Operazioni con parti correlate
Operazioni con parti correlate
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INDICE
1 INTRODUZIONE 3
1.1 Scopo 3
1.2 Contesto normativo 3
1.3 Tempistica di applicazione della presente procedura 3
2 FUNZIONI COINVOLTE 3
3 PRINCIPI COMPORTAMENTALI 4
4 DEFINIZIONI 4
4.1 Definizione di parti correlate e di operazioni con parti correlate 4
4.1.1 Operazioni con parte correlata 6
4.2 Identificazione delle operazioni con Parti Correlate 6
4.2.1 Operazioni di Maggior rilevanza 6
4.2.2 Operazioni di minor rilevanza 7
4.2.3 Operazioni escluse 7
4.3 Comitato Amministratori indipendenti 8
5 DESCRIZIONE DELLE FASI 9
5.1 Definizione dell’elenco 9
5.2 Individuazione delle Operazioni con Parti Correlate 9
5.3 Procedura per le operazioni di maggiore rilevanza con parti correlate 9
5.3.1 Informativa al pubblico 10
5.4 Procedura per le operazioni di minore rilevanza con parti correlate 11
5.4.1 Informativa al pubblico 12
5.5 Procedura per le operazioni escluse 12
5.5.1 Informativa al pubblico 12
5.6 Operazioni di competenza Assembleare 13
5.7 Informativa periodica 13
5.8 Operazioni con Parti Correlate e comunicazioni al pubblico ai sensi dell’art. 114 comma 1 TUF 14
5.9 Disciplina delle situazioni in cui un Amministratore e/o Sindaco e’ portatore di un interesse per conto proprio o di terzi (ai sensi dell’art. 2391 cc, artt. 9 e 10.c.4 del Codice di autodisciplina) 14
6 RUOLI E RESPONSABILITA’ DELLE SOCIETA’ CONTROLLATE 14
7 ARCHIVIAZIONE 15
8 ALLEGATI 15
1 INTRODUZIONE
1.1 Scopo
La presente procedura individua le regole alle quali la Caltagirone S.p.A. (la “Società”) deve attenersi al fine di assicurare la trasparenza e la correttezza sostanziale e procedurale delle operazioni con parti correlate realizzate direttamente o per il tramite di società controllate.
Il presente documento ha altresì lo scopo di definire le soluzioni operative idonee ad agevolare l’individuazione ed una adeguata gestione delle situazioni in cui un amministratore o un sindaco sia portatore di un interesse per conto proprio o di terzi.
1.2 Contesto normativo
La Società oltre a quanto previsto dall’art. 2391-bis del codice civile e dalle disposizione contenute nei principi contabili internazionali IAS/IFRS (in particolare IAS 24–Informativa di bilancio sulle operazioni con parti correlate), è tenuta ad adempiere al Regolamento adottato dalla Consob con delibera n.11971 del 14 maggio 1999 (cd. Regolamento Emittenti) e s.m.i., al Decreto Legislativo n.58 del 28 febbraio 1998 (cd. Testo Unico della Finanza o TUF) e s.m.i., al D.Lgs. n.173 del 3 novembre 20081 e s.m.i., al Regolamento adottato dalla Consob con delibera n.17221 del 12 marzo 2010 e s.m.i. (cd. Regolamento Parti Correlate).
1.3 Tempistica di applicazione della presente procedura.
Si precisa che in ossequio al Regolamento Parti Correlate la presente edizione (terza) della Procedura Parti Correlate entrerà in vigore con le seguenti modalità:
i) Le disposizioni in materia di trasparenza (pubblicazione del Documento Informativo e informazione nei documenti contabili ex art. 154-ter TUF)per le Operazioni di Maggiore Rilevanza (come definite al paragrafo 3.2) si applicano a partire dal 1 dicembre 2010;
ii) Le altre disposizioni procedurali si applicano a partire dal 1 gennaio 2011.
2 FUNZIONI COINVOLTE
Definizioni
Presidente | Presidente del Consiglio di Amministrazione |
CdA | Consiglio di Amministrazione della Società |
CE | Comitato esecutivo |
RA | Responsabile amministrativo della Società |
RAC | Responsabile amministrativo della Società controllate |
Controllate | le società direttamente e indirettamente controllate da Caltagirone Spa |
US | Ufficio societario della Caltagirone Spa |
USC | Ufficio societario delle controllate |
CS | Collegio Sindacale della Società |
CAI | Comitato Amministratori Indipendenti |
DP | Dirigente preposto della Società |
1 Il decreto legislativo n.173/2008 recepisce nel nostro ordinamento la Direttiva 2006/46/CE in materia di relazione sul governo societario da
parte degli emittenti e di informativa di bilancio sulle operazioni con parti correlate e sugli impegni fuori bilancio.
CFO | Chief Financial Officer Gruppo Caltagirone |
Società | Caltagirone Spa |
3 PRINCIPI COMPORTAMENTALI
Nell'esame di ciascun rapporto con Parti Correlate (di seguito “OPC”), l'attenzione deve essere rivolta alla sostanza del rapporto e non semplicemente alla sua forma giuridica.
L’organo competente prima di deliberare in merito alle Operazioni con Parti Correlate (come definite nel seguito) deve ricevere un'adeguata informazione sulla natura della correlazione, sulle modalità esecutive dell'operazione, sulle condizioni, anche economiche, per la sua realizzazione, sul procedimento valutativo seguito, sull'interesse e sulle motivazioni sottostanti.
Nelle Operazioni con Parti Correlate, gli Amministratori e/o i Sindaci che hanno un interesse anche potenziale o indiretto nell'operazione informano tempestivamente ed esaurientemente il CdA, gli AI ed il CS sull'esistenza dell'interesse e sulle circostanze del medesimo.
