REGOLAMENTO PER LA CONCESSIONE E IL MANTENIMENTO DELLA CERTIFICAZIONE DI CONFORMITA’ ALLO STANDARD IFS BROKER V 3.1

REGOLAMENTO PER LA CONCESSIONE E IL MANTENIMENTO DELLA CERTIFICAZIONE DI CONFORMITA’ ALLO STANDARD IFS BROKER V 3.1

1. PRESENTAZIONE DI CERTIQUALITY

CERTIQUALITY S.r.l. è una società di Certifica- zione che opera secondo i criteri generali definiti dalla Norma UNI CEI EN ISO/IEC 17065 e che, quale Organismo indipendente, provvede a for- nire alle Organizzazioni richiedenti servizi di va- lutazione e di Certificazione di conformità dei propri prodotti alle prescrizioni delle Norme di ri- ferimento.

CERTIQUALITY S.r.l. non effettua, né diretta- mente né attraverso rapporti di agenzia con sub- contrattori, alcun servizio di consulenza per aiu- tare le Organizzazioni a mettere a punto le pro- prie attività finalizzate alla certificazione dei loro prodotti o a redigere la relativa documentazione.

Lo stato giuridico di Certiquality S.r.l. è descritto nello Statuto.

Il sostegno finanziario per l’attività di Certiqua- lity S.r.l è fornito dai proventi previsti per la cer- tificazione.

2. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE

Nel presente Regolamento vengono definiti i rapporti fra CERTIQUALITY S.r.l. e le Organizza- zioni che intendono ottenere la certificazione di conformità a fronte dello Standard:

IFS BROKER – Standard for auditing Trade Agen- cies’, Importers, and Brokers’ service compliance in relation to product quality and safety - ver- sione 3.1.

Sull’applicazione del presente Regolamento sor- veglia il Comitato di Salvaguardia dell’Imparzia- lità, nominato dal Consiglio di Amministrazione, nel quale sono rappresentate le parti interessate alla Certificazione.

Certiquality opera secondo procedure conformi alla norma UNI CEI EN ISO/IEC 17065, agli Stan- dard IFS ed alle prescrizioni dell’accreditamento Accredia per lo specifico schema.

3. DEFINIZIONI

Nota: nei diversi contesti, si applicano le defini- zioni riportate nello Standard IFS Broker (Version 3.1).

3.1 Organizzazione

Termine usato per indicare il Soggetto che ha presentato domanda di Certificazione.

3.2 Certificato CERTIQUALITY

E’ il documento con il quale Certiquality attesta che un prodotto è conforme ai requisiti dello Standard IFS per il quale l’Organizzazione ha chiesto la certificazione. Il certificato è sempre ri- ferito al sito presso il quale si effettuano le atti- vità oggetto di certificazione ed in cui si è svolto l’audit.

Il periodo di validità della certificazione è indi- cato sul certificato stesso (par. 6).

3.3 IFS BROKER – Standard for auditing Trade Agencies’, Importers, and Brokers’ service com- pliance in relation to product quality and safety.

IFS Broker è uno standard per la verifica dei ser- vizi offerti da aziende/persone che effettuano at- tività di commercializzazione in relazione a pro- dotti alimentari, prodotti detergenti per la casa e per la persona e/o materiali da imballaggio.

Possono essere distinte le seguenti tipologie di organizzazioni:

- Broker: persone o aziende che agiscono come agenti per conti di altri per i quali ne- goziano contratti, comprano o vendono in cambio di un quota di commissione;

- Sales Agent: persona o azienda che è auto- rizzata o incaricata da un produttore di ven- dere o distribuire i propri prodotti in un de- terminato territorio ma in nome proprio ac- quisendo la proprietà della merce e non in qualità di mandatario;

- Trader/Dealer: persona o azienda che com- pra, vende o scambia merci;

- Importer: persona o azienda che importa merci in un Paese al fine di venderle.

Lo standard si applica sia a persone o aziende che acquisiscono la proprietà dei prodotti, sia che non l’acquisiscono ma che tipicamente non hanno il possesso fisico dei prodotti stessi (es. non hanno magazzini, aree di confezionamento, mezzi di trasporto).

La finalità dello standard è verificare la confor- mità dei servizi, in particolare le modalità per la selezione e gestione dei fornitori, la rintracciabi- lità interna e la gestione idi eventuali richiami di prodotti.

Lo Standard IFS Broker ha definito i seguenti scopi di audit:

- 1. Food

- 2. Household and personal care products

- 3. Packaging materials

- Una combinazione dei precedenti. Vedi Allegato 1 al presente Regolamento.

Lo Standard IFS Broker non si applica alle se- guenti attività:

- Lavorazione di prodotti alimentari e non

- Ogni altra attività di manipolazione dei pro- dotti o attività logistica.

Nell’ambito dei requisiti dello standard IFS ne ha identificati 8 come fondamentali per garantire la sicurezza e l’idoneità del servizio e per questo definiti come “KO”:

- 1.2.2 Responsabilità della Direzione,

- 2.3.1 Gestione della sicurezza dei prodotti,

- 4.2.2 Specifiche del prodotto,

- 4.6.1 Sistema di rintracciabilità,

- 5.1.1 Audit interni,

- 5.2.2 Analisi di prodotto,

- 5.5.2 Procedure per il ritiro e il richiamo

- 5.7.2 Azioni correttive.

I requisiti KO non possono essere considerati “Non Applicabili”. Unica eccezione il KO 5.2.2.

Lo scopo dell’audit e del certificato deve inclu- dere la completa attività dell’azienda (Broker services) e deve essere definito preventiva- mente tra l’azienda e Certiquality.

Lo scopo del certificato deve descrivere i pro- dotti commercializzati dall’azienda per i quali l’attività di Broker è stata verificata nel corso dell’audit. Sul certificato compariranno gli scopi di prodotto (nomi e codici) come definiti nell’al- legato 1 al presente regolamento.

L’audit deve essere effettuato in modo da poter verificare tutte le attività riportate nel certifi- cato.

In eccezionali circostanze Certiquality può con- sentire all’azienda di escludere i servizi relativi ad una specifica categoria di prodotto che non è considerata core business dell’azienda. Questa esclusione verrà chiaramente indicata nel rap- porto e nel certificato.

Non è consentito escludere dallo scopo prodotti a marchio del cliente (ES: private label).

3.3.1 Certificazioni combinate IFS Broker/IFS Logistics

Se l’azienda di commercializzazione acquisisce anche il possesso fisico dei prodotti e quindi ef- fettua attività di logistica (magazzino, trasporto, distribuzione), la sola certificazione IFS Broker non è applicabile e deve essere combinata con IFS Logistics.

