicati mediante procedura negoziata, o affidamento diretto, sono stipulati sotto forma di scrittura privata o mediante corrispondenza secondo l’uso del commercio.
3. La volontà di contrarre di ESTAR è manifestata soltanto nella forma scritta e rispetto ad offerte scritte dalla parte concorrente.
4. Il contratto è sottoscritto dal Direttore Generale ESTAR o suo delegato.
0.Xx contratto, unitamente al provvedimento di aggiudicazione, è trasmesso in copia, alle Aziende Sanitarie/Enti destinatari, in tutti i casi di cui all’art.3, lett.c del Regolamento 7/r e, comunque quando ritenuto necessario.
6. Divenuta efficace l’aggiudicazione, Estar procede alla stipula del contratto nei termini previsti dall’art 32 del Codice Appalti.
7. Nel contratto devono essere riportati, anche mediante rinvio alle previsioni del capitolato ed al fine del controllo della qualità delle prestazioni da parte del DEC, i seguenti elementi:
a) le condizioni migliorative offerte nell’ambito dell’offerta economicamente più vantaggiosa (se previste) e le modalità di esecuzione del servizio e/o di consegna della fornitura;
b) i controlli sulla regolarità e qualità della prestazione resa ed i relativi criteri di misurazione;
c) la clausola con la quale l'Appaltatore assume gli obblighi di tracciabilità dei flussi finanziari di cui alla legge 13 agosto 2010, n. 136 e s.m.i.;
d) le penali per eventuali inadempimenti;
e) i casi di sospensione, risoluzione o recesso dal contratto e quelli relativi a eventuali premi o incentivi, precisando le modalità per l’irrogazione delle penali, per la sospensione, risoluzione o recesso dal contratto o per la corresponsione dei premi;
f) i mezzi e le risorse messi eventualmente a disposizione da parte di un’impresa ausiliaria, allegando il relativo contratto di avvalimento, nonché l’eventuale ricorso al subappalto, specificando per quale parte della prestazione.
g) una clausola penale nella quale sia quantificato il risarcimento dovuto all’impresa affidataria nel caso di sospensioni totali o parziali delle prestazioni disposte per cause diverse da quelle di cui ai commi 1, 2 e 4 del richiamato art. 107.
h) Nominativo del RES/DEC
8. Resta ferma la possibilità, per i contratti di fornitura, che il contratto assuma la forma dell’ordinativo di fornitura, in conformità alle specifiche previsioni contenute negli atti di gara.
Art. 43 - Tenuta dei contratti
1. I contratti di importo superiore ad Euro 40.000,00, i.e., sono iscritti nel Registro informatizzato dell’Ente (sistema informatico di protocollo - flusso contratti/convenzioni).
Art. 44 – Spese contrattuali
1.I contratti sono soggetti ad imposta di bollo, secondo le modalità previste dalla specifica Istruzione Operativa.
2. I contratti sono soggetti all’imposta di registro in caso d’uso.
Art. 45 – Garanzie
1. Per quanto riguarda le procedure di affidamento dei contratti articolate in lotti distinti e separati, le suddette garanzie sono riferite, in termini di valore, rispettivamente, ai lotti per i quali ciascuna ditta concorrente presenta offerta o al valore contrattuale dei lotti aggiudicati a ciascun soggetto appaltatore.
Art. 64 – Adesioni
1. Gli Accordi quadro e le Convenzioni contengono clausole chiare ed inequivocabili che disciplinano le modalità con cui le Amministrazioni Aggiudicatrici vi aderiscono.
2. L’adesione a tali strumenti è possibile solo da parte di Amministrazioni Aggiudicatrici predeterminate contrattualmente.
3. E’ vietata l’adesione postuma. Le adesioni sono consentite solo in vigenza degli Accordi Quadro e delle Convenzioni.
4. L’adesione è consentita esclusivamente per le prestazioni principali ed accessorie oggetto di aggiudicazione e valutate in sede di gara. Nel caso di aggiudicazione di listini l’adesione è consentita solo laddove i prezzi praticati siano stati oggetto di specifica valutazione in gara, ovvero nell’ambito delle modifiche previste dall’art 106, comma 1 lettera e) riportate negli atti di gara con l’indicazione delle soglie massime.