4 DEFINIZIONI
4.1 Definizione di parti correlate e di operazioni con parti correlate
Ai fini del presente documento per parti correlate e per operazioni con parti correlate, si fa riferimento alle nozioni contenute nello IAS 24, nel testo vigente alla data di approvazione del regolamento parti correlate e si intendono:
Parti correlate:
Un soggetto è parte correlata a una società se:
a) direttamente, o indirettamente , attraverso società controllate, fiduciari o interposte persone:
(i) controlla la società, ne è controllato, o è sottoposta a comune controllo;
(ii) detiene una partecipazione nella società tale da poter esercitare un’influenza notevole su quest’ultima;
(iii) esercita il controllo sulla società congiuntamente con altri soggetti;
b) è una società collegata alla società;
c) è una joint venture in cui la società è partecipante;
d) è uno dei dirigenti con responsabilità strategiche della società o della sua controllante;
e) è uno stretto familiare di uno dei soggetti di cui alle lettere (a) o (d);
f) è un’entità nella quale uno dei soggetti di cui alle lettere (d) o (e) esercita il controllo, il controllo congiunto o l’influenza notevole o detiene, direttamente o indirettamente, una quota significativa, comunque non inferiore al 20% dei diritti di voto;
g) è un fondo pensionistico complementare, collettivo o individuale, italiano o estero costituito a favore dei
dipendenti della Società o di qualsiasi altra entità ad essa correlata e istituito o promosso dalla Società stessa nonché sulle quali quest’ultima possa esercitare un’influenza .
Resta inteso che i criteri sopra menzionati sono di carattere generale e che la Società dovrà valutare in relazione alle specifiche circostanze se un soggetto possa essere considerato o meno come “Parte Correlata”.
Ai fini delle definizioni sopra indicate si intende per:
1) Controllo e controllo congiunto: si presume che esista il controllo quando un soggetto possiede, direttamente o indirettamente, attraverso le proprie controllate, più della metà dei diritti di voto di un’entità a meno che, in casi eccezionali, possa essere dimostrato che tale possesso non costituisce controllo. Il controllo esiste anche quando un soggetto possiede la metà, o una quota minore, dei diritti di voto esercitabili in assemblea se questi ha:
a) il controllo di più della metà dei diritti di voto in virtù di un accordo con altri investitori;
b) il potere di determinare le politiche finanziarie e gestionali dell’entità in forza di uno statuto o di un accordo;
c) il potere di nominare o di rimuovere la maggioranza dei membri del consiglio di amministrazione ed il controllo dell’entità è detenuto da quel consiglio;
d) il potere di esercitare la maggioranza dei diritti di voto nelle sedute del consiglio di amministrazione ed il controllo dell’entità è detenuto da quel consiglio.
Il Controllo congiunto è la condivisione, stabilita contrattualmente, del controllo su un’attività economica.
2) Influenza notevole: è il potere di partecipare alla determinazione delle politiche finanziarie e gestionali di un’entità senza averne il controllo. Un’influenza notevole può essere ottenuta attraverso il possesso di azioni, tramite clausole statutarie o accordi.
Se un soggetto possiede, direttamente o indirettamente (per esempio tramite società controllate), il 20% o una quota maggiore dei voti esercitabili nell’assemblea della partecipata, si presume che abbia un’influenza notevole, a meno che non possa essere chiaramente dimostrato il contrario.
L’esistenza di influenza notevole è segnalata dal verificarsi di una o più delle seguenti circostanze:
a) la rappresentanza nel consiglio di amministrazione della partecipata;
b) la partecipazione nel processo decisionale, inclusa la partecipazione alle decisioni in merito ai dividendi;
c) la presenza di operazioni rilevanti tra la partecipante e la partecipata;
d) l’interscambio di personale dirigente;
e) la messa a disposizione di informazioni tecniche essenziali.
3) Dirigenti con responsabilità strategiche: sono quei soggetti che hanno il potere e la responsabilità, direttamente o indirettamente, della pianificazione, della direzione e del controllo delle attività della società, compresi gli amministratori (esecutivi o meno ) e i componenti l’organo di controllo della società.
4) Xxxxxxx familiari: si considerano stretti familiari di un soggetto quei familiari che ci si attende possano influenzare il, o essere influenzati dal, soggetto interessato nei loro rapporti con la società. Essi possono includere :
a) il coniuge non legalmente separato e il convivente;
b) i figli e le persone a carico del soggetto, del coniuge non legalmente separato o del convivente.
5) Società controllata: è un’entità, anche senza personalità giuridica, come nel caso di una società di persone, controllata da un’altra entità.
6) Società collegata: è un’entità, anche senza personalità giuridica, come nel caso di una società di persone, in cui un socio eserciti un’influenza notevole ma non il controllo o il controllo congiunto.
7) Joint venture: è un accordo contrattuale con il quale due o più parti intraprendono un’attività economica sottoposta a controllo congiunto.
4.1.1 Operazioni con parte correlata:
Per operazioni con parte correlata si intende qualunque trasferimento di risorse, servizi o obbligazioni fra parti correlate, indipendentemente dal fatto che sia stato pattuito un corrispettivo. Si considerano comunque incluse:
a) le operazioni di fusione, di scissione per incorporazione o di scissione in senso stretto non proporzionale, ove realizzate con parti correlate;
b) ogni decisione relativa all’assegnazione di remunerazioni e benefici economici, sotto qualsiasi forma, ai componenti degli organi di amministrazione e controllo e ai dirigenti con responsabilità strategiche.
4.2 Identificazione delle operazioni con Parti Correlate
4.2.1 Operazioni di Maggior rilevanza
Sono considerate “operazioni di maggior rilevanza” le operazioni in cui almeno uno dei seguenti indici di rilevanza, applicabili a seconda della specifica operazione, risulti superiore alla soglia del 5%:
a) Indice di rilevanza del controvalore: è il rapporto tra il controvalore dell’operazione e il patrimonio netto relativo al più recente stato patrimoniale pubblicato (consolidato, se redatto) dalla società ovvero, per le società quotate, se maggiore, la capitalizzazione della società rilevata alla chiusura dell’ultimo giorno di mercato aperto compreso nel periodo di riferimento del più recente documento contabile periodico (relazione finanziaria annuale, semestrale o resoconto intermedio di gestione).
