Contract

ACCORDO PER L'ADESIONE ALLE TRATTATIVE DI ACQUISTO DEI DIRITTI DI ACCESSO NON ESCLUSIVI DI RISORSE ELETTRONICHE (RIVISTE, BANCHE DATI, E-BOOKS) E DEI RELATIVI SERVIZI INTEGRATI.

TRA

La CRUI (Conferenza dei Rettori delle Università Italiane) - di seguito indicata come CRUI - con sede in Roma, Xxxxxx Xxxxxxxxx 00, 00000 Xxxx, codice fiscale 97476030586, in persona del suo legale rappresentante pro-tempore o di altra persona da lui all’uopo delegata,

E

le Università pubbliche e o private legalmente riconosciute

E

gli Enti di ricerca

di seguito definiti come Istituzioni,

rappresentate dai rispettivi Xxxxxxx, Presidenti, Direttori generali, amministrativi e/o loro delegati;

PREMESSO CHE

− i diritti di accesso alle risorse bibliografiche elettroniche costituiscono una risorsa rilevante e fondamentale per il sistema universitario italiano e per la ricerca e che senza il ricorso ai predetti servizi le attività di didattica e di ricerca risulterebbero meno efficaci;

− l’articolo 2 dello Statuto della CRUI sancisce che sono finalità della stessa, tra le altre, “rappresentare e valorizzare il sistema delle autonomie universitarie in ogni sede nazionale e internazionale, svolgendo attività di coordinamento, di indirizzo, di tutela e di promozione degli Atenei italiani; promuovere e sostenere ogni altra iniziativa utile al potenziamento dell'insegnamento superiore e della ricerca e ad elevare la funzionalità, la qualità e il prestigio, anche internazionale, del sistema universitario italiano” e che “per il perseguimento dei propri fini istituzionali la CRUI, su conforme delibera dell’Assemblea generale, può incrementare le proprie capacità operative mediante specifiche iniziative, ivi compresa l’attivazione di sedi ed uffici distaccati, la partecipazione in enti, organismi e società, nonché la sottoscrizione di accordi e convenzioni”;

− la CRUI è affiancata, nei compiti gestionali ed operativi, dalla Fondazione CRUI, incaricata di svolgere servizi coerenti alle esigenze e rispondenti alle strategie della Conferenza dei Rettori, della quale costituisce il braccio operativo;

− attraverso il suo operato la CRUI tenterà di favorire il raggiungimento di economie nell’acquisto e nella gestione delle risorse elettroniche, rafforzando la posizione contrattuale delle Università e degli Enti aderenti;

− i nuovi contratti di risorse elettroniche che verranno siglati dalla CRUI soddisferanno il fabbisogno di accesso alle risorse elettroniche delle Istituzioni aderenti, e dunque anche delle Università, in modo da offrire le prestazioni essenziali per l’esercizio della ricerca e della didattica da parte delle stesse Istituzioni;

− gli Enti di ricerca, pur non essendo associati alla CRUI, hanno comunque un interesse concreto ed attuale ad aderire al presente accordo in funzione della necessità di acquisire gli

stessi diritti ottenuti dalle Università per assicurare livelli di servizio adeguati alle proprie finalità istituzionali di ricerca;

e che:

− i prestatori di servizi di cui all’appendice sono titolari dei diritti di accesso alle risorse elettroniche (riviste, banche dati, e-books) e di tutti i servizi ad esso connessi;

− i contratti offerti dai prestatori di servizi rappresentano risorse rilevanti ed importanti per il sistema universitario e della ricerca sia per aspetti legati alla didattica che alla ricerca, che senza il ricorso ai predetti servizi risulterebbero meno efficaci;

− i contratti comprendono servizi on-line quali a titolo esemplificativo: accesso alle riviste elettroniche, banche dati, e-book, che sono proposti dai diversi prestatori di servizi come in seguito meglio specificati nel successivo atto integrativo al presente accordo (appendice 2);

