AZIENDA SANITARIA PROVINCIALE DI CALTANISSETTA PROCEDURA OPERATIVA CICLO PASSIVO AREA DEBITI E COSTI ASP CL

AZIENDA SANITARIA PROVINCIALE DI CALTANISSETTA PROCEDURA OPERATIVA

CICLO PASSIVO

AREA DEBITI E COSTI

ASP CL

PO-PAC AREA I

Pag. 63 a 63

ORIGINALE

COPIA CONTROLLATA . (per eventuale distribuzione interna a cura del RQ)

COPIA NON CONTROLLATA

BOZZA

DATA	ED.	REV.	MOTIVO DELLA REVISIONE
13/10/2017	I	0	Manuale delle procedure PAC - area Debiti e Costi – prima emissione
31/12/2019	I	1	Modifica a seguito di aggiornamenti normativi e operativi nonché della necessaria organica omogeneizzazione con le previsioni di cui alle procedure PAC D1.1 e D4.1

REDAZIONE

VERIFICA RQ

APPROVAZIONE

U.O.C. Appalti e Forniture;

U.O.C. Direzione Amministrativa Distretto CL1

U.O.C. SEFP

RPAC

Sommario

OBIETTIVI 3
AMBITO DI APPLICAZIONE 4
RIFERIMENTI 4
DESTINATARI 5
DEFINIZIONI, ABBREVIAZIONI E ACRONIMI 6
PRINCIPI GENERALI: PROGRAMMA BIENNALE DEGLI ACQUISTI DI BENI E SERVIZI ……………………………………………………………………………………………10
ACQUISIZIONE FORNITURE DI BENI E SERVIZI 11
RESPONSABILITÀ FASI "DETERMINAZIONE DEL FABBISOGNO - STIPULA DEL CONTRATTO" 17
ESECUZIONE DEL CONTRATTO 19
RESPONSABILITÀ ESECUZIONE DEL CONTRATTO 22
MODALITA’ GESTIONE CICLO PASSIVO 23
APPLICAZIONE DELLA PROCEDURA 59
INDICATORI ..60
MONITORAGGIO E REVISIONE .62
ALLEGATI …………………………………………………………………………………...62

OBIETTIVI

La presente procedura disciplina le modalità di gestione delle attività di approvvigionamento dei beni e servizi sanitari e non sanitari, di effettuazione dei controlli riguardo la comparazione documentale degli atti ad esse relativi e di separazione dei compiti e delle responsabilità nelle fasi di acquisizione, rilevazione e gestione dei debito (e dei correlati costi), ed è finalizzata, con riferimento ai seguenti obiettivi:

I1) “Disciplinare gli approvvigionamenti di beni e servizi sanitari e non sanitari: documentando e formalizzando il flusso informativo e le fasi della procedura di acquisizione dei beni e servizi sanitari e non sanitari”.

I1.1) “Predisposizione di una procedura che relativamente agli approvvigionamenti di beni e servizi disciplini tutte le fasi dalla determinazione dei fabbisogni al ricevimento dei beni o della prestazione del servizio. La procedura deve tra l'altro prevedere che:

gli acquisti siano effettuati sulla base di appropriate autorizzazioni interne e, laddove richiesto, sulla base di apposite approvazioni regionali coerentemente, anche, ai budget assegnati
siano chiaramente definiti i poteri di autorizzare ordinazioni ed i relativi limiti
gli ordini di acquisto siano emessi sulla base di richieste scritte di approvvigionamento
gli ordini di acquisto siano numerati in sequenza
negli ordini di acquisto venga data chiara evidenza delle quantità ordinate, dei relativi prezzi, delle altre condizioni di acquisto
gli ordini di acquisto siano regolarmente archiviati
chi autorizza le ordinazioni è indipendente da chi richiede gli approvvigionamenti ecc....

Tale procedura deve prevedere anche l'applicazione delle disposizioni contenute nel

D. Lgs 118/2011 e nella Casistica applicativa”.

I1.4) “Attivazione di report per il monitoraggio periodico degli "acquisti in economia" e procedure negoziate”.

I3) “Dare evidenza dei controlli effettuati con particolare riguardo: alla comparazione di ordini - offerte richieste ai fornitori - bolle di entrata della merce in magazzino; alla verifica delle fatture dei fornitori (intestazione, bolla-fattura, bolla-ordine, calcoli aritmetici, adempimenti fiscali, autorizzazione al pagamento)”.

