AGENDA
GESTIRE UN GRANT AGREEMENT
AGENDA
✓
✓
Fonti legali
▪ Struttura
▪ Ruoli
▪ Responsabilità
▪ Emendamenti
▪ Lettere Informative
✓
Cenni al Consortium agreement
GESTIONE
LE FONTI LEGALI
Rules of Participation
Grant Agreement Annexes I,II, III …
L’accordo di consorzio deve essere conforme ai Regolamenti sulle norme.. ed al contratto; in caso di incompatibilità si applica il testo superiore
CONSORTIUM AGREEMENT
LA STRUTTURA: CORE & ANNEXES
• Core text
• Xxxxx X – Description of Work
• Xxxxx XX – General Conditions
• Xxxxx XXX – Eranet-Plus / Infrastructures / SME actions
/ Civil Society Organisations
• Annex IV – Form A
• Annex V – Form B
• Annex VI – Form C for CP / CSA / combination of CP and CSA / NoE / BSG-CSO / BSG-SME / CSA-Eranet-Plus
• Xxxxx XXX – Form D (Certificate on Financial Statement)
• Annex VII – Form E (Certificate on the Methodology)
• List of Special clauses
CORE
LE PARTI
L’accesso degli altri beneficiari (Form A)
CORE
Il CONSORTIUM AGREEMENT è
obbligatorio?
INIZIO e DURATA del progetto
Quanti rapporti vanno inviati in Commissione?
E con che cadenza?
CORE
Contributo UE max previsto per progetto (dettagli per partner/tipologia di attività/ categorie di costo in Annex I)
Su quale conto corrente sono accreditati i pagamenti UE?
A quanto ammonta l’anticipo che riceverà il coordinatore?
(= pre-financing – contribution to the Guarantee Fund)
CORE
Ci sono Clausole Speciali?
Contatti per le comunicazioni ufficiali
Legge applicabile
CORE
GERARCHIA
Clausole Speciali Xxxxx XXX Xxxxx XX Xxxxx X
ENTRATA IN VIGORE DEL GRANT AGREEMENT
(ultima FIRMA)
GRANT AGREEMENT
RUOLI
Grant
PO Agreement
Consortium Agreement
COORDINATORE
PARTE TERZA
PARTNER
PARTE TERZA
RUOLI
COORDINATORE
✓ Rappresenta i Beneficiari nei confronti della Commissione
✓ Agisce da intermediario per qualsiasi comunicazione Commissione –
beneficiari
OBBLIGHI CONTRATTUALI (art.II.2.3 GA) = no possibilità di subcontratto
11
RUOLI
BENEFICIARI
Obblighi dei beneficiari all’interno del Consorzio (art.II.2.4 GA)
RUOLI
BENEFICIARI
Obblighi del singolo beneficiario
(art.II.3 GA)
▪ Svolgere le attività previste nell’Xxxxx X, anche avvalendosi della collaborazione
di Terze parti
▪ Portare a termine le attività previste in maniera efficiente e nei tempi stabiliti
▪ Informare gli altri beneficiari e la Commissione (attraverso il Coordinatore) su:
• nome e i contatti del responsabile scientifico
• qualsiasi situazione che può incidere sull’esecuzione del progetto e la sua gestione
• qualsiasi cambiamento dei dati legali, amministrativi e finanziari dell’ente
• qualsiasi circostanza possa incidere su quanto previsto dalle Regole di partecipazione, il Grant Agreement e il Regolamento Finanziario
▪ Mettere a disposizione tutta la documentazione necessaria in caso di Audit CE
▪ Partecipare alle riunioni di progetto
▪ Rispettare i principi etici e assicurare pari opportunità tra uomini e donne nello
svolgimento del progetto
▪ Garantire il rispetto delle condizioni di assunzione e di lavoro, nonchè di carriera
dei ricercatori impiegati sul progetto
▪ Evitare I conflitti di interesse di tipo economico, politico, ecc… che possano incidere sull’esecuzione del progetto
RUOLI
PROJECT OFFICER
Il Project officer è il primo punto di contatto con la Commissione ed agisce da intermediario tra coordinatore e Commissione
Il Project Officer è nominato all’inizio della negoziazione dalla Commissione Europea ed è membro dell’unità rilevante per il progetto
Il Project Officer controlla e approva:
•Rapporti del progetto
•Deliverables del progetto
Financial /Legal Officer: si occupano degli aspetti finanziari e legali legati all’esecuzione del progetto (negoziazione, rendicontazione, variazioni al G.A., ecc…)
14
RUOLI
PARTE TERZA
Qualunque soggetto giuridico
che non firma il Grant Agreement (≠ dai Beneficiari)
PUO’ CONTRIBUIRE AL PROGETTO in DUE MODI:
A. Mettendo a disposizione risorse proprie a favore del Beneficiario (per consentirgli di svolgere parte della sua attività progettuale)
B. Svolgendo direttamente parte dell’attività progettuale attribuita al Beneficiario
In entrambi i casi il beneficiario rimane l’unico responsabile
dell’attività della Parte Terza e del rispetto del Grant Agreement da parte di quest’ultima
PARTE TERZA
METTE A DISPOSIZIONE RISORSE
A. GRATUITAMENTE (= contributo della Parte Terza)
Il Beneficiario non rimborsa i costi sostenuti dalla Parte Terza. I costi saranno registrati nei libri contabili della Parte Terza.