− i servizi offerti dai singoli prestatori di servizi sono concessi prevalentemente alle Istituzioni universitarie ed agli Enti di ricerca e comprendono, in modo indicativo e non esaustivo, l’accesso a risorse elettroniche dell’editore (riviste, banche dati, e-books), che consentono di effettuare differenti tipi di ricerche anche personalizzabili da parte del singolo utente, il testo pieno dei periodici, la disponibilità di copie dei dati in formato elettronico, l’accesso a back- file, contenenti annate pregresse dei periodici; la disponibilità di dati statistici d’uso in formato standard;

− il complesso dei servizi online offerti tramite i contratti sono da considerarsi per la quasi totalità dei prestatori di servizi come un unicum, in quanto possono essere concessi solo ed esclusivamente da singoli prestatori di servizi e non sussistono condizioni e o proposte alternative sul mercato offerte da altri operatori economici che possano concorrere e o sostituirsi con prodotti e servizi di accesso a tali risorse elettroniche con le stesse caratteristiche proposte dai prestatori di servizi;

− tale unicità è stata accertata anche attraverso un’analisi del mercato, effettuata allo scopo di verificare se i sopraddetti servizi possano essere resi da altri operatori del mercato di riferimento, riscontrando che solo i prestatori di servizi elencati nell’appendice per le rispettive risorse di riferimento possono fornire l'accesso alle risorse elettroniche presenti nelle rispettive piattaforme;

− pertanto non sono presenti sul mercato di riferimento soggetti che possano fornire in regime di concorrenza e alle stesse condizioni l'accesso alle risorse elettroniche di cui sono titolari come singoli fornitori, che ne dispongono in via esclusiva come anche da rispettive dichiarazioni;

− i prestatori di servizi, come sopra delineati, si pongono attualmente e in modo certo come gli unici soggetti con cui si può negoziare per acquisire i servizi citati e non sussistono al momento soggetti che possano essere messi in concorrenza su queste tipologie di servizi; né tantomeno risulta concepibile che il servizio possa essere frazionato in lotti diversi per assicurare la concorrenza, perché verrebbe completamente inficiata l’usabilità dei servizi di accesso alle risorse elettroniche di ciascun fornitore;

− altresì esiste una parte residuale di servizi online come identificati nell’appendice che sono suscettibili di specifiche offerte da parte di una pluralità di prestatori di servizi (Editori,

Distributori, Commissionarie e Agenzie) e non sussiste quindi una condizione di privativa come sopra illustrata;

− ne consegue che esistono situazioni differenziate di mercato a seconda dei servizi online di accesso alle risorse elettroniche presi in considerazione nel presente accordo per i quali in misura prevalente esistono prestatori in grado di vantare diritti di esclusiva per la concessione dei servizi online di accesso alle risorse elettroniche e situazioni di mercato che vedono la contestuale presenza di una pluralità di prestatori di servizi in grado di fornire alcuni dei predetti servizi online di accesso alle risorse elettroniche in un regime di concorrenza;

− il sistema universitario italiano a partire dall’anno 2001 ha visto lo sviluppo di numerose iniziative di cooperazione interuniversitaria finalizzata alla individuazione delle migliori condizioni di acquisto di risorse editoriali;

− a livello nazionale sono fortemente incoraggiate le aggregazioni tra le Università e gli Enti di ricerca per l'acquisto di beni e servizi comprese le risorse elettroniche (ad es. CRUI, CODAU, ecc.);

− in particolare si contraddistingue in questo ambito la costituzione da parte della CRUI del Gruppo CARE - Gruppo di Coordinamento per l'Accesso alle Risorse Elettroniche, nell’ambito della propria Commissione Biblioteche. CARE ha tra le sue finalità:

− acquisire e organizzare le informazioni relative ai fabbisogni di risorse elettroniche espressi dalle Università;

− mettere a punto modelli e formule contrattuali di possibile interesse comune e/o per l'acquisto in comune di prodotti;

− organizzare e curare, su mandato delle Università, le negoziazioni con gli editori e/o produttori delle "risorse elettroniche" e o loro agenzie di intermediazione;

− fare proposte in merito alla gestione dei contratti;

