Contract
1. TITOLO E OGGETTO DELLA MANIFESTAZIONE Titolo ufficiale della manifestazione è “ArteCasa”
2. ORGANIZZATORE DELLA RASSEGNA
L’organizzatore di ArteCasa è la Promax Comunication SA, Xxx Xxxxxxx, 00 0000 Xxxxx Xxxxx XX, che di seguito verrà denominata Promax Comunication SA.
3. GENERALITA’
ArteCasa è organizzata per lo sviluppo turistico, economico e culturale del paese. Il Regolamento è parte integrante del contratto di partecipazione dell’espositore. Pos- sono venire esposti prodotti di origine svizzera ed estera. La Direzione si riserva il diritto di escludere articoli non ritenuti corrispondenti al tema dell’esposizione. L’evento ArteCasa avrà luogo a Lugano nel Centro Esposizioni, via Campo Marzio. Le date e gli orari della manifestazione sono visionabili sul contratto e sul sito ufficiale xxx.xxxxxxxxxxxxx.xx. Gli orari hanno validità per il pubblico generico, men- tre per gli espositori e il loro personale l’orario di ingresso è anticipato di un’ora rispetto a quello dei visitatori. L’orario di chiusura è tassativo, entro 15 minuti dopo la chiusura al pubblico, anche gli espositori devono lasciare il centro espositivo.
4. CONDIZIONI DI AMMISSIONE
Le iscrizioni sono valevoli solo se eseguite mediante il formulario ufficiale, e ac- compagnato dal pagamento dell’acconto pari al 30%. Le domande di partecipazio- ne saranno prese in considerazione tenendo conto in particolare: della presenza dell’espositore in precedenti edizioni, della data di presentazione della domanda, dello spazio disponibile o del layout espositivo dei padiglioni e della volontà di in- novazione e cura dello stand dimostrata da ogni espositore. Lo stand è confer- mato SOLO dopo avvenuto pagamento dell’acconto entro 5 giorni dall’invio del preventivo da parte della Direzione. Non è ammessa l’esclusione della concor- renza. La Direzione è la sola competente ad accettare la domanda e assegnare il rispettivo stand e si riserva il diritto di sospendere o risolvere il rapporto con l’e- spositore in caso di inosservanza del Regolamento. Nel caso di decisione di espel- lere un espositore, nessun rimborso sarà previsto e tale decisione è inappellabile. Non vengono riconosciuti accordi verbali che non siano confermati per iscritto.
5. OBBLIGHI DEGLI ESPOSITORI
Gli espositori si impegnano a uniformarsi alle disposizioni del presente Regolamento e alle istruzioni della Direzione. Gli espositori sono tenuti a esporre/promuovere unicamente gli articoli elencati nella domanda di iscrizione. L’espositore ha l’obbligo di mantenere lo stand pulito e in efficienza negli orari della Fiera con la continua presenza di personale sul xxxxx.Xx presenza dell’espositore nel proprio stand è d’ob- bligo. Si raccomanda di prestare particolare attenzione nell’ allestimento del proprio stand, curandone in modo particolare l’immagine; si valorizzerà così la merce espo- sta contribuendo a elevare il livello qualitativo dell’esposizione in generale. Le uscite di sicurezza devono essere lasciate libere e accessibili. La Direzione si solleva da ogni responsabilità per incidenti o danni al personale dello stand, ad altre persone, a cose proprie o di terzi a seguito dell’inosservanza delle norme sulla sicurezza e gli infortuni.
6. DISPOSIZIONI SPECIALI
Apparecchi radio televisivi devono essere installati sotto responsabilità del concessio- nario autorizzato e conformi alle prescrizioni dell’Ispettorato Federale. L’espositore che utilizza nello stand un qualsiasi supporto di suono, immagine, musica, deve regolare la pendenza con la SUISA; un ispettore passerà per il controllo durante i giorni dell’espo- sizione. Annunciare alla Direzione gli eventi che si intendono fare nel proprio spazio.