I3.2,3) “Adozione ed applicazione di una procedura che consenta di evidenziare e di ripercorrere i controlli svolti (data, responsabile, tipo di controllo). Tra i controlli da prevedere si evidenziano principalmente; comparazione degli ordini con le offerte scritte precedentemente richieste ai fornitori, comparazione delle bolle di entrata con gli ordini per quanto riguarda la natura e la quantità delle merci, i termini e le condizioni di consegna, controllo delle fatture dei fornitori, controllo della sequenza numerica degli ordini, delle bolle di entrata e delle fatture, comparazione fattura con determina di pagamento, ecc.”.

I6) “Separare adeguatamente compiti e responsabilità nelle fasi di acquisizione, rilevazione e gestione dei debito (e dei correlati costi)”.

I6.1,2) “Predisposizione ed applicazione di una procedura che garantisca che le diverse fasi dell'acquisizione, rilevazione e gestione dei debiti siano applicate da soggetti aziendali separati le cui principali funzioni concernano: la determinazione dei fabbisogni; correttezza procedure di gara, emissione delle richieste di approvvigionamento, ricevimento e controllo delle merci o dei servizi ed emissione dei relativi documenti, ricevimento e controllo delle fatture dei fornitori, rilevazione contabile del debito, autorizzazione al pagamento delle fatture ecc.”.

ad assicurare una modalità sufficientemente standardizzata ed efficace per il soddisfacimento dei fabbisogni aziendali di beni e servizi, disciplinando tutte le fasi dalla determinazione dei fabbisogni al ricevimento dei prodotti ovvero alla erogazione della prestazione, evidenziando e ripercorrendo i controlli svolti e garantendo che le diverse fasi dell'acquisizione, rilevazione e gestione dei debiti siano applicate da soggetti aziendali separati.

Il presente documento disciplina, pertanto, i ruoli e le responsabilità dei soggetti coinvolti.

AMBITO DI APPLICAZIONE

La presente procedura si applica alle attività relative al processo di approvvigionamento gestito dall'UOC Provveditorato, per il tramite delle UO Appalti e Forniture e UO Economato, così come previsto all’art. 5 “Modalità Operative” lettera d. “Attivazione opere/forniture” della procedura di cui all’obiettivo D4.1) “Predisporre, con cadenza almeno annuale, un piano degli investimenti” dei PAC¹.

RIFERIMENTI

Decreto legislativo 18 aprile 2016, n. 50, e successive modifiche ed integrazioni;
Linee Guida approvate in materia di contratti pubblici relativi a lavori, servizi e forniture dal Consiglio dell’Autorità Nazionale Anticorruzione;
Legge Regionale Sicilia 7 maggio 2015, n. 9 - Art.55 “Gestione centralizzata acquisti”
Legge Regionale Sicilia 12 luglio 2011, n. 12, recante “Disciplina dei contratti pubblici relativi a lavori, servizi e forniture. Recepimento del decreto legislativo 12 aprile 2006, n. 163 e successive modifiche ed integrazioni e del D.P.R. 5 ottobre 2010, n. 207 e successive modifiche ed integrazioni”;
Decreto Presidente Regione Siciliana 31 gennaio 2012, n. 13, recante “Regolamento di esecuzione ed attuazione della legge regionale 12 luglio 2011, n. 12. Titolo I - Capo I - Recepimento del decreto legislativo 12 aprile 2006, n. 163 e successive modifiche ed integrazioni e del D.P.R. 5 ottobre 2010, n. 207 e successive modifiche ed integrazioni”;
Legge Regionale Sicilia 17 maggio 2016, n. 8, recante “Disposizioni per favorire l'economia. Norme in materia di personale. Disposizioni varie” - Art. 24 “Modifiche alla legge regionale 12 luglio 2011, n. 12 per effetto dell’entrata in vigore del decreto legislativo 18 aprile 2016, n. 50”;
Legge Regionale Sicilia 26 gennaio 2017, n. 1, “Modifiche alla legge regionale 12 luglio 2011, n. 12 e alla legge regionale 17 maggio 2016, n. 8 in materia di UREGA”;
X.X.X. x. 0000 xxx 00/00/0000, xxxxxxx <<approvazione del disciplinare tecnico, relativo al "flusso informativo istituito con il D.D.G. n.914/2014 per la rilevazione delle movimentazioni dei beni sanitari e non sanitari" in uso presso Aziende Sanitarie del SSR e l'Irccs Bonino Pulejo di Messina>>
procedure di cui agli obiettivi D1.1, D4.1 e E2.1 dei PAC
modalità di funzionamento “gestione fascicolo elettronico di liquidazione (workflow)” su piattaforma Areas di Engineering Ingegneria Informatica S.p.A.
Decreto del Ministro dell’Economia e delle Finanze 7 dicembre 2018 recante “Modalità e tempi per l’attuazione delle disposizioni in materia di emissione e trasmissione dei documenti attestanti l’ordinazione degli acquisti di beni e servizi effettuata in forma elettronica da applicarsi agli enti del Servizio Sanitario Nazionale, ai sensi dell’articolo, comma 414, della legge 27 dicembre 2017, n. 205”: istituzione del Nodo di Smistamento degli Ordini (NSO);
Deliberazione XXX XX x. 0000 xxx 00/00/0000 xxxxxxx “Approvazione Atto Aziendale 2019 di adeguamento al documento di riordino della rete ospedaliera regionale, approvato con il citato D.A. n.22 del 19 gennaio 2019”;
Ogni norma/atto che aggiorni e/o modifichi i riferimenti su indicati.