− i prestatori di servizi e le Università e gli Enti di ricerca in passato hanno, singolarmente o attraverso consorzi, stipulato specifici e separati contratti per l’accesso a tali servizi online, i quali accordi presentavano condizioni differenziate per l'accesso ai servizi. Tale condizione di parcellizzazione dei contratti pone dei limiti e delle possibili sperequazioni tra gli aderenti;

− ciò contrastava con l’esigenza di assicurare condizioni perequate atte a garantire una didattica e una ricerca adeguate alle esigenze delle università italiane e degli enti di ricerca che tali servizi dovevano soddisfare;

− i contratti di cui al presente accordo sono stati nel 2014 gestiti direttamente dal consorzio CINECA e dal consorzio CIPE, che hanno ceduto i predetti atti alla CRUI, la quale ha assunto la gestione, la manutenzione, la continuazione, nonché il compito di avviare nuove procedure di affidamento per definire nuovi contratti;

− in considerazione di quanto sopra, le Istituzioni interessate che intendono formalizzare il presente accordo autorizzano la CRUI ad eseguire più procedure di affidamento per la sottoscrizione di contratti di accesso alle risorse elettroniche con i diversi prestatori di servizi presenti sul mercato come meglio rappresentati nell’appendice;

− la CRUI ha tra le proprie finalità statutarie quella di rappresentare e valorizzare il sistema delle autonomie universitarie in ogni sede nazionale e internazionale, svolgendo attività di coordinamento, di indirizzo, di tutela e di promozione degli Atenei italiani;

− per il perseguimento dei propri fini istituzionali la CRUI può incrementare le proprie capacità operative mediante specifiche iniziative, tra le quali la sottoscrizione di accordi e convenzioni;

− gli Enti di ricerca, pur non essendo associati alla CRUI, hanno comunque un interesse concreto e attuale ad aderire alla presente proposta di accordo in funzione della necessità di acquisire gli stessi diritti ottenuti dalle università, alle migliori condizioni possibili, assicurandosi così livelli di servizio adeguati a sostegno delle proprie finalità istituzionali di ricerca;

− ne consegue:

a. alla luce di quanto sopra che, verificandosi le condizioni previste dall'art. 57 comma 2 lett. b) del d. lgs. n. 163 del 2006 per ricorrere a più procedure negoziate senza pubblicazione preventiva di un bando di gara, in quanto sussistono ragioni di natura tecnica o artistica ovvero attinenti alla tutela di diritti esclusivi, il contratto possa essere affidato unicamente ad un singolo prestatore di servizi determinato;

b. in alternativa per quei servizi online che possono essere offerti anche da una pluralità di prestatori di servizi presenti nel mercato, si ricorrerà alle procedure di affidamento, anche ad evidenza pubblica, secondo le previsioni vigenti in materia di contratti pubblici;

− l’unicità della trattativa comune, anche mediante il ricorso formale a una pluralità di procedure di affidamento, portata avanti da CRUI in nome e per conto di una pluralità di Istituzioni presenta anche i seguenti vantaggi:

a. la gestione unitaria di più negoziazioni con uno o più prestatori di servizi che sono proprietari esclusivi dei servizi che offrono sulle proprie piattaforme di accesso alle risorse online;

b. la gestione unitaria di più procedure di affidamento, valide per tutte le Istituzioni aderenti, anche mediante forme di evidenza pubblica, laddove necessarie, verso quei prestatori di servizi in grado di fornire gli stessi servizi online, ottenendo così da questi ultimi le offerte più convenienti, assicurandone il rispetto del principio di concorrenza e di par condicio tra i diversi prestatori di servizi.

c. la gestione di procedure di affidamento negoziate dirette senza il ricorso al bando dove esistono i presupposti di legge sopra richiamati;

d. la convenienza dovuta al peso complessivo delle Istituzioni universitarie e degli Enti di ricerca nella trattativa con i prestatori di servizi ai fini di ottenere servizi omogenei per tutti i soggetti aderenti;

− le Istituzioni convengono di sottoscrivere, mediante lettera di accettazione da comunicare a CRUI, il presente accordo per assicurare una direzione condivisa e coordinata dei servizi on line richiesti ai prestatori di servizi, il monitoraggio nonché la gestione e l'esecuzione complessiva dei contratti che deriveranno dalle procedure di affidamento scelte da CRUI alla luce delle condizioni esistenti nel mercato.

