INDICE
Guida alla Convenzione Oracle 3
Lotto unico
INDICE
1. Premessa
2. Oggetto della Convenzione
2.1. Durata della Convenzione e dei contratti
2.2. Prodotti
2.3. Servizio di assistenza software 2.4.
3. Modalità della fornitura
3.1. Servizi Connessi
3.1.1. Consegna
3.1.2. Verifica di conformità
3.1.3. Garanzia
3.1.4. Call Center del fornitore
4. Condizioni economiche
4.1. Procedura di applicazione delle penali
5. Fatturazione e pagamenti
6. Come ordinare
6.1. Registrazione
6.2. Ordinativo di fornitura
7. Riferimenti del Fornitore
8. Allegati
8.1. Standard di lettera contestazione penali
8.2. Standard di lettera applicazione penali
1. Premessa
La presente guida non intende sostituire né integrare la documentazione contrattuale sottoscritta fra le parti. Pertanto, le informazioni in essa contenute non possono costituire motivo di rivalsa da parte delle Amministrazioni contraenti nei confronti del Fornitore e/o di Consip né possono ritenersi prevalenti rispetto alla documentazione contrattuale.
La presente guida ha l’obiettivo di illustrare le modalità operative per la gestione della fase esecutiva della Convenzione per la “fornitura di Licenze d’uso Oracle e dei servizi connessi per le Pubbliche Amministrazioni– Lotto unico – terza edizione (di seguito, per brevità, anche Convenzione), stipulata, ai sensi dell’art. 26 l. 23 dicembre 1999 n. 488 s.m.i., dell’art. 58 l. 23 dicembre
2000 n. 388, del D.M. 24 febbraio 2000 e del D.M. 2 maggio 2001, dalla Consip S.p.A., per conto del Ministero dell’Economia e delle Finanze, con il RTI Telecom Italia S.p.A. – Italware s.r.l (di seguito Fornitore) quale aggiudicatari della procedura di gara per il suddetto lotto.
La presente guida, unitamente a tutta la documentazione relativa alla Convenzione, è disponibile sul sito internet xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xx, nella sezione Sei una Amministrazione? > Che strumento vuoi usare? > Oracle 3.
Le Amministrazioni Contraenti provvederanno, al momento dell’emissione del singolo Ordinativo di Fornitura, alla nomina del Responsabile del Procedimento, ai sensi e per gli effetti dell’art. 10 del D.Lgs. n. 163/2006 e del d.P.R. n.207/2010, e all’indicazione sul medesimo Ordinativo di Fornitura del CIG (Codice Identificativo Gara) “derivato” rispetto a quello della Convenzione.
Per qualsiasi informazione sulla Convenzione (condizioni previste, modalità di adesione, modalità di inoltro e compilazione degli ordinativi, etc.) e per il supporto alla navigazione del sito xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xx è attivo il servizio di Call Center degli Acquisti in Rete della P.A. al numero verde 800 753 783.
2. Oggetto della Convenzione
Gli oggetti della fornitura sono le Licenze d’uso Oracle comprensive del primo anno di assistenza software, presenti nel listino prezzi, ed i servizi connessi alla fornitura di: Consegna, Garanzia, Contact Center del Fornitore come dettagliatamente descritti nel Capitolato Tecnico.
Per ogni ordinativo il fornitore è impegnato a fornire la licenza nell’ultima versione disponibile che includerà tutte le funzioni software, rilasciate ufficialmente dal produttore al momento della consegna.
2.1 Durata della Convenzione e dei contratti
La Convenzione ha durata contrattuale di 12(dodici) mesi ed è prorogabile fino ad ulteriori 3 (tre) mesi.
I singoli Contratti, attuativi della Convenzione, stipulati dalle Amministrazioni Contraenti mediante Ordinativi di Fornitura, hanno una durata pari a 12 (dodici) mesi decorrenti dalla Data di Consegna.
2.2 Prodotti
Le licenze d’uso Oracle oggetto della Convenzione sono riportate nel listino e rientrano all’interno delle macro-categorie di seguito riportate:
• Oracle Database Product
• Oracle Enterprise Edition Options
• Oracle Database Enterprise Management
• Oracle Application Server Products
• Oracle Data Integration Technology
• Oracle WebLogic Suite Options
• Oracle Application Server Enterprise Management
• Oracle Fusion Middleware Adapters
• Oracle Business Intelligence Technology Products
• Oracle WebCenter Products
• Oracle Identity Management Products
• Oracle Application Testing
• Oracle Application
• Oracle Cloud
Ogni Licenza d’uso dovrà essere originale e conforme a quanto dichiarato nella documentazione Oracle (guide, manuali o altra idonea documentazione descrittiva delle funzionalità del Software) e, alla data di Consegna, dovrà essere resa disponibile l’ultima versione Software.
