Art.1

DISCIPLINA CONCERNENTE I PROCEDIMENTI RELATIVI ALLE SPESE IN ECONOMIA

Art.1

Oggetto della disciplina

1. Il presente regolamento definisce e disciplina il sistema delle procedure di effettuazione delle spese per l’acquisizione in economia di beni e servizi ai sensi dell’art.73 del Regolamento di amministrazione e contabilità emanato con D.R. n.106/2004.

2. La presente disciplina - tenuto anche conto di quanto disposto dal D.P.R. 20 agosto 2001, n.384 - opera nel rispetto dei principi sanciti dal vigente ordinamento in materia di contabilità di Stato, perseguendo gli obiettivi di efficienza, efficacia ed economicità di cui al D.Lgs. 30 marzo 2001, n.165, nonché di trasparenza dell’azione amministrativa a mente della L. 7 agosto 1990, n.241.

3. Per quanto concerne l’esecuzione dei lavori in economia, si fa espresso rinvio alla relativa disciplina di cui al d.P.R. 21 dicembre 1999, n.554.

Art.2 Definizioni

1. Ai fini della presente disciplina si intende per:

a. Spese in economia tutte quelle spese inerenti la fornitura di beni e di servizi da effettuarsi entro precisi limiti di spesa e per le quali non è prevista una procedura ad evidenza pubblica, favorendo in tal modo lo snellimento dell’azione amministrativa per motivi di semplicità, urgenza o di necessità.

b. Amministrazione diretta il reperimento diretto di servizi da parte dell’amministrazione effettuati con materiali e mezzi propri o appositamente noleggiati e con personale proprio.

c. Cottimo fiduciario una particolare procedura per

l'acquisizione di beni e servizi caratterizzata dal rapporto diretto intercorrente tra l'amministrazione e il privato contraente, derogatoria rispetto alle normali procedure dell'evidenza pubblica.

d. Responsabile delle spese in economia tutti i soggetti formalmente autorizzati al riguardo e meglio individuati nel successivo art.5.

Art.3

Aree e forme della procedura

1. - Il ricorso al sistema di effettuazione delle spese per l’acquisizione in economia di beni e servizi è ammesso nei limiti di importo delle singole voci di spesa individuate nel successivo art.4.

2. - Fermo restando quanto previsto dall’articolo 26 della legge

23 dicembre 1999, n.488, e successive modificazioni, l’acquisizione in economia può essere effettuata:

a. in amministrazione diretta;

b. a cottimo fiduciario.

3. - Nell’amministrazione diretta le acquisizioni sono effettuate con materiali e mezzi propri o appositamente noleggiati e con personale proprio.

4. - Nel cottimo fiduciario le acquisizioni di beni e servizi avvengono mediante affidamento a persone o imprese.

Art.4 Tipologia di spese in economia

1. - Il ricorso alle spese in economia può avvenire per i seguenti tipi di spese:

a) acquisto, manutenzione e riparazione di mobili, arredi, utensili, strumenti, materiale didattico nonché materiale di consumo per il loro funzionamento;

b) acquisto, noleggio, installazione, manutenzione e riparazione di attrezzature scientifiche, macchine d’ufficio, apparecchiature informatiche e relativo software di base e applicativo, nonché di accessori e parti di ricambio;

c) acquisto, riparazione, manutenzione e noleggio di autoveicoli e di altri mezzi di trasporto; pagamento della imposta di circolazione; acquisto di carburanti e lubrificanti; acquisto di accessori; assicurazioni RCA;

d) acquisto, manutenzione e riparazione di apparecchi di registrazione e di riproduzione amplificata del suono e dei relativi apparati; manutenzione e riparazione di mezzi di trasmissione di informazioni, dati e documenti;

e) spese in occasione di scambi culturali, congressi e convegni nonché spese per la locazione a breve termine dei locali necessari ed i relativi impianti; spese per ospitalità nei confronti di delegazioni partecipanti a convegni e congressi;

f) partecipazione del personale dell’Università a convegni, congressi, conferenze, riunioni, mostre ed altre manifestazioni culturali e scientifiche su temi di interesse per l’Università, nonché la partecipazione del personale a corsi indetti da enti, istituti ed organismi;

g) abbonamenti ed acquisto di libri, riviste e giornali, periodici, notiziari, abbonamenti ad agenzie di informazione;

h) spese postali, telegrafiche e telex nonché per la divulgazione dei bandi di concorso e/o di gara a mezzo stampa ed altre inerenti al servizio di comunicazione;

