PROCEDURA E ACCORDO
PER IL CONTROLLO E LA CERTIFICAZIONE DEI PRODOTTI BIOLOGICI
ProAcc_01IT
schema: Reg. CE 834/07 – Agricoltura biologica
area geografica: ITALIA
STATO DELLE REVISIONI:
Data Approvazione | Rev. | Ed. | Note |
08/02/2019 | 00 | 02 | Nuova edizione adeguamento a D.Lgs. 20/2018, rilievi AC, aggiornamenti interni e normativi |
Il presente Documento è di proprietà di Bioagricert Srl.
Ogni divulgazione e riproduzione o cessione di contenuti a terzi deve essere autorizzata.
1 PREMESSA
1.1 Bioagricert assume la responsabilità sulle proprie attività di controllo e certificazione. Tali attività sono svolte imparzialmente e non sono influenzate da pressioni commerciali, economico-finanziarie o di altro tipo.
1.2 Bioagricert limita le attività di controllo e certificazione ai requisiti previsti dagli schemi di certificazione richiesti dall’operatore e garantisce l’accesso al sistema di controllo e certificazione senza discriminazioni di alcun genere; in particolare, non sono adottate condizioni indebite di carattere finanziario o di altra natura e l’accesso al controllo e certificazione non è condizionato né facilitato dalle dimensioni dell’operatore, o dall’appartenenza a particolari associazioni o gruppi. Le attività di BAC sono del tutto estranee a quelle di consulenza. La certificazione di BAC non è in alcun modo facilitata dall’avvalersi di determinati consulenti da parte dell’operatore.
1.3 Bioagricert basa il proprio supporto finanziario esclusivamente sui proventi delle attività di controllo e certificazione, opera con personale indipendente, competente e libero da conflitti di interesse, non eroga alcun servizio di consulenza diretta o indiretta. L’operatore può rivolgersi a Bioagricert per informazioni, o al fine di appianare dubbi interpretativi della norma applicabile.
1.4 A garanzia di correttezza e imparzialità, il presente documento è approvato dal Comitato di Salvaguardia dell’Imparzialità (CSI), organo garante dell’imparzialità composto da membri esterni, che assicura la equa rappresentanza delle parti interessate alla certificazione; esso sorveglia sull’applicazione del presente documento ed è competente anche per l’approvazione di ogni sua revisione.
1.5 Il rispetto di quanto disciplinato nel presente documento è dovuto da parte di Organismo di Controllo ed operatore, fatto salvo il rispetto delle normative generali e di settore, oltre a quelle elencate al punto § 3.
2 SCOPO E OGGETTO
2.1 Il presente documento descrive la Procedura per la fornitura da parte di Bioagricert dell’attività di controllo e certificazione agli operatori ad esso assoggettati e rappresenta l’Accordo di certificazione con tali operatori come previsto al punto 4.1.2 della norma ISO 17065.
2.2 Il documento descrive le fasi del processo di certificazione (tra cui accesso, valutazione, concessione, sorveglianza, rinnovo, estensione, sospensione, riduzione, rinuncia e revoca) e vincola le singole responsabilità, diritti e doveri delle parti.
3 PRESA VISIONE E SOTTOSCRIZIONE
3.1 Il presente documento è pubblicato sul sito xxx.xxxxxxxxxxx.xxx ed è diretto agli operatori interessati al controllo e alla certificazione Bioagricert dei prodotti biologici in Italia; inoltre, per quanto applicabile, dispone anche nei confronti di soggetti terzi che intendono relazionarsi a Bioagricert nell’ambito del suddetto servizio.
3.2 A tal fine la dichiarazione di presa visione e accettazione, nonché di rinnovo del presente Accordo da parte degli operatori assoggettati, avviene con la sottoscrizione del documento “Dichiarazione di Impegno dell’Operatore” che l’operatore è tenuto a presentare a BAC ai sensi dell’art. 63 del Reg. CE 889/08, sia all’atto della domanda sia a seguito di modifiche/aggiornamenti delle attività aziendali.
3.3 Le condizioni economiche del presente Accordo sono definite al punto § 23.
4 NORMATIVA DI RIFERIMENTO
4.1 Ai fini del presente documento sono prese a riferimento le normative vigenti sulla certificazione di prodotto e le normative vigenti in Italia per la produzione e/o commercializzazione dei prodotti biologici.
✓ Reg. (CE) 834/2007 vigente;
✓ D. Lgs. 20/2018 del 23/02/2018 e altre disposizioni nazionali e regionali vigenti relative all’applicazione delle su citate norme;
✓ UNI CEI EN ISO/IEC 17065:2012 vigente “Valutazione della conformità. Requisiti per organismi che certificano prodotti, processi o servizi”;
✓ UNI EN ISO 17025 vigente: Requisiti generali per la competenza dei laboratori di prova e taratura.
5 DEFINIZIONI E ABBREVIAZIONI
5.1 Ai fini della presente procedura si applicano i termini e le definizioni contenute nelle norme di riferimento elencate al punto § 4 ed i seguenti:
Termine o Sigla | Definizione | |||||||||
AC | Autorità Competenti per territorio e funzioni. | |||||||||
ACCREDIA | Ente nazionale italiano per l’accreditamento degli organismi di certificazione e ispezione e dei laboratori di prova. | |||||||||
Appaltatore | Operatore controllato. | che | effettua | lavorazioni | per | conto | di | un | altro | operatore |
Fascicolo di controllo | L’insieme delle informazioni e dei documenti trasmessi ai fini del sistema di controllo, alle AC e agli OdC da un operatore soggetto al sistema di controllo di cui all’articolo 28 del regolamento (CE) n. 834/2007. Sono comprese tutte le informazioni e i documenti relativi all’operatore, o alle attività dell’operatore, di cui dispongano le autorità competenti, le autorità di controllo e gli organismi di controllo, ad eccezione di informazioni o documenti che non hanno incidenza sul funzionamento del sistema di controllo e certificazione. | |||||||||
Documento Giustificativo (DG) | Rappresenta il documento giustificativo da rilasciare all’operatore a norma dell’articolo 29.1 del Reg. CE 834/07, che assolve ai seguenti scopi: attesta l’inserimento dell’azienda nel sistema di controllo per la specifica attività notificata e consente l’iscrizione dell’operatore agli Albi degli operatori del biologico. | |||||||||
CC | Comitato di Certificazione di Bioagricert | |||||||||
CRI | Comitato Ricorsi di Bioagricert | |||||||||
CSI | Comitato di Salvaguardia dell’Imparzialità di Bioagricert | |||||||||
Certificato di Conformità | Come definito dalla normativa comunitaria e nazionale, è il documento che elenca i prodotti per i quali l’operatore diventa “licenziatario”, ossia è autorizzato da BAC a rilasciare dichiarazioni di conformità al Reg. CE 834/07. Tali dichiarazioni sono rappresentate dalle etichette di confezionamento e dai documenti di transazione. Il Certificato di Conformità è valido solo se allegato al Documento Giustificativo. | |||||||||
COI | Documento che attesta che un quantitativo definito di prodotto, oggetto di una spedizione da un paese terzo verso la Comunità Europea, è stato ottenuto conformemente alle norme vigenti sul biologico. | |||||||||
Dichiarazione di conformità o documento di transazione | Documento con cui un operatore dà assicurazione scritta che un lotto identificabile e rintracciabile di prodotto, oggetto di transazione verso il cliente, è conforme ai requisiti specificati sul certificato di conformità. | |||||||||
Licenziatario | Operatore che ha ottenuto da Bioagricert licenza (CC) per commercializzare i prodotti con termini riferiti al metodo di produzione biologico. | |||||||||
Lista dei Licenziatari (LdL) | Elenco dei licenziatari e dei relativi prodotti con l’indicazione delle norme in conformità alle quali sono certificati. La LdL è disponibile a semplice richiesta presso la sede BAC e presso le sedi delle AC per territorio. | |||||||||
MiPAAFT | Ministero delle Politiche Agricole Alimentari Forestali e del Turismo. | |||||||||
Non conformità (NC) | Mancato rispetto delle disposizioni previste dalla normativa comunitaria, nazionale e regionale in materia di agricoltura biologica. | |||||||||
Linee guida BAC | Documentazione di applicazione delle norme di riferimento, che esplica nel dettaglio le regole di produzione e le caratteristiche di un prodotto o processo; tali regole discendono dalle fonti normative, alle quali l’operatore è tenuto a fare riferimento in caso di incongruenza tra Linee Guida e normative. | |||||||||
OdC | Organismo di Controllo e Certificazione. |
Operatore | La persona fisica o giuridica responsabile di garantire il rispetto del Reg. CE 834/07 in tutte le fasi della produzione, della preparazione e della distribuzione che ricadono sotto il controllo di tale persona. |
Dichiarazione di Impegno dell’operatore | Documento presentato dall’operatore all’OdC ai sensi dell’art. 63 del reg. CE 889/08. Contiene le misure precauzionali che l’operatore adotta per garantire il rispetto delle disposizioni previste dalla normativa di riferimento. Riguarda anche le attività appaltate a terzi. |
Valutazione di conformità | Ispezione e/o esame documentale e/o prova effettuata da BAC ai fini della certificazione. |
6 SISTEMA DI CONTROLLO E CERTIFICAZIONE
6.1 La certificazione dei prodotti biologici rientra in un sistema di certificazione di prodotto di qualità regolamentata, che si basa sui seguenti principi:
1) qualità del prodotto legata alla qualità del processo;
2) la valutazione del processo fornisce sufficienti garanzie che il prodotto risponda ai requisiti regolamentati;
3) i requisiti regolamentati sono misurabili e/o verificabili;
4) l’operatore deve dare evidenza oggettiva del rispetto dei requisiti regolamentati;
5) AUTOCONTROLLO AZIENDALE: 1° LIVELLO DI CONTROLLO - all’operatore competono le responsabilità primarie della conformità dei processi, dei prodotti e il rispetto delle procedure di produzione e autocontrollo;
6) CONTROLLO DI PARTE TERZA: 2° LIVELLO DEL CONTROLLO - compito di Bioagricert è verificare la capacità dell’operatore di rispettare le procedure di produzione e autocontrollo, gli impegni assunti nei confronti di Bioagricert e delle Autorità Competenti, in modo continuativo;
7) VIGILANZA: 3° LIVELLO DEL CONTROLLO - sul sistema di certificazione e sull’attività svolta da Bioagricert svolgono vigilanza le Autorità Competenti per territorio e funzioni e dagli Enti di accreditamento.
