ACCORDO DI MEDIAZIONE
ACCORDO DI MEDIAZIONE
(Parte A) | |
Nome Indirizzo | |
Principale persona di contatto della parte A Indirizzo di posta elettronica per la mediazione Numero di telefono | |
Rappresentante (ove presente) Indirizzo di posta elettronica per la mediazione Numero di telefono | |
(Parte B) | |
Nome Indirizzo | |
Principale persona di contatto della parte B Indirizzo di posta elettronica. per la mediazione Numero di telefono | |
Rappresentante (ove presente) Indirizzo di posta elettronica per la mediazione Numero di telefono | |
LE PARTI
…
(congiuntamente «le parti»)
e il MEDIATORE
Nome del mediatore Indirizzo di posta elettronica per la mediazione Numero di telefono |
concordano di ricorrere alla procedura di mediazione alle condizioni indicate di seguito. Clausola 1 – Procedura di mediazione EUIPO
1 Le parti sono attualmente opposte nel/nei procedimento/i di ricorso R procedimento e vertenza che si intende risolvere con la mediazione]
[inserire qualsiasi altro
che intendono comporre («la controversia»).
2. Le parti tenteranno di comporre la controversia mediante la procedura di mediazione («la mediazione»). Il presente accordo si fonda sulla Direttiva 2008/52/EC del Parlamento europeo e del Consiglio del 21 maggio 2008 relativa a determinati aspetti della mediazione in materia civile e commerciale, sul Codice Europeo di Condotta per Mediatori e sulle disposizioni dell’EUIPO in materia di procedure di mediazione, di cui alla decisione n. 2013-3 del Presidium delle Commissioni di ricorso, del 5 luglio 2013, relativa alla composizione amichevole delle controversie («decisione relativa alla mediazione»), e sulle «norme relative alla mediazione» adottate dal Presidium, che fanno tutte parte integrante del presente accordo e che disciplineranno l’esecuzione della procedura di mediazione.
Clausola 2 – Partecipanti
1. Ciascuna parte contraente collaborerà in buona fede con il mediatore per compiere tutte le azioni utili e necessarie al fine di assicurare uno svolgimento agevole, proficuo e costruttivo dei colloqui di mediazione, nell’ottica di giungere a una composizione amichevole.
2. Almeno uno dei partecipanti ai colloqui in rappresentanza di ciascuna delle parti deve avere piena facoltà di transigere nel procedimento di mediazione.
3. Tutte le parti si impegnano a garantire la presenza o la reperibilità durante gli incontri di mediazione di tutte le persone che può essere necessario consultare ai fini della mediazione.
4. Firmando il presente accordo, ciascun rappresentante dichiara di accettarne le disposizioni a nome della parte che rappresenta e di tutte le altre persone presenti alla mediazione per conto della rispettiva parte.
Clausola 3 – Scambio di informazioni
1. Ciascuna parte deve indicare i procedimenti che intende comporre durante la mediazione.
2. Ciascuna parte deve preparare per il mediatore, in formato elettronico:
a. un breve riassunto («documento di sintesi») di ciascun caso oggetto della controversia; il numero massimo di pagine del documento di sintesi è, per ciascuna delle parti, di tre facciate formato A4 (Arial, 12pt);
b. tutti i documenti citati nel documento di sintesi nonché qualsiasi altro documento cui una delle parti intenda riferirsi in sede di mediazione («i documenti di riferimento»), che non devono superare complessivamente dodici facciate formato A4 (Arial, 12pt se scritti appositamente ai fini della mediazione); dal computo è esclusa la decisione contestata.
3. Ciascuna parte trasmette al mediatore entro le del il documento di sintesi e i documenti di riferimento. Il documento di sintesi e i documenti di riferimento sono riservati e non saranno trasmessi all’altra parte, a meno che le parti non decidano diversamente e autorizzino espressamente il mediatore in tal senso.