Nel corso della durata della Convenzione, qualora la Oracle rilasci nuove edizioni e/o aggiornamenti, queste saranno disponibili per nuovi contratti attuativi alle medesime condizioni contrattuali o migliorative.
2.3 Servizio di assistenza software
L’acquisto della licenza include il servizio di assistenza software della durata di 12 mesi decorrenti dalla data di consegna.
I passi operativi necessari per usufruire di tale servizio saranno indicati nella e- mail di consegna della fornitura. In tale e-mail dovrà essere indicato il CSI (Customer Support Identifier), codice attraverso il quale l’Amministrazione potrà usufruire del servizio.
Il servizio di assistenza comprende, a titolo esemplificativo e non esaustivo:
• disponibilità del portale “My Oracle Support” per l’apertura della richiesta d’intervento;
• disponibilità, sul sito xxxx://xxxxxxxxx.xxxxxx.xxx, delle correzioni e aggiornamenti messi a disposizione.
Il servizio di assistenza sarà erogato in modalità remota sia tramite il portale “My Oracle Support” sia tramite call center.
L’Amministrazione dovrà comunicare il livello di severità del malfunzionamento secondo quanto di seguito elencato:
• Livello di Severità 1 – Critical Business Impact – richiesta relativa ad un malfunzionamento che causa il blocco del sistema e l’interruzione dell’attività.
• Livello di Severità 2 – Significant Business Impact – richiesta relativa ad un malfunzionamento che causa la mancata disponibilità di funzionalità importanti.
• Livello di Severità 3 – No Business Impact – richieste relative a: (i) caratteristiche e funzionalità; e/o (ii) un malfunzionamento che causa la mancata disponibilità di caratteristiche significative, oppure la mancata disponibilità di caratteristiche poco significative in assenza di workaround.
• Livello di Severità 4 – No Business Impact – richieste di informazioni o chiarimenti sulla documentazione.
L’Amministrazione comunicherà i malfunzionamenti ed il relativo livello di severità mediante il portale “My Oracle Support” accessibile all’indirizzo internet: xxxxx://xxxxxxx.xxxxxx.xx o tramite il Call Center Oracle attivo tutti i giorni lavorativi dalle ore 9.00 alle 18.00 al numero 06-52436400, con personale in lingua italiana.
La conferma della presa in carico della richiesta di intervento avverrà tramite il rilascio dell’identificativo della richiesta medesima in automatico dal portale “My Oracle Support” nel momento in cui si inoltra tale richiesta oppure fornito dall’operatore nel caso in cui la richiesta sia effettuata tramite Call Center.
3. Modalità della fornitura
3.1 Servizi connessi
I seguenti servizi sono tutti connessi alla fornitura ed il loro costo è incluso nel corrispettivo della fornitura:
• Consegna;
• Garanzia;
• Call Center del Fornitore.
3.1.1 Consegna
La consegna delle Licenze d’uso, oggetto di ciascuna singola fornitura, dovrà avvenire entro il termine perentorio di 20 (venti) giorni solari a decorrere dalla “Data ordine”.
Il Fornitore, entro 2 (due) giorni lavorativi dalla “Data Ordine” – sempre che l’Ordinativo non sia stato revocato - attiverà la procedura per consentire l’elaborazione dell’Ordinativo presso la Oracle ed, in modo tale da consentire all’Amministrazione Committente di ricevere da Oracle una e-mail sulla quale saranno riportati gli elementi essenziali per effettuare il download del Software dal sito web: xxxx://xxxxxxxxx.xxxxxx.xxx. e sarà comunicato il codice Oracle (CSI) per usufruire del servizio di Assistenza Software.
Il Fornitore, entro 2 (due) giorni lavorativi dalla “Data Ordine” dovrà dare all’Amministrazione tempestiva comunicazione a mezzo e-mail, dell’avvenuta attivazione della procedura, utilizzando l’apposita funzionalità di accettazione ODA sul portale Acquisti in Rete.
Non è previsto il servizio di installazione del software.
3.1.3 Garanzia
Il Fornitore garantisce la funzionalità dei Software Oracle e la loro corrispondenza alle caratteristiche tecniche descritte nella documentazione tecnica del prodotto, per un periodo di n. 12 (dodici) mesi dalla “Data di Accettazione”.
