INDICE
APPALTO MEDIANTE PROCEDURA RISTRETTA, AI SENSI DELL’ART. 61 D.LGS. 50/2016 , PER L’AFFIDAMENTO DEL SERVIZIO DI LOGISTICA INTERNA ALL’A.O.U. MAGGIORE DELLA CARITA’ DI NOVARA AFFERENTE ALL’AIC N° 3
Numero gara 6873591
CAPITOLATO SPECIALE DESCRITTIVO E PRESTAZIONALE
INDICE
Art. 1 – Oggetto del servizio logistico
Art. 2 – Descrizione
Processo 1 – Predisposizione inventario iniziale in contraddittorio Processo 2 – Ricezione merci
Processo 3 – Controllo e stoccaggio merci gestite a scorta Processo 4 – Controllo merci gestite in transito
Processo 5 – Merci in consegna prive di ordinativo di fornitura informatico Processo 6 – Richiesta di approvvigionamento (nel seguito RDA) ordinaria Processo 7 – Evasione RDA urgente
Processo 8 – Trasporto e consegna
8.a) RDA e RDA urgenti
8.b) Trasporto campioni ematici.
8.c) Altri Trasporti Processo 9 – Gestione resi
9.a) Fornitore
9.b) Unità Processo 10 – Inventario Processo 11 – Altre attività
Processo 12 – Sanificazione dei mezzi di trasporto Processo 13 – Altre gestioni
Art. 3 – Quantificazione delle operazioni
Art. 4 – Adempimenti preliminari
Art. 5 – Dotazioni
Art. 6 – Personale adibito al servizio
Art. 7 – Xxxxxx e orari lavorativi
Art.8 – Dotazione strumentale
Art. 9 – Obblighi particolari a carico dell’Operatore logistico e dell’Ente appaltante
9.1 – Trasporti
9.2 – Eventi fortuiti, cause di forza maggiore
9.3 – Furti
9.4 – Differenze Inventariali
9.5 – Danni
Art. 10 – Ulteriori condizioni di esecuzione e dell’appalto Art. 11 – Autonomia dell’Operatore logistico
Art. 12 – Spese a carico dell'ente
Art. 13 – Controllo delle prestazioni e provvedimenti conseguenti Art. 14 – Locali assegnati all'impresa
Art. 15 – Danni a persone o cose
Art. 17 – Penali specifiche del servizio
Art. 18 – Modalità di fatturazione e pagamenti
Art. 1 - Oggetto del servizio logistico
L’Operatore logistico dovrà garantire il flusso logistico dei beni interessati dal servizio in appalto nell’ambito delle attività funzionalmente organizzate nei processi sotto descritti, con impiego di “mezzi” e “mano d’opera” propri, adeguati ed idonei; i processi devono essere intesi come attività minime di riferimento quindi non esaustive, ai fini del servizio richiesto.
Le attività descritte verranno svolte presso i locali a ciò adibiti, presso la sede del magazzino della
S.C. Farmacia collocato all’interno delle sede di X.xx Mazzini e presso una sede esterna individuata e messa a disposizione dall’appaltatore per quanto riguarda il Magazzino Economale. Tali attività riguardano anche i Presidi esterni di V.le P.zza d’Armi a Novara, Ospedale X. Xxxxx di Galliate e sede staccata di V.le Ferrucci, a seconda della tipologia di merce.
L’aggiudicatario acquisirà il ruolo di “agente contabile a materia”, tenuto alla “resa del conto” ai sensi del Regio Decreto n° 2440 del 18/11/1923 e suo regolamento attuativo approvato con Regio Decreto n° 827 del 23/05/1924, nonché dell’art. 33 D.L.vo n° 76 del 28/03/2000.
ART. 2 – Descrizione
I servizi sono articolati nei seguenti principali processi elementari:
| Processo 1 | Predisposizione inventario iniziale in contraddittorio; |
| Processo 2 | Ricezione merci; |
| Processo 3 | Controllo e stoccaggio merci gestite a scorta; |
| Processo 4 | Controllo merci gestite in transito; |
| Processo 5 | Merci in consegna prive di ordinativo di fornitura informatico; |
| Processo 6 | Richiesta di approvvigionamento (nel seguito RDA) ordinaria; |
| Processo 7 | Evasione RDA urgente; |
| Processo 8 | Trasporto e consegna; |
| Processo 9 | Gestione resi a fornitore; |
| Processo 10 | Inventario. |
| Processo 11 | Altre attività |
| Processo 12 | Gestione mezzi |
| Processo 13 | Altre gestioni |
Contenuto di dettaglio dei processi del servizio
Processo 1 - Predisposizione inventario iniziale in contraddittorio
Alla data stabilita l’Operatore logistico (più avanti anche solo Operatore) provvederà a prendere in carico la merce che all’avvio del servizio si trova presso il magazzino economale dell’A.O.U. situato in Via Solaroli e presso il deposito soluzioni infusionali della S.C. Farmacia.
La consistenza fisica di tale merce risulterà da un inventario redatto in contraddittorio tra l’Operatore logistico aggiudicatario, l’ A.O.U. e l’Operatore logistico precedentemente affidatario.
Processo 2 - Ricezione merci
Il processo in oggetto inizia con l’arrivo della merce e termina con la consegna della stessa merce al magazzino di competenza (per la merce gestita a scorta); oppure con lo stoccaggio temporaneo in spazi appositamente individuati, nel rispetto della normativa vigente relativa alla conservazione dei prodotti, in attesa dell’effettuazione dei controlli quali/quantitativi, per la merce in transito.
Tale processo include le seguenti attività:
ricezione di tutte le merci provenienti dai fornitori esterni;
verifica sul DDT presentato dal vettore in consegna, che vi sia indicato il numero dell’ordinativo di fornitura emesso dall’A.O.U.;
verifica che tale ordine sia presente sul programma informatico dell’A.O.U.; qualora l’ordinativo non sia presente informaticamente, l’Operatore si rivolgerà telefonicamente al competente ufficio (Gestione Esecuzioni Contrattuali/S.C. Farmacia) e solo su autorizzazione di quest’ultimo provvederà a respingere la merce;
appurata l’esistenza dell’ordinativo di fornitura emesso dall’A.O.U., l’Operatore provvederà a scaricare le merci dal mezzo in consegna, conteggerà il numero dei colli verificandone la corrispondenza sul DDT nonché l’integrità degli stessi; in caso di discordanza numerica, annoterà sul DDT il numero dei colli effettivi facendo firmare la modifica al vettore;
in caso siano pervenuti colli non integri, danneggiati o rovinati, l’Operatore interpellerà l’ufficio dell’A.O.U. che ha emesso l’ordinativo di fornitura, e solo su autorizzazione di quest’ultimo provvederà a respingere la merce;
comunicazione al fornitore e/o vettore ed al servizio Gestione Esecuzioni Contrattuali/S.C. Farmacia delle anomalie riscontrate allo scarico con particolare riferimento all’integrità dei colli;
accertata la regolarità numerica e l’integrità dei colli, l’Operatore apporrà sul DDT il timbro “Accettato con Riserva” e abbinerà l’ordinativo di fornitura al documento di trasporto; la suddetta timbratura dovrà riportare tassativamente, oltre alla dicitura di cui sopra, anche la data, l’ora di ricevimento del bene nonché la firma dell’Operatore che ha effettuato il controllo;
suddivisione della merce arrivata per tipologia (a scorta, transiti, conto deposito, visione, campionatura, ecc.) e predisposizione dell’invio nell’ubicazione prevista: magazzino (gestione a scorta) o luogo temporaneo stoccaggio;
preparazione della documentazione di ingresso al fine del successivo inoltro per la liquidazione della fattura.
