REGOLAMENTO PER L’ACQUISIZIONE DI BENI E SERVIZI

REGOLAMENTO PER L’ACQUISIZIONE DI BENI E SERVIZI

AMBITI DI APPLICAZIONE E SCOPO

Art. 1 – Oggetto del Regolamento

Xxxxx restando gli obblighi di legge riguardanti le procedure di approvvigionamento, il presente Regolamento disciplina le modalità da seguire per l’acquisto di beni e servizi da parte del centro di acquisto autorizzato dall’Ordine dei Medici Chirurghi e degli Odontoiatri della Provincia di Reggio Calabria. Il presente Regolamento è conforme alla normativa europea (Direttiva 2004/18) e

nazionale (D.lgs 163/06 e Legge 228/06) che disciplina la materia.

Art. 2 - Programmazione degli acquisti

Al fine di ottimizzare l’utilizzo delle risorse umane ed il risparmio di risorse finanziarie si impone una corretta pianificazione e programmazione degli acquisti. Per gli acquisti la cui entità economica esorbiti la soglia di rilevanza europea la programmazione si svolge contemporaneamente alla stesura del bilancio preventivo. Con riguardo agli acquisti in economia, al fine di una “razionalizzazione della spesa per beni e servizi”, l’Ordine può avvalersi degli strumenti di seguito elencati:

- partecipazione ad iniziative di acquisto aggregate a livello nazionale, regionale e interregionale;

- adesione alle convenzioni stipulate da CONSIP SPA, ove economicamente convenienti;

- incentivazione dell’utilizzo di nuovi strumenti di acquisto elettronico introdotti dal DPR 101/2002, come il Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione (MEPA) e della piattaforma regionale “Sin-Tel”;

- utilizzo di collaborazioni di acquisto privilegiando, in relazione alla situazione economico – geografica, la formazione di aggregazioni con Ordini appartenenti a Province

limitrofe che consentano agli Ordini medesimi di avere un maggior potere contrattuale nei confronti dei fornitori.

Nel caso di acquisti da effettuarsi in “esclusiva” ossia quei casi per i quali una sola ditta può fornire beni e servizi con requisiti tecnici specifici, spetta al richiedente /funzionario che esegue l’acquisto dichiarare opportunamente l’unicità del bene con specifica e motivata relazione tecnica.

In conformità al decreto n.231/2002, che prevede la negoziazione dei termini di pagamento e del tasso di interesse, l’Ordine fissa per i fornitori un congruo termine e riconosce un interesse che gradualmente raggiunge il tasso legale, opportunamente maggiorato.

TIPOLOGIE DI ACQUISTO - SCELTA DEL CONTRAENTE

Art. 3 Gare di rilevanza comunitaria:

Le gare ad evidenza pubblica sono espletabili secondo la procedura aperta, ristretta, negoziata, il dialogo competitivo, l’Accordo Quadro, il Sistema Dinamico di Acquisizione, con i limiti di importo indicati nella normativa vigente.

Individuazione del fabbisogno

Prima della scadenza dei contratti in corso, previa attenta valutazione dei report di consumo e delle problematiche incorse durante la precedente fornitura, verranno formulate le richieste degli articoli da acquistare e da porre nella nuova gara, tendendo a uniformare e standardizzare le tipologie dei prodotti.

Nomina Commissioni di gara:

Per l’espletamento delle gare ad evidenza pubblica, in relazione alla complessità delle stesse e della necessità di valutare, in caso di aggiudicazione effettata ai sensi dell’art. 83 del D.Lgs 163/2006 (criterio dell’offerta economicamente più vantaggiosa), le offerte tecniche depositate in sede di gara, l’Ordine può avvalersi di Commissioni tecniche di gara e Gruppi di lavoro appositamente costituiti.

GRUPPO DI LAVORO:

Per la fase preparatoria, sia sotto il profilo tecnico che amministrativo, l’Ordine può avvalersi, in considerazione della complessità delle procedure di gara ,di un Gruppo di Lavoro, costituito da personale interno coadiuvato, se del caso, da consulenti esterni, esperti in materia, opportunamente incaricati o dagli stessi consiglieri dell’Ordine. Al Gruppo di lavoro spettano i seguenti compiti: verifica quali-quantitativa dei beni o servizi oggetto della gara, in materia di razionalizzazione della spesa;

individuazione dei parametri valutativi; individuazione dei punteggi da attribuire; prescrizioni tecniche da inserire nel Capitolato di gara; stesura completa della proposta di capitolato speciale e relativi allegati; analisi del sondaggio preventivo del mercato con i fornitori e le associazioni di categoria al fine di rendere possibile l’aggiudicazione delle gare. La funzione del gruppo termina con l’approvazione dell’atto d’indizione dell’appalto.

