Università degli Studi di Trieste DISPES
Università degli Studi di Trieste DISPES
Project management
Xxxxxx Xxxxxx, project manager
ARGOMENTI DI OGGI
⮚ BUDGET E PIANIFICAZIONE SPESE
⮚ I CONTRATTI NEI PROGETTI EU
⮚ LA COMUNICAZIONE E LA DISSEMINAZIONE DEI RISULTATI DI PROGETTO
⮚ IL MONITORAGGIO E LA VALUTAZIONE
⮚ LA RENDICONTAZIONE DELLE SPESE
⮚ LA CHIUSURA DEL PROGETTO
ORARIO
⮚16-17.30: I PARTE
⮚17.30-17.45: PAUSA
⮚17.45-18.20: II PARTE
⮚18.20-18.30: Q&A
… prima ripetiamo
⮚Rischio: evento futuro e incerto, esterno al progetto, che può determinare il mancato o parziale raggiungimento di obiettivi stabiliti;
⮚Ricerca dei PP e ruoli: Provenienza geografica, Quadruple helix, Suddivisione ruoli chiara, Competenze / pertinenza dei PP, Tipologie di Partner (Capofila, partner progettuale, partner associato)
⮚Processo di valutazione in 3 fasi: amministrativa, contenuti e ranking list finale
Il budget – la definizione
Immagine tratta da xxxxx://xxxxxxxx.xxx
LOGICA DI INTERVENTO | INDICATORI | FONTI DI VERIFICA CONDIZIONI |
Obiettivi generali | ||
Obiettivi specifici | ANAL XXXXX XXXXX | ISI STAKEHOLDER O DEI PROBLEMI O DEGLI OBIETTIVI |
Risultati | STRAT | EGIE |
Attività LISTA ATTIVITÀ | Risorse GANTT | Costi BUDGET |
XXXXX | XXXXXX, PM, DISPES - UN | Precondizioni S, A.A. 2019/ 2020 |
Il budget: definizione
In un progetto, il budget è l’espressione monetaria della attività che svolgeremo (QL – mezzi per le risorse necessarie allo
svolgimento delle attività!)
È articolato in:
- fasi/WP,
- categorie di spesa – budget line (BL),
- annualità/semestrale.
COERENTE:
ogni voce di xxxxx è riferita ad
un’attività precisa
DETTAGLIATO:
Più scendiamo nel dettaglio, meglio è
(attenersi al template di ogni bando – molta
eterogeneità!)
REALISTICO:
Basato su stime dei costi verosimili
(buste paga personale e costi di mercato per ogni bene/servizio di cui avremo bisogno)
Costi ammissibili (eligible costs)
⮚ Coerenti con i principi contabili
⮚ Coerenti con le politiche di retribuzione del partner
⮚ Sostenuti solamente per raggiungere gli obiettivi del progetto ed i risultati
⮚ Incorsi durante la durata del progetto (*)
Costi non ammissibili (ineligible costs)
⮚ Contributi ‘‘in kind’’ (es. lavoro volontario)
⮚ Costi bancari (interessi passivi, costi per transazioni ecc.)
⮚ Perdite dovute al cambio valuta
⮚ IVA se non è un costo
⮚ Se spesa già coperta da altro finanziamento EU (divieto di doppio finanziamento !!)
⮚ Multe
Il budget: costruzione (aspetti pratici)
2 modalità:
⮚ Bottom up: frutto della condivisione degli obiettivi e attività tra partner
⮚ Top down: definito dal LP/coordinatore
Di regola, il budget si costruisce bottom-up….
…ma molto spesso succede il
contrario...
⮚ Il budget viene definito una volta che sono stati definiti obiettivi, risultati, attività, …
⮚ il che può comportare problematiche
dell'ultimo minuto...
⮚ Quando costruiamo il budget, dobbiamo fare sempre riferimento alle linee guide del bando (Vedi es: Manuale sull’ammissibilità della spesa, bando!)
⮚ Alcuni bandi non ammettono determinate tipologie di spesa, o le limitano, a volte abbiamo importi forfettari (per es. 15% dei costi del personale)
⮚ Attenzione ai massimali per viaggi ed expertise!
Il budget: regole
⮚ LP-coordinatore ha sempre un budget maggiore, coordina il progetto
⮚ Budget deve essere equilibrato tra partner
⮚ Quantificare impegno (ore uomo, person/months)
⮚ Sapere dove si svolgeranno i meeting ed eventi per calcolo viaggi
⮚ Informarsi su costi specifici (preventivi)
Indicazioni generali:
⮚ Spese di personale interno (staff) max 20- 25% budget
⮚ Spese per personale esterno (external)
max 30-35%
⮚ Investimenti max 30%
⮚ Spese di comunicazione almeno 10%
⮚ Solo alcune linee finanziano il 100%
⮚ Esistono differenze della % di finanziamento a seconda del soggetto (pubblico/privato)
⮚ Ogni partner deve essere consapevole di quanto deve cofinanziare
⮚ Attenzione al cash flow (anticipi SI/NO?)
COME COFINANZIAMO il progetto?