Se le condizioni economiche dell’operazione sono determinate, il controvalore dell’operazione è :
i) per le componenti in contanti, l’ammontare pagato alla/dalla controparte contrattuale;
ii) per le componenti costituite da strumenti finanziari, il fair value determinato, alla data dell’operazione, in conformità ai principi contabili internazionali adottati con Regolamento (CE) n. 1602/2002;
iii) per le operazioni di finanziamento o di concessione di garanzie, l’importo massimo erogabile.
Se le condizioni economiche dell’operazione dipendono da grandezze non ancora note, il controvalore dell’operazione è il valore massimo ricevibile o pagabile ai sensi del’’accordo.
b) Indice di rilevanza dell’attivo: è il rapporto tra il totale dell’attivo dell’entità oggetto dell’operazione e il totale attivo della società. I dati da utilizzare devono essere tratti dal più recente stato patrimoniale pubblicato (consolidato, se redatto) dalla società.
Per le operazioni di acquisizione e cessione di partecipazioni in società che hanno effetti sull’area di consolidamento, il valore del numeratore è il totale dell’attivo della partecipata, indipendentemente dalla percentuale di capitale oggetto di disposizione.
Per le operazioni di acquisizione e cessione di partecipazioni in società che non hanno effetti sull’area di consolidamento, il valore del numeratore è:
i) in caso di acquisizioni, il controvalore dell’operazione maggiorato delle passività della società acquisita eventualmente assunte dall’acquirente;
ii) in caso di cessioni, il corrispettivo dell’attività ceduta.
Per le operazioni di acquisizione e cessione di altre attività ( diverse dall’acquisizione di una partecipazione), il valore del numeratore è:
i) in caso di acquisizioni, il maggiore tra il corrispettivo e il valore contabile che verrà attribuito all’attività;
ii) in caso di cessioni, il valore contabile dell’attività.
c) Indice di rilevanza delle passività: è il rapporto tra il totale delle passività dell’entità acquisita e il totale attivo della società. I dati da utilizzare devono essere tratti dal più recente stato patrimoniale pubblicato (consolidato, se redatto) dalla società.
Sono considerate Operazioni di Maggiore Rilevanza anche quelle operazioni tra loro omogenee o realizzate in esecuzione di un disegno unitario poste in essere, durante l’esercizio, con una stessa parte correlata, o con soggetti correlati sia a quest’ultima sia alla Società medesima che, seppur non qualificabili singolarmente come operazioni di maggiore rilevanza, se cumulativamente considerate, superano le soglie di rilevanza sopra individuate. Tale previsione si applica anche le operazioni compiute da società controllate italiane o estere ma non alle OPC rientranti nei Casi di Esclusione ai sensi del paragrafo 4.2.3 della presente procedura.
Sono considerate operazioni di maggiore rilevanza, anche le operazioni con la società controllante quotata o con soggetti a quest’ultima correlati che risultino a loro volta correlati alla società, qualora almeno uno degli indici di rilevanza di cui sopra risulti superiore alla soglia del 2,5%.
4.2.2 Operazioni di minor rilevanza
Sono considerate “operazioni di minor rilevanza” le operazioni con parti correlate diverse dalle operazioni di maggiore rilevanza e dalle operazioni di importo esiguo.
4.2.3 Operazioni escluse
Sono escluse dall’applicazione della procedura, fermo restando gli obblighi informativi previsti dal Regolamento Parti Correlate di cui si dirà nei paragrafi 5.5.1 e 5.7, le seguenti operazioni:
(a) Operazioni infragruppo, ossia quelle operazioni effettuate con o tra le società controllate e con le società collegate purché nelle società controllate o collegate non vi siano interessi di altre parti correlate della Società individuati come significativi. Si precisa che non si considerano interessi significativi quelli derivanti dalla mera condivisione di uno o più amministratori o di altri dirigenti con responsabilità strategiche tra la Società o le collegate. I criteri con i quali la Società valuta la significatività degli interessi sono i seguenti:
✓ Eventuali rapporti di natura patrimoniale significativi esistenti tra le società controllate o collegate, da un lato, e gli amministratori, sindaci o dirigenti con responsabilità strategiche della Società coinvolti nell’OPC, dall’altro;
✓ Eventuale sussistenza di un particolare interesse da parte degli amministratori, sindaci o dei dirigenti strategici, beneficiari di piani di incentivazione dipendenti dai risultati conseguiti dalle società controllate o collegate con le quali l’operazione è svolta.
✓ Ipotesi in cui la controllata o collegata sia partecipata (anche indirettamente, attraverso soggetti diversi dalla Società) dalla controllante della Società, quando il peso effettivo della partecipazione detenuta dalla controllante sulla società con la quale la OPC viene posta in essere, supera il peso effettivo della partecipazione detenuta dalla stessa controllante nella Società. (per esempi illustrativi della presente fattispecie si rinvia alla comunicazione Consob n. DEM/10078683 del 24/09/2010]
In tali ipotesi la significatività degli interessi è rimessa alla valutazione del RA, fermo restando che ove la OPC coinvolga le controllate, il RAC e l L’USC garantiscono la collaborazione necessaria ai fini della suddetta valutazione.
(b) Operazioni di importo esiguo, intendendosi per tali le operazioni di importo uguale o inferiore a 250 mila Euro.
(c) Operazioni ordinarie (2) ossia quelle concluse a condizioni equivalenti a quelle di mercato o
standard, intendendosi per tali, le condizioni analoghe a quelle usualmente praticate nei confronti di parti non correlate per operazioni di corrispondente natura, entità e rischio, ovvero basate su tariffe regolamentate o su prezzi imposti, ovvero quelle praticate a soggetti con cui la Società sia obbligata per legge a contrarre ad un determinato corrispettivo.