4. Inoltre, ciascuna parte può inviare al mediatore e/o presentare in sede di mediazione l’ulteriore documentazione che intende sottoporre al mediatore in via riservata, senza farla conoscere all’altra parte, specificando chiaramente per iscritto che la documentazione in questione è destinata al mediatore in via riservata e esclusiva.
5. Il mediatore deve comunicare con le parti esclusivamente attraverso i dati di contatto su indicati. Le parti non dovranno inviare alcun documento correlato alla mediazione per mezzo del numero di fax dell’EUIPO o altri contatti simili e dovranno sempre utilizzare l’indirizzo del mediatore dedicato alla mediazione.
Clausola 4 – Il mediatore
1. Il mediatore è scelto liberamente dalle parti. Le parti dichiarano di accettare il mediatore come imparziale e neutrale. Il mediatore assiste le parti nel raggiungimento di una composizione volontaria e soddisfacente per entrambe e conduce il procedimento di mediazione. Non ha autorità per comporre la controversia.
2. Previa consultazione delle parti, ove del caso e in conformità dell’articolo 3 della decisione relativa alla mediazione e del punto 5 delle norme relative alla mediazione, il mediatore è autorizzato a porre in essere le seguenti attività:
a. dà conferma di avvenuta ricezione di ciascun documento, compreso il presente accordo, e sottoscrive il presente accordo;
b. partecipa a tutte le riunioni con una o tutte le parti che si terranno prima della mediazione o di persona presso la sede dell’EUIPO oppure in collegamento telefonico, tramite videoconferenza o altri mezzi, se così richiesto oppure se egli lo riterrà opportuno, con il consenso delle parti;
c. prima della mediazione, legge la decisione appellata, i documenti di sintesi [clausola 3, paragrafo 2, lettera a)] e tutti i documenti di riferimento [clausola 3, paragrafo 2, lettera b)] inviatigli ai fini della presente mediazione;
x. xxxxxxxx e stabilisce la procedura di mediazione;
e. ottempera alle disposizioni della decisione relativa alla mediazione, delle norme relative alla mediazione e dell’accordo di mediazione.
3. In relazione alla controversia in questione, le parti sono consapevoli che il mediatore non agisce individualmente in alcuna veste, per nessuna delle parti, né durante il periodo di vigenza del presente accordo né in momenti successivi. Le parti dichiarano di accettare che, in relazione alla controversia in questione, il mediatore non funge da agente di alcuna delle parti né agisce, in qualsiasi veste, per alcuna di esse.
4. Il mediatore adotterà le disposizioni necessarie per la mediazione; ove necessario provvede, tra l’altro, a:
a. redigere il presente accordo di mediazione;
b. organizzare il luogo e le date delle riunioni;
c. organizzare lo scambio dei documenti di sintesi e dei documenti di riferimento;
d. incontrare una o tutte le parti, insieme o separatamente, per discutere di tutte le questioni e i problemi concernenti la mediazione (come precisato nel paragrafo precedente) e
e. gestire l’amministrazione generale della procedura di mediazione.
Clausola 5 – Luogo e data, lingua/lingue
Alicante
1. Le riunioni del procedimento di mediazione si tengono a distanza [specificare la modalità]
presso la sede dell’EUIPO di
il / in una data che sarà definita dal mediatore d’intesa con le parti.
2. Salvo accordi diversi tra le parti, le riunioni del procedimento di mediazione si svolgono nella lingua del procedimento di ricorso, cioè in
Clausola 6 – Riservatezza
1. Le parti concordano di mantenere riservata qualsiasi informazione ottenuta durante la mediazione e in relazione alla medesima. Ciò include l’impegno a non divulgare tale/i informazione/i in alcun procedimento giudiziario, di arbitrato o di altro genere, salvo in presenza di un obbligo legale derogatorio. Le informazioni in questione includono la richiesta di mediazione, l’intera procedura di mediazione, l’esito della mediazione e qualsiasi parere, suggerimento, concessione o indicazione espressi.
