AFFIDAMENTO DEI SERVIZI GESTIONALI E MANUTENTIVI PER IL POLO SBN UBO UNIVERSITA’ DI BOLOGNA
Prot. n. 0152020 del 24/06/2021 - Provvedimenti dirigenziali 4193/2021
AFFIDAMENTO DEI SERVIZI GESTIONALI E MANUTENTIVI PER IL POLO SBN UBO UNIVERSITA’ DI BOLOGNA
RELAZIONE TECNICO ILLUSTRATIVA
Responsabile Unico del Procedimento Dott.ssa Xxxxxxxxx Xxxxxxx
Indice
Art. 1 - Premessa 3
Art. 2 – Quadro normativo di riferimento 3
Art. 3 – Convenzioni Consip ed Intercent-ER 3
Art. 4 – Elementi essenziali del progetto 4
Art. 4.1 - Oggetto dell’appalto 4
Art. 4.2 – Suddivisione in lotti 4
Art. 4.3 – Durata e articolazione temporale dell’appalto 4
Art. 4.4 – Importo economico dell’appalto 5
Art. 4.5 – D.U.V.R.I 5
Art. 4.6 – Determinazione del valore contratto 5
Art. 5 – Copertura finanziaria 5
Art. 6 – Procedura di affidamento 6
Art. 7 – Pagamenti e fatturazione 7
Art. 8 – Contributo ANAC 7
Art. 9 - Cauzione definitiva 8
Art. 10 – Penali 8
Art. 1 - Premessa
La presente procedura ha per oggetto l’affidamento dei servizi gestionali e manutentivi per il Polo SBN UBO Università di Bologna. Il Polo SBN UBO, uno dei più consistenti del Servizio Bibliotecario Nazionale, garantisce il funzionamento delle biblioteche dell’Ateneo e comprende la maggior parte delle biblioteche attive nel territorio provinciale bolognese, con le quali agisce sinergicamente, nell’ottica della promozione della società basata sulla conoscenza. Fulcro di questa realtà è la condivisione dei servizi, in particolare la catalogazione e il prestito dei documenti bibliografici. Il Polo è composto dalle biblioteche del Comune di Bologna, della Regione Xxxxxx- Romagna e dall’Università di Bologna, Enti sottoscrittori della Convenzione, che, individuando nell’Ateneo l’Ente capofila, prevede in dettaglio le ripartizioni contrattuali relative a ogni partner di Polo per i servizi in oggetto.
Art. 2 – Quadro normativo di riferimento
I rapporti contrattuali derivanti dall’aggiudicazione della gara sono regolati da:
a) D.Lgs. n. 50/2016 Codice dei contratti pubblici e s.m.i;
b) “Codice delle leggi antimafia e delle misure di prevenzione, nonché nuove disposizioni in materia di documentazione antimafia”, Decreto Legislativo 6 settembre 2011, n. 159;
c) Legge 168/1989 Istituzione del Ministero dell'università e della ricerca scientifica e tecnologica;
d) X.Xxx. 9 aprile 2008 n. 81 “Testo unico in materia di sicurezza e tutela della salute dei lavoratori”;
e) Norme in materia di Contabilità di Stato contenute nel R.D. n. 2440/23 e nel X.X. x. 000/00, in quanto applicabili alla presente gara;
f) Decreto sulla “Semplificazione in materia di documento unico di regolarità contributiva (DURC)”, Decreto Ministeriale 30 gennaio 2015;
g) “Disposizioni legislative in materia di documentazione amministrativa”, Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445;
h) h) dal D.lgs. 7 marzo 2005, 82 Codice dell’Amministrazione Digitale;
i) “Regolamento per l’Amministrazione, la Finanza e la Contabilità dell’Alma Mater Studiorum - Università di Bologna”, emanato con D.R. n. 1693 del 29.12.2015 e s.m.i. (R.A.F.C.);
j) Normativa di settore;
k) Norme contenute nella lettera d’invito, nello Schema di contratto, nonché in tutta la restante documentazione;
l) E, per quanto non espressamente disciplinato dalle fonti sopra indicate, dalle norme del Codice Civile.
