Contract

IL TAVOLO DI GOVERNO DEL CONTRATTO

Lo strumento

Il Tavolo di Governo del Contratto è il luogo in cui la P.A. e l’impresa di facility management discutono e condividono le informazioni inerenti alle prestazioni erogate, ai livelli di servizio e ai connessi aspetti tecnici, gestionali e organizzativi dell’appalto. Al Tavolo confluiscono informazioni inerenti:

• il sistema condiviso tra P.A. e impresa per il controllo dei servizi esternalizzati (Pagella dei Servizitm);

• i livelli di servizio stabiliti contrattualmente, anche attraverso i service level agreement;

• gli aspetti dinamici che incidono sui servizi erogati: mutamenti nei bisogni del consumatore finale, variazioni nelle esigenze della P.A., crescite nei livelli di servizio richiesti, cambiamenti nelle opportunità tecnologiche, evoluzioni nelle logiche organizzative ed evoluzioni nei sistemi di gestione.

Aggiudicazione dell’appalto

Start-up del servizio

Nuovi bisogni

Nuovi livelli di servizio

Nuove tecnologie

Nuovi modelli organizzativi o gestionali

Livelli di servizio

(service level agreement)

Tavolo di partnership

Sistema di controllo

(Pagella dei Servizi)

Processi di erogazione dei servizi

Modifica dei livelli di servizio?

SI

NO

Applicazione penali/premi

Il Tavolo di Governo del contratto utilizza queste informazioni per discutere dell’andamento dell’appalto e, quando necessario, intervenire per risolvere eventuali criticità attraverso la progettazione (o riprogettazione) congiunta di prodotti/servizi.

La gestione operativa del Tavolo presuppone la definizione a priori di alcuni elementi necessari al suo funzionamento. Sono tre gli elementi da specificare all’atto della sua costituzione:

1) i membri partecipanti;

2) gli intervalli di tempo tra le riunioni;

3) il processo decisionale.

I membri partecipanti

Xx Xxxxxx partecipano in maniera stabile rappresentanti di nomina della P.A. e altri di nomina dell’impresa. Il numero dei membri fissi dipende dalle esigenze della singola P.A.; ad esempio i membri fissi possono essere cinque, come previsto nel regolamento dell’Azienda Sanitaria di Trieste riportata in allegato:

• 1 coordinatore (che funge da moderatore imparziale) designato dal Direttore Generale della P.A.;

• 2 membri rappresentanti di nomina della P.A.;

• 2 membri rappresentanti di nomina dell’impresa.

Xxxxxxxx, a questi soggetti si affiancano altri attori (rappresentanti di altre ditte in sub-appalto o in A.T.I., rappresentanti del consumatore finale, consulenti ecc.), invitati di volta in volta dalle parti per le loro competenze specifiche. Gli attori invitati al Tavolo sono variabili e la loro presenza è legata all’oggetto di discussione.

Gli intervalli di tempo tra le riunioni

Gli incontri periodici attorno al Xxxxxx non rispettano una cadenza temporale fissa e invariabile, ma è definita elasticamente dalle parti interessate. Il Tavolo di Governo del contratto viene convocato, solo quando è necessario per la revisione e il miglioramento della gestione dei servizi.

Il processo decisionale

Le decisioni in merito alle azioni da intraprendere per migliorare i servizi erogati vengono definite all’interno del Tavolo. I suoi membri possono avvalersi dei risultati del sistema di controllo e monitoraggio condiviso (Pagella dei Servizitm) per supportare il processo decisionale con elementi oggettivi sull’andamento dell’appalto.

Sebbene le decisioni al Tavolo possano scaturire anche da una votazione dei membri effettivi, queste dovrebbero godere dell’unanimità in modo da attivare e mantenere nel tempo un rapporto di collaborazione win-win che porti un beneficio ad entrambe le parti. Nei casi in cui si rendesse difficoltoso raggiungere l’unanimità, è possibile invitare al Tavolo attori esterni e imparziali con competenze mirate alla risoluzione delle controversie.

