INDICE
INDICE
3.1 COMUNICAZIONI VERSO ITALCERT 2
3.2 Emissione offerta e affidamento incarico 2
4.1 Pianificazione ed accesso ai locali 2
4.2 Sicurezza sul luogo di lavoro 3
4.3 Presenza di osservatori di Enti di Controllo / Accreditamento 3
7 RISERVATEZZA DELLE INFORMAZIONI 3
8 DATA PROTECTION – REGOLAMENTO UE 679/2016 4
11 AGGIORNAMENTO DEL REGOLAMENTO 5
12 UTILIZZO DI MARCHI E LOGHI 5
Rev. | Sintesi delle modifiche | Redatto | Approvato |
8 | modifica punto 3.2 e cap. 6 precisazione in cap. 5 | Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxx 2021-03-10 | Xxxxxxx Xxxxxxxx |
7 | Chiarimento relativo alle tariffe (§3.2) e all’aggiornamento del regolamento (§11) | Xxxxxx Xxxxx 2021-02-05 | Xxxxxxx Xxxxxxxx |
6 | Modificato paragrafo 5 | Xxxx Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxx Xxxxx | Xxxxxxx Xxxxxxxx |
1 SCOPO E PREMESSA
Il presente Documento ha lo scopo di descrivere quanto è predisposto ed attuato da ITALCERT S.r.l. (di seguito denominata "ITALCERT") per la gestione delle verifiche periodiche e straordinarie da effettuarsi su impianti di messa a terra e su installazioni e dispositivi di protezione contro le scariche atmosferiche, in accordo all’art. 4 e 7 del DPR 22 ottobre 2001. n. 462 (Decreto del Presidente della Repubblica 22 ottobre 2001, n.462 - “Regolamento di semplificazione del procedimento per la denuncia di installazioni e dispositivi di protezione contro le scariche atmosferiche, di dispositivi di messa a terra di impianti elettrici e di impianti elettrici pericolosi”).
Le parti modificate rispetto alla precedente revisione sono identificate con una barra laterale destra.
2 TERMINI E DEFINIZIONI
Installazione: insieme dei dispositivi di messa a terra di installazioni con tensione fino a 1000 V o con tensione oltre 1000 V, e/o sistema di protezione contro le scariche atmosferiche (LPS)
Richiedente: il Datore di lavoro o responsabile delle installazioni che incarica ITALCERT dell’esecuzione delle verifiche in oggetto.
3 ACCORDI CONTRATTUALI
3.1 Comunicazioni verso ITALCERT
Le richieste di verifica possono essere inviate a ITALCERT mediante forma scritta (fax/e.mail) o mediante richiesta verbale. Il richiedente deve essere in grado di fornire a ITALCERT tutte le informazioni rilevanti per poter valutare la tipologia ed estensione dell’intervento, tra cui:
• oggetto della verifica e sua localizzazione;
• tipo di verifica (periodica o straordinaria);
• caratteristiche dell’installazione
• area interessata
3.2 Emissione offerta e affidamento incarico
Una volta ricevuti i dati necessari il Responsabile Tecnico esamina la richiesta valutandone la fattibilità in termini di localizzazione territoriale dell’impianto, tipologia e consistenza della verifica (anche in relazione al numero di verifiche richieste) e disponibilità delle risorse umane e strumentali necessarie computando gli eventuali costi necessari all’espletamento del servizio, l’esito positivo dell’esame è attestato dall’attribuzione del codice correlato al richiedente (cod. di tipo BTnnnn/nn) che viene registrato nel file di riepilogo “ELENCO OFFERTE”, contestualmente il Responsabile Tecnico individua la tariffa prevista dal “tariffario ISPESL” come definito nel Decreto ISPESL 7 luglio 2005 per l’effettuazione della verifica eventualmente integrata con i rimborsi spese stabiliti dal medesimo Decreto, quindi compila ed invia al richiedente la proposta di convenzione mediante i moduli SE01 (per impianti di terra) e SE06 (per protezioni scariche atmosferiche). In caso di esito negativo dell’esame di fattibilità ITALCERT procede con semplice comunicazione delle motivazioni che hanno condotto al rigetto della richiesta.