Tutto ciò premesso, tra le parti ut supra costituite, si conviene e si stipula quanto segue:

ART. 1 – PREMESSE

Le premesse costituiscono parte integrante e sostanziale del presente atto.

ART. 2 – OGGETTO

1. Il presente accordo ha ad oggetto la delega conferita dalle Istituzioni alla CRUI a negoziare la stipulazione dei contratti relativi alle risorse elettroniche, dalla fase delle trattative con gli Editori a quella della sottoscrizione dei contratti stessi, nonché l’esecuzione complessiva degli stessi, inclusi il correlato monitoraggio delle forniture e la gestione delle problematiche tecniche che dovessero insorgere durante la vigenza dei contratti sottoscritti.

2. L’Istituzione sottoscrivente si impegna espressamente ad autorizzare la CRUI a gestire le trattative ed a sottoscrivere i contratti in suo conto; conferisce inoltre l’autorizzazione a svolgere l’esecuzione complessiva e la gestione degli stessi, compreso il monitoraggio delle relative forniture e la gestione operativa dei servizi e dei prodotti offerti, con garanzia di avere per fermo, rato e valido a norma di legge l’operato della CRUI, senza bisogno di ulteriori atti di ratifica e conferma e salva la facoltà di non aderire a specifici contratti, secondo quanto previsto dal successivo art. 7 co. 5.

3. A titolo esemplificativo e non esaustivo si elencano alcune delle facoltà conferite alla CRUI:

− acquisire ed organizzare le informazioni relative ai fabbisogni di risorse elettroniche manifestate dalle Istituzioni;

− organizzare e sovrintendere su quanto necessario per lo svolgimento corretto dell’attività di trattativa con gli Editori;

− istruire ed avviare, nel rispetto della normativa sui contratti pubblici dettata dal D. Lgs. 163/2006, le procedure di affidamento opportune per la stipulazione di ogni singolo contratto, verificando le condizioni di fattibilità delle stesse;

− sottoscrivere i singoli contratti, compiendo e firmando anche tutti gli atti prodromici e conseguenti alla stipula comunque necessari fino all’estinzione degli stessi;

− curare la fase di esecuzione dei contratti, monitorando la corretta fornitura dei servizi e dei prodotti da parte degli Editori.

4. L’Istituzione sottoscrivente ha preso atto delle attività gestite dalla CRUI nell’interesse dell’intero sistema universitario nazionale e dà espressa autorizzazione alla CRUI a sottoscrivere i contratti.

5. L’Istituzione sottoscrivente garantisce di evitare per tutta la durata delle procedure negoziali contatti bilaterali con gli Editori sugli oggetti delle trattive, poiché tali contatti potrebbero annullare o vanificare le attività di interesse comune svolte dalla CRUI e conseguentemente conferisce alla stessa la facoltà di trattare in via esclusiva i rapporti con gli Editori in suo nome e conto.

6. L’Istituzione sottoscrivente, consapevole del fatto che gli impegni indicati nei contratti saranno sottoscritti dalla Crui per conto delle Università italiane e degli Enti di ricerca aderenti, ed in particolare anche di essa Istituzione, si impegna a rispettare le modalità ed i tempi stabiliti nel presente accordo e ad ottemperare a tutti gli obblighi indicati nei contratti, nessuno escluso, rispettando le clausole operative degli stessi.

7. Al fine di consentire alla CRUI la gestione operativa dei contratti, ed in particolare di effettuare, alle scadenze pattuite, i pagamenti dovuti agli Editori, l’Istituzione sottoscrivente dichiara di prevedere nella propria programmazione di bilancio i fondi necessari ad assicurare i rispettivi pagamenti a carico della stessa CRUI.

La CRUI, uniformandosi alle scadenze stabilite nei singoli contratti, emetterà, per la quota parte dell’Istituzione sottoscrivente le relative note di debito.