6.2 Lo scopo dell’ingresso nel sistema di controllo e certificazione, per un operatore, è in prima battuta ottenere il rilascio del Documento Giustificativo (DG) a norma dell’articolo 29.1 del Reg. CE 834/07, condizione per l’iscrizione della propria attività negli Albi degli operatori del biologico su base regionale, nazionale e internazionale.
6.3 Il DG riguarda la conformità dell’attività, dei territori e delle strutture ed è rilasciato agli operatori nei casi, tempi e modi descritti al punto § 10.
6.4 Qualora l’operatore voglia vendere prodotti biologici, di propria o altrui produzione, ad altri operatori o sul mercato, dovrà effettuare domanda di certificazione per ottenere il rilascio del Certificato di Conformità (CC). Il Certificato di Conformità è valido solo se allegato al DG di riferimento e la lista delle categorie di prodotto, o singoli prodotti, che l’operatore è autorizzato a commercializzare come biologici.
6.5 Il CC riguarda pertanto la conformità dei prodotti ed è rilasciato agli operatori nei casi, tempi e modi descritti al punto § 11.
7 DOMANDA DI ACCESSO AL SISTEMA DI CONTROLLO
7.1 L’operatore che intende entrare nel sistema di controllo e certificazione biologica per qualsivoglia attività prevista da Reg. Ce 834/07, deve:
➊ Presentare la domanda di ingresso nel sistema di controllo, chiamata “Notifica di attività di produzione con metodo biologico” prevista dall’art. 28 del Reg. CE 834/07, contenente la descrizione completa dell’attività, del sito e dell’unità produttiva che l’operatore intende condurre con metodo biologico. E’ obbligatorio presentare la Notifica di attività con metodo biologico in formato elettronico secondo le prescrizioni del DM n. 2049 del 01/02/2012 e sue modifiche e integrazioni. Ciò è possibile attraverso il Sistema Informativo Biologico (d’ora in poi SIB), gestito dal Ministero italiano e collegato agli Organismi di Controllo e/o i sistemi informativi regionali.
Per presentare Notifica l’operatore si deve recare presso un centro abilitato in ciascuna Regione per il caricamento delle notifiche sul sistema SIB. La Regione di riferimento è quella in cui l’operatore ha costituito il fascicolo aziendale o, nel caso dei preparatori e/o importatori, la Regione in cui si trova la sede legale dell’azienda e in cui sarà costituito il fascicolo aziendale.
Prima della presentazione della Notifica, qualora la complessità, dimensione o altre caratteristiche dell’attività facessero sorgere all’operatore il dubbio di sostenibilità del sistema di controllo biologico per la propria azienda, Bioagricert riconosce agli operatori la possibilità di richiedere una Visita preliminare, il cui modulo di richiesta è pubblicato all’indirizzo xxx.xxxxxxxxxxx.xxx.
Durante tale visita l’ispettore BAC visiona l’azienda, valuta la documentazione disponibile, segnala le carenze riscontrate ed esprime infine un parere sulla fattibilità di applicazione del metodo biologico, registrando i risultati nel rapporto ispettivo, controfirmato dall’operatore.
La visita preliminare non prevede possibilità di emissione di non conformità, non vincola l’operatore a procedere con la richiesta di accesso ed è a titolo oneroso per il richiedente, secondo il tariffario BAC.
➋ Presentare a Bioagricert la Dichiarazione di Impegno come prevista all’art. 63 del Reg. CE 889/08, contenente le misure che l’operatore intende adottare per garantire, a livello di unità, di sito e di attività, il rispetto delle norme di produzione biologica e prevenire i rischi di contaminazione.
L’operatore redige tale Dichiarazione sui modello n. M_80 per le attività di produzione primaria e/o n. M_79 per le attività di preparazione e importazione, forniti da Bioagricert e pubblicati sul sito xxx.xxxxxxxxxxx.xxx.
Nella Dichiarazione di Impegno è richiesto che siano comprese come minimo le seguenti informazioni:
✓ dettaglio delle misure concrete che l’operatore intende adottare a soddisfacimento delle misure di controllo e precauzionali minime definite da Bioagricert nel documento “MCP_01IT Misure di Controllo e Precauzionali” pubblicato all’indirizzo xxx.xxxxxxxxxxx.xxx al fine di garantire, a livello di unità, di sito e di attività, il rispetto delle norme di produzione biologica e prevenire i rischi di contaminazione da parte di prodotti e/o sostanza non autorizzate;
✓ descrizione di ogni fase e componente dei prodotti oggetto delle attività aziendali, ivi compresa l’origine delle forniture e l’ingredientistica dei prodotti;
✓ le misure di pulizia da prendere lungo tutta la filiera di produzione e durante iI magazzinaggio;
✓ ogni informazione e facilitazione necessaria all’OdC per completare il processo di certificazione (attività subappaltate, siti produttivi diversi, ecc.) e per le attività di valutazione, incluse quelle per l’esame documentale e l’accesso a tutte le aree valutate, alle registrazioni ed al personale coinvolto.