7. ISTALLAZIONI TECNICHE
Gli espositori che desiderano ottenere allacciamenti elettrici, idraulici o modifiche alle pareti dello stand devono richiederlo preventivamente alla Segreteria. E’ pre- sente assistenza su chiamata durante il montaggio e picchetto nei giorni di fiera. L’acqua è fornita agli stand al limite della parete di fondo, eventuali istallazioni interne sono a carico dell’espositore e direttamente fatturate dal nostro fornitore.
8. ALLESTIMENTO STAND
Gli orari per i lavori di allestimento verranno comunicati a tempo debito dalla Segreteria organizzativa dell’evento, in ogni caso l’allestimento è consentito solo nei giorni che precedono l’inizio della manifestazione. Non sarà possibile in alcun modo allestire gli spazi a manifestazione iniziata. Il pavimento non potrà essere dipinto e deve essere protetto da lastre di pavatex sulle quali si potranno fissare moquette, linoleum evitando di segnare il pavimento con tracce di nastro adesivo. Non è permessa la sopraelevazione delle pareti confinanti degli altri stand. Non si può assolutamente pitturare, bucare e utilizzare nastri biadesivi forti. I nastri
idonei si possono acquistare direttamente alla reception.Chi dovesse contravveni- re a tali disposizioni dovrà risponderne in proprio all’Autorità Comunale. Le inse- gne sono fornite con quanto indicato dagli espositori nel formulario di iscrizione.
9. PULIZIA DEGLI STAND
La pulizia interna degli stand è a carico dell’espositore Durante l’allestimento, lo smontaggio dello stand e durante la manifestazione, ogni espositore è tenuto a provvedere allo sgombero dei propri imballaggi: casse, contenitori, rifiuti, etc.
10. SMONTAGGIO STAND
Gli orari per lo smontaggio degli stand verranno comunicati a tempo debito dal- la Segreteria organizzativa dell’evento. È vietato iniziare lo smontaggio dello stand prima degli orari ufficiali di chiusura, pena una multa di chf 2000,-- (faranno fe- de foto e testimonianze). Si invitano inoltre le aziende espositrici ad assicurare la presenza continua di almeno una persona allo stand per tutta la durata del- la manifestazione e fino al completo sgombero della merce. La Direzione decli- na ogni responsabilità per eventuale merce mancante o trafugata.
11. ACCETTAZIONE DEL REGOLAMENTO GENERALE
L’espositore si impegna a partecipare alla fiera all’interno dello spazio espo- sitivo che gli sarà assegnato e ad accettare senza riserva il presente Regola- mento e tutte quelle prescrizioni integrative che saranno adottate, in qualsiasi momento, da Promax Comunication SA, nell’interesse dell’esposizione. La segre- teria organizzativa decide sull’eventuale partecipazione di un’azienda a norma delle disposizioni vigenti per tutti i partecipanti alla manifestazione. Non esi- ste alcun diritto di adesione. L’adesione vale solo per la singola manifestazione, per l’impresa iscritta, i prodotti e le prestazioni di servizio iscritti.