DESTINATARI

Unità richiedente: unità organizzativa aziendale che esprime il fabbisogno di forniture; si intendono i Direttori di UOC non Macrostruttura e di UOS;
Unità proponente: soggetto che, messo a conoscenza della richiesta di fornitura da parte dell'unità richiedente, propone l'avvio dell'iter di acquisizione; si intendono i Direttori Sanitari/Amministrativi di Distretto Ospedaliero, i Direttori di Dipartimento Trasmurali, Funzionali, Strutturali (UOC Macrostruttura), Distretto Territoriale;
Direzione Strategica: ha il compito autorizzare la richiesta di acquisto e di approvare le proposte di indizione delle procedure di affidamento (delibera a contrarre) e quelle di acquisizione (delibera di aggiudicazione definitiva) della fornitura di beni o servizi;
UOC Provveditorato: è la funzione preposta alla gestione degli approvvigionamenti, per il tramite delle UO Appalti e Forniture e UO Economato; si intendono il Direttore di UOC, i Dirigenti di UOS, Collaboratori Amministrativi titolari di posizione organizzativa, i Collaboratori Amministrativi, gli Assistenti Amministrativi;
Controllo di Gestione (COGE): svolge un’attività di controllo e monitoraggio del budget oltre che di individuazione dei Centri di Costo;
U.O.C. Economico Finanziario e Patrimonio (SEFP): determina le risorse di bilancio disponibili e/o finanziamenti Assessoriali autorizzati e/o in corso di rimodulazione ovvero disponibili in base a contributi o risorse derivanti da terzi, definendo il budget disponibile e l’autorizzazione di spesa, nonché i conti di bilancio pertinenti per l’acquisizione.

DEFINIZIONI, ABBREVIAZIONI E ACRONIMI

All'interno della presente procedura:

con "rilasciare" si intende la convalida di un documento ottenuta attraverso un idoneo sistema informatico. In mancanza di tale sistema informatico, è necessaria la sottoscrizione del documento cartaceo;
con "autorizzare " si intende l'approvazione di un documento da parte del soggetto abilitato sulla base del sistema aziendale dei poteri e delle deleghe interne o sulla base della propria funzione organizzativa; la proposta di autorizzazione deve essere rilasciata da parte di un soggetto afferente al soggetto autorizzante.

Nella presente procedura ed ai fini delle definizioni, si intende richiamato per relationem l'art. 3 del D. Lgs. 50/2016 e s.m.i.. In particolare:

Autorità nazionale anticorruzione (ANAC): organismo che vigila sull'osservanza della disciplina legislativa e regolamentare vigente in materia di affidamento di contratti di appalti pubblici di lavori, servizi e forniture ex art. 13 del D. Lgs. 27 ottobre 2009 n. 150;

Casellario informatico: casellario informatico delle imprese qualificate, istituito presso l'Osservatorio dei contratti pubblici e formato sulla base delle attestazioni trasmesse dalle Società Organismi di Attestazione e delle comunicazioni degli enti aggiudicatori;

Capitolato Tecnico: documento contenente la descrizione delle peculiarità dei beni o servizi da acquisire al fine del soddisfacimento dei fabbisogni espressi;

Contratto: o i "contratti pubblici" sono i contratti di appalto o di concessione aventi per oggetto l'acquisizione di servizi, o di beni, posti in essere dalle stazioni appaltanti, dagli enti aggiudicatori, dai soggetti aggiudicatori;