5. Fermo quanto previsto all’art. 2, comma 4, i Collegi Tecnici ed i Gruppi tecnici, nella fase di progettazione degli Accordi e delle Convenzioni, prevedono ogni opzione, servizio o fornitura accessoria complementare e supplementare alle prestazioni principali. Tali elementi costituiscono sempre parte integrante della procedura di valutazione delle offerte di gara.
6. Qualora a livello progettuale non sia possibile specificare tutte le componenti di
fornitura e di servizio, ESTAR implementa strumenti di negoziazione previsti dall’art. 3, comma 1 - lett. dddd), del Codice ed in particolare: accordi quadro plurisoggettivi, anche con rilancio competitivo e Sistemi Dinamici di Acquisizione.
7. Le adesioni sono gestite tramite piattaforme telematiche che consentano il controllo sulla pertinenza dell’oggetto e sulla capienza del quadro economico.
Art. 65 – Modifiche contrattuali
1. I contratti di appalto o i contratti attuativi di Accordi Quadro, Convenzioni o SDA, possono essere modificati, senza necessità di una nuova gara, esclusivamente nei casi previsti all’art.106 del codice e nei limiti del relativo quadro economico.
2. In attuazione di quanto previsto all’art. 106, comma 1 – lett. a) del Codice, ESTAR può inserire nei propri bandi opzioni di variazione qualitative e quantitative corrispondenti, nei Capitolati Prestazionali, a clausole di modifica dei contratti. A titolo esemplificativo possono costituire cause di modifica contrattuale da specificare con riferimento al singolo appalto: a) cause impreviste accertate dal responsabile del procedimento o per l'intervenuta possibilità di utilizzare materiali, componenti e tecnologie non esistenti al momento in cui ha avuto inizio la procedura di selezione del contraente, che possono determinare, senza aumento di costo, significativi miglioramenti nella qualità delle prestazioni eseguite; b) presenza di eventi inerenti alla natura e alla specificità dei beni o dei luoghi sui quali si interviene, verificatisi nel corso di esecuzione del contratto; c) estensioni ed ampliamenti per maggiori fabbisogni e/o prestazioni aggiuntive d) clausola di revisione prezzi. Nel caso di contratti di appalto non derivanti da Convenzione o Accordo Quadro tra le opzioni può essere previsto anche il rinnovo espresso.
3. Le modifiche ai contratti di appalto attuativi di accordi quadro o Convenzione sono possibili solo laddove non sia possibile effettuare una nuova adesione ai sensi dell’art. 64
4. Le opzioni e le clausole di modifica di cui al comma 2), a prescindere dal loro valore monetario, devono avere un contenuto chiaro, preciso e inequivocabile. Tali clausole fissano contenuto, limite economico, destinatari e modalità di svolgimento delle prestazioni oggetto di modifica. Disciplinano altresì i passaggi procedurali necessari per poter essere attivate.
5. Le opzioni di modifica di cui al punto 2 possono riguardare anche profili qualitativi che scaturiscano da necessità di integrazioni, sostituzioni ed aggiornamenti del prodotto aggiudicato. Il DEC in tali casi dovrà verificare:
- Se il prodotto di cui si propone la sostituzione è scaturito da gara all’esito di un giudizio qualitativo espresso da una commissione tecnica, il RES dovrà informare il RUP, il quale attiverà il percorso di esame del nuovo prodotto da parte dello specifico organo tecnico, ai fini della decisione circa
l’autorizzazione alla sostituzione.
- Se il prodotto di cui si propone la sostituzione non è scaturito da gara all’esito di un giudizio qualitativo espresso da una commissione tecnica, il DEC, qualora ne riscontri l’opportunità, dovrà comunicare al RES il proprio consenso alla sostituzione, previa verifica dell’esatta corrispondenza del prodotto proposto con quello aggiudicato. Il RES comunicherà, quindi, al RUP il consenso alla sostituzione, con l’indicazione del codice del prodotto originario e di quello da sostituire. Il RUP, dopo aver effettuato le necessarie verifiche sul mantenimento delle condizioni contrattuali, procede alla sostituzione, mantenendone traccia nel contratto.