COMMISSIONE GIUDICATRICE:

A seguito dell’indizione di gara e del pervenimento delle offerte, ai sensi della normativa vigente, va nominata la Commissione Giudicatrice, con apposita determinazione. La Commissione Giudicatrice, nel caso di gara da aggiudicare con il criterio dell’offerta economicamente più vantaggiosa, ha il compito di valutare gli elementi tecnici, gestionali e qualitativi delle offerte tecniche presentate e relativi alla fornitura e/o al servizio. La Commissione Giudicatrice, ai sensi dell’art.84 del Codice degli Appalti, deve essere composta da un numero dispari di componenti in numero massimo di cinque. Ad eccezione del Presidente, i componenti non possono aver partecipato ai lavori preparatori della procedura di gara.

La Commissione Giudicatrice opera come collegio perfetto tutte le volte che assume decisioni. Le sedute della Commissione Giudicatrice non sono pubbliche; le votazioni sono rese in forma palese e vengono adottate a maggioranza assoluta dei componenti; qualora non si formi una maggioranza la decisione spetta al Presidente.

Le proposte della Commissione Giudicatrice sono contenute in apposito verbale, il cui esito viene proclamato, in seduta pubblica, dal Presidente che provvede a concludere

la gara medesima ed a pronunciare l’aggiudicazione provvisoria. Le proposte della Commissione Giudicatrice sono vincolanti per quanto concerne il giudizio di conformità alle prescrizioni tecniche del capitolato di gara, ivi compreso il giudizio di equivalenza, e per quanto concerne la formulazione della graduatoria di merito, salva la possibilità, per la stazione appaltante di non procedere all’aggiudicazione definitiva per non congruità dell’offerta rispetto allo stanziamento effettuato.

Alla Commissione Giudicatrice, dopo la nomina, sono demandate le seguenti funzioni attinenti la valutazione tecnica delle offerte :

- esaminare e valutare il rispetto degli elementi formali e documentali richiesti dal Capitolato Speciale per la presentazione dell’offerta, al fine dell’ammissione delle candidature;

- in seduta pubblica, a seguito pervenimento delle offerte, apertura delle buste esterne e delle buste contenenti i documenti amministrativi e tecnici di gara, al fine della verifica dell’ammissibilità delle candidature alla procedura di scelta del contraente;

- vigilanza rispetto alla richiesta di certificazione dei fornitori che i prodotti forniti siano fabbricati senza l’utilizzo di lavoro minorile e che sia rispettata la normativa volta all’inserimento lavorativo dei disabili;

- stesura del verbale con l’elenco dei candidati ammessi, di quelli ammessi con riserva e di quelli esclusi. In quest’ultimo caso le esclusioni dovranno essere debitamente motivate. Le ammissioni con riserva daranno luogo alle necessarie verifiche da parte del Seggio di Gara. Tali verifiche potranno riguardare anche le autocertificazioni presentate dai concorrenti;

- la definizione dei criteri motivazionali che, nell’ambito dei parametri di valutazione previsti dal capitolato speciale, vengono individuati per procedere all’attribuzione dei punteggi di qualità;

- la valutazione sotto il profilo tecnico dei prodotti o servizi offerti in sede di gara (rispondenza alle norme previste dal Capitolato speciale, esame campionature, schede tecniche, certificazione e progetti vari);

- l’attribuzione dei punteggi tecnici sui prodotti o servizi o progetti presentati. In questa fase la Commissione Giudicatrice, al suo interno ha la facoltà di nominare una sottocommissione a cui affidare l’esame e/o l’estrapolazione di dati dalle documentazioni presentate nella gara, eventuali sopralluoghi ecc., ai soli fini preparatori per la valutazione della Commissione Giudicatrice al suo completo;

- la specificazione delle motivazioni, sia positive che negative, che hanno portato all’attribuzione dei punteggi qualitativi;

- la dichiarazione dei prodotti e/o servizi non rispondenti ai requisiti previsti dal Capitolato Speciale di Gara o non equivalenti e, quindi, non ammissibili al prosieguo della selezione.