Se l’azienda non vuole includere le attività logi- stiche nella certificazione IFS, questa potranno essere escluse e il certificato IFS Broker riporterà la seguente dicitura. “L’azienda effettua attività logistiche che non sono certificate a fronte dello standard IFS Logistics”.

3.4 Organizzazione multi sito

Le aziende con più siti che hanno presso la sede centrale la gestione centralizzata per alcune atti- vità (es. acquisti, gestione del personale, audit interni, gestione reclami) potranno essere certi- ficate e gli aspetti verificati verranno considerati rilevanti anche per gli audit presso i singoli siti. Ogni sito verrà verificato singolarmente entro 12 mesi dalla verifica presso la sede centrale che deve sempre essere vista per prima.

Ciascun sito avrà il proprio report e certificato.

Se la sede centrale se non effettua attività di commercializzazione non avrà un certificato pro- prio e il tempo di audit dedicato verrà descritto nel rapporto dei singoli siti.

4. CONDIZIONI GENERALI PER LA CERTIFICA- ZIONE

4.1 Accesso alla certificazione

Possono accedere alla Certificazione tutte le Or- ganizzazioni che rientrano nel campo d’applica- zione del IFS Broker Standard come definito al par. 3.3.

4.2 Perché venga attivato l’iter di certifica- zione da parte di Certiquality, l’Organizzazione richiedente deve:

- conoscere e accettare le regole stabilite dallo Standard IFS applicabile;

- aver attuato il processo di erogazione del servi- zio di logistica secondo quanto previsto dallo Standard IFS,

- accettare le regole fissate dal presente Regola- mento e le condizioni comunicate da Certiqua- lity.

4.3 L’accettazione della domanda, il rilascio della Certificazione e il suo mantenimento, compor- tano il pagamento degli importi previsti. Il man- cato adempimento di tali obblighi alla scadenza stabilita, comporta la sospensione o la revoca del certificato secondo quanto previsto dagli artt. 10 e 11 del presente Regolamento.

Il calcolo dei giorni di audit è effettuato da Certi- quality in base alle regole stabilite da IFS.

4.4 Prima di avviare l’iter di certificazione è pos- sibile richiedere una visita preliminare con l’obiettivo di individuare il grado di preparazione dell’Organizzazione in relazione ai requisiti dello Standard IFS. Tale verifica è documentata ma non viene considerata ai fini dell’audit di certifi- cazione. Il valutatore che effettua la visita preli- minare non può essere lo stesso designato per l’audit di certificazione.

4.5 La certificazione non è trasferibile ad attività, aziende produttive o ad unità diverse da quelle menzionate nel Certificato.

4.6 Se, tra due audit di certificazione, si realiz- zano nuove attività, differenti da quelle incluse nello scopo del corrente audit IFS, l’azienda cer- tificata deve immediatamente informare Certi- quality, il quale esegue una valutazione del ri- schio per decidere se è necessario procedere ad un audit di estensione o meno.

4.7 In seguito all’emissione del Certificato IFS, Certiquality inserisce il nominativo dell’Organiz- zazione nel database IFS. Certiquality rende pub- blici i dati anche in caso di sospensione, revoca e rinuncia alla certificazione. Analoghi informa- zioni vengono fornite all’Ente di Accreditamento.

5. PROCEDURA PER LA CERTIFICAZIONE DI CON- FORMITA’ DEI PRODOTTI/PROCESSI

5.1 Richiesta di Offerta / Domanda di Certifica- zione e accettazione offerta

L’Organizzazione che intenda ottenere la certifi- cazione a fronte dello Standard IFS Broker deve richiedere un’offerta a Certiquality mediante la compilazione, datata e firmata, dello specifico modulo nel quale deve essere chiaramente indi- cato il processo/servizio oggetto di certifica- zione.

L’accettazione dell’offerta perfeziona il rapporto contrattuale fra le parti e comporta anche l’ac- cettazione delle prescrizioni previste nel pre- sente Regolamento, e successive modifiche, di- sponibile sul sito Internet: xxx.xxxxxxxxxxxx.xx L’accettazione del contratto non presuppone né direttamente né indirettamente l’obbligo di cer- tificazione.

Se l’azienda che richiede un’offerta a Certiquality è già certificata IFS con un altro Ente deve comu- nicare il codice numerico “COID” in suo possesso al momento della richiesta di offerta. Tale codi- fica è unica e viene mantenuta anche in caso di

trasferimento da un Ente di certificazione ad un altro.

5.2 Audit iniziale - initial audit

L’audit iniziale è il primo audit di un’azienda per lo standard IFS; viene effettuata una verifica completa e approfondita dei sistemi e delle pro- cedure dell’intera azienda. Durante l’audit, tutti i requisiti IFS devono essere valutati.

Qualora sia stato effettuato un audit prelimi- nare, l’auditor che lo esegue dovrà essere di- verso dall’auditor che esegue l’audit iniziale.

Pianificazione ed effettuazione della verifica

Certiquality nomina un Gruppo di Valutazione qualificato secondo le regole dello standard IFS e lo comunica all’Organizzazione assieme alla data prevista per l’effettuazione della verifica. Qua- lora sussistano giustificati motivi che non riguar- dino la professionalità dei valutatori, l’Organizza- zione può richiedere per iscritto la sostituzione di uno o più Valutatori.

Un membro del Gruppo agisce come Coordina- tore del Gruppo di Valutazione.

Il Coordinatore contatta l'Organizzazione per de- finire con la stessa il piano di audit.

L’azienda potrà essere sottoposta all’audit solo nel momento in cui sta effettivamente svol- gendo le attività logistiche con i prodotti specifi- cati nello scopo di audit.

Almeno 1/2 del tempo di verifica IFS deve essere destinato alla valutazione dell’area di lavora- zione.

Durante l’audit, l’ispettore valuta anche le mo- dalità di uso del Logo IFS e nel caso in cui verifichi che l’organizzazione non rispetta le regole previ- ste dallo standard ne dà evidenza nel Company profile del rapporto ed informa Certiquality che informa IFS di conseguenza.

Nel corso della riunione di chiusura il Gruppo di valutazione precisa la tipologia delle non confor- mità rilevate. Al termine dell’audit il Valutatore compila e lascia in copia all’Organizzazione un

rapporto che riassume in modo sintetico i risul- tati della verifica ed indica il numero di non con- formità maggiori e KO valutati D.

Lo stesso auditor non può effettuare più di tre audit consecutivi nello stesso sito produttivo.

5.3 Calcolo del punteggio

Per verificare la conformità di un’azienda allo standard IFS Broker, il valutatore deve valutare in ogni audit tutti i requisiti dello schema in og- getto, dando per ognuno una valutazione basata sulla seguente classificazione:

• A: conformità completa al requisito (20 punti)

• B: punto di attenzione che potrebbe portare a una futura deviazione (15 punti)

• C (deviazione): una parte del requisito non è soddisfatta (5 punti)

• D(deviazione): il requisito dello standard non è soddisfatto (- 20 punti).