2. La riservatezza di cui al precedente punto 1 non si estende ai documenti, dichiarazioni o comunicazioni, prodotti dalla/e altra/e parte/i o dal/i mediatore/i durante la procedura, che possano essere ottenuti in modo indipendente dalla parte che intenda utilizzarli in un procedimento giudiziario, di arbitrato o simili.
3. Le parti s’impegnano a non chiamare il/i mediatore/i come testimone/i, a non chiedere al/i mediatore/i di produrre a titolo di prova documenti o note relativi alla mediazione in alcun procedimento giudiziario, di arbitrato o altro procedimento formale originato da o relativo alla controversia e alla mediazione.
4. Si accorda che qualsiasi informazione è senza pregiudizio delle situazioni giuridiche delle parti.
5. Non saranno effettuate nè registrazioni o trascrizioni della mediazione e le parti riconoscono che il mediatore si impegna a restituire, distruggere o cancellare, una volta conclusa la mediazione, il materiale ottenuto ai fini della stessa, senza conservarne alcuna copia.
6. Le parti si assumono la responsabilità di assicurare che tutti i propri colleghi, rappresentanti e consulenti siano vincolati ad appositi accordi di riservatezza e prenderanno misure appropriate per limitare la divulgazione di qualsiasi informazione relativa alla mediazione.
7. Come precondizione per poter partecipare alla mediazione, tutte le persone interessate devono sottoscrivere l’accordo di riservatezza (scheda 1).
Clausola 7 – Accordo di composizione
Qualsiasi composizione della controversia conseguita attraverso la mediazione sarà giuridicamente vincolante soltanto se redatta in forma scritta e se firmata dalle parti o a loro nome.
Clausola 8 – Conclusione della mediazione
1. La mediazione si conclude
a. con un accordo di composizione sottoscritto dalle parti, oppure
b. a seguito di recesso di una delle parti, oppure
c. su decisione del mediatore nel caso in cui, nonostante gli sforzi compiuti per giungere a una composizione amichevole, appaia improbabile che la mediazione possa ottenere risultati, oppure
d. un mese dopo la data fissata per l’ultima riunione della mediazione, ove non congiuntamente estesa dalle parti.
2. Il mediatore prende nota della data di conclusione della mediazione, ai sensi dell’articolo 2, paragrafo 2, della decisione relativa alla mediazione e della regola 8, paragrafo 5, delle norme relative alla mediazione, e ne dá comunicazione alle parti.
3. Le parti autorizzano il mediatore a sospendere la mediazione per consentire alle stesse di prendere in considerazione proposte specifiche, di ottenere ulteriori informazioni o per altre ragioni che il mediatore reputi utili per far progredire il procedimento di mediazione. La mediazione riprenderà successivamente, previa intesa tra le parti.
Clausola 9 – Esclusione di responsabilità
1. Le parti sono consapevoli del fatto che i procedimenti EUIPO e il procedimento di mediazione sono tra loro distinti e separati. È responsabilità delle parti rispettare le scadenze di ciascun procedimento che intendono risolvere direttamente o indirettamente mediante composizione amichevole attraverso la presente mediazione. Le parti dichiarano di essere altresì consapevoli del fatto che il quadro regolamentare non permette di prorogare o sospendere determinate scadenze, in particolare i termini per la presentazione di un’opposizione o un ricorso o per la comunicazione dei motivi del ricorso. Le parti possono presentare alle Commissioni di ricorso domanda congiunta di sospensione del procedimento di ricorso, mentre la sospensione degli eventuali altri procedimenti deve essere chiesta separatamente presso gli altri organismi competenti. L’EUIPO non è responsabile di eventuali perdite di diritti intervenute perché le parti non hanno rispettato le scadenze oppure perché non è stato possibile sospendere i procedimenti a causa di impedimenti giuridici o individuare tali procedimenti correttamente.