3.1.4 Call Center del Fornitore
Il Fornitore mette a disposizione delle Amministrazioni, dalla Data di Attivazione della convenzione, un Call Center che funzioni da centro di ricezione e gestione delle chiamate con le seguenti competenze:
- informazioni sulla Convenzione, sulle modalità di ordine e di consegna;
- ricezione e smistamento ordini;
- informazioni sullo stato degli Ordinativi di Fornitura e del loro adempimento;
- informazioni sullo stato delle consegne.
Gli orari di ricezione delle chiamate saranno, per tutti i giorni dell’anno, con esclusione del sabato, della domenica e dei festivi:
- dal lunedì al venerdì, dalle ore 9:00 alle ore 18:00.
Dopo tali orari dovrà essere attivata una segreteria telefonica che registrerà le chiamate, le quali dovranno intendersi come ricevute alle ore 9:00 del giorno
lavorativo successivo.
3.2 Verifica di conformità
L’Amministrazione dovrà verificare la corrispondenza del Software disponibile rispetto a quanto ordinato entro 5 giorni solari dall’avvenuta consegna.
Nel caso di esito positivo della verifica di conformità, l’Amministrazione contraente provvederà a redigere apposito documento che verrà considerato quale accettazione della Fornitura e la relativa data sarà considerata quale “Data di Accettazione” della fornitura.
In caso di esito negativo della verifica di conformità, qualora il Software non sia rispondente a quanto ordinato, il Fornitore si impegna, ora per allora e senza alcun onere aggiuntivo per l’Amministrazione, a rendere disponibile il Software effettivamente ordinato entro il termine perentorio di 10 (dieci) giorni solari decorrenti dalla data di comunicazione di non conformità.
La comunicazione al fornitore dell’esito delle verifiche di conformità potrà essere effettuata dalle Amministrazioni anche rispondendo alla e-mail di consegna fornitura inviata dal Fornitore.
4. Condizioni economiche
Il prezzo di acquisto della licenza Software include anche il costo del servizio di assistenza software che è pari al 22% del prezzo della relativa Licenza.
Per Ordinativi di Fornitura con importi ricompresi nei range riportati nella tabella che segue le Amministrazioni avranno diritto ad un ulteriore corrispondente sconto in alcun modo cumulabile:
Importo Ordinativo di Fornitura (€) | Ulteriore sconto |
Valore ≤180.000 | 0% |
180.000<Valore ≤600.000 | 11,54% |
Valore >600.000 | 14% |
4.2 Procedura di applicazione delle penali
Le fasi operative del procedimento relativo all’applicazione delle penali sono:
1. Rilevamento del presunto inadempimento compiuto dal Fornitore
L’Amministrazione Contraente individua e verifica eventuali inadempimenti da parte del Fornitore rispetto agli obblighi contrattualmente assunti con la sottoscrizione della Convenzione, anche con l’ausilio dello Schema Penali PP.AA. riportato nella Convenzione (art. 11).
Lo schema riporta tutti gli elementi necessari per il corretto accertamento dell’inadempimento e la determinazione del conseguente importo delle penali ovverosia:
- l’elenco dei livelli di servizio, atti a garantire una corretta esecuzione del contratto e sanzionabili con penale in caso di inadempimento;
- gli adempimenti relativi all’esecuzione della fornitura del bene/servizio;
- i riferimenti alla documentazione contrattuale (Convenzione);
- i criteri di accertamento dell’inadempimento (modalità e documenti di riscontro, frequenza del controllo del livello di servizio);
- i criteri di calcolo dell’importo della penale;
- il soggetto preposto all’applicazione della penale.
A titolo esemplificativo e non esaustivo si consulti la tabella di seguito riportata:
Lett. | Ipotesi di inadempimento sanzionato con penale | Termini per l’adempimento previsto in Capitolato | Riferimenti Capitolato e/o Convenzione | Modalità di riscontro | Documenti di riscontro irregolarità | Frequenza di verifica | Valore della penale | Applica zione della penale |
a) | Ritardo rispetto al termine | 20 giorni solari a decorrere | Cap.Tec.:Pa r. 5.1 Conv.: Art. | Confronto tra la data di ricezione | Modulo d'ordine, e.mal | Una Tantum | 0,1% del corrispe | SI |
Lett. | Ipotesi di inadempimento sanzionato con penale | Termini per l’adempimento previsto in Capitolato | Riferimenti Capitolato e/o Convenzione | Modalità di riscontro | Documenti di riscontro irregolarità | Frequenza di verifica | Valore della penale | Applica zione della penale |
massimo stabilito per la consegna | dalla "data ordine" contenuta nell'ordinativo di fornitura | 7, comma 4; Art. 12, comma 1 | della e-mail con la "data ordine" contenuta nell'ordinati vo di fornitura | ttivo della fornitur a oggetto dell’inad empime nto o ritardo | ||||
b) | Ritardo rispetto al termine stabilito per la sostituzione dei beni oggetto di verifica negativa del Prodotto Software | 10 (dieci) giorni lavorativi decorrenti dalla data del relativo verbale di verifica | Cap.Tec.:Pa r. 8 Conv.: Art. 7, comma 5; Art. 12, comma 2 | Confronto tra la data della seconda e.mail di "Order Confirmatio n" con la "data verbale di verifica | Verbale di verifica, seconda e.mal di "Order Confirmati on" | Una Tantum | 0,5% del del corrispe ttivo della fornitur a oggetto dell’inad empime nto o ritardo | SI |
2. Contestazione al Fornitore
La contestazione dell’inadempimento al Fornitore deve avvenire in forma scritta e riportare i riferimenti contrattuali con la descrizione dell’inadempimento (inclusi i documenti richiamati al punto 1 - Rilevamento del presunto inadempimento compiuto dal fornitore).