i) pagamento di tasse ed imposte, contributi per licenze di esercizio, acquisto di bolli e fogli bollati e spese per sdoganamenti;

j) acquisto di generi di cartoleria, cancelleria, stampati, modelli, materiale per disegno, per fotografie e per riproduzioni, lavori di stampa, tipografia e litografia, riproduzioni eliografiche e fotografiche, servizi di copisteria e grafica, nonché spese per rilegatura libri, periodici e documenti;

k) iniziative culturali e didattiche per gli studenti;

l) spese di assicurazione;

m) spese per trasporti, per spedizioni e noli, per imballaggio e facchinaggio;

n) spese di memorizzazione su supporti magnetici o simili degli atti di servizio qualora ragioni di urgenza lo richiedano e sia impossibile provvedere direttamente;

o) spese di pulizia, vigilanza, derattizzazione, disinfestazione, illuminazione, riscaldamento e refrigerazione di locali; spese per forniture di acqua, gas ed energia elettrica, anche in aree e/o locali ove si svolgono attività istituzionali e/o convenzionali; installazione di piccoli impianti non comportanti lavori e contratti telefonici;

p) provviste di effetti di corredo al personale dipendente, compresi quelli previsti dalle norme in materia di sicurezza sul lavoro; acquisto di toghe;

q) spese di rappresentanza;

r) spese per l’attuazione di corsi di formazione e perfezionamento del personale;

s) spese per visite fiscali e/o accertamenti sanitari effettuati nei confronti del personale in servizio;

t) acquisto di altri beni e servizi, non previsti nel presente articolo, fino all’importo di 10.000 euro, con esclusione dell’IVA;

u) spese per servizi finanziari e fiscali;

v) spese per forniture e servizi di manutenzione;

w) spese per materiale informativo e pubblicitario, spese per fornitura e stampa dei diplomi accademici.

2. - Il ricorso al sistema di spese in economia, è altresì consentito nelle seguenti ipotesi:

i. risoluzione di un precedente rapporto contrattuale, quando ciò sia ritenuto necessario o conveniente per assicurare la prestazione nel termine previsto dal contratto;

ii. completamento delle prestazioni non previste dal contratto in corso, qualora non sia possibile imporne l’esecuzione nell’ambito dell’oggetto principale del contratto medesimo;

iii. acquisizioni di beni e servizi nella misura strettamente necessaria, nel caso di contratti scaduti, nelle more di svolgimento delle ordinarie procedure di scelta del contraente;

iv. eventi oggettivamente imprevedibili ed urgenti comunque non imputabili all’Università, al fine di scongiurare situazioni di pericolo a persone, animali o cose nonché a danno dell’igiene e salute pubblica o del patrimonio storico, artistico e culturale.

Art.5

Responsabili delle spese in economia

1. - Le spese in economia, nei limiti dei fondi loro assegnati, sono disposte dal:

a) rettore o suo delegato;

b) prorettore vicario o suo delegato

c) direttore amministrativo o suo delegato;

d) economo;

e) responsabile del C.E.D.U;

f) responsabile del Ce.S.I.;

g) coordinatore della biblioteca d’Ateneo;

h) responsabile del centro stampa;

i) responsabile del patrimonio e inventario;

j) responsabile degli affari generali;

k) responsabile del personale;

l) direttore di istituto;

m) preside di facoltà o suo delegato;

n) direttore del centro;

o) titolare dei fondi di ricerca;

p) responsabile del servizio finanze;

q) direttore dell’ufficio tecnico;

r) responsabile del servizio front office.

2. - I responsabili delle spese in economia possono avvalersi delle rilevazioni dei prezzi di mercato effettuate da amministrazioni o enti a ciò preposti a fini di orientamento e della valutazione della congruità dei prezzi stessi in sede di offerta.

Art.6

Competenza per materia e valore

1. - Il limite per ciascuna spesa è fissato in 130.000 euro, con esclusione dell’IVA.

