Organismo di Ispezione Tipo C
S.r.l.
Regolamento per il servizio di verificazione periodica
Organismo di Ispezione Tipo C
Rev. | Data | Descrizione |
0 | 21.12.2019 | Prima emissione |
1 | 30.12.2019 | Revisione a seguito esame documentale ACCREDIA |
2 | 23.06.2020 | Revisione a seguito secondo esame documentale ACCREDIA |
3 | 02.07.2020 | Revisione a seguito audit in campo ACCREDIA |
4 | 28/10/2020 | Revisione firma di presa visione e riesame dei rapporti di ispezione |
Emissione | Verifica | Approvazione |
RT | SQ | LR |
INDICE
0. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE 3
1. TERMINI E DEFINIZIONI 3
2. RESPONSABILITÀ 4
3. MODIFICHE AL REGOLAMENTO 4
4. PROCESSO DI ISPEZIONE 4
4.1 RICHIESTA DI VERIFICAZIONE E/O PROCEDURE DI CONTROLLO DELL’ORGANISMO 4
4.2 EROGAZIONE DEL SERVIZIO ISPETTIVO 5
4.3 VERIFICAZIONE PERIODICA E PROCEDURE DI CONTROLLO DELL’ORGANISMO 6
4.4 MODALITÀ DI RIFERIMENTO AL CERTIFICATO DI ISPEZIONE 8
5. RISERVATEZZA 8
6. RECLAMI, RICORSI E CONTENZIOSI 8
6.1 RECLAMI 9
6.2 RICORSI 9
6.3 CONTENZIOSI 10
7. TARIFFARIO 10
8. FATTURAZIONE 10
9. DOVERI E DIRITTI 10
9.1 DOVERI E DIRITTI DEL CLIENTE 10
9.2 IMPEGNI E DOVERI DELL’ORGANISMO DI ISPEZIONE VIGNOLI S.R.L 11
10. GENERALITA’ 11
11. CLAUSOLA DI ACCETTAZIONE 11
0. Scopo e campo di applicazione
Il presente Regolamento si applica alle attività dell’Organismo di Ispezione di tipo C della società Vignoli S.r.l. che esegue la verificazione periodica degli strumenti di misura ai sensi del decreto n. 93 del 21/04/2017: “Regolamento recante la disciplina attuativa della normativa sui controlli degli strumenti di misura in servizio e sulla vigilanza sugli strumenti di misura conformi alla normativa nazionale ed europea”.
Questo Regolamento è adottato dall’Organismo di Ispezione Vignoli S.r.l. per l’attività di verificazione periodica degli strumenti di pesatura a funzionamento automatico e non, in qualità di Organismo di Ispezione di tipo C in accordo alla norma UNI EN ISO/IEC17020 come da schema di accreditamento rilasciato da ACCREDIA e conseguente autorizzazione di UNIONCAMERE.
Lo schema riguarda la tipologia di strumenti di pesatura, conformi alla normativa nazionale ed europea, di seguito indicata:
• Strumenti a funzionamento non automatico (NAWI) elettroniche e meccaniche ordinari ad equilibrio automatico, semiautomatico e ad equilibrio non automatico in classe I (max 15 kg), classe II (max 35 kg), classe III, IIII (fino a MAX 3.000 kg)
• Strumenti a funzionamento automatico (AWI) selezionatori ponderali in classe X(x) - OIML R51: 1996 e XIII/XIIII (x) - OIML R51; 2006; con un fattore di designazione x = (1) e (2) ed etichettatrici peso/prezzo in classe Y(a) e Y(b) fino a MAX 30 kg.
I servizi erogati riguardano le verificazioni periodiche eseguite sugli strumenti dopo la loro messa in servizio, secondo la periodicità definita in funzione della tipologia dello strumento o a seguito di riparazione, per qualsiasi motivo compreso il caso di ordine di aggiustamento emesso dalle CCIAA che ha comportato la rimozione di un sigillo legale.
Il presente Regolamento viene applicato dall’Organismo di Ispezione Vignoli S.r.l. in maniera uniforme e imparziale per tutti i soggetti destinatari ovvero interessati ai servizi di verificazione periodica erogati; l'accesso a detti servizi non è condizionato dalle dimensioni dell'organizzazione del Cliente o dall'appartenenza ad una particolare associazione o ad un gruppo.
Il presente Regolamento è pubblicato nell’ultima revisione disponibile sul sito dell’Organismo di Ispezione Vignoli
S.r.l. xxx.xxxxxxx.xxx per la presa visione da parte del Titolare. In caso di impossibilità da parte del Titolare di accedere ad internet, lo stesso è tenuto a chiederne copia cartacea all’OdI Vignoli S.r.l. che provvederà ad inviarglielo via posta elettronica in fase di emissione dell’offerta.
Il Regolamento si intende integralmente accettato quando sottoscritto dal Titolare in calce dallo stesso al momento dell’accettazione dell’offerta o ne viene sottoscritta la presa visione sul modello di Offerta/Ordine M-OFF-ORD.