La sottoscrizione della convenzione o l’invio di regolare ordine d’acquisto determina l’affidamento di incarico a ITALCERT e l’accettazione del presente regolamento.
Una volta ricevuta la conferma di incarico, ITALCERT conferma l’accettazione della stessa mediante comunicazione email, nella quale viene anche indicato il nominativo dell’ispettore che verrà incaricato.
L’ispettore incaricato da ITALCERT contatta direttamente il richiedente per fissare la/e data/e per l’esecuzione della verifica.
4 OBBLIGHI DEL RICHIEDENTE
4.1 Pianificazione ed accesso ai locali
Il richiedente deve mettere a disposizione dell’ispettore una persona con adeguata conoscenza dell’installazione per fornire la dovuta assistenza nel corso della verifica, la persona incaricata dal richiedente potrà essere un addetto della ditta esterna di manutenzione dell’installazione o un addetto interno all’organizzazione del richiedente in possesso di specifica competenza.
Il richiedente deve assicurare che l’ispettore incaricato possa avere accesso a tutti i locali che risulti necessario verificare; l’eventuale mancata possibilità per l’ispettore di accedere a tutti i locali interessati può determinare
la necessità di completare la verifica in un secondo momento, con addebito al richiedente dei costi aggiuntivi sostenuti.
Il richiedente deve inoltre mettere a disposizione dell'ispettore tutta la documentazione tecnica relativa alle installazioni da verificare, in caso di documentazione assente o incompleta, l'ispettore ha la facoltà di valutare se esistono le condizioni per procedere comunque con l'ispezione e in caso contrario ha la facoltà di interrompere l'iter di verifica indicando al richiedente quali documenti è necessario produrre al fine di esprimere un giudizio ponderato sull'installazione da verificare; in quest'ultimo caso eventuali costi aggiuntivi verranno addebitati al richiedente.
4.2 Sicurezza sul luogo di lavoro
In occasione delle visite presso la propria sede, il richiedente, ai sensi della vigente legislazione in materia di sicurezza e prevenzione degli infortuni sul lavoro, s’impegna a fornire agli incaricati di ITALCERT le necessarie informazioni in merito agli eventuali rischi specifici esistenti nell'ambiente di lavoro in cui essi sono destinati a svolgere la propria attività, e assicura l’adozione di tutte le precauzioni possibili per la loro protezione relativamente alla salute e sicurezza.
4.3 Presenza di osservatori di Enti di Controllo / Accreditamento
Il Richiedente si impegna a consentire l’accesso presso la propria sede in occasione delle attività di svolte da ITALCERT di osservatori designati dagli Enti di Controllo / Accreditamento nello svolgimento dei propri compiti di controllo e monitoraggio delle attività svolte da ITALCERT in qualità di Ente di Certificazione e Ispezione. La presenza di tali osservatori avverrà sempre in accompagnamento a personale di ITALCERT. La notifica della presenza di tali osservatori potrebbe avvenire con preavviso minimo (meno di 3 giorni), senza che questo possa essere motivo di non accettazione da parte del Richiedente della loro presenza.
5 ESITO DELLE VERIFICHE
Al termine di ogni sopralluogo necessario ed al termine della verifica nel suo insieme, l’ispettore incaricato consegna al richiedente la dichiarazione di avvenuto sopralluogo redatta sul Mod. SE18. In caso di esito positivo della verifica, l’ispettore registra le risultanze nel verbale, corredato dai rapporti di verifica pertinenti, nel termine di 10 gg. lavorativi dall’ultimazione della verifica ed avrà cura di trasmettere il tutto per via telematica al RT. Quest’ultimo provvederà al riesame ed all’invio per via telematica della copia del verbale completo dei rapporti di verifica pertinenti al richiedente entro 2 gg lavorativi. Qualora si rendessero necessarie modifiche ai documenti riesaminati l’iter per la trasmissione al cliente potrà allungarsi di ulteriori 2 gg. lavorativi.
