Dipartimento Innovazione Tecnologica Direzione Sistemi Informatici e telematici

L’oggetto del presente appalto specifico è l’affidamento dei servizi di manutenzione correttiva, adeguativa ed evolutiva e dei servizi di assistenza relativi al sistema documentale di Roma Capitale. L’aggiudicatario fornirà i servizi richiesti, secondo le modalità ed alle condizioni espresse nel presente Capitolato Tecnico (CT). Laddove alcune condizioni non sono diversamente normate nel presente documento, rimangono vigenti le condizioni del Capitolato Tecnico dell’Accordo Quadro Servizi Applicativi.

Sono oggetto del presente appalto i seguenti servizi:

• Servizi di Base

o Servizio di Sviluppo, Manutenzione evolutiva, adeguativa e migliorativa di Software ad hoc (rif. par. 4.1.1 del Capitolato Tecnico dell’AQ-SA) : MAD - Manutenzione Adeguativa

o Servizio di Sviluppo, Manutenzione evolutiva, adeguativa e migliorativa di Software ad hoc (rif. par. 4.1.1 del Capitolato Tecnico dell’AQ-SA) : MEV a ciclo ridotto

o Servizio di Sviluppo, Manutenzione evolutiva, adeguativa e migliorativa di Software ad hoc (rif. par. 4.1.1 del Capitolato Tecnico dell’AQ-SA) : MEV - Manutenzione evolutiva

• Servizi Complementari

o “Gestione Applicativi” (rif. par. 4.2.1 del Capitolato Tecnico dell’AQ-SA) : ASS+HD - Servizi di Supporto (Gestione e conduzione applicativa, Help desk, Access Management)

o Servizio Manutenzione Correttiva (rif. par. 4.2.2 del Capitolato Tecnico dell’AQ-SA) :

MAC – Xxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxx

o Servizio Supporto Specialistico (rif. par. 4.2.4 del Capitolato Tecnico dell’AQ-SA):

SSP - Dematerializzazione dei processi e Amministrazione digitale

• Servizi Accessori

o Formazione ed Addestramento (rif. par. 4.3.2 del Capitolato Tecnico dell’AQ-SA):

FOR - Formazione

Sono inoltre oggetto dell’affidamento, come da capitolato tecnico dell’accordo quadro Servizi Applicativi, i seguenti servizi a titolo gratuito:

• Subentro (cosiddetta “presa in carico”, a inizio fornitura)

• Trasferimento del know-how a fine fornitura (Termine del servizio)

Il presente Capitolato descrive in dettaglio il contesto organizzativo e applicativo, oggetto dell’appalto, nonché i servizi richiesti all’Impresa aggiudicataria. Nei successivi capitoli saranno dettagliati i principali procedimenti, le aree d’intervento e i servizi da erogare.

2 DEFINIZIONI ED ACRONIMI

Nel seguito la descrizione dei termini e degli acronimi utilizzati nel presente documento:

Amministrazione: Roma Capitale;

Baseline : si intende la consistenza del parco applicativo, ad esempio, misurata in Punti Funzione (FP); costituisce il punto di riferimento rispetto al quale calcolare gli scostamenti delle principali variabili implicate nella gestione del progetto;

Fornitore uscente: l’Impresa o il Raggruppamento Temporaneo d’Imprese o il Consorzio risultata/o aggiudicataria/o dell’appalto che attualmente è preposto all’erogazione dei servizi di cui al presente Capitolato;

Fornitore o Impresa aggiudicataria: l’Impresa o il Raggruppamento Temporaneo d’Imprese o il Consorzio risultata/o aggiudicataria/o dell’appalto che conseguentemente sottoscrive il contratto con Roma Capitale, obbligandosi a quanto nello stesso previsto;

Milestone: momento o evento significativo di un progetto; può indicare una tappa saliente di un cronoprogramma o la data di deadline in cui una fase specifica di progetto o un gruppo di attività devono essere completati o similari;

Servizio: complesso delle attività e dei prodotti che il Fornitore è chiamato a compiere e a produrre per onorare il contratto;

Batch: Riferimento a processo o procedura la cui esecuzione non è immediata ma differita nel tempo;

LAYOUT: Rappresentazione esterna degli elementi che compongono un oggetto (es.una maschera, un report etc.);

Open source: Soluzione software di cui gli autori (ovvero i detentori dei diritti) rendono pubblico il codice sorgente, favorendone il libero studio e permettendo a programmatori indipendenti (community) di apportarvi modifiche ed estensioni.

Open source libero: Soluzione software di cui gli autori (ovvero i detentori dei diritti) garantiscono libertà di utilizzo del software, senza limitazioni (ad esempio, di tempo, di scopo o di area geografica), nonché rendono pubblico il codice sorgente, favorendone il libero studio e permettendo a programmatori indipendenti (community) di apportarvi modifiche ed estensioni (esempi di licenze sono: Apache License, BSD, AGPL, GPL, MIT, MPL).

ACRONIMO

DEFINIZIONE

ACRONIMO	DEFINIZIONE
AgID	Agenzia per l’Italia Digitale
AOO	Area/e Organizzativa/e Omogenea/e
AQ-SA	Accordo Quadro per i Sistemi Applicativi CONSIP
AS	Appalto Specifico
BPM	Business Process Management
CCVLPS	Commissione Comunale Vigilanza per i Locali di Pubblico Spettacolo. E’ anche il nome a una sezione del sistema GED, che offre funzionalità di gestione delle relative pratiche (vedere paragrafo 4.1.1.4).
Comune o CDR	Comune di Roma - Roma Capitale
CRUD	Create, Read, Update e Delete
CT	Capitolato Tecnico
DB	Data base
DBL	Data Base Layer
DBMS	Database management system
FAQ	Frequently Asked Questions
GED	Sistema di Gestione Elettronica Documentale di Roma Capitale, descritto al paragrafo 4.1.1 del presente Capitolato Tecnico
XX	Xxxxxx lavorativi
GGP o GG.UU.	Giorni persona
HW	Hardware
ICT	Information and Communication Technology
IFPUG	International Function Point Users Group
ISO	International Organization for Standardization
ITIL	Information Technology Infrastructure Library

ACRONIMO	DEFINIZIONE
KPI	Key Performance Indicator
MAC	Manutenzione correttiva
MAD	Manutenzione adeguativa
Mb	Megabit
MEV	Manutenzione evolutiva
PA	Pubblica Amministrazione
PAC	Pubblica Amministrazione Centrale
PAL	Pubblica Amministrazione Locale
PC	Personal Computer
PEC	Posta elettronica certificata
RAM	Random Access Memory
RDBMS	Relational database management system
RTI	Raggruppamento temporaneo di imprese
RUP	Responsabile unico del procedimento
SAL	Stato avanzamento lavori
SID	Sistema Informativo Determinazione Dirigenziali
SIGEP	Sistema Informativo Gestione Provvedimenti: applicazione web di Roma Capitale, descritta al paragrafo 4.1.2 di questo documento.
SLA	Livelli di servizio
SPC	Sistema Pubblico di Connettività
SO oppure OS	Sistema Operativo
SOA	Service Oriented Architecture
SPID	Sistema Pubblico di Identità Digitale
SSO	Single Sign On: indica la capacità di più sistemi informatici di condividere

ACRONIMO	DEFINIZIONE
	le stesse credenziali (username e password) per l’autenticazione.
SW	Software
UI	Interfaccia Utente
UML	Unified Modeling Language
XML	eXtensible Markup Language

3 FINALITA’ ED OBIETTIVI

Roma Capitale intende affidare ad un Fornitore specializzato l’erogazione dei Servizi di manutenzione correttiva, adeguativa ed evolutiva e dei servizi di assistenza relativi al sistema documentale di Roma Capitale.

Il sistema documentale svolge un ruolo strategico a tutta l’amministrazione di Roma Capitale (tramite il protocollo ed i servizi correlati, e mediante gli altri sistemi “verticali” descritti nel seguito) e alla cittadinanza (tramite i servizi di accesso ai servizi e ai documenti, offerti con accesso dal portale istituzionale dell’Amministrazione xxx.xxxxxx.xxxx.xx e dal portale “Roma Tributi” xxx.xxxxxxx.xxxxxx.xxxx.xx/).

Per tali motivi, il sistema documentale deve essere attivo ininterrottamente, h24 per 365 gg/anno: occorre garantirne la continuità operativa, assicurandone, quindi la piena operatività, la sicurezza e l’interoperabilità con il mondo esterno, sia a livello di sistemi che a livello di applicazioni.

Roma Capitale, pur confermando come prioritaria l’esigenza di continuità nell’erogazione dei servizi, intende garantire una costante e continua evoluzione del sistema documentale con particolare riferimento agli adeguamenti normativi e tecnologici occorrenti nel corso del periodo di affidamento. (vedi, a tal fine, le linee guida evolutive successivamente descritte)

Coerentemente con gli obiettivi di efficientamento e di razionalizzazione della spesa, l'Amministrazione ha intenzione, ove possibile, di favorire l'adozione di standard e piattaforme applicative possibilmente Open Source che siano conformi a tutti gli standard industriali, di

interoperabilità, ed in generale a tutte le caratteristiche minime di usabilità, accessibilità, robustezza e sicurezza previsti dalle normative di settore.

In questo processo evolutivo sarà fondamentale, infine, tener presente la necessità di aggiornamento continuo della piattaforma informatica in argomento legato all'obbligo di conformità a quanto previsto dalle disposizioni normative e dalle linee guida adottate a livello nazionale e comunitario, con particolare riguardo alla adozione di tecnologie ICT nelle amministrazioni pubbliche.

4 FACT - FUNZIONALITÀ APPLICATIVE E CARATTERISTICHE TECNOLOGICHE

Nel presente capitolo viene descritto il contesto tecnico ed architetturale dell’attuale sistema informativo documentale.

4.1 Descrizione delle funzionalità dei sistemi

Sotto il profilo del sistema informatico, l’architettura applicativa documentale di Roma Capitale è costituita dai seguenti sistemi principali:

1. Il sistema complesso denominato GED “Gestione Elettronica Documentale”, articolato , a sua volta, nei seguenti elementi:

• un sistema di protocollo informatico, che garantisce il trattamento di tutti i documenti in ingresso ed in uscita dall’Ente e, all’interno dell’Ente, tra le varie Aree Organizzative Omogenee (AOO) di cui l’Ente si compone e ne assicura la relativa dematerializzazione e gestione in formato digitale, in linea con gli adempimenti normativi DPR 428/98, DPR 445/2000, del CAD e ss.mm.ii.;

• un insieme di sezioni “verticali”, che – dialogando con il sistema GED – garantiscono la gestione informatizzata dei procedimenti dei diversi Settori/Uffici dell’Ente. Queste applicazioni in alcuni casi hanno la finalità di implementare un workflow documentale per la gestione dei procedimenti di specifici settori/uffici, in altri di dialogare con il portale istituzionale dell’ente (xxx.xxxxxx.xxxx.xx) per le pubblicazioni di documenti (es. in ottemperanza a specifici obblighi normativi), in

altri di offrire supporto a specifiche esigenze legate alla gestione documentale di un determinato settore/ufficio.

• Un insieme di web-service esposti, che rendono disponibili dati, documenti e funzionalità al restante parco delle applicazioni di Roma Capitale.

2. Il sistema denominato SIGEP “Sistema Informativo Gestione Provvedimenti”, “Deliberazioni e Atti” e “Convocazione Organi Deliberanti”, costituito da una applicazione web in uso presso il Segretariato Generale di Roma Capitale, una suite di funzionalità di ricerca e visualizzazione delle deliberazioni e atti, fornita al cittadino anche non autenticato, dal portale istituzionale di Roma Capitale (xxx.xxxxxx.xxxx.xx), e una applicazione web di consultazione degli Ordini del Giorno e dei Lavori, fornita via internet – previa autenticazione – ai componenti della Giunta e dell’Assemblea Capitolina.

3. Un terzo sistema denominato “Deliberazioni on-line”, costituito da una applicazione web di tipo documentale per la Dematerializzazione delle Deliberazioni della Giunta e dell’Assemblea Capitolina, che consente di gestire in formato elettronico l’intero iter autorizzativo di una Deliberazione, dalla fase di proposta fino alla sua esecutività.

4. Un sistema di conservazione digitale, di natura prototipale, in corso di perfezionamento, di cui al par. 4.1.4 di questo documento.

4.1.1 GED

Saranno descritte, nei paragrafi seguenti, le componenti applicative che costituiscono il GED, a partire dal sistema di protocollo informatico (par. 4.1.1.1), poi tutte le sezioni “verticali” per specifici processi dell’amministrazione (Sezione “Reclami” e “Reclami Net” - par.4.1.1.2, Sezione “Trasparenza” – par. 4.1.1.3, Sezione “CCVLPS” – par. 4.1.1.4, Sezione “Notifiche”, “Notifiche Municipali”, e “Notifiche NET” - par. 4.1.1.5, Sezione “Albo pretorio”, “Albo Utenti Esterni” e “Albo NET” – par. 4.1.1.6, Sezione “Bandi esiti NET” e “Appalti e Contratti NET” – par. 4.1.1.7, Sezione “Gestione DL 33 – Amministrazione Trasparente” – par. 4.1.1.8) e infine i web-service esposti (par. 4.1.1.9).

4.1.1.1 Il sistema di protocollo informatico

Il Sistema di Protocollo Informatico recepisce gli adempimenti previsti dagli obblighi di legge connessi alla protocollazione dei documenti all’interno dell’Amministrazione di Roma Capitale (cfr DPR 428/98, DPR 445/2000) nonché alle regole del Codice dell’Amministrazione Digitale (cfr D.lgs 82/2005 e ss.mm.ii.).

Le funzionalità principali sono la protocollazione (assegnazione a un documento del numero di protocollo) e la movimentazione dei documenti: la protocollazione fa si che un documento sia riconosciuto univocamente all’interno dell’amministrazione, conferendo valore amministrativo all’atto; la movimentazione permette di attribuire ogni documento all’ufficio che lo dovrà gestire.

Il sistema di protocollo si basa su un proprio workflow operativo in cui vengono coinvolti tutti i dipendenti destinatari di posta.

GED è una piattaforma applicativa di protocollazione e di gestione documentale unica per tutte le strutture dell’Ente, che permette di:

• identificare ogni accesso di documenti e di assegnare all’Ufficio competente ciascun documento ricevuto;

• gestire, oltre ai documenti ricevuti, anche i documenti prodotti dall’Amministrazione e destinati ai soggetti interni ed esterni all’Ente.

I documenti possono essere inseriti nell’applicazione tramite:

• preventiva digitalizzazione – mediante acquisizione da scanner – di documenti cartacei;

• attachment di file digitali;

• ricezione via fax (in via residuale);

• ricezione via Posta Elettronica Certifica (PEC) Istituzionale;

Una volta acquisiti nell’applicazione, i documenti sono assegnati dagli operatori alle strutture competenti. In questa fase, il sistema segnala anche l’avvenuta assegnazione del documento tramite una e-mail di notifica alla casella di posta elettronica del dipendente di volta in volta interessato.

Per ogni documento ricevuto, la struttura assegnataria procede alla verifica della propria competenza rispetto alla gestione del documento stesso. Quindi, se la verifica dà esito positivo

(ossia, il documento è di competenza della struttura assegnataria), la struttura prende in carico il documento, procedendo ad accettarlo; se, al contrario, la verifica dà esito negativo (ossia, il documento non è di competenza della struttura assegnataria), la struttura provvede a riassegnare il documento alla struttura opportuna.

Per supportare gli operatori nella gestione dei documenti, il GED permette di organizzare il rispettivo archivio corrente. Quest’ultimo consente di catalogare e di archiviare i documenti di competenza di ciascun operatore, nonché di preparare gli stessi per l’invio all’archivio di deposito centrale.

GED supporta una gestione dei Repertori strettamente legata al protocollo per la tenuta dei registri dei documenti che necessitano di una classificazione particolare. GED espone i servizi di protocollazione e di ricerca dei protocolli per consentire alle altre applicazioni dell’Amministrazione di protocollare, registrare i documenti e di inviare al sistema il documento digitale per la conservazione, in architettura SOA.

La tabella seguente sintetizza le principali funzionalità “base” del Sistema di protocollo:

Funzionalità

Descrizione

Protocollazione

Corrente: consente la protocollazione documentale

Pregressa: consente di inserire le protocollazioni di emergenza nei casi di fermo del sistema

Allega documento elettronico: permette di inserire un allegato elettronico a un protocollo

Scanning Documento: consente di scansionare e allegare un documento a un numero di protocollo

Allega Documento da un Protocollo: consente di allegare i file di un protocollo a un altro protocollo

Scrivi Email: permette di scrivere e spedire un’email a una casella di posta elettronica

definita

Ricerca Documenti

Ricerca Documenti: consente la ricerca dei protocolli

Lista Documento: restituisce una lista di documenti che soddisfa i parametri di ricerca immessi dall’utente

Ricerca per Nominativo: restituisce la lista dei protocolli che hanno come mittente o

destinatario il nominativo selezionato

Funzionalità

Descrizione

Movimentazione

Movimentazione: consente di accettare e movimentare i protocolli

Acc./Sped. multiple: permette di accettare e spedire più protocolli contemporaneamente

Lista Doc. Inviati Non Accettati: restituisce la lista di protocolli inviati ma non accettati dal destinatario interno a Roma Capitale

Lista Doc. Ricevuti e Accettati: restituisce la lista di protocolli accettati dall’ufficio connesso all’applicativo

Lista Doc. Assegnati: restituisce la lista dei protocolli assegnati all’ufficio connesso

Utilità Documenti

Classificazione: classifica il documento in base a una categoria, classe e sottoclasse Modifica fascicolo: modifica il documento inserendo o eliminando il fascicolo collegato Modifica Prot. Interni: inserisce o elimina il numero di protocollo di riferimento Modifica Documento: modifica alcuni valori del documento

Modifica Destinatari: modifica i destinatari esterni del documento Modifica Interessati: modifica l’interessato o gli interessati del documento Modifica Allegati: modifica gli eventuali allegati di un documento

Modifica Distinta: modifica i documenti collegati

Modifica Ultimo Movimento: modifica le ultime modifiche relativamente ai destinatari interni

Modifica totalizzazioni: modifica la totalizzazione dei documenti

Modifica Anagrafica: modifica l’anagrafica della persona fisica o giuridica Annullamento Allegato Digitale: permette di scartare l’allegato digitale inserito nel documento

Annullamento: annulla il documento protocollato o l’eventuale copia

Lista Documenti annullati: visualizza la lista dei documenti annullati

Utilità

Gestione Modelli: consente di inserire o modificare i modelli pre-configurati per rendere più veloce la protocollazione di documenti simili (es. configurare liste di distribuzione, oppure impostare in automatico i campi da inserire in fase di protocollazione per tipologie di documento ricevute frequentemente)

Stampa Modelli: consente di stampare la lista dei modelli

Ultimo protocollo: permette di sapere l’ultimo numero di protocollo della propria AOO, l’ultimo protocollo effettuato dall’utente

Download File: consente di stampare il risultato della ricerca in formato .xls

Anagrafiche segnalate: consente di inserire/eliminare le anagrafiche che vengono segnalate

Funzionalità

Descrizione

Acquisisci da scanner: consente di scansionare un documento e salvarlo sul proprio computer

Blocco Protocollo: consente di bloccare la protocollazione della propria AOO

Stampe

Protocollo Generale: consente di stampare alcuni valori del documento in base alla tipologia di stampa selezionata

Prot. per U.C.C. Est.: stampa la lista dei documenti inviati all’esterno dell’Xxx.Xxx. per lettera o raccomandata tramite l’ufficio centrale di corrispondenza

Prot. Per U.C.C. Int.: consente di stampare la lista dei documenti inviati tramite l’ufficio centrale di corrispondenza

Prot. per U.O.: consente di stampare la lista dei documenti inviati alle varie U.O. Utenti per Prot.: consente di stampare la lista dei documenti suddividendoli per utente Registro Protocollo: stampa tutto il dettaglio del documento protocollato

Distinta: consente di stampare il documento con i relativi doc. collegati Fascicoli: stampa il documento capofila con i relativi doc. successivi; Totalizzazioni: stampa le totalizzazioni

Strutture: consente di stampare l’organigramma di una struttura, con eventuali responsabili e utenti

Anagrafica: stampa il dettaglio dell’anagrafica ricercata

Statistiche

Ufficio di appartenenza: consente di stampare il totale delle protocollazioni effettuate dal proprio uff. suddivise per tipo di protocollazione

Macrostruttura: permette di stampare il tot. delle protocollazioni effettuate dal proprio ufficio o dalla propria macrostruttura

Lavorate da Ufficio: consente di stampare il tot. dei documenti lavorati dal proprio

ufficio

Posta da altre AOO

Documenti in entrata: permette di visualizzare, eventualmente protocollare, rispedire al mittente documenti che vengono inviati da altre strutture dell’Amministrazione

Inviati e non protocollati: produce la lista dei documenti inviati e non protocollati dal destinatario

Documenti Rifiutati dal destinatario: produce la lista dei documenti che il destinatario non ha protocollato ma rinviato al mittente

Protocolli ricevuti e modificati: produce la lista dei documenti protocollati che il mittente ha modificato

Situazione protocolli inviati: consente di visualizzare tutti i documenti protocollati verso

l’Amministrazione Comunale e il relativo protocollo di ricevuta del destinatario

Tabella 1 - Funzionalità "base" del sistema di protocollo

La tabella seguente sintetizza le principali funzionalità “avanzate” del Sistema di protocollo:

