AMMINISTRAZIONE DEGLI ARCHIVI NOTARILI

BOZZA 18.12.2019

SEZIONE CENTRALE DI CONTROLLO

SULLA GESTIONE DELLE AMMINISTRAZIONI DELLO STATO

AMMINISTRAZIONE DEGLI ARCHIVI NOTARILI

Deliberazione 11 agosto 2020, n. 11/2020/G

SEZIONE CENTRALE DI CONTROLLO

SULLA GESTIONE DELLE AMMINISTRAZIONI DELLO STATO

AMMINISTRAZIONE DEGLI ARCHIVI NOTARILI

Relatore

cons. Xxxxx Xxxxxxxx

Ha collaborato: Xxxxxxx Xxxxx.

SOMMARIO

Pag.

DELIBERAZIONE .............................................................................................. 5

* * *

RELAZIONE ....................................................................................................... 11

SINTESI ................................................................................................................ 13

CAPITOLO I – Oggetto e metodologia dell’indagine ...................................... 15

1. Premessa ...................................................................................................... 15

2. Oggetto e metodologia dell’indagine ....................................................... 16

CAPITOLO II – Contesto normativo e risorse finanziarie .............................. 19

1. Il quadro normativo ................................................................................... 19

2. Il quadro finanziario .................................................................................. 20

3. L’entrata ...................................................................................................... 22

4. La spesa ....................................................................................................... 23

CAPITOLO III – Organizzazione e strutture .................................................... 25

1. Organizzazione amministrativa ................................................................ 25

2. Strutture sul territorio ................................................................................ 32

3. Gestione degli immobili ............................................................................. 36

4. Informatizzazione e digitalizzazione ........................................................ 43

CAPITOLO IV – Attribuzioni principali ........................................................... 51

1. Controllo della funzione notarile .............................................................. 51

2. Controllo sui versamenti previdenziali .................................................... 56

3. Conservazione degli atti ............................................................................ 61

4. Rilascio di copie al pubblico ...................................................................... 62

5. Gestione dei testamenti .............................................................................. 63

6. Procedimenti disciplinari ........................................................................... 67

CAPITOLO V – Controllo, vigilanza, monitoraggio ed ispezioni .................. 69

1. Organi preposti ........................................................................................... 69

2. Attività osservate ........................................................................................ 70

3. Organismo indipendente di valutazione .................................................. 74

CAPITOLO VI – Considerazioni conclusive dell’istruttoria, esiti del contraddittorio e raccomandazioni proposte ............................................... 79

* * *

ALLEGATI

Pag.

All. n. 1 – Bilancio consuntivo dell’entrata 2015-2017 ..................................... 83

All. n. 2 – Bilancio consuntivo della spesa 2015-2017 ...................................... 85

All. n. 3 – Immobili detenuti non di proprietà dello Stato .............................. 90

All. n. 4 – Spesa totale 2015-2017 per manutenzione ordinaria immobili ...... 91

All. n. 5 – Spesa al mq 2015-2017 per manutenzione ordinaria immobili ...... 96

All. n. 6 – Spesa 2015 per manutenzione straordinaria immobili ................... 101

All. n. 7 – Spesa 2016 per manutenzione straordinaria immobili ................... 102

All. n. 8 – Spesa 2017 per manutenzione straordinaria immobili ................... 103

All. n. 9 – Strutture, personale in servizio e fabbisogno di spazi .................... 104

DELIBERAZIONE

Deliberazione n. 11/2020/G

SEZIONE CENTRALE DI CONTROLLO

SULLA GESTIONE DELLE AMMINISTRAZIONI DELLO STATO

Collegio I Adunanza del 9 luglio 2020

e Camera di consiglio del 9 luglio 2020 Presieduta dal Presidente Xxxxx XXXXXXXXXXXX

Composta dai magistrati:

Presidente della Sezione: Xxxxx XXXXXXXXXXXX

Consiglieri componenti il Collegio I: Xxxxxxxxx XXXXXXXX, Xxxxxxxx XXXXXXXXXX, Xxxxx Xxxxxxxx XXXXXXX, Xxxxx XXXXXXXXX, Xxxxxxxxx Xxxxxxx XX XXXXX, Xxxxx XXXXXXXX, Xxxxxxx XXXXXX, Xxxxx XXXXXX

* * *

Visto l’art. 100, comma 2, Cost.;

vista la l. 14 gennaio 1994, n. 20 e, in particolare, l’art. 3, c. 4, ai sensi del quale la Corte dei conti svolge il controllo sulla gestione delle amministrazioni pubbliche, verificando la corrispondenza dei risultati dell’attività amministrativa agli obiettivi stabiliti dalla legge e valutando comparativamente costi, modi e tempi dello svolgimento dell’azione amministrativa;

visto l’art. 85, commi 1 e 3 lett.e) del decreto legge 17 marzo 2020 n. 18, convertito dalla legge 24 aprile 2020, n.27 cd. decreto Cura Italia;

vista la deliberazione delle Sezioni Riunite del 16 giugno 2000, n. 14, come successivamente modificata ed integrata, concernente il regolamento per l’organizzazione delle funzioni di controllo;

vista la deliberazione della Sezione in data 24 gennaio 2018, n. 1/2018, con la quale è stata approvata la programmazione dei controlli sulla gestione per l’anno 2018 ed il triennio 2018- 2020;

visto il decreto del Presidente della Corte dei conti 18 maggio 2020, n. 153 concernente “Regole tecniche operative in materia di svolgimento delle adunanze in videoconferenza e firma digitale dei provvedimenti del giudice nei giudizi innanzi alla Corte dei conti”;

vista la relazione, presentata dal Cons. Xxxxx Xxxxxxx, che illustra gli esiti dell’indagine condotta in merito a “Amministrazione degli archivi notarili (2015-2017)”;

vista l’ordinanza n. 11 in data 23 giugno 2020, con la quale il Presidente della Sezione ha convocato il Collegio I per l’adunanza del 9 luglio 2020, da svolgersi mediante collegamento da remoto, utilizzando l’applicativo Microsoft Teams, al fine della pronuncia sulla gestione in argomento;

vista la nota n. 1852 del 24 giugno 2020, con la quale il Servizio di segreteria per le adunanze ha trasmesso la relazione ai seguenti Uffici:

- Ministero della giustizia – Ufficio di Gabinetto del Ministro;

- Ministero della giustizia – Ufficio centrale degli archivi notarili;

- Ministero della giustizia – Organismo indipendente di valutazione della performance;

- Ministero dell’economia e delle finanze – Ufficio di Gabinetto del Ministro;

- Ministero dell’economia e delle finanze - Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato;

- Ufficio Centrale di Bilancio presso il Ministero della giustizia;

vista la memoria n.1 del Ministero della giustizia – Ufficio centrale degli Archivi notarili, acquisita al protocollo n. 1952 del 7 luglio 2020;

vista la memoria n.2 del Ministero dell’economia e delle finanze – Ufficio centrale di bilancio presso il Ministero della giustizia, acquisita al protocollo n. 1954 del 7 luglio 2020;

vista la memoria postuma del Ministero della giustizia – Ufficio centrale degli Archivi notarili, acquisita al protocollo n. 2004 del 14 luglio 2020;

udito, tramite collegamento telematico, come espressamente consentito dalle disposizioni sopra citate, in base alle quali è previsto lo svolgimento sia delle adunanze che delle camere di consiglio mediante sistema da remoto, allo scopo di coniugare le esigenze di regolare svolgimento delle funzioni, anche di controllo, intestate alla Corte dei conti con le misure di sicurezza necessarie per contrastare l’emergenza sanitaria Covid-19, il relatore, Cons. Xxxxx Xxxxxxxx;

uditi, con la stessa modalità telematica, in rappresentanza delle amministrazioni convocate:

- per il Ministero della giustizia – Ufficio centrale degli archivi notarili, il xxxx. Xxxxxx XXXXXX - Direttore generale, xxxx. Xxxxxxxx XXXXX – Dirigente, xxxx. Xxxxxxxx XXXXXXXXX – Dirigente, xxxx. Xxxxxx XXXXXXXX – Dirigente, xxxx. Xxxxxxxxxx XXXXXXXXXX – Dirigente;

- per l’Ufficio centrale di bilancio presso il Ministero della giustizia, il xxxx. Xxxxxxxx XXXXXXXX - Dirigente Xxxxxxx XX,

DELIBERA

di approvare, con le modifiche apportate dal Collegio nella camera di consiglio, svoltasi mediante collegamento telematico come espressamente consentito dall’articolo 85, commi 1 e 3, lett. e), del decreto-legge 17 marzo 2020 n. 18, la relazione concernente “Amministrazione degli archivi notarili (2015-2017)”.

La presente deliberazione e l’unita relazione saranno inviate, a cura della Segreteria della Sezione, alla Presidenza del Senato della Repubblica e alla Presidenza della Camera dei

deputati, alla Presidenza della Commissione Bilancio del Senato della Repubblica, alla Presidenza della Commissione Bilancio della Camera dei deputati nonché alle seguenti amministrazioni:

- Presidenza del Consiglio dei ministri – Segretariato Generale;

- Ministero della giustizia: Ufficio di Gabinetto del Ministro; Ufficio centrale degli archivi notarili;

- Ministero dell’economia e delle finanze: Ufficio di Gabinetto del Ministro;

- Ufficio centrale di bilancio presso il Ministero della giustizia. Le amministrazioni interessate:

comunicheranno alla Corte e al Parlamento, entro sei mesi dalla data di ricevimento della presente relazione, le misure consequenziali adottate ai sensi dell’art. 3, c. 6, l. 14 gennaio 1994, n. 20, come modificato dall’art. 1, c. 172, l. 23 dicembre 2005, n. 266 (legge finanziaria

2006);

ove ritengano di non ottemperare ai rilievi formulati, adotteranno, entro trenta giorni dalla ricezione della presente relazione, l’eventuale provvedimento motivato previsto dall’art. 3, c. 64, l. 24 dicembre 2007, n. 244.

La presente deliberazione è soggetta a obbligo di pubblicazione, ai sensi dell’art. 31, d.lgs.

14 marzo 2013, n. 33.

La presente relazione sarà inviata, altresì, alle Sezioni riunite in sede di controllo.

Il Consigliere relatore Il Presidente

Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxxxxxx

x.xx digitalmente x.xx digitalmente

Depositata in segreteria l’11 agosto 2020 Il dirigente

Xxxxxxxx Xxxxx x.xx digitalmente

RELAZIONE

SINTESI

L'Amministrazione degli archivi notarili, per come risulta dall’elenco dell’Istituto nazionale di statistica (Istat), è un ente produttore di servizi economici1 del Ministero della giustizia le cui missioni principali sono l’ispezione degli atti notarili, la loro conservazione presso le strutture presenti su tutto il territorio nazionale ed il rilascio di copie di tali atti all’utenza privata.

L’indagine ha lo scopo di valutare l’attività svolta e le iniziative intraprese negli anni dal 2015 al 2017 sotto i profili della regolarità, efficienza ed efficacia.

Le informazioni raccolte suggeriscono una riflessione di taglio ordinamentale, nel senso di valutare l’opportunità che gli archivi notarili vengano ricompresi, come un normale dipartimento, all’interno del ministero.

A tale riassetto si dovrebbe accompagnare anche la riunione, con un eventuale testo unico, di tutta l’attuale frammentaria legislazione riguardante il settore.

Infatti, il vigente ordinamento del notariato e degli Archivi notarili si basa ancora sulla legge n. 89/1913 e su molti altri provvedimenti normativi successivi che rappresentano un quadro certamente disorganico2.

Peraltro, sebbene con il d.lgs. n. 110/2010 sia stata prevista l’evoluzione dell’atto pubblico dei notai verso forme digitalizzate di redazione, è emerso che la maggior

1 Comunicazione annuale Istat in Gazzetta ufficiale n. 229 del 30 settembre 2019.

2 L’esigenza dell’autenticità degli atti notarili (attraverso forme di registrazione o di deposito presso appositi uffici) e della loro conservazione è stata particolarmente avvertita al momento dell’unificazione italiana del 1861. Tuttavia, è alla legislazione del Regno d’Italia napoleonico (1805-1814) che si deve l’introduzione degli uffici del registro e degli archivi notarili intesi nel senso attuale.

Dopo l’unificazione, la prima normativa di riordino della funzione notarile e degli archivi notarili si è avuta con la

l. n. 2786/1875, con la quale tutte le disposizioni preesistenti cessarono di avere vigore.

Tale legge ed il relativo regolamento, emanato con r.d. n. 2840/1875, nonché le modifiche introdotte dalla l. n. 4817/1879, confluirono in un testo unico, il r.d. n. 4900/1879, a cui seguì il nuovo regolamento esecutivo con il r.d. n. 5170/1879.

L’organizzazione amministrativa prevedeva un Archivio notarile, un Collegio di notai e un Consiglio notarile in ogni distretto dove aveva sede un Tribunale civile.

A capo dell’Archivio distrettuale vi era un conservatore che aveva la responsabilità dei documenti depositati e dell’andamento del servizio, nonché l’incarico di tesoriere.

A domanda ed a spese dei comuni interessati, potevano essere istituiti Archivi notarili mandamentali, posti sotto la direzione e sorveglianza del conservatore dell'Archivio distrettuale, per la conservazione delle copie certificate conformi agli atti notarili loro trasmessi dagli Uffici del registro.

Inoltre, potevano essere conservati gli Archivi comunali già esistenti, limitatamente ai documenti ivi depositati fino al momento dell’unità d’Italia, ma ponendoli alle dipendenze dell’Archivio distrettuale e sotto la vigilanza del Consiglio notarile.

Dopo il testo unico di cui sopra, è con la l. 16 febbraio 1913, n. 89, tuttora vigente, che cessarono di avere efficacia “tutte le leggi, i regolamenti e le disposizioni relative alle materie contemplate nella medesima”.

Successivamente, altri riordinamenti degli Archivi notarili si sono avuti fino ai giorni nostri ma, per quanto attiene alla conservazione degli atti dei notai, la materia regolamentare è rimasta praticamente immutata.

parte degli atti rogati sia ancora su supporto cartaceo.

Con riguardo alla gestione del patrimonio immobiliare, si è osservato che essa richiede anche il necessario coinvolgimento degli Enti locali per verificare la disponibilità di spazi da destinare alla conservazione dei documenti, presso analoghe strutture archivistiche comunali e mandamentali, nonché la possibilità di acquisire unità di personale del luogo, da impiegare nelle attività istituzionali, con l’obiettivo di ridurre la spesa causata dalle missioni che attualmente vengono disposte per sopperire alle esigenze operative degli uffici.

Infine, nell’ottica di un ripensamento del sistema archivistico notarile nazionale, nel medio-lungo termine, potrebbe essere opportuno che venga valutata la possibilità di realizzare, con la collaborazione degli Enti locali, un accorpamento in “poli archivistici” delle attuali strutture esistenti, secondo il “modello” già sperimentato dal Mibact.

CAPITOLO I

Oggetto e metodologia dell’indagine

1. Premessa

L’art. 1 della l. n. 629/1952 definisce l'Amministrazione degli archivi notarili come dipendente gerarchicamente ed amministrativamente dal Ministero della giustizia, ma con ordinamento e gestione finanziaria separati.

Il bilancio di previsione ed il conto consuntivo degli Archivi notarili sono redatti secondo i principi contenuti nella legge di contabilità e finanza pubblica n. 196/2009, e sono approvati dal Ministro della giustizia di concerto con il Ministro dell'economia e delle finanze3.

Il Ministero della giustizia esercita la vigilanza sugli Archivi notarili, anche a mezzo dei procuratori generali presso le Corti d'appello e dei procuratori della Repubblica presso i Tribunali e può ordinare le ispezioni che ritiene opportune.

La vigilanza è altresì prevista dalla l. n. 89/1913 su tutti i notai, i consigli notarili distrettuali e l'Amministrazione degli archivi notarili.

Relativamente ai procuratori della Repubblica competenti per territorio, essa è esercitata con riferimento al luogo nel quale il notaio ha la propria sede.

Inoltre, al Capo del Dipartimento per gli affari di giustizia compete la vigilanza sull’Ente ed anche il controllo sul suo Ufficio centrale4.

La struttura operativa si basa sugli Archivi notarili distrettuali, istituiti, con decreto del Ministro della giustizia, nei comuni capoluoghi di distretti notarili, nel rispetto delle dotazioni organiche e senza nuovi o maggiori oneri per la finanza pubblica.

In generale, le attribuzioni dell’Amministrazione possono così riassumersi:

- conservazione del materiale archivistico;

- rilascio di copie al pubblico;

3 L’adeguamento ai principi della l. n. 196/09 è stato introdotto dall'art. 3, c. 2, lett. d), del d.lgs. 12 maggio 2016,

n. 90, a decorrere dal 14 giugno 2016.

4 Nel medesimo Dipartimento, alla Direzione generale della giustizia civile è affidata la “vigilanza sui notai, sui consigli notarili, sulla Cassa nazionale del notariato e sulla relativa commissione amministratrice”.

- ispezione biennale degli atti notarili repertoriati;

- procedimenti disciplinari;

- informatizzazione delle procedure;

- gestione degli atti di ultima volontà;

- gestione del personale e degli immobili;

- statistica xxxxxxxx0;

- riscossione di tasse e contributi;

- applicazione di sanzioni amministrative ai notai.

2. Oggetto e metodologia dell’indagine

L’istruttoria di questa Sezione è stata avviata a seguito di un preliminare incontro con i rappresentanti dell’Ente e con richieste di dati e informazioni, al fine di verificare la gestione sotto cinque diversi profili che sono qui di seguito riportati e riguardanti la materia:

a) della gestione degli immobili:

- i costi per la manutenzione ordinaria e straordinaria in relazione ai metri quadri di ciascuna struttura detenuta a qualsiasi titolo;

- la dotazione di personale che vi presta servizio e i fabbisogni di spazi rilevati nel triennio in esame;

- lo stato di attuazione dell’art. 2, c. 222-quater, della legge n. 191/2009, concernente la riduzione delle locazioni passive e degli spazi utilizzati;

- l’attività svolta secondo la direttiva del Ministro della giustizia del 6 ottobre 2016 per lo sviluppo di sinergie afferenti all'utilizzo degli immobili;

b) dell’informatizzazione e digitalizzazione:

- lo stato di attuazione del d.lgs. n. 82/2005, art. 42, e del d.lgs. n. 110/2010;

- lo stato di attuazione dell’art. 16, c. 2, terzo periodo, del d.p.c.m. n. 84/2015;

c) della gestione finanziaria:

- analisi dei bilanci preventivi e consuntivi;

d) del controllo sui versamenti previdenziali dei notai:

5 Essa riguarda i dati sulle convenzioni contenute negli atti ricevuti che, trimestralmente, i notai trasmettono agli Archivi, ai sensi dell’art. 78 r.d. 1326/1914, e che da questi ultimi sono controllati ed inviati all’Ufficio centrale. Attualmente, detta statistica è elaborata dall’Istat e costituisce un osservatorio, rilevante sotto il profilo socio- economico, su società, testamenti, compravendite e mutui.

- la quota di personale impiegato, gli aggi percepiti, le anomalie riscontrate e le somme recuperate;

e) del controllo della funzione notarile:

- le violazioni, su base statistica, riscontrate nel repertorio e negli atti dei notai che cessano l’attività o che si trasferiscono;

- le violazioni, su base statistica, emerse con la verifica biennale degli atti a cui sono sottoposti i notai in attività;

- l’ammontare delle sanzioni pecuniarie incassate, distinguendo i versamenti spontanei da quelli effettuati dopo la procedura esecutiva;

- l’ammontare dei mancati versamenti di tributi all’Erario a seguito di condotte sanzionate penalmente dai competenti Organi.

CAPITOLO II

Contesto normativo e risorse finanziarie

1. Il quadro normativo

La normativa principale riguardante gli Archivi notarili è, in sintesi, la seguente:

- l. 16 febbraio 1913, n. 89, che ne ha stabilito l’ordinamento;

- r.d. 10 settembre 1914, n. 1326, per l'esecuzione della l. n. 89;

- r.d. 31 dicembre 1923, n. 3138, recante il nuovo ordinamento;

- r.d.l. 28 dicembre 1924, n. 2124, sulla circoscrizione notarile;

- r.d.l. 23 ottobre 1924, n. 1737, contenente norme complementari;

- r.d. 6 maggio 1929, n. 970, in materia di servizi contabili;

- l. 22 gennaio 1934, n. 64, recante norme complementari sul notariato;

- r.d.l. 14 luglio 1937, n. 1666, su ordinamento notariato e archivi;

- r.d. 27 ottobre 1937, n. 1876, di riordinamento archivi e relativo personale;

- l. 17 maggio 1952, n. 629, che ne ha disposto il riordinamento;

- l. 28 luglio 1961, n. 723, relativa all’organico del personale;

- d.m. 5 dicembre 1974, circa le attribuzioni di uffici e organi;

- l. 25 maggio 1981, n. 307, in materia di registro dei testamenti;

- d.p.r. 18 dicembre 1984, n. 956, per l’esecuzione della l. n. 307;

- d.lgs. 2 luglio 2010, n. 110, sull’atto pubblico informatico notarile;

- d.m. 27 novembre 2012, n. 265, su oneri e contribuzioni dovuti agli Archivi;

- d.p.c.m. 15 giugno 2015, n. 84, di riorganizzazione del Ministero della giustizia;

- d.m. 3 febbraio 2016, di attuazione del d.p.c.m. n. 84;

- d.m. 17 giugno 2016, in materia di coordinamento e di uffici dirigenziali;

- d.m. 18 ottobre 2017, di modifica del d.m. 17 giugno 2016.

Si fa presente che l'ordinamento degli Archivi notarili è stato più volte modificato nel corso del tempo, pertanto le disposizioni contenute nella l. n. 89/1913 devono essere coordinate ed integrate con quelle recate dai provvedimenti successivi; ciò nondimeno, il quadro normativo appare eccessivamente frammentato e richiederebbe una raccolta delle varie disposizioni tuttora vigenti nell’ambito di un

testo unico.

2. Il quadro finanziario

L'art. 1 della l. n. 629/1952, come novellato dall'art. 3, c. 2, lett. d), del d.lgs. 12 maggio 2016, n. 90, prevede che il bilancio di previsione ed il conto consuntivo siano redatti secondo i principi di contabilità e finanza pubblica contenuti nella l. 31 dicembre 2009, n. 196, ed approvati dal Ministro della giustizia di concerto con il Ministro dell'economia e delle finanze.

Tuttavia, tali documenti vengono ancora redatti dall’Amministrazione in termini di sola cassa sulla base dell’art. 10 r.d. n. 970/1929, il quale stabilisce che “la materia del bilancio è costituita dalle riscossioni e dai pagamenti dell'esercizio”.

Al riguardo, si richiamano due norme fondamentali contenute nella citata legge n. 196/2009: l’art. 20, per il quale la gestione finanziaria dello Stato si svolge in base al bilancio annuale di previsione redatto in termini di competenza e cassa; l’art. 42, che contempla il potenziamento della funzione del bilancio di cassa, ferma rimanendo la redazione anche in termini di competenza6.

Inoltre, la suddetta novella all’art. 1 della l. n. 629/1952 è in vigore dal 14 giugno 2016, pertanto la modifica alla redazione dei bilanci doveva intendersi vigente a decorrere dall’esercizio 2017.

I servizi contabili degli Archivi notarili sono regolamentati dal r.d. n. 970/1929 che, con l’art. 12, detta anche disposizioni sulla gestione delle strutture, alla quale devono provvedere i capi di esse sotto la direzione e vigilanza degli organi competenti presso il Ministero della giustizia, mentre l’Ufficio centrale del bilancio è chiamato a tenere, all’uopo, scritture coordinate con quelle degli Archivi, nelle quali deve riassumere e mettere in evidenza i risultati di detta gestione, in relazione non solo all'esercizio del bilancio e alla consistenza patrimoniale, ma anche con riguardo ai vari servizi e alla responsabilità dei capi degli Archivi.