Processo 3 – Controllo e stoccaggio merci gestite a scorta
Il processo in oggetto prevede, dopo l’arrivo della merce a magazzino, la movimentazione della stessa e lo stoccaggio nel settore dedicato, secondo modalità idonee alla loro corretta conservazione.
Tale processo include le seguenti attività:
controllo di conformità della merce consegnata rispetto a quella ordinata, per:
Quantità (corrispondenza tra il quantitativo di merce effettivamente consegnata con i dati contenuti nel DDT, nonché nell’ordinativo di fornitura);
Codice prodotto (corrispondenza tra il codice riportato sull’ordinativo di fornitura e quello riportato sulla confezione);
Confezionamento, etichettatura, stato di conservazione, data di validità e lotto, rispetto delle stesse durante le fasi del trasporto relative alla specificità del materiale (es. temperatura).
comunicazione, nel più breve tempo possibile, alla S.S. G.E.C./S.C. Farmacia di tutte le eventuali non conformità rilevate nel controllo (es. differenze qualitative);
gestione della non conformità secondo opportune procedure concordate con la S.S. G.E.C./S.C. Farmacia;
nel caso in cui la merce abbia superato tutti i controlli:
sciogliere la riserva apponendo timbro di avvenuto controllo sul DDT , data ed ora, con firma da parte dell’Operatore che ha effettuato il controllo;
stoccare il materiale nel settore di magazzino riservato, tenuto conto del codice di ubicazione del prodotto indicato sull’ordinativo di fornitura, durante questa operazione porre particolare attenzione alla rotazione dei prodotti tenendo conto della scadenza;
procedere al carico contabile utilizzando l’applicativo informatico di magazzino, in uso presso l’A.O.U., del DDT, indicando lotto e scadenza ove previsto;
trasmettere la documentazione in originale (DDT) all’ufficio ordinatore dell’A.O.U.
Le operazioni di cui sopra, dando precedenza ai controlli dei materiali con temperatura controllata, dovranno essere svolte entro il giorno successivo alla data del timbro di ricezione della merce (sabato, domenica e festivi esclusi), come apposto durante le attività di controllo del Processo n. 2. Nella gestione del magazzino verrà in generale applicata una logica First In First Out (F.I.F.O.). Ai prodotti con data di scadenza dovrà applicarsi la logica First Expiry First Out (F.E.F.O.).
segnalazione alla S.S. G.E.C./S.C. Farmacia dei prodotti in esaurimento con cadenza settimanale.
Processo 4 – Controllo merci gestite in transito
Il processo in oggetto inizia dopo lo stoccaggio nel settore dedicato e prosegue con il controllo di conformità della merce.
Tale processo include le seguenti attività:
controllo di conformità della merce consegnata rispetto a quella ordinata, per:
Quantità (corrispondenza tra il quantitativo di merce effettivamente consegnata con i dati contenuti nel DDT nonché nell’ordinativo di fornitura);
Codice prodotto (corrispondenza tra il codice riportato sull’ordinativo di fornitura e quello riportato sulla confezione);
Confezionamento, etichettatura, stato di conservazione, data di validità e lotto, rispetto delle stesse durante le fasi del trasporto relative alla specificità del materiale (es. temperatura).
comunicazione, nel più breve tempo possibile, alla S.S. G.E.C./S.C. Farmacia di tutte le eventuali non conformità rilevate nel controllo (es. differenze qualitative);
gestione della non conformità secondo le procedure concordate con la S.S. G.E.C./S.C. Farmacia;
nel caso in cui la merce abbia superato tutti i controlli:
sciogliere la riserva apponendo timbro di avvenuto controllo sul DDT, data ed ora, con firma da parte dell’Operatore che ha effettuato il controllo;
procedere al carico contabile del DTT utilizzando l’applicativo informatico di magazzino;
procedere alla stampa della bolla di carico generata dall’applicativo informatico di magazzino, la quale, all’atto della consegna dovrà essere fatta firmare per ricevuta dal Servizio destinatario della merce;
trasmettere la documentazione in originale (DDT, bolla di carico debitamente firmata) all’ufficio ordinatore dell’A.O.U.
Le operazioni di cui sopra dovranno essere svolte entro il giorno successivo alla data del timbro di ricezione della merce (sabato, domenica e festivi esclusi), come apposto durante le attività di controllo del Processo n. 2. ed entro la medesima giornata in caso d’urgenza.
Processo 5 – Merci in consegna prive di ordinativo di fornitura informatico
Vi sono alcune tipologie di merci che possono, previa comunicazione da parte dei competenti uffici dell’A.O.U., pervenire senza emissione di ordinativo di fornitura informatico; a titolo esemplificativo e non esaustivo si elencano:
Campionature;
Materiali in conto deposito Materiali in visione
Tale processo comprende le seguenti attività:
la ricezione della merce;
lo scarico dal mezzo in consegna;
il controllo sulla quantità ed integrità dei colli;
lo stoccaggio temporaneo della merce pervenuta in spazi appositamente individuati;
carico contabile per il materiale in conto deposito utilizzando l’applicativo informatico (Ormaweb);
la consegna a ciascun centro interessato secondo procedure e tempi da concordare con i rispettivi Responsabili;
la consegna del DDT originale al competente ufficio dell’A.O.U. entro 24 ore dalla data di ricezione della merce senza effettuare alcun carico informatico della stessa;
reso ai fornitori, come da processo n. 9.
Processo 6 – Richiesta di approvvigionamento (nel seguito RDA) ordinaria
La RDA è la richiesta di approvvigionamento dei beni gestiti a scorta inoltrata dalle Strutture Ospedaliere (più avanti anche denominate punti di consegna) in via informatica al Magazzino Economale/S.C. Farmacia.
Il processo in oggetto inizia successivamente alla ricezione (esclusivamente per via informatica) da parte dell’Operatore Logistico delle RDA validate, denominate nel sistema informativo “proposte scarico di reparto” .
L’attività prosegue con il prelievo, il confezionamento e l’organizzazione delle consegne dei prodotti corrispondenti per quantità e qualità alle RDA ordinarie e validate.
Tale processo include le seguenti attività:
la stampa delle proposte di scarico per Reparto da applicativo informatico;
il prelievo delle merci dalle posizioni di picking sulla base delle RDA, in base a logiche
F.I.F.O. e/o F.E.F.O.;
il confezionamento delle merci in idonee unità di imballo secondo la tipologia dei prodotti e delle necessità di Reparto (contenitori, scatole, ecc.), appositamente chiuse al fine di evitare la dispersione del contenuto e che possano garantire il trasporto a temperatura controllata ove necessario;
la conferma informatica delle RDA (da proposte di scarico a scarico di reparto); stampa del documento che dovrà accompagnare la merce fino al reparto di destinazione.
Qualora non fosse possibile l’evasione totale della RDA su di essa dovrà essere annotata la rettifica dei quantitativi;
il controllo dei colli pronti per la spedizione;
controllo scorte e segnalazione settimanale (venerdì) all’ufficio competente dell’A.O.U. delle merci in esaurimento..
Processo 7 – Evasione RDA urgente
Una richiesta è urgente quando esula dalla routine, dalla gestione ordinaria e pianificata delle Strutture richiedenti, quanto non è prevedibile.
Il processo in oggetto inizia con l’inoltro della richiesta urgente e termina con la consegna della merce alla Struttura richiedente.