- Le variazioni così approvate hanno efficacia generale a livello di Accordo Quadro/Convenzione
6. Nei contratti di appalto non derivanti da Accordo Quadro o Convenzione, le opzioni e le clausole di estensione di cui all’art. 106, comma 1 – lett. a) del Codice, non superano il 100% del valore contrattuale originario e compongono l’importo economico complessivo della gara.
7. Per le convenzioni o accordi quadro aggiudicati ad un livello di aggregazione diverso da quello regionale, ESTAR inserisce di regola la possibilità di una eventuale adesione delle altre Aziende Sanitarie del SSR e degli Enti per cui la legge regionale o nazionale lo consenta. Tale previsione deve essere chiaramente prevista negli strumenti di cui al comma 2 e 3 del presente articolo. In tali casi il quadro economico è comprensivo di tali opzioni, su cui affidare ordinativi di fornitura o appalti specifici.
8. Tali opzioni e clausole, in ogni caso, non prevedono e non possono essere applicate in modo tale da apportare modifiche che avrebbero l’effetto di alterare la natura generale del contratto o dell’accordo quadro/convenzione di riferimento. In particolare, i contenuti essenziali delle prestazioni non possono essere rinegoziati.
9. Non costituisce rinegoziazione la disciplina di variazione dei prezzi legata all’incremento dei consumi e preventivamente disciplinata all’interno dei capitolati ed oggetto di valutazione in sede di offerta.
10. Resta salva la possibilità di ricorrere alle altre ipotesi di variazione di cui all’art. 106 del Codice.
11. L’impresa affidataria ha l'obbligo di eseguire tutte quelle variazioni di carattere non sostanziale disposte dal DEC, a condizione che non mutino sostanzialmente la natura delle attività oggetto del contratto e non comportino a carico dell’esecutore maggiori oneri.
12. Con particolare riferimento alle forniture di cui all’art. 1, punto 2 - lett. a), nel caso di variazioni quantitative (estensione/riduzione), conseguenti ad incremento dei consumi da parte delle XX.XX. per le quali è stato sottoscritto il contratto, il DEC, tenendo conto dell’importo e del periodo di durata contrattuale, dovrà procedere
al puntuale monitoraggio dell’andamento dei consumi, attraverso periodiche proiezioni, che consentano di prevedere in anticipo possibili variazioni dell’importo contrattuale previsto. Il DEC comunica al RES gli esiti di tali verifiche periodiche. A cadenza di norma bimestrale, il RES predispone specifico report che, sulla base delle scorte esistenti e/o dell’andamento dei consumi registrati sul contratto da parte di ciascuna Azienda Sanitaria, verifichi se, in proiezione, vi sia corrispondenza tra importo contrattualizzato ed effettivo importo fatturato alle Aziende Sanitarie richiedenti. Il RES trasmette tale reportistica al RUP, unitamente ad una sintetica relazione delle conosciute cause dell’andamento dei consumi, ove difformi dalla programmazione data e quindi dai conseguenti importi contrattuali. La relazione dovrà, in particolare, indicare gli eventuali importi che si stima debbano essere integrati per il residuo periodo contrattuale.
13. Nei casi di acquisizioni effettuate da ESTAR quale Centrale di acquisto ed in particolare per i prodotti che vengono ceduti alle Aziende tramite il MAV, il DEC predispone gli atti per l’inserimento dei Centri di Costo della/e Azienda/e Sanitaria/e, anche nei casi in cui Aziende diverse dalle originarie richiedenti manifestassero la necessità di cessione dei prodotti.
Art. 66 - Modifiche dei contratti. Competenze e procedura.
1. Nella gestione di contratti di appalto il RES approva le modifiche quantitative, proposte dal DEC secondo quanto disposto nelle condizioni contrattuali, nonché nelle ipotesi di cui all’art. 106, comma 1 - lett. a) (cd. Variazioni contrattualmente previste), e) (modifiche non sostanziali), comma 2 (modifiche sottosoglia) del D.Lgs 50/2016. In tali casi il DEC propone al RES le modifiche nonché le varianti dei contratti in corso di esecuzione, indicandone i motivi in apposita relazione alle condizioni previste dall’art. 106 del Codice.