Gli elementi costitutivi della gestione del bilancio, i cui risultati devono essere riassunti e dimostrati nel conto del bilancio e nel conto del patrimonio, sono indicati

6 L’attuale art. 42 è stato così sostituito dall'art. 5, c. 1, l. 7 aprile 2011, n. 39, a decorrere dal 13 aprile 2011.

dall’art. 11 del medesimo regio decreto ed afferiscono:

a. per l’entrata:

1. alle rendite patrimoniali;

2. al contributo dello Stato;

3. ai proventi e le altre entrate di archivio;

4. ai prelevamenti dal Fondo dei sopravanzi;

b. per la spesa:

1. alle spese patrimoniali;

2. alle spese per il personale, in servizio o in pensione, e le altre spese di amministrazione e di ufficio;

3. ai contributi di previdenza;

4. ai rimborsi all'erario dello Stato e al concorso nelle spese sostenute dallo Stato nell'interesse degli archivi;

5. ad ogni altra spesa eventuale;

6. ad un fondo di riserva per le spese impreviste.

Il Fondo dei sopravanzi di cui sopra (lett. a.4) è un conto corrente esistente presso la Cassa depositi e prestiti al quale sono devolute “le ritenute per pensione mensilmente eseguite sugli stipendi degli impiegati, nella misura del 6 per cento, nonché i proventi delle pene pecuniarie applicate per le contravvenzioni previste dalla l. n. 89/1913 e dal r.d. n. 1326/1914” (ex art. 1, c. 2, r.d. n. 275/19307).

Infatti, “gli Archivi notarili distrettuali e sussidiari provvedono alle spese mediante somme depositate in conti correnti postali, sui quali sono versati il contributo dello Stato, i proventi di archivio e gli eventuali prelevamenti dal Fondo dei sopravanzi degli Archivi notarili” (ex art. 8 r.d. n. 2143/19268).

In proposito, l’Amministrazione ha comunicato che la dotazione del relativo Fondo, al 2 luglio 2018, era pari a 838.236.320 euro ed ha rappresentato quanto segue:

- le devoluzioni sono state effettuate, valutate le esigenze di gestione, versando le

7 “Soppressione della Cassa di previdenza per le pensioni agli impiegati degli Archivi notarili e passaggio del suo patrimonio e del suo debito vitalizio all'Amministrazione degli archivi”.

8 “Disposizioni sull'ordinamento degli archivi notarili”.

somme eccedenti i bisogni degli Archivi (art. 26, c. 3, r.d. n. 970/19299);

- di regola, vengono versati dall’Amministrazione nel Fondo 20 milioni all’anno;

- in passato, le somme del Fondo venivano in parte investite nell’acquisto di titoli di Stato a lunga scadenza (B.p.t.), con tassi di rendimento anche elevati;

- negli ultimi anni non sono stati più acquistati titoli di Stato10;

- sono stati contabilizzati sul Fondo gli interessi relativi al deposito (1 per cento), più alti di quelli corrisposti sul conto corrente postale dell’Ufficio centrale;

- dal 1° agosto 2016 sono stati estinti tutti i titoli pluriennali acquistati dall’Amministrazione;

- non sono stati effettuati prelevamenti dal Fondo per far fronte a sopravvenute esigenze dell’Amministrazione (cap. 504 del bilancio, parte entrate, “Prelevamento dal fondo dei sopravanzi” e cap. 502 del bilancio, parte spese, “Avanzi da reimpiegare”).

Nei paragrafi che seguono sono riepilogati per tipologia, in apposite tabelle, i dati relativi ai bilanci consuntivi del triennio in esame per l’entrata e la spesa11.

3. L’entrata

I bilanci consuntivi dal 2015 al 2017 sono sintetizzati nella tabella che segue (il dettaglio è riportato nell’allegato n. 1), con aggiunta dell’esercizio 2018.

9 Si riporta il testo della norma: “Al principio di ogni esercizio finanziario o anche a periodi più brevi, a giudizio dell'Amministrazione centrale, le somme che si reputano eccedenti i bisogni degli archivi saranno, a cura del Ministero, prelevate dal conto corrente postale e versate al fondo dei sopravanzi degli archivi notarili in conto corrente presso la Cassa depositi e prestiti”.

10 Va detto che spetta al Ministro della giustizia, con proprio decreto, disporre che le somme esistenti nel Fondo siano investite in titoli di Stato o in altri impieghi fruttiferi (art. 3 r.d. n. 275/1930).

11 L’art. 11, c. 3, r.d. n. 970/1929 così recita riguardo ad esse: “Le entrate e le spese, distinte in gestione degli archivi e in gestioni speciali, sono ordinarie e straordinarie, e sono ripartite in articoli e voci, e queste, ove occorra, in sottovoci”.

MINISTERO DELLA GIUSTIZIA
AMMINISTRAZIONE DEGLI ARCHIVI NOTARILI
BILANCIO CONSUNTIVO DELL'ENTRATA
ESERCIZI 2015-2018
Tipologia	0000	0000	0000	0000
Entrate correnti	372.663.025,59	406.432.639,38	409.632.958,63	435.317.885,80
Entrate in conto capitale	20.711,00	20.844,00	21.029,56	46.702,25
Totale	372.683.736,00	000.000.000,00	000.000.000,00	000.000.000,05

Fonte: elaborazione Corte dei conti su dati dell'Ufficio centrale del bilancio.

4. La spesa

I bilanci consuntivi dal 2015 al 2017 sono sintetizzati nella tabella che segue (il dettaglio è riportato nell’allegato n. 2), con aggiunta dell’esercizio 2018.

MINISTERO DELLA GIUSTIZIA
AMMINISTRAZIONE DEGLI ARCHIVI NOTARILI
BILANCIO CONSUNTIVO DELLA SPESA
ESERCIZI 2015-2018
Tipologia	0000	0000	0000	0000
Funzionamento	29.604.061,67	31.377.455,34	30.667.862,55	31.470.665,59
Interventi	288.750.680,90	310.572.240,87	332.708.595,27	344.695.697,62
Oneri comuni di parte corrente	20.650,00	20.650,00	20.650,00	20.650,00
Investimenti	12.728.398,45	1.773.156,43	10.457.940,15	2.134.143,78
Oneri comuni di conto capitale	0,00	0,00	0,00	0,00
Totale	331.103.791,00	000.000.000,00	000.000.000,00	000.000.000,99

Fonte: elaborazione Corte dei conti su dati dell'Ufficio centrale del bilancio.

CAPITOLO III

Organizzazione e strutture

1. Organizzazione amministrativa

Il cardine del sistema è rappresentato dall’attività che gli Archivi distrettuali svolgono nei confronti dei notai e dei privati (utenza).

Vi sono, poi, gli Archivi sussidiari che svolgono funzioni sostanzialmente di deposito, salvo i servizi all’utenza per gli atti ancora giacenti presso di essi12.

La vigente dotazione di personale dell’Ente prevede un direttore generale e n. 17 dirigenti di II fascia (11 effettivi), n. 141 funzionari di area terza (123 effettivi, in massima parte conservatori più i contabili), n. 251 unità di personale dell’area seconda (247 assistenti ed operatori effettivi) e n. 110 ausiliari di area prima (effettivi 114).

A ciascun Archivio distrettuale è preposto un funzionario con la qualifica di “conservatore” che ne ha la rappresentanza e svolge anche compiti di tesoriere.

I conservatori, tutti laureati in giurisprudenza e selezionati a seguito di concorso pubblico, per il quale è richiesta un’alta specializzazione, rappresentano il cardine dell’organizzazione in quanto devono apprezzare le qualità tecnico-giuridiche degli atti notarili nonché la corrispondenza dei medesimi alle previsioni di legge.

Nelle articolazioni territoriali maggiori dell’Amministrazione, quali ad esempio: Milano, Roma e Napoli, nonché a Bari, Bologna, Brescia, Firenze, Genova, Palermo, Torino e Verona è presente anche un ufficio di livello dirigenziale.

12 Gli Archivi mandamentali (attualmente n. 77), già previsti sulla base della l. n. 89/1913, sono stati confermati, senza innovazioni, dalla legge n. 629/1952. Essi sono istituiti su domanda ed a spese dei Comuni interessati, ed a questi ultimi vengono devoluti i loro proventi. In tali Uffici “vengono depositate le copie certificate conformi degli atti notarili che gli uffici del registro del mandamento dovranno loro trasmettere ai termini della legge sul registro”.

Il conservatore e tesoriere dell'Archivio mandamentale è nominato con decreto del Ministro della giustizia, su proposta del conservatore dell'Archivio distrettuale che esercita anche la “direzione e sorveglianza” su tali strutture.

La precitata l. n. 89 contempla, inoltre, gli Archivi notarili comunali, infatti l’art. 178 così recita: “È mantenuta la facoltà del Governo di conservare gli attuali archivi comunali, destinati alla conservazione delle carte depositatevi sino alla promulgazione della legge notarile precedente, e che non sono a carico del Governo stesso, ponendoli però sotto la dipendenza e la sorveglianza dell'archivio notarile distrettuale”.

Successivamente, l’art. 3, c. 4, della citata l. n. 629/1952 ne ha disposto il passaggio “alle dipendenze degli Archivi di Stato” quali organi del Ministero dei beni e delle attività culturali.

Tale Amministrazione, interpellata in proposito, ha comunicato che “nessuna sede di archivio notarile comunale è stata trasferita agli Archivi di Stato”, e che quelli “residui, perché in possesso di documentazione anteriore al centennio, sono ancora presso i comuni”.

Sull’argomento, infine, appare opportuno riportare che, in Italia, gli archivi comunali sarebbero oltre ottomila (cfr. xxxx://xxx.xxxxxxx.xxxxxxxxxxxxx.xx/XXXXXXX/xxxxxx.xxxx).

Sono, inoltre, previsti due ispettorati costituiti presso i relativi Archivi distrettuali: uno a Bologna per il centro-nord ed uno a Napoli per il centro-sud e le isole13.

A livello operativo, i funzionari conservatori (n. 110) svolgono compiti di capi archivi e/o effettuano le ispezioni, le verificazioni e pubblicano i testamenti.

I funzionari contabili gestiscono le spese e le entrate dell’Ente presso la Direzione generale del bilancio e gli uffici maggiori.

Gli assistenti curano, di regola, i rapporti con l’utenza (sia a distanza che in sede) e gran parte delle attività amministrative e contabili (considerato il limitato numero di funzionari contabili presenti sul territorio); inoltre, predispongono tutte le attività essenziali ai fini della statistica notarile e svolgono anche un ruolo di supporto all’ufficio di assegnazione.

Gli ausiliari e il personale esterno contrattualizzato rilasciano le copie all’utenza, che ammontano a 10-12.000 l’anno, pari a circa un volume di 170.000 pagine.

Nella sede di Roma, infine, sono attualmente servizio n. 22 unità a tempo pieno e una a part time presso l’Archivio e n. 51 presso la Direzione generale; a Milano e Napoli gli operatori sono, rispettivamente, 19 e 13.

Con riguardo alla consistenza del personale, l’Amministrazione lamenta la contrazione della pianta organica, ridotta a 520 dipendenti dal d.p.c.m. 15 giugno 2015, n. 84, considerato che le articolazioni territoriali minori degli uffici sono composte per il 90 per cento da tre/quattro impiegati.

Per sopperire alla carenza di personale e per assicurare i servizi dell’Ufficio centrale e degli Archivi distrettuali, l’Ente è sistematicamente ricorso a provvedimenti di impiego flessibile, anche attraverso personale proveniente da altre regioni, con il conseguente aggravio dei costi per missioni. In particolare, è stato rappresentato che la direzione di tre dei quattro servizi dell’Ufficio centrale è affidata in reggenza a dirigenti provenienti da strutture periferiche.

Va, però, evidenziato che l’art. 6, c. 12, d.l. n. 78/2010 ha stabilito che “a decorrere dall'anno 2011 le amministrazioni pubbliche non possono effettuare spese per missioni per un ammontare superiore al 50 per cento della spesa sostenuta nell'anno

13 A Bologna per le regioni Xxxxxx-Romagna, Friuli-Venezia Giulia, Liguria, Lombardia, Marche, Piemonte, Trentino-Alto Adige, Valle d'Aosta e Veneto; a Napoli per le regioni Abruzzo, Basilicata, Calabria, Campania, Lazio, Molise, Puglia, Sardegna, Sicilia, Toscana e Umbria.

2009. Il limite di spesa può essere superato in casi eccezionali, previa adozione di un motivato provvedimento adottato dall'organo di vertice dell'amministrazione, da comunicare preventivamente agli organi di controllo ed agli organi di revisione dell'ente”14.

La medesima norma ha previsto che gli atti e i contratti posti in essere in violazione di detta disposizione “costituiscono illecito disciplinare e determinano responsabilità erariale”.

A sostegno delle proprie scelte gestionali, la Direzione generale degli Archivi richiama il parere n. 117/2012 della Corte dei conti, Sezione regionale di controllo per la Lombardia, in sede consultiva, per la quale “i presupposti di eccezionalità vanno individuati con estremo rigore, vale a dire, limitatamente a quei casi in cui il rispetto del limite del 50% della spesa 2009 per missioni si traduca in una concreta impossibilità di funzionamento dell’ente, in relazione ai compiti istituzionali affidatagli dall’ordinamento”15.

Peraltro, sulla gestione del personale erano già state espresse, in passato, delle considerazioni dal precedente Direttore generale in occasione della proposta di riunione di determinati distretti notarili16.

In quella circostanza era stato evidenziato che “la soppressione (di archivi, n.d.r.) avrà ripercussione limitata sul personale perdente posto perché parte di esso potrà essere riassorbito nell’archivio accorpante ovvero in altre sedi; (…) le altre unità, invece, ove non accettino l’assegnazione in altri archivi, potrebbero essere trasferite, secondo un’indicazione espressa dal Capo di Gabinetto, agli uffici giudiziari”,

14 Con riguardo a determinati atti, fra i quali i conferimenti di reggenze e incarichi, l’Ente riferisce che viene altresì svolto un controllo di regolarità contabile da parte dell’Ufficio centrale del bilancio presso il Ministero della giustizia.

15 Cfr. relazione della Direzione generale di giugno 2018, nella quale è altresì rappresentato che, ad avviso della Direzione, sussistevano le condizioni per il superamento del limite “al fine di evitare gravi disservizi nel concreto funzionamento dell’Ufficio centrale e degli Archivi notarili distrettuali che potrebbero configurare una interruzione di pubblico servizio”.

Va detto, tuttavia, che nel menzionato parere la Corte ha però ricordato che l’attività consultiva della stessa può svolgersi solo su questioni di principio aventi carattere generale, poiché gli stati di eccezione, in quanto tali, non si prestano ad essere catalogati ex ante, ma sono rimessi alla prudente valutazione dei relativi organi decisionali, nel rispetto delle previsioni legali, nonché dei principi di sana gestione finanziaria e contabile. Infatti, tale Collegio si è limitato a fornire indicazioni di principio volte a coadiuvare l’Amministrazione richiedente nell’esercizio della propria discrezionalità. In particolare, ha evidenziato che l’indispensabilità della missione, rispetto all’evasione dei compiti istituzionali, “deve essere oggettiva e non deve avere causa in precedenti deficienze organizzative dell’Ente medesimo, che con scelte oculate (per esempio in termini di connettività a distanza, con l’ausilio dei moderni mezzi di comunicazione), avrebbe potuto diversamente raggiungere l’obiettivo cui è servente la spesa di missione”.

16 Cfr. nota al Capo Dipartimento per gli affari di giustizia del 29 settembre 2015.

soluzione che era ed è possibile, ad avviso di questa Sezione, anche in senso contrario e cioè che l’Ente ben avrebbe potuto richiedere al ministero altre unità in sostituzione, al fine di limitare il ricorso alle missioni per sopperire alle proprie esigenze operative soprattutto per le funzioni non altamente specialistiche.

Inoltre, nella suddetta occasione era stato altresì segnalato che “l’accorpamento degli uffici realizzerebbe una migliore allocazione delle risorse umane, riducendo la dispersione evidenziata dalla bassa produttività degli uffici indotta dal modestissimo livello della domanda locale di servizi e attività di controllo e ispettive; (…) molti servizi possono insomma essere domandati ed erogati senza richiedere l’accesso fisico dell’utente all’ufficio; attualmente la presenza fisica dell’utente è necessaria soltanto quando venga richiesta la lettura dell’atto conservato in archivio o la redazione di un atto pubblico; (…) riguardo agli adempimenti più ricorrenti dei notai, è da tempo ammessa l’effettuazione a mezzo posta. Considerati i termini degli adempimenti, è possibile concentrare le spedizioni; (…) è indubbio che la soppressione di un Archivio distrettuale crei inizialmente un aumento delle applicazioni del personale e un possibile disagio per gli impiegati chiamati all’apertura al pubblico degli Archivi distrettuali soppressi (ossia degli Archivi sussidiari, n.d.r.), ma l’esperienza passata dimostra che tali situazioni sono gestibili dall’Amministrazione”.

Conseguentemente, desta perplessità la circostanza che l’Ente, in sede di accorpamento degli uffici, in accordo con il ministero, come sopra detto, abbia previsto la possibilità per i propri dipendenti, che non avessero accettato il trasferimento, di essere riassorbiti nei locali uffici giudiziari.17 Per tale aspetto si

17 Appare opportuno richiamare il testo di alcune norme della l. n. 629/1952 per quanto riguarda sia i vincoli esistenti che i provvedimenti possibili in materia di gestione del personale.

Art. 8 - Per disimpegnare i servizi amministrativi contabili e automobilistico sono assegnati all'Ufficio centrale degli Archivi notarili presso il Ministero di grazia e giustizia cinquantatré impiegati appartenenti ai ruoli e al personale degli archivi notarili, dei quali undici della carriera direttiva, dieci della carriera di concetto, diciotto della carriera esecutiva, dieci della carriera ausiliaria addetta agli uffici e quattro di quella addetta al servizio degli automezzi.

Oltre ai predetti non possono esservi assegnati impiegati di altre amministrazioni, anche se dipendenti del Ministero di grazia e giustizia.

All'Ufficio centrale, ordinato in tre divisioni, è preposto un dirigente generale che esercita anche le funzioni di conservatore del registro generale dei testamenti e di capo del personale.

Art. 9 - Il numero degli impiegati di ciascun gruppo e del personale subalterno da assegnarsi ai singoli Archivi è stabilito con decreto del Ministro per la grazia e giustizia e può essere modificato ogni qual volta le esigenze di servizio lo richiedono.

raccomanda che, per il futuro, in analoghe circostanze, l’Amministrazione valuti l’opportunità di assumere tutte le necessarie iniziative, per evitare aggravi di costi legati alla gestione del personale.

Come sopra riportato, negli Archivi di maggiori dimensioni (ad esempio, Roma e Napoli) si è fatto altresì ricorso a procedure contrattuali per reperire “personale idoneo fisicamente a svolgere mansioni dell’area funzionale prima”, che comportano la movimentazione di volumi del peso di circa 3,5 kg nonché la fotoriproduzione e scansione dei relativi atti.

Nella prima delle due tabelle che seguono sono evidenziati il numero dei provvedimenti di gestione del personale, adottati per garantire il concreto funzionamento degli Uffici; nella seconda, l’ammontare delle risorse erogate per missioni a carico del capitolo n. 103.

IMPIEGO FLESSIBILE ANNI 2015-2017
PROVVEDIMENTI	2015	2016	2017
applicazioni	509	498	527
reggenze	97	98	112
distacchi	26	26	31
comandi	24	24	26
TOTALE	656	646	696

BILANCIO CONSUNTIVO ANNI 2015-2017
Capitolo	Denominazione	2015	2016	2017
103	Indennità e rimborso spese di trasporto per missioni nel territorio nazionale	376.692,03	370.004,35	395.934,86

Art. 11 - Nel caso di urgente necessità di servizio, il Ministro per la grazia e giustizia può disporre l'applicazione temporanea di impiegati da un Archivio ad altro Archivio notarile.

L'applicazione dello stesso impiegato non può peraltro durare oltre un anno, né può essere rinnovata se non sia decorso almeno un biennio dal termine dell'applicazione precedente.

Come già sopra ricordato, l’art. 6, c. 12, d.l. n. 78/2010 ha stabilito che dall'anno 2011 le Amministrazioni pubbliche non possono effettuare spese per missioni per un ammontare superiore al 50 per cento della spesa sostenuta nell'anno 2009.

L’Ufficio centrale del bilancio presso il Ministero della giustizia ha fornito, in proposito, la somma pagata in tale anno relativa al capitolo n. 103, pari a 350.255,60 euro, pertanto non risulta rispettato il limite posto dalla norma citata.

Nell’ottica di provvedere al fabbisogno di personale, a febbraio del 2018 l’Ente ha presentato al Ministero della funzione pubblica un piano delle assunzioni triennale, adempimento introdotto, per tutte le amministrazioni pubbliche, dall'art. 4, c. 1, lett. b), d.lgs. 25 maggio 2017, n. 75, ed in vigore dal 22 giugno 2017.

Con il d.p.c.m. 24 aprile 2018 è stato autorizzato detto piano per assunzioni a tempo indeterminato, sul cumulo delle risorse da cessazione del personale non dirigenziale degli anni 2015-2017, di n. 10 conservatori e n. 1 assistente18.

Infine, attesa la limitata disponibilità di qualifiche dirigenziali, l’Amministrazione ha scelto di ridurre a n. 2 gli ispettorati (rispetto ai 5 già previsti originariamente), al fine di recuperare tali figure professionali ed assegnarle ad uffici ritenuti “strategici” per l’Ente (a Brescia, Genova e Bari19).

Detta riduzione è stata disposta dall’art. 1, c. 147, l. 4 agosto 2017, n. 124, “Legge annuale per il mercato e la concorrenza”, che ha modificato l’art. 4 l. n. 629/1952.

Dalle tabelle appresso riportate è possibile confrontare la dotazione organica complessiva degli Archivi notarili, rideterminata dal suddetto d.p.c.m. n. 84/2015, e quella effettivamente in servizio indicata dalla Direzione generale.

In particolare, è solo al 31 dicembre 2017 che la dotazione (aree funzionali più dirigenza) risulta inferiore di n. 16 unità rispetto a quella stabilita nel citato decreto.

18 Per la qualifica di conservatore si attingerà dagli idonei di un concorso indetto nell’anno 2002, la cui graduatoria è tuttora vigente per effetto di ripetuti interventi normativi di xxxxxxx; per la qualifica di assistente si attingerà dagli idonei di un recente concorso indetto dal Ministero della giustizia.

19 Con d.m. 18 ottobre 2017, tali sedi costituiscono ora strutture dirigenziali di livello non generale che si aggiungono a quelle di Verona, Bologna e Palermo, già previste dal d.m. 17 giugno 2016.

DOTAZIONE ORGANICA PREVISTA
Dirigenza
Dirigenti I fascia	1
Dirigenti II fascia	17
Aree funzionali
Terza area	141
Seconda area	251
Prima area	110
Totale dirigenza	18
Totale aree funzionali	502
Totale complessivo	520

DOTAZIONE ORGANICA IN SERVIZIO
Totale al 31 dicembre 2015	538
Totale al 31 dicembre 2016	526
Totale al 31 dicembre 2017	504

Con memoria depositata in occasione dell’adunanza pubblica, l’Ufficio centrale degli archivi notarili ha rappresentato la contrazione degli organici prevista fino al 31 dicembre 2022 nelle tabelle che seguono20.

DIRIGENTI	DOTAZIONE ORGANICA DEFINITIVA	DIRIGENTI IN SERVIZIO AL 31.12.2019	VARIAZIONI RISPETTO ALLA DOTAZIONE ORGANICA DEFINITIVA	DIRIGENTI IN SERVIZIO AL 31.12.2020	VARIAZIONI RISPETTO ALLA DOTAZIONE ORGANICA DEFINITIVA	DIRIGENTI IN SERVIZIO AL 31.12.2021	VARIAZIONI RISPETTO ALLA DOTAZIONE ORGANICA DEFINITIVA	DIRIGENTI IN SERVIZIO AL 31.12.2022	VARIAZIONI RISPETTO ALLA DOTAZIONE ORGANICA DEFINITIVA
PRIMA FASCIA	I	1	0	1	0	1	0	1	0
SECONDA FASCIA	17	9	-8	9	-8	8	-9	8	-9
TOTALI	18	10	-8	10	-8	9	-9	9	-9

Fonte: Ufficio centrale degli archivi notarili.