La consegna dovrà avvenire nella stessa giornata della richiesta (intendendosi per lavorative la fascia oraria compresa tra le ore 8:00 e le ore 17:00 dei giorni feriali)
Processo 8 - Trasporto e consegna
8.a) RDA e RDA urgenti
Il processo in oggetto inizia successivamente al caricamento delle unità di spedizione (unità di consegna, contenitori, scatole, ecc.) sugli automezzi/carrelli e termina con la consegna della merce ad ogni punto di consegna sia interno all’A.O.U. che alle sedi staccate di Galliate, V.le P.zza D’Armi e Viale Ferrucci.
Tale processo include le seguenti attività:
trasporto e consegna alle varie Strutture dell’A.O.U. (punti di consegna o centri di utilizzo), secondo un calendario operativo concordato rispettivamente (per i beni di competenza) con la S.C. Farmacia Ospedaliera e la S.S. G.E.C., del materiale preparato accompagnato dalla distinta dei prodotti in duplice copia, al consegnatario responsabile, individuato dall’Amministrazione (si allega calendario operativo attuale Allegato “A”).
Particolare attenzione va dedicata all’imballaggio dei prodotti in quanto deve essere garantito il corretto trasporto dei materiali che non devono subire alcun deterioramento (ad esempio temperatura controllata);
eventuale ritiro della merce contestata e attivazione delle procedure di non conformità da concordare con le Strutture Farmacia Ospedaliera e S.S. G.E.C. ;
consegna nel più breve tempo possibile alle S.C. Farmacia Ospedaliera e S.S. G.E.C. della copia della distinta dei prodotti consegnati con la firma del responsabile dei beni stoccati e del consegnatario responsabile.
N.B. La consegna del materiale in transito, deve essere garantita nel termine delle 24 ore successive alla data del timbro di ricezione della merce (sabato, domenica e festivi esclusi), come apposto durante le attività di controllo del Processo n. 2, salvo urgenze particolari;
Le consegne, funzionalmente organizzate in percorsi/viaggi con orari predeterminati, prevedono anche il ritiro e consegna da e verso le strutture dell’A.O.U., di bancali, cartoni a rendere, campioni ematici e di altra natura, documenti vari, ecc.
8.b) - Trasporto campioni ematici.
Dovrà essere assicurato il trasporto sangue dal Centro Prelievi di Galliate al laboratorio dell’A.O.U. Maggiore della Carità di Novara (Laboratorio di XX.XX.,Microbiologia e Trasfusionale) con le seguenti frequenze:
o dal lunedì al venerdì
partenza Galliate ore 9:00 – arrivo Novara ore 9:45
partenza Galliate ore 11:00 – arrivo Novara ore 11:45
partenza Galliate ore 14:40 – arrivo Novara ore 15:15
o sabato
partenza Galliate ore 9:00 – arrivo Novara ore 9:45
Nella giornata di domenica dovrà essere inoltre assicurato il trasporto di campioni ematici da Borgomanero a Novara e viceversa con le seguenti modalità:
o ore 12 partenza da Borgomanero;
o ore 13 arrivo a Novara e consegna al Laboratorio Analisi Chimico-Cliniche delle provette raccolta degli emocomponenti dal Servizio Trasfusionale
partenza per Borgomanero;
o ore 14 arrivo a Borgomanero e consegna emocomponenti.
Dovrà inoltre essere assicurato il trasporto di provette dal Laboratorio di RR.CC.LL. di Corso Mazzini al Laboratorio di Viale Piazza d’Armi nei seguenti orari:
ore 10-12-14
e la consegna dei contenitori relativi utilizzati per il trasporto da Viale Piazza d’Armi all’AOU.
8.c) - Altri Trasporti
Relativamente alle sedi staccate di V.le P.zza D’Armi e dell’Ospedale X.Xxxxx di Galliate dovranno essere assicurati dalle ore 8 alle ore 16 di tutti i giorni feriali i trasporti di seguito specificati.
Ospedale X.Xxxxx – Galliate
Dovrà essere assicurato il ritiro dei seguenti materiali per essere consegnati dalle sedi di X.xx Xxxxxxx alla sede di Galliate e viceversa:
corrispondenza dei laboratori di Anatomia Patologica, Trasfusionali, Microbiologia, R.R.C.C.L.L., dalla Radiologia, Direzione Sanitaria, Oculistica;
materiale di magazzino, farmaci e flebo, 2/3 volte alla settimana;
biancheria pulita e divise;
cartelle cliniche;
una volta a settimana strumento CRIODO
Ogni giorno dovrà essere assicurato il ritiro della posta ed esami citologici dalla sede di Pernate per la loro consegna a Galliate e successiva riconsegna a Pernate.
Dovrà essere assicurata la preparazione dei farmaci nel magazzino della Dialisi di Galliate e la loro consegna in reparto.
A seguito di necessità sarà richiesto il prelievo dello strumento di Radiofrequenza dell’ A.O.U. per Galliate e successiva riconsegna.
Nella fascia oraria sopraindicata potranno essere altresì richieste consegne urgenti di materiale: a tale scopo, pertanto, il personale adibito a tali trasporti dovrà essere dotato di cellulare dedicato.
Sede di V.le Piazza d’Armi - Novara
Dovranno essere previste come prima consegna le sacche di sangue prelevate dal Servizio Trasfusionale per i reparti presenti presso la sede di V.le Piazza d’Armi e precisamente Cure Palliative, Unità Spinale e Recupero
Dovrà essere assicurato il trasporto dei seguenti materiali della sede di X.xx Xxxxxxx per la consegna al Presidio di V.le P.zza D’Armi e successivamente riconsegna alla sede:
materiale magazzino, farmaci,ferri sporchi per la Centrale di Sterilizzazione;
biancheria comprese le divise sporche e pulite;
esami istologici.
Nella fascia oraria sopraindicata potranno essere altresì richieste consegne urgenti di materiale: a tale scopo, pertanto, il personale adibito a tali trasporti dovrà essere dotato di cellulare dedicato.
Il trasporto dovrà essere effettuato con furgone (capacità minima 2 mc) con isolamento termico e mediante contenitori a tenuta termica con monitoraggio della temperatura.
L’articolazione dei percorsi/viaggi può essere suscettibile di eventuali modifiche durante la vigenza contrattuale conseguenti a nuove esigenze dell’A.O.U.
L’A.O.U. si riserva altresì il diritto, per mutate esigenze, di sopprimere uno o più percorsi, in modo permanente o sostituendoli con altri, dandone adeguato preavviso all’Operatore logistico.
Processo 9 – Gestione resi
9.a) Al Fornitore
Tale funzione dovrà comprendere le seguenti attività:
comunicazione al fornitore e/o vettore delle anomalie riscontrate, con richiesta di ritiro della merce contestata;
riconsegna al fornitore e/o vettore del materiale da rendere al fornitore;
emissione documentazione di trasporto relativa;
tempestiva trasmissione ai soggetti preposti dell’A.O.U. della relativa documentazione di reso.
9.b) Da Unità Operative
- Segnalazione del materiale da rendere da parte di un servizio utilizzatore;
- validazione della richiesta di restituzione da parte del farmacista/GEC;
- predisposizione della documentazione di ritiro;
- ritiro della merce da parte dell’operatore presso il Servizio utilizzatore;
- trasporto e consegna della merce presso il magazzino soluzioni infusionali (se la merce interessa tale magazzino) oppure presso il magazzino farmaci della S.C. Farmacia/Magazzino Economale;
- controllo formale della merce in entrata a fronte dei documenti di consegna e controllo della conformità del prodotto;
- presa in carico contabile del reso.