Oltre alla sottoscrizione della presente, in calce alla Dichiarazione di Impegno l’operatore è tenuto a rendere alcune altre impegnative relative al controllo e alla certificazione, tra le quali:
✓ comunicare entro 30 giorni dalla variazione a Bioagricert qualsiasi modifica alle attività/prodotti e informazioni contenute nella Dichiarazione;
✓ consentire a Bioagricert, ai fini del controllo, l’accesso ad ogni parte delle attività notificate, alla contabilità, ai documenti giustificativi e alle registrazioni di autocontrollo;
✓ in sede di ispezione esibire e/o comunicare al tecnico ispettore Bioagricert, tutti i dati, documenti e informazioni in proprio possesso, alla data di ispezione, sulle attività e prodotti oggetto del controllo;
✓ informare quanto prima Bioagricert di qualsiasi irregolarità o infrazione riguardante la qualificazione biologica dei propri prodotti o riguardante prodotti biologici ricevuti da altri operatori o appaltatori;
✓ accettare, in caso di infrazioni o irregolarità, che siano applicati i provvedimenti previsti dalle norme di produzione biologica ed eseguire i provvedimenti adottati da Bioagricert a seguito di non conformità, anche se comminati successivamente al recesso o all'esclusione, per fatti antecedenti l'esclusione o il recesso medesimi;
✓ non presentare, in caso di esclusione, nuova notifica di cui all'articolo 28 del Reg. 834/07 prima che siano trascorsi due anni dalla data della misura di esclusione, fatta salva l'esclusione per morosità;
✓ annotare tutte le operazioni riguardanti la produzione e la commercializzazione dei prodotti biologici o in conversione su appositi registri o, in alternativa, su registri obbligatori già utilizzati in adempimento di altre disposizioni normative, purché' contenenti le informazioni previste dalla normativa comunitaria e nazionale per il settore biologico;
✓ comunicare entro 30 giorni all'organismo di controllo i reclami ricevuti dai clienti sulla qualifica dei prodotti biologici;
✓ comunicare entro 30 giorni all'organismo di controllo l'esito dei controlli svolti dalle autorità competenti;
✓ accettare, qualora l’operatore e/o eventuali appaltatori siano controllati da organismi di controllo differenti, lo scambio di informazioni fra tali organismi di controllo;
✓ accettare, qualora l’operatore si ritiri dal sistema di controllo, che il fascicolo di controllo sia conservato da BAC per un periodo di almeno cinque anni;
✓ accettare, qualora l’operatore e/o eventuali appaltatori cambino autorità od organismo di controllo, la trasmissione del proprio fascicolo di controllo all’autorità o all’organismo di controllo successivo;
✓ accettare, ove richiesto, di informare per iscritto gli acquirenti del prodotto non conforme per garantire che le indicazioni relative al metodo biologico siano soppresse da tale produzione.
8 RIESAME DELLA DOMANDA
8.1 BAC valuta le informazioni contenute nella Notifica e nella Dichiarazione di Impegno al fine di garantire che le informazioni fornite siano sufficienti, sia risolto ogni problema di comprensione tra BAC ed operatore compresi gli aspetti amministrativi o documenti normativi, sia ben definito il campo di applicazione della certificazione richiesta dall’operatore, siano disponibili per Bioagricert i mezzi per eseguire il relativo controllo e che Bioagricert disponga di competenza e capacità per effettuare l’attività di certificazione richiesta.
8.2 BAC, nel caso ritenga di non avere la capacità di svolgere l’attività di certificazione in relazione al campo d’applicazione, alla sede delle unità operative del richiedente e ad ogni requisito particolare come la lingua utilizzata, comunica al richiedente stesso il respingimento della domanda; in caso contrario comunica all’operatore l’accettazione nel proprio sistema di controllo.
8.3 BAC può rifiutare di accettare una Notifica (o di mantenere un operatore sotto il proprio controllo) se a carico del richiedente esistano ragioni fondamentali o dimostrate, come per esempio implicazione in attività illegali, oltre ai casi previsti e disciplinati dalle AC.
9 CONTROLLI ISPETTIVI IN ACCESSO
9.1 Bioagricert esegue per gli operatori che hanno fatto Notifica e per le attività ivi notificate, controlli ispettivi in accesso al sistema (ispezioni di accesso) al fine di accertare eventuali infrazioni e irregolarità, nonché inosservanze, riguardanti la conduzione aziendale e la qualificazione biologica dei prodotti. In tali casi, a tutela degli interessi dei consumatori, Bioagricert applica le corrispondenti misure di cui al punto § 15.
10 RILASCIO DEL DOCUMENTO GIUSTIFICATIVO (DG)
10.1 A norma dell’articolo 29.1 del Reg. CE 834/07 il Documento Giustificativo è il documento che attesta l’inserimento dell’azienda nel sistema di controllo per le attività notificate; consente quindi l’iscrizione dell’operatore agli elenchi ed albi pubblici degli operatori biologici.
10.2 Il DG è rilasciato da Bioagricert all’operatore alle seguenti condizioni:
✓ Completezza della documentazione di accesso (Notifica e Dichiarazione di Impegno)
✓ Controlli ispettivi con esito favorevole
10.3 Il DG è rilasciato all’operatore entro 90 giorni dalla data di Notifica1 per una durata non superiore ai 36 mesi.
11 DOMANDA DI RILASCIO DEL CERTIFICATO DI CONFORMITA’ (CC)
11.1 L’operatore che volesse commercializzare con indicazioni biologiche i prodotti biologici relativi alle attività notificate, deve richiedere (tramite modello M_77) a Bioagricert il rilascio del Certificato di conformità (CC), come allegato al Documento Giustificativo.
1 Notifica in stato di “rilasciata” sul sistema SIB.
11.2 Indipendentemente dalla sua data di rilascio, il Certificato di Conformità è sempre collegato ad un DG, ne costituisce allegato e non può avere validità superiore al DG al quale è collegato.
11.3 In caso di aziende con attività di produzione agricola (terreni notificati), il rilascio del Certificato di Conformità per le produzioni di tali terreni non può avvenire prima del termine di un periodo minimo, detto ‘di conversione’ al metodo biologico, che dipende dal tipo di coltura notificata; durante il periodo di conversione l’azienda agricola è comunque sottoposta alle attività di sorveglianza di cui al punto § 13.
12 MANTENIMENTO DELLA CERTIFICAZIONE
12.1 All’operatore è affidata la responsabilità di garantire che i prodotti per i quali ha ottenuto la certificazione soddisfino in continuo i requisiti su cui la certificazione stessa è basata, e in generale, ogni altro requisito di legge.
12.2 Al fine di mantenere la conformità acquisita, l’operatore deve:
✓ rispettare in modo continuativo quanto dichiarato e descritto nei documenti di cui al punto § 7 della presente procedura;
✓ fare affermazioni, nei riguardi della certificazione, solo in riferimento agli scopi per i quali la certificazione è stata rilasciata;
✓ emettere le dichiarazioni di conformità solo dopo accertamento della provenienza e della conformità del prodotto ai requisiti di legge ed a quelli dello schema di certificazione adottato.
✓ informare BAC tempestivamente (e comunque entro 30 giorni) su ogni modifica che ha intenzione di apportare al prodotto, o al processo, suscettibile di influire la conformità concessa, comprese le modifiche che possano influenzare la propria capacità di soddisfare i requisiti richiesti dalle norme di certificazione (es: modifica di stato giuridico, direzione, sito di produzione, sistema di gestione, ecc…). Al licenziatario non è consentito emettere dichiarazioni di conformità per i prodotti derivanti da tali condizioni modificate, fintanto che non abbia ottenuto l’autorizzazione di BAC;
✓ informare BAC di eventi accidentali di sua conoscenza suscettibili di influire la conformità concessa e il coinvolgimento in procedimenti giudiziari conseguenti alle leggi sulla responsabilità da prodotto o comunque a violazioni di leggi di prodotto;
✓ mantenere la registrazione di tutti i reclami di cui è a conoscenza ed intraprendere azioni correttive appropriate in riferimento a tali reclami e a qualsiasi difetto riscontrato nei prodotti che influisca sulla conformità ai requisiti di certificazione; l’operatore deve documentare tali azioni e rendere disponibili a Bioagricert tutte le registrazioni. L’operatore deve informare tempestivamente (e comunque entro 30 giorni) BAC in merito a reclami relativi alla presenza nei prodotti e nei processi di sostanze non ammesse dalle norme di produzione biologica. L’operatore deve prendere in considerazione anche i reclami pervenuti a eventuali appaltatori per i quali si assume la responsabilità della conformità del prodotto.
12.3 L'operatore che ritenga o sospetti che un prodotto da lui ottenuto, preparato, importato, o consegnatogli da un altro operatore, non sia conforme, avvia le procedure necessarie per togliere da tale prodotto ogni riferimento al biologico, o per separare e identificare il prodotto stesso. Egli può destinare tale prodotto alla trasformazione, all'imballaggio o alla commercializzazione soltanto dopo aver eliminato ogni dubbio sulla sua conformità, a meno che il prodotto sia immesso sul mercato senza alcuna indicazione relativa al biologico e alla certificazione BAC.
13 ATTIVITA’ DI CONTROLLO IN SORVEGLIANZA
13.1 La sorveglianza è finalizzata ad accertare che l’operatore che ha ottenuto DG e/o CC mantenga in continuo la capacità di realizzare il prodotto in conformità ai requisiti di certificazione e di rispettare gli impegni sottoscritti con BAC e le AC. La sorveglianza ha ad oggetto il prodotto, il processo, il corretto uso dei certificati e marchi di conformità e, se applicabile, il sistema di gestione degli operatori.