- in seduta pubblica, lettura pubblica dei giudizi rassegnati che si concretizzano nell’individuazione dei punteggi attribuiti e di quelli normalizzati, indi apertura delle offerte economiche e lettura dei prezzi praticati dalle ditte concorrenti;

- attribuzione dei punteggi economici, tenuto conto delle verifiche in ordine al pervenimento di offerte da considerarsi anomale;

- attribuzione dei punteggi totali e classificazione dei concorrenti per ogni lotto in gara;

- in seduta pubblica, lettura dei risultati finali a cui è pervenuto il Seggio di gara e proclamazione provvisoria degli aggiudicatari. L’atto che determina l’aggiudicazione provvisoria è costituito dal verbale della Commissione Aggiudicatrice, redatto a conclusione dei lavori di propria competenza;

Alla Commissione Giudicatrice, in caso di necessità, spetta inoltre di esprimere parere relativamente alla disamina dei contenziosi elevati dai concorrenti rispetto alle fasi di valutazione tecnica.

Aggiudicazione della gara:

Dopo l’indizione della gara, la valutazione sull’appropriatezza delle offerte ed il termine dei lavori da parte della Commissione Giudicatrice, l’aggiudicazione si conclude mediante l’adozione del relativo provvedimento da parte del Responsabile Unico del Procedimento di acquisto. La necessità di pubblicare gli esiti di gara può essere

soddisfatta attraverso la pubblicazione sul profilo del committente (sito Ordine), dopo averlo opportunamente previsto nel bando di gara pubblicato secondo legge, fatte salve le comunicazioni individuali previste dalla normativa vigente.

Art. 4 - Ricorso alla procedura negoziata

La procedura negoziata è consentita nei casi espressamente indicati negli articoli 56 e 57 del Codice degli Appalti, di norma previa pubblicazione del bando di preinformazione di cui all’art.2 del presente Regolamento. In ogni caso vi si può ricorrere per motivi di urgenza dell’acquisto o di approvvigionamento di prodotti in esclusiva, quando nelle more dell’aggiudicazione della nuova gara sia necessario prorogare la precedente e qualora sia prevista nel bando di gara la rinnovabilità del contratto alla sua scadenza.

Anche durante il periodo di validità dei contratti, in presenza di variazioni quantitative consistenti, anche in occasione di proroghe tecniche, è possibile ritrattare le condizioni economiche praticate dagli aggiudicatari, al fine di ottenere migliorie in linea con l’andamento del mercato, di aggiudicare forniture complementari o di usufruire di condizioni particolarmente vantaggiose.

Art. 5 - Acquisti in economia di beni e servizi

Nei limiti previsti dalla normativa nazionale, possono essere effettuati acquisti in economia, ferma restando l’impossibilità di frazionare gli acquisti per rimanere sotto la soglia prevista dalla legge e sempre nel rispetto dei principi di correttezza, trasparenza, par condicio, ecc.

Ai predetti acquisti, nel rispetto delle modalità di esecuzione indicate nell’apposito Regolamento, si dovrà provvedere tramite:

- documentate ricerche di mercato;

- verifica dei parametri qualità/prezzo dei prodotti presenti nelle convenzioni Consip;

- consultazione dell’Osservatorio Prezzi.

Anche ai fini della scelta del contraente, della procedura d’acquisto e della rendicontazione delle spese si fa preciso riferimento al “Regolamento per l’Acquisto di Beni e Servizi in Economia” in vigore.

Art. 6 - Ricorso alle Gare telematiche:

In riferimento a quanto sancisce il DPR 101/2002, l’Ordine può costituire o aderire a una piattaforma di acquisto per la gestione delle gare telematiche.

Art. 7 - Adesione alle “Convenzioni Consip”

In base alla normativa nazionale vigente, è possibile effettuare acquisti direttamente dal negozio elettronico Consip, la Spa del Ministero delle Finanze, che funge da centrale di committenza per la Pubblica Amministrazione.

Art. 8 - Ricorso al Mercato elettronico della P.A. “Market Place”

In base alla normativa nazionale vigente, è possibile effettuare acquisti on line direttamente dai cataloghi elettronici resi disponibili dai fornitori sul sito xxx.Xxxxxxxxxxxxxxx.xx, gestito da Consip, con possibilità di richiedere offerte on line. In tale ipotesi, gli acquisti possono essere effettuati per importi inferiori alla soglia di rilievo comunitario.

RAPPORTI CON I FORNITORI

Art. 9 - Selezione dei fornitori

Qualunque sia la modalità di acquisizione dei beni e servizi, essa deve rispettare la trasparenza e la “par condicio” dei possibili fornitori dell’Ordine, unitamente alla convenienza economica per l’Ordine stesso. L’Ordine si può dotare di un albo fornitori informatizzato (anagrafica fornitori), che viene utilizzato per la gestione automatizzata degli acquisti.

Per l’iscrizione all’albo fornitori sono richieste minime formalità burocratiche. Di norma, l’iscrizione definitiva si perfeziona con l’inserimento di tutti i dati del Fornitore ed avviene nel momento in cui deve essere inviato l’ordine al fornitore.