12.PARTECIPAZIONE E PAGAMENTI
Il costo delle soluzioni espositive scelte e gli eventuali costi accessori sono desunti dal listino prezzi ufficiale della manifestazione in oggetto. Per la fatturazione si prenderà come base l’area assegnata, senza tenere conto di sporgenze, pilastri, allacciamenti per installazioni e altre costruzioni fisse. Le sporgenze, i pilastri, gli allacciamenti per installazioni fisse che si trovano sull’area del posteggio preso in affitto non autorizza- no a una riduzione del prezzo di partecipazione o di altre spese. I contratti dovranno essere sottoscritti e timbrati dal legale rappresentante e dovranno essere obbligato- riamente accompagnati dal versamento in acconto canone (+ IVA se richiesto) per il totale delle soluzioni espositive richieste. Gli importi dovranno essere inviati a Promax Comunication SA o altra azienda indicata per iscritto da Promax Comunication SA tramite versamento bancario. Il saldo dovrà essere corrisposto senza alcuna deduzio- ne entro la data indicata sulla fattura. Gli importi dovuti se non accreditati sul conto bancario Promax Comunication SA, dovranno essere imperativamente versati “in contanti” il giorno del check-in, ovvero il giorno che precede l’apertura ufficiale della manifestazione. Il pagamento entro i termini previsti è “condizione essenziale” per potere accedere agli stand e ai servizi contrattualmente acquistati. In caso di ritardo nel saldo del corrispettivo contrattualmente dovuto e fatturato da Promax Comuni- cation SA, sarà calcolato e dovuto una penalità pari al 10% dell’importo totale quale evidenziato nella richiesta di adesione. In caso di ritardo dei pagamenti, la Direzione ha la facoltà di sciogliere il contratto stipulato con l’espositore, per colpa dello stesso. In tale caso, a favore di Promax Comunication SA sussisterà e sarà comunque do- vuto da parte dell’espositore, il credito derivante dall’affitto del posteggio, oltre a un diritto di pegno sugli oggetti che risultassero esposti in fiera. Promax Comunication SA si riserva inoltre di fatturare, anche dopo la chiusura dell’esposizione, gli eventuali costi aggiuntivi o maggiori consumi non precedentemente richiesti (almeno 30 gior- ni prima dell’inizio della manifestazione). La Direzione potrà disporre liberamente degli stand non ancora occupati dagli espositori entro l’apertura al pubblico della manifestazione il giorno di inaugurazione; l’espositore anche in questo caso dovrà rispondere di tutti i costi e danni causati dalla sua rinuncia. L’espositore è invitato a far valere per iscritto e senza indugi, al più tardi entro due settimane dalla sua rice- zione, eventuali contestazioni riguardanti la fattura; Promax Comunication SA non potrà tenere conto delle contestazioni presentate oltre i termini sopraccitati.
13.CONFERMA DI AMMISSIONE
Promax Comunication SA decide sulla partecipazione degli espositori a nor- ma delle disposizioni vigenti per tutti coloro che hanno fatto richiesta di ade- sione. Non esiste alcun diritto di ammissione. Promax Comunication SA darà conferma tacita entro 7 giorni dal ricevimento della domanda di adesione. Essa sarà valida solo per l’azienda cui sarà intestata. Trascorso il termine di 7 gior- ni, la richiesta di adesione inoltrata dall’espositore avrà valore equivalente a con- tratto. La richiesta di adesione vale soltanto per la singola manifestazione, per
l’impresa iscritta, i prodotti e le prestazioni di servizio iscritti. I prodotti che non corrispondono all’elenco merceologico non potranno essere esposti.
14.RINUNCE DI PARTECIPAZIONE
L’espositore che per forza maggiore e comprovata impossibilità non fosse in grado di intervenire alla manifestazione, potrà richiedere lo scioglimento del contratto, inoltrando una circostanziata domanda scritta con lettera Raccomandata A/R per la quale farà fede la data del timbro postale. La Promax Comunication SA applicherà nell’ipotesi di accoglimento di recesso le seguenti penalità: - per le cancellazioni che vengono effettuate prima del 90° giorno che precede la manifestazione, sarà applicata una penale del 25% - per le cancellazioni che vengono effettuate tra il 90° e il 60° giorno che precede la manifestazione, verrà applicata una penale del 50% - per le cancellazioni che vengono effettuate dopo il 60° giorno che precede la manifestazione, verrà applicata una penale del 100% Per tutti i contratti stipulati dopo il 60° giorno che precede la manifestazione, non sarà dunque prevista la possibilità di recesso e Promax Comunication SA avrà il diritto di fatturare l’im- porto totale del contratto con obbligo di pagamento totale da parte dell’espositore. Inoltre vista la non annullabilità della prenotazione dopo tale data, tutte le somme versate dopo tale termine (il 60° giorno che precede la manifestazione), si riterranno acquisite da Promax Comunication SA in via definitiva, Promax Comunication SA acquisirà inoltre il diritto, in caso di rinuncia, a disporre delle aree così disponibili.