Funzionalità	Descrizione
timbro digitale	La funzionalità (attivata in automatico dal sistema a seguito dell’immissione di un file all’atto della protocollazione) associa ad ogni file allegato ad un protocollo, un file PDF denominato “timbro” (vedi es. Figura 1), che lo rende univoco all’interno del sistema GED, contenente: - il timbro digitale, inteso come la rappresentazione, ottenuta utilizzando una determinato standard grafico, delle informazioni identificative del documento elettronico, stampabile, che consente di determinare l'autenticità del documento con l'ausilio di strumenti elettronici. - hash univoco del file; - segnatura di protocollo.
fascicolo archivio	Realizzazione della funzionalità di fascicolazione, in ottemperanza al DPR 445/2000 che obbliga tutte le Amministrazioni alla corretta tenuta degli Archivi Centrali (da intendersi: archivio corrente e di deposito di ciascuna AOO). Il sistema consente : • la gestione dei fascicoli sia elettronici (censiti nell’applicazione GED) sia presenti negli archivi cartacei: consente di creare i fascicoli, i sottofascicoli e i documenti ed a questi ultimi di collegare i file digitalizzati. • la creazione dell’archivio per poter collocare i fascicoli. • il collocamento fisico del fascicolo all’interno dell’archivio. • la gestione delle richieste degli utenti con la tracciature delle movimentazioni avvenute. • la gestione dello scarto in base al titolario della struttura d’appartenenza del fascicolo
fascicolo utente	Con questa funzionalità un utente dell’amministrazione può visualizzare e richiedere i fascicoli presenti in un archivio dislocato in qualsiasi parte dell’amministrazione, sia che sono stati inviati tramite l’applicativo pratiche che inseriti massivamente

Funzionalità	Descrizione
	nell’archivio. L’utente può richiedere: • che il fascicolo gli sia portato presso la propria sede • che il fascicolo sia consultabile presso l’archivio • che il fascicolo sia digitalizzato e messo a disposizione nel sistema
gestione barcode	La funzionalità consente al Dipartimento Risorse Umane di gestire l’alta mole di raccomandate in occasione di concorsi pubblici. Il sistema al momento della consegna delle raccomandate inserisce tramite lettori di barcode il numero di raccomandata per poter rispondere al mittente dell’avvenuta ricezione. In un secondo momento permette di gestire la protocollazione di ogni raccomandata.
repertorio	La funzionalità è realizzata in ottemperanza al DPR 428/98 e DPR 445/00 che obbliga tutte le amministrazioni a eliminare i registri cartacei per passare a quelli informatici. I repertori gestiti elettronicamente sono di varia natura: Determinazione Dirigenziali, contratti d’assunzione, Ordinanze Sindacali, Ordini di Servizio, altri provvedimenti. Le funzionalità sono : • Inserimento, Modifica, Ricerca, Revoca di un documento in un repertorio • Funzionalità di stampa e esportazione dei registri (Stampa Giornale Repertorio, stampa Repertorio per U.O., stampa Statistiche Repertorio, stampa Repertori modificati/revocati) Per ciascun utente, la visibilità dei repertori può essere configurata limitatamente all’ufficio di appartenenza oppure estesa a tutta la AOO (per il dipendente che ricopre funzioni di staff).
deleghe	La funzionalità consente di gestire la continuità delle funzioni di gestione dei documenti in vacanza del titolare di una struttura per assenza temporanea. Ogni utente può delegare un altro utente appartenente alla propria struttura (o a un ufficio che ad esso risponde) a svolgere, per un determinato periodo, le proprie funzione nel sistema GED. Le funzionalità sono:

Funzionalità

Descrizione

• Inserimento Delega: Consente al Responsabile di una struttura di delegare un proprio collaboratore alla visualizzazione ed alla movimentazione degli atti protocollati del proprio ufficio.

• Ricerca Delega: consente di ricercare le deleghe effettuate attraverso dei filtri di ricerca.

• Stampa Delega: consente di ricercare e stampare l’elenco delle deleghe effettuate attraverso dei filtri di ricerca.

pratiche

La funzionalità consente a ciascun ufficio di catalogare al proprio interno i documenti assegnati in fase di protocollazione. L’applicazione consente di gestire il proprio archivio corrente e creare e gestire le pratiche fino alla chiusura della stessa.

Una volta chiusa, la pratica si invia, dopo averla classificata nel titolario, all’archivio centrale che la conserverà per il periodo definito all’interno del titolo d’appartenenza. Inoltre, questa funzionalità dà la possibilità all’utente di interagire con l’archivio centrale permettendo la richiesta di riavere la documentazione e nel caso la possibilità di averla solo in formato digitale.

Le funzionalità sono:

• Pratiche - Inserimento Pratiche: Archivia un documento protocollato e rilascia un numero di Pratica

• Pratiche - Ricerca Pratiche: Ricerca le pratiche attraverso dei campi disponibili

• Pratiche - Cruscotto Pratica: Visualizza le pratiche aperte, in lavorazione, suddivise per tipi di pratica

• Pratiche - Gestione Protocolli: Visualizza tutti i Protocolli accettati dal proprio ufficio per l’inserimento in una nuova Pratica oppure in una già esistente.

• Pratiche - Gestione Pratica: Ricerca il numero di Pratica attraverso i campi disponibili e permette la gestione della lavorazione della pratica.

• Utilità - Gestione Tipi Pratica: consente di creare il contenitore dove verranno collocate le singole pratiche.

• Utilità - Gestione Cartella: La cartella è un sotto livello di un tipo di pratica.

• Utilità - Gestione Sottocartella: La sottocartella è un sotto livello di un tipo di cartella, legata ad un tipo di pratica.

• Utilità - Gestione Stato Pratica: consenti di aggiungere , modificare eliminare

Funzionalità

Descrizione

degli stati di lavorazione legati ad un tipo pratica.

• Utilità - Download File: consente la creazione di un file excel selezionando dei parametri in fase di ricerca.

• Utilità - Pratica Pregresso: consente di inserire un protocollo in una pratica creata in anni precedenti.

• Utilità - Download Pratiche: Crea un file excel con i valori assegnati alle pratiche

• Stampe - Stampa Prot. Pratica: consente di stampare la lista dei protocolli inseriti in una pratica.

• Stampe - Lista Pratiche: consente la stampa della lista delle pratiche attraverso dei campi disponibili.

• Stampe - Lista Procedimenti: consente di stampare la lista delle pratiche inseriti in un procedimento.

• Statistiche - Inserimento: La funzionalità visualizza il totale delle pratiche registrate suddivise per tipi di pratiche con il dettaglio dello stato di lavorazione.

• Statistiche - Assegnazione: La funzionalità visualizza il totale delle pratiche assegnate al proprio ufficio suddivise per tipi di pratiche con il dettaglio dello stato di lavorazione.

• Statistiche - Statistiche Protocolli: La funzionalità visualizza la percentuale dei protocolli di competenza archiviati nelle proprie pratiche.

• Modifica - Modifica Pratica: Consente di effettuare le modifiche ad una pratica creata.

• Modifica - Collegamento Pratica: consente di collegare una pratica ad un’altra già’ creata.

Posta ordinaria e raccomandata

Questo insieme di funzionalità consente agli operatori l’invio della Posta Ordinaria, delle Raccomandate e delle Raccomandate AR all’interno del sistema Gestione Elettronica Documentale, per la documentazione che richiede l’invio degli originali in forma cartacea.

L’Applicazione riguarda gli uffici incaricati alla predisposizione della corrispondenza per la spedizione della posta esterna della propria Area Organizzativa Omogenea (AOO) tramite l’Ufficio Centrale Corrispondenza (U.C.C.).

Funzionalità

Descrizione

In ciascuna AOO, l’ufficio incaricato della predisposizione della corrispondenza per la spedizione della posta esterna raccoglie il materiale da spedire e attribuisce un barcode (codice a barre) ad ogni copia da inviare in cartaceo all’esterno dell’Amministrazione di Roma Capitale (specificando se trattasi di enti terzi nel territorio comunale, oppure fuori Roma o all’Estero) e predispone tramite il GED le distinte/liste con cui inviare i documenti all’Ufficio Centrale di Corrispondenza, suddivisi per tipi di spedizione e destinazione.

Altre funzionalità sono esclusive per l’Ufficio Centrale di Corrispondenza, che raccoglie le distinte/liste (insieme al materiale da spedire) provenienti giornalmente da ciascuna Area Organizzativa Omogenea (AOO) e crea le liste per lo spedizioniere.

Si distinguono funzionalità abilitate agli uffici incaricati della predisposizione della corrispondenza per la spedizione della posta esterna in ciascuna AOO e funzionalità per l’Ufficio Centrale di Corrispondenza (U.C.C.)

Le funzionalità per le aree organizzative omogenee sono:

• Creazione Liste: consente la ricerca dei protocolli che sono stati registrati per l’invio all’esterno dell’amministrazione capitolina, in modalità cartacea

• Gestione Liste: consente di ricercare le proprie liste create per poterle inviare all’UCC, previa chiusura.

• Sblocca Documenti: consente di sbloccare la lavorazione di un documento/protocollo associato all’utente che l’ha in carico, affinché un altro utente possa lavorarlo.

• Sblocca Lista: consente di sbloccare la lavorazione di una lista associata all’utente che l’ha in carico, affinché un altro utente possa lavorarla

• Ricerca Spedizioni: consente ricercare e visualizzare lo stato delle proprie spedizioni

• Spedizioni Fallite: consente di visualizzare le spedizioni non andate a buon fine della propria AOO

• Sommario Spedizioni: consente di effettuare una statistica sulle spedizioni con l’inserimento di un intervallo di date.

• Gestione Protocolli: consente la ricerca di un protocollo per verificare il dettaglio delle sue spedizioni.

• Inserimento Manuale Protocolli: consente l'inserimento manuale di un elenco

di protocolli da spedire con un unico barcode (es. più destinatari allo stesso

Funzionalità	Descrizione
	indirizzo). Le funzionalità per l’Ufficio Centrale di Corrispondenza sono: • Creazione Lista UCC: consente di acquisire una lista, tramite lettura del suo barcode, ricevuta da una AOO per la consegna alla ditta incaricata della spedizione. • Gestione Lista UCC: consente di chiudere e stampare la Lista U.C.C. da consegnare allo spedizioniere. • Sommario Spedizioni: consente di effettuare una statistica sulle spedizioni ricevute con l’inserimento di un intervallo di date e della AOO interessata • Ricerca Lista AOO: consente la ricerca della/e liste della AOO interessata • Gestione Protocolli: consente la ricerca di un singolo protocollo per verificare il suo stato di lavorazione.
Postalizzazione online (servizio con Poste Italiane)	Con questa funzionalità, un utente può inviare a poste italiane il file pdf specificando il tipo d’invio (lettera, raccomandata, raccomandata AR) , e Poste Italiane provvederà alla stampa e alla postalizzazione. Per ogni invio viene fornito anche il costo di spedizione. Le funzionalità sono: • Invio: Consente di inviare tramite i servizi di poste italiane il documento protocollato • Ricerca: Consente di ricercare tutti i documenti inviati utilizzando questa funzionalità • Rendicontazione: Consente di avere una lista dei documenti inviati usando questa funzionalità con il relativo costo Al termine del servizio di spedizione, Poste Italiane fornisce esito della spedizione che viene registrato sul sistema.
Posta elettronica ordinaria e certificata (email e PEC)	La funzionalità permette ad ogni Area Organizzativa Omogenea (AOO) di ricevere e inviare messaggi e-mail, normali e certificate, tramite il sistema GED. Il sistema gestisce anche la riconciliazione dei messaggi inviati con le relative ricevute di spedizione e di consegna. Le funzionalità sono : • Invio: consente di inviare un documento protocollato in uscita via Posta

Funzionalità	Descrizione
	Elettronica Certificata. • Lista E-mail Inviate/E-mail in Errore: consente di ricercare e visualizzare la lista delle email inviate nei suoi vari stati. • E-mail Ricevute: consente la visualizzazione di documenti ricevuti da indirizzi di Posta Elettronica Certificata. • Ricerca Protocolli: consente la visualizzazione di Email in uscita, da spedire o spediti. • Cambio Password: Cambio della password della PEC all’interno del sistema da parte degli apicali
fax	La funzionalità di gestione FAX consente: • la ricezione del fax, attraverso il fax server, a disposizione della Struttura a cui fa riferimento il numero di telefono. • alla Struttura di visualizzare l’immagine del fax ricevuto per effettuare l’opportuna protocollazione. • per l’invio di un fax, a protocollazione avvenuta, di allegare un documento elettronico in formato pdf.
amministrazione	Raccolta di funzionalità per la gestione della configurazione dell’applicativo da parte degli amministratori IT: • Gestione Thread: Consente di avviare, fermare e visualizzare lo stato dei thread applicativi. • Gestione Tabelle Generiche: Funzionalità per inserire, cancellare e modificare record di tabelle di decodifica dell’applicativo GED • Gestione Profili utente: Funzionalità per gestione delle utenze: Inserimento utenze, storicizzazione, gestione profili • Xxxxxxxx Xxxxxxxxx: Consente di manutenere le tabelle del titolario documentale. • Gestione Tipi Documento: Consente di manutenere l’inserimento, modifica e cancellazione dei tipi documenti specifici della gestione documentale.

Tabella 2 - Funzionalità "avanzate" del sistema di protocollo

Figura 1 - Esempio di Timbro Digitale

4.1.1.2 Sezione “Reclami” e “Reclami NET”

La sezione “Reclami” risponde all’esigenza di rispondere alle direttive della Deliberazione del consiglio comunale n. 136 del 16/06/2005 (Regolamento sulla gestione dei reclami, segnalazioni, apprezzamenti). Questa sezione del GED consente di gestire in modo centralizzato un reclamo, una segnalazione, o l’apprezzamento di un cittadino verso l’Amministrazione.

I canali per l’inserimento di un nuovo reclamo/segnalazione/apprezzamento sono:

- presentandosi di persona o inviando la documentazione ad un qualsiasi Ufficio Relazioni con il Pubblico (URP) o Punto di Ascolto di II Livello dell’Amministrazione.

In questo caso l’immissione del reclamo/segnalazione/apprezzamento viene effettuata dall’operatore dell’URP, direttamente sul sistema GED, nella sezione “Reclami”

- Tramite il call-center telefonico 060606 di Roma Capitale.

In questo caso l’immissione del reclamo/segnalazione/apprezzamento nel sistema GED avviene sul sistema CRM dello 060606, esterno al documentale, da parte degli operatori di tale servizio e il sistema esterno è integrato con il GED tramite l’interfaccia descritta al paragrafo 4.1.1.9

- Dal Portale istituzionale di Roma Capitale (xxx.xxxxxx.xxxx.xx) > sezione “Contatti” > “Segnalazioni reclami e suggerimenti”

In questo caso, per consentire l’immissione diretta da parte del cittadino del

reclamo/segnalazione/apprezzamento dal portale, il sistema documentale espone una apposita applicazione web denominata Reclami NET, che richiede al cittadino l’immissione delle informazioni necessarie all’apertura della segnalazione.

All’interno del GED, qualunque sia il canale di inserimento, il sistema protocolla in ingresso il reclamo/segnalazione/apprezzamento, e avvia un istanza di un workflow per la sua gestione. Gli

U.R.P. e i Punti di Ascolto di II Livello sono responsabili della gestione del workflow del reclamo, dalla ricezione, inoltro, istruttoria e monitoraggio, fino alla sua chiusura. Il sistema è integrato tra tutti gli URP e i Punti di Ascolto di II Livello di Roma Capitale.

4.1.1.3 Sezione “Trasparenza”

La sezione “Trasparenza” consente di registrare e gestire le richieste di accesso agli atti effettuate dai cittadini tramite gli Uffici di relazione con il Pubblico (URP), ai sensi del capo V della legge 241/1990.

Questa sezione specifica del sistema GED serve a tracciare lo svolgimento del procedimento d’accesso, segnalando le eventuali anomalie e solleciti agli uffici. Il Dipartimento Comunicazione tramite opportune funzionalità ha la possibilità di monitorare il corretto diritto d’accesso dei cittadini.

Il sistema è integrato tra tutti gli URP di Roma Capitale.

4.1.1.4 Sezione “CCVLPS”

Questa specifica sezione del sistema GED consente di gestire i pareri autorizzativi dell’ ufficio di commissione di vigilanza del comune di Roma Capitale, per i locali di pubblico spettacolo fino a 5000 spettatori.

L’applicazione consente di gestire la richiesta di parere, per lo svolgimento di manifestazioni fino a 5000 spettatori, da parte dei cittadini, dal suo nascere fino alla definizione del parere positivo o negativo.

L’applicazione gestisce anche gli spettacoli viaggianti, assegnando ad ogni attrazione il numero di registrazione per l’albo ministeriale, gestisce le cessazioni, le volture e le dismissioni delle attrazioni dei spettacoli viaggianti.

4.1.1.5 Sezione “Notifiche”, “Notifiche Municipali” e “Notifiche NET”

Questa sezione del GED consente la gestione informatizzata del servizio di notifica degli atti per conto delle pubbliche amministrazioni, operata dai messi comunali di Roma Capitale, così come previsto dall’art. 10 della legge 265/1999, servizio svolto ai sensi degli artt. dal n. 137 al n. 151 del codice di procedura civile e disciplinato da due regolamenti comunali (“Regolamento concernente l’attività degli addetti alle procedure di notificazione”, approvato con deliberazione G.C. n.452 del 3 ottobre 2007, e “Regolamento concernente l'organizzazione ed il funzionamento della Casa Comunale”, approvato con Deliberazione G.C. n. 400 del 3 dicembre 2008) 1. Gli atti da notificare sono:

a) Atti emanati dalle varie strutture di Roma Capitale

b) Atti emanati da altre Amministrazioni, ivi compresi l’Amministrazione finanziaria e gli organi della giurisdizione tributaria, nonché Enti incaricati di svolgere servizio pubblico partecipati da Amministrazioni Pubbliche

c) Atti prodotti da privati, quando ne ricorrano i presupposti.

Nel caso in cui Roma Capitale svolga il servizio per conto terzi - casi b) e c) dell’elenco qui sopra - come sancito dalle leggi sopra citate, il servizio di notifica è a pagamento.

Le funzionalità disponibili in questa sezione sono orientate alla gestione delle attività dei messi (centrali e municipali) per la consegna delle notifiche di atti ai destinatari, residenti nel territorio del comune di Roma, dallo smistamento delle richieste di notifica, all’assegnazione al messo, al tracciamento dell’esito della notifica, alla gestione del pagamento del servizio se reso per conto terzi.

Dalla sezione del GED “notifiche”, gli utenti degli Uffici Messi di ciascun Dipartimento possono inserire le notifiche, gestire l’iter lavorativo della notifica registrata, fino alla richiesta di pagamento e la rendicontazione dello stesso. Il workflow di lavorazione della notifica è sinteticamente descritto come segue:

1 Entrambi i regolamenti sono disponibili sul portale di Roma Capitale selezionando “Deliberazioni e atti” e inserendone gli estremi, o in alternativa al percorso “Struttura Organizzativa” / “Segretariato Generale” / “Struttura Organizzativa e poteri sostitutivi” / “Direzione Coordinamento Servizi Delegati - Decentramento Amministrativo” / “Servizio notificazione, deposito e pubblicità legale atti”

• Al momento della registrazione della notifica, l’atto da notificare è repertoriato e protocollato.

• Una volta registrata la relata di notifica, l’applicativo consente di stampare la lettera di richiesta pagamento per l’ente richiedente la notifica, per il servizio svolto da Roma Capitale.

• L’applicazione mette a disposizione dell’operatore la gestione della rendicontazione dei pagamenti richiesti.

Dalla sezione del GED “notifiche municipali”, le funzionalità di gestione delle notifiche sono offerte agli Uffici messi di ciascun municipio.

“Notifiche NET” è invece una suite di funzionalità attualmente offerte tramite il portale “Roma Tributi” (xxx.xxxxxxx.xxxxxx.xxxx.xx), che sono integrate con le sezioni “Notifiche” e “Notifiche municipali” del GED. Tramite “Notifiche Net”, gli utenti di enti esterni a Roma Capitale che hanno effettuato richieste di notifica ai Messi Comunali possono visualizzare online lo stato dei pagamenti dei corrispettivi richiesti e ivi inserire le ricevute di pagamento.

4.1.1.6 Sezione “Albo pretorio”, “Albo utenti esterni net”, “Albo net”

Questa sezione del GED gestisce le funzionalità relative alla pubblicazione di atti sull’Albo online di Roma Capitale. Con la pubblicazione sull’albo pretorio online, operativo dal 1° gennaio 2011, ai sensi dell’art. 32 della legge n. 69/2009, si intendono assolti gli obblighi di pubblicazione di atti e provvedimenti amministrativi aventi effetto di pubblicità legale.

Le categorie utente abilitate sono indicate nella tabella sottostante.

Categoria Utente	Funzionalità principali
I dipendenti degli uffici preposti alle richieste di pubblicazione in Albo pretorio, presenti in ciascuna struttura dell’amministrazione capitolina	• Selezionano gli atti la cui efficacia necessita di pubblicità legale • Effettuano le richieste di pubblicazione all’albo pretorio centrale
Enti esterni a Roma Capitale (es. prefetture, ASL, Carabinieri, Tribunali, Equitalia ecc.)	• Si registrano sul portale “Roma Tributi” per richiedere pubblicazioni sul portale di Roma Capitale • Dal portale Roma Tributi, effettuano richieste di pubblicazioni sull’Albo, allegando il materiale da pubblicare • Decorsi i termini di pubblicazione, ricevono le relate/referti di pubblicazione.
I dipendenti dell’ufficio Albo Pretorio Centrale di Roma Capitale	Ricevono le richieste di pubblicazione e ne determinano la pubblicazione o il rifiuto di pubblicazione
Cittadini	Accedono, senza formalità, dal portale di Roma Capitale, agli atti pubblicati sull’albo online

Il workflow di una pubblicazione sull’albo è sinteticamente descritto come segue:

• I dipendenti di Roma Capitale preposti alle richieste di pubblicazione in Albo Pretorio presenti in ciascuna struttura (sia municipi, sia strutture centrali), oppure enti esterni

effettuano richieste di pubblicazione sull’albo pretorio online, allegando il materiale da pubblicare.