(d) Delibere assembleari relative ai compensi spettanti ai membri del CdA e le delibere in materia di remunerazione degli amministratori investiti di particolari cariche rientranti nell’importo complessivo preventivamente determinato dall’assemblea (art. 2389 comma 1 e 3 c.c.).Non rilevano altresì le deliberazioni assembleari di cui all’art. 2402 c.c., relative ai compensi dei sindaci.
(e) Delibere consiliari in materia di remunerazione degli amministratori e consiglieri investiti di particolari cariche, diverse dalle precedenti, nonché dei dirigenti con responsabilità strategiche, a condizione che:
i) la società abbia adottato una politica di remunerazione;
ii) nella definizione della politica di remunerazione sia stato coinvolto il Comitato della Remunerazione;
iii) sia stata sottoposta all’approvazione o al voto consultivo dell’assemblea una relazione che illustri la politica di remunerazione;
iv) la remunerazione assegnata sia coerente con tale politica;
(f) Piani di compensi basati su strumenti finanziari approvati dall’assemblea ai sensi dell’articolo 114-bis del Testo unico e le relative operazioni esecutive.
4.3 Comitato Amministratori indipendenti
Il CAI è costituito in seno al CDA ed è composto da 2 amministratori non esecutivi e non correlati in possesso dei requisiti di indipendenza previsti dall’articolo 148 comma 3 del Testo Unico della Finanza.
Qualora non vi siano almeno due amministratori indipendenti non correlati ( perché mancanti o perché correlati rispetto all’operazione), ai fini della correttezza sostanziale dell’operazione, sono considerati
2 Sono tali le operazioni che rientrano nell’ordinario esercizio dell’attività operativa e della connessa attività finanziaria. Per “Attività operativa”, si intende l’insieme: (i) delle principali attività generatrici di ricavi della società e (ii) di tutte le altre attività di gestione che non siano classificabili come “di investimento” o “finanziaria”. L’attività finanziaria connessa all’attività operativa della società rientra tra l’attività ordinaria. Infatti tale elemento consente di estendere il beneficio dell’esenzione anche a operazioni in astratto qualificabili come finanziarie, nella misura in cui queste siano accessorie allo svolgimento dell’attività operativa. Per “Ordinario esercizio” occorre tener conto per ciascuna operazione dei seguenti elementi: oggetto, ricorrenza, funzione o scopo, dimensione, termini e condizioni contrattuali, natura della controparte, tempistica.
presidi equivalenti , ai sensi della normativa vigente:
a) il singolo amministratore indipendente;
b) il Collegio sindacale;
c) un esperto indipendente.
5 Descrizione delle fasi
5.1 Definizione dell’elenco
L’US predispone un elenco delle parti correlate anche sulla base delle informazioni fornite dal soggetto controllante e dagli altri soggetti che siano parti correlate della Società (“Elenco Parti Correlate”).
L’elenco, previa revisione del CFO, viene inviato dall’ US semestralmente alla controllante,al RA, ai RAC e agli USC.
In ogni caso l’elenco sarà aggiornato tempestivamente dall’ US al ricevimento da parte dei soggetti sopra menzionati di comunicazioni di eventuali variazioni ed inviato alla controllante ed alle controllate (RAC/USC).
5.2 Individuazione delle Operazioni con Parti Correlate
I soggetti delegati o incaricati, in base alla governance della Società e/o delle controllate, di gestire le operazioni che rilevano ai sensi della presente procedura, verificano, in base all’ Elenco Parti Correlate di cui al paragrafo 5.1., se la controparte è una Parte Correlata.
Qualora lo fosse, all’avvio delle trattative relative alla OPC e comunque, non appena disponibile la relativa documentazione, forniscono tempestivamente al RA della Società le informazioni richieste nell’ Allegato 1 alla presente procedura.
Il RA valuta ai fini dell’applicazione della presente procedura, in quale delle seguenti tipologie rientri l’OPC: Operazioni di Maggiore rilevanza, Operazioni di Minore rilevanza, Operazioni Escluse.
5.3 Procedura per le operazioni di maggiore rilevanza con parti correlate
Con riguardo alle Operazioni di maggiore rilevanza, la presente procedura prevede:
a) Il CAI è coinvolto nella fase delle trattative e nella fase istruttoria attraverso la ricezione di un flusso informativo completo e tempestivo ed ha la facoltà di richiedere informazioni e di formulare osservazioni agli organi delegati ed ai soggetti incaricati della conduzione delle trattative o dell’istruttoria. Il CAI ha la facoltà di farsi assistere, a spese della Società,da uno o più esperti indipendenti;
b) il RA predispone un’adeguata informativa in merito agli elementi caratteristici della operazione stessa (sotto il profilo strategico, economico-finanziario, legale, fiscale, ecc.), nonché alla natura della correlazione, alle modalità esecutive ed alle condizioni economiche pattuite per la relativa realizzazione, al procedimento valutativo seguito, alle motivazioni sottostanti e agli effetti economici e patrimoniali connessi alle medesime operazioni, elaborando una presentazione relativa da inviare al Presidente ed al CAI, tramite fax o e-mail, almeno 30 giorni prima della riunione consigliare prevista per la relativa autorizzazione. Qualora le condizioni dell’operazione siano definite equivalenti a quelle di mercato o standard, la documentazione predisposta deve contenere oggettivi elementi di riscontro;
c) il CAI rilascia il parere almeno 10 giorni prima della riunione consiliare evidenziando l’interesse della società al compimento dell’operazione nonché la convenienza e la correttezza sostanziale delle relative
condizioni
d) il Presidente, tramite l’US, inserisce la proposta di deliberazione tra le materie da sottoporre all’approvazione del CdA ed all’attenzione del CS;
e) il CdA approva l’operazione, previo motivato parere favorevole del CAI. Il verbale della deliberazione di approvazione deve contenere l’adeguata motivazione in merito all’interesse della società al compimento dell’operazione nonché alla convenienza ed alla correttezza sostanziale delle relative condizioni;
f) qualora il CAI esprima un parere negativo, il CdA può approvare operazioni di maggiore rilevanza purché il compimento di tali operazioni sia autorizzato dall’assemblea ai sensi dell’art. 2364 comma 1 numero 5 del codice civile.
g) una volta approvate le operazioni dal CdA, trimestralmente, in occasioni delle riunioni del Consiglio stesso viene data una informativa completa sull’esecuzione delle stesse operazioni.