PERSONALE DELLE AREE	DOTAZIONE ORGANICA DEFINITIVA	PERSONALE IN SERVIZIO AL 31.12.2019	VARIAZIONI RISPETTO ALLA DOTAZIONE ORGANICA DEFINITIVA	PERSONALE IN SERVIZIO AL 31.12.2020	VARIAZIONI RISPETTO ALLA DOTAZIONE ORGANICA DEFINITIVA	PERSONALE IN SERVIZIO AL 31.12.2021	VARIAZIONI RISPETTO ALLA DOTAZIONE ORGANICA DEFINITIVA	PERSONALE IN SERVIZIO AL 31.12.2022	VARIAZIONI RISPETTO ALLA DOTAZIONE ORGANICA DEFINITIVA
TERZA AREA	141	117	-24	111	-30	111	-30	109	-32
SECONDA AREA	251	220	-31	188	-63	170	-81	160	-91
PRIMA AREA	110	105	-5	94	-16	89	-21	83	-27
TOTALI	502	442	-60	393	-109	370	-132	352	-150

Fonte: Ufficio centrale degli archivi notarili.

20 Nella medesima memoria, l’Ufficio centrale riferisce che il 21 febbraio 2019 è stato riproposto al Capo di Gabinetto l’aumento della dotazione organica di n. 30 unità in terza area e di n. 90 unità in seconda area. Tale proposta, benché fatta propria dal Ministro, non ha trovato ancora accoglimento.

2. Strutture sul territorio

L’Amministrazione risulta così articolata:

- Ufficio centrale21, a Roma, presso l’Archivio distrettuale;

- Ispettorati circoscrizionali (n. 2) a Bologna e Napoli;

- Uffici dirigenziali (n. 6) Bari, Bologna, Brescia, Genova, Verona, e Palermo22;

- Archivi distrettuali (n. 91), con sede nei Comuni capoluoghi di distretti notarili, che si distinguono in Sovrintendenze (n. 5, a Firenze, Torino, Milano, Roma e Napoli), in Archivi notarili distrettuali dirigenziali (n. 6) e in Archivi notarili distrettuali non dirigenziali (n. 80);

- Archivi sussidiari (n. 16), con sede in ex archivi distrettuali soppressi o accorpati, che sono privi di una propria dotazione organica e vengono aperti al pubblico alcuni giorni al mese mediante personale di uffici vicini23.

Altre strutture devono essere qui menzionate:

- gli Archivi mandamentali (n. 77), che non appartengono all’Amministrazione ma sono soggetti alla direzione e sorveglianza degli Archivi distrettuali competenti. Essi sono istituiti su domanda ed a spese dei Comuni interessati e sono diretti da un notaio o da un impiegato comunale;

- i depositi esterni (numero non precisato) per la conservazione dei documenti di scarsa consultazione.

Dal punto di vista normativo, con l’art. 1, c. 145, lett. c), l. n. 124/2017 è stato modificato l’art. 1 r.d. n. 3138/1923 eliminando il vincolo tra distretto notarile e archivio notarile: infatti ora “la riunione di archivi notarili può essere disposta anche senza la riunione di uno o più distretti notarili, tenendo conto del numero dei notai assegnati a ciascun distretto notarile dell'archivio da aggregare, della media dei servizi erogati all'utenza negli ultimi tre anni dagli archivi da aggregare, nonché

21 Sede della Direzione generale.

22 Sovrintendenze, Ispettorati circoscrizionali e Uffici dirigenziali hanno sede presso l’Archivio distrettuale e per la relativa funzione è assegnato un dirigente non generale.

23 Peraltro, l’art. 5 r.d.l. n. 2124/1924 ha stabilito che l'Archivio soppresso continui a funzionare, con la denominazione di Archivio sussidiario, fino a che non possa avvenire il trasferimento degli atti all'Archivio che lo sostituisce e per le sole operazioni attinenti ai documenti che già vi si trovano depositati.

La Direzione generale ha comunicato che l’ultimo Archivio sussidiario soppresso è stato quello di Mondovì (CN), in funzione fino al 31 marzo 2018.

dell'estensione del territorio e dei mezzi di comunicazione”24.

A seguito della predetta mutazione e nell’ottica di realizzare risparmi di spesa, l’Ufficio centrale ha individuato un primo gruppo di Archivi notarili che potrebbero essere aggregati “nel breve periodo” ad altri: Palmi a Reggio Calabria, Gorizia a Trieste, Pordenone a Udine, Enna a Caltanissetta e Livorno a Pisa25.

Anche per gli Archivi sussidiari l’Amministrazione ha riferito di perseguire la soppressione, privilegiando quelli che hanno sede in immobili in locazione o in comodato gratuito, specie se in cattive condizioni, e poi quelli aventi sede in immobili di proprietà della stessa che potrebbero essere utilizzati come depositi esterni.

In generale, la dotazione immobiliare26 è in larga parte di proprietà dello Stato, dal momento che l’Amministrazione non ha personalità giuridica, mentre vi sono ancora

n. 16 immobili detenuti con contratti onerosi di locazione, la cui spesa risultante dai bilanci consuntivi è riepilogata nella tabella che segue27.

24 Al riguardo, la Direzione generale ha fatto presente che “la massiccia introduzione dopo il 2000 delle tecnologie ICT (acronimo inglese che indica le tecnologie dell'informazione e della comunicazione come e-mail e Internet, n.d.r.) negli Archivi, con la possibilità per l’utenza di poter pagare e ottenere la maggior parte dei servizi degli Archivi a distanza, senza recarsi presso la sede dell’ufficio, costituiva una premessa positiva per poter procedere ad accorpamenti strutturali senza pregiudizi per l’utenza”.

25 Tale primo gruppo fa parte di un insieme di n. 20 sedi minori già selezionate per la loro possibile aggregazione ad altri Archivi distrettuali (cfr. nota della Direzione generale al Capo Dipartimento per gli affari di giustizia del 23 febbraio 2018 e relazione della medesima di giugno 2018).

Anche il precedente Direttore generale aveva proceduto (cfr. nota al Capo Dipartimento del 29 settembre 2015) ad individuare, secondo la previgente normativa, i distretti notarili da riunire, per un totale di n. 40 Archivi interessati. Da questa selezione erano stati poi enucleati n. 10 Archivi appartenenti a distretti accorpabili ad altri “nel breve periodo”: Palmi, Gorizia, Pordenone, Ivrea, Verbania, Asti, Brindisi, Enna e Nicosia (distretti riuniti), Belluno, Rovigo.

26 L’art. 1 del r.d. n. 970/1929 prevede che presso il Ministero della giustizia venga compilato e tenuto dall’Ufficio centrale del bilancio l'inventario generale dei beni immobili e mobili appartenenti all'Amministrazione degli archivi notarili, e che i capi di questi compilino e tengano quelli delle rispettive strutture.

27 Come riferito dall’Ente nell’audizione del 7 marzo 2018, l’importo più significativo è dato dal deposito esterno situato a Roma, zona Santa Palomba, per il quale si pagano circa 200.000 euro l’anno, oltre ad altre spese.

AMMINISTRAZIONE DEGLI ARCHIVI NOTARILI
CONSUNTIVO SPESA PER LOCAZIONI
ESERCIZI 2015-2017
Capitolo	Denominazione	2015	2016	2017
122	Fitto di locali ed oneri accessori	841.175,02	915.483,01	905.389,65
123	Manutenzione degli immobili condotti in locazione. Installazione e manutenzione negli stessi di impianti di sicurezza per la salvaguardia del personale e del materiale documentario	147.025,72	74.138,59	96.864,10
Totale		988.200,74	989.621,60	1.002.253,75

Nell’allegato n. 3 sono indicate le strutture non di proprietà dello Stato: esse sono

n. 24 delle quali, come detto, n. 16 in locazione28.

Invece, gli immobili demaniali concessi in uso governativo sono n. 12 e vengono utilizzati come archivi (n. 8) o deposito (n. 4)29.

Relativamente alle acquisizioni di immobili, esse vengono effettuate con gli introiti che provengono, per la maggior parte (escluse le partite di giro30), dalla riscossione

28 Nell’elenco non è stata riportata una “porzione immobiliare al terzo piano”, detenuta a Napoli, sulla quale non sono disponibili altri dettagli (cfr. relazione della Direzione Generale di giugno 2018, pag. 25).

Le altre strutture sono tratte dalla tabella allegata alla nota dell’Ufficio centrale n. 17484 del 28 giugno 2018.

Per l’Archivio di Asti, non è stato comunicato il tipo di detenzione, invece per gli Archivi di Aosta, Ascoli Xxxxxx, Imperia e Pavia, detenuti mediante “occupazione di fatto”, l’Ente ha fornito le seguenti delucidazioni.

- Aosta - L'Amministrazione non ha mai stipulato un contratto di locazione, in quanto l'immobile venne concesso gratuitamente dalla Regione Valle d'Aosta.

- Ascoli Xxxxxx - L'immobile è di proprietà della Cassa nazionale del notariato. Il relativo contratto è scaduto da alcuni anni, ma l'Amministrazione non lo ha rinnovato in quanto aveva in corso la procedura per l’acquisto del nuovo immobile. La procedura si è conclusa, sono stati acquisiti anche arredi e impianti di archiviazione. Il conservatore ha già attivato le relative pratiche per il trasferimento della sede dell’Archivio nel nuovo immobile, che si ritiene avverrà entro il prossimo mese di maggio 2019.

- Imperia - Il Comune concesse gratuitamente l'immobile, che poi fu acquisito dall’Azienda regionale territoriale per l’edilizia della provincia di Imperia. Non si è cercato di regolarizzare l'occupazione di fatto in quanto l’Archivio, declassificato da distrettuale a sussidiario, è destinato all’accorpamento con quello distrettuale di Sanremo.

- Pavia - La porzione immobiliare (facente parte della "ex caserma Rossani") era stata concessa in uso governativo dal Demanio. Quest'ultimo, con contratto 28 dicembre 2013, ha venduto l'intera "ex caserma Xxxxxxx" al “Fondo investimenti per la valorizzazione – comparto extra”. Tale Fondo ha, a sua volta, venduto alcuni locali della sede dell'Archivio alla "Parrocchia del SS. Xxxxxxxxx". Non si è regolarizzata l'occupazione, in quanto l'Agenzia del demanio ha proposto alcuni locali da ristrutturare facenti parte del complesso ex Arsenale di Pavia.

Con memoria, l’Ufficio centrale ha comunicato, relativamente all’allegato 3, che per gli immobili a Brindisi e Bolzano si tratta di occupazione di fatto in quanto il contratto di locazione è scaduto da anni, e per quelli a Cirié, Torino e Catania si tratta di appalto servizi di archiviazione.

29 Fonte: relazione della Direzione generale di giugno 2018, pag. 25.

30 Trattasi di incassi che trovano contropartita nei correlativi obblighi di versamento.

delle entrate proprie che ammontano a circa 88.000.000 di euro nell’anno 201731.

In particolare, vengono utilizzate le risorse derivanti dalla cosiddetta “tassa d’archivio”, destinate anche alle spese correnti ed ai consumi intermedi32.

Gli altri proventi principali sono rappresentati dai diritti dovuti dall’utenza e dall’aggio del 2 per cento sui versamenti previdenziali dei notai.

Tuttavia, l’Amministrazione ha fatto presente che “considerati i lunghi tempi necessari per l’acquisto di nuove sedi o per procedere a ristrutturazioni di quelle attuali (che spesso, però, non hanno più capienza), sempre più si ricorre a depositi esterni presso società private, o mediante contratti di locazione o – il più delle volte – con contratti di servizi di archiviazione, che prevedono la conservazione dei documenti, la loro movimentazione dal deposito alla sede e viceversa, talvolta servizi di scannerizzazione”.

Segnatamente, la soluzione dell’appalto dei servizi di archiviazione è ritenuta dall’Ente di maggiore convenienza, rispetto alla locazione di un deposito, sulla base di due elementi:

- la complessa ed articolata istruttoria necessaria per la locazione di un immobile (avvisi da pubblicare sul portale del Ministero della giustizia e sui quotidiani, sopralluoghi, scelta dell’immobile ritenuto più idoneo, richiesta di congruità all’Agenzia del demanio del canone proposto, stipula del contratto di locazione, approvazione del contratto con provvedimento, controllo preventivo di legittimità da parte della Corte dei conti);

- la corresponsione all’affidatario (generalmente in rate semestrali posticipate) soltanto del corrispettivo convenuto in metri lineari (ad esempio 15,00 euro al metro lineare all’anno, oltre Iva) e delle eventuali attività accessorie (il cui prezzo non è rilevante, come ad esempio l’invio in formato elettronico Pdf delle copie di atti richiesti dagli utenti); pertanto, con tale modalità l’Ente non sostiene costi per il pagamento delle utenze, delle manutenzioni degli impianti tecnologici, degli eventuali oneri condominiali, della tassa sui rifiuti urbani, dei servizi di pulizia, ecc.

Ad avviso di questa Sezione, il ricorso all’appalto dei servizi di archiviazione, a fronte di un corrispettivo fisso per un certo periodo di tempo (proprio perché non si

31 Il dettaglio delle entrate proprie è riportato al capitolo IV, par. 2, di questa relazione.

32 Valore dei beni e servizi impiegabili una sola volta nel processo produttivo.

concretizzi indirettamente in una locazione - in contrasto con l’art. 2, c. 222-quater, della legge n. 191/2009), deve essere preceduto da ogni utile iniziativa volta a reperire idonee soluzioni immobiliari già di proprietà dello Stato.

Peraltro, la scelta di avvalersi delle locazioni passive vere e proprie o dell’appalto dei servizi di archiviazione deve essere giustificata dall’impossibilità di acquisire immobili senza alcun costo dall’Agenzia del demanio.

Inoltre, appare necessario che il ministero si attivi affinché sia conosciuto esattamente il numero degli archivi comunali che devono essere ancora trasferiti agli Archivi di Stato sotto la competenza del Mibact, con riguardo alla previsione di cui all’ art. 3, c. 4, della l. n. 629/1952, in quanto non appare più sostenibile che, a distanza di oltre mezzo secolo dall’introduzione della norma, possano essere presenti sul territorio dello Stato archivi notarili comunali ancora gestiti dai rispettivi Enti locali, anche al fine di utilizzare gli spazi eventualmente disponibili33.

3. Gestione degli immobili

L’Ente ha riferito che viene effettuata una ricognizione annuale del patrimonio immobiliare per accertare i fabbisogni di spazi, in quanto ogni anno sono più di 5 km lineari gli atti presi in carico riguardanti i “cessati”, cioè i notai che hanno lasciato l’attività o che hanno cambiato distretto.

Ha, inoltre, rappresentato che fra i costi da sostenere ci sono anche quelli relativi alla movimentazione dei documenti che, laddove vi siano depositi esterni alla sede principale, viene affidata a ditte esterne, non disponendo gli Archivi di autovetture di servizio. Ciò si determina, in misura preponderante a Roma, dove vengono movimentati 300 volumi a settimana per un costo di circa 60.000 euro all’anno.

Nello specifico della gestione degli immobili, questa Sezione ha chiesto di conoscere:

1) i costi per manutenzione ordinaria e straordinaria in relazione ai metri quadri

33 In proposito, l’art. 3, c. 2-bis, del d.l. 6 luglio 2012, n. 95, conv. in l. n. 135/2012, prevede che “le Regioni e gli enti locali di cui al decreto legislativo 18 agosto 2000, n. 267, possono concedere alle Amministrazioni dello Stato, per le finalità istituzionali di queste ultime, l'uso gratuito di immobili di loro proprietà”. Al riguardo, con memoria del 6 luglio 2020, l’Ufficio centrale ha riferito che “ad oggi, gli Enti locali hanno comunicato l’indisponibilità di immobili da concedere in uso gratuito”.

di ciascun immobile detenuto a qualsiasi titolo;

2) le strutture detenute, la dotazione di personale che vi presta servizio e i fabbisogni di spazi rilevati con la ricognizione annuale;

3) lo stato di attuazione dell’art. 2, c. 222-quater, della legge n. 191/2009, in materia di riduzione delle locazioni passive e degli spazi utilizzati;

4) l’attività svolta secondo la direttiva del Ministro della giustizia del 6 ottobre 2016, per un utilizzo sinergico degli immobili con l’Amministrazione della giustizia;

5) la sicurezza antincendio e antisismica delle strutture.

Su ciascuno di questi aspetti, l’Amministrazione ha esposto quanto segue.

Relativamente al punto 1), nella tabella seguente sono riepilogati i costi per manutenzione orinaria e straordinaria.

AMMINISTRAZIONE DEGLI ARCHIVI NOTARILI RIEPILOGO MANUTENZIONE IMMOBILI ANNI 2015-2017
Spesa	2015	2016	2017
Manutenzione ordinaria	1.315.620,84	1.622.907,54	1.183.157,90
Manutenzione straordinaria	2.080.178,92	983.632,25	2.725.799,10
Totale	3.395.799,76	2.606.539,79	3.908.957,00
Fonte: elaborazione Corte dei conti su dati Ufficio centrale archivi notarili.

Il dettaglio della spesa per singola struttura nel triennio considerato è riportato in allegato (nn. 4, 5, 6, 7 e 8).

Dai dati ricevuti sono stati ricavati, per ciascun Archivio, i costi al metro quadrato sui quali si ritiene di evidenziare quanto segue.

Per la manutenzione ordinaria, nell’anno 2015 emerge una variabilità della spesa da 0,40 euro (a Lucera) a 43,67 euro (Ufficio centrale di Roma), salvo il caso di Pordenone che risulta pari a oltre il doppio dell’estremo superiore: 105, 88 euro.

Nell’anno 2016, appaiono particolarmente elevati i costi a La Spezia (62,37), all’Ufficio centrale (80,08) e a Lecce (121,91), quest’ultimo circa dieci volte maggiore di quello registrato nel 2015.

Nell’anno 2017, la spesa più alta è stata a carico dell’Ufficio centrale, pari a 35,45 euro, in costante aumento quella a Napoli, Salerno e Trento, mentre a Pordenone si è passati dal segnalato importo del 2015 (105,88) a 7,74 euro.

Per la manutenzione straordinaria, nell’anno 2015 si rileva una variabilità di costi al metro quadrato che va dai 14,46 euro a Belluno agli oltre 100 a Chieti, La Spezia, Pesaro e Ravenna, salvo Firenze dove l’importo pagato è stato di 566,66 euro.

Nell’anno 2016, la spesa più bassa si riscontra a Napoli, 1,41 euro, e la più alta a Catanzaro, 239,30, oltre i 100 euro a Ravenna e Rovigo, mentre a Firenze il costo è sceso a 168,92, ossia meno di un terzo rispetto al 2015.

Nell’anno 2017, risaltano gli importi particolarmente elevati registrati a Pesaro (196,10 euro), Firenze (214,20), Verbania (364,99), ma soprattutto quelli a Perugia (632,55) e Ravenna (797,46), in forte aumento rispetto al 2016.

Relativamente al punto 2), l’Ente ha prodotto una tabella, riportata nell’allegato n.

9, precisando che:

- le cifre sul fabbisogno esprimono in termini di anni la sufficienza delle superfici disponibili in relazione alla prevedibile archiviazione di atti notarili;

- quando per lo stesso Comune sono indicati più indirizzi, quelli senza abbinamento di personale sono ad uso deposito34.

In tale tabella si riscontra, nell’anno 2017, che quattordici Archivi distrettuali non avevano spazi disponibili per la conservazione dei documenti e che altri ventisei avevano superfici con capienza stimata ancora libera per uno o due anni.

Di questi quaranta Archivi complessivi, diciannove recavano nello stesso anno una dotazione di personale in servizio di due o tre unità.

Sempre nel 2017, si riscontra che in ventidue Archivi vi è una capienza disponibile che va dai 10 anni, per quattro immobili, ai 35 di Latina.

Vi sono, poi, i casi degli Archivi di Belluno e Ragusa che hanno avuto un solo addetto nel triennio considerato e notevoli spazi ancora utilizzabili.

Per la struttura di Roma, va ricordato che nel medesimo immobile ha sede anche l’Ufficio centrale.

Relativamente al punto 3), la norma ivi richiamata aveva stabilito che le amministrazioni dello Stato predisponessero, entro il 30 giugno 2015, un “nuovo piano di razionalizzazione nazionale per assicurare (…) un complessivo efficientamento della presenza territoriale, attraverso l'utilizzo degli immobili

34 Gli Archivi di Lucera e Oristano non hanno dotazione di personale in quanto nel 1997 i relativi distretti notarili furono riuniti, rispettivamente, a quelli di Foggia e Cagliari, pertanto sono da considerarsi “archivi sussidiari”.

pubblici disponibili o di parte di essi, anche in condivisione con altre amministrazioni pubbliche, compresi quelli di proprietà degli enti pubblici, e il rilascio di immobili condotti in locazione passiva in modo da garantire per ciascuna amministrazione, dal 2016, una riduzione, con riferimento ai valori registrati nel 2014, non inferiore al 50 per cento in termini di spesa per locazioni passive e non inferiore al 30 per cento in termini di spazi utilizzati negli immobili dello Stato”.

Al riguardo, l’Ente ha riferito che “la peculiare funzione esercitata ed i conseguenti assetti logistici non hanno reso possibile le riduzioni di spazi previste dalla normativa in esame. Di ciò è stata data comunicazione all’Agenzia del demanio ed al Capo di Gabinetto del Ministro con nota del 29 maggio 2015”.

Relativamente al punto 4), la direttiva del Ministro della giustizia 6 ottobre 2016, allo scopo di conseguire risparmi di spesa e di migliorare la funzionalità degli uffici attraverso la dematerializzazione di atti e documenti, individua gli obiettivi specifici del centro di responsabilità degli Archivi notarili in materia di acquisizione di beni immobili e della relativa attività gestionale.

A tali fini, viene previsto lo sviluppo di sinergie tra l’Amministrazione degli archivi notarili e l’Amministrazione giudiziaria, affinché i beni residuali eccedenti i bisogni della prima siano utilizzati in via prioritaria per far fronte alle necessità della seconda.

Infatti, “l’acquisto di nuovi immobili deve essere finalizzato ad assicurare agli uffici dell’Amministrazione degli archivi notarili una sede adeguata, tenendo conto del progressivo mutamento di esigenze, derivante dalla necessaria dematerializzazione dei documenti da custodire, e sollevando l’Amministrazione stessa dagli oneri connessi al pagamento di canoni di locazione”.

Nell’ottica della dematerializzazione, il Direttore generale degli archivi notarili, entro tre mesi dalla data del provvedimento, doveva elaborare e comunicare al Direttore generale dei sistemi informativi automatizzati – ai fini dell’individuazione delle strategie sinergiche da adottare – un piano di progressiva sostituzione degli archivi cartacei di propria competenza con archivi informatici.

È stato anche previsto un monitoraggio della realizzazione degli obiettivi, per il quale il medesimo Direttore generale deve informare, con cadenza mensile, il Capo

di Gabinetto e il Capo del Dipartimento per gli affari di giustizia sulle attività intraprese.

Per dare esecuzione alla citata direttiva35, l’Amministrazione ha riferito le azioni poste in essere nel triennio 2015-2017 con riguardo alle sedi sotto indicate.

a) Milano – Dopo l’interlocuzione con gli altri soggetti interessati (Ministero della giustizia e Agenzia del demanio) avvenuta nel corso del 2016 e 2017, in data 7 febbraio 2018 è stato sottoscritto un protocollo d’intesa sull’utilizzo della palazzina “ex Xxxxx”, per soddisfare le esigenze di conservazione degli atti notarili e quelle degli Uffici giudiziari della città.

La funzione di stazione appaltante per la ristrutturazione del complesso “ex Xxxxx” sarà svolta dal Provveditorato interregionale per le opere pubbliche della Lombardia e dell’Xxxxxx-Romagna.