B. IL BENEFICIARIO RIMBORSA I COSTI SOSTENUTI DALLA PARTE TERZA (= costi eleggibili del
beneficiario)
I costi sono sostenuti, rendicontati e registrati nei libri contabili del Beneficiario, senza alcun profitto per la Parte Terza.
In entrambi i casi i contenuti e i dettagli dell’accordo Beneficiario/Parte Terza devono essere esplicitati nell’ Annesso I del Grant Agreement
PARTE TERZA
SVOLGE PARTE DELL’ATTIVITA’ DEL BENEFICIARIO
PARTE TERZA
Beneficiario
Commissione Europea
1. SUBCONTRAENTI
I costi dei sub-contratti sono costi diretti del BENEFICIARIO (FORM C), registrati nei suoi libri contabili
2. PARTI TERZE LEGATE AL BENEFICIARIO DA UN RAPPORTO CHE PRESCINDE DALL’ESECUZIONE DEL PROGETTO
Necessario l’inserimento della Clausola Speciale 10 in fase di negoziazione
• Parte Terza = FORM C
• Beneficiario = FORM C + Summary Financial Report (costi propri e della Parte Terza)
PARTE TERZA SVOLGE PARTE DELL’ATTIVITA’ DEL BENEFICIARIO
ESEMPI
▪JOINT RESEARCH UNIT - laboratori/infrastrutture gestiti da due o più soggetti giuridici allo scopo di condurre attività di ricerca in maniera durevole. NO PERSONALITA’ GIURIDICA AUTONOMA, ma condivisione di risorse e staff. Il Beneficiario sarà un solo membro della JRU, mentre gli altri andranno identificati nella Clausola 10.
▪EUROPEAN ECONOMIC INTEREST GROUPING
▪ AFFILIATI – soggetti giuridici sotto il controllo diretto/indiretto del beneficiario, oppure soggetti allo stesso controllo del beneficiario
▪GRUPPI– Associazioni, Federazioni, ovvero altre organizzazioni costituite da più membri (in tal caso il Gruppo agisce come beneficiario, e i membri che contribuiscono al progetto vanno indicati nella Clausola 10). Se il Gruppo non ha una sua personalità giuridica, valgono le regole dettate per le JRU.
GRANT AGREEMENT
RESPONSABILITA’ TECNICA
I Beneficiari sono responsabili CONGIUNTAMENTE ed IN SOLIDO nei confronti della CE
Nell’ipotesi di DEFAULTING PARTNER =
Gli altri partecipanti sono tenuti a portare a termine l’attività prevista dal Grant Agreement senza alcun contributo UE aggiuntivo
A meno che la Commissione preveda espressamente diversamente
GRANT AGREEMENT
RESPONSABILITA’ FINANZIARIA
Il meccanismo della Responsabilità Finanziaria Collettiva (VI PQ) è stato sostituito da quello del FONDO DI GARANZIA (la resp. Fin. Di ciascun beneficiario è limitata ai suoi debiti)
✓ Il 5% di contributo UE è dedotto con il pre-financing
✓ Gli interessi generati dal Fondo sono utilizzati per coprire l’eventuale mancato rimborso di somme da parte dei beneficiari
Alla fine del GA (pagamento finale):
• Se no perdite i beneficiari recupereranno il 5%,
OPPURE
• Se gli interessi < perdite = può essere trattenuto fino all’1% del contributo (fatta eccezione per enti pubblici, nonchè organismi garantiti dallo Stato)
GRANT AGREEMENT
EMENDAMENTI
• Provvedimento di modifica degli obblighi contrattuali previsti nel GA (Core e Annex I)
• La richiesta di emendamento va firmata da uno degli Authorised representatives del Coordinatore (indicati nell’A2.3 GPF)
• Presuppone uno scambio di comunicazioni: il contenuto deve chiaramente dimostrare l’accordo delle parti: le 2 lettere formano l’emendamento
IL COORDINATORE AGISCE DA INTERMEDIARIO TRA BENEFICIARI E CE
GRANT AGREEMENT
EMENDAMENTI
• Regola generale: ogni volta che la parte intende modificare il Core GA oppure l’Annex I e la modifica dipende dall’accordo di tutte le parti
• Casi comuni: mancato accesso al GA, aggiunta o termine della partecipazione dei beneficiari, cambio del coordinatore, estensione della durata del progetto, modifiche all’attività prevista dall’Annex I del DoW, cambio dei dati bancari del coordinatore, cambio dei riferimenti del coordinatore, ecc...
