COMUNE DI ODERZO
COMUNE DI ODERZO
Provincia di Treviso
MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DEGLI ARCHIVI COMUNALI
(Regolamento adottato ai sensi degli artt. 3 e 5 del DPCM 31.10.2000) Adottato con Delibera di Giunta Comunale n. 250 del 29.11.2010
Indice
1. PRINCIPI GENERALI 6
1.1 Oggetto 6
1.2 Definizioni 6
1.3 Area organizzativa omogenea (AOO) 6
1.4 Servizio per la gestione informatica del protocollo 7
1.5 Conservazione delle copie di riserva del registro informatico di protocollo 7
1.6 Firma digitale 8
1.7 Caselle di posta elettronica 8
1.8 Sistema di classificazione dei documenti 8
1.9 Accreditamento del Comune di Oderzo all’IPA 8
2. ELIMINAZIONE DEI PROTOCOLLI DIVERSI DAL PROTOCOLLO INFORMATICO 9
2.1 Piano di attuazione 9
3. PIANO DI SICUREZZA 10
4. MODALITÀ DI UTILIZZO DI STRUMENTI INFORMATICI PER LO SCAMBIO DI DOCUMENTI 11
4.1 Documento ricevuto dall’amministrazione 11
4.2 Documento inviato dall’amministrazione 11
4.2.1 Documento informativo inviato dall'amministrazione 11
4.2.2 Documento cartaceo inviato dall'amministrazione 11
4.3 Documento interno formale 12
4.4 Documento interno informale 12
4.5 Il documento informatico 12
4.6 Il documento analogico e analogico - cartaceo 12
4.7 Formazione dei documenti – aspetti operativi 12
4.8 Sottoscrizione di documenti informatici 13
4.9 Requisiti degli strumenti informatici di scambio 14
4.10 Firma digitale ( firma elettronica qualificata) 14
4.11 Verifica delle firme con il PdP 14
4.12 Uso della posta elettronica certificata (PEC) 15
5. DESCRIZIONE DEL FLUSSO DI LAVORAZIONE DEI DOCUMENTI 16
5.1 Generalità 16
5.2 Ricezione di documenti informatici sulla casella di posta elettronica certificata/istituzionale /non istituzionale 16
5.3 Ricezione di documenti informatici su supporti rimovibili 16
5.4 Ricezione di documenti cartacei a mezzo posta convenzionale 17
5.5 Errata ricezione di documenti digitali 17
5.6 Errata ricezione di documenti cartacei 17
5.7 Attività di protocollazione dei documenti 17
5.8 Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti informatici 17
5.9 Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti cartacei 17
5.10 Conservazione dei documenti informatici 18
5.11 Conservazione delle rappresentazioni digitali di documenti cartacei 18
5.12 Classificazione, assegnazione e presa in carico dei documenti 18
5.13 Conservazione dei documenti nell’archivio corrente 19
5.14 Conservazione dei documenti e dei fascicoli nella fase corrente 19
5.15 Documenti inviati dall’amministrazione 19
5.16 Verifica formale dei documenti in uscita 19
5.17 Registrazione di protocollo e segnatura 19
5.18 Trasmissione di documenti informatici 19
5.19 Trasmissione di documenti cartacei a mezzo posta 20
5.20 Ricezione e trasmissione di documenti cartacei a mezzo telefax 20
5.21 Inserimento delle ricevute di trasmissione nel fascicolo 20
6. REGOLE DI SMISTAMENTO ED ASSEGNAZIONE DEI DOCUMENTI RICEVUTI 21
6.1 Regole generali 21
6.2 Corrispondenza di particolare rilevanza 21
6.3 Assegnazione dei documenti ricevuti in formato digitale 21
6.4 Assegnazione dei documenti ricevuti in formato cartaceo 22
6.5 Modifica delle assegnazioni 22
7. UNITA' ORGANIZZATIVE RESPONSABILI DELLE ATTIVITÀ DI REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO, DI ORGANIZZAZIONE E DI TENUTA DEI DOCUMENTI 23
7.1 Servizio archivistico 23
7.2 Servizio della conservazione elettronica (non sostitutiva) dei documenti 23
8. ELENCO DEI DOCUMENTI ESCLUSI DALLA PROTOCOLLAZIONE E DEI DOCUMENTI SOGGETTI A REGISTRAZIONE PARTICOLARE 24
8.1 Documenti esclusi 24
8.2 Documenti soggetti a registrazione particolare 24
8.3 Documenti soggetti a registrazione riservata 24
9. SISTEMA DI CLASSIFICAZIONE, FASCICOLAZIONE E PIANO DI CONSERVAZIONE 25
9.1 Protezione e conservazione degli archivi pubblici 25
9.1.1 Generalità 25
9.1.2 Misure di protezione e conservazione degli archivi pubblici 25
9.2 Titolario o piano di classificazione 25
9.2.1 Titolario 25
9.2.2 Classificazione dei documenti 26
9.3 Fascicoli 26
9.3.1 Fascicolazione dei documenti 26
9.3.2 Apertura del fascicolo 26
9.3.3 Chiusura del fascicolo 26
9.3.4 Processo di assegnazione dei fascicoli 26
9.3.5 Modifica delle assegnazioni dei fascicoli 27
9.3.6 Repertorio dei fascicoli 27
9.4 SERIE ARCHIVISTICHE E REPERTORI 27
9.4.1 Serie archivistiche 27
9.4.2 Repertori e serie archivistiche 27
9.4.3 Versamento dei fascicoli nell’archivio di deposito 28
9.4.4 Verifica della consistenza del materiale riversato nell’archivio di deposito 28
9.5 Scarto, selezione e riordino dei documenti 28
9.5.1 Operazione di scarto 28
9.5.2 Versamento dei documenti nell’archivio storico 29
9.6 Consultazione e movimentazione dell’archivio corrente, di deposito e storico 29
9.6.1 Principi generali 29
9.6.2 Consultazione per scopi storici 29
10. MODALITÀ DI PRODUZIONE E DI CONSERVAZIONE DELLE REGISTRAZIONI DI PROTOCOLLO INFORMATICO 30
10.1 Premessa: il registro di protocollo come atto pubblico 30
10.2 Unicità e caratteristiche del protocollo informatico 30
10.2.1 Regola fondamentale 30
10.3 Registro giornaliero di protocollo 30
10.4 Registrazione di protocollo 30
10.4.1 Documenti informatici 31
10.4.2 Documenti analogici (cartacei e supporti rimovibili) 31
10.5 Elementi facoltativi delle registrazioni di protocollo 31
10.6 Segnatura di protocollo dei documenti 32
10.7 Modifiche o annullamento delle registrazioni di protocollo 32
10.8 Casi particolari di registrazioni di protocollo 33
10.8.1 Protocollazione di un numero consistente di documenti cartacei 37
10.8.2 Protocolli urgenti 37
10.8.3 Differimento delle registrazioni 37
10.8.4 Registrazioni di documenti temporaneamente riservati 37
10.9 Gestione delle registrazioni di protocollo con il PdP 37
10.10 Registrazioni di protocollo 37
10.10.1 Attribuzione del protocollo 38
10.10.2 Registro informatico di protocollo 38
10.10.3 Tenuta delle copie del registro di protocollo 38
11. DESCRIZIONE FUNZIONALE ED OPERATIVA DEL SISTEMA DI PROTOCOLLO INFORMATICO 39
11.1 Descrizione funzionale ed operativa 39
11.2 Rilascio delle abilitazioni di accesso alle informazioni documentali 39
11.3 Abilitazioni interne ad accedere ai servizi di protocollo 40
11.4 Profili di accesso 40
11.4.1 Operatore di protocollo 40
11.4.2 Operatore di altri uffici 40
11.5 Abilitazioni esterne 40
11.6 Consultazione delle registrazioni di protocollo particolari 41
12. MODALITÀ DI UTILIZZO DEL REGISTRO DI EMERGENZA 42
12.1 Il registro di emergenza 42
12.2 Modalità di apertura del registro di emergenza 42
12.3 Modalità di utilizzo del registro di emergenza 42
12.4 Modalità di chiusura e recupero del registro di emergenza 42
13. GESTIONE DEI PROCEDIMENTI AMMINISTRATIVI 44
13.1 Matrice delle correlazioni 44
13.2 Catalogo dei procedimenti amministrativi 44
13.3 Avvio dei procedimenti e gestione degli stati di avanzamento 44
14. APPROVAZIONE E AGGIORNAMENTO DEL MANUALE, NORME TRANSITORIE E FINALI 45
14.1 Modalità di approvazione e aggiornamento del manuale 45
14.2 Regolamenti abrogati 45
14.3 Pubblicità del presente manuale 45
14.4 Operatività del presente manuale 45
ALLEGATI 46
ALLEGATO 1 - DEFINIZIONI 47
ALLEGATO 2 - NORMATIVA DI RIFERIMENTO 54
ALLEGATO 3 - AREE ORGANIZZATIVE OMOGENEE E MODELLO ORGANIZZATIVO 56
ALLEGATO 4 - DOMANDA DI ACCREDITAMENTO ALL'IPA 58
ALLEGATO 5 - ISTRUZIONE DI LAVORO: INSERIMENTO /AGGIORNAMENTO DELLE ANAGRAFICHE NELLA RUBRICA 60
ALLEGATO 6 - ELENCO DELLE PERSONE TITOLARI DI FIRMA DIGITALE QUALIFICATA 65
ALLEGATO 7 - TIMBRO DI SEGNATURA 67
ALLEGATO 8 - MODELLO DI “CAMICIA” DEL FASCICOLO 68
ALLEGATO 9 - POLITICHE DI SICUREZZA 69
ALLEGATO 10 - SOTTOSCRIZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI FORMATI DAL COMUNE DI ODERZO 75
ALLEGATO 11 - REGOLE DI RACCOLTA E CONSEGNA DELLA CORRISPONDENZA CONVENZIONALE AL SERVIZIO POSTALE 76
ALLEGATO 12 - ELENCO DEI DOCUMENTI ESCLUSI DALLA REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO 77
ALLEGATO 13 - ELENCO DEI DOCUMENTI SOGGETTI A REGISTRAZIONE PARTICOLARE E RISERVATA 78
ALLEGATO 14 - PIANO DI CONSERVAZIONE 80
ALLEGATO 15 - TITOLARIO DI CLASSIFICAZIONE 116
ALLEGATO 16 - ELENCO DEI PROCEDIMENTI AMMINISTRATIVI 119
ALLEGATO 17 - MANUALE DI UTILIZZO DEL PDP 120
ALLEGATO 18 - DPS (DOCUMENTO PROGRAMMATICO DELLA SICUREZZA ) DEL COMUNE DI ODERZO (AGGIORNATO AL 2010) 135
ALLEGATO 19 - SITUAZIONE ARCHIVI 136
1.1 Oggetto
1. PRINCIPI GENERALI
Il presente Manuale di gestione del protocollo, dei documenti e degli archivi è adottato ai sensi delle norme vigenti.1
Descrive le attività di
• formazione,
• registrazione,
• classificazione,
• fascicolazione,
• archiviazione dei documenti
oltre che la gestione dei flussi documentali ed archivistici in relazione ai procedimenti amministrativi del Comune di Oderzo.
1.2 Definizioni
Ai fini del presente manuale di gestione si intende:
• per “AMMINISTRAZIONE”, il Comune di Oderzo;
• per “TESTO UNICO”, il Xxxxxxx xxx Xxxxxxxxxx xxxxx Xxxxxxxxxx 00 dicembre 2000 n. 445 recante Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa;
• per “REGOLE TECNICHE”, il Xxxxxxx xxx Xxxxxxxxxx xxx Xxxxxxxxx xxx Xxxxxxxx 00 ottobre 2000 recante
Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al DPR 20 ottobre 1998, n. 428;
• per “C.A.D”, il Decreto Legislativo 7 marzo 2005 n. 82 recante Codice dell’amministrazione digitale;
• “AOO”, Area Organizzativa Omogenea;
• “MdG”, Manuale di Gestione del protocollo informatico e gestione documentale e degli archivi;
• “RPA”, Responsabile del Procedimento Amministrativo;
• “RSP”, Responsabile del Servizio per la tenuta del Protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi;
• “UOP”, Unità Organizzative di registrazione di Protocollo (ogni ufficio che svolge attività di registrazione di protocollo);
• “UOR”, Uffici Organizzativi di Riferimento, (un insieme di uffici che, per tipologia di mandato istituzionale e di competenza, di funzione amministrativa perseguita, di obiettivi e di attività svolta, presentano esigenze di gestione della documentazione in modo unitario e coordinato e che corrispondono ai Servizi dell’Amministrazione);
• “UU”, Ufficio Utente, vale a dire l’ufficio destinatario del documento, così come risulta dalla segnatura di protocollo nei campi opzionali. In linea di massima in Comune di Oderzo ogni Ufficio Utente corrisponde a un Ufficio dell'Amministrazione
• PdP, Prodotto di Protocollo - l’applicativo sviluppato o acquisito dall’amministrazione/AOO per implementare il servizio di protocollo informatico.
Per ulteriori definizioni e norme di riferimento si rimanda agli allegati 1 e 2 .
1.3 Area organizzativa omogenea (AOO)
Per la gestione dei documenti l’Amministrazione individua un’unica Area Organizzativa Omogenea (AOO) denominata Comune di Oderzo come specificato nell’allegato 3.
Il sistema di protocollazione adottato in Comune di Oderzo è unico. Il protocollo è:
1art. 3, comma c) del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 31 ottobre 2000, recante le regole tecniche per il protocollo informatico
• centralizzato per la corrispondenza in entrata,
• decentralizzato per la corrispondenza in uscita, attraverso tutte le UOR (che svolgono anche i compiti di UOP). (vedi allegato 3)
1.4 Servizio per la gestione informatica del protocollo
Ai sensi della normativa vigente2 l’Amministrazione istituisce un Servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi, individuandolo nell’Area Affari generali – Demografici – Cultura cui appartiene anche l’Ufficio Relazioni con il Pubblico e Protocollo (per la tenuta del protocollo informatico) e l'Ufficio Segreteria (per la gestione dei flussi documentali e degli archivi).
Alla guida del suddetto servizio è preposto il Responsabile dell’Area Affari generali – Demografici – Cultura. E' compito del servizio:
• predisporre lo schema del Manuale di gestione del protocollo informatico con la descrizione dei criteri e delle modalità di revisione del medesimo;
• provvedere alla pubblicazione del Manuale anche sul sito Internet del Comune;
• predisporre, assieme al responsabile CED del Comune di Oderzo, il piano per la sicurezza informatica relativo alla formazione, alla gestione, alla trasmissione, all’interscambio, all’accesso, alla conservazione dei documenti informatici;
• attribuire il livello di autorizzazione per l’accesso alle funzioni della procedura, distinguendo tra abilitazioni alla consultazione e abilitazioni all’inserimento e alla modifica delle informazioni;
• garantire che le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo si svolgano nel rispetto delle disposizioni normative vigenti;
• garantire la corretta produzione e conservazione del registro giornaliero di protocollo;
• garantire la leggibilità nel tempo di tutti i documenti trasmessi o ricevuti dal Comune di Oderzo attraverso l’adozione dei formati standard previsti dalla normativa vigente, di concerto con il CED;
• curare, di concerto con il CED, le funzionalità del sistema affinché, in caso di guasti o anomalie, siano ripristinate entro ventiquattro ore dal blocco delle attività e, comunque, nel più breve tempo possibile;
• curare, di concerto con il CED, di conservare le copie di salvataggio delle informazioni del sistema di protocollo e del registro di emergenza in luoghi sicuri differenti;3
• garantire il buon funzionamento degli strumenti e il rispetto delle procedure concernenti le attività di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le funzionalità di accesso dall’esterno e le attività di gestione degli archivi;
• autorizzare le operazioni di annullamento della registrazione di protocollo;
• vigilare sull’osservanza delle disposizioni del presente MdG da parte del personale autorizzato e degli incaricati;
• curare il costante aggiornamento del presente MdG e dei relativi allegati.
Il responsabile è stato nominato con delibera di Giunta Comunale n. 249 del 29/11/2010.
1.5 Conservazione delle copie di riserva del registro informatico di protocollo
Nel rispetto della normativa vigente4 al fine di garantire la non modificabilità delle operazioni di registrazione, il contenuto del registro informatico di protocollo, almeno al termine della giornata lavorativa, va riversato, su supporti informatici non riscrivibili .
Tali supporti devono essere conservati da soggetto diverso dal responsabile del servizio, appositamente nominato dall'Amministrazione.
Il responsabile è stato nominato con delibera di Giunta Comunale n. 249 del 29/11/2010
2Art. 61, commi 1 e 2 del “TESTO UNICO”
3Artt. 62 e 63 del “TESTO UNICO”
4 Artt. 67, 68 e 69 del “TESTO UNICO”
1.6 Firma digitale
Per l’espletamento delle attività istituzionali l’amministrazione fornisce la firma digitale ai soggetti da essa delegati a rappresentarla.
L’elenco delle persone titolari di firma digitale e delle deleghe ricevute per la sottoscrizione di documenti digitali dell’amministrazione viene riportato nell'allegato 6.
1.7 Caselle di posta elettronica
Il Comune di Oderzo si è dotato di una casella di Posta Elettronica Certificata (PEC) per la corrispondenza, sia in ingresso che in uscita, pubblicata sull’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA).
Tale casella costituisce l’indirizzo virtuale del Comune di Oderzo e di tutti gli uffici (UOR) che ad essa fanno riferimento.
La PEC è utilizzabile
• per la ricezione di documenti, solo dall'ufficio protocollo. L'ufficio protocollo procede alla lettura, almeno una volta al giorno, della corrispondenza ivi pervenuta e adotta gli opportuni metodi di conservazione in relazione alle varie tipologie di messaggi ed ai tempi di conservazione richiesti;
• per la spedizione di documenti all'esterno, da qualunque ufficio autorizzato.
La PEC è pubblicata sul sito xxx.xxxxxx.xxxxxx.xx.xx. ed è stata comunicata all'IPA in data 6/08/2010.
In Comune di Oderzo sono presenti inoltre:
• caselle di posta elettronica istituzionali (es. xxxxxxxxxx@xxxxxx.xxxxxx.xx.xx ) pubblicate nel sito WEB;
• caselle di posta elettronica nominative con il formato xxxx.xxxxxxx@xxxxxx.xxxxxx.xx.xx .
1.8 Sistema di classificazione dei documenti
A seguito dell’introduzione del protocollo unico e per garantire la corretta classificazione e organizzazione dei documenti nell’archivio, a partire dalla fase corrente, viene adottato il “Titolario di classificazione” (vedi allegato 15)
1.9 Accreditamento del Comune di Oderzo all’IPA
L’amministrazione si è accreditata presso l’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA) in data 12 marzo 2004 come da allegato 4.
E' cura dell’amministrazione comunicare tempestivamente all’IPA ogni successiva modifica delle proprie credenziali di riferimento e la data in cui la modifica stessa sarà operativa in modo da garantire l’affidabilità dell’indirizzo di posta elettronica.
2. ELIMINAZIONE DEI PROTOCOLLI DIVERSI DAL PROTOCOLLO INFORMATICO
2.1 Piano di attuazione
Tutti i documenti inviati e ricevuti dall’amministrazione sono registrati all’interno del registro di protocollo informatico. Pertanto tutti i registri particolari di protocollo sono aboliti ed eliminati.
Sono consentite, tuttavia, forme di registrazione particolari e riservate per alcune tipologie di documenti (vedi relativo allegato 13).
3. PIANO DI SICUREZZA
Il Piano per la sicurezza informatica, redatto ai sensi della normativa vigente, è contenuto nel “Documento Programmatico sulla Sicurezza Informatica (DPS)”, approvato dalla Giunta comunale con proprio atto, cui si fa rinvio (allegato 19).
Si fa rinvio, inoltre, in questa sede, all'allegato “Politiche di sicurezza” (allegato 9) per l'uso appropriato degli strumenti, dei dati, delle banche dati, e per le appropriate politiche di trattamento e i dati.
Tale documento viene diffuso presso tutto il personale e fa parte del piano di formazione del personale.
4. MODALITÀ DI UTILIZZO DI STRUMENTI INFORMATICI PER LO SCAMBIO DI DOCUMENTI
Il presente capitolo fornisce indicazioni sulle modalità di utilizzo di strumenti informatici per lo scambio di documenti all’interno ed all’esterno dell’Amministrazione.
Nell’ambito del processo di gestione documentale, il documento amministrativo, in termini operativi, è classificabile in:
• ricevuto;
• inviato;
• interno formale;
• interno informale.
Il documento amministrativo, in termini tecnologici, è classificabile in:
• informatico;
• analogico - cartaceo.
Secondo quanto previsto dalla normativa vigente,5 l’Amministrazione forma gli originali dei propri documenti con mezzi informatici.
La redazione di documenti originali su supporto cartaceo, nonché la copia di documenti informatici sul medesimo supporto, è consentita solo quando risulti necessaria.
Nella fase transitoria di migrazione verso l’adozione integrale delle tecnologie digitali da parte dell’amministrazione, il documento amministrativo può essere disponibile anche nella forma analogica.
4.1 Documento ricevuto dall’amministrazione
Il documento informatico può essere recapitato all’Amministrazione:
• a mezzo posta elettronica convenzionale o certificata;
• su supporto rimovibile (CD ROM, DVD, pendrive etc.) consegnato direttamente all’Ufficio Protocollo o inviato per posta convenzionale o corriere.
Un documento analogico - cartaceo può essere recapitato all’Amministrazione:
• a mezzo posta convenzionale, posta raccomandata o corriere;
• per telefax o telegramma;
• con consegna diretta da parte dell’interessato o consegnato tramite una persona dallo stesso delegata all’Ufficio Protocollo.
4.2 Documento inviato dall’amministrazione
4.2.1 Documento informativo inviato dall'amministrazione
I documenti informatici, compresi di eventuali allegati, anch’essi informatici, sono inviati, di norma, per mezzo della posta elettronica convenzionale o certificata secondo le singole procedure.
Si precisa che l'invio attraverso casella di posta elettronica convenzionale non da garanzie probatorie dell'effettivo invio del documento.
4.2.2 Documento cartaceo inviato dall'amministrazione
I documenti cartacei inviati dall'amministrazione sono comunque formati con strumenti informatici e sono sottoposti alle regole di cui al capitolo 10.
5 Artt. 40 e 71 del C.A.D
4.3 Documento interno formale
I documenti interni sono formati con tecnologie informatiche.
Lo scambio tra uffici dell’Amministrazione di documenti informatici di rilevanza amministrativa giuridico- probatoria – quando non assistiti da procedure informatiche che ne garantiscano la tracciabilità - avviene di norma
• per mezzo della posta elettronica convenzionale;
• per mezzo della procedura di protocollo informatico.
Se necessario il documento interno formale può essere di tipo analogico e lo scambio può aver luogo con i mezzi tradizionali all’interno dell’Amministrazione (consegna a mano).
In questo caso il documento viene prodotto con strumenti informatici, stampato e sottoscritto in forma autografa sia sull’originale che sulla minuta e successivamente protocollato.
4.4 Documento interno informale
Il documento interno informale6 non interessa il sistema di protocollo informatico.
Per tale tipologia di documento vale quanto illustrato nel paragrafo precedente ad eccezione della obbligatorietà dell’operazione di sottoscrizione e di protocollazione.
4.5 Il documento informatico
Il documento informatico è la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti. In Comune di Oderzo il documento informativo viene gestito in linea con la normativa vigente.7
4.6 Il documento analogico e analogico - cartaceo
Per documento analogico si intende un documento amministrativo “formato utilizzando una grandezza fisica che assume valori continui, come le tracce su carta (esempio: documenti cartacei), come le immagini su film (esempio: pellicole mediche, microfiches, microfilm), come le magnetizzazioni su nastro (esempio: cassette e nastri magnetici audio e video) su supporto non digitale”.8
4.7 Formazione dei documenti – aspetti operativi
L’Amministrazione forma gli originali dei propri documenti con mezzi informatici.9
Nella fase transitoria di migrazione verso l’adozione integrale delle tecnologie digitali da parte dell’amministrazione è consentita la redazione di documenti originali su supporto cartaceo, nonché la copia di documenti informatici sul medesimo supporto.
6 Per comunicazione informale tra uffici si intende lo scambio di informazioni, con o senza documenti allegati, delle quali è facoltativa la conservazione. Sono solitamente documenti di carattere informativo: memorie informali (spesso equivalenti ad una comunicazione verbale), appunti, brevi comunicazioni di rilevanza meramente informativa scambiate tra uffici e di norma non vanno protocollati
7 Art. 20 e art 71 del C.A.D
8Di seguito faremo riferimento ad un documento amministrativo cartaceo che può essere prodotto sia in maniera tradizionale (come, ad esempio, una lettera scritta a mano o a macchina), sia con strumenti informatici (ad esempio, una lettera prodotta tramite un sistema di videoscrittura o text editor) e poi stampata. In quest’ultimo caso si definisce “originale” il documento cartaceo, nella sua redazione definitiva, perfetta ed autentica negli elementi sostanziali e formali comprendente tutti gli elementi di garanzia e di informazione del mittente e destinatario, stampato su carta intestata e dotato di firma autografa. Un documento analogico può essere convertito in documento informatico tramite opportune procedure di conservazione sostitutiva, descritte nel seguito del Manuale.
9 Art . 40 del C.A.D
Nella fase transitoria di migrazione verso l’adozione integrale delle tecnologie digitali da parte dell’amministrazione, il documento amministrativo può essere disponibile anche nella forma analogica.
Ogni documento formato per essere inoltrato (all’esterno o all’interno ) in modo formale:
• deve trattare un unico argomento indicato in maniera sintetica ma esaustiva, a cura dell’autore, nello spazio riservato all’oggetto;
• deve riferirsi ad un solo protocollo;
• può far riferimento a più fascicoli.
Le firme necessarie alla redazione e perfezione giuridica del documento in partenza devono essere apposte prima della sua protocollazione.
Il documento deve consentire l’identificazione dell’amministrazione mittente attraverso le seguenti informazioni:
• la denominazione e il logo dell’Amministrazione;
• il codice fiscale dell’Amministrazione;
• l’indirizzo completo dell’Amministrazione;
• l’indicazione completa dell’Area e dell’Ufficio che ha prodotto il documento, corredata del numero di telefono e di fax;
• il responsabile del procedimento;
• il responsabile dell'istruttoria.
Il documento deve inoltre recare almeno le seguenti informazioni:
• luogo di redazione del documento;
• la data, (giorno, mese, anno);
• il numero di protocollo;
• il numero e una breve descrizione degli allegati, se presenti;
• l’oggetto del documento;
• in caso di documento informatico, firma elettronica digitale avanzata o qualificata da parte dell’istruttore del documento e sottoscrizione digitale (se adottata dal singolo e se prevista dalla tipologia di documento) del RPA e/o del responsabile del provvedimento finale; (per l'elenco delle persone autorizzate alla firma digitale vedi allegato 6);
• in caso di documento cartaceo, sigla autografa dell’istruttore e/o sottoscrizione autografa del Responsabile del Procedimento Amministrativo (RPA) e/o del responsabile del provvedimento finale.