In caso di variazione del Regolamento tra la data di sottoscrizione e l’erogazione del servizio l’OdI invierà al Titolare l’aggiornamento per la relativa presa visione e accettazione.
Al fine di garantire la massima correttezza e trasparenza nell’esecuzione delle suddette attività, si mette in evidenza che Xxxxxxx S.r.l. svolge in tali settori anche le seguenti attività:
- Fornitura, installazione strumenti di pesatura
- Riparazioni di strumenti di pesatura
- Manutenzione e taratura
e, che l’attività dell’Organismo di ispezione, di cui al presente Regolamento, in conformità a quanto previsto dalle norme di riferimento ha carattere di indipendenza, imparzialità ed integrità in quanto è dotata di una struttura tecnico-organizzativa dedicata esclusivamente alle attività ispettive, separata ed identificabile all’interno dell’organizzazione della Vignoli S.r.l. Il responsabile delle verifiche periodiche dipende direttamente dal legale rappresentante dell’azienda.
1. Termini e definizioni
La terminologia utilizzata nei documenti relativi allo svolgimento delle attività di verificazione periodica è in accordo ai seguenti documenti legislativi e normativi, nella loro edizione vigente:
• Norma UNI XXX XX XXX/XXX 00000;
• DM 93 del 21/04/2017;
• ACCREDIA, RG-01-04: Regolamento per l’accreditamento degli Organismi di Ispezione;
• Regolamento UNIONCAMERE, N 71 del 30/10/2017.
Sono fatti salvi tutti i termini tecnici desumibili dalla normativa tecnica applicabile. Inoltre, con il termine Cliente o committente del servizio di verificazione periodica, si intende colui che contrattualmente richiede a all’Organismo di Ispezione Vignoli S.r.l. l’attività di verificazione periodica. I termini Cliente e Titolare si intendono sinonimi ai fini del presente regolamento.
2. Responsabilità
Il presente Regolamento definisce i rapporti tra l’OdI e i soggetti che si avvalgono del servizio di ispezione oggetto del presente Regolamento (Titolari/clienti); definisce inoltre gli obblighi e le responsabilità delle parti e le condizioni di erogazione del servizio e della relativa documentazione.
Il presente Regolamento contiene le prescrizioni minime per disciplinare e descrivere in dettaglio le responsabilità nel rapporto contrattuale tra l’OdI e il Cliente.
L’oggetto della ispezione deve essere riportato all’interno del documento contrattuale stipulato con il Cliente. Con l’accettazione del medesimo documento il Cliente accetta le prescrizioni del presente Regolamento.
Il Regolamento è allegato all’offerta e/o pubblicato sul sito xxx.xxxxxxx.xxx.
Per tutto quanto non previsto dal presente Regolamento, eventuale responsabilità civile relativa agli strumenti di misura ispezionati sarà disciplinata dal codice civile e dalle leggi vigenti nella materia specifica. Il Cliente è garante, nei confronti dei consumatori, della rispondenza dei propri prodotti a norme, procedure aziendali e specifiche disposizione di legge.
L’OdI pertanto non si assume nessuna responsabilità civile e/o penale per eventuali infrazioni commesse dal committente e da terze parti relativamente all’oggetto della ispezione.
3. Modifiche al Regolamento
Il presente Regolamento è parte integrante dell’offerta e/o del contratto emesso dall’Organismo di Ispezione Vignoli S.r.l.
In caso di aggiornamenti e modifiche del presente Regolamento, l’Organismo di Ispezione Vignoli S.r.l. renderà disponibile il nuovo documento sul proprio sito web e, tenuto conto delle indicazioni delle parti interessate, ne darà comunicazione al Cliente e alle eventuali parti interessate via e-mail, posta o fax indicando i relativi tempi di attuazione. La sottoscrizione in fase di accettazione dell’offerta si intende sempre per l’ultima revisione.
In caso di contratti di erogazione del servizio già sottoscritti al momento in cui hanno avuto luogo le modifiche, l’OdI invierà al Cliente (Titolare) l’aggiornamento per la relativa presa visione e sottoscrizione per l’accettazione della versione aggiornata.
Il Cliente, entro il termine indicato, ha facoltà di comunicare formalmente la mancata accettazione delle modifiche. Passato tale termine senza che siano pervenute comunicazioni da parte del Cliente, la nuova edizione del Regolamento verrà ritenuta accettata.
Qualora le modifiche al presente Regolamento siano determinate da variazioni della normativa applicabile, il Cliente è obbligato comunque ad accettare il Regolamento revisionato se intende eseguire la verificazione.
4. Processo di ispezione
Le modalità generali di svolgimento delle attività di verificazione periodica sono in accordo ai requisiti della UNI CEI EN ISO/IEC 17020 e del Decreto 93/2017 del 21/04/2017 con particolare riferimento ai suoi allegati Scheda A ed alla normativa applicabile agli strumenti di misura sottoposti a controllo.