⮚ Fondi propri (personale interno)
⮚ Introiti (participation fee, ingressi) –
attenzione entrate!
⮚ Altri finanziamenti
CAPACITÀ FINANZIARIA
⮚ i soggetti privati devono dimostrarla
⮚ aziende in difficoltà non possono accedere a finanziamenti
⮚ attenzione al de minimis!
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Per tipologia e peculiarità, ogni spesa rientra in una determinata CATEGORIA DI SPESA
Chi determina cosa va in quale categoria? Troviamo tutto nei vari MANUALI di Programma:
Ad esempio:
- MANUALE SULL’AMMISSIBILITÀ DELLA SPESA in Italia-
Slovenia
... ma ogni Programma ha il suo -> che va studiato con molta attenzione!
Quali sono le principali categorie di spesa?
⮚ COSTI DEL PERSONALE INTERNO – STAFF (BL1)
⮚
⮚ SPESE D’ UFFICIO E AMMINISTRATIVE (BL2) –flat rate/overhead/spese forfettarie
⮚ TRAVEL COSTS – SPESE DI VIAGGIO E SOGGIORNO (BL3)
⮚ PERSONALE ESTERNO – CONSULENZE E SERVIZI ESTERNI (BL4)
⮚ ATTREZZATURE – EQUIPMENT (BL5)
⮚ INTERVENTI INFRASTRUTTURALI – INVESTMENTS (BL6)
Categorie di spesa
COSTI DI PERSONALE INTERNO – STAFF
(Budget Line – BL 1)
⮚ dipendenti della struttura organizzativa di beneficiari sia pubblici che privati, assegnati esclusivamente alla realizzazione di attività riferite al progetto
⮚ con regolare contratto di lavoro (a tempo indeterminato oppure a tempo determinato)
⮚ Le spese ammissibili sono costituite dagli stipendi percepiti dai lavoratori nonché da relativi contributi e oneri
SPESE D’UFFICIO E AMMINISTRATIVE
BL 2 (Forfettario 15 % del BL1)
Questa categoria di spesa comprende spese individuate e definite:
Ad esempio:
- Canoni di locazione
- Consumi per utenze (elettricità, acqua, riscaldamento)
- Forniture per ufficio
- Manutenzioni
- Sistemi informatici
- Comunicazione (telefono, internet, servizi postali, ecc.)
- Spese bancarie
- Oneri correlati alle transazioni finanziarie, ecc.
- Costi finanziari, costi per garanzie
Non è necessario presentare alcuna documentazione a
comprova.
SPESE VIAGGIO e SOGGIORNO BL 3
Le spese di viaggio (vitto, alloggio, trasporto) sono ammissibili, a condizione che siano inequivocabilmente attribuibili e necessarie ai fini dell'esecuzione del progetto.
L’adeguatezza delle spese va dimostrata in funzione delle esigenze di qualifica e del tempo necessario alla realizzazione del progetto.
PERSONALE ESTERNO – CONSULENZE E SERVIZI ESTERNI BL 4
Fa riferimento alle spese che il beneficiario sostiene a favore di FORNITORI ESTERNI che si assumono determinati compiti necessari per il raggiungimento degli obiettivi progettuali che il beneficiario non è in grado di svolgere in proprio.
Le spese relative ai servizi esterni richiedono una base giuridica (ad es. un contratto di prestazione d’opera/collaborazione) e devono corrispondere al livello di mercato.
PERSONALE ESTERNO (BL 4)
Il beneficiario è tenuto a far sì che sia osservata la normativa vigente sugli appalti pubblici
Un beneficiario non può essere incaricato da un altro beneficiario a fungere da erogatore esterno di servizi
... CIOÈ: un partner non può affidare un servizio a un altro partner (... e pagarlo)
Rientrano nel personale esterno servizi come: consulenza tecnica esterna, servizi IT, ideazione e stampa di materiale informativo e pubblicitario, assistenza tecnica, traduzioni, studi, perizie, ma anche buffet, catering, etc.
ATTREZZATURE BL 5
SI DISTINGUE IN
1. Attrezzatura strumentale: utilizzata per la gestione del progetto (es.: computers, stampanti, proiettori).
E’ ammissibile il costo dell'ammortamento per il periodo di utilizzo delle stesse per il progetto
2. Attrezzatura tecnica: per l'attuazione del contenuto proprio del progetto, di utilizzo esclusivo ed essenziale per raggiungerne gli obiettivi (es.: software specifico, strumenti tecnici). È ammissibile l'intero costo del bene
INVESTIMENTI e LAVORI INFRASTRUTTURALI BL 6
- acquisto di terreni e di immobili, ristrutturazione o recupero di immobili e di infrastrutture, interventi edili
L’investimento infrastrutturale finanziato dovrà rimanere di proprietà dei beneficiari per almeno 5 anni dalla data di fine progetto come indicata nel Contratto di finanziamento (incluse eventuali proroghe) e dovrà altresì mantenere la stessa destinazione d’uso.