ELENCO ESPOSITORI
In occasione di ArteCasa, la Promax Comunication SA pubblica l’Elenco Ufficiale Espositori della manifestazione contenente, oltre alle pubblicità a pagamento e non obbligatorie, l’elenco delle ditte partecipanti. La trascrizione nell’elenco espositori è obbligatoria e soggetta a spese per tutti gli espositori e coespositori. I prezzi sono riportati nella richiesta di adesione. Se entro il termine dell’iscrizione, indica- to nell’apposito formulario, l’espositore non avrà provveduto a comunicare i dati esatti da inserire, la trascrizione nell’elenco avverrà, a pagamento, secondo i dati contenuti nella richiesta di adesione. L’inserzionista è responsabile del contenuto delle inserzioni e delle annotazioni e dei danni eventuali risultanti.
20. PASS PER ESPOSITORI
In qualità di espositore, si ha diritto a ricevere gratuitamente tesse- re espositori. Queste hanno validità dal primo giorno di allestimen- to all’ultimo giorno di smontaggio. I pass potranno essere ritirati direttamente presso il check-in. I pass sono di uso strettamente personale e non trasferibile. In caso di abuso, il pass verrà immediatamente ritirato.
21.FOTOGRAFIE E DISEGNI
Promax Comunication SA potrà fotografare qualsiasi posteggio e usare le rela- tive riproduzioni, senza che possa essere esercitata alcuna rivalsa.
15.CESSIONE
La cessione, anche a titolo gratuito, del proprio stand o parte di esso è tassativa- mente vietata. L’inosservanza di tale disposizione darà luogo alla risoluzione del contratto e conseguentemente all’immediata chiusura dello stand, senza alcun rimborso a favore dell’aderente per quote pagate e spese sostenute.
16. ASSEGNAZIONE DEI POSTEGGI
Non esiste alcun diritto all’assegnazione di un’area espositiva in un determinato padiglione o in un determinato settore del padiglione. Promax Comunication SA si riserva il diritto di modificare l’ubicazione e il collocamento del posteggio in un primo tempo assegnato, di variare la conformazione o le dimensioni qualo- ra le circostanze lo richiedano, di spostare o chiudere ingressi e uscite e di ef- fettuare modifiche strutturali nei padiglioni fieristici, senza che l’espositore possa da ciò rivendicare alcun diritto. L’assegnazione dei posteggi viene decisa da Pro- max Comunication SA tenuto conto dell’interesse generale dell’esposizione e delle indicazioni espresse dal richiedente. Qualsiasi richiesta effettuata da parte dell’e- spositore sulle dimensioni dello stand (es: 8mx4m, 8mx2m ecc.) è puramen- te indicativa. La Direzione non garantisce il rispetto delle dimensioni richieste e si riserva di comunicare le dimensioni effettive come da articolo 4.
17. EVENTUALE MODIFICA DELLO SPAZIO ESPOSITIVO
Premesso che Promax Comunication SA si riserva il diritto di modificare l’ubica- zione, il collocamento, la conformazione o le dimensioni del posteggio, si comunica che l’aumento o la diminuzione massima di questo non supererà il 20% della su- perficie espositiva totale acquistata in origine dall’espositore. Qualora, per esigen- ze tecniche lo spazio espositivo reso disponibile all’espositore fosse di metratura maggiore e/o corredato di uno, due o tre lati aperti in più rispetto a quanto pre- ventivato, Promax Comunication SA richiederà il saldo totale per il servizio reso e la superficie aggiuntiva nei giorni prossimi alla manifestazione o direttamente presso il Centro Esposizioni, in base ai prezzi di listino ufficiale pubblicato.
18.CO-ESPOSITORI
Agli espositori non è consentito spostare, scambiare, dividere o rendere accessibile a terzi, in tutto o in parte, l’area espositiva assegnata loro senza previa autorizzazione da parte dell’organizzatore. Per l’uso di aree dello stand da parte di un’altra impre- sa, con articoli d’esposizione propri, con scritta aziendale propria e con personale proprio (co-espositori), è necessaria una domanda speciale e un’autorizzazione da parte di Promax Comunication SA. Ciò vale anche per le imprese, per le qua- li non viene adempiuta una delle premesse menzionate (aziende rappresentate). Promax Comunication SA ha diritto di richiedere, per l’ammissione di co-espo- sitori e aziende rappresentate, una tassa di partecipazione (tassa d’iscrizione) ed eventuali altri costi che dovranno essere corrisposti dall’espositore.