Art. 3 – Convenzioni Consip ed Intercent-ER
L’Università procede in via autonoma all’acquisto del servizio dell’iniziativa, senza avvalersi delle centrali di committenza nazionale (Consip) e regionale (Intercent-ER) in quanto le Convenzioni/Accordi quadro aggiudicati dalle suddette centrali per la corrispondente categoria merceologica non prevedono la fornitura di un servizio quale quello di cui necessita l’Ateneo di Bologna e descritto nella presente Relazione tecnica. In particolare il software che gestisce il Polo SBN UBO è un software proprietario di cui la ditta D.M. Cultura s.r.l. è esclusivista.
Art. 4 – Elementi essenziali del progetto
Si illustrano di seguito gli elementi che contraddistinguono i servizi relativi al presente appalto.
Art. 4.1 - Oggetto dell’appalto
L’Ateneo di Bologna funge da stazione appaltante, nonché da responsabile unico per l’approvvigionamento e la corretta esecuzione dei servizi, per i seguenti enti partner di convenzione: Sevizio Patrimonio Culturale della Regione Xxxxxx-Romagna; Comune di Bologna.
I servizi oggetto dell’appalto dovranno consentire il funzionamento del Polo SBN UBO, assicurando la gestione e manutenzione del catalogo in cloud, in regime SaaS con garanzia dei requisiti di sicurezza, interoperabilità e certificazione di qualità, secondo quanto previsto dall’Agenzia per l’Italia Digitale.
E’ richiesto un servizio di disaster recovery, per mantenere attivi i servizi critici in caso di indisponibilità dell’infrastruttura IT che li eroga: dovranno essere garantiti il backup dei dati e delle informazioni e piani di business continuity nonché di recupero dei dati in caso di incidente informatico.
All’inizio dell’affidamento il Fornitore dovrà garantire la migrazione su proprio cloud in SaaS del sistema Sebina, comprensivo della piattaforma applicativa, dei dati, delle configurazioni, delle integrazioni e delle specificità in uso nel Polo SBN UBO, attualmente ospitate – per i servizi sia di back office che di front office - CESIA – Area Sistemi e Servizi Informatici.
Inoltre, per permettere alle biblioteche di Ateneo, nonché di tutto il Polo bolognese, di erogare i servizi ai lettori (ad esempio, prestiti e consultazione di documenti bibliografici), secondo specifiche modalità concordate e condivise a livello di sistema bibliotecario di Ateneo, saranno garantiti i servizi di assistenza e manutenzione ordinaria dei software applicativi, a favore di tutti gli enti sottoscrittori. Infine verrà fornita la consulenza tecnico sistemistica adeguata all’utilizzo dei software.
Art. 4.2 – Suddivisione in lotti
L’appalto è costituito da un unico lotto, poiché prevede l’erogazione di un servizio unico per tutte le biblioteche del Polo bolognese.
Art. 4.3 – Durata e articolazione temporale dell’appalto
La durata dell’appalto è prevista in 42 mesi.
Conformemente a quanto riportato nello Schema di Contratto, il contratto decorre dal 01.07.2021 al 31.12.2024
L’Alma Mater Studiorum - Università di Bologna si riserva la facoltà di ordinare l’avvio anticipato dell’esecuzione del contratto nelle more della stipula dello stesso ai sensi dell’art. 32, comma 8, del D.Lgs. 50/2016 mediante comunicazione del Responsabile Unico del Procedimento. In caso di mancata successiva stipulazione del Contratto l’Appaltatore avrà diritto soltanto al pagamento delle spese sostenute.
Non sono previsti il rinnovo e la proroga del Contratto.
Art. 4.4 – Importo economico dell’appalto
Ai sensi dell’art. 35 del Codice, il valore massimo complessivo dell’appalto è pari a € 828.780,00. L’importo a base di gara è al netto di IVA e/o di altre imposte e contributi di legge, nonché degli oneri per la sicurezza dovuti a rischi da interferenze.