COSTI PREPARATORI
Questa tipologia di spesa comprende le spese per attività realizzate prima della presentazione della proposta progettuale per la predisposizione del progetto
⮚ riunioni preparatorie dei partner
⮚ analisi e studi preliminari
⮚ attività per la redazione del progetto
I costi preparatori non devono superare il 5% dei costi totali ammissibili del progetto, o non devono superare i 20.000 € (definite nel bando).
I contratti
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Contratti del progetto
DUE TIPI:
⮚CONTRATTO DI PARTENARIATO
⮚CONTRATTO DI FINANZIAMENTO EUROPEO
1. Contratto di partenariato (LP – PP)
⮚ Sottoscritto tra il LP e i partner del progetto (PP)
⮚ Stabilisce gli obblighi di tutti i partner e le modalità di lavoro / rendicontazione
2. CONTRATTO DI CONCESSIONE DEL FINANZIAMENTO TRA ADG E IL LP
⮚ Stipulato tra il LP (LEAD PARTNER) e l’ AUTORITÀ DEL PROGRAMMA (ADG – Autorità di Gestione)
⮚ Stabilisce gli obblighi del LP e del partenariato nei
confronti del Programma
⮚ Il rispetto del contratto garantisce la ricezione del finanziamento
CONTRATTO DI PARTENARIATO TRA IL LP E I PP
Articolo 1 Base giuridica Articolo 2 Oggetto del Contratto Articolo 3 Durata del Contratto
Articolo 4 Obblighi e responsabilità del Lead Partner Articolo 5 Obblighi e responsabilità dei Partner Articolo 6 Rapporti con terzi
Articolo 7 Cessione e successione legale Articolo 8 Gestione finanziaria
Articolo 9 Spese ammissibili
Articolo 10 Rendiconti
Articolo 11 Modifiche progettuali e riallocazione di fondi Articolo 12 Entrate
Articolo 13 Recupero delle somme indebitamente pagate
Articolo 14 Misure relative alle attività di informazione e comunicazione e disseminazione dei risultati
Articolo 15 Proprietà e utilizzo dei risultati del progetto
Articolo 16 Responsabilità e forza maggiore Articolo 17 Registrazione
Articolo 18 Lingue
Articolo 19 Foro competente Articolo 20 Disposizioni finali
CONTRATTO DI CONCESSIONE DEL FINANZIAMENTO TRA ADG E IL LP
Articolo 1 Base giuridica
Articolo 2 Oggetto del Contratto e assegnazione finanziamento Articolo 3 Importo del finanziamento e aiuti di Stato
Articolo 4 Durata del progetto Articolo 5 Spese ammissibili
Articolo 6 Rendicontazione e richieste di rimborso Articolo 7 Indicatori
Articolo 8 Modifiche del progetto e riallocazione dei fondi Articolo 9 Entrate
Articolo 10 Obblighi del Lead Partner
Articolo 11 Obblighi dell’Autorità di gestione
Articolo 12 Recupero delle somme indebitamente pagate Articolo 13 Informazione e pubblicità
Articolo 14 Proprietà e utilizzo dei risultati del progetto Articolo 15 Sospensione e revoca del finanziamento Articolo 16 Cessione e successione legale
Articolo 17 Registrazione
Articolo 18 Lingue
Articolo 19 Controversie Articolo 20 Disposizioni finali
Definizioni
Ai fini del presente Contratto di partenariato valgono le seguenti definizioni:
a. LEAD PARTNER (LP): il partner di progetto che assume la responsabilità complessiva per la presentazione e l'implementazione di tutto il progetto in conformità all'articolo 13 (2) del Regolamento (UE) numero 1299/2013. Tale termine è corrispondente al termine “beneficiario principale” utilizzato nella normativa europea dei fondi strutturali e di investimento;
b. PROJECT PARTNER o PARTNER PROGETTUALE: (PP): qualsiasi organizzazione che partecipa finanziariamente nel progetto e contribuisce alla sua implementazione, come identificato nella scheda progettuale. Esso corrisponde al termine “beneficiario ” utilizzato nella normativa europea dei fondi strutturali e di investimento;
c. PARTNER ASSOCIATO: qualsiasi istituzione/organismo inserito quale osservatore del progetto senza un contributo finanziario allo stesso, come identificato nella scheda progettuale.
Articolo 2 Oggetto del Contratto - partenariato
1. … Si definiscono le norme e le procedure che disciplinano lo svolgimento delle attività da svolgersi nell’ambito del Progetto ed altresì i rapporti e le responsabilità reciproche del partenariato nell’attuazione del Progetto stesso.
2. Le parti collaboreranno in base a quanto stabilito nel Progetto, al fine di contribuire al raggiungimento degli obiettivi.
3. Ciascun Partner è ritenuto responsabile del proprio budget nella misura in cui partecipa al Progetto e si impegna ad attuare la propria parte di Progetto nonché a garantire, ove previsto, la propria quota di co-finanziamento.