2. - In particolare, ai responsabili delle spese in economia vengono attribuite le seguenti competenze per materia:

- rettore: spesa di cui alla lettera q);

- prorettore vicario spese di cui alle lettere q) e), n), j)

- direttore amministrativo: tutte tranne lettera q), u) e v) e w);

- economo: tutte tranne lettere a) c) f) k) r) l) o) u), v) e w);

- responsabile del C.E.D.U: spese di cui alle lettere b) d) n);

- responsabile del Ce.S.I.: spese di cui alle lettere b) d) n);

- coordinatore della biblioteca d’Ateneo:tutte tranne q) u), v) e w);

- responsabile del centro stampa : spesa di cui alla lettera j);

- responsabile del patrimonio e inventario: spese di cui alle lettere a) b) c) o);

- responsabile degli affari generali:spese di cui alle lettere l) n) o);

- responsabile del personale: spese di cui alla lettera s)

- direttore di istituto: tutte tranne lettere q) s) u) ,v) e w);

- preside di facoltà: tutte tranne lettera s) u) ,v) e w);

- direttore del centro: tutte tranne lettere q) s) u) ,v) e w);

- titolare dei fondi di ricerca: tutte tranne lettere q) s) u) v) e w);

- responsabile del sevizio finanze: spese di cui alla lettera u);

- direttore dell’Ufficio Tecnico: spese di cui alla lettera v);

- responsabile del servizio front office: tutte tranne q) u) e v); nonché le seguenti competenze per valore, nel limite dei fondi agli stessi assegnati dal Consiglio di amministrazione ed iscritti in bilancio:

- rettore: euro 50.000

- prorettore vicario: euro 50.000

- direttore amministrativo: euro 130.000

- economo: euro 130.000

- responsabile del C.E.D.U: euro 130.000

- responsabile del Ce.S.I.: euro 130.000

- coordinatore della biblioteca d’Ateneo: euro 130.000

- responsabile del centro stampa: euro 25.000

- responsabile del patrimonio e inventario: euro 130.000

- responsabile degli affari generali: euro 75.000

- responsabile del personale: euro 25.000

- direttore di istituto: euro 25.000

- preside di facoltà: euro 25.000

- direttore del centro: euro 25.000

- titolare dei fondi di ricerca: euro 25.000

- responsabile del servizio finanze: euro 130.000

- direttore dell’ufficio tecnico: euro 130.000

- responsabile del servizio front office: euro 130.000

3. - E’ vietato qualsiasi frazionamento artificioso della spesa dal quale possa derivare l’inosservanza dei limiti di valore stabiliti dal presente articolo.

4. - Nel caso di contratti di somministrazione o di durata, il relativo importo va determinato con riferimento al costo complessivo del contratto.

5. Per gli ordini di importo superiore alle cifre di cui al comma 2, nei limiti di cui al comma 1, e per le spese che non rientrano nella normale attività dell’Ateneo, il responsabile delle spese deve essere autorizzato dal direttore amministrativo.

Art.7

Modalità per l’effettuazione delle spese in economia

1. - L’ordine per l’acquisizione di forniture e servizi è effettuato mediante buoni d’ordine, numerati progressivamente e raccolti in apposito bollettario vidimato dal direttore amministrativo.

2. - Per ogni spesa devono essere acquisiti agli atti almeno cinque preventivi.

3. - E’ sufficiente un solo preventivo nei sotto elencati casi:

• spese il cui importo non superi 10.000 euro, IVA esclusa;

• urgenza determinata da inderogabili ed imprescindibili esigenze da esplicitare nel provvedimento che autorizza la spesa;

• mancanza di almeno cinque imprese che possano assolvere in maniera soddisfacente le prestazioni richieste;

• specialità della spesa che giustifichi la necessità del ricorso ad una sola determinata impresa.

4. - Non è richiesto alcun preventivo sino all’importo di 1.000 euro, IVA esclusa.

5. - I preventivi devono contenere:

• oggetto della prestazione e condizioni di esecuzione della stessa;

• prezzi unitari e/o prezzo complessivo;

• modalità e termini di pagamento;

• termine di validità dell’offerta;

• termine di esecuzione;

• eventuali garanzie;

• dichiarazione di accettazione delle condizioni e penalità previste e del rispetto della normativa vigente.

6. - In caso di spese di immediata esecuzione e di valore non superiore a 500 euro, IVA esclusa, possono essere conclusi contratti anche in forma verbale, successivamente formalizzati mediante buono d’ordine.

7. - Si può prescindere dal buono d’ordine per le provviste a pronta consegna sino al limite di 100 euro, IVA esclusa.

8. - Il responsabile della biblioteca d’Ateneo effettua le ordinazioni di libri utilizzando i buoni emessi dal programma in dotazione al sistema bibliotecario.

9. - Per le spese in economia non è di norma previsto il deposito cauzionale.

10. - In caso di ritardo nell’esecuzione della prestazione imputabile all’impresa, si applicano le penali eventualmente stabilite.

Art. 8

Emissione dei buoni d'ordine

1. Ogni blocco è composto di n. 50 moduli "Buono d'ordine", in triplice copia di cui due con scritta sul retro, numerati in ordine progressivo.