Il caso studio

Il Tavolo di Governo del Contratto (chiamato in quel caso Tavolo di Partnership) è stato adottato dall’Azienda Sanitaria n.1 Triestina (ASS1) all’interno del Global Service 2006-2012 da oltre 3 milioni di euro all’anno. L’ASS1 offre servizi diretti alla salute delle persone e della comunità come attività riabilitative, educazione sanitaria, cura delle dipendenze, ecc. Per fare questo, si avvale di una sessantina di edifici e presidi (oltre 200.000 mq). Nel 2003 l’ASS1 ha scelto di appaltare a un unico soggetto la gestione dei suoi edifici/presidi per quanto riguarda le attività “tecniche” (censimento anagrafico, manutenzione edilizia e impiantistica, gestione del calore/condizionamento) e le attività “economali” (pulizie e igiene ambientale, ristorazione,

lavanderia, movimentazioni varie). L’aggiudicatario è stato il Consorzio Nazionale Servizi in qualità di capogruppo di un’Associazione Temporanea di Imprese (A.T.I.) costituita da altre cinque aziende.

Il Tavolo di Partnership è stato attivato ufficialmente con delibera dell’ASS1 n.191/2006, in Appendice, e ha previsto cinque membri stabili:

• 1 coordinatore nella figura del Direttore Amministrativo dell’ASS1;

• 2 membri dell’ASS1 (il responsabile dei servizi tecnici e il responsabile dei servizi economali);

• 2 membri dell’impresa (il facility manager e il responsabile per il customer service).

La Delibera dell’ASS ha previsto inoltre la possibilità di invitare al Tavolo altri rappresentati dell’ASS1 o dell’impresa, oppure soggetti terzi, a seconda delle questioni di volta in volta trattate. Questi membri, che variano agli incontri, portano diversi punti di vista riguardo ai problemi e possono suggerire soluzioni alternative. Inoltre possono proporre nuovi argomenti di discussione sollecitando su questi temi i membri stabili del Tavolo.

Il Tavolo, le cui riunioni si tengono presso la sede dell’ASS1, viene convocato su richiesta del Coordinatore, di norma, almeno una volta al mese con preavviso di almeno tre giorni lavorativi. Le sedute del Tavolo sono valide quando sia presente la maggioranza degli aventi diritto; mentre le decisioni vengono prese all’unanimità dei presenti, con un minimo di tre votanti (non è previsto il voto contrario, ma solo l’astensione).

Dopo il primo anno dalla sua costituzione, il Tavolo è stato convocato 12 volte e vi hanno partecipato complessivamente 35 soggetti oltre ai 5 membri stabili. Le decisioni deliberate durante gli incontri sono state 39 in totale (circa 3 per ogni Tavolo) e hanno riguardato prevalentemente i servizi di manutenzione ed energia e i servizi di governo del Global Service.

L’analisi oggettiva riguardo al funzionamento del Tavolo ha evidenziato che, nel corso del primo anno di lavori, per oltre l’80% delle criticità connesse ai servizi erogati è stata individuata e implementata un’azione correttiva, risolvendo effettivamente il problema. Il 100% delle azioni correttive sono state condivise dalla P.A. e dall’impresa senza ricorrere al sistema della votazione. Questo risultato è positivo dato che prima dell’introduzione del Tavolo le parti difficilmente potevano risolvere le criticità dei servizi, mancando uno strumento che da un lato agevolasse il dialogo tra i responsabili e che dall’altro avesse potere decisionale.

Decisioni deliberate dal Tavolo di Partnership dopo il primo anno di attività Totale
	Manutenzione ed energia	12
	Servizi di governo del Global Service	10
	Anagrafe patrimoniale	8
Servizi	Pulizie e igiene ambientale	5	39
	Ristorazione	3
	Trasporti	1
	Lavanderia	0

Le interviste svolte al direttore amministrativo dell’ASS1, nonché coordinatore del Tavolo, e al facility manager dell’impresa, responsabile dell’appalto di Global Service, hanno permesso di comprendere quale fosse la percezione delle parti coinvolte riguardo allo strumento organizzativo implementato.

Entrambi i responsabili hanno evidenziato come il Tavolo sia risultato uno strumento particolarmente efficace. Infatti, il direttore dell’ASS1 ha sottolineato come siano sensibilmente diminuite le lamentele dell’ASS1 nei confronti dell’impresa e come, dopo una prima fase di avvio e assestamento del Tavolo, vi sia stata una partecipazione proattiva all’incontro da parte di tutti gli attori coinvolti. Dall’altra parte il responsabile dell’impresa ha confermato non solo il miglioramento nei rapporti, e conseguentemente una riduzione della complessità relazionale, ma anche una riduzione delle criticità relative alla programmazione condivisa delle attività dell’appalto. Inoltre, vi è stata una riduzione dei tempi decisionali nella gestione dell’appalto.