Al di là delle modalità di scelta dei fornitori nell’ambito di procedure ad evidenza pubblica, per le quali la discrezionalità lascia il posto a precise regole procedurali da osservare, per gli acquisti di beni e servizi in economia si rimanda allo specifico regolamento in vigore.

Art. 10 - Termini di pagamento

Sulla base della normativa vigente i pagamenti verranno effettuati di norma entro 60 giorni dal ricevimento (registrazione) della fattura. In caso di ritardato pagamento, non imputabile alle operazioni di contestazione degli addebiti, verrà applicata la disciplina inerente gli interessi moratori, secondo la normativa vigente.

Art. 11 - Affidamento fornitura:

I rapporti relativi all’esecuzione delle forniture e dei servizi vengono sanciti mediante l’invio della “comunicazione di affidamento fornitura o servizio” a cui viene allegato un prospetto indicante i termini dell’aggiudicazione (oggetto, quantità, prezzi unitari e complessivi ecc.). Tale prassi, nell’affidamento mediante cottimo fiduciario ai sensi del Regolamento per le Spese in Economia, vale come contratto di corrispondenza.

Negli altri casi, secondo quanto previsto nel capitolato speciale di gara ed in conformità alla normativa in vigore, viene stipulato apposito contratto, sottoscritto dai contraenti mediante scrittura privata, che viene numerato e conservato agli atti.

Oltre alle fattispecie sopra indicate resta salva la possibilità di stipulare contratto in forma pubblica, qualora ritenuto opportuno.

Art. 12 - RUP - Direttore Esecuzione Contratto - Coordinamento in materia di salute e di sicurezza durante l’esecuzione

Il Funzionario responsabile del procedimento amministrativo o altra figura individuata dal Presidente viene nominato RUP per le forniture di beni e servizi.

Per quanto attiene l’esecuzione dei contratti i RUP sopra citati potranno delegare nella responsabilità di Direttore del’Esecuzione del Contratto (DEC) altri Dirigenti o funzionari dell’Ordine.

Il Direttore dell’Esecuzione dei contratti si rapporterà con il Responsabile Unico del Procedimento per gli aspetti di carattere amministrativo e di gestione dell’eventuale contenzioso.

Art. 13 - Decorrenza Regolamento

Il presente regolamento avrà decorrenza dalla data di adozione del relativo provvedimento deliberativo.

REGOLAMENTO PER L’ACQUISIZIONE DI BENI E SERVIZI IN ECONOMIA

I - DEFINIZIONE E LIMITI DELLE SPESE IN ECONOMIA ART. 1 - OGGETTO DEL REGOLAMENTO

Xxxxx restando gli obblighi di legge e le determinazioni assunte dall’Ordine dei Medici Chirurghi e Odontoiatri della Provincia di Reggio Calabria sulla opportunità di acquisire forniture, appaltare prestazioni e servizi mediante gare di appalto quale metodo preordinato al conseguimento del pubblico interesse, il presente Regolamento disciplina le modalità di effettuazione delle “spese in economia” e delle “piccole spese economali” secondo il disposto della seguente normativa nazionale: art.97 della Costituzione, D.Lgs. 12 aprile 2006, n.163 e s.m.i. – in particolare art.125 -, D.P.R. 5 ottobre 2010, n.207 e s.m.i.

ART. 2 - DEFINIZIONE DELLE SPESE IN ECONOMIA

Sono considerate spese in economia, oltre a quelle relative ad oggetto e limite di importo delle singole voci di spesa preventivamente individuate dalla stazione appaltante, con riguardo alle proprie specifiche esigenze:

- quelle da effettuare a seguito della risoluzione di un precedente rapporto contrattuale, o in danno del contraente inadempiente, quando ciò sia ritenuto necessario o conveniente per assicurare la prestazione nel termine previsto;

- quelle a completamento delle prestazioni non previste nel contratto in corso, qualora non sia possibile imporne l’esecuzione nell’ambito dell’oggetto principale del contratto medesimo;

- quelle da eseguire in caso di contratti scaduti, nelle more dello svolgimento delle previste procedure di scelta del contraente;

- quelle spese per le quali l’Ordine non abbia ritenuto di avvalersi delle normali procedure concorsuali;

- per mancanza di convenienza ad appaltare in base alla natura e all'importo della spesa;

- quando trattasi di beni e servizi che una sola ditta può fornire con i requisiti tecnici necessari;

- quelle per la cui urgenza, allo scopo di non compromettere l'efficienza e la continuità dei servizi, occorra provvedere con procedure il più possibile abbreviate e pertanto delegabili al funzionario all'uopo individuato.