La documentazione originale è inviata mezzo posta al richiedente unitamente alla comunicazione di avviso della scadenza della verifica in base alla periodicità prevista (2 o 5 anni).
In caso di esito negativo, entro un giorno lavorativo l’ispettore avrà cura di trasmettere per via telematica al RT copia conforme del verbale di verifica contenente le non conformità ostative riscontrate. Il RT entro un ulteriore giorno lavorativo, effettuerà il riesame con il contestuale invio del verbale al richiedente e la dovuta comunicazione agli enti preposti.
6 VERIFICHE STRAORDINARIE
La richiesta di una verifica straordinaria può essere necessaria di prassi a seguito di una verifica con esito negativo o a seguito di una modifica sostanziale dell'installazione o a seguito di richiesta del richiedente.
L’esecuzione di una verifica straordinaria non modifica la periodicità prevista delle verifiche periodiche.
Il richiedente deve comunicare a ITALCERT le modifiche "sostanziali" apportate all'installazione o alla propria sede richiedendo contestualmente una verifica straordinaria; a tal fine si considerano "sostanziali" le modifiche alla destinazione d'uso dell'installazione che comportino un cambiamento della periodicità da 5 a 2 anni, le modifiche del livello di tensione della fornitura da BT a MT o viceversa e le modifiche che determinano un innalzamento del livello di protezione dell'LPS, il Responsabile Tecnico esamina la richiesta di verifica straordinaria secondo quanto già descritto al par. 3.2 inviando al richiedente la proposta economica solo in seguito ad esito positivo sulla fattibilità della verifica.
Il richiedente, in occasione delle verifiche straordinarie, è tenuto ad osservare quanto già descritto al punto 4
7 RISERVATEZZA DELLE INFORMAZIONI
La documentazione e le informazioni trasmesse dal Richiedente a Italcert per l’espletamento delle attività di valutazione e certificazione rimangono di proprietà del Richiedente. Il personale di ITALCERT coinvolto nelle
attività di certificazione non potrà utilizzare tale documentazione per altri scopi che non siano strettamente correlati con le proprie attività di valutazione e certificazione.
ITALCERT non potrà trasmettere tali dati a terzi se non dietro esplicita autorizzazione del Richiedente, da esprimersi mediante forma scritta, fatti salvi gli obblighi verso le autorità di controllo come specificato nel paragrafo seguente.
8 DATA PROTECTION – REGOLAMENTO UE 679/2016
Ai sensi del Regolamento UE 679/2016 e della normativa italiana applicabile in materia di Data Protection i dati personali forniti dal Richiedente/Utente a ITALCERT saranno trattati da ITALCERT (personale interno e collaboratori/professionisti esterni coinvolti- questi ultimi designati responsabili esterni al trattamento dei dati) esclusivamente al fine di assicurare un corretto svolgimento dei rapporti contrattuali e della gestione del servizio. In relazione alle summenzionate finalità, il trattamento dei dati personali avviene mediante strumenti informatici, manuali e telematici con logiche strettamente correlate alle finalità stesse e, comunque, in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati. Il conferimento dei dati personali del Cliente è pertanto indispensabile in relazione al corretto svolgimento dei rapporti contrattuali con la conseguenza che, l’eventuale rifiuto di fornirli, determinerà l’impossibilità per ITALCERT di dar corso ai medesimi rapporti.
I dati di tipo anagrafico (ad esempio: ragione sociale, indirizzo, partita IVA, nominativo delle persone di riferimento, numeri di telefono e fax, indirizzi email) vengono raccolti e trattati da ITALCERT con l’esclusiva finalità di gestire e coordinare le attività previste dal presente regolamento e di svolgere le pratiche di tipo amministrativo/contabile. I dati relativi ai prodotti/servizi (Dichiarazioni di conformità, Allegati tecnici a Dichiarazioni di conformità, Rapporti e Verbali di Verifica Periodica, ecc.) vengono raccolti e trattati per ottemperare agli obblighi imposti a ITALCERT in qualità di Organismo di Ispezione Autorizzato.