La contestazione contiene anche il calcolo economico della penale.
La comunicazione di contestazione dell’inadempimento da parte dell’Amministrazione Contraente deve essere indirizzata in copia conoscenza a Consip S.p.A., in base a quanto prescritto nelle Condizioni Generali.
Si allega in calce al presente documento, a titolo esemplificativo, uno standard di lettera di contestazione dell’inadempimento utilizzabile dall’Amministrazione Contraente (cfr. 8.1 Allegato 1 - Standard di lettera contestazione penali).
3. Controdeduzioni del Fornitore
Il Fornitore dovrà comunicare, in ogni caso, per iscritto, le proprie deduzioni, supportate – se del caso - da una chiara ed esauriente documentazione, all’Amministrazione medesima nel termine massimo di 5 (cinque) giorni lavorativi dalla ricezione della contestazione stessa.
4. Accertamento della sussistenza/insussistenza delle condizioni di applicazione delle penali e quantificazione delle stesse
Qualora le controdeduzioni non pervengano all’Amministrazione Contraente nel termine indicato, ovvero, pur essendo pervenute tempestivamente, non siano ritenute idonee dall’Amministrazione a giustificare l’inadempienza contestata, l’Amministrazione stessa dovrà comunicare per iscritto al Fornitore la ritenuta infondatezza delle suddette deduzioni e la conseguente applicazione delle penali stabilite nella Convenzione, a decorrere dall’inizio dell’inadempimento. Le stesse saranno quantificate utilizzando i parametri
indicati nella Convenzione/Capitolato tecnico e procedendo con la puntuale applicazione dei criteri per il calcolo appositamente richiamati nello Schema Penali PP.AA., riportato nella Convenzione all’art. 11.
Qualora, invece, le controdeduzioni del Fornitore siano ritenute idonee, l’Amministrazione dovrà provvedere a comunicare per iscritto al Fornitore medesimo la non applicazione delle penali.
L’ applicazione delle penali può avvenire in base alle seguenti modalità:
a. compensazione del credito: è data facoltà all’Amministrazione Contraente di compensare i crediti derivanti dall’applicazione delle penali di cui alla Convenzione con quanto dovuto al Fornitore a qualsiasi titolo, quindi anche con i corrispettivi maturati;
b. escussione della cauzione definitiva per un importo pari a quello delle penali: è data facoltà all’Amministrazione Contraente di rivalersi sulla cauzione prodotta dal Fornitore all’atto della stipula della Convenzione. Ai fini dell’escussione della cauzione, dovrà essere presentata apposita richiesta scritta a Consip S.p.A. includendo una copia di tutta la documentazione relativa alla procedura di contestazione.
Resta ferma la possibilità per il Fornitore di comunicare tempestivamente all’Amministrazione la propria volontà di rimettere direttamente l’importo delle penali tramite Bonifico Bancario su conto corrente (o postale) intestato all’Amministrazione e da questa indicato.
In fase di applicazione delle penali occorre tener presente il limite legale previsto per l’ammontare complessivo delle stesse (la somma di tutte le penali da applicare). Le Condizioni Generali individuano il limite complessivo massimo pari al 10% (dieci per cento) dell’ammontare del contratto/dell’ordinativo di fornitura. In ogni caso, l’applicazione della penale non esonera il Fornitore dall’adempimento contrattuale.
Si allega in calce al presente documento, a titolo esemplificativo, uno standard di lettera di applicazione penali utilizzabile dall’Amministrazione Contraente (cfr. 8.2 Allegato 2 - Standard di lettera applicazione penali).