19. VENDITA DURANTE LA FIERA
La vendita è consentita durante lo svolgimento dell’esposizione. L’espo- sitore sarà responsabile di tutti gli aspetti fiscali, legali e igienico-sani- tari (nel caso si trattasse di prodotti agroalimentari) della vendita.
22. PUBBLICITÀ La distribuzione del materiale illustrativo è consentita agli espositori nel proprio posteg- gio.Nessunmanifestopotràessereaffissosenonnelproprioposteggio.Èvietataognialtra forma di pubblicità all’esterno dei posteggi, ivi compresa quella ambulante nelle corsie, nei viali e nelle adiacenze del quartiere espositivo. Inadempienze alle presenti norme comportano l’applicazione di canoni stabiliti da Promax Comunication SA.
23. RESPONSABILITÀ CIVILE
L’espositore è responsabile di eventuali danni recati al pubblico e a se stesso all’interno del proprio posteggio ed è tenuto ad assicurare i propri beni. Pro- max Comunication SA declina ogni responsabilità per le merci degli xxxxxxxx- ri nel periodo di permanenza sull’area di esposizione. Promax Comunication SA non assume alcuna responsabilità per l’opera prestata da soggetti a esso terzi
– ivi compresi spedizionieri, corrieri, fornitori in genere, ecc – che dovesse com- portare il mancato recapito nel luogo stabilito della merce e ciò per qualsiasi causa anche derivante da eventuali operazioni di sdoganamento. Promax Comunica- tion SA stipula una assicurazione collettiva di responsabilità civile.
24. SERVIZIO DI VIGILANZA
Promax Comunication SA provvede a un servizio di vigilanza genera- le dei padiglioni. La custodia e la sorveglianza degli stand e di quan- to in essi contenuto, durante le fasi di allestimento, di smontaggio e di apertura dei padiglioni competono ai rispettivi espositori. Si fa pertanto loro obbligo di essere presenti nello stand con proprio personale durante gli ora- ri di apertura e di presidiare lo stesso sino alla chiusura serale.
25. DANNI AI POSTEGGI
Lo stand dovrà essere riconsegnato totalmente vuoto, pulito e il pavimento senza eventuali nastri biadesivi che devono essere tolti dall’espositore. Lo smontaggio delle pareti perimetrali per carico e scarico deve essere autorizzato dalla Direzione. Solo il personale incaricato dalla Direzione è autorizzato a intervenire sulle installazio- ni e attrezzature tecniche. I posteggi devono essere restituiti nelle condizioni in cui sono stati presi in consegna. Le spese di ripristino sono a carico degli espo- sitori, che sono anche responsabili dell’osservanza delle speciali norme per l’uso delle strutture e degli impianti tecnici. Le pareti devono essere trattate con cura: non si possono appendere oggetti né agganciare ripiani e altri materiali; qualora si volesse applicare manifesti cartacei la Segreteria mette a vostra disposizione un biadesivo che non reca danni. Saranno fatturati all’espositore tutti i danni arrecati a pavimenti, moquette, pareti, arredi ecc. causati durante l’allestimento, l’esposi- zione e lo sgombero. Saranno fatturati anche eventuali interventi della Direzione inseguito all’inosservanza del presente Regolamento da parte dell’espositore.
26. NOTIFICHE LAVORATORI STRANIERI
L’espositore straniero deve adempiere all’obbligo di notifica per lavoratori esteri (impiegati durante la fiera, il montaggio e lo smontaggio) almeno 8 giorni prima dell’inizio dell’attività, gratuitamente contattando Ufficio per la sorveglianza del mer- cato del lavoro. La Direzione non puo’prendersi carico di effettuare tale notifica per
conto del datore di lavoro estero o prestatore di lavoro indipendente presente in Fiera e si dichiara non responsabile delle informazioni inserite dall’espositore.