L’Istituzione sottoscrivente si impegna ad effettuare, entro e non oltre 30 giorni dalla data di ricevimento della suddetta nota di debito, un bonifico a favore della CRUI dell’importo che verrà indicato dalla CRUI stessa a seguito di quanto definito nei contratti e negli eventuali allegati.

In caso di ritardo nel pagamento, verranno addebitate all’Istituzione sottoscrivente le penali previste nei contratti stessi.

8. L’Istituzione sottoscrivente prende atto ed acconsente a che, nel caso in cui per i ritardi nei pagamenti ad essa addebitabili, la CRUI dovesse incontrare difficoltà e/o ritardi nei pagamenti dovuti agli Editori, la CRUI possa informare gli Editori e gli stessi possano procedere direttamente nei confronti di essa Istituzione inadempiente, senza avere nulla da richiedere, pretendere o esigere né dalla CRUI né da tutte le altre Università ed Enti che abbiano partecipato ai contratti e che risultino adempienti per quanto di loro competenza.

ART. 3 – FINALITA’ E OBIETTIVI DELLE PROCEDURE

La finalità che si intende conseguire con il presente accordo è quella di rendere più rispondente ai principi di efficienza, efficacia ed economicità sia la gestione complessiva delle procedure di affidamento e di negoziazione con i prestatori di servizi, sia la successiva gestione amministrativo contabile, e la manutenzione coordinata dei contratti a favore delle Istituzioni aderenti all’accordo. La gestione comune e la manutenzione dei relativi contratti consentono un maggiore risparmio nelle spese di esecuzione della procedura e di conduzione del contratto. La standardizzazione delle prestazioni offerte, comuni per tutti gli enti aderenti, può portare ad ottenere economie di scala.

L’utilizzo della gestione coordinata sia della procedura che della successiva esecuzione dei contratti può consentire inoltre la finalità di aumentare la qualità dei servizi per le Istituzioni aderenti in termini di competenza, razionalizzazione ed omogeneizzazione delle procedure.

ART. 4 – RUOLO DELLA CRUI

L’Istituzione con lettera di accettazione del presente accordo secondo il modello allegato attribuisce alla CRUI il compito di qualificare e di adottare le procedure di affidamento più opportune secondo le condizioni presenti sul mercato di riferimento dei servizi online, di negoziare, sottoscrivere i contratti e gestire i successivi contratti nel rispetto della normativa vigente.

Altresì CRUI conviene e si adopererà per attuare procedure di affidamento anche negoziate, o qualsiasi altra procedura reputata idonea per le finalità che si intendono perseguire, compresa l’evidenza pubblica, nei confronti dei prestatori di servizi per l’acquisizione dei diritti di accesso non esclusivi e dei relativi servizi nelle diverse piattaforme garantendo una direzione condivisa e coordinata delle prestazioni richieste ai prestatori di servizi per quanto concerne l’avvio, il monitoraggio e la gestione complessiva dei successivi contratti.

ART. 5 – COMPITI DELLA CRUI

La CRUI svolge nei confronti e a favore delle Università e degli Enti di ricerca, ogni compito e funzione inerenti le procedure negoziate, compresa le stipulazioni dei contratti, qualora ne ravvisi le condizioni di convenienza sia sotto il profilo economico che di condizioni normative ottenute.

In particolare, ed in via meramente esemplificativa e non esaustiva, i compiti della CRUI sono quelli di:

1. raccogliere le accettazioni delle Università e degli Enti di ricerca alle trattative con i prestatori di servizio per i nuovi contratti;

2. compiere tutta l’attività istruttoria per la redazione degli atti necessari alle procedure di affidamento verso i prestatori di servizi;

3. curare e definire la predisposizione degli atti delle procedure di affidamento sia come procedure negoziate sia con altre forme compresa l’evidenza pubblica, assicurando momenti di condivisione con tutte le Istituzioni aderenti;

4. istruire le procedure di affidamento, verificandone le condizioni di fattibilità e di mercato

per l'adozione di tali procedure;

5. avviare, dove sussistono le condizioni previste in premessa, una procedura negoziata senza preventiva pubblicazione di un bando di gara nel rispetto delle previsioni delle direttive comunitarie di riferimento in materia di procedure di appalto e dell'art. 57 c. 2 lett. b) del decreto legislativo n. 163/06 e ss. mm.ii.;

