SMARTSIGN
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INTRODUZIONE
La Firma Elettronica viene descritta e definita nel Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) come un insieme di dati in forma elettronica che consente in maniera certa l’identificazione del firmatario e permette di evitare l’acquisizione della firma sulla carta, non materializzando mai di fatto il documento firmato.
La Firma Elettronica può essere semplice o avanzata, nella modalità grafometrica o remota.
La Firma Grafometrica è un tipo di Firma Elettronica Avanzata in quanto è una firma autografa - benché riversata non su un foglio di carta - associata indissolubilmente ad un documento informatico avente requisiti tali da garantirne l’identità.
Durante la firma, il tablet rileva i seguenti parametri grafometrici che vengono cifrati all’interno del documento, tutelando il firmatario da usi illeciti: Pressione | Accelerazione | Velocità | Ritmo | Movimento.
La Firma Remota è un tipo di Firma Elettronica Avanzata in quanto soddisfa tutti i requisiti imposti dalla normativa vigente (CAD e DPCM 22 febbraio 2013)
OPPORTUNITA’
La digitalizzazione e la situazione pandemica in corso hanno accelerato un processo più smart di rapporto Studio-Cliente. Le firme elettroniche vengono incontro a questa esigenza creando una grande opportunità di miglioramento dei flussi e di forte riduzione dei costi.
La firma grafometrica consente di non gestire e stampare più la carta e di ottenere processi di firma più rapidi e totalmente integrati con i gestionali. La firma remota consente di non dover più gestire il cliente che si reca in studio per firmare i documenti in quanto può firmare da casa con un semplice smartphone.
L’integrazione di un sistema di conservazione sostitutiva al termine di un processo di firma elettronica consente di garantire al documento pieno valore legale nel tempo.
ESIGENZA
Uno Studio in media deve far firmare circa 40 documenti prodotti dai telematici (es. dichiarativi) e circa 40 documenti prodotti da applicazioni esterne quali office (es. contratti, preventivi). Una parte di questi documenti richiede una firma obbligatoria che attualmente viene gestita in modalità cartacea generando ingenti costi di gestione, una gran parte invece richiede una firma facoltativa che spesso non viene apposta creando inefficienza.
Le firme elettroniche eliminano questa inefficienza e creano valore rendendo più fluido il processo di firma. Lo Studio fa firmare al cliente tutti i documenti che richiedono una firma in una modalità estremamente semplificata e totalmente integrata con gli applicativi.
DIFFERENZA TRA FIRMA ELETTRONICA SEMPLICE E AVANZATA
La firma elettronica semplice (FES) possiede il requisito della forma scritta e il suo valore è liberamente valutabile da un giudice nella stessa misura della firma autografa.
SmartSign garantisce un processo di firma elettronica semplice molto forte e sicuro.
La firma elettronica avanzata (FEA) possiede il requisito della forma scritta ed efficacia prevista dall’Art.2702 del Codice Civile (scrittura privata). Il soggetto firmatario può disconoscerla e l’onere della prova è in capo a lui. È limitata ai rapporti giuridici intercorrenti tra il firmatario e chi eroga la soluzione di firma. Non può essere utilizzata per atti che riguardano trasferimenti di beni immobili (punti da 1 a 12 dell’Art. 1350 del Codice Civile).
Le Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali (DPCM 22 febbraio 2013) prevedono alcuni requisiti in capo a chi eroga il servizio di firma elettronica avanzata (azienda/studio):
a) Xxxx identificare il firmatario tramite un documento di riconoscimento e informarlo in merito alle condizioni del servizio.
b) Subordinare l’attivazione del servizio alla sottoscrizione di una liberatoria da parte del firmatario.
c) Conservare copia del documento di riconoscimento del firmatario e la liberatoria.
d) Pubblicare sul proprio sito internet le caratteristiche del servizio.
e) Dotarsi di una specifica copertura assicurativa per la responsabilità civile.
Il processo di firma rimane identico in entrambi i casi (FES e FEA) e viene garantita sicurezza, integrità e immodificabilità del documento firmato.
TIPOLOGIE DI DOCUMENTI CHE SI POSSONO FIRMARE CON SMARTSIGN
Di seguito un elenco non esaustivo dei documenti che possono essere sottoscritti con SmartSign Firma Grafometrica o Firma Remota, nella modalità firma elettronica semplice o avanzata.