Le acquisizioni in economia possono essere effettuate:

A) in amministrazione diretta: acquisizioni effettuate con materiali e mezzi propri, od appositamente acquistati o noleggiati, e con personale proprio, od eventualmente assunto per l’occasione, sotto la direzione del Responsabile del Procedimento;

B) a cottimo fiduciario: acquisizioni per le quali si rende necessario, ovvero opportuno, l’affidamento a persone od imprese esterne all’Ente.

Il responsabile dell’Ordine deputato all’acquisizione di beni e servizi, secondo le competenze stabilite dall’organigramma e specificamente indicate al successivo art.4, all’inizio di ogni anno predispone la programmazione della propria attività contrattuale, in relazione alle prevedibili esigenze che si manifesteranno rispetto ai beni e servizi da acquisire in economia.

La previsione annuale va costantemente monitorata al fine di segnalare e disporre le opportune variazioni da autorizzare.

ART. 3 – CATEGORIE MERCEOLOGICHE ACQUISIBILI IN ECONOMIA

Con i limiti di cui al successivo art. 4, possono essere effettuate in economia, di norma, le spese riferite alle categorie merceologiche che, a titolo indicativo, di seguito si elencano, necessarie a garantire il regolare andamento delle attività dell’Ordine:

a) acquisto di apparecchiature ed attrezzature tecnico-economali, automezzi, elettrodomestici, mobili, arredi, macchine d’ufficio, attrezzature e programmi informatici;

b) acquisto di materiale di consumo, di ricambio e accessori necessari al regolare funzionamento e utilizzo dei beni di cui al precedente punto a);

c) spese per servizi di pulizia, disinfezione e disinfestazione, smaltimento rifiuti, lavaggio, ristorazione, vigilanza, trasloco, trasporto, assicurativi, elaborazione dati e altri servizi non meglio precisati;

d) spese periodiche derivanti da contratti di fornitura e manutenzione di sistemi informatici e telematici;

e) acquisto di stampati, cancelleria, libri e riviste;

f) spese per combustibili, lubrificanti;

g) acconti per spese ai componenti di Commissioni previsti dalla legge e/o dai Regolamenti;

h) spese cosiddette di rappresentanza preventivamente autorizzate dall’Ordine.

i) acquisto dispositivi di protezione individuale;

j) esecuzione di interventi manutentivi, anche periodici, su beni mobili, e immobili registrati, apparecchiature e attrezzature tecnico-economali, d’ufficio e informatiche (escluso software);

k) spese periodiche derivanti da contratti di somministrazione a tempo indeterminato per fornitura di acqua, energia elettrica, gas, telefono ecc.;

l) altre spese e rimborsi non meglio precisabili.

ART. 4 - LIMITI DELLE SPESE IN ECONOMIA

L’effettuazione delle spese sopra specificate deve avvenire nel rispetto delle seguenti norme:

- ciascuna spesa effettuata, ancorché a copertura di un fabbisogno pluriennale, non può superare l'importo della soglia comunitaria in vigore, al netto di I.V.A., fermo restando il limite complessivo di spesa annuale appositamente fissato dall’Ordine. Con specifici provvedimenti, in sede di pianificazione delle spese da effettuarsi in economia vengono assegnati specifici Budget di spesa per le categorie merceologiche di acquisto indicate al precedente art. 3, sui vari conti del Bilancio.

- è fatto divieto di frazionare forniture e prestazioni, per loro natura connesse, al fine di ricondurre i singoli importi frazionati entro i limiti di spesa ammessi dal presente Regolamento;

- in ogni caso gli ordinativi emessi nell'ambito della presente regolamentazione, devono essere contenuti entro i limiti delle autorizzazioni alla spesa concesse per ogni gruppo merceologico preventivamente individuato, comunicate al funzionario Responsabile degli acquisti in economia;

- le spese entro il limite di Euro 2.500, I.V.A. esclusa, possono essere sostenute e pagate, con il servizio di cassa per le “piccole spese di economato”, con i fondi all’uopo assegnati e con le modalità previste per tale tipo di fornitura.

II - COMPETENZA PER L’EFFETTUAZIONE DELLA SPESA IN ECONOMIA ART. 5 - RESPONSABILE UNICO DEL PROCEDIMENTO DI ACQUISTO

Nelle acquisizioni in economia il Responsabile Unico del Procedimento (RUP) finalizzato alla scelta del contraente può assegnare ad altro dipendente addetto al servizio la responsabilità di singole fasi della pratica di acquisto e di ogni altro adempimento inerente l’individuazione del contraente.