6. avviare procedure di affidamento, eventualmente anche ad evidenza pubblica, laddove siano presenti una pluralità di prestatori di servizi per lo stesso contratto per l’accesso alle medesime risorse elettroniche;

7. inviare alle Istituzioni sottoscriventi la proposta contrattuale e l’offerta economica presentata dal prestatore di servizi che le Istituzioni dovranno formalmente accettare ed approvare, qualora abbiano intenzione di aderire al contratto in oggetto;

8. una volta ricevute le accettazioni e le approvazioni delle Istituzioni, previa verifica del possesso dei requisiti generali e speciali, provvedere alla aggiudicazione definitiva ed efficace ed alla conseguente stipula nei tempi e alle condizioni previste dalla legge (art. 11 D. Lgs 163/06);

9. garantire la gestione amministrativo contabile, inclusi i reclami, e la manutenzione dei contratti stipulati;

10. disciplinare eventuali regimi di proroga e di continuazione del contratto;

11. assicurare adeguata informazione a tutte le Istituzioni aderenti dello stato di avanzamento dei contratti;

12. assicurare tramite il Gruppo CARE alle Istituzioni aderenti una gestione coordinata del contratto;

13. assolvere a tutti gli adempimenti richiesti dall'Autorità di Vigilanza dei Contratti Pubblici e dal D.L. n. 163/2006 e dal D.P.R. n. 207/2010 in materia di codice identificativo di gara, di pagamento del contributo e di tutti gli adempimenti connessi alle comunicazioni all'Osservatorio dei contratti pubblici per quanto di propria competenza;

14. assolvere, per quanto di propria competenza, agli adempimenti richiesti dalla legge n. 136 del 2010 in materia di tracciabilità dei pagamenti;

15. dare attuazione a tutti gli adempimenti necessari a garantire il rispetto delle norme di tutela della privacy (in particolare, D.lgs. n. 196/03).

ART. 6 – REFERENTE TECNICO

1. L’Istituzione aderente indica nella lettera di accettazione il referente tecnico per la gestione dei rapporti derivanti dal presente accordo.

Il referente sarà appositamente delegato a rappresentare formalmente l’Ateneo ed a curare i contatti con la CRUI; manifesterà inoltre, dietro richiesta scritta della stessa, sia l’interesse della propria Istituzione all’adesione alle trattative sia le decisioni assunte dagli organi competenti dell’Istituzione stessa sull’adesione ai singoli contratti.

ART. 7 – COMPITI DELLE UNIVERSITA’ E DEGLI ENTI DI RICERCA ADERENTI

Le Istituzioni aderenti confermano la loro adesione alle trattative e accettano e approvano gli esiti delle stesse, nelle modalità previste all’art. 5, comma 2, punti 1 e 7.

Le Istituzioni aderenti si impegnano a contribuire al buon esito delle procedure di affidamento ed alla successiva gestione dei contratti e dei rapporti con i prestatori di servizio.

Le Istituzioni aderenti si impegnano per tutta durata delle procedure negoziali a non intrattenere trattative e/o negoziati con i prestatori di servizio rispetto alle prestazioni oggetto del presente accordo e che saranno identificate nei futuri contratti.

In tal senso l’Istituzione aderente attribuisce alla CRUI il compito di trattare con i prestatori di servizi in via esclusiva fino alla firma dei nuovi contratti.

La mancata conferma da parte di una o più delle Istituzioni ad aderire a uno o più contratti conseguiti

da CRUI non pregiudica l’adesione da parte delle restanti Istituzioni, nonché l'efficacia e la esecutività dei contratti verso le restanti Istituzioni aderenti.

Le Istituzioni aderenti per quanto di propria specifica competenza assolveranno a tutti gli adempimenti richiesti in materia di contratti pubblici, decreto legislativo n. 163 del 2006.

Le Istituzioni aderenti assumono l’impegno di anticipare a CRUI gli specifici importi necessari affinché la CRUI possa pagare ai prestatori di servizi quanto da essa dovuto alle scadenze e con le modalità pattuite e concordate con i prestatori di servizi medesimi alla stipula dei rispettivi contratti, prendendo anche atto delle sanzioni derivanti in caso di ritardo laddove saranno previste.

