CAPITOLATO TECNICO CIG[7582381ABC]
Allegato 1
CAPITOLATO TECNICO CIG[7582381ABC]
Procedura per l’affidamento servizio triennale di intermediazione assicurativa ex art. 36 c. 2 lett. b) del D.lgs.50/2016.
Il presente Capitolato Tecnico è costituito dai seguenti documenti:
- Capitolato Tecnico
CAPITOLATO TECNICO
Art. 1 – Oggetto del contratto
Oggetto del contratto è lo svolgimento del servizio triennale di intermediazione assicurativa (cd brokeraggio assicurativo) - 66518100 Servizi di Intermediazione Assicurativa - secondo le specifiche indicate nei documenti di gara e nel presente Capitolato.
Art. 2 – Caratteristiche tecniche e modalità di esecuzione del servizio
L’appalto ha per oggetto l’affidamento del servizio triennale di intermediazione assicurativa a favore dell’EPPI, consistente, principalmente, nell’indirizzare l’EPPI nell’individuazione dei prodotti assicurativi più idonei a soddisfare le esigenze di copertura dei propri rischi, nell’assistenza nelle fasi di negoziazione, stipulazione, esecuzione e manutenzione dei contratti di assicurazione.
In particolare, i compiti del Broker consisteranno in:
a) individuazione, analisi e valutazione dei rischi cui l’EPPI è soggetto;
b) analisi delle polizze assicurative in essere e impostazione di una proposta di programma assicurativo completo e confacente alle esigenze dell’EPPI;
c) collaborazione e assistenza nel collocamento delle coperture assicurative e in particolare nella predisposizione di capitolati, bandi e altri atti di gara da utilizzarsi per l’espletamento dell’appalto, ferma restando la completa autonomia decisionale e la piena titolarità dell’EPPI di tutte le fasi di contrattazione e assegnazione delle polizze alle Compagnie di Assicurazione;
d) assistenza nella fase successiva alle procedure di aggiudicazione, mediante il controllo delle polizze e appendici emesse dagli Assicuratori;
e) esecuzione e gestione delle polizze, con preventiva segnalazione delle scadenze dei premi dovuti e degli adempimenti da espletare per la piena efficacia delle polizze stesse;
f) aggiornamento dei contratti in relazione alle esigenze assicurative dell’EPPI e alle evoluzioni legislative e regolamentari;
g) assistenza nelle varie fasi di gestione dei sinistri, con le modalità più confacenti a ogni tipologia di rischio; in ogni caso la denuncia del sinistro da parte dell’EPPI verrà fatta alla società di brokeraggio, la quale provvederà alla gestione dello stesso nei confronti della Compagnia Assicuratrice (e del terzo danneggiato in caso di polizza RCT);
h) verifica della puntualità dei premi, riscossione degli stessi e successiva trasmissione alle Compagnie Assicuratrici entro i termini necessari a garantire all’EPPI la continuità della copertura assicurativa;
i) verifica della corretta applicazione di eventuali scoperti o franchigie e gestione prescrizioni sinistri;
j) analisi delle eventuali eccezioni mosse dalle compagnie circa la risarcibilità del danno e predisposizione di un’eventuale replica;
k) interventi formativi sul personale dell’EPPI addetto ai servizi assicurativi e ad altri servizi eventualmente coinvolti;
l) assistenza per tutte le problematiche assicurative che si presentano nel corso dell'attività dell’EPPI;
m) rapporto semestrale sullo stato delle varie polizze e dei sinistri pagati dalle Compagnie assicuratrici con relativo importo.
L’elenco delle sopra menzionate attività non ha carattere esaustivo e non esime il Broker dal compiere ulteriori adempimenti necessari a soddisfare in ogni modo eventuali esigenze peculiari dell’EPPI in relazione alla gestione dei contratti assicurativi.