5.3.1 Informativa al pubblico
Le Operazioni di maggiore rilevanza una volta approvate dal CdA, formano oggetto di informativa al pubblico, ai sensi dell’articolo 114, comma 5, del Testo Unico della Finanza, mediante un documento redatto in conformità dell’allegato 4 del Regolamento Parti Correlate ( Allegato 2 di seguito “ Documento informativo).
a) Informativa alla Consob ed al Mercato
Il documento informativo è messo a disposizione del pubblico, presso la sede sociale e con le modalità indicate nel Titolo II, Capo I, del regolamento emittenti entro 7 giorni dall’approvazione da parte dell’organo competente ovvero , qualora l’organo competente deliberi di presentare una proposta contrattuale, dal momento in cui il contratto, anche preliminare, sia concluso in base alla disciplina applicabile.
La società contestualmente mette a disposizione del pubblico, in allegato al documento informativo
o sul sito internet della Società i pareri del CAI e degli eventuali esperti indipendenti.
Nei casi di competenza o di autorizzazione assembleare, il documento informativo è messo a disposizione entro 7 giorni dall’approvazione della proposta da sottoporre all’Assemblea.
Entro il giorno successivo a quello dell’Assemblea che approva l’OPC, la Società mette a disposizione del pubblico, con le modalità indicate nel Titolo II, Capo I del Regolamento Emittenti, le informazioni sugli esiti del voto, con particolare riguardo al numero dei voti complessivamente espressi dai soci non correlati.
La Società contestualmente alla diffusione al pubblico, trasmette alla Consob il documento informativo, i pareri degli AI e degli esperti indipendenti mediante collegamento con il meccanismo di stoccaggio ai sensi dell’art.65 septies comma 3 del Regolamento Emittenti.
b) Informativa in caso di cumulo ai sensi del paragrafo 4.2.1
Il documento informativo è predisposto anche qualora, nel corso dell’esercizio, sono concluse operazioni che se pur non qualificabili singolarmente come operazioni di maggior rilevanza, sono tra loro omogenee o realizzate in esecuzione di un disegno unitario e, cumulativamente, superano le soglie di rilevanza individuate al punto 4.2.1 In tale ipotesi il documento informativo è messo a disposizione del pubblico entro 15 giorni
dall’approvazione dell’operazione o dalla conclusione del contratto che determina il superamento della soglia di rilevanza e contiene informazioni, anche su base aggregata,su tutte le operazioni considerate ai fini del cumulo.
Qualora le operazioni che determinano il superamento delle soglie di rilevanza siano compiute da società controllate, il documento informativo è messo a disposizione del pubblico entro 15 giorni dal momento in cui la società tenuta alla predisposizione del medesimo documento ha avuto notizia dell’approvazione dell’operazione o della conclusione del contratto.
c) Informativa in Ipotesi di Operazioni Significative ai sensi del Regolamento Emittenti (art. 70, 71 smi)
Qualora, in relazione ad un’operazione di Maggiore rilevanza, la società sia altresì tenuta a predisporre un documento informativo ai sensi degli articoli 70, commi 4 e 5, e 71 del Regolamento Emittenti, essa può pubblicare un unico documento che contenga le informazioni indicate nell’Allegato 2 alla presente procedura e dagli articoli 70 e 71 sopra menzionati.
In tal caso, il documento è messo a disposizione del pubblico, presso la sede sociale e con le modalità indicate nel Titolo II, Capo I, del regolamento emittenti, nel termine più breve tra quelli previsti da ciascuna delle disposizioni applicabili.
5.4 Procedura per le operazioni di minore rilevanza con parti correlate
Con riguardo alle Operazioni di minore rilevanza la presente procedura prevede:
a) il RA predispone un’informativa in merito agli elementi della operazione stessa, nonché della natura della correlazione, alle modalità esecutive ed alle condizioni economiche pattuite per la relativa realizzazione, al procedimento valutativo seguito, alle motivazioni sottostanti, che hanno condotto alla decisione di concludere l’operazione con una parte correlata e non con un terzo, e agli effetti economici e patrimoniali connessi alle medesime operazioni, elaborando una presentazione da inviare al Presidente, agli AI tramite fax o e-mail, almeno 25 giorni prima della riunione prevista per la relativa autorizzazione. Qualora le condizioni dell’operazione siano definite equivalenti a quelle di mercato o standard, la documentazione predisposta deve contenere oggettivi elementi di riscontro;
b) il CAI, almeno 5 giorni prima della riunione consiliare, rilascia un motivato parere non vincolante sull’interesse della società al compimento dell’operazione nonché sulla convenienza e sulla correttezza sostanziale delle relative condizioni. Il comitato ha la facoltà di farsi assistere, a spese della società, da uno o più esperti indipendenti di propria scelta;
c) l’US, ottenuto il parere motivato non vincolante da parte del CAI, inserisce l’argomento tra le materie da sottoporre all’esame della prima riunione del CdA precedente all’operazione. Il verbale della deliberazione di approvazione deve contenere l’adeguata motivazione in merito all’interesse della società al compimento dell’operazione nonché alla convenienza ed alla correttezza sostanziale delle relative condizioni;
d) una volta approvate le operazioni dal CdA, trimestralmente, in occasioni delle riunioni del CdA viene data una informativa completa sull’esecuzione delle stesse operazioni.