Lo svolgimento delle attività di verificazione periodica comporta di regola l’interruzione temporanea dell’utilizzo degli strumenti di misura, con particolare riferimento agli strumenti di pesatura di grossa portata, nel rispetto delle norme per la tutela della sicurezza e degli interessi delle parti.
4.1 Richiesta di verificazione e/o procedure di controllo dell’Organismo
Il titolare dello strumento o un suo delegato invia una richiesta scritta/via e-mail, telefonica, entro il termine di 5 gg dalla scadenza precedente o entro 10 gg, da eventuali altri interventi sullo strumento che abbiano comportato la rimozione di etichette o altri sigilli, anche di tipo elettronico. Tale richiesta deve essere corredata dei dati completi del titolare (ragione sociale, P.I., REA, luogo di utilizzo dello strumento) e dei dati tecnici seguenti:
▪ La tipologia dello strumento meccanico, elettronico, a funzionamento non automatico o automatico,
▪ Modello, matricola,
▪ Caratteristiche metrologiche (MAX, e =) degli strumenti da sottoporre a verificazione.
▪ Il luogo di utilizzo
▪ Altre informazioni attinenti e ritenute utili.
▪ Decreto di approvazione.
Questa richiesta ricevuta dall’Organismo di Ispezione deve essere registrata su apposito registro e tale richiesta consentirà all’organismo di emettere una regolare offerta di preventivo (offerta) per le attività di verificazione periodica.
L’Organismo, in base alle informazioni ricevute, emette la relativa offerta con allegato il presente Regolamento oppure specificando che il documento è scaricabile dal sito web (xxx.xxxxxxx.xxx), specificando nell’offerta che l’accettazione comporta anche l’accettazione del presente Regolamento, del quale si è preso visione. L’ordine del Cliente deve prevedere l’accettazione esplicita del Regolamento. L’ordine del Cliente deve pervenire entro 10 gg dalla data dell’offerta per far si che la data di richiesta venga mantenuta valida, in caso contrario farà fede la data di ricezione dell’ordine.
Una volta ricevuta l’accettazione da parte del Cliente, effettuato il relativo riesame commerciale e tecnico e, a esito positivo, il responsabile tecnico potrà procedere alla pianificazione dell’attività.
Qualora tra Organismo di ispezione e Cliente (titolare) sia già stato sottoscritto un contratto di gestione delle scadenze delle verifiche degli strumenti di pesatura, il titolare procede a chiedere la conferma delle tariffe applicate e Xxxxxxx S.r.l. provvederà ad emettere relativa offerta specificando le tariffe applicate per la specifica attività.
Dal momento in cui l’offerta è accettata si procede alla pianificazione delle attività di verificazione.
4.2 Erogazione del servizio ispettivo
L’Organismo di ispezione procede alla pianificazione e quindi a comunicare (facoltativo) il piano di lavoro alla Camera di Commercio competente/UNIONCAMERE almeno 5 giorni lavorativi prima della data programmata (comunicazione preventiva tramite web Telemaco); dopo tale comunicazione il piano di lavoro non può essere modificato salvo documentata ed inderogabile necessità (esempio improvvisa indisponibilità tecnica dello strumento, da comunicare via PEC, in caso di comunicazione preventiva caricata in web Telemaco).
In ogni caso l’Organismo di Ispezione, in caso di inadempienze da parte del Cliente, si riserva la facoltà di addebitare al richiedente gli oneri derivanti dalla mancata applicazione della procedura anzi esposta.
Nessuna responsabilità potrà essere imputata all’Organismo di Ispezione Vignoli S.r.l. per la mancata esecuzione del servizio a causa dell’assenza o della indisponibilità da parte del Titolare degli strumenti nel luogo di utilizzo al momento dell’esecuzione della verificazione periodica.
Un nuovo intervento potrà comunque essere successivamente ripianificato con i conseguenti costi aggiuntivi.
Le prove di verifica verranno effettuate su appuntamento concordato tra le parti. Lo strumento deve essere reso disponibile alla data concordata e per il tempo necessario all’esecuzione delle prove.
Il servizio è rivolto ad alcuni aspetti visivi e alla determinazione dell’errore su strumenti di misura impiegati per transazioni commerciali in rapporti tra terzi, in accordo con la normativa vigente e con le norme tecniche applicabili.
L’ispettore incaricato sottoporrà gli strumenti alle prove di verificazione periodica in maniera indipendente e imparziale rispetto alle attività di fornitura / installazione / manutenzione secondo quanto conformato alla normativa vigente e dalle procedure tecniche del sistema qualità.
Lo strumento può essere compatto o formato da più elementi, in ogni caso viene considerata sempre come unica bilancia.
Il Tecnico Incaricato deve poter eseguire le prove in modo che non si presentino difficoltà o impedimenti.
In caso di strumenti posti in aree esposte alle intemperie le prove non potranno essere effettuate in condizioni meteorologiche avverse (pioggia, forte vento, neve …). Verrà concordata una nuova data di esecuzione delle prove.
Lo strumento deve essere presentato pulito, specialmente nel piano di pesatura dove verranno posizionate le masse campione.