Vengono previste inoltre le norme redazionali di cui in allegato 5
4.8 Sottoscrizione di documenti informatici
La sottoscrizione dei documenti informatici, quando la tipologia del documento stesso la richiede (vedi allegato 10), è ottenuta con un processo di firma digitale conforme alle disposizioni dettate dalla normativa vigente. L’amministrazione si avvale per la gestione della firma digitale dei servizi di fornitori accreditati presso il CNIPA. I documenti informatici prodotti dall’amministrazione, indipendentemente dal software utilizzato per la loro redazione, prima della sottoscrizione con firma digitale, sono convertiti in uno dei formati standard previsti dalla normativa vigente in materia di archiviazione al fine di garantirne l’immodificabilità, generalmente in formato .pdf,
.pdf/a o .tif.10
Nell’allegato 10 viene riportato l’elenco dei documenti soggetti o meno alla sottoscrizione digitale.
Nell'allegato 6 viene riportato l'elenco delle firme digitali a disposizione dell'Amministrazione alla data in esso riportato.
10 Art 3 comma 3 del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 13 gennaio 2004
Per quanto riguarda la firma elettronica “standard “ (detta anche firma leggera ) tutti gli addetti che hanno accesso al sistema informatico e al protocollo ne sono dotati attraverso l'identificazione in Lotus Notes.
4.9 Requisiti degli strumenti informatici di scambio
Scopo degli strumenti informatici di scambio e degli standard di composizione dei messaggi è garantire
• l’interoperabilità,
• i requisiti minimi di sicurezza di seguito richiamati:
• l’integrità del messaggio;
• la riservatezza del messaggio;
• il non ripudio dei messaggi;
• l’automazione dei processi di protocollazione e smistamento dei messaggi all’interno delle AOO;
• l’interconnessione tra AOO, ovvero l’interconnessione tra le UOP/UOR e UU di una stessa AOO nel caso di documenti interni formali;
• la certificazione dell’avvenuto inoltro e ricezione;
• l’interoperabilità dei sistemi informativi pubblici.
Allo stato attuale, in Comune di Oderzo non è ancora attiva l'interoperabilità con altri Enti.
4.10 Firma digitale ( firma elettronica qualificata)
La firma digitale permette
• l’integrità del messaggio;
• la riservatezza del messaggio;
• il non ripudio dei messaggi;
La firma digitale in Comune di Oderzo viene utilizzata per inviare e ricevere documenti e per sottoscrivere documenti.
I messaggi ricevuti, sottoscritti con firma digitale, sono sottoposti a verifica di validità. Tale processo si realizza in modo conforme a quanto prescritto dalla normativa vigente
Si ricorda che un documento firmato con firma digitale ( firma elettronica qualificata ) si ritiene equivalente ad un documento cartaceo dotato di firma autografa, dal momento che fa “piena prova, fino a querela di falso, della provenienza delle dichiarazioni di chi l’ha sottoscritto” (art. 10, c. 3, DPR 445/2000).
L'uso della firma digitale in modo più intensivo è uno degli obiettivi che il Comune di Oderzo ha posto nella sua evoluzione digitale. Allo stato attuale l'uso non è frequente al di là dei documenti individuati nell'allegato 10.
4.11 Verifica delle firme con il PdP
Nel PdP sono previste funzioni automatiche di verifica della firma digitale apposta dall’utente sui documenti e sugli eventuali allegati da fascicolare, come descritto nel manuale di utilizzo del protocollo (vedi allegato 17)
In caso di documenti ricevuti contenenti documenti “firmati digitalmente” la procedura che deve essere eseguita dall'operatore di protocollo è la seguente:
• apertura della busta “virtuale” contenente il documento firmato;
• verifica
• della validità del certificato;
• della firma;
• dell’utilizzo nella apposizione della firma di un certificato utente emesso da una Certification Authority (CA) presente nell’elenco pubblico dei certificatori accreditati,
• segnalazione al RPA dell’esito della verifica (annotandone eventuali irregolarità e/o invalidità);
• trasformazione (se non gia presente) del documento in uno dei formati standard previsto dalla normativa vigente in materia (PDF o XML o TIF) e attribuzione della segnatura di protocollo;
• inserimento, nel sistema documentale del PdP o dell’amministrazione, sia del documento originale firmato, sia del documento in chiaro.
La responsabilità dell'attuazione della procedura su indicata è del RPA.
4.12 Uso della posta elettronica certificata (PEC)
Allo scopo di effettuare la trasmissione di un documento tra Amministrazioni, è necessario:
• redigere il documento con un sistema di videoscrittura;
• inserire i dati del destinatario (almeno denominazione, indirizzo, casella di posta elettronica);
• eventualmente firmare digitalmente il documento (e eventualmente associare il riferimento temporale al documento firmato) (E' in corso la diffusione e la sensibilizzazione ad un uso più capillare ai diversi uffici di tale passaggio);
• inviare il messaggio contenente il documento firmato e protocollato in uscita alla casella di posta certificata del destinatario.
L’utilizzo della Posta Elettronica Certificata (PEC) consente di interoperare e cooperare dal punto di vista applicativo con altre AOO appartenenti alla stessa e ad altre amministrazioni.
Gli automatismi sopra descritti consentono, in prima istanza, la generazione e l’invio in automatico di ”ricevute di ritorno” costituite da messaggi di posta elettronica generati dal sistema di protocollazione della AOO ricevente.
Ciascun messaggio di ritorno si riferisce ad un solo messaggio protocollato. I messaggi di ritorno sono classificati in:
• conferma di ricezione;
• notifica di eccezione;
• aggiornamento di conferma;
• annullamento di protocollazione.
Il servizio di Posta Elettronica Certificata è strettamente correlato all’Indice della Pubblica Amministrazione, dove sono pubblicati gli indirizzi istituzionali di posta certificata associati alle AOO.
Il documento informatico trasmesso per via telematica si intende inviato e pervenuto al destinatario se trasmesso all’indirizzo elettronico da questi dichiarato.
La trasmissione del documento informatico per via telematica, con una modalità che assicuri l’avvenuta consegna, (come la PEC) equivale alla notificazione per mezzo della posta nei casi consentiti dalla legge.
5. DESCRIZIONE DEL FLUSSO DI LAVORAZIONE DEI DOCUMENTI
Il presente capitolo descrive il flusso di lavorazione dei documenti ricevuti, spediti o interni, incluse le regole di registrazione per i documenti pervenuti secondo particolari modalità di trasmissione.
5.1 Generalità
Per descrivere i flussi di lavorazione dei documenti all’interno dell’Amministrazione si fa riferimento ai diagrammi di flusso riportati nelle pagine seguenti.
Essi si riferiscono ai documenti
• ricevuti dall’esterno (o anche dall’interno se destinati ad essere ritrasmessi in modo formale all'interno all’Amministrazione medesima);
• inviati all’esterno (o anche all’interno della Amministrazione in modo formale)
5.2 Ricezione di documenti informatici sulla casella di posta elettronica certificata/istituzionale /non istituzionale
Entrambe le caselle sono accessibili solo all'Ufficio Protocollo, che, previa verifica della validità della firma apposta e della leggibilità del documento, procede alla registrazione di protocollo.
Qualora i messaggi di posta elettronica non siano conformi agli standard indicati dalla normativa (ovvero non siano dotati di firma digitale) e si renda necessario attribuire agli stessi efficacia probatoria, la procedura è :
• il messaggio è inserito nel sistema di protocollo informatico con il formato di origine apponendo la dicitura “Documento ricevuto xxx xxxxx xxxxxxxxxxx”
• il documento viene successivamente protocollato, smistato, assegnato e gestito.
La valenza giuridico-probatoria di un messaggio così ricevuto è assimilabile a quella di una missiva non sottoscritta e comunque valutabile dal responsabile del procedimento amministrativo (RPA).
L’addetto protocollatore controlla quotidianamente i messaggi pervenuti nella casella di posta istituzionale e nella PEC e verifica se sono da protocollare.
La procedura sopra descritta viene estesa a tutte le caselle di posta elettronica istituzionali e nominative non certificata istituite presso i vari uffici.
Nel caso di necessità di protocollazione, i singoli utenti inviano il messaggio all'ufficio di protocollo che opererà secondo al procedura prevista.
5.3 Ricezione di documenti informatici su supporti rimovibili
Considerata l’assenza di standard tecnologici e formali in materia di registrazione di file digitali, l’Amministrazione si riserva la facoltà acquisire e trattare tutti i documenti informatici ricevuti su supporto rimovibile che riesce a decodificare e interpretare con le tecnologie a sua disposizione.
Una volta accertatane la decodifica, il documento viene inserito nel flusso di lavorazione e sottoposto a tutti i controlli e gli adempimenti del caso specifico.
Qualora il documento informatico su supporto rimovibile venga consegnato direttamente all’Amministrazione e sia accompagnato da una lettera di trasmissione, è quest’ultima ad essere protocollata; qualora, invece, manchi la lettera di trasmissione, l'UOP inviterà il presentatore a stilare un documento che riporti il numero dei supporti, la natura e il contenuto(o titolo) degli stessi, e le informazioni anagrafiche del presentatore.
5.4 Ricezione di documenti cartacei a mezzo posta convenzionale
Il personale dell'ufficio protocollo provvede a ritirare dagli uffici postali la corrispondenza quotidiana. La procedura è:
• esame preventivo delle buste o contenitori per una preliminare verifica dell’indirizzo e del destinatario;
• apertura e messa in atto degli ulteriori controlli preliminari alla registrazione.
Il personale preposto all'apertura e alla registrazione della corrispondenza deve essere regolarmente autorizzato al trattamento dei dati (vedi DPS).
La busta si allega al documento in caso di rilevanza della parte relativa ai timbri postali (es. raccomandate, consegna tramite corriere...).
Tipologie particolari di protocollazione vengono esaminate al capitolo 10.
5.5 Errata ricezione di documenti digitali
Nel caso in cui pervengano sulla casella di posta istituzionale del Comune di Oderzo (certificata o meno) o in una casella non istituzionale messaggi dal cui contenuto si rileva che sono stati erroneamente ricevuti, il messaggio deve essere rispedito al mittente con la dicitura “Messaggio pervenuto per errore - non di competenza di questa Amministrazione”.
Eventuali protocolli effettuati vengono trattati come esaminato al capitolo 10.
5.6 Errata ricezione di documenti cartacei
Nel caso in cui pervengano erroneamente all’Ufficio Protocollo dell’Amministrazione documenti indirizzati ad altri soggetti, possono verificarsi le seguenti possibilità:
• busta indirizzata ad altro soggetto: si restituisce alla posta;
• se la busta viene aperta per errore e il documento non viene protocollato, il plico sarà restituito al destinatario, apponendo sulla busta la nota “PERVENUTA ED APERTA PER ERRORE”;
• se la busta viene aperta per errore e il documento viene protocollato, il plico sarà restituito al destinatario, apponendo nella scheda protocollo, nel documento e nella busta la nota “DOCUMENTO PERVENUTO E PROTOCOLLATO PER ERRORE”.
5.7 Attività di protocollazione dei documenti
Superati tutti i controlli precedenti, i documenti, digitali o analogici, sono protocollati e “segnati” nel protocollo generale o particolare o riservato secondo gli standard e le modalità dettagliate nel capitolo 10.
5.8 Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti informatici
In caso di ricezione di documenti informatici per mezzo della posta elettronica certificata, la notifica al mittente dell’avvenuto recapito del messaggio è assicurata dal servizio di posta elettronica certificata utilizzato dal Comune di Oderzo.
5.9 Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti cartacei
Nel caso di di documento cartaceo consegnato direttamente (dal mittente o da altra persona delegata ) e richiesta di rilascio di una ricevuta attestante l’avvenuta consegna, l'operatore che lo riceve appone il timbro con la data ( e in caso di gare e consimili, apponendo l'ora se è il giorno di scadenza).e del caso in questione
appone gli estremi della segnatura, fotocopia gratuitamente la prima pagine del documento e lo consegna nella persona mittente o alla persona da questi delegata.
5.10 Conservazione dei documenti informatici
I documenti informatici sono archiviati, secondo le norme vigenti,11 su supporti di memorizzazione, in modo non modificabile, contestualmente alle operazioni di registrazione e segnatura di protocollo. I documenti ricevuti per via telematica sono resi disponibili agli Uffici attraverso la rete interna dell’Amministrazione, subito dopo l’operazione di protocollazione, smistamento ed assegnazione.
5.11 Conservazione delle rappresentazioni digitali di documenti cartacei
I documenti ricevuti su supporto cartaceo, dopo le operazioni di registrazione e segnatura, sono acquisiti in formato immagine attraverso un processo di scansione.
Il processo di scansione avviene in diverse fasi:
• acquisizione delle immagini in modo tale che ad ogni documento, anche se composto da più pagine, corrisponda un unico file;
• verifica della leggibilità e della qualità delle immagini acquisite;
• collegamento delle immagini alle rispettive registrazioni di protocollo in modo non modificabile;
• memorizzazione delle immagini su supporto informatico, in modo non modificabile.
Le rappresentazioni digitali dei documenti cartacei sono archiviate, secondo le regole vigenti, su supporti di memorizzazione, in modo non modificabile al termine del processo di scansione.
I documenti cartacei dopo la scansione sono inviati agli Uffici destinatari competenti per le operazioni di fascicolazione e conservazione.
I documenti con più destinatari sono riprodotti in formato immagine ed inviati solo in formato elettronico.
La riproduzione dei documenti cartacei in formato immagine viene eseguita sulla base dei seguenti criteri:
• se il documento ricevuto è in formato A4 e le pagine sono divisibili viene acquisito direttamente con le risorse, umane e strumentali, interne all’Ufficio protocollo, indipendentemente dalla dimensione del documento stesso;
• in tutti gli altri casi, il documento non viene acquisito ma all'interno del PdP vengono tracciate le informazioni relative agli allegati e ogni allegato viene timbrato e segnato.
In ogni caso non vengono riprodotti in formato immagine i certificati medici contenenti la diagnosi.
5.12 Classificazione, assegnazione e presa in carico dei documenti
Gli addetti all’Ufficio Protocollo
• eseguono tutta la classificazione del documento sulla base del titolario di classificazione adottato presso l’Amministrazione (in allegato 15)
• provvedono ad inviarlo agli Uffici di destinazione per competenza o conoscenza .
Gli uffici di destinazione:
• eseguono una verifica di congruità in base alle proprie competenze;
• in caso di errore, il documento è ritrasmesso all’Ufficio Protocollo;
• in caso di verifica positiva, eseguono l’operazione di presa in carico smistandola al proprio interno.
11 Delibera CNIPA n. 11 del 19/02/2004
5.13 Conservazione dei documenti nell’archivio corrente
Durante l’ultima fase del flusso di lavorazione della corrispondenza in ingresso vengono svolte le seguenti attività:
• verifica la classificazione sulla base del titolario di classificazione adottato dal Comune di Oderzo;
• fascicolazione del documento secondo le procedure previste (attraverso il PdP adottato);
• inserimento del fascicolo nel repertorio dei fascicoli nel caso di apertura di un nuovo fascicolo.
5.14 Conservazione dei documenti e dei fascicoli nella fase corrente
I responsabili della conservazione dei documenti e dei fascicoli nella fase corrente sono gli stessi RPA.
I singoli RPA incaricano gli addetti alla organizzazione e tenuta dei fascicoli “attivi” (e chiusi in attesa di riversamento nell’archivio di deposito) e alla conservazione dei documenti al loro interno.
5.15 Documenti inviati dall’amministrazione
I documenti in partenza12 possono essere in formato digitale o analogico.
Il documento è in formato digitale secondo gli standard illustrati nei precedenti capitoli.
Il documento può essere anche analogico digitale. I mezzi di recapito della corrispondenza in quest’ultimo caso sono il servizio postale, nelle sue diverse forme, ed il servizio telefax.
Nel caso di trasmissione interna di allegati al documento di cui sopra che possono superare la capienza della casella di posta elettronica si procede ad un riversamento (con le modalità previste dalla normativa vigente), su supporto rimovibile da consegnare al destinatario contestualmente al documento principale.
5.16 Verifica formale dei documenti in uscita
Ogni Ufficio è autorizzato a svolgere attività di registrazione di protocollo e apposizione della segnatura per la corrispondenza in uscita.
Di conseguenza tutti i documenti originali da spedire, siano essi informatici o analogici, sono direttamente protocollati e spediti dagli Uffici competenti. Gli Uffici provvedono ad eseguire al loro interno le verifiche di conformità della documentazione predisposta per essere trasmessa con le stesse modalità descritte nel capitolo precedente.
5.17 Registrazione di protocollo e segnatura
La protocollazione e la segnatura della corrispondenza in partenza, sia essa in formato digitale che in formato analogico, è effettuata direttamente dai singoli Uffici abilitati.
Le attività di registrazione degli elementi obbligatori e degli elementi accessori del protocollo e la relativa segnatura della missiva da inviare sono effettuate a cura dell’Ufficio mittente.
Il documento registrato in modalità riservata viene definito come tale al momento di protocollazione.
5.18 Trasmissione di documenti informatici
12Per documenti in partenza s’intendono quelli prodotti dal personale degli uffici dell’Amministrazione nell’esercizio delle proprie funzioni avente rilevanza giuridico-probatoria e destinati ad essere trasmessi ad altra amministrazione ovvero ad altro ufficio della stessa Amministrazione.
I documenti informatici sono trasmessi all’indirizzo elettronico dichiarato dai destinatari, ovvero abilitato alla ricezione della posta per via telematica (il destinatario può essere anche interno all’Amministrazione). Per la spedizione dei documenti informatici, il Comune di Oderzo si avvale della “Posta Elettronica Certificata” e di quelle istituzionali.
Se il documento informatico è inoltrato all’Ufficio Protocollo su supporto rimovibile, la trasmissione avviene a mezzo posta ordinaria, salvo diversa indicazione da parte dell’ufficio interno mittente.
5.19 Trasmissione di documenti cartacei a mezzo posta
L’Ufficio Protocollo provvede direttamente a tutte le operazioni necessarie per la spedizione della corrispondenza in partenza (pesatura e affrancatura delle lettere ordinarie e delle lettere fuori formato, redazione delle distinte delle raccomandate, ecc.).
Al fine di consentire il regolare svolgimento di tali operazioni, la corrispondenza in partenza deve essere consegnata all’Ufficio Protocollo secondo le regole richiamate nell’allegato 11 e pervenuta entro le ore stabilite dall’Ufficio stesso.
5.20 Ricezione e trasmissione di documenti cartacei a mezzo telefax
Il documento ricevuto o trasmesso mediante telefax (manuale o via fax server) soddisfa il requisito della forma scritta e la sua protocollazione segue le regole di cui al capitolo 10.
5.21 Inserimento delle ricevute di trasmissione nel fascicolo
Gli Uffici che effettuano la spedizione di documenti informatici o cartacei direttamente, curano anche l’archiviazione delle ricevute di ritorno, in qualunque formato
Gli stessi uffici curano inoltre la conservazione all'interno del fascicolo
• della minuta del documento cartaceo spedito;
• delle ricevute dei messaggi telefax;
• delle ricevute digitali del sistema di posta certificata utilizzata per lo scambio dei documenti digitali.
6. REGOLE DI SMISTAMENTO ED ASSEGNAZIONE DEI DOCUMENTI RICEVUTI
6.1 Regole generali
L’attività di smistamento consiste nell’operazione di inviare un documento protocollato e segnato all’Ufficio (Responsabile di area) competente e agli Uffici per conoscenza.
L'attività di assegnazione consiste nel conferimento della responsabilità del procedimento amministrativo ad un soggetto fisico e alla trasmissione materiale del documento.
L’Ufficio competente è incaricato della gestione del procedimento a cui il documento si riferisce e prende in carico il documento
Effettuato lo smistamento e l’assegnazione, il Responsabile di Area provvede, preferibilmente con il sistema del protocollo informatico, alla presa in carico del documento e all’assegnazione ai propri uffici competenti oppure al rinvio all’Ufficio Protocollo se non di competenza.
In caso di assegnazione errata l’Ufficio che riceve il documento lo restituisce all’ufficio protocollo, (anche materialmente se il documento è analogico) oltre a provvedere al rifiuto mediante il sistema del protocollo informatico, affinché provveda ad una nuova assegnazione e smistamento.
I termini per la definizione del procedimento amministrativo che prende avvio dal documento, decorrono comunque dalla data di protocollazione.
Il Comune di Oderzo si sta dotando di un sistema predisposto per la gestione informatica dei documenti che memorizza tutti i passaggi, conservando, per ciascuno di essi, l’identificativo dell’utente che effettua l’operazione, la data e l’ora di esecuzione.
La traccia risultante definisce, ai fini normativi e regolamentari, i tempi del procedimento amministrativo ed i conseguenti riflessi sotto il profilo della responsabilità.
Per un vademecum degli uffici a cui inviare il documento vedi allegato 16 “ Elenco dei procedimenti amministrativi “
6.2 Corrispondenza di particolare rilevanza
Vedi capitolo 10
6.3 Assegnazione dei documenti ricevuti in formato digitale
I documenti ricevuti dall’Amministrazione per via telematica, o comunque disponibili in formato digitale, sono assegnati all’Ufficio competente attraverso i canali telematici dell’Amministrazione al termine delle operazioni di registrazione, segnatura di protocollo, memorizzazione su supporti informatici in modo non modificabile.
L’Ufficio competente ha notizia dell’arrivo della posta ad esso indirizzata tramite il sistema di protocollo informatico.
Il Responsabile dell’Area può visualizzare i documenti, attraverso l’utilizzo dell’applicazione di protocollo informatico.
In base alle abilitazioni potrà:
• visualizzare gli estremi del documento;
• visualizzare il contenuto del documento;
• individuare l’Ufficio assegnatario competente per la materia a cui si riferisce il documento.
La “presa in carico” dei documenti informatici è possibile attraverso anche il PdP e in questo caso viene registrata dal sistema di protocollo informatico. In questa ipotesi la data di ingresso dei documenti negli Uffici competenti coincide con la data di assegnazione degli stessi.
6.4 Assegnazione dei documenti ricevuti in formato cartaceo
I documenti ricevuti dall’amministrazione in formato cartaceo, vengono in linea di massima massima acquisisti in formato immagine con l’ausilio di scanner.
Una volta concluse le operazioni di registrazione, di segnatura e di assegnazione, sono fatti pervenire al Responsabile di Area di competenza per via informatica attraverso la rete interna dell’amministrazione.
I documenti cartacei vengono smistati, sempre in via cartacea, dall’Ufficio protocollo agli uffici competenti subito dopo la protocollazione.
Il responsabile dell’Area può visualizzare i documenti, attraverso l’utilizzo dell’applicazione di protocollo informatico e in base alle abilitazioni previste potrà:
• visualizzare gli estremi del documento;
• visualizzare il contenuto del documento;
• individuare l’Ufficio assegnatario competente per la materia a cui si riferisce il documento.
La “presa in carico” dei documenti informatici viene registrata dal sistema in modo automatico e la data di ingresso dei documenti negli Uffici di competenza coincide con la data di assegnazione degli stessi.
6.5 Modifica delle assegnazioni
Nel caso di assegnazione errata, l’Ufficio (Responsabile di area) che riceve il documento comunica l’errore all’Ufficio Protocollo che ha erroneamente assegnato il documento, che procederà ad una nuova assegnazione. Il sistema di gestione informatica del protocollo tiene traccia di tutti i passaggi memorizzando l’identificativo dell’utente che effettua l’operazione con la data e l’ora di esecuzione.
7. UNITA' ORGANIZZATIVE RESPONSABILI DELLE ATTIVITÀ DI REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO, DI ORGANIZZAZIONE E DI TENUTA DEI DOCUMENTI
7. UNITA' ORGANIZZATIVE RESPONSABILI DELLE ATTIVITÀ DI REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO, DI ORGANIZZAZIONE E DI TENUTA
DEI DOCUMENTI
7.1 Servizio archivistico
L’amministrazione ha istituito , come ricordato nel Cap. 1 , il servizio archivistico e documentale denominato Servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi (denominato servizio archivistico per brevità) presso l'URP - Protocollo – Messo nell’ambito del Servizio Affari generali – Demografici – Cultura, individuandolo nel preesistente Ufficio URP - Protocollo - Messo.
L’Ufficio URP - Protocollo – Messo svolge le funzioni relative alla tenuta e alla gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali, come descritto finora.
Il “Servizio Archivistico” sovrintende alla gestione del ciclo documentale dalla registrazione di protocollo fino alla tenuta dell’archivio storico, e inoltre
• costituisce il punto centralizzato di apertura al pubblico per il ricevimento della corrispondenza indirizzata all’Amministrazione;
• costituisce il punto centralizzato di spedizione della corrispondenza in partenza dall’Amministrazione;
• cura il ritiro, presso gli uffici postali, della corrispondenza indirizzata all’Amministrazione;
• cura la consegna agli uffici postali della corrispondenza in partenza dall’Amministrazione;
• cura la tenuta e la gestione dell’Albo Pretorio;
• cura lo smistamento agli uffici competenti di destinazione della corrispondenza ricevuta dall’Amministrazione e di quella interna tra gli uffici;
• gestisce la casella di Posta Elettronica Certificata dell’Amministrazione, relativamente alla posta in arrivo;
• gestisce il ricevimento delle gare.
Il Servizio archivistico, sempre nell'ambito dell'ufficio Protocollo, svolge le funzioni relative alla tenuta e alla gestione e dell’Archivio storico, come descritto al successivo capitolo 9.
Il responsabile del servizio archivistico è il responsabile del servizio Affari generali – Demografici – Cultura.
Nei casi di vacanza, assenza o impedimento del responsabile del servizio archivistico, questo viene sostituito dai uno dei dirigenti.
7.2 Servizio della conservazione elettronica (non sostitutiva) dei documenti
Il Servizio per la conservazione elettronica dei documenti è svolto dall’Ufficio CED al fine di trasferire su supporti informatici rimovibili le informazioni relative al protocollo informatico e alla gestione documentale.
In particolare volge in particolare i seguenti compiti:
• provvede a rendere le informazioni trasferite sempre consultabili;
• provvede alla conservazione degli strumenti hardware e software atti a garantire la consultabilità dei documenti conservati;
• provvede, in relazione all’evoluzione delle conoscenze scientifiche e tecnologiche, con cadenza almeno quinquennale, la riproduzione delle informazioni del protocollo informatico e della gestione documentale su nuovi supporti informatici rimovibili.
Egli inoltre, d’intesa con il responsabile del servizio archivistico e valutati i costi e i benefici, può proporre l’operazione di conservazione sostitutiva dei documenti analogici su supporti di memorizzazione sostitutivi del cartaceo, in conformità alle disposizioni vigenti.
8. ELENCO DEI DOCUMENTI ESCLUSI DALLA PROTOCOLLAZIONE E DEI DOCUMENTI SOGGETTI A REGISTRAZIONE PARTICOLARE
8.1 Documenti esclusi
Sono esclusi dalla registrazione di protocollo le tipologie di documenti riportati nell’allegato 12.