Le prestazioni del presente capitolato dovranno essere adempiute dal broker secondo la disciplina di cui all’art. 1176 del c.c.
Il Broker incaricato non svolgerà alcuna funzione o compito di direzione e coordinamento nei confronti dei competenti Uffici dell’EPPI né potrà impegnare lo stesso se non preventivamente autorizzato.
I contratti assicurativi dovranno essere sottoscritti esclusivamente dai competenti Organi dell’Amministrazione.
Il broker eseguirà l’affidamento con la diligenza e la professionalità propria della prestazione oggetto del presente affidamento.
Per l’espletamento del servizio, il Broker dovrà avvalersi di un’organizzazione tale da assicurare un costante e rapido collegamento con l’EPPI, nonché un elevato livello di prestazione, al fine di fronteggiare qualunque esigenza che possa emergere nel corso del periodo di affidamento dell’incarico.
A tal fine, il Broker dovrà mantenere in essere un Ufficio operativo e dovrà designare un referente per l’EPPI, che sarà il Responsabile del servizio, e dedicare allo svolgimento del servizio stesso personale professionalmente qualificato. Le richiamate figure professionali saranno quelle individuate dal Broker.
Art. 3 – Situazione assicurativa di EPPI
Si riportano, nel prospetto che segue, le polizze assicurative attualmente in essere unitamente alle durate delle relative coperture, nonché rispettivi premi annui lordi a carico di EPPI:
Assicurazioni | Decorrenza | Scadenza | Premio annuale lordo | |
Polizza Infortuni organi e dipendenti | 31/12/2017 | 31/12/2018 | € | 16.614,00 |
Sanitaria dipendenti | 31/12/2017 | 31/12/2018 | € | 30.305,00 |
D&O | 31/12/2017 | 31/12/2018 | € | 12.000,00 |
Globale fabbricati | 30/09/2015 | 31/12/2021 | € | 2.970,00 |
Totale | € | 61.889,00 | ||
L’attività di assistenza, consulenza e collaborazione alla gestione ed all’esecuzione dei contratti relativi alle predette coperture, sarà demandata al broker aggiudicatario della presente procedura a decorrere dalla data di conferimento dell’incarico, senza oneri aggiuntivi per EPPI.
I rapporti economici tra broker cessante e broker subentrante sono regolati dall’art. 11 “Remunerazione del broker e passaggio del portafoglio” del presente documento.
L’operatore economico aggiudicatario della presente procedura avrà l’obbligo di collaborare alla gestione ed all’esecuzione delle polizze assicurative suindicate a partire dalla data di decorrenza del proprio contratto.
Il broker è obbligato a collaborare alla gestione anche dei sinistri pregressi, verificatisi prima dell’inizio dell’incarico di cui alla presente gara e non ancora chiusi a tale data, senza alcun onere economico aggiuntivo specifico per EPPI.
È pertanto obbligato ad assicurare la completa gestione del programma assicurativo di EPPI, assumendo l’impegno a collaborare con l’attuale broker, per il pieno e completo passaggio delle competenze, secondo il disposto della deontologia professionale e secondo i principi generali in materia.
Si ribadisce che per la completa gestione delle polizze di cui al presente articolo, nessun onere di carattere economico e di alcuna natura dovrà gravare su EPPI.
Art. 4 – Consulenza nella definizione delle nuove coperture assicurative
In fase di prima applicazione, il prestatore dovrà sottoporre all’approvazione di EPPI entro venti giorni dal conferimento dell’incarico, una relazione contenente l’analisi dell’attuale programma assicurativo, per un’efficiente gestione globale del rischio, con indicazione, tra l’altro, di eventuali ulteriori rischi individuati, dell’ipotesi di tipologia di copertura idonea e dei massimali ritenuti ottimali, oltre che delle altre condizioni tecnico-normative ritenute utili dal prestatore, nel rispetto della disciplina vigente in materia.