• I dipendenti dell’ufficio Albo Pretorio Centrale ricevono tutte le richieste di pubblicazione e ne determinano l’esito. Gli atti possono essere accettati e messi in pubblicazione oppure rifiutati e restituiti al mittente con indicazione del motivo del rifiuto.

• In fase di pubblicazione, l’applicazione permette di eseguire alcune modifiche (inserimento di allegati, differimento termini, pubblicazione estratti ecc.).

• Decorsi i tempi di pubblicazione, il sistema invia una relata di notifica al richiedente.

Per quanto riguarda l’applicazione “Albo pretorio”, l’accesso alle relative funzionalità è tramite una sezione apposita del GED e contiene:

• le funzionalità per le strutture di Roma Capitale per richiedere le pubblicazione, mostrarne l’esito, ed eseguire reportistica

• le funzionalità per l’ufficio Albo Pretorio Centrale, per la fase di accettazione o rifiuto di una richiesta di pubblicazione; per eseguire reportistica.

“Albo Utenti esterni net” è una suite di funzionalità attualmente offerte tramite il portale Roma Tributi (xxx.xxxxxxx.xxxxxx.xxxx.xx/) che consente a utenti di enti esterni di immettere richieste di pubblicazioni di atti e farle confluire nelle richieste di pubblicazioni gestite nella sezione del GED “Albo pretorio”.

“Albo net” è invece una suite di funzionalità di ricerca e visualizzazione degli atti pubblicati, fornita al cittadino anche non autenticato, dal portale istituzionale di Roma Capitale (xxx.xxxxxx.xxxx.xx). In particolare, questa suite di funzionalità è quella reperibile accedendo al portale di Roma Capitale e selezionando "Albo Pretorio On Line" (vedi Figura 2). Tramite le funzionalità descritte in questo paragrafo, in "Albo Pretorio On Line" confluiscono tutti gli atti soggetti a pubblicità legale, con la sola eccezione delle pubblicazioni di matrimonio (pubblicate su una

diversa sezione del portale di Roma Capitale denominata “Pubblicazioni matrimonio”), che sono gestite da una applicazione non inclusa nell’ambito di

Figura 2 – Albo pretorio online di Roma Capitale (applicativo ALBO NET)

questo appalto.

“Albo net”, infine, dispone anche di una sezione contenente la ricerca dello storico delle pubblicazioni effettuate, nel tempo, sull’albo.

4.1.1.7 Sezione “Bandi esiti NET” e “Appalti e Contratti NET”

Trattasi di una suite di funzionalità di ricerca e visualizzazione degli atti riguardanti avvisi, bandi e esiti di gara, fornita al cittadino anche non autenticato, dal portale istituzionale di Roma Capitale (xxx.xxxxxx.xxxx.xx).

Le funzionalità offerte dall’applicativo si possono così sinteticamente descrivere:

• Bandi in pubblicazione: In questa sezione sono pubblicati i bandi, gli avvisi e gli esiti di gara, nei termini previsti dal Codice dei contratti per ciascuna tipologia, e restano consultabili fino alla data di scadenza del bando o dell’avviso.

• Bandi Scaduti: In questa sezione, confluiscono automaticamente, i bandi ed avvisi di gara scaduti, e restano consultabili fino a tutto il centottantesimo giorno successivo alla data pubblicazione del relativo esito di gara.

• Bandi Storici: In questa sezione,

confluiscono automaticamente, i bandi ed avvisi di gara scaduti dopo il

Figura 3 – Pubblicazione Bandi e esiti di gara tramite Bandi Esiti NET

centottantesimo giorno alla data pubblicazione del relativo esito di gara.

• Contratti pubblici di lavori, servizi e forniture: ricerca e visualizzazione degli atti pubblicati riguardanti gli appalti e i contratti di Roma Capitale.

In particolare, questa suite di funzionalità è quella reperibile accedendo al portale di Roma Capitale e selezionando "Bandi di gara e contratti” e poi uno dei link tra “Bandi ed esiti di gara” e “Contratti pubblici di lavori, servizi e forniture”.

Gli atti da pubblicare in queste sezioni del portale sono selezionati in automatico dal GED sulla base delle pubblicazioni effettuate tramite l’applicazione “Albo pretorio” (vedi par. 4.1.1.6).

4.1.1.8 Sezione “Gestione DL 33 – Amministrazione Trasparente”

Questa sezione del GED consente l’importazione, selezione e lavorazione delle Determinazioni Dirigenziali, ai fini della loro pubblicazione in un’area dedicata sul portale di Roma Capitale, in base agli artt. 23, 26, 27 e 37 comma 2 del DL 33/2013, che obbliga le pubbliche amministrazioni a rendere pubblici ai cittadini alcuni dati e documenti sull’azione amministrativa, in una sezione del sito istituzionale dell’ente denominata “Amministrazione Trasparente” .

A tal fine, ciascuna Area Organizzativa Omogenea abilita uno o più utenti operativi che operano sul sistema GED per la predisposizione dei documenti da pubblicare, a partire dall’elenco completo delle Determinazioni Dirigenziali emesse nell’anno. L’applicazione traccia e tiene sotto controllo lo svolgimento delle avvenute pubblicazioni, delle Determinazioni Dirigenziali pronte per le pubblicazione e di quelle ancora da lavorare.

Le funzionalità offerte in questa sezione sono:

• Gestione: Consente all’utente di identificare, per la lavorazione, in base ai contenuti le DD da pubblicare. È possibile inserire allegati alle DD da pubblicare.

• Statistiche: Consente all’utente di ricercare e visualizzare le DD nei vari stati di lavorazione. Nel parco applicativo, sono inoltre esposte 3 applicazioni web, (denominate “art. 18 net”, “art. 23 net”, “art 37 net”), che espongono le funzionalità di ricerca e visualizzazione degli atti pubblicati,

fornita al cittadino anche non autenticato, dal portale istituzionale di Roma Capitale

(xxx.xxxxxx.xxxx.xx). In particolare, questa suite di funzionalità è quella reperibile accedendo al portale di Roma Capitale e selezionando:

• Per l’art.23 del DL 33/2013:

o "Amministrazione Trasparente" / “Provvedimenti” / “Provvedimenti dirigenti amministrativi”

o “Amministrazione Trasparente" / “Bandi di concorso” / “Dati relativi a procedure selettive”

• Per l’art. 26 e 27 del DL 33/2013: “Amministrazione Trasparente” / “Sovvenzioni, contributi, sussidi, vantaggi economici” / “Atti di concessione”

• Per l’art.37 del DL 33/2013: “Amministrazione Trasparente” / “Bandi di gara e contratti” / “Delibere a contrarre per le procedure negoziate senza previa pubblicazione di un bando di gara”

4.1.1.9 Web service esposti

Il sistema espone i seguenti web services:

• Servizi di Protocollo, Repertorio e Ricerca

• Organigramma e utenti

• Gestione dei servizi di posta ordinaria e raccomandata

• Servizi di dialogo con SGR e CRM-060606

I web service di “Servizi di Protocollo, Repertorio e Ricerca” sono una componente essenziale del sistema documentale in quanto:

• Alcuni moduli del GED stesso utilizzano tali servizi per l’accesso alle informazioni, secondo il paradigma SOA.

• Offrono servizi a circa 30 altre applicazioni di Roma Capitale

I web service “Organigramma e utenti” consentono ad altre applicazioni di Roma Capitale di autenticare l’utente usando le stesse credenziali di GED; inoltre, consentono di condividere informazioni sull’organizzazione delle strutture all’interno del protocollo.

I web service “Gestione dei servizi di posta ordinaria e raccomandata” espongono i servizi necessari al dialogo con Poste Italiane, nell’ambito delle funzionalità descritte al paragrafo 4.1.1.1, nella sezione dedicata al modulo “Postalizzazione online (servizio con Poste Italiane)” (tra le funzionalità “avanzate”).

I web service “Servizi di dialogo con SGR e CRM-060606” costituiscono l’integrazione con il sistema SGR – Sistema Gestione Reclami e il sistema CRM del call center 060606. Tali servizi sono necessari alle funzionalità descritte nella sezione “Reclami”, al paragrafo 4.1.1.2.

4.1.2 “SIGEP”, “DELIBERAZIONI E ATTI” e “CONVOCAZIONI ORGANI DELIBERANTI”

Il SIGEP “Sistema Informativo Gestione Provvedimenti” è una applicazione web disponibile sulla intranet di Roma Capitale, in uso presso il Segretariato Generale, che si propone di gestire il trattamento automatizzato dell’intero Iter dei Provvedimenti Amministrativi, comprendendo tra questi:

• Deliberazioni

• Ordinanze Sindacali.

Il Servizio S.I.Ge.P. supporta l'intero processo attraverso cui gli atti vengono istruiti e trattati integrandosi con il sistema di Protocollo GED e con il portale istituzionale di Roma Capitale (xxx.xxxxxx.xxxx.xx).

“Deliberazioni e atti” è invece una suite di funzionalità di ricerca e visualizzazione degli atti pubblicati, fornita al cittadino anche non autenticato, dal portale istituzionale di Roma

Capitale (xxx.xxxxxx.xxxx.xx). In particolare, questa suite di funzionalità è quella reperibile accedendo al portale di Roma Capitale e selezionando “Deliberazioni e Atti”.

“Convocazione Organi Deliberanti” è una applicazione per la consultazione degli Ordini del Giorno e degli Ordini dei Lavori della Giunta e dell’Assemblea Capitolina, fornita ai componenti della Giunta e dell’Assemblea Capitolina, previa autenticazione, dal portale istituzionale di Roma Capitale (xxx.xxxxxx.xxxx.xx), via internet, in area riservata,.

Le categorie utente di questo applicativo sono:

Categoria utente

Funzionalità

Ufficio Protocollo Servizio Deliberazioni del Segretariato Generale

• Protocollazione di tutte le tipologie di Provvedimento

• Ha in carico alcune delle attività relative al workflow delle Determinazioni Dirigenziali e delle Ordinanze

• Tramite apposite funzionalità su SIGEP,

pubblica ciascuna ordinanza sul sito istituzionale (sezione “Deliberazioni e atti”).

Servizio Giunta Capitolina del Segretariato Generale

• Una volta che l’Ufficio Protocollo Servizio Deliberazioni ha inviato loro la pratica, ha in carico le attività a sistema relative alle Deliberazioni della Giunta Capitolina, dall’iscrizione nell’Ordine del Giorno alla discussione in Seduta, fino all’esitazione, repertoriazione e esecutività.

• Tramite apposite funzionalità su SIGEP, pubblica ciascuna deliberazione sul sito istituzionale (sezione “Deliberazioni e atti”).

Servizio Assemblea Capitolina del Segretariato Generale

• una volta che l’Ufficio Protocollo Servizio Deliberazioni ha inviato loro la pratica, ha in carico le attività a sistema relative alle Deliberazioni dell’Assemblea Capitolina, dall’iscrizione nell’Ordine del Giorno alla discussione in Seduta, fino all’esitazione, repertoriazione e esecutività

• Tramite apposite funzionalità su SIGEP, pubblica ciascuna deliberazione sul sito istituzionale (sezione “Deliberazioni e atti”).

Xxxxxxxxx (anche non autenticato)

• Consulta le Deliberazioni e gli Atti attraverso il

modulo di ricerca e visualizzazione messo a disposizione sul portale istituzionale di Roma

Capitale (xxx.xxxxxx.xxxx.xx)

Componenti della Giunta Capitolina e dell’Assemblea Capitolina

• Consultano – tramite “Convocazione Organi Deliberanti” – via internet agli ordini del giorno / ordini dei lavori.

Ufficio Sistemi Informativi per il Segretariato Generale

• Tramite funzionalità di sistema, gestisce gran parte dei parametri di funzionamento del sistema, tra cui i modelli di documento e di reportistica estratti dal sistema, le abilitazioni previste per i vari ruoli, approva le richieste di abilitazione utente, configura deleghe in caso di temporanea assenza degli incaricati, configura costanti per vari calcoli effettuati dall’applicativo, gestisce le anagrafiche presenti nei menu a elenco di sistema, imposta le descrizioni presenti nell’Help On Line di ciascuna schermata di sistema

Uffici di supporto alla Giunta del Municipio e al Consiglio del Municipio (per ciascun municipio)

• Tramite apposite funzionalità su SIGEP, pubblicano sul portale istituzionale (sezione “Deliberazioni e atti”) le deliberazioni della giunta del municipio, le deliberazioni del consiglio del municipio, ordinanze del presidente del municipio, ecc., ciascuno per il municipio di propria appartenenza.

Uffici di supporto agli organi di governo delle Istituzioni di Roma Capitale

• Tramite apposite funzionalità su SIGEP, pubblicano sul portale istituzionale (sezione “Deliberazioni e atti”) le deliberazioni del Consiglio di Amministrazione delle Istituzioni di Roma Capitale.

Referenti SIGEP per ciascuna struttura di linea, territoriale e di

• Tramite apposite funzionalità su SIGEP, pubblica sul portale istituzionale (sezione “Deliberazioni e atti”) alcune determinazioni

staff di Roma Capitale

dirigenziali.

Come per qualunque altra tipologia di pratica, è previsto che esista un documento iniziale protocollato.

Le funzionalità disponibili nell’applicativo web SIGEP per gli utenti abilitati del Segretariato Generale - sono:

• avviare e chiudere provvedimenti amministrativi;

• gestire la movimentazione (iter fisico) delle proposte di Provvedimento, sia per i documenti cartacei che per quelli informatizzati;

• associare gli allegati, in formato elettronico, alle pratiche cui si riferiscono in modo da poter essere consultati in qualsiasi stato il Provvedimento stesso si trovi;

• acquisire i necessari pareri (contabile, tecnico/amministrativo e di legittimità) secondo quanto previsto dalla normativa per le varie tipologie di Provvedimenti e le eventuali integrazioni ed osservazioni;

• trasmettere la pratica ai diversi punti della struttura interessati dall'iter istruttorio;

• effettuare sui Provvedimenti ricerche per oggetto, Xxxxxxx proponente, Referente, data di avvio, tipologie di Provvedimento ed ottenere tutti i tipi di visualizzazione, elenchi e stampe;

• interrogare il Provvedimento al fine di evidenziare la situazione in cui si trova ed il suo iter fisico (passaggi della pratica attraverso i vari uffici) integrato con quello logico (stati della Deliberazione, Disposizione o Ordinanza);

• predisporre gli Ordini del Giorno e gli Ordini dei Lavori della Giunta Capitolina e dell’Assemblea Capitolina;

• registrare e conservare le informazioni relative alle decisioni degli Organi Deliberanti;

• acquisire le informazioni sugli esiti di Seduta;

• gestire le informazioni relative a pubblicazione, invio agli Organi interessati (Capigruppo e Prefettura), esecutività;

• gestire le copie necessarie per gli adempimenti normativi;

• Compilare e consultare le schede di riepilogo dell’attività di analisi istruttoria effettuata sulle Proposte di Provvedimento da parte della Direzione Assistenza Giuridico Amministrativa del Segretariato Generale.

• pubblicare gli Atti ed i Provvedimenti adottati, in formato PDF, sul portale istituzionale di Roma Capitale (xxx.xxxxxx.xxxx.xx) .

Inoltre, poiché i provvedimenti dell’Amministrazione, trattati dal sistema SIGEP, sono soggetti a registrazione particolare, il sistema SIGEP è anche il sistema di generazione e gestione dematerializzata di un certo numero di registri di repertorio, di cui i più rilevanti sono:

• registro di repertorio delle deliberazioni della Giunta Capitolina

• registro di repertorio delle deliberazioni dell’Assemblea Capitolina

• registro di repertorio delle Ordinanze Sindacali

Infine, poiché i documenti gestiti dal sistema SIGEP sono tutti protocollati, sul sistema SIGEP è resa disponibile tramite una integrazione con GED la funzionalità di ricerca di documenti, che utilizza le stesse chiavi di ricerca del sistema di Protocollo.

L’applicazione Deliberazioni e atti – disponibile al cittadino anche non autenticato sul portale istituzionale di Roma Capitale (xxx.xxxxxx.xxxx.xx) – offre invece le seguenti funzionalità:

• ricerca di deliberazioni e degli atti adottati

• download di deliberazioni e atti in formato PDF.

L’applicazione “Convocazione Organi Deliberanti” – disponibile ai soli componenti della giunta e dell’assemblea capitolina – mostra in visualizzazione agli utenti abilitati via internet le convocazioni, gli ordini del giorno e gli ordini dei lavori delle relative sedute.

4.1.3 “Deliberazioni on-line”

Il sistema informativo per la dematerializzazione delle deliberazioni di Giunta e Consiglio è una applicazione documentale web sviluppata per gestire l’intero iter autorizzativo di una deliberazione, dalla fase di proposta fino alla sua esecutività. Il sistema riproduce l’iter cartaceo, garantisce tutti i passaggi autorizzativi richiesti ad una deliberazione comunale e consente la

completa dematerializzazione dell’atto che, redatto con i programmi standard di videoscrittura (es. Microsoft Word), viene caricato sul sistema, dotato di un workflow e trasmesso automaticamente ai Dirigenti e Direttori dell’ufficio proponente dei quali è richiesta l’approvazione mediante firma digitale.

La proposta di deliberazione, completa di tutte le sue autorizzazioni ivi compresa quella dell’Assessore, può proseguire il suo iter verso gli uffici esterni (quando richiesto) e verso il Segretariato Generale prima di andare in seduta di Giunta o Consiglio.

Tutte le transizioni della proposta di deliberazione sono gestite all’interno del sistema che consente la tracciatura e la piena trasparenza dei passaggi, sia di quelli autorizzativi, sia di quelli di ritorno (restituzioni, richiesta di modifiche e/o correzioni).

Il sistema è nativamente integrato con il sistema del Protocollo, il Sistema Informativo Gestione dei Provvedimenti Amministrativi (SIGEP) e la firma digitale.

Le categorie utente del sistema sono rappresentate nella tabella sottostante.

Categoria utente

Funzionalità

Dipartimenti e uffici extra- dipartimentali

Esegue le proposte di deliberazione, rivolte alla Giunta o all’assemblea capitolina, allegando la

necessaria documentazione.

Ragioneria

Ha in carico alcune attività di verifica nel workflow documentale.

Segretariato generale

Xx in carico alcune attività di verifica nel workflow documentale.

Le funzionalità disponibili sull’applicativo web “Deliberazioni on-line” per gli utenti abilitati sono:

Sezione

Elenco delle funzionalità

UTENTE

GESTIONE DOCUMENTO

Crea documento, visualizza dettagli, assegna workflow, gestisci

metadati, inserisci allegato, modifica documento, crea nuova

versione

TRANSIZIONI

WORKFLOW

Esegui transizioni (verso tutti i destinatari possibili per ruolo) ;

Protocollazione del documento in uscita ed entrata.

APPROVAZIONE

DOCUMENTO

Firma digitalmente il documento

Il sistema è in esercizio ed è predisposto per essere utilizzato da tutta l’amministrazione, ma è adottato in fase sperimentale, come progetto pilota, da parte di due dipartimenti dell’Ente.

4.1.4 Scenari evolutivi attualmente in corso

In questo paragrafo, sono descritti i progetti evolutivi attualmente in corso di realizzazione:

• Conservazione digitale (ex DPCM 3/2013): Come previsto dal DPCM 3/2013 in materia di conservazione, l’Amministrazione sta procedendo ad adeguare i propri sistemi (in particolare i sistemi documentali) ai nuovi requisiti di conservazione digitale. Il modello organizzativo di conservazione scelto dall’amministrazione in questa fase è quello di operare la conservazione al proprio interno (Data Center- vedi DPCM 3/2013 in materia di conservazione, Art. 5, comma 2, opzione a). Il sistema di conservazione digitale a norma, in fase di consolidamento ed operativo nel corso dell’anno 2016, sarà un ulteriore sistema oggetto di manutenzione per il fornitore aggiudicatario.

• Prosecuzione dell’attività di progressiva dematerializzazione dei flussi procedurali. L’amministrazione è costantemente impegnata nella realizzazione di nuove soluzioni applicative da impiegare nella digitalizzazione dei procedimenti che, ad oggi, sono gestiti in forma tradizionale (cartacea) e/o attraverso connessione in Web Services alla piattaforma GED.

4.1.5 Linee guida evolutive dell’architettura applicativa

In questo paragrafo, sono sintetizzate le linee di azione lungo le quali deve articolarsi l’evoluzione strategica del sistema documentale di Roma Capitale. Esse costituiscono un esempio, esplicativo e non esaustivo, dei principali temi su cui si concentreranno le manutenzioni evolutive nel perimetro del presente appalto. Tali evoluzioni saranno avviate, sulle tematiche e nelle modalità descritte dal presente capitolato al paragrafo 6.1.3 Servizi di Manutenzione Evolutiva (MEV) o a seguito di iniziative individuate nell’ambito del servizio di Supporto Specialistico “SSP – Dematerializzazione dei processi e Amministrazione Digitale” (vedi par. 6.2.3 del presente Capitolato).

