Art. 1 Oggetto dell’appalto

CAPITOLATO SPECIALE PER L’AFFIDAMENTO DEL SERVIZIO DI CUSTODIA E GESTIONE IN OUTSOURCING DELL’ARCHIVIO GENERALE DI DEPOSITO PER IL TRIENNIO 01/03/2018 – 01/03/2020

Art. 1

Oggetto dell’appalto

L’appalto consiste nell’affidamento in outsourcing dell’archivio generale di deposito del Comune di Mosciano, relativamente ai servizi di: presa in carico, custodia, versamenti ciclici, ricerche per consultazioni dei documenti cartacei dell’Ente, scarto e smaltimento scarti.

Art. 2 Materiale di archiviazione

Il materiale documentario conservato nell’archivio in oggetto in n. 1.037 scatole, per un totale di circa n. 650 metri lineari, è attualmente in custodia presso il deposito della Ditta Cisia Progetti s.r.l. in Mosciano Sant’Angelo (Teramo), Via del Progresso s.n.c. (tel. 085/0000000 – fax 085/0000000).

I documenti facenti parte del predetto archivio sono già classificati, censiti e risultano in un apposito elenco di consistenza.

L’unità minima di archiviazione è il faldone.

Art. 3 Servizi

Per servizi inerenti alla gestione delle attività oggetto del presente capitolato si intendono, in via sintetica, le seguenti cinque attività sotto riportate:

1. La prima denominata “Presa in Carico” che si identifica con la predisposizione del materiale documentario per il trasporto attraverso le seguenti fasi in ordine di successione: selezione, sanificazione, condizionamento, censimento, redazione di elenco analitico di consegna, inscatolamento, trasporto.

2. La seconda denominata “Custodia documenti” che si identifica con la custodia dei documenti elencati nell’art. 2 del presente capitolato, in ambiente di massima sicurezza.

3. La terza denominata “Ricerche per Consultazioni” che si identifica con: la ricerca ed evasione dei documenti che necessitano all’Ente per le relative consultazioni.

4. La quarta denominata “Versamenti” che si identifica con: il prelievo ciclico degli archivi, che migrano dalla gestione degli archivi correnti a quella di deposito. La seguente attività osserverà la stessa metodologia della prima fase o Presa in Carico.

5. La quinta denominata “Smaltimento” che si identifica con: la distruzione o macerazione dei documenti che hanno superato il limite temporale di custodia. L’aggiudicatario produrrà l’elenco di scarto che sottoporrà all’Ente e alla Soprintendenza Archivistica dell’Abruzzo e del Molise, i quali autorizzeranno lo smaltimento.

Art. 4 Descrizione servizi

Presa in carico

Il servizio prevede le seguenti attività:

• La selezione consiste nella separazione del materiale d’archivio da ciò che non costituisce documento, ossia stampati e modulistica superata in bianco, Gazzette Ufficiali, B.U.R.A., libri e pubblicazioni in genere anche di tipo amministrativo-giuridico da proporre per l’eliminazione senza richiesta di autorizzazione alla Soprintendenza Archivistica dell’Abruzzo e del Molise, ovvero da versare nella Biblioteca comunale.

• La sanificazione consiste in una operazione di semplice spolveratura della documentazione da trasferire, nel caso si rilevi solo accumulo di polvere, ovvero in una vera e propria disinfestazione ove le condizioni igieniche lo richiedano.

• Il condizionamento consiste nella sistemazione e confezionamento in faldoni della documentazione raccolta impropriamente in sacchi, scatole, pacchi, cataste di fascicoli o atti sciolti. In quest’ultimo caso si provvederà, ove possibile, al ricollocamento delle carte sfuse nei fascicoli originari oppure alla creazione di fascicoli ex-novo, denominati secondo l’oggetto comune alle carte che li costituiscono. Quando non sia possibile ricondurre ad un unico argomento gli atti sfusi, questi verranno fascicolati sotto la generica voce di “atti vari”.

Il condizionamento consiste, altresì, nella sostituzione dei faldoni logori o danneggiati con altrettanti nuovi, preoccupandosi di recuperare i dati informativi eventualmente presenti sui dorsi originali che verranno riportati sulle nuove unità di conservazione.