Sono inoltre esclusi dalla registrazione di protocollo tutti i documenti di cui all’art. 53 comma 5 del decreto del Presidente della Repubblica 20 dicembre 2000, n. 445, come riportati nello stesso allegato.
8.2 Documenti soggetti a registrazione particolare
Sono soggetti a registrazione particolare le tipologie di documenti riportati nell’allegato 13. Tale tipo di registrazione consente comunque di eseguire su tali documenti tutte le operazioni previste nell’ambito della gestione dei documenti.
8.3 Documenti soggetti a registrazione riservata
Sono previste particolari forme di riservatezza per la registrazione e l’accesso al protocollo unico per (così come previsto in allegato 13):
• Documenti che contengano dati sensibili, cosiddetti supersensibili, giudiziari ai sensi del D. Lgs. 196/2003 (Codice della Privacy);
• Documenti dalla cui generale conoscibilità possa derivare pregiudizio a terzi o al buon andamento dell’attività amministrativa;
• Le tipologie di documenti sottratti all'accesso espressamente individuati da normative generali e/o specifiche;
• Documenti afferenti atti di Polizia Giudiziaria.
Il complesso dei documenti per i quali sia stata attivata la registrazione a protocollo con accesso riservato costituisce l'archivio riservato.
I documenti e i fascicoli dell'archivio riservato sono soggetti all’accesso con le modalità e nei termini previsti dalla normativa vigente.
9. SISTEMA DI CLASSIFICAZIONE, FASCICOLAZIONE E PIANO DI CONSERVAZIONE
9.1 Protezione e conservazione degli archivi pubblici
9.1.1 Generalità
La classificazione dei documenti, destinata a realizzare una corretta organizzazione dei documenti nell’archivio, è obbligatoria per legge e si avvale del piano di conservazione e di classificazione (titolario, così come definito nell'allegato 15)
Il piano di conservazione, collegato con il titolario, definisce i tempi di conservazione dei documenti e dei fascicoli nella sezione di deposito dell’archivio.
In comune di Oderzo sono individuati le tipologie di archivio cartaceo:
• archivio corrente (presso ciascun ufficio e sotto la responsabilità del dirigente);
• archivio di deposito (suddiviso in sezioni (stanze) e assegnate a ciascun Settore e sotto la responsabilità di ciascun dirigente di Settore );
• archivio storico ( sul cui accesso vigilerà il RSP, provvedendo a tenere un apposito registro nel quale dovranno essere indicati nominativi giorni e orari dei singoli ingressi).
L'ubicazione è descritta nell'allegato 19.
9.1.2 Misure di protezione e conservazione degli archivi pubblici
Ai sensi della normativa vigente gli archivi e i singoli documenti dell’Amministrazione (analogici ed informatici, ricevuti, spediti e interni formali) sono beni culturali inalienabili sin dal momento dell’inserimento di ciascun documento nell’archivio dell’Amministrazione, di norma mediante l’attribuzione di un numero di protocollo e di un codice di classificazione.
L’archivio non può essere smembrato, a qualsiasi titolo, e deve essere conservato nella sua organicità. L’archivio di deposito e l’archivio storico non possono essere rimossi dal luogo di conservazione senza autorizzazione. L’autorizzazione per l’eventuale rimozione e/o trasferimento dell’archivio è demandata alla soprintendenza archivistica competente per territorio.
Lo scarto dei documenti degli archivi è subordinato all’autorizzazione della soprintendenza archivistica competente per territorio.
9.2 Titolario o piano di classificazione
9.2.1 Titolario
Il piano di classificazione è lo schema logico utilizzato per organizzare i documenti d’archivio in base alle funzioni e alle materie di competenza dell’ente. Il piano di classificazione si suddivide in titoli, classi, sottoclassi, categorie e sottocategorie.
Il Comune di Oderzo ha adottato il titolario riportato nell’allegato 15 articolato su due livelli: i titoli (individuati con numeri romani) e le classi (individuate con numeri arabi).
I titoli in cui è suddiviso il titolario individuano le funzioni primarie e di organizzazione dell’ente (macrofunzioni); le successive partizioni (classi) corrispondono a specifiche competenze che rientrano concettualmente nella macrofunzione descritta dal titolo.
Il titolario è uno strumento suscettibile di aggiornamento: esso deve infatti descrivere le funzioni e le competenze dell’ente, soggette a modifiche in forza delle leggi e dei regolamenti statali e/o regionali.
L’aggiornamento e/o la revisione anche parziale del titolario compete alla Giunta Comunale, su proposta del RSP. Dopo ogni modifica del titolario, il RSP provvede ad informare tutti i soggetti abilitati all’operazione di classificazione dei documenti e a dare loro le istruzioni per il corretto utilizzo delle nuove classifiche.
Il titolario non è retroattivo: viene garantita la storicizzazione delle variazioni di titolario e la possibilità di ricostruire le diverse voci nel tempo mantenendo stabili i legami dei fascicoli e dei documenti con la struttura del titolario vigente al momento della produzione degli stessi.
Per ogni modifica di una voce viene riportata la data di introduzione e la data di variazione.
Le variazioni vengono introdotte a partire dal 1° g ennaio dell’anno successivo a quello di approvazione del nuovo titolario e valgono almeno per l’intero anno.
9.2.2 Classificazione dei documenti
Tutti i documenti ricevuti e prodotti dagli Uffici dell’Amministrazione, indipendentemente dal supporto sul quale vengono formati, sono classificati in base al sopra citato titolario.
In Comune di Oderzo le operazioni di classificazione vengono svolte, come descritto in altro capitolo, dall'addetto alla registrazione di protocollo, mentre l'eventuale modifica è demandata all’incaricato della trattazione della pratica.
9.3 Fascicoli
9.3.1 Fascicolazione dei documenti
Tutti i documenti, esclusa la corrispondenza non significativa, vengono registrati nel sistema informatico e/o classificati, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, sono riuniti in fascicoli.
Ogni documento, dopo la sua classificazione, viene inserito nel fascicolo di riferimento. I documenti sono archiviati all’interno di ciascun fascicolo secondo l’ordine cronologico di registrazione.
La fascicolazione avviene di norma attraverso il sistema informatico di protocollo. 9.3.2 Apertura del fascicolo
Qualora un documento dia luogo all’avvio di un nuovo procedimento amministrativo l’ufficio competente provvede all’apertura di un nuovo fascicolo.
La formazione di un nuovo fascicolo avviene attraverso l’operazione di “apertura” che comprende la registrazione di alcune informazioni essenziali:
• indice di classificazione, (cioè titolo e classe);
• numero del fascicolo; oggetto del fascicolo e data di apertura del fascicolo;
• ufficio competente;
• collocazione fisica, di eventuali documenti cartacei e collocazione logica, dei documenti informatici;
• livello di riservatezza, se diverso da quello standard applicato dal sistema.
Il fascicolo di norma viene aperto all’ultimo livello della struttura gerarchica del titolario. Le informazioni di cui sopra, compaiono sulla camicia del fascicolo. Un esempio di “camicia di fascicolo” è riportato nell’allegato 8.
9.3.3 Chiusura del fascicolo
Il fascicolo viene chiuso al termine del procedimento amministrativo e archiviato rispettando l’ordine di classificazione e la data della sua chiusura.
9.3.4 Processo di assegnazione dei fascicoli
Quando un nuovo documento viene recapitato all’amministrazione, l’Ufficio competente abilitato all’operazione di fascicolazione stabilisce, con l’ausilio delle funzioni di ricerca del sistema di protocollo informatizzato, se il documento stesso debba essere ricollegato ad un affare o procedimento in corso, e pertanto debba essere inserito in un fascicolo già esistente, oppure se il documento si riferisce a un nuovo affare o procedimento per cui è necessario aprire un nuovo fascicolo.
Se il documento dà avvio ad un nuovo fascicolo, il soggetto preposto:
• esegue l’operazione di apertura del fascicolo;
• collega la registrazione di protocollo del documento al nuovo fascicolo aperto;
• assegna il documento ad un istruttore su indicazione del responsabile del procedimento;
• invia il documento con il relativo fascicolo al dipendente che dovrà istruire la pratica per competenza.
9.3.5 Modifica delle assegnazioni dei fascicoli
Quando si verifica un errore nella assegnazione di un fascicolo, l’ufficio che ha effettuato l’operazione di fascicolazione provvede a correggere le informazioni inserite nel sistema informatico e ad inviare il fascicolo all’Ufficio di competenza.
Il sistema di gestione informatizzata dei documenti tiene traccia di questi passaggi, memorizzando per ciascuno di essi l’identificativo dell’operatore che effettua la modifica con la data e l’ora dell’operazione.
9.3.6 Repertorio dei fascicoli
I fascicoli sono annotati nel repertorio dei fascicoli.13
Il repertorio dei fascicoli, ripartito per ciascun titolo del titolario, è lo strumento di gestione e di reperimento dei fascicoli. La struttura del repertorio rispecchia quella del titolario di classificazione e quindi varia in concomitanza con l’aggiornamento di quest’ultimo.
Nel repertorio sono indicati:
• la data di apertura;
• l’indice di classificazione (titolo e classe);
• il numero di fascicolo (ed altre eventuali partizioni in sottofascicoli e inserti);
• la data di chiusura;
• l’oggetto del fascicolo (ed eventualmente l’oggetto dei sottofascicoli e inserti);
• le annotazioni relative allo stato del fascicolo e della pratica a cui il fascicolo si riferisce.
9.4 SERIE ARCHIVISTICHE E REPERTORI
9.4.1 Serie archivistiche
Ai fini dell’archiviazione i documenti possono essere organizzati in serie archivistiche.14 9.4.2 Repertori e serie archivistiche
I documenti soggetti a registrazione particolare, vedi allegato 13 costituiscono una serie archivistica. Tali documenti sono organizzati nel registro di repertorio.
13Mentre il titolario rappresenta in astratto le funzioni e le competenze che l’ente può esercitare in base alla propria missione istituzionale, il repertorio dei fascicoli rappresenta in concreto le attività svolte e i documenti prodotti in relazione a queste attività.
14La serie archivistica consiste in un raggruppamento di unità archivistiche (documenti, fascicoli, registri) riunite o per caratteristiche omogenee, quali la natura e la forma dei documenti (es. le deliberazioni, le determinazioni, i contratti, i registri di protocollo) oppure in base alla materia trattata o al procedimento al quale afferiscono (es. i fascicoli personali, le pratiche di finanziamento e in generale le pratiche attivate dall’amministrazione nello svolgimento dell’attività istituzionale).
Con riguardo alla gestione dei documenti cartacei, è previsto che per ogni verbale, delibera, determinazione, provvedimento, ordinanza e contratto siano, di norma, prodotto un originale che viene inserito nel registro di repertorio con il numero progressivo di repertorio.
Per quanto concerne la gestione dei documenti informatici, il Comune di Oderzo si sta dotando di uno strumento che permetterà, per lacune tipologie di documenti, il mantenimento del numero di repertorio e del collegamento con il fascicolo
Nel repertorio generale sono riportati gli elementi obbligatori del documento (data, classifica e numero di repertorio) che identificano il documento all’interno del repertorio stesso. Il repertorio è costantemente aggiornato.
9.4.3 Versamento dei fascicoli nell’archivio di deposito
La formazione dei fascicoli (virtuali o tradizionali), delle serie e dei repertori è una funzione fondamentale della gestione archivistica.
L'archivio di deposito del Comune di Oderzo è ubicato come descritto in allegato 19.
Almeno una volta all’anno il responsabile di ciascun settore provvede a trasferire i fascicoli e le serie documentarie relativi ai procedimenti conclusi nella sezione di sua competenza dell'archivio di deposito.
Con la stessa metodologia vengono riversati nell’archivio di deposito anche gli altri repertori generali. La regolare periodicità dell’operazione è fondamentale per garantire l’ordinato sviluppo dell’archivio di deposito.
Il trasferimento deve essere attuato rispettando l’organizzazione che i fascicoli e le serie avevano nell’archivio corrente.
Prima di effettuare il conferimento di cui sopra, l’Ufficio procede alla verifica:
• dell’effettiva conclusione ordinaria della pratica;
• dell’avvenuta annotazione dell’esaurimento della pratica nel registro di repertorio dei fascicoli;
• allo scarto di eventuali copie e fotocopie di documentazione di cui è possibile l’eliminazione al fine di garantire la presenza di tutti e soli i documenti relativi alla pratica trattata senza inutili duplicazioni.
I fascicoli che riguardano il personale devono essere trasferiti dall’archivio corrente all’archivio di deposito l’anno successivo a quello di cessazione dal servizio.
9.4.4 Verifica della consistenza del materiale riversato nell’archivio di deposito
Il controllo e la responsabilità della sezione dell'archivio di deposito è del responsabile del relativo Settore a cui è stata assegnata una sezione (stanza) dell'Archivio di deposito.
9.5 Scarto, selezione e riordino dei documenti
9.5.1 Operazione di scarto
Un documento si definisce scartabile quando ha perso totalmente la sua rilevanza amministrativa e non ha assunto alcuna rilevanza storica.
Nell’archivio di deposito viene effettuata la selezione della documentazione da conservare perennemente e lo scarto degli atti che il Comune di Oderzo, in base alla normativa vigente, non ritiene più opportuno conservare ulteriormente, allo scopo di garantire il corretto mantenimento e la funzionalità dell’archivio, nell’impossibilità pratica di conservare indiscriminatamente ogni documento.
Quando necessario il RSP o suo incaricato redige, sulla base del Piano di conservazione (allegato 14) un elenco della documentazione da versare all’Archivio storico e un elenco del materiale che si propone di scartare. Il RSP determina l’elenco del materiale da scartare e acquisisce la prescritta autorizzazione della Soprintendenza archivistica per il Veneto, ex art. 21 D.Lgs. 42/2004.
L’operazione di riordino dell'archivio viene effettuata con la periodicità stabilita dall’Amministrazione e consiste nella schedatura dei materiali e nell’organizzazione delle schede.
L’operazione si conclude con la sistemazione fisica del materiale, mediante l’inserimento in scaffali aperti che permettono di individuare a vista il dorso dei faldoni e la relativa descrizione.
9.5.2 Versamento dei documenti nell’archivio storico
I documenti relativi agli affari esauriti da oltre quarant’anni unitamente agli strumenti che ne garantiscono la consultazione (destinati quindi alla conservazione permanente) vengono trasferiti all'archivio storico,. I trasferimenti vengono effettuati dopo il completamento delle operazioni di scarto.
Presso l’archivio storico i documenti vengono inventariati al fine della conservazione, consultazione e valorizzazione.
9.6 Consultazione e movimentazione dell’archivio corrente, di deposito e storico
9.6.1 Principi generali
La richiesta di consultazione, che può comportare la movimentazione dei fascicoli, può pervenire dall’interno dell’Amministrazione oppure da utenti esterni all’amministrazione, per scopi giuridico-amministrativi o per scopi storici.
La consultazione degli archivi dell'amministrazione (corrente, di deposito e storico) a fini giuridico amministrativo avviene nel rispetto della normativa vigente. 15
9.6.2 Consultazione per scopi storici
La richiesta di consultazione ai fini di ricerca per scopi storici sarà disciplinata da apposito regolamento e nelle more viene presentata al RSP, il quale provvederà ad annotare l'accesso secondo le modalità specificate al precedente punto 9.1.1.
La ricerca per scopi storici è:
• gratuita;
• libera riguardo ai documenti non riservati per legge,16 per declaratoria del Ministero dell’interno (a norma dell’art. 125 del decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42) o per regolamento emanato dallo stesso Comune;
• condizionata all’accettazione integrale del “Codice di deontologia e di buona condotta per il trattamento di dati personali per scopi storici” da parte del consultatore .
15Art. 24 della legge 7 agosto 1990, n. 241 come sostituito dall’art. 16 della legge 11 febbraio 2005, n. 15
16È possibile l’ammissione alla consultazione dei documenti riservati, previa autorizzazione rilasciata dal Ministero dell’interno, su conforme parere dell’autorità archivistica competente (Archivio di Stato o soprintendenza archivistica, a seconda che si tratti di archivi statali o non statali);
10. MODALITÀ DI PRODUZIONE E DI CONSERVAZIONE DELLE REGISTRAZIONI DI PROTOCOLLO INFORMATICO
10.1 Premessa: il registro di protocollo come atto pubblico
Il registro di protocollo è un atto pubblico originario che fa fede della tempestività e dell’effettivo ricevimento e spedizione di un documento, indipendentemente dalla regolarità del documento stesso, ed è idoneo a produrre effetti giuridici.
Il registro di protocollo è soggetto alle forme di pubblicità e di tutela di situazioni giuridicamente rilevanti previste dalla normativa vigente.
10.2 Unicità e caratteristiche del protocollo informatico
Nell’ambito dell’Amministrazione il registro di protocollo è unico, articolato in modo tale che sia possibile determinare se il documento sia in arrivo o in partenza o documento interno.
La numerazione è unica e progressiva.
La numerazione si chiude al 31 dicembre di ogni anno e ricomincia dal primo gennaio dell’anno successivo. Il numero è costituito da almeno sette cifre numeriche.
10.2.1 Regola fondamentale
Il numero di protocollo individua un unico documento e, di conseguenza, ogni documento reca un solo numero di protocollo.
Non è consentita l’identificazione dei documenti mediante l’assegnazione manuale di numeri di protocollo che il sistema informatico ha già attribuito ad altri documenti, anche se questi documenti sono strettamente correlati tra loro.
Non è pertanto consentita in nessun caso la cosiddetta registrazione “a fronte”, cioè l’utilizzo di un unico numero di protocollo per il documento in arrivo e per il documento in partenza.
La documentazione che non è stata protocollata viene considerata giuridicamente inesistente presso l’amministrazione.
Non è consentita la protocollazione di un documento già protocollato.
10.3 Registro giornaliero di protocollo
L’Ufficio Protocollo provvede alla produzione del registro giornaliero di protocollo, costituito dall’elenco delle informazioni inserite con l’operazione di registrazione di protocollo nell’arco di uno stesso giorno.
Al fine di garantire la non modificabilità delle operazioni di registrazione, il contenuto del registro giornaliero informatico di protocollo è riversato a cura del responsabile CED, almeno al termine della giornata lavorativa, su supporti di memorizzazione non riscrivibili, i quali sono conservati in luogo sicuro a cura del medesimo responsabile CED.
10.4 Registrazione di protocollo
Di seguito vengono illustrate le regole “comuni” di registrazione del protocollo valide per tutti i tipi di documenti trattati dall’Amministrazione (ricevuti, trasmessi ed interni formali, digitali o informatici e analogici).
Su ogni documento ricevuto o spedito dall’Amministrazione è effettuata una registrazione di protocollo con il sistema di gestione del protocollo informatico, consistente nella memorizzazione dei dati obbligatori.
Tale registrazione è eseguita in un’unica operazione per quanti riguarda i dati obbligatori
Ciascuna registrazione di protocollo contiene, almeno, i seguenti dati obbligatori:
• il numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile;
• la data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile;
• il mittente che ha prodotto il documento, registrato in forma non modificabile;
• il destinatario del documento, registrato in forma non modificabile;
• l’oggetto del documento, registrato in forma non modificabile;
• la classificazione;
• il numero e una breve descrizione del contenuto degli allegati;
• ufficio competente;
• RPA.
Le registrazioni di protocollo, in armonia con la normativa vigente, prevedono elementi accessori, rilevanti sul piano amministrativo, organizzativo e gestionale, sempre che le rispettive informazioni siano disponibili. Tali dati facoltativi sono descritti nei paragrafi seguenti.
10.4.1 Documenti informatici
I documenti informatici sono ricevuti e trasmessi in modo formale sulla/dalla casella di posta elettronica certificata o istituzionale dell’amministrazione. La registrazione di protocollo di un documento informatico sottoscritto con firma digitale viene comunque eseguita. E' responsabilità dell'RPA valutarne l’autenticità, la provenienza, l’integrità e la validità a seguito dell'esito delle verifiche comunicate dall'operatore di protocollo.
Nel caso di documenti informatici in partenza, l’interessato esegue anche la verifica della validità amministrativa della propria firma digitale. Il calcolo dell’impronta previsto nell’operazione di registrazione di protocollo è effettuato per tutti i file allegati al messaggio di posta elettronica ricevuto o inviato.
La registrazione di protocollo dei documenti informatici ricevuti per posta elettronica è effettuata in modo da far corrispondere ad ogni messaggio una registrazione, la quale si può riferire sia al corpo del messaggio sia ad uno o più file ad esso allegati. I documenti informatici sono memorizzati nel sistema, in modo non modificabile, al termine delle operazioni di registrazione e segnatura di protocollo.
Le UOP ricevono i documenti informatici interni di tipo formale da protocollare all’indirizzo di posta elettronica interno preposto a questa funzione.
10.4.2 Documenti analogici (cartacei e supporti rimovibili)
I documenti analogici sono ricevuti e trasmessi con i mezzi tradizionali della corrispondenza, (il servizio postale pubblico e/o privato o con consegna diretta alla UOP). La registrazione di protocollo di un documento analogico cartaceo ricevuto, così come illustrato nel seguito, viene sempre eseguita in quanto l’Amministrazione ha la funzione di registrare l’avvenuta ricezione.
Nel caso di corrispondenza in uscita o interna formale, ogni ufficio esegue la registrazione di protocollo dopo che il documento ha superato tutti i controlli formali sopra richiamati.
10.5 Elementi facoltativi delle registrazioni di protocollo
E' possibile modificare e integrare gli elementi facoltativi del protocollo.
La registrazione degli elementi facoltativi del protocollo, con determinazione del RSP può essere modificata, integrata e cancellata in base alle effettive esigenze delle UOR o degli UOP.
I dati facoltativi sono modificabili senza necessità di annullare la registrazione di protocollo, fermo restando che il sistema informatico di protocollo registra tali modifiche. Di seguito vengono riportati gli elementi facoltativi finalizzati alla conservazione e gestione della documentazione:
• ora e minuto di registrazione;
• luogo di provenienza o di destinazione del documento;
• tipo di documento;
• mezzo di ricezione/spedizione (ordinaria, espressa, corriere, raccomandata con ricevuta di ritorno, telefax, ecc.);
• collegamento a documenti precedenti e susseguenti;
• riferimenti agli allegati su supporto informatico;
• nominativo dei destinatari delle copie per conoscenza;
• data di istruzione del fascicolo;
• numero del fascicolo;
• repertorio dei fascicoli;
• identificativo del fascicolo e/o del documento.
10.6 Segnatura di protocollo dei documenti
La segnatura di protocollo è l’apposizione o l’associazione all’originale del documento, in forma permanente non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso. Essa consente di individuare ciascun documento in modo inequivocabile.
L’operazione di segnatura di protocollo è effettuata contemporaneamente all’operazione di registrazione di protocollo.
I dati della segnatura di protocollo di un documento informatico sono contenuti, un’unica volta nell’ambito dello stesso messaggio, in un file conforme alle specifiche tecniche previste dalla normativa vigente (v. Regole Tecniche e circolare AIPA n. 28 del 07/05/2001).
La segnatura di protocollo di un documento cartaceo avviene attraverso l’apposizione su di esso di un “segno” grafico (timbro tradizionale) oppure attraverso la funzione “Stampa segnatura” dal PdP
Le informazioni minime incluse nella segnatura, sia per i documenti informatici che cartacei, sono quelle di seguito elencate:
• denominazione dell’amministrazione;
• data e numero di protocollo del documento;
• Se documenti ricevuti, indicazione dell'ufficio competente e per conoscenza;
• Se documenti inviati, indicazione dell'ufficio competente e indicazione dell'RPA.
Per i documenti informatici in partenza, possono essere specificate, in via facoltativa, anche le seguenti informazioni:
• persona o ufficio destinatario;
• identificazione degli allegati;
• informazioni sul procedimento e sul trattamento.
L’operazione di segnatura dei documenti in partenza viene effettuata dall'Ufficio competente che redige il documento abilitata alla protocollazione dei documenti in uscita.
L’operazione di acquisizione dell’immagine dei documenti cartacei è eseguibile solo dopo che l’operazione di segnatura è stata eseguita, in modo da “acquisire” con l’operazione di scansione, come immagine, anche il “segno” sul documento.
Se è prevista l’acquisizione del documento cartaceo in formato immagine, il “segno” della segnatura di protocollo deve essere apposto sulla prima pagina dell’originale; se non è possibile il “segno” viene apposto sul retro della prima pagina dell’originale.
10.7 Modifiche o annullamento delle registrazioni di protocollo
La modifica anche di uno solo dei dati obbligatori della registrazione di protocollo per correggere errori verificatisi in sede di immissione manuale di dati o l’annullamento di una registrazione di protocollo devono essere richiesti, con specifica nota motivata attraverso il PdP al RSP che è il solo che possa autorizzare lo svolgimento delle relative operazioni.
Le modifiche o gli annullamenti effettuati direttamente dal RSP equivalgono implicitamente ad autorizzazione.
I dati modificati o annullati rimangono memorizzati nella procedura del protocollo informatico unitamente alle informazioni relative all’ora, alla data, al nominativo dell’operatore che effettua l’operazione.