In caso di accettazione positiva: - stoccaggio dei materiali nel magazzino soluzioni infusionali negli spazi idonei per tale materiali con particolare attenzione alla gestione scadenze avendo cura di sistemare la regola del First Expiry First Out (F.E.F.O.)
In caso d’accettazione negativa: - stoccaggio del materiale obsoleto, non conforme o presunto tale in area apposita in attesa di verifiche da parte del personale farmacista.
L’immissione dei dati nel Sistema Informativo al fine di effettuare registrazione della movimentazione in accordo con le corrette causali di movimentazione.
Processo 10 - Inventario
Tale funzione deve consentire di identificare tutte le non conformità relative allo stoccaggio del materiale (ad es. materiali scaduti e/o prossimi alla scadenza, eccedenze e/o mancanze di quantità fisica rispetto ai dati contabili presenti nel sistema informatico, deperibilità, assenza o scarsa
movimentazione del materiale stoccato), al fine di effettuare le necessarie azioni e/o rettifiche e di determinare le responsabilità e gli eventuali costi da addebitare.
L’inventario avrà la seguente tempistica:
settimanale su almeno dieci articoli a campione;
globale annuale (al 31/12).
Le risultanze dell’inventario, una volta verificate ed approvate dai preposti dell’A.O.U., costituiranno il riferimento iniziale per l’esecuzione dei successivi inventari.
Processo 11 – Altre attività
Magazzino Dialisi
Ricevimento della merce dai fornitori:
Controllo formale della merce alla consegna con riscontro dei documenti di trasporto
Verifica dello stato della merce consegnata:
-Integrità del confezionamento
-Stato di conservazione
Consegna copia DDT validato al vettore e consegna del Ddt originale al personale della S.C. Farmacia per la presa in carico contabile della merce arrivata: registrazione del documento di consegna relativo alla merce ricevuta sul SW amministrativo contabile dell’azienda ospedaliera, con segnalazione, sempre sul SW aziendale, delle differenze riscontrate secondo procedura interna dell’azienda
Separazione della merce non conforme che dovrà essere identificata e posizionata in area apposita;
Comunicazione alla S.C. Farmacia di eventuali non conformità rilevate al controllo (es. differenze qualitative e quantitative);
Stoccaggio nelle aree appositamente identificate per il magazzino dialisi, nel rispetto di tutte le norme vigenti in materia
Gestione delle scadenze
Segnalazioni di eventuali carenze alla capo sala del reparto di Dialisi
Trasporto e consegna della merce richiesta dal personale della S.C.D.O Dialisi con l’ausilio di tutti i mezzi necessari per il trasporto interno ai centri stessi
L’attività di ricevimento e relative mansioni: al momento della dell’arrivo del corriere
Trasporto e consegna al reparto: quotidiano
Attività di ripristino scorte per il Laboratorio di Anatomia Patologica
Stoccaggio dei reagenti arrivati alla S.C. Farmacia presso i due depositi della struttura di anatomia patologica e conseguente consegna su richiesta del capo tecnico del laboratorio da tali depositi al laboratorio stesso di anatomia patologica.
Stoccaggio presso i depositi: all’ arrivo della merce
Consegna al laboratorio di anatomia patologia: 2 volte la settimana
Attività di ripristino scorte per il Laboratorio di galenica
Stoccaggio del materiale arrivato alla S.C. Farmacia presso i depositi del laboratorio di Galenica, uno presso la S.C. Farmacia stessa, uno presso il padiglione E seminterrato, uno presso il reparto di Oncologia medica DH- laboratorio UMACA.
Consegna quotidiana del materiale necessario per l’attività con la relativa sistemazione negli appositi luoghi identificati (ripristino scorte) del laboratorio di galenica presso la S.C. Farmacia ed il laboratorio UMACA presso il reparto di Oncologia medica DH.
Segnalazione di eventuali carenze al capo tecnico della S.C. Farmacia
Stoccaggio presso i depositi: all’arrivo della merce
Ripristino scorte presso i 2 laboratori: quotidiano e da svolgere dopo l’attività di allestimento dalle h 15 alle h 17
Trasporto campioni sperimentali
Attività di trasporto di campioni sperimentali dalla S.C. Farmacia ai centri sperimentatori dell’azienda (sede- presidio di Galliate – sede staccata San Giuliano).
Tali campioni devo essere trasportarti con monitoraggio della temperatura o a temperatura controllata 2-8°C o temperatura 15-25°C.
Tale attività deve seguire le procedure interne e deve essere effettuato nella giornata di controllo effettuato dal farmacista responsabile delle sperimentazioni
Trasporto in sede circa 400 all’anno, presso la sede di Galliate e San Giuliano circa 4 (variabile- dipende se vi sono e da quante sperimentazioni autorizzate)
Trasporto farmaci stupefacenti
Attività di ritiro presso la S.C. Farmacia di farmaci stupefacenti e consegna ai reparti richiedenti per le sedi staccate di Galliate e San Giuliano
Tale attività comporta, come da procedura interna, il ritiro da parte del personale del registro stupefacenti dai reparti richiedenti di Galliate e San Giuliano, consegna in Direzione sanitaria per la firma del medico di direzione e ritiro dei farmaci presso la S.C. Farmacia.
Il ritiro comporta obbligatoriamente la firma di chi ritira.
Ritiro e Trasporto presso la sede di Galliate e San Giuliano nelle mattinate di lunedì – mercoledì – venerdì
Trasporto materiale per Microbiologia, Laboratorio Analisi, Radiologia, Trasfusionale
Attività di trasporto di materiale (reagente di laboratorio) ordinato in transito per i laboratori di microbiologia, laboratorio analisi e radiologia
Tali reagenti hanno diverse criticità 1) la temperatura di conservazione che può essere anche T - 20°C 2) i quantitativi che possono essere elevati (anche bancali).
Per la natura particolare e critica tali reagenti devono essere consegnati subito dopo il controllo effettuato da parte del personale tecnico di magazzino della S.C. Farmacia
Trasporto si effettua anche quotidianamente in base alle consegne.
Processo 12 – Sanificazione dei mezzi di trasporto
L’Operatore Logistico dovrà garantire la periodica sanificazione dei mezzi utilizzati per le consegne secondo standard adeguati di igiene adatti ai locali di destinazione e con criteri e modalità da concordare con la competente struttura dell’A.O.U. di Novara.
Processo 13 – Altre gestioni
- In qualsiasi momento, su richiesta delle strutture di logistica aziendali, l’Appaltatore dovrà essere in grado di garantire le seguenti informazioni:
- giacenza a magazzino
- indicazione di consegna del prodotto ad un centro utilizzatore
- data di consegna
- quantità consegnata.
L’appaltatore si impegna altresì a fornire attraverso il proprio sistema informativo una procedura di monitoraggio che consenta di fornire alle Aziende qualsiasi informazione sull’attività Magazzino stesso e sulla tracciabilità delle consegne e del materiale consegnato.