• Il censimento consiste – previa attribuzione ad ogni faldone (sia originale che di nuova costituzione) di un numero progressivo che contrassegni una catena numerica consecutiva – nella verifica e rilevazione del rispettivo contenuto, ossia degli oggetti dei singoli fascicoli che lo compongono, dei relativi estremi cronologici, dei codici o della denominazione completa delle categorie e classi di titolario cui afferiscono. Nell’ipotesi particolare che i faldoni contengano un unico grande fascicolo o più fascicoli relativi ad uno stesso oggetto, o ancora documentazione omogenea di tipo seriale (es. determine, fascicoli personali, mandati, reversali etc.) sarà sufficiente un’unica descrizione complessiva per ognuno di loro, integrata, ove possibile, da qualche dato alfabetico o numerico utile per la ricerca (es. fascicoli personali dalla lettera … alla…; contratti dal n° …. al…). Per la documentazione cronologicamente afferente alla sezione storica, ma non compresa nell’inventario esistente, si dovrà procedere, in un secondo momento presso le strutture della ditta aggiudicataria, alla sua integrazione a detto specifico strumento di ricerca, previe operazioni di scarto autorizzate. Essa allora andrà enucleata dall’elenco complessivo di consegna e aggiunta in calce all’inventario, oppure in tale elenco andrà evidenziata la sua appartenenza ad una selezione d’archivio diversa.

I documenti custoditi presso la Cisia Progetti s.r.l. sono già classificati e censiti secondo i metodi e sistemi in atto presso la suddetta ditta.

• La redazione di un elenco analitico di consegna consiste nella produzione in formato sia cartaceo che digitale (.xls) di una lista dei fascicoli censiti con tutte le informazioni ad essa attinenti (n° faldone, n° di fascicolo, oggetto, date, classificazione). Detto elenco dovrà essere inviato anche alla Soprintendenza Archivistica per l’Abruzzo su supporto informatico.

• L’inscatolamento consiste nel riporre i faldoni in scatole di imballaggio secondo la sequenza con cui è avvenuto il censimento ovvero, per la documentazione in precedenza affidata alla Xxxxx Xxxxxxxx s.r.l., secondo l’ordine numerico del condizionamento allora operato, per il successivo trasporto ed archiviazione nelle strutture della ditta aggiudicataria.

Sulle scatole, anch’esse opportunamente numerate, verranno riportate tutte le informazioni relative ai singoli faldoni e fascicoli che contengono, nonché quelle relative a questo Ente e alla data di presa in carico.

• Il trasporto consiste nel trasferire tutta la documentazione oggetto del presente procedimento di outsourcing dai locali della Cisia Progetti s.r.l. in Mosciano X. Xxxxxx, su furgoni opportunamente coperti, nei depositi della ditta aggiudicataria, ove sarà ricollocata secondo la sequenza numerica dei contenitori attribuita in fase di censimento.

Custodia Documenti

Le scatole contenenti i documenti dell’Ente saranno informatizzate aggiungendo al numero di scatola precedentemente apposto i riferimenti dell’ubicazione (corridoio, scaffale, ripiano) e poi infine collocate in idonei scaffali a norma, con portata carico uniformemente distribuito e non superiore al peso da sopportare.

Il deposito, dove verranno custoditi i documenti dell’Ente, dovrà avere le seguenti caratteristiche di base:

• La distanza tra la sede dell’Ente e il deposito dell’aggiudicatario non dovrà essere superiore a 50 Km., per poter consentire una agevole esecuzione delle richieste di consultazione e per facilitare rapide ispezioni da parte del personale dell’Amministrazione Comunale:

• Essere in possesso del certificato di prevenzione incendi, regolarmente rilasciato, non scaduto, dal Comando Provinciale dei Vigili del Fuoco ed inerente al sito dove verranno portati i documenti:

• Essere dotato dei sistemi di antintrusione e rilevatori di fumo, con collegamento 24 ore su 24 società di Vigilanza o Comando dei Carabinieri/Polizia di Stato;

• Essere dotato di impianto di spegnimento incendi nebulizzante ad acqua pressurizzata o similari (sono vietati impianti con l’utilizzo di spegnimento mediante l’uso di acqua diretta, schiume ed altri dispositivi che potrebbero danneggiare in modo irreparabile i documenti);

• Essere dotato di gruppo elettrogeno per garantire il funzionamento degli impianti anche in caso di interruzione temporanea di energia elettrica;

• Essere dotato di idonei spazi per collocare il materiale documentale già esistente e per accogliere i nuovi versamenti, nonché per la consultazione del materiale documentale stesso.

Ricerche per Consultazioni

L’Ente potrà richiedere, per uso interno o di terzi autorizzati, documenti da consultare.

A tal proposito l’aggiudicatario dovrà fornire all’Ente un software in ambiente web, in grado di acquisire le richieste dei documenti da consultare e lasciare traccia di tutte le transazioni effettuate. Per quanto riguarda la sicurezza informatica, il software dovrà avere le seguenti caratteristiche:

a. Identificazione degli utenti: l'accesso al sistema avverrà con un normale browser internet, il login al sistema sarà garantito mediante l'inserimento di user-id, password.

b. Log degli accessi: tutte le attività effettuate dagli utenti all'interno del sistema dovranno essere r registrate ed archiviate in un data-base che sarà consultabile per controllare e verificare tutti gli accessi effettuati.

c. Sicurezza delle trasmissioni: l'accesso al sistema di gestione dei documenti dovrà avvenire esclusivamente tramite browser su connessione protetta SSL. Tutti i dati scambiati tra il browser e il server web saranno cifrati, con dispositivi antintrusione e software antivirus.

d. Backup giornalieri automatici tra sistemi diversi.