• Dichiarazioni 770 ordinario
• Certificazione Unica
• Dichiarazioni IMU - TASI
• Incarico per addebito telematico
• Impegno alla trasmissione telematica
• Ricevute da presentazioni telematiche
• Contratti e relativi allegati
• Informative e consensi privacy
• Preventivi, ordini e offerte
• Accordi
• Polizze assicurative
• Attestazioni e Certificazioni
• Contratti di assunzione
• Documentazione Antiriciclaggio
• Consegna documentazione al cliente
• Dichiarazioni REDDITI Persone Fisiche e Società
• Allegati dichiarazioni Modello REDDITI
• Dichiarazioni IRAP
• Allegati dichiarazioni IRAP
• Dichiarazioni 730
• Allegati dichiarazioni 730
• Dichiarazioni 730 precompilato
• Allegati dichiarazioni 730 precompilato
• Dichiarazioni 730/4
• Dichiarazioni consolidato nazionale e mondiale
• Dichiarazioni annuale IVA
• Comunicazioni liquidazione periodica IVA
• Prospetto delle liquidazioni periodiche dell’IVA
• Prospetto delle liquidazioni periodiche dell'IVA no via Entratel
• Dichiarazioni IVA 74 bis
• Dichiarazioni IVA 26
• Dichiarazioni 770 semplificato
• ISA
• Modello crediti IVA TR
• Scheda destinazione 8xmille, 5xmille, 2xmille
• Domanda iscrizione 5 per mille
• Dichiarazione di intento
• Modelli F24
• Modelli F23
• Quietanze versamenti (F24, F23, RLI, ecc.)
• Comunicazione polivalente (Spesometro, Black List, Repubblica San Marino)
• Intrastat (elenchi riepilogativi degli scambi intracomunitari)
• Dichiarazione dell’imposta di bollo assolta in
modo virtuale
• Comunicazione modelli AA5/AA6
• Comunicazione modelli AA7/AA9
• Dichiarazione sostitutiva unica (DSU) ISEE
• Dichiarazione Red
• Dichiarazione modelli INV.CIV
• Altre dichiarazioni
• Altre comunicazioni
LA NOSTRA SOLUZIONE DI FIRMA GRAFOMETRICA
SmartSign Firma Grafometrica è la soluzione integrata che consente di utilizzare un Tablet Wacom sul quale un utente appone la propria firma autografa, come se stesse firmando un normale documento cartaceo.
In questa modalità il cliente si reca fisicamente presso l’azienda/studio per firmare tramite il tablet Wacom.
Come funziona:
1) Con SmartSign il documento su cui l’utente deve apporre la propria firma viene visualizzato sul monitor del tablet: con una speciale penna l’utente appone il tratto grafico nei campi firma presenti sul documento.
2) I dati biometrici del firmatario (ritmo, velocità, pressione, accelerazione e movimento) vengono cifrati con chiave di cifratura rilasciata da una CA (Intesa Spa di IBM) insieme all’impronta (hash) del documento
(document Binding) e inseriti nel documento PDF.
3) Il documento viene firmato con il certificato digitale per garantirne l’integrità e l’immodificabilità.
4) Sul documento appare l’evidenza della firma (tratto grafico).
I documenti firmati con SmartSign hanno pieno valore legale tra le parti: privati, imprese, Stato, Pubblica Amministrazione, commercialisti, Centri di Assistenza Fiscale e loro clienti, etc.
Il processo di firma SmartSign è conforme al Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e alle Regole Tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali (DPCM 22 febbraio 2013).
Firma Grafometrica su ENTRATEL SUITE DESKTOP ed ENTRATEL SUITE CLOUD: SmartSign Firma Grafometrica è una soluzione integrata con Entratel Suite Desktop ed Entratel Suite Cloud per la firma di tutti i modelli. E’ sufficiente selezionare la voce di menu “Firma SmartSign > Firma”, selezionare gli adempimenti, il firmatario e cliccare su “Esegui”. In automatico i documenti selezionati vengono trasferiti nell’ambiente cloud xxxxx.xxxxxxxxxxx.xx dove è possibile procedere con la firma tramite il tablet Wacom.
Con SmartSign Firma Grafometrica è possibile firmare anche documenti esterni provenienti da applicativi esterni (es. Office). E’ sufficiente caricare manualmente il documento sul portale firma.sonoincloud e procedere con la firma.
VANTAGGI
✓ È disponibile in versione desktop, web e fruibile anche in mobilità.
✓ La firma è sicura e ha pieno valore legale.
✓ Tutti la possono usare subito con facilità.
✓ Gestione dei modelli per individuare i punti firma.
✓ Integrabile con altre soluzioni desktop, web e con altre app.
✓ Fa risparmiare tempo, spazio e denaro.
✓ Consente modalità di lavoro più efficienti.
LA NOSTRA SOLUZIONE DI FIRMA REMOTA
SmartSign Firma Remota è la soluzione integrata che consente all’utente di firmare i documenti con qualsiasi dispositivo personale (es. smartphone).
In questa modalità l’azienda/studio gestisce il processo di firma completamente da remoto senza alcuna interazione fisica con il firmatario e in modo asincrono, ovvero il firmatario può firmare in un momento differente rispetto al momento in cui viene richiesta l’apposizione delle firme.