EMENDAMENTI AL GA
PROCEDURA
• CHI:
– Rappresentante legale del coordinatore
• COME:
– Modello standard di lettera (rif. Amendment guide disponibile su CORDIS) con riferimento al n. Di GA da emendare
– Da inviare all’indirizzo indicato all’art.8.1del GA
– Includere tutti i documenti di supporto
• QUANDO:
– In tempo utile (normalmente prima della fine del progetto)
EMENDAMENTI AL GA
PROCEDURA
• Le richieste di emendamento contenenti più modifiche al GA possono essere trattate separatamente (se la lettera di richiesta lo richiede esplicitamente)
• Il Coordinatore può accettare un emendamento per conto del Consorzio
• La Commissione può fare una controprosta al Consorzio. In tal caso, l’accetazione del Consorzio deve pervenire entro 60 giorni
EMENDAMENTI AL GA
PROCEDURA
Il coordinatore contatta in via informale il Project Officer prima dell’invio formale, al fine di:
▪ Inviare richieste valide (feedback entro 45 giorni). A questo scopo, il Project Officer si coordina con l’Unità Amministrazione & Finanza
▪ L’Unità Amministrazione & Finanza apre una nuova sessione del NEF (Access Amendment) per consentire al coordinator e di apportare le modifiche necessarie (es. Modificare i GPFs nel caso di aggiunta di un beneficiario)
GRANT AGREEMENT
LETTERE INFORMATIVE
• Che succede nel caso di cambiamenti che non dipendono dall’accordo delle parti e che non richiedono un emendamento?
LETTERE INFORMATIVE
LETTERE INFORMATIVE
IPOTESI
• Casi comuni:
- Trasferimento universale di diritti e obblighi (tranne nell’ipotesi di coordinatore)
- Cambio del nome/dettagli legali dei partecipanti
- Cambio dello status giuridico (es. una società non è più PMI)
- Cambio nel metodo di calcolo dei costi indiretti (ICM attribuito per errore)
• Vantaggi:
– Procedura più veloce
- Contatto diretto tra beneficiario e Commissione (attraverso il LEAR)
- Una lettera per beneficiario e non per GA
LETTERE INFORMATIVE
PROCEDURA
• Il beneficiario informa l’URF (tramite il LEAR)
• URF valida i cambiamenti e
– Informa l’Unità Amministrazione e Finanza
– Invia una conferma via email al beneficiario
• L’Unità Amministrazione e Finanza informa i coordinatori
CENNI SUL CONSORTIUM AGREEMENT
CONSORTIUM AGREEMENT
FIRMA
La CONFIDENZIALITA’ SVOLGE UN RUOLO DETERMINANTE per TUTTA LA DURATA DEL PROGETTO
CA signature GA/CA negotiation
Preliminary agreement?
(Memorandum of Understanding, Letter of intent)
Grant Agreement
CONSORTIUM AGREEMENT
DEFINIZIONE
PER LA GESTIONE DEL RAPPORTO TRA I PARTNER IL COORDINATORE SI AVVALE ANCHE DEL CONSORTIUM AGREEMENT,
CONCLUSO IN FASE DI NEGOZIAZIONE
✓ Accordo privato concluso tra i beneficiari
✓ Obbligatorio nel 7°PQ a meno non sia diversamente indicato negli inviti a presentare proposte
✓ Compatibile con il Grant Agreement che prevale in caso di contraddizioni (il GA non regola ogni aspetto e prevede la possibilità
di inserire previsioni aggiuntive)
CONSORTIUM AGREEMENT
STRUTTURA
✓ Preliminary clauses (title, preamble, definitions …)
✓ Technical provisions
✓ Financial structure and Management structure
✓ Intellectual Property
✓ Dispute resolution system
✓ Final clauses (applicable law, termination)
CONSORTIUM AGREEMENT
DISCIPLINA
UN CA RISPONDE E DISCIPLINA:
Questioni tecniche
• Chi deve fare cosa e con quali risorse?