L’Ente farà pervenire all’aggiudicatario i riferimenti, dei documenti che devono essere consultati.

L’aggiudicatario effettuerà le ricerche e farà pervenire quanto richiesto con le seguenti modalità di evasione:

a. Per la richiesta di documenti in originale, l’aggiudicatario dovrà effettuare la consegna due volte la settimana e successivamente il ritiro, direttamente alla sede dell’Ente, con personale diretto o di terzi.

b. Per la richiesta di documenti in copia, l’aggiudicatario dovrà effettuare l’invio mediante posta elettronica, presso l’account segnalato di volta in volta dall’Ente entro le otto ore lavorative, successive alla data di richiesta.

c. Per le consultazioni “on line”, l’aggiudicatario dovrà rendere disponibile il documento digitalizzato direttamente sul Web entro le otto ore lavorative successive all’ora della richiesta.

d. Nel caso fosse necessario all’Ente richiedere documenti in quantità superiore alle cinquanta unità, l’aggiudicatario dovrà comunicare la data dell’evasione che, in ogni caso, non dovrà superare 10 giorni lavorativi dalla data della richiesta.

e. Le richieste di documentazione potranno essere evase solo ed esclusivamente se formulate dal relativo Responsabile dei Servizi o da chi formalmente abilitato dall’Ente.

Versamenti

L’Ente potrà ritenere opportuno affidare all’aggiudicatario tutti i documenti che terminano il ciclo della gestione corrente, da aggregare agli archivi già in deposito. L’aggiudicatario, con ciclo semestrale dovrà provvedere alla presa in carico, custodia e ricerche per consultazioni, con le stesse metodologie sopra riportate.

I versamenti dovranno avvenire secondo le seguenti procedure.

L’Ente ed il suo ufficio competente presenterà all’aggiudicatario, una proposta di versamento, con i seguenti elementi informativi:

a. ufficio di provenienza, tipologia di documenti, quantità in faldoni;

b. elencazione del materiale eventualmente idoneo allo scarto anche in relazione a successive scadenze annuali. Successivamente l’aggiudicatario comunicherà all’Ente la pianificazione delle attività per il prelevamento dei documenti.

Smaltimento

L’aggiudicatario per tutta la durata contrattuale dovrà annualmente produrre ed inviare all’Ente, in riferimento al massimario di scarto, l’elenco, in duplice copia, di tutti quei documenti che potrebbero essere distrutti.

L’Ente invierà una copia alla Soprintendenza Archivistica dell’Abruzzo e del Molise.

Dopo che l’Ente e la Soprintendenza Archivistica avranno autorizzato l’aggiudicatario, per iscritto, si potrà procedere allo smaltimento, come previsto dall’art. 21, comma 1, D. Lgs. n. 42/2004.

Sarà obbligo dell’aggiudicatario attenersi alla normativa vigente per lo smaltimento e consegnare all’Ente il relativo “Formulario Identificativo del Rifiuto”.

Art. 5

Tempistica, modalità e costi della presa in carico

L’aggiudicataria del servizio dovrà effettuare la presa in carico di tutto il materiale depositato presso la Cisia Progetti s.r.l., in qualità di affidataria del servizio di che trattasi per il quinquennio 01.11.2011 – 31.10.2016. La presa in carico dovrà avvenire entro 60 (sessanta) giorni dalla data di consegna lavori, che potrà avvenire anche prima della stipula del formale contratto d’appalto, ad avvenuta aggiudicazione della gara, qualora ricorrano le condizioni di cui all’art. 32, comma 8, del D. Lgs. n. 50/2016.

Durante il predetto periodo, la nuova aggiudicataria dovrà garantire l’evasione delle richieste di consultazione dei documenti a partire da 03 (tre) giorni lavorativi successivi alla presa in carico degli stessi. Fino alla conclusione della presa in carico del suddetto materiale documentario, il pagamento del corrispettivo dovuto dal Comune di Mosciano

Sant’ Angelo per la gestione dei documenti presso la Cisia Progetti s.r.l., come previsto dal contratto in essere, è a carico della nuova aggiudicataria, la quale si impegnerà a versare detto compenso direttamente a Xxxxx Xxxxxxxx s.r.l. dietro rimessa di regolare fattura.

Al fine di consentirne la presa in carico, la Cisia Progetti s.r.l. dovrà posizionare, a bocca del proprio magazzino, tutto il materiale archiviato custodito nelle proprie scatole, imballato e cellophanato su pallets, che saranno forniti alla Cisia Progetti s.r.l., dalla ditta aggiudicataria affinché possa essere agevolmente trasportato presso il magazzino della Ditta aggiudicataria stessa.