Il valutatore deve fornire spiegazione per tutti i punteggi B, C e D e l’eventuale non applicabilità (NA) dei requisiti per i quali è consentita questa valutazione.

5.4 Non conformità Maggiore

Si tratta di sostanziale inadempienza ad un requi- sito dello standard che può includere la sicurezza del prodotto e/o i requisiti legali dei paesi di pro- duzione e/o destinazione del prodotto.

Può essere assegnata una non conformità Mag- giore a ogni requisito dello standard, tranne che a quelli definiti come K.O. (vedi par. 3.3).

In caso di presenza di una o più NC Maggiori al punteggio dell’organizzazione verranno sottratti 15 punti e non sarà possibile concedere la certi- ficazione.

Assegnazione di una o più non conformità Mag- giore: sospensione del certificato

Se in occasione di un audit successivo a quello di certificazione viene emessa una o più non con- formità Maggiore, il certificato deve essere so- speso nel database entro e non oltre due giorni lavorativi dopo la data dell’audit.

Nel database verrà inserita una breve sintesi delle non conformità rilevate e i requisiti dello standard interessati.

Se le non conformità sono più di una sarà possi- bile effettuare un audit completo solo dopo 6 settimane dalla data dell’audit.

Il rapporto di audit deve essere sempre caricato sul Portale IFS.

5.5 KO

Inadempienza a fronte dei requisiti indicati come KO da IFS (vedi par 3.3).

I requisiti KO non possono essere considerati “Non Applicabili”, unica eccezione per IFS Broker è il punto 5.2.2.

Un KO non può essere valutato B. L’assegnazione di una deviazione C porterà all’assegnazione di 5 punti.

Un rilievo KO porterà a una sottrazione del 50% del possibile punteggio e all’impossibilità di emettere il certificato.

Valutazione D ad uno o più requisiti KO: sospen- sione del certificato

Se in occasione di un audit successivo a quello di certificazione viene emessa una o più valutazioni D a requisiti KO, il certificato deve essere so- speso nel database entro e non oltre due giorni lavorativi dopo la data dell’audit.

Nel database verrà inserita una breve sintesi delle non conformità rilevate e i requisiti dello standard interessati.

Il rapporto di audit deve essere sempre caricato sul Portale IFS.

Non sarà possibile effettuare un nuovo audit completo prima di 6 settimane dalla data dell’au- dit.

Gestione del punteggio finale < 75%

Nel caso in cui il punteggio finale sia < 75% il cer- tificato non verrà concesso.

Dovrà essere pianificato un nuovo audit com- pleto non prima di 6 settimane dall’audit.

5.6 Gestione dei rilievi in organizzazioni multi- sito

Tutti i requisiti KO devono essere verificati in tutti i siti commerciali, anche se alcuni di essi sono parzialmente gestiti presso il sito centrale. Nel caso in cui durante l'audit al sito centrale sia stata emessa una Non Conformità Maggiore o un KO segnato con D, saranno coinvolti anche tutti i siti controllati e i certificati di tali siti saranno so- spesi (secondo la procedura sopra descritta).

Dopo un audit positivo al sito centrale (o dopo un follow-up positivo), anche i certificati dei siti commerciali potranno essere reintegrati. A se- conda della non conformità emessa alla sede centrale, potrebbe essere necessario anche un nuovo audit dei siti commerciali.

TABELLA N. 1 – Regole per la gestione rilievi e l’emissione dei certificati IFS BROKER

RILIEVI	Status	Azioni da parte dell’organizza- zione	Tipologia di rapporto	Certificato
Almeno un K.O. valutato D	Non approvato	Definire le AC e concordare un nuovo audit (audit iniziale)	Il rapporto indica lo stato	NO
>1 Maggiore e/o punteggio totale <75%	Non approvato	Definire le AC e concordare un nuovo audit (audit iniziale)	Il rapporto indica lo stato	NO
Punteggio totale >75%	Non approvato	Definire le AC e concordare un nuovo audit iniziale non prima che siano trascorse 6 settimane dopo l’audit	Il rapporto indica lo stato	NO

RILIEVI	Status	Azioni da parte dell’organizza- zione	Tipologia di rapporto	Certificato
Max 1 Maggiore e ≥75%	Non approvato, finché le azioni intraprese siano convalidate con un audit di fol- low-up	Inviare PAC entro 4 settimane dal ri- cevimento del rapporto preliminare. Audit suppletivo entro max 6 mesi dalla data di audit	Il rapporto indica lo stato e include il piano delle AC	Può essere asse- gnato un certifi- cato Livello Base se la nc maggiore è completamente risolta al mo- mento del follow up audit. Il certifi- cato può essere emesso solo quando le corre- zioni sono comple- tate
Punteggio totale ≥75% e < 95%	Approvato a Li- vello Base dopo il ricevimento del PAC	Inviare PAC entro 4 settimane dal ri- cevimento del rapporto preliminare	Il rapporto indica lo stato e include il piano delle AC	Certificato di LIVELLO SUPE- RIORE Validità 12 mesi. Il certificato può essere emesso solo quando le correzioni sono completate
Punteggio totale ≥95%	Approvato a livello supe- riore dopo PAC	Inviare PAC entro 4 settimane dal ricevimento del rapporto preliminare	Il rapporto indica lo stato e include il piano delle AC	Certificato di LIVELLO SUPE- RIORE Validità 12 mesi. Il certificato può essere emesso solo quando le correzioni sono completate

5.7 Post audit

Al termine dell’audit il Valutatore compila e lascia in copia all’Organizzazione il MOD RAP-GFSI che riassume in modo sintetico i risultati della verifica. L’ispettore, utilizzando l’AuditXpress, entro al mas- simo 2 settimane dalla data della verifica ispettiva, invia via e-mail all’organizzazione auditata l’Action Plan estratto in automatico dal software che elenca tutte le valutazioni di tipo B, C e D e le even- tuali non conformità rilevate nel corso della visita.

L’Organizzazione entro 4 settimane dal ricevi- mento della richiesta di piano di azioni correttive deve inviare via e-mail l’Action plan compilato all’ispettore, affinché lo verifichi e lo approvi.

Il piano di azioni correttive diventerà quindi parte integrante del rapporto finale. Se il termine di 4 settimane non viene rispettato l’azienda sarà ne- cessario un nuovo audit completo.

L’RGVI entro 2 settimane dalla data dell’audit invia a Certiquality il rapporto definitivo comprensivo del piano di azioni correttive presentato all’azienda.