Al contempo, la relazione tecnica, da presentare in sede di gara, conterrà anche la descrizione delle attività riguardanti tutti gli eventuali servizi aggiuntivi secondo quanto proposto nell’Offerta tecnica.
L’aggiudicatario si obbliga a garantire la fattibilità della propria offerta in ogni sua fase e, in particolare, la completezza delle proposte di copertura necessarie, con conseguente responsabilità dell’aggiudicatario in caso di accertata esposizione a rischi non rilevati e non segnalati.
Art. 5 – Gestione delle polizze e pagamento dei premi
Il prestatore dovrà provvede ad ogni adempimento utile alla gestione amministrativa e tecnica delle polizze, al fine di garantire il rispetto dei termini dalle stesse indicati anche da parte delle Compagnie contraenti.
In particolar modo, è obbligato a comunicare, con preavviso di 30 giorni, la scadenza e l’importo di rata per il pagamento dei premi delle rispettive polizze. Il pagamento dei premi verrà effettuato da EPPI entro i termini contrattualmente previsti.
Il versamento del premio nelle mani del broker, concreta il pagamento del premio stesso a favore dell’impresa di assicurazione, ai sensi dell’art. 1901 del codice civile e dell’art. 118 del D.Lgs. 7 settembre 2005, n. 209.
Il broker si obbliga a versare i premi alle Compagnie di assicurazione interessate, in nome e per conto di EPPI, nei termini convenuti con le Compagnie medesime, al fine di garantire a EPPI l’efficacia e la continuità delle rispettive coperture assicurative.
Non sono imputabili a EPPI gli effetti di ritardi di pagamenti effettuati dal Broker agli Assicuratori.
A seguito del versamento dei premi, il broker è obbligato a rilasciare a EPPI, entro il termine perentorio di 15 (quindici giorni) dall’emissione del documento da parte della Compagnia, le ricevute emesse dalle Società di assicurazione, debitamente quietanzate.
Art. 6 – Stipulazione del contratto
L’aggiudicazione diventa efficace dopo la verifica del possesso dei requisiti prescritti.
Fatto salvo l’esercizio dei poteri di autotutela nei casi consentiti dalle norme vigenti, la stipulazione del contratto avrà luogo entro i successivi sessanta giorni senza l’applicazione del termine dilatorio di cui all’art. 32, comma 9 del Dlgs 50/2016.
EPPI si riserva la facoltà di richiedere l’esecuzione anticipata per motivi di urgenza.
Art. 7 – Oneri contrattuali
Il Broker:
- dovrà svolgere l’incarico secondo i contenuti del presente capitolato e nell’esclusivo interesse dell’EPPI;
- si impegna ad adottare tutte le misure volte a garantire la massima riservatezza sulle informazioni di cui venisse a conoscenza nell'espletamento dell'incarico, obbligandosi a garantire che tutti coloro che comunque collaborino all'esecuzione delle prestazioni di cui al presente capitolato si attengano alla più rigorosa osservanza del segreto d'ufficio, in conformità a quanto previsto dalle norme in materia;
- dovrà garantire la trasparenza nei rapporti con le Compagnie assicurative aggiudicatarie dei contratti assicurativi e dovrà mettere a disposizione dell’EPPI tutta la documentazione relativa alla gestione del rapporto assicurativo.
Sono a carico del Broker tutte le spese e oneri accessori connessi e conseguenti all’espletamento del servizio, nonché i rischi connessi all’esecuzione del servizio stesso.
L’EPPI, da parte sua, si obbliga a:
- non stipulare, modificare o sottoscrivere atti e/o contratti assicurativi senza la preventiva consultazione del Broker, peraltro non vincolante per l’EPPI;
- rendere noto in tutte le procedure per l’assunzione di polizze assicurative, che la gestione dell’affidamento e delle relative polizze è affidata al Broker, il quale è deputato a rapportarsi, per conto dell’EPPI, con le Compagnie di assicurazione per ogni questione inerente il contratto stesso;
- indicare espressamente, in ciascun capitolato d’appalto, la percentuale della provvigione che la Compagnia aggiudicataria corrisponderà al Broker;
- fornire al Broker la collaborazione del proprio personale, nonché tutti gli atti e documenti necessari per il puntuale e completo disbrigo di formalità e obblighi riguardanti il suddetto servizio.
