ACCORDO DI CONTITOLARITÀ NEL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI AI SENSI DELL’ART. 26 DEL REGOLAMENTO (UE) 2016/679
ACCORDO DI CONTITOLARITÀ NEL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI AI SENSI DELL’ART. 26 DEL REGOLAMENTO (UE) 2016/679
TRA
L’Università degli studi di Parma con sede in Parma Via Università 12, nella persona del Rettore pro tempore, ………………………… (di seguito
………………… o “Contitolare del trattamento”)
E
L’Università degli Studi di ……………………. con sede a…………….., nella persona Rettore pro tempore, Prof. (di seguito “…………..” o “Contitolare del trattamento”)
Di seguito i contitolari del trattamento saranno indicati congiuntamente come le Parti.
PREMESSO CHE:
- Gli enti, in collaborazione tra loro, nell’ambito del Progetto , hanno
attivato l’iniziativa ……………… che è finalizzata a …………… .
L’iniziativa di cui al presente bando, nello specifico, prevede l’individuazione di …………
- La partecipazione al progetto ……………….comporta il trattamento di dati personali, come definiti all’art. 4, 1) del Regolamento (UE) 2016/679 (di seguito anche solo il “Regolamento” o “GDPR”);
Le parti in qualità di Contitolari del trattamento determinano ai sensi dell’art. 26 del regolamento privacy europeo(EU) 2016/679 congiuntamente le finalità e le modalità del Trattamento.
I Contitolari del trattamento devono, pertanto, determinare in modo trasparente, mediante un accordo interno, le rispettive responsabilità in merito agli obblighi e all’osservanza della normativa vigente in materia di trattamento di dati personali;
L’accordo riflette i rispettivi ruoli e i rapporti dei Contitolari con gli interessati e detta le condizioni e gli obblighi dei Contitolari con particolare riguardo:
i. all'esercizio dei diritti dell'interessato;
ii. alla definizione dei rispettivi compiti nella comunicazione delle informazioni di cui agli articoli 13 e (14) del Regolamento (UE) n. 2016/2016 agli interessati;
iii. nel definire un punto di contatto per i soggetti interessati al trattamento;
iv. all’adozione di misure tecniche e organizzative adeguate per garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio, tenuto conto dello stato dell'arte e dei costi di attuazione, della natura, dell'oggetto, del contesto e delle finalità del trattamento, nonché del rischio di varia probabilità e gravità per i diritti e le libertà delle persone fisiche;
v. delle responsabilità (alle rispettive responsabilità in merito all’osservanza degli obblighi derivanti dal presente Regolamento e dell’eventuale danno causato dal trattamento dei dati);
Con il presente accordo (di seguito l’”Accordo”) l’Università degli studi di Parma intende instaurare con l’Università di …………… – un rapporto di contitolarità nel Trattamento e disciplinare, di conseguenza, i rispettivi ruoli e responsabilità nei confronti degli interessati.
Nell’ambito delle rispettive responsabilità come determinate dal presente Accordo, i Contitolari del trattamento dovranno in ogni momento adempiere ai propri obblighi conformemente ad esso e in modo tale da trattare i dati senza violare le disposizioni di legge vigenti e nel pieno rispetto dei provvedimenti del Garante per la protezione dei dati personali.
Premesso quanto sopra riportato, da intendersi parte integrante e sostanziale del presente atto, le Parti, come ut supra sopra rappresentante, convengono e stipulano quanto segue.
Art. 1 OGGETTO
Il presente Accordo tra le università determina le rispettive responsabilità in merito all’osservanza degli obblighi derivanti dal Regolamento (EU) 2016/679, nonché dalle disposizioni di legge vigenti con riguardo al trattamento dei dati personali.
Il presente Accordo stabilisce tra le parti anche i rispettivi obblighi in merito all’esercizio dei diritti degli interessati e i rispettivi ruoli in merito alla comunicazione dell’informativa.
La Contitolarità ha per oggetto il trattamento dei dati personali.
L’Università degli studi di Parma e l’università di trattano i dati per
le finalità istituzionali di didattica connesse all’accordo e
decidono di avvalersi della piattaforma ………………… i cui server di hosting sono presso ………………………..
I dati saranno utilizzati per finalità di didattica e di ricerca.
Le basi giuridiche per i trattamenti di dati sopra illustrati sono costituiti: dalla legge 270 del 2004 (finalità di didattica) e dalla legge 168 del 1989 (finalità di ricerca).