In data 22 gennaio 2018 si è nel frattempo provveduto alla consegna, alla Corte d’appello di Milano, di una porzione già ristrutturata del complesso “ex Xxxxx”.

b) Modena – In data 30 agosto 2018 è stata sottoscritta una convenzione con il Comune di Modena che definisce l’annosa e complessa problematica relativa all’immobile denominato “ex Canoniche” di proprietà degli Archivi notarili, concesso in locazione alla Basilica Metropolitana di Modena e che aveva dato origine, tra l’altro, ad un contenzioso avente ad oggetto l’intimazione di sfratto per finita locazione.

Per tale vicenda è stato acquisito il parere favorevole dell’Avvocatura dello Stato, pervenuto agli Archivi notarili il 13 settembre 2018, che potrebbe consentire anche l’estinzione del contenzioso giudiziario.

La convenzione è il risultato di un precedente “Protocollo d’intesa per la valorizzazione dei Musei del Duomo di Modena, per la conservazione degli immobili dell’Amministrazione degli archivi notarili e del patrimonio documentario”, sottoscritto in data 6 giugno 2017.

Il predetto accordo può essere così sintetizzato:

- la Fondazione Cassa di Risparmio e altri finanziatori investono circa 700.000 euro

35 Va detto che il provvedimento è stato emesso con riferimento anche all’art. 2, c. 222-quater, della l. n. 191/2009, in merito al quale l’Amministrazione non ritenne di poter ottemperare, come già riportato in questo paragrafo relativamente al punto 3).

nella ristrutturazione dei locali di proprietà degli Archivi notarili e al momento non utilizzati;

- l’Amministrazione degli Archivi notarili cede gli stessi, per 20 anni, in uso gratuito, al Comune di Modena affinché li metta a disposizione del Museo per un tempo correlato all’investimento di cui l’Amministrazione ha beneficiato e tenendo conto anche dei canoni non corrisposti dall’Ente religioso per gli ambienti già in uso;

- il Comune di Modena mette a disposizione degli Archivi notarili - a titolo gratuito - un proprio magazzino di 600 mq per le locali esigenze di archiviazione, quantificate in 1.800 metri lineari di scaffalature;

- la Fondazione provvede anche al restauro di alcuni antichi codici dell’Archivio notarile che saranno poi esposti in una bacheca museale intestata all’Amministrazione.

c) Ascoli – In data 2 agosto 2017, concludendo una procedura in corso da tre anni, è stato stipulato, con una società di costruzioni, l’atto in forma pubblica amministrativa con cui è stata trasferita all’Amministrazione la proprietà di un immobile sito in xxx Xxxxxxxx x.00 per le esigenze del locale Archivio.

La disponibilità della nuova e funzionale sede, distribuita su due piani per un totale di 2391 mq, consente, tra l’altro, di superare una delle 16 locazioni passive che ancora gravano sull’Amministrazione.

d) Roma – La ricerca di un immobile volto a corrispondere anche ai fabbisogni di altre articolazioni del ministero, ha costituito un elemento centrale nell’ambito della direttiva del Ministro e, quindi, una sicura priorità.

A seguito di richiesta della Direzione generale degli Archivi notarili, il Dipartimento della giustizia minorile e di comunità aveva già segnalato - in data 28 dicembre 2016 - tre locazioni onerose: 1) la sede centrale del Dipartimento, sita in xxx Xxxxxxx Xxxxxx x. 00, con un canone annuo di 959.909 euro; 2) la sede dei Servizi minorili in via Xxxxxxxx Xxxxxxx n. 15, con un canone annuo di 146.748 euro; 3) la sede dell’Ufficio esecuzione penale esterna, in xxx Xxxxxxxx x. 000/X, con canone annuo di

224.295 euro.

La Direzione generale per i sistemi informativi automatizzati aveva, dal canto suo, rappresentato l’interesse all’acquisto dell’immobile che ospita il centro elaborazione

dati nazionale, sito nel medesimo plesso di via Xxxxxxx Xxxxxx ove è collocato il Dipartimento della giustizia minorile.

Di tali segnalazioni, è apparso congruo prendere in considerazione l’acquisto dell’immobile di via Xxxxxxx Xxxxxx, relativamente al quale si era da tempo sviluppata un’interlocuzione tra l’Ufficio di gabinetto e l’Amministrazione.

In data 9 maggio 2018, in conclusione, è stato sottoscritto un protocollo d’intesa per l’acquisto e l’utilizzo dell’immobile sito in xxx Xxxxxxx Xxxxxx x. 00.

e) L’Aquila – In data 12 luglio 2017 sono stati consegnati dalla presidenza della Corte d’Appello gli ambienti destinati al locale Archivio notarile, in base ad un accordo stipulato dall’Amministrazione con i vertici degli Uffici giudiziari della città. Nell’ottica di dare esecuzione alla direttiva del 6 ottobre 2016, sia in termini di adeguamento degli immobili sede di archivi notarili sia per un risparmio di spesa, l’Amministrazione sta valutando l’opportunità di acquistare unità immobiliari a

Cassino, Catanzaro, Reggio Calabria, Siracusa, Latina e L’Aquila.

Relativamente al punto 5), in occasione dell’incontro con i rappresentanti dell’Ente, l’Ufficio centrale ha riferito che tutti gli immobili sono dotati di certificato antincendio, mentre l’aspetto antisismico non è specificamente attenzionato in quanto non si dispone di organi tecnici di supporto.

Peraltro, con ordinanza del Presidente del Consiglio dei ministri 20 marzo 2003, n.

3274, erano stati emanati i criteri di classificazione sismica del territorio nazionale: zona 1 – possibilità di fortissimi terremoti;

zona 2 – possibilità di forti terremoti; zona 3 – i forti terremoti sono rari; zona 4 – i terremoti sono rari.

Sulla base di detta classificazione, la Direzione generale ha comunicato che n. 39 strutture risultano comprese nelle zone sismiche n.1 e 2, n. 34 nella zona sismica n. 3 e n. 17 nella zona sismica n. 436.

Si rileva, quindi, che per n. 73 Archivi distrettuali i relativi immobili insistono in aree dove vi è la possibilità di forti o fortissimi terremoti.

Per tale aspetto questa Sezione, proprio per tutelare il patrimonio dello Stato, è,

36 Non è stata comunicata la classificazione dell’Archivio di Verbania e degli Archivi sussidiari.

pertanto, dell’avviso che l’Amministrazione attivi i Provveditorati interregionali per le opere pubbliche per l’effettuazione di puntuali ed adeguate verifiche strutturali aventi assoluta priorità soprattutto per quegli immobili ubicati nelle zone 1 e 2 affinché, comunque, siano mappati i relativi rischi e valutati i conseguenziali fabbisogni finanziari per l’eventuale messa in sicurezza37.

Con la collaborazione del Mibact e degli Enti locali, nell’ottica di un ripensamento del sistema archivistico nazionale, potrebbe essere opportuno che venga valutata la possibilità di realizzare un accorpamento in “poli archivistici” delle attuali strutture esistenti, anche in talune aree presenti sul territorio già compromesse o degradate a livello ambientale (che, diversamente, necessiterebbero di costosi interventi di bonifica e/o di risanamento ambientale per il relativo recupero), affinché detti poli vengano concepiti secondo moderni criteri di automazione che sono già in uso per le grandi società di distribuzione di beni on-line, magari ricorrendo anche a forme di partenariato pubblico-privato che mirino a garantire il finanziamento, la costruzione, la gestione e la manutenzione delle strutture tecnologiche di conservazione.

4. Informatizzazione e digitalizzazione

L’Amministrazione ha fatto presente che i progetti in corso per la digitalizzazione, fra cui i due più importanti sono quelli per gli estratti repertoriali mensili (previsto dalla legge di stabilità n. 205/201738) e la trasmissione delle richieste di iscrizione alla banca dati dei testamenti, tuttora non sono operativi in quanto si attendono i regolamenti attuativi da parte dell’Ufficio legislativo del ministero.

Per la trasmissione degli estratti repertoriali, si prevede che l’Ufficio legislativo possa provvedere entro un anno.

Peraltro, occorrerà procedere alla progettazione e all’affidamento dell’esecuzione della relativa banca dati che dovrà essere approntata.

Con la realizzazione del progetto, viene stimato che circa n. 80 persone potranno dedicarsi ad altri servizi, compensando parzialmente le grandi difficoltà gestionali

37 Con memoria del 6 luglio 2020, l’Ufficio centrale ha rappresentato che l’acquisizione delle certificazioni del rischio sismico comporta la necessità di distinguere le sedi degli Archivi notarili in: demaniali, edifici autonomi, condominiali e condotti in locazione passiva.

38 Art. 1, c. 495.

determinate dalla carenza di personale.

Per i testamenti, la l. n. 246/200539 prevedeva la trasmissione telematica delle richieste di iscrizione al Registro generale dei testamenti, ma all’Ufficio centrale di Roma esse pervengono ancora con schede cartacee.

L’Ente attribuisce il notevole ritardo nell’emanazione del regolamento al carico di lavoro dell’Ufficio legislativo che è onerato da materie di maggiore priorità40.

In tutta Italia, sono circa 40 le persone addette al servizio di trasmissione; tuttavia l’Amministrazione fa presente che, con la realizzazione del progetto, diminuirebbe il carico di lavoro, ma non si avrebbe un risparmio effettivo in termini di personale impiegato, in quanto si tratta di uffici costituiti per lo più da tre persone, che devono comunque garantire gli altri servizi che sono obbligatori per legge.

In materia di digitalizzazione rileva, altresì, il d.lgs. n. 110/2010, con il quale è stato introdotto l’atto pubblico informatico del notaio, nonché previsto che il Consiglio nazionale del notariato predisponga e gestisca, senza oneri per lo Stato, una struttura per la conservazione degli atti rogati o autenticati in tale nuova modalità oppure digitalizzando quelli originariamente rogati su supporto cartaceo.

Detta struttura è stata affidata a Notartel, una società di proprietà al cinquanta per cento tra Consiglio nazionale e Cassa del notariato.

Tuttavia, l’Amministrazione ha riferito che essa, pur essendo all’avanguardia, dovrebbe ulteriormente svilupparsi per poter acquisire annualmente le copie informatiche di milioni di atti su supporto cartaceo, e che l’atto pubblico informatico non è ancora adeguatamente diffuso in quanto l’attività del notariato è rimasta tradizionale, tranne che per i contratti pubblici (circa settemila ogni anno)41.

39 Art. 12, c. 7.

40 Con memoria del 6 luglio 2020, l’Ufficio centrale ha comunicato che tale criticità è stata superata grazie al fatto che nella Gazzetta ufficiale n. 19 del 24 gennaio 2020 è stato pubblicato il d.m. 20 settembre 2019, n. 70, recante il regolamento di disciplina delle modalità di iscrizione in via telematica degli atti di ultima volontà nel registro generale dei testamenti su richiesta del notaio o del capo dell'archivio notarile.

41 Con memoria del 13 luglio 2020, l’Ufficio centrale ha fornito i dettagli tecnici che sarebbero previsti per l’informatizzazione degli atti notarili e che possono essere riassunti come di seguito riportato.

Il sistema di conservazione del Consiglio nazionale del notariato ammetterebbe due diversi formati di atti informatici:

- file con estensione .p7m, firmati digitalmente, corrispondenti al formato in cui le parti ed il notaio sottoscrivono con firma digitale.

- file con estensione .ati, prodotti dal software iStrumentum, realizzato dalla società Notartel s.p.a. a decorrere dal secondo semestre dell'anno 2016.

Emblematica della situazione è, d’altra parte, la recente pronuncia della Co.re.di. Lazio del 25 gennaio 2019 in merito all’art. 65 della l. n. 89/1913, riguardante l’obbligo dei notai di trasmettere all'archivio notarile distrettuale, ogni mese, una copia dei repertori limitatamente alle annotazioni degli atti ricevuti nel mese precedente.

In detta pronuncia è stato affermato che quando “il notaio per diverso tempo trasmette all’Archivio notarile distrettuale la copia dei propri repertori tramite posta elettronica certificata e, a seguito di solleciti da parte dello stesso Archivio, non provvede a regolarizzare tale modalità di spedizione trasmettendo la copia cartacea di tali repertori – scritta in carta libera, sottoscritta dallo stesso notaio e munita dell’impronta del suo sigillo – egli viola i principi di deontologia professionale in relazione alle modalità di assunzione ed esecuzione della prestazione sotto i profili della segretezza, nonché della ritualità della forma e del contenuto degli atti anche nella loro ricezione e conservazione. Infatti, l’utilizzo di improprie misure di trasmissione degli estratti repertoriali, non garantisce il rispetto della privacy dei dati sensibili della clientela, delle parti e in alcuni casi del segreto testamentario”42.

Pertanto, questa Sezione ritiene ormai improcrastinabile l’emanazione del decreto interministeriale, previsto dal c. 4 del richiamato art. 65, concernente, tra l’altro, l’attuazione delle disposizioni sulle modalità di formazione e trasmissione telematica delle copie di cui sopra, proprio al fine di favorire la diffusione fra i notai di moderni sistemi di esercizio della loro funzione. In tale ottica dovrà essere tenuta presente l’osservanza dell’art. 37 del Regolamento U.E. n. 679/201643 (designazione del Responsabile della protezione dei dati) e della circolare n. 3 del 1° ottobre 2018 del Ministro per la Pubblica amministrazione (designazione del Responsabile per la transizione al digitale).

Il secondo tipo di file, con estensione .ati, è basato sulla previsione normativa che ammetterebbe l'acquisizione digitale della sottoscrizione autografa (art. 52-bis della legge n. 89/1913, inserito dall'art. 1, c. 1, lett. d), del d.lgs. n. 110/2010).

La firma digitale può essere apposta ad un file in due diversi formati la cui validità è perfettamente equivalente: CAdES, che produce un file con estensione .p7m, e PAdES, che produce un file con estensione .pdf.

Per quanto attiene alle ispezioni degli atti notarili informatici da parte degli Archivi notarili, sarebbe possibile visualizzare gli atti ed effettuare il download dei file soggetti ad ispezione usando le cautele evidenziate dal medesimo Ufficio centrale nella circolare n. 12 del 30 ottobre 2014, con la quale vennero fornite agli Archivi sul territorio le prime indicazioni per lo svolgimento in sicurezza di tali operazioni.

42 Xxxxxxx pubblicata nella rivista Notariato, n. 6/2019, pag. 690.

43 Pubblicato nella G.U.U.E. del 4 maggio 2016.

Comunque, in materia di sviluppo del supporto informatico, questa Corte ha chiesto di conoscere lo stato di attuazione dell'art. 42 del d.lgs. n. 82/2005 concernente la dematerializzazione dei documenti delle pubbliche amministrazioni44. Al riguardo, relativamente alle principali attività di conservazione svolte dagli

Archivi notarili, l’Amministrazione ha fatto presente quanto segue.

1) Documenti analogici originali unici

Gli atti conservati presso gli Archivi notarili, nella cui accezione sono compresi gli atti notarili, i repertori ed i registri provenienti dai notai cessati, nonché gli atti privati provenienti dall’Agenzia delle entrate (ex Uffici del registro), rientrano tra le tipologie di documenti analogici originali unici per i quali, in ragione di esigenze di natura pubblicistica, permane l’obbligo della conservazione dell’originale cartaceo45.

I predetti documenti sono conservati presso gli Archivi notarili per cento anni, allo scadere dei quali essi vengono versati agli Archivi di Stato46.

Per questi documenti, che costituiscono la parte preponderante del materiale conservato, è da escludere la possibilità di sostituzione con archivi informatici.

Peraltro, a seguito della riforma operata con il d.lgs. n. 110/2010, sono state introdotte nella legge sul notariato n. 89/1913 numerose innovazioni riguardanti l’evoluzione informatica dell’attività notarile, ed in particolare l’art. 62-ter prevede espressamente che nella struttura destinata alla conservazione degli atti informatici di cui al c. 1 dell’art. 62-bis47 siano conservate anche le copie informatiche conformi degli atti rogati o autenticati su supporto cartaceo.

La previsione della realizzazione da parte dei notai di un archivio delle copie informatiche degli atti cartacei, ed il suo trasferimento alla analoga struttura degli Archivi notarili destinata a conservare gli atti originali ed i repertori informatici al momento della cessazione dei notai dall’esercizio, costituisce sicuramente la premessa per l’introduzione di notevoli semplificazioni nel sistema di conservazione

44 Si riporta il testo dell’art. 42: “Le pubbliche amministrazioni valutano in termini di rapporto tra costi e benefici il recupero su supporto informatico dei documenti e degli atti cartacei dei quali sia obbligatoria o opportuna la conservazione e provvedono alla predisposizione dei conseguenti piani di sostituzione degli archivi cartacei con archivi informatici, nel rispetto delle Linee guida”.

45 Xxxxxx, in proposito, il d.p.c.m. 21 marzo 2013.

46 Tale versamento avviene ogni dieci anni per gli atti relativi al decennio decorso, ai sensi dell’art. 3 l. n. 629/1952.

47 Struttura, come già detto, predisposta e gestita dal Consiglio nazionale del notariato. Con memoria del 6 luglio 2020, l’Ufficio centrale ha rappresentato che la struttura conserva anche gli atti informatici dei notai cessati.

documentale: la possibilità, infatti, di delocalizzare e razionalizzare la conservazione del materiale cartaceo, rendendo disponibile la consultazione dei documenti informatici, costituirà un notevole vantaggio.

Ai sensi dell’art. 68-bis della l. n. 89/1913, l’attuazione delle norme introdotte dal d.lgs. n. 110/2010 è condizionata all’emanazione di uno o più decreti del Ministro della giustizia aventi natura non regolamentare; tali provvedimenti, al momento, non sono stati ancora emanati48.

La normativa del d.lgs. n. 110/2010 è, inoltre, in linea con la prospettiva di realizzare nel tempo i progetti di cui all’art. 42 del d.lgs. n. 82/2005, contenendo i costi di produzione ed acquisizione delle copie informatiche che, secondo il disegno legislativo, verrebbe a gravare (peraltro senza alcun costo significativo) sul singolo notaio in esercizio che dovrebbe trasmettere le copie alla struttura del Consiglio nazionale; tali copie dovrebbero poi essere rese disponibili agli Archivi notarili, secondo modalità da individuare e disciplinare.

Al momento, la struttura del Consiglio non acquisisce tali copie (parecchi milioni per ciascun anno), che dovrebbero essere custodite nella struttura - secondo le regole tecniche previste per la conservazione di documenti firmati digitalmente - fino alla cessazione del notaio (quindi anche per periodi molto lunghi), per poi essere trasferite o rese disponibili agli Archivi notarili.

Per quanto riguarda le serie documentali cartacee già conservate negli Archivi notarili, la cui consistenza nel 2017 risultava pari a 230.000 metri lineari, la valutazione di una loro digitalizzazione (stimabile in modo approssimativo in oltre 1,6 miliardi di pagine) non è stata ritenuta conveniente in relazione al numero di letture e copie ed alla caratteristica dell’attività di consultazione che raramente viene ripetuta per lo stesso atto. In questo caso, diversamente da quanto previsto dal d.lgs

n. 110/2010, la digitalizzazione degli atti notarili (rilegati in volumi dai notai), per

48 Sulla materia va richiamato, altresì, l’art. 6, c. 5, del d.l. 18 ottobre 2012, n. 179 (“Ulteriori misure urgenti per la crescita del Paese”), che consente ai notai, fino all'emanazione dei decreti di cui al citato articolo 68-bis, di conservare gli atti pubblici e le scritture private, se informatici, avvalendosi di una struttura predisposta e gestita dal Consiglio nazionale del notariato.

La stessa norma prevede che, ai fini dell'esecuzione delle ispezioni, del trasferimento agli Archivi notarili degli atti formati su supporto informatico, nonché per la loro conservazione dopo la cessazione del notaio dall'esercizio o il suo trasferimento in altro distretto, la medesima struttura fornisca all'Amministrazione degli archivi notarili apposite credenziali di accesso.

Infine, essa dispone che il Direttore generale degli Archivi notarili disciplini, con provvedimento, il trasferimento degli atti in parola presso le proprie strutture.

come riferito in sede istruttoria, dovrebbe “avvenire gravando sul bilancio dell’Amministrazione e non certo con il personale dell’Amministrazione (peraltro non diminuirebbe l’attuale fabbisogno immobiliare, considerato che non si tratta di conservazione sostitutiva)”. Comunque, sta di fatto che oggi sia necessario accelerare il processo di informatizzazione, a partire dai notai, che dovrebbero dotarsi di idonei strumenti informatici, in quanto appare ormai anacronistico che la maggior parte degli atti da loro prodotti sia ancora, tuttora, su supporto cartaceo, considerato che le tecnologie oggi comunemente disponibili consentono facilmente di scannerizzare gli atti e di trasmetterli agli Archivi notarili tramite posta elettronica certificata.

2) Estratti repertoriali

Anche per quanto riguarda gli estratti repertoriali mensili trasmessi dai notai, valgono le considerazioni precedentemente svolte.

Gli estratti cartacei devono essere conservati presso gli Archivi notarili fino al loro scarto, effettuabile solo dopo che i repertori originali siano stati depositati a seguito della cessazione del notaio e sottoposti all’attività di verificazione. La prospettiva di sviluppo consiste nella realizzazione di un sistema di acquisizione dei documenti direttamente con modalità informatiche, nell’ambito del più ampio progetto di realizzazione dell’archivio centrale informatizzato degli atti, repertori e registri notarili di cui al d.lgs. n. 110/201049.

Considerata la natura temporanea della conservazione dei predetti documenti ed i ridotti benefici derivanti da una loro trasmissione digitale per immagine, che non consentirebbe l’acquisizione dei dati, ma una semplice consultazione a schermo, è stata valutata non conveniente dalla stessa amministrazione l’eventuale digitalizzazione dei documenti cartacei esistenti, fatti salvi eventuali progetti limitati a situazioni particolari in cui la conservazione del materiale cartaceo risulti problematica per carenza di spazio.

Al fine di valutare la fattibilità di eventuali progetti di digitalizzazione degli estratti repertoriali mensili, nel corso del 2017 si sono svolti incontri preliminari con i tecnici della Direzione generale per i sistemi informativi automatizzati (DGSIA) del

49 La trasmissione digitalizzata all’archivio centrale informatico delle copie dei repertori, del registro per le somme e i valori e di ogni altra documentazione connessa è ora prevista da una recente modifica dell’art. 65 della

l. n. 89/1913, introdotta dall'art. 1, comma 495, lett. b), l. n. 205/2017 (legge di bilancio per il 2018), con la decorrenza che sarà stabilita dal decreto di attuazione ivi contemplato.

Dipartimento dell’organizzazione giudiziaria, alla quale l’Amministrazione degli archivi notarili deve necessariamente ricorrere sia per le sue funzioni operative e di coordinamento per tutte le articolazioni del ministero, sia per la mancanza di personale specializzato; tali incontri, al momento, non hanno avuto alcun esito.

3) Registro generale dei testamenti (Rgt)

Per quanto riguarda l’attività di acquisizione dei dati concernenti gli atti di ultima volontà, ogni anno vengono presentate oltre 115.000 schede cartacee in tre esemplari, dei quali il primo viene trasmesso al Registro generale dei testamenti, il secondo rimane nell’archivio previa apposizione delle marche da bollo anche del primo esemplare, ed il terzo viene restituito al notaio.

Anche in questo ambito la vera novità in futuro, in materia di digitalizzazione, sarà rappresentata dall’adozione, da parte dei notai e degli Archivi notarili, del sistema di trasmissione telematica delle richieste di iscrizione con la modalità della posta elettronica certificata.

Detta innovazione, già prevista normativamente dall’art. 12, c. 7, l. 28 novembre 2005, n. 246, che aveva introdotto l’art. 5-bis nella l. n. 307/1981, consentirà pertanto la dematerializzazione delle schede cartacee tuttora in uso. Sinora, le schede cartacee originali conservate presso l’Ufficio centrale, riguardanti tutto il territorio nazionale (i secondi esemplari, come detto, sono custoditi negli Archivi distrettuali), vengono scartate successivamente alla loro acquisizione in istruttoria banca dati ed alla loro riproduzione fotografica sostitutiva, ai sensi dell’art. 12 d.p.r. n. 956/198450.