L'esecuzione dei servizi oggetto del presente appalto non comporta rischi interferenziali. Pertanto non sono previsti costi ed oneri specifici per la sicurezza
Art. 4.5 – D.U.V.R.I.
Vista la natura e le modalità di esecuzione del servizio, non sussistono rischi interferenziali, ex D.Lgs.
n. 81/2008 e s.m.i, fra le attività istituzionali e le attività in oggetto, quindi non è stato redatto il documento unico di valutazione dei rischi. Gli oneri di sicurezza sono pari a zero.
Art. 4.6 – Determinazione del valore contratto
Il valore del contratto è stato determinato sulla base dell’analisi dell’andamento del mercato, tenuto anche conto del costo del personale e dei servizi accessori richiesti.
Art. 5 – Copertura finanziaria
L’importo economico complessivo dell’appalto, compresa IVA e/o altre imposte e contributi di legge, trova copertura finanziaria, per la sola parte relativa all’Ateneo di Bologna, pari a 388.064,64 euro, sulla U.A. A.AMM.ABIS, Voce COAN Altri servizi, CA.EC.00.00.00.00.00.
Gli enti sottoscrittori contribuiscono alla copertura degli oneri derivanti dalla gestione del Polo con le seguenti modalità:
a) gli oneri derivanti dalla gestione ordinaria e quelli derivanti da ulteriori servizi aggiuntivi o attività straordinarie sono a carico di ciascun ente sottoscrittore e sono individuati e definiti sulla base delle ripartizioni di seguito indicate e approvate dal Comitato di gestione: Università 38,38%; Comune 59,09% (di cui: per le proprie biblioteche 23,23%, per le biblioteche degli altri enti locali 35,86%); Regione 2,53%; (Tabella 1).
b) I costi per l’approvvigionamento di forniture e servizi saranno a carico di ciascun ente, cui saranno intestate le fatture per gli importi di relativa spettanza.
TABELLA 1 – Contributi annui alle spese di gestione ordinaria da parte degli enti sottoscrittori per il funzionamento del Polo nel triennio 1° luglio 2021-31 dicembre 2024.
Canone 1° luglio-31 dicembre 2021
Ente | IMPORTO (IVA esclusa) |
Alma Mater Studiorum - Università di Bologna | € 44.328,90 |
COMUNE di BOLOGNA | € 68.248,95 |
Regione | € 2.922,15 |
Totale contributi | € 115.500,00 |
Migrazione a nuova gestione 2021
Ente | IMPORTO (IVA esclusa) |
Alma Mater Studiorum - Università di Bologna | € 7.783,46 |
COMUNE di BOLOGNA | € 11.983,45 |
Regione | € 513,08 |
Totale contributi | € 20.280,00 |
Canone annualità 2022; 2023; 2024
Ente | IMPORTO annuale (IVA esclusa) |
Alma Mater Studiorum - Università di Bologna | € 88.657,80 |
COMUNE di BOLOGNA | € 136.497,90 |
Regione | € 5.844,30 |
Totale contributi annuali | € 231.000,00 |
I costi a carico dell’Ateneo per il contributo di gara all’Autorità Nazionale Anticorruzione - ANAC (ex L. 266/2005, come da ultimo determinato con Delibera ANAC n 1121 del 29 dicembre 2020), pari ad euro 375,00, trovano copertura finanziaria sulla U.A. A.AMM.ABIS, Voce COAN CA.EC.05.01.04.09 - Altre tasse.
Art. 6 – Procedura di affidamento
Il RUP, verificati i presupposti per ricorrere legittimamente alla deroga all’evidenza pubblica, propone l’affidamento mediante procedura negoziata senza previa pubblicazione di un bando di gara, di cui all’art. 63, comma 2, lettera b), del D.Lgs. 50/2016.