Ulteriori tutele
▪ Risarcimento del maggior danno
L’applicazione delle penali previste nella Convenzione non preclude il diritto delle singole Amministrazioni Contraenti di richiedere il risarcimento degli eventuali maggiori danni subiti.
▪ Risoluzione del contratto
Le Amministrazioni Contraenti, per quanto di proprio interesse, potranno risolvere di diritto il contratto anche nel caso in cui il Fornitore avesse accumulato penali per un importo pari o superiore alla misura massima del 10% (dieci per cento) del valore del proprio contratto di fornitura (Condizioni Generali).
▪ Recesso dal contratto
Le Amministrazioni Contraenti, per quanto di proprio interesse, hanno diritto nei casi di:
▪ giusta causa
▪ reiterati inadempimenti del Fornitore, anche se non gravi
di recedere unilateralmente da ciascun singolo contratto di fornitura, in tutto o in parte, in qualsiasi momento, senza preavviso (Condizioni Generali).
▪ Azioni in caso di risoluzione della Convenzione per inadempimento del Fornitore
La risoluzione della Convenzione da parte della Consip S.p.A. per inadempimento del Fornitore legittima la risoluzione dei singoli ordinativi di fornitura da parte delle Amministrazioni Contraenti a partire dalla data in cui si verifica la risoluzione della Convenzione.
In tal caso, il Fornitore si impegna a porre in essere ogni attività necessaria per assicurare la continuità del servizio e/o della fornitura in favore delle Amministrazioni Contraenti.
Le condizioni e modalità di risoluzione sono stabilite nella Convenzione e nelle Condizioni Generali allegate alla Convenzione.
5. Fatturazione e pagamenti
Il pagamento dei corrispettivi è effettuato dall’Amministrazione a favore del Fornitore sulla base delle fatture emesse da quest’ultimo conformemente alle modalità previste dalla normativa, anche secondaria, vigente in materia nonché nella Convenzione.
In particolare:
- il corrispettivo relativo a ciascun Ordinativo di Fornitura è fatturato dal Fornitore alla “Data di Accettazione della Fornitura”;
- l’importo delle predette fatture è corrisposto dall’Amministrazione secondo la normativa vigente in materia di Contabilità dello Stato e bonificato sui conti correnti di seguito riportati:
Istituto | Conto corrente | IBAN |
Intesa Sanpaolo SpA | 100000124206 | XX00X0000000000000000000000 |
Banca Regionale Europea | 000000032726 | XX00X0000000000000000000000 |
Banca Regionale Europea | 000000014000 | XX00X0000000000000000000000 |
Intesa San Paolo SpA (ex Cassa di risparmio di Venezia SPA) | 100000002042 | XX00X0000000000000000000000 |
Unicredit SpA | 000003050681 | XX00X0000000000000000000000 |
Xxxxx Xxxxx Xxxxxx Xxxxx SpA | 000007764065 | XX00X0000000000000000000000 |
Unicredit SpA | 000005256355 | XX00X0000000000000000000000 |
Unicredit SpA | 000005504328 | XX00X0000000000000000000000 |
Unicredit SpA | 000500009559 | XX00X0000000000000000000000 |
Unicredit SpA | 000004646489 | XX00X0000000000000000000000 |
Unicredit SpA | 000004096984 | IT 82 A 02008 05212000004096984 |
Banca Monte Paschi Siena SpA | 000006032857 | XX00X0000000000000000000000 |
Xxxxx Xxxxx Xxxxxx Xxxxx SpA | 000006032950 | XX00X0000000000000000000000 |
Istituto | Conto corrente | IBAN |
Banca Monte Paschi Siena SpA | 000003507020 | XX00X0000000000000000000000 |
Banca Monte Paschi Siena SpA | 000004630563 | XX00X0000000000000000000000 |
Xxxxx Xxxxx Xxxxxx Xxxxx SpA | 000001911184 | XX00X0000000000000000000000 |
Xxxxx Xxxxx Xxxxxx Xxxxx SpA | 000009172439 | XX00X0000000000000000000000 |
Xxxxx Xxxxx Xxxxxx Xxxxx SpA | 000009172532 | XX00X0000000000000000000000 |
Xxxxx Xxxxx Xxxxxx Xxxxx SpA | 000003690065 | XX00X0000000000000000000000 |
Intesa Sanpaolo SpA | 100000512412 | XX00X0000000000000000000000 |
Xxxxx Xxxxx Xxxxxx Xxxxx SpA | 000006272808 | XX00X0000000000000000000000 |
Banca Monte Paschi Siena SpA | 000001468917 | XX00X0000000000000000000000 |
Intesa Sanpaolo SpA | 100000019462 | XX00X0000000000000000000000 |
Unicredit SpA | 000500028677 | XX00X0000000000000000000000 |
Istituto | Conto corrente | IBAN |
Poste Italiane | 000009556633 | XX00X0000000000000000000000 |