È obbligo che la verificazione dello strumento avvenga nell’arco della giornata lavorativa, nel caso di interruzioni dovute a eventi improrogabili e non imputabili all’organismo di ispezione la verificazione dello strumento deve essere interamente rifatta nel giorno successivo o in un altro periodo da stabilire. L’Organismo di Ispezione Vignoli
S.r.l. si riserva di imputare i relativi costi al titolare.
Per l’esecuzione delle prove l’Organismo si impegna a rendere disponibili in loco i campioni di massa del laboratorio adeguati alla portata degli strumenti indicati in offerta, il cui costo del trasporto e noleggio viene, nel caso, specificato come voce a parte nella proposta di contratto, come anche per I mezzi di sollevamento e la manodopera per la corretta movimentazione dei campioni di massa.
Il Titolare dello strumento dovrà permettere l’accesso al luogo di installazione. Le masse dovranno essere movimentate con la massima cura e ricoverate in luogo separato, riparato ed asciutto.
Le masse dovranno essere depositate su un pianale facilmente trasportabile con un carrello trasportatore. Per il tempo in cui le masse sono ricoverate presso il luogo di utilizzo dello strumento, il responsabile del sito è responsabile del loro mantenimento. Le masse non devono mai essere posizionate all’esterno sotto le intemperie.
Le attività di verificazioni si concludono entro 45 giorni dal ricevimento della richiesta di verificazione e conferma d’ordine e sono effettuate di norma durante l’orario di apertura, previo opportuni accordi.
4.3 Verificazione periodica e procedure di controllo dell’Organismo
Le procedure da seguire nella verificazione periodica sono rivolte ad accertare la presenza dei bolli di verificazione prima nazionale o di quella CEE/CE o della marcatura CE e il rispetto degli errori massimi tollerati, escludendosi qualsiasi operazione che comporti l’alterazione dei parametri di lavoro, lo smontaggio di componenti e la rimozione o aggiunta di sigilli rispetto a quelli previsti nelle approvazioni di modello o di progetto, secondo quanto disposto all’Allegato II del Decreto.
Entro 45 giorni dal ricevimento della richiesta da parte del Cliente e confermata dalla società Vignoli S.r.l. l’organismo di ispezione esegue le attività di verificazione periodica dei sistemi di pesatura conformi alla normativa nazionale ed europea applicando le procedure gestionali e tecniche, gestite dal sistema di gestione qualità dell’organismo, pertinenti lo strumento da sottoporre a verificazione e utilizzando i mezzi in dotazione. I campioni di lavoro utilizzati per le prove metrologiche sono dotati di riferibilità a campioni nazionali come da procedure interna dell’organismo.
Lo strumento viene sottoposto alle prove metrologiche (prova di ripetibilità/esattezza, prova di decentramento, prova di pesatura/linearità, prova di mobilità/sensibilità quando applicabile, prove di funzionamento automatico), per la verifica della conformità dello strumento agli errori massimi permessi.
Ai fini della verificazione periodica sono applicati gli errori massimi tollerati come previsto dalle tabelle degli errori tollerati nelle rispettive procedure in funzione della tipologia dello strumento:
• Per gli strumenti di pesatura a funzionamento non automatico NAWI la procedura di riferimento è la PT- NAWI-7.1.2
• Per gli strumenti a funzionamento automatico AWI selezionatori ponderali ed etichettatrici la procedura di riferimento è la PT-AWI-7.1.1
Relativamente alla procedura PT-AWI-7.1.1 (AWI) per gli strumenti con decreti ministeriali nazionali (OIMLR51:1996) gli errori massimi permessi applicati sono quelli in “SERVICE” come previsti per gli strumenti di classe Y dalle Tab. 8 (OIML R51-1:1996) e per gli strumenti di classe X Tab.7 (OIML R51-1:1996) e Tab.5 (OIML R51-1:1996 e Tab.3 (OIML R51-1:1996).
Per gli strumenti con decreti europei (Type examination certificate-OIMLR51:2006) gli errori massimi permessi applicati sono quelli in “INITIAL VERIFICATION” come previsti per gli strumenti di classe Y dalle Tab.4 (OIML R51-
1:2006), per gli strumenti di classe X Tab.2 (OIML R51-1:2006) e Tab.5 (OIML R51-1:2006) e Tabella 3 (OIML R51-1:2006).
Al termine delle attività di Ispezione l’ispettore incaricato delle operazioni di verificazione firma il Certificato/attestato e ne rilascia una copia.
Sul Certificato di Ispezione sono registrati gli esiti delle prove metrologiche effettuate e l’esito della verificazione (positivo o negativo) ed eventuali note aggiuntive.
L’esito dell’attività di Ispezione è sempre soggetto all’attività di riesame dei Certificati di Ispezione, come definito al punto 4.3.2.
L’ispettore procede, inoltre a dotare lo strumento (qualora non vi abbia già provveduto il fabbricante) del libretto metrologico compilandolo con le informazioni previste dal Decreto.