2. Negli altri casi di cui all’art. 106 e 63, comma 5 del Codice, le modifiche sono disposte dal RUP e. In tali casi il RES, previa istruttoria del DEC, propone le modifiche nonché le varianti dei contratti in corso di esecuzione, indicandone i motivi in apposita relazione. In questi casi il RUP, sentito/i il/i RES e tenuto conto della natura, dell’entità e delle motivazioni delle modifiche, può disporre che le stesse abbiano effetto sul contratto quadro.
3. Il/i RES ed il RUP provvedono, ciascuno nei casi di propria competenza, alle comunicazioni ed alle pubblicazioni di cui all’art.106, commi 5, 8 e 14 del Codice.
4. Il DEC risponde delle conseguenze derivanti dall’aver ordinato o lasciato eseguire variazioni contrattuali, senza averne ottenuto regolare autorizzazione, sempre che non derivino da interventi volti ad evitare danni gravi alle persone o alle cose o a beni soggetti alla legislazione in materia di beni culturali e ambientali o comunque di proprietà dell’Amministrazione.
5. In caso di variazioni contrattuali non disposte dal DEC, quest’ultimo fornisce
all’impresa affidataria le disposizioni per la rimessa in pristino della situazione originaria preesistente, con spese a carico della stessa.
6. Fuori dai casi di cui all’art. 65, punto 2 (modifiche contrattualmente previste):
a. Con riferimento alle varianti entro il quinto dell’importo contrattuale di cui all’art. 106, comma 12, del Codice, l’impresa affidataria non può far valere il diritto alla risoluzione del contratto ed è tenuta a eseguire le nuove prestazioni, previa sottoscrizione di un atto di sottomissione, agli stessi prezzi e condizioni del contratto originario, senza diritto ad alcuna indennità ad eccezione del corrispettivo relativo alle nuove prestazioni. Ai fini della determinazione del quinto, l’importo dell’appalto è formato dalla somma risultante dal contratto originario, e degli atti aggiuntivi per varianti già intervenute, nonché dell’ammontare degli importi, diversi da quelli a titolo risarcitorio, eventualmente riconosciuti all’impresa affidataria ai sensi degli artt. 205, 206 e 208 del Codice.
b. nei casi di eccedenza rispetto al limite del quinto dell’importo del contratto, previsti dall’art. 106 del Codice, la stazione appaltante procede alla redazione di un atto aggiuntivo al contratto principale, che il RES deve comunicare all’impresa affidataria. Nel termine di quindici giorni dal suo ricevimento, l’impresa deve dichiarare per iscritto se intende accettare la prosecuzione del contratto e a quali condizioni; nei quindici giorni successivi al ricevimento di tale dichiarazione, la stazione appaltante deve comunicare all’impresa affidataria le proprie determinazioni. Se l’Amministrazione aggiudicatrice non comunica le proprie determinazioni nel termine fissato, si intendono accettate le condizioni avanzate dall’impresa affidataria.
7. Le modifiche sono valutate ai prezzi di contratto.
8. Nel caso in cui esse comportano prestazioni non previste dal contratto e per le quali non risulta fissato il prezzo contrattuale, ESTAR provvede alla formazione di nuovi prezzi. I nuovi prezzi delle lavorazioni o materiali sono valutati:
a. ragguagliandoli a quelli di prestazioni consimili compresi nel contratto;
b. quando sia impossibile l’assimilazione, ricavandoli totalmente o parzialmente da nuove analisi effettuate avendo a riferimento i prezzi alla data di formulazione dell’offerta, attraverso un contraddittorio tra il DEC e l’impresa affidataria, e devono essere approvati dal RES.
9. Ove da tali calcoli risultino maggiori spese rispetto alle somme previste nel contratto, i prezzi sono approvati da ESTAR su proposta del RUP. Se l’impresa affidataria non accetta i nuovi prezzi così determinati e approvati, la stazione appaltante può ingiungergli l’esecuzione delle prestazioni sulla base di detti prezzi; ove l’impresa affidataria non iscriva riserva negli atti contabili, i prezzi si intendono definitivamente accettati.
10. In ogni caso di variazione in incremento, il RES procede all’acquisizione delle necessarie coperture economico/finanziarie, alla verifica della relativa capienza ed ai relativi aggiornamenti.