Per ogni consegna e per ogni viaggio, la Ditta Cisia Progetti s.r.l. produrrà, rispettivamente, un elenco di inventario e una bolla di accompagnamento, mentre la Ditta aggiudicataria avrà l’onere di controllare l’esatta consistenza del materiale preso in carico mediante spunta tra il contenuto riportato nel tabulato di inventario e le scatole effettivamente rese, sottoscrivendo un apposito verbale di consegna e sollevando in tal modo la Ditta Xxxxx Xxxxxxxx s.r.l. da ogni responsabilità relativamente alla documentazione stessa.

Saranno a cura della Ditta aggiudicataria il carico ed il trasporto, utilizzando propri personale e mezzi, al proprio magazzino di deposito di tutto il suddetto materiale documentario.

Art. 6

Durata e validità dell’affidamento

L’affidamento delle attività previste nel presente disciplinare avrà la durata di anni tre a decorrere dal 01.03.2017 o dalla data di consegna dei lavori, nel caso in cui la relativa procedura di appalto dovesse concludersi successivamente. Al termine del suddetto periodo Triennale, l’Ente ha facoltà di richiedere all’aggiudicatario una congrua proroga per il tempo strettamente necessario all’espletamento di una nuova gara d’appalto, comunque non superiore a 180 (centottanta) giorni.

Art. 7

Oneri a carico dell’aggiudicatario

Nell’espletamento del servizio del presente capitolato, sono a totale ed esclusivo carico dell’aggiudicatario tutti gli oneri relativi allo svolgimento del servizio, quale il:

• trattamento economico, contributivo, assistenziale ed antinfortunistico per il personale impiegato in conformità alle norme ed alle leggi vigenti;

• oneri relativi al possesso dell’immobile dove vengono custoditi i documenti, impianti, ecc..

Art. 8

Oneri a carico dell’Ente

Sono a carico dell’Ente tutti gli oneri relativi a:

• spese per le attività del proprio personale impiegato nei servizi oggetto del presente capitolato;

• pagamento del corrispettivo come previsto dall’art. 10 del presente disciplinare, rispettando l’ammontare e le scadenze delle fatture che l’aggiudicatario emetterà per i servizi oggetto del presente disciplinare.

Art. 9 Copertura assicurativa

In relazione all’intera materia regolata dal presente disciplinare, l’aggiudicatario è obbligato ad avere un contratto per copertura assicurativa con primaria Compagnia di Assicurazione per i seguenti rischi, per un massimale di € 3.000.000,00 (tremilioni/00):

• Furto/rapina, e rischi accessori

• Incendio/allagamento

• Terremoto

• Responsabilità civile per danni alle cose e/o alle persone del committente e/o di terzi, derivanti nell’esecuzione dei servizi contrattuali

• Infedeltà dei dipendenti (Privacy);

• Trasporto documenti.

Art. 10

Corrispettivi del servizio modalità di fatturazione e termini di pagamento

Il corrispettivo annuale spettante all’aggiudicatario in relazione ai servizi del presente capitolato, è onnicomprensivo e comprende lo smaltimento dei documenti oggetto di scarto, nonché le seguenti attività:

o Versamenti per un totale massimo di 250 (duecento) faldoni per anno;

o Ricerche per Consultazioni ad uso interno, dei dipendenti dell’Ente, senza limiti, ivi compresa la consegna di documenti in originale presso gli uffici dell’Ente e successivo ritiro a fine consultazione.

Nel caso di versamenti di faldoni superiori alle 250 unità annue verrà riconosciuto un corrispettivo di € 5,00 oltre IVA, per faldone.

Il corrispettivo sarà liquidato in rate bimestrali dell’intero importo annuale pattuito, dietro presentazione di regolari fatture.

Il pagamento dei corrispettivi, avverrà entro 30 (trenta) giorni decorrenti dalla data di acquisizione al protocollo comunale delle relative fatture in formato elettronico, le quali dovranno indicare con chiarezza, oltre agli elementi specificamente prescritti dalla vigente normativa fiscale e alla descrizione sintetica del servizio cui si riferisce, il prezzo complessivo, la denominazione dell’Ufficio ordinante, il Codice Identificativo di Gara (CIG) e gli estremi dell’impegno della spesa, come comunicati dall’Ufficio ordinante.

La liquidazione della rata relativa al 1° bimestre, decorrente dalla data di consegna dei lavori, sarà effettuata a conclusione della presa in carico da parte dell’aggiudicataria di tutto il materiale già in deposito presso la Cisia Progetti

s.r.l. e sua sistemazione presso il proprio deposito, secondo le modalità stabilite nel precedente art. 5.