PROCESSI DA SVOLGERE PER:
- MAGAZZINO ECONOMALE: tutti i processi;
- MAGAZZINO FARMACIA SOLUZIONI INFUSIONALI situato presso l’AOU ingresso Via Solaroli: tutti i processi;
- MAGAZZINO FARMACIA FARMACI situato presso l’AOU Pad. D piano terra: processi 6-7-8-9-11-12-13 e le seguenti attività:
Presa in carico contabile della merce arrivata: registrazione del documento di consegna relativo alla merce ricevuta sul SW amministrativo contabile dell’azienda ospedaliera, con segnalazione, sempre sul SW aziendale, delle differenze riscontrate secondo procedura interna dell’azienda;
Comunicazione alla S.C. Farmacia di eventuali non conformità rilevate al controllo (es. differenze qualitative e quantitative);
Gestione delle controversie relative alle non conformità rilevate relative alla merce in ingresso con i fornitori;
Preparazione della documentazione di ingresso al fine del successivo inoltro per: la liquidazione della fattura; l’invio di eventuali contestazioni al fornitore;
Gestione delle non conformità secondo le procedure concordate;
Stampa delle richieste per i reparti (RDA) da applicativo informatico; le operazioni di conferma delle richieste saranno completate, da calendario, dai reparti entro le ore
15.00 del giorno antecedente a quello di consegna (come da organizzazione e procedure interne);
Consegna al personale di magazzino delle richieste dopo validazione del personale farmacista della S.C. Farmacia;
Conferma sul sistema informativo dell’avvenuta preparazione della merce (scarico di magazzino);
Consegna dei documenti di trasporto all’addetto della spedizione
Art. 3. -. Quantificazione delle operazioni
Al fine di consentire ai Soggetti offerenti una valutazione, in termini quantitativi, delle operazioni sopra descritte si forniscono i seguenti “volumi”(su base annua) afferenti lo storico dell’anno 2017
Descrizione Magazzini | |||
Magazzino economale | Farmacia | ||
Prodotti in Conto deposito | |||
Prodotti Gestiti: Di cui Attivi Di cui Transitivi | 12432 1002 11430 | 2183 – 2183 | 7795 3612 4183 |
N° Bolle Carico | 29064 | 5525 | 23216 |
N° Righe carico | 71124 | 17909 | 46548 |
N° Bolle Scarico | 29307 | 5525 | 90706 |
N Righe Scarico | 127937 | 17909 | 254848 |
Centri di conto di scarico | 335 | 33 | 303 |
Art. 4 - Adempimenti preliminari
Al momento dell’assunzione del servizio, l’A.O.U. e l’Operatore logistico dovranno provvedere a redigere un verbale di consegna con allegata la documentazione disponibile per ogni singolo processo.
Le responsabilità contrattuali decorreranno dalla firma dei verbali di consegna ed avranno termine alla scadenza del contratto.
Con la firma del verbale di consegna l’Operatore logistico assume comunque l’impegno di fornire tutte le prestazioni, i servizi e le attività descritte nell’offerta e nel presente capitolato.
Tenuto conto dell’importanza, vastità e complessità del servizio appaltato, l’Operatore logistico dovrà attuare idonee procedure gestionali, in modo da consentire l’immediato avvio del servizio fin dalla consegna dell’appalto, per garantire la pronta esecuzione di tutti gli interventi che saranno necessari e risolvere, fin dall’inizio, ogni problema organizzativo in modo che l’A.O.U. risulti sollevata da ogni incombenza relativa.
Art. 5 - Dotazioni
Nel contratto d’appalto (1655 c.c.), l’Operatore logistico è autonomo nella scelta di quali e quanti fattori produttivi impegnare, per rendere il servizio. Conseguentemente, la committente non può imporre all’Operatore logistico di impegnare nell’appalto una determinata dotazione organica (lavoratori) e strumentale (attrezzature).
Ciò, in quanto tale richiesta limiterebbe l’autonomia organizzativa dell’Operatore Logistico, autonomia che rappresenta uno degli elementi caratterizzanti dell’appalto (nonché distintivo rispetto all’interposizione illecita).
L’inserzione di tale dotazione, tra le condizioni di Capitolato, non si configura, quindi, come un’ingerenza del Committente, contraria all’art. 1655 c.c.; ma garanzia, per il Committente, della capacità teorica dell’Operatore Logistico di adempiere alle proprie obbligazioni contrattuali.
Tale inserzione, assolve ad una funzione di reciproca tutela dei due contraenti; dal momento che, essa si configura:
a.) da un lato, come condizione di garanzia della capacità dell’Operatore Logistico di eseguire in maniera soddisfacente il servizio ad esso (Operatore logistico) commesso;
b.) d’altro lato, elemento indicativo indispensabile, all’Operatore logistico, per la determinazione del prezzo e la valutazione del rischio economico.
L’indicazione di una determinata dotazione (strumentale ed organica) limita, ma non fa venir meno, l’autonomia imprenditoriale dell’Operatore logistico. L’Operatore logistico, pur nei limiti indicati dalla Committente, è totalmente autonomo nella scelta delle modalità organizzative (dell’impiego) della dotazione, nell’esecuzione dell’appalto.
In particolare, l’Operatore logistico aggiudicatario, sarà totalmente libero di organizzare le dotazioni in funzione delle proprie esigenze imprenditoriali.
Per quanto attiene alla dotazione organica.
L’Operatore logistico organizzerà autonomamente:
l’impegno orario dei singoli operatori;
la distribuzione tra i medesimi dei compiti lavorativi;
i metodi di controllo e verifica;
tutti gli aspetti collaterali (ferie, permessi, sostituzioni).
Il personale esterno attualmente impiegato nelle attività oggetto di appalto è indicato nella tabella sotto riportata:
N° Operatori | Data xxx.xx | Liv. | Full- Time/ Part- Time | Ore xxxx.xx | Retrib. mensile lorda Full Time |
1 | 03/06/2013 | 3 | FT | 40 | € 1.239,39 |
1 | 03/11/2003 | 4 | FT | 40 | € 1.365,09 |
1 | 05/10/2007 | 3 | FT | 40 | € 1.297,57 |
1 | 13/05/2015 | 2 | FT | 40 | € 1.183,50 |
1 | 15/10/2014 | 2 | FT | 40 | € 1.183,50 |
1 | 19/01/2015 | 2 | FT | 40 | € 1.183,50 |
1 | 02/10/2016 | 3 | FT | 6 | € 1.239,39 |
2 | 01/08/2011 | 2 | PT | 37,5 | € 1.144,88 |
1 | 01/08/2011 | 2 | PT | 30 | € 1.144,88 |
1 | 25/09/2011 | 2 | PT | 20 | € 1.144,88 |
1 | 01/08/2011 | 2 | PT | 10 | € 1.144,88 |
3 | 01/08/2011 | 2 | PT | 35 | € 1.144,88 |
1 | 01/08/2011 | 2 | PT | 39 | € 1.144,88 |
1 | 01/05/2017 | 2 | FT | 40 | € 1.094,60 |
1 | 24/01/2017 | 2 | FT | 40 | € 1.094,60 |
1 | 22/02/2017 | 2 | FT | 40 | € 1.094,60 |
CCNL applicato: IMPRESE ESERCENTI SERVIZI DI PULIZIA E SERVIZI INTEGRATI/MULTISERVIZI.
Per quanto attiene alla dotazione strumentale.
L’Operatore logistico, nel rispetto delle caratteristiche tecniche indicate, è totalmente autonomo:
sia nella scelta del tipo/marca delle attrezzature;
sia in quella del modo in cui ottenerne la disponibilità (acquisto, noleggio, locazione, subappalto).
Art. 6 - Personale adibito al servizio
Il personale adibito allo svolgimento dei servizi oggetto dell’affidamento dovrà essere:
in possesso del certificato medico di idoneità fisica alla mansione;
in regola con le vaccinazioni obbligatorie per legge. Sono comunque raccomandate le vaccinazioni antiepatite A e B e quella antinfluenzale;
sottoposto annualmente a sorveglianza sanitaria da parte del Medico Competente;
provvisto di dispositivi di protezione individuali. Tali dispositivi dovranno essere concordati ed approvati dal Servizio Prevenzione e Protezione dell’A.O.U.;
dotato di tessera di riconoscimento corredata di fotografia, contenente le generalità del lavoratore e l’indicazione del datore di lavoro.