Poste Italiane | 000009556688 | XX00X0000000000000000000000 |
Poste Italiane | 000009556606 | XX00X0000000000000000000000 |
Poste Italiane | 000009556562 | XX00X0000000000000000000000 |
Poste Italiane | 000009556759 | XX00X0000000000000000000000 |
Poste Italiane | 000009556704 | XX00X0000000000000000000000 |
Poste Italiane | 000086444007 | XX00X0000000000000000000000 |
Poste Italiane | 000014157275 | XX00X0000000000000000000000 |
Poste Italiane | 000013187133 | XX00X0000000000000000000000 |
Poste Italiane | 000012162293 | XX00X0000000000000000000000 |
Poste Italiane | 000012725453 | XX00X0000000000000000000000 |
Poste Italiane | 000000381004 | XX00X0000000000000000000000 |
Poste Italiane | 000012432548 | XX00X0000000000000000000000 |
Poste Italiane | 000015633837 | XX00X0000000000000000000000 |
Poste Italiane | 000012820940 | XX00X0000000000000000000000 |
Poste Italiane | 000018624031 | XX00X0000000000000000000000 |
Poste Italiane | 000089119630 | XX00X0000000000000000000000 |
- Il Fornitore dichiara che i predetti conti operano nel rispetto della Legge 13 agosto 2010 n. 136. Le generalità e il codice fiscale del/i soggetto/i delegato/i ad operare sul/sui predetto/i conto/i sono contenute in apposita e separata autorizzazione rilasciata alla Consip la quale ancorché non materialmente allegata, costituisce parte integrante e sostanziale della Convenzione.
- Sulla base di quanto fissato nell’atto costitutivo del RTI, il pagamento dei corrispettivi dovrà essere effettuato dalle Amministrazioni Contraenti direttamente a favore di ciascun membro del RTI.
Le spese del bonifico sono a carico dell’Amministrazione Contraente, che pertanto non le potrà decurtare dall’importo a favore del Fornitore oggetto del bonifico. Dal bonifico dovrà risultare l’Amministrazione che lo effettua.
6. Come Ordinare
6.1 Registrazione
Per effettuare gli ordinativi, è necessario che gli utenti delle Amministrazioni richiedano la registrazione sul portale xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xx. Il processo di registrazione è composto da due fasi distinte e successive:
1. registrazione Base (chi sei)
2. abilitazione (che fai)
Per acquistare sul sistema è necessario completare entrambe le suddette fasi.
L’abilitazione come Punto Ordinante, consente - ai soggetti autorizzati ad impegnare capitoli di spesa per conto delle Amministrazioni - di identificarsi come utenti del servizio. A seguito della abilitazione, una volta effettuata l’autenticazione sul portale inserendo utente e password, è possibile effettuare acquisti. Si ricorda che l’abilitazione può avvenire esclusivamente con firma digitale: l’utente potrà effettuare acquisti attraverso tutti gli strumenti messi a disposizione sulla piattaforma (MEPA, Accordi Quadro, Convenzioni, etc.) e nel caso delle Convenzioni potrà acquistare tramite tutte le iniziative di convenzione disponibili.
6.2 Ordinativo di fornitura
La Convenzione consente l’emissione dell’ordinativo di fornitura esclusivamente on line con firma digitale. L’invio on line dell’ordinativo di fornitura avviene attraverso la modalità di “ordine diretto” prevista sulla piattaforma di e- procurement xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xx.
Una volta effettuato il login sul portale xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xx, inserendo il nome utente e la password rilasciati in fase di abilitazione, l’utente:
▪ ricerca il prodotto di interesse, sfruttando le diverse modalità di ricerca e navigazione disponibili;
▪ dopo aver preso visione della documentazione relativa, aggiunge al carrello il prodotto selezionato;
▪ dal carrello, procede con la creazione dell’ordine diretto;
▪ compila l’ordine in ogni sua parte e procede alla generazione del formato elettronico dello stesso e al suo salvataggio sul proprio PC;
▪ dopo aver ricaricato a sistema il documento firmato digitalmente, effettua l’invio dell’ordine al Fornitore tramite il sistema.
Da questo momento sarà possibile consultare lo stato di avanzamento dell’ordine attraverso le funzioni rese disponibili nella sezione Area Personale.