Questa modalità azzera totalmente i costi di gestione del processo di firma. Come funziona:
1) L’azienda/studio seleziona i documenti e i firmatari e li invia in firma
2) I firmatari ricevono un’email con il link per procedere alla firma
3) I firmatari cliccano sul link e procedono alla firma tramite qualsiasi dispositivo (PC, Tablet o Smartphone). Durante il processo di firma gli utenti visualizzano i documenti da firmare e inseriscono un codice OTP ricevuto via sms.
4) I documenti firmati con SmartSign Firma Remota vengono automaticamente inviati via email ai firmatari
I documenti firmati con SmartSign Firma Remota hanno pieno valore legale tra le parti: privati, imprese, Stato, Pubblica Amministrazione, commercialisti, Centri di Assistenza Fiscale e loro clienti, etc.
Il processo di firma SmartSign Firma Remota è conforme al Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e alle Regole Tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali (DPCM 22 febbraio 2013).
Firma Remota su Entratel Suite Desktop ed Entratel Suite Cloud:
SmartSign Firma Remota è una soluzione integrata con Entratel Suite Desktop ed Entratel Suite Cloud per la firma di tutti i modelli. E’ sufficiente selezionare la voce di menu “Firma SmartSign > Firma”, selezionare gli adempimenti, i firmatari e cliccare su “Esegui”. In automatico i documenti selezionati vengono trasferiti nell’ambiente cloud xxxxx.xxxxxxxxxxx.xx che provvede in automatico a inviare le email con i link di firma a tutti i firmatari. Terminato il processo di firma, i documenti firmati ritornano in Entratel Suite Desktop/Entratel Suite Cloud e vengono inviati via email ai firmatari.
Con SmartSign Firma Remota è possibile firmare anche documenti esterni provenienti da applicativi esterni (es. Office). E’ sufficiente caricare manualmente il documento sul portale firma.sonoincloud e selezionare i firmatari dalla rubrica.
VANTAGGI
✓ Il firmatario non deve recarsi presso l’azienda/studio.
✓ L’azienda/studio azzera i tempi di gestione delle firme.
✓ Tutti la possono usare subito con facilità e con qualsiasi dispositivo (es. smartphone)
✓ Gestione dei modelli per individuare i punti firma.
✓ Gestione multifirmatario e multidocumento in un solo step.
✓ Un’unica firma per tutti i documenti.
✓ Piena compatibilità con i programmi in uso.
✓ Integrabile con altre soluzioni desktop, web e con altre app.
✓ Fa risparmiare tempo, spazio e denaro.
✓ Consente modalità di lavoro più efficienti.
A CHI È RIVOLTA LA FIRMA GRAFOMETRICA E REMOTA
Con SmartSign si offre un’innovazione importante nel servizio dedicato ai propri clienti: con una drastica riduzione nell’utilizzo della carta e un notevole risparmio dei costi di produzione, stampa e archiviazione dei documenti, SmartSign eleva il livello di sicurezza e di protezione sui propri dati favorendo un netto miglioramento dell’efficienza della propria organizzazione.
La soluzione di firma SmartSign è particolarmente indicata per tutti quei settori che prevedono una massiva acquisizione di firme autografe:
▪ INTERMEDIARI FISCALI: impegno alla trasmissione telematica, delega per la consegna del 730 precompilato, Dichiarazione REDDITI, ISEE, UNICO, IRAP, informative e consensi privacy, accettazione di conferimento dell'incarico, pratiche di pensione, consegna documenti al cliente, documentazione antiriciclaggio, incarico per addebito telematico, dichiarazione di intento, quietanze versamenti, altre dichiarazioni e comunicazioni.
▪ AZIENDE: contratti, pratiche di assunzione, proposte di vendita, report, rimborsi spese, fatture, DDT...
▪ BANCHE: contabili di cassa, mutui, fidejussioni, gestione investimenti...
▪ STUDI LEGALI: contratti, accordi, pareri, parcelle, preventivi, deleghe, mandati...
▪ ASSICURAZIONI E FINANZIARIE: polizze, informative privacy...
▪ SANITÀ E STUDI MEDICI: informative privacy, consenso informato, certificati, ritiro referti, cartelle cliniche...
▪ PUBBLICA AMMINISTRAZIONE: documenti, verbali, mandati di pagamento, contratti, appalti...
▪ INSTALLATORI/MANUTENTORI: documenti di trasporto, ricevute di avvenuta consegna, verbali di collaudo, rapportini tecnici…
▪ ALBERGHI, AUTONOLEGGI, RETI DI AGENZIE, MULTIUTILITY, FRANCHISING: contratti, pratiche, check-in e check-out, informative privacy…