Per l’attivazione del nuovo sistema, in corso di istruttoria e come già riportato, risulta pubblicato (previa acquisizione dei necessari pareri dell’Autorità garante dei dati personali, dell’Agenzia per l'Italia digitale (AgId) e del Ministero dell’economia e delle finanze) il d.m. 20 settembre 2019, n. 70 recante il regolamento di disciplina delle modalità di iscrizione in via telematica degli atti di ultima volontà nel registro generale dei testamenti su richiesta del notaio o del capo dell'archivio notarile.

50 L’art. 6 del medesimo d.p.r. consente tale sostituzione anche agli Archivi distrettuali. Appare opportuno evidenziare che la riproduzione fotografica sostitutiva era una facoltà prevista per le pubbliche amministrazioni sin dal 1968, con la l. n. 15 del 4 gennaio di quell’anno, all’art. 25.

CAPITOLO IV

Attribuzioni principali

1. Controllo della funzione notarile

Il controllo ispettivo sugli atti dei notai in esercizio costituisce una delle attività principali degli uffici e viene effettuata ogni due anni, quando il notaio consegna i repertori, i registri e gli atti rogati nella sede dell’Archivio (art. 128 l. n. 89/1913).

Nel corso di tali ispezioni va accertato se, nella redazione e conservazione degli atti, nella tenuta e nella conservazione dei registri e dei repertori e nei versamenti all'Archivio, siano state osservate le disposizioni vigenti.

L’ispezione è condotta dai conservatori sui documenti cartacei e su tutti gli atti tranne i testamenti. Al termine, i documenti vengono restituiti ai rispettivi notai.

L’ispezione informatica è quella prevista on-line sugli originali informatici dei notai che, per legge, devono essere conservati dai singoli notai.

Per l’effettuazione della verifica biennale, i presidenti dei Consigli notarili, o i notai da essi delegati, affiancano, anche disgiuntamente, i suddetti funzionari nell’esercizio delle loro attribuzioni.

In questa materia la Corte ha chiesto di conoscere:

1) le violazioni, su base statistica, riscontrate nel repertorio e negli atti dei notai che cessano l’attività o che si trasferiscono;

2) le violazioni, su base statistica, emerse con la verifica biennale degli atti a cui sono sottoposti i notai in attività;

3) l’ammontare delle sanzioni pecuniarie incassate, distinguendo i versamenti spontanei da quelli effettuati dopo la procedura esecutiva;

4) l’ammontare dei mancati versamenti di tributi all’Erario a seguito di condotte sanzionate penalmente dai competenti Organi.

Le risposte fornite dall’Amministrazione sono di seguito riportate.

Relativamente al punto 1), il notaio che cessa dall’esercizio o che si trasferisce ad altro distretto notarile deve depositare in archivio gli atti, repertori e registri nei tempi prescritti dall’art. 107 l. n. 89/1913 e dall’art. 39 r.d. 14 novembre 1926, n.

195351.

Dopo tale deposito, per come dispone l’art. 108 della l. n. 89, gli atti vengono sottoposti “immediatamente” alla ispezione e verificazione.

La verificazione consiste nell'accertare se il loro numero e stato di conservazione rispondano alle risultanze dei verbali delle precedenti ispezioni.

Per gli atti non ancora ispezionati, l’art. 152 r.d. n. 1326/1914 prevede il controllo ordinario nelle forme ed ai fini indicati negli artt. 128 e 129 della l. n. 89/1913 e nell'art. 149 del r.d. n. 1326.

L’ispezione ha una portata diversa se viene svolta nei confronti degli atti dei notai che cessano definitivamente dalle funzioni rispetto a quella di coloro che si trasferiscono presso un altro distretto.

Nel primo caso, l’ispezione finale tende a verificare la completezza e l’integrità della scheda notarile per l’ultimo periodo (non ispezionato in precedenza), la presenza delle annotazioni relative agli adempimenti fiscali e di pubblicità legale, la correttezza dei versamenti. In altri termini, non viene effettuato, di regola, un controllo sul contenuto degli atti per l’eventuale applicazione di sanzioni disciplinari. L’Amministrazione ha riferito che la prassi attuale, in sede di ispezione finale nei riguardi dei notai cessati dalle funzioni, risente di non univoci orientamenti da parte della Commissione regionale di disciplina (Co.re.di.) e della stessa giurisprudenza di

merito circa la sanzionabilità disciplinare del notaio.

Nel caso, invece, dei notai che si trasferiscono ad altro distretto, le ispezioni finali non differiscono da quelle ordinarie biennali.

Infatti, la legittimazione, ai sensi dell’art. 153 l. n. 89/1913, a promuovere il procedimento disciplinare rimane di competenza del Capo dell’archivio che effettua l’ispezione, anche dopo il trasferimento.

Tuttavia, non vi è una raccolta di dati specifica per le ispezioni finali; i dati vengono inseriti nelle relazioni sui bienni che gli Archivi trasmettono all’Ufficio centrale.

Relativamente al punto 2), nella tabella che segue l’Ente ha fornito i dati numerici degli atti a raccolta ispezionati e le violazioni riscontrate afferenti i rogiti

51 Regio decreto recante “Disposizioni sul conferimento dei posti di notaro”.

espressamente proibiti, che comporterebbero la relativa nullità, oltre a quelli che determinano l’applicazione della sanzione disciplinare della sospensione e tutte quelle violazioni previste dal regolamento notarile n. 1326/1914.

Biennio	Atti tra vivi a raccolta (soggetti ad ispezione)	Art. 28 legge notarile (atti proibiti, di regola nulli; sanzione della sospensione ex art. 138 legge notarile)	Artt. 27, 47, 48, 50, 54, 55, 56, 57 (di regola atti nulli e sanzione della sospensione ex art. 138 legge notarile)	Art. 51 nn. 10 e 11 (atti talvolta nulli e puniti ex art. 137 legge notarile)	Altre violazioni legge notarile (di regola sanzione pecuniaria, salvo casi di cui all'art. 147, lett. a, legge not.)	Violazioni regolamento notarile (sanzione pecuniaria, salvo le condotte che, per la loro gravità o reiterazione, non sono compatibili con la funzione notarile ai sensi dell'art. 147, lett. a, legge not.)	Archivi notarili distrettuali che non hanno ancora trasmesso la relazione finale relativa al biennio
2013/14	1.905.289	1.402	10	431	19.443	503	14
2014/15	1.694.317	764	5	253	27.188	820	22
2015/16	896.892	7	1	201	8.883	1.043	59

I bienni riportati sono quelli che dovevano essere ispezionati nel triennio 2015- 2017 (ad esempio, il biennio 2014-2015, doveva essere ispezionato nel 2016 e così via).

Ne consegue che, se vi fossero ritardi nelle ispezioni, un biennio potrebbe essere concluso uno o più anni dopo rispetto a quello previsto dalla legge.

Per ogni biennio, è stato riportato il numero degli Archivi che non hanno ancora trasmesso la relazione finale. I motivi della mancata trasmissione possono essere ricondotti, secondo l’Amministrazione, a ritardi nell’attività per mancanza di personale o del Capo archivio titolare.

Il completamento delle ispezioni ordinarie e il recupero dei ritardi è un ricorrente obiettivo annuale di performance organizzativa di tutti gli Archivi distrettuali, a prescindere che essi siano retti da un dirigente o meno.

Tuttavia, suscitano qualche perplessità tali ritardi nell’acquisizione delle relazioni, dal momento che l’Amministrazione dovrebbe dotarsi di un sistema organizzativo che permetta, con possibili sostituti, di evitare disfunzioni nei casi in cui manchi l’unico conservatore titolare nelle specifiche sedi.

Al riguardo, sarebbe pertanto auspicabile una revisione generale delle piante organiche dell’Ente.

Relativamente al punto 3), le somme incassate nel triennio per sanzioni disciplinari e amministrative sono quelle indicate dall’Ente nella tabella che segue52.

Articoli aggregati per attività o entrate omogenee (al netto poste compensative)	2015	2016	2017
Sanzioni disciplinari notarili	222.003,01	203.914,45	290.056,77
Sanzioni disciplinari ai notai versate ai Consigli notarili	496.625,90	453.517,02	652.308,35
Sanzioni amministrative a carico dei notai	53.736,46	51.694,35	41.980,16

Fonte: Ufficio centrale archivi notarili.

La competenza all’esecuzione delle sanzioni disciplinari, per il primo comma dell’art. 158-quater l. n. 89/1913, spetta al presidente del Consiglio notarile del distretto nel cui ruolo il notaio è iscritto.

Per l’art. 000-xxx, x. 0, x. x. 00, gli Archivi provvedono all’incasso delle sanzioni pecuniarie, versando poi ai Consigli notarili il 70 per cento dell’importo.

La competenza per effettuare l’eventuale procedura esecutiva spetta al Consiglio notarile.

Circa le procedure di oblazione degli illeciti disciplinari gestite dagli Archivi (art. 145 bis, c. 2, l. n. 89), esse vengono avviate su richiesta dei notai pertanto non sono state rilevate procedure esecutive.

In merito alle decisioni delle Commissioni di disciplina divenute inoppugnabili, alle ordinanze delle Corti di appello (che sono esecutive) e alle sentenze della Corte di cassazione, gli Archivi notarili non hanno segnalato all’Ufficio centrale casi di esecuzione coattiva, né di prescrizione. Di regola, se un notaio non versa quanto dovuto, il Capo dell’Archivio chiede al Consiglio notarile di attivarsi per invitare il

52 I corrispondenti capitoli nel bilancio dell’entrata recano i numeri 119, 131 e 134. Peraltro, in due di essi (nn. 131 e 134) si riscontrano lievi differenze di importo.

notaio ad effettuare il pagamento del dovuto.

Relativamente al punto 4), l’Ufficio centrale ha dichiarato che si tratta di un dato non conosciuto dagli Archivi notarili e che tale informazione dovrebbe essere disponibile presso l’Agenzia delle entrate e gli Organi competenti53.

Con ulteriore nota, questa Sezione ha chiesto di conoscere l’ammontare delle sanzioni pecuniarie rilevate dagli Archivi e non oblate dai notai, nonché il conseguente numero dei procedimenti definiti e da definire.

Sulle mancate oblazioni, l’Ufficio centrale ha riferito che tale dato non è da esso acquisito poiché gli Archivi, nelle relazioni finali delle ispezioni biennali, segnalano i procedimenti conclusi (che possono riferirsi ad ispezioni svolte in anni precedenti), quelli promossi e quelli ancora in corso nell’anno.

Tuttavia, l’Amministrazione ha fatto presente che i notai normalmente richiedono l’oblazione prevista dall’art. 145-bis della l. n. 89/1913, la quale comporta l’estinzione degli illeciti disciplinari ed impedisce che il notaio possa essere ritenuto recidivo (ai sensi dell’art. 145 della medesima legge) per infrazioni che, di regola, riguardano aspetti formali e ripetitivi della funzione notarile, in cui è probabile che il notaio possa ricadere anche in futuro. Pertanto, le condanne per infrazioni punibili con la sola sanzione pecuniaria sono casi isolati.

Se il notaio non richiede l’oblazione, è il Capo dell’archivio che promuove il procedimento disciplinare innanzi alla Co.re.di.

L’oblazione è consentita al notaio che non sia recidivo nella stessa infrazione.

Per alcune violazioni per le quali è prevista la sanzione pecuniaria, nel caso di recidiva si applica la pena della sospensione (art. 138 l. n. 89/1913).

L’Ufficio centrale al momento non dispone di una banca dati da cui ricavare il numero dei procedimenti disciplinari, nei confronti dei notai, definiti e da definire.

53 Al riguardo, questa Corte ha inoltrato distinte richieste all’Agenzia delle entrate e al Gabinetto del Ministero della giustizia. Alla data di chiusura della presente indagine, non sono pervenuti i relativi riscontri.

2. Controllo sui versamenti previdenziali

Per questa funzione, svolta ai sensi dell’art. 65 l. n. 89/1913 e dell’art. 20 r.d.l. 14 luglio 1937, n. 166654, è stato richiesto di conoscere la quota di personale impiegato, gli aggi percepiti, le anomalie riscontrate e le somme recuperate55.

Al riguardo, l’Ente ha comunicato quanto segue.

I contributi dovuti dai notai alla Cassa nazionale del notariato e al Consiglio nazionale del notariato, recuperati dagli Archivi notarili, vengono comunicati all’Ufficio centrale attraverso la trasmissione di alcuni documenti.

Gli Archivi notarili mensilmente trasmettono alla Cassa nazionale del notariato e all’Ufficio centrale i dati sui versamenti effettuati dai notai sia in termini di cassa (dell’ultimo mese) che di competenza (anche di mesi precedenti).

I dati non sono elaborati dall’Ufficio centrale, il quale effettua solo un monitoraggio del versamento complessivo eseguito a fine mese da ciascun Archivio alla Cassa nazionale. Tale monitoraggio consente, tra l’altro, di effettuare previsioni più accurate per il bilancio dell’esercizio successivo.

Le informazioni sui recuperi effettuati sono altresì riportate nella relazione finale sulle ispezioni biennali, che però non riguarda necessariamente un determinato esercizio finanziario, in quanto le ispezioni possono svolgersi anche a cavallo di due anni, pertanto i recuperi sono indicati con un criterio di competenza e non di cassa.

Infine, in attuazione del provvedimento dell’Agenzia delle entrate n. 165906/2010, la Cassa nazionale del notariato deve trasmettere all’anagrafe tributaria i dati relativi ai contributi versati annualmente da ciascun notaio, ma è l’Ufficio centrale che provvede a trasmettere alla Cassa l’elenco dei contributi versati a quest’ultima e al Consiglio nazionale del notariato nell’anno precedente, in quanto la tassa d’archivio e i contributi sulle pensioni sono nello stesso titolo di pagamento e la Cassa non ha il personale, né i documenti (le copie dei repertori) per effettuare quelle liquidazioni.

Pertanto, gli Archivi svolgono un'attività di riscossione e controllo per conto della

54 “Modificazioni all'ordinamento del notariato e degli archivi”.

55 Non è chiara la ragione per la quale nell’esercizio 2017 il bilancio consuntivo dell’Ente presenti una spesa a carico del capitolo n. 162 “Versamento di quote di onorari e di contributi alla Cassa nazionale del notariato” superiore a quella registrata sull’analogo capitolo delle entrate n. 133.

Xxxxx, trattenendo un aggio del 2 per cento (ex art. 65 l. n. 89/1913)56.

L’elenco dei contributi è redatto, sulla base dei dati forniti all’Ufficio centrale dai singoli Archivi, entro il mese di gennaio dell’anno successivo.

Da tali elenchi, per il triennio 2015-2017, risultano le seguenti somme al lordo dell’aggio, che viene riscosso con la contabilizzazione del versamento del notaio.

	Cassa nazionale del notariato			Consiglio nazionale del notariato
	Contributi			Contributi
Anno	da estratti repertoriali (non sono	Contributi recuperati	Sanzioni ed interessi applicati	da estratti repertoriali (non sono	Contributi recuperati	Sanzioni ed interessi applicati
	recuperi)			recuperi)
2015	261.341.661,56	599.564,26	246.869,00	00.000.000,04	70.766,85	28.019,58
2016	287.631.791,97	437.432,62	266.501,00	00.000.000,25	76.538,61	29.233,82
2017	289.323.818,90	310.841,13	223.760,00	00.000.000,01	66.863,11	24.757,23

Fonte: Ufficio centrale archivi notarili.

Con ulteriore nota, questa Sezione ha chiesto che venisse precisato l’ammontare dei contributi accertati dagli estratti repertoriali e non versati dai notai, ma l’Amministrazione ha fatto presente che tale dato non è attualmente disponibile57.

In materia di contributi, tuttavia, questa Corte ritiene di osservare che, nell’ambito dell’informatizzazione della trasmissione degli atti notarili, prevista, come già detto, anche dalla recente l. n. 205/2017 (all’art. 1, c. 495), l’implementazione dell’archivio centrale informatico presso l’Ufficio centrale certamente agevolerebbe l’attività della Cassa nazionale del notariato a svolgere le proprie autonome attività previdenziali, poiché dovrebbe essere la Cassa stessa, che è un istituto previdenziale, a riscuotere direttamente i contributi finalizzati alle pensioni dei notai, in quanto appare oggi anacronistico che tale Istituto debba ancora ricorrere al supporto amministrativo-

56 Detto aggio, introdotto dall’art. 1, c. 495, lett. b), l. 27 dicembre 2017, n. 205, a decorrere dal 1° gennaio 2018, è dovuto anche per le somme riscosse per conto del Consiglio nazionale del notariato.

In precedenza, tale compenso era contemplato dall’art. 21 r.d.l. 14 luglio 1937, n. 1666, norma poi abrogata dall'art. 26 l. 27 giugno 1991, n. 220.

57 Sul punto, la Direzione generale ha riferito che gli Archivi comunicano all’Ufficio centrale, con vari documenti, soltanto i recuperi effettivamente versati. Gli importi non versati sono, tuttavia, legati a contenziosi sporadici (innanzi all’Autorità giudiziaria ordinaria per i contributi e alle Commissioni tributarie per le tasse), che sono curati dai Capi degli archivi con la collaborazione dell’Ufficio centrale. È stato altresì riferito che alcuni Archivi hanno sottoscritto una convenzione con Equitalia S.p.A. per la riscossione coattiva delle somme non versate, degli interessi e delle sanzioni, e che tale convenzione vale, oggi, nei rapporti con l’Agenzia delle entrate.

gestionale degli Archivi notarili per svolgere funzioni che sarebbero proprie.

Peraltro, si evidenzia che solo nell’anno 2017 gli aggi pagati dalla Cassa, per il servizio reso dagli Archivi notarili, hanno inciso su tutto l’ammontare contributivo dei notai per oltre 5,8 milioni di euro (cfr. tabella successiva).

L’accentramento nell’ambito della Cassa nazionale del notariato delle funzioni che oggi vengono svolte dagli Archivi notarili, attesa la lamentata carenza di organico, solleverebbe questi ultimi dall’impiegare personale per incombenze non strettamente collegate alla mission istituzionale dell’Ente.

La Direzione generale ha anche fornito i dati sulle entrate proprie dell’Ente58, aggregati per voci omogenee e al netto delle poste compensative59, dai quali risulta che nell’esercizio 2017 l’introito è stato pari a oltre 88.000.000 di euro.

AMMONTARE ENTRATE PROPRIE	2015	2016	2017
Tassa d'archivio	65.621.008,00	00.000.000,00	00.000.000,59
Tassa d'iscrizione al Registro generale dei testamenti (Rgt)	2.042.306,81	2.032.215,94	2.113.103,90
Servizi all'utenza	5.725.401,80	6.156.280,40	6.282.292,80
Sanzioni amministrative a carico dei notai	53.736,46	51.694,35	41.980,16
Fitti	64.988,28	85.951,72	38.172,21
Interessi	257.926,54	187.940,67	153.128,38
Oblazioni disciplinari notarili	222.003,01	203.914,45	290.056,77
Aggio Cassa naz. not. (contributi previdenziali)	5.250.567,00	5.798.858,12	5.826.987,25
Aggio Consiglio naz. not. (contributi associativi, fondo garanzia, assicurazione obbligatoria)	582.526,23	634.745,21	673.818,67
Altre entrate	142.970,33	154.355,24	185.240,37
TOTALE	79.963.435,00	00.000.000,00	00.000.000,10

Fonte: Ufficio centrale archivi notarili.

Tali dati sono stati trasmessi mostrando, altresì, l’incidenza delle singole voci,

58 Essa ha anche precisato che i dati si riferiscono solo alle entrate degli Archivi notarili distrettuali trasmesse annualmente all’Ufficio centrale; non vi risultano le entrate degli Archivi notarili sussidiari e dell’Ufficio centrale che, comunque, rappresentano una parte minima delle entrate complessive.

59 Xxxxx, gli introiti in favore di Xxxxx e Consiglio nazionale del notariato, nonché in favore dello Stato.

come appresso riportato. In particolare, per quanto riguarda l’aggio in favore di Xxxxx e Consiglio nazionale del notariato, si evince che esso è stato pari a circa il 7,3 per cento del totale delle entrate proprie in ciascun esercizio.

INCIDENZA ENTRATE PROPRIE	2015	2016	2017
Tassa d'archivio	82,06%	82,50%	82,28%
Tassa d'iscrizione al Registro generale dei testamenti (Rgt)	2,55%	2,32%	2,40%
Servizi all'utenza	7,16%	7,04%	7,13%
Sanzioni amministrative a carico dei notai	0,07%	0,06%	0,05%
Fitti	0,08%	0,10%	0,04%
Interessi	0,32%	0,21%	0,17%
Oblazioni disciplinari notarili	0,28%	0,23%	0,33%
Aggio Cassa naz. not. (contributi previdenziali)	6,57%	6,63%	6,62%
Aggio Consiglio naz. not. (contributi associativi, fondo garanzia, assicurazione obbligatoria)	0,73%	0,73%	0,77%
Altre entrate	0,18%	0,18%	0,21%
TOTALE	100,00%	100,00%	100,00%

Fonte: Ufficio centrale archivi notarili.

Con riferimento al personale impiegato nel controllo sui versamenti previdenziali, l’Amministrazione ha fornito i dati, appresso riportati, relativi alla macroattività “Accertamenti e riscossioni di tasse e contributi”60, svolta ai sensi dell’art. 65, c. 6, l. n. 89/1913, evidenziando però che tali informazioni, estratti dal sistema Sico (Sistema conoscitivo della Ragioneria generale dello Stato) e dai conti annuali, non consentono di indicare la quota di personale che si occupano esclusivamente al settore dei contributi dei notai.

60 Dati estratti dal Sico (Sistema conoscitivo della Ragioneria generale dello Stato) e dai conti annuali.

ACCERTAMENTI E RISCOSSIONI DI TASSE E CONTRIBUTI	2014	2015	2016	2017
Xxx lavorate dal personale	21.829,28	24.990,74	23.050,11	22.806,00
Costo del personale	745.819,13	763.631,55	775.136,77	720.091,64

Fonte: Sistema conoscitivo della Ragioneria generale dello Stato - Igop.

Al riguardo, infatti, l’Amministrazione ha rappresentato che le attività per il recupero della tassa d’archivio e della tassa d’iscrizione al Registro generale dei testamenti sono contestuali a quelle per il recupero dei contributi non versati e non esiste una differente modulistica per le varie fattispecie.

Pertanto, appare difficile calcolare, all’interno dei dati comunicati dagli Archivi per la relazione del conto annuale, quale quota di personale impiegato si riferisca esclusivamente al recupero dei contributi da versare alla Cassa e quella che riguarda, invece, il recupero delle tasse.

Per come riferito dall’Amministrazione, appare verosimile che per il recupero dei contributi non versati l’impegno necessario da parte dei propri dipendenti è quantificabile in circa la metà del tempo occorrente per l’espletamento della summenzionata macroattività.

In materia, l’Amministrazione ha sempre curato la standardizzazione dei documenti e nei contenziosi che si sono aperti non sono mai state contestate irregolarità formali per i provvedimenti sanzionatori emanati dagli stessi Archivi.

Il Sistema informatico, che gestisce le entrate degli uffici periferici (Sige), consente di elaborare calcoli per la liquidazione delle sanzioni ed interessi dovuti e per controllare le somme versate spontaneamente dai notai a titolo di ravvedimento.

In caso di violazioni, i notai ricorrono prevalentemente all’istituto del ravvedimento (pagando le sanzioni in misura ridotta e gli interessi), così non rendendo necessaria l’emissione di atti di accertamento e di contestazione delle relative sanzioni da parte dell’Ente. All’uopo, non si è mai dovuti ricorrere a procedure di esecuzione coattiva per il recupero delle somme e il pagamento degli

interessi e delle sanzioni.

L’Amministrazione ha fatto presente che nel periodo temporale antecedente la presente indagine si sono avuti alcuni contenziosi innanzi al giudice ordinario, per i contributi, ed alle commissioni tributarie, per le tasse, che sono stati curati direttamente dagli Archivi distrettuali con la collaborazione dell’Ufficio centrale.

Si segnala che i relativi recuperi sono stati effettuati, di regola, in occasione delle sole ispezioni sui repertori originali consegnati in Archivio.