4. Il contratto di partenariato sottoscritto è allegato alla scheda progettuale.
Articolo 2 Oggetto del Contratto e assegnazione finanziamento - (finanziamento)
1. Oggetto del presente Contratto è la definizione dei diritti ed obblighi delle Parti, quali l’AdG e il LP, derivanti dalla concessione del finanziamento per l’attuazione del Progetto
5. Il contributo a valere sul FESR e il co-finanziamento nazionale italiano, ove previsto, sono soggetti alla disponibilità dei fondi rispettivamente da parte della Commissione Europea e del Ministero dell'Economia e delle Finanze.
8. Il LP accetta le disposizioni stabilite dal presente Contratto e si impegna, per se e per i PP, ad attuare il Progetto sotto la propria responsabilità finanziaria e tecnica secondo le tempistiche e gli importi finanziati di cui a tutti gli allegati al presente Contratto.
1. il LP assume la responsabilità di assicurare l'attuazione dell'intera operazione. Egli è responsabile per l'esecuzione dell'intero Progetto per tutta la sua durata in conformità al cronoprogramma approvato e le attività assegnate ad ogni PP in base alla scheda progettuale e relativo piano finanziario.
2. Egli rappresenta tutti i PP di fronte all’AdG. …deve assicurare che le spese presentate da tutti i beneficiari abbiano attuato il Progetto e che corrispondano alle attività concordate
• nomina un project manager, che ha la responsabilità operativa per l'attuazione di tutto il Progetto;
• garantisce l'attuazione temporale di tutto il progetto;
• risponde a qualsiasi richiesta fatta dall'AdG o dal SC;
• informa prontamente i PP sullo sviluppo del progetto ed in merito a qualsiasi variazione;
• supporta i PP nell'attuazione dei loro obblighi fornendo loro le informazioni , indicazioni ed i chiarimenti in merito alle procedure, i modelli e gli altri documenti rilevanti…
• informa i Partner progettuali di ogni comunicazione importante intercorsa con l'AdG ed il SC in tempo reale;
• invia all'AdG i dati di monitoraggio in merito al progresso fisico, procedurale e finanziario del Progetto ed ogni altra informazione richiesta;
• garantisce la gestione finanziaria dei fondi concessi per l'attuazione del progetto, compresa la gestione contabile separata dell'attività progettuale ed il sistema gestionale di supporto della documentazione;
• concorda previamente con i Partner progettuali ogni richiesta all'AdG o al SC per la modifica della Proposta progettuale, compresa l'eventuale riallocazione del budget approvato;
• assicura che non ci sia alcun doppio finanziamento o doppia
rendicontazione delle spese;
• predispone e presenta al SC la relazione periodica sullo stato del Progetto, il rapporto finale, le richieste di rimborso e qualsiasi altra documentazione richiesta;
• garantisce il corretto e tempestivo trasferimento di fondi a tutti i Partner progettuali nell'ammontare dei fondi FESR, senza alcun ritardo, quando ricevuti dall'Autorità di certificazione;
• archivia per le attività di controllo tutta i files, la documentazione originale ed i dati relativi al Progetto in modo sicuro ed ordinato
1. assicurare l'attuazione di ogni attività progettuale. Essi devono
osservare il principio di corretta gestione finanziaria.
2. obbligo al PP di:
• nominare una persona di contatto
• informare il LP in merito allo stato dell’arte della parte del Progetto
• eventuali richieste di modifica della propria parte di attività
progettuali, budget, tempistica di attuazione e partenariato
• assicurare che le proprie attività svolte nell’ambito del Progetto approvato non vengano integralmente o parzialmente co- finanziate da altri fondi pubblici; (NO DOPPIO FINANZIAMENTO!)
• le spese siano sostenute per la realizzazione del Progetto e corrispondano alle attività previste;
• spese rendicontate siano convalidate dai Controllori di Primo
Livello designati prima dell’invio della richiesta di rimborso al LP
• sistema di contabilità che distingua chiaramente le transazioni relative al Progetto;
• corretta gestione finanziaria dei fondi in relazione alle regole di
ammissibilità della spesa
• l'attuazione temporale del progetto in conformità al piano di lavoro ed in particolare che i risultati aspettati siano prontamente trasmessi;
• inviare al LP i dati di monitoraggio
Articolo 8 Gestione finanziaria Obblighi e responsabilità dei Partner partenariato
1. Il finanziamento FESR verrà pagato dall'Autorità di controllo sul conto corrente del LP il quale è responsabile per la gestione amministrativa e finanziaria dei fondi. Il LP deve distribuire i fondi ai Partner progettuali in conformità con le spese validate utilizzate per l'attuazione effettiva delle azioni progettuali con bonifico bancario entro 30 giorni lavorativi sul conto corrente di ogni Partner progettuale.