Nel caso in cui il libretto metrologico non risulti presente nelle verifiche successive e si ha comprovata certezza di averlo rilasciato nelle precedenti verificazioni, l’OdI rilascerà al titolare ulteriore Libretto metrologico riservandosi la facoltà di addebitarlo. Inoltre, l’ispettore inviterà il titolare a inoltrare una comunicazione ufficiale di smarrimento all’ufficio metrico competente. Lo stesso verrà segnalato nelle note del Certificato di Ispezione.
Solo su richiesta scritta del titolare potrà essere rilasciato copia del rapporto prove metrologiche M-RPMx.
4.3.1 Esito delle attività di Ispezione
In caso di esito positivo della verificazione periodica, l’Ispettore appone il contrassegno verde previsto dal decreto, con l’anno della successiva scadenza, in funzione della periodicità prevista per il tipo di strumento oggetto della verificazione e ne indicherà il mese, procederà inoltre all’apposizione dei sigilli di garanzia come da relativo piano di legalizzazione.
In caso di esito negativo appone sullo strumento il contrassegno rosso riportante la scritta “Esito Negativo”; apponendo anche la relativa data in chiaro; il contrassegno è rimosso dall’incaricato all’atto della riparazione o della nuova richiesta di verificazione periodica o della verificazione stessa.
L’Ispettore firma il Certificato di Ispezione e ne rilascia una copia al Titolare dello strumento. I Certificati sono oggetto di riesame, come definito al punto 4.3.2.
Nel caso di esito negativo della verificazione, il titolare viene informato all’atto della firma del Certificato di Ispezione (Attestato di verificazione) che lo strumento non può essere utilizzato fino alla sua riparazione e successiva verificazione periodica. Tale Certificato sarà oggetto di Riesame entro 48 ore dall’Ispezione.
Il titolare a fronte dell’esito negativo e della non utilizzazione dello strumento dovrà definire adeguate azioni correttive da mettere in atto in modo efficace. A riparazione ultimata, il titolare nei termini di 10gg dalla riparazione avvenuta, potrà inoltrare nuova richiesta di verifica periodica all’OdI e solo dopo questa richiesta lo strumento potrà essere riutilizzato.
Tutte le sopra indicate attività sono svolte con lo scopo di regolarizzare la posizione della società nei confronti delle leggi di metrologia legale vigenti relativamente agli strumenti di pesatura.
4.3.2 Attività di riesame dei Certificati di Ispezione
Il Responsabile Tecnico / Sostituto Responsabile dell’Organismo procede al riesame dei Certificati di Ispezione e dei rapporti delle prove metrologiche dell’ispettore incaricato, entro sette giorni dalla data della verificazione (nel caso di esito positivo) ed entro 48 ore (nel caso di esito negativo). Nel caso in cui dal riesame si evidenziassero delle non conformità il Responsabile Tecnico, previa opportuna analisi, annulla il rapporto di Ispezione e pianifica entro 48 ore dal Riesame una nuova verificazione periodica, informando il titolare tramite comunicazione scritta.
II documenti vengono riesaminati al fine di accertare:
⮚ La correttezza dei dati identificativi dello strumento
⮚ I risultati delle misurazioni
⮚ L’esito della verificazione
L’evidenza del processo del riesame è data dalla firma di approvazione posta dal responsabile tecnico sui relativi documenti.
Vige la regola che nessuno può riesaminare i documenti emessi da lui stesso.
A esito positivo del riesame la segreteria aggiornerà il registro delle verificazioni periodiche.
Il registro è disponibile ai richiedenti che svolgono funzione di controllo secondo le norme vigenti. La sottoscrizione del contratto costituisce per l’OdI l’autorizzazione per la pubblicazione nel registro dei dati del titolare e dei relativi strumenti.
L’organismo provvederà entro 10 gg dalla verificazione a comunicare gli esiti alla CCIAA di competenza e a UNIONCAMERE.
4.4 Modalità di riferimento al certificato di ispezione
Il Cliente nella propria corrispondenza o pubblicazione di carattere tecnico può fare riferimento al certificato di ispezione rilasciato dall’OdI.
Ciò alla sola condizione che ogni riferimento sia fatto in modo corretto e tale da non indurre ad errate interpretazioni; in particolare, deve risultare che il Certificato di Ispezione riguarda esclusivamente quel determinato strumento e non altri e non sono fatte improprie estrapolazioni, ma sia tenuto nella sua forma originale.
5. Riservatezza
L’Organismo di Ispezione di Vignoli S.r.l. assicura che tutte le informazioni acquisite durante le attività di verificazione periodica, inclusa la tutela dei diritti di proprietà dei clienti, vengono trattate in maniera strettamente riservata, salvo quando diversamente prescritto da:
- Art. 13 D.M. 93/2017;
- Disposizioni di legge specifiche;
- Disposizione degli organismi di accreditamento;
- Enti pubblici titolari di specifica competenza, autorità di pubblica sicurezza.
Il Cliente è messo al corrente circa le informazioni rese note a terzi per obblighi di legge.