13.2 Durante il periodo di permanenza nel sistema di controllo, l’operatore è sottoposto alla sorveglianza di BAC secondo le attività di valutazione di conformità descritte ai punti successivi.
13.3 ISPEZIONE
Ai fini ispettivi l'operatore deve concedere a BAC:
✓ l’accesso a tutte le aree valutate, alle registrazioni ed al personale coinvolto. Tutte le sedi dell’operatore, o degli appaltatori, ove assoggettate al controllo BAC, devono essere accessibili per l’ispezione, anche senza preavviso, in qualsiasi momento durante l’orario di lavoro, come pure deve essere sempre presente un addetto che possa prestare la massima cooperazione;
✓ il consenso, previo avviso, alla partecipazione alle diverse verifiche ispettive ad osservatori di BAC e ai valutatori degli Enti di accreditamento. Lo scopo di tali partecipazioni è l’addestramento di nuovo personale e/o la vigilanza sull’operato di BAC. Gli osservatori degli Enti di accreditamento partecipano in qualità di valutatori dell’operato di BAC e non dell’operatore stesso.
Nel caso in cui l’operatore non consenta il libero accesso a tutte le aree valutate ed a tutta la documentazione aziendale, BAC ha facoltà di contestare all’operatore un’infrazione di cui al successivo punto § 14.4.
Inoltre ai fini dell'ispezione l'operatore è tenuto a:
✓ controfirmare i rapporti d’ispezione, di prelievo campioni e di non conformità, di cui riceve copia o sintesi;
✓ adottare le misure necessarie per ovviare alle inadempienze rilevate;
✓ disporre che eventuali consulenti dell’operatore rispettino rigorosamente il ruolo di osservatore.
13.4 La frequenza dei controlli ispettivi è funzione delle caratteristiche del processo e della probabilità di generare prodotti non conformi (classe di rischio attribuita all’operatore). L’esito delle ispezioni si ritiene confermato se l’operatore non riceve diversa comunicazione da Bioagricert entro 60 gg dalla data di ispezione.
13.5 PROVE ANALITICHE
I campioni sottoposti a prova sono prelevati presso le sedi dell'operatore (produzione o magazzino), oppure presso la distribuzione (magazzini o vendita al dettaglio). Le prove hanno l’obiettivo di:
✓ migliorare la valutazione del processo;
✓ verificare la corretta applicazione del metodo biologico e della prevenzione delle contaminazioni;
✓ verificare la conformità dei prodotti e del processo alle norme di riferimento applicabili.
La scelta e il numero dei campioni da sottoporre a prova è funzione delle caratteristiche del processo e della probabilità di generare prodotti non conformi (rischio). Il campionamento è eseguito anche in caso di segnalazioni sull’operatore dall’esterno o quando, durante le attività di valutazione, BAC sospetti l’impiego di sostanze e tecniche non conformi (segni di trattamenti, presenza in magazzino di mezzi tecnici non conformi, ecc.). In quest’ultimo caso i campioni sono prelevati tenendo conto del sospetto e non necessariamente della rappresentatività statistica della partita campionata.
13.6 RIESAME DOCUMENTALE
In sorveglianza il riesame documentale ha ad oggetto:
1. l’esito delle verifiche ispettive con l’acquisizione del parere di conformità delle attività aziendali da parte del tecnico ispettore e/o la rilevazione delle non conformità;
2. il riesame dei documenti relativi ad ogni modifica che l’operatore ha intenzione di apportare al prodotto, al processo o al sistema di gestione, suscettibile di influire la conformità riconosciuta;
3. il mantenimento delle registrazioni aziendali e dei documenti di certificazione dei fornitori.
13.9 Relativamente ai prodotti certificati, sono previste le seguenti ulteriori attività:
1. approvazione delle etichette di prodotti preconfezionati;
2. monitoraggio delle transazioni di prodotti non preconfezionati, attraverso il mantenimento della “Banca dati transazioni” pubblicata nel sito internet di BAC. L’operatore ha l’obbligo di trasmettere la copia del documento di transazione a BAC entro 30gg dalla sua emissione;
3. visite ispettive presso la distribuzione finalizzate alla verifica delle etichette e al prelievo di campioni;
4. controlli incrociati con gli altri OdC, per la conferma di validità dei certificati emessi in favore dei fornitori dell’operatore e lo scambio di informazioni sulle operazioni soggette al loro controllo.
14 NON CONFORMITÀ
14.1 La Non Conformità consiste nel mancato rispetto delle disposizioni previste dalla normativa europea, nazionale e regionale in materia di agricoltura biologica ed è determinata da comportamenti e/o negligenze compiuti dall’operatore biologico o da eventi non direttamente imputabili allo stesso.
14.2 BAC nell’informare gli operatori delle NC rilevate comprende la comunicazione dei termini per il trattamento o la correzione della NC e della tempistica per i Ricorsi di cui al successivo punto § 22.1.
14.3 Sulla base della normativa comunitaria, nell’attività di controllo degli operatori, sono previsti tre categorie di non conformità diverse secondo la loro capacità di pregiudicare o meno l’idoneità del processo produttivo soggetto a certificazione: inosservanze, irregolarità e infrazioni.
14.4 Le INFRAZIONI sono inadempienze di carattere sostanziale che compromettono la conformità del processo di produzione, del sistema di autocontrollo sul metodo di produzione, della gestione della documentazione aziendale, del rispetto degli obblighi contrattuali assunti nei confronti di Bioagricert e si caratterizza per avere effetti prolungati tali da determinare variazioni sostanziali della forma giuridica dell’operatore, della conformità dei prodotti e della affidabilità dell’operatore. L’accertamento di una o più infrazioni comporta l’applicazione della sospensione della certificazione per una o più attività ovvero dell’esclusione dell’operatore dal sistema di controllo.
14.5 Le IRREGOLARITÀ sono inadempienze che compromettono la qualificazione del prodotto ma non la conformità del processo di produzione o del sistema di autocontrollo sul metodo di produzione o della gestione della documentazione aziendale e si caratterizza per non avere effetti prolungati nel tempo e non determinare variazioni sostanziali della forma giuridica dell’impresa. L’accertamento di una o più irregolarità comporta l’applicazione, da parte dell’organismo di controllo al quale è assoggettato l’operatore, previa diffida in caso di irregolarità sanabili, della soppressione delle indicazioni biologiche, in proporzione all’importanza del requisito violato e alla natura e alle circostanze particolari delle attività irregolari.
14.6 Le INOSSERVANZE sono inadempienze di lieve entità, prive di effetti prolungati nel tempo, tali da non compromettere la conformità del processo di produzione o del sistema di autocontrollo sul metodo di produzione o della gestione della documentazione e da non determinare variazioni della forma giuridica dell’operatore o di conformità dei prodotti o di affidabilità dell’operatore. L’accertamento di una o più inosservanze comporta l’applicazione, da parte dell’organismo di controllo al quale è assoggettato l’operatore, di una diffida scritta, contenente l’invito a correggere l’inosservanza in tempi definiti e a predisporre le opportune azioni correttive affinché l’evento non si ripeta.
14.7 Le NC contestate agli appaltatori sono contestate anche ai licenziatari di riferimento.
14.8 LA REITERAZIONE nell’ambito della stessa area di una irregolarità o infrazione determina una non conformità di gravità maggiore di quella rilevata con conseguente applicazione della relativa misura, a meno che l’irregolarità non sia stata determinata da eventi non direttamente imputabili all’operatore.
14.9 Nei casi di infrazioni ed irregolarità sospette cui all’art. 91 par. 2 del Reg. CE 889/08, Bioagricert applica una soppressione cautelativa delle indicazioni biologiche, misura in cui all’operatore, nei casi applicabili, è richiesto di non commercializzare le produzioni coinvolte con riferimento al metodo biologico in un periodo indicato da Bioagricert e non superiore a 30 giorni (fatto salvo che i sospetti non trovino conferma) e viene fornito all’operatore un termine per la formulazione delle proprie osservazioni sulle circostanze che hanno determinato la misura stessa.
15 PROVVEDIMENTI
15.1 Nell’ambito delle tre categorie di non conformità, inosservanza, irregolarità e infrazione, e delle loro sottoclassi lieve e importante, sono applicati i seguenti provvedimenti: diffida, soppressione delle indicazioni biologiche, sospensione della certificazione ed esclusione dell’operatore.