In ogni momento lo ritenga necessario, l’A.O.U. potrà disporre l’accertamento dei requisiti di cui sopra.
L’Operatore logistico avrà l’obbligo di rispettare tutte le norme inerenti la sicurezza del personale, assumendosi tutte le responsabilità dell’adempimento delle vigenti norme igieniche ed infortunistiche, esonerando di conseguenza l’A.O.U. da ogni responsabilità in merito.
L’Operatore logistico potrà organizzare la propria struttura per la gestione e l’erogazione dei servizi secondo i criteri che riterrà più opportuni per il raggiungimento dei risultati richiesti; tuttavia dovrà almeno individuare, anche se organizzato in Raggruppamento temporaneo d’impresa un’unica persona con funzioni di Responsabile dell’appalto; tale figura avrà il compito precipuo di programmare e coordinare il personale impiegato, di far osservare le funzioni ed i compiti stabiliti, di rispondere direttamente riguardo ad eventuali problemi che dovessero sorgere in merito alla regolare esecuzione del contratto ed all’accertamento di eventuali danni. Detto operatore deve essere facilmente rintracciabile dalle ore 8,00 alle ore 17,00 di ogni giorno lavorativo, mediante telefono cellulare fornito dall’Operatore logistico.
L’Operatore logistico dovrà individuare tra il personale in servizio un coordinatore di tutto i personale impiegato nell’appalto con compiti di interfaccia tra l’A.O.U. e l’operatore logistico e di risoluzione di problematiche di varia natura.
L’Operatore logistico deve effettuare il servizio con personale professionalmente capace, qualificato secondo il livello di qualificazione necessario per lo svolgimento dell'incarico e disponibile a seguire corsi di aggiornamento informatico e organizzativo, con buona conoscenza della lingua italiana e fisicamente idoneo; adeguato qualitativamente e numericamente alle necessità connesse con gli obblighi derivanti dal contratto, a conoscenza delle modalità di esecuzione del servizio e delle misure di sicurezza previste dal D. Lgs. N.81/2008 e s.m.i.
L’Operatore logistico e per esso il suo personale dipendente devono uniformarsi a tutte le norme di educazione che definiscono i criteri di un comportamento civile e di correttezza nel lavoro.
Il Personale dell’Operatore logistico è tenuto a:
mantenere un contegno decoroso e corretto verso gli operatori dell’azienda ed altro personale o pazienti con il quale verrà in contatto durante l’esecuzione del servizio.
mantenere il segreto su tutto quanto verrà a sua conoscenza nell’esecuzione del servizio, in particolare documenti, fatti o atti riguardanti l’A.O.U., i suoi dipendenti o i suoi assistiti.
rifiutare ordini o richieste di prestazioni da parte di estranei.
rifiutare compensi o regalie varie.
Art. 7 - . Xxxxxx e orari lavorativi
Il servizio dovrà essere garantito tutti i giorni lavorativi (il sabato è considerato non lavorativo salvo particolari situazioni imposte da festività infrasettimanali che richiedano la fornitura nei Reparti nel giorno di sabato) e nella seguente fascia oraria: dalle ore 08.00 alle ore 17.00.
Art.8 - Dotazione strumentale
L’appalto richiede l’utilizzo della sotto elencata dotazione strumentale:
strumenti operativi per la movimentazione, il trasporto e la distribuzione delle merci e dei farmaci nei diversi reparti, compresi autoveicoli in regola con le vigenti norme in materia di circolazione stradale e attrezzati per il trasporto dei relativi beni sanitari (ivi compresi i farmaci), di natura economale e trasporto biancheria e sangue;
materiali di consumo ed imballaggi nella quantità e qualità che consentano la garanzia dell’integrità del materiale custodito e trasportato, anche nel rispetto della catena del freddo (farmaci);
apparecchiature informatiche (personal computer e stampanti, lettori ottici e qr-code) necessarie all’utilizzo del sistema informativo di magazzino già in uso presso l’A.O.U.; fornitura di strumenti d’ufficio: quanto necessario per la gestione d’ufficio (fotocopiatore, fax, hardware, telefoni ecc., nonché quanto necessario per la cancelleria, timbri vari;
I mezzi, le attrezzature ed i materiali utilizzati per la movimentazione, carico e consegna dovranno inoltre garantire e rispettare le prescrizioni normative in materia di prevenzione, sicurezza ed igiene del lavoro.
Gli automezzi, utilizzati per il trasporto dei beni, debbono essere adeguati al volume di materiale da trasportare e movimentare.
L’Operatore Logistico dovrà poter disporre della predetta dotazione, anche non essendone proprietario (tramite comodato, noleggio, locazione, leasing, etc.). Gli apparecchi dovranno essere perfettamente efficienti e funzionanti e conformi a norme di sicurezza dei lavoratori.
Su tutti gli attrezzi forniti dall’impresa, usati all’interno della struttura dell’A.O.U., dovranno essere apposte targhette indicanti il nominativo od il contrassegno dell’impresa stessa.
Tutte le apparecchiature dovranno essere munite di contratto di manutenzione con ditta specializzata, che garantisca di effettuare l’intervento manutentivo in 24 ore dalla chiamata.
Sono a carico dell'Operatore logistico tutti i costi e gli oneri di installazione collegamento funzionamento e manutenzione ordinaria e straordinaria delle apparecchiature; ivi compreso il materiale di consumo e quello deperibile (carta, toner, nastri ecc.).
L'Amministrazione committente declina ogni responsabilità per i danni cagionati alla dotazione strumentale da terzi e/o per quelli dalla medesima cagionati a terzi od all'Amministrazione o suoi dipendenti.
Art. 9 -. Obblighi particolari a carico dell’Operatore logistico e dell’Ente appaltante
9.1 - Trasporti
L’Operatore logistico si impegna a rispettare tutte le disposizioni normative, in materia di trasporti nazionali ed internazionali.
9.2. - Eventi fortuiti, cause di forza maggiore
L’Operatore logistico sarà responsabile nei confronti dell’A.O.U. per qualsiasi ritardo nella consegna della merce ai Centri Utilizzatori.
Dovendo l’A.O.U. garantire la continuità del servizio nei confronti del cittadino in quanto servizio pubblico, l’Operatore logistico dovrà garantire, anche in presenza di eventi esterni (manifestazioni, eventi meteorologici, ecc.), il servizio di preparazione e consegna delle richieste sia normali che urgenti.
In particolare per il caso di sciopero, l’Operatore logistico dovrà comunque garantire la continuità del servizio alle strutture della A.O.U.
Qualora si verifichino degli eventi di carattere straordinario non prevedibili, ovvero si abbiano motivi per ritenere che uno di detti eventi si possa verificare, l’Operatore logistico dovrà darne immediata comunicazione alla Committente e dovrà prestare la collaborazione necessaria a minimizzare le conseguenze di tale evento anche, se del caso, incrementando gli orari di lavoro e procedendo a consegne straordinarie.
9.3 - Furti
Qualora si verifichino furti, ovvero altri eventi criminosi che interessino la merce di proprietà dell’A.O.U. presente nel magazzino, l’Operatore logistico dovrà:
a) sporgere immediatamente denuncia all’autorità competente;
b) darne immediatamente avviso alla Committente;
c) inviare all’A.O.U. immediata comunicazione scritta contenente una sintetica descrizione dei fatti ed una copia della denuncia del furto o dell’attestato di presentazione vidimata dall’Autorità competente non appena sarà stata rilasciata.