5.4.1 Informativa al pubblico
Per le operazioni di minor rilevanza valgono i seguenti obblighi informativi:
a) in presenza di un parere negativo da parte del CAI di cui alla lettera b),entro 15 giorni dalla chiusura di ciascun trimestre dell’esercizio, presso la sede sociale e con le modalità indicate nel Titolo II, Capo I, del regolamento emittenti, è messo a disposizione del pubblico un documento contenente:
• l’indicazione della controparte;
• l’oggetto e il corrispettivo delle operazioni approvate nel trimestre di riferimento;
• le ragioni per le quali si è ritenuto di non condividere il parere.
b) nel medesimo termine (entro 15 giorni dalla chiusura di ciascun trimestre dell’esercizio), il parere negativo del CAI è messo a disposizione del pubblico in allegato al documento informativo o sul sito internet della Società.
5.5 Procedura per le operazioni escluse
Il RA predispone un’informativa in merito agli elementi della operazione stessa, nonché della natura della correlazione, alle modalità esecutive ed alle condizioni economiche pattuite per la relativa realizzazione, al procedimento valutativo seguito, alle motivazioni sottostanti, che hanno condotto alla decisione di concludere l’operazione con una parte correlata e non con un terzo, e agli effetti economici e patrimoniali connessi alle medesime operazioni, elaborando una presentazione da inviare al CFO per la relativa approvazione.
5.5.1 Informativa al pubblico
Per le operazioni Escluse, relativamente alle operazioni ordinarie concluse a condizioni equivalenti a quelle di mercato o standard che superano gli indici di rilevanza previsti per le Operazioni di maggiore rilevanza, fermo quanto disposto dall’art. 114, comma 1 del Testo Unico, la società entro 7 giorni dall’approvazione dell’operazione, comunica (price sensitive) alla Consob:
• La controparte;
• L’oggetto dell’operazione;
• Il corrispettivo dell’operazione che ha beneficiato dell’esclusione.
La Società indica inoltre nella relazione sulla gestione intermedia ed annuale, nell’ambito delle operazioni di maggior rilevanza quali siano state concluse avvalendosi dell’esclusione indicando:
• La controparte;
• L’oggetto dell’operazione;
• Il corrispettivo dell’operazione.
5.6 Operazioni di competenza Assembleare
A) Con riguardo alle operazioni di maggiore rilevanza, per la fase delle trattative, dell’ istruttoria e per la fase di approvazione della proposta di deliberazione da sottoporre all’Assemblea, devono essere seguite le indicazioni previste ai punti 5.3 e 5.3.1.
Qualora siano apportati aggiornamenti rilevanti al documento informativo pubblicato come previsto al punto 5.3.1, entro il ventunesimo giorno prima dell’Assemblea, è messo a disposizione del pubblico, presso la sede sociale e con le modalità indicate nel Titolo II, Capo I, del Regolamento Emittenti, la nuova versione del documento.
B) Con riguardo alle operazioni di minore rilevanza, per la fase di istruttoria e la fase di approvazione della proposta di deliberazione da sottoporre all’Assemblea, devono essere seguite le indicazioni previste ai punti 5.4 e 5.4.1.
5.7 Informativa periodica
La società ai sensi dell’articolo 154 ter del TUF, fornisce nella relazione sulla gestione annuale ed intermedia, le informazioni:
• sulle singole operazioni di maggiore rilevanza concluse nel periodo di riferimento;
• sulle altre eventuali singole operazioni con parti correlate, come definite ai sensi dell’art. 2427 2° comma del codice civile, concluse nel periodo di riferimento, che abbiano influito in misura rilevante sulla situazione patrimoniale o sui risultati della società;
• su qualsiasi modifica o sviluppo delle operazioni con parti correlate descritte nell’ultima relazione annuale che abbiano avuto un effetto rilevante sulla situazione patrimoniale o sui risultati della società nel periodo di riferimento.
In particolare, nella relazione annuale verranno indicate le seguenti informazioni:
1. Ove applicabile, la descrizione delle politiche nell’ambito delle quali possono essere inquadrate le operazioni con parti correlate anche con riferimento alla strategia perseguita con tali operazioni.
2. L’indicazione per ciascuna operazione, anche in forma tabellare :
• Il nominativo della controparte dell’operazione;
• La natura della relazione con la parte correlata;
• L’oggetto dell’operazione;
• Il corrispettivo dell’operazione;
• Ogni altra informazione eventualmente necessaria per la comprensione degli effetti dell’operazione.
Nella relazione semestrale andrà indicata:
1. qualsiasi modifica delle operazioni con parti correlate descritte nell’ultima relazione annuale che abbiano avuto un effetto rilevante sulla situazione patrimoniale o sui risultati della società nel periodo di riferimento;
2. l’indicazione delle informazioni di cui al punto 2) previste per la relazione annuale.
5.8 Operazioni con Parti Correlate e comunicazioni al pubblico ai sensi dell’art. 114 comma 1 TUF
Qualora l’OPC sia soggetta anche agli obblighi di comunicazione previsti dall’articolo 114, comma 1, TUF, nel comunicato da diffondere al pubblico sono contenute, in aggiunta alle altre informazioni da pubblicarsi ai sensi della predetta norma, le seguenti informazioni:
• l’indicazione che la controparte dell’operazione è una parte correlata con la relativa denominazione o nominativo, e la descrizione della natura della correlazione;
• se l’operazione supera o meno le soglie di Maggiore rilevanza e l’indicazione circa l’eventuale successiva pubblicazione del Documento Informativo;
• la procedura che è stata o sarà seguita per l’approvazione dell’OPC o se rientra nelle Operazioni Escluse;
• l’eventuale approvazione dell’operazione nonostante l’avviso contrario degli amministratori o consiglieri indipendenti.