Si distinguono in tre categorie:

• Miglioramento delle funzionalità esistenti: il sistema documentale di Roma Capitale, nato prima degli anni 2000, necessita di una continua e solida re-ingegnerizzazione che consenta di semplificarne la manutenzione, di aumentarne prestazioni e scalabilità, velocizzare la realizzazione delle modifiche al rilevamento di nuove esigenze dell’ente. In questa categoria si ipotizzano i seguenti interventi:

o Modifiche all’interfaccia grafica, maggiormente ispirata ai paradigmi già noti agli utenti dalla consueta navigazione sul World Wide Web.

o Potenziamento dell’integrazione con la nuova piattaforma del portale istituzionale di Roma Capitale relativamente agli aspetti di Single Sign On (SSO); aderenza alle regole tecniche previste dal sistema SPiD dell’AgID per quanto riguarda gli aspetti di identificazione e autenticazione;

o implementazione in alta affidabilità (HA), eliminazione dei single point of failure, per aumentare la capacità del sistema di far fronte a improvvisi malfunzionamenti di un nodo dell’architettura;

o sostituzione di alcune integrazioni attualmente basate su accesso diretto su database (DBLink) verso integrazioni basate su web services;

o semplificazione e potenziamento delle funzionalità di fascicolazione e gestione delle pratiche elettroniche;

o Integrazione tra protocollo elettronico e iPA (indice pubbliche amministrazioni) con il duplice obiettivo di semplificare la cooperazione applicativa con enti esterni Roma Capitale (vedi segnatura secondo DPCM 3/2013 in materia di protocollo) e di garantire il tempestivo allineamento tra l’organizzazione effettiva dell’ente Roma Capitale e la struttura pubblicata sull’indice IPA.

• Potenziamento e ampliamento degli strumenti tecnologici volti a perseguire la

dematerializzazione dei procedimenti

o adozione di apposite soluzioni applicative (nuove funzionalità) da impiegare nella digitalizzazione dei procedimenti che, ad oggi, sono gestiti in forma tradizionale e/o attraverso connessione in Web services alla nuova piattaforma GED;

o adeguamento del modulo "deliberazioni online" alle esigenze di cooperazione interdipartimentali, per l’estensione dell’utilizzo e la dematerializzazione del materiale in discussione alle sedute di giunta e consiglio;

o supporto alla gestione della documentazione delle gare e dei contratti dell’ente;

o supporto ai processi di gestione e pubblicazione nel portale istituzionale dei documenti connessi agli adempimenti in materia di trasparenza ed anticorruzione.

• Potenziamento e ampliamento degli strumenti tecnologici previsti in materia di

Conservazione a norma:

o incremento delle funzionalità offerte dal sistema di conservazione (ai sensi del DPCM 3-2013 in materia di conservazione), attualmente in fase di sperimentazione;

o La progressiva immissione nel sistema di conservazione di nuovi tipologie di flussi documentali.

4.2 Descrizione tecnologica

Nei successivi paragrafi sono illustrate le caratteristiche del software applicativo di cui si compone l’architettura attuale del sistema informativo documentale per l’amministrazione digitale di Roma Capitale.

4.2.1 GED

Qui di seguito è riportato uno schema che riassume il contesto applicativo.

Architettura “as is” dell'amministrazione digitale di Roma Capitale

Protocollo web e applicazioni verticali

Le integrazioni del GED con oltre 30 sistemi esterni sono realizzate tramite i servizi descritti al par. 4.1.1.9.

Dal punto di vista infrastrutturale, l’ambiente in cui è sviluppato il software è java su architettura web a tre livelli, come graficamente descritto dalla figura sottostante.

I servizi sono attualmente erogati attraverso l’infrastruttura di rete e gli apparati ospitati nel data center dell’Amministrazione Capitolina. L’architettura hardware e middleware necessaria al funzionamento delle applicazioni è fornita dall’amministrazione e le licenze d’uso sono di proprietà dell’amministrazione.

SERVER
Sw di base	Nome	Release	Note
Sistema operativo	IBM AIX	5L 5.3	64 bit
Application Server	IBM WebSphere	8.0.5	Macchina di Esercizio
Application Server	IBM WebSphere	8.0.5	Macchina di Collaudo
Web Server	IBM HTTP Server	8.0.5	Macchina di Esercizio
Web Server	IBM HTTP Server	8.0.5	Macchina di Collaudo
Archivi/DB	Oracle RAC	11.2.0.3	RDBMS
Repository	CVS	2.5.03

Per la gestione delle modifiche, sono disponibili 3 ambienti: Sviluppo, Test, Esercizio. Solo sull’ambiente di esercizio è realizzato un cluster WebSphere 8.0.5.

Inoltre, il sistema GED è incluso nel parco applicativo di “Disaster Recovery” di Roma Capitale.

4.2.2 “SIGEP”, “Deliberazioni e atti”, “Convocazione Organi Deliberanti” e “Deliberazioni on-line”

L'ambiente in cui è sviluppato il software è java su architettura web a tre livelli, come graficamente descritto dalla figura sottostante.

SERVER
Sw di base	Nome	Release	Dimensionamento	Note
Sistema operativo	IBM AIX	5.3		64 bit
Application Server	IBM WebSphere	8.0.5	Heap size: MIN. 256 MB, MAX. 1024 MB	Macchina di Esercizio
Application Server	IBM WebSphere	8.0.5	Heap size: MIN. 256MB, MAX.1024 MB	Macchina di Collaudo
Web Server	IBM HTTP Server	8.0.5	26 GB RAM	Macchina di Esercizio

Web Server

IBM HTTP Server

8.0.5

26 GB RAM

Macchina di

Collaudo

Archivi/DB

Oracle RAC

11.2.0.3

Impostata compatibilità con

v.10.

Repository

CVS

2.5.03

CLIENT
Sw di base	Nome	Release	Note
Sistema Operativo	Windows	XP e 7
Web browser	Internet Explorer	8.0 e 10.0
Nota per i Client :	Deve essere installato Adobe Acrobat Reader, versione 5 o superiore.

I Server sui quali risiedono le Web Application sono tutti sotto bilanciamento software Load Balancer, gestito in modalità Active/Stand By tramite il prodotto IBM Websphere Edge Components.

Il sistema SIGEP dispone delle seguenti integrazioni:

• Integrazione con sistema GED: SIGEP è una delle applicazioni utilizzatrici dei web service di GED di cui al par. 4.1.1.9, sia per la fase di autenticazione e organizzazione uffici, sia per la protocollazione di deliberazioni e atti

• Integrazione con “Deliberazioni on-line”: SIGEP e Deliberazioni on-line tramite integrazione DB_Link per consentire la sincronizzazione dei flussi amministrativi delle Deliberazioni ad ogni movimentazione.

• Integrazione con funzionalità del “Centro Stampa”: E’ stata implementata una funzionalità che consente al sistema SIGEP di ricevere gli allegati digitali di Atti provenienti direttamente dal “Centro Stampa”. Il servizio “Centro Stampa” affidato a fornitore esterno, si occupa di perfezionare le versioni digitali dei verbali e delle deliberazioni di giunta e di consiglio, ad avvenuta seduta, includendovi le modifiche e i commenti deliberati durante le relative sedute. L’integrazione è basata sul posizionamento di detti allegati digitali dal servizio “centro stampa” su una posizione temporanea (“staging area”), e vengono prelevati periodicamente tramite stored procedures PL/SQL e Java.

• Integrazione con Portale Istituzionale: come già descritto precedentemente, l’applicazione “Deliberazioni e Atti” è integrata all’interno del Portale Istituzionale di Roma Capitale all’indirizzo xxx.xxxxxx.xxxx.xx , nella sezione “Deliberazioni e Atti”.

4.3 Architettura applicativa

La dimensione delle funzionalità offerte dal sistema informativo per l’amministrazione digitale di Roma Capitale oggetto della presente Fornitura è stata stimata, al 31 dicembre 2015, in circa

35.000 Function Points. Tale stima è stata realizzata a Dicembre 2015 con il metodo IFPUG FPA

v.4.3.1 (ISO/IEC 20926:2009). Può essere utile specificare che la metodologia di calcolo utilizzata è una metrica di tipo “unadjusted”, cioè valuta esclusivamente i requisiti funzionali, mentre non è una misura dei requisiti non funzionali (es: complessità, manutenibilità, portabiiltà, usabilità, accessibilità, ecc.).

4.3.1 GED

Le applicazioni sono sviluppate su tecnologia Java JEE 1.5, Ajax e PL/SQL utilizzando i seguenti framework e librerie:

• Struts 2

• Log4j (Logging)

• JQuery (Librerie Javascript)

• Quartz (Librerie Java).

Il G.E.D. prevede anche la produzione di stampe in formato PDF, XLS tramite l’ausilio del tool di sviluppo iReport 5.6.0 e librerie java JasperReports.

Per la schedulazione dei thread, è stato implementato l’esecuzione automatica tramite Quartz.

Per ragioni di riservatezza e sicurezza, maggiore dettaglio architetturale sarà fornito dopo la stipula del contratto di affidamento.

Vengono indicati, di seguito, i principali paradigmi di sviluppo su cui si basa la piattaforma applicativa:

• GED è una Web Application che prevede l’autenticazione ed una profilazione degli utenti attraverso meccanismi proprietari.

• Per una parte consistente dell’architettura implementata, il sistema risponde al modello

Service Oriented Architecture.

• La funzionalità di “timbro digitale” viene realizzata tramite un processo (thread) asincrono rispetto all’operazione di protocollazione basato su un sistema di accodamento dei nuovi file inseriti a sistema e ancora senza timbro. Il processo, per ciascun nuovo file, si occupa di generare il file PDF del timbro associato; i dati del timbro digitale sono ottenuti tramite l’integrazione con un sistema di timbratura fornito dall’Amministrazione.

4.3.2 “SIGEP”, “Deliberazioni e atti”, “Convocazione Organi Deliberanti” e “Deliberazioni on-line”

Le applicazioni sono sviluppate su tecnologia Java JEE 5.0, Ajax e PL/SQL utilizzando i seguenti framework e librerie:

• Struts 1.1

• Log4j (Logging)

• JQuery (Librerie Javascript)

• Quartz (Librerie Java).

• JasperReports (Librerie Java).

Il S.I.Ge.P. prevede anche la produzione di stampe in formato PDF, RTF, DOCX, XLS tramite l’ausilio del tool di sviluppo iReport 5.6.0 e librerie java JasperReports.

Per la lettura ed il caricamento schedulati dei documenti forniti dal Centro Stampa Xerox, sono state implementate Java Store Procedures e configurati batch di caricamento automatici tramite Quartz.

Per ragioni di riservatezza e sicurezza, maggiore dettaglio architetturale sarà fornito dopo la stipula del contratto di affidamento.

4.4 Strumenti di sviluppo

I tool di sviluppo dell’applicazione “G.E.D.”, “SIGEP” e “Deliberazioni on-line” sono:

• Eclipse,

• Strumenti di editing PL/SQL,

• (esclusivamente per SIGEP) Oracle Workflow Builder.

Lo strumento di gestione della configurazione è SVN.

4.5 Dimensioni tecniche / Volumi

4.5.1 GED

Il totale documenti presenti sul sistema GED a Febbraio 2016 è di circa 80 milioni di documenti. Il totale delle dimensioni occupate dal sistema ammonta a circa 14 Terabyte (la cui componente più rilevante è quella destinata a contenere i file allegati alle protocollazioni). La crescita del volume di documenti e di spazio occupato su base annuale non è stata lineare, ma registra un netto incremento negli ultimi tre anni, in quanto:

• il sistema GED ha assorbito nel tempo funzioni di archivio documentale precedentemente svolte da altri sistemi.

• negli ultimi anni, l’apertura di nuovi canali di comunicazione elettronica con la pubblica amministrazione (primo fra tutti la posta elettronica certificata) ha comportato un significativo incremento di documenti in entrata al sistema documentale.

Dimensioni occupate dal sistema GED al 31/12/2015: circa 12 Terabyte. Dimensioni occupate dal sistema GED al 31/12/2016 (stima): 18 Terabyte.

Per quanto riguarda i volumi del sistema di Protocollo, si forniscono i seguenti dati:

• Totale documenti protocollati nell’anno solare 2014: circa 6.100.000.

• Totale documenti protocollati nell’anno solare 2015: circa 7.500.000.

La tabella seguente riporta una classificazione dei volumi documentali gestiti dal sistema di Protocollo su base annuale nell’anno 2014.

Tipologia	N° documenti
Documenti in entrata	2.600.000
Documenti interni	2.300.000
Documenti in uscita	900.000
Documenti misti (uscita e interni)	300.000
TOTALE	6.100.000

Per quanto riguarda la sezione “Reclami”, nel 2015 l’Amministrazione ha gestito tramite le funzionalità offerte dal GED l’iter di circa 25.200 (venticinquemiladuecento) segnalazioni.

Per quanto riguarda la sezione “Trasparenza”, nel 2015 l’Amministrazione ha gestito tramite le funzionalità offerte dal GED l’iter di circa 20.000 (ventimila) richieste di accesso agli atti.

Per quanto riguarda la sezione “CCVLPS”, nel 2015 l’Amministrazione ha gestito tramite le funzionalità offerte dal GED l’iter di circa 770 (settecentosettanta) richieste pareri.

Per quanto riguarda la sezione “Notifiche”, nel 2015 l’ufficio “Messi Notificatori” del Segretariato- Direzione Generale ha gestito tramite le funzionalità offerte dal GED l’iter di notifica di circa 40.000 (quarantamila) atti.

Per quanto riguarda la sezione “Albo pretorio”, “Albo utenti esterni”, “Albo net”, si forniscono i seguenti dati:

• Numero documenti pubblicati sulla sezione “albo pretorio online” del portale di Roma Capitale tramite le apposite funzionalità del GED2: 46.500 circa nel 2015, 43.600 circa nel 2014. Dal 1/01/2011 (anno di avvio dell’albo pretorio on-line), sono state effettuate oltre

190.000 pubblicazioni.

• Nel 2015, il 60% delle pubblicazioni pervenivano dalle strutture interne dell’Ente, il 40% da terzi accreditati (altre p.a. o altri enti) (tramite l’applicazione “Albo Utenti Esterni”).

Dal punto di vista del numero di utilizzatori, sono attualmente abilitati circa n.11.000 utenti, dei circa n.26.000 dipendenti dell’Ente ed ogni giorno operano sul sistema oltre 4.000 dipendenti.

In Figura 4, è riportata una tabella indicativa del numero di utilizzatori giornalieri delle varie sezioni che compongono il GED.

2 Come già indicato nella descrizione funzionale, i numeri riportati non includono le pubblicazioni di matrimonio, anche esse soggette a pubblicità legale, che sono pubblicate nella sezione del portale “Pubblicazioni di matrimonio”, tramite un’altra applicazione non oggetto di questo appalto.

Figura 4 - Numero utilizzatori GED giornalieri suddivisi per sezione

4.5.2 SIGEP, Deliberazioni e Atti, Convocazioni Organi Deliberanti e Deliberazioni on-line

La tabella seguente riporta i volumi documentali gestiti dal sistema SIGEP, Deliberazioni e atti, Deliberazioni on-line su base annuale (dati riferiti all’anno 2015).

Tipologia	N° documenti
Proposte di provvedimento	1.500
Provvedimenti repertoriati	1.200
Movimentazione documenti tra uffici	6.000
Atti caricati e pubblicati dal personale di Roma Capitale	8.500

All’utilizzo di SIGEP sono attualmente abilitati 495 utenti. Ogni giorno, operano sul sistema circa 100 utenti concorrenti. La procedura “Deliberazioni e atti” esposta sul Portale Istituzionale di Roma Capitale viene consultata dai cittadini mediamente 600/700 volte al giorno.

Al sistema “Deliberazioni on-line” sono abilitati 60 utenti (fase di sperimentazione che coinvolge due dipartimenti).

4.6 Ambienti

Il ciclo di vita dei progetti afferenti il documentale prevede l’impiego di tre ambienti:

1. Sviluppo

2. Collaudo

3. Esercizio

4.6.1 Gestione degli ambienti

La gestione sistemistica dell’ambiente di esercizio è a carico dell’Amministrazione che vi provvede in proprio e mediante altro Fornitore. L’impresa aggiudicataria del presente appalto avrà l’onere di gestire in proprio tutti gli ambienti di sviluppo e collaudo.

4.6.2 Ciclo di sviluppo e Go-Live

Si evidenzia che Roma Capitale dispone di un processo specifico che regola l’avvio in esercizio delle procedure (nuove e/o modificate): esso stabilisce le norme e i tempi di interazione tra i team applicativi (tra cui rientrerà l’impresa aggiudicataria del presente appalto) e il Fornitore attualmente responsabile dell’appalto di conduzione dei Sistemi Centrali di Roma Capitale.

Detto processo, il cui dettaglio sarà fornito durante la fase di transizione, è previsto a garanzia del buon esito delle procedure tecniche di sviluppo, test, ed esercizio del software. All’impresa aggiudicataria, a fronte di esigenze specifiche, potrà essere richiesto di provvedere con altre modalità e tempi più brevi e/o differenti, comunque comunicati con debito anticipo; in ogni caso, le regole per l’accettazione e l’avvio in esercizio vengono stabilite autonomamente da Roma Capitale.

4.6.3 Versioni, compatibilità, variazione dello stack

Le tecnologie che compongono gli ambienti di sviluppo, test ed esercizio potranno subire variazioni nel livello/numero di versione sia durante il periodo di assegnazione del presente Bando sia durante il periodo contrattuale: il Fornitore aggiudicatario è tenuto ad adeguarsi alle versioni di

prodotto degli strumenti tecnologici utilizzati definite da Roma Capitale all’atto dell’aggiudicazione, senza oneri aggiuntivi per l’Amministrazione.

Inoltre, Roma Capitale potrà, per proprie esigenze tecniche e/o economiche e/o organizzative, apportare variazioni anche significative allo stack tecnologico e agli ambienti attualmente esistenti: al Fornitore sarà richiesto di adeguare prontamente ed efficacemente il personale e gli strumenti in dotazione senza oneri aggiuntivi per l’Amministrazione.

5 IL CONTESTO ISTITUZIONALE

Il sistema documentale GED eroga un servizio trasversale a tutte le strutture dell’amministrazione. A tal fine, come previsto dal DPR-445/2000 (“Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa”), l’amministrazione è organizzata in Aree Organizzative Omogenee (attualmente 72), corrispondenti sommariamente alle macro- strutture di cui è composto l’ente, più i Gruppi della Polizia Locale di Roma Capitale. Per ciascuna AOO, il Responsabile della Gestione Documentale è individuato nel Dirigente di livello apicale della relativa struttura.

Il sistema SIGEP afferisce ai processi di business del Segretariato - Direzione Generale, della Giunta Capitolina e dell’Assemblea Capitolina, e rende fruibili le deliberazioni e gli atti ai cittadini sul portale istituzionale dell’amministrazione, nonché gli Ordini del Giorno e dei Lavori ai componenti della Giunta e dell’Assemblea Capitolina.

Il sistema “Deliberazioni on-line”, pur progettato per erogare servizi a tutti i dipartimenti, per il momento è disponibile in esercizio come progetto pilota esclusivamente tra il Dipartimento Innovazione Tecnologica e il Segretariato Direzione Generale.

5.1 Riferimenti normativi

Si riportano di seguito alcuni riferimenti normativi afferenti il sistema documentale di Roma Capitale. In considerazione del continuo evolversi della normativa, l’elenco non potrà considerarsi esaustivo: al Fornitore è richiesta una perfetta e puntuale competenza normativa sui temi oggetto di questo Capitolato.

• DPR 445/2000 “Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa”

• DPR 428/1998 “Regolamento recante norme per la gestione del protocollo informatico da parte delle amministrazioni pubbliche”

• DPCM 3-2013 “Regole tecniche per il protocollo informatico”

• DPCM 3-2013 in materia di sistema di conservazione

• DPCM 13-11-2014 Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni.

• D.lgs. 33/2013 riguardante gli obblighi di pubblicità, trasparenza e diffusione di informazioni da parte delle pubbliche amministrazioni

• L. 241/1990: Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi. (Trasparenza atti amministrativi);

• L. 69/2009 artt. 32 e 67, in materia di pubblicità legale on-line

• L. 265/1999 art.10 e artt. dal n. 137 al n. 151 del codice di procedura civile, in relazione alle attività dei messi comunali

• D.lgs 82-2005 e ss.mm.ii.: Codice dell’Amministrazione Digitale, con particolare riferimento alle modifiche recentemente apportate dal D.lgs. 179/2016.

• Legge n. 4/2004 e circolare AGID 61/2013 in merito alle novità introdotte dal DL 179/2012.

• D.lgs. 196/2003: Codice in materia di protezione dei dati personali.

5.2 Standard e metodologie applicabili

Il Fornitore sarà tenuto a rispettare gli standard di settore per l’erogazione dei servizi descritti in questo Capitolato, con particolare riferimento alle best practice ITIL (per le parti applicabili al contesto qui descritto); è inoltre richiesta una attenzione particolare alla gestione della qualità, onde assicurare un supporto pieno, esaustivo, continuativo all’Utenza dei sistemi qui descritti.

6 DESCRIZIONE DEI SERVIZI

6.1 Servizi di Base

I Servizi di Base e Realizzativi si articolano in:

o MAD - Manutenzione Adeguativa

o MEV a ciclo ridotto

o MEV - Manutenzione evolutiva

6.1.1 MAD - Manutenzione Adeguativa

(servizio di riferimento: “Servizio di Sviluppo, Manutenzione evolutiva, adeguativa e migliorativa di Software ad hoc” di cui al par. 4.1.1 del Capitolato Tecnico dell’AQ-SA)

Il servizio comprende tutte le attività di manutenzione volte ad assicurare la costante aderenza degli applicativi all’evoluzione dell’ambiente tecnologico del sistema informativo e a garantire l’adeguamento del software a seguito di modifiche di norme o disposizioni di legge, modifiche organizzative, amministrative, dei processi interni o delle esigenze funzionali dell’Amministrazione. Rientrano in tale ambito le attività di modifica alle procedure, alle funzionalità, alle sezioni ed ai programmi volte a

• assicurarne la costante aderenza delle applicazioni alle più recenti versioni dei software di base (es. Application Server, http Server), di librerie e package esterni utilizzati all’interno del codice sorgente, del sistema operativo, del database, e comunque a loro versioni ancora in corso di supporto da parte dei produttori.