9.4 - Danni
Fatto salvo quanto previsto al paragrafo “Eventi Fortuiti”, l’Operatore logistico sarà responsabile per tutti i danni subiti dalla merce in custodia.
A tal fine si precisa che l’Operatore logistico assumerà la responsabilità della merce all’atto del ricevimento della stessa nel magazzino e rimarrà responsabile sino ad avvenuta consegna della merce ai punti di consegna e, in caso di reso, riassumerà la responsabilità al momento del ritiro della merce dai medesimi e cesserà di essere responsabile al momento della consegna al cessionario selezionato.
L’Operatore logistico s’impegna a comunicare immediatamente all’A.O.U. ogni danno subito dalla merce e a tenere a disposizione di questa la merce stessa per l’esecuzione di eventuali perizie da parte delle compagnie assicurative.
L’Operatore logistico s’impegna inoltre a tutelare tempestivamente i diritti dell’ A.O.U. nei confronti dei terzi eventualmente responsabili di danni.
9.5 - Differenze Inventariali
Premesso che:
la consistenza fisica iniziale di tale merce risulterà da un inventario redatto in contraddittorio tra le parti,
la responsabilità dell’Operatore logistico cessa con la presa in consegna della merce da parte del consegnatario responsabile, senza contestazioni o riserve, o con la spedizione di materiale a terzi attestata dalla sottoscrizione del vettore sui documenti di trasporto, salva la necessità di assicurare la merce per l’intero valore anche per la fase di trasporto.
L’Operatore logistico è responsabile nei confronti dell’ A.O.U. della merce di proprietà di quest’ultima giacente presso il magazzino.
Il materiale mancante e/o danneggiato dalla gestione non appropriata sarà addebitato all’Operatore logistico al costo di acquisto della merce; al contrario eventuali giacenze in eccesso rimarranno di proprietà dell’ A.O.U. e nulla è dovuto all’Operatore logistico.
L’Operatore logistico sarà comunque responsabile nei confronti dell’ A.O.U. per ogni eventuale conseguenza pregiudizievole (ivi comprese sanzioni fiscali e tributarie) derivante dalla presenza a magazzino di merci in eccesso rispetto alle risultanze contabili.
E’ obbligo dell’Operatore logistico segnalare eventuali mancanze o eccedenze per allineare la situazione fisico-contabile in qualunque momento dell’anno.
Art. 10 -. Ulteriori condizioni di esecuzione e dell’appalto
L'Operatore logistico dovrà garantire l'assoluta riservatezza, da parte dei proprî operatori circa dati, informazioni e notizie conosciuti in occasione dell'appalto.
L'Operatore logistico s'impegna a sostituire uno o più operatori o la dotazione strumentale, qualora la Committente lo richieda per giustificato motivo.
Art. 11 -. Autonomia dell’Operatore logistico
L'Operatore logistico - nei limiti ed alle condizioni di cui al presente Capitolato - è libero di organizzare autonomamente il servizio, nei modi e termini ritenuti più opportuni.
Gli operatori dell’Operatore logistico lavoreranno in locali loro riservati, senza promiscuità con personale della Committente (ad eccezione della necessitata compresenza per le operazioni di controllo di personale dipendente dell’A.O.U.).
Gli operatori, impegnati nel servizio, non sono soggetti al alcun potere direttivo, gerarchico, di vigilanza e controllo da parte della Committente e del personale di quest’ultima. Tali poteri sono detenuti ed esercitati solo ed unicamente dall’Operatore logistico.
In particolare, si dispone e specifica che gli operatori dovranno rifiutare prestazioni non previste nell'appalto; essi, inoltre, non dovranno accogliere richieste e/o istruzioni che non siano previamente concordate, ed accolte, dal Responsabile del Servizio.
Le richieste operative provenienti dalla Committente e dai dipendenti di quest’ultima dovranno essere sempre rifiutate, qualora si manifestino nella forma di “ordine”, indicante in maniera precisa le modalità di esecuzione.
Gli operatori potranno richiedere la cooperazione dei dipendenti della Committente, in tutte le occasioni in cui, tale cooperazione, sia necessaria per l’espletamento del servizio.
La Committente individuerà, al proprio interno, un Interlocutore ufficiale per i contatti con l’Operatore logistico, relativi ad aspetti organizzativi generali e/o travalicanti la normalità del servizio.
Tale soggetto costituirà l’unico interlocutore riconosciuto dall'Operatore logistico e dai suoi operatori.
Non potrà, quindi, costituire inadempimento contrattuale il rifiuto (o il mancato accoglimento) di richieste della Committente che, secondo quanto sopraindicato, non possono essere accolte dagli operatori dell’Operatore logistico.
Art. 12 -. Spese a carico dell'ente
Sono a carico dell’ A.O.U.:
a) la fornitura di acqua calda e fredda, di energia elettrica, di riscaldamento presso i locali interni alla struttura ospedaliera.
Art. 13 - . Controllo delle prestazioni e provvedimenti conseguenti
Al fine di garantire che l’erogazione dei servizi avvenga nel pieno rispetto del presente capitolato speciale e dell’offerta tecnica, l’ A.O.U. nominerà una Direzione di esecuzione del contratto.
Obiettivo di tale funzione è anche quello di avere, attraverso elaborazioni statistiche ed analisi mirate dei dati di ritorno, elementi oggettivi per una valutazione, anche di dettaglio, dei servizi resi dall’Operatore logistico in termini qualitativi – quantitativi – temporali, nonché dell’andamento dello stato di conservazione – manutenzione del patrimonio tecnologico.
La relativa attività prevede il supporto per:
la verifica dell’effettivo raggiungimento dei parametri qualitativi e prestazionali previsti nel Capitolato Speciale;
la corretta erogazione delle prestazioni previste dal Capitolato Speciale e dall’offerta tecnica dell’Operatore logistico, attraverso l’esecuzione delle seguenti attività:
controllo del mantenimento nel tempo dei parametri qualitativi e prestazionali;
controllo dell’effettiva esecuzione delle prestazioni rese dall’Operatore logistico in accordo agli obblighi contrattuali, in termini di tempi di esecuzione, livelli di servizio richiesti, procedure concordate;
rendicontazione all’A.O.U. degli elementi emersi dall’attività di monitoraggio e di supporto attraverso una adeguata attività di reporting;
validazione delle Procedure previste dal Capitolato Speciale;
verifica tecnica – amministrativa;
verifica circa le condizioni igieniche del materiale, dei mezzi di trasporto e delle attrezzature in uso;
verifica delle modalità di stoccaggio del materiale.
Al fine di “misurare” la qualità e quantità delle prestazioni, saranno utilizzati degli indicatori di livello di servizio in grado di rappresentare quanto effettivamente i servizi rispondano alle esigenze dell’Ente espresse nel presente Capitolato Speciale.
La rilevazione e misurazione degli indicatori consentirà il confronto con i limiti di accettabilità del servizio reso e la conseguente applicazione di penali.
In ogni caso nel “set” di Indicatori dovranno essere inseriti quelli di seguito riportati:
1. Livello di servizio: esprime il numero delle righe evase al 100% nella qualità del servizio e nella quantità richiesta sul totale delle righe da evadere. Lo scostamento minimo accettabile è pari all’1%, salvo elementi di giustificazione legati esclusivamente ad un disallineamento nella situazione fisico-contabile.
2. Errore di carico: esprime il numero di righe/articoli caricati in modo errato (cod. articolo, quantità, lotto, scadenza, ecc.) nella qualità del servizio richiesta sul totale delle righe da caricare. Lo scostamento minimo accettabile è pari al 5%.