5.9 Disciplina delle situazioni in cui un Amministratore e/o Sindaco e’ portatore di un interesse per conto proprio o di terzi (ai sensi dell’art. 2391 cc, artt. 9 e 10.c.4 del Codice di autodisciplina)
a) L’Amministratore e/o il Sindaco della Società che, per conto proprio o di terzi, abbia un interesse in una determinata operazione della Società, informa tempestivamente ed in modo esauriente gli Amministratori e Sindaci circa la natura, i termini, le origini e la portata del proprio interesse, allontanandosi dalla riunione consiliare al momento della deliberazione ove ciò non pregiudichi la permanenza del quorum costitutivo ovvero il CdA non disponga altrimenti alla luce delle specifiche circostanze del caso. Qualora la correlazione sussista con il Presidente della Società o con una parte correlata per il suo tramite, egli si astiene dal compimento dell’operazione investendo della stessa il CdA, ai sensi dell’art.2391 cc. Si applica inoltre in tal caso quanto indicato nel periodo precedente. In tali casi la deliberazione del CdA deve adeguatamente motivare le ragioni e la convenienza dell’operazione per la Società.
b) Il Sindaco che, per conto proprio o di terzi, abbia un interesse in una determinata operazione della Società, altresì informa tempestivamente ed in modo esauriente gli Amministratori e Sindaci circa la natura, i termini, le origini e la portata del proprio interesse.
6 RUOLI E RESPONSABILITA’ DELLE SOCIETA’ CONTROLLATE
Nel caso in cui la Società esamini preventivamente o approvi, operazioni poste in essere da società controllate, italiane o estere, con Parti Correlate alla Società, si applicano – in quanto compatibili – le regole procedurali contenute nel presente paragrafo, fermo restando che la Società adempierà agli obblighi informativi previsti dall’art. 5 del Regolamento Parti Correlate.
Ai fini dell’applicazione della presente procedura da parte delle società controllate e/o collegate, la funzione US, previa revisione del RA, invia ai RAC E agli USC un elenco con l’individuazione delle parti correlate alla Società con cadenza semestrale.
In ogni caso l’elenco sarà aggiornato tempestivamente dal US al ricevimento di comunicazioni di eventuali variazioni ed inviato ai RAC.
Il RAC e l’USC, sulla base del suddetto elenco, dovranno verificare se le operazioni che intendono realizzare coinvolgono o meno Parti Correlate.
Se l’esito della verifica è positivo il RAC e l’USC dovrà darne tempestiva informazione al RA fornendo tutte le informazioni richieste (Allegato 1) per consentire al RA e l’US di valutare in quale categoria di OPC rientri e di esaminare ed approvare l’operazione stessa.
I Legali Rappresentanti delle Controllate sono responsabili:
a) di impartire opportune istruzioni alle proprie controllate, ove esistenti, affinché la presente procedura sia applicata dalle stesse;
b) di garantire che le Operazioni di maggiore rilevanza siano approvate dagli organi di amministrazione delle proprie controllate e siano tempestivamente trasmesse al RA della Società al fine di adempiere agli obblighi informativi;
c) di assicurare che di tutte le Operazioni con Parti Correlate sia mantenuta idonea archiviazione per un periodo di 10 anni.
7 ARCHIVIAZIONE
Il RA raccoglie e conserva adeguate informazioni sulla natura della correlazione, sulle modalità esecutive dell'operazione, sulle condizioni, anche economiche, per la sua realizzazione, sul procedimento valutativo seguito, sull'interesse e le motivazioni sottostanti e sugli eventuali rischi per la società.
8 ALLEGATI
Allegato 1 : Informativa da soggetti incaricati della gestione dell’OPC.
Allegato 2 : Documento informativo relativo ad operazioni di maggior rilevanza con parti correlate.
ALLEGATO 1
Informativa da soggetti incaricati della gestione dell’OPC
L’informativa da inviare ai sensi del paragrafo 5.2 della presente procedura deve contenere le informazioni riepilogate nel seguente prospetto.
1) Società coinvolte nell’operazione | |
2) Natura dell’operazione | |
3) Condizioni economiche pattuite | |
4) Data efficacia dell’operazione | |
5) Motivazione operazione | |
6) Eventuale esistenza interessi dei manager coinvolti |
NOTE:
1) l’individuazione delle società controparti dell’OPC;
2) Es. acquisto/vendita immobili e/o partecipazioni, sottoscrizione finanziamenti; locazione immobili, forniture di beni e servizi ecc);
3) Es. corrispettivo, termini e modalità di pagamento, interessi, eventuali garanzie ecc. Qualora le condizioni economiche dell’operazione siano definite equivalenti a quelle di mercato o standard, occorre motivare adeguatamente tale equivalenza;
4) Indicare la tempistica di realizzazione dell’operazione e se la stessa è subordinata a qualche condizione sospensiva;
5) Indicare le motivazioni sottostanti che hanno condotto alla decisione di concludere l’operazione con una parte correlata e non con un terzo;
6) se l’ammontare dei compensi dei componenti dell’organo di amministrazione della società coinvolta nell’OPC è destinato a variare in conseguenza dell’operazione, dettagliate indicazioni delle variazioni.
ALLEGATO 2
Documento informativo relativo ad operazioni di maggiore rilevanza con parti correlate
Nei casi in cui la Società ponga in essere operazioni di Maggiore Rilevanza con parti correlate come individuate al paragrafo 4.2.1, il Documento Informativo previsto dall’articolo 5.3.1 della presente Procedura Parti Correlate deve riportare almeno le seguenti informazioni:
Indice
1. Avvertenze
Evidenziare, in sintesi, i rischi connessi ai potenziali conflitti di interesse derivanti dall’operazione con parte correlata descritta nel documento informativo.
2. Informazioni relative all’operazione
2.1. Descrizione delle caratteristiche, modalità, termini e condizioni dell’operazione.
2.2. Indicazione delle parti correlate con cui l’operazione è stata posta in essere, della natura della correlazione e, ove di ciò sia data notizia all’organo di amministrazione, della natura e della portata degli interessi di tali parti nell’operazione.