27. MODIFICHE DEL REGOLAMENTO
Promax Comunication SA si riserva di stabilire, anche in deroga al presente Re- golamento, norme e disposizioni giudicate opportune per meglio gestire l’esposi- zione e i servizi inerenti. Tali norme e disposizioni hanno valore equivialente al presente Regolamento e hanno perciò tale carattere di obbligatorietà. In caso di inadempienza alle prescrizioni del presente Regolamento, Promax Comunication SA si riserva anche il provvedimento di chiusura dei posteggi. In tale eventualità, l’e- spositore non ha diritto a rimborsi o indennizzi di nessun titolo.
28. FORZA MAGGIORE
In caso di forza maggiore o comunque per motivi organizzativi ritenuti opportuni da Promax Comunication SA, la data della manifestazione potrà essere cambia- ta, od addirittura la manifestazione potrà essere soppressa. In quest’ultimo caso, Promax Comunication SA, assolti gli impegni verso terzi e coperte le spese di or- ganizzazione a qualsiasi titolo effettuate, ripartirà tra gli espositori, in proporzione alle somme dovute per i mq. sottoscritti, gli oneri residui nei limiti dell’anticipo cauzionale. Le somme disponibili saranno restituite proporzionalmente agli ade- renti. Promax Comunication SA non potrà essere citata per danni a nessun titolo.
29. DISPOSIZIONI FINALI
Per qualsiasi controversia e azione giuridica per cui non sia possibile trovare una soluzione bonale, gli espositori e la Direzione dichiarano di eleggere domicilio legale e di rimettersi alla competenza dell’Xxxxxxxx Xxxxxxxxxxx xx Xxxxxx.
00. PRIVACY INFORMATIVA PER GLI ESPOSITORI
Promax Comunication SA, titolare del trattamento, tratta i dati personali forniti dall’espositore alle ditte da esso rappresentate con modalità anche automatizzate, per le finalità inerenti alla prestazione dei servizi indicati e, previo suo consenso, per aggiornarlo su iniziative e/o offerte della nostra società. Il conferimento dei dati è obbligatorio per consentire l’esecuzione dei servizi richiesti, pertanto il mancato
rilascio di tali dati non consentirà di eseguire i servizi indicati. I soggetti che verranno a conoscenza di tali dati personali saranno, oltre al titolare, gli incaricati addetti ai seguenti settori aziendali: uffici commerciali, uffici tecnici, uffici amministrativi e ufficio stampa. L’espositore acconsente a che Promax Comunication SA provveda a inserire i dati personali nell’elenco espositori della manifestazione che avrà diffusione in ambito nazionale e internazionale. L’espositore, inoltre, con la conclusione del presente contratto di partecipazione, acconsente a che Promax Comunication SA inserisca, per finalità promo-pubblicitarie, i dati personali forniti, nel sito della mani- festazione e nella lista degli espositori che viene trasmessa, tramite posta elettronica, alle aziende interessate a ricevere informazioni sulla manifestazione, nonché nel proprio database. L’interessato potrà esercitare i diritti di aggiornamento, rettifica- zione, integrazione, cancellazione, trasformazione, in forma anonima o il blocco dei dati trattati rivolgendosi a Promax Comunication SA. Letta l’informativa, l’espositore tramite la sottoscrizione del presente contratto di partecipazione esprime specifico consenso al trattamento dei dati personali conferiti, per le finalità sopra esposte.
Il sottoscritto dichiara di aver preso conoscenza e specificatamente di approvare tutte le condizioni del presente Regolamento Tecnico.
Luogo e data
Timbro e firma per accettazione
Il sottoscritto dichiara di aver preso conoscenza e specificatamente di approvare i seguenti artt: 4), 5), 8), 9), 10), 11), 12), 14), 15), 26), 27), 29), 30), 31).
Luogo e data
Timbro e firma per accettazione