10.8 Casi particolari di registrazioni di protocollo
Caso particolare | Modalità |
Registrazioni di protocollo particolari (riservate) | Registrazione in modalità “riservata” |
Documenti in partenza con più destinatari | Si registrano con un solo numero di protocollo generale. I destinatari sono indicati in appositi elenchi da associare alla minuta del documento e alla registrazione di protocollo secondo le modalità previste dalla gestione anagrafica del sistema. |
Documenti cartacei ricevuti a mezzo telegramma | I telegrammi ricevuti dall’Amministrazione, ad eccezione di quelli esclusi dalla registrazione di cui all'allegato 12 sono regolarmente protocollati e su di essi viene apposta la segnatura di protocollo. |
Telegrammi spediti | I telegrammi spediti dall’Amministrazione, con le medesime eccezioni di cui al comma precedente, vengono anch’essi protocollati; tuttavia, poiché su di essi non è possibile apporre la segnatura di protocollo, gli elementi obbligatori di tale segnatura faranno parte del testo del telegramma. |
Domande di partecipazione a concorsi, avvisi, selezioni, corsi e borse di studio | La corrispondenza ricevuta con rimessa diretta dall’interessato o da persona da questi delegata viene protocollata al momento della presentazione, dando ricevuta dell’avvenuta consegna con gli estremi della segnatura di protocollo. Con la medesima procedura deve essere trattata la corrispondenza ricevuta in formato digitale o per posta. Nell’eventualità che non sia possibile procedere immediatamente alla registrazione dei documenti ricevuti con rimessa diretta, essi saranno accantonati e protocollati successivamente (come di seguito descritto). In questo caso al mittente, o al suo delegato, viene rilasciata ugualmente ricevuta senza gli estremi del protocollo. |
Fatture, note di addebito e note di accredito, assegni e altri valori | Le buste contenenti fatture, note di addebito e note di accredito, assegni e altri i valori (senza lettera di accompagnamento) sono immediatamente separate dall’altra posta in arrivo e inviate quotidianamente all’UOR competente. |
Documenti inerenti a gare di appalto confezionati su supporti cartacei | La corrispondenza che riporta l’indicazione “Offerta” - “Gara d’appalto” - “Preventivo” o simili, o dal cui involucro è possibile evincere che si riferisce alla partecipazione ad una gara, non deve essere aperta, ma protocollata in arrivo con l’apposizione della segnatura, della data e (nel caso in cui sia il giorno di scadenza) dell’ora e dei minuti di registrazione direttamente sulla busta, plico o simili, e deve essere inviata all’Ufficio competente. |
Al presentatore viene rilasciata fotocopia del contenitore così segnato È compito dello stesso Xxxxxxx competente provvedere alla custodia delle buste o dei contenitori protocollati, con mezzi idonei, sino all’espletamento della gara stessa. Per motivi organizzativi tutti gli Uffici sono tenuti ad informare preventivamente l’Ufficio Protocollo in merito alle scadenze di concorsi, gare, bandi di ogni genere. | |
Documenti non firmati e lettere anonime | L’operatore di protocollo attesta la data, la forma e la provenienza per ogni documento. Le lettere anonime, pertanto, devono essere protocollate e identificate come tali, con la dicitura “Mittente sconosciuto o anonimo” e “Documento non sottoscritto”. Per le stesse ragioni le lettere con mittente, prive di firma, vanno protocollate e vengono identificate come tali. È poi compito dell’UOR di competenza e, in particolare, del RPA valutare se il documento privo di firma debba ritenersi valido e come tale trattato dall’ufficio assegnatario. |
Messaggi di posta elettronica convenzionale | Considerato che l’attuale sistema di posta elettronica non certificata non consente una sicura individuazione del mittente, questa tipologia di corrispondenza è trattata nei seguenti modi: • in caso di mittente che abbia indicato i propri dati anagrafici e identificativi (sono necessari nome e cognome, nonché residenza o, in alternativa, recapito telefonico), il RPA valuta caso per caso la ricevibilità del documento inviato via e-mail; • in caso di ricezione, come allegato, di un documento scansionato e munito di firma autografa, quest’ultimo è trattato come un documento inviato via fax fermo restando che il RPA deve verificare la provenienza certa dal documento; • in caso di ricezione, in allegato, di un documento munito di firma digitale, o di invio di un messaggio firmato con firma digitale, il documento e/o il messaggio sono considerati come un documento elettronico inviato con qualunque mezzo di posta; • in caso di ricezione di una e-mail che non abbia indicato i propri dati anagrafici e identificativi (sono necessari nome e cognome, nonché residenza o, in alternativa, recapito telefonico), quest’ultima sarà considerata come missiva anonima. In tale caso la protocollazione avverrà con la nota “Mittente non identificato”. |
Documenti cartacei ricevuti a mezzo telefax (tradizionale) | Il documento ricevuto a mezzo telefax è un documento analogico a tutti gli effetti. Il documento trasmesso da chiunque ad una pubblica Amministrazione tramite telefax, qualora ne venga accertata la fonte di provenienza, soddisfa il requisito della forma scritta e la sua trasmissione non deve essere seguita dalla trasmissione dell’originale. L’accertamento della fonte di provenienza spetta al Responsabile del Procedimento e avviene, di norma, per le vie brevi o con l’uso di sistemi informatici. Qualora non sia possibile accertare la fonte di provenienza, sul telefax viene apposta la dicitura “Documento ricevuto via telefax” e successivamente il RPA provvede ad acquisire l’originale. Nel caso che al telefax faccia seguito l’originale, poiché ogni documento viene individuato da un solo numero di protocollo, indipendentemente dal supporto e dal mezzo di trasmissione, l’addetto alla registrazione a protocollo, dopo aver registrato il telefax, deve attribuire all’originale la |
stessa segnatura del documento pervenuto via telefax ed apporre la seguente dicitura: “Già pervenuto via fax il giorno ”. Il RSP accerta comunque che si tratta del medesimo documento ricevuto via fax: qualora dovesse riscontrare una differenza, anche minima, deve procedere alla registrazione con un nuovo numero di protocollo in quanto si tratta di un documento diverso. Il fax ricevuto con un terminale telefax dedicato (diverso da un PC) è fotocopiato dal ricevente qualora il supporto cartaceo non fornisca garanzie per una corretta e duratura conservazione. Su di esso o sulla sua foto-riproduzione va apposta, a cura del ricevente, la dicitura “Documento ricevuto via telefax”. Il documento in partenza reca una delle seguenti diciture: • “Anticipato via fax” se il documento originale viene successivamente inviato al destinatario; • “Via fax” nel caso in cui l’originale non venga spedito. La segnatura viene apposta sia sul documento sia sulla copertina di trasmissione. La copertina del telefax ed il rapporto di trasmissione vengono anch’essi inseriti nel fascicolo per documentare tempi e modi dell’avvenuta spedizione. | |
Documenti arrivati senza lettera di accompagnamento | I documenti pervenuti privi di lettera di accompagnamento e che costituiscono integrazioni di pratiche in corso o altro, vengono trasmessi alla struttura competente con nota di accompagnamento protocollata in arrivo. Se pervenuti “a mano” l'addetto alla protocollazione fa compilare apposita nota di accompagnamento al presentatore. |
Protocollo di documenti digitali pervenuti erroneamente | Nel caso in cui sia protocollato un documento digitale erroneamente inviato all’amministrazione, l’addetto al protocollo provvede a protocollare il documento in uscita indicando nell’oggetto “Protocollato per errore” e rispedisce il messaggio al mittente. |
Ricezione di documenti cartacei pervenuti erroneamente | Nel caso in cui sia protocollato un documento cartaceo erroneamente inviato all’amministrazione, l’addetto al protocollo provvede a protocollare il documento in uscita indicando nell’oggetto “protocollato per errore”; il documento oggetto della rettifica viene restituito al mittente con la dicitura “protocollato per errore”. |
Allegati | Tutti gli allegati devono essere trasmessi con i documenti all’ufficio protocollo per la registrazione. Su ogni allegato è riportato il timbro, la data e il numero. Si annota sia sulla lettera, sia nella registrazione di protocollo, la mancanza degli allegati. |
Oggetti plurimi | Qualora un documento in entrata presenti più oggetti, relativi a procedimenti diversi, e pertanto da assegnare a più fascicoli, viene registrato, classificato e fascicolato L’originale verrà inviato al destinatario indicato nel documento, oppure, nel caso di destinatari plurimi, al primo in indirizzo. |
Documenti originali plurimi o in copia per conoscenza | Ai documenti originali plurimi, o copie dello stesso documento, si darà un unico numero d protocollo e successivamente, assegnati ai singoli destinatari. |
Corrispondenza indirizzata nominativamente o al ruolo oppure | La corrispondenza con la dicitura “riservata” o “personale” non è aperta ed è consegnata in busta chiusa al destinatario, il quale, dopo averne |
riportante l’indicazione “riservata”, “personale”, “confidenziale” o simili, o comunque dalla cui confezione si evinca il carattere di corrispondenza privata. | preso visione, se reputa che i documenti ricevuti devono essere comunque protocollati provvede a trasmetterli per la protocollazione |
Documenti con firma digitale | Nel caso di documenti dotati di firma digitale, il dirigente o responsabile, o un loro delegato, hanno il compito di verificare l’autenticità della firma digitale e l’integrità del documento pervenuto, e di apporre sul documento l’indicazione dell’avvenuta verifica. L'ufficio destinatario è responsabile della verifica dell'integrità del documento e del riconoscimento del mittente. Il responsabile del procedimento o un suo delegato identifica l'autorità di certificazione che ha rilasciato il certificato ed accede ad essa per verificare che non vi siano atti di revoca o di sospensione dello stesso. Utilizzando il Software di verifica della firma, egli decodifica poi il messaggio ottenendo la certezza o meno dell'autenticità del mittente e l'integrità del messaggio. Se la verifica di integrità fallisce, il responsabile del procedimento decide se attribuire o meno rilevanza giuridico probatoria al documento. Tale verifica viene registrata automaticamente nel Protocollo informatico |
Copie per conoscenza | Nel caso di copie per conoscenza chi effettua la registrazione e lo smistamento dell’originale e delle copie, inserisce nel registro di protocollo i nominativi di coloro ai quali sono state inviate le suddette copie per conoscenza. Tale informazione è riportata anche sulla segnatura di protocollo. |
Corrispondenza di dubbia competenza | Quando un documento pervenuto e genericamente indirizzato al Sindaco e/o al Comune di Oderzo appare di dubbia competenza, il RSP provvede ad individuare l’Ufficio competente. In caso di conflitto tra responsabili di servizio sulla competenza del documento, provvede il Segretario generale. |
Integrazioni documentali | L’addetto al protocollo non è tenuto a controllare la completezza formale e sostanziale della documentazione pervenuta, ma è tenuto a registrare in ogni caso il documento ed eventuali allegati. Tale verifica spetta al Responsabile del Procedimento Amministrativo (RPA) che, qualora reputi necessario acquisire documenti che integrino quelli già pervenuti, provvede a richiederli al mittente indicando con precisione l’indirizzo al quale inviarli e specificando che la mancata integrazione della documentazione pervenuta comporta l’interruzione o la sospensione del procedimento. I documenti pervenuti ad integrazione di quelli già disponibili sono protocollati dall'Ufficio Protocollo sul protocollo generale e, a cura del Responsabile del Procedimento Amministrativo, sono inseriti nel fascicolo relativo. |
Corrispondenza restituita al Comune mittente con annotazioni del Servizio Postale in ordine al mancato recapito (es. trasferito, sconosciuto, raccomandata in | L'addetto al protocollo non aprirà la busta, non viene protocollato e il plico viene restituito integro all'ufficio competente. |
giacenza e altro) |
10.8.1 Protocollazione di un numero consistente di documenti cartacei
Quando si presenti la necessità di protocollare un numero consistente di documenti, in particolare in ingresso (es. scadenza gare o concorsi) deve esserne data comunicazione all’ufficio protocollo con sufficiente anticipo (con almeno due giorni lavorativi di anticipo), per concordare tempi e modi di protocollazione e di spedizione.
10.8.2 Protocolli urgenti
La richiesta di protocollare urgentemente un documento è collegata ad una necessità indifferibile e di tipo straordinario.
Solo in questo caso l’Ufficio Protocollo si attiva garantendo, nei limiti del possibile, la protocollazione del documento con la massima tempestività a partire dal momento della disponibilità del documento digitale o cartaceo.
Tale procedura viene osservata sia per i documenti in arrivo che per quelli in uscita.
In caso di documento in partenza non devono essere protocollati anticipatamente documenti diversi dall’originale (ad esempio bozze del documento), fatti pervenire all’Ufficio Protocollo.
10.8.3 Differimento delle registrazioni
Di norma le registrazioni di protocollo dei documenti pervenuti presso l’amministrazione destinataria sono effettuate nella giornata di arrivo e comunque di norma entro le 48 ore dal ricevimento di detti documenti.
Qualora non possa essere effettuata la registrazione di protocollo nei tempi sopra indicati si provvede a protocollare, in via prioritaria, i documenti che rivestono una particolare importanza.
Il protocollo differito consiste nel differimento dei termini di registrazione. Il differimento è autorizzato dal RSP .l protocollo differito si applica solo ai documenti in arrivo e per tipologie omogenee che il RSP descrive.
10.8.4 Registrazioni di documenti temporaneamente riservati
Quando si è in presenza di documenti che per la loro natura richiedono una temporanea riservatezza delle informazioni in essi contenute (ad esempio gare e appalti, verbali di concorso, etc.), è prevista una forma di accesso riservato al protocollo generale.
Il responsabile dell’immissione dei dati provvede alla registrazione di protocollo indicando contestualmente l’anno, il mese e il giorno, nel quale le informazioni temporaneamente riservate saranno accessibili nelle forme ordinarie.
10.9 Gestione delle registrazioni di protocollo con il PdP
Le registrazioni di protocollo informatico, l’operazione di “segnatura” e la registrazione delle informazioni annullate o modificate nell’ambito di ogni sessione di attività di registrazione sono effettuate attraverso il PdP. Il sistema di sicurezza adottato dall’Amministrazione garantisce la protezione di tali informazioni sulla base dell’architettura del sistema informativo, sui controlli d’accesso e sui livelli di autorizzazione previsti.
10.10 Registrazioni di protocollo
10.10.1 Attribuzione del protocollo
Al fine di assicurare l’immodificabilità dei dati e dei documenti soggetti a protocollo, il servizio di protocollo è realizzato dall’applicativo PdP attraverso l’apposizione di un riferimento temporale come previsto dalla normativa vigente.
Il sistema informativo assicura in tal modo la precisione del riferimento temporale con l’acquisizione periodica del tempo ufficiale di rete.
Come previsto dalla normativa in materia di tutela dei dati personali, gli addetti al protocollo adottano tutti gli accorgimenti necessari per la tutela dei dati sensibili e giudiziari non inserendoli nel campo “oggetto” del registro di protocollo.
10.10.2 Registro informatico di protocollo
Al fine di assicurare l’integrità e la disponibilità dei dati contenuti nel registro di protocollo generale dell’Amministrazione si provvede, in fase di chiusura dell’attività di protocollo, ad effettuare le seguenti operazioni:
• estrazione delle registrazioni del giorno corrente (o precedente) dal file del registro generale di protocollo;
• applicazione della firma digitale e di un riferimento temporale al file così realizzato;
• copia del file estratto, del file di firma e del riferimento temporale su supporto rimovibile non riscrivibile;
• salvataggio del file di firma e del riferimento temporale sul sistema di esercizio del PdP.
L’ufficio o l’addetto incaricato di eseguire l’operazione di riversamento dei file su due supporti rimovibili non riscrivibili è stato individuato nell''Ufficio CED
L’uso combinato dei meccanismi permette di conferire validità e integrità ai contenuti del file del registro di protocollo8. È inoltre disponibile, all’occorrenza, per i gestori del PdP una funzione applicativa di “stampa registro di protocollo” per il salvataggio su supporto cartaceo dei dati di registro.
10.10.3 Tenuta delle copie del registro di protocollo
È compito del responsabile della conservazione dei documenti provvedere alla verifica del contenuto dei supporti prodotti dall’ufficio o dall’addetto incaricato9 e provvedere alle operazioni relative al trasferimento su supporto non rimovibile delle copie del registro di protocollo.
Vengono custodite due copie in due posti fisicamente diversi. I dati contenuti su tali supporti sono conservati con le modalità previste dalla normativa vigente.
11. DESCRIZIONE FUNZIONALE ED OPERATIVA DEL SISTEMA DI PROTOCOLLO INFORMATICO
11. DESCRIZIONE FUNZIONALE ED OPERATIVA DEL SISTEMA DI PROTOCOLLO INFORMATICO
Il presente capitolo contiene la descrizione funzionale ed operativa del sistema di protocollo informatico adottato dall’amministrazione con particolare riferimento alle modalità di utilizzo dello stesso. Le specifiche dell'utilizzo sono comunque inserite in allegato 17.
11.1 Descrizione funzionale ed operativa
Di seguito viene fornita una elencazione sintetica delle principali funzioni del PdP. Nell’allegato 17 è riportata, per motivi di opportunità, la descrizione dettagliata di dette funzioni. La procedura é stata sviluppata su piattaforma client/server Lotus NOTES DOMINO.
11.2 Rilascio delle abilitazioni di accesso alle informazioni documentali
La sicurezza viene conseguita mediante generazione di identificativi di utente e di server, con procedure di certificazione basate su chiavi asimmetriche (chiave pubblica e chiave privata per ciascun identificativo) e con definizione di profili di abilitazione individuali, personalizzati per ciascun utente, combinati con “regole” di accesso selettive ai dati ed ai programmi.
Gli strumenti di ricerca assicurano molteplici, flessibili ed efficienti possibilità di indagine e di interrogazione su tutti i dati contenuti negli archivi delle procedure, sia per chiavi, sia per parole o combinazioni di parole contenute nelle parti testuali dei documenti, allegati compresi
La procedura consente la protocollazione generale dei documenti in entrata e in uscita, sia centralizzata, sia distribuita, con modalità operative (variabili nel tempo) definibili in funzione delle specifiche e contingenti esigenze organizzative, semplicemente operando sui profili di abilitazione degli utenti.
La procedura autorizza gli accessi in gestione ed in consultazione alle informazioni del protocollo sulla base di ”regole” e di classi e/o profili di abilitazione, individuali e di gruppo, personalizzabili e modificabili nel tempo.
In particolare per quanto attiene la sola consultazione dei dati presenti negli archivi del protocollo é possibile prevedere un accesso “controllato” anche da parte degli amminstratori ognuno nei limiti dei “diritti” posseduti e delle abilitazioni attribuite.
La procedura é predisposta per l’inserimento di funzionalità accessorie per la protocollazione di documenti in formato originale elettronico con firma digitale.
Il controllo degli accessi è il processo che garantisce l’impiego dei servizi del sistema informatico di protocollo secondo modalità prestabilite.
Il processo è caratterizzato da soggetti (utenti) che accedono all’applicativo mediante operazioni specifiche (lettura, aggiornamento, esecuzione).
Gli utenti del servizio di protocollo, in base al servizio di appartenenza hanno autorizzazioni di accesso differenziate in base alle tipologie di operazioni stabilite dall’ufficio.
Ad ogni utente è assegnata:
• una credenziale di accesso, costituita da una componente:
◦ pubblica per identificarsi al sistema (userID);
◦ privata o riservata di autenticazione (password);
• una autorizzazione di accesso (profilo) al fine di limitare le operazioni di protocollo e gestione documentale alle sole funzioni necessarie e indispensabili a svolgere le attività di competenza dell’ufficio a cui l’utente appartiene.
Ogni utente del servizio di protocollo, identificato, autenticato e autorizzato alla fruizione dei servizi offerti dall’applicativo, è responsabile della correttezza del suo operato e dell’uso che destina alle informazioni trattate.
I livelli di autorizzazione sono assegnati all’utente comune dal Responsabile Informatico, tramite un utente privilegiato (amministratore), secondo i principi di pertinenza e non eccedenza.
Gli utenti del servizio di protocollo identificati sono stati suddivisi in quattro profili d’accesso, sulla base delle funzioni ad essi riservate.
11.3 Abilitazioni interne ad accedere ai servizi di protocollo
Gli utenti abilitati accedono al PdP attraverso ID utente e password
Le informazioni raccolte per controllare l’accesso al servizio sono quelle strettamente necessarie per l’identificazione dell’utente abilitato.
Il “file delle password” utilizzato dal servizio di accesso è una crittografata e accessibile soltanto da un processo di sistema.
11.4 Profili di accesso
Gli accessi al sistema possono essere di diverso livello. Il sistema di protocollo consente il controllo differenziato dell’accesso alle risorse del sistema per ciascun utente o gruppo di utenti, nonché il tracciamento di qualsiasi evento di modifica delle informazioni trattate e l’individuazione del suo autore.
La registrazione delle attività rilevanti ai fini della sicurezza svolte da ciascun utente sono protette da modifiche non autorizzate.
11.4.1 Operatore di protocollo
Degli utenti abilitati alla gestione informatica dei documenti, quelli dell’ufficio protocollo sono abilitati allo svolgimento delle seguenti operazioni:
• la registrazione di protocollo dei documenti in arrivo;
• la registrazione di protocollo dei documenti in partenza;
• la classificazione dei documenti;
• l’assegnazione e presa in carico (informatica o non informatica) dei documenti;
• la fascicolazione dei documenti di competenza;
• la protocollazione dei documenti nel registro di emergenza (da attivare)
11.4.2 Operatore di altri uffici
Tutti gli altri utenti del sistema di gestione informatica dei documenti sono abilitati solo allo svolgimento delle seguenti operazioni:
• la registrazione di protocollo dei documenti in partenza;
• la classificazione dei documenti;
• l’assegnazione e presa in carico (informatica o non informatica) dei documenti;
• la fascicolazione dei documenti;
11.5 Abilitazioni esterne
Allo stato attuale non sono previste abilitazioni esterne ai dipendenti e agli appartenenti alle funzioni amministrative del Comune di Oderzo.
11.6 Consultazione delle registrazioni di protocollo particolari
Il complesso dei documenti per i quali è stata attivata la registrazione di protocollo particolare costituisce l’archivio particolare. I documenti e i fascicoli dell’archivio particolare sono consultabili nel rispetto delle normative generali e specifiche vigenti.
12. MODALITÀ DI UTILIZZO DEL REGISTRO DI EMERGENZA
Il presente capitolo illustra le modalità di utilizzo del registro di emergenza, inclusa la funzione di recupero dei dati protocollati manualmente, prevista dal PdP.
Allo stato attuale il Registro di protocollo informatico di emergenza è in attivazione.
12.1 Il registro di emergenza
Qualora non fosse disponibile fruire del PdP per una interruzione accidentale o programmata, il Comune di Oderzo è tenuto ad effettuare le registrazioni di protocollo sul registro di emergenza.
Il registro di emergenza si rinnova ogni anno solare e, pertanto, inizia il primo gennaio e termina il 31 dicembre di ogni anno.
Le registrazioni di protocollo effettuate sul registro di emergenza sono identiche a quelle eseguite su registro di protocollo generale. Il registro di emergenza si configura come un repertorio del protocollo generale.
Ad ogni registrazione recuperata dal registro di emergenza viene attribuito un nuovo numero di protocollo generale, continuando la numerazione del protocollo generale raggiunta al momento dell’interruzione del servizio.
A tale registrazione è associato anche il numero di protocollo e la data di registrazione riportati sul protocollo di emergenza. I documenti annotati nel registro di emergenza e trasferiti nel protocollo generale recano, pertanto, due numeri: quello del protocollo di emergenza e quello del protocollo generale. La data in cui è stata effettuata la protocollazione sul registro di emergenza è quella a cui si fa riferimento per la decorrenza dei termini del procedimento amministrativo. In tal modo è assicurata la corretta sequenza dei documenti che fanno parte di un determinato procedimento amministrativo
12.2 Modalità di apertura del registro di emergenza
Il RSP assicura che, ogni qualvolta per cause tecniche non è possibile utilizzare la procedura informatica, le operazioni di protocollo sono svolte sul registro di emergenza informatico, su postazioni di lavoro operanti fuori linea. Prima di autorizzare l’avvio dell’attività di protocollo sul registro di emergenza, il RSP imposta e verifica la correttezza della data e dell’ora relativa al registro di emergenza su cui occorre operare.
Sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l’ora di inizio dell’interruzione del funzionamento del protocollo generale.
Qualora l’impossibilità di utilizzare la procedura informatica si prolunghi oltre le ventiquattro ore, per cause di eccezionale gravità, il responsabile per la tenuta del protocollo autorizza l’uso del registro di emergenza per periodi successivi di norma di non più di una settimana.
12.3 Modalità di utilizzo del registro di emergenza
Per ogni giornata di registrazione di emergenza è riportato sul relativo registro il numero totale di operazioni registrate. La sequenza numerica utilizzata su un registro di emergenza, anche a seguito di successive interruzioni, garantisce comunque l’identificazione univoca dei documenti registrati nell’ambito del sistema documentario dell’AOO. Il formato delle registrazioni di protocollo, ovvero i campi obbligatori delle registrazioni, sono quelli stessi previsti dal protocollo generale.
Durante il periodo di interruzione del servizio di protocollo informatico generale, il responsabile del sistema informatico (o persona da lui delegata) provvede a tener informato il RSP sui tempi di ripristino del servizio
12.4 Modalità di chiusura e recupero del registro di emergenza
È compito del RSP verificare la chiusura del registro di emergenza. È compito del RSP, o suo delegato, riportare dal registro di emergenza al sistema di protocollo generale (PdP) le protocollazioni relative ai documenti protocollati manualmente, entro di norma cinque giorni dal ripristino delle funzionalità del sistema.
Al fine di ridurre la probabilità di commettere errori in fase di trascrizione dei dati riportati dal registro di emergenza (postazione di lavoro stand alone) a quello del protocollo generale e di evitare la duplicazione di attività di inserimento, le informazioni relative ai documenti protocollati in emergenza su una o più postazioni di lavoro dedicate della AOO, sono inserite nel sistema informatico di protocollo generale, utilizzando un’apposita funzione di recupero dei dati).
Una volta ripristinata la piena funzionalità del PdP, il RSP provvede alla chiusura del registro di emergenza annotando, sullo stesso il numero delle registrazioni effettuate e la data e ora di chiusura.
13. GESTIONE DEI PROCEDIMENTI AMMINISTRATIVI
Quanto di seguito riportato in termini di base informativa dei procedimenti amministrativi dell’amministrazione/ costituisce il riferimento per qualsiasi successivo impiego delle tecnologie informatiche di gestione dei flussi documentali (work flow).
13.1 Matrice delle correlazioni
I procedimenti amministrativi sono descritti nell'allegato 16, di cui il RSP cura l’aggiornamento, estemporaneo o periodico.
I procedimenti amministrativi costituiscono i processi attraverso i quali si esplica l’attività istituzionale del Comune di Oderzo
All’interno del catalogo i procedimenti sono individuati mediante la definizione dei riferimenti riportati al successivo paragrafo 14.2. La definizione del singolo procedimento amministrativo rappresenta il modello astratto di riferimento per lo svolgimento dell’attività amministrativa.
Il risultato concreto di questa attività sono i documenti opportunamente aggregati in fascicoli, ognuno dei quali è relativo a un singolo affare.
L’individuazione del RPA e del responsabile dell’adozione del provvedimento finale è effettuata sulla base delle competenze assegnate a ciascuna figura interna agli UOR/UU.
13.2 Catalogo dei procedimenti amministrativi
La gestione delle attività e dei procedimenti amministrativi, il loro iter, l’individuazione del responsabile del provvedimento finale e i termini entro i quali il procedimento deve essere concluso sono definiti così come previsto da norme di rango legislativo, regolamentare nonché dal regolamento interno emanato dall’amministrazione. A tal fine il Comune di Oderzo per favorire la trasparenza dell’azione amministrativa, per semplificare i procedimenti e per schematizzare le descrizioni, costituisce una base informativa dei procedimenti amministrativi registrando, per ciascuno di essi, almeno, le seguenti informazioni:
• la denominazione del procedimento;
• i riferimenti normativi;
• il tempo massimo di definizione del procedimento;
• l'UOR/UU competente;
• l'organo competente all'adozione del provvedimento finale.
13.3 Avvio dei procedimenti e gestione degli stati di avanzamento
Mediante l’assegnazione dei fascicoli agli UOR/UU di volta in volta competenti, le UOP o i RPA provvedono a dare avvio ai relativi procedimenti amministrativi selezionandoli dalla base informativa di cui al paragrafo precedente. La registrazione degli stati di avanzamento dei procedimenti amministrativi sulla base informativa sopra richiamata può avvenire in modalità manuale o automatica.
Nel primo caso, gli stati di avanzamento sono aggiornati dal RPA.
14. APPROVAZIONE E AGGIORNAMENTO DEL MANUALE, NORME TRANSITORIE E FINALI
14.1 Modalità di approvazione e aggiornamento del manuale
L’amministrazione adotta il presente “Manuale di gestione” su proposta del responsabile del servizio di protocollo informatico (RSP). Il presente Manuale potrà essere aggiornato a seguito di:
• normativa sopravvenuta;
• introduzione di nuove pratiche tendenti a migliorare l’azione amministrativa in termini di efficacia, efficienza e trasparenza;
• inadeguatezza delle procedure rilevate nello svolgimento delle attività correnti;
• modifiche apportate negli allegati dal RSP.