Fornitore: I termini "imprenditore", "fornitore" e "prestatore di servizi" designano una persona fisica, o una persona giuridica, o un ente senza personalità giuridica, ivi compreso il gruppo europeo di interesse economico (GEIE) costituito ai sensi del decreto legislativo 23 luglio 1991, n. 240, che offra sul mercato, rispettivamente, la realizzazione di lavori o opere, la fornitura di prodotti, la prestazione di servizi;

Fornitore aggiudicatario: è il fornitore al quale è stato assegnato l'approvvigionamento di beni o servizi attraverso una gara o con assegnazione diretta;

Fornitura di beni: i contratti tra una o più stazioni appaltanti e uno o più soggetti economici, aventi per oggetto l'acquisto, la locazione finanziaria, la locazione o l'acquisto a riscatto, con o senza opzione per l'acquisto, di prodotti;

Fornitura di servizi: i contratti tra una o più stazioni appaltanti e uno o più soggetti economici, aventi per oggetto la prestazione di servizi;

Concessione di servizi: un contratto a titolo oneroso stipulato per iscritto in virtù del quale si affida a uno o più operatori economici la fornitura e la gestione di servizi riconoscendo a titolo di corrispettivo unicamente il diritto di gestire i servizi oggetto del contratto o tale diritto accompagnato da un prezzo, con assunzione in capo al concessionario del rischio operativo legato alla gestione dei servizi;

Lettera di invito/Richiesta d'Offerta: comunicazione scritta che la stazione appaltante invia agli operatori economici prescelti con le regole sullo svolgimento della gara e il termine entro il quale possono far pervenire le loro offerte;

Offerente: è l’operatore economico che ha presentato un’offerta;

Offerta: è l'insieme dei documenti inviati dall'offerente che, in relazione alla fornitura di un bene o un servizio richiesto, ne dettaglia la proposta secondo le modalità e le condizioni indicate nella Lettera di invito/Richiesta d'Xxxxxxx;

Osservatorio dei contratti pubblici relativi a lavori, servizi e forniture (Osservatorio): organismo operante nell'ambito dell'ANAC ex art. 7 del D. Lgs. n. 163/06. Tra i compiti previsti dalle varie norme di legge, provvede alla raccolta e alla elaborazione dei dati informativi concernenti i contratti pubblici su tutto il territorio nazionale;

Procedure di affidamento: l'affidamento di lavori, servizi o forniture o incarichi di progettazione mediante appalto; l'affidamento di lavori o servizi mediante concessione; l'affidamento di concorsi di progettazione e di concorsi di idee;

Procedure aperte: le procedure di affidamento in cui ogni operatore economico interessato può presentare un'offerta;

Procedure ristrette: le procedure di affidamento alle quali ogni operatore economico può chiedere di partecipare e in cui possono presentare un'offerta soltanto gli operatori economici invitati dalle stazioni appaltanti, con le modalità stabilite dal presente codice;

Procedure negoziate: le procedure di affidamento in cui le stazioni appaltanti consultano gli operatori economici da loro scelti e negoziano con uno o più di essi le condizioni dell'appalto;

Dialogo competitivo: una procedura di affidamento nella quale la stazione appaltante avvia un dialogo con i candidati ammessi a tale procedura, al fine di elaborare una o più soluzioni atte a soddisfare le sue necessità e sulla base della quale o delle quali i candidati selezionati sono invitati a presentare le offerte; qualsiasi operatore economico può chiedere di partecipare a tale procedura;

Sistema telematico: un sistema costituito da soluzioni informatiche e di telecomunicazione che consentono lo svolgimento delle procedure di cui al presente codice;

Sistema dinamico di acquisizione: un processo di acquisizione interamente elettronico, per acquisti di uso corrente, le cui caratteristiche generalmente disponibili sul mercato soddisfano le esigenze di una stazione appaltante, aperto per tutta la sua durata a qualsivoglia operatore economico che soddisfi i criteri di selezione;

Mercato elettronico: uno strumento di acquisto e di negoziazione che consente acquisti telematici per importi inferiori alla soglia di rilievo europeo basati su un sistema che attua procedure di scelta del contraente interamente gestite per via telematica;