Il tempo minimo tra la data dell'audit e il carica- mento del rapporto di audit nel Database IFS / rila- scio del certificato è di sei (6) settimane (tempo target) e otto (8) settimane è il tempo massimo.

Il rapporto IFS è di proprietà del cliente e non verrà rilasciato a terzi se non previo consenso scritto dell’Organizzazione stessa; salvi i casi previsti dalla legge ed in seguito a richiesta dell’Ente di Accredi- tamento e di GFSI Integrity Program.

In seguito alla delibera della Commissione Tecnica, l’Istituto invia il rapporto all’Organizzazione, anche in caso di mancato rilascio della certificazione.

L’Organizzazione e Certiquality sono tenuti a con- servare il rapporto e la documentazione di audit per 5 anni.

5.8 Follow-up audit (Audit suppletivo)

Questo tipo di verifica è richiesto quando il risul- tato di un audit iniziale o di un audit di rinnovo non consentono di rilasciare il certificato. Il follow up audit è finalizzato alla verifica della chiusura delle non conformità maggiori rilasciate nel corso della verifica precedente e dovrà essere svolto entro sei mesi dalla data del precedente audit. General- mente l’auditor che ha effettuato l’audit principale effettua anche il follow up audit.

In caso di non conformità Maggiori relative all’inef- ficacia del processo, l’audit suppletivo non può es- sere svolto prima di sei settimane dalla data del precedente audit e comunque entro 6 mesi.

In caso di NC maggiori relative ad altri aspetti la data viene definita da Certiquality.

Se dopo un periodo di 6 mesi non è stato effettuato alcun audit di follow-up, si rende necessario un nuovo audit completo.

L’azienda può decidere di non effettuare un audit di follow up ma di ripetere l’audit completo; in questo caso la verifica non può essere fatta prima che trascorrano 6 settimane dall’audit in cui è emersa la nc maggiore.

Nel caso in cui l’audit di follow-up abbia un esito negativo, si rende necessario un nuovo audit com- pleto che non può essere effettuato prima che tra- scorrano 6 settimane dopo il follow up audit.

In caso di audit di follow up verranno caricati sul database IFS entrambi i report, l’originale ed il suc- cessivo.

Durante l’audit di follow-up il requisito relativo ad una precedente NC maggiore può essere valutato con qualsiasi punteggio A, B, C o D purché la NC sia stata risolta e non vi siano problematiche legate al mantenimento di sicurezza alimentare e legalità del prodotto.

Indipendentemente dal punteggio ottenuto con l’audit di follow up, l’azienda non potrà essere cer- tificata a livello superiore.

REG 8.3 IFS Broker ED 00 011221

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L’effettuazione di un follow-up audit non modifica la periodicità prevista per gli audit annuali di ricer- tificazione.

6 VALIDITA’ DELLA CERTIFICAZIONE E MANTENI- MENTO DELLA CERTIFICAZIONE

Il periodo di validità delle certificazioni IFS Broker è sempre di 12 mesi da calcolare dalla data di audit; la scadenza del certificato è sempre indicata sullo stesso.

6.1 Audit di ricertificazione annuale

Per il mantenimento della certificazione lo stan- dard IFS prevede che prima della scadenza del cer- tificato venga effettuato un audit di riesame com- pleto (audit di ricertificazione) al fine di verificare che l’Organizzazione mantenga inalterate le condi- zioni che hanno permesso la concessione della cer- tificazione stessa. Il IFS audit portal invierà una co- municazione all’azienda certificata 3 mesi prima della scadenza come promemoria della verifica.

La data di audit di ricertificazione, normalmente preannunciati con un minimo di 15 giorni solari, viene calcolata a partire dalla data dell’audit pre- cedente inoltre può essere pianificata al massimo 8 settimane prima e non oltre 2 settimane dopo la data stabilita per la ricerificazione.

Certiquality inserisce la data di audit stabilita nel IFS Database almeno 2 settimane prima.

Salvo modifiche ai processi/prodotti/struttura aziendale, non sono previste variazioni di durata del tempo di audit tra certificazione e audit di man- tenimento (ricertificazione annuale) e vengono sempre verificati tutti i requisiti della norma ma nell’audit di ricertificazione viene data particolare attenzione alla verifica delle azioni correttive intra- prese in seguito ai rilievi emersi nel precedente au- dit.

Al fine di ottemperare a questo requisito dello standard l’azienda è tenuta a comunicare sempre a Certiquality se è già stata certificata IFS in pas- sato, anche con altro Ente e a fornire a Certiquality

il numero COID assegnatole e al valutatore incari- cato copia del precedente rapporto di audit. Il piano di azioni correttive relativo al precedente au- dit deve essere valutato dall’ispettore anche se l’audit è stata effettuato più di un anno prima, o se l’azienda proviene da altro Ente di Certificazione.

In seguito a ogni audit il certificato viene aggior- nato e riemesso. La validità del certificato viene calcolata dalla data di emissione.

È onere dell’organizzazione effettuare gli audit di ricertificazione nei tempi stabiliti dallo standard. Nel caso in cui l’audit venga effettuato:

a) oltre la scadenza del certificato l’azienda risul- terà sul database come non certificata sino alla de- libera Certiquality,

b) in prossimità della scadenza del certificato l’azienda dovrà inviare il “action plan” compilato entro un termine adeguato per consentire la valu- tazione e la delibera del certificato entro i termini che consentano di mantenere la continuità della validità del certificato; ciò significa che in questi casi il tempo a disposizione per la compilazione e l’invio dell’action plan sarà meno delle due setti- mane stabilite.

Attraverso il IFS audit portal i retailers vengono in- formati nel caso in cui l’audit sia effettuato oltre la scadenza.

Il mantenimento della certificazione è inoltre su- bordinato a quanto indicato nell’articolo 13 del presente Regolamento.

Visite di sorveglianza casuali, non programmate, possono venire effettuate qualora l’Istituto lo ri- tenga opportuno, in caso di rifiuto non motivato da parte dell’Organizzazione ad accogliere i Valuta- tori, la Certificazione sarà sospesa.

Sia nel caso di rifiuto ad accogliere i Valutatori, sia nel caso di riscontro di “non conformità”, il costo dell’ispezione casuale non programmata sarà ad- debitato all’Organizzazione.

Nulla sarà addebitato nel caso che l’ispezione non programmata non metta in evidenza alcuna “non conformità”.

6.2 Audit di estensione

Se tra due audit di certificazione vengono aggiunti nuovi prodotti/ servizi diversi da quelli inclusi nello scopo del corrente audit IFS, l’azienda certificata deve immediatamente informare il proprio ente di certificazione, che svolgerà una valutazione del ri- schio per decidere se è necessario svolgere o meno un audit di estensione.