ASS1 (P.A.)		Impresa
Conseguimento obiettivi prefissati	Sì	Sì

Risultati conseguiti	• Miglioramento rapporto tra le parti • Dialogo costruttivo tra le parti • Miglioramento interno (qualità)	• Miglioramento rapporto tra le parti • Risoluzione criticità dell’appalto
Grado di risoluzione problemi	Alto	Alto
Percezione dello strumento	• Strumento operativo-decisionale • Strumento di brainstorming	Strumento operativo-decisionale
Motivazione del successo del Tavolo	• Capacità coordinatore del tavolo • Capacità delle persone partecipanti	• Capacità coordinatore del tavolo • Livello qualitativo del servizio erogato
Numero partecipanti al Tavolo	• Corretto e funzionale ad una critica costruttiva	Troppo elevato (al massimo 10)
Soddisfazione complessiva	Buona	Buona
Sviluppi futuri del Tavolo	• Monitoraggio condiviso dell’appalto su dati oggettivi • Definizione obiettivi strategici dell’appalto	• Monitoraggio condiviso dell’appalto su dati oggettivi • Formalizzazione comunicazione esterna riguardo alle decisioni prese

Allegato

Viene presentato il regolamento del Tavolo di Partnership tra l’Azienda per i Servizi Sanitari n. 1 Triestina e l’Associazione Temporanea di Imprese, di cui Consorzio Nazionale Servizi è Capogruppo. Il regolamento disciplina la struttura, le finalità, le funzioni e i poteri del Tavolo.

I contraenti hanno scelto di utilizzare la forma Tavolo di Coordinamento, piuttosto che Tavolo di Partnership, per evidenziare che il loro rapporto di collaborazione si trova ancora in una fase iniziale.

SERVIZIO SANITARIO REGIONALE AZIENDA PER I SERVIZI SANITARI N. 1 “TRIESTINA”

Oggetto: Costituzione di un Tavolo di Coordinamento tra l’A.S.S. n. 1 “Triestina” e il R.T.I. Consorzio Nazionale Servizi Società Cooperativa di Bologna (Capogruppo), Consorzio Ravennate delle Cooperative di Produzione e Lavoro di Ravenna, SIRAM S.p.A. di Milano e Pedus Service X. Xxxxxxxx S.r.l. di Trento, al fine di assicurare il coordinamento della gestione dell’appalto c.d. “global service” e ottimizzare il controllo, lo sviluppo e la programmazione dell’attività contrattuale relativa.

Premesso

• che, con provvedimento n. 553 del 10.12.2002 dell’A.S.S. n. 1 Triestina (d’ora in poi denominata ASS1), il Raggruppamento Temporaneo d’Impresa (d’ora in poi denominato R.T.I o A.T.I), costituito dal Consorzio Nazionale Servizi (Capogruppo) e dalle imprese Consorzio Ravennate delle Cooperative di Produzione e Lavoro, SIRAM S.p.A. e Pedus Service X. Xxxxxxxx S.r.l., è risultato affidatario della gara del “Global Service per l’affidamento dei Servizi Aziendali, della Gestione e Manutenzione integrata del patrimonio immobiliare e degli impianti di proprietà e in disponibilità dell’Azienda” (Contratto Rep. n. 8256 di data 31.12.2002, registrato a Trieste, il 15.01.2003, al n. 104 - Serie 1, liquidati Euro 132,83);

• che l’art. 5.8 del Capitolato Speciale d’Appalto (d’ora in poi denominato semplicemente CSA) prevede che sia il Servizio Tecnico della Committente a ordinare di eseguire prove e controlli sugli immobili, sugli impianti, sui cicli e sui materiali impiegati per le attività manutentive e per il servizio energia;

• che l’art. 5.16 del CSA prevede che la Committente, nel corso dell’esercizio del servizio, possa effettuare, tramite propri delegati rappresentanti, audit e ispezioni a propria discrezione;