Il procedimento in esame ricomprende le seguenti fasi e i relativi seguenti trattamenti:
1. Trattamento finalizzato a ;
2. Trattamento finalizzato alla verifica dei requisiti di iscrizione
3. Trattamento ..
4. Trattamento finalizzato all’attività di svolgimento dell’iniziativa
5. Trattamento ..
6. Trattamento ..
7. Trattamento ..
Le università si impegnano ad effettuare congiuntamente i trattamenti di dati descritti ai punti 1,2,3,4,5 e 6. L’Università si impegna ad effettuare in autonomia i trattamenti di dati descritti al punto 7.
Resta inteso tra le Parti che, ai sensi dell’art. 26, comma 3, del Regolamento (EU) 2016/679, indipendentemente dalle disposizioni del presente Accordo, l’interessato potrà esercitare i propri diritti nei confronti di e contro ciascun contitolare del trattamento attraverso l’invio di istanza privacy a specifico indirizzo mail.
Per l’Università degli studi di Parma: xxx@xxxxx.xx
Per l’Università Y :……………………
Art. 2 Dati oggetto del rapporto di contitolarità e durata del rapporto.
Ai fini del conseguimento delle finalità previste all’art. 1 i seguenti tipi di dati personali raccolti dall’interessato al momento dell’iscrizione e al momento del conferimento delle borse per i soli soggetti vincitori che possono essere condivisi tra le Parti durante il periodo di trattamento sono:
- Dati anagrafici;
- Email personale;
- Dati di carriera accademica;
- Borse di studio ottenute da Università ………….., dall’Ente Regionale per il Diritto allo Studio Universitario o da altri enti;
- Dati relativi a modalità di pagamento dei premi.
I dati personali suindicati verranno conservati per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità sottese al trattamento, ammettendo una
conservazione ulteriore per adempiere ad obblighi di legge, per consentire la difesa in giudizio dei Contitolari del trattamento e l'esercizio dei loro diritti.
Art. 3 OBBLIGHI E RESPONSABILITÀ DEI CONTITOLARI
I Contitolari condividono le decisioni relative alle finalità e modalità del trattamento di dati e sono obbligati in solido a predisporre e mantenere aggiornati tutti gli adempimenti previsti dal Regolamento (EU) 2016/679 e dalle disposizioni di legge in materia di tutela dei dati personali.
In particolare, con il presente Accordo i Contitolari convengono che i dati personali trattati verranno trattati esclusivamente per le finalità di esecuzione degli obblighi contrattuali e precontrattuali assunti e se del caso per la gestione dei rapporti con i contraenti e con gli utenti; per l’adempimento di obblighi previsti da leggi, da regolamenti e dalla normativa dell’Unione Europea, nonché da disposizioni impartite dalle Autorità di controllo compreso il Garante per la protezione dei dati personali.
I Contitolari del Trattamento saranno responsabili in solido per l’intero ammontare del danno al fine di garantire il risarcimento effettivo dell’interessato. Pertanto, ogni Contitolare può dover risarcire in toto l’interessato che dimostra di essere stato danneggiato dal Trattamento. Soltanto in un momento successivo, il Contitolare che ha risarcito in toto l’interessato può rivalersi sull’altro Contitolare responsabile effettivo del danno, esercitando l’azione di regresso.
Anche i danni provocati all’interessato in casi di forza maggiore, saranno a carico di entrambi contitolari in solido che dovranno fronteggiare il rischio della forza maggiore. Il contitolare che ha pagato avrà azione di regresso nei confronti dell’altro.
Art. 4 DIRITTI SUI DATI
Ai soggetti interessati verranno fornite tutte le informazioni relative al trattamento ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE 679/2016 al momento del loro accreditamento come utenti nella piattaforma (sito di riferimento).
Le Parti convengono inoltre che i reclami e le richieste di esercizio dei diritti presentati dagli interessati saranno gestiti nel quadro delle finalità di trattamento fissate dal presente accordo, restando in ogni caso inteso che gli interessati potranno esercitare i propri diritti nei confronti di entrambi i Contitolari ai sensi dell’art. 26, comma 3, del Regolamento UE n. 679/16, evocando ciascun Contitolare, indipendentemente dall’altro, dinanzi al Garante della protezione dei dati personali e/o la giustizia nazionale.
Le Parti si impegnano altresì, ai sensi dell’art. 26, comma 2, del Regolamento (EU) 2016/679, a mettere a disposizione dell’interessato il contenuto essenziale del presente Accordo.
Art. 5 SEGRETEZZA E CONFIDENZIALITÀ
Ogni Contitolare del Trattamento si impegna a mantenere la riservatezza, integrità e disponibilità dei dati personali raccolti, trattati e utilizzati in virtù del rapporto di contitolarità instaurato con il Titolare in forza del presente accordo. In ogni caso, le Parti si impegnano a considerare strettamente confidenziale tutto il materiale generalmente non di dominio pubblico, ed in particolare i rispettivi segreti, e si impegnano ad utilizzare i dati personali solamente per le finalità previste dal presente Accordo.