Nel caso di ricerche da parte di utenti esterni, regolarmente autorizzati dagli uffici comunali competenti, sono dovuti, con oneri a carico di detti utenti, i seguenti corrispettivi:

Corrispettivo per la ricerca € 8,00 iva compresa a documento

Corrispettivi per la Riproduzione mediante Fotocopiatura o Scansione ottica

• FORMATO A4 Fronte € 0,50 iva compresa Fronte/Retro € 0,70 iva compresa;

• FORMATO A3 Fronte € 0,70 iva compresa Fronte/Retro € 1,00 iva compresa;

• FORMATO A0 € 7,50 iva compresa

Art. 11 Penali

In caso di mancata, irregolare o non puntuale esecuzione delle prestazioni nei termini convenuti l’Ente ha diritto di addebitare le penali di seguito precisate ai sensi dell’art. 1382 C.C..

Per prestazioni eseguite in modo imperfetto l’Ente potrà pretendere dall’aggiudicatario la ripetizione a perfetta regola d’arte nei tempi e con le modalità indicate dall’Ente medesima.

In relazione a quanto precede ed a quanto già precisato negli artt. 3, 4 e 5, al verificarsi del mancato rispetto della tempistica, l’Ente potrà applicare una penale di € 100,00 giornaliere.

Art. 12

Danni al materiale in deposito

L’aggiudicatario si impegna a comunicare tempestivamente all’Ente ogni danno subito dal materiale affidatogli mettendo a disposizione dello stesso tutti quegli elementi utili per l’esecuzione di eventuali perizie.

L’aggiudicatario si impegna, inoltre, a tutelare i diritti dell’Ente nei confronti dei terzi eventualmente responsabili dei danni.

Art. 13

Obbligo di riservatezza e accesso

L’aggiudicatario si impegna a mantenere strettamente riservate tutte le notizie acquisite nell’esecuzione del presente capitolato e relative alle caratteristiche delle attività svolte per l’Ente.

Al momento della cessazione del presente capitolato, l’aggiudicatario consegnerà all’Ente tutto il materiale e la documentazione contenenti informazioni riservate dell’Ente.

L’aggiudicatario si impegna, inoltre, a far rispettare gli obblighi di riservatezza a tutti i suoi dipendenti, collaboratori ed al personale degli eventuali subappaltatori.

L’Ente, ai sensi di quanto previsto dal D. Lgs. n. 196/2003, nomina responsabile del trattamento dati l’aggiudicatario che si dovrà attenere ai compiti fissati nel presente capitolato e dovrà garantire l’Ente di non effettuare alcun trattamento sui dati personali che gli verranno forniti al di fuori delle finalità derivanti dagli obblighi del presente capitolato.

L’aggiudicatario inoltre si obbliga a non divulgare, anche successivamente alla scadenza del presente incarico, notizie relative all’attività svolta dall’Ente, di cui sia venuto a conoscenza nell’esecuzione delle prestazioni contrattuali, nonché a non eseguire né a permettere che altri eseguano copia, estratti, note od elaborazioni di qualsiasi genere degli atti e documenti di cui sia eventualmente venuto in possesso in ragione dell’incarico ad esso affidato e di cui in ogni caso non potrà avvalersi.

In ogni caso è applicabile la disciplina di cui al D. Lgs. n. 196/2003, recante il codice sul trattamento dei dati personali ai fini della tutela della privacy.

Le modalità per l’accesso a terzi devono essere stabilite dall’aggiudicatario nell’ambito delle proprie responsabilità e nel rispetto della normativa vigente (L. n. 241/1990, D. Lgs. n. 42/2004 e D. Lgs. n. 196/2003).

Art. 14 Controlli e ispezioni

L’Amministrazione comunale si riserva il diritto di effettuare senza preavviso controlli, sopralluoghi ed ispezioni al fine di verificare la corretta esecuzione delle prestazioni richieste nonché il rispetto delle disposizioni contenute nel presente capitolato, ivi comprese quelle volte alla verifica della rispondenza dei locali adibiti dall’affidatario alla custodia dei documenti, del possesso dei requisiti obbligatori derivanti dalle vigenti norme e degli impegni contrattualmente stabiliti. L’affidatario solleva espressamente l’Amministrazione comunale da qualsiasi responsabilità in caso di irregolarità riscontrata a seguito di ispezioni operate dagli enti e autorità preposti.

Le verifiche potranno essere condotte direttamente dal Funzionario responsabile dell’Archivio Comunale, ovvero da personale all’uopo individuato dal Comune di Teramo i cui nominativi dovranno essere comunicati per iscritto all’affidatario.