2. Il mediatore non è responsabile del risultato della mediazione nei confronti di nessuna delle parti.
3. Il mediatore non è responsabile della validità giuridica né dell’applicabilità dell’accordo di composizione.
Clausola 10 – Costi
1. Ciascuna parte sopporta i costi personalmente sostenuti in relazione alla mediazione, quali spese di viaggio o onorari dei rappresentanti, ove non diversamente pattuito. In nessun caso è possibile imputare costi all’EUIPO.
2. Se la mediazione si svolge a Bruxelles, ciascuna parte sostiene la metà degli oneri amministrativi da versare all’EUIPO, ossia 375 EUR ciascuna, salvo accordi diversi. La mediazione può iniziare solo ad avvenuto versamento dell’intero importo.
3. I costi sono separati dai procedimenti EUIPO e da qualsiasi altro successivo procedimento giudiziario e non ne può essere chiesto il rimborso all’altra parte qualora la controversia non venga composta attraverso la mediazione, ove non diversamente pattuito.
Parte A Parte B
Firma Firma
Nome Nome
Data della firma Data della firma
Mediatore Firma Nome
Data della firma
SCHEDA 1 – ACCORDO DI PARTECIPAZIONE E RISERVATEZZA
[Il presente accordo deve essere firmato da tutti i partecipanti alla mediazione]
Essendo stato autorizzato a partecipare alla mediazione che si svolge ai sensi delle disposizioni dell’accordo di cui la presente xxxxxx è parte integrante, accetto di essere personalmente vincolato dalle disposizioni dell’EUIPO relative alla procedura di mediazione, vale a dire la decisione n. 2011-1 del Presidium delle Commissioni di ricorso, del 14 aprile 2011, relativa alla composizione amichevole delle controversie («decisione relativa alla mediazione»), e sulle «norme relative alla mediazione» adottate dal Presidium, e dalla clausola 6* dell’accordo di mediazione in materia di riservatezza.
Nome Firma | |
* Clausola 6 – Riservatezza
1. Le parti concordano di mantenere riservata qualsiasi informazione ottenuta durante la mediazione e in relazione alla medesima. Ciò include l’impegno a non divulgare tale/i informazione/i in alcun procedimento giudiziario, di arbitrato o di altro genere, salvo in presenza di un obbligo legale derogatorio. Le informazioni in questione includono la richiesta di mediazione, l’intera procedura di mediazione, l’esito della mediazione e qualsiasi parere, suggerimento, concessione o indicazione espressi.
2. La riservatezza di cui al precedente punto 1 non si estende ai documenti, dichiarazioni o comunicazioni, prodotti dalla/e altra/e parte/i o dal/i mediatore/i durante la procedura, che possano essere ottenuti in modo indipendente dalla parte che intenda utilizzarli in un procedimento giudiziario, di arbitrato o simili.
3. Le parti s’impegnano a non chiamare il/i mediatore/i come testimone/i, a non chiedere al/i mediatore/i di produrre a titolo di prova documenti o note relativi alla mediazione in alcun procedimento giudiziario, di arbitrato o altro procedimento formale originato da o relativo alla controversia e alla mediazione.
4. Si accorda che qualsiasi informazione è senza pregiudizio delle situazioni giuridiche delle parti.
5. Non saranno effettuate nè registrazioni o trascrizioni della mediazione e le parti riconoscono che il mediatore si impegna a restituire, distruggere o cancellare, una volta conclusa la mediazione, il materiale ottenuto ai fini della stessa, senza conservarne alcuna copia.
6. Le parti si assumono la responsabilità di assicurare che tutti i propri colleghi, rappresentanti e consulenti siano vincolati ad appositi accordi di riservatezza e prenderanno misure appropriate per limitare la divulgazione di qualsiasi informazione relativa alla mediazione.
7. Come precondizione per poter partecipare alla mediazione, tutte le persone interessate devono sottoscrivere l’accordo di riservatezza (scheda 1).