15.2 Le varie tipologie di provvedimenti descritti ai punti successivi, in virtù delle loro caratteristiche e delle aree di controllo in cui ricadono, possono rendere necessarie attività aggiuntive da parte di Bioagricert nei confronti degli operatori a cui è stata contestata la NC. Tali attività possono comprendere, tra gli altri: esami documentali accessori, ispezioni aggiuntive e prelievo di campioni.
15.3 Bioagricert informa l’operatore delle eventuali attività aggiuntive previste a seguito dei provvedimenti comminati, contestualmente all’invio della comunicazione di provvedimento.
15.4 La SOSPENSIONE consiste nel divieto per l’operatore di commercializzare con indicazioni riferite al metodo di produzione biologica i prodotti derivanti dalle attività oggetto di sospensione e, se pertinente, comporta la soppressione delle indicazioni biologiche anche di prodotti, oggetto di non conformità, già immessi sul mercato, per un periodo da concordare con l’autorità competente. La sospensione della certificazione è comunicata all’operatore insieme alle prescrizioni per la riattivazione e ad ogni altra azione richiesta dallo schema di certificazione applicato. Al termine del periodo di sospensione, BAC controlla che si siano realizzate le condizioni per la sua rimozione. Al verificarsi di tali condizioni, BAC notifica all’operatore la riattivazione della certificazione ed il ripristino delle informazioni aggiornate sui documenti di certificazione.
15.5 L’ESCLUSIONE consiste nel ritiro del documento giustificativo e nella cancellazione dall’elenco degli operatori biologici e, se pertinente, comporta la soppressione delle indicazioni di prodotti, oggetto di non conformità, già immessi sul mercato.
15.6 La SOPPRESSIONE comporta il divieto per l’operatore di riportare le indicazioni relative al metodo di produzione biologica, nell’etichettatura e nella pubblicità dell’intera partita o dell’intero ciclo di produzione in cui è stata riscontrata l’irregolarità.
15.7 BAC nell’informare gli operatori delle NC rilevate comprende la comunicazione dei termini per il trattamento o la correzione della NC e della tempistica per i Ricorsi di cui al successivo punto § 21.1.
15.8 Le NC contestate agli appaltatori sono contestate anche ai licenziatari di riferimento.
15.9 Il MANCATO TRATTAMENTO della NC nei termini previsti a punto § 14.2 determina una NC di gravità maggiore di quella rilevata con conseguente applicazione della relativa misura.
15.10 LA REITERAZIONE nell’ambito della stessa area di una irregolarità o infrazione determina una non conformità di gravità maggiore di quella rilevata con conseguente applicazione della relativa misura, a meno che l’irregolarità non sia stata determinata da eventi non direttamente imputabili all’operatore.
15.11 Nei casi di infrazioni ed irregolarità sospette cui all’art. 91 par. 2 del Reg. CE 889/08, Bioagricert applica una SOPPRESSIONE CAUTELATIVA DELLE INDICAZIONI BIOLOGICHE: misura in cui all’operatore, nei casi applicabili, è richiesto di non commercializzare le produzioni coinvolte con riferimento al metodo biologico in un periodo indicato da Bioagricert e non superiore a 30 giorni (fatto salvo che i sospetti non trovino conferma) e viene fornito all’operatore un termine per la formulazione delle proprie osservazioni sulle circostanze che hanno determinato la misura stessa.
15.12 MISURE DI CONTROLLO RINFORZATO: nei casi previsti dalle Autorità Competenti, Bioagricert può applicare nei confronti degli operatori delle misure di controllo rinforzato le cui caratteristiche sono descritte e rese pubbliche nel documento Applicazione delle misure di controllo rinforzato a carico degli operatori – Reg. CE 834/07, allegato 2 alla presente Procedura.
15.13 TEMPI PER LA GESTIONE DEI PROVVEDIMENTI: i tempi per le decisioni sui provvedimenti (dalla segnalazione iniziale, alla comunicazione del provvedimento all’interessato) sono contenuti nella normativa nazionale applicabile.
15.14 SEGNALAZIONE ESTERNA DEI PROVVEDIMENTI: tutti i provvedimenti comminati sono segnalati da BAC alle AC, i provvedimenti di soppressione delle indicazioni, di sospensione della certificazione e di esclusione dell’operatore sono segnalate anche agli altri OdC italiani. I dati oggetto di segnalazione esterna sono: denominazione operatore, partita IVA, provvedimenti.
15.15 ANNULLAMENTO E REVOCA DEI PROVVEDIMENTI: l’annullamento del provvedimento si realizza quando l’operatore ottiene la sua revisione tramite ricorso consentendo la “reintegra totale” e retroattiva alla data del provvedimento. La revoca del provvedimento si realizza quando l’operatore ottiene la revisione e ritiro del provvedimento, consentendo la “reintegra condizionata” alla verifica del mantenimento delle condizioni della certificazione.
16 ESTENSIONE DELLA CERTIFICAZIONE
16.1 L’operatore può richiedere le seguenti tipologie di estensione della certificazione:
1. estensione del Documento Giustificativo a nuove tipologie di attività e/o a nuove strutture (es. appezzamenti, allevamenti, linee di trasformazione, siti produttivi).
2. estensione del Certificato di conformità a nuovi prodotti e/o ad altri schemi di certificazione;
16.2 Per la richiesta di estensione della certificazione, l’operatore deve integrare ai nuovi siti/prodotti/attività la documentazione prevista per la domanda di accesso.
16.3 BAC valuta la necessità di condurre delle verifiche aggiuntive e attiva le procedure di valutazione, all’esito delle quali, decide sull’estensione richiesta.
17 VENDITA E DISTRIBUZIONE DEI PRODOTTI
17.1 I prodotti biologici preconfezionati dell’operatore, devono essere venduti in confezioni sigillate in cui non sia possibile sostituire il contenuto e recanti una etichetta approvata da BAC. L’etichetta approvata costituisce la dichiarazione di conformità del prodotto emessa dall’operatore.
17.2 I prodotti biologici non preconfezionati dell’operatore e quelli preconfezionati recanti la certificazione del cliente, possono essere venduti unicamente ad altri operatori controllati e devono essere accompagnati dalla copia originale firmata del documento di transazione per i prodotti biologici (DTPB). La pubblicazione nella banca dati transazioni è condizionata dalla presenza dei prodotti oggetto del documento di transazione nel Certificato di conformità rilasciato all’operatore, in corso di validità. Il documento di transazione costituisce la dichiarazione di conformità del prodotto emessa dall’operatore.
l cliente che riceve i prodotti ed il relativo OdC, previa registrazione al sito xxx.xxxxxxxxxxx-xxxxx.xxx, possono consultare e stampare lo stesso documento, digitando il codice identificativo del documento di transazione.
18 RINUNCIA, SOSPENSIONE, RIDUZIONE E REVOCA DELLA CERTIFICAZIONE
18.1 RINUNCIA
L’operatore può richiedere volontariamente la rinuncia alla certificazione in qualsiasi momento, tramite comunicazione scritta indirizzata sia a BAC che alle AC, qualora:
1. non intenda adeguarsi a variazioni delle condizioni per la certificazione di cui al punto § 19.
2. intenda cessare l’attività oggetto di controllo e certificazione;
3. intenda cambiare OdC.
18.2 SOSPENSIONE E SOSPENSIVA
La sospensione della certificazione può avvenire nei seguenti casi:
1. imposta da BAC a seguito di rilievo di non conformità;
2. su richiesta volontaria dell’operatore (che risulterà in stato di ‘sospensiva’).
Durante il periodo di sospensione o sospensiva BAC svolgerà comunque almeno una visita ispettiva di sorveglianza all’anno.
18.3 RIDUZIONE DELLA CERTIFICAZIONE
La riduzione delle attività/prodotti oggetto di certificazione può avvenire nei seguenti casi:
1. imposta da BAC a seguito di rilievo di non conformità;
2. su richiesta volontaria dell’operatore, per impossibilità di adeguarsi a variazioni delle condizioni di certificazione o qualora intenda cessare la conduzione di alcune attività con metodo biologico.
In entrambi i casi, Bioagricert attuerà le necessarie modifiche ai documenti di certificazione ed alle informazioni pubbliche di cui al punto § 25, al fine di garantire che il campo di applicazione della certificazione sia chiaramente comunicato all’operatore e al pubblico.