I risultati di questa valutazione del rischio, basata sui rischi di sicurezza del prodotto/servizio, devono essere documentati.

Nell’eventualità che l’ente di certificazione decida che questi nuovi prodotti e / o servizi debbano es- sere inclusi nello scopo di audit e lo scopo di audit aggiornato sul certificato, non sarà necessario svol- xxxx un nuovo audit completo ma è possibile orga- nizzare un audit di estensione in sito durante il pe- riodo di validità del certificato esistente. Certiqua- lity è responsabile per la determinazione dei requi- siti pertinenti da auditare e della relativa durata dell’audit.

Il rapporto di questo audit di estensione rappre- senterà un allegato unito al rapporto di audit già esistente. Le condizioni per il superamento dell’au- dit di estensione (punteggio ≥ 75 %) sono le mede- sime di un normale audit ma solo focalizzate sui re- quisiti specifici che sono stati auditati.

Il punteggio dell’audit originale non cambia.

Se l’audit di estensione dimostra la conformità, il certificato deve essere aggiornato con il nuovo scopo e caricato nel portale di audit.

Il certificato aggiornato deve mantenere la stessa data di validità del certificato corrente.

Se, durante l’audit di estensione, sono stati identi- ficati una non conformità Maggiore o un KO (non conformità KO), l’intero audit è da ritenersi fallito e il certificato corrente deve essere sospeso.

7. UTILIZZO DEL LOGO IFS BROKER

I diritti d’autore di IFS Broker ed il marchio regi- strato sono totalmente di proprietà di IFS Manage- ment GmbH. Il logo IFS Broker può essere scaricato dal portale IFS.

L’azienda certificata IFS Broker può utilizzare il logo IFS per motivi promozionali e pubblicare informa- zioni sulla certificazione IFS a condizione che non sia visibile sulla confezione del prodotto finale a di- sposizione del cliente e/o del consumatore finale. Il rispetto delle regole per l’uso del logo devono es- sere verificate dall’auditor durante l’audit e i risul- tati descritti nel profilo aziendale del rapporto di audit, come campo obbligatorio.

Nel caso in cui l’auditor identifichi una violazione Dovrà essere inviata comunicazione agli uffici IFS. Nell’usare il logo IFS Broker bisogna attenersi alla forma e al colore del disegno in scala.

Se usato in documenti, è ammessa la stampa anche in bianco e nero. Il logo IFS Broker può essere uti- lizzato in forma stampata, fisica ed elettronica, e in filmati, stante la condizione che le forme e i formati vengano rispettati. Le stesse condizioni valgono per l’uso del logo come timbro.

Quando un’azienda certificata IFS Broker, pubblica documenti che recano il logo IFS, i commenti e le interpretazioni relativi all’IFS devono essere chia- ramente identificabili come tali. Le presentazioni in internet cui appare il logo IFS, sono permesse solo se in diretto collegamento con IFS.

L’azienda certificata può usare il logo IFS per motivi promozionali (per esempio, fiere per contatti com- merciali, brochure, articoli generici sulla sicurezza dei prodotti e sulla gestione della qualità in gene- rale, veicoli) e pubblicare informazioni in merito alla certificazione IFS, stante la condizione che esse non siano visibili sulla confezione del prodotto reso disponibile al consumatore finale.

Il logo IFS Broker non può essere utilizzato in modo tale da portare a ritenere che i proprietari dell’IFS siano responsabili della decisione di certificazione.

Lo stesso vale inoltre per le opinioni e le interpre- tazioni che possono derivarne. In caso di sospen- sione o di ritiro della certificazione IFS Broker, l’azienda certificata deve immediatamente cessare l’utilizzazione del logo IFS sui suoi documenti e ces- sare ogni comunicazione in merito all’IFS.

È considerato scorretto l’uso quando la Certifica- zione e il Logo:

- non siano stati ancora rilasciati;

- siano decaduti o revocati;

- siano divulgati in modo tale da essere interpre- tati come Certificazione di Sistema di Gestione;

- siano utilizzati in violazione a quanto previsto agli art. 7, 10 e 11 del presente Regolamento.

L’Organizzazione deve immediatamente cessare l’esibizione o qualsiasi altro uso dei documenti di certificazione e del Logo:

- dopo la sospensione, la revoca, la rinuncia, la cancellazione, l’annullamento della Certificazione;

- nel caso in cui l’Organizzazione abbia apportato modifiche al prodotto e/o al sistema che non siano state accettate da Certiquality;

- dopo una modifica alle regole del Sistema di Certificazione comunicata da Certiquality che l’Or- ganizzazione non abbia recepito (vedi art. 9).

Accertato l’uso scorretto della Certificazione, Cer- tiquality prenderà le misure atte ad impedirne la prosecuzione e a salvaguardare i propri interessi.

8. DIRITTI E DOVERI DELL'ORGANIZZAZIONE IN POSSESSO DI CERTIFICAZIONE

L’azienda è tenuta ad avere copia dello Standard IFS Broker nella versione applicabile aggiornata.

L'Organizzazione in possesso di Certificazione si im- pegna a:

- mantenere la propria struttura conforme ai re- quisiti dello standard IFS Broker;

- accettare, a proprie spese, le visite di valuta- zione che si rendessero necessarie per mante- nere valida la Certificazione rilasciata;

- non utilizzare la propria certificazione in modo tale da poter danneggiare la reputazione di

Certiquality, IFS e del sistema di certificazione e compromettere la fiducia del pubblico;

- cooperare con Certiquality per consentire l’ef- fettuazione di witness audit da parte dell’Ente di Accreditamento e di IFS;

- consentire, per le finalità connesse alla veri- fica, l'accesso ai propri locali e la consultazione del proprio sistema informativo ai Valutatori Certiqualty, agli eventuali Osservatori od Esperti e ai Valutatori di Accredia e di IFS ed as- sisterli durante gli audit. Nel caso di rifiuto di ricevere gli Osservatori dell’Istituto o di Enti di controllo e di accreditamento in accompagna- mento ai Valutatori Certiquality, Certiquality può disporre la mancata concessione, la so- spensione o la revoca della Certificazione.

- attuare le azioni correttive a seguito degli sco- stamenti rilevati;

- tenere una registrazione di tutti i reclami dei propri clienti e delle relative azioni correttive e preventive intraprese e metterle a disposi- zione di Certiquality e dei suoi valutatori in oc- casione delle visite di sorveglianza;

Obbligo di informazione

L’azienda deve informare Certiquality circa ogni cambiamento o informazioni che indicano che i servizi potrebbero non essere più conformi ai re- quisiti del sistema di certificazione (es. richiami, in- cidenti, ecc.). Questa informazione deve essere fornita entro 3 giorni lavorativi.

