Policy di Ateneo sull’Accesso aperto (Open Access) alla letteratura scientifica

Università degli Studi di Ferrara

Policy di Ateneo sull’Accesso aperto (Open Access) alla letteratura scientifica

Definizioni

Indice

1 – Definizioni

2 – Premesse

3 – Commissione di Ateneo per l’Accesso aperto 4 – Gruppo di lavoro

5 – Archivio istituzionale della letteratura scientifica 6 – Deposito nell’Archivio istituzionale

7 – Pubblicazione sull’Archivio istituzionale 8 – Tesi di dottorato

9- Norma transitoria

10- Disposizioni finali

1 - Definizioni

-Per “Università” o “Ateneo” s’intende l’Università degli Studi di Ferrara.

-Per “Autore” s’intende un membro dell’Università a qualsiasi titolo a essa afferente quale, ad esempio, un professore o un ricercatore di ruolo, un docente a contratto, un assegnista, un dottorando, un componente del personale tecnico-amministrativo, uno studente, che sia autore, o coautore assieme a uno o più soggetti afferenti o non all’Università, di un Contributo della letteratura scientifica.

-Per “Commissione di Ateneo per l’Accesso aperto alla letteratura scientifica” o “Commissione” s’intende la commissione istituita ai sensi dell’art. 3 dalla presente policy.

-Per “Gruppo di lavoro” si intende il gruppo di lavoro istituito ai sensi dell’art. 4 dalla presente policy

-Per “Amministratore di sistema” s’intende il personale dell’Università dedicato alla gestione operativa dell’Archivio istituzionale.

-Per “Accesso aperto” s’intende, ai fini della presente policy, una forma di pubblicazione ad accesso gratuito e libero . L’accesso libero consente a tutti gli utilizzatori di riprodurre una quantità limitata di copie elettroniche o stampate per il proprio uso personale, di distribuirla e trasmetterla ed eventualmente produrre e distribuire lavori da essa derivati, purché accompagnata da attribuzione autentica della paternità intellettuale.

-Per “Accesso chiuso” s’intende il deposito del Contributo con Embargo di durata indefinita.

- Per “Embargo” si intende un periodo di tempo durante il quale il Contributo depositato è accessibile pubblicamente solo per la parte relativa ai Metadati

-Per “Contributo della letteratura scientifica” o “Contributo” s’intende qualsiasi testo comprensivo di dati quali immagini, video, tabelle, disegni, e formule che sia destinato al dibattito scientifico. La definizione di Contributo comprende, a titolo esemplificativo, articoli di riviste scientifiche, atti di convegno, monografie e capitoli di libri, brevetti, tesi di dottorato.

-Per “Versione finale referata” s’intende la versione digitale definitiva del Contributo, accettata dall’editore, che integra i risultati del processo di referaggio ma che non è stata ancora editata dall’editore e non ne presenta loghi o marchi (post-print).

-Per “Versione editoriale” s’intende la versione digitale del Contributo della letteratura scientifica, nella forma in cui è pubblicata dall’editore (publisher’s version).

-Per “Metadati” s’intendono i dati bibliografici descrittivi, amministrativi e gestionali di un Contributo della letteratura scientifica.

-Per “Archivio istituzionale della letteratura scientifica” o “Archivio istituzionale” s’intende l’archivio elettronico dei prodotti della ricerca dell’Università, conforme allo standard internazionale OAI-PMH (Open Archives Initiative-Protocol for Metadata Harvesting).

-Per “Piattaforma di E-publishing” si intende un ambiente dotato di un applicativo open source che consente la gestione del processo editoriale per la pubblicazione ad accesso aperto dei contributi della letteratura scientifica.

2 – Premesse

L’Università, in ottemperanza a quanto stabilito all’art. 43, comma 3 del proprio Statuto nel quale si afferma che “Unife promuove la diffusione delle pubblicazioni scientifiche prodotte da soggetti operanti nell'Ateneo, attraverso gli strumenti più idonei e condivisi nella comunità scientifica nazionale e internazionale, inclusi quelli ad accesso aperto, laddove possibile”, sostiene l’attuazione del principio dell’Accesso Aperto (Open Access) così come definito nella “Road Map 2014-2018” siglata in occasione del decennale della Dichiarazione di Messina del 3/4 novembre 2014 dagli Atenei ed Enti di ricerca italiani, nella quale si conferma l’adesione ai principi della Berlin Declaration e l’impegno a sostenere l’attuazione di politiche istituzionali volte a consolidare lo sviluppo dell’Accesso aperto ed a favorire le opportunità di internazionalizzazione della ricerca, nella prospettiva di assicurare ampia visibilità alla produzione scientifica italiana.

Il principio dell’Accesso aperto risponde ai valori costituzionali di promozione dello sviluppo della cultura e della ricerca scientifica e tecnica, nonché di tutela della libertà accademica. In particolare, esso mira a potenziare la disseminazione su scala internazionale della ricerca scientifica, a comprimere il tasso di duplicazione degli studi scientifici, a rafforzare la ricerca interdisciplinare, il trasferimento della conoscenza alle imprese e la trasparenza verso la cittadinanza, a rendere più efficiente l’uso di contributi scientifici a fini didattici, a garantire la conservazione nel tempo della produzione scientifica.

