DIGITAL EASY CONTRACT
DIGITAL EASY CONTRACT
RETHINK CONTRACT MANAGEMENT
2 Brochure Contract management - Rethink Work
LE SFIDE DA SUPERARE
15%
dei contratti gestiti dalle
aziende vengono persi o non è chiaro chi ne sia il responsabile
73%
delle aziende non
riesce a centralizzare e automatizzare la gestione dei contratti
85%
delle aziende gestisce i contratti manualmente
Fonte: Sirma Enterprise Systems, What you need to know about contract management, 2017
RETHINK
CONTRACT
Indipendentemente dal numero dei contratti che devono essere gestiti, dal modo di approvarli e di firmarli o dal numero di persone
coinvolte in tale processo, la soluzione Digital Easy Contract sviluppata da Konica Minolta è in grado di rispondere a qualsiasi esigenza.
Ti aiuteremo a definire le funzionalità di cui hai bisogno, valutando le diverse possibilità offerte per poi scegliere la soluzione più adatta.
3 Brochure Contract management - Rethink Work
COME FUNZIONA
1. Aggiungere i contratti
Nella fase di avvio, i contratti in formato .doc o .docx possono essere aggiunti a Digital Easy Contract con un semplice “drag & drop”. Esiste inoltre la possibi- lità di salvare template standard, utilizzabili in qualsiasi momento per creare nuovi contratti direttamente dalla piattaforma. Quando il contratto viene firmato su carta, viene scansionato e inserito a sistema. Avrai tutti i tuoi contratti in una repository digitale unica
2. Redigere i contratti
Più utenti possono lavorare su uno stesso contratto, utilizzando vari metodi di collaborazione, dalla condivisione real-time all’utilizzo di flussi di lavoro automatici che tengono traccia dei diversi interventi. Il principale vantaggio di questo sistema è che è possibile conservare le differenti versioni del con- tratto, così si possono controllare le modifiche di volta in volta apportate. È anche possibile assegnare diritti di accesso specifici per ciascun utente.
3. Firma
La soluzione dispone della firma elettronica qualificata (FEQ). La FEQ è legata a un certificato emesso da un’autorità e viene garantita sia l’autenticità di chi la appone sia l’assenza di modifiche al documento. Inoltre grazie a Digital Easy Contract non sono necessarie chiavette o smart card e puoi firmare diretta- mente da mobile.
4. Ricerca e notifiche
La soluzione dispone di un’interfaccia simile a quella di Windows per la ricerca dei documenti archiviati, ed è possibile usare qualsiasi informazione disponibile come punto di partenza. La ricerca può essere effettuata a livello di contenuto usando una o più parole chiave. Gli utenti possono inoltre ricevere diversi tipi di notifiche relative ai contratti, come ad esempio le scadenze, lo stato delle approvazioni o la necessità di revisionare un documento.
5. Archiviazione
Non è necessario conservare i contratti cartacei, in quanto tutto è disponibile e consultabile digitalmente. Il sistema è integrato con il modulo Digital Easy Archive, per l’archiviazione digitale sostitutiva a norma di legge.
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Brochure Contract management - Rethink Work
COME MIGLIORARE LA
GESTIONE DEI CONTRATTI
CON DIGITAL EASY CONTRACT
1. Revisionare i documenti in formato bozza direttamente dall’applicazione. Ciò permette una rapida archiviazione e la visualizzazione immediata della cronologia delle revisioni.
2. Scegliere il metodo di accesso più adatto in base all’attività da svolgere:
– Accesso dalle applicazioni desktop per visualizzare e revisionare il contratto.
– Accesso tramite browser web per le ricerche rapide.
– Accesso tramite smartphone per l’approvazione.
3. Standardizzazione dei processi interni: viene effettuata in base al tipo di contratto e permette di ridur- re i tempi di elaborazione, approvare i contratti e velocizzare il processo decisionale.
5 Brochure Contract management - Rethink Work
4. Usare processi di approvazione semplici e flessibili per poter rispondere a necessità e situazioni che richiedono decisioni rapide.
5. Preferire la firma elettronica perché:
– Si riduce il tempo per firmare il contratto.
– Si riducono i costi per la produzione e la spedizione del documento.
6. Usare le notifiche solo quando necessario per ridurre il tempo impiegato a consultare la lista dei mes- saggi e aumentare l’efficienza dell’applicazione.
7. Cercare i documenti in archivio filtrando i risultati per tipo e metadati ed effettuare ricerche full-text.
VANTAGGI
50%
riduzione del tempo di
preparazione dei contratti
82%
riduzione media
del tempo di approvazione dei contratti
30%
riduzione media
del costo di gestione dei contratti
Fonte: Sirma Enterprise Systems, What you need to know about contract management, 2017
CON DIGITAL EASY
LA GESTIONE DEI CONTRATTI NON È MAI STATA COSÌ
SEMPLICE.
RETHINK CONTRACT MANAGEMENT
06/ 2021
Konica Minolta Business Solutions Italia Spa, Xxxxx Xxxxxxx 000, 00000 Xxxxxx, Xxxxxx xxx.xxxxxxxxxxxxx.xx