Articolo 9 Spese ammissibili partenariato
2. Una spesa è ritenuta ammissibile ai fini del Programma se:
a) è pagata e sostenuta per le attività nell'ambito del Progetto come definite nella scheda progettuale e nel piano finanziario approvato dal CdS;
b) è direttamente riferibile al Progetto, necessaria alla sua attuazione ed è il linea con gli obiettivi del progetto;
c) è riferita ad interventi addizionali alle attività ordinarie
dell'organizzazione beneficiaria;
d) né il beneficiario né i dipendenti del beneficiario / dell'organizzazione beneficiata sono utilizzati esternamente da un altro beneficiario né agisce quale operatore commerciale;
e) è in linea con le previsioni e le tempistiche definite dal Contratto di concessione del finanziamento tra l'AdG ed il LP e dal presente Contratto di partenariato;
f) è in linea con le previsioni EU, del Programma e nazionali
previste per la singola categoria di spesa;
g) è pagata e sostenuta dal LP e dai PP elencati nell'AF (tutti i documenti probatori devono intestati esclusivamente ad essi);
h) sono state effettivamente e definitivamente (senza possibilità di cancellazione, trasferimento o recupero), pagate nonché sostenute. Tutti i pagamenti devono essere provati da idonea documentazione giustificativa dei pagamenti;
i) è inclusa nella contabilità separata o è chiaramente distinguibile dalle attività ordinarie del beneficiario grazie ad una specifica codificazione;
k) è stata sostenuta in conformità alle legge (compresi gli appalti pubblici, sia per i beneficiari pubblici che per quelli privati) ed alle normative fiscali ed è provata dalle fatture o altra documentazione di pari rilevanza probatoria, adeguatamente contrassegnata in riferimento al Programma ed al Progetto.
l) non è stata finanziata e non può essere finanziata da altri fondi pubblici UE/nazionali/regionali espressamente dedicati al medesimo progetto; (è proibito il doppio finanziamento).
m) è conforme al Regolamento (UE) Numero 1303/2013 e con la Strategia di comunicazione del Programma e con tutti gli obblighi ed attività di informazione e comunicazione.
4. Le attività devono essere attuate e concluse nel periodo di durata del Progetto. Le attività progettuali e le relative spese sono ammissibili dal …………….(data di inizio ) al
………….(data finale).
I costi preparatori sono ammissibili dal 01.07.2017 alla data di presentazione della scheda progettuale inclusa.
1. Il LP ha la completa responsabilità per il monitoraggio delle azioni poste in essere dai Partner progettuali contestualmente alla loro attuazione.
2. Il LP è responsabile per la presentazione dei report sullo stato di
avanzamento e di quello finale al SC.
3. Ogni PP provvede a presentare il proprio report sullo stato di avanzamento ai Controlli di primo livello entro 30 giorni di calendario dopo la conclusione del periodo di rendicontazione e nello stesso tempo provvede a fornire al LP le informazioni necessarie per la predisposizione dei report sullo stato di avanzamento e finali e di altra specifica documentazione richiesta dall'AdG o dal SC.
riallocazione di fondi partenariato
1. Tutte le modifiche al progetto devono essere concordate tra il LP ed i PP e devono essere debitamente motivate prima della formalizzazione all'AdG.
2. Qualsiasi modifica concernente il budget, le attività progettuali, la durata del Progetto e /o gli PP non può pregiudicare l'efficienza delle attività progettuali e l'attuazione dei previsti obiettivi.
Articolo 8 Modifiche del progetto e riallocazione dei fondi (finanziamento)
3. Le modifiche del progetto disciplinate dal presente
Contratto sono le seguenti:
a) modifiche al partenariato;
b) modifiche del piano finanziario;
c) modifiche alle attività e/o ai risultati;
d) modifiche agli Allegati del Contratto;
e) modifiche della durata del progetto.
Le modifiche di cui sopra non devono compromettere l’efficacia delle attività progettuali né il raggiungimento degli obiettivi previsti.
Articolo 11 Modifiche progettuali e riallocazione di fondi partenariato
4. Le modifiche di maggior rilievo del Progetto devono essere approvate dal CdS, precisamente:
a) le modifiche nel partenariato progettuale (sostituzione di un Partner,
uscita di un Partner, nuovo Partner);
b) modifiche del piano finanziario in relazione all'allocazione annuale di fondi FESR o qualsiasi altra modifica alle attività pianificate condizionanti l'allocazione annuale dei fondi FESR;
c) riallocazione dei fondi su differenti linee di spesa nel caso in cui la modifica sia superiore al 25% del totale delle spese ammissibili del Progetto. Il LP ha la possibilità di presentare una sola modifica del piano finanziario superiore al 25% e questa può essere richiesta una sola volta all’anno, entro il 31 gennaio, contestualmente all’invio della relazione sulle attività.
1. Il LP ed i PP devono congiuntamente implementare le attività di informazione e comunicazione in conformità al piano di lavoro della scheda progettuale per assicurare l'adeguata promozione del progetto tra i gruppi obiettivo ed il pubblico in generale.
2. Ogni Partner Progettuale deve evidenziare in ogni fase del progetto che il progetto è attuato con l'assistenza finanziaria dei fondi FESR nell'ambito del Programma di Cooperazione Interreg V-A Italia- Slovenia 2014-2020, utilizzando il Logo del Programma richiesto dall'Allegato XII del Regolamento (UE) Numero 1303/2013. I risultati del progetto devono essere disponibili per ogni terza parte interessata e per il pubblico in generale. I Partner progettuali si impegnano a giocare un ruolo attivo in qualsiasi azione organizzata per capitalizzare, disseminare e valorizzare i risultati del progetto.