A seguito dell’approvazione, in data 25 maggio 2021, da parte del Consiglio di Amministrazione della Convenzione per la gestione del Polo bibliotecario unificato bolognese si è valutato di effettuare l’affidamento diretto a D.M. Cultura s.r.l.. Tale ditta, comproprietaria insieme alla Regione del software Sebina, utilizzato per l’esecuzione del servizio, ne è infatti esclusivista ed è in grado di assicurarne la gestione e la manutenzione, essenziali per il funzionamento del Polo bolognese. E’ in grado inoltre, secondo le indicazioni previste dall’Agenzia per l’Italia Digitale, di assicurare i servizi in cloud, in regime SaaS.
Il termine per la presentazione dell’offerta è fissato nella lettera d’invito.
Art. 7 – Pagamenti e fatturazione
L’Alma Mater Studiorum - Università di Bologna provvede al pagamento a mezzo mandato esigibile tramite il proprio Istituto Cassiere entro 30 giorni dalla data del ricevimento della fattura, a seguito della verifica di corretto funzionamento del servizio, secondo le modalità indicate nello Schema di Contratto. Il resto dell’importo verrà liquidato dagli altri Enti, per la loro quota a parte, a seguito del ricevimento di distinte fatture da parte dell’Appaltatore.
Il pagamento del servizio sarà effettuato su base semestrale, tenendo invariate le tariffe offerte per tutta la durata del contratto a seguito di ricevimento di fattura elettronica intestata ed inviata a: Alma Mater Studiorum – Università di Bologna,
Xxx Xxxxxxx x. 00 00000 Xxxxxxx
P. I. 01131710376.
Le fatture dovranno essere emesse in modalità elettronica nel rispetto del D. M. 55/2013 e, oltre ad essere emesse in termini corretti e rispondenti alle specifiche tecniche, dovranno riportare i seguenti dati:
• codice univoco ufficio 1HHENL, che verrà comunicato in fase di avvio del servizio;
• CIG che verrà comunicato in fase di avvio del servizio;
• numero del repertorio del contratto o numero di protocollo di avvio del servizio che verrà comunicato in fase di avvio del servizio.
Il fornitore, inoltre, si impegna a riportare sulla fattura la seguente dicitura: “Scissione di pagamento ai sensi dell’art. 2, co.1 del DM 23 gennaio 2015”.
I pagamenti saranno subordinati all’esito positivo del procedimento di verifica da parte del RUP del servizio di conformità del servizio prestato rispetto a quanto indicato nel presente Capitolato e alla regolarità contributiva verificata tramite la richiesta di rilascio agli Enti competenti del Documento Unico di Regolarità contributiva (DURC) e degli accertamenti dell’Agenzia delle Entrate- Riscossione in caso di pagamento superiore a 5.000 Euro.
La Ditta, ai sensi dell’art. 3 della L. 136/2010, deve comunicare, prima della stipula del contratto, gli estremi del conto corrente su cui effettuare il pagamento (banca, codice IBAN, intestatario del conto corrente) nonché le generalità delle persone delegate ad operarvi.
La cessazione e la decadenza dall'incarico dell'Istituto sopra designato, per qualsiasi causa avvenga, deve essere tempestivamente notificata a ABIS Ufficio Supporto amministrativo contabile per le biblioteche. il quale non assume alcuna responsabilità per i pagamenti eseguiti a Istituto non più autorizzato a riscuotere.
Art. 8 – Contributo ANAC
L’operatore economico effettua, a pena di esclusione, il pagamento del contributo previsto dalla legge in favore dell’Autorità Nazionale Anticorruzione per un importo pari a € 140,00 secondo le modalità di cui alla delibera ANAC n. 1174 del 19 dicembre 2018, pubblicata nella Gazzetta Ufficiale n. 55 del 6 marzo 2019, e in sede di offerta allega la ricevuta alla documentazione.