Quest’ultimo dovrà assumere l’onere e l’obbligo di prestare la cooperazione necessaria al fine di garantire la corretta esecuzione delle verifiche stesse, nonché dovrà mettere a disposizione tutti i documenti gestiti per conto del Comune di Teramo e le informazioni ai sensi del D. Lgs. n. 196/2003 che saranno richiesti nel corso di tali verifiche.

Art. 15 Risoluzione dell’incarico

L’Ente avrà facoltà di risolvere l’incarico ai sensi dell’art. 1453 e seguenti del Codice Civile, qualora gli obblighi assunti non dovessero trovare integrale e puntuale adempimento, ed in particolare nei seguenti casi:

• mancato avvio o sospensione volontaria e ingiustificata dell’attività da parte dell’aggiudicatario per un periodo superiore a due mesi.

• violazione degli obblighi previsti dagli articoli: 4 (Descrizione servizi, Caratteristiche essenziali del deposito dove avviene la custodia dei documenti), 5 (Tempistica, modalità e costi della presa in carico), 7 (Oneri a carico dell’aggiudicatario), 9 (Copertura assicurativa), 13 (Obblighi di riservatezza e accesso), 14 (Controlli e ispezioni).

Da parte sua, l’aggiudicatario avrà facoltà di risolvere l’incarico qualora l’Ente non provveda al pagamento dei corrispettivi alle scadenze stabilite, o non conferisca il materiale documentale nei tempi e/o nei modi e/o nelle quantità previste dal presente capitolato, potendosi, altresì, rivalere nei confronti dell’Ente inadempiente riguardo tutte le spese cagionatesi per effetto diretto della risoluzione dell’incarico.

La risoluzione avrà effetto immediato con la formalizzazione a mezzo lettera inviata con raccomandata A.R. o tramite posta elettronica certificata.

Art. 16 Forza maggiore

Le parti non saranno considerate responsabili di eventuali inadempimenti e/o ritardi dovuti a cause di forza maggiore. Con tale termine devono intendersi eventi e/o circostanze di carattere eccezionale o imprevedibile che, malgrado gli interventi di prevenzione e contenimento, le Parti stesse non possono arrestare, evitare o controllare e che impediscono parzialmente o totalmente l’esecuzione dell’incarico.

Al verificarsi di una causa di forza maggiore occorre darne tempestiva comunicazione scritta all’altra Parte mediante raccomandata a.r. o posta elettronica certificata.

Art. 17

Modalità di restituzione dei documenti al termine del periodo di affidamento

Alla scadenza del periodo quinquennale di affidamento del servizio, tutte le spese necessarie per la restituzione dei documenti e quanto altro ricevuto in custodia, saranno poste a carico della ditta aggiudicataria, la quale dovrà contestualmente consegnare il file, in formato ASCII, contenente i dati di archiviazione, unitamente al tracciato record contenente le chiavi di lettura del predetto file.

Nell’ipotesi che il Comune di Mosciano Sant’ Angelo intenda ripristinare la gestione diretta del proprio archivio, la restituzione dei documenti dovrà essere effettuata mediante consegna di tutto il materiale documentario presso i locali dal Comune medesimo adibiti allo scopo.

Nel caso, invece, che, a seguito dell’espletamento di una nuova gara di appalto, il servizio venga affidato ad una ditta diversa da quella che risulterà aggiudicataria del presente affidamento, la restituzione della documentazione avverrà

mediante sua messa a disposizione a bocca del magazzino di deposito di quest’ultima, opportunamente confezionata in modo da poter essere caricata/scaricata dalla nuova aggiudicataria su pallets cellophanati.

Art. 18

Ritiro dei documenti in caso di recesso o risoluzione

In caso di recesso, risoluzione dell’incarico o termine del contratto, tutte le spese necessarie per la restituzione dei documenti e quanto altro in custodia, saranno a carico della parte che avrà chiesto il recesso o la risoluzione dell’incarico stesso, salvo l’accertamento di eventuale colpa. Pertanto in caso di recesso o di risoluzione per colpa o inadempimenti dell’aggiudicatario le spese per la restituzione dei documenti saranno a carico di quest’ultimo.

Verificatosi il recesso o la risoluzione, l’aggiudicatario e l’Ente concorderanno il piano di ritiro definitivo dei documenti, fermo restando l’obbligo a carico dell’Ente di pagare i canoni per i servizi goduti fino al momento dell’effettivo ritiro degli archivi in deposito.

Xxx, per cause addebitabili all’Ente, non si concordasse il piano di ritiro entro gg. 30 (trenta) dall’avvenuto recesso o risoluzione, è necessario stabilire preventivamente gli oneri relativi al canone per i mesi di ulteriore deposito.

Il recesso o la risoluzione non liberano entrambe le parti da qualsivoglia responsabilità in cui siano incorse prima della data di efficacia della cessazione dell’incarico, né libererà l’Ente dalla obbligazione di pagare qualsivoglia somma all’aggiudicatario già dovuta o che diverrà dovuta successivamente.