18.4 ESCLUSIONE DAL CONTROLLO E REVOCA DELLA CERTIFICAZIONE
L’esclusione dal sistema di controllo dell’operatore con conseguente revoca della certificazione può avvenire nei seguenti casi:
1. venire meno dei requisiti che ne hanno permesso la concessione e il mantenimento;
2. provvedimenti di BAC comportanti esclusione;
3. inosservanza del presente Accordo con BAC ivi compresi gli aspetti economici.
BAC ha facoltà di comunicare a terzi, esclusivamente in funzione delle esigenze del sistema di controllo e certificazione, la revoca della certificazione e l’esclusione dal sistema di controllo dell’operatore; quest’ultimo ne accetta sin da ora le relative conseguenze.
18.6 Nei casi di rinuncia, sospensione, riduzione o revoca della certificazione, l’operatore ha l’obbligo di:
1. cessare immediatamente la commercializzazione con i riferimenti al biologico e alla certificazione BAC;
2. cessare immediatamente l’utilizzo dei Documenti Giustificativi, dei Certificati di Conformità e dei Documenti di transazione;
3. cessare immediatamente l’utilizzo delle etichette, della carta intestata e di tutti i documenti/pubblicazioni nei quali compaiono i riferimenti alla certificazione e a BAC;
4. cessare immediatamente l’utilizzo dei marchi di conformità, del marchio Bioagricert e dei marchi degli Enti di accreditamento;
5. avvertire i clienti ai quali era stata notificata la certificazione, se richiesto da BAC.
BAC verificherà che quanto sopra riportato sia eseguito e darà l’opportuna pubblicità alla rinuncia, sospensione, riduzione o revoca, comunicandola alle AC per territorio e, se necessario, agli altri OdC italiani.
19 VARIAZIONE DELLE CONDIZIONI PER LA CERTIFICAZIONE
19.1 Le modifiche dei requisiti per la certificazione possono riguardare la presente procedura, le norme di riferimento e il tariffario.
19.2 Le variazioni della presente procedura e delle linee guida sono comunicate agli operatori controllati tramite pubblicazione sul sito internet xxx.xxxxxxxxxxx.xxx ; gli operatori hanno a disposizione un periodo di adeguamento pari a 12 mesi, salvo diverse indicazioni previste dalla normativa di riferimento applicabile. Le stesse condizioni valgono per le modifiche al Tariffario.
19.3 L’operatore ha facoltà di adeguarsi alle nuove condizioni per la certificazione, entro i termini indicati, o di rinunciare alla certificazione. Nel caso di mantenimento della certificazione, BAC verificherà la conformità alle nuove condizioni per la certificazione.
20 CAMBIAMENTO DI ODC
20.1 Nei casi in cui l’operatore comunichi rinuncia per cambio OdC, l’ente entrante richiederà a BAC una liberatoria contenente le informazioni di controllo dell’operatore previste dalla normativa nazionale applicabile. A meno di motivi ostativi, regolati dalla suddetta normativa, BAC ha l’obbligo di fornire tale liberatoria entro 15 giorni dalla richiesta. Lo stesso procedimento (inverso) si applica agli operatori entranti in BAC come provenienti da altro OdC; l’operatore è quindi informato che BAC è tenuto a richiedere all’OdC uscente le informazioni di controllo previste dalla normativa nazionale applicabile.
20.1 In entrambi casi, per assicurare la continuità delle attività dell’operatore, il Documento Giustificativo emesso dall’OdC uscente resta valido fino al rilascio del Documento Giustificativo da parte dell’OdC subentrante.
20.2 I provvedimenti adottati dall’OdC uscente a seguito di rilevate non conformità impediscono all’operatore di cambiare Organismo di controllo, salvo che l’operatore regolarizzi la propria posizione.
21 RICORSI, RECLAMI E CONTENZIOSI
21.1 RICORSI
Nell’obiettivo di assicurare la risoluzione imparziale e tempestiva dei ricorsi, BAC prevede l’opportunità per il richiedente di presentare formalmente il caso direttamente ad un Comitato Ricorsi (CRI), formato da membri indipendenti, presso la sede BAC.
Gli operatori possono presentare ricorso contro i provvedimenti comminati da BAC entro 15 giorni dal ricevimento, dettagliando le ragioni del dissenso e richiedendo la revisione del provvedimento. La
ricezione del ricorso non interrompe comunque l’esecutività dei provvedimenti adottati, fino a diverso pronunciamento del CRI; in caso di non accoglimento del ricorso il provvedimento oggetto del ricorso diventa quindi definitivo e le spese sono a carico del soccombente, secondo il Tariffario BAC.
Al termine della procedura di ricorso il CRI comunica la propria decisione a BAC che la riporta all’operatore richiedente. BAC assicura l’indipendenza della decisione del CRI sulla risoluzione del ricorso.
21.2 RECLAMI
La politica per la qualità di Bioagricert considera con estrema importanza la fiducia nella certificazione presso clienti e consumatori, e si prefigge quindi l’obiettivo di una risoluzione tempestiva dei reclami sul servizio di controllo e certificazione. La gestione e risoluzione dei reclami è affidata direttamente alla Presidenza BAC.
La procedura di gestione del reclamo comprende una prima risposta di conferma al reclamante circa la presa in carico del reclamo o il rigetto motivato dello stesso, seguita dalla trattazione del reclamo tramite un’indagine per individuare le cause e le possibili azioni correttive che risolvono il caso e possono evitare il ripetersi del problema.
Entro 30 giorni dalla data di ricezione del reclamo, BAC comunica l’esito delle indagini, le decisioni prese e le motivazioni relative al reclamante e ad eventuali altri soggetti interessati; la chiusura del reclamo può essere condizionato esclusivamente dall’attesa di riscontro da eventuali altri soggetti interpellati (AC e/o altri operatori/organismi).
BAC assicura l’indipendenza della decisione sulla risoluzione del reclamo; il personale dell’organismo che ha partecipato, a qualsiasi titolo, all’attività di valutazione dell’operatore ricorrente, non partecipa alla gestione per la risoluzione del reclamo.
21.3 CONTENZIOSI
Qualsiasi controversia relativa all’applicazione della presente procedura sarà risolta mediante arbitrato rituale presso la Camera Arbitrale della C.C.I.A.A. di Bologna, da un Collegio Arbitrale composto da n° 3 arbitri, nominati ed operanti secondo le regole della suddetta Camera Arbitrale. Il Collegio viene costituito nel seguente modo:
a) ciascuna parte designa un arbitro. Il terzo arbitro, con funzioni di Presidente, è nominato dai due arbitri designati dalle parti, entro 15 giorni dalla comunicazione loro inviata.
b) in mancanza delle suddette designazioni, di cui al punto a), queste verranno effettuate dal Comitato Tecnico della Camera Arbitrale.
Gli arbitri decideranno secondo equità, nel rispetto delle norme degli artt. 806 e seg. del Codice di Procedura Civile. Il Foro competente è quello di Bologna.
22 CONSENSO AL SUBAPPALTO E DIRITTO DI RICUSAZIONE
22.1 BAC assume e mantiene piena responsabilità delle attività subappaltate e delle decisioni in merito al rilascio, mantenimento, estensione, riduzione, sospensione e ritiro della certificazione. BAC garantisce che le strutture e le persone cui ha affidato il subappalto siano in possesso dei prescritti requisiti di competenza, idoneità e terzietà.
22.2 BAC comunica che l’attività di prova analitica su prodotti biologici in Italia in conformità al Reg. CE 834/07 è subappaltata a laboratori accreditati a fronte della norma ISO 17025 per le prove specifiche e autorizzati dal Mipaaft secondo i disposti del DM 2592/2014. I limiti analitici di rilevazione devono essere minori o uguali a 0.010 mg/kg per le prove inerenti i prodotti fitosanitari e 0.01% per le prove inerenti gli OGM (Organismi Geneticamente Modificati). Tali requisiti si applicano anche alle prove eseguite dall’operatore sulla propria aliquota di campione rilasciata da BAC. Al momento del prelievo campioni BAC informa l’operatore del nominativo del Laboratorio destinatario delle aliquote.
22.3 Gli operatori possono ricusare i tecnici ispettori inviando motivata comunicazione scritta a BAC che, se accoglie le motivazioni, provvederà a sostituire il tecnico ispettore. La stessa procedura è applicabile agli osservatori.