Il RUP può avocare a sé, in qualsiasi momento ed ancorchè già iniziata, la singola fase dell’acquisizione.

I compiti del RUP, al fine delle acquisizioni in economia, sono normalmente quelli di seguito indicati:

- fornire dati ed informazioni per la predisposizione del provvedimento di programmazione, ivi compresa la possibilità di riservare parte degli appalti a laboratori protetti (Cooperative sociali);

- disporre l’avvio dei procedimenti di acquisto e predisporne la relativa documentazione, ivi compresa la possibilità di individuare gli appalti idonei a prevedere requisiti per la valutazione e la tutela dell’impatto ambientale;

- curare lo svolgimento della selezione;

- nominare il Presidente ed i componenti delle commissioni giudicatrici, ove previste;

- decidere in merito alle ammissioni ed esclusioni dei partecipanti;

- attivare il procedimento di verifica dell’anomalia dell’offerta;

- individuare l’aggiudicatario per l’affidamento della fornitura di beni o servizi e stipulare il relativo contratto, dopo la verifica dei requisiti in capo all’aggiudicatario;

- disporre in merito alla liquidazione delle fatture;

- disporre l’applicazione di penali o di altre sanzioni;

- attivare gli strumenti di risoluzione delle controversie;

- autorizzare il subappalto;

- disporre in merito a recesso e risoluzione del contratto;

- nominare il direttore dell’esecuzione del contratto;

- curare le comunicazioni conseguenti.

ART. 6 – RESPONSABILE DELL’ESECUZIONE DEL CONTRATTO

Operata la scelta del contraente, viene nominato il Responsabile dell’esecuzione del contratto che, per l’Ordine dei Medici Chirurghi della Provincia di Reggio Calabria, coincide normalmente con il

Responsabile Unico del Procedimento.

Con particolare riferimento all’esecuzione degli appalti di servizi ed al fine di preservare l’Ordine dalla responsabilità solidale, si occupa:

- della verifica del personale che effettivamente presta servizio;

- della verifica sulla regolarità della corresponsione delle retribuzioni e delle contribuzioni;

- della verifica sull’utilizzo dei dispositivi di protezione individuale;

- della verifica sul rispetto delle prescrizioni indicate nel DUVRI.

ART. 7 – ATTESTATO DI REGOLARE ACQUISIZIONE FORNITURE E SERVIZI

Per le forniture in economia, riguardanti le acquisizioni di beni, prodotti in serie e di servizi a carattere periodico, nonché per i servizi di natura intellettuale, il collaudo e la verifica di conformità possono essere sostituiti da un attestato di regolare esecuzione rilasciato dal Responsabile dell’Esecuzione del Contratto come sopra individuato.

III - PROCEDURE PER L’EFFETTUAZIONE DELLE SPESE IN ECONOMIA ART. 8 - RICHIESTA DI FORNITURA

Le spese da effettuarsi sono conseguenti alla richiesta di acquisto che è processata in relazione alle giacenze e alla categoria merceologica a cui afferiscono i beni/ servizi da acquisire.

Al fine di individuare le migliori condizioni di fornitura e nel rispetto delle sotto indicate modalità di esecuzione, il RUP deve:

- effettuare documentate ricerche di mercato;

- verificare i prezzi di CONSIP e della Centrale Regionale Acquisti;

- consultare l’osservatorio prezzi, ove presente.

a) Forniture di importo presunto superiore a 40.000 Euro al netto dell’I.V.A. e fino alla soglia comunitaria in vigore:

acquisizione di almeno cinque preventivi per ciascun acquisto, servizio o intervento, con validità anche annuale o pluriennale. L’affidamento diretto è inoltre consentito, fino all’importo massimo di cui alla soglia comunitaria, in caso di nota specialità del bene o servizio da acquisire, in relazione alle caratteristiche tecniche o di mercato, ovvero per ragioni di necessità e urgenza ai sensi dell’articolo 57, comma 2, lettere b) e c) del Codice.

In tal caso il RUP attesta, con adeguata relazione scritta, le ragioni di necessità e/o urgenza ovvero le caratteristiche che individuano l’unicità e/o infungibilità del bene o servizio.

b) Forniture di importo presunto pari o inferiore a 40.000 Euro al netto dell’I.V.A.:

Per importi inferiori a 10.000 euro (iva esclusa), il Responsabile del Procedimento prescinde dalla richiesta di più offerte e procede all’affidamento diretto con adeguata motivazione circa la scelta del contraente, individuato nell’Elenco Fornitori ovvero sulla base di indagini di mercato.