Qualora le Amministrazioni ordinanti abbiano necessità che alcuni prodotti siano consegnati in luoghi diversi, devono darne evidenza nell’Ordinativo, utilizzando la funzione del Multi-indirizzo.
Dal momento dell’invio dell’ordinativo l’Amministrazione ordinante può, nel termine di 24 ore, revocarlo; scaduto tale termine, l’ordine diventa irrevocabile e il Fornitore è tenuto a darvi seguito nei termini previsti dalla Convenzione.
7 Riferimenti del Fornitore
Responsabile generale del servizio
Il Fornitore mette a disposizione un Responsabile del servizio che ha la responsabilità delle prestazioni e dei livelli di servizio oggetto della Convenzione.
Il suo compito è quello di supervisionare e coordinare le attività a partire dal momento della ricezione degli ordinativi fino alla gestione degli eventuali reclami da parte delle Amministrazioni e/o di Consip, conformemente a quanto previsto nel capitolo 6 del Capitolato Tecnico.
Ha inoltre il compito di monitorare l’andamento del livello di servizio nell’arco del periodo di validità del contratto ed è in grado di porre in atto tutte le azioni necessarie per garantire il rispetto delle prestazioni richieste.
Call Center
Di seguito si riporta il numero di telefono del Fornitore cui far riferimento per le informazioni e per ogni problematica inerente agli ordini:
800.333.666
Indirizzo e-mail del Fornitore: xxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xx Fax: 000.000.000
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8 Allegati
8.1 Allegato 1 – Standard di lettera contestazione penali
Luogo, gg/mm/aaaa
Prot. n.
Raccomandata a.r. anticipata a mezzo fax al n. nnnnnnnnnnn
Spett.le
Denominazione Impresa
Indirizzo Impresa
[In caso di RTI indicare denominazione e indirizzo dell’Impresa mandataria]
c.a. Nominativo Referente Fornitore
[Eventuale, in caso di RTI]
e p.c. Spett.le/i
Denominazione/i mandante/i Indirizzo/i mandante/i
Oggetto: Nome Convenzione [Inserire la denominazione della Convenzione per esteso] stipulata in data gg/mm/aaaa [Inserire la data di stipula] lotto/i nn/lotto unico ordinativo di fornitura [Inserire l’ordinativo di riferimento] - contestazione addebito ai sensi dell’art. nn delle Condizioni Generali della Convenzione
Con riferimento alla Convenzione e all’ordinativo di fornitura in oggetto, la scrivente Amministrazione formula la presente per contestare formalmente a Codesta/o Impresa/RTI/Consorzio quanto segue.
[Inserire la descrizione “circostanziata” dell’inadempimento totale o parziale o del ritardo nell’adempimento oggetto di contestazione. Ad es.: i beni oggetto della fornitura avrebbero dovuto essere consegnati, ai sensi dell’art. nn della Convenzione entro e non oltre il gg/mm/aaaa, mentre a tutt’oggi non sono stati consegnati, oppure sono stati consegnati in parte (indicare il numero dei beni oggetto di mancata consegna), oppure sono stati consegnati in data gg/mm/aaaa.
N.B. : fare riferimento a qualsiasi documentazione idonea e comprovante la circostanza contestata.]
In relazione alle summenzionate contestazioni si rammenta che l’art. nn delle Condizioni Generali della Convenzione, prevede quanto segue: [Riportare testualmente il contenuto dell’articolo delle Condizioni Generali della Convenzione nel quale è prescritta l’obbligazione specifica che il Fornitore non ha eseguito o non ha eseguito in modo conforme alla Convenzione e che è oggetto di contestazione].
A mente dell’art. nn della Convenzione, in ragione del contestato inadempimento la scrivente Amministrazione, ha maturato il diritto al pagamento a titolo di penali del seguente importo complessivo di Euro nnnnnnn,nn (testo) [Indicare l’importo in cifre e, tra parentesi, in lettere], quantificato secondo il seguente calcolo analitico: [Specificare il tipo di calcolo adottato: ad es. gg. ritardo x importo penale giornaliera].
Alla stregua di quanto sopra dedotto e contestato, ai sensi e per gli effetti dell’art. nn delle Condizioni Generali si invita l’Impresa/il RTI/il Consorzio in indirizzo a trasmettere alla scrivente Amministrazione, entro le ore nn del giorno gg/mm/aaaa [Nell’individuazione del giorno si ricorda che il termine massimo è di 5 giorni lavorativi dalla ricezione della contestazione stessa] ogni eventuale deduzione in merito a quanto sopra contestato.