14.2 Regolamenti abrogati
Con l’entrata in vigore del presente Manuale sono annullati tutti i regolamenti del Comune di Oderzo nelle parti contrastanti con lo stesso.
14.3 Pubblicità del presente manuale
Il presente Manuale17 è reso disponibile alla consultazione del pubblico che ne può prendere visione in qualsiasi momento.
Inoltre copia del presente Manuale è:
• messa a disposizione del personale tramite invio nominativo per posta elettronica (ai dipendenti che ne hanno disponibilità) e affissione nelle bacheche del personale;
• inviata, per opportuna conoscenza, al CNIPA;
• pubblicata sul sito internet del Comune di Oderzo.
14.4 Operatività del presente manuale
Il presente Manuale viene applicato a far data dall'eseguibilità e/o esecutività della delibera di Giunta Comunale che lo approva.
17a norma dell’art. 22 della legge 7 agosto 1900, n. 241,
ALLEGATI
ALLEGATO 1 - DEFINIZIONI
AMMINISTRAZIONI CERTIFICANTI | Le amministrazioni e i gestori di pubblici servizi che detengono nei propri archivi le informazioni e i dati contenuti nelle dichiarazioni sostitutive, o richiesti direttamente dalle amministrazioni procedenti (art. 1, comma 1 lett. p) del DPR n. 445/2000) |
AMMINISTRAZIONI PROCEDENTI | Le amministrazioni e, nei rapporti con l’utenza, i gestori di pubblici servizi che ricevono le dichiarazioni sostitutive ovvero provvedono agli accertamenti d’ufficio (art. 1, comma 1 lett. o) del DPR n. 445/2000) |
AMMINISTRAZIONI PUBBLICHE | Quelle indicate nell’art. 1, comma 2 del D. Lgs. 30 marzo 2001, n. 165 |
AMMINISTRAZIONI PUBBLICHE CENTRALI | Le amministrazioni dello Stato, ivi compresi gli istituti e scuole di ogni ordine e grado e le istituzioni educative, le aziende ed amministrazioni dello Stato ad ordinamento autonomo, le istituzioni universitarie, gli enti pubblici non economici nazionali, l’Agenzia per la rappresentanza negoziale delle pubbliche amministrazioni (ARAN), le agenzie di cui al decreto legislativo 30 luglio 1999, n. 300 (art. 1, comma 1 lett. z) del D. Lgs. n. 82/2005) |
ARCHIVIO | L’archivio è la raccolta ordinata degli atti spediti, inviati o comunque formati dall’Amministrazione nell’esercizio delle funzioni attribuite per legge o regolamento, per il conseguimento dei propri fini istituzionali. Gli atti formati e/o ricevuti dall’Amministrazione sono collegati tra loro in un rapporto di interdipendenza, determinato dal procedimento o dall’affare al quale si riferiscono. Essi sono ordinati e conservati in modo coerente e accessibile alla consultazione; l’uso degli atti può essere amministrativo, legale o storico. L’archivio è unico, anche se, convenzionalmente, per motivi organizzativi, tecnici, funzionali e di responsabilità, esso viene diviso in tre sezioni: corrente, di deposito e storico; |
ARCHIVIO CORRENTE | E’ costituito dal complesso dei documenti relativi ad affari e procedimenti amministrativi in corso di istruttoria e di trattazione o comunque verso i quali sussista un interesse attuale; |
ARCHIVIO DI DEPOSITO | E’ costituito dal complesso dei documenti relativi ad affari e a procedimenti amministrativi conclusi, per i quali non risulta più necessaria una trattazione per il corrente svolgimento del procedimento amministrativo o comunque verso i quali sussista un interesse sporadico; |
ARCHIVIO STORICO | E’ costituito da complessi di documenti relativi ad affari e procedimenti amministrativi conclusi da oltre 40 anni e destinati, previa effettuazione delle operazioni di scarto, alla conservazione perenne; |
ARCHIVIAZIONE ELETTRONICA | Processo di memorizzazione, su un qualsiasi idoneo supporto, di documenti informatici, anche sottoscritti, univocamente identificati mediante un codice di riferimento, antecedente all’eventuale processo di conservazione (art. 1 della Deliberazione CNIPA 19 febbraio 2004, n. 11); |
ASSEGNAZIONE | L’operazione dell’individuazione dell’Ufficio Utente (UU) competente per la trattazione del procedimento amministrativo o affare, cui i documenti si riferiscono; |
AUTENTICAZIONE DI SOTTOSCRIZIONE | L’attestazione, da parte di un pubblico ufficiale, che la sottoscrizione è stata apposta in sua presenza, previo accertamento dell’identità |
della persona che sottoscrive (art. 1, comma 1, lett. i) del DPR n. 445/2000); | |
AUTENTICAZIONE INFORMATICA | La validazione dell’insieme dei dati attribuiti in modo esclusivo ed univoco ad un soggetto, che ne distinguono l’identità nei sistemi informativi, effettuata attraverso opportune tecnologie al fine di garantire la sicurezza dell’accesso (art. 1, comma 1, lett. b) del D. Lgs. n. 82/2005); |
BANCA DI DATI | Qualsiasi complesso organizzato di dati personali, ripartito in una o più unità dislocate in uno o più siti (art. 4, comma 1, lett. o) del D. Lgs. n. 196/2003); |
BLOCCO | La conservazione di dati personali con sospensione temporanea di ogni altra operazione del trattamento; (art. 4, comma 1, lett. d) del D. Lgs. n. 196/2003); |
CARTA NAZIONALE DEI SERVIZI | Il documento rilasciato su supporto informatico per consentire l’accesso per via telematica ai servizi erogati dalle pubbliche amministrazioni (art. 1 del D. Lgs. n. 82/2005); |
CARTA D’IDENTITA’ ELETTRONICA | Il documento d’identità munito di fotografia del titolare rilasciato su supporto informatico dalle amministrazioni comunali con la prevalente finalità di dimostrare l’identità anagrafica del suo titolare (art. 1, comma 1, lett. c) del D. Lgs. n. 82/2005); |
CASELLA DI POSTA ELETTRONICA ISTITUZIONALE | La casella di posta elettronica istituita da una AOO, attraverso la quale vengono ricevuti i messaggi da protocollare (ai sensi del DPCM 31.10.2000, articolo 15, comma 3) – (art. 1 dell’allegato A della circolare AIPA 7 maggio 2001, n. 28); |
CERTIFICATI ELETTRONICI | Gli attestati elettronici che collegano i dati utilizzati per verificare le firme elettroniche ai titolari e confermano l’identità dei titolari stessi (art. 1, comma 1, lett. e) del D. Lgs. n. 82/2005); |
CERTIFICATO QUALIFICATO | Il certificato elettronico conforme ai requisiti di cui all’allegato I della direttiva 1999/93/CE, rilasciato da certificatori che rispondono ai requisiti di cui all’allegato II della medesima direttiva (art. 1, comma 1, lett. f) del D. Lgs. n. 82/2005); |
CERTIFICATO | Il documento rilasciato da una amministrazione pubblica avente funzione di ricognizione, riproduzione o partecipazione a terzi di stati, qualità personali e fatti contenuti in albi, elenchi o registri pubblici o comunque accertati da soggetti titolari di funzioni pubbliche (art. 1, comma 1, lett. f) del D.P.R. n. 445/2000); |
CERTIFICATORE | Il soggetto che presta servizi di certificazione delle firme elettroniche o che fornisce altri servizi connessi con queste ultime (art. 1, comma 1, lett. g) del D. Lgs. n. 82/2005); |
CLASSIFICAZIONE | L’operazione che consente di organizzare i documenti in relazione alle funzioni e alle modalità operative dell’Amministrazione; |
COMUNICAZIONE | Il dare conoscenza dei dati personali a uno o più soggetti determinati diversi dall’interessato, dal rappresentante del titolare nel territorio dello Stato, dal responsabile e dagli incaricati, in qualunque forma, anche mediante la loro messa a disposizione o consultazione (art. 4, comma 1, lett. l) del D. Lgs. n. 196/2003); |
CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA | Processo effettuato con le modalità di cui agli articoli 3 e 4 della deliberazione CNIPA 19 febbraio 2004, n. 11; |
CREDENZIALI DI AUTENTICAZIONE | I dati ed i dispositivi, in possesso di una persona, da questa conosciuti o ad essa univocamente correlati, utilizzati per l’autenticazione informatica (art. 4, comma 3, lett. d) del D. Lgs. n. 196/2003); |
DATI GIUDIZIARI | I dati personali idonei a rivelare provvedimenti di cui all’articolo 3, comma 1, lettere da a) ad o) e da r) ad u), del X.X.X. 00 xxxxxxxx 0000, x. 000, xx xxxxxxx di casellario giudiziale, di anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato e dei relativi carichi pendenti, o la qualità di imputato o di indagato ai sensi degli articoli 60 e 61 del codice di procedura penale (art. 4, comma 1, lett. e) del D. Lgs. n. 196/2003); |
DATI IDENTIFICATIVI | I dati personali che permettono l’identificazione diretta dell’interessato (art. 4, comma 1, lett. c) del D. Lgs. n. 196/2003); |
DATI SENSIBILI | I dati personali idonei a rivelare l’origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l’adesione a partiti, sindacati, associazioni o organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale (art. 4, comma 1, lett. ddd) del D. Lgs. n. 196/2003); |
DATO ANONIMO | Il dato che in origine, o a seguito di trattamento, non può essere associato ad un interessato identificato o identificabile (art. 4, comma 1, lett. n) del D. Lgs. n. 196/2003); |
DATO PERSONALE | Qualunque informazione relativa a persona fisica, persona giuridica, ente o associazione, identificati o identificabili, anche indirettamente, mediante riferimento a qualsiasi altra informazione, ivi compreso un numero di identificazione personale (art. 4, comma 1, lett. b) del D. Lgs. n. 196/2003); |
DATO PUBBLICO | Il dato conoscibile da chiunque (art. 1, comma 1, lett. n. del D. Lgs. n. 82/2005); |
DATO A CONOSCIBILITA’ LIMITATA | Il dato la cui conoscibilità è riservata per legge o regolamento a specifici soggetti o categorie di soggetti (art. 1, comma 1, lett. l) del D. Lgs. n. 82/2005); |
DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA DI ATTO DI NOTORIETA’ | Il documento sottoscritto dall’interessato, concernente stati, qualità personali e fatti che siano a diretta conoscenza di questi , resa nelle forme previste dall’art. 1, comma 1 lett. h) del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445; |
DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA DI DICHIARAZIONE | Il documento sottoscritto dall’interessato, prodotto in sostituzione del certificato (art. 1, comma 1, lett. g) del D.P.R. n. 445/2000); |
DIFFUSIONE | Il dare conoscenza dei dati personali a soggetti indeterminati, in qualunque forma, anche mediante la loro messa a disposizione o consultazione (art. 4 del D. Lgs. n. 196/2003); |
DOCUMENTO | Rappresentazione informatica o in formato analogico di atti, fatti e dati intelligibili direttamente o attraverso un processo di elaborazione elettronica (art. 1, comma 1, lett. a) della Deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004, n. 11); |
DOCUMENTO AMMINISTRATIVO | Ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell’attività amministrativa (art. 1, comma 1, lett. a) del D.P.R. n. 445/2000); |
DOCUMENTO ANALOGICO | Documento formato utilizzato una grandezza fisica che assume valori continui, come le tracce su carta (esempio: documenti cartacei), come le immagini su film (esempio: pellicole mediche, microfiches, microfilm), come le magnetizzazioni su nastro (esempio: cassette e nastri magnetici audio e video). Si distingue in documento originale e copia (art. 1, comma 1, lett. b) della Deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004, n. 11); |
DOCUMENTO ANALOGICO ORIGINALE | Documento analogico che può essere unico oppure non unico se, in questo secondo caso, sia possibile risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi (art. 1 della Deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004, n. 11); |
DOCUMENTO ARCHIVIATO | Documento informatico, anche sottoscritto, sottoposto al processo di archiviazione elettronica (art. 1, comma 1, lett. h) della Deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004, n. 11); |
DOCUMENTO CONSERVATO | Documento sottoposto al processo di conservazione sostitutiva (art. 1 della Deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004, n. 11); |
DOCUMENTO DI RICONOSCIMENTO | Ogni documento munito di fotografia del titolare e rilasciato, su supporto cartaceo, magnetico o informatico, da una pubblica amministrazione italiana o di altri Stati, che consentano l’identificazione personale del titolare (art. 1, comma 1, lett. c) del D.P.R. n. 445/2000); |
DOCUMENTO D’IDENTITA’ | La carta d’identità ed ogni altro documento munito di fotografia del titolare e rilasciato, su supporto cartaceo, magnetico o informatico, da una pubblica amministrazione competente dello Stato italiano o di altri Stati, con la finalità prevalente di dimostrare l’identità personale del suo titolare (art. 1, comma 1, lett. d) del D.P.R. n. 445/2000); |
DOCUMENTO D’IDENTITA’ ELETTRONICO | Il documento analogo alla carta d’identità elettronica rilasciato dal comune fino al compimento del quindicesimo anno d’età (art. 1, comma 1, lett. e) del D.P.R. n. 445/2000); |
ESIBIZIONE | Operazione che consente di visualizzare un documento conservato e di ottenerne copia (art. 1, comma 1, lett. n) della Deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004, n. 11); |
EVIDENZA INFORMATICA | Una sequenza di simboli binari (bit) che può essere elaborata da una procedura informatica (art. 1, comma 1, lett. f) del D.P.C.M. 13 gennaio 2004); |
FASCICOLAZIONE | L’operazione di riconduzione dei singoli documenti classificati in tanti fascicoli corrispondenti ad altrettanti affari o procedimenti amministrativi; |
FASCICOLO | Insieme ordinato di documenti, che può fare riferimento ad uno stesso affare/procedimento, o ad una stessa materia, o ad una stessa tipologia documentaria, che si forma nel corso delle attività amministrative del soggetto produttore, allo scopo di riunire, a fini decisionali o informativi, tutti i documenti utili allo svolgimento di tali attività. Nel fascicolo possono trovarsi inseriti documenti diversificati per formati, natura, contenuto giuridico, ecc., anche se non è infrequente la creazione di fascicoli formati da insieme di documenti della stessa tipologia e forma raggruppati in base a criteri di natura diversa (cronologici, geografici, ecc); |
FIRMA DIGITALE | Un particolare tipo di firma elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici (art. 1, comma 1, lett. s) del D. Lgs. n. 82/2005); |
FIRMA ELETTRONICA | L’insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come |
metodo di autenticazione informatica (art. 1, comma 1, lett. q) del D. Lgs. n. 82/2005); | |
FIRMA ELETTRONICA QUALIFICATA | La firma elettronica ottenuta attraverso una procedura informatica che garantisce la connessione univoca al firmatario e la sua univoca autenticazione informatica, creata con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo e collegata ai dati ai quali si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati, che sia basata su un certificato qualificato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma quale l’apparato strumentale usato per la creazione della firma elettronica (art. 1, comma 1, lett. r) del D. Lgs. n. 82/2005); |
FORMAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI | Il processo di generazione del documento informatico al fine di rappresentare atti, fatti e dati riferibili con certezza al soggetto e all’amministrazione che lo hanno prodotto o ricevuto. Esso reca la firma digitale, quando prescritta, ed è sottoposto alla registrazione del protocollo o ad altre forme di registrazione previste dalla vigente normativa (art. 1 della Deliberazione AIPA del 23 novembre 2000, n. 51); |
FUNZIONE DI HASH | Una funzione matematica che genera, a partire da una generica sequenza di simboli binari (bit) una impronta in modo tale che risulti di fatto impossibile, a partire da questa, determinare una sequenza di simboli binari (bit) per le quali la funzione generi impronte uguali (art. 1, comma 1, lett. e) del D.P.C.M. 13 gennaio 2004); |
GARANTE (della Privacy) | L’autorità di cui all’articolo 153 del D. Lgs. 30 giugno 2003, n. 196, istituita dalla legge 31 dicembre 1996, n. 675 (art. 4, comma 1, lett. q) del D. Lgs. n. 196/2003); |
GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI | L’insieme delle attività finalizzate alla registrazione e segnatura di protocollo, nonché alla classificazione, organizzazione, assegnazione, reperimento e conservazione dei documenti amministrativi, nell’ambito del sistema di classificazione d’archivio adottato, effettuate mediante sistemi informatici (art. 1, comma 1, lett. l) del D. Lgs. n. 82/2005); |
INCARICATI DEL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI | Le persone fisiche autorizzate a compiere operazioni di trattamento di dati personali dal titolare o dal responsabile; |
INSERTO | E’ un sottoinsieme omogeneo del sottofascicolo che può essere costituito a seguito di esigenze operative dell’Amministrazione; |
LEGALIZZAZIONE DI FIRMA | L’attestazione ufficiale della legale qualità di chi ha apposto la propria firma sopra atti, certificati, copie ed estratti, nonché dell’autenticità della firma stessa (art. 1, comma 1, lett. l) del D.P.R. n. 445/2000); |
LEGALIZZAZIONE DI FOTOGRAFIA | L’attestazione, da parte di una pubblica amministrazione competente, che un’immagine fotografica corrisponde alla persona dell’interessato (art. 1, comma 1, lett. n) del D.P.R. n. 445/2000); |
MASSIMARIO DI SELEZIONE E SCARTO DEI DOCUMENTI/PIANO DI CONSERVAZIONE | Il massimario di selezione e scarto è lo strumento che consente di effettuare razionalmente lo scarto archivistico dei documenti prodotti e ricevuti dalle pubbliche amministrazioni. Il massimario riproduce l’elenco delle partizione e sottoripartizioni del titolario e indica quali documenti debbano essere conservati permanentemente (e quindi versati dopo quaranta anni nella sezione storica dell’archivio) e quali, invece, possono essere destinati al macero dopo cinque, dieci, quindici, venti anni, ecc. o secondo le esigenze dell’Amministrazione. Ne consegue il Piano di Conservazione periodica o permanente dei |
documenti, nel rispetto delle vigenti disposizioni in materia di tutela dei beni culturali; | |
MEMORIZZAZIONE | Processo di trasposizione su un qualsiasi idoneo supporto, attraverso un processo di elaborazione, di documenti analogici o informatici, anche sottoscritti ai sensi dell’articolo 10, commi 2 e 3, del D.P.R. n. 445/2000 così come modificato dall’articolo 6 del D. Lgs. 23 gennaio 2002, n. 10 (art. 1 comma 1, lett. f) della Deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004, n. 11); |
MISURE MINIME DI SICUREZZA | Il complesso delle misure tecniche, informatiche, organizzative, logistiche e procedurali di sicurezza che configurano il livello minimo di protezione richiesto in relazione ai rischi previsti nell’articolo 31 del D. Lgs. 30 giugno 2003, n. 196 (art. 4, comma 3, lett. a) del D. Lgs. n. 196/2003); |
PAROLA CHIAVE | Componente di una credenziale di autenticazione associata ad una persona ed a questa nota, costituita da una sequenza di caratteri e altri dati in forma elettronica (art. 4, comma 3, lett. e) del D. Lgs. n. 196/2003); |
ORIGINALI NON UNICI | I documenti per i quali sia possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi (art. 1, comma 1, lett. v) del D. Lgs. n. 82/2005); |
PROFILO DI AUTORIZZAZIONE | L’insieme delle informazioni, univocamente associate ad una persona che consente di individuare a quali dati essa può accedere, nonché i trattamenti ed essa consentiti (art. 4, comma 3, lett. f) del D. Lgs. n. 196/2003); |
PUBBLICO UFFICIALE | Il notaio, salvo quanto previsto dall’art. 5 , comma 4, della presente deliberazione e nei casi per i quali possono essere chiamate in causa le altre figure previste dall’art. 18, comma 2, del D.P.R. n. 445/2000 (art. 1, lett. q) della Deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004, n. 11); |
RESPONSABILE DEL TRATTAMENTO DI DATI PERSONALI | La persona fisica, la persona giuridica, la pubblica amministrazione e qualsiasi altro ente, associazione od organismo preposti dal titolare al trattamento di dati personali (art. 4, comma 1, lett. g) del D. Lgs. n. 196/2003); |
RIFERIMENTO TEMPORALE | Informazione, contenente la data e l’ora, che viene associata ad uno o più documenti informatici (art. 1, comma 1, lett. g) del D.P.C.M. 13 gennaio 2004) o ad un messaggio di posta elettronica certificata (art. 1, comma 1, lett. i) del D.P.R. n. 68/2005); |
RIVERSAMENTO DIRETTO | Processo che trasferisce uno o più documenti conservati da un supporto ottico di memorizzazione ad un altro, non alterando la loro rappresentazione informatica (art. 1. comma 1, lett. n) della Deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004, n. 11); |
RIVERSAMENTO SOSTITUTIVO | Processo che trasferisce uno o più documenti conservati da un supporto ottico di memorizzazione ad un altro, modificando la loro rappresentazione informatica (art. 1, comma 1, lett. o) della Deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004, n. 11); |
SEGNATURA INFORMATICA | L’insieme delle informazioni archivistiche di protocollo, codificate in formato XML, ed incluse in un messaggio protocollato, come previsto dall’art. 18, comma 1 del D.P.C.M. 31 ottobre 2000 (art. 1 dell’allegato A della Circolare AIPA del 7 maggio 2001, n. 28); |
SEGNATURA DI PROTOCOLLO | L’apposizione o l’associazione all’originale del documento, in forma permanente e non modificabile delle informazioni riguardanti il |
documento stesso (Glossario dell’IPA – Indice delle Pubbliche Amministrazioni); | |
SISTEMA DI CLASSIFICAZIONE | Lo strumento che permette di organizzare tutti i documenti secondo un ordinamento logico con riferimento alle funzioni e alle attività dell’amministrazione interessata (art. 2, comma 1, lett. h) del D.P.C.M. 31 ottobre 2000); |
SISTEMA DI AUTORIZZAZIONE | L’insieme degli strumenti e delle procedure che abilitano l’accesso ai dati e alle modalità di trattamento degli stessi, in funzione del profilo di autorizzazione del richiedente (art. 4, comma 3, lett. g) del D. Lgs. n. 196/2003); |
SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI | L’insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dalle amministrazioni per la gestione dei documenti (art. 1, comma 1, lett. r) del D.P.R. n. 445/2000). |
STRUMENTI ELETTRONICI | Gli elaboratori, i programmi per elaboratori e qualunque dispositivo elettronico o comunque automatizzato con cui si effettua il trattamento di dati. |
ALLEGATO 2 - NORMATIVA DI RIFERIMENTO
• Legge 7 agosto 1990, n. 241 - Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi. (G.U. del 18 agosto 1990, n. 192)
• DPR 27 giugno 1992, n. 352 - Regolamento per la disciplina delle modalità di esercizio e dei casi di esclusione del diritto di accesso ai documenti amministrativi, in attuazione dell’art. 24, comma 2, della Legge 7 agosto 1990, n. 241, recante nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi. (G.U. 29 luglio 1992, n. 177)
• XXX 00 xxxxxxxx 0000, x. 00 - Xxxxx xx xxxxxxx di sistemi informativi automatizzati delle amministrazioni pubbliche, a norma dell’art. 2, comma 1, lettera m), della legge 23 ottobre 0000, x. 000. (X.X. 10 febbraio 1993, n. 42)
• Legge 15 marzo 1997, n. 59 - Delega al Governo per il conferimento di funzioni e compiti alle regioni ed enti locali, per la riforma della pubblica amministrazione e per la semplificazione amministrativa.
• DPR 10 novembre 1997, n. 513 - Utilizzo della firma digitale nelle pubbliche amministrazioni”.
• DPCM 28 ottobre 1999 - Gestione informatica dei flussi documentali nelle pubbliche amministrazioni. (G.U. 11 dicembre 1999, n. 290)
• Decreto legislativo 29 ottobre 1999, n. 490 - Testo unico delle disposizioni legislative in materia di beni culturali e ambientali, a norma dell’articolo 1 della legge 8 ottobre 1997, n. 352. (G.U. 27 dicembre 1999, n. 302)
• DPCM 31 ottobre 2000 - Regole tecniche per il protocollo informatico; valido ai sensi dell’art. 78 del DPR 28 dicembre 0000, x. 000. (X.X. n. 272 del 21 novembre 2000)
• Deliberazione AIPA 23 novembre 2000, n. 51- Regole tecniche in materia di formazione e conservazione di documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi dell’art. 18, comma 3, del DPR 10 novembre 0000, x. 000. (X.X. 14 dicembre 2000, n. 291)
• DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa. (G.U. 20 febbraio 2001, n. 42)
• Circolare del 16 febbraio 2001, n. AIPA/CR/27 – “Art. 17 del DPR 10 novembre 1997,
• Decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165 - “Norme generali sull’ordinamento del lavoro alle dipendenze delle amministrazioni pubbliche”.
• Circolare AIPA 7 maggio 2001, n. AIPA/CR/28 - Articolo 18, comma 2, del DPCM 31 ottobre 2000 recante regole tecniche per il protocollo informatico di cui al DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - Standard, modalità di trasmissione, formato e definizioni dei tipi di informazioni minime ed accessorie comunemente scambiate tra le pubbliche amministrazioni e associate ai documenti protocollati. (G.U. 21 novembre 2000, n. 272)
• Circolare AIPA 21 giugno 2001, n. AIPA/CR/31 (Art. 7, comma 6, del DPCM 31 ottobre 2000 recante “Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al DPR 20 ottobre 1998, n. 428” - requisiti minimi di sicurezza dei sistemi operativi disponibili.)
• Direttiva del Ministro per la funzione pubblica del 13 dicembre 2001 - Formazione del personale. (G.U. del 31 gennaio 2002, n. 26)
• Direttiva 16 gennaio 2002, Dipartimento per l’innovazione e le tecnologie - Sicurezza informatica e delle telecomunicazioni nelle pubbliche amministrazioni statali.
• Decreto legislativo 23 gennaio 2002, n. 10 - Recepimento della direttiva 1999/93/CE sulla firma elettronica.
• Direttiva del Ministro per l’innovazione e le tecnologie, 9 dicembre 2002 -Trasparenza dell’azione amministrativa e gestione elettronica dei flussi documentali.
• Direttiva del Ministro per l’innovazione e le tecnologie, 20 dicembre 2002 - Linee guida in materia di digitalizzazione dell’amministrazione.
• Legge 27 dicembre 2002, n. 289 - Disposizioni per la formazione del bilancio annuale e pluriennale dello Stato.
• DPR 7 aprile 2003, n. 137 - Regolamento recante disposizioni di coordinamento in materia di firme elettroniche a norma dell’articolo 13 del decreto legislativo 23 gennaio 2002.
• Decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 -Codice in materia di protezione dei dati personali.