Restano di esclusiva competenza dell’EPPI:
- la valutazione e la decisione di merito sulle varie proposte formulate dal Broker;
- la decisione finale sulle coperture assicurative da adottare;
- l’adozione degli atti amministrativi e dei capitolati da utilizzare per l’appalto, nelle forme di legge, delle coperture assicurative di cui necessita l’EPPI;
- la sottoscrizione di tutti gli atti e documenti contrattuali, compresi quelli relativi alla liquidazione di eventuali sinistri e la formulazione di eventuali disdette.
Art. 8 – Quinto d’obbligo
L’EPPI, qualora in corso di esecuzione si renda necessario una aumento o una diminuzione delle prestazioni fino a concorrenza del quinto dell'importo del contratto, può imporre all'appaltatore l'esecuzione alle stesse condizioni previste nel contratto originario. In tal caso l'appaltatore non può far valere il diritto alla risoluzione del contratto.
Art. 9 – Verifica della corretta esecuzione delle prestazioni
L’operatore economico aggiudicatario si obbliga a consentire a EPPI di procedere, in qualsiasi momento e anche senza preavviso, alle verifiche della piena e corretta esecuzione delle prestazioni contrattuali, nonché a prestare la propria collaborazione per consentire lo svolgimento di tali verifiche.
Art. 10 – Responsabilità del prestatore e coperture assicurative
Il prestatore per l’intera vigenza contrattuale, assume in proprio ogni responsabilità per danni causati a persone o cose dai propri dipendenti nel corso dello svolgimento delle prestazioni contrattuali.
Prima della stipulazione del contratto, l’aggiudicatario si obbliga a presentare copia conforme all’originale della polizza di Responsabilità Civile Professionale, di cui al D. Lgs. n. 209/2005, depositata presso l’IVASS, con massimale non inferiore a euro 2.500.000,00. L’Affidatario è tenuto a comprovare annualmente la validità ed efficacia di tale polizza ed a comunicare eventuali variazioni della stessa.
Art. 11 – Remunerazione del broker e passaggio del portafoglio
Il servizio di brokeraggio assicurativo non comporta alcun onere finanziario per EPPI in quanto la remunerazione, come da prassi consolidata di mercato, sarà a carico delle Compagnie assicurative con le quali saranno stipulati i vari contratti assicurativi dell’EPPI.
Tale remunerazione sarà determinata sulla base della percentuale di provvigione chiesta dal broker in sede di gara e troverà applicazione in occasione del collocamento di nuovi rischi assicurativi ovvero al momento
del nuovo piazzamento dei contratti esistenti, successivamente alla scadenza del loro termine naturale o alla eventuale risoluzione anticipata degli stessi.
L’importo delle provvigioni e le relative modalità di calcolo saranno sempre espressamente indicate in ogni procedura di selezione del contraente, per l’assunzione di polizze assicurative.
Nessun compenso potrà, comunque, essere richiesto nel caso in cui XXXX non ritenga di procedere alla stipula dei contratti di assicurazione o non si produca il buon esito delle relative gare.
Come previsto nel codice deontologico di autoregolamentazione professionale del broker di assicurazioni e riassicurazioni, si precisa che al broker cessante competono, salvo diversi accordi fra le parti:
- le provvigioni maturate sui contratti pluriennali in corso, limitatamente al premio la cui scadenza annua cada entro la data di scadenza del suo incarico;
- le provvigioni sui premi di regolazione e/o conguaglio di premi anticipati da lui incassati e sulle rate frazionate del premio annuo, di cui abbia incassato la prima rata.