A mente dell’articolo testé richiamato, si rammenta che qualora Codesta/o Impresa/RTI/Consorzio non provveda a fornire entro il termine sopra stabilito le proprie deduzioni in ordine al contestato inadempimento o qualora le deduzioni inviate da Codesta/o Impresa/RTI/Consorzio, pur essendo pervenute tempestivamente, non siano ritenute idonee dalla scrivente Amministrazione a giustificare l’inadempienza contestata, si procederà, previa opportuna comunicazione, all'applicazione delle penali, ai sensi di quanto previsto nelle Condizioni Generali, secondo le modalità stabilite nella Convenzione ivi compresa la compensazione del credito/l’escussione della cauzione definitiva prestata all'atto della stipula della Convenzione.
Distinti saluti
8.2 Allegato 2 – Standard di lettera applicazione penali
Luogo, gg/mm/aaaa
Prot. n.
Raccomandata a.r. anticipata a mezzo fax al n. nnnnnnnnnnn
Spett.le
Denominazione Impresa
Indirizzo Impresa
[In caso di RTI indicare denominazione e indirizzo dell’Impresa mandataria]
c.a. Nominativo Referente Fornitore
[Eventuale, in caso di RTI]
e p.c. Spett.le/i
Denominazione/i mandante/i Indirizzo/i mandante/i
Oggetto: Nome Convenzione [Inserire la denominazione della Convenzione per esteso] stipulata in data gg/mm/aaaa [Inserire la data di stipula] lotto/i nn/lotto unico ordinativo di fornitura [Inserire l’ordinativo di riferimento] - applicazione penali per inadempimento/non applicazione delle penali oggetto di contestazione
In riferimento alla nostra comunicazione del gg/mm/aaaa prot. n. nnnnnn, relativa alla Convenzione e all’ordinativo di fornitura in oggetto, comunichiamo quanto segue.
[In base alla casistica, inserire il testo relativo]
[1° caso] Preso atto che Codesta/o Impresa/RTI/Consorzio non ha provveduto a fornire entro il termine ivi stabilito le proprie deduzioni in ordine al contestato inadempimento,
[2° caso] Considerato che le deduzioni inviate da Codesta/o Impresa/RTI/Consorzio, con
nota in data gg/mm/aaaa, pur essendo pervenute tempestivamente, non sono state ritenute idonee dalla scrivente a giustificare l’inadempienza contestata,
con la presente Vi comunichiamo formalmente che Codesta Amministrazione procederà all'applicazione delle penali, ai sensi di quanto previsto nelle Condizioni Generali, mediante
compensazione tra quanto dovuto a titolo di corrispettivo e la corrispondente somma dovuta a titolo di penale/escussione della cauzione definitiva prestata all'atto della stipula della Convenzione. Specificamente, in base a quanto stabilito dall’art. nn della Convenzione Nome Convenzione provvederemo all’escussione/alla compensazione della somma di Euro nnnnnnn,nn (testo). [Indicare l’importo in cifre e, tra parentesi, in lettere; inserire la quantificazione delle penali prevista dalla Convenzione]
[Nell’ipotesi di escussione della cauzione, inserire il seguente testo]
Codesta società sarà tenuta a provvedere al reintegro della cauzione entro il termine di 10 (dieci) giorni lavorativi [Se diverso il termine, inserire i giorni in cifre e, tra parentesi, in lettere] dal ricevimento della relativa richiesta effettuata da Codesta Amministrazione, secondo quanto previsto all’articolo nn comma nn, della Convenzione/delle Condizioni Generali.
Vi rammentiamo altresì che la richiesta e/o il pagamento delle penali indicate nella Convenzione non esonera in nessun caso Codesta/o Impresa/RTI/Consorzio dall’assolvimento dell’obbligazione la cui inadempienza ha comportato l’obbligo di pagamento della penale in oggetto.
Con ogni salvezza in ordine al risarcimento del maggior danno, nonché alle tutele di legge e di contratto a fronte del contestato inadempimento.
[3° caso] Considerato che le deduzioni inviate da Codesta/o Impresa/RTI/Consorzio sono state ritenute idonee dalla scrivente a giustificare l’inadempienza contestata, con la presente Vi comunichiamo formalmente che Codesta Amministrazione non procederà all'applicazione delle penali, ai sensi di quanto previsto nelle Condizioni Generali.
Vi rammentiamo tuttavia, che la ritenuta inapplicabilità delle penali indicate nella Convenzione, non esonera in nessun caso Codesta/o Impresa/RTI/Consorzio dall’assolvimento dell’obbligazione la cui inadempienza ha comportato motivo di contestazione.
Distinti saluti