Art. 19

Deposito cauzionale definitivo

L’affidatario dovrà costituire a favore del Comune di Mosciano Sant’Angelo e a garanzia dell’esatto adempimento degli obblighi scaturenti dall’affidamento del servizio, il deposito cauzionale definitivo nella misura del 10% dell’importo complessivo affidato, anche mediante polizza fidejussoria, contenente la clausola di pagamento su semplice richiesta scritta dell’Amministrazione comunale senza che il garante possa sollevare eccezione alcuna e con l’obbligo di versare la somma richiesta, entro il limite dell’importo garantito, entro un termine massimo di 15 giorni consecutivi dalla richiesta. A tal fine, il documento stesso dovrà prevedere espressamente la rinuncia al beneficio della preventiva escussione del debitore principale, la rinuncia all’eccezione di cui all’art. 1957, comma 2, del codice civile e la sua operatività entro i 15 giorni sopra indicati.

Decorso infruttuosamente tale termine, dovranno essere corrisposti gli interessi pari al tasso legale in corso.

La garanzia dovrà essere immediatamente reintegrata qualora, in fase di esecuzione del contratto, essa sia stata escussa parzialmente o totalmente a seguito di ritardi o altre inadempienze da parte dell’affidatario. Detto deposito cauzionale sarà svincolato alla scadenza del contratto, ovvero incamerato in caso di controversia in materia di risoluzione per danno dello stesso.

Le modalità di svincolo saranno definite dal Settore cui è demandata la gestione del contratto.

Art. 20

Obblighi e Competenze del Personale dipendente della Ditta

L’affidatario deve effettuare il servizio esclusivamente con proprio personale dipendente che consenta di raggiungere risultati ottimali garantendo la corretta e puntuale esecuzione dell’appalto, assicurandone la continuità e provvedendo all’immediata sostituzione in caso di assenza a qualsiasi titolo degli incaricati al fine di non pregiudicare minimamente il regolare andamento del servizio stesso, di interromperlo o ritardarlo.

In particolare, l’affidatario si obbliga ad impiegare nel servizio almeno un Archivista in possesso del Diploma di Archivistica, Paleografia e Diplomatica o di Laurea in Scienze dei beni Archivistici e Librari.

Tutto il personale deve essere professionalmente qualificato e formato e costantemente aggiornato sulla normativa inerente al servizio oggetto del presente capitolato.

Resta escluso qualsiasi rapporto di dipendenza tra l’Amministrazione Comunale e il personale che l’affidatario utilizzerà per l’erogazione del servizio oggetto del presente appalto.

Art. 21

Obblighi in materia di personale e di sicurezza

L’affidatario si impegna ad osservare integralmente e ad applicare in favore del proprio personale tutte le norme del contratto collettivo nazionale per i dipendenti delle imprese del settore e degli accordi locali integrativi dello stesso, in vigore nel tempo e nelle località in cui si svolge il servizio, anche dopo la scadenza del contratto collettivo e degli accordi integrativi, pur se non aderente alle associazioni stipulanti o recedute da queste e indipendentemente dalla natura artigiana o industriale, dalla struttura e dimensione dell’impresa stessa e da ogni altra sua qualificazione giuridica, economica o sindacale.

Tutti gli obblighi e gli oneri retributivi, erariali, fiscali, contributivi, previdenziali, assicurativi, antinfortunistici e assistenziali, nonché ogni altro adempimento, prestazione, obbligazione inerente al rapporto di lavoro, secondo le leggi

e i contratti di categoria in vigore sono a carico della ditta affidataria, la quale ne è la sola ed unica responsabile anche in deroga alle norme legislative che disponessero l’obbligo del pagamento e l’onere della spesa a carico dell’Amministrazione Comunale o in solido con la stessa, con l’esclusione di qualsiasi rivalsa e/o responsabilità nei confronti dell’Amministrazione Comunale.

Le prestazioni che l’affidatario dovrà effettuare, non possono in alcun caso costituire per il Comune di Mosciano Sant’Angelo (TE) d’impiego né pubblico, né privato.

All’Amministrazione comunale è riconosciuto il diritto di contestare eventuali infrazioni lesive dei diritti dei lavoratori; in proposito la ditta affidataria si impegna a fornire, nel più breve tempo possibile e comunque entro due giorni, a richiesta dell’Ente, tutta la documentazione attestante l’osservanza di tutti gli obblighi medesimi.

All’Amministrazione comunale resta comunque la facoltà di richiedere in merito opportuni accertamenti al competente Ispettorato Provinciale del Lavoro o all’INPS.