SCHEDA 2 - INFORMATIVA SULLA PROTEZIONE DEI DATI / INFORMATIVA SULLA PRIVACY RELATIVA AL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI NELL’AMBITO DELLA MEDIAZIONE E DI ALTRI SERVIZI DI RISOLUZIONE ALTERNATIVA DELLE CONTROVERSIE FORNITI DALLE COMMISSIONI DI RICORSO
La protezione della privacy è della massima importanza per l’Ufficio dell’Unione europea per la proprietà intellettuale (l’Ufficio o il
titolare del trattamento). L’Ufficio si impegna a rispettare e proteggere i dati personali e garantire i diritti degli interessati. Tutti i dati personali che identificano l’interessato, direttamente o indirettamente, saranno trattati in modo corretto, lecito e con la dovuta cautela. Il trattamento è soggetto al regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2018, sulla tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell’Unione e sulla libera circolazione di tali dati, e che abroga il regolamento (CE) n. 45/2001 e la decisione n. 1247/2002/CE.
Le informazioni contenute nella presente comunicazione sono fornite ai sensi degli articoli 15 e 16 del regolamento (UE) 2018/1725.
1. Quali sono la natura e la finalità del trattamento?
Il trattamento è necessario per assicurare che le Commissioni di ricorso possano offrire una mediazione e altri servizi di risoluzione alternativa delle controversie (ADR), come la conciliazione, la negoziazione assistita e la valutazione di periti, che siano efficienti ed efficaci.
Questi servizi sono forniti da un pool di mediatori/responsabili dei casi di ADR nominati dalle Commissioni di ricorso, con l’assistenza amministrativa del servizio Supporto alla risoluzione alternativa delle controversie delle Commissioni di ricorso.
Le Commissioni di ricorso forniscono tali servizi alle parti di procedimenti dinanzi all’Ufficio, al fine di risolvere le controversie nei casi inter partes. Le suddette procedure si concentrano sugli interessi delle parti, sono flessibili e vincolate dalla riservatezza. L’insieme dei documenti presentati nell’ambito dell’effettivo procedimento di mediazione è accessibile solo al mediatore/responsabile del caso di ADR e alle rispettive parti. La corrispondenza relativa alla mediazione/ADR (pervenuta e inviata) è interamente contrassegnata come riservata. Durante il procedimento le parti sono invitate a comunicare con i mediatori/responsabili dei casi di ADR tramite un indirizzo di posta elettronica appositamente creato. In caso di ricorso dinanzi al Tribunale, non sono inclusi nel fascicolo che sarà trasmesso a quest’ultimo i documenti relativi alla mediazione/ADR (richieste di mediazione/ADR, proposte di mediazione/ADR da parte del relatore, lettere di sospensione inviate a motivo della mediazione/ADR ecc.).
Sul sito web dell’Ufficio è pubblicato un elenco di possibili mediatori/responsabili dei casi di ADR, unitamente ai loro CV. Al termine del procedimento di mediazione/ADR, le parti ricevono un link a un’indagine sulla soddisfazione (mediante Limesurvey o uno strumento online equivalente).
Lo scopo dei servizi di mediazione/ADR è di aiutare le parti di una controversia relativa alla proprietà intellettuale a raggiungere un accordo volontario reciprocamente soddisfacente.
Per informazioni più dettagliate sui servizi di mediazione/ADR delle Commissioni di ricorso, si rimanda alla pagina xxxxx://xxxxx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxxx/xx/xxxxxxxxx.
2. Quali dati personali sono soggetti al trattamento?
Le categorie/i tipi di dati personali soggetti a trattamento sono quelli indicati di seguito.
(a) Dati personali riguardanti mediatori/responsabili dei casi di ADR (in particolare i loro CV, pubblicati sul sito web dell’Ufficio):
• nome, cognome;
• fotografia;
• recapiti di lavoro;
• formazione accademica ed esperienza professionale.
(b) I recapiti conservati dal servizio Supporto alla risoluzione alternativa delle controversie relativi alle parti richiedenti il servizio di mediazione o altri servizi ADR e ai loro collaboratori e/o rappresentanti, che possono includere:
• xxxx e indirizzi di referenti, posizioni lavorative, numeri di telefono e di fax nonché indirizzi di posta elettronica.