Nel caso in cui durante l’audit venga ravvisata, la mancanza di tale comunicazione, l’auditor asse- gnerà una deviazione.

L’organizzazione certificata è tenuta a comunicare entro 3 giorni lavorativi a Certiquality mezzo fax/e- mail e successivamente a mezzo lettera raccoman- data A.R. o PEC:

- tutte le situazioni difformi rilevate dalle Auto- xxxx di controllo, eventuali sospensioni o revo- che di autorizzazioni, concessioni, ecc. relative alla produzione/erogazione di prodotti e/o ser- vizi connessi alla certificazione;

- eventuali procedimenti giudiziari e/o ammini- strativi in corso, riguardanti l’oggetto della cer- tificazione, fatti salvi i limiti posti dalla legge;

- eventi pubblici riguardanti la sicurezza alimen- tare (come ad esempio richiami pubblici, cala- mità, focolai di sicurezza alimentare, ecc.);

L’Organizzazione è tenuta a mantenere informato Certiquality sugli sviluppi dei suddetti procedi- menti.

L’Organizzazione è inoltre tenuta a comunicare:

- modifiche alla ragione sociale dell'organizza- zione, all’indirizzo di contatto ed al sito oggetto di certificazione;

- modifiche all'organizzazione (ad es. stato giuri- dico, commerciale, organizzativo o proprietà) e alla direzione (ad es. personale dirigente, deci- sionale o tecnico);

- qualsiasi altra modifica che renda inaccurate le informazioni sul certificato.

In relazione a quanto sopra Certiquality si riserva la

Coloro che non intendano adeguarsi possono ri- nunciare alla Certificazione purché ne diano comu- nicazione a Certiquality secondo le modalità indi- cate nell’art. 12 del presente Regolamento.

10. SOSPENSIONE DELLA CERTIFICAZIONE

In caso di situazioni problematiche o del perdurare di scostamenti dopo il termine concordato per la loro eliminazione, Certiquality può sospendere la Certificazione.

Esempi di tali gravi carenze sono:

- se l’audit di ricertificazione annuale indica non conformità gravi non risolte nei tempi e modi previsti (v. art. 5.6);

- se l'Organizzazione rifiuta l'effettuazione degli audit periodici secondo quanto previsto dall'art. 6.1;

- se l’Organizzazione rifiuta l’effettuazione di au-

facoltà di eseguire opportune e tempestive verifi- -

che ispettive straordinarie e, eventualmente, adot-

dit addizionali o suppletivi;

se rifiuta di ricevere gli osservatori Accredia o

valutatori IFS;

tare provvedimenti di sospensione, riduzione, e/o

revoca della certificazione rilasciata, in base ai pos- sibili impatti delle modifiche sull’oggetto della cer- tificazione.

9. MODIFICHE DEI PARAMETRI DI RIFERIMENTO E/O DELLE CONDIZIONI DI RILASCIO DELLA CERTI- FICAZIONE

Possono verificarsi modifiche dei requisiti di certi- ficazione per:

a) modifiche e/o aggiornamenti IFS Broker Stan- dard;

b) modifiche delle condizioni di rilascio della Certi- ficazione.

In tali casi Certiquality, ne dà tempestiva comuni- cazione all’Organizzazione, invitandola ad ade- guarsi alle nuove prescrizioni, entro un termine che verrà indicato tenendo conto dell’entità delle va- riazioni apportate.

- se l’Organizzazione non comunica a Certiqua- lity modifiche significative al proprio Sistema e/o alla propria organizzazione,

- se perdura un uso improprio della Certifica- zione, (simboli o loghi);

- se vi sia stata una qualsiasi altra inadempienza alle prescrizioni dello schema certificativo o del presente Regolamento;

- se sono presenti provvedimenti da parte della Pubblica Autorità che pregiudichino l’attua- zione dell’oggetto della certificazione IFS;

- se vi sono problematiche aventi per oggetto i requisiti cogenti del prodotto/servizio erogato oggetto della certificazione;

- se l’Organizzazione non informa l’Istituto in base a quanto indicato al par. 8;

- se non è in regola con i pagamenti delle attività già effettuate da Certiquality e relative a ogni tipo di servizio fornito da Certiquality anche di- verso dalla certificazione.

A seguito della delibera della Commissione Tecnica la sospensione viene comunicata per mezzo di let- tera raccomandata A.R. o PEC, indicando la data di decorrenza, la durata, il divieto di promuovere qualunque azione relativa all’uso della certifica- zione, ivi compreso l’uso per la partecipazione a bandi di gara e le condizioni alle quali la sospen- sione può essere revocata.

L'Organizzazione certificata è responsabile di intra- prendere pronte e adeguate azioni per correggere ogni inadempienza alle prescrizioni dell'Istituto e di informare formalmente lo stesso delle azioni cor- rettive proposte o attuate.

Fatta salva la naturale scadenza della certificazione riportata sul certificato, la sospensione può essere annullata solo quando Certiquality ha accertato il soddisfacente ripristino della conformità ai requi- siti certificati. Qualora le cause che hanno determi- nato la sospensione non siano rimosse entro il ter- mine definito, Certiquality procederà alla revoca della Certificazione.

Le spese relative alle verifiche aggiuntive effet- tuate a cura di Certiquality conseguenti a carenze o scostamenti sono a carico dell’Organizzazione.

Certiquality comunica a IFS la sospensione del cer- tificato.

11. REVOCA DELLA CERTIFICAZIONE

La revoca e, conseguentemente, la cancellazione e il ritiro della Certificazione IFS Broker viene delibe- rata da Certiquality a seguito a:

- qualsiasi informazione che possa indicare che il prodotto o i prodotti potrebbero non essere più conformi ai requisiti della certificazione

- mancato pagamento dell'audit in corso da parte del azienda certificata.

I seguenti casi sono esempi non esaustivi di infor- mazioni che possono portare alla revoca:

- mancata eliminazione delle cause che hanno provocato la sospensione allo scadere del ter- mine definito da Certiquality;

- violazione di leggi o regolamenti cogenti ine- renti i prodotti o i processi oggetto di certifica- zione;

- cessazione delle attività per le quali l’Organiz- zazione aveva ottenuto la Certificazione.

La decisione di revoca della Certificazione IFS viene comunicata all'Organizzazione mediante lettera raccomandata A.R. o PEC.

L’attuazione di revoca della Certificazione non dà diritto ad alcun rimborso di quanto pagato antici- patamente e comporta il pagamento di una penale secondo quanto previsto all’art 14.