• a recepire il cambiamento di requisiti (organizzativi, normativi, ambientali), che non impattano in modo rilevante su funzionalità e architettura applicativa e basi dati.

L’Amministrazione si riserva il diritto di decidere se una attività rientra nella manutenzione correttiva, adeguativa o evolutiva a ciclo ridotto, qualora tale classificazione non sia immediata. Solo in casi eccezionali e a giudizio dell’Amministrazione, in base alle regole di ragionevolezza tecnica, potranno essere considerati interventi da far ricadere nell’ambito della MEV.

Rientrano, inoltre, nell’ambito del servizio di manutenzione MAD:

• il supporto ai contributi di competenza sistemistica e specialistica di prodotto necessari alla corretta esecuzione dell’attività;

• gli adeguamenti dovuti a cambiamenti di condizioni di contorno (ad es: per variazione del numero di utenti, per migliorie di performance, per aumento delle dimensioni delle Base Dati, ecc.).

• l’analisi dei requisiti obbligatori, espliciti ed impliciti, relativi all’intervento da realizzare;

• la definizione dei test da effettuare per garantire che quanto realizzato sia conforme ai requisiti richiesti;

• la produzione e l’aggiornamento della documentazione di progetto (manuali tecnici e utente, documentazione tecnica) al fine della formazione degli utenti e dei tecnici dell’ Amministrazione specifica per il software oggetto dell’intervento;

• la verifica del modello di funzionamento del servizio e tutta la documentazione;

• il rilascio della soluzione modificata (o l’inoltro del pacchetto da rilasciare) negli ambienti di collaudo ed esercizio secondo le politiche di sicurezza definite dall’Amministrazione;

• la comunicazione dell’esito al servizio di assistenza e ai referenti dell’Amministrazione

• l’aggiornamento del repository di progetto (se disponibile), dello strumento di gestione degli interventi (se disponibile), dello strumento per l’inventario funzionale del software

Per i livelli di servizio di ripristino delle applicazioni a fronte di malfunzionamento e le relative penali si rimanda al capitolo 9 – “SLA - Livelli di servizio e penali”. Per gli interventi, i cui livelli di servizio non sono descritti, il Fornitore concorderà con l’Amministrazione un piano temporale e una priorità dell’intervento che saranno oggetto di incontri mensili per la verifica dell’andamento delle attività rispetto alle esigenze dell’Amministrazione.

6.1.2 MEV a ciclo ridotto

(servizio di riferimento: “Servizio di Sviluppo, Manutenzione evolutiva, adeguativa e migliorativa di Software ad hoc” di cui al par. 4.1.1 del Capitolato Tecnico dell’AQ-SA)

Il servizio comprende piccole evoluzioni del sistema caratterizzate da una breve durata delle attività e che non comportano significative modifiche nella baseline, né sostanziale reingegnerizzazione del sistema. Questo particolare servizio, pur essendo a tutti gli effetti un servizio di sviluppo, viene inserito all'interno dei servizi a canone in quanto, sia per la frequenza di utilizzo, sia per le modalità di esecuzione, risulta analogo agli altri servizi continuativi. Le modifiche che verranno effettuate ricorrendo al servizio di manutenzione evolutiva a ciclo ridotto non scaturiscono da malfunzioni ma sono finalizzate a migliorie o a variazioni di requisiti di modesta entità.

A titolo esemplificativo e non esaustivo, sono compresi in questo servizio:

o L’introduzione di migliorie atte ad arricchire il Sistema di altre caratteristiche non funzionali, quali l’usabilità, le prestazioni, ecc.

o La reingegnerizzazione di sistemi e/o sottosistemi con impatti contenuti sull’architettura software di riferimento, a parità di funzionalità erogate.

o La creazione/modifica di una maschera (di inserimento o visualizzazione dati) o di un report

o di una tabella, modificandone il layout (messaggistica, etichette, icone, immagini o banner) o prevedendo l’aggiunta o eliminazione di campi o di controlli o di voci a elenco, senza modifica sostanziale della logica applicativa sottostante.

o L’aggiunta di notifiche e-mail in corrispondenza di determinati eventi (es. selezione di un determinato pulsante), o modifica del formati dei dati (numerico/alfanumerico, dimensioni massime ecc.), o modifica dell’obbligatorietà di un campo in una maschera (es. da facoltativo a obbligatorio o viceversa).

o La correzione di una porzione dei dati contenuti in un ambiente (incluso l’ambiente di Esercizio), la correzione/modifica massiva dei diritti di accesso (lettura/scrittura/modifica) ai dati e similari, tramite funzionalità di back-office o tramite la realizzazione di script di modifica massiva, modifica dell’organizzazione dei dati (fascicoli, cartelle, ecc.).

Il precedente elenco ha carattere esemplificativo e non esaustivo. L’Amministrazione si riserva di valutare ed ampliare la tipologia di interventi oggetto di manutenzione evolutiva a ciclo ridotto in corso d’opera, di concerto con l’Aggiudicatario. L’Amministrazione si riserva il diritto di decidere se una attività rientra nella manutenzione correttiva, adeguativa o evolutiva a ciclo ridotto, qualora tale classificazione non sia immediata.

Rientrano, inoltre, nell’ambito del servizio di manutenzione MEV a ciclo ridotto:

• la presa in carico delle segnalazioni pervenute al servizio di Help Desk o di assistenza utenti che non si qualificano come attività di manutenzione correttiva;

• la stima dell’effort necessario all’esecuzione dell’attività

• l’analisi dei requisiti obbligatori, espliciti ed impliciti, relativi all’intervento da realizzare;

• L’eventuale supporto ai referenti delle attività sistemistiche e specialistiche di prodotto necessari alla corretta esecuzione dell’attività;

• la definizione dei test da effettuare per garantire che quanto realizzato sia conforme ai requisiti richiesti;

• la verifica del modello di funzionamento del servizio e tutta la documentazione;

• il rilascio della soluzione modificata (o l’inoltro del pacchetto da rilasciare ai referenti dell’Amministrazione) negli ambienti di collaudo ed esercizio secondo le politiche di sicurezza definite dall’Amministrazione;

• la comunicazione dell’esito al servizio di assistenza e ai referenti dell’Amministrazione

• l’aggiornamento del repository di progetto (se disponibile), dello strumento di gestione degli interventi (se disponibile), dello strumento per l’inventario funzionale del software

6.1.3 MEV - Manutenzione evolutiva

(servizio di riferimento: “Servizio di Sviluppo, Manutenzione evolutiva, adeguativa e migliorativa di Software ad hoc” di cui al par. 4.1.1 del Capitolato Tecnico dell’AQ-SA)

I servizi di manutenzione evolutiva (MEV) comprendono tutte le attività relative:

• all’introduzione di nuove funzionalità, attualmente non presenti, nei sistemi oggetto dell’appalto;

• all’introduzione di migliorie atte ad arricchire i sistemi di altre caratteristiche non funzionali, quali l’usabilità, le prestazioni, etc.;

• alla reingegnerizzazione di sistemi e/o sottosistemi con impatti rilevanti sull’architettura software di riferimento;

• all’ampliamento della gamma dei servizi già offerti dall’Amministrazione;

• alla realizzazione di nuovi sviluppi progettuali per adeguamenti normativi particolarmente importanti in termini applicativi.

Nell’erogazione di tali servizi, il Fornitore si impegna a realizzare le seguenti attività:

• l’individuazione e condivisione con l’Amministrazione delle soluzioni tecnologiche più appropriate per il soddisfacimento puntuale dei requisiti;

• la produzione e l’aggiornamento della documentazione relativa a tutti gli aspetti, sistemistici ed applicativi e il relativo aggiornamento di baseline;

• la garanzia di elevati livelli di sicurezza applicativa e di infrastruttura, facendo riferimento e applicando i vincoli imposti dalla normativa vigente in materia di sicurezza informatica e tutela della privacy;

• l’aderenza a tutta la normativa vigente;

• il supporto all’acquisizione del know-how da parte del personale dell’Amministrazione, attraverso affiancamento professionale.

6.1.4 Sistemi oggetto dei Servizi di Base

I sistemi oggetto dei servizi di base sono quelli descritti al capitolo 4 del presente Capitolato Tecnico, nonché tutto il parco applicativo risultante dalle manutenzioni evolutive attivate nell’ambito del presente affidamento.

6.1.5 Principali requisiti per le applicazioni ed i prodotti realizzati

Tutto il software applicativo appositamente realizzato per l’esecuzione della presente fornitura:

• dovrà essere consegnato in formato "sorgente", a meno degli eventuali prodotti software di mercato le cui licenze d'uso precludano il rilascio nel predetto formato;

• resterà di esclusiva proprietà dell'Amministrazione alla scadenza del contratto;

• dovrà essere corredato, al minimo, della documentazione tecnica di analisi, progettazione, realizzazione, test, configurazione ed amministrazione, manuale utente, in conformità con quanto indicato nel presente Appalto Specifico.

La lista non si intende esaustiva e potrà essere ampliata secondo le necessità dell’amministrazione previa comunicazione scritta, secondo le esigenze di esercibilità di ciascun servizio.

Tutti i prodotti software rilasciati dovranno garantire inoltre:

• rispetto dei requisiti di accessibilità (legge n. 4 del 9 gennaio 2004);

• aderenza alle raccomandazioni del World Wide Web Consortium (W3C) [HTTP 1.1, HTML

4.0.1 strict, XHTML 1.0 strict o XHTML 1.1, CSS 2.0 e xForms (eXtended Forms), HTML 4 e superiori];

• compatibilità con i browser: Internet Explorer 7.x e superiori, Safari 3.0 e superiori, Firefox

2.0 e superiori; Opera 6.0/7.0 e superiori (raccomandato); Google Chrome 3.0 e superiori (raccomandato);

• accesso sicuro a pagine web secondo gli standard SSL/TLS;

• compatibilità con i principali standard relativi alla gestione dei contenuti [JSR 168, JSR 170, WSRP 1.0];

• compatibilità con gli standard XML, RDF, RSS relativi ai formati di descrizione dei contenuti;

• compatibilità con gli standard internazionali ISO 9241-11, ISO 9126-4: effectiveness, efficiency, (safety), satisfaction; ISO 20282-2: Usability of every day products.

Tali garanzie potranno essere ulteriormente estese dall’Amministrazione sulla base di specifiche esigenze di progetto (requisiti non funzionali) o a seguito di variazioni o adozione di nuovi standard in termini di architettura, piattaforma, sicurezza, granularità ed altro. La documentazione riguardante eventuali standard interni verrà consegnata al fornitore in corso di pianificazione dei programmi di sviluppo.

Tutte le componenti applicative che verranno realizzate e che riguardano l’interazione con i Sistemi Informativi di altre Amministrazioni dovranno rispettare gli standard previsti dal Sistema Pubblico di Connettività per la cooperazione applicativa, nonché favorire, attraverso la massimizzazione dell’uso degli standard, il riuso del software sviluppato. Il fornitore garantisce inoltre all’amministrazione il diritto di disporre dei programmi realizzati nell’ambito del presente affidamento, ai fini del riuso da parte di Roma Capitale o di altre amministrazioni. L’Amministrazione si riserva di eseguire audit mirati alla verifica del rispetto degli standard architetturali e di sicurezza. In caso di non conformità il Fornitore sarà tenuto, senza alcun onere per Roma Capitale, ad adeguare le applicazioni agli standard di cui sopra.

6.2 Servizi Complementari

I servizi complementari oggetto della presente fornitura sono:

• ASS+HD - Servizi di Supporto (Gestione e conduzione applicativa, Help desk, Access Management)

• MAC – Xxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxx

• SSP - Dematerializzazione dei processi e Amministrazione digitale

6.2.1 ASS+HD - Servizi di Supporto (Gestione e conduzione applicativa, Help desk, Access Management)

(servizio ricompreso all’interno di “Gestione Applicativi” di cui al par. 4.2.1 del Capitolato Tecnico dell’AQ-SA)

I servizi di supporto hanno l’obiettivo di mantenere funzionante ed in piena efficienza i sistemi dati in gestione, ridurre i tempi di fermo di sistemi e apparecchiature, minimizzare i tempi di fermo

manutentivo, e gestire le richieste d’intervento provenienti dall’Amministrazione in maniera tempestiva.

Nell’erogazione di tali servizi, sono comprese tutte le attività relative alla gestione e conduzione applicativa dei sistemi documentali, nel rispetto dei livelli di servizio (SLA), e tutte quelle legate al supporto fornito agli utenti dei sistemi. Questo servizio viene erogato per tutte le procedure ed i sistemi in ambito e consiste nella fornitura all’utente di un’assistenza su problematiche specifiche che richiedono un intervento approfondito sulle modalità d’utilizzo delle transazioni e delle modalità d’analisi delle situazioni preesistenti, sulla registrazione delle informazioni e sulla gestione delle anomalie.

In tale ambito rientrano i servizi di gestione e conduzione applicativa, di Help Desk, di access management e di formazione.

Di seguito si riportano, a titolo esemplificativo e non esaustivo, le attività che il Fornitore si impegna a realizzare:

Servizi di gestione e conduzione applicativa:

• La presa in carico di nuove funzionalità in esercizio:

o schedulazione e pianificazione del rilascio in esercizio di nuove funzionalità;

o presa in carico dei prodotti per la gestione: procedure, parametri e tabelle, manuale utente, manuale di gestione, definizioni relative ai dati;

o supporto alla predisposizione dell’ambiente di esercizio e di quanto necessario a consentire l’inizio delle attività da parte degli utenti;

o gestione della nuova configurazione;

• La configurazione degli ambienti di sviluppo e test delle applicazioni;

• La verifica e l’aggiornamento della documentazione delle funzionalità in esercizio e di eventuale documentazione specifica della gestione applicativa contenente FAQ, modi d’uso, modalità di esecuzione di particolari attività del servizio di gestione (ad esempio manutenzione preventiva, workaround, etc.) in collaborazione con i gruppi di sviluppo che sono responsabili della manualistica utente e dei documenti per la gestione del software;

• Il supporto nelle attività di aggiornamento, allineamento, eventuali spostamenti o migrazioni degli archivi documentali e delle banche dati;

• La gestione della schedulazione delle procedure batch e il controllo dell’esito;

• Il monitoraggio continuo di tutte le componenti software che costituiscono il servizio al fine di prevenire, ove possibile, o di individuare tempestivamente le anomalie;

• L’elaborazione e la produzione di report riepilogativi e di dettaglio relativi all’utilizzo e alle performance delle componenti applicative.

Help Desk nell’esercizio delle applicazioni: con il compito primario di fornire una struttura di Help Desk (HD), volto a fornire tutte le informazioni necessarie a supportare gli utenti dei sistemi oggetto dell’appalto nell’utilizzo delle applicazioni e nella fruizione dei servizi, secondo le modalità previste nei manuali d’uso. Il Fornitore dovrà prevedere opportune modalità operative/organizzative per gestire i picchi di richieste di supporto in determinati periodi dell’anno (es. a seguito dell’introduzione di modifiche alle funzionalità maggiormente utilizzate del sistema, negli ultimi giorni di ciascun trimestre, durante la fase preparatoria delle elezioni e nei giorni delle elezioni).

Di seguito si riportano, a titolo esemplificativo e non esaustivo, le attività che il Fornitore si impegna a realizzare:

• Help desk (problematiche operative delle procedure):

o Ricezione e registrazione di tutte le segnalazioni degli utenti, classificazione e prioritizzazione delle richieste;

o Gestione delle segnalazioni di malfunzionamenti delle applicazioni, governando ove necessario l’escalation verso il Servizio di Manutenzione correttiva ed adeguativa (MAC/MAD) o Gestione e conduzione Applicativa per la risoluzione degli errori relativi al software preesistente;

o Gestione diretta delle richieste utente di diretta competenza, ad esempio, informazioni per la fruizione delle funzionalità del sistema, ecc. ;

o Partecipazione alle attività di problem management;

o Rilevazione e smistamento di tutte le richieste che non sono di sua diretta competenza attivando i servizi più appropriati;

o Trouble-shooting;

o Identificazione delle cause dei problemi, coinvolgendo le diverse professionalità offerte dal Fornitore;

o Comunicazione di soluzione note a problemi segnalati, anche mediante l’utilizzo di FAQ, workaround, ecc;

o Implementazione di procedure di smistamento delle richieste presso gli opportuni centri di competenza;

• Gestione di richieste non standard: il servizio viene erogato dall’Help Desk ed è focalizzato nell’espletamento di quelle richieste che per loro natura sono eterogenee e tendenzialmente non ripetitive. A titolo di esempio si riporta una lista non esaustiva:

• Richiesta di Reportistica non standard;

• Estrazioni di dati e statistiche;

• Richieste relative a statistiche di accesso a dati o servizi;

• Modifiche alla configurazione delle applicazioni;

• Richieste di supporto al personale di conduzione sistemistica (RTI);

• Fornitura di Supporto On Site su richiesta dell’Amministrazione.

Access management: ricezione, gestione e implementazione delle richieste di abilitazione utente all’applicativo, di modifiche di profilatura utente, di modifiche della struttura degli uffici all’interno delle AOO, di modifica delle AOO, gestione della verifica periodica del sistema di autorizzazione (cfr. l.196/2003 all.B. punti elenco n. 7, n.14, n.15).

All’interno del canone di questo servizio, è prevista l’erogazione di alcune giornate lavorative al di fuori del normale orario di lavoro a fronte di richieste eccezionali e di carattere non ripetitivo dell’Amministrazione, al fine di ottenere supporto operativo in periodi che eccedono il normale orario di servizio, sia in termini di prolungamento dell’operatività del servizio sia in occasione di giornate non lavorative. L’Amministrazione potrà attivare il servizio extra orario, nei termini e le modalità previste dal Capitolato Tecnico dell’Accordo Quadro.

Nell’ambito dei servizi descritti, il Fornitore, con periodicità trimestrale, dovrà predisporre tutta la reportistica sulle attività svolte nel periodo di riferimento nell’ambito del servizio, le richieste di assistenza gestite, i prodotti-servizio richiesti, i tempi di erogazione del servizio, al fine di consentire la valutazione del servizio erogato.

Il Fornitore dovrà rendere disponibile la ricezione di segnalazioni relative a malfunzionamenti in maniera continuativa (24h/7gg), garantendo i livelli di servizio indicati al capitolo 12.

6.2.1.1 Primo mese di erogazione dei servizi di supporto

Durante il primo mese di erogazione del presente servizio, il Fornitore dovrà verificare la rispondenza ai requisiti di quanto acquisito nella fase di subentro e garantire la piena operatività degli strumenti predisposti. Durante questo mese, l’Amministrazione, con la collaborazione del fornitore uscente, provvederà alle opportune verifiche. Le fasi di presa in carico (due mesi) e il

successivo primo mese dovranno concludersi con il buon esito del collaudo degli strumenti a supporto della fornitura (par 10.2.1).

6.2.2 MAC - Manutenzione Correttiva

(servizio di riferimento: “Servizio Manutenzione Correttiva” di cui al par. 4.2.2 del Capitolato Tecnico dell’AQ-SA)

Il servizio si pone, come obiettivo, la rimozione delle cause e degli effetti dei malfunzionamenti delle procedure e dei programmi in esercizio. Sono innescati da impedimenti all'esecuzione dell'applicazione o dalle differenze riscontrate fra l'effettivo funzionamento del software applicativo e quello atteso previsto dalla relativa documentazione tecnica. Sono altresì oggetto di interventi di manutenzione correttiva i malfunzionamenti derivanti da difetti (errori presenti nel software, latenti finché non rilevati, che danno luogo a malfunzione) presenti nel codice sorgente e non rilevati durante il ciclo di sviluppo, test e collaudo della specifica applicazione. Per malfunzioni derivanti da difetti non imputabili al software applicativo ma ad errori tecnici, operativi o ad altre componenti tecnologiche infrastrutturali (ad es. software di base, d’ambiente, rete…) i servizi di manutenzione correttiva dovranno comunque assicurare un valido supporto all’attività diagnostica sulla causa della specifica malfunzione, la cui soluzione è comunque demandata ad altre strutture.

L’Amministrazione si riserva il diritto di decidere se una attività rientra nella manutenzione correttiva, adeguativa o evolutiva a ciclo ridotto, qualora tale classificazione non sia immediata.

Rientrano, inoltre, nell’ambito del servizio di manutenzione MAC:

• la presa in carico delle segnalazioni pervenute al servizio di Help Desk o di assistenza utenti;

• l’analisi delle cause ed effetti delle anomalie rilevate sui sistemi con le adeguate e conseguenti azioni di registrazione e segnalazione degli stessi;

• l’analisi dei requisiti obbligatori, espliciti ed impliciti, relativi all’intervento da realizzare;

• i contributi di competenza sistemistica e specialistica di prodotto necessari alla corretta soluzione del malfunzionamento;

• l’individuazione e la formulazione delle possibili soluzioni con evidenza degli impatti sul sistema;

• la definizione dei test da effettuare per garantire che quanto realizzato sia conforme ai requisiti richiesti;

• la verifica del modello di funzionamento del servizio e tutta la documentazione;

• il rilascio della soluzione modificata (o l’inoltro del pacchetto da rilasciare ai referenti dell’amministrazione) negli ambienti di collaudo ed esercizio secondo le politiche di sicurezza definite dall’Amministrazione;

• la comunicazione dell’esito al servizio di assistenza e ai referenti dell’Amministrazione

• l’aggiornamento del repository di progetto (se disponibile), dello strumento di gestione degli interventi (se disponibile)

6.2.3 SSP - Dematerializzazione dei processi e Amministrazione digitale

(servizio di riferimento: “Servizio Supporto Specialistico” di cui al par. 4.2.4 del Capitolato Tecnico dell’AQ-SA)

Roma Capitale, in coerenza con le normative in materia di amministrazione digitale, ha da tempo avviato un importante percorso di informatizzazione dei procedimenti e di dematerializzazione del patrimonio documentale dell’Ente allo scopo di semplificare l’azione amministrativa e il correlato rapporto con i cittadini.