2.3. Indicazione delle motivazioni economiche e della convenienza per la società dell’operazione. Qualora l’operazione sia stata approvata in presenza di un avviso contrario degli amministratori o dei consiglieri indipendenti, un’analitica e adeguata motivazione delle ragioni per le quali si ritiene di non condividere tale avviso.
2.4. Modalità di determinazione del corrispettivo dell’operazione e valutazioni circa la sua congruità rispetto ai valori di mercato di operazioni similari. Qualora le condizioni economiche dell’operazione siano definite equivalenti a quelle di mercato o standard, motivare adeguatamente tale dichiarazione fornendo oggettivi elementi di riscontro. Indicare l’eventuale esistenza di pareri di esperti indipendenti a supporto della congruità di tale corrispettivo e le conclusioni dei medesimi, precisando:
- gli organi o i soggetti che hanno commissionato i pareri e designato gli esperti;
- le valutazioni effettuate per selezionare gli esperti indipendenti. In particolare, indicare le eventuali relazioni economiche, patrimoniali e finanziarie tra gli esperti indipendenti e (i) la società emittente, (ii) i soggetti che controllano l’emittente, le società controllate dall’emittente o soggette a comune controllo con quest’ultima, (iii) gli amministratori delle società di cui ai punti (i) e (ii), prese in considerazione ai fini della qualificazione dell’esperto come indipendente e le motivazioni per le quali tali relazioni sono state considerate irrilevanti ai fini del giudizio sull’indipendenza. Le informazioni sulle eventuali relazioni possono essere fornite allegando una dichiarazione degli stessi esperti indipendenti;
- i termini e l’oggetto del mandato conferito agli esperti;
- i nominativi degli esperti incaricati di valutare la congruità del corrispettivo.
Indicare che i pareri degli esperti indipendenti ovvero gli elementi essenziali degli stessi, ai sensi dell’articolo 5 del Regolamento Parti Correlate, sono allegati al documento informativo o pubblicati sul sito internet della società. Gli elementi essenziali dei pareri che comunque devono essere pubblicati sono i seguenti:
- evidenza, se del caso, dei limiti specifici incontrati nell’espletamento dell’incarico (ad esempio con riguardo all’accesso ad informazioni significative), delle assunzioni utilizzate nonché delle condizioni a cui il parere è subordinato;
- evidenza di eventuali criticità segnalate dagli esperti in relazione alla specifica operazione;
- indicazione dei metodi di valutazione adottati dagli esperti per esprimersi sulla congruità del corrispettivo;
- indicazione dell’importanza relativa attribuita a ciascuno dei metodi di valutazione adottati ai fini sopra specificati;
- indicazione dei valori scaturiti da ciascun metodo di valutazione adottato;
- ove sulla base dei metodi valutativi utilizzati sia individuato un intervallo di valori, indicazione dei criteri con cui è stato stabilito il valore finale del corrispettivo;
- indicazione delle fonti utilizzate per la determinazione dei dati rilevanti oggetto di elaborazione;
- indicazione dei principali parametri (o variabili) presi a riferimento per l’applicazione di ciascun metodo.
Relativamente agli elementi dei pareri degli esperti resi pubblici, confermare che tali informazioni sono state riprodotte coerentemente con il contenuto dei pareri a cui si fa riferimento e che, per quanto a conoscenza dell’emittente, non vi sono omissioni che potrebbero rendere le informazioni riprodotte inesatte o ingannevoli.
2.5. Una illustrazione degli effetti economici, patrimoniali e finanziari dell’operazione, fornendo almeno gli indici di rilevanza applicabili. Se l’operazione supera i parametri di significatività determinati dalla Consob ai sensi degli articoli 70 e 71 del Regolamento Emittenti, evidenziare che saranno pubblicate informazioni finanziarie pro-forma nel documento previsto, a seconda dei casi, dal comma 4 del citato art. 70 ovvero dall’art. 71 e nei termini previsti dalle medesime disposizioni. Rimane ferma la facoltà di pubblicare un documento unico ai sensi del paragrafo 4.5.2 lettera e).
2.6. Se l’ammontare dei compensi dei componenti dell’organo di amministrazione della società e/o di società da questo controllate è destinato a variare in conseguenza dell’operazione, dettagliate indicazioni delle variazioni. Se non sono previste modifiche, inserimento, comunque, di una dichiarazione in tal senso.
2.7. Nel caso di operazioni ove le parti correlate coinvolte siano i componenti degli organi di amministrazione e di controllo, direttori generali e dirigenti dell’emittente, informazioni relative agli strumenti finanziari dell’emittente medesimo detenuti dai soggetti sopra individuati e agli interessi di questi ultimi in operazioni straordinarie, previste dai paragrafi 14.2 e 17.2 dell’allegato I al Regolamento n. 809/2004/CE.
2.8. Indicazione degli organi o degli amministratori che hanno condotto o partecipato alle trattative e/o istruito e/o approvato l’operazione specificando i rispettivi ruoli, con particolare riguardo agli amministratori indipendenti, ove presenti. Con riferimento alle delibere di approvazione dell’operazione, specificare i nominativi di coloro che hanno votato a favore o contro l’operazione, ovvero si sono astenuti, specificando le motivazioni degli eventuali dissensi o astensioni. Indicare che, ai sensi
dell’articolo 5 del Regolamento Parti Correlate, gli eventuali pareri degli amministratori indipendenti sono allegati al documento informativo o pubblicati sul sito internet della società.
2.9. Se la rilevanza dell’operazione deriva dal cumulo, ai sensi del paragrafo 4.5.2 lettera c), di più operazioni compiute nel corso dell’esercizio con una stessa parte correlata, o con soggetti correlati sia a quest’ultima sia alla società, le informazioni indicate nei precedenti punti devono essere fornite con riferimento a tutte le predette operazioni.