La presente policy applica la Raccomandazione della Commissione Europea del 17 luglio 2012 sull’accesso all’informazione scientifica e sulla sua conservazione (2012/417/UE in GUCE L. 194/39 del 21 luglio 2012) nella quale, tra l’altro, la Commissione UE chiede alle istituzioni accademiche, per il tramite degli Stati membri, di definire e attuare politiche per la diffusione delle pubblicazioni scientifiche e l’Accesso aperto alle stesse, nonché politiche per la conservazione a lungo termine delle pubblicazioni scientifiche.

La presente policy dà altresì attuazione all’art. 4, commi 2, 3 e 4, della Legge 7 ottobre 2013, n. 112 in GU n. 236 dell’8 ottobre 2013 che ha convertito con modificazioni il Decreto legge 8 agosto 2013, n. 91 “Disposizioni urgenti per la tutela, la valorizzazione e il rilancio dei beni e delle attività culturali e del turismo”, che disciplina l’Accesso aperto agli articoli scientifici.

Per l’attuazione della politica in materia di pubblicazioni ad Accesso aperto l’Università si serve del proprio Archivio istituzionale e della propria Piattaforma di E-publishing.

3- Commissione di Ateneo per l’Accesso aperto

E’ istituita la Commissione di Ateneo per l’Accesso aperto alla letteratura scientifica.

La Commissione è composta:

- dal Rettore o suo Delegato;

- da tre Professori o Ricercatori di ruolo designati dal Rettore;

- da due membri del Gruppo di lavoro di cui al successivo art. 4.

Nello svolgimento del proprio lavoro, la Commissione, ove necessario, si avvale del contributo di esperti interni all’Ateneo nei campi di interesse.

La Commissione, di concerto con gli Organi statutari competenti dell’Università, definisce le politiche per l’attuazione del principio dell’Accesso aperto, rivede e aggiorna la presente policy e dirime eventuali controversie sulla sua interpretazione, intrattiene rapporti con le istituzioni esterne all’Università che promuovono l’Accesso aperto, promuove iniziative formative e di sensibilizzazione sulla materia.

La Commissione è responsabile dell’applicazione della presente Policy nel rispetto dei principi riportati nella “Road Map 2014-2018”.

La Commissione propone inoltre le politiche per favorire l’Accesso aperto all’interno dei sistemi di valutazione dell’Università di Ferrara.

4 - Gruppo di lavoro

E’ istituito il Gruppo di lavoro sull’Accesso aperto alla letteratura scientifica composto da membri appartenenti alle seguenti strutture di Ateneo:

- Sistema Bibliotecario;

- Ripartizione Ricerca;

- Ripartizione Legale e Affari Istituzionali.

Nello svolgimento del proprio lavoro, il Gruppo di lavoro può avvalersi del contributo di esperti interni all’Ateneo nei campi di interesse.

Il Gruppo di lavoro fornisce ausilio tecnico alla Commissione, sorveglia il deposito nonché la pubblicazione dei Contributi della letteratura scientifica e dei relativi Metadati nell’Archivio istituzionale, fornisce ausilio tecnico e giuridico agli autori nella gestione dei diritti d’autore finalizzata all’Accesso aperto. Il Gruppo di lavoro monitora inoltre lo stato di attuazione della presente policy, con riferimento al deposito e alla pubblicazione dei Contributi sull’Archivio istituzionale, producendo statistiche che vengono messe a disposizione della Commissione. Ciò al fine di migliorare sia le procedure, sia le azioni di promozione e sensibilizzazione sull’Accesso aperto.

5 - Archivio istituzionale della letteratura scientifica

L’Archivio risponde alle migliori pratiche e agli standard tecnici internazionali sull’Accesso aperto. In particolare, l’Archivio risponde allo standard OAI-PMH per l’interoperabilità degli archivi ad Accesso aperto.

L'Archivio risponde alle migliori pratiche e agli standard tecnici internazionali per la conservazione nel tempo dei Contributi della letteratura scientifica.

L'Archivio è dotato di funzionalità avanzate per la registrazione, la certificazione, la diffusione e la conservazione nel tempo dei Contributi.

L’Archivio è interoperabile con le banche dati del MIUR.

L’Archivio è indicizzato dai principali motori di ricerca generalisti e specialistici, che garantiscono la massima disseminazione e visibilità ai materiali depositati.

6 – Deposito nell’Archivio istituzionale

Nel momento in cui l’Autore ha notizia della pubblicazione del proprio Contributo da parte di una rivista o altra sede editoriale, o della sua accettazione da parte dell’editore, è tenuto ad avviare la procedura di deposito presso l’Archivio istituzionale e procede direttamente al deposito nell’Archivio istituzionale della Versione editoriale.