22.4 Gli Operatori possono ricusare anche i laboratori e richiedere che le prove siano eseguite presso laboratori diversi da quelli convenzionati con BAC, purché siano garantiti i requisiti sopra esposti ivi compresi gli eventuali requisiti aggiuntivi in caso di disposizioni delle AC di cui al punto § 22.2.
22.5 BAC garantisce l’informazione all’operatore delle attività subappaltate e ritiene acquisito il suo consenso in mancanza di esplicite osservazioni scritte in senso contrario.
23 TARIFFE E PAGAMENTI
23.1 Le tariffe applicate agli operatori e le modalità di pagamento sono definite nei Doc. TB_01IT Tariffario per il controllo e la certificazione dei prodotti biologici.
23.2 Per gli operatori che hanno notificato attività ricadenti nelle produzioni primarie, caratterizzate da ampia variabilità, la quota di controllo dovuta a BAC è stabilita all’ingresso nel sistema e ri-calcolata annualmente allo scopo di aderire ai dati di Notifica. Per gli operatori che hanno notificato attività ricadenti nella trasformazione/importazione, caratterizzate da maggiore stabilità, la quota di controllo dovuta a BAC può essere stabilita all’ingresso nel sistema e tacitamente confermata a meno di importanti variazioni dei dati di Notifica (es. aggiunta di unità operative, modifica della tipoligia di azienda,..).
23.3 I Tariffari BAC sono pubblicati nel sito internet di BAC xxx.xxxxxxxxxxx.xxx e spediti in copia all’operatore a semplice richiesta.
23.4 Se l’operatore non paga i corrispettivi dovuti all’OdC, BAC applica i provvedimenti previsti dalla normativa nazionale a meno che l’operatore non regolarizzi la propria posizione. Per eccessivi ritardi e inedempienze BAC si riserva il diritto di richiedere il risarcimento dei danni sofferti.
23.5 BAC ha diritto alla remunerazione del servizio erogato anche nel caso di rinuncia volontaria dell’operatore o emissione da parte di BAC di provvedimenti che impediscano il rilascio o il mantenimento dei documenti di certificazione.
24 RISERVATEZZA E PRIVACY
24.1 BAC garantisce la massima riservatezza professionale in ordine alle informazioni ed ai dati acquisiti nell’esercizio della propria attività. Tutti i componenti (membri dei comitati, ispettori, responsabili, dipendenti), nonché tutto il personale che in qualsiasi modo può avere accesso agli uffici di BAC (assistenza software, pulizia, consulenti, ecc.) sono tenuti alla riservatezza e si impegnano per iscritto a non divulgare informazioni, ottenute durante lo svolgimento dell’attività. Tutti gli archivi BAC, sia informatici che cartacei, sono adeguatamente protetti e con accesso esclusivo agli autorizzati.
24.2 Le registrazioni relative allo schema di certificazione sono mantenute da Bioagricert per almeno 5 anni secondo quanto previsto dalla normativa vigente. Bioagricert mantiene riservate le registrazioni, che vengono trasportate, trasmesse e trasferite in modo da garantire che la riservatezza sia mantenuta. Bioagricert mantiene una lista del personale che ha l’accesso agli archivi delle registrazioni e protegge con accessi autorizzati e controllati le informazioni presenti nel database gestionale.
24.3 Tutti gli operatori e relativo personale hanno diritto alla protezione di qualsiasi informazione proprietaria che viene fornita a Bioagricert, a meno che la divulgazione delle stesse non sia richiesta per legge o dallo schema di certificazione applicato. Pertanto BAC richiede il consenso scritto all’operatore per cedere a terzi informazioni di qualsiasi natura, fatta eccezione per:
✓ i casi previsti ai punti § 13.9, 15.14, 18.1, 18.5 e 25.3 della presente procedura;
✓ le informazioni contenute nella lista dei licenziatari BAC;
✓ le informazioni obbligatorie da trasmettere alle AC, agli Enti d’accreditamento e agli altri OdC.
24.4 Le richieste di informazioni commerciali, sono evase da BAC, cedendo l’elenco completo dei licenziatari che hanno i prodotti certificati richiesti, specificando che BAC non ha alcun ruolo nella trattativa commerciale e nella compravendita.
24.5 BAC ha notificato agli operatori l’informativa per il trattamento dei dati personali sul sito internet, all’indirizzo specifico xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxx.xxx/xx/xxxxxxx.xxxx. Qualora l’operatore negasse l’uso dei
dati personali essenziali, ai fini dell’attività di controllo e certificazione, BAC si vedrebbe costretta a interrompere l’erogazione dei servizi e ad escludere l’operatore dal sistema di controllo.
25 PUBBLICITÀ E TRASPARENZA DEL SISTEMA DI CERTIFICAZIONE
25.1 Nel sito internet xxx.xxxxxxxxxxx.xxx BAC pubblica tutti i documenti del sistema di certificazione destinati all’operatore, tra cui la presente Procedura di Certificazione.
25.2 Nel sito internet xxx.xxxxxxxxxxx-xxxxx.xxx BAC pubblica e rende verificabili, tutti i certificati di conformità in corso di validità. In particolare il sito, per i prodotti preconfezionati, consente a consumatori, clienti, OdC e Organi di vigilanza, di collegarsi all’indirizzo xxx.xxxxxxxxxxx-xxxxx.xxx e verificare il certificato di conformità rilasciato da BAC, e in aggiunta, per i prodotti destinati ad altri operatori controllati, consente al cliente che ha ricevuto i prodotti con il documento di transazione e al suo OdC, di poter verificare la notifica della transazione a BAC.
25.3 La lista dei licenziatari BAC è un documento pubblico, nella LdL sono contenute: la ragione sociale del licenziatario e i prodotti, con l’indicazione delle norme in conformità alle quali sono certificati. La LdL è disponibile a semplice richiesta presso la sede BAC e presso le sedi delle AC.
25.4 Attraverso i propri mezzi di comunicazione al pubblico (periodico InformaBio e sito internet xxx.xxxxxxxxxxx.xxx) o su semplice richiesta, BAC rende disponibili ed aggiornati anche i mezzi mediante i quali BAC ottiene supporto economico e finanziario e le informazioni generali sulle Tariffe applicate di cui al punto 23.
26 USO DEI MARCHI E DEI RIFERIMENTI ALLA CERTIFICAZIONE
26.1 L’operatore, nel rendere pubblica la notizia di aver ottenuto la certificazione, deve rispettare le seguenti condizioni:
1. deve fare riferimenti chiari ed esclusivi ai prodotti per i quali si è ottenuta la certificazione e assicurare che non nasca confusione presso il consumatore con prodotti della propria azienda non certificati;
2. deve rispettare l’uso dei marchi sotto descritto;
3. non deve usare la certificazione in alcun modo che possa ledere l’immagine di Bioagricert, accertandosi che anche nelle comunicazioni o dichiarazioni riguardanti la certificazione rilasciata, non vi siano aspetti che alterano la corretta interpretazione della certificazione;
4. qualora l’operatore fornisca a terzi copia della propria certificazione, essa deve essere riportata integralmente se non diversamente previsto nello schema di certificazione.
26.2 La pubblicità ingannevole è considerata una non conformità e pertanto oggetto di provvedimenti da parte di BAC. L’uso scorretto dei marchi e dei certificati, esempio errori di stampa o di pubblicità, non seguiti da idonee azioni di smentita o di rimedio, è causa di provvedimenti che possono andare dalla sospensione o revoca della certificazione, fino alla richiesta di danni. Le false rivendicazioni, nonché la contraffazione dei certificati e dei marchi, sono perseguite legalmente.
26.3 Il Marchio Bioagricert è depositato presso l’Ufficio Italiano Brevetti e Marchi di Roma. L’esatta configurazione del Marchio e le relative caratteristiche tecniche sono descritte nel manuale grafico disponibile presso la sede BAC.