(c) I dati personali contenuti nei documenti presentati nell’ambito dei procedimenti di mediazione/ADR e salvati dal mediatore/responsabile del caso di ADR in un fascicolo separato.
(d) Indagini sulla soddisfazione:
• le indagini stesse non contengono dati personali. Le parti trasmettono l’indagine alle Commissioni di ricorso mediante uno strumento online, come Limesurvey che, in linea di principio, non consente alle Commissioni di ricorso di raccogliere dati personali o stabilire l’identità di chi partecipa all’indagine. Le indagini salvate non contengono informazioni che potrebbero consentire l’identificazione del partecipante.
3. Chi è responsabile del trattamento dei dati?
Il trattamento dei dati personali è svolto sotto la responsabilità del Presidente delle Commissioni di ricorso nella sua funzione di coordinatore della mediazione, che agisce in veste di titolare del trattamento delegato in seno all’Ufficio.
I dati personali sono trattati dal personale delle Commissioni di ricorso (segnatamente il servizio Supporto alla risoluzione alternativa delle controversie e i mediatori/responsabili dei casi di ADR).
4. Chi ha accesso ai dati personali e a chi vengono comunicati?
I dati personali sono comunicati ai destinatari indicati di seguito.
Dati personali riguardanti mediatori/responsabili dei casi di ADR (in particolare i loro CV):
• a disposizione del pubblico sul sito web dell’Ufficio. Recapiti concernenti le parti della mediazione/ADR:
• a disposizione sia del servizio Supporto alla risoluzione alternativa delle controversie sia dei mediatori/responsabili dei casi di ADR nel corso dei procedimenti di mediazione/ADR.
Discussioni e negoziati condotti nel quadro della mediazione/ADR:
• si tratta di dati riservati e a disposizione esclusivamente delle persone coinvolte nella mediazione (i mediatori/responsabili dei casi di ADR, il servizio Supporto alla risoluzione alternativa delle controversie che fornisce assistenza amministrativa nonché le parti e loro rappresentanti).
Si fa presente che le discussioni e i negoziati possono essere condotti anche tramite piattaforme di riunioni online (come MS Teams o Zoom), nel qual caso i partecipanti riceveranno prima della riunione la corrispondente informativa sulla protezione dei dati/privacy per tali strumenti, che spiega in che modo le piattaforme in questione trattano i loro dati.
5. In che modo l’Ufficio protegge e salvaguarda i dati?
L’Ufficio adotta misure tecniche e organizzative adeguate al fine di salvaguardare e proteggere i dati personali dalla distruzione accidentale o illegale, dalla perdita, dall’alterazione, dalla divulgazione o dall’accesso non autorizzati.
I documenti introduttivi del procedimento di mediazione/ADR (come le proposte di mediazione/ADR da parte del relatore e le lettere di sospensione inviate a motivo della mediazione/ADR) sono archiviati in sistemi di gestione di fascicoli elettronici in cartelle contrassegnate come riservate. I documenti presentati una volta iniziato il procedimento di mediazione sono salvati in specifiche cartelle con diritti di accesso limitati e in archivi specifici di Outlook. Possono accedervi solo il mediatore e il personale del servizio Supporto alla risoluzione alternativa delle controversie che fornisce assistenza amministrativa.
6. In che modo è possibile accedere ai propri dati personali e, se necessario, rettificarli? In che modo è possibile ricevere i propri dati? In che modo si può chiedere di cancellare i propri dati personali, oppure limitarne il trattamento od opporsi allo stesso?
L’interessato ha il diritto di consultare, rettificare, cancellare e ricevere i propri dati personali, di limitarne il trattamento o di opporsi allo stesso, a norma degli articoli da 17 a 24 del regolamento (UE) 2018/1725.