L’Autore è tenuto a prendere conoscenza di quali diritti ha ceduto all’editore, prima di procedere al deposito del Contributo.

All’atto dell’inserimento del Contributo nell’Archivio istituzionale l’Autore fornisce all’Amministratore di sistema le informazioni essenziali dell’accordo con l’editore e copia del contratto stipulato o di altro documento che riporti o richiami le condizioni contrattuali praticate dall’editore.

Fino a quando non verrà verificato dall’Amministratore di sistema, con il supporto del Gruppo di lavoro, lo stato dei diritti d’autore, il Contributo resta in regime di Accesso chiuso e risulteranno visibili all’esterno i soli Metadati del medesimo.

A tale riguardo si precisa che, in regime di Accesso chiuso, il Contributo è accessibile per esteso solo ai soggetti debitamente autorizzati dall’Università, mediante accesso informatico all’Archivio istituzionale tramite credenziali di Ateneo.

I soggetti di norma autorizzati sono:

- l’Autore o coAutore del Contributo;

- l’Amministratore di sistema dell’Archivio istituzionale, ai soli fini operativi di gestione e trattamento statistico dei dati e Contributi.

L’Ateneo farà quanto possibile per rendere ad Accesso aperto tutti i Contributi depositati nell’Archivio, compatibilmente con quanto previsto dalla normativa sul diritto d’autore e dai contratti stipulati con gli editori.

Qualora la Versione editoriale non possa essere resa pubblica, l’Autore, se lo ritiene, deposita nell’Archivio istituzionale, sotto la propria responsabilità, la Versione finale referata del Contributo.

7 – Pubblicazione sull’Archivio istituzionale

Nel momento del deposito di un Contributo nell’Archivio istituzionale, l’Amministratore di sistema, con il supporto del Gruppo di lavoro, avvia la procedura di verifica dei diritti d’autore in base alla disciplina contrattuale e alla modalità con cui il Contributo è stato pubblicato dall’editore.

L’Amministratore di sistema, con il supporto del Gruppo di lavoro e sulla base della documentazione fornita dall’Autore, verifica lo stato dei diritti d’autore sul Contributo ed eventuali incompatibilità tra la pubblicazione e altri diritti, quali quelli di percezione di royalties sulla commercializzazione dello stesso Contributo, di riservatezza e protezione dei dati personali, di sicurezza o salute pubblica, di sicurezza nazionale che escludano in tutto o in parte la pubblicazione ad Accesso aperto o altre procedure, quali quelle di deposito di domande di brevetto.

Durante lo svolgimento di questa procedura, l’Autore è tenuto a fornire, su eventuale richiesta, informazioni supplementari.

1. Nel caso in cui l’Autore non disponga dei diritti che permettano l’Accesso aperto, il Gruppo di lavoro determina il periodo di Embargo in accordo con la normativa vigente e con quanto previsto dalle licenze e dai contratti stipulati con gli editori, scaduto il quale è possibile pubblicare il Contributo.

2. Nel caso in cui l’Autore disponga dei diritti che permettano l’Accesso aperto, concede all’Università la licenza non esclusiva, gratuita, irrevocabile e universale a pubblicare ad Accesso aperto il proprio Contributo sull’Archivio istituzionale, secondo i modelli di licenza eventualmente predisposti dal Gruppo di lavoro e approvati dalla Commissione. A seguito della

concessione della licenza, l’Università è autorizzata a pubblicare ad Accesso aperto il Contributo licenziato.

3. Nel caso in cui l’Università sia titolare dei diritti di sfruttamento sul Contributo provvede immediatamente, nel momento dell’accettazione o pubblicazione del Contributo da parte dell’editore, alla pubblicazione ad Accesso aperto sull’Archivio istituzionale, fatti salvi i casi di incompatibilità con altri diritti e procedure. Dalla disciplina della pubblicazione sono esclusi, salvo diversa determinazione dell’Autore, i testi destinati a essere commercializzati con pagamento di royalties all’Autore, quali manuali, opere trattatistiche e divulgative.

8 - Tesi di dottorato

La disciplina prevista dalla presente policy per il deposito e la pubblicazione dei Contributi si applica anche alle tesi di dottorato, salvo quanto diversamente disposto in regolamenti, bandi riguardanti il dottorato di ricerca in attuazione delle Linee guida CRUI per il deposito delle tesi di dottorato negli archivi aperti.

In ogni caso il deposito della tesi di dottorato nell’Archivio istituzionale è un requisito necessario per l’ammissione all’esame e assolve l'obbligo di deposito legale presso le Biblioteche Nazionali di Roma e di Firenze.

9 – Norma transitoria

Nelle more dell’approvazione del Regolamento attuativo della presente policy e della nomina della Commissione e del Gruppo di lavoro di cui agli articoli 3 e 4, le operazioni a cura dell’Amministratore di sistema e del Gruppo di lavoro previste agli articoli 6 e 7 saranno svolte compatibilmente con la disponibilità di personale dedicato.

10 – Disposizioni finali

La presente policy entra in vigore a partire dal 30 aprile 2015.