In ogni caso, per tutte le attività prestate dal broker aggiudicatario della presente procedura, nessun onere di carattere economico e di alcuna natura dovrà gravare su EPPI.
Art. 12 – Durata, decorrenza del contratto e recesso
Il contratto ha durata triennale a decorrere dalla data di conferimento dell’incarico. È fatta salva la facoltà di esecuzione anticipata della prestazione.
È fatta salva la facoltà di recesso anticipato di EPPI, da esercitarsi almeno un mese prima della data in cui il recesso deve avere effetto.
La durata del contratto in corso di esecuzione potrà essere modificata per il tempo strettamente necessario, massimo sei mesi, alla conclusione delle procedure necessarie per l’individuazione del nuovo contraente ai sensi dell’art. 106, comma 11 del Codice. In tal caso il contraente è tenuto all’esecuzione delle prestazioni oggetto del contratto agli stessi - o più favorevoli - prezzi, patti e condizioni.
Art. 13 – Divieto di cessione del contratto e di subappalto
È vietata la cessione totale o parziale di contratto.
Non è consentito il subappalto del servizio e/o di parti del medesimo. Il subappalto del servizio o di parti del medesimo sarà considerato grave inadempimento contrattuale e determinerà l’immediata risoluzione del contratto con tutte le conseguenze di legge.
Art. 14 – Risarcimento danni
Oltre all’ipotesi di cui al precedente articolo, l’EPPI avrà diritto al risarcimento danni che eventualmente dovesse subire per cause imputabili a negligenze, errori professionali, omissioni del Broker.
Art. 15 – Risoluzione del contratto
Nel caso di reiterate inadempienze, è riservata all’EPPI la facoltà di procedere alla risoluzione del contratto, previa contestazione alla parte, con effetto dal trentesimo giorno dalla data di notifica della risoluzione stessa e fatti salvi i maggiori danni.
Art. 16 – Penali
Per inadempimenti e ritardi nell’esecuzione delle attività previste, EPPI provvederà a formalizzare contestazione scritta a mezzo PEC o raccomandata A/R, assegnando al broker 7 giorni lavorativi consecutivi per adempiere ovvero per produrre controdeduzioni scritte.
In caso di persistente inadempimento e ove le controdeduzioni non fossero ritenute idonee, verrà applicata, per ogni singola violazione, una penale nella misura di:
- € 100,00 per ogni giorno solare di ritardo nell’adempimento rispetto ai termini indicati da EPPI per l’esecuzione delle prestazioni contrattuali;
- € 500,00 per ogni eventuale inadempienza rispetto a quanto dichiarato in sede di Offerta Tecnica. Le suddette sanzioni non si escludono e sono tra loro cumulabili, fermo restando il diritto di EPPI al risarcimento del maggior danno e alla risoluzione del contratto.
L’applicazione delle penali non preclude a EPPI la facoltà di dichiarare risolto il contratto ai sensi dell’art. 15 “Risoluzione del contratto”.
L’ammontare complessivo delle penalità applicate non potrà, in ogni caso, superare il 10% dell’importo contrattuale.
Art. 17 – Controversie
Per eventuali controversie, viene eletto competente il Foro di Roma.
Art. 18 – Tutela della privacy
Ai sensi del nuovo GDPR 2016/679, si informa che i dati forniti dalle Imprese saranno trattati esclusivamente per le finalità connesse alla gara e per l'eventuale successiva stipula e gestione del contratto, nel rispetto di condizioni e modalità previste dalla legislazione vigente in materia.
A tale riguardo si invita a prendere visione dell'informativa sul trattamento dei dati allegata alla presente.
Art. 19 – Norme finali
Per tutto quanto non previsto nel presente Capitolato e negli altri documenti di gara si rinvia alle disposizioni di legge vigenti in materia.