Il trattamento viene effettuato in base alla sussistenza di un rapporto contrattuale tra il Titolare del Trattamento e l’Interessato (Cliente = Titolare dello strumento) e, in ogni caso, il trattamento è necessario per il raggiungimento del legittimo interesse del Titolare del trattamento, compresa la trasmissione dei dati alle autorità competenti.
Al fine di garantire la riservatezza suddetta, il personale di Xxxxxxx S.r.l., coinvolto nell’Organismo di Ispezione sottoscrive un codice deontologico - costituito dalle politiche aziendali e accettato nella lettera di incarico della singola risorsa dell’OdI - contenente un impegno formale alla riservatezza.
Il Titolare del trattamento è l’Organismo di Ispezione Vignoli S.r.l. con sede in Xxx X. Xxxxx 0, Xxxxx.
Eventuali richieste di informazioni e/o chiarimenti circa il trattamento dei dati potranno essere richiesti inviando una mail al seguente indirizzo: xxxx@xxxxxxx.xxx / xxxx@xxx.xxxxxxx.xxx l’interessato ha diritto a proporre reclamo presso l’autorità di controllo nel caso in cui le proprie richieste di informazioni rivolte al Titolare non abbiano determinato risposte soddisfacenti. L’autorità di riferimento è Il Garante per la Protezione dei dati personali: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx/xxx/xxxxx/xxxx/xxxxxx/-/xxxxxx-xxxxxxx/xxxxxx/0000000
6. Reclami, ricorsi e contenziosi
Per reclamo si intende qualsiasi comunicazione scritta o verbale che segnala insoddisfazione, diversa dal ricorso indirizzata all’OdI, riferibile ai servizi forniti dall’OdI e, in genere, all’operato o condotta del medesimo, non corrispondenti ai requisiti o alle aspettative del Cliente o di altre parti interessate, per la quale si attende una risposta.
Per ricorso si intende una richiesta formale indirizzata dal Cliente all’OdI, riguardo decisioni, valutazioni o attestazioni emesse da parte dell’OdI stesso, affinché vengano riconsiderate.
Tutti i reclami, i ricorsi e i loro iter vengono registrati e conservati nel rispetto delle clausole di riservatezza e possono essere accolti e trattati con adozione di provvedimenti correlati e documentati ove rivelatesi fondate, o respinti nel caso di manifesta infondatezza.
L’OdI è responsabile di tutte le decisioni a tutti i livelli del processo di trattamento di reclami e ricorsi.
Le indagini e le decisioni sui ricorsi non danno luogo ad alcuna azione discriminatoria.
6.1 Reclami
L’Organismo di Ispezione prende in considerazione i reclami provenienti dai Clienti (o da altre fonti, es organismi di vigilanza del mercato) purché scritti e circostanziati nei fatti e nei motivi del reclamo. Nel caso in cui tali informazioni non siano disponibili nel reclamo, il Cliente (o altro soggetto reclamante) è contattato per le dovute integrazioni. I reclami presi in considerazione vengono registrati ed il loro ricevimento viene confermato per iscritto al reclamante entro una settimana.
Tutti i reclami pervenuti vengono esaminati dal Responsabile Qualità, il quale svolge gli opportuni approfondimenti (ad esempio interviste del personale operativo coinvolto ovvero mediante la ripetizione delle attività di controllo, ecc.) e comunica per iscritto, al reclamante, entro un mese dal ricevimento del reclamo, l’esito degli approfondimenti condotti e le eventuali azioni intraprese.
Un reclamo viene registrato attraverso l’apertura di una Non Conformità (M-RNC). L’analisi del reclamo viene riportata sul modulo M-RNC. Se dopo l’analisi della causa viene confermato che il reclamo si riferisce alle attività di ispezione di cui si è responsabili, viene eseguito il trattamento, anch’esso registrato nel M-RNC. Devono essere sempre compilati anche i campi relativi alle responsabilità del trattamento.
In ogni caso, la persona incaricata di gestire il reclamo non deve essere stata coinvolta nelle attività/decisioni che hanno generato il reclamo stesso.
Per la validazione del reclamo è necessario che vengano raccolte tutte le evidenze oggettive necessarie (rapporti di prova, verbali, tarature, competenze dei tecnici, …). Il trattamento del reclamo comprende:
1. Ricezione (scritta e circostanziata) e sua comunicazione a SQ, entro una settimana dalla ricezione;
2. Comunicazione al reclamante per eventuali integrazioni documentali;
3. Comunicazione al reclamante dell’apertura del reclamo, a seguito della ricezione delle integrazioni, entro una settimana dalla ricezione delle integrazioni stesse;
4. Verbalizzazione dell’analisi del reclamo su M-RNC da parte di SQ / RT / SRT;
5. Validazione del reclamo, a seguito dell’analisi della causa, da parte di SQ / RT / SRT e successive decisioni (trattamento, tempi, responsabilità), con registrazione su M-RNC;
6. Comunicazione al Cliente, entro un mese dal ricevimento del reclamo, dello stato del reclamo e dell’esito degli approfondimenti condotti e delle eventuali azioni intraprese;
7. Trattamento e specifiche registrazioni (decisioni, allegati al M-RNC quali rapporti di prova, tarature, …), rintracciabilità al reclamo (es. mail allegate di reclamo / comunicazioni con il Cliente, …);
8. Comunicazioni e condivisione del trattamento con il reclamante e relative registrazioni allegate al (es. mail di conferma, accettazione del trattamento da parte del Cliente, stato di avanzamento intermedi e finali …) e validazione. A seguito della chiusura del reclamo, questa va comunicata al reclamante.