Articolo 14 Proprietà e utilizzo dei risultati del progetto (finanziamento)
1. I risultati prodotti nell’ambito del Progetto rimangono di proprietà esclusiva del LP e dei PP, secondo le modalità fissate nel Contratto di Partenariato in vigore.
Il LP garantisce che i risultati del progetto sono messi a disposizione del pubblico, dell’AdG nonché di tutte le parti interessate, fatti salvi gli elementi per i quali esiste un diritto di proprietà industriale e intellettuale.
La comunicazione e
disseminazione dei risultati di progetto
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⮚ Al fine di raggiungere risultati efficaci, occorre pianificare una serie di attività di informazione, sensibilizzazione e promozione per fare conoscere il progetto a 360: chi lo finanzia, chi lo fa, le finalità, gli obiettivi, i risultati attesi e raggiunti, la ricaduta.
⮚ La comunicazione sarà rivolta a tutto il pubblico e dovrà seguire precisi step che inizieranno con l’approvazione del progetto e proseguiranno per tutta la sua durata.
⮚ “Disseminazione” e “comunicazione” sono due concetti che vengono spesso usati in maniera intercambiabile, ma bisogna fare chiarezza su questo punto.
⮚ Quando si parla di disseminazione si fa riferimento al trasferimento dei risultati per favorirne uno sfruttamento (anche di tipo economico), in una prospettiva di utilizzo pratico. In questo caso, il target di riferimento sarà composto da soggetti specializzati in un determinato settore, per esempio la comunità scientifica, oppure i legislatori.
⮚ La comunicazione, invece, include attività di informazione e promozione per aumentare la visibilità del progetto e quindi si rivolge ad un target più generico (l’opinione pubblica, i media).
⮚ Può essere, quindi, più efficace pianificare un quadro strategico generale che copra entrambe le attività per sfruttare al massimo le risorse disponibili.
Ogni programma INTERREG dispone di una Strategia di comunicazione, in linea con le disposizioni di cui agli artt. 115 e 116 del Regolamento (UE) n. 1303/2013.
definisce obiettivi di comunicazione, target di riferimento, messaggi e tattiche specifici, nonché strumenti da utilizzare per il raggiungimento degli obiettivi del Programma.
⮚Tutte le attività di comunicazione del Programma e dei progetti finanziati possono avere un brand conforme al marchio armonizzato introdotto sulla base di adesione volontaria per i programmi CTE per il periodo 2014-2020.
⮚La Strategia di comunicazione del Programma ha aderito al cd. joint branding, ovvero alla creazione e sviluppo di un marchio comune dell’Interreg.
xxxx a descrivere il modo in cui il Programma affronterà il tema della comunicazione durante il periodo di programmazione comunitaria 2014- 2020 per garantire una coerenza di approccio comunicativo nel tempo.
⮚Negli ultimi anni la comunicazione ha assunto un ruolo fondamentale nei programmi di cooperazione transfrontaliera europea. Una comunicazione buona ed efficace e la base della cooperazione e risulta quindi centrale per l'attuazione del Programma.
⮚ Inoltre, fornire risultati significativi non solo ai partner di progetto ma anche al pubblico generico, non direttamente coinvolto nel settore comunitario, e un prerequisito di ogni programma comunitario.
⮚La comunicazione e quindi parte integrante delle procedure operative a tutti i livelli di attuazione dei singoli progetti finanziati e dello stesso Programma.
⮚ La comunicazione si sviluppa su diversi piani, ad esempio, tra i partner di progetto, tra i partner di progetto ed il pubblico di riferimento esterno alla realtà progettuale, tra i progetti e il Programma, tra le diverse autorità e strutture del Programma.
Wp comunciazione di progetto
Titolo WP2: Comunicazione del progetto
2.1. Eventi del progetto
2.2. Campagna pubblicitaria
2.3. Brochure e depliant
2.4. Pubblicazioni
2.5. Sito web
2.6. Account social media
2.7. Newsletter o direct mailing
2.8. Conferenze stampa
2.9. Altre relazioni con i media
Il monitoraggio e la valutazione
Immagine tratta da xxxx://xxx.xxx
il monitoraggio si svolge nel corso di tutta la fase di attuazione del progetto ed è finalizzato a raccogliere in maniera continua e sistematica informazioni sulI’andamento del progetto
Esso ha lo scopo di tenere traccia dei progressi ottenuti dall’azione intrapresa in termini di costi, risorse impiegate, attività realizzate ed effetti prodotti. I risultati costituiscono la base informativa per la successiva e complementare attività di valutazione.
Come tale, il monitoraggio è quindi un’attività continua, realizzata dallo staff che gestisce il progetto ed è essenziale per controllare quanto si sta realizzando.
Permette di tenere sotto controllo il progetto nella fase di attuazione e, se necessario, ridisegnarne le attività.