Nel caso in cui, per qualsiasi motivo, l’Istituzione aderente a contratti pluriennali ritenga di rinunciare ai prodotti ed ai servizi prestati dai prestatori di servizi o di modificarne le quantità, l’Istituzione si impegna, nelle modalità previste dai singoli contratti, a segnalare tale eventualità alla CRUI non oltre

15 giorni prima della data prevista dal singolo contratto per consentire alla CRUI stessa di comunicarlo ai prestatori di servizio.

L’ Istituzione aderente autorizza la CRUI a proporre un’eventuale richiesta di proroga tecnica del/dei contratto/i in essere, nelle more dello svolgimento della procedura negoziata, nella misura strettamente necessaria al completamento della trattativa. L’eventuale proroga sarà giustificata per garantire la continuazione delle prestazioni al fine di non subire disservizi nell’uso delle risorse elettroniche.

ART. 8 – FORME DI COORDINAMENTO E CONSULTAZIONE - RESPONSABILE DEL PROCEDIMENTO

Al fine di consentire lo scambio di informazioni con le Istituzioni aderenti, CRUI coordinerà, tramite il Gruppo CARE, le attività di gestione e manutenzione per tutta la durata dell’accordo e garantirà una informazione periodica adeguata interagendo con le Istituzioni aderenti.

La CRUI nominerà uno o più responsabili unici del procedimento per la gestione delle procedure di affidamento e dei relativi contratti.

ART. 9 – RECESSO O SCIOGLIMENTO DAL PRESENTE ACCORDO

1. E’ fatta salva la possibilità di recedere unilateralmente per giustificato motivo (a titolo esemplificativo e non esaustivo problemi finanziari, serio taglio dei finanziamenti al budget del sistema bibliotecario), e di sciogliere consensualmente il presente accordo con preavviso di almeno tre mesi dalla data di scadenza del medesimo. Il recesso e lo scioglimento stesso avranno effetto per l’avvenire e non incideranno sulla parte di accordo già eseguito.

2. Il recesso deve essere esercitato mediante comunicazione scritta all’altra parte, da notificare con raccomandata A.R. o attraverso posta elettronica certificata.

3. Qualora l’Istituzione sottoscrivente eserciti la facoltà di recesso dal presente accordo dovrà esercitare il recesso dai contratti sottoscritti dalla CRUI in suo conto. La CRUI non sarà quindi tenuta a garantire le obbligazioni a carico dell’Istituzione sottoscrivente scaturenti dai contratti ai quali la stessa aveva precedentemente aderito.

ART. 10 – RISERVATEZZA

1. Le parti, fatti salvi gli obblighi sanciti dal D. Lgs. 33/2013 concernente il “Riordino della disciplina riguardante gli obblighi di pubblicità, trasparenza e diffusione di informazioni da parte delle pubbliche amministrazioni”, si impegnano a non divulgare all’esterno informazioni di carattere riservato relative alla presente convenzione ed agli Accordi che verranno sottoscritti a seguito della stessa.

2. Le parti garantiscono di non utilizzare le informazioni, recepite attraverso la presente convenzione ed i correlati Accordi scaturenti, per fini propri estranei o confliggenti con le attività esplicitate nella presente convenzione e che possano arrecare danno al sistema universitario italiano.

ART. 11 – CONTROVERSIE

1. Le parti si impegnano a definire amichevolmente qualsiasi controversia dovesse insorgere durante l’esecuzione della presente convenzione.

ART.12 – ESONERO DI RESPONSABILITA’

1. La CRUI non sarà responsabile per qualunque ritardo o impossibilità nello svolgimento delle attività di trattativa ad essa affidate dovuti a cause ad essa non imputabili.

2. La CRUI, inoltre, non sarà responsabile dell’inesattezza o della mancata rispondenza a verità dei dati e delle informazioni ricevute.