11.1 Obblighi derivanti dalla deroga

In seguito alla delibera di revoca l'Organizzazione si impegna a:

- restituire o distruggere l'originale del Certifi- cato CERTIQUALITY;

- non utilizzarne le eventuali copie e riprodu- zioni;

- eliminare dalla carta intestata, documenta- zione tecnica e pubblicitaria ogni riferimento o simbolo della Certificazione;

- darne notizia ai committenti in maniera ana- loga a come era stata comunicata l’avvenuta Certificazione.

In seguito alla delibera di revoca Certiquality prov- vede a cancellare l’Organizzazione dagli elenchi delle Organizzazioni certificate e all’aggiorna- mento del database IFS.

12. RINUNCIA ALLA CERTIFICAZIONE

L'Organizzazione può rinunciare alla certificazione mediante comunicazione scritta (PEC o raccoman- data):

a) in caso di variazione delle Norme di riferi- mento, come precisato all'art. 9 del presente Regolamento;

b) in caso di non accettazione di eventuali revi- sioni del presente Regolamento;

c) in caso di non accettazione delle variazioni delle condizioni economiche stabilite da Certi- quality;

d) in caso di cessazione dell'attività o cessione di ramo di azienda a soggetto giuridico diverso da quello che ha ottenuto la Certificazione del proprio Sistema di Gestione della Sicurezza Ali- mentare, disposizioni di legge, fallimento o li- quidazione dell’Organizzazione.

Nel caso di rinuncia a seguito di cessione a soggetto diverso, la validità del contratto continua sino al termine del triennio, previa verifica da parte di Cer- tiquality del mantenimento di tutte le condizioni che hanno portato al rilascio della certificazione.

Nei casi b), c) e d) la comunicazione deve essere in- viata dall'Organizzazione entro 1 mese dalla data di notifica delle variazioni apportate da Certiquality. La rinuncia diventa effettiva dalla data di comuni- cazione da parte di Certiquality con cui si prende atto della rinuncia stessa, con contestuale deca- denza della validità della certificazione.

A seguito della rinuncia l'Organizzazione si obbliga a quanto previsto al par. 11.1.

L’Organizzazione può infine rinunciare alla certifi- cazione in qualsiasi momento ma sarà tenuta al pa- gamento del corrispettivo previsto al paragrafo

14.1 a titolo di indennizzo.

Nel caso di rinuncia per motivi diversi da quelli pre- cedentemente indicati l'Organizzazione è tenuta al pagamento di un corrispettivo secondo quanto previsto dall'art. 14.1.

13. RISERVATEZZA

Gli atti (documentazione, lettere, comunicazioni) relativi alle attività di Certificazione IFS della Orga- nizzazione richiedente sono considerati riservati e

l'accesso ad essi è regolamentato da apposita pro- cedura interna.

Il personale di Certiquality che nel corso dell'esple- tamento delle proprie funzioni venga a conoscenza dei contenuti di tali atti, è tenuto al segreto profes- sionale.

L’accesso e la consultazione dei documenti relativi alla certificazione sono riservati solo alle funzioni di Certiquality coinvolte nell’iter di certificazione e all’Organizzazione certificata e agli Enti di controllo e accreditamento.

Nel caso in cui informazioni relative all’Organizza- zione debbano essere divulgate per obblighi di legge, l’Istituto ne darà avviso all’Organizzazione stessa.

Ad eccezione di questi casi CERTIQUALITY non di- vulga informazioni sulle Organizzazioni certificate senza il consenso scritto delle stesse.

Certiquality opera in conformità alla vigente nor- mativa in materia di trattamento dei dati personali. Per ogni ulteriore informazione è possibile consul- tare il sito web aziendale alla pagina xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/Xxxxxxxxxxx-xxx-xxxx- e-Privacy-Policy.

14. CONDIZIONI CONTRATTUALI ECONOMICHE

14.1 Tariffe

Le offerte predisposte da Certiquality si basano su principi e criteri economici approvati dal Consiglio di Amministrazione.

Il contratto ha validità triennale e le modalità di rin- novo sono definite nello specifico contratto fir- mato dalle parti.

Come previsto dai par. 10 e 11 del presente Rego- lamento, in caso di revoca e rinuncia della Certifi- cazione l'Organizzazione è tenuta a pagare a Certi- quality una penale pari al 20% del valore totale del contratto nel triennio con un minimo di 500 euro ed un massimo di 5000 Euro.

Ogni richiesta di variazione del programma degli audit, effettuata dall'Organizzazione, può compor- tare il pagamento di un supplemento da definire in funzione di maggiori oneri incontrati.

Se la richiesta avviene nei 5 giorni lavorativi prece- denti la data concordata, l’Istituto si riserva di ad- debitare un importo pari al 50% di quanto previsto per la verifica.

I compensi per l’attività svolta da Certiquality sono dovuti dall’Organizzazione anche in caso di man- cata conseguimento della certificazione per cause non riferibili a Certiquality stesso.

L’azienda certificata a fronte dello standard IFS Broker è inoltre tenuta al pagamento annuale per ciascun sito certificato della quota amministrativa di competenza di IFS; tale importo è dovuto indi- pendentemente dall’esito del processo certifica- tivo.

14.2 Condizioni di pagamento

Gli importi relativi alle attività inerenti la Certifica- zione ed il suo mantenimento devono essere ver- sati a Certiquality secondo le indicazioni riportate sulle fatture emesse di volta in volta.

Il mancato adempimento dei suddetti obblighi comporta quanto previsto dai par. 10 e 11 del pre- sente Regolamento.

15 RESPONSABILITA'

L’Organizzazione si impegna a garantire la comple- tezza e la veridicità dei documenti e delle informa- zioni messe a disposizione degli auditor incaricati da Certiquality ed è l’unica responsabile della con- formità del prodotto/processo.

Certiquality è esplicitamente esonerato da ogni re- sponsabilità in caso di mancata o incompleta co- municazione di dati, come pure nel caso gli stessi non corrispondano alla reale situazione aziendale.

Certiquality ha la responsabilità di verificare che l’Organizzazione sia in grado di gestire efficace- mente l’osservanza delle leggi e norme cogenti re- lativamente ai prodotti forniti e/o servizi erogati, pur non assumendo alcuna responsabilità diretta in ordine alla adeguatezza delle scelte tecniche a tal fine adottate dall’Organizzazione – che rimane l’unica responsabile – né in ordine all’accerta- mento della conformità ai requisiti di legge.

La Certificazione IFS rilasciata da Certiquality non esime l'Organizzazione dagli obblighi di legge deri- vanti dai prodotti, processi e servizi forniti e dagli obblighi contrattuali verso i propri clienti, con esclusione di qualsiasi responsabilità od obbligo di garanzia da parte di Certiquality.