• Decreto Ministeriale 14 ottobre 2003 - Approvazione delle linee guida per l’adozione del protocollo informatico e per il trattamento informatico dei procedimenti amministrativi. (G.U. del 25 ottobre 2003, n. 249)
• Direttiva del Ministro per l’innovazione e le tecnologie 27 novembre 2003 Impiego della posta elettronica nelle pubbliche amministrazioni. (G.U. 12 gennaio 2004, n. 8)
• Direttiva 1999/93/CE del Parlamento europeo e del consiglio del 13 dicembre 2003.
• Direttiva 18 dicembre 2003 -Linee guida in materia di digitalizzazione dell’amministrazione per l’anno 2004. (G.U. 4 aprile 2004, n. 28)
• DPCM 13 gennaio 2004 - Regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici. (G.U. 27 aprile 2004, n. 98)
• Deliberazione CNIPA 19 febbraio 2004, n. 11 - Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali.
• Decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42 - Codice dei beni culturali e del paesaggio, ai sensi dell’art. 10 della legge 6 luglio 0000, x. 000. (X.X. 24 febbraio 2004, n. 28).
ALLEGATO 3 - AREE ORGANIZZATIVE OMOGENEE E MODELLO ORGANIZZATIVO
1 Modello organizzativo dell’amministrazione
Denominazione dell’Amministrazione | Comune di Oderzo |
Indirizzo completo della sede principale dell’Amministrazione a cui indirizzare l’eventuale corrispondenza convenzionale | Xxx Xxxxxxxxx, 00 00000 Xxxxxx (XX) |
Responsabile del Servizio di Protocollo informatico, gestione documentale e archivistica | Xxxxxxx Xxxxxxx |
Responsabile della conservazione delle copie di riserva del registro di protocollo informatico | Xxxx Xxxxxxxxx |
Responsabile del servizio Archivistico | Xxxxxxx Xxxxxxx |
Casella di posta elettronica certificata | |
Casella di posta elettronica istituzionale | |
Numero di telefono | 0422 - 8121 |
Numero di telefax | 0422 - 815208 |
Ufficio di protocollazione in entrata, assegnazione e smistamento della corrispondenza | Ufficio Protocollo |
Ufficio di protocollazione in uscita | Tutti gli uffici |
2 Elenco degli Uffici Organizzativi di riferimento
Ufficio Organizzativo di Riferimento - UOR - denominazione - | responsabile | sede | rif tel. |
Servizio Affari generali - Demografici - Cultura | Xxxxxxx Xxxxxxx | Xxx Garibaldi, 14 | 0422 - 812229 |
Servizio Economico - Finanziario | Xxxxxx Xxxxxx | Via Garibaldi, 14 | 0422 - 812215 |
Servizio sociale - Scuola - Tempo libero | Xxxxxxxx Xxxxxxxx | Via Garibaldi, 14 | 0422 - 812234 |
Polizia Locale | Xxxxxxxx Xxxxxxxx | Via Garibaldi, 14 | 0422 - 815154 |
Servizio Tecnico | Xxxxxxxxxx Xxxxxxxx | Xxx Xxxxxxxxx, 00 | 0422 - 812232 |
Gestione del Territorio e Urbanistica | Xxxxxx Xx Re | Via Garibaldi, 14 | 0422 - 812263 |
Tributi | Xxxxxxx Xxxxxxxxxxx | Xxx Xxxxxxxxx, 00 | 0422 - 812230 |
N.B. Nell'AOO "Comune di Oderzo", oltre alle UOR sopra indicate che costituiscono la struttura organizzativa in senso stretto, rientrano anche il Segretario generale e gli Amministratori (Sindaco, Assessori, Consiglieri comunali).
ALLEGATO 4 - DOMANDA DI ACCREDITAMENTO ALL'IPA
59/136
ALLEGATO 5 - ISTRUZIONE DI LAVORO: INSERIMENTO /AGGIORNAMENTO DELLE ANAGRAFICHE NELLA RUBRICA
Premessa
Scopo di questa istruzione di lavoro è dare indicazioni sull'inserimento di nuovi nominativi nella Rubrica delle applicazioni informatiche presenti nel Comune.
Privati
L'uso delle maiuscole e minuscole nella lingua italiana richiede che la prima lettera del nome e del cognome siano scritte in xxxxxxxxx, lasciando in minuscolo le altre.
Ad esempio, Xxxxxxx Xxxxxxx.
I termini comuni indicanti cariche professionali e istituzionali o dignità religiose o cariche militari iniziano in maiuscolo anche quando accompagnati dal termine che ne delimita le competenze.
Ad esempio: Cavaliere, Geometra, Avvocato......
Le normali abbreviazioni sono consentite: Es. Avv.
Aziende
E' preferibile utilizzare, in mancanza di differente indicazione (ad esempio l'uso dello standard Maiuscolo/minuscolo utilizzata dalle aziende nelle proprie comunicazioni ufficiali) la stessa sequenza logica: la prima lettera maiuscolo e tutto il resto minuscolo.
La tipologia di società (srl, snc, spa) – se viene scritta manualmente - viene riportata in minuscolo non puntato.
Enti (privati e pubblici)
Per gli enti (sia privati che pubblici) si utilizza la seguente regola: tutte le prime lettere delle denominazioni vanno in maiuscolo, tranne congiunzioni e preposizioni.
Vanno in maiuscolo anche le prime lettere dei termini che seguono un trattino “-“.
Ad esempio: Ministero del Tesoro; Università degli Studi – Dipartimento di biochimica.
La denominazione va riportata per esteso inserendo alla fine, se noto, l'acronimo (in maiuscolo non puntato) che lo caratterizza e lo individua nel linguaggio comune. Gli acronimi vengono tutti scritti in xxxxxxxxx non puntato dopo un trattino preceduto e seguito da uno spazio
Ad esempio: Istituto Nazionale per l'Assicurazione contro gli Infortuni sul Lavoro – INAIL.
La presenza di virgolette “” nella denominazione va adeguatamente riportata nell'anagrafica.
Nomi di municipalità, nomi geografici, entità geopolitiche
I termini comuni dei luoghi geografici vanno con l'iniziale maiuscola quando costituiscono parte integrante del nome geografico. In caso contrario, il nome comune andrà interamente in minuscolo.
Monte Bianco, Monte Rosa, Lago di Garda, Mar Nero, Isola d’Elba, sono esempi caratteristici.
Comuni e province
Si scrivono interponendo la preposizione “di“. Es: Comune di Milano
Entità geopolitiche
I nomi di entità geopolitiche hanno l’iniziale maiuscola, e se composti da più termini tutti i termini (anche quando siano aggettivi) incominciano in maiuscolo:
Es: Unione Europea, Stati Uniti d'America, Gran Bretagna..
Nomi di nominativi stranieri.
I nomi di enti, pubblici o privati, stranieri vanno scritti senza nessuna italianizzazione ma riportando nella lingua d'origine la denominazione, rispettando in questo caso la sequenza Maiuscola/minuscola riportata nella denominazione. Lo Stato è preferibile venga invece reso con il relativo nome italiano.
Indirizzo
I termini “Via, Piazza” ecc. si scrivono con l’iniziale in xxxxxxxxx, così come i nomi delle stesse. Es: Via Battisti, Piazza Castello.
Il numero civico si scrive senza premettere “n.” o “n°”, ma dopo il nome Via, mettere la virgola + il numero civico da solo. Es. Xxx Xxxxxxxx, 00.
Il nome del Comune si scrive solo con l’iniziale in maiuscolo.
La sigla della Provincia si scrive tutta in maiuscolo, le parentesi vengono inserite automaticamente dal programma dopo aver salvato l’anagrafica
Importante
Per facilitare la spedizione dei documenti prodotti, ricordarsi di completare la scheda anagrafica scrivendo - se noti - il numero di telefono, il numero fax (prefisso + numero telefonico, senza spazi – Es. 04228121) e la casella di posta elettronica, meglio se certificata.
GUIDA VELOCE
Tipologie | SI corretto | NO errato | NO errato | NO errato | ||||
Xxxxxxx | Xxxxxxx Xxxxx | XXXXXXX XXXXX | Xxxxxxx xxxxx | |||||
Avvocato Xxxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxx | avvocato ingegnere Xxxxxxx XXXXX | |||||||
Aziende /studi | Effe tre srl | EFFE TRE SRL | Effe tre s.r.l. | Effe Tre SRL | ||||
Studio commercialista Xxxxx Xxxxx | Comm. Xxxxx Xxxxx | Rag. Xxxxx Xxxxx -Commercialist a | ||||||
Studio tecnico Xxxxxxx Xxxxxx | X. Xxxxxx geometra | Geom. Xxxxxxx Xxxxxx | St. tecn. Xxxxxxx Xxxxxx | |||||
Studio | legale | Studio Legale dell’avv. | Studio legale | |||||
associato | – | Avv. | Pinco Pallino | Avv. Pinco | ||||
Pinco Pallino | Pallino | |||||||
Enti | (pubblici | e | Ministero | Ministero | ||||
privati) | dell'Istruzione, dell'Università e | Ministero dell'istruzione, | MIUR Ministero dell'istruzione, | dell'istruzione | ||||
della Ricerca - | dell'università e della | dell'università e | ||||||
MIUR | ricerca | della ricerca | ||||||
Università | degli | Università degli studi di | Università di | Un. | studi | di | ||
Studi di Palermo | Palermo | Palermo | Palermo | |||||
Ufficio Territoriale Governativo – UTG – Prefettura di Venezia | Prefettura di Venezia | Pref. di Venezia | UTG Venezia | |
N.B.: la denominazione sempre completa e per esteso ma con l’aggiunta dell’acronimo non puntato dopo un trattino preceduto e seguito da uno spazio | Istituto Nazionale per l'Assicurazione contro gli Infortuni sul Lavoro – INAIL | INAIL -Istituto Nazionale per l'Assicurazione contro gli Infortuni sul Lavoro | Istituto nazionale per l'assicurazion e contro gli infortuni sul lavoro – I.N.A.I.L. | Istituto Nazionale per l'Assicurazion e contro gli Infortuni sul Lavoro – INAIL. |
Associazione Nazionale Comuni Italiani Veneto – ANCI Veneto | ANCI Veneto | A.N.C.I. VENETO | Associazione nazionale comuni italiani - VENETO | |
United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization -UNESCO | Unesco | Organizzazione delle Nazioni Unite per l'Educazione, la Scienza e la Cultura -Unesco | ||
Associazione “Amici della musica” | “Amici della musica” | |||
Società “Xxxxx Xxxxxxxxx” | “Xxxxx Xxxxxxxxx” -Società | Xxxxx Xxxxxxxxx | Società Xxxxx Xxxxxxxxx | |
Enti conosciuti con una propria sigla | Centro Studi Investimenti Sociali - CENSIS | Censis | ||
Idem precedente | Istituto Nazionale della Previdenza Sociale - INPS | INPS – Ist. naz. previdenza sociale | ||
Nomi di municipalità, nomi geografici, entità geopolitiche | Comune di Milano | Comune Milano | Milano | Milano Comune |
Stati Uniti d'America | USA | Stati uniti d'America | ||
Provincia di Venezia – Settore servizi alle persone – Sezione istruzione | Comune di Venezia – Sett. Istr. | Com. Venezia – Sett. Serv. sez. istr. | ||
Banque européenne d’investissement | Banca europea d'investimento |
Persone fisiche (nell’esercizio delle proprie funzioni) N.B.: mittente | Università degli Studi di Palermo - Dipartimento di biochimica, biofisica e chimica delle macromolecole c.a. Direttore Xxxxxx Xxxxxxxxx | Direttore del Dipartimento di biochimica, biofisica e chimica delle macromolecole | Xxxxxx Xxxxxxxxx | |
Idem precedente | Università degli Studi di Palermo - c.a. Collaboratore del Rettore Xxxxxx Xxxxxxxxx | Xxxxxxxxx Xxxxxx – Collaboratore del Rettore | Xxxx. Xxxxxxxxx Xxxxxx | |
Persone fisiche (nell’esercizio delle proprie funzioni) N.B.: destinatario | Comune di Palermo c.a. Sindaco Di Piazza Giovanni | Al sindaco del Comune di Palermo | Al sindaco Xx Xxxxxx | |
Nomi di municipalità, stranieri, etc. | ||||
Nomi di municipalità | Comune di Palermo | Città di Palermo | ||
Nomi stranieri (geografici e di enti) | Universitat Aachen | Università degli Studi di Aquisgrana | ||
Lettere con più destinatari o più mittenti | ||||
Se più di tre destinatari | “A tutti i destinatari - Vedi elenco allegato | |||
Lettera indirizzata a più strutture | Università degli Studi di Palermo – A tutti i Dipartimenti | A tutti i dipartimenti dell’Università degli Studi di Palermo | ||
Idem precedente | Università degli Studi di Palermo – A tutti i Dipartimenti - Loro Direttori |
Enti collettivi | ||||
Ente con più sedi o sezioni | Associazione Nazionale Archivistica Italiana – ANAI – Sezione Friuli Venezia Giulia | Sezione Friuli Venezia Giulia dell’Associazione nazionale archivistica italiana | ||
Idem precedente | Ufficio Centrale per i Beni Archivistici – UCBA – Direttore Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxx | Xxxxx Xxxxxx Xxxxxxx, Direttore della Div. III dell’UCBA |
ALLEGATO 6 - ELENCO DELLE PERSONE TITOLARI DI FIRMA DIGITALE QUALIFICATA
(aggiornata in data 04/11/2010)
Cognome e nome | XXX | responsabile/addetto | abilitata dal |
Xxxxx Xxxxxxx | Xxxxxxxxxx generale | Segretario generale | 25/08/2010 |
Xxxxxx Xxxxxx | Xxxxxxxx Economico - Finanziario | Responsabile | 05/03/2008 |
Xxxxx Xxxxxxxx | Servizio Economico - Finanziario | Economo | 21/03/2006 |
Xxxxxxx Xxxxxxxx | Xxxxxxxx Economico - Finanziario | Contabilità | 21/03/2006 |
Xxxxxxxxx Xxxxxx | Xxxxxxxx Economico - Finanziario | Contabilità | 21/03/2006 |
Morellato Luana | Servizio Economico - Finanziario | Contabilità | 21/03/2006 |
Xxxxxxxxxx Xxxxxx | Xxxxxxxx Economico - Finanziario | Contabilità | 21/03/2006 |
Xxxxxx Xxxxxxxx | Servizio Economico - Finanziario | Personale | 21/03/2006 |
Xxxxxxxxxxx Xxxxxxx | Servizio Tributi | Responsabile | In attivazione |
Xxxxxxx Xxxxxxx | Xxxxxxxx Affari generali – Demografici - Cultura | Responsabile | In attivazione |
Xxxxxxxx Xxxxxxxx | Xxxxxxxx sociale – Scuola – Tempo libero | Responsabile | In attivazione |
Da Re Xxxxxx | Xxxxxxxx del territorio e Urbanistica | Responsabile | In attivazione |
Xxxxxxxx Xxxxxxxxxx | Xxxxxxxx Tecnico | Responsabile | In attivazione |
Xxxxxxxx Xxxxxxxx | Xxxxxxx Locale | Comandante | In attivazione |
Xxxxxx Xxxxxxx | Xxxxxxx Locale | Vice Comandante | In attivazione |
Xxxxx Xxxxxxx | Xxxxxxxx Affari generali – Demografici - Cultura | Demografici | In attivazione |
Xxx Xxxxxxx | Xxxxxxxx Affari generali – Demografici - Cultura | Segreteria | In attivazione |
Xxxxx Xxxxx | Xxxxxxxx Affari generali – Demografici - Cultura | Segreteria | In attivazione |
Xxxxxxxx Xxxxxx | Xxxxxxxx Affari generali – Demografici - Cultura | Contratti | In attivazione |
Xxxxxxxxx Xxxx | Xxxxxxxx Economico - Finanziario | CED | In attivazione |
Sforzin Flavia | Servizio Affari generali – Demografici - Cultura | Protocollo | In attivazione |
Xxxxx Xxxxxx | Xxxxxxxx Affari generali – Demografici - Cultura | Protocollo | In attivazione |
Dalla Libera Xxxxxx | Amministratore | Sindaco | In attivazione |
De Xxxx Xxxxx | Amministratore | Vice Sindaco | In attivazione |
ALLEGATO 7 - TIMBRO DI SEGNATURA
ALLEGATO 8 - MODELLO DI “CAMICIA” DEL FASCICOLO
ALLEGATO 9 - POLITICHE DI SICUREZZA
1 Politiche accettabili di uso del sistema informativo
1.1 Premessa
Sono di proprietà dell’Amministrazione i sistemi di accesso ad Internet, l’Intranet, la Extranet ed i sistemi correlati, includendo in ciò anche i sistemi di elaborazione, la rete e gli apparati di rete, il software applicativo, i sistemi operativi, i sistemi di memorizzazione/archiviazione delle informazioni, il servizio di posta elettronica, i sistemi di accesso e navigazione in Internet, etc. Questi sistemi e/o servizi devono essere usati nel corso delle normali attività di ufficio solo per scopi istituzionali e nell’interesse dell’Amministrazione e in rapporto con possibili interlocutori della medesima.
L’efficacia e l’efficienza della sicurezza è uno sforzo di squadra che coinvolge la partecipazione ed il supporto di tutto il personale (impiegati funzionari e dirigenti) dell’Amministrazione ed i loro interlocutori che vivono con l’informazione del sistema informativo. È responsabilità di tutti gli utilizzatori del sistema informatico conoscere queste linee guida e comportarsi in accordo con le medesime.
1.2 Scopo
Lo scopo di queste politiche è sottolineare l’uso accettabile del sistema informatico dell’Amministrazione. Le regole sono illustrate per proteggere gli impiegati e l’Amministrazione.
L’uso non appropriato delle risorse strumentali espone l’Amministrazione al rischio di non poter svolgere i compiti istituzionali assegnati, a seguito, ad esempio, di virus, della compromissione di componenti del sistema informatico, ovvero di eventi disastrosi.
1.3 Ambito di applicazione
Queste politiche si applicano a tutti gli impiegati dell’Amministrazione, al personale esterno (consulenti, personale a tempo determinato, ...) e agli impiegati delle aziende outsourcer (vedi DPS) includendo tutto il personale affiliato con terze parti.
Queste politiche si applicano a tutti gli apparati che sono di proprietà dell’Amministrazione o “affittate” da questa.
1.4 Politiche – Uso generale e proprietà
Gli utenti del sistema informativo dovrebbero essere consapevoli che i dati da loro creati sui sistemi dell’Amministrazione e comunque trattati, rimangono di proprietà della medesima.
Gli impiegati sono responsabili dell’uso corretto delle postazioni di lavoro assegnate e dei dati ivi conservati anche perché la gestione della rete (Intranet) non può garantire la confidenzialità dell’informazione memorizzata su ciascun componente ”personale” della rete dato che l’amministratore della rete ha solo il compito di fornire prestazioni elevate e un ragionevole livello di confidenzialità e integrità dei dati in transito.
Le singole aree o settori o Divisioni o Direzioni sono responsabili della creazione di linee guida per l’uso personale di Internet/Intranet/Extranet. In caso di assenza di tali politiche gli impiegati dovrebbero essere guidati dalle politiche generali dell’Amministrazione e in caso di incertezza, dovrebbero consultare il loro Dirigente.
Per garantire la manutenzione della sicurezza e della rete, soggetti autorizzati dall’Amministrazione (di norma amministratori di rete) possono monitorare gli apparati, i sistemi ed il traffico in rete in ogni momento.
Per i motivi di cui sopra l’Amministrazione si riserva il diritto di controllare la rete ed i sistemi per un determinato periodo per assicurare la conformità con queste politiche.
1.5 Politiche -Sicurezza e proprietà dell’informazione
Il personale dell’Amministrazione dovrebbe porre particolare attenzione in tutti i momenti in cui ha luogo un trattamento delle informazioni per prevenire accessi non autorizzati alle informazioni.
Mantenere le credenziali di accesso (normalmente UserID e password) in modo sicuro e non condividerle con nessuno. Gli utenti autorizzati ad utilizzare il sistema informativo sono responsabili dell’uso delle proprie credenziali, componente pubblica (UserID) e privata (password). Le password dovrebbero essere cambiate con il primo accesso al sistema informativo e successivamente, al minimo ogni sei mesi, ad eccezione di coloro che trattano dati personali sensibili o giudiziari per i quali il periodo si riduce a tre mesi.
Tutte le postazioni di lavoro (PC da tavolo e portatili) dovrebbero essere rese inaccessibili a terzi quando non utilizzate dai titolari per un periodo massimo di dieci minuti attraverso l’attivazione automatica del salva schermo protetto da password o la messa in stand-by con un comando specifico. E' in attivazione il time out.
Uso delle tecniche e della modalità di cifratura dei file coerentemente a quanto descritto in materia di confidenzialità dall’Amministrazione.
Poiché le informazioni archiviate nei PC portatili sono particolarmente vulnerabili su essi dovrebbero essere esercitate particolari attenzioni.
Tutti i PC, i server ed i sistemi di elaborazione in genere, che sono connessi in rete interna dell’Amministrazione (Intranet) e/o esterna (Internet/Extranet) di proprietà dell’Amministrazione o del personale, devono essere dotati di un sistema antivirus approvato dal responsabile della sicurezza dell’Amministrazione ed aggiornato.
Il personale deve usare la massima attenzione nell’apertura dei file allegati alla posta elettronica ricevuta da sconosciuti perché possono contenere virus, bombe logiche e cavalli di Troia.
Non permettete ai colleghi, né tanto meno ad esterni, di operare sulla vostra postazione di lavoro con le vostre credenziali. Sempre voi risultate autori di qualunque azione.
2 Politiche - antivirus
2.1 Premessa
I virus informatici costituiscono ancora oggi la causa principale di disservizio e di danno delle Amministrazioni. I danni causati dai virus all’Amministrazione, di tipo diretto o indiretto, tangibili o intangibili, secondo le ultime statistiche degli incidenti informatici, sono i più alti rispetto ai danni di ogni altra minaccia. I virus, come noto, riproducendosi autonomamente, possono generare altri messaggi contagiati capaci di infettare, contro la volontà del mittente, altri sistemi con conseguenze negative per il mittente in termini di criminalità informatica e tutela dei dati personali.
2.2 Scopo
Stabilire i requisiti che devono essere soddisfatti per collegare le risorse elaborative ad Internet/Intranet/Extranet dell’Amministrazione al fine di assicurare efficaci ed efficienti azioni preventive e consuntive contro i virus informatici.
2.3 Ambito di applicazione
Queste politiche riguardano tutte le apparecchiature di rete, di sistema ed utente (PC) collegate ad Internet/Intranet/Extranet. Tutto il personale dell’Amministrazione è tenuto a rispettare le politiche di seguito richiamate.
2.4 Politiche per le azioni preventive
Deve essere sempre attivo su ciascuna postazione di lavoro un prodotto antivirus aggiornabile da un sito disponibile sulla Intranet dell’Amministrazione.
Su ciascuna postazione deve essere sempre attiva la versione corrente e aggiornata con la più recente versione resa disponibile sul sito centralizzato.
Non aprire mai file o macro ricevuti con messaggi dal mittente sconosciuto, sospetto, ovvero palesemente non di fiducia. Cancellare immediatamente tali oggetti sia dalla posta che dal cestino.
Non aprire mai messaggi ricevuti in risposta a messaggi “probabilmente” mai inviati.
Cancellare immediatamente ogni messaggio che invita a continuare la catena di messaggi, o messaggi spazzatura.
Non scaricare mai messaggi da siti o sorgenti sospette.
Evitate lo scambio diretto ed il riuso di supporti rimovibili (floppy disk, CD, DVD, tape, pen drive, etc.) con accesso in lettura e scrittura a meno che non sia espressamente formulato in alcune procedure dell’amministrazione e, anche in questo caso, verificare prima la bontà del supporto con un antivirus.
Evitare l’uso di software gratuito (freeware o shareware) o documenti di testo prelevati da siti Internet o copiato dai CD/DVD in allegato a riviste.
Evitare l’utilizzo, non controllato, di uno stesso computer da parte di più persone. Evitare collegamenti diretti ad Internet via modem.
Non utilizzare il proprio supporto di archiviazione rimovibile su di un altro computer se non in condizione di protezione in scrittura.
Se si utilizza una postazione di lavoro che necessita di un “bootstrap” da supporti di archiviazione rimovibili, usare questo protetto in scrittura.
Non utilizzare i server di rete come stazioni di lavoro.
Non aggiungere mai dati o file ai supporti di archiviazione rimovibili contenenti programmi originali.
Effettuare una scansione della postazione di lavoro con l’antivirus prima di ricollegarla, per qualsiasi motivo (es, riparazione, prestito a colleghi o impiego esterno), alla Intranet dell’Organizzazione.
Di seguito vengono riportati ulteriori criteri da seguire per ridurre al minimo la possibilità di contrarre virus informatici e di prevenirne la diffusione, destinati a tutto il personale dell’Amministrazione ed, eventualmente, all’esterno.
Tutti gli incaricati del trattamento dei dati devono assicurarsi che i computer di soggetti terzi, esterni, qualora interagiscano con il sistema informatico dell’Amministrazione, siano dotati di adeguate misure di protezione antivirus.
Il personale delle ditte addette alla manutenzione dei supporti informatici deve usare solo supporti rimovibili preventivamente controllati e certificati singolarmente ogni volta.
Il software acquisito deve essere sempre controllato contro i virus e verificato perché sia di uso sicuro prima che sia installato.
È proibito l’uso di qualsiasi software diverso da quello fornito dall’Amministrazione.
In questo ambito, al fine di minimizzare i rischi di distruzione anche accidentale dei dati a causa dei virus informatici, il RSP stabilisce le protezioni software da adottare sulla base dell’evoluzione delle tecnologie disponibili sul mercato.
2.5 Politiche per le azioni consuntive
Nel caso in cui su una o più postazioni di lavoro dovesse verificarsi perdita di informazioni, integrità o confidenzialità delle stesse a causa di infezione o contagio da virus informatici, il titolare della postazione interessata deve immediatamente isolare il sistema e poi notificare l’evento al responsabile della sicurezza, o suo delegato, che deve procedere a:
• verificare se ci sono altri sistemi infettati con lo stesso Virus Informatico;
• verificare se il virus ha diffuso dati;
• identificare il virus;
• attivare l’antivirus adatto ad eliminare il virus rilevato e bonificare il sistema infetto;
• installare l’Antivirus adatto su tutti gli altri sistemi che ne sono sprovvisti;
• diffondere la notizia dell’evento, all’interno dell’Amministrazione, nelle forme opportune.
3 Politiche - uso non accettabile
3.1 Premessa
Le seguenti attività sono in generale proibite. Il personale può essere esentato da queste restrizioni in funzione del ruolo ricoperto all’interno dell’Amministrazione (ad esempio, nessuno può disconnettere e/o disabilitare le risorse ad eccezione degli amministratori di sistema o di rete).
In nessun caso o circostanza il personale è autorizzato a compiere attività illegali utilizzando le risorse di proprietà dell’Amministrazione.
L’elenco seguente non vuole essere una lista esaustiva, ma un tentativo di fornire una struttura di riferimento per identificare attività illecite o comunque non accettabili.
3.2 Attività di rete e di sistema
Le attività seguenti sono rigorosamente proibite senza nessuna eccezione.