3. Puntualità nella consegna: riflette il numero delle consegne puntuali (a calendario) rispetto al totale delle consegne effettuate. Il parametro minimo accettabile è pari al 99%. Non è ammesso alcun margine di ritardo nelle consegne di richieste urgenti.
4. Affidabilità della consegna: esprime il numero delle non conformità, di qualunque tipo, relative al materiale consegnato (mancanze, materiale consegnato in più, rotture, differenze di lotti, stato della merce) sul totale delle consegne effettuate. Il parametro massimo accettabile è pari allo 1% sul totale delle consegne e del 5% sulla singola consegna.
5. Incidenza materiale non conforme (per errata o cattiva movimentazione e/o conservazione dopo la presa in carico) esprime il valore del materiale rilevato non conforme in sede di inventario,
controllo, prelievo o in ogni altro caso, rispetto al valore totale delle scorte di magazzino. Il valore massimo accettabile è pari allo 0,1%, considerando il valore accumulato di tutto il materiale non conforme rilevato nel corso di un anno rapportato al valore medio delle scorte di magazzino.
6. Discrepanze di magazzino: rappresenta il numero degli articoli con discrepanze (differenze quantitative e, di conseguenza, economiche) rispetto al numero degli articoli controllati. Il numero degli articoli con differenze tra quantità fisica e quantità contabile, dal punto di vista gestionale, non può superare il 2%.
Art. 14 -. Locali assegnati all'impresa
L’A.O.U. mette a disposizione gratuitamente dell’Operatore logistico i locali necessari allo svolgimento del servizio:
Locale da individuarsi con funzione di “transit point”;
Locale adibito a magazzino farmacia.
Art. 15 - Danni a persone o cose
La Ditta aggiudicataria è responsabile per i danni che possano subire persone o cose appartenenti alla propria organizzazione, all’interno o fuori dalle Amministrazioni contraenti, per fatti o attività connesse all’esecuzione del presente servizio.
L’appaltatore, inoltre, risponde :
dei danni a persone o a cose delle Amministrazioni contraenti, o a terzi, che possano derivare dal servizio eseguito dei quali sia chiamata a rispondere l’Amministrazione stessa, la quale ultima è completamente sollevata e indenne da ogni pretesa e molestia;
dei danni derivanti da imperfezioni nei materiali utilizzati.
Qualora la Ditta non dovesse provvedere al risarcimento o alla riparazione del danno, nel termine fissato nella relativa lettera di notifica, l'Amministrazione resta autorizzata a procedere direttamente, a danno della Ditta, trattenendo l'importo sul canone di prima scadenza
Al fine di garantire i sopracitati rischi, l’appaltatore dovrà fornire la prova di aver stipulato una polizza assicurativa per Responsabilità Civile verso Terzi (RCT), e per Responsabilità civile prodotti (RCP) derivanti dall’esecuzione del servizio in oggetto con un massimale unico di € 3.000.000,00 per persona, per cose e per sinistro con validità dalla data di inizio dell’esecuzione del Contratto e per tutta la durata dello stesso.
In alternativa alla stipulazione della polizza che precede, il Fornitore potrà dimostrare l’esistenza di una polizza RCT/RCP , già attiva, avente le medesime caratteristiche indicate per quella specifica.
In ogni caso si conviene e si precisa che l’Assuntore sarà responsabile e rimarranno a suo esclusivo carico eventuali rischi/scoperti/franchigie che dovessero esistere e non coperte dalla polizza.
La relativa polizza dovrà essere verificata ed approvata dall'Ente e stipulata entro il primo mese d'appalto.
Art. 17 - Penali specifiche del servizio
Gli standard dei servizi resi devono essere di alto livello e, per la misurazione degli stessi, saranno utilizzati alcuni indicatori e per ogni valore di soglia superato, a motivo di inadempienze dell’Operatore logistico, saranno applicate le seguenti penali:
mancato rispetto dei limiti di accettabilità delle prestazioni in base agli indicatori di performance di cui all’art. 13 “Controllo delle prestazioni e provvedimenti conseguenti” (da punto 1 a punto 4): € 5.000,00;
mancato rispetto dei limiti di accettabilità delle prestazioni in base agli indicatori di performance di cui all’art. 13 (punto 5): valore del pezzo danneggiato (prezzo di acquisto); mancanze inventariali: almeno una volta all’anno ed alla fine dell’anno fiscale dell’AO.U., sarà svolta, in contraddittorio tra le parti, la procedura di inventario fisico e le eventuali mancanze inventariali di cui all’art. 13 (punto 6) saranno addebitate all’Operatore logistico al prezzo di acquisto. Eventuali eccedenze saranno prese in carico dall’A.O.U.
L’A.O.U. si riserva comunque di graduare le penali sopra esposte in relazione all’effettiva gravità dell’inadempienza e/o servizio verificatosi.
Le inadempienze sopra descritte non precludono all’A.O.U. il diritto di sanzionare eventuali casi non espressamente contemplati, ma comunque rilevanti rispetto alla corretta erogazione del servizio.
Art. 18 - Modalità di fatturazione e pagamenti
Il corrispettivo delle singole fatture verrà determinato sulla base dei canoni mensili offerti in sede di gara.
Si precisa che il citato canone mensile è omnicomprensivo di tutte le prestazioni previste dal presente capitolato.
Per periodi inferiori al mese, i canoni saranno determinati a partire dai giorni naturali e consecutivi di effettiva erogazione, attribuendo agli stessi un valore pari ad un trecentosessantacinquesimo per canone annuale. I canoni mensili saranno adeguati alle variazioni intervenute a norma del presente capitolato.
I predetti corrispettivi si riferiscono ai servizi prestati a perfetta regola d’arte e nel pieno adempimento delle modalità e delle prescrizioni contrattuali; sono stati determinati determinati a proprio rischio dal Fornitore in base ai propri calcoli, alle proprie indagini, alle proprie stime, e sono pertanto fissi ed invariabili indipendentemente da qualsiasi imprevisto o eventualità, facendosi carico il Fornitore di ogni relativo rischio e/o alea.
Le fatture periodiche mensili posticipate da prodursi da parte del Fornitore, dovranno riferirsi esclusivamente al periodo ed ai servizi effettivamente prestati.
La fatturazione dovrà essere effettuata in base a quanto disposto dal D.M. n.55 del 3.4.2013- L.244 del 24.12.2007 art.1, commi dal 209 al 213.
Il CODICE UNIVOCO UFFICIO che il fornitore dovrà utilizzare per la trasmissione delle fatture elettroniche è : UF7I62
Presupposto per la loro liquidabilità è la regolarità dei versamenti contributivi e previdenziali.
I termini di pagamento e gli effetti dell’inosservanza di tali termini sono disciplinati dal D.Lgs. n.231/2002, così come modificato dal D.Lgs. n.192/2012 con riferimento alle disposizioni dettate per la Pubblica Amministrazione ed, in particolare, per gli “enti pubblici che forniscono assistenza sanitaria”.
In caso di ritardo dei pagamenti, in deroga all’art.5 del D.Lgs 231/2002, le parti concordano che l’interesse dovuto sia commisurato al saggio legale vigente ex art.1284 c.c.
La data di pagamento è quella di consegna al Tesoriere dell’AOU dei relativi mandati di pagamento. Eventuali spese per il pagamento tramite bonifico sono a carico del Fornitore.
Il Fornitore assume gli obblighi di cui all’art.3 della Legge 13 agosto 2010, n.136 e ss.mm.ii. in materia di tracciabilità dei flussi finanziari.