• che l’allegato E) al CSA prevede che l’ASS1 effettuerà, attraverso l’Unità Operativa Economato, controlli qualitativi delle prestazioni previste dal contratto d’appalto, al fine di accertare la corrispondenza dei servizi erogati al Capitolato speciale;

• che l’ATI, rispetto a quanto richiesto dal CSA, ha dichiarato in fase di offerta di:

– sapersi integrare all’organizzazione dell’ASS1 facendosi carico, in prima persona, delle problematiche e degli obiettivi stabiliti e condivisi;

– proporsi come “partner” e, quindi, come parte sinergicamente attiva nella ricerca di soluzioni progettuali migliorative (sia tecniche, sia gestionali, sia economiche) per tutta la durata del contratto;

• che la capacità organizzativa e gestionale, che rimane come know-how dopo aver sviluppato un progetto di Global Service, rappresenta un punto di forza e una forma di arricchimento per l’Azienda Sanitaria;

• che, al fine di individuare i punti di eccellenza e di criticità dell’appalto e di indicare le possibili modalità di miglioramento dello stesso e dei servizi in esso inseriti, è stata promossa dalla Capogruppo, con il benestare della Committente, una ricerca affidata poi all’Università di Udine;

• che, a seguito dei risultati emersi dalla ricerca, le parti hanno deciso congiuntamente che il Servizio Tecnico della Committente di cui all’art. 5.8 del CSA possa essere costituito e integrato

da un Tavolo di Coordinamento a cui assegnare l’obiettivo di incrementare l’efficienza e l’efficacia dell’appalto e attribuire le funzioni, le finalità e i poteri che vengono qui di seguito meglio definiti;

• che con provvedimento n. 191 dd. 22.03.2006, esecutivo ai sensi di legge, per le motivazioni ivi esposte, l’A.S.S. n. 1 “Triestina” ha deliberato, fra l’altro, di sottoscrivere un Accordo con il R.T.I. in oggetto, sulla base dello schema approvato con medesimo provvedimento n. 191/06 cit. e sottoriportato;

tutto ciò premesso e considerato,

l’Azienda per i Servizi Sanitari n. 1 “Triestina”,

TRA

E

il R.T.I. Consorzio Nazionale Servizi Società Cooperativa di Bologna con sede in Bologna, via della Cooperazione n. 21 (Capogruppo), Consorzio Ravennate delle Cooperative di Produzione e Lavoro di Ravenna, SIRAM S.p.A. di Milano e Pedus Service X. Xxxxxxxx S.r.l. di Trento,

SI CONVIENE E SI STIPULA QUANTO SEGUE:

Art. 1 - Natura e finalità del Tavolo di Coordinamento

1. Il Tavolo di Coordinamento è costituito, nel rispetto delle norme statutarie e regolamentari dell’ASS1 e del contratto di appalto in essere con l’ATI, con la finalità di assicurare il pieno soddisfacimento dei bisogni propri dell’ASS1 attraverso un’attività di controllo, che prevede di aumentare e aiutare il coordinamento nella gestione dell’appalto (con particolare riguardo ai servizi principali, accessori e complementari al contratto di Global Service), ottimizzando, riducendo e risolvendo le eventuali criticità che si possano via via presentare, in modo da favorire le attività di controllo, sviluppo e programmazione sostenute dall’ASS1, congiuntamente

all’ATI, nel rispetto dei vincoli contrattuali.

Art. 2 - Funzioni e poteri del Tavolo di Coordinamento

1. Il Tavolo di Coordinamento integra il Servizio Tecnico del Committente di cui all’art. 5.8 del CSA. A esso competono le decisioni sulle questioni di interesse comune, riguardanti l’esecuzione del contratto e, in particolare, in via esemplificativa:

• ottimizzare le modalità necessarie per il coordinamento e la disciplina delle attività svolte dalle Parti;

• effettuare una Progettazione/Programmazione Strategica dei piani di lavoro;

• ottimizzare e integrare gli indirizzi “operativi” da seguire, ove necessario;

• monitorare l’andamento dell’Appalto;

• intervenire sulla corretta applicazione del contratto;

• effettuare un’interpretazione condivisa del contratto, ogni qualvolta necessario;

• decidere relativamente ai conflitti e alle criticità presenti;

• studiare e ipotizzare un Livello di Servizio Condiviso (Service Level Agreement - SLA) che chiarisca:

1. gli obblighi del fornitore,

2. il prodotto concordato con il cliente,

3. le condizioni tecniche di erogazione del servizio;

• studiare e ipotizzare un sistema di misurazione delle prestazioni condiviso (Performance Measurement System - PMS), strumento che permette di misurare le performance espresse dagli indicatori condivisi con il SLA per valutare l’efficacia e l’efficienza delle azioni;

• valutare le proposte di variazioni prestazionali significative.