In particolare si conviene che nessuna responsabi- lità può derivare a Certiquality per difetti di pro- dotti, processi e servizi forniti dall'Organizzazione a terzi, nei casi contemplati dal D. Lgs. 6/09/2005

n.206 e smi (Codice del consumo) della Direttiva CEE 85/374, in materia di responsabilità per danno di prodotti difettosi e per comportamenti, sistema- tici od occasionali, dell'Organizzazione stessa, non allineati a Leggi e/o Regolamenti.

Certiquality non è responsabile di inadeguatezze o danni di alcun tipo provocati dall'attività dell'Orga- nizzazione o dai suoi prodotti, processi o servizi.

Certiquality non è responsabile per eventuali ine- sattezze contenute in banche dati di Enti di Accre- ditamento e Controllo in particolare qualora i dati vengano dagli stessi trasmessi ad altre entità.

16. RICORSI

L’Organizzazione interessata può presentare ri- corso contro le decisioni di Certiquality.

Il ricorso deve essere inviato mediante raccoman- data a Certiquality entro 30 giorni dalla comunica- zione della decisione. Certiquality provvede a dare

conferma scritta dell’avvenuta ricezione del ri- corso.

Certiquality, lo sottopone ad apposito Comitato che entro 30 giorni emette la propria decisione con indicazione delle motivazioni. Per giustificati mo- tivi il Comitato ricorsi può esprimersi entro ses- santa giorni.

In caso di non accoglimento del ricorso, il provve- dimento diventa definitivo; in caso di accoglimento il provvedimento viene annullato o revocato.

Le spese sono a carico della parte soccombente.

17. LEGGE APPLICABILE E CONTENZIOSI

Ogni rapporto fra l’Organizzazione e Certiquality è regolato dalla legge italiana. Ogni controversia re- lativa all’applicazione o all’interpretazione del pre- sente regolamento sarà devoluta alla competenza esclusiva del Foro di Milano.

18.RECLAMI

Chiunque ha facoltà di presentare delle segnala- zioni/reclami a fronte di possibili comportamenti di Certiquality e delle Organizzazioni certificate non in linea con le norme di riferimento.

Le segnalazioni/reclami devono essere formalizzati a mezzo lettera o fax; qualora siano ricevute per via telefonica devono essere successivamente forma- lizzate dal soggetto segnalante.

Segnalazioni/reclami anonimi non sono presi in considerazione dall’Istituto.

Certiquality si impegna a tenere informato il segna- lante sugli esiti del reclamo.

Entro 5 giorni lavorativi dal ricevimento del re- clamo Certiquality invia conferma della ricezione dello stesso al reclamante ed entro 10 giorni lavo- rativi dal ricevimento del reclamo fornisce una ri- sposta preliminare.

Per i reclami ricevuti da IFS e che riguardano un’azienda certificata da Certiquality la gestione

avviene in conformità a quanto stabilito dallo stan- dard IFS e dal contratto tra IFS e Certiquality.

19 IFS INTEGRITY PROGRAM

Nel 2010 IFS, ha introdotto una serie di misure volte a garantire la corretta applicazione dello Standard IFS denominate “IFS Integrity Program”. Le attività di competenza del Integrity Program sono dirette principalmente alla verifica dell’atti- vità degli Enti di Certificazione ed i loro auditor e possono coinvolgere anche le aziende certificate IFS.

Gli ambiti di intervento di questo programma sono fondamentalmente due:

19.1 Azioni preventive di assicurazione qualità

Le attività di assicurazione qualità prevedono un monitoraggio dell’intero sistema IFS.

Audit di sorveglianza sono svolti regolarmente presso gli uffici degli Enti di certificazione al fine di valutare il sistema IFS; questi audit sono svolti indi- pendentemente dal ricevimento di un reclamo per promuovere un miglioramento continuo. Possono essere effettuati witness audit di affiancamento.

19.2 Sanzioni

Se, a seguito di un reclamo o di azioni preventive di assicurazione qualità, la causa di una carenza è stata riconosciuta riconducibile a un ente di certifi- cazione e/o un auditor, IFS invierà tutte le informa- zioni necessarie in forma anonima ad un Comitato Sanzioni indipendente che deciderà sul caso ed eventualmente definirà le sanzioni applicabili.

In aggiunta, possono essere svolti audit di sorve- glianza presso aziende certificate. In genere, gli au- dit di sorveglianza sono annunciati 48 ore prima della data di audit e finalizzati a confrontare la do- cumentazione verificata nell’audit presso gli uffici dell’ente di certificazione, o nel database IFS, con la realtà aziendale.

Possono anche essere effettuati witness audit. In questo caso, l’auditor dell’Integrity valuta un audi- tor IFS di un Ente di certificazione durante il reale audit IFS.

Azioni di assicurazione qualità dopo la notifica di un reclamo

I distributori o qualsiasi altra parte interessata hanno il diritto di inviare agli uffici IFS segnalazione di qualsiasi possibile non conformità al fine di av- viare una verifica come parte dell’Integrity Pro- gram, utilizzando il modulo dei reclami disponibile sul il sito web IFS.

Gli uffici IFS raccolgono reclami per quanto ri- guarda gli audits IFS, i rapporti, i certificati o altre circostanze per le quali l’integrità del marchio IFS è messa in discussione.

IFS analizza anche il database, utilizzando stru- menti analitici al fine di identificare carenze.

Gli uffici IFS raccoglieranno tutte le informazioni necessarie per indagare sulle cause del reclamo e stabilire se ci sono carenze nel rispetto dei requisiti IFS da parte dell’azienda certificata, enti di certifi- cazioni accreditati o auditor qualificati IFS. Quando un reclamo non possa essere risolto con successo dalle indagini intraprese dall’ente di cer- tificazione, si eseguirà un audit al sito dell’azienda certificata. In generale, gli audit di investigazione sono annunciati 48 ore prima della data di audit, ma in casi eccezionali possono essere effettuati au- dit non annunciati.

ALLEGATO 1 - CATEGORIE IFS BROKER

1	Food
1.1	Red and white meat, poultry and meat products
1.2	Fish and fish products
1.3	Egg and egg products
1.4	Dairy products
1.5 s	Fruit and vegetables
1.6	Grain products, cereals, industrial bakery and pastry, confectionary, snacks
1.7	Combined products
1.8	Beverages
1.9	Oils and fats
1.10	Dry goods, other ingredients and supplements
1.11	Pet food
2	Houshold and personal care products
2.1	Cosmetic products
2.2	Houshold chemical products
2.3	Daily use household products
2.4	Personal hygiene products
3	Packaging material
3.1	Flexible packaging
3.2	Rigid plastic
3.3	Paper
3.4	Metal
3.5	Glass
3.6	Other natural materials

REG 8.3 IFS Broker ED 00 011221

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