6.2 Ricorsi
Il Cliente che utilizza i servizi di verificazione periodica dell’Organismo di ispezione della Vignoli S.r.l. ha facoltà di presentare ricorsi scritti, entro 10 gg dal ricevimento dell’esito della verificazione con riferimento alle decisioni adottate a seguito delle attività di controllo metrologico.
Il Cliente che decide di fare ricorso dovrà inviare una lettera per raccomandata con ricevuta di ritorno, o sistema equipollente (es. PEC), a Xxxxxxx X.x.x., Xxx X. Xxxxx 0 Xxxxx, all’attenzione del Rappresentante Legale: tale lettera dovrà riportare i riferimenti del ricorrente, l’oggetto del ricorso e le motivazioni che hanno portato a ricorrere, eventuali allegati a sostegno delle motivazioni e la firma del ricorrente.
Si precisa che la mancanza di uno o più degli elementi citati in precedenza costituisce elemento per respingere il ricorso; in tali casi L’Organismo di Ispezione Vignoli S.r.l. invierà al mittente una comunicazione con le relative motivazioni. I ricorsi vengono registrati ed il loro ricevimento e la relativa presa in carico viene confermata per iscritto al ricorrente entro una settimana.
Il Rappresentante Legale della Vignoli S.r.l., procederà all’esame del ricorso coinvolgendo un soggetto diverso da chi ha eseguito la verificazione con competenze tecnico – amministrative adeguate e ove fosse necessario da un
soggetto esterno secondo pertinenza (legale, fiscale, gestionale) atte ad individuare le necessarie azioni risolutive. Il ricorrente viene informato dell’evoluzione del ricorso. Il Rappresentante Legale archivia le registrazioni relative a tutti i ricorsi ed entro 60 giorni dalla presentazione il comunicherà l’esito al ricorrente.
L’OdI archivia le registrazioni relative a tutti i ricorsi.
6.3 Contenziosi
Per tutte le controversie eventualmente derivanti dalla esecuzione di una verifica, comprese quelle relative alla sua validità, interpretazione, esecuzione, risoluzione e del rispetto del presente Regolamento, sarà esclusivamente competente il Tribunale di Forlì.
All’interno dell’OdI il contenzioso è seguito dal Legale Rappresentante, che si avvale del Responsabile Tecnico.
7. Tariffario
Le tariffe dell’attività dell’Organismo di ispezione relative alla verifica periodica sono riportate nelle singole offerte redatte specificamente per ciascun Cliente sulla base della modulistica standard dell’Organismo di Ispezione di Vignoli S.r.l. Tali tariffe derivano da quanto riportato nel tariffario, dove sono riportate le politiche di scontistica stabilite dall’Organismo. Il tariffario e le relative politiche di sconti vengono aggiornati da RT annualmente e sono resi disponibili al Cliente.
8. Fatturazione
La fatturazione avviene alle condizioni indicate nelle singole offerte Vale inoltre quanto segue:
- Nel caso il Cliente disdica le attività di ispezione programmate nell’arco dei tre giorni lavorativi precedenti la data già concordata per iscritto, l’OdI si riserva la facoltà di addebitare l’importo della verifica;
- Nel caso di interruzione dell’attività dovuta ad un qualsiasi motivo addebitabile al Cliente, l’OdI si riserva la facoltà di addebitare i costi fino al momento dell’interruzione.
9. DOVERI E DIRITTI
9.1 Doveri e diritti del Cliente
Il Cliente ha i seguenti diritti:
a) Xxx esprimere un giudizio sul grado di soddisfazione e comunicare per iscritto eventuali reclami, entro 30 gg dall’esecuzione dell’attività ispettiva, affinché l’Organismo di Ispezione possa utilizzare tali informazioni per attivare modalità di miglioramento del servizio fornito.
b) Nel caso si voglia ricusare un ispettore, questo è possibile, previa comunicazione scritta entro tre gg dalla data concordata, riportando le motivazioni che hanno portato a tale decisione. Nelle offerte vengono riportati i nominativi degli ispettori incaricati della verificazione “Rif Mod OFF-ORD”.
Sarà cura dell’ufficio valutare la situazione e venire incontro alle richieste del Cliente.