Art. 6 SICUREZZA DEI DATI PERSONALI
Tenuto conto dello stato dell'arte e dei costi di attuazione, nonché della natura, dell'oggetto, del contesto e delle finalità del trattamento, nonché del rischio di varia probabilità e gravità per i diritti e libertà delle persone fisiche, i Contitolari del trattamento mettono in atto misure tecniche e organizzative adeguate per
garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio, che comprendono, tra le altre, se opportuno una o più delle seguenti misure:
o la pseudonimizzazione e la cifratura dei dati personali;
o la capacità di assicurare su base permanente la riservatezza, l'integrità, la disponibilità e la resilienza dei sistemi e dei servizi di trattamento;
o la capacità di ripristinare tempestivamente la disponibilità e l'accesso dei dati personali in caso di incidente fisico o tecnico;
o una procedura per verificare e valutare regolarmente l'efficacia delle misure tecniche e organizzative al fine di garantire la sicurezza del trattamento.
I Contitolari nello stabilire l’adeguato livello di sicurezza, hanno tenuto conto in special modo dei rischi presentati dal trattamento che derivano in particolare dalla distruzione, dalla perdita, dalla modifica, dalla divulgazione non autorizzata o dall'accesso, in modo accidentale o illegale, a dati personali trasmessi, conservati o comunque trattati.
I Contitolari del trattamento dichiarano espressamente che chiunque agisca nell’ambito della sua autorità e abbia accesso a dati personali non tratterà i predetti dati personali se non è istruito dai rispettivi contitolari.
Il Contitolare del Trattamento deve verificare regolarmente il rispetto di tali misure e fornire sufficiente documentazione al Titolare.
I Contitolari eseguiranno un monitoraggio periodico sul livello di sicurezza raggiunto, al fine di renderlo sempre adeguato al rischio. Entrambi i contitolari inseriscono il trattamento dati connesso al progetto nel proprio registro delle attività di trattamento e aggiornano lo stesso come richiesto dalla normativa. Ciascun contitolare è tenuto a designare i propri autorizzati che trattano i dati nel
rispetto delle istruzioni e delle policy di sicurezza, dei relativi codici etici e dei codici di comportamento.
Art. 7 NOTIFICA DI VIOLAZIONE DEI DATI PERSONALI
Le Parti hanno l’obbligo di comunicarsi reciprocamente tramite Posta Elettronica Certificata qualsiasi violazione dei dati personali (“Data Breach”) immediatamente dopo esserne venuto a conoscenza. Tale notifica deve essere corredata di tutta la documentazione necessaria per consentire, ove necessario, di notificare tale violazione all'autorità di vigilanza competente.
Per Data Breach si intende ogni violazione della sicurezza che comporti accidentalmente o in modo illecito la distruzione, la perdita, la modifica, la divulgazione non autorizzata o l’accesso ai dati personali trasmessi, conservati o comunque trattati, ed a prestare ogni necessaria collaborazione al Titolare in relazione all’adempimento degli obblighi sullo stesso gravanti di notifica delle suddette violazioni all’Autorità, ai sensi dell’art. 33 del GDPR, o, di comunicazione della stessa agli interessati ai sensi dell’art. 34 del GDPR.
La comunicazione conterrà almeno le seguenti informazioni:
a. la natura della violazione dei dati personali
b. la categoria degli interessati
c. contatto presso cui ottenere più informazioni
d. interventi attuati o che si prevede di attuare.
Qualora e nella misura in cui non sia possibile fornire le informazioni contestualmente, le informazioni possono essere fornite in fasi successive senza ulteriore ingiustificato ritardo.
Art. 8 DISPOSIZIONI CONCLUSIVE
Eventuali modifiche al presente Accordo dovranno essere apportate per iscritto e potranno essere modificate solo attraverso una dichiarazione scritta concordata tra le Parti.
L’invalidità, anche parziale, di una o più delle clausole del presente Accordo non pregiudica la validità delle restanti clausole.
Con il presente Accordo, le Parti intendono espressamente revocare e sostituire ogni altro contratto o accordo tra esse esistente, relativo al trattamento dei dati personali.
Le Parti hanno letto e compreso il contenuto del presente Accordo e sottoscrivendolo esprimono pienamente il loro consenso.
Luogo e data
UNIVERSITÀ …………………………… | UNIVERSITÀ DEGLI STUDI DI PARMA |
Il Rettore | Il Rettore |