26.4 Il Marchio Bioagricert si applica esclusivamente ai prodotti biologici e può essere utilizzato dall’operatore alle seguenti condizioni:
1. essere assoggettato al sistema di controllo e risultare conforme allo schema di certificazione adottato;
2. rispettare la presente procedura e ottenere l’autorizzazione di BAC;
3. non concedere in nessun caso sub-licenze;
4. non deve essere utilizzato su biglietti da visita e su prodotti e/o documenti che non riguardino prodotti biologici certificati da BAC;
5. indicare, qualora venga riportato sulla carta intestata utilizzata anche per scopi commerciali, che l’oggetto della comunicazione riguarda attività non coperte da certificazione;
6. i marchi degli Enti di accreditamento possono essere utilizzati solo in combinazione con il Marchio Bioagricert, nel rispetto delle prescrizioni dettate dall’Ente proprietario del marchio. Il marchio dell’Ente italiano di accreditamento ACCREDIA non può comunque essere applicato sull’etichetta dei prodotti biologici.
26.5 L’uso non corretto dei marchi è oggetto di provvedimenti. I marchi di conformità sui prodotti e sui documenti di certificazione, possono essere utilizzati dall’operatore alla condizione che siano rispettati la presente procedura e le prescrizioni specifiche previste dalle norme di riferimento applicabili allo schema di certificazione adottato.
27 ALLEGATI
Allegato 1: Applicazione delle misure di controllo rinforzato a carico degli operatori.
Applicazione delle Misure di controllo rinforzato Reg. Ce 834/07 | |
Revisione 00 | Approvazione CSI del 16/12/2015 |
Applicazione delle
MISURE DI CONTROLLO RINFORZATO
A CARICO DEGLI OPERATORI Reg. CE 834/07
1. PREMESSA
Il presente documento si applica fatti salvi tutti i contenuti della PROCEDURA DI CERTIFICAZIONE DEI PRODOTTI BIOLOGICI nella revisione vigente di cui costituisce un Allegato indivisibile e di cui condivide normativa di riferimento e definizioni e si considera letto, compreso ed accettato unitamente all’accettazione della medesima in calce alla Dichiarazione di Impegno dell’Operatore di cui all’art. 63 del Reg. CE 889/08.
Il presente documento è sottoposto ad approvazione del Comitato di Salvaguardia dell’Imparzialità (CSI) che sorveglia sulla sua applicazione ed è competente anche per l’approvazione di ogni sua revisione.
2. CAMPO DI APPLICAZIONE
Il presente documento si applica unicamente agli operatori situati nel territorio italiano ed assoggettati al controllo di Bioagricert per le produzioni biologiche in riferimento al Reg. CE 834/07, per i quali si verifichino le condizioni di cui al seguenti punti 4 e 5.
3. DEFINIZIONI
Misure Di Controllo Rinforzato: Sequenza di attività di controllo supplementari (ispezioni e prelievi campione) che Bioagricert attiva nei confronti di un operatore al verificarsi delle condizioni specificate ai seguenti punti 4 e 5.
Notifica OFIS: Scambio di informazioni tra autorità ed organismi di controllo di Stati Membri dell’EU (o Paesi Terzi) relative a irregolarità riscontrate su prodotti biologici in riferimento all’art. Reg. CE 392/13. La gestione delle Notifiche OFIS da parte degli Organismi di Controllo italiani e delle Autorità Competenti è disciplinata nel DM 14458/2011.
4. OPERATORI OGGETTO DI CONTROLLO RINFORZATO
4.1 L’operatore soggetto a più di 3 Notifiche OFIS nell’arco di 2 anni; alla quarta segnalazione, cioè, vengono attivate le misure di controllo rinforzato, oppure
4.2 L’operatore che, anche in seguito ad una sola Notifica OFIS, è oggetto di irregolarità e/o infrazione da parte di Bioagricert, oppure
4.3 L’operatore oggetto di specifiche indagini di natura penale comunicate dalla Autorità Competente, oppure
4.4 L’operatore oggetto di specifica richiesta dell’Autorità Competente, in casi di particolare gravità.
5 REQUISITI DI APPLICABILITÀ DELLE MISURE DI CONTROLLO RINFORZATO
5.2 In caso di prodotti confezionati, le misure di controllo rinforzato si applicano al solo soggetto che ha conferito il prodotto non conforme, se l’operatore che ha effettuato l’ultima manipolazione risulta estraneo alla criticità riscontrata.
5.3 In caso di non conformità riguardanti prodotti biologici importati, le misure di controllo rinforzato si applicano all’importatore (soggetto iscritto nell’elenco importatori del Mipaaf).
Applicazione delle Misure di controllo rinforzato Reg. Ce 834/07 | |
Revisione 00 | Approvazione CSI del 16/12/2015 |
5.4 Le misure di controllo rinforzato si applicano anche agli operatori oggetto di provvedimenti di sospensione nel momento in cui, al termine del periodo di sospensione, rientrano nel sistema di controllo;
5.5 Le misure di controllo rinforzato non si applicano all’operatore che effettua la mera commercializzazione di prodotti biologici in forma sfusa e/o confezionata, ma solo al produttore che ha conferito il prodotto oggetto di criticità.
6. MISURE E TEMPI DEL CONTROLLO RINFORZATO
6.1 All’attivazione del controllo rinforzato, Bioagricert effettua una visita ispettiva immediata presso l’operatore coinvolto, la quale comprende anche la redazione di un bilancio di massa del prodotto (o prodotti) coinvolti nella criticità e se del caso, altra o altre produzioni dell’operatore, nonché il prelievo di campioni da sottoporre ad analisi.
6.2 Nel corso della visita ispettiva immediata di cui al punto 6.1, Bioagricert consegna all’operatore specifica comunicazione circa l’attivazione delle misure di controllo rinforzato a suo carico e gli obblighi di cui al successivo punto 6.3 se la criticità riguarda prodotti biologici importati.
6.3 In caso di non conformità riguardanti prodotti biologici importati, entro il giorno successivo all’attivazione delle misure, l’importatore deve comunicare a Bioagricert tutte le importazioni di prodotto biologico effettuate successivamente all’accertamento della non conformità, allegando a tale comunicazione copia dei documenti giustificativi e/o certificati di conformità dei fornitori. Tale comunicazione è da effettuarsi anche qualora il prodotto sia destinato allo stabilimento di un altro soggetto.
6.4 All’operatore è richiesta firma per ricevuta della comunicazione di cui al punto 6.2.
6.5 Bioagricert comunica l’inserimento dell’operatore nelle misure di controllo rinforzato anche all’Ufficio ICQRF territoriale ed alla/e Regione/i Competente/i per sede operativa e legale.
6.6 Effettuata la visita ispettiva di cui al punto 6.1, Bioagricert definisce la durata della misura di controllo rinforzato in un arco di tempo che tiene conto della propria procedura di valutazione del rischio, della tipologia di attività dell’operatore, dell’eventuale stagionalità del prodotto e del ruolo ricoperto dall’operatore nella filiera del prodotto coinvolto.
6.7 La durata di cui al punto 6.6 è comunicata all’operatore.
6.8 Nell’arco di tempo comunicato, Bioagricert ha facoltà di effettuare ulteriori visite ispettive e prelievi campione presso l’operatore, relative al prodotto (o prodotti) coinvolti nella criticità e, se del caso, altra o altre produzioni dell’operatore.
6.9 Le visite ispettive di cui ai punti 6.1 e 6.8, nell’ambito del controllo rinforzato, sono svolte senza alcun preavviso all’operatore.
6.10 Al verificarsi delle condizioni di attivazione delle misure di controllo rinforzato, Bioagricert assegna all’operatore la classe di rischio più alta.
6.11 L’operatore a cui sono applicate le misure di controllo rinforzato è considerato a tutti gli effetti oggetto di non conformità, pertanto l’operatore non può cambiare organismo di controllo durante il periodo di cui al punto 6.6.
6.12 Al termine del periodo di cui al punto 6.6, l’esito delle misure di controllo rinforzato è comunicato all’Ufficio ICQRF territoriale ed alla/e Regione/i Competente/i per sede operativa e legale.
7. COSTI DELLE MISURE DI CONTROLLO RINFORZATO
7.1 Tutti i costi delle misure di controllo rinforzato sono a carico dell’operatore interessato.
7.2 Le visite ispettive di cui ai punti 6.1 e 6.8, nell’ambito del controllo rinforzato, sono da considerarsi visite aggiuntive.
7.2 Le tariffe applicate alle misure di controllo rinforzato e le modalità di pagamento, sono quelle definite nel documento TB01 Tariffario Bioagricert pubblicato nel sito internet xxx.xxxxxxxxxxx.xxx o inviato per posta ordinaria o elettronica su richiesta dell’operatore.