Occorre precisare che non si effettuano, tranne in qualche caso, controlli prima delle ispezioni sulle singole annotazioni degli estratti mensili, come avveniva in passato; oggi i controlli effettuati dagli Archivi riguardano principalmente l’autoliquidazione mensile del notaio, che compare nel frontespizio dell’estratto degli atti tra vivi e riporta le basi imponibili e la liquidazione delle tasse e dei contributi.

Le anomalie riscontrate più frequentemente dall’attività di controllo sono state:

- la presenza di più convenzioni nello stesso documento, per le quali sia stato indicato erroneamente nel repertorio un unico onorario/parametro;

- gli errori di indicazione nel repertorio di onorari/parametri (ad es: un parametro fisso invece di uno proporzionale);

- le riduzioni di onorari/parametri in fattispecie in cui non si applica la riduzione.

3. Conservazione degli atti

Fra le attribuzioni ordinarie affidate agli Archivi notarili vi è quella relativa al trattamento degli atti che vengono trasmessi ogni anno dai notai che cessano la loro attività ovvero che cambiano distretto presso cui svolgono le funzioni.

Tali documenti devono essere verificati e classificati.

Nell’Archivio di Roma, ad esempio, sono disponibili presso la sede gli atti relativi ai notai cessati negli ultimi cinque anni, mentre quelli dei notai cessati nei 95 anni precedenti vengono custoditi in un deposito esterno nella città (zona Santa Palomba).

Ogni cento anni gli atti depositati sono versati agli Archivi di Stato del Ministero per i beni e le attività culturali e per il turismo61, competenti territorialmente.

61 A seguito del d.l. 21 settembre 2019, n. 104, questa Amministrazione è stata così denominata.

La registrazione e la trascrizione telematica degli atti stipulati dai conservatori, in prosecuzione dell’attività dei notai cessati, è operativa nei 25 archivi più grandi, sui quali grava circa l’80 per cento di tutto il lavoro dell’Ente.

Nel caso di cessazione per morte del notaio, gli Archivi devono riscontrare se gli atti, quelli più recenti, siano stati registrati o trascritti e se gli stessi siano ancora da rilegare, affinché vengano regolarizzati.

Infatti, è il conservatore che si reca nello studio del notaio per ritirare quei documenti, nonché le somme e i valori, annotati nel relativo registro62, in quanto formalmente depositati, per la loro restituzione agli interessati.

4. Rilascio di copie al pubblico

Le richieste di copie degli atti notarili possono essere evase sia on-line che allo sportello.

Per le richieste on-line di copia di un atto, il pagamento avviene tramite bonifico bancario o con bollettino di conto corrente postale.

I tempi di rilascio sono normalmente di cinque o sei giorni lavorativi.

Peraltro, in materia di informatizzazione, il decreto legislativo n. 110/2010 aveva previsto la creazione da parte del notariato di una apposita struttura, quella attualmente affidata a Notartel, che ha avuto inizio il 1° gennaio 2013.

Detta normativa contemplava che le copie degli atti originali su supporto cartaceo dovessero essere digitalizzate, senza nessuna spesa a carico dell’Amministrazione.

Quindi, il notaio che cessa la sua attività dovrebbe consegnare tutti gli atti digitalizzati in copia autentica firmata in modalità informatica e dovrebbe essere approntato un archivio notarile nazionale che li riceva.

La ricezione di tali copie, ai sensi del medesimo d.lgs. n. 110, dovrebbe essere svolta per i notai in esercizio dalla citata struttura del Consiglio nazionale del notariato, acquisendo annualmente milioni di copie.

Tuttavia, l’atto pubblico informatico oggi è una realtà assai modesta (circa

62 Esso è contemplato dalla l. n. 64/1934 e vi sono altresì annotati i depositi avvenuti per effetto di provvedimenti dell'autorità giudiziaria. Inoltre, per le somme vi è l’obbligo del versamento, da parte del notaio o di altro pubblico ufficiale, su apposito conto corrente dedicato, ex art. 1, c. 63, l. n. 147/2013.

settemila atti in originale rispetto a milioni di atti su supporto cartaceo ogni anno), in quanto l’attività del notariato è rimasta prevalentemente cartacea, tranne che, come già detto, per i contratti pubblici.

La stessa Notartel, che è una società di proprietà al cinquanta per cento del Consiglio nazionale e della Cassa del notariato, pur essendo un’impresa che gestisce uno strumento informatico all’avanguardia, dovrebbe comunque implementare la propria struttura organizzativa, qualora tutti i notai dovessero trasmettere telematicamente i propri atti.

5. Gestione dei testamenti

Il Registro generale dei testamenti (Rgt) è stato istituito presso l’Ufficio centrale degli Archivi notarili a seguito della legge n. 307/1981, di ratifica ed esecuzione della convenzione europea firmata a Basilea il 16 maggio 1972, con la quale si consentiva al testatore di registrare le sue volontà non soltanto presso l’autorità del luogo in cui risiede, ma anche presso l’autorità di un altro paese aderente alla convenzione.

Pertanto, il nuovo sistema facilita il rinvenimento e riduce il rischio che le ultime volontà siano ignorate o conosciute tardivamente, e permette agli interessati di conoscere se una persona deceduta ha lasciato il testamento, anche all’estero, oltre al luogo in cui l’atto è custodito.

Il d.p.r. n. 956/1984, di esecuzione della citata legge, ha altresì disposto che il Registro sia tenuto con un “sistema automatizzato mediante l'uso di elaboratori elettronici”, e che gli Archivi distrettuali possano inviare i dati al sistema centrale riproducendoli su “supporti cartacei o magnetici, ovvero mediante sistemi di teletrasmissione”. Inoltre, presso ogni Archivio la documentazione originale contenente i dati, ossia le schede redatte dai notai su modello a stampa approvato dal Ministro della giustizia, deve essere conservata in originale ovvero mediante “riproduzione fotografica sostitutiva”.

Successivamente, la l. n. 246/2005 ha introdotto nella l. n. 307 l’art. 5-bis, per il quale l'obbligo di iscrizione nel Registro generale può essere assolto dai notai anche mediante trasmissione in via telematica, secondo modalità da stabilire con

regolamento del Ministro della giustizia, di concerto con il Ministro dell'economia e delle finanze.

A tutt’oggi tale regolamento non risulta emesso, pertanto i notai consegnano le richieste di iscrizione all’Archivio notarile distrettuale attraverso schede cartacee che, con assicurata, vengono spedite all’Ufficio centrale di Roma per essere acquisite da un sistema informatico munito di apparecchio Ocr (sistema di riconoscimento ottico dei caratteri) e successivamente inserite nella banca dati.

Tuttavia, nell’anno 2017 è stato oggetto di sperimentazione, da parte di alcuni archivi notarili, l’accesso al Registro generale tramite un portale informatico interno (Intranet) che consente la riduzione delle attività relative alle schede cartacee, e che si prevede di diffondere a tutti gli archivi dal 2018 in poi.

Dal punto di vista operativo, normalmente intercorrono venticinque giorni fra l’atto di ultima volontà e l’inserimento nel suddetto sistema63.

Attualmente la banca dati, che è operativa dal 1989, comprende oltre 2.900.000 iscrizioni, mentre l’Ufficio centrale riceve circa 115.000 schede all’anno.

Ogni archivio notarile annota i dati relativi agli atti di ultima volontà in uno specifico schedario cartaceo; quello di Roma ne conta ogni anno più di seimila.

Devono essere iscritti nel Registro generale i seguenti atti:

1) testamenti pubblici, segreti, speciali;

2) testamenti olografi depositati formalmente presso un notaio;

3) verbale di pubblicazione dei testamenti olografi non depositati formalmente;

4) pubblicazione, nullità, ritiro, revocazione di un testamento iscritto.

Le attività afferenti la gestione dei testamenti riguardano i rapporti intrattenuti con i Registri dei paesi aderenti alla convenzione di Basilea per la richiesta di iscrizioni internazionali ed il rilascio di certificati64, la ricezione da parte degli archivi notarili delle schede in triplice esemplare presentate dai notai, la protocollazione delle schede e la trasmissione di un esemplare al Registro generale, l’acquisizione dei

63 L’Amministrazione è proprietaria delle infrastrutture necessarie; per la loro manutenzione, operano delle società sulla base di una convenzione, stipulata dalla Direzione generale per i sistemi informativi automatizzati del Ministero, alla quale ha aderito.

64 Con l’art. 32 della l. 30 ottobre 2014, n. 161, “Disposizioni per l'adempimento degli obblighi derivanti dall'appartenenza dell'Italia all'Unione europea - Legge europea 2013-bis”, è stato introdotto il certificato successorio europeo, di cui al regolamento (UE) n. 650/2012 in corso di attuazione.

Inoltre, in materia di interconnessione fra registri testamentari, l’Amministrazione riferisce che la Comunità europea ha realizzato il sistema ENRWA/ARERT al quale l’Italia non ha ancora aderito.

dati nel sistema informatico tramite scansione, il rilascio di certificati (in modalità cartacea o informatica, a scelta dell’utente), la corrispondenza con gli enti che richiedono informazioni (ad esempio, la Polizia giudiziaria), la microfilmatura e l’archiviazione delle schede.

In tutta Italia sono circa quaranta le persone addette esclusivamente a questo servizio; tuttavia, con la digitalizzazione, diminuirebbe il carico di lavoro, ma non si avrebbe un risparmio effettivo in termini di personale impiegato, in quanto si tratta di uffici, costituiti per lo più da tre persone, che devono comunque garantire anche gli altri servizi previsti dalla legge.

Infine, il notaio quando cessa l’attività o si trasferisce, consegna tutti gli atti all’archivio distrettuale, pertanto, nel caso dei testamenti, sono i conservatori che dovranno procedere alla loro apertura e pubblicazione.

Dal punto di vista economico-finanziario, l’Amministrazione ha esposto la gestione del Registro generale nel prospetto che segue, dal quale emerge che la differenza positiva tra entrate e spese è determinata, nella maggior parte, dall’assoggettamento delle schede cartacee all’imposta di bollo.

GESTIONE DEL REGISTRO GENERALE DEI TESTAMENTI	2014	2015	2016	2017
ENTRATE
Tassa iscrizione al Rgt (fonte: bilancio)	2.072.980,00	2.126.742,80	2.109.125,20	2.109.143,40
Marche da bollo sui tre esemplari delle schede cartacee presentate dai notai (stima - non in bilancio)	5.308.512,00	5.429.088,00	5.391.936,00	5.562.576,00
Rilascio certificati (diritti e bolli)	24.518,09	27.477,59	30.273,52	25.495,45
TOTALE ENTRATE	7.406.010,09	7.583.308,39	7.531.334,72	7.697.214,85
SPESE
Personale - attività inerenti agli atti di ultima volontà, comprese quelle per il Rgt (fonte: Sico*)	1.910.561,65	1.727.925,86	1.869.605,09	1.826.017,56
Spese postali - spedizione schede cartacee dagli Archivi notarili al Rgt (stima)	70.000,00	70.000,00	70.000,00	70.000,00
Infrastrutture informatiche (stima)	70.000,00	70.000,00	70.000,00	70.000,00
Assistenza sistemistica (stima)	40.000,00	40.000,00	40.000,00	40.000,00
TOTALE SPESE	2.090.561,65	1.907.925,86	2.049.605,09	2.006.017,56
DIFFERENZA	5.315.448,44	5.675.382,53	5.481.729,63	5.691.197,29

* Sistema conoscitivo della Ragioneria generale dello Stato - Igop.

Al riguardo si osserva che l’imposta di bollo è un tributo dovuto all’Erario, quindi non esclusivo dell’Ente, pertanto detta voce non può essere collocata fra le entrate.

Escludendo tale gettito, il saldo attivo si riduce notevolmente.

GESTIONE DEL REGISTRO GENERALE DEI TESTAMENTI	2014	2015	2016	2017
TOTALE ENTRATE	2.097.498,09	2.154.220,39	2.139.398,72	2.134.638,85
TOTALE SPESE	2.090.561,65	1.907.925,86	2.049.605,09	2.006.017,56
DIFFERENZA	6.936,44	246.294,53	89.793,63	128.621,29

Circa le spese, la maggiore incidenza sul totale è determinata dal costo del personale, relativamente al quale è stato fornito il numero delle ore lavorate in ciascun esercizio, precisando che il Sistema conoscitivo della Ragioneria generale dello Stato comprende le attività connesse al Registro, di iscrizione e certificazione, fra quelle inerenti agli atti di ultima volontà.

GESTIONE DEL REGISTRO GENERALE DEI TESTAMENTI	2014	2015	2016	2017
Personale - ore lavorate	66.840,03	64.381,14	67.528,15	66.633,00

Fonte: Sistema conoscitivo della Ragioneria generale dello Stato - Igop.

6. Procedimenti disciplinari

Le violazioni riscontrate dai conservatori durante le ispezioni sono per la maggior parte costituite da quelle oblazionabili, come: infrazioni nella tenuta dei repertori, presenza di postille o cancellature, date non in lettere, firme illeggibili o incomplete, mancanza di firme marginali.

Le sanzioni dovute dal notaio vengono pagate all’Amministrazione: il 70 per cento dell’importo viene versato al Consiglio notarile, mentre il restante 30 per cento resta nella disponibilità finanziaria degli Archivi, tra le entrate del relativo bilancio.

Ad esempio, a Roma sono state rilevate circa 3.500 infrazioni pecuniarie nel 2017. Se il notaio non utilizza la facoltà dell’oblazione, si procede innanzi alla

Commissione amministrativa regionale di disciplina (Co.re.di.), organo competente a giudicare in primo grado sugli illeciti disciplinari dei notai e ad irrogare le sanzioni.

Nel caso di constatazione di violazioni più gravi rilevate dal conservatore, che possono determinare la nullità dell’atto o altre tipi di invalidità od anche irregolarità che comunque meritano di essere sanzionate disciplinarmente, l’Amministrazione comunque invita i notai a rinnovare l’atto, ma la contestazione viene sempre sottoposta all’attenzione della Co.re.di.

Quest’ultima può applicare la sanzione della destituzione, della sospensione dall’esercizio delle funzioni ovvero può comminare penalità pecuniarie e altri tipi di sanzioni quali: la censura e l’avvertimento.

La Commissione di disciplina, che è un organo le cui decisioni possono essere impugnate in sede giurisdizionale presso la Corte d’appello, è formata da un giudice e da due notai65.

65 La Commissione, prevista dall’art. 148 l. n. 89/1913, ha sede presso il Consiglio notarile distrettuale ed è composta da un magistrato che la presiede, nominato dalla competente Corte d’appello, e da un certo numero di notai eletti fra quelli assegnati a ciascuna circoscrizione territoriale.

In sede amministrativa, la pubblica accusa - per i procedimenti instaurati dall’Archivio notarile - è svolta dall’Ente stesso, mentre in appello è competente l’Avvocatura dello Stato.

CAPITOLO V

Controllo, vigilanza, monitoraggio ed ispezioni

1. Organi preposti

Le attribuzioni principali dei vari Organi sono di seguito riportate.

- Art. 127, cc. 1 e 2, l. n. 89/1913: il Ministero della giustizia esercita “l'alta vigilanza” su tutti i notai, i Consigli notarili distrettuali e l'Amministrazione degli archivi notarili e può ordinare le ispezioni ritenute opportune; lo stesso controllo è esercitato dai procuratori della Repubblica presso i Tribunali competenti per territorio con riferimento al luogo nel quale il notaio ha la propria sede.

- R.d. n. 970/1929: alla gestione degli archivi notarili provvedono, nei limiti delle leggi e dei regolamenti in vigore, i capi di essi sotto la direzione e vigilanza degli organi competenti presso il Ministero della giustizia (ex art. 12, c. 1); la Ragioneria centrale tiene all'uopo scritture coordinate con quelle degli archivi, nelle quali riassume e mette in evidenza i risultati di detta gestione in relazione non solo all'esercizio del bilancio e alla consistenza patrimoniale, ma anche ai vari servizi e alla responsabilità dei capi degli archivi (ex art. 12, c. 2); la medesima Ragioneria vigila affinché le scritture degli archivi siano costantemente in concordanza con quelle dell'Ufficio centrale e che i servizi contabili e di cassa procedano regolarmente (ex art. 30).

- L. n. 629/1952: il Ministero della giustizia esercita la vigilanza sugli Archivi notarili, anche a mezzo dei procuratori generali presso le Corti d'appello e dei procuratori della Repubblica presso i Tribunali, e può ordinare le ispezioni che ritiene opportune (ex art. 1, c. 3); gli ispettori provvedono alle ispezioni ordinarie e straordinarie, secondo le disposizioni del ministero (art. 5, c. 1); le ispezioni ordinarie devono svolgersi ogni biennio in tutti gli Archivi notarili (art. 5, c. 2).

- D.lgs. n. 150/2009: in materia di “ottimizzazione della produttività del lavoro pubblico e di efficienza e trasparenza delle pubbliche amministrazioni”, il decreto prevede che l’Organismo indipendente di valutazione della performance svolga le funzioni e le attività di cui all'art. 14 del medesimo con l'obiettivo di “supportare

l'amministrazione sul piano metodologico e verificare la correttezza dei processi di misurazione, monitoraggio, valutazione e rendicontazione della performance organizzativa e individuale”66; su questo punto si riferisce più avanti, al par. 3.

- Art. 4, d.p.c.m. n. 84/2015: il Dipartimento per gli affari di giustizia esercita le funzioni di vigilanza sui notai, sui Consigli notarili, sulla Cassa nazionale del notariato e sulla relativa Commissione amministratrice (ex c. 2, lett. a); il Capo del dipartimento svolge le funzioni di vigilanza sull'Amministrazione degli archivi notarili (ex c. 3, lett. c), nonché di vigilanza e controllo sull'Ufficio centrale della stessa (ex c. 4).

- Art. 7, c. 1, d.m. 17 giugno 2016: il Capo del dipartimento impartisce specifiche direttive nell’esercizio delle proprie funzioni di controllo e vigilanza, necessarie ad assicurare che l’attività dell’Amministrazione sia svolta in coerenza con l’atto di indirizzo politico e con le direttive del Ministro e nel rispetto del ciclo della performance; acquisisce dall’Ufficio centrale, con periodicità almeno semestrale, gli elementi necessari ad esercitare le proprie funzioni di controllo e vigilanza sulla gestione delle risorse umane, finanziarie e strumentali dell’Amministrazione.

- Direttiva del ministro 6 ottobre 2016: al Capo di Gabinetto e al Capo del Dipartimento per gli affari di giustizia spetta il monitoraggio sulle attività intraprese per la gestione del patrimonio immobiliare secondo la direttiva stessa.

2. Attività osservate

Questa Sezione, con richieste rivolte al Gabinetto del Ministero della giustizia, ha chiesto l’acquisizione di due relazioni concernenti rispettivamente:

a) gli esiti dell’attività di vigilanza e controllo svolta ex art. 127 l. n. 89/1913 ed ex art. 2, c. 1, lett. m), d.m. 3 febbraio 2016, nonché gli esiti delle ispezioni ex art. 132, c. 1, l. n. 89/1913 ed ex artt. 253, c. 3, e 254 r.d. n. 1326/1914, indicando altresì l’ammontare dei mancati versamenti di tributi all’Erario da parte dei notai, a seguito

66 Finalità recata dall’art. 6 del d.p.r. n. 105/2016, che ha riordinato le funzioni di promozione e coordinamento delle attività di misurazione e valutazione della performance trasferite al Dipartimento della funzione pubblica della Presidenza del Consiglio dei ministri.

di condotte sanzionate penalmente dai competenti Organi67. Con l’occasione, è stato inoltre chiesto al Gabinetto di riferire riguardo all’emanazione dei decreti per l’informatizzazione dell’Amministrazione degli archivi notarili, previsti dall’art. 16,

c. 2, terzo periodo, del d.p.c.m. n. 84/2015;

b) le modalità e gli esiti delle ispezioni svolte ex art. 5, cc. 1 e 2, l. n. 629/1952, e le eventuali criticità tuttora sussistenti.

Riguardo alle richieste sub a), è stata trasmessa una nota del Capo Dipartimento per gli affari di giustizia con la quale viene riferito che sono state sempre acquisite corpose e dettagliate relazioni su tutta l’attività svolta dall’Amministrazione e sulle maggiori iniziative intraprese per i più rilevanti aspetti.

Detti documenti hanno costantemente indicato le criticità – tra cui, in particolare, quella dell’inadeguatezza numerica delle risorse umane disponibili – e i possibili interventi migliorativi, nonché sintetizzata la gestione del bilancio.

L’attività dell’Amministrazione in esame è stata, pertanto, ritenuta dal vertice dipartimentale improntata a corretta gestione, forte tensione innovativa e rispondente alla missione istituzionale assegnata.

Il medesimo Organo ha, infine, riferito che non sono state disposte ispezioni straordinarie sull’esercizio della funzione notarile e che le relazioni dei Procuratori della Repubblica e del Procuratore Generale sulle ispezioni ordinarie, eseguite dai conservatori nei confronti dei notai, non vengono comunicate, per conoscenza, al Dipartimento68.

Il Gabinetto non ha fornito elementi di ragguaglio per quanto concerne, invece, i mancati versamenti dei tributi all’Erario da parte dei notai e l’emanazione dei decreti per l’informatizzazione dell’Ente.

Riguardo alle richieste sub b), è stata fornita una relazione della Direzione generale con la quale è stato rappresentato quanto segue.

67 Con riferimento ai mancati versamenti di tributi all’Erario, è stata inoltrata analoga nota istruttoria anche all’Agenzia delle entrate. Alla data di chiusura della presente indagine, l’Agenzia delle entrate non ha fornito alcun riscontro.

68 Sulle attribuzioni dei Procuratori, si riporta quanto previsto dall’art. 254 r.d. n. 1326/1914:

“Il procuratore del Re, esaminati i verbali delle ispezioni e promossi i provvedimenti disciplinari per le eventuali contravvenzioni rilevate trasmette al procuratore generale, non più tardi del 31 luglio di ogni anno, una relazione sull'andamento generale del servizio notarile nel distretto; ed il procuratore generale, a sua volta, con rapporto particolareggiato informa il Ministro di grazia e giustizia dell'esito delle operazioni in tutti i distretti notarili compresi nella giurisdizione della Corte di appello.

Tale rapporto dovrà essere trasmesso non oltre il 31 agosto di ogni anno”.

A seguito dei tagli del personale ed in osservanza dell’art. 1, c. 147, l. n. 124/2017, gli Ispettorati sono stati ridotti a due ed hanno attualmente la sede a Bologna e a Napoli.

Secondo l’art. 5 della l. n. 629/1952, le ispezioni ordinarie devono svolgersi ogni biennio in tutti gli Archivi notarili. Tale cadenza è di difficile attuazione secondo l’amministrazione in quanto, nel modello organizzativo fin qui adottato, prevede che il Dirigente ispettore svolga la sua attività, senza alcuna collaborazione di personale, e, quindi, non riesce ad ispezionare tutti gli archivi oggetto di controllo.

A parere di questa Sezione desta perplessità il fatto che non si riescano a portare a temine le ispezioni biennali presso tutti gli archivi notarili dal momento che l’art. 6

d.m. 17 giugno 2016 prevede che il Direttore generale, nello svolgimento delle proprie funzioni di controllo e coordinamento, individui le unità di personale a supporto dei Dirigenti ispettori e che quindi possano certamente agevolare tali compiti.

Inoltre, il succitato art. 6 prevede che il Direttore generale impartisca direttive agli Uffici ispettivi per lo svolgimento dei loro compiti e monitori la loro attività riferendo al Capo del dipartimento l’esito dei controlli.

La disciplina delle ispezioni è contenuta nell’art. 258 r.d. n. 1326/1914, in base al quale deve essere verificata la legalità e la regolarità nell’esecuzione dei singoli servizi.

Tuttavia, i compiti ispettivi si sono nel tempo estesi anche ad aspetti relativi all’efficacia, efficienza ed economicità dell’azione amministrativa, e sono svolti secondo la direttiva emanata in materia dal Presidente del Consiglio dei ministri in data 2 luglio 200269.