Per importi pari o superiori a 10.000 euro (iva esclusa) e inferiori a 40.000 euro (iva esclusa), il RUP procede all’affidamento nel rispetto del principio di rotazione e previa attestazione della congruità dell’offerta, documentata attraverso la richiesta di tre preventivi. L’eventuale mancata allegazione dei preventivi deve essere motivata mediante idonei, circostanziati ed oggettivi elementi di riscontro che giustifichino sotto il profilo tecnico e/o economico la scelta del fornitore.

ART. 9 – SCELTA DEL CONTRAENTE

Ai fini della scelta del contraente e dei potenziali concorrenti cui inviare le richieste di preventivo previste dal presente Regolamento, l’Ordine attinge dall’Albo Fornitori, gestito con sistema telematico.

La scelta dei fornitori da interpellare avviene tenendo in considerazione quanto segue:

- possibilità di adesione alle convenzioni quadro stipulate da Consip S.p.a. ai sensi dell’art. 26 della Legge 23.12.1999 n. 488, attive al momento delle necessità dell’acquisizione;

- possibilità di adesione alle convenzioni quadro stipulate da Centrale Regionale Acquisti, attive al momento delle necessità dell’acquisizione;

- ricerche di mercato, esterne all’Ordine, che permettono di ricavare informazioni utili allo scopo (consultando Internet, altri Ordini, il Mercato Elettronico di Consip - detto MEPA -, il Negozio Elettronico di Centrale Regionale Acquisti – detto NECA -, ecc.);

- Osservatorio Regionale Prezzi e Tecnologie, che fornisce altri elementi utili al riguardo;

- professionalità e conoscenza del mercato da parte dell’incaricato dell’istruttoria, che permette di individuare le ditte che possono riscontrare l’invito;

- consultazione della procedura informatica in uso, che permette di risalire indietro nel tempo per evidenziare quale fornitore in passato abbia già fornito beni simili a quelli di cui approvvigionarsi.

Le richieste di preventivo vengono predisposte garantendo la piena tracciabilità dei flussi ai fini del debito informativo.

E’ fatta salva la possibilità per la stazione appaltante di riservare taluni appalti a laboratori protetti o di riservarne l’esecuzione nel contesto di programmi di lavoro protetti, secondo la normativa in vigore. Inoltre, per la fornitura di servizi, la stazione appaltante può stipulare apposite convenzioni con le cooperative sociali di cui all’art.1, comma 1, lett.b) della legge n.381/1991, a norma dell’art.5 della medesima legge, nel rispetto dei principi di trasparenza e concorrenza.

ART. 10 – PROCEDURA DI AGGIUDICAZIONE SPESE IN ECONOMIA

Le spese in economia possono essere aggiudicate con il criterio del prezzo più basso o con quello dell’offerta economicamente più vantaggiosa e nel rispetto per ogni singola tipologia della normativa vigente degli appalti pubblici.

Al fine di tutelare e valorizzare la compatibilità ambientale, l’Ordine tiene conto di elementi di sostenibilità ambientale, quali il risparmio energetico, l’impiego di materiale e soluzioni tecnologiche ecocompatibili, la riduzione dei rischi per l’ambiente, nonché per la salute e la sicurezza dei lavoratori ed utilizzatori.

ART. 11 – COMUNICAZIONE ESITI DELL’AFFIDAMENTO

L’esito degli affidamenti mediante cottimo fiduciario, per importi superiori ad euro 40.000,00, è soggetto ad avviso di post-informazione mediante pubblicazione sul profilo del committente. Nulla è previsto riguardo agli affidamenti in amministrazione diretta.

Le procedure di acquisto in economia di beni e servizi non sono sottoposte agli obblighi di pubblicità e di comunicazione previsti dall’art.124 del Codice per gli altri appalti di servizi e forniture sotto soglia.

ART. 12 - ORDINATIVI DI ACQUISTO

Gli ordinativi di acquisto, stampati e firmati dal RUP, dovranno riportare le indicazioni contabili e fiscali previste dalla legge.

In caso di urgenza, gli ordini possono anche essere effettuati a mezzo telefono, ma è obbligatoria la regolarizzazione con l’emissione, dell’ordine scritto.

ART. 13 - STIPULA DEL CONTRATTO E VERIFICA DEI REQUISITI

I contratti di fornitura di beni e servizi di importo inferiore alla soglia comunitaria, tra cui quelli riferiti agli acquisti in economia, sono negoziati con le modalità stabilite da propri regolamenti, nel rispetto dei principi di trasparenza e concorrenza.

I contratti derivanti da affidamenti in economia sono stipulati per corrispondenza, attraverso un apposito scambio di lettere con cui la stazione appaltante dispone l’ordinazione dei beni o dei servizi, che riporta i medesimi contenuti previsti dalla lettera di invito.