Il Codice dell’Amministrazione Digitale (D. Lgs. n. 82/2005 e ss.mm.ii., con particolare riferimento alle modifiche recentemente apportate dal D.lgs. 179/2016), e i relativi recenti decreti attuativi, ha altresì promosso significative evoluzioni nella gestione documentale delle PA, in termini di formazione e conservazione dei documenti informatici.

In questo scenario di progressiva e continua evoluzione è essenziale disporre di strumenti e metodologie volte a garantite l’evoluzione del sistema documentale dell’ente al fine di supportare

ogni necessità di adeguamento operativo e gestionale rispetto alle continue evoluzioni normative e regolamentari ma, soprattutto, promuovere semplificazione e cambiamento.

Un’adeguata gestione dei flussi documentali costituisce, infatti, il fattore abilitante della re- ingegnerizzazione dei processi amministrativi. La corretta implementazione di strumenti, organizzativi prima ancora che tecnologici, consente una concreta semplificazione delle procedure ed un reale efficientamento della macchina gestionale.

Un’efficace gestione dei flussi documentali è, ancora, strumentale alla dematerializzazione della pubblica amministrazione e al perseguimento degli obiettivi di connettività, interoperabilità e cooperazione applicativa, condivisi a livello internazionale.

Il Servizio di Supporto Specialistico deve quindi comprendere un insieme integrato di attività propedeutiche, integrative ed ausiliarie rispetto agli altri servizi erogati nell’ambito della fornitura oggetto del presente appalto al fine di renderne sinergiche ed esaustive tutte le componenti, supportare le linee di sviluppo ed evoluzione sin qui delineati al fine di consentire al Sistema Informativo documentale di Roma Capitale di evolvere verso il modello target, integrando al suo interno le interfacce e le funzionalità necessarie.

Gli obiettivi del servizio sono, sostanzialmente, i seguenti:

• analisi dei processi per la gestione dei flussi documentali, individuazione di possibili aree di miglioramento in cui proporre all’Amministrazione efficientamenti degli scenari applicativi esistenti e reingegnerizzazioni delle procedure attualmente in uso;

• supporto e assistenza su tematiche funzionali/amministrative per la risoluzione di problemi d’interpretazione delle norme d’uso, di modifiche di carattere normativo, attivando specialisti tecnologici ed esperti di settore (problem solving di alto livello);

• progettare nuove applicazioni e/o evoluzioni delle attuali applicazioni, garantendone la coerenza rispetto alle normative vigenti e al risultato atteso;

• indirizzare attività di integrazione e di supporto nelle fasi di progettazione e realizzazione degli standard architetturali e tecnologici alla base dell’intera infrastruttura del sistema informatico comunale, nell’ambito delle competenze sistemistiche coinvolte dall’erogazione dei servizi del presente appalto.

• definizione e attuazione degli interventi necessari a rendere operativo il modello target, attraverso l’evoluzione dei processi, delle procedure, e delle modalità operative che caratterizzano il contesto organizzativo di riferimento.

• attività di accompagnamento e supporto all’introduzione del nuovo modello, in termini di definizione e realizzazione di prototipi, gestione di metodi e strumenti operativi per la comunicazione, per la formazione e il supporto operativo agli utenti (Change Management).

• ulteriori esigenze di analisi di dettaglio funzionali e architetturali, nonché studi di fattibilità con analisi costi/benefici, necessari per consentire a Roma Capitale un’evoluzione del proprio sistema informativo documentale che risulti costantemente al passo con i propri obiettivi e con la normativa vigente;

6.3 Servizi Accessori

6.3.1 FOR - Formazione

(servizio di riferimento: “Servizio Formazione ed Addestramento” di cui al par. 4.3.2 del Capitolato Tecnico dell’AQ-SA)

Il servizio di Formazione prevede l’erogazione di giornate di formazione on-site ai dipendenti dell’Amministrazione, presso le strutture Capitoline. Il servizio è erogato in modalità continuativa, stante la frequente rotazione del personale e l’ammontare dei differenti processi sottostanti agli applicativi oggetto del presente affidamento e prevede in particolare:

• l’erogazione di formazione permanente, come definito nel “Piano di Trasferimento di know-how” (paragrafo 6.5)

• la fornitura di assistenza agli utenti su problematiche specifiche che richiedono interventi approfonditi e necessita di profonda conoscenza dei regolamenti delle modalità e delle normative.

6.4 Attività Propedeutiche all’erogazione dei servizi

PRESA IN CARICO (SUBENTRO)

Tale servizio prevede:

• La predisposizione di alcuni documenti di progetto (verbale di avvio delle attività, piano di subentro, piano di lavoro generale, piano della qualità generale, piano della sicurezza, verbale di avvio dell’esecuzione del contratto, come descritti al cap.10.2)

• la presa in carico (o eventualmente il porting) di tutti i sistemi di gestione della fornitura, le applicazioni ed i dati contenuti ed in uso per l’esercizio dei sistemi, compresi i servizi on- line e il servizio di help desk.

• L’affiancamento con l’Amministrazione o con il fornitore uscente per la comprensione di processi organizzativi e istruzioni operative in uso.

• La predisposizione, configurazione e validazione da parte dell’Amministrazione degli strumenti a corredo della fornitura.

Tutte le attività di presa in carico del servizio sono a titolo gratuito, dunque il fornitore non percepirà nessun corrispettivo per le attività di addestramento ed affiancamento, necessarie ad attivare i servizi di manutenzione.

Massima attenzione dovrà essere posta nella pianificazione e nell’esecuzione del subentro al fine di assicurare la continuità della prestazione dei servizi al temine della Presa in Carico del Servizio. Gli applicativi oggetto di Presa in carico, in quanto ambito dei servizi da erogare per tutta la durata del contratto, sono quelli definiti nel capitolo 4 “FACT - FUNZIONALITÀ E CARATTERISTICHE TECNOLOGICHE”.

Sono a carico del Fornitore la progettazione e la realizzazione di tutte le attività necessarie per acquisire le conoscenze sui sistemi, rientranti nell’ambito del presente servizio, indispensabili per poter erogare, in modo efficace ed efficiente e con piena responsabilità del risultato, i servizi richiesti sulla base del Piano di Subentro approvato.

In fase di presa in carico, il Fornitore dovrà configurare e attivare gli strumenti a supporto della fornitura (cap. 9) previsti nell’Offerta tecnica e renderli disponibili all’amministrazione; inoltre, dovrà attivare tutti gli ulteriori strumenti SW di supporto che ritiene necessari e finalizzati a una corretta gestione delle applicazioni.

Inoltre il Fornitore dovrà adeguare e approfondire tutta la documentazione tecnica consegnata dall’Amministrazione sulla base degli strumenti che riterrà necessario fornire all’Amministrazione. Durante la presa in carico, il Fornitore si impegna ad attivare un Repository centralizzato contenente tutti gli elementi del patrimonio applicativo della fornitura (vedi cap.9). Il Fornitore si impegna a gestire, aggiornare e manutenere tale Repository, costituente l’inventario di tutto il SW, sia a partire dal caricamento della baseline del software ad inizio del periodo contrattuale e di tutte le relative variazioni che intercorrano durante il periodo di validità contrattuale, sia quello che svilupperà nell’ambito di questa fornitura.

Al termine della fase di subentro, il Fornitore avrà a disposizione un ulteriore mese, per garantire la piena operatività di quanto predisposto nella fase di presa in carico vedi par. 6.2.1.1 .

PRESENTAZIONE CV

Il Fornitore all’avvio delle attività presenterà all’Amministrazione i Curricula Professionali delle risorse che intende impiegare nei servizi oggetto della presente Fornitura. L’Amministrazione si riserva la facoltà di valutare ciascun Curriculum ed eventualmente chiedere la sostituzione della risorsa. Si rimanda a quanto indicato nello schema di contratto per ulteriori dettagli.

6.5 Trasferimento del know-how a fine fornitura (Termine del servizio)

Il Termine del Servizio comprende tutte le attività necessarie per trasmettere al personale incaricato dall’Amministrazione (o al personale di altro Fornitore subentrante) tutte le informazioni acquisite nel corso dell'esecuzione del servizio, nonché documenti, mezzi e strumenti necessari a garantire la regolare prosecuzione dei servizi, sulla base del Piano di Rilascio (cfr. cap.10.2.1).

Il Fornitore si impegna a prestare all’Amministrazione, e/o a terzi dalla stessa indicati, il massimo supporto e collaborazione per consentire all’Amministrazione medesima o a detti terzi di subentrare all’Impresa nell’appalto del servizio di implementazione ed evoluzione del sistema documentale.

L’Impresa, a partire dal terz’ultimo mese di contratto e fino alla fine dello stesso, metterà a disposizione dell’Amministrazione, nella forma e con le modalità più opportune e concordate, risorse umane e tecnologiche senza ulteriori oneri per l’Amministrazione.

L’Impresa si impegna inoltre a fornire i codici sorgente, le procedure e tutta la documentazione di progetto e delle applicazioni oggetto del passaggio di consegne, nonché le conoscenze maturate e le informazioni necessarie o utili a tale scopo, mettendo a disposizione dell’Amministrazione, e/o a terzi da questa designati, il proprio personale incaricato della gestione per i 3 mesi di rilascio, al fine di consentire al subentrante il mantenimento dei livelli di servizio richiesti dal presente capitolato.

Gli obiettivi di questa attività possono essere, quindi, riassunti in:

• Consentire una fase di transizione senza discontinuità di erogazione e di livello di servizio fornito (porting) al fine di ridurre minimizzare/annullare l’impatto sugli utenti finali;

• attuare il trasferimento di tutte le informazioni relative alla fornitura gestita, con particolare attenzione alle azioni in essere o programmate nel breve termine per la governance di situazioni critiche o di interventi correttivi, depositando ogni documentazione nel repository di progetto, se previsto;

In particolare l’Impresa, nei tre mesi della fase finale di rilascio (Termine del Servizio), si impegna a:

• affiancare il personale della nuova gestione;

• rendere disponibili tutte le risorse professionali, di adeguato profilo ed esperienza, necessarie a garantire il predetto affiancamento ed il completo passaggio di consegne;

• trasferire eventuali servizi ricevuti da terzi per consentire lo svolgimento delle attività;

• trasferire i codici sorgente, le procedure e la documentazione prodotta nel corso dell’appalto.

• consegnare gli strumenti a supporto della fornitura, allineato allo stato della fornitura rilasciata.

Tutte le attività che saranno svolte dall’Impresa in questa fase non dovranno in alcun modo gravare sull’operatività delle risorse umane e tecnologiche impiegate.

Si descrivono di seguito i principali impegni dell’Impresa relativi a questa Fase.

PROSECUZIONE DELLA MANUTENZIONE E NELLA GESTIONE APPLICATIVA E MANTENIMENTO DEI LIVELLI DI SERVIZIO CONSOLIDATI

Durante la Fase Finale di passaggio delle consegne, il Fornitore continuerà a svolgere tutte, senza eccezione, le attività di gestione applicativa, mantenendo invariati i livelli di servizio raggiunti durante l’esercizio.

Gli adempimenti passeranno dall’Impresa al personale indicato dall’Amministrazione, man mano che il trasferimento del know how e l’analisi della documentazione operativa lo renderà possibile.

Durante la fase finale di Xxxxxxxx (Termine del Servizio) l’Amministrazione non richiederà – ove possibile - l’introduzione di nuovi sviluppi (MEV), al fine di rendere più rapido e semplice il passaggio delle consegne.

PREDISPOSIZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE PER IL PASSAGGIO DI CONSEGNE E RILASCIO CODICE SORGENTE DEL SOFTWARE SVILUPPATO

Il Fornitore dovrà produrre la documentazione tecnica di progetto e di servizio, indicante le modalità di gestione dei sistemi oggetto dell’appalto.

Tale documentazione dovrà essere trasferita al personale tecnico indicato dall’Amministrazione e dovrà essere oggetto, per tutta la durata del rilascio, di riunioni per il passaggio di consegne.

Dovranno essere inoltre resi disponibili i codici sorgente del software sviluppato nel corso dell’affidamento e la base dati storica relativa alla gestione dell’appalto, contenente almeno: stima del software in fase di rilascio (baseline aggiornata), documentazione sul software rilasciato durante la fase di regime operativo, lo storico dei problemi gestiti dall’help desk, eventuali elementi critici di cui si rendesse necessaria l’evidenza, elenco delle risorse umane impegnate nella gestione tecnico/operativa dei sistemi e relativi profili professionali, descrizione delle metodologie adottate e quant’altro utile per il passaggio di consegne, aggiornando il repository che contiene l’inventario del software.

TRASFERIMENTO DELLE COMPETENZE

Il Fornitore dovrà fornire al personale tecnico indicato dall’Amministrazione un adeguato addestramento all’utilizzo degli strumenti di gestione dei sistemi attivati durante la fase di regime.

Tale addestramento dovrà basarsi sia sugli aspetti teorici (metodologie) che pratici (procedure operative, strumenti, etc.).

ULTERIORI ONERI DELL’IMPRESA

Il Fornitore dovrà nei tre mesi anteriori alla scadenza del contratto di servizio collaborare con l'Amministrazione al fine di verificare che tutti i passaggi sopra richiamati relativi alla fase di rilascio del servizio siano stati adeguatamente e correttamente eseguiti.

6.6 Offerta di servizi migliorativi senza alcun onere economico per l'Amministrazione

Al fine di migliorare la qualità del servizio, i concorrenti possono offrire servizi migliorativi senza alcun onere economico per l’Amministrazione di Roma Capitale.

Ogni componente, servizio, intervento eventualmente offerto dovrà essere dettagliatamente specificato nell’Offerta tecnica nel paragrafo 8 “Offerta di servizi migliorativi senza alcun onere economico per l'Amministrazione”.

Ogni componente/servizio/intervento offerto, sarà valutato dalla Commissione Giudicatrice, applicando i criteri definiti nel paragrafo 3.1.3. ATTRIBUZIONE DEL PUNTEGGIO TECNICO SPECIFICO (PT’SP) dell’RDO, qualora coerente con gli obiettivi del miglioramento della qualità del servizio e conforme a quanto specificato nel presente Capitolato Tecnico. A titolo esemplificativo si riterranno coerenti ad es. servizi per la pubblicazione di dati aperti, strumenti di ricerca full-text, ecc. Ogni componente/servizio/intervento offerto dovrà essere descritto secondo quanto segue:

• contesto di utilizzo e benefici per l’Amministrazione;

• tecnologie utilizzate e deliverable offerti per l’erogazione delle migliorie offerte, rispetto a quanto previsto nel paragrafo 10.2.3;

• livello di applicabilità e aderenza delle eventuali funzionalità e/o tecnologie proposte rispetto alla fornitura oggetto del bando di gara.

7 MODALITA’ DI EROGAZIONE DEI SERVIZI

7.1 Modalità di Esecuzione dei Servizi e delle Attività

Servizi	Attività	Variazione Baseline	Modalità di erogazione
Base	MAD – Manutenzione Adeguativa	Si	Continuativa
	MEV a ciclo ridotto	Si	Continuativa
	MEV – Manutenzione Evolutiva	Sì	Progettuale
Complementari	ASS+HD - Servizi di Supporto (Gestione e conduzione applicativa, Help desk, Access Management)	No	Continuativa
Complementari	MAC – Manutenzione Correttiva	No	Continuativa

Servizi

Attività

Variazione Baseline

Modalità di erogazione

SSP - Dematerializzazione dei processi e Amministrazione

digitale

Progettuale

Accessori

FOR - Formazione

Continuativa

I servizi attivati in modalità progettuale sono da considerarsi a consumo mentre i servizi a modalità continuativa sono da considerarsi a canone.

A seguire vengono illustrati modalità, prodotti e gruppi di lavoro che dovranno essere adottati per ciascuna fattispecie. Per il ciclo realizzativo e i prodotti previsti, si rimanda al capitolo 10, per le figure professionali si rimanda al capitolo 11 del presente Capitolato Tecnico.

7.2 Servizi in Modalità Continuativa

I servizi da erogare in modalità continuativa sono servizi che devono essere svolti durante l’intero periodo contrattuale. Questi servizi sono riconducibili ai servizi di Manutenzione Correttiva (MAC), Adeguativa (MAD), MEV a ciclo ridotto e ai servizi di Gestione Applicativa (ASS+HD - Servizi di gestione e conduzione applicativa, Help Desk, Access Management) e Formazione (FOR).

Per la gestione dei servizi erogati in modalità continuativa, ove applicabile, è possibile prevedere le due seguenti macro-fasi:

• Pianificazione e Stima;

• Consuntivazione.

Al fine di valutare l’adeguatezza e l’efficienza del servizio, al momento di presa in carico dello stesso, saranno definiti, entro i tempi concordati con l’Amministrazione:

• la Pianificazione e la Stima (es. trimestrale) delle attività (Piano e Stima della gestione continuativa);

• il calendario e le modalità di effettuazione degli incontri tecnici periodici (cadenza minima: mensile) per verificare lo stato dell’arte della realizzazione degli interventi e l’allineamento tra la stima dell’attività e la consuntivazione;

Tutte le attività necessarie alla collezione dei dati necessari per lo svolgimento delle attività descritte sono a carico del Fornitore.

L’erogazione dei servizi in questa modalità è continuativa, dalla data di presa in carico dei servizi fino alla data di fine contratto, salva ed impregiudicata la facoltà dell’Amministrazione di sospendere e/o interrompere il servizio.

Eventuali variazioni al Piano e Stima della gestione continuativa dovranno essere comunicate, concordate e approvate dall’Amministrazione, ponendo la massima attenzione alla garanzia dei tempi e alla qualità dei prodotti.

Per la Pianificazione e la verifica di allineamento tra stima e consuntivazione sono previsti i seguenti documenti:

Fase

Prodotto di Obiettivo

Periodicità

Criterio

Pianificazione

Piano e Stima della gestione continuativa

Trimestrale

Approvazione

Consuntivazione

Relazione tecnica o Stato Avanzamento Lavori tecnico

Trimestrale

Approvazione

Le attività non ricorrenti, che rivestono carattere di urgenza (esempio prodotti/servizio), verranno comunicate dall’Amministrazione secondo la modalità più idonea; queste devono essere inserite nello strumento di tracciamento degli interventi, e dovranno essere attivate dal Fornitore nel più breve tempo possibile e comunque non oltre 2 giorni lavorativi dalla richiesta.

Le risorse che il Fornitore dedicherà al servizio , in considerazione de diretto e assiduo contatto con l’utente finale, devono possedere le seguenti caratteristiche :

• capacità di relazione con i referenti delle diverse Strutture Capitoline interessate, al fine di coinvolgere i supporti più adeguati, anche creando sinergie con gli altri gruppi coinvolti nel servizio;

• capacità di analisi e problem solving, al fine di individuare la soluzione più idonea a risolvere le esigenze dell’utente ed in linea con le strategie evolutive del Sistema Informativo.

Si richiede al Fornitore:

• elevata flessibilità nel rendere disponibili le risorse, nonché nel garantire le necessarie competenze. In particolare si sottolinea l’importanza della presa in carico del servizio in fase

di avvio contrattuale e delle nuove funzionalità sviluppate man mano, per acquisire un elevato grado di conoscenza funzionale ed operativa delle applicazioni realizzate.

• limitata alternanza delle risorse professionali impiegate nelle attività relative ai servizi erogati in modalità continuativa, rispettando quanto previsto per i Livelli di servizio e penali (vedi Cap.12);

• la presa in carico di tutti gli strumenti SW ed eventuali licenze client/server necessarie all’erogazione e alla fruibilità dei servizi, senza oneri aggiuntivi per l’Amministrazione.

I Referenti individuati per i servizi a gestione continuativa (vedi par. 8.1) dovranno farsi carico della gestione del personale componente i vari gruppi di lavoro (ad esempio congedi, malattie, indisponibilità in genere) al fine di garantire la regolare disponibilità delle risorse nell’orario di servizio. Ogni variazione al team di lavoro precedentemente istituito dovrà essere opportunamente e preventivamente concordato con l’Amministrazione.

7.3 Orari di erogazione dei servizi

I periodi di erogazione dei servizi sono riportati nella tabella seguente:

Servizio

Orario di operatività del servizio

MAC - Manutenzione correttiva MAD - Manutenzione adeguativa MEV a ciclo ridotto

MEV Manutenzione Evolutiva

SSP - Dematerializzazione dei processi e Amministrazione digitale

FOR - Formazione

Lunedì – Venerdì: 08.00 – 17.00

ad esclusione dei giorni di festività nazionali (comprensivo di 1 ora di pausa pranzo)

ASS+HD: Servizi di supporto (gestione e conduzione applicativa, Help Desk, Access Management)

Lunedì – Venerdì: 08.00 – 18.00

ad esclusione dei giorni di festività nazionali (senza interruzione)

NB: il servizio prevede interventi in reperibilità extra-

orario on site, vedere par. 4.8 del Capitolato Tecnico

dell’AQ-SA, nonché il par. 7.6.1 del presente Capitolato Tecnico.

Tabella 3 - Orario di operatività dei servizi

7.4 Composizione dei gruppi di lavoro

Per i servizi oggetto dell’appalto, le figure professionali impiegate devono essere rispondenti a quanto previsto nel Capitolo 11 “Profili Professionali”, e secondo i mix di figure professionali definiti nelle tabelle inserite nella descrizione di ciascun servizio.

Per lo svolgimento delle attività relative ai servizi a canone (MAD, Mev a ciclo ridotto, ASS+HD, MAC, FOR), l'aggiudicatario dovrà assicurare la disponibilità di un team di risorse di opportuna composizione, tale da garantire la copertura dei servizi e dei livelli di servizio richiesti.