Le attività del monitoraggio
Per svolgere tale compito, è essenziale che il monitoraggio preveda tre momenti fondamentali:
1.costante revisione del progetto: attraverso il monitoraggio si acquisiscono informazioni per riflettere su quanto si sta realizzando e studiare modifiche e adattamenti delle attività di progetto;
2.ri-pianificazione: la fase di attuazione di un progetto implica sempre degli scostamenti rispetto a quanto inizialmente previsto. Diventa così essenziale ripianificare in corso d’opera il progetto adattandolo alla realtà in cui si sta operando;
3.sistema di reportistica (reporting): si tratta di una funzione cruciale attraverso cui fornire ai diversi attori-chiave (soprattutto all’ente finanziatore del progetto) report aggiornati sui progressi fisici e finanziari del progetto.
la valutazione si realizza in genere a metà del periodo di attuazione (valutazione in itinere) per controllare se il progetto sta raggiungendo gli obiettivi previsti ed eventualmente ri- orientarlo, e verso la fine dello stesso periodo, quando è possibile effettuare una valutazione più complessiva di quanto realizzato.
Nella fase di attuazione del progetto, la valutazione ha lo scopo di:
⮚verificare se un progetto sta ottenendo gli obiettivi che si erano stabiliti;
⮚sostenere i processi decisionali relativi alle azioni da intraprendere nel successivo periodo di svolgimento del progetto.
⮚Si tratta quindi di un’attività puntuale che avviene generalmente a metà o verso la fine della realizzazione del progetto e viene in genere affidata a soggetti esterni all’ente attuatore del progetto.
⮚La valutazione in questo caso è detta “formativa” poiché consente di apprendere dalla realizzazione del progetto, traendo elementi utili a superare le eventuali difficoltà incontrate e migliorare continuamente la qualità dei progetti.
⮚ L’adozione di strumenti strutturati (Quadro Logico) nella fase di progettazione torna di grande aiuto nel monitoraggio e nella valutazione.
⮚ Nel monitoraggio, per esempio, il fatto di aver stabilito con precisione il numero e la natura delle attività (gli indicatori) rende più facile tenere sotto controllo lo svolgimento delle azioni stesse.
⮚ Nella valutazione intermedia, una progettazione così strutturata permette non solo di verificare I'andamento delle attività in corso, ma anche di valutare se il risultato di queste sia ancora realistico ed eventualmente modificarlo.
⮚ Così come in fase di valutazione finale, o ex-post, la determinazione di indicatori oggettivamente verificabili rende più accurata e meno soggettiva I’azione di valutazione.
La rendicontazione delle spese
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PROCESSO PROGETTUALE
IDEA PROGETTUALE VINCENTE
BUONA PARTNERSHIP
AMMISIBILITÀ FORMALE
IL PROGETTO VIENE APPROVATO E FINANZIATO,
CONGRATULAZIONI !!!!!!!
Che cos’è la
rendicontazione?
⮚ È un’attività riassuntiva dei vari aspetti di un progetto – riassume e collega tutti gli aspetti di un progetto;
⮚ Evidenzia la gestione del progetto e gli scostamenti rispetto a quanto pianificato, il raggiungimento degli obiettivi, anche dal punto di vista della % di spesa;
⮚ Comprende gli elementi necessari alla lettura incrociata delle attività svolte e spese sostenute in vista del raggiungimento degli obiettivi di progetto.
Rendicontazione – da dove si comincia?
Dal budget di progetto e dalle attività di progetto
• Qual è l’ammontare del budget approvato per il progetto?
• Quali sono le tipologie di spesa previste dal progetto? cfr. Budget Line – WP
• Quali attività devono essere portate avanti? cfr. GANNT – Work Plan
Rendicontazione
RAPPORTO SULLE ATTIVITÀ SVOLTE – ACTIVITY REPORT
Riassunto delle attività implementate
Cosa ci chiedono di descrivere esattamente?
IMPEGNI DEL BENEFICIARIO
Cioè gli impegni assunti nel periodo di riferimento o le eventuali modifiche ad impegni già inseriti nei precedenti rendiconti
DATA ATTO – NUMERO – TIPO ATTO – DESCRIZIONE – IMPORTO IMPEGNATO
Ammissibilità della spesa – principi
Regole specifiche per ogni Programma !
• Regolamenti europei
• Normativa nazionale
• Regole di
programma
• Reg istitutivo del
programma (diretti)
• Reg. Fondi strutturali
(es. per la CTE)
Ammissibilità della spesa
Quali sono le caratteristiche di una spesa considerata AMMISSIBILE?
⮚ riferirsi alle attività di progetto
⮚ essere funzionale al raggiungimento degli obiettivi di progetto
⮚ essere inserita nella Scheda progettuale e rientrare nelle
categorie di spesa
⮚ essere sostenuta direttamente dal partner progettuale (PP)
Ammissibilità della spesa
⮚ sono sostenute nell’arco della durata del progetto;
⮚ non sono in contraddizione con le regole
sull’ammissibilità;
⮚ sono adeguate e necessarie per il raggiungimento
degli obiettivi di progetto;
⮚ sono identificabili e verificabili (documentazione probante);
⮚ (sostenute entro l’area Programma*).