Sicurezza

L’Affidatario dovrà garantire a proprie cura, spese e responsabilità che tutti gli operatori che prestano servizio siano formati e costantemente aggiornati sulla sicurezza e prevenzione ed osservino scrupolosamente tutte le norme derivanti dalle vigenti disposizioni in materia di prevenzione degli infortuni sul lavoro, siano dotati del vestiario come per legge e degli eventuali appositi dispositivi di protezione personale in relazione ai rischi presenti e siano sottoposti ad eventuali protocolli sanitari richiesti dalla legge, in conformità al D. Lgs. 9 aprile 2008, n. 81, e successive modificazioni ed integrazioni.

L’Affidatario può assumere informazioni relative agli obblighi sulle vigenti disposizioni in materia di protezione dell'impiego, di condizioni di lavoro, applicabili nel corso dell'esecuzione del contratto, presso il Responsabile del Servizio Prevenzione e Protezione nominato dall’Ente.

Art. 22

Codici di comportamento.

Ai sensi del combinato disposto dell'art. 2, comma 3, del D.P.R. n. 62/2013 “Regolamento recante codice di comportamento dei dipendenti pubblici, a norma dell'articolo 54 del decreto legislativo 30 marzo 2001, n.165” e del Codice di comportamento del Comune di Mosciano Sant’Angelo adottato con deliberazione della Giunta Comunale n. 6 del 28.01.2014, l'affidataria e, per suo tramite, i suoi dipendenti e/o collaboratori a qualsiasi titolo si impegnano, pena la risoluzione del contratto, al rispetto degli obblighi di condotta previsti dai sopracitati codici, per quanto compatibili, codici che saranno consegnati in copia all’affidataria.

Con la presentazione dell’offerta la Ditta affidataria attesta tacitamente di essere a conoscenza dei contenuti e delle prescrizioni del D.P.R. n. 62/2013 e del Codice di comportamento del Comune di Mosciano Sant’Angelo.

Ove si verifichino violazioni da parte dell'affidataria e, per suo tramite, dei suoi dipendenti e/o collaboratori a qualsiasi titolo, l’Amministrazione Comunale ha diritto ad applicare la sanzione minima di € 500,00 (cinquecento/00), salvo che il fatto non costituisca più grave inadempimento.

In tali casi l’Amministrazione comunale provvede alla contestazione scritta ed alla contestuale fissazione di un termine per le controdeduzioni a suo insindacabile giudizio.

Alla contestazione formulata dall’Amministrazione Comunale, la Ditta affidataria ha la facoltà di presentare le sue controdeduzioni entro e non oltre cinque giorni dalla data di ricevimento della nota di contestazione ovvero nel maggiore termine stabilito dall’Amministrazione in casi di particolare complessità.

Decorso inutilmente detto termine ovvero in caso di accertata violazione, il Comune applicherà la relativa sanzione pecuniaria ovvero, nei casi di grave violazione, dichiarerà la risoluzione del contratto.

La sanzione pecuniaria sarà acquisita mediante trattenuta sul mandato di pagamento emesso in favore della Ditta stessa.

Art. 23

Incompatibilità ex dipendenti comunali

L’aggiudicataria, con la partecipazione alla gara e con la sottoscrizione del contratto, attesta, ai sensi dell’art.53, comma 16 ter, del D. Lgs. n. 165/2001,e successive modifiche ed integrazioni, di non aver concluso contratti di lavoro subordinato o autonomo e comunque di non aver attribuito incarichi a ex dipendenti che hanno esercitato poteri autoritativi o negoziali per conto delle pubbliche amministrazioni nei confronti della medesima aggiudicataria, per il triennio successivo alla cessazione del rapporto.

Art. 24 Manleva

L’Aggiudicataria manleva questa Amministrazione da qualsiasi onere aggiuntivo rispetto a quanto specificatamente previsto dal presente capitolato.

Art. 25

Duvri

In considerazione della tipologia del servizio, non essendo emersi rischi da lavorazioni interferenti, non si prefigurano costi per la riduzione dei rischi da interferenze ai sensi dell’art. 26 D. Lgs. n. 81/2008, e successive modifiche e integrazioni, e pertanto non è necessario procedere alla redazione del DUVRI.

Art. 26 Foro competente

Il presente capitolato è regolato dalla legge italiana.

Tutte le controversie che dovessero insorgere in ordine alla interpretazione ed esecuzione del presente capitolato, verranno definite dal Tribunale di Teramo.

Art. 27

Imposta sul Valore Aggiunto

La prestazione dei servizi di cui al presente capitolato è effettuata nell’esercizio di impresa ex art. 4 D.P.R. 16 ottobre 1972, n. 633, e successive modifiche ed integrazioni, e pertanto, ai fini dell’art. 1 del citato DPR 633/72, è soggetta all’imposta sul valore aggiunto, con l’applicazione del meccanismo del c.d.”split payment” previsto dall’art.1, comma 629, lett. b), della L. n.190/2014 (legge di stabilità 2015).