Nel contempo, ferma restando la natura dell’attività basata sul raggiungimento dei livelli di servizio, dovrà essere assicurata la presenza stabile e continuativa, presso le sedi dell’Amministrazione comunale, di un numero minimo garantito di risorse, con opportuno mix di livello professionale, secondo la seguente tabella.

Ambito

Numero minimo garantito di risorse

GED e Sistema di Conservazione

SIGEP, “Deliberazioni e Atti”, “Deliberazioni on-line” e “Convocazione Organi Deliberanti”

Tabella 4 - Numero minimo garantito di risorse per i servizi a canone

Nell’offerta tecnica il Candidato indicherà:

• l’organizzazione proposta per l’erogazione dei Servizi di Gestione Continuativa (dimensionamento e mix dei team proposti in relazione ai livelli di servizio);

• una proposta di miglioramento, rispetto ai valori minimi sopra riportati, di risorse presenti stabilmente e continuativamente, presso le sedi della amministrazione comunale. La mancata disponibilità del numero minimo di risorse garantite offerto comporterà l’applicazione dei rilievi/penali previste al capitolo 12.

7.5 Servizi di Base e Realizzativi

7.5.1 MAD – Servizio di Manutenzione Adeguativa

Per il servizio di Manutenzione Adeguativa, si è scelto di utilizzare un ciclo di vita del software “realizzativo ad hoc”.

MAD - Attivazione

Il servizio di manutenzione adeguativa (MAD) è attivato, in due diverse modalità:

• da una segnalazione di impedimenti all’esecuzione dell’applicazione/funzione o dal riscontro di differenze fra l’effettivo funzionamento del software applicativo e quello atteso da aspetti organizzativi degli uffici, amministrative, dei processi interni o delle esigenze funzionali dell’Amministrazione, evoluzioni tecnologiche, che impongono l’adeguamento del software.

• da apposita pianificazione, così come indicato nel “Piano e Stima della gestione continuativa”. Questa seconda modalità ha il principale scopo di assicurare l’adeguamento del software applicativo oggetto dell’affidamento alle più recenti versioni dei software di base (es. Application Server, http Server), di librerie e package esterni utilizzati all’interno del codice sorgente, del sistema operativo, del database indicate dall’Amministrazione, e comunque a loro versioni ancora in corso di supporto da parte dei produttori.

Qualunque sia il canale di provenienza della richiesta, ogni richiesta di intervento MAD dovrà essere opportunamente tracciata sullo strumento a supporto degli interventi e classificata secondo procedure indicate nel Piano della Qualità Generale.

Dal momento in cui la richiesta è comunicata al Fornitore decorrono i tempi relativi ai livelli di servizio definiti nel capitolo 12 “ SLA Livelli di servizio e penali”.

Se è incerta la classificazione dell’intervento, la discriminazione tra un intervento di manutenzione adeguativa e una nuova esigenza è determinata dai referenti dei servizi dell’Amministrazione sulla base della documentazione esistente o, per quanto non rilevabile dalla documentazione (ad esempio contenuti della Base Dati), dai controlli effettuati durante l’attività amministrativa. Nei casi di carenza di documentazione, l’attribuzione verrà fatta secondo regole di correttezza, buona fede e ragionevolezza tecnica, e, in nessun caso, l’onerosità della soluzione potrà essere valutata quale discriminante.

Gli interventi di tipo MAD possono richiedere preventiva autorizzazione da parte dell’Amministrazione, così come sarà specificato nel Piano della Qualità Generale.

MAD – Lavorazione e Chiusura

Il Fornitore ha la responsabilità:

• di coordinamento dell’intervento

• di realizzazione delle modifiche al codice sorgente

• di esecuzione dei test di non regressione

• di aggiornare la documentazione di competenza dei propri servizi

• di aggiornare le informazioni di propria competenza sugli strumenti a supporto degli interventi fino alla soluzione del malfunzionamento stesso o alla chiusura dell’intervento motivato con l’opportuna e dettagliata diagnosi.

Se la lavorazione di una richiesta di intervento richiede la lavorazione da parte di altri gruppi di lavoro esterni a quelli del presente affidamento (es. gruppo Reti, gestione sistemistica, referenti dell’Amministrazione, ecc.), il Fornitore ha la responsabilità di:

• effettuare le dovute richieste sui canali previsti dai diversi gruppi di lavoro

• fornire eventuale supporto richiesto dagli altri gruppi di lavoro

• di concerto con l’Help Desk (servizio “ASS+HD”, par.7.6.1), sollecitare ogni 3 giorni lavorativi la conclusione della lavorazione, in caso di mancata risposta da parte dei gruppi di lavoro esterni.

Il Fornitore ha l’obbligo di testare opportunamente ogni intervento effettuato sul SW che potrà essere consegnato all’Amministrazione solo dopo l’esito positivo di tutti i test programmati e/o alla documentazione comprovante l’esecuzione positiva dei test stessi. La fine dell’attività adeguativa verrà comunicata all’Amministrazione, che si riserva di procedere alla verifica delle eventuali modifiche apportate a SW, documentazione e Base Dati. Diverse modalità di accettazione del servizio potranno essere congiuntamente concordate.

Qualora l’intervento di correzione effettuato dal Fornitore risolva solo parzialmente il malfunzionamento, non ripristinando il corretto comportamento del SW dal punto di vista utente, l’Amministrazione riaprirà il medesimo intervento (“Riciclo correttivo”) ed i tempi di ripristino, calcolati ai fini della rilevazione dei livelli di servizio del malfunzionamento, saranno calcolati sommando i tempi di ripristino di entrambi gli interventi.

La fine dell’intervento è determinata con la data e ora di chiusura dell’intervento sullo strumento di tracciamento e gestione degli interventi, a seguito del trasporto in esercizio della soluzione e comunicazione della risoluzione al richiedente.

7.5.2 MEV a ciclo ridotto

I servizi di Manutenzione Evolutiva dovranno essere condotti utilizzando un ciclo di vita “realizzativo ad hoc” descritto nel capitolo “Cicli di vita e prodotti” e il processo descritto di seguito.

Manutenzione evolutiva a ciclo ridotto – Attivazione

Il servizio di manutenzione evolutiva a ciclo ridotto è attivato quando si verifica la necessità di intervenire sul patrimonio applicativo con interventi di manutenzione evolutiva che non modificano sostanzialmente la baseline. Possono essere contemporaneamente attive un massimo di 3 manutenzioni evolutive a ciclo ridotto. Laddove il numero di manutenzioni evolutive a ciclo ridotto in corso è pari o superiore a 3 (tre), la richiesta viene messa in pianificazione, secondo modalità e selezione priorità che saranno condivise con l’Amministrazione, nelle sessioni di stato avanzamento lavori.

Se è incerta la classificazione dell’intervento, la discriminazione tra un malfunzionamento e un intervento di natura evolutiva (miglioria/nuova esigenza) è determinata dai referenti dei servizi dell’Amministrazione sulla base della documentazione esistente o, per quanto non rilevabile dalla documentazione (ad esempio contenuti della Base Dati), dai controlli effettuati durante l’attività amministrativa. Nei casi di carenza di documentazione, l’attribuzione verrà fatta secondo regole di correttezza, buona fede e ragionevolezza tecnica e, in nessun caso, l’onerosità della soluzione potrà essere valutata quale discriminante. La discriminazione tra un intervento di manutenzione evolutiva a ciclo ridotto e un intervento di natura evolutiva (MEV) è determinata dall’Amministrazione secondo regole di correttezza, buona fede e ragionevolezza tecnica, in considerazione dell’onerosità della soluzione, che potrà essere valutata quale discriminante.

Qualunque sia il canale di provenienza della richiesta, ogni richiesta di intervento dovrà essere opportunamente tracciata sugli strumenti a supporto degli interventi e classificata secondo procedure indicate nel Piano della Qualità Generale.

Manutenzione evolutiva a ciclo ridotto – Lavorazione e Chiusura

L’intervento di MEV a ciclo ridotto è caratterizzato da un ciclo breve di sviluppo e rilascio del software, una documentazione ridotta ma precisa e una continua interazione tra Fornitore e Amministrazione al fine di definire in modo completo ed esaustivo i requisiti e le evolutive da realizzare, sia per quanto riguarda gli aspetti funzionali che tecnici. Pertanto, tale intervento si presta ad essere realizzato anche con metodi Xxxxx. I requisiti/le attività dovranno essere condivisi in prima battuta sotto forma di relazioni tecniche o verbali, anche incrementali, secondo una pianificazione congiunta tra Amministrazione e Fornitore. La documentazione da produrre con relative tempistiche sarà stabilita congiuntamente tra Amministrazione e Fornitore al momento dell’attivazione dell’intervento. Il Fornitore dovrà predisporre l’ambiente di collaudo, effettuando le opportune attività per verificarne la correttezza. Infine, dovranno comunque essere salvaguardati gli aspetti relativi alla verifica di conformità e messa in esercizio, che potranno preliminarmente

essere descritti all’interno di un verbale o note operative. Diverse modalità di accettazione del servizio potranno essere congiuntamente concordate.

7.5.3 MEV – Manutenzione Evolutiva

Nel Servizio di Manutenzione evolutiva ricadono le seguenti tipologie di attività:

• Sviluppo di Sistemi ex-novo

• Reingegnerizzazione/evoluzione di Sistemi già in ambito

Il ciclo di vita del software da considerare per i Servizi di Manutenzione evolutiva è quello

“realizzativo ad hoc”. Per la definizione del ciclo e dei documenti da produrre, vedere capitolo 10.

7.5.4 Metriche e dimensionamento dei Servizi di Base

Le dimensioni dei servizi di base sono state stimate in giorni uomo sulla base della situazione attuale, tenendo conto sia della consistenze dell’infrastruttura e dei servizi elencati nel capitolo 4 “FACT - FUNZIONALITÀ APPLICATIVE E CARATTERISTICHE TECNOLOGICHE”, sia in

considerazione delle necessità adeguative e evolutive, nonché della serie storica delle analoghe attività eseguite presso l’Amministrazione sugli stessi applicativi. Le dimensioni risultanti sono descritte nella tabella seguente.

Tipologia di Servizio di Base

Valore (GGP)

MAD – Manutenzione adeguativa

1650

MEV a ciclo ridotto

1750

MEV – Manutenzione evolutiva

1500

Stima del totale giorni uomo per servizi di base

4900

I giorni persona indicati verranno utilizzati all’interno dell’orario di operatività di ciascun servizio, così come indicato al par. 7.3.

Non sono previste giornate erogate in extra-orario.

Tali parametri di riferimento sono da intendersi come valori indicativi e basati sull’esperienza acquisita; resta inteso che

• La presa in carico non comporta oneri per l’amministrazione;

• Il servizio “MAD” e il servizio “MEV a ciclo ridotto” sono remunerati a canone;

• Nel caso del servizio MEV, si deve considerare che trattasi di un mix di figure professionali “standard”. In fase di avvio di una iniziativa di tipo MEV, laddove tale mix non sia applicabile o efficiente, gli scostamenti rispetto alla composizione indicata dovranno essere preventivamente comunicati e motivati dal Fornitore e accettati dall’Amministrazione;

• Il termine del servizio non comporta oneri per l’amministrazione.

Per i servizi di base, si riporta il piano di impiego delle figure professionali, che devono essere rispondenti a quanto previsto nel Capitolo 11 “Profili Professionali”, definito sulla base dell’esperienza pregressa ed in funzione degli obiettivi previsti

Piano di impiego delle figure professionali
Profilo professionale	MAD - Manutenzione Adeguativa	MEV a ciclo ridotto	MEV – Manutenzione Evolutiva
Capo Progetto	4%	4%	6%
Analista Funzionale	30%	30%	13%
Analista Programmatore	20%	20%	15%
Programmatore	20%	20%	20%
Specialista di Prodotto/Tecnologia	11%	11%	15%
Specialista Senior di Prodotto/Tecnologia	5%	5%	11%
Visual Web Designer	5%	5%	8%
Business Process Re-engineer (esperto di processi funzionali)	5%	5%	12%

Tabella 5 - Piano di impiego delle figure professionali servizio MEV

Di seguito una tabella con le dimensioni indicative di utilizzo dei vari servizi oggetto di affidamento, dati riferiti all’anno 2015.

Servizio

Metrica

Valore misurato

MAD/MEV a

ciclo ridotto

Interventi di tipo “MAD” o “MEV a ciclo ridotto”

Circa 100 l’anno

Tabella 6 - Metriche dei servizi di base (anno 2015)

7.6 Servizi Complementari

7.6.1 ASS+HD - Servizio di supporto (Gestione e conduzione applicativa, Help desk, Access Management)

Il servizio di Supporto (Gestione e conduzione applicativa, Help Desk e Access Management), fornito in lingua italiana, dovrà essere raggiunto attraverso due linee telefoniche fisse (messe a disposizione dall’Amministrazione), un indirizzo mail dedicato (messo a disposizione dall’Amministrazione). Al di fuori degli orari di reperibilità del servizio, sarà attivo il servizio di reperibilità on-site, così come previsto al paragrafo 4.8 dell’AQ-SA. Tale reperibilità sarà resa tramite una linea telefonica cellulare (vedere par. 8.4).

Il servizio sarà erogato secondo gli orari indicati in Tabella 3.

7.6.2 MAC – Servizio di Manutenzione Correttiva

MAC - Attivazione

Il servizio di manutenzione correttiva (MAC) è attivato da una segnalazione di impedimenti all’esecuzione dell’applicazione/funzione o dal riscontro di differenze fra l’effettivo funzionamento del software applicativo e quello atteso (ad esempio perché descritto da documentazione funzionale), che impongono l’adeguamento del software. Tali segnalazioni tendenzialmente provengono dall’Help Desk (servizio “ASS+HD”, par. 7.6.1).

Un intervento di manutenzione correttiva può avere ad oggetto sia la correzione del software o della documentazione dei servizi oggetto del presente affidamento (es. errori nei manuali utente, nella documentazione funzionale o tecnica).

Qualunque sia il canale di provenienza della richiesta, ogni richiesta di intervento MAC dovrà essere opportunamente tracciata sullo strumento a supporto degli interventi e classificata secondo procedure indicate nel Piano della Qualità Generale.

Se è incerta la classificazione dell’intervento, la discriminazione tra un malfunzionamento e una nuova esigenza è determinata dai referenti dei servizi dell’Amministrazione sulla base della documentazione esistente o, per quanto non rilevabile dalla documentazione (ad esempio contenuti della Base Dati), dai controlli effettuati durante l’esecuzione del contratto. Nei casi di carenza di documentazione, l’attribuzione verrà fatta secondo regole di correttezza, buona fede e ragionevolezza tecnica e, in nessun caso, l’onerosità della soluzione potrà essere valutata quale discriminante.

Una volta segnalati da un qualunque richiedente, gli interventi di tipo MAC non richiedono preventiva autorizzazione da parte dell’Amministrazione.

MAC – Lavorazione e Chiusura

Il Fornitore ha la responsabilità dell’esecuzione dell’attività ed è tenuto ad aggiornare le informazioni di propria competenza sugli strumenti a supporto degli interventi fino alla soluzione del malfunzionamento stesso o alla chiusura dell’intervento motivato con l’opportuna e dettagliata diagnosi.

• effettuare le dovute richieste sui canali previsti dai diversi gruppi di lavoro

• fornire eventuale supporto richiesto dagli altri gruppi di lavoro

• di concerto con l’Help Desk (servizio “ASS+HD”, par.7.6.1), di sollecitare ogni 3 giorni lavorativi la conclusione della lavorazione, in caso di mancata risposta da parte dei gruppi di lavoro esterni.

Il Fornitore ha l’obbligo di testare opportunamente ogni intervento effettuato sul SW che potrà essere consegnato all’Amministrazione solo dopo l’esito positivo di tutti i test programmati e/o alla documentazione comprovante l’esecuzione positiva dei test stessi. La fine delle attività di correzione del SW verrà comunicata all’Amministrazione, che si riserva di procedere alla verifica delle eventuali modifiche apportate a SW, documentazione e Base Dati. Diverse modalità di accettazione del servizio potranno essere congiuntamente concordate.

Rientrano nell’ambito di un intervento di manutenzione correttiva anche l’eventuale necessità – nell’ambito della correzione di un comportamento del software – di aggiornamento della documentazione di competenza dei servizi oggetto del presente affidamento.

7.6.3 SSP - Dematerializzazione dei processi e Amministrazione digitale

Il servizio di Supporto Specialistico è remunerato a consumo. I progetti, articolati per fasi/obiettivi, saranno attivati su richiesta specifica dell’Amministrazione.

Si precisa che il servizio sarà gestito in modalità progettuale e attivato dall’Amministrazione, obiettivo per obiettivo, in relazione alle proprie necessità. Sarà cura del Fornitore produrre una proposta di analisi, in termini tecnico-funzionali, inclusiva di stima di tempi e di impiego di risorse, in linea con gli obiettivi descritti par.6.2.3, dettagliata nel Piano di lavoro dell’Obiettivo; ogni proposta dovrà essere sottoposta all’Amministrazione. Nel caso di approvazione della proposta, essa sarà valorizzata sulla base delle tariffe offerte.

7.6.4 Metriche e dimensionamento dei Servizi Complementari

Le dimensioni del servizio sono state stimate in giorni uomo sulla base della situazione attuale, secondo la seguente tabella:

Tipologia di Servizio

Giorni Persona stimati

(orario ordinario)

Xxxxxx persona stimati

(extra-orario)

ASS+HD: Servizi di Supporto (Gestione e conduzione applicativa, Help desk, Access Management)

2070

MAC: Manutenzione correttiva

800

SSP: Dematerializzazione dei processi e Amministrazione digitale

225

Stima del totale giorni uomo per servizi complementari

3095

Esclusivamente per il servizio ASS+HD, le giornate extra-orario stimate erogate on-site sono così suddivise:

• Capo progetto: 15 giornate

• Analista programmatore: 15 giornate

Per i servizi complementari, si riporta il piano di impiego delle figure professionali, che devono essere rispondenti a quanto previsto nel Capitolo 11 “Profili Professionali”, definito sulla base dell’esperienza pregressa ed in funzione degli obiettivi previsti.

Piano di impiego delle figure professionali
Figura professionale	ASS+HD Servizio di supporto (Gestione e conduzione applicativa, Help desk, Access Management)	Servizio MAC – Manutenzione Correttiva	Servizio SSP - Dematerializzazione dei processi e Amministrazione digitale
Capo Progetto	4%	3%	5%
Analista Funzionale	40%	30%	40%
Analista Programmatore	20%	25%	5%
Programmatore	15%	30%	5%
Specialista di Prodotto/Tecnologia	5%	10%	5%
Specialista Senior di Prodotto/Tecnologia	5%	2%	5%
Visual Web Designer	0%	0%	8%
Business Process Re-engineer (esperto di processi funzionali)	11%	0%	27%

Tabella 7 - Piano di impiego delle figure professionali (secondo l’orario di operatività del servizio)

Tali parametri di riferimento sono da intendersi come valori indicativi e basati sull’esperienza acquisita; resta inteso che

• La presa in carico non comporta oneri per l’amministrazione

• Il servizio “ASS+HD” e il servizio “MAC” sono remunerati a canone

• Nel caso del servizio SSP, si deve considerare che trattasi di un mix di figure professionali “standard”. In fase di avvio di una iniziativa di tipo SSP, laddove tale mix non sia applicabile o efficiente, gli scostamenti rispetto alla composizione indicata dovranno essere preventivamente comunicati e motivati dal Fornitore e accettati dall’Amministrazione;

• Il rilascio del servizio non comporta oneri per l’amministrazione.

Di seguito una tabella con le dimensioni indicative di utilizzo dei vari servizi oggetto di affidamento, dati riferiti all’anno 2015.

Servizio

Metrica

Valore misurato

“MAC”

Segnalazione di malfunzioni tipo MAC

Circa 350 l’anno

“ASS+HD”

Relativamente al servizio di “access management”, numero medio di richieste di abilitazione o modifica del ruolo degli utenti o di

modifica configurazione degli uffici

25 (venticinque) per ogni giorno lavorativo (media)

“ASS+HD”

Canali attivi di provenienza delle richieste

In ordine di frequenza:

Telefono Email di servizio dedicata Lettere protocollate

“ASS+HD”

Numero di linee telefoniche di Help Desk

Totale n.3 (tre) linee.

- TEL-01: 1 linea telefonica fissa per GED

- TEL-02: 1 linea telefonica cellulare per GED

- TEL-03: 1 linea telefonica fissa per “SIGEP, “Deliberazioni e Atti” e “Convocazioni organi

Deliberanti”

Tabella 8 - Metriche dei servizi complementari (anno 2015)

7.7 Servizi Accessori

7.7.1 Formazione

Il servizio di formazione viene attivato tramite una richiesta, che solitamente perviene al servizio di Help Desk, oppure ai referenti funzionali dei vari moduli applicativi.

Il servizio di formazione, oltre all’erogazione delle giornate formative richieste, in totale autonomia deve essere in grado di:

1. Concordare le date e orari delle giornate di formazione con le strutture richiedenti, tentando di accontentare le disponibilità offerte dalle strutture richiedenti, rispettando gli impegni dei formatori derivanti dagli accordi già presi con le altre strutture.

2. Concordare con le strutture richiedenti la disponibilità/approvvigionamento delle apparecchiature logistiche (pc portatile, proiettore – se necessario – , connettività con i sistemi oggetto di formazione). Laddove la sessione formativa lo richiede e la struttura di destinazione non ne dispone, il servizio di formazione deve poter mettere a disposizione le apparecchiature logistiche (tipicamente, pc portatile e proiettore) per eseguire la sessione formativa.