Ammissibilità della spesa
⮚ essere giustificata e documentata con regolari fatture o altri documenti di equivalente valore probatorio in originale
⮚ corrispondere a pagamenti che sono già stati effettivamente e definitivamente effettuati
⮚ non essere finanziate attraverso altri fondi comunitari o nazionali o
comunque pubblici (DIVIETO DEL DOPPIO FINANZIAMENTO!)
⮚ rispettare le disposizioni del Regolamento (CE) circa gli obblighi in materia di informazione e pubblicità
Flussi finanziari – modalità di
erogazione
Anticipo
alcuni Programmi (per lo più a gestione diretta) prevedono l’erogazione di
un anticipo di norma alla sottoscrizione del Grant Agreement;
In seguito all’anticipo, possono essere previste più tranches di pagamento con precise percentuali (definite nel contratto).
▪ Anticipo ricevuto dal LP (alla sottoscrizione del Grant Agreement); trasferimento quota di anticipo ai singoli PP da parte del LP;
▪ Interim Report (seconda tranche);
▪ Final Report (saldo).
Flussi finanziari – modalità di erogazione
A consuntivo
Altri Programmi (per lo più a gestione indiretta come i Programmi di Cooperazione Territoriale Europea) prevedono finanziamento a consuntivo in base agli importi rendicontati e certificati dal Controllo di Primo Livello
Cadenze periodiche per presentare i rendiconti (6 mesi in genere)
Attenzione! Risulta necessario anticipo di risorse finanziarie (è necessaria capacità finanziaria)
Alcuni aspetti a cui prestare attenzione nell’attività di rendicontazione finanziaria:
1. Tracciabilità del finanziamento
• CUP (Codice Unico di Progetto) – Sistema di Monitoraggio degli Investimenti Pubblici – CIPE;
• Contabilità separata e analitica;
2. Divieto del doppio finanziamento
3. Rispetto delle procedure di evidenza pubblica (trasparenza) e dei
principi di ammissibilità della Spesa
4. In alcuni Programmi (Cfr. Cooperazione Territoriale Europea) c’è il rischio di disimpegno dei fondi se non si rispettano gli impegni previsti nel progetto e riportati nel Grant Agreement (cronoprogramma di spesa).
PERSONALE INTERNO
Spese sostenute a favore dei dipendenti della struttura organizzativa di beneficiari sia pubblici che privati, assegnati esclusivamente alla realizzazione di attività riferite al progetto;
Il personale deve essere impiegato presso il beneficiario con regolare contratto di lavoro (a tempo indeterminato oppure a tempo determinato);
Le spese ammissibili sono costituite dagli stipendi e dai salari netti
percepiti dai lavoratori nonché da relativi contributi e oneri;
Il calcolo dei costi per il personale va effettuato in base al numero delle ore lavorative prestate a favore del progetto, sulla base del costo orario sostenuto dall’azienda
⮚ autorizzazione alla missione
⮚ nota spese a firma del dipendente
⮚ copie giustificativi di spesa (scontrini, ricevute…)
⮚ Prova del pagamento/rimborso
MA ANCHE:
⮚ invito ricevuto dall’organizzatore del meeting/convegno
⮚ lista presenze (foglio firme) da cui si evince la presenza del
dipendente
⮚ verbale, agenda
⮚ copia dei documenti relativi alla gara e procedura
di assegnazione dell'incarico
⮚ copia del contratto o in cui siano indicati il tipo di servizi/attività da fornire o svolgere, la durata del contratto, il costo, le condizioni di pagamento etc.
⮚ relazione sull'attività svolta
⮚ fattura o ricevuta fiscale intestate al beneficiario in
originale
⮚ documenti giustificativi che provino gli avvenuti pagamenti
(incluse ritenute fiscali e di previdenza sociale)
⮚ Le spese di viaggio effettuate dal personale esterno per il progetto sono ammissibili qualora previste
⮚ procedura di gara
⮚ calcolo ammortamento (per es. il piano di ammortamento approvato dalla persona responsabile contenente il costo del bene acquistato, la data di acquisto, la data di inizio utilizzo del bene e il periodo di ammortamento del bene)
⮚ copia del registro per i beni capitalizzati
⮚ bolla di consegna o rapporto di installazione
⮚ fattura + pagamento
⮚ dichiarazione mantenimento destinazione d’uso
ATTENZIONE!!
Devono essere apposte delle etichette sui beni acquistati con fondi di progetto ai fini di una immediata identificazione degli stessi.
Devono indicare in modo chiaro ed indelebile:
- logo UE
- codice del progetto
- numero di registrazione nel registro dei beni ammortizzabili
INTERVENTI INFRASTRUTTURALI
⮚ copia della documentazione relativa alle
procedure di appalto;
⮚ atto di aggiudicazione dell'appalto
⮚ verbali di gara
⮚ copia del contratto
I Controllori di Primo Livello (FLC) verificano:
⮚ che le spese dichiarate siano reali
⮚ che i prodotti e i servizi forniti siano conformi a quanto previsto dal progetto approvato
⮚ che le spese siano state sostenute in conformità alle disposizioni comunitarie e nazionali
Controllori di Primo Livello