La variazione delle quantità originariamente previste nel contratto è sempre possibile, fatto salvo che il contraente è obbligato alla sua esecuzione agli stessi patti e condizioni sempre che l’aumento o la diminuzione sia contenuta entro il quinto dell’importo contrattuale.

La cessione del contratto è vietata.

E’ fatta salva la possibilità di autorizzare il subappalto nei casi previsti e secondo la normativa

in vigore.

L’Ordine può procedere in qualsiasi momento alla verifica dei requisiti in capo all’aggiudicatario. La verifica può avvenire attraverso il reperimento diretto dei

documenti probatori sul possesso dei requisiti per contrarre con la Pubblica Amministrazione, attraverso la richiesta allo stesso aggiudicatario di produzione della documentazione (l’accettazione per il potenziale contraente è facoltativa). Inoltre è autorizzato, allo scopo, anche il reperimento di documentazione già presente presso l’Ordine purché reperita in occasione di altre e diverse aggiudicazioni, oppure attraverso servizio di raccolta affidato all’esterno, purchè la documentazione risulti non scaduta.

ART. 14 - LIQUIDAZIONE DELLE FATTURE

Ai Responsabili degli acquisti compete la liquidazione delle fatture pervenute e relative agli ordinativi dagli stessi rendicontati.

Alla fattura riscontrata andrà allegato il documento di trasporto, firmato e registrato per il carico, e ogni altra eventuale utile corrispondenza relativa alla stessa. Fattura e bolla di consegna costituiscono, di norma, requisiti indispensabili per l’estinzione del titolo di spesa, richiesti per la verifica della contabilità. Il carico del documento di trasporto (bolla di consegna), infatti, è possibile solo in presenza di ordinativo di acquisto.

In caso di discordanza tra l’ordinativo di spesa e la fatturazione ricevuta, si procederà alla formale contestazione del documento contabile.

Ugualmente si procederà alla contestazione della fattura in concomitanza con il riscontro di DURC irregolare.

ART. 15 - CHIUSURA DELLE CONTABILITÀ E PAGAMENTI

La contabilità delle spese in economia viene comunque chiusa al 31 dicembre di ogni anno.

Il pagamento delle fatture avviene entro i termini previsti per legge.

In caso di ritardi imputabili all’Ordine verranno riconosciuti, a richiesta, gli interessi moratori

previsti dalla normativa in vigore.

E’ possibile la cessione del credito, da autorizzarsi preventivamente da parte dell’Ordine.

IV - PICCOLE SPESE ECONOMALI

Art. 16 - Modalità di costituzione del fondo

Con apposito provvedimento l’Ordine determina l’importo dell’anticipazione di cassa da assegnare per affrontare le piccole spese per cassa contanti.

L’importo di cui sopra sarà versato al RUP come anticipazione e con imputazione ad apposito conto di Xxxxxxxx.

Tale importo potrà essere distribuito, sotto la responsabilità del preposto, a altro funzionario allo scopo individuato, che assume a sua volta la responsabilità per la gestione di quanto a lui assegnato e che rendiconterà per le piccole spese sostenute e pagate.

Per le piccole spese, che non possono esser utilizzate per l’acquisizione di materiale da inventariare, si rimanda a specifica regolamentazione operativa.

Art. 17 - Pagamenti a mezzo contanti per spese inferiori ad € 1.000,00.

Il pagamento delle spese inferiori ad € 1.000,00 può essere effettuato per contanti, senza formalità contrattuali amministrative, sotto responsabilità del liquidatore e con addebito ai singoli conti gestionali.

Verranno all’uopo compilati e siglati appositi rendiconti che costituiranno documentazione probante delle spese sostenute.

Fermo restando l’obbligo di rendicontazione documentata, i funzionari responsabili delle piccole spese economali, sono esentati dalla emissione degli ordinativi.

Art. 18 - Pagamenti a mezzo carta di credito on line

Per ragioni di opportunità pratica, il pagamento delle spese con carta di credito prepagata, viene effettuata senza formalità contrattuali amministrative, con addebito ai singoli conti gestionali.

Art. 19 - Modalità di registrazione e rendicontazione

I Responsabili delle piccole spese economali rendiconteranno periodicamente e comunque trimestralmente le spese sostenute per la discarica e l’emissione di ordinativo di reintegro del fondo.

La contabilità va chiusa al 31.12 di ogni anno regolando le differenze.

Art. 20 - Norme di rinvio

Per quanto non espressamente previsto dal presente regolamento, si fa rinvio alla normativa nazionale in vigore.