2. Le tre copie, tutte con lo stesso numero d’ordine, hanno la seguente utilizzazione:

✓ la prima copia (senza scritta sul retro) rimane all’Ufficio Ragioneria - Sezione Finanziaria;

✓ la seconda copia (con scritta sul retro) viene inviata alla Ditta fornitrice;

✓ la terza copia (con scritta sul retro) rimane al responsabile delle spese in economia.

3. Il responsabile delle spese in economia compila l’ordine su tutte e tre le copie, che trasmette all'Ufficio Ragioneria - Sezione Finanziaria;

l’Ufficio Ragioneria - Sezione Finanziaria registra l’impegno di spesa nella seconda e terza copia, che rimanda al responsabile delle spese in economia, mentre tiene agli atti la prima copia (senza scritta sul retro).

4. Il responsabile delle spese in economia trasmette alla ditta fornitrice la seconda copia ed allega la terza copia alla fattura per il pagamento.

5. Il responsabile delle spese in economia riceve dall'Economo, tramite un buono di prelevamento o altro documento, un blocco da 50 moduli “Buono d'ordine” in triplice copia, con visto del Direttore Amministrativo.

Art.9

Scelta del contraente e mezzi di tutela

1. - L’esame e la scelta dei preventivi vengono effettuati dal responsabile della spesa in economia che provvede a compilare e trasmettere il buono d’ordine.

2. - La scelta del contraente avviene in base alla offerta più vantaggiosa, in relazione a quanto previsto nella lettera d’invito.

3. - Se nella lettera d’invito è previsto il criterio del prezzo più basso, la scelta, qualora non ricada sull’impresa che ha presentato quello più basso, dovrà essere adeguatamente motivata.

4. - Qualora la controparte non adempia agli obblighi derivanti dal rapporto, questa Università si avvarrà degli strumenti di risoluzione contrattuale e risarcimento dei danni, ove non ritenga più efficace il ricorso all’esecuzione in danno previa diffida.

Art.10 Documenti di spesa

1. - I documenti giustificativi della spesa, da allegare alla richiesta di pagamento, sono costituiti da:

a) preventivi-offerta tramite i quali è stato scelto il bene da acquistare; nel caso di un’unica impresa fornitrice, il preventivo-offerta sarà corredato da una dichiarazione con cui l’ordinatore della spesa attesti, sotto la propria responsabilità, la sussistenza di tale circostanza;

b) buono d’ordine o contratto;

c) buono di carico per il materiale inventariabile;

d) documento di trasporto;

e) fattura o scontrino fiscale.

2. - Ai fini del pagamento, le fatture, note e simili, devono essere munite del visto di liquidazione da parte del responsabile della spesa, il quale attesta l’avvenuta esecuzione della prestazione e la sua rispondenza all’ordine.

3. - Si può prescindere dalla presentazione della fattura quando la spesa sostenuta non è superiore a 100 euro, IVA esclusa. La prova dell’avvenuta spesa dovrà, in tal caso, essere prodotta con documenti fiscali idonei (scontrino fiscale) ed ove non sia altrimenti acquisibile, potrà essere costituita da un’apposita dichiarazione resa al riguardo dal responsabile della spesa in economia.

Art.11

Verifica delle prestazioni

1. - I beni o servizi sono soggetti rispettivamente a collaudo o attestazione di regolare esecuzione entro venti giorni dall’acquisizione. Tali verifiche non sono necessarie per le spese di importo inferiore a 20.000 euro, IVA esclusa.

2. - Il collaudo è eseguito da impiegati nominati dal responsabile della spesa in economia.

3. - Il collaudo di norma deve essere effettuato da impiegati che non abbiano partecipato al procedimento di acquisizione di beni e servizi.

Art.12

Controlli sul capitolo di spesa

1. - Ogni anno i responsabili di cui all’art.5 della presente disciplina dovranno dare comunicazione al Direttore Amministrativo delle spese in economia effettuate nel periodo precedente.

Art.13 Termini di pagamento

1. - I pagamenti sono disposti entro i termini stabiliti nelle singole transazioni commerciali ed, in assenza, entro 180 giorni dalla data della fattura, nel rispetto della disciplina di cui al D. Lgs. 9 ottobre 2002 n.231 di attuazione della Direttiva 2000/35/CE relativa alla lotta contro i ritardi di pagamento nelle transazioni commerciali.

Art.14 Entrata in vigore

1. - La presente disciplina entra in vigore a decorrere dalla data di emanazione del prescritto decreto rettorale.