Per l’esercizio di tali diritti, si prega di inviare al titolare del trattamento delegato, ossia il Presidente delle Commissioni di ricorso, un messaggio scritto che descriva esplicitamente la richiesta avanzata.
La richiesta sarà evasa senza indebito ritardo e, in ogni caso, entro un mese dal suo ricevimento. Tuttavia, a norma dell’articolo 14, paragrafo 3, del regolamento (UE) 2018/1725, tale termine può essere prorogato di due mesi, ove necessario, tenendo conto della complessità e del numero delle richieste. L’Ufficio informerà l’interessato di tale eventuale proroga e dei motivi del ritardo, entro un mese dal ricevimento della richiesta.
7. Qual è la base giuridica per il trattamento dei dati?
I dati personali sono trattati conformemente all’articolo 5, paragrafo 1, lettera a), del regolamento (UE) 2018/1725, il quale stabilisce che «il trattamento è necessario per l’esecuzione di un compito svolto nell’interesse pubblico o nell’esercizio di pubblici poteri di cui sono investiti l’istituzione o l’organo dell’Unione».
I dati personali sono raccolti e trattati conformemente ai seguenti strumenti giuridici:
• considerando 35, RMUE;
• articolo 151, paragrafo 3, RMUE;
• articolo 170, RMUE;
• direttiva 2008/52/CE relativa a determinati aspetti della mediazione in materia civile e commerciale.
8. Per quanto tempo possono essere conservati i dati?
I dati personali sono conservati soltanto per il tempo necessario a conseguire le finalità per le quali sono trattati.
I dati personali riguardanti i mediatori/responsabili dei casi di ADR sono cancellati dal sito web quando l’interessato in questione cessa di far parte del pool di mediatori/responsabili dei casi di ADR nominati.
I recapiti relativi alle parti richiedenti la mediazione/ADR e ai loro collaboratori e/o rappresentanti, conservati dal servizio Supporto alla risoluzione alternativa delle controversie, saranno cancellati dopo la conclusione del corrispondente procedimento di mediazione/ADR. I documenti presentati in un procedimento di mediazione/ADR, unitamente a qualsiasi altro materiale ottenuto ai fini della mediazione/ADR, compreso l’accordo sull’esito, ove applicabile, saranno cancellati dal mediatore/responsabile del caso di ADR immediatamente dopo la conclusione del suddetto procedimento, con la sola eccezione dell’accordo iniziale di mediazione/ADR, del quale verrà creata una copia stampata prima della cancellazione della versione elettronica. Per accordo iniziale di mediazione/XXX s’intende il documento con firma autografa delle parti e/o dei loro rappresentanti e del mediatore/responsabile del caso di ADR che avvia ufficialmente il procedimento di mediazione/ADR. Tale documento deve essere conservato in caso di eventuali impugnazioni della base giuridica del procedimento di mediazione/ADR e sarà mantenuto dalle Commissioni di ricorso per un periodo di tempo illimitato in una specifica cartella fisica custodita sotto chiave in un apposito armadio.
Le indagini sulla soddisfazione sono conservate per un periodo di tempo illimitato. Tuttavia, i documenti finali salvati non contengono dati personali.
9. Recapiti per informazioni
Per qualsiasi domanda in merito al trattamento dei propri dati personali, è possibile rivolgersi al titolare del trattamento, il Presidente delle Commissioni di ricorso, scrivendo al seguente indirizzo: BOA-Presidency Xxxxxx@xxxxx.xxxxxx.xx.
È possibile inoltre contattare il responsabile della protezione dei dati dell’Ufficio al seguente indirizzo: XxxxXxxxxxxxxxXxxxxxx@xxxxx.xxxxxx.xx.
Mezzi di ricorso
Qualora la controversia non sia risolta dal titolare del trattamento e/o dal responsabile della protezione dei dati, è possibile trasmettere i reclami in qualsiasi momento al Garante europeo della protezione dei dati scrivendo al seguente indirizzo: xxxx@xxxx.xxxxxx.xx.