• Violazioni dei diritti di proprietà intellettuale di persone o società, o diritti analoghi includendo, ma non limitando, l’installazione o la distribuzione di copie pirata o altri software prodotti che non sono espressamente licenziati per essere usati dall’Amministrazione.
• Copie non autorizzate di materiale protetto da copyright (diritto d’autore) includendo, ma non limitando, digitalizzazione e distribuzione di foto e immagini di riviste, libri, musica e ogni altro software tutelato per il quale l’Amministrazione o l’utente finale non ha una licenza attiva.
• È rigorosamente proibita l’esportazione di software, informazioni tecniche, tecnologia o software di cifratura, in violazione delle leggi nazionali ed internazionali.
• Introduzione di programmi maliziosi nella rete o nei sistemi dell’Amministrazione.
• Rivelazione delle credenziali personali ad altri o permettere ad altri l’uso delle credenziali personali, includendo in ciò i familiari o altri membri della famiglia quando il lavoro d’ufficio è fatto da casa o a casa.
• Usare un sistema dell’Amministrazione (PC o server) per acquisire o trasmettere materiale pedo- pornografico o che offende la morale o che è ostile alle leggi e regolamenti locali, nazionali o internazionali.
• Effettuare offerte fraudolente di prodotti, articoli o servizi originati da sistemi dell’Amministrazione con l’aggravante dell’uso di credenziali fornite dall’Amministrazione stessa.
• Effettuare affermazioni di garanzie, implicite o esplicite, a favore di terzi ad eccezione di quelle stabilite nell’ambito dei compiti assegnati.
• Realizzare brecce nelle difese periferiche della rete del sistema informativo dell’Amministrazione o distruzione della rete medesima, dove per brecce della sicurezza si intendono, in modo riduttivo:
• accessi illeciti ai dati per i quali non si è ricevuta regolare autorizzazione,
• attività di “sniffing”;
• disturbo della trasmissione;
• spoofing dei pacchetti;
• negazione del servizio;
• le modifiche delle mappe di instradamento dei pacchetti per scopi illeciti;
• attività di scansione delle porte o del sistema di sicurezza è espressamente proibito salvo deroghe specifiche.
• Eseguire qualsiasi forma di monitor di rete per intercettare i dati in transito.
• Aggirare il sistema di autenticazione o di sicurezza della rete, dei server e delle applicazioni.
• Interferire o negare l’accesso ai servizi di ogni altro utente abilitato.
• Usare o scrivere qualunque programma o comando o messaggio che possa interferire o con i servizi dell’Amministrazione o disabilitare sessioni di lavoro avviate da altri utenti di Internet/Intranet/Extranet.
• Fornire informazioni o liste di impiegati a terze parti esterne all’Amministrazione.
3.3 Attività di messaggistica e comunicazione
• Le attività seguenti sono rigorosamente proibite senza nessuna eccezione.
• Inviare messaggi di posta elettronica non sollecitati, includendo “messaggi spazzatura”, o altro materiale di avviso a persone che non hanno specificamente richiesto tale materiale (spamming).
• Ogni forma di molestia via e-mail o telefonica o con altri mezzi, linguaggio, durata, frequenza o dimensione del messaggio.
• Uso non autorizzato delle informazioni della testata delle e-mail,
• Sollecitare messaggi di risposta a ciascun messaggio inviato con l’intento di disturbare
• Uso di messaggi non sollecitati originati dalla Intranet per altri soggetti terzi per pubblicizzare servizi erogati dall’Amministrazione e fruibili via Intranet stessa.
• Invio di messaggi non legati alla missione dell’Amministrazione ad un grande numero di destinatari utenti di news group (news group spam).
4 Linee telefoniche commutate (analogiche e digitali)
4.1 Scopo
Di seguito vengono illustrate le linee guida per un uso corretto delle linee telefoniche commutate (analogiche convenzionali) e digitali (ISDN, ADSL).
Queste politiche coprono due diversi usi distinti: linee dedicate esclusivamente ai telefax e linee di collegamento alle risorse elaborative dell’Amministrazione.
4.2 Ambito di applicazione
1. Queste politiche sono relative solo a quelle linee che sono terminate all’interno della/e sede/i dell’Amministrazione. Sono pertanto escluse le eventuali linee collegate con le abitazioni degli impiegati che operano da casa e le linee usate per gestire situazioni di emergenza.
4.3 Politiche – Scenari di impatto sull’Amministrazione
Esistono due importanti scenari che caratterizzano un cattivo uso delle linee di comunicazione che tentiamo di tutelare attraverso queste politiche.
Il primo è quello di un attaccante esterno che chiama un gruppo di numeri telefonici nella speranza di accedere alle risorse elaborative che hanno un modem collegato. Se il modem è predisposto per la risposta automatica, allora ci sono buone probabilità di accesso illecito al sistema informativo attraverso un server non monitorato. In questo scenario, al minimo possono essere compromesse solo le informazioni contenute sul server.
Il secondo scenario è la minaccia di una persona esterna che può accedere fisicamente alle risorse dell’Amministrazione e utilizza illecitamente un PC da tavolo o portatile corredato di un modem connesso alla rete. In questo caso l’intruso potrebbe essere capace di connettersi, da un lato, alla rete sicura dell’Amministrazione attraverso la rete locale e, dall’altro, simultaneamente di collegarsi con il modem ad un sito esterno sconosciuto (ma precedentemente predisposto). Potenzialmente potrebbe essere possibile trafugare tutte le informazioni dell’Amministrazione, comprese quelle vitali.
4.4 Politiche – Telefax
1. Dovrebbero essere adottate le seguenti regole:
• le linee fax dovrebbero essere approvate solo per uso istituzionale;
• nessuna linea dei telefax dovrebbe essere usata per uso personale;
Le postazioni di lavoro che sono capaci di inviare e ricevere fax non devono essere utilizzate per svolgere questa funzione.
Eventuali deroghe a queste politiche possono essere valutate ed eventualmente concesse dal Responsabile della sicurezza caso per caso dopo una attenta valutazione delle necessità dell’Amministrazione rispetto ai livelli di sensitività dei dati.
4.5 Politiche – Collegamento di PC alle linee telefoniche analogiche
La politica generale è quella di non approvare i collegamenti diretti dei PC alle linee telefoniche commutate.
Le linee commutate rappresentano una significativa minaccia per l’Amministrazione di attacchi esterni. Le eccezioni alle precedenti politiche dovrebbero essere valutate caso per caso dal responsabile della sicurezza.
4.6 Politiche – Richiesta di linee telefoniche analogiche
Una volta approvata la richiesta individuale di linea commutata dal responsabile dell’incaricato all’uso della linea medesima, questa deve essere corredata dalle seguenti informazioni da indirizzare al responsabile della sicurezza di rete:
una chiara e dettagliata relazione che illustri la necessità di una linea commutata dedicata in alternativa alla disponibilità di rete sicura dell’Amministrazione;
lo scopo istituzionale per cui si rende necessaria la linea commutata;
il software e l’hardware che deve essere collegato alla linea e utilizzato dall’incaricato;
5 Politiche per l’inoltro automatico di messaggi di posta elettronica
5.1 Scopo
Lo scopo di queste politiche è prevenire rivelazioni non autorizzare o involontarie di informazioni confidenziali o sensitive dell’Amministrazione
5.2 Ambito di applicazione
Queste politiche riguardano l’inoltro automatico di messaggi e quindi la possibile trasmissione involontaria di informazioni confidenziali o sensitive a tutti gli impiegati o soggetti terzi.
5.3 Politiche
Gli impiegati devono esercitare estrema attenzione quando inviano qualsiasi messaggio all’esterno dell’Amministrazione. A meno che non siano espressamente approvati dal Dirigente responsabile i messaggi non devono essere automaticamente inoltrati all’esterno dell’Amministrazione.
Informazioni confidenziali o sensitive non devono essere trasmesse per posta elettronica a meno che, non siano espressamente ammesse e precedentemente cifrate in accordo con il destinatario.
6 Politiche per l’uso della posta istituzionale dell’amministrazione
6.1 Scopo
Evitare l’offuscamento dell’immagine dell’Amministrazione. Quando un messaggio di posta esce dall’Amministrazione il pubblico tenderà a vedere ed interpretare il messaggio come una affermazione ufficiale dell’Amministrazione.
6.2 Ambito di applicazione
La politica di seguito descritta intende illustrare l’uso appropriato della posta elettronica istituzionale in uscita che deve essere adottata da tutto il personale e dagli interlocutori dell’Amministrazione stessa.
6.3 Politiche – Usi proibiti
Il sistema di posta dell’Amministrazione non deve essere usato per la creazione o la distribuzione di ogni distruttivo od offensivo messaggio, includendo come offensivi i commenti su razza, genere, colore, disabilità, età, orientamenti sessuali, pornografia, opinioni e pratiche religiose o nazionalità. Gli impiegati che ricevono messaggi con questi contenuti da colleghi devono riportare questi eventi ai diretti superiori immediatamente.
6.4 Politiche – Uso personale
È considerato accettabile l’uso personale della posta istituzionale dell’Amministrazione a condizione che:
• i messaggi personali siano archiviati in cartelle separate da quelle di lavoro;
• non si avviino catene di lettere o messaggi scherzosi, di disturbo o di altro genere.
Il personale dell’Amministrazione, nel rispetto dei principi della privacy, non avrà controlli sui dati archiviati a titolo personale, ricevuti o trasmessi.
Per l'uso della posta elettronica ed Internet è stato emanato il provvedimento n. 204 del 5.9.2007 contenenti direttive al personale dipendente.
ALLEGATO 10 - SOTTOSCRIZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI FORMATI DAL COMUNE DI ODERZO
OCUMENTI INFORMATICI DA SOTTOSCRIVERE CON FIRMA DIGITALE
Tutti i documenti possono essere firmati con firma digitale
In linea di massima , a regime, i documenti sotto elencati saranno firmati in Comune di Oderzo con firma digitale
• Delibere (in attivazione)
• Determinazioni (in attivazione)
• Ordinanze (in attivazione)
• Altri provvedimenti (in attivazione)
• Mandati di pagamento
• Reversali
• Certificati al bilancio di previsione e consuntivo
• altri documenti su specifica richiesta.
ALLEGATO 11 - REGOLE DI RACCOLTA E CONSEGNA DELLA CORRISPONDENZA CONVENZIONALE AL SERVIZIO POSTALE
La corrispondenza viene quotidianamente raccolta dal servizio postale dal personale dell’Ufficio protocollo della UOP.
La corrispondenza da inviare - lettere ordinarie e raccomandate o assicurate,…- viene consegnata in busta chiusa al servizio postale pubblico entro la mattinata di ogni giorno.
Gli Uffici Utente devono far pervenire la posta in partenza all’Ufficio protocollo, in occasione dello smistamento della posta in entrata o comunque entro e non oltre le ore 10.00 di ogni giorno lavorativo.
Eventuali situazioni di urgenza saranno valutate dal RSP che potrà autorizzare, in via eccezionale, procedure diverse da quella standard descritta.
ALLEGATO 12 - ELENCO DEI DOCUMENTI ESCLUSI DALLA REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO
Sono escluse dalla protocollazione, ai sensi dell’art. 53. c. 5 del DPR n. 445/2000 le seguenti tipologie documentarie:
• Gazzette Ufficiali,
• Bollettini ufficiali e notiziari delle Pubbliche Amministrazioni,
• giornali,
• riviste,
• libri (a meno che non accompagnati da lettera di accompagnamento)
• materiali pubblicitari,
• note di ricezione
• circolari e altre disposizioni interne
• gli atti preparatori interni
• gli inviti a manifestazioni che non attivino procedimenti amministrativi
• e tutti i documenti già soggetti, direttamente o indirettamente, a registrazione particolare (es. fatture, vaglia, assegni, ordinanze, provvedimenti, contratti, deliberazioni, ecc.).
Inoltre sono esclusi dalla protocollazione tutti i documenti che, per loro natura, non rivestono alcuna rilevanza giuridico-amministrativa presente o futura. In particolare le seguenti categorie di documenti:
• Le comunicazioni d’occasione (condoglianze, auguri, congratulazioni, ringraziamenti, ecc.);
• Le richieste di ferie ed altri permessi;
• Le richieste di rimborso spese e missioni;
• La pubblicità conoscitiva di convegni;
• La pubblicità in generale;
• Le ricevute di ritorno delle raccomandate A.R.;
• Le convocazioni ad incontri o riunioni interne;
• I corsi di aggiornamento
• Le certificazioni anagrafiche rilasciate direttamente;
• Assicurazioni di avvenuta notifica via PEC;
• Estratti conto bancari e postali;
• Assegni e altri valori (senza lettera di accompagnamento).
ALLEGATO 13 - ELENCO DEI DOCUMENTI SOGGETTI A REGISTRAZIONE PARTICOLARE E RISERVATA
Per i procedimenti amministrativi o gli affari per i quali si renda necessaria la riservatezza delle informazioni o il differimento dei termini di accesso, è previsto all’interno dell’Amministrazione un registro di protocollo riservato, non disponibile alla consultazione dei soggetti non espressamente abilitati. Nel caso di riservatezza temporanea delle informazioni è necessario indicare, contestualmente alla registrazione di protocollo, anche l’anno, il mese ed il giorno nel quale le informazioni temporaneamente riservate divengono soggette all’accesso ordinariamente previsto.
Il PdP permette la registrazione “particolare”.
Elenco delle categorie di documenti soggetti alla protocollazione riservata:
• Documenti che contengano dati sensibili, cosiddetti supersensibili, giudiziari ai sensi del D. Lgs. 196/2003 (Codice della Privacy);
• Documenti dalla cui generale conoscibilità possa derivare pregiudizio a terzi o al buon andamento dell’attività amministrativa;
• Le tipologie di documenti sottratti all'accesso espressamente individuati da normative generali e/o specifiche;
• Documenti afferenti atti di Polizia Giudiziaria.
Elenco delle categorie di documenti soggetti a registrazione particolare18:
• Atti e contratti rogati o autenticati dal segretario comunale;
• Scritture private e convenzioni;
• Delibere e verbali delle adunanze del Consiglio comunale;
• Delibere e verbali delle adunanze della Giunta comunale;
• Delibere e verbali degli organi collegiali del Comune (es. Commissioni consiliari);
• Autorizzazioni commercio su aree pubbliche, medie e grandi strutture di vendita, mercatini/hobbysti;
• Autorizzazioni di polizia amministrativa (es. bar, sale giochi, spettacoli viaggianti, alberghi, ecc.);
• Autorizzazioni distributori carburanti stradali e ad uso privato;
• Autorizzazioni noleggio auto e autobus con conducente;
• Autorizzazioni sanitarie;
• Atti di stato civile;
• Carte d’identità;
• Certificati anagrafici;
• Domanda di iscrizione/cancellazione anagrafica redatti su modelli Istat APR4;
• Attestati di iscrizione anagrafica per cittadini comunitari;
• Attestati di soggiorno permanente per cittadini comunitari;
• Trasporti salma;
• Tessere elettorali;
• Rapporti incidenti;
• Verbali oggetti smarriti;
• Liquidazioni;
• Mandati di pagamento;
• Reversali;
18Se spediti vengono anche comunque protocollati con PdP
• Fatture, note di addebito e note di accredito (per le fatture in arrivo allo stato è in fase di attivazione la procedura di registrazione particolare);
• Determinazioni;
• Provvedimenti;
• Ordinanze;
• Permessi di costruire;
• Certificati di agibilità;
• Verbali di violazione Codice della Strada;
• Verbali di accertamento violazioni amministrative;
• Atti pubblicati all’Albo pretorio;
• Relazioni di notificazione;
• Dichiarazioni ICI redatte su stampati ministeriali.
ALLEGATO 14 - PIANO DI CONSERVAZIONE 19
Premessa
L’art. 68 del DPR 445/2000 prevede che ogni amministrazione debba dotarsi di un «piano di conservazione degli archivi, integrato con il sistema di classificazione, per la definizione dei criteri di organizzazione dell’archivio, di selezione periodica e di conservazione dei documenti».
Si evince anche dal dettato normativo che il piano di conservazione è strettamente connesso al Titolario di classificazione e da esso promana.
La normativa quindi, accogliendo le posizioni e le riflessioni dei teorici dell’archivistica, concepisce la selezione come operazione critica di vaglio della documentazione prodotta, funzionale a una migliore conservazione dell’archivio, motivata da esigenze di carattere intellettuale prima che pratico e dalla inutilità di conservare l’intera mole della documentazione prodotta da un ente.
La selezione non deve però intaccare l’unitarietà e la complessità dell’archivio, anzi; procedendo all’individuazione dei documenti strumentali e transitori, da destinare allo scarto (cioè alla distruzione fisica), evidenzia i nessi fra i documenti essenziali da conservare permanentemente. Perciò l’eliminazione di taluni documenti deve essere preceduta dalla valutazione delle procedure di produzione documentaria, in modo che vengano assicurati la comprensione dell’attività dell’ente produttore e il mantenimento delle attestazioni di diritti. In merito allo scarto archivistico, è opportuno ricordare che gli enti pubblici – e tra questi i Comuni – devono ottenere per tale intervento l’autorizzazione del Ministero per i beni e le attività culturali, più in particolare della Soprintendenza archivistica competente per territorio, ai sensi dell’art. 21, comma 1, lettera d) del Codice dei beni culturali e del paesaggio (D. lgs. 22 gennaio 2004, n. 42). L’adozione di un Piano di conservazione non esime quindi le amministrazioni dagli adempimenti
relativi alla procedura di scarto, che si sostanzia in un provvedimento formale dell’amministrazione (deliberazione della Giunta o determinazione dirigenziale) e nella acquisizione dell’autorizzazione da parte degli organi periferici del citato Ministero, vale a dire le Soprintendenze archivistiche competenti per territorio.
In questa sede viene proposto il Piano di conservazione elaborato e formalizzato alla fine del 2005 dal Gruppo di lavoro nazionale sugli archivi dei Comuni. Il Gruppo di lavoro ha proceduto alla stesura del Piano di conservazione avendo presenti i precedenti Massimari di scarto per gli archivi dei Comuni, in particolare quello elaborato dalla Soprintendenza archivistica per la Toscana e aggiornato dalla Soprintendenza archivistica per la Lombardia, che mantiene la sua validità in riferimento alla documentazione prodotta e classificata sulla base del Titolario Astengo (originario o derivato/rimaneggiato che sia), ma ha ritenuto necessario rielaborare l’intero Piano di conservazione in considerazione del mutamento sostanziale dell’impianto del nuovo titolario e della necessità di ridurre ulteriormente i tempi di conservazione, andando incontro alle esigenze avvertite dagli enti, pur nel rispetto della tempistica legale.
Si sottolinea che le operazioni di selezione e scarto sono effettuate in modo tanto più efficace quanto più correttamente si è organizzato l’archivio nella sua fase formativa: se, difatti, un fascicolo è stato suddiviso in sottofascicoli, sarà più facile procedere al suo sfoltimento
(intendendo con questo termine l’estrazione e l’eliminazione fisica di alcuni documenti da un fascicolo e da una serie).
Il Piano proposto dal Gruppo di lavoro si compone di due parti:
- la prima nella quale vengono definiti i principi generali e le indicazioni di massima
- la seconda che contiene nello specifico per ogni titolo e classe del Piano di classificazione (Titolario) l’indicazione delle tipologie documentarie prodotte e dei relativi tempi di conservazione.
Il Piano di conservazione: Parte prima - Principi generali
Ambito e criteri generali di applicazione
19Quanto riportato segue il testo contenuto in “IL PIANO DI CONSERVAZIONE DEGLI ARCHIVI COMUNALI - Quaderni dei laboratori archivistici – 2 – Anno 2007 - In collaborazione con Regione Veneto e Comune di Padova
Il presupposto per il corretto utilizzo di questo strumento è l’organizzazione dell’archivio basata sul Piano di classificazione prodotto dal Gruppo di lavoro.
Lo scarto della documentazione prodotta e classificata sino all’adozione del nuovo titolario deve essere valutato sulla base del massimario precedente.
I termini cronologici indicati devono essere conteggiati dalla chiusura dell’affare per i fascicoli oppure dall’ultima registrazione effettuata, nel caso dei registri.
In generale, si sono ridotti, rispetto a quelli indicati dal massimario di scarto precedentemente in vigore, i termini di conservazione dei documenti, in linea con la normativa generale civilistica e con la normativa specifica ove contempli termini per la conservazione degli atti.
Il materiale non archivistico non viene preso in considerazione dal presente Piano, in quanto non devono essere considerati documenti gli stampati in bianco, la modulistica, le raccolte normative o altro materiale analogo (ad esempio, copie della normativa da consegnare all’utenza).
L’applicazione del piano di conservazione non può comunque essere automatica, ma deve valutare caso per caso le eventuali particolarità adottate dal Comune nell’organizzazione dei documenti prodotti.
Lo scarto, se non viene effettuato regolarmente ogni anno e su un archivio organizzato, potrà essere deciso e valutato solo dopo che l’intero complesso archivistico sia stato analizzato e almeno sommariamente riordinato.
I fondamenti della conservazione permanente
In genere, salvo poche eccezioni, tutti i repertori devono essere conservati permanentemente.
Il Comune non deve scartare i documenti considerati “vitali” (quelli che – mutuando una definizione formulata da Xxxxxxx Xxxxxxx – in caso di disastro, sono necessari a ricreare lo stato giuridico dell’ente e la sua situazione legale e finanziaria, a garantire i diritti dei dipendenti e dei cittadini, a soddisfare i suoi obblighi e a proteggere i suoi interessi esterni).
Alcune considerazioni sulla dimensione culturale degli archivi
Lo scarto si effettua di norma sui documenti dell’archivio di deposito.
Non vanno scartati i documenti prodotti durante la prima e la seconda guerra mondiale e vanno vagliati con estrema attenzione quelli degli anni del dopoguerra e della ricostruzione, perché tali archivi costituiscono una miniera di informazioni e di dati ancora sconosciuti e finora inesplorati dagli storici, oltre che un serbatoio di informazioni rilevanti dal punto di vista giuridico.
Documenti originali e documenti prodotti in copia
Lo scarto dei documenti in copia può essere facilmente effettuato qualora sia prevista la conservazione permanente dei documenti in originale e qualora le copie non contengano annotazioni amministrative o visti essenziali per ricostruire il procedimento nella sua correttezza (a conferma del fatto che uno scarto ben fatto si prepara nella fase formativa).
È opportuno prevedere repertori di documenti di interesse generale per tutte le Unità organizzative responsabili del Comune, resi disponibili sul sito interno del Comune, che quindi diventano depositi di documenti ad alto carattere informativo, in modo da evitare copie multiple, superflue, che contribuiscono ad appesantire inutilmente la conservazione documentale nelle diverse UOR, a scapito dei documenti essenziali e specifici.
È altresì opportuno che ciascun responsabile del procedimento amministrativo, durante la formazione dell’archivio corrente, abbia cura di non inserire nel fascicolo copie superflue di normative o atti repertoriati di carattere generale, facilmente reperibili in un sistema informatico-archivistico ben organizzato.
Sarebbe anche auspicabile che il fascicolo venisse organizzato in sottofascicoli nei quali inserire i documenti soggetti a scarto periodico, in modo da facilitare, a tempo debito, le operazioni di scarto.
Avvertenze per la lettura del piano di conservazione
Quando si usa la formula “previo sfoltimento del carteggio di carattere transitorio e strumentale” si allude all’operazione che estrae dal fascicolo le copie e i documenti, che hanno appunto carattere strumentale e transitorio, utilizzati dal RPA per espletare il procedimento, ma che esauriscono la loro funzione nel momento in cui viene emesso il provvedimento finale oppure non sono strettamente connessi al procedimento (ad esempio, appunti, promemoria, copie di normativa e documenti di carattere generale).
Le banche dati prodotte devono essere storicizzabili, devono cioè mantenere traccia di ogni modifica ed aggiornamento apportati.
Da dove si avvia la selezione dei documenti? Il Piano di sviluppo dei fascicoli e delle serie
Il Piano di conservazione è organizzato in una serie di voci chiamate “tipologie documentarie”, relative ad ogni titolo e classe, alle quali è associato un tempo di conservazione. Le tipologie elencate sono state desunte dal “Piano di sviluppo dei fascicoli e delle serie”, un’altra delle proposte formulate dal Gruppo di lavoro nazionale per gli archivi dei Comuni come strumento che intende fornire agli enti suggerimenti pratici su come organizzare fascicoli e serie che vengono man mano prodotti e che denotano il concreto e quotidiano strutturarsi delle attività in ogni Comune.