L’art. 259 r.d. n. 1326/1914 prescrive, inoltre, che il risultato di ogni ispezione venga rappresentato in un verbale, redatto in duplice originale e firmato dall’ ispettore e dal capo dell’archivio, nel quale vengono succintamente evidenziati i rilievi accertati, le istruzioni impartite ed i provvedimenti assunti nei casi di urgenza. Uno degli originali viene trasmesso all’Ufficio centrale, mentre l’altro viene

69 Questa Sezione ritiene di osservare che tale direttiva reca linee-guida di carattere etico e procedurale rivolte all’ambito della Pubblica amministrazione, e che pertanto l’attività ispettiva presso gli Archivi notarili deve conformarsi alle direttive impartire dal Direttore generale, come previsto dal citato art. 6 d.m. 17 giugno 2016.

consegnato al capo dell’archivio.

È, infine, prescritto che dopo ogni ispezione, sia ordinaria che straordinaria, l’ispettore debba redigere una relazione riservata, da trasmettere all’Ufficio centrale70.

Su quanto riferito, la Direzione generale ha comunicato che negli anni più recenti non vi sono stati rilievi tali da giustificare azioni disciplinari, denunce penali o per danno erariale.

Ha inoltre fatto presente che, attualmente, è ricoperto soltanto l’Ufficio ispettivo di Bologna, il quale estende la propria azione su n. 45 Archivi distrettuali e n. 4 Archivi sussidiari. Tale attività ispettiva è svolta anche nei confronti dei Presidenti dei consigli notarili distrettuali (n. 45) e dei Consiglieri da essi delegati (n. 11), ai sensi dell’art. 129, c. 1, lett. b), l. n. 89/1913.

Per l’Ispettorato di Napoli, il cui posto di funzione non è attualmente ricoperto, la Direzione generale ha riferito che “la situazione appare più complessa” e che “per le ispezioni ai Presidenti dei consigli notarili si provvederà, come per il passato, con incarichi conferiti a dirigenti”.

In generale, i dati forniti dall’Amministrazione sono riportati nella tabella che segue, dalla quale emerge, ad avviso di questa Sezione, un insufficiente numero di ispezioni svolte in tutti gli anni indicati.

Peraltro, va pure detto che l’art. 3, c. 1, lett. a, d.m. 17 giugno 2016 attribuisce al Servizio primo dell’Ufficio centrale compiti di “monitoraggio e collaborazione alle ispezioni e all’attività di vigilanza sugli uffici periferici”.

70 Al riguardo, è stato altresì comunicato che stralci delle stesse sono trasmesse dalla Direzione generale ai Direttori dei servizi centrali per gli opportuni interventi.

AMMINISTRAZIONE DEGLI ARCHIVI NOTARILI ATTIVITÀ DEGLI UFFICI ISPETTIVI
Anno	Archivi ispezionati		Uffici ispettivi (*)
	Distrettuali	Sussidiari	Bologna	Napoli
fino al 2007	x.x.	x.x.	0	0
0000	x.x.	x.x.	0	9
2009	x.x.	x.x.	0	0
0000	x.x.	x.x.	0	0
2011	x.x.	x.x.	0	0
0000	x.x.	x.x.	0	1
2013	x.x.	x.x.	0	0
0000	x.x.	x.x.	0	9
2015	20	1	0	7
2016	11	0	1	0
2017	36	0	22	15
2018	23	1	16	6
Totale	90	2	49	58

(*) Il numero delle ispezioni condotte si riferisce alle attuali Regioni di competenza. Fonte: elaborazione Corte dei conti su dati Ufficio centrale archivi notarili.

3. Organismo indipendente di valutazione

L’Organismo indipendente di valutazione della performance (OIV) misura e valuta la performance di ciascuna struttura amministrativa nel suo complesso, nonché propone la valutazione annuale dei dirigenti di vertice71.

Esso ha sostituito i servizi di controllo interno di cui al d.lgs. n. 286/1999, ed esercita in piena autonomia le attività indicate dall’art. 14, c. 4, del d.lgs. n. 150/2009, fra le quali vi sono:

- monitorare il funzionamento complessivo del sistema della valutazione, della trasparenza e integrità dei controlli interni;

- comunicare tempestivamente le criticità riscontrate ai competenti organi interni di governo ed amministrazione, nonché alla Corte dei conti e al Dipartimento della funzione pubblica;

- garantire la correttezza dei processi di misurazione e valutazione;

- validare la Relazione annuale sulla performance, che è approvata dall'organo di indirizzo politico-amministrativo ed evidenzia a consuntivo, entro il 30 giugno, i

71 Va, peraltro, ricordato che l’OIV esercita, altresì, le attività di controllo strategico di cui all'art. 6, c. 1, del d.lgs.

n. 286/1999, e riferisce, in proposito, direttamente all'organo di indirizzo politico-amministrativo (art. 14, c. 2, del d.lgs. n. 150/2009).

risultati organizzativi e individuali raggiunti nell'anno precedente.

Si riporta quanto esposto nelle relazioni dell’OIV, ai sensi del suddetto art. 14, con riferimento all’Ente in esame, per gli esercizi dal 2015 al 2018.

Tuttavia, ad avviso di questa Sezione, esse non restituiscono un quadro completo per una valutazione esaustiva delle attività e dei risultati72.

Anno 2015

Performance organizzativa - All’interno del Dipartimento per gli affari di giustizia, gli obiettivi erano stati declinati in un processo “a cascata” nei diversi livelli decisionali e assegnati a tutto il personale dirigenziale di I e II fascia, compreso l’Ufficio centrale degli Archivi notarili. Per questi ultimi, erano stati predisposti appositi modelli per la fissazione degli obiettivi e le relative istruzioni di compilazione.

Performance individuale - È stato evidenziato che, come per l’anno 2014, risulta indispensabile che i dati gestionali vengano selezionati e organizzati mediante il ricorso ad un apposito sistema informatico, alimentato in maniera automatica, in quanto l’acquisizione e il caricamento manuale dei dati richiedono tempi di elaborazione incompatibili con un’attività di monitoraggio.

Anche nell’anno 2015 il Dipartimento per gli affari di giustizia aveva assegnato gli obiettivi individuali esclusivamente al personale dirigenziale di I e II fascia.

Nell’Ufficio centrale degli Archivi notarili, il Servizio di controllo di gestione aveva effettuato l’analisi degli obiettivi proposti dalle singole strutture organizzative con i dati economici e finanziari, con le direttive e gli obiettivi strategici e con le linee di tendenza dei dati di produttività dell’Ente.

Processo di attuazione del ciclo della performance - In materia di controlli interni, l’attività di predisposizione dei documenti previsti dal d.lgs. n. 150/2009 era stata condotta con il supporto anche degli uffici di controllo di gestione istituiti nei dipartimenti e nell’Ufficio centrale degli Archivi notarili.

Tali uffici avevano svolto, tra l’altro, le successive attività di monitoraggio degli obiettivi con cadenza semestrale, utilizzando un portale web; tuttavia, le rilevazioni automatizzate confrontabili tra tutti i settori del ministero, per l’esercizio integrato

72 I documenti dell’Organismo sono pubblicati sul sito web del ministero.

dei controlli interni, non avevano registrato significativi progressi.

Definizione e gestione degli standard di qualità - Il Dipartimento degli affari di giustizia aveva continuato l’attività, già intrapresa nel precedente anno, volta a definire e migliorare gli standard di qualità delle attività svolte.

Anche l’Ufficio centrale degli Archivi notarili aveva proseguito le attività già avviate nel corso degli anni precedenti, ma aveva sottolineato che il percorso per la fissazione degli standard di qualità non era stato ancora completato, sotto il profilo formale-procedurale, secondo modalità fissate per tutte le articolazioni del ministero.

Anno 2016

Performance organizzativa - Al riguardo, l’OIV non ha fornito elementi direttamente riferibili agli Archivi notarili, ma ha rappresentato che, in generale, il ministero evidenzia un livello modesto dei sistemi di monitoraggio e che permane un livello limitato di formalizzazione degli esiti di tali monitoraggi e di messa a sistema dei contributi dei diversi dipartimenti.

Performance individuale – Anche per questo profilo non sono state esposte considerazioni specifiche sugli Archivi notarili.

Tuttavia, l’OIV ha precisato che sono state avviate le attività propedeutiche all’avvio della valutazione relativa agli anni 2015 e 2016 per i dirigenti di livello generale, nonché presentata la proposta di valutazione per l’anno 2015 e realizzate le attività propedeutiche alla valutazione relativa al 2016 per i dirigenti di livello non generale.

Processo di attuazione del ciclo della performance – In merito, il documento dell’Organismo ha riportato i punti di forza e di debolezza del ciclo della performance relativi, però, al ministero nel suo complesso.

Uno dei punti di debolezza è ancora costituito dall’assenza di un sistema informatizzato del controllo di gestione, che consenta il collegamento del monitoraggio generale sistemico con le necessità di valutazione della performance.

Definizione e gestione degli standard di qualità – Su questa materia, è stato riferito che l’Ufficio centrale degli Archivi notarili ha proseguito nel 2016 le attività già avviate nel corso degli anni precedenti in tema di rilevazione della qualità dei servizi resi.

Anno 2017

Per questo esercizio, l’OIV non ha fornito elementi direttamente riferibili agli Archivi notarili.

Anno 2018

Sull’Amministrazione in esame, le notizie dell’Organismo hanno riguardato esclusivamente il profilo della programmazione operativa, dove è stato affermato che “non sono state segnalate particolari criticità, sono stati fissati tempestivamente gli obiettivi per le strutture organizzative gestite dai dirigenti e, successivamente, è stata avviata la procedura anche per le strutture non dirigenziali”.

CAPITOLO VI

Considerazioni conclusive dell’istruttoria, esiti del contraddittorio e raccomandazioni proposte

Nel prendere atto delle articolate memorie depositate dall’Amministrazione e più specificamente richiamate nel testo, in conclusione si ritiene di esprimere le seguenti raccomandazioni, valutazioni e proposte.

1) Valutare di riunire in un testo unico tutta la normativa riguardante gli Archivi notarili, nonché, con le opportune modifiche legislative, di accentrare nella Cassa nazionale del notariato le funzioni di riscossione dei contributi dei notai che oggi sono svolte, per suo conto, dalla predetta amministrazione oggetto di controllo.

2) Sulla base delle informazioni raccolte con la presente indagine si suggerisce una riflessione di taglio ordinamentale, nel senso di valutare l’opportunità che gli Archivi notarili vengano ricompresi, come un normale dipartimento, all’interno del ministero.

3) Accelerazione del processo di informatizzazione, a partire dai notai, in quanto appare ormai anacronistico che la maggior parte degli atti da loro prodotti sia tuttora su supporto cartaceo. All’uopo appare urgente che il Ministero emani i relativi decreti attuativi per rendere operativa la legge n. 205/2017 che, per la specifica materia, ha modificato l’art. 65 della legge notarile.

Nel prendere atto delle iniziative assunte anche dal legislatore, sotto la spinta delle disposizioni emanate a seguito dell’epidemia Covid-19 (art. 106 c.2. d.l.

n. 18/2020 conv. in l. n. 27/2020), si riafferma dunque la valenza strategica del processo di informatizzazione nella prospettiva di un archivio notarile nazionale digitale.

4) Certificare le strutture detenute anche dal punto di vista del rischio sismico, con assoluta priorità, proprio per adeguare e mettere in sicurezza quegli immobili che insistono in aree dove venga accertata la possibilità di forti o

fortissimi terremoti.

5) Dotarsi di un sistema organizzativo che permetta, con possibili sostituti, di evitare disfunzioni nelle ispezioni ordinarie degli atti notarili nei casi in cui manchi il conservatore titolare della sede.

6) Migliorare il coordinamento svolto dall’Ufficio centrale ai fini di un incremento delle ispezioni periodiche biennali presso gli Archivi notarili.

7) Allo scopo di limitare il ricorso alle missioni per sopperire alle esigenze operative degli Archivi distrettuali, appare necessario che l’Amministrazione si avvalga di ogni possibilità offerta dall’ordinamento per l’utilizzo di personale in disponibilità, anche di altre amministrazioni, secondo gli istituti vigenti.

8) Per evidenti risparmi di risorse pubbliche, al fine di limitare il ricorso allo strumento dell’appalto dei servizi di archiviazione e nell’ottica di un ripensamento del sistema archivistico notarile nazionale, potrebbe essere opportuno che venga valutata la possibilità di realizzare, con la collaborazione degli Enti locali, un accorpamento in “poli archivistici” delle attuali strutture esistenti, secondo il “modello” già positivamente sperimentato dal Mibact.

9) Appare necessario che il ministero si attivi affinché venga conosciuto esattamente il numero degli ex archivi notarili comunali che sono stati trasferiti agli archivi di Stato, sotto la competenza del Mibact (ex art. 3, c. 4, della l. n. 629/1952), in quanto i relativi spazi inutilizzati potrebbero essere attualmente usati come depositi, senza dover ricorrere ad ulteriori acquisizioni o locazioni di immobili sul mercato che comportano aggravi di spese a carico dell’Erario.

Peraltro, l’uso gratuito di immobili è previsto anche dall’art. 3, c. 2-bis, del d.l. n. 95/2012, convertito in l. n. 135/2012.

10) Si raccomanda, infine, un maggiore approfondimento da parte dell’Organismo indipendente di valutazione della performance (OIV), poiché i documenti pubblicati sono risultati, relativamente all’Amministrazione degli archivi notarili, disomogenei in termini di contenuti e carenti nelle valutazioni, soprattutto per l’anno 2017.

ALLEGATI

All. n. 1

MINISTERO DELLA GIUSTIZIA
AMMINISTRAZIONE DEGLI ARCHIVI NOTARILI
BILANCIO CONSUNTIVO DELL'ENTRATA
		ESERCIZI 2015-2017
Tipologia	Capitolo	Denominazione	2015	2016	2017
Entrate correnti	101	Proventi ordinari spettanti agli Archivi notarili	73.749.311,00	00.000.000,00	00.000.000,39
	102	Tasse di concorso per l'ammissione alle carriere del personale degli Archivi notarili	0,00	0,00	0,00
	103	Contributi alle spese di concorsi per la nomina di notai	0,00	8,24	3,09
	104	Aggio sulle quote di onorari e sui contributi riscossi per conto della Cassa nazionale del notariato	5.854.131,19	6.433.564,20	6.500.730,60
	106	Tasse spettanti al Registro generale dei testamenti	4.449,60	4.835,88	4.968,88
	116	Incameramento quote di onorari prescritti	-	-	-
	117	Tasse di concorso per la nomina ed i trasferimenti dei notai	2.561,94	1.995,92	2.121,80
	118	Sanzioni pecuniarie a carico del personale ausiliario degli Archivi notarili	0,00	0,00	0,00
	119	Sanzioni pecuniarie per contravvenzione a norme di contabilità e amministrative in sostituzione dell'ammenda penale	53.736,46	51.694,35	41.980,16
	123	Rendite e interessi	3.721.667,45	1.823.346,59	871.299,73
	131	Sanzioni pecuniarie dovute dai notai	498.844,90	453.590,52	652.330,05
	133	Riscossioni di quote di onorari e di contributi per conto della Cassa nazionale del notariato	286.852.389,30	315.244.648,45	318.535.806,69
	134	Ammende ed oblazioni per contravvenzioni alle disposizioni concernenti l'ordinamento del notariato e degli Archivi notarili. Addebiti vari	222.899,01	203.840,95	290.038,27
	135	Depositi cauzionali	591,52	0,00	1.209,60
	136	Proventi derivanti dal rilascio delle copie di cui all'art. 7 della legge 30 aprile 1976, n. 197	6,10	4,95	9,70
	137	Valori bollati	693.493,00	734.798,00	685.400,00
	138	Tasse ipotecarie e imposte di registro	847.868,60	835.258,15	882.312,65
	140	Proventi, rimborso spese facenti carico alle parti richiedenti l'attività notarile, recuperi vari	155.820,12	180.172,42	206.513,94

(segue all. n. 1)

Tipologia	Capitolo	Denominazione	2015	2016	2017
Entrate correnti	141	Somme dovute dai contraenti con l'Amministrazione autonoma degli archivi notarili per spese di copia, stampa, carta bollata, registrazione fiscale e tutte le altre inerenti ai relativi contratti	5.254,76	8.193,25	4.672,08
	142	Rimborso da altre amministrazioni per spese non imputabili all'Amministrazione degli archivi notarili	0,00	0,00	0,00
	totale		372.663.025,00	000.000.000,00	000.000.000,63
Entrate in conto capitale	501	Vendita di beni ed altre entrate di carattere patrimoniale	61,00	194,00	379,56
	502	Restituzione di anticipazioni accordate alle imprese appaltatrici di lavori	0,00	0,00	0,00
	503	Somma da introitare per ammortamento di beni patrimoniali	20.650,00	20.650,00	20.650,00
	504	Prelevamento dal fondo dei sopravanzi	0,00	0,00	0,00
	totale		20.711,00	20.844,00	21.029,56
totale generale			372.683.736,00	000.000.000,00	000.000.000,19

Fonte: elaborazione Corte dei conti su dati dell'Ufficio centrale del bilancio.

All. n. 2

MINISTERO DELLA GIUSTIZIA
AMMINISTRAZIONE DEGLI ARCHIVI NOTARILI
BILANCIO CONSUNTIVO DELLA SPESA
		ESERCIZI 2015-2017
Tipologia	Capitolo	Denominazione	2015	2016	2017
Funzio- namento	101	Stipendi, retribuzioni ed altri assegni fissi al personale	21.705.339,31	22.911.707,05	20.431.865,03
	102	Indennità e rimborso spese di trasporto per trasferimenti	0,00	0,00	0,00
	103	Indennità e rimborso spese di trasporto per missioni nel territorio nazionale	376.692,03	370.004,35	395.934,86
	105	Compensi per lavoro straordinario al personale	49.703,77	52.758,68	49.691,12
	106	Indennità e rimborso spese di trasporto per missioni all'estero	0,00	0,00	0,00
	107	Somma occorrente per la concessione di buoni pasto al personale civile	396.064,97	157.083,69	456.097,57
	110	Trattamento economico e premi di fine servizio al personale straordinario. Contributi di assicurazione obbligatoria	-	-	-
	113	Maggiori contributi previdenziali da versare allo Stato in relazione all'art. 2 della legge 8 agosto 1995, n. 337	-	-	-
	114	Premio per la qualità della prestazione individuale al personale con qualifica dirigenziale	-	-	-
	120	Spese per il funzionamento di consigli, comitati e commissioni, gettoni di presenza e compensi ai componenti. Indennità di missione e rimborso spese di trasferta ai membri estranei all'Amministrazione degli archivi notarili. Compensi ai tecnici incaricati dei collaudi.	0,00	0,00	0,00
	121	Spese per la custodia e la pulizia di locali	1.134.989,59	1.190.569,80	1.237.589,75
	122	Fitto di locali ed oneri accessori	841.175,02	915.483,01	905.389,65
	123	Manutenzione degli immobili condotti in locazione. Installazione e manutenzione negli stessi di impianti di sicurezza per la salvaguardia del personale e del materiale documentario	147.025,72	74.138,59	96.864,10

(segue all. n. 2)

Tipologia	Capitolo	Denominazione	2015	2016	2017
Funzio- namento	124	Spese di ufficio, fornitura di stampati, bollettari, registri, oggetti di cancelleria, di pulizia e di facile consumo, nonché di materiale di consumo per apparecchiature elettroniche di riproduzione e stampa. Rilegatura di registri. Postelegrafoniche. Fornitura di energia elettrica e di acqua. Fornitura di divise al personale delle carriere ausiliaria e ausiliaria-tecnica. Riscaldamento autonomo dei locali	1.453.013,55	1.381.056,74	1.367.302,22
	125	Completamento, regolarizzazione e riordinamento delle schede dei notai cessati. Manutenzione, disinfestazione, disinfezione, derattizzazione e rilegatura del materiale documentario depositato negli Archivi notarili	59.838,25	44.228,82	53.909,48
	126	Acquisto di materiale per riproduzione fotostatica e micro-fotoriproduzione di atti, acquisto di pellicole, microfilms, leaders, jachets, microfiches e caricatori	-	-	-
	127	Spese per il ritiro degli atti dei notai cessati	2.196,00	2.745,00	9.167,08
	128	Acquisto, manutenzione, noleggio ed esercizio di mezzi di trasporto	2.979,00	655,38	2.197,74
	129	Spese per accertamenti sanitari, cure, ricoveri e protesi	25.511,24	30.839,83	39.022,62
	130	Spese per l'attuazione di corsi per il personale e per l'addestramento dello stesso alla utilizzazione di apparecchiature per microfilmatura, meccanografiche ed elettroniche. Xxxxxxx e compensi ai docenti. Indennità di missione e rimborso spese di trasporto ai docenti estranei all'Amministrazione degli archivi notarili. Partecipazione alle spese per corsi indetti da enti, istituti ed amministrazioni varie.	37.695,81	21.625,54	49.778,07
	131	Riparazione e adattamento di locali in proprietà o in uso gratuito perpetuo. Installazione, riparazione e manutenzione negli stessi impianti di sicurezza per la salvaguardia del personale e del materiale documentario. Acquisto, manutenzione revisione e collaudo degli estintori. Indennità tariffarie ai tecnici incaricati a norma di legge dei sopralluoghi agli impianti.	1.165.539,17	1.535.721,82	1.137.218,07

(segue all. n. 2)

Tipologia	Capitolo	Denominazione	2015	2016	2017
Funzio- namento	132	Acquisto, riparazione e manutenzione di macchine nonché di scaffalature e di altre attrezzature archivistiche. Acquisto o noleggio di apparecchiature elettroniche e di riproduzione e relativi servizi	307.495,13	371.213,05	560.918,74
	133	Imposte e tasse	670.334,05	608.394,02	586.886,96
	134	Spese condominiali, spese di riscaldamento a conduzione condominiale. Assicurazione immobili e mobili	776.280,83	1.026.092,14	1.028.669,17
	135	Spese per acquisto di mobili ed arredi	14.683,37	10.477,95	106.152,44
	136	Spese casuali	0,00	0,00	0,00
	138	Spese di copia, stampa, carta bollata, registrazione fiscale e tutte le altre inerenti ai contratti stipulati dall'Amministrazione autonoma degli archivi notarili	6.013,00	7.041,00	11.688,00
	139	Spese per trasporto, trasloco e deposito di materiale documentario, attrezzature archivistiche, mobilia e macchinari per effetto di trasferimenti o soppressione di Archivi notarili o per altra causa. Spese per versamento di atti e documenti agli Archivi di Stato. Altre spese varie.	220.610,84	351.374,53	440.977,62
	140	Concorsi e rimborsi allo Stato	3.409,00	0,00	0,00
	141	Spese di concorsi per nomine di notai	0,00	0,00	0,00
	142	Acquisto e rilegatura di libri	61.301,30	79.548,15	75.927,01
	143	Spese per i concorsi di accesso in carriera. Fitto o concessione di immobili per lo svolgimento delle prove scritte. Noleggio tavoli e sedie. Spese accessorie.	0,00	0,00	0,00
	144	Spese telefoniche	41.899,97	38.560,72	32.607,46
	145	Spese di tipografia, stampa, etc. per pubblicazioni relative all'attività istituzionale dell'Amministrazione nonché spese di traduzione per l'attività del R.G.T.	0,00	0,00	0,00
	146	Spese di pubblicità	0,00	0,00	0,00
	147	Partecipazione a manifestazioni, mostre, congressi	0,00	0,00	0,00

(segue all. n. 2)