Il Cliente richiedente la verificazione periodica ha i seguenti doveri:
a) Accettare il presente Regolamento mediante sottoscrizione dello stesso ovvero dichiarare di averlo letto e di accettarlo nella richiesta di verificazione o nell’accettazione dell’offerta;
b) Indicare nella richiesta di verificazione o altro documento tutti gli elementi identificativi per poter eseguire le comunicazioni alla CCIAA e a UNIONCAMERE, in particolare il proprio codice REA e il codice fiscale;
c) Fornire la documentazione tecnica del dispositivo oggetto di ispezione, in particolare:
- il libretto metrologico, qualora esistente; e se del caso i seguenti documenti
- manuali d’uso e manutenzione;
- dichiarazione di conformità dello strumento
- il certificato CE del tipo o il piano di legalizzazione dello strumento da verificare, comunque sono documenti che possono essere rintracciati tramite il proprio fornitore dello strumento.
d) Garantire al personale addetto alle verificazioni, nel giorno ed orario concordato, l’accesso in condizioni di sicurezza ai locali/impianti,
e) Accogliere il personale ACCREDIA ai fini delle attività di valutazione che questa esercita sull’Organismo di Ispezione ai fini dell'accreditamento e successivo mantenimento come Organismo di Ispezioni di Tipo C o personale ispettivo in addestramento.
f) Comunicare tempestivamente all’Organismo di Ispezione di Vignoli S.r.l. i rischi per la salute e la sicurezza dei siti presso cui effettuare la verificazione, mettendo a disposizione i necessari dispositivi di protezione individuale, qualora fossero di tipo non abituale, sia per il personale ispettivo, sia per l'eventuale Personale ACCREDIA;
g) Conservare i documenti rilasciati dall’ispettore dell’Organismo di Ispezione esclusivamente nella loro forma integrale e non utilizzare per altri scopi i marchi e loghi presenti nell’interno del certificato di ispezione, di ACCREDIA e dell’Organismo di Ispezione.
h) Accettare gli esiti delle verifiche ed eseguire le prescrizioni emerse nel corso delle verifiche stesse.
9.2 Impegni e doveri dell’Organismo di Ispezione Vignoli S.r.l.
L’OdI Vignoli S.r.l. si impegna a rispettare quanto previsto da:
• Il presente Regolamento;
• Il Decreto 21 aprile 2017, n.93;
• La norma UNI CEI EN ISO/IEC 17020 e le prescrizioni di ACCREDIA;
• Le politiche e procedure stabilite per l’Organismo di Ispezione.
• Effettuare la verificazione periodica entro 45 gg dalla data di conferma d’ordine dell’OdI;
• Fornire il primo libretto metrologico, senza onere per il Titolare;
• Inviare telematicamente entro 10gg lavorativi dalla verificazione, alle camere di Commercio di ciascuna provincia e a UNIONCAMERE, un documento riepilogativo degli strumenti verificati contenenti gli elementi elencati nell’art. 13 comma 1 del Decreto 93/2017 o tramite sistema Telemaco.
• Comunicare al Cliente l’impossibilità ad eseguire verifiche già programmate, in caso di provvedimenti di inibizione nella prosecuzione dell’attività nei confronti dell’organismo;
• Far rispettare al proprio personale tutti i regolamenti e i documenti interni del Cliente in materia sanitaria e di sicurezza nel corso del servizio di ispezione.
10. GENERALITA’
Il contratto si intende valido con l’accettazione dell’offerta o con la sottoscrizione del contratto e della presa visione del Regolamento; L’Organismo di Ispezione Vignoli S.r.l. emetterà fattura secondo quanto stabilito nell’offerta e nel contratto.
Il Cliente provvederà al pagamento entro i termini pattuiti; in caso di ritardato pagamento del prezzo il Cliente sarà tenuto a pagare all’OdI Vignoli S.r.l., gli interessi calcolati sull’effettivo tempo di ritardo, con decorrenza dalla data di scadenza del pagamento fino all’effettivo pagamento.
In caso di mancato o incompleto pagamento del prezzo, Vignoli S.r.l., si riserva il diritto di risolvere il contratto ai sensi e per gli effetti di cui all’art. 1456 del Codice Civile.
La nullità e/o inefficacia e/o invalidità di una o più parti del presente Regolamento non comporterà la nullità e/o inefficacia e/o invalidità delle altre sue parti.
11. Clausola di accettazione
Il presente Regolamento costituisce parte integrante dei rapporti tra l’OdI e il titolare richiedente la realizzazione della verificazione periodica dei propri strumenti di pesatura.
Tramite la sottoscrizione in calce o la dichiarazione di presa visione sul modulo di offerta – ordine M.-OFF-ORD, il titolare dichiara ed attesta di accettare come di fatto accetta tutte le clausole stabilite nel presente Regolamento,
nonché nelle norme, guide e documenti di riferimenti esplicitamente citati nel presente Regolamento stesso al precedente § 1.
La mancata accettazione del presente Regolamento e di tutte le clausole in esso stabilite non consente l’erogazione del servizio di verificazione periodica.
In caso di variazione del Regolamento tra la data di sottoscrizione e l’erogazione del servizio l’OdI invierà al Titolare l’aggiornamento per la relativa presa visione e accettazione.
Data presa visione Timbro e Firma del Titolare dello strumento