• Che fare in presenza di eventuali problemi tecnici?
• Di chi è la responsabilità di una attività non svolta?
• Come modificare il Work plan originale?
• Chi decide le modifiche?
Questioni legate all’uso dei risultati commerciale o per attività di ricerca successiva
• Chi è autorizzato a fare cosa e quando?
• Chi è il proprietario di che ?
• Come proteggere i risultati ?
• Come sfruttare i risultati?
CONSORTIUM AGREEMENT
DISCIPLINA
UN CA RISPONDE E DISCIPLINA:
Questioni organizzative
• Quali sono le strutture di Management?
• Come vengono prese le decisioni?
• Come si monitora l’andamento delle attività?
• Come vengono apportati i cambiamenti ?
Questioni finanziarie e di reporting
• Quanto anticipo ? Come viene versato?
• I versamenti sono soggetti ad approvazione preventiva?
• Quanti e quali rapporti presentare ?
• Rapporti consegnati a chi ? (coordinatore, responsabile di WP…)
CONSORTIUM AGREEMENT
DISCIPLINA
UN CA RISPONDE E DISCIPLINA:
Questioni legali
• durata: inizio, fine, rinnovi ed estensione
• modifiche del partenariato
• quali norme durano oltre la fine del progetto?
• sanzioni
• dispute, arbitrato
• legge applicabile
Proprietà Intellettuale
• Confidentiality
• Background
• Ownership of foreground
• Protection of foreground
• Use and dissemination
• Access rights
• movimento di personale, di materiali ….
CONSORTIUM AGREEMENT
CHECK LIST
NON costituisce un documento legalmente vincolante
CONSORTIUM AGREEMENT
MODELLI
DESCA (Development of a Simplified Consortium Agreement) is the fruit of collaboration between several organisations, mainly from the research sector. XXXXX is drafted in a relatively simplified and comprehensive way. Users without any legal background may therefore find it easier to use. DESCA proposes alternative options for several key clauses, incorporated in the different illustrative examples available. Generally speaking, the “fair and reasonable” option is closer to the provisions of Xxxxx XX to the grant agreement (hereafter “Annex II”) while the “royalty-free” option gives DESCA a more business-oriented approach, as will be shown hereunder. DESCA also proposes two alternatives for the internal organisation of the consortium (consortium bodies and decision making) to fit small and large projects. There is also a special module with detailed provisions on software.
IMG4 is drafted by ASD-IMG4, the Industrial Management Group that represents the biggest aerospace companies in Europe. It is based on the DESCA model and is very similar. However, it does not propose alternative options, and some IP clauses are modified to fit the needs of FP7 Aeronautics projects. Additionally, it includes an agreement to loan of material and equipment developed in the project.
IPCA (Integrated Projects Consortium Agreement) was published by the European Information & Communications Technology Industry Association (EICTA). This model is meant to suit the needs of the industry and contains several clauses supporting the commercial exploitation of the results. It also contains detailed provisions on software, as well as alternatives (option 1 and 2) in several key clauses. EICTA also suggests a model Memorandum of Understanding for the proposal preparation.
EUCAR, the European Council for Automotive R&D, gave its name to its own model. The EUCAR model contains provisions that encourage both the economic exploitation and the dissemination of the project results. It is less detailed than the other models but proposes alternatives for the access rights regime and the management of background, as well as a default internal organisation of the project into subprojects. It is also accompanied by an optional Letter of Intent for the proposal stage.
CONSORTIUM AGREEMENT
MODELLI
…ATTENZIONE!
Il CA deve essere tagliato SU MISURA per il progetto….
…TENENDO CONTO DI
– lo schema di finanziamento utilizzato (Large, Small, CSA…)
– le attività del progetto
– la dimensione
– la tipologia dei partner
– la struttura organizzativa (WP, Task, Comitati, responsabilità …
– la gestione finanziaria
– le decisioni in merito alla proprietà intellettuale (IPR)