Strumenti di acquisto: strumenti di acquisizione che non richiedono apertura del confronto competitivo. Rientrano tra gli strumenti di acquisto:

le convenzioni quadro di cui all’articolo 26 della legge 23 dicembre 1999, n. 488, stipulate, ai sensi della normativa vigente, da CONSIP S.p.A. e dai soggetti aggregatori;
gli accordi quadro stipulati da centrali di committenza quando gli appalti specifici vengono aggiudicati senza riapertura del confronto competitivo;
il mercato elettronico realizzato da centrale di committenza nel caso di acquisti effettuati a catalogo;

Strumenti di negoziazione: strumenti di acquisizione che richiedono apertura del confronto competitivo. Rientrano tra gli strumenti di negoziazione:

gli accordi quadro stipulati da centrali di committenza nel caso in cui gli appalti specifici vengono aggiudicati con riapertura del confronto competitivo;
il sistema dinamico di acquisizione realizzato da centrali di committenza;
il mercato elettronico realizzato da centrali di committenza nel caso di acquisti effettuati attraverso confronto concorrenziale;
i sistemi realizzati da centrali di committenza che comunque consentono lo svolgimento delle procedure ai sensi del presente codice;

Strumenti telematici di acquisto e strumenti telematici di negoziazione: strumenti di acquisto e di negoziazione gestiti mediante un sistema telematico;

Asta elettronica: un processo per fasi successive basato su un dispositivo elettronico di presentazione di nuovi prezzi, modificati al ribasso o di nuovi valori riguardanti taluni elementi delle offerte, che interviene dopo una prima valutazione completa delle offerte permettendo che la loro classificazione possa essere effettuata sulla base di un trattamento automatico;

Richiesta di acquisizione: è il documento che l'unità richiedente emette per attivare il processo di approvvigionamento e che contiene tutte le informazioni necessarie per acquisire e rendere disponibile quanto richiesto dalla stessa unità e poterne quindi effettuare la corretta imputazione contabile.

I PARTE

PRINCIPI GENERALI: PROGRAMMA BIENNALE DEGLI ACQUISTI DI BENI E SERVIZI

Come già previsto par. 4 della procedura di cui all’obiettivo D1.1 dei PAC recante “Separare le responsabilità nelle fasi di gestione, autorizzazione, esecuzione e contabilizzazione delle transazioni”, conformemente alla legislazione in materia, tra cui si segnala la Circolare n. 7 del 4 Aprile 2005 “Direttiva sulla contabilità generale delle aziende sanitarie”, emanata dagli Assessorati Sanità e Bilancio e Finanze della Regione Sicilia e, in ultimo, il D. Lgs. 118/2011 e s.m.i. (recante disposizioni in materia di armonizzazione dei sistemi contabili) articolo 25, comma 3, è prevista la predisposizione di un bilancio preventivo economico annuale, in coerenza con la programmazione sanitaria e con la programmazione economico-finanziaria della regione, che includa un conto economico preventivo e un piano dei flussi di cassa prospettici, e sia corredato da una nota illustrativa, da una relazione redatta dal Direttore Generale e dal piano degli investimenti relativo alle attività di cui al comma 1 dell’art. 21 del D. Lgs. 18 aprile 2016 n. 50 e smi: “Le amministrazioni aggiudicatrici adottano il programma biennale degli acquisti di beni e servizi e il programma triennale dei lavori pubblici, nonché i relativi aggiornamenti annuali. I programmi sono approvati nel rispetto dei documenti programmatori e in coerenza con il bilancio”.

Il programma biennale degli acquisti di beni e servizi, con i relativi aggiornamenti annuali, è pertanto il sistema di sintesi informatizzata degli obiettivi e delle esigenze dell'Amministrazione e lo strumento di attuazione delle procedure da espletarsi al fine del soddisfacimento dei fabbisogni di beni (inventariabili e non) e di servizi, sanitari e non (non riconducibili a lavori/manutenzioni), espressi per il tramite delle richieste.

Il programma biennale degli acquisti di beni e servizi, nonché i relativi aggiornamenti annuali, sono pubblicati:

sul profilo del committente,
sul sito informatico del Ministero delle infrastrutture e dei trasporti
concluso l’adeguamento dei sistemi informatici di ANAC, sul sito informatico dell’Osservatorio dei contratti pubblici.

Inoltre, entro il mese di ottobre di ciascun anno, per le acquisizioni di forniture e servizi d’importo superiore a un milione di euro inserite nella programmazione biennale è previsto l’obbligo di comunicazione dell’elenco al “Tavolo tecnico dei soggetti aggregatori”.