Il Piano di conservazione: Parte seconda - Il Prontuario di scarto
Elenco dei Titoli
Titolo I Amministrazione generale
Titolo II Organi di governo, gestione, controllo, consulenza e garanzia Titolo III Risorse umane
Titolo IV Risorse finanziarie e patrimoniali Titolo V Affari legali
Titolo VI Pianificazione e gestione del territorio Titolo VII Servizi alla persona
Titolo VIII Attività economiche
Titolo IX Polizia locale e sicurezza pubblica Titolo X Tutela della salute
Titolo XI Servizi demografici
Titolo XII Elezioni e iniziative popolari Titolo XIII Affari militari
Titolo I. Amministrazione generale
Classe 1 Legislazione e circolari esplicative
Tipologie documentarie | Conservazione | Note |
Pareri chiesti dal Comune su leggi specifiche | Permanente | |
Circolari pervenute | Permanente | |
Circolari emanate dal Comune | Permanente |
Classe 2 Denominazione, territorio e confini, circoscrizioni di decentramento, toponomastica
Tipologie documentarie | Conservazione | Note |
Denominazione del Comune | Permanente | |
Attribuzione del titolo di città | Permanente | |
Confini del Comune | Permanente | |
Costituzione delle circoscrizioni | Permanente | |
Verbali e deliberazioni della Commissione comunale per la toponomastica | Permanente |
Classe 3 Statuto
Tipologie documentarie | Conservazione | Note |
Redazione, modifiche e interpretazioni dello statuto | Permanente | previo sfoltimento materiale informa- tivo di altri Comuni |
Classe 4 Regolamenti
Tipologie documentarie | Conservazione | Note |
Regolamenti emessi dal Comune | Permanente | |
Redazione dei regolamenti | Permanente (1 esemplare) | previo sfoltimento dei documenti di carattere transitorio |
Classe 5 Stemma, gonfalone e sigillo
Tipologie documentarie | Conservazione | Note |
Definizione, modifica, riconoscimento dello stemma | Permanente | |
Definizione, modifica, riconoscimento del gonfalone | Permanente |
Definizione, modifica, riconoscimento del sigillo | Permanente | |
Concessione del patrocinio gratuito e del connesso uso dello stemma del Comune | Permanente | Documenta attività che si svolgono nel territorio |
Classe 6 Archivio generale
Tipologie documentarie | Conservazione | Note |
Registro di protocollo | Permanente | |
Repertorio dei fascicoli | Permanente | |
Organizzazione del servizio archivistico | Permanente | |
Attività ordinaria del servizio | Permanente | |
Interventi straordinari (traslochi, restauri, gestione servizi esterni, scelta del software di gestione) | Permanente | |
Richieste di accesso per fini amministrativi | 1 anno | dalla ricollocazione del materiale |
Richieste di informazioni archivistiche e richieste per motivi di studio | Permanente | |
Richieste di pubblicazione all’albo pretorio | 1 anno | |
Registro dell’Albo pretorio | 20 anni | |
Richieste di notifica presso la casa comunale (con allegati) | 2 anni | |
Registro delle notifiche | 20 anni | |
Registri delle spedizioni e delle spese postali | 1 anno | |
Ordinanze del Sindaco | Permanente | |
Decreti del Sindaco | Permanente | |
Ordinanze dei dirigenti | Permanente | |
Determinazioni dei dirigenti | Permanente | |
Deliberazioni del Consiglio comunale | Permanente | |
Deliberazioni della Giunta comunale | Permanente | |
Verbali delle adunanze del Consiglio comunale | Permanente | |
Verbali delle adunanze della Giunta comunale | Permanente |
Verbali degli altri organi collegiali del Comune | Permanente | |
Verbali delle adunanze dei Consigli circoscrizionali | Permanente | |
Deliberazioni dei Consigli circoscrizionali | Permanente | |
Verbali delle adunanze degli Esecutivi circoscrizionali | Permanente | |
Deliberazioni degli Esecutivi circoscrizionali | Permanente | |
Verbali degli organi collegiali delle circoscrizioni | Permanente | |
Registro dell’Albo della circoscrizione | Permanente |
Contratti e convenzioni | Permanente | 20 anni per un’eventuale serie separata di contratti di scarsa rilevanza |
Contratti e convenzioni delle circoscrizioni | Permanente | 20 anni per un’eventuale serie separata di contratti di scarsa rilevanza |
Atti rogati dal segretario comunale (contratti e atti unilaterali in forma pubblica amministrativa) | Permanente |
Classe 7 Sistemi informativi
Tipologie documentarie | Conservazione | Note |
Organizzazione del sistema | Permanente | |
Statistiche | Permanente | previa eliminazione dei materiali preparatori |
Classe 8 Relazioni con il pubblico
Tipologie documentarie | Conservazione | Note |
Iniziative specifiche dell’URP | Permanente | previo sfoltimento del carteggio di carattere transitorio e strumentale |
Reclami dei cittadini | Permanente | |
Atti del Difensore civico | Permanente | |
Bandi e avvisi a stampa | Permanente | |
Materiali preparatori per il sito Web | Permanente |
Classe 9 Politica del personale; ordinamento degli uffici e dei servizi
Tipologie documentarie | Conservazione | Note |
Attribuzione di competenze agli uffici | Permanente | |
Organigramma | Permanente | |
Organizzazione degli uffici | Permanente | |
Orari di apertura degli uffici comunali e degli altri uffici e attività insistenti sul territorio comunale | Permanente | |
Materiale preparatorio per le deliberazioni in materia di politica del personale | 10 anni |
Classe 10 Relazioni con le organizzazioni sindacali e di rappresentanza del personale
Tipologie documentarie | Conservazione | Note |
Rapporti di carattere generale | Permanente | |
Costituzione delle rappresentanze del personale | Permanente | |
Verbali della Delegazione trattante per la contrattazione integrativa decentrata | Permanente |
Classe 11 Controlli esterni
Tipologie documentarie | Conservazione | Note |
Controlli | Permanente |
Classe 12 Editoria e attività informativo-promozionale interna ed esterna
Tipologie documentarie | Conservazione | Note |
Pubblicazioni istituzionali del Comune (libri, riviste, inserzioni o altro) | Permanente | |
Pubblicazioni istituzionali del Comune (materiali preparatori) | 2 anni | |
Comunicati stampa | Permanente |
Classe 13 Cerimoniale, attività di rappresentanza; onorificenze e riconoscimenti
Tipologie documentarie | Conservazione | Note |
Iniziative specifiche | Permanente | |
Onorificenze (concesse e ricevute) | Permanente | |
Concessione dell’uso del sigillo | Permanente |
Classe 14 Interventi di carattere politico e umanitario; rapporti istituzionali
Tipologie documentarie | Conservazione | Note |
Iniziative specifiche | Permanente | Es: adesione movi- menti di opinione |
Gemellaggi | Permanente | |
Promozione di comitati | Permanente |
Classe 15 Forme associative e partecipative per l’esercizio di funzioni e servizi e adesione del Comune ad Associazioni
Tipologie documentarie | Conservazione | Note |
Costituzione di enti controllati dal Comune (nomina dei rappresentanti, verbali inviati per approvazione) | Permanente | previo sfoltimento del carteggio di carattere transitorio |
Partecipazione del Comune a enti e associazioni (nomina dei rappresentanti) | Permanente | previo sfoltimento del carteggio di carattere transitorio |
Classe 16 Area e città metropolitana
Tipologie documentarie | Conservazione | Note |
Costituzione e rapporti istituzionali | Permanente |
Classe 17 Associazionismo e partecipazione
Tipologie documentarie | Conservazione | Note |
Politica di incoraggiamento e appoggio alle associazioni | Permanente | |
Albo dell’associazionismo: elenco delle associazioni accreditate | Permanente | |
Fascicoli delle associazioni che chiedono l’iscrizione all’albo | Permanente |
Titolo II. Organi di governo, gestione, controllo, consulenza e garanzia
Classe 1 Sindaco
Tipologie documentarie | Conservazione | Note |
Fascicolo personale del Sindaco | Permanente |
Classe 2 Vice-sindaco
Tipologie documentarie | Conservazione | Note |
Fascicolo personale del vicesindaco | Permanente |
Classe 3 Consiglio
Tipologie documentarie | Conservazione | Note |
Fascc. personali per ogni consigliere | Permanente | |
Convocazioni del Consiglio e OdG | 1 anno | Purché riportati nei verbali |
Interrogazioni e mozioni consiliari | Permanente | Previo sfoltimento |
Bollettino della situazione patrimoniale dei titolari di cariche elettive e direttive | Permanente |
Classe 4 Presidente del Consiglio
Tipologie documentarie | Conservazione | Note |
Fasc. personale per la durata del mandato | Permanente |
Classe 5 Conferenza dei capigruppo e Commissioni del Consiglio
Tipologie documentarie | Conservazione | Note |
Verbali della Conferenza | Permanente | |
Verbali delle Commissioni | Permanente |
Classe 6 Gruppi consiliari
Tipologie documentarie | Conservazione | Note |
Accreditamento presso il Consiglio | Permanente | Scartare i materiali prodotti o raccolti dai Gruppi |
Classe 7 Giunta
Tipologie documentarie | Conservazione | Note |
Xxxxxx, revoche, dimissioni assessori | Permanente | |
Convocazioni della Giunta e OdG | 1 anno | Purché riportati nei verbali |
Classe 8 Commissario prefettizio e straordinario
Tipologie documentarie | Conservazione | Note |
Fasc. personale | Permanente |
Classe 9 Segretario e Vice-segretario
Tipologie documentarie | Conservazione | Note |
Fasc. personale (nomina, etc.) per la durata dell’incarico | Permanente |
Classe 10 Direttore generale e dirigenza
Tipologie documentarie | Conservazione | Note |
Fasc. personale | Permanente |
Classe 11 Revisori dei conti
Tipologie documentarie | Conservazione | Note |
Fasc. personale | Permanente |
Classe 12 Difensore civico
Tipologie documentarie | Conservazione | Note |
Fasc. personale | Permanente |
Classe 13 Commissario ad acta
Tipologie documentarie | Conservazione | Note |
Fasc. personale | Permanente |
Classe 14 Organi di controllo interni
Tipologie documentarie | Conservazione | Note |
Un fasc. per ogni organo | Permanente |
Classe 15 Organi consultivi
Tipologie documentarie | Conservazione | Note |
Un fasc. per ogni organo | Permanente |
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Classe 16 Consigli circoscrizionali
Tipologie documentarie | Conservazione | Note |
Fasc. personali: un fasc. per ogni consigliere (per la durata del mandato) | Permanente | |
Convocazioni del Consiglio e OdG | 1 anno | Purché riportati nei verbali |
Interrogazioni consiliari | Permanente |
Classe 17 Presidenti dei Consigli circoscrizionali
Tipologie documentarie | Conservazione | Note |
Fasc. personale (per la durata del mandato) | Permanente |
Classe 18 Organi esecutivi circoscrizionali
Tipologie documentarie | Conservazione | Note |
Nomine e dimissioni dei componenti | Permanente | |
Convocazioni e OdG delle riunioni | 1 anno | Purché riportati nei verbali |
Classe 19 Commissioni dei Consigli circoscrizionali
Tipologie documentarie | Conservazione | Note |
Un fasc. per ogni commissione | Permanente |
Classe 20 Segretari delle circoscrizioni
Tipologie documentarie | Conservazione | Note | ||||
Fasc. personale durata dell’incarico | (nomina, | etc.) | per | la | Permanente | |
Classe 21 Commissario ad acta delle circoscrizioni
Tipologie documentarie | Conservazione | Note |
Fasc. personale | Permanente |
Classe 22 Conferenza dei Presidenti di quartiere
Tipologie documentarie | Conservazione | Note |
Verbali della Conferenza | Permanente |
Titolo III. Risorse umane
Tipologie documentarie | Conservazione | Note |
Fascicoli personali dei dipendenti e assimilati (quindi anche collaboratori a contratto o a progetto) | Permanente | previo sfoltimento da eseguire seguendo la tempistica prevista per le singole classi |
Classe 1 Concorsi, selezioni, colloqui
Tipologie documentarie | Conservazione | Note | ||||
Criteri generali e norm reclutamento del personale | ativa per | il | Permanente | |||
Procedimenti di reclutamento del personale con i seguenti | ||||||
sottofascicoli: - Bando e manifesto - Domande - Allegati alle domande (ove previsti dal bando) - Verbali - Prove d’esame - Copie bando restituite al Comune | Permanente 1 anno 1 anno Permanente 1 anno 1 anno | dopo la scadenza dei termini per i ricorsi dopo la scadenza dei termini per i ricorsi | ||||
Curricula assunzione | inviati | per | richieste | di | 2 anni | |
Domande di assunzione pervenute senza indizione di concorso o selezione | 1 anno | |||||
Classe 2 Assunzioni e cessazioni
Tipologie documentarie | Conservazione | Note |
Criteri generali e normativa per le assunzioni e cessazioni | Permanente |
Determinazioni di assunzione e cessazione dei singoli inserite nei singoli fascicoli personali | Permanente |
Classe 3 Comandi e distacchi; mobilità
Tipologie documentarie | Conservazione | Note |
Criteri generali e normativa per comandi, distacchi, mobilità | Permanente |
Determinazioni di comandi, distacchi e mobilità inserite nei singoli fascicoli personali Permanente
Classe 4 Attribuzione di funzioni, ordini di servizio e missioni
Tipologie documentarie | Conservazione | Note |
Criteri generali e normativa per le attribuzioni di funzioni, ordini di servizio e missioni | Permanente | |
Determinazioni di attribuzione di funzioni inserite nei singoli fascicoli personali | Permanente | |
Determinazioni di missioni inserite nei singoli fascicoli personali | 10 anni | |
Determinazioni di ordini di servizio inserite nei singoli fascicoli personali | Permanente | |
Ordini di servizio collettivi | Permanente | |
Autorizzazione allo svolgimento di incarichi esterni | 2 anni |
Classe 5 Inquadramenti e applicazione contratti collettivi di lavoro
Tipologie documentarie | Conservazione | Note |
Criteri generali e normativa per gli inquadramenti e le applicazione dei contratti collettivi di lavoro | Permanente | |
Determinazione dei ruoli e contratti collettivi | Permanente | i contratti con il singolo dipendente confluiscono nel fascicolo personale |
Determinazioni relative ai singoli | Permanente |
Classe 6 Retribuzioni e compensi
Tipologie documentarie | Conservazione | Note |
Criteri generali e normativa per le retribuzioni e compensi | Permanente | |
Anagrafe delle prestazioni: schede | 5 anni | |
Determinazioni inserite nei singoli fascicoli personali | 5 anni | dalla cessazione dal servizio |
Ruoli degli stipendi: base di dati/ tabulati | Permanente | |
Provvedimenti giudiziari di requisizione dello stipendio | 5 anni |
Classe 7 Trattamento fiscale, contributivo e assicurativo
Tipologie documentarie | Conservazione | Note |
Criteri generali e normativa per gli adempimenti fiscali, contributivi e assicurativi | Permanente | |
Trattamento assicurativo inserito nei singoli fascicoli personali | 5 anni | dalla chiusura del fascicolo |
Trattamento contributivo inserito nei singoli fascicoli personali | 5 anni | dalla chiusura del fascicolo |
Trattamento fiscale inserito nei singoli fascicoli personali | 5 anni | dalla chiusura del fascicolo |
Assicurazione obbligatoria inserita nei singoli fascicoli personali | 5 anni | dalla chiusura del fascicolo |
Classe 8 Tutela della salute e sicurezza sul luogo di lavoro
Tipologie documentarie | Conservazione | Note |
Criteri generali e normativa per la tutela della salute e sicurezza sul luogo di lavoro | Permanente | |
Rilevazione dei rischi, ai sensi della 626/94 | Tenere l’ultima | e scartare la precedente |
Prevenzione infortuni | Permanente | |
Registro infortuni | Permanente | Per L. 626/94 |
Verbali delle rappresentanze dei lavoratori per la sicurezza | Permanente | |
Denuncia di infortunio e pratica relativa, con referti, inserita nei singoli fascicoli personali | Permanente | |
Fascicoli relativi alle visite mediche ordinarie (medicina del lavoro) | 10 anni |
Classe 9 Dichiarazioni di infermità ed equo indennizzo
Tipologie documentarie | Conservazione | Note |
Criteri generali e normativa per le dichiarazioni di infermità | Permanente | |
Dichiarazioni di infermità e calcolo dell’inden- nizzo inserite nel singolo fascicolo personale | Permanente |
Classe 10 Indennità premio di servizio e trattamento di fine rapporto, quiescenza
Tipologie documentarie | Conservazione | Note |
Criteri generali e normativa per il trattamento di fine rapporto | Permanente |
Trattamento pensionistico e di fine rapporto inserito nel singolo fascicolo personale | Permanente |
Classe 11 Servizi al personale su richiesta
Tipologie documentarie | Conservazione | Note |
Criteri generali e normativa per i servizi su richiesta | Permanente | |
Domande di servizi su richiesta (mensa, asili nido, colonie estive, soggiorni climatici, etc.) | 2 anni |
Classe 12 Orario di lavoro, presenze e assenze
Tipologie documentarie | Conservazione | Note |
Criteri generali e normativa per le assenze | Permanente | |
Domande e dichiarazioni dei dipendenti sull’orario inserite nel singolo fascicolo personale: - 150 ore - permessi d’uscita per motivi personali - permessi per allattamento - permessi per donazione sangue - permessi per motivi sindacali - opzione per orario particolare e part-time | 2 anni 2 anni 2 anni 2 anni 2 anni Permanente |
Domande e dichiarazioni dei dipendenti sulle assenze (con allegati) inserite nel singolo fascicolo | ||
personale: - congedo ordinario - congedo straordinario per motivi di salute - congedo straordinario per motivi personali e familiari - aspettativa per infermità - aspettativa per mandato parlamentare o altre cariche elettive - aspettativa obbligatoria per maternità e puerperio - aspettativa facoltativa per maternità e puerperio - aspettativa per motivi di famiglia - aspettativa sindacale - certificati medici | 2 anni 2 anni Alla cessazione dal servizio Permanente Permanente Permanente Permanente Permanente Permanente Alla cessazione dal servizio | |
Referti delle visite di controllo inseriti nel singolo fascicolo personale | Alla cessazione dal servizio |
Fogli firma; cartellini marcatempo; tabulati elettronici di rilevazione presenze | 2 anni | In assenza di pendenze disciplinari o giudiziarie | ||
Rilevazioni delle | assenze | per | ||
sciopero: - singole schede | 1 anno | dopo la redazione dei prospetti riassuntivi | ||
- prospetti riassuntivi | Permanente | |||
Classe 13 Giudizi, responsabilità e provvedimenti disciplinari
Tipologie documentarie | Conservazione | Note |
Criteri generali e normativa per i provvedimenti disciplinari | Permanente | |
Provvedimenti disciplinari inseriti nel singolo fascicolo personale | Permanente |
Classe 14 Formazione e aggiornamento professionale
Tipologie documentarie | Conservazione | Note |
Criteri generali e normativa per la formazione e l’aggiornamento professionale | Permanente | |
Organizzazione di corsi di formazione e aggiornamento | Permanente | previo sfoltimento dopo 5 anni |
Domande/Invio dei dipendenti a corsi inseriti nel singolo fascicolo personale | Permanente | previo sfoltimento dopo 5 anni |
Classe 15 Collaboratori esterni
Tipologie documentarie | Conservazione | Note |
Criteri generali e normativa per il trattamento dei collaboratori esterni | Permanente | |
Elenco degli incarichi conferiti | Permanente |
Titolo IV. Risorse finanziarie e patrimoniali
Classe 1 Bilancio preventivo e Piano esecutivo di gestione (PEG)
Tipologie documentarie | Conservazione | Note |
Bilancio preventivo e allegati, tra cui Relazione previsionale e programmatica | Permanente | |
PEG: articolato in obiettivi | Permanente | previo sfoltimento |
Carteggio prodotto dai differenti uffici del Comune per questioni afferenti alla formazione del bilancio e del PEG | 10 anni |
Classe 2 Gestione del bilancio e del PEG (con eventuali variazioni)
Tipologie documentarie | Conservazione | Note |
Gestione del bilancio | Permanente | previo sfoltimento |
Variazioni del bilancio | Permanente | previo sfoltimento |
Classe 3 Gestione delle entrate: accertamento, riscossione, versamento
Tipologie documentarie | Conservazione | Note | |||||
Fascicoli personali dei contribuenti comunali per ciascun tipo di imposta (ICI, TARSU, TOSAP, etc.), con eventuali sottofascicoli (variazioni, ricorsi, etc.) | 10 anni | dopo la cancellazione del contribuente dai ruoli | |||||
Ruolo ICI | 10 anni | Prevedere periodica storicizzato | una o | stampa database | |||
Ruolo pubblicità | imposta | comunale | sulla | 10 anni | Prevedere periodica storicizzato | una o | stampa database |
Ruolo diritti sulle pubbliche affissioni | 10 anni | Prevedere periodica storicizzato | una o | stampa database | |||
Xxxxx XXXXX | 10 anni | Prevedere periodica storicizzato | una o | stampa database | |||
Ruolo COSAP | 10 anni | Prevedere periodica storicizzato | una o | stampa database | |||
Contratti di mutuo | 5 anni | dall’estinzione del mutuo | |||||
Proventi da affitti e locazioni | 5 anni | dal termine del contratto |
Diritti di segreteria: registrini annuali o pagamenti virtuali | 5 anni | |
Matrici dei bollettari delle entrate: registri annuali | 5 anni | |
Ricevute dei versamenti in banca delle somme riscosse nelle differenti UOR per diritti di segreteria | 5 anni | |
Fatture emesse | 10 anni | |
Reversali | 5 anni | |
Bollettari vari | 5 anni | |
Ricevute di pagamenti vari | 5 anni |
Classe 4 Gestione della spesa: impegno, liquidazione, ordinazione e pagamento
Tipologie documentarie | Conservazione | Note |
Impegni di spesa (determinazioni dei dirigenti delle UOR): copie inviate dalle UOR alla Ragioneria | 2 anni | |
Fatture ricevute | 10 anni | |
Atti di liquidazione con allegati trasmessi da ciascuna UOR | 2 anni |
Mandati di pagamento con allegati emessi dalla Ragioneria e inviati alla Tesoreria | 10 anni dall’approva zione del | Purché scritture sintesi | registrati contabili | in di |
bilancio | ||||
Eventuali copie di mandati | 2 anni | |||
Ordini di restituzione e Depositi cauzionali | 10 anni | |||
Pagamenti periodici cessati | 10 anni | |||
Classe 5 Partecipazioni finanziarie
Tipologie documentarie | Conservazione | Note |
Gestione delle partecipazioni finanziarie | Permanente | previo sfoltimento |
Classe 6 Rendiconto della gestione; adempimenti e verifiche contabili
Tipologie documentarie | Conservazione | Note |
Rendiconto della gestione, articolato in Conto del bilancio, Conto del patrimonio e Conto economico | Permanente |
Classe 7 Adempimenti fiscali, contributivi e assicurativi
Tipologie documentarie | Conservazione | Note |
Mod. 770 | 10 anni | Più se si ritiene opportuno |
Ricevute dei versamenti (IVA, IRPEF, etc.) | 10 anni | |
Pagamento dei premi dei contratti assicurativi | 5 anni | dall’estinzione del contratto |
Classe 8 Beni immobili
Tipologie documentarie | Conservazione | Note |
Inventario dei beni immobili | Permanente | |
Fascicoli dei beni immobili articolati nei seguenti sottofascicoli, relativi ad attività specifiche: - acquisizione - manutenzione ordinaria - gestione - uso - alienazione e dismissione | Permanente 20 anni 5 anni 5 anni Permanente | |
Concessioni di occupazione di spazi e aree pubbliche | Permanente | |
Concessioni di beni del demanio statale | Permanente | |
Concessioni cimiteriali | Permanente | |
Fascicoli personali dei concessionari | 5 anni | dalla cessazione del rapporto |
Classe 9 Beni mobili
Tipologie documentarie | Conservazione | Note |
Inventari dei beni mobili | Permanente | |
Fascicoli dei beni mobili, articolati nei seguenti sotto fascicoli, relativi ad attività specifiche: - acquisizione - manutenzione - concessione in uso - alienazione e altre forme di dismissione | 5 anni | dalla dismissione del bene |
Classe 10 Economato
Tipologie documentarie | Conservazione | Note |
Acquisizione di beni e servizi | 5 anni | dalla dismissione del bene |
Elenco dei fornitori | Permanente |
Classe 11 Oggetti smarriti e recuperati
Tipologie documentarie | Conservazione | Note |
Verbali di rinvenimento | 2 anni | |
Ricevute di riconsegna ai proprietari | 2 anni | |
Vendita o devoluzione | 2 anni |
Classe 12 Tesoreria
Tipologie documentarie | Conservazione | Note |
Giornale di cassa | Permanente | |
Mandati quietanzati, che vengono inviati in Ragioneria | 10 anni |
Classe 13 Concessionari ed altri incaricati della riscossione delle entrate
Tipologie documentarie | Conservazione | Note |
Fascicoli dei concessionari | 10 anni | dalla cessazione del rapporto |
Classe 14 Pubblicità e pubbliche affissioni
Tipologie documentarie | Conservazione | Note |
Autorizzazioni alla pubblicità stabile | 5 anni dalla scadenza dell’autorizzazione | Salvo non si rilevi qualche necessità particolare di conservazione a |
campione | ||
Autorizzazioni alla pubblicità circoscritta | 5 anni dalla scadenza dell’autorizzazione | Salvo non si rilevi qualche necessità particolare di conservazione a |
campione |
Richieste affiggere) | di | affissione | (con | allegati | da | 5 anni dalla scadenza dell’autorizzazione | Salvo non si rilevi qualche necessità particolare di conservazione a |
campione |
Titolo V. Affari legali
Classe 1 Contenzioso
Tipologie documentarie | Conservazione | Note |
Fascicoli di causa | Permanente | Concentrare quelli presso gli studi professionali esterni |
Classe 2 Responsabilità civile e patrimoniale verso terzi; assicurazioni
Tipologie documentarie | Conservazione | Note |
Contratti assicurativi | 2 anni | dalla scadenza |
Richieste e pratiche di risarcimento | 10 anni |
Classe 3 Pareri e consulenze
Tipologie documentarie | Conservazione | Note |
Pareri e consulenze | Permanente |
Titolo VI. Pianificazione e gestione del territorio
Classe 1 Urbanistica: piano regolatore generale e varianti
Tipologie documentarie | Conservazione | Note |
Piano Generale Regolatore | Permanente | Possono essere eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici e il carteggio transitorio |
Pareri su piani sovracomunali | Permanente | Dopo sfoltimento |
Certificati di destinazione urbanistica | 1 anno dopo la scadenza | |
Perimetrazioni | 10 anni | |
Varianti al PRG | Permanente | Possono essere eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici e il carteggio transitorio |
Classe 2 Urbanistica: strumenti di attuazione del piano regolatore generale
Tipologie documentarie | Conservazione | Note |
Piani particolareggiati del PRG | Permanente | Possono essere eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici e il carteggio transitorio |
Piani di lottizzazione | Permanente | Possono essere eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici e il carteggio transitorio |
Piani di edilizia economica e popolare – PEEP | Permanente | Possono essere eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli |
uffici e il carteggio | ||
transitorio |
Piano particolareggiato infrastrutture stradali - PPIS | Permanente | Possono essere eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli |
uffici e il carteggio | ||
transitorio | ||
Piano di riqualificazione urbana – PRU | Permanente | Possono essere eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici e il carteggio transitorio |
Piano insediamenti produttivi - PIP | Permanente | Possono essere eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici e il carteggio transitorio |
Programma integrato di riqualificazione | Permanente | Possono essere eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici e il carteggio transitorio |
Programma di riqualificazione urbana e di sviluppo sostenibile del territorio | Permanente | Possono essere eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli |
uffici e il carteggio | ||
transitorio |
Classe 3 Edilizia privata
Tipologie documentarie | Conservazione | Note |
Autorizzazioni edilizie | Permanente | |
Fascicoli dei richiedenti le autorizzazioni | Permanente | Possono essere eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici e il carteggio transitorio |
Accertamento e repressione degli abusi | Permanente | Possono essere eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici ed il carteggio transitorio |
Denunce e relazioni finali delle opere in cemento armato | Fino a quando esiste l’edificio | |
Richieste d'accesso e prese d'atto | 5 anni | |
Attestazioni e certificazioni consegnate | 5 anni | |
Carteggio interlocutorio attività del settore (comunicazioni con vigili del fuoco, OSAP, frazionamenti, etc.) | 10 anni |
Classe 4 Edilizia pubblica
Tipologie documentarie | Conservazione | Note |
Costruzione di edilizia popolare | Permanente | Possono essere eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici e il carteggio transitorio |
Fascicoli relativi a piccole manutenzioni agli alloggi E.R.P. (case popolari) di importo inferiore ai 5.000 euro | 10 anni |
Classe 5 Opere pubbliche
Tipologie documentarie | Conservazione | Note |
Realizzazione di opere pubbliche | Permanente | Possono essere eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici e il carteggio transitorio |
Manutenzione straordinaria | 20 anni | Salvo necessità particolari |
Classe 6 Catasto
Tipologie documentarie | Conservazione | Note |
Catasto terreni: mappe | Permanente | |
Catasto terreni: registri | Permanente | |
Catasto terreni: indice alfabetico dei possessori | Permanente | |
Catasto terreni: estratti catastali | Permanente |
Catasto terreni: denunce di variazione (volture) | Permanente | |
Catasto fabbricati: mappe | Permanente |