In sede di contrattualizzazione al Cliente viene consegnata l’informativa a fronte del Regolamento UE 679/2016 e della normativa italiana applicabile in materia di Data Protection a seguito della quale il Cliente può prestare il proprio consenso al trattamento dei dati. In questa sede non si dettagliano tutte le informazioni ivi reperibili.
Si ricorda che:
- il "Titolare del trattamento" è ITALCERT S.r.l., nella persona del Legale Rappresentante, con sede in Xxxxx Xxxxx 000, Xxxxxx.
- Il Richiedente/Utente ha diritto, in ogni momento, avere accesso ai propri dati personali trattati da ITALCERT, a puro titolo di esempio al fine di richiederne l’aggiornamento, la rettifica o l’integrazione, fatti salvi gli obblighi e le disposizioni di legge che vincolano ITALCERT in quanto Ente Notificato alla conservazione di determinate informazioni.
9 RICORSI
Ricorso contro le decisioni di ITALCERT, con esposizione del proprio dissenso, può essere fatto dal Richiedente entro 30 giorni dalla comunicazione della decisione da parte di ITALCERT. Il ricorso deve essere trasmesso mediante fax, mediante raccomandata A/R o PEC.
Per essere ammissibile, il ricorso deve:
a) contenere una descrizione della decisione che viene contestata;
b) contenere una chiara e dettagliata motivazione a supporto del ricorso stesso.
Al ricevimento del ricorso ITALCERT comunica formalmente entro 7 giorni al ricorrente se il ricorso è stato giudicato ammissibile o meno e, in caso di ammissibilità, la data entro la quale verrà presa una decisione (massimo 60 giorni dal ricevimento del ricorso).
I ricorsi ammissibili vengono valutati da un Comitato di Xxxxxxx, nominato dal Direttore di ITALCERT, indipendente rispetto al personale coinvolto nelle azioni che hanno portato alla decisione oggetto del ricorso.
Eventuali spese relative al ricorso sono a carico del proprietario, salvo il caso di accoglimento del ricorso.
10 RECLAMI
Il Richiedente può presentare un reclamo a ITALCERT per le attività svolte nell’ambito del presente regolamento.
Ogni reclamo ricevuto viene riesaminato da personale esperto non coinvolto nelle attività oggetto della segnalazione.
ITALCERT gestisce in accordo alla normativa vigente ogni reclamo pervenuto in forma scritta (lettera, fax o e- mail); i reclami giunti in forma verbale verranno gestiti in modo documentato se ritenuto opportuno.
La gestione del reclamo prevede:
a) risposta scritta (lettera, fax o e-mail) entro 7 giorni dal ricevimento del reclamo, con l’analisi del reclamo ed eventuali azioni previste per la sua gestione, con la relativa tempistica;
b) risposta scritta (lettera, fax o e-mail) al completamento delle azioni previste.
11 AGGIORNAMENTO DEL REGOLAMENTO
In caso di futuri aggiornamenti e modifiche del presente Regolamento ITALCERT renderà disponibile il nuovo documento sul sito xxx.xxxxxxxx.xx, nella sezione dedicata alle verifiche periodiche di impianti elettrici. Resta pertanto inteso che il regolamento in vigore a cui fare riferimento è il documento presente sul sito web di Italcert.
Nel caso di contratti in essere al momento del cambio del Regolamento, ITALCERT ne darà comunicazione agli interessati mediante email, con facoltà di recedere dal contratto con comunicazione formale entro 30 giorni.
12 UTILIZZO DI MARCHI E LOGHI
In relazione alle attività oggetto del presente Regolamento non è previsto né è consentito l’utilizzo del logo di ITALCERT o di ACCREDIA.