I costi a carico dell’operatore economico per il contributo di gara all’Autorità Nazionale Anticorruzione - ANAC (ex L. 266/2005, come da ultimo determinato con Delibera ANAC n. 1121 del 29 dicembre 2020), sono pari a 80,00 euro.
Art. 9 - Cauzione definitiva
L’appaltatore si impegna a costituire una cauzione definitiva nel rispetto dell’articolo 103 del d. lgs. 50/2016 per un importo pari a 82.878 € fatte salve le riduzioni indicate nell’articolo 103 del d.lgs. 50/2016.
Art. 10 – Penali
In caso di mancato rispetto dei parametri di qualità del servizio richiesti, l’Appaltatore sarà tenuto a corrispondere all'Alma Mater Studiorum – Università di Bologna le penali di seguito riepilogate.
L'applicazione delle penali avverrà mediante detrazione sulle somme dovute per gli acconti e i pagamenti a saldo. L'applicazione della penale non solleva l’Appaltatore dalle responsabilità civili e penali che lo stesso si è assunto con la stipulazione del presente contratto e che dovessero derivare dalla negligenza dell’impresa stessa.
Le penali previste, con riferimento all'ipotesi di mancato rispetto degli SLA descritti nell’offerta economica e tecnica al paragrafo 2.4, per cause imputabili all’Appaltatore, fatta eccezione per il caso fortuito o le ipotesi di forza maggiore, debitamente documentate, consistono:
Severità | Tempi di soluzione | Penale per ogni giorno di ritardo |
Altissima | 1 giorno | 1‰ (uno per mille) dell’importo netto del canone annuo |
Alta | 3 giorni | 0,7‰ (0,7 per mille) dell’importo netto del canone annuo |
Media | 12 giorni | 0,4‰ (0,4 per mille) dell’importo netto del canone annuo |
Si possono applicare all’Appaltatore penali sino a concorrenza della misura massima pari al 10% (dieci per cento) dell'importo posto a base del presente contratto. L’Appaltatore prende atto, in ogni caso, che l'applicazione delle penali non preclude il diritto a richiedere il risarcimento degli eventuali maggiori danni.
Gli eventuali inadempimenti contrattuali che danno luogo all'applicazione delle penali di cui ai precedenti commi devono essere contestati per iscritto all’Xxxxxxxxxxx xxxxx 00 (xxxxx) giorni lavorativi dal verificarsi dell’evento. L’appaltatore deve comunicare per iscritto in ogni caso le proprie deduzioni nel termine massimo di 5 (cinque) giorni lavorativi dal ricevimento della contestazione. Qualora dette deduzioni non siano accoglibili, a insindacabile giudizio dell'Alma mater Studiorum – Università di Bologna, oppure non vi sia stata risposta o la stessa non sia giunta entro il termine indicato, sono applicate all’Appaltatore le penali come sopra indicate a decorrere dall'inizio dell'inadempimento.
La richiesta e/o il pagamento delle penali di cui al presente articolo non esonera in nessun caso l’Appaltatore dall'adempimento dell'obbligazione per la quale si è resa inadempiente e che ha fatto sorgere l'obbligo di pagamento della medesima penale.
In caso di accertata violazione degli obblighi di comportamento pubblicati sul sito xxxx://xxx.xxxxx.xx/xx/xxxxxx/xxxxx-xx-xxxx/xxxx-xx-xxxxxxx-x-xxxxxxx, l’Università applica, per ogni violazione, una penale d’importo compreso tra lo 0,3 per mille e l'1 per mille dell'ammontare netto contrattuale calcolato proporzionalmente alla gravità della violazione
L'importo delle penali applicate sarà trattenuto sul pagamento della fattura o sull’importo cauzionale, indipendentemente da qualsiasi contestazione.
L’Università si riserva la verifica del rispetto degli SLA, a garanzia della continuità del servizio, tramite sistemi automatizzati di monitoraggio.
Allegati:
- Dichiarazione di intenti Comune di Bologna
- Dichiarazione di intenti Servizio Patrimonio Culturale Regione Xxxxxx-Romagna