ART. 13 PIANO DEI FABBISOGNI

La CRUI e le Istituzioni si impegnano a definire il piano dei fabbisogni per le diverse procedure di gara che dovranno essere attivate da CRUI in attuazione del presente accordo. L’ammontare dei fabbisogni posti a base d’asta per ogni singola procedura di gara è stabilito in via puramente indicativa, stimata e presunta sul costo storico sostenuto nell'anno 2014. Il Piano dei fabbisogni risulta suddiviso per categorie di risorse elettroniche così come sono indicate nell’appendice.

Il Piano dei Fabbisogni potrà essere variato e/o aggiornato dalla CRUI, previo intesa delle Istituzioni ogni qualvolta questa lo ritenga necessario in risposta alle mutate esigenze che si manifestassero a decorrere dal secondo anno di vigenza dell’accordo.

La CRUI si riserva la facoltà di avviare nuove procedure di acquisto per rispondere a nuove esigenze di fabbisogno avanzate dalle Istituzioni a decorrere dal secondo anno.

Il corrispettivo effettivo dei singoli contratti sarà dato dal valore complessivo delle prestazioni di servizi richiamate negli atti contrattuali e che le singole Istituzioni aderenti richiederanno all'appaltatore esecutore successivamente alla sottoscrizione dei medesimi contratti. Eventuali variazioni in più e in meno per i singoli contratti saranno disciplinate dalla normativa comunitaria e nazionale vigente al momento del manifestarsi della obiettiva necessità di variazione del contratto.

ART. 14 – DURATA

Il presente accordo ha durata di 3 anni solari (2015-2017); gli effetti giuridici dello stesso decorreranno dalla data di sottoscrizione.

Le parti si riservano la facoltà di prorogare, alle medesime condizioni, (per ulteriori 3 anni) il presente accordo in seguito ad accordo scritto tra le stesse, previa delibera dell’Organo competente.

Altresì le parti dopo la prima proroga, laddove si riscontri ancora la necessità di completare prestazioni derivate dai singoli contratti, si riservano la facoltà di esercitare ulteriori proroghe, alle medesime condizioni, di durata annuale o infrannuale fino all’assolvimento di tutte le prestazioni contrattuali in corso di esaurimento.

Qualora l’Istituzione sottoscrivente al termine del terzo anno non intenda prorogare il presente accordo, dovrà esercitare il recesso dai contratti sottoscritti dalla CRUI in suo conto. La CRUI non sarà quindi tenuta a garantire le obbligazioni a carico dell’Istituzione aderente scaturenti dai contratti ai quali la stessa aveva precedentemente aderito.

ART 15 – COSTI DI GESTIONE

L’Istituzione si impegna a contribuire alle spese di manutenzione e di gestione del presente accordo ed ai costi complessivi di gestione delle trattative per il periodo di adesione (a titolo esemplificativo e non esaustivo: i costi del personale, delle missioni, dei beni mobili, delle spese postali).

La ripartizione dei costi verrà effettuata sulla base della metodologia indicata nella nota trasmessa il 4 agosto 2015 (CRUI Prot. 862-14/rg), allegata alla presente convenzione, e approvata dalla Giunta

della CRUI il 23 luglio 2014 e dall’Assemblea della CRUI il 24 luglio 2014. Per il 2015, la nota già riporta lo schema della contribuzione prevista per ciascun ateneo. Per gli anni successivi, la ripartizione verrà effettuata secondo il medesimo schema, fatta salva la possibilità da parte della Giunta e dell’Assemblea di autorizzare variazioni a fronte di comprovati aumenti dei costi.

ART. 16 – MODIFICAZIONI DELL’ACCORDO

Ogni modificazione delle pattuizioni contenute nel presente accordo e negli allegati dovrà avvenire esclusivamente per iscritto e dovrà recare la sottoscrizione delle Parti.

ln particolare, le Parti potranno definire, con appositi accordi scritti, le eventuali variazioni alle modalità di svolgimento delle attività previste dal presente accordo, che si rendano opportune o necessarie, anche a seguito di nuove disposizioni legislative sopravvenute, nonché la decorrenza della relativa operatività, in modo da tenere conto delle esigenze organizzative e dei tempi tecnici necessari per l'adeguamento normativo.