3. Mantenere aggiornato – e sempre disponibile al cliente - il calendario delle attività formative

4. Mantenere aggiornato – e sempre disponibile al cliente - un registro da cui sia possibile estrarre la lista degli utenti formati, delle date e una sintetica informazione delle funzionalità oggetto del corso seguito;

5. Mantenere costantemente aggiornato – e sempre disponibile al cliente - il materiale formativo consolidato in fase di subentro (tendenzialmente formato da presentazioni powerpoint, e manuali operativi). Tale attività è essenziale soprattutto in concomitanza del rilascio in esercizio di modifiche agli applicativi, che comportano modifiche alle funzionalità degli applicativi.

6. Estrarre report, eventualmente su richiesta, legati alle attività formative erogate

Nella maggior parte dei casi, le sessioni formative sono di durata di 4 ore e in presenza di un formatore, presso la sede della struttura richiedente. La sessione formativa si svolge – a seconda del contenuto della sessione formativa – in ambiente di collaudo o di esercizio, e prevede un numero di partecipanti – nella maggior parte dei casi – minore di 5. Solo in alcuni casi, vengono eseguite sessioni formative a più di 5 partecipanti, in aule apposite messe a disposizione dalla struttura richiedente.

La sessione formativa si conclude con:

- La firma della presenza di ciascun partecipante

- La scansione del foglio presenze e archiviazione nel repository di progetto, se disponibile

- La chiusura dell’intervento sul sistema di gestione degli interventi

Il servizio di formazione, deve essere permanentemente attivo a causa :

- dell’elevato numero di utilizzatori dei sistemi

- dell’elevato turnover e rotazione del personale tra le strutture capitoline, con frequente modifica delle funzionalità disponibili agli utenti sui vari moduli applicativi.

7.7.2 Metriche e dimensionamento dei Servizi accessori

Le dimensioni del servizio sono state stimate in giorni uomo sulla base della situazione attuale, secondo la seguente tabella:

Tipologia di Servizio

Valore (GGP)

FOR - Formazione

800

Stima del totale giorni uomo per servizi accessori

800

I giorni persona indicati verranno utilizzati all’interno dell’orario di operatività di ciascun servizio, così come indicato al par. 7.3, non sono previste giornate erogate extra-orario.

Di seguito il piano di impiego delle figure professionali.

Piano di impiego delle figure professionali
Figura professionale	FOR - Formazione
Capo Progetto	0%
Analista Funzionale	100%
Analista Programmatore	0%

Programmatore	0%
Specialista di Prodotto/Tecnologia	0%
Specialista Senior di Prodotto/Tecnologia	0%
Visual Web Designer	0%
Business Process Re-engineer (esperto di processi funzionali)	0%

Tali parametri di riferimento sono da intendersi come valori indicativi e basati sull’esperienza acquisita; resta inteso che il servizio “FOR” è remunerato a canone.

Di seguito una tabella con le dimensioni indicative di utilizzo dei vari servizi oggetto di affidamento, dati riferiti all’anno 2015.

Servizio

Metrica

Valore misurato

“FOR”

Numero di sessioni formative erogate, di durata di

4 ore in presenza di un formatore

Circa 30 al mese (media)

Tabella 9 - Metriche dei servizi accessori (anno 2015)

7.8 Subentro (c.d. “Presa in carico”)

Il Subentro (c.d. “Presa in Carico”) dovrà essere avviato dalla data di stipula del contratto, così come risulterà da apposito Verbale di avvio delle attività per un periodo massimo di 2 mesi solari; per tutta la durata di tale servizio non sono previsti impegni economici a carico dell’Amministrazione e il nuovo fornitore verrà affiancato dal precedente affidatario.

Tale vincolo temporale può essere oggetto di modifica da parte dell’Impresa esclusivamente in senso migliorativo.

Il Fornitore dovrà redigere, e presentare all’Amministrazione per l’approvazione, un Piano di Subentro del servizio nelle modalità e nelle tempistiche descritte nel paragrafo 10.2.1. La data di completamento della fase di subentro, deve essere indicata in maniera esplicita e inderogabile nel Piano di Subentro, e sarà la data in cui è prevista la firma congiunta, tra l’Amministrazione e il Fornitore, del Verbale di avvio dell’esecuzione del contratto.

A partire dalla data di avvio del contratto e per un periodo massimo di 30 giorni lavorativi (inclusi nella presa in carico), il Fornitore, sulla base del Piano di Subentro approvato dall’Amministrazione, dovrà addestrare il personale che sarà impiegato nell’erogazione dei servizi.

Il subentro prevede lo svolgimento di attività preparatorie e strumentali ad una corretta erogazione dei servizi, oggetto della presente iniziativa d’acquisto; pertanto non dovrà comportare oneri per

l’Amministrazione. Il momento di inizio di erogazione dei servizi in gara da parte del Fornitore subentrante è rappresentato dalla data di sottoscrizione del Verbale di avvio dell’esecuzione del contratto. In questo arco di tempo la responsabilità sull’erogazione dei servizi sarà dell’attuale Fornitore.

A partire dalla data del Verbale di avvio delle attività, il Fornitore potrà richiedere all’Amministrazione, al fine di permettere al proprio personale l’acquisizione delle necessarie informazioni sul parco applicativo esistente, ulteriore documentazione tecnica esplicativa e/o un passaggio di conoscenze tra il Fornitore uscente e il Fornitore entrante. Tale affiancamento, della durata massima di 2 mesi solari, potrà consistere, ad esempio, in riunioni di lavoro, esame della documentazione esistente con assistenza di personale esperto, affiancamento nell’operatività quotidiana dei servizi di gestione continuativa, ecc. La responsabilità della Presa in Carico sarà comunque del Fornitore entrante.

7.9 Trasferimento del know-how a fine fornitura (c.d. “Rilascio”)

La fase di Rilascio sarà erogata dal Fornitore nei mesi conclusivi del Servizio e dovrà necessariamente contenere almeno le seguenti fasi/documenti:

• predisposizione del Piano di Rilascio, condivisione e approvazione da parte dell’Amministrazione

• presentazione esaustiva degli aspetti organizzativi, amministrativi e tecnici del servizio, dei processi di riferimento, dell’architettura generale del sistema;

• estrazione, verifica e consegna di tutti gli oggetti SW, configurazioni al fine di permettere la predisposizione di un ambiente operativo parallelo;

• verifica e aggiornamento della documentazione di progetto “as built” di descrizione del parco applicativo, in caso eventuale di disallineamento tra i documenti di progetto e l’effettivo funzionamento del sistema

• estrazione, verifica e consegna di tutti i documenti previsti dal presente affidamento;

• predisposizione di quadri di sintesi architetturali e funzionali di livello superiore al documento di sintesi;

• presentazione degli aspetti di criticità di ogni servizio con l’esposizione chiara delle soluzioni proposte ed attuate;

• presentazione delle modalità organizzative, degli obiettivi e delle risorse richieste per la predisposizione degli strumenti a supporto del servizio.

8 GOVERNO DELLA FORNITURA

8.1 Referenti dei servizi

Il Fornitore nominerà, entro 15 giorni dall’affidamento del servizio, un “Referente unico delle attività contrattuali” per l’intera durata del servizio, cui l’Amministrazione farà riferimento per gli aspetti generali e per attività riguardante il servizio stesso.

Tale figura dovrà, tra l’altro, garantire in questo ambito la tempestiva comunicazione all'Amministrazione sia delle problematiche che richiedano valutazione/intervento immediato, sia delle novità rilevanti nella gestione e nella erogazione dei servizi. Questa risorsa non dovrà comportare alcun onere aggiuntivo per l’Amministrazione e, pertanto, non farà parte di nessuno dei gruppi di lavoro relativi ai servizi oggetto dell’affidamento.

Inoltre, sono richieste le seguenti figure:

• un Referente per i servizi a canone (MAD, MEV a ciclo ridotto, ASS+HD, MAC, FOR);

• un Referente per i servizi progettuali a corpo (MEV e SSP).

E’ facoltà del Fornitore prevedere altri referenti (ad es: di area, di tematica, ecc.), nel qual caso dovrà darne disponibilità in sede di offerta. L’Amministrazione si riserva di decidere, sulla base delle proposte del Fornitore, ma senza alcun vincolo, i servizi più idonei all’impiego di tali referenti. Nessuno di tali referenti costituisce oneri aggiuntivi per l’Amministrazione.

Il Referente unico delle attività contrattuali, coadiuvato dagli eventuali ulteriori referenti di cui sopra, dovrà riferire all’Amministrazione su tematiche contrattuali, quali ad esempio:

• predisposizioni e variazioni dei Piani di lavoro del servizio (comprensivo delle attività inerenti il trasferimento di know-how);

• correttezza e tempestività dell’utilizzo delle soluzioni a supporto del servizio;

• predisposizione e garanzia del rispetto del Piano della Qualità Generale tenendo conto delle specificità dei servizi richiesti;

• livelli di servizio sulle attività oggetto del servizio ed eventuali azioni correttive a fronte del mancato rispetto delle soglie previste e/o a fronte di rilievi;

• il rispetto degli standard qualitativi richiesti;

• problematiche relative a scostamenti sui mix effettivi dei singoli servizi e su problematiche relative ad eventuale mancata aderenza delle risorse impiegate rispetto ai profili professionali richiesti con particolare riferimento, ad esempio, alle competenze e conoscenze possedute dalle risorse impiegate;

• eventuali azioni correttive a fronte dei risultati della customer satisfaction;

• presidio al trasferimento di know-how coadiuvato dai singoli referenti del servizio.

Dovrà inoltre svolgere le seguenti attività:

• favorire la comunicazione e lo scambio di informazioni tra i vari attori coinvolti nel servizio;

• garantire l’unitarietà e l’omogeneità delle singole erogazioni realizzando tutte le possibili sinergie;

• fornire all’Amministrazione la visione integrata su tutti i servizi erogati;

• supervisionare la pianificazione di risorse quantitativamente e qualitativamente adeguate;

• coordinare l’aggiornamento dei documenti di progetto e garantire la tempestiva comunicazione all’Amministrazione;

• garantire, nei casi eccezionali di criticità e di urgenza, le necessarie sinergie e la soluzione tempestiva dei malfunzionamenti aperti prima che si verifichino impatti gravi sui progetti in corso;

• gestire le criticità e i rischi complessivi di progetto risolvendo tutti i potenziali conflitti e/o eventuali disservizi;

• riferire proattivamente sull’ottimale e costante dimensionamento, in quantità e qualità, dei team impiegati nell’ambito contrattuale. Ciò comporta la gestione delle fisiologiche temporanee sostituzioni delle risorse (es. esempio ferie, malattie, indisponibilità in genere), al fine di garantire la regolare disponibilità del servizio ordinario;

• stabilire un costante colloquio con i Referenti dell’Amministrazione al fine di prevedere i periodi di picco o di particolare criticità e predisporre, conseguentemente, eventuali Piani di potenziamento delle risorse impiegate;

• proporre all’Amministrazione possibili interventi organizzativi e/o evolutivi da intraprendere per migliorare i servizi offerti a tutti gli utenti;

• monitorare i livelli di servizio contrattualmente richiesti e la qualità complessiva del servizio;

• verificare la completezza ed il corretto avanzamento dei piani di lavoro comunicati all’Amministrazione.

Inoltre, per i servizi a carattere progettuale, il Referente unico delle attività contrattuali dovrà:

• garantire che tutti gli obiettivi in corso siano realizzati in un’ottica di completa integrazione e di corretta sincronizzazione;

• interfacciarsi con i Referenti dell’Amministrazione coinvolgendo il responsabile di Obiettivo, dove nominato, nella fase di recepimento dei requisiti utente ed in tutte le fasi della progettazione e realizzazione per la revisione dei requisiti;

• collaborare con i Referenti dell’Amministrazione nell’individuazione delle più idonee soluzioni realizzative e recepire le osservazioni aggiornando i documenti di progetto;

• collaborare con le strutture tecniche dell’Amministrazione nella ricerca delle migliori soluzioni tecnico/architetturali per i prodotti in via di realizzazione e/o progettazione;

• garantire la piena compatibilità ed integrazione dei prodotti in fase di sviluppo con le architetture tecniche disponibili, segnalando per tempo eventuali problemi e/o criticità ai Referenti dell’Amministrazione;

• coordinare gli Obiettivi di Innovazione, collaborando con il responsabile di Obiettivo, garantendo una completa integrazione tra i diversi Obiettivi e una pianificazione ottimale degli stessi, avvalendosi a tal fine del Piano di lavoro riepilogativo;

• per gli obiettivi di Innovazione, assicurare la correttezza, accuratezza ed affidabilità del calcolo delle stime, in linea con quanto disciplinato dal presente Capitolato speciale descrittivo e prestazionale.

• riferire all’Amministrazione (in funzione delle specifiche competenze) su tutte le attività legate alla corretta esecuzione dell’Obiettivo secondo una periodicità trimestrale o definita tra le parti, indicando su un apposito report la stima, la pianificazione e la consuntivazione delle risorse del team sulle singole attività, gli adempimenti legati alla qualità, il controllo dell’avanzamento lavori, la verbalizzazione degli incontri con l’utenza, le attività di valutazione e contenimento dei rischi, l’efficacia e l’efficienza dell’attività di test.

Il Referente unico delle attività contrattuali e i Referenti dei singoli Servizi dovranno essere operativi sin dall’avvio del servizio e dovranno rispettare almeno la seniority, le competenze ed esperienze professionali richieste per il profilo del Capo Progetto nel Capitolo 11 “Profili Professionali”.

Si sottolinea infine che, a prescindere dall’organizzazione che il Fornitore adotterà per l’erogazione dei servizi, è richiesto un alto grado di sinergia tra le risorse impiegate nei servizi a canone e quelle impiegate nei servizi a consumo (MEV e SSP), per la fase di avviamento in esercizio delle applicazioni/obiettivi, al fine di garantire un costante e adeguato grado di conoscenza e di attenzione, evitando discontinuità.

I Referenti dei singoli Servizi, interfacciandosi con le persone individuate dall’Amministrazione per relazionare sullo svolgimento del servizio, dovranno:

• garantire il monitoraggio continuo delle attività al fine di assicurare la copertura dei livelli di servizio previsti;

• mettere in campo, nei casi eccezionali di criticità ed urgenza, le necessarie sinergie e la soluzione tempestiva agli eventuali disservizi occorrenti;

• essere proattivi, a fronte di analisi di dettaglio della reportistica e del monitoraggio, su attività, anche applicative, da apportare a applicazioni al fine di migliorarne aspetti di sicurezza, performance, ecc.;

• assicurare l’ottimale e costante dimensionamento, in quantità e qualità, delle risorse necessarie;

• coordinare tutte le attività necessarie alla erogazione di quanto previsto nel presente Capitolato speciale descrittivo e prestazionale relativamente al proprio servizio;

• aggiornare in caso di variazioni i documenti inerenti la fornitura.

Tutte le risorse, di cui sopra, dovranno possedere le caratteristiche professionali necessarie allo svolgimento delle funzioni cui sono preposte. In caso di inadeguatezza di un referente, l’Amministrazione si riserva di chiederne tempestiva sostituzione.

8.2 Piano di lavoro generale

Il Fornitore dovrà predisporre e mantenere costantemente aggiornato un Piano di Lavoro Generale contenente attività, tempi e impegno, con la seguente articolazione:

• il Piano di Subentro a inizio contratto;

• il Piano di trasferimento del know-how;

• per i servizi a carattere continuativo, il Piano e stima della gestione continuativa;

• per i servizi a carattere progettuale, un Piano di Lavoro relativo all’Obiettivo.

Il Piano di Lavoro Generale, comprensivo del Piano di Subentro, dovrà essere consegnato entro 10 giorni lavorativi dalla data del verbale di avvio delle attività.

Il Fornitore dovrà indicare nel Piano e stima della gestione continuativa, le attività previste per l’erogazione dei servizi in modalità continuativa; in particolare i prodotti, i piccoli interventi, l’esecuzione preventiva di procedure legate al calendario amministrativo o di procedure particolarmente critiche, l’affiancamento agli utenti ed in generale qualsiasi attività nota e pianificabile in termini temporali e di risorse nonché le risorse impegnate ed i riferimenti telefonici.

Per ogni Obiettivo, il Fornitore dovrà produrre un Piano di Lavoro specifico relativo all’Obiettivo, in cui la durata delle singole attività elementari non può superare di norma le 2 settimane solari; nel caso di attività la cui durata sia superiore alle 2 settimane, in ogni modo, dovranno essere previste milestones intermedie con indicazione dei prodotti attesi, anche semilavorati.

Qualsiasi pianificazione dovrà essere approvata formalmente attraverso un Verbale o lettera di approvazione.

Il Fornitore è tenuto a comunicare proattivamente e con la massima tempestività qualsiasi criticità, ritardo o impedimento che modifichi il piano concordato e ad inviare una ripianificazione delle attività, aggiornando e riconsegnando all’Amministrazione il relativo Piano di Lavoro. La ripianificazione verrà formalizzata sotto forma di verbale. In nessun caso potrà essere rivisto il Piano di Lavoro in seguito ad uno o più rilievi emessi su prodotti di fase.

In qualunque momento l’Amministrazione può richiedere la consegna del Piano di Lavoro e la pianificazione di tutti gli Obiettivi: questi documenti dovranno contenere tutti gli aggiornamenti concordati. Il Piano di Lavoro e le sue modifiche, come formalizzate nei verbali, certificano ai fini contrattuali gli obblighi formalmente assunti dal Fornitore, e accettati dall’Amministrazione, su stime e tempi di esecuzione delle attività e sulle relative date di consegna dei prodotti (scadenze).

A livello aggregato, secondo criteri da definire congiuntamente a inizio lavori, potrà essere richiesta la predisposizione ed il mantenimento di piani riepilogativi di sintesi che permettano una vista integrata d’insieme di un set definito di servizi ed obiettivi.

In generale tutta la documentazione che concorre a descrivere lo stato attuale dei sistemi/SW/altro, inclusa nel Piano di Lavoro Generale deve essere allineata non più tardi di 10 giorni lavorativi successivi all’ultima Relazione Tecnica Mensile.

Ogni scostamento rispetto al piano deve essere comunicato e verbalizzato a cura del Fornitore. Il relativo Piano di Lavoro aggiornato, secondo le modalità concordate con l’Amministrazione, dovrà essere riconsegnato entro 5 giorni lavorativi dal relativo verbale di approvazione.

Qualora richiesto dall’Amministrazione, il Fornitore dovrà consegnare il Piano di trasferimento di know-how entro 5 giorni lavorativi dal ricevimento della richiesta.

8.2.1 Trasferimento di know-how

Il servizio di trasferimento di know-how consiste nel passaggio di conoscenze (di contesto, amministrative, organizzative, funzionali e tecniche, ecc.) all’Amministrazione o a terzi da essa designati, nei tempi concordati. Potrà essere richiesto dall’Amministrazione sia durante la durata contrattuale sia al termine della stessa e comporterà per il Fornitore lo svolgimento delle seguenti attività:

• analisi del bisogno formativo;

• redazione del manuale delle procedure per il supporto utente, la raccolta e l’analisi dei bisogni;

• redazione del Piano di Trasferimento di know-how, con dettaglio delle risorse professionali impegnate nelle attività di affiancamento e delle giornate di formazione previste;

• redazione di materiale didattico (presentazioni, manuali how-to, ecc.) a supporto della formazione;

• erogazione delle attività di affiancamento e/o trasferimento know-how in favore del personale dell’Amministrazione.

Il trasferimento di know-how comporta un alto grado di responsabilizzazione delle risorse del Fornitore, attitudine all’affiancamento per il trasferimento di conoscenza, capacità di operare in team e rispetto delle scadenze, secondo quanto concordato nel piano predisposto per il trasferimento.

Le attività di affiancamento/training on the job potranno essere svolte presso i locali dell’Amministrazione (in maniera decentrata), tramite videoconferenza o tramite sessioni online (in modalità sincrona e asincrona); tutti gli oneri per l'eventuale allestimento di sale attrezzate decentrate che si rendessero necessarie saranno a carico del Fornitore.

Al termine di ogni sessione di affiancamento, al Fornitore è richiesto di realizzare un’indagine di rilevazione del grado di soddisfazione tra i partecipanti. A titolo meramente indicativo tali indagini potranno avere ad oggetto: la qualità percepita dell’attività effettuata, la chiarezza espositiva e la completezza della documentazione predisposta a supporto, il grado di preparazione del personale del Fornitore coinvolto nell’affiancamento e/o trasferimento di know- how, etc. I risultati di tale indagine verranno consegnati all’Amministrazione, nell’ambito del primo SAL successivo alla data di svolgimento della sessione di affiancamento/trasferimento know-how.

8.2.2 Pianificazione, Stato Avanzamento Lavori e Consuntivazione

Si richiede al Fornitore di esplicitare l’incidenza delle varie attività/fasi progettuali rispetto all’Obiettivo. Verranno indicate tutte le aree di intervento, la tipologia di attività da svolgersi e la relativa durata. Per le stesse aree di intervento dell’Obiettivo verranno poi collezionate le esigenze in modo da valutare al meglio l’efficienza dell’allocazione delle risorse.

Il Fornitore dovrà mantenere aggiornati i Piani di Xxxxxx approvati, fornendo tempestivamente indicazioni sulle attività concluse ed in corso, esplicitandone la percentuale di avanzamento, su eventuali criticità/ritardi, su azioni di recupero e razionali dello scostamento sia su singolo Obiettivo sia sulla roadmap totale degli Obiettivi.

La consuntivazione delle attività svolte con modalità progettuale dovrà essere evidenziata sia nei singoli piani di Obiettivo sia nel piano riepilogativo evidenziando le fasi chiuse e riportando gli eventuali scostamenti rispetto alla pianificazione concordata.

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Dipartimento Innovazione Tecnologica Direzione Sistemi Informatici e telematici

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