Art. 3 - Struttura del Tavolo di Coordinamento

1. Il Tavolo di Coordinamento è composto da un Coordinatore e da quattro Componenti.

Art. 3.1 - Il Coordinatore

1. Il Coordinatore e il suo eventuale sostituto sono designati dal Direttore Generale dell’ASS1 e la loro carica è gratuita.

2. Il Coordinatore:

a) rappresenta il Tavolo di Coordinamento, nei limiti del mandato conferitogli;

b) convoca e presiede le riunioni del Tavolo di Coordinamento, con diritto di voto;

c) può proporre al Tavolo di Coordinamento il piano annuale delle attività, le tematiche da affrontare e individua le linee di programmazione strategica;

d) sovrintende allo svolgimento delle varie attività del Tavolo di Coordinamento;

e) presenta al Tavolo di Coordinamento una relazione annuale sull’attività svolta, da trasmettere al Direttore Generale e alla Capogruppo, che provvederà a inoltrarla ai referenti delle imprese dell’ATI.

Art. 3.2 - I Componenti

1. Il Tavolo di Coordinamento è formato da quattro Componenti (e da quattro sostituti): due rappresentanti e di nomina dell’ASS1 nonché due rappresentanti e di nomina dell’ATI (fra i due rappresentanti dell’ATI uno deve rappresentare la Capogruppo).

2. I Componenti hanno l’obbligo, salvo assenze giustificate, di partecipare alle riunioni e hanno diritto di voto.

3. La carica di Componente del comitato è gratuita e i costi sopportati da ciascun membro, per l’espletamento delle proprie funzioni, resteranno a carico delle Parti.

Art. 4 - Caratteristiche e modalità di funzionamento del Tavolo di Coordinamento

1. L’operatività del Tavolo decorre dalla data della sottoscrizione del presente “Regolamento”.

2. Il Tavolo di Coordinamento viene attivato per un periodo sperimentale della durata di sei mesi. Trascorso detto periodo, qualora nessuna delle Parti esprima formalmente richiesta di cessazione della sua attività, detto Xxxxxx rimane in carica fino alla scadenza del contratto di Global Service.

3. Il Tavolo di Coordinamento può avvalersi di consulenti interni e/o esterni all’ASS1 e/o all’ATI senza oneri a carico dell’ASS1.

4. Al Tavolo di Coordinamento potranno essere invitati e ascoltati altri rappresentati dell’ASS1, dell’ATI o terzi, a seconda delle questioni di volta in volta trattate.

5. Detti partecipanti non hanno diritto di voto.

6. Le riunioni del Tavolo di Coordinamento si tengono, di norma, presso la sede dell’ASS1.

7. Il Tavolo di Coordinamento si riunisce su richiesta del Coordinatore, di norma, almeno una volta al mese con preavviso di almeno tre giorni lavorativi, inviato a mezzo fax o e-mail, insieme all’oggetto della convocazione.

8. Alla fine di ogni riunione, viene redatto e sottoscritto un verbale che sarà inviato a tutti i soggetti interessati.

9. Le sedute del Tavolo di Coordinamento sono valide quando sia presente la maggioranza degli aventi diritto, detraendo dal computo eventuali assenti giustificati. Le decisioni sono prese all’unanimità dei presenti, con un minimo di tre votanti (non è previsto il voto contrario, ma solo l’astensione).

Art. 5 - Norme finali

1. Le eventuali modifiche al presente Regolamento sono deliberate secondo le medesime modalità, anche su proposta dello stesso Tavolo di Coordinamento.

Art. 6 - Spese

1. Tutte le spese, imposte e tasse, inerenti e conseguenti al presente Atto, saranno suddivise in parti uguali fra i contraenti.

2. Il presente Atto, essendo privo di contenuto patrimoniale, è soggetto a registrazione in caso d’uso, ai sensi dell’art. 4 Tariffa Parte Seconda del D.P.R. 131/86.