Tipologia	Capitolo	Denominazione	2015	2016	2017
Funzio- namento	150	Provvidenze a favore del personale in servizio, di quello cessato dal servizio e delle loro famiglie.	29.167,00	32.643,00	26.949,00
	152	Rimborsi per eccedenze di riscossione	41.923,01	23.305,13	92.053,72
	153	Equo indennizzo al personale civile per la perdita dell'integrità fisica subita per infermità contratta per causa di servizio. Rimborso in favore dell'Inail di somme erogate ai dipendenti dell'Amministrazione.	7.204,90	262,84	13.788,24
	154	Fondo unico di Amministrazione per il miglioramento dell'efficacia e dell'efficienza dei servizi istituzionali.	1.743,84	110.442,82	1.453.222,56
	156	Fondo per il trattamento economico accessorio dei dirigenti di prima fascia.	-	-	-
	170	Spese per liti e contrattuali. Interessi sui depositi cauzionali. Spese per sanzioni amministrative.	24.232,00	26.692,77	3.020,07
	175	Assicurazione contro i rischi professionali e la responsabilità civile dei dirigenti	0,00	2.788,92	2.974,20
	176	Oneri a carico dell'Amministrazione per l'utilizzazione a tempo determinato di lavoratori socialmente utili	0,00	0,00	0,00
	totale		29.604.061,00	00.000.000,00	00.000.000,55
Interventi	161	Pagamento di quote di onorari ai notai o ai loro eredi. Incameramento delle quote stesse da parte dell'Amministrazione degli archivi notarili per prescrizione.	-	-	-
	162	Versamento di quote di onorari e di contributi alla Cassa nazionale del notariato	286.483.154,00	000.000.000,00	000.000.000,46
	163	Restituzione di depositi cauzionali	0,00	0,00	0,00
	164	Versamento ai Consigli notarili delle sanzioni pecuniarie dovute dai notai	484.010,48	451.658,77	646.820,63
	165	Somme addebitate coattivamente per spese non imputabili all'Amministrazione degli archivi notarili	0,00	0,00	4.082.273,34
	166	Valori bollati	698.806,35	715.004,47	711.753,14
	167	Tasse ipotecarie e imposte di registro	844.240,00	832.639,00	878.620,70

(segue all. n. 2)

Tipologia	Capitolo	Denominazione	2015	2016	2017
Interventi	168	Versamento al "Fondo dei sopravanzi degli Archivi notarili" delle ritenute in conto pensione e dei proventi delle pene pecuniarie applicate per contravvenzioni concernenti l'ordinamento del notariato e degli Archivi notarili	240.469,90	0,00	0,00
	totale		288.750.680,00	000.000.000,00	000.000.000,27
Oneri comuni di parte corrente	116	Indennità per una sola volta in luogo di pensione, indennità di licenziamento e similari. Spese derivanti dalla ricongiunzione dei servizi. Versamenti all'Istituto nazionale della previdenza sociale, pensioni ordinarie ed altri assegni fissi relativi ad anni pregressi	0,00	0,00	0,00
	169	Somma da versare in entrata a titolo di ammortamento di beni patrimoniali.	20.650,00	20.650,00	20.650,00
	171	Fondo per le spese impreviste	0,00	0,00	0,00
	totale		20.650,00	20.650,00	20.650,00
Investi- menti	501	Acquisto e costruzione di immobili. Trasformazione e miglioramento di immobili di proprietà dell'Amministrazione	11.826.562,08	942.743,67	9.640.514,47
	503	Ristrutturazione, trasformazione e miglioramento di immobili di cui l'Amministrazione ha l'uso gratuito perpetuo.	494.604,42	32.827,32	521.562,23
	505	Spese per la realizzazione ed il potenziamento degli impianti e delle attrezzature del sistema informativo.	272.219,43	649.820,87	201.887,98
	506	Attrezzature e sistemi, compresa la microfilmatura degli atti nonché la gestione dei servizi e degli impianti, destinati all'ammodernamento dei servizi e ad innovazioni tecnico-scientifiche.	135.012,52	147.764,57	93.975,47
	totale		12.728.398,45	1.773.156,00	00.000.000,15
Oneri comuni di conto capitale	502	Avanzi da reimpiegare	0,00	0,00	0,00
	totale		0,00	0,00	0,00
totale generale			331.103.791,00	000.000.000,00	000.000.000,97

Fonte: elaborazione Corte dei conti su dati dell'Ufficio centrale del bilancio.

All. n. 3

AMMINISTRAZIONE DEGLI ARCHIVI NOTARILI IMMOBILI NON DI PROPRIETÀ DELLO STATO
REGIONE	COMUNE	INDIRIZZO	TIPO DETENZIONE
Xxxxxx-Romagna	Parma	Via Atene	Appalto servizi di archiviazione
Xxxxxx-Romagna	Xxxxxxxx	Xxx Xxxx, 00	Comodato non governativo
Friuli-Venezia Giulia	Pordenone	Xxx X. Xxxxxxx, 00	Xxxxxxxxx
Xxxxx	Xxxxxxx (Xx)	Xxxxx xxxxx Xxxxxxxxxx, 000/X	Xxxxxxxxx
Xxxxx	Xxxxxx	Xxx Xxxxxxxxxxx, 00	Xxxxxxxxx
Xxxxx	Xxxxxxx (Xx)	Xxx Xxxxxxxxx, 0000	Xxxxxxxxx
Xxxxxxx	Xxxxxxx	Xxx Xxxxxxx Xxxxxxxx	Xxxxxxxxxxx xx xxxxx
Xxxxxxxxx	Xxxxxxx (Xx)	Xxx Xxxxx, 000	Xxxxxxx xxxxxxx xx xxxxxxxxxxxxx
Xxxxxxxxx	Xxxxxxx	Xxx Xxxxxxxx, 00	Xxxxxxx xxxxxxx xx xxxxxxxxxxxxx
Xxxxxxxxx	Xxxxx	Xxx Xxxxxxx, 00	Xxxxxxxxxxx xx xxxxx
Xxxxxxxxx	Xxx Xxxxxxx Xxxxxxxxxx (Xx)	Xxx Xxxxxxxxx, 0	Xxxxxxxxx
Xxxxxx	Xxxxxx Xxxxxx	Xxx Xxxx X'Xxxxxxxx, 0/X	Xxxxxxxxxxx xx xxxxx
Xxxxxxxx	Xxxxx (Xx)	Xxx X. Xxxxxxx, 00	Xxxxxxxxx
Xxxxxxxx	Xxxxxx	Xxxxx Xxxxxx Xxxxxx, 000	Xxxxxxxxx
Xxxxxx	Xxxx	Xxx X. Xxxxxxxxxxxxxxx, 0/X 00	Xxxxxxxxx
Xxxxxx	Xxxx	Xxx Xxxxxxxx, 00/00	Xxxxxxxxx
Xxxxxx	Xxxxxxxx	Xxxxx Xxxxxxx, 00	Xxxxxxxxx
Xxxxxxx	Xxxxxxx	Xxx Xxxxxx XXX Xxxx Xxxxxxxxxxx, 00/00	Xxxxxxxxx
Xxxxxxx	Xxxxxx (Xx)	Xxx Xxxxxxxx, 00	Xxxxxxxxx
Xxxxxxx	Xxxxxxxx	Xxx Xxxxxxxx, 00/X	Xxxxxxxxx
Xxxxxxx	Xxxxxxx	Xxx X. Xxxxx, 0	Xxxxxxxxx
Xxxxxxxx-Xxxx Xxxxx	Xxxxxxx	Xxx Xxxxxxx, 0	Xxxxxxxxx
Xxxxx x'Xxxxx	Xxxxx	Xxx xxxxxxxxxx xx Xxxxx, 0	Xxxxxxxxxxx xx xxxxx
Xxxxxx	Xxxxxxx	Via delle Absidi, 2	Locazione

Fonte: elaborazione Corte dei conti su dati Ufficio centrale archivi notarili.

All. n. 4

AMMINISTRAZIONE DEGLI ARCHIVI NOTARILI MANUTENZIONE ORDINARIA IMMOBILI ANNI 2015-2017
Archivio	2015		2016		2017
	Spesa	mq	Spesa	mq	Spesa	mq
Archivio notarile distrettuale di Agrigento	19.384,64	805	6.576,90	805	18.651,45	805
Archivio notarile distrettuale di Alessandria	9.271,47	1.300	10.748,65	1.300	7.884,42	1.300
Archivio notarile distrettuale di Ancona	3.643,53	1.713	1.448,14	1.713	2.943,25	1.713
Archivio notarile distrettuale di Aosta	3.243,98	600	1.950,78	600	3.082,94	600
Archivio notarile distrettuale di Arezzo	6.889,33	783	6.417,05	783	11.755,57	783
Archivio notarile distrettuale di Ascoli Xxxxxx	2.494,90	434	2.300,55	434	5.310,38	434
Archivio notarile distrettuale di Asti	5.233,93	690	2.293,60	690	9.761,20	690
Archivio notarile distrettuale di Avellino	10.022,14	1.133	10.356,58	1.133	5.984,58	1.133
Archivio notarile distrettuale di Bari xxx Xxxxxxxxxxxxxxx	0.000,00	450	2.320,00	450	1.045,00	450
Archivio notarile distrettuale di Bari xxx Xxxxxxxx	00.000,00	733	6.208,48	733	7.458,81	733
Archivio notarile distrettuale di Belluno	6.771,54	1.063	3.745,40	1.063	5.345,08	1.063
Archivio notarile distrettuale di Benevento	5.540,79	1.559	12.735,42	1.559	16.946,66	1.559
Archivio notarile distrettuale di Bergamo	6.464,71	700	2.708,66	700	4.752,95	700
Archivio notarile distrettuale di Biella	6.142,62	1.211	6.661,20	1.211	6.374,66	1.211
Archivio notarile distrettuale di Bologna	24.962,51	5.242	117.353,37	5.242	38.581,51	5.242
Archivio notarile distrettuale di Bolzano	3.397,75	515	9.136,95	515	8.981,10	515
Archivio notarile distrettuale di Brescia via Montebello n. 2/b	23.680,72	1.510	18.241,95	1.510	15.112,00	1.510
Archivio notarile distrettuale di Brescia via Montebello n. 5	10.935,00	1.050	7.850,00	1.050	11.680,00	1.050
Archivio notarile distrettuale di Brindisi	9.928,90	400	1.823,90	400	13.141,71	400
Archivio notarile distrettuale di Cagliari	19.273,77	1.140	17.040,15	1.140	6.593,72	1.140
Archivio notarile sussidiario di Caltagirone (CT)	19.850,00	900	1.650,00	900	850,00	900

(segue all. n. 4)

Archivio	2015		2016		2017
	Spesa	mq	Spesa	mq	Spesa	mq
Archivio notarile distrettuale di Caltanissetta xxx Xxxxxxx	00.000,00	800	5.994,59	800	4.600,00	800
Archivio notarile distrettuale di Caltanissetta xxx Xxxxxxxxx	0.000,00	400	2.350,00	400	1.091,00	400
Archivio notarile distrettuale di Campobasso	6.377,16	900	5.698,32	900	14.905,82	900
Archivio notarile sussidiario di Casale Monferrato (AL)	1.250,00	529	423,00	529	854,00	529
Archivio notarile distrettuale di Cassino	18.003,28	503	12.756,36	503	9.942,82	503
Archivio notarile distrettuale di Catania	29.809,92	1.570	15.683,78	1.570	29.015,60	1.570
Archivio notarile distrettuale di Catanzaro	5.868,53	426	1.727,52	426	713,70	426
Archivio notarile distrettuale di Chieti	24.341,72	800	17.022,42	800	7.912,62	800
Archivio notarile distrettuale di Como	3.599,45	1.303	2.024,13	1.303	8.196,48	1.303
Archivio notarile distrettuale di Cosenza	10.081,82	460	12.909,13	460	10.902,50	460
Archivio notarile distrettuale di Cremona	1.156,71	760	2.412,21	760	8.877,79	760
Archivio notarile distrettuale di Cuneo	1.566,53	750	799,10	750	5.723,12	750
Archivio notarile distrettuale di Enna	1.277,51	820	408,64	820	4.671,23	820
Archivio notarile distrettuale di Ferrara	3.274,48	479	7.252,41	479	4.421,28	479
Archivio notarile distrettuale di Firenze	19.505,76	1.210	14.135,18	1.210	15.684,75	1.210
Archivio notarile distrettuale di Foggia	10.830,50	900	11.106,15	900	4.501,80	900
Archivio notarile distrettuale di Forlì	17.118,66	1.977	25.113,55	1.977	11.328,08	1.977
Archivio notarile distrettuale di Frosinone	5.162,58	450	2.800,93	450	2.960,56	450
Archivio notarile distrettuale di Genova	32.803,23	2.613	39.042,58	2.613	6.557,50	2.613
Archivio notarile distrettuale di Gorizia	1.748,40	250	3.798,28	250	2.731,22	250
Archivio notarile distrettuale di Grosseto	2.793,07	534	2.098,40	534	7.267,64	000
Xxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxxxxxx xx Xxxxx (XX)	6.478,28	1.100	5.692,46	1.100	3.450,00	1.100

(segue all. n. 4)

Archivio	2015		2016		2017
	Spesa	mq	Spesa	mq	Spesa	mq
Archivio notarile distrettuale di La Spezia	6.663,08	402	25.071,00	402	6.338,83	402
Archivio notarile sussidiario di Lagonegro (PZ)	5.200,00	1.293	4.850,00	1.293	5.671,54	1.293
Archivio notarile sussidiario di Lamezia Terme (CZ)	1.400,00	564	970,00	564	500,20	564
Archivio notarile sussidiario di Lanciano (CH)	1.050,00	1.980	890,00	1.980	576,45	1.980
Archivio notarile distrettuale di L'Aquila	1.586,00	194	650,00	194	3.416,00	194
Archivio notarile distrettuale di Latina	7.023,03	802	7.015,65	802	15.238,53	802
Archivio notarile distrettuale di Lecce	15.347,86	1.384	168.722,71	1.384	15.328,24	1.384
Archivio notarile distrettuale di Livorno	7.575,18	635	6.177,27	635	12.608,22	635
Archivio notarile distrettuale di Lucca	45.813,62	1.687	15.373,60	1.687	25.285,03	1.687
Archivio notarile sussidiario di Lucera	280,00	694	245,00	694	140,91	694
Archivio notarile distrettuale di Macerata	5.854,63	800	6.495,47	800	7.190,51	800
Archivio notarile distrettuale di Mantova	2.269,20	648	4.350,77	648	3.587,94	648
Archivio notarile sussidiario di Massa	315,00	382	295,00	382	279,00	382
Archivio notarile distrettuale di Matera	6.542,90	862	13.386,63	862	14.557,28	862
Archivio notarile distrettuale di Messina	14.919,12	1.500	13.080,35	1.500	8.654,83	1.500
Archivio notarile distrettuale di Milano	13.791,25	6.500	25.468,80	6.500	11.184,42	6.500
Archivio notarile distrettuale di Modena	27.633,48	1.667	11.184,79	1.667	11.282,00	1.667
Archivio notarile distrettuale di Napoli	45.277,76	4.100	52.702,68	4.100	64.667,82	4.100
Archivio notarile distrettuale di Novara	25.932,35	1.330	10.729,08	1.330	17.373,27	1.330
Archivio notarile sussidiario di Oristano	3.950,00	980	3.650,00	980	4.531,28	980
Archivio notarile distrettuale di Padova	7.551,19	1.140	6.148,80	1.140	8.996,20	1.140
Archivio notarile distrettuale di Palermo	22.592,08	1.478	51.500,00	1.478	11.530,21	1.478

(segue all. n. 4)

Archivio	2015		2016		2017
	Spesa	mq	Spesa	mq	Spesa	mq
Archivio notarile distrettuale di Palmi (RC)	17.335,08	1.000	10.074,35	1.000	16.547,11	1.000
Archivio notarile distrettuale di Parma	13.290,67	1.100	21.528,22	1.100	13.626,54	1.100
Archivio notarile distrettuale di Pavia xxx Xxxxxxx	0.000,00	457	2.043,50	457	4.117,50	457
Archivio notarile distrettuale di Pavia (San Xxxxxxx Siccomario)	3.607,66	620	1.326,75	620	2.607,75	620
Archivio notarile distrettuale di Perugia	647,21	1.327	1.293,20	1.327	2.251,58	1.327
Archivio notarile distrettuale di Pesaro	6.764,27	900	5.912,47	900	9.335,93	900
Archivio notarile distrettuale di Piacenza	4.791,12	1.400	4.859,54	1.400	8.221,95	1.400
Archivio notarile distrettuale di Pisa	2.480,26	485	3.864,96	485	3.161,60	485
Archivio notarile distrettuale di Pordenone	47.645,78	450	6.772,27	450	3.483,06	450
Archivio notarile distrettuale di Potenza	2.004,36	350	1.311,50	350	986,00	350
Archivio notarile distrettuale di Potenza via Sant'Elia	-	-	-	-	3.401,25	2.600
Archivio notarile distrettuale di Ragusa con sede in Modica	9.145,80	723	9.031,87	723	10.011,30	723
Archivio notarile distrettuale di Ravenna	7.262,62	611	2.104,81	611	2.250,90	000
Xxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxxxxxx xx Xxxxxx Xxxxxxxx	9.039,63	330	9.252,67	330	3.455,65	330
Archivio notarile distrettuale di Reggio Xxxxxx	3.141,18	2.000	3.006,98	2.000	12.691,38	2.000
Archivio notarile sussidiario di Rieti	720,00	470	680,00	470	732,00	470
Archivio notarile distrettuale di Roma	4.138,24	3.506	6.694,14	3.506	18.850,83	3.506
Archivio notarile distrettuale di Rovigo	3.655,12	381	12.824,03	381	6.870,47	381
Archivio notarile distrettuale di Santa Xxxxx Xxxxx Vetere (CE)	10.945,23	3.618	8.927,35	3.618	14.934,65	3.618
Archivio notarile distrettuale di Salerno	23.902,72	4.013	41.469,27	4.013	75.411,65	4.013
Archivio notarile distrettuale di Sanremo (IM)	11.369,37	309	5.086,17	309	4.434,55	309
Archivio notarile distrettuale di Sassari	12.251,91	1.850	52.828,99	1.850	10.211,82	1.850

(segue all. n. 4)

Archivio	2015		2016		2017
	Spesa	mq	Spesa	mq	Spesa	mq
Archivio notarile distrettuale di Savona	8.912,72	729	3.205,10	729	10.784,86	000
Xxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxxxxx xx Xxxxxxx (XX)	3.200,00	444	2.627,00	444	2.878,25	444
Archivio notarile distrettuale di Siena	26.209,94	1.166	13.342,96	1.166	22.719,99	1.166
Archivio notarile distrettuale di Siracusa	6.075,80	558	7.374,90	558	6.588,00	558
Archivio notarile distrettuale di Sondrio	5.083,13	885	3.228,12	885	5.265,52	885
Archivio notarile distrettuale di Taranto	9.552,58	2.540	18.824,74	2.540	16.440,29	2.540
Archivio notarile distrettuale di Teramo	5.846,15	611	6.922,56	611	2.456,27	611
Archivio notarile sussidiario di Termini Imerese (PA)	4.980,00	940	2.350,54	940	5.016,90	940
Archivio notarile distrettuale di Terni	2.589,45	470	4.007,70	470	3.242,16	470
Archivio notarile distrettuale di Torino	19.176,08	2.250	14.513,41	2.250	13.932,42	2.250
Archivio notarile distrettuale di Trani (BA)	12.290,50	590	15.840,54	590	11.558,00	590
Archivio notarile distrettuale di Trapani	20.014,32	2.357	56.447,78	2.357	9.090,20	2.357
Archivio notarile distrettuale di Trento	5.874,74	847	8.856,97	847	23.634,36	847
Archivio notarile distrettuale di Treviso	7.856,80	1.000	6.120,13	1.000	6.249,45	1.000
Archivio notarile distrettuale di Trieste	18.361,00	2.270	12.357,57	2.270	12.897,24	2.270
Archivio notarile distrettuale di Udine	18.207,58	1.500	15.151,83	1.500	12.524,52	1.500
Archivio notarile distrettuale di Venezia	18.823,56	1.300	16.187,74	1.300	9.343,72	1.300
Archivio notarile distrettuale di Verbania	3.954,02	890	5.333,84	890	2.251,65	890
Archivio notarile distrettuale di Verona	18.384,46	800	5.410,87	800	7.244,36	800
Archivio notarile distrettuale di Vicenza	4.041,37	1.380	13.825,86	1.380	11.262,34	1.380
Archivio notarile distrettuale di Viterbo	17.839,62	730	5.996,02	730	8.001,40	730
Ufficio centrale archivi notarili (Roma)	165.931,24	3.800	304.313,85	3.800	134.695,32	3.800
Totale	1.315.620,84	128.444	1.622.907,54	128.444	1.183.157,90	131.044

Fonte: elaborazione Corte dei conti su dati Ufficio centrale archivi notarili.

All. n. 5

AMMINISTRAZIONE DEGLI ARCHIVI NOTARILI MANUTENZIONE ORDINARIA IMMOBILI ANNI 2015-2017
Archivio	2015	2016	2017
	Spesa/mq	Spesa/mq	Spesa/mq
Archivio notarile distrettuale di Agrigento	24,08	8,17	23,17
Archivio notarile distrettuale di Alessandria	7,13	8,27	6,06
Archivio notarile distrettuale di Ancona	2,13	0,85	1,72
Archivio notarile distrettuale di Aosta	5,41	3,25	5,14
Archivio notarile distrettuale di Arezzo	8,80	8,20	15,01
Archivio notarile distrettuale di Ascoli Xxxxxx	5,75	5,30	12,24
Archivio notarile distrettuale di Asti	7,59	3,32	14,15
Archivio notarile distrettuale di Avellino	8,85	9,14	5,28
Archivio notarile distrettuale di Bari via Devitofrancesco	8,96	5,16	2,32
Archivio notarile distrettuale di Bari via Campione	33,52	8,47	10,18
Archivio notarile distrettuale di Belluno	6,37	3,52	5,03
Archivio notarile distrettuale di Benevento	3,55	8,17	10,87
Archivio notarile distrettuale di Bergamo	9,24	3,87	6,79
Archivio notarile distrettuale di Biella	5,07	5,50	5,26
Archivio notarile distrettuale di Bologna	4,76	22,39	7,36
Archivio notarile distrettuale di Bolzano	6,60	17,74	17,44
Archivio notarile distrettuale di Brescia via Montebello n. 2/b	15,68	12,08	10,01
Archivio notarile distrettuale di Brescia via Montebello n. 5	10,41	7,48	11,12
Archivio notarile distrettuale di Brindisi	24,82	4,56	32,85
Archivio notarile distrettuale di Cagliari	16,91	14,95	5,78
Archivio notarile sussidiario di Caltagirone (CT)	22,06	1,83	0,94

(segue all. n. 5)

Archivio	2015	2016	2017
	Spesa/mq	Spesa/mq	Spesa/mq
Archivio notarile distrettuale di Caltanissetta via Valenti	17,22	7,49	5,75
Archivio notarile distrettuale di Caltanissetta via Colajanni	6,13	5,88	2,73
Archivio notarile distrettuale di Campobasso	7,09	6,33	16,56
Archivio notarile sussidiario di Casale Monferrato (AL)	2,36	0,80	1,61
Archivio notarile distrettuale di Cassino	35,79	25,36	19,77
Archivio notarile distrettuale di Catania	18,99	9,99	18,48
Archivio notarile distrettuale di Catanzaro	13,78	4,06	1,68
Archivio notarile distrettuale di Chieti	30,43	21,28	9,89
Archivio notarile distrettuale di Como	2,76	1,55	6,29
Archivio notarile distrettuale di Cosenza	21,92	28,06	23,70
Archivio notarile distrettuale di Cremona	1,52	3,17	11,68
Archivio notarile distrettuale di Cuneo	2,09	1,07	7,63
Archivio notarile distrettuale di Enna	1,56	0,50	5,70
Archivio notarile distrettuale di Ferrara	6,84	15,14	9,23
Archivio notarile distrettuale di Firenze	16,12	11,68	12,96
Archivio notarile distrettuale di Foggia	12,03	12,34	5,00
Archivio notarile distrettuale di Forlì	8,66	12,70	5,73
Archivio notarile distrettuale di Frosinone	11,47	6,22	6,58
Archivio notarile distrettuale di Genova	12,55	14,94	2,51
Archivio notarile distrettuale di Gorizia	6,99	15,19	10,92
Archivio notarile distrettuale di Grosseto	5,23	3,93	13,61
Archivio notarile distrettuale di Ivrea (TO)	5,89	5,17	3,14
Archivio notarile distrettuale di La Spezia	16,57	62,37	15,77