Richiamato – per le immobilizzazioni - quanto al par. 5 della procedura di cui all’obiettivo D4 dei PAC (Predisporre, con cadenza almeno annuale, un piano degli investimenti), per quanto concerne i beni non inventariabili (a titolo esemplificativo, forniture di: dispositivi medici, farmaci, presidi, reagenti, prodotti di consumo informatici, prodotti di consumo economali, ecc.) e i servizi, sanitari e non (non riconducibili a lavori/manutenzioni), ai fini della predisposizione del programma, l'UOC Provveditorato utilizza prevalentemente il sistema informativo aziendale, rispetto al quale l’estrazione dei report relativi agli scadenziari consente la pianificazione delle acquisizioni da espletare riguardo:

Erogazioni (energia elettrica, gas medicali e tecnici, carburanti, gas da riscaldamento, ecc.)
Forniture continuative (dispositivi medici, farmaci, presidi, reagenti, ecc.)
Assistenza indiretta (ausili per incontinenti, presidi per riabilitazione, ecc.)
Noleggi (fotocopiatrici, autoveicoli, ecc.)
Servizi (pulizia, ausiliariato, pasti, sanificazione, lavanolo, sorveglianza, ecc.)
Sistemi informativi (licenze non costituenti immobilizzazioni, servizi, ecc.)
Somministrazioni (buoni pasto, cancelleria e simili, carta da stampa, stampati, prodotti per la pulizia, ecc.)

Ai sensi dell’art. 55 “Gestione centralizzata acquisti” della Legge Regionale 7 maggio 2015, n. 9, istituitasi la “Centrale unica di committenza per l’acquisizione di beni e servizi” quale unico soggetto aggregatore per la centralizzazione degli acquisti di beni e servizi al fine di razionalizzare e ridurre la spesa pubblica regionale, anche per gli enti e le aziende del servizio sanitario regionale, il programma biennale degli acquisti di beni e servizi tiene conto del piano strategico degli acquisti emanato entro il 31 dicembre di ogni anno con decreto dell’Assessore per l’economia, che individua le categorie merceologiche dei beni e dei servizi, le relative modalità di attuazione e gli importi, al di sotto dei quali può non sussistere l’obbligo del ricorso al soggetto aggregatore in argomento.

Il programma biennale degli acquisti di beni e servizi tiene conto ulteriormente degli accordi d'area relativi alle procedure di gara consorziate e di bacino, rispetto alle quali può essere previsto la mera attività di adesione e presa d’atto degli esiti oppure l’espletamento su delega di altre Aziende del SSR.

ACQUISIZIONE FORNITURE DI BENI E SERVIZI

PRINCIPI GENERALI

Si richiama quanto approvato all’art. 5 “Modalità Operative”, paragrafo 1 “Definizione delle azioni”, lettera a. “Analisi delle esigenze Aziendali” della procedura di cui all’obiettivo D4) “Predisporre, con cadenza almeno annuale, un piano degli investimenti” dei PAC².

Ai sensi dell’art. 23, comma 14, del D. Lgs. 50/2016 e smi, la progettazione di forniture di beni e servizi si articola in un unico livello ed è predisposta dalle stazioni appaltanti, di regola, mediante propri dipendenti in servizio³. Per quanto sopra, nelle more della implementazione della gestione informatica delle richieste di acquisto mediante piattaforma informatica, le unità richiedenti fruiscono del supporto dell'UOC Provveditorato, per il tramite delle UO Appalti e Forniture e UO Economato, nonché delle UUOOCC/SS Farmacia Ospedaliera/Territorio, Tecnico, Energy Management, Sistemi Informatici, sin dalla rilevazione del fabbisogno di approvvigionamento.

L'attivazione del processo di approvvigionamento si concretizza con:

l’indicazione di un contratto in vigore rispetto al quale procedere con l’emissione di ordinativi di fornitura (rif. successivo par. 10, Attività 2, 3 e 4);
in caso di inesistenza di un contratto in vigore, l'invio della richiesta di acquisizione di beni e servizi debitamente autorizzata, da parte delle unità proponenti all'UOC Provveditorato.

Pertanto, le richieste di acquisizione di beni e servizi non già ricompresi – anche per omogeneità funzionale - in contratti vigenti relativi a categorie analoghe di forniture (a titolo esemplificativo: dispositivi medici, farmaci, presidi, reagenti, prodotti informatici, prodotti economali, ecc.), devono essere redatte mediante l'utilizzo di modelli predisposti compilati e completati con chiarezza dai diversi soggetti coinvolti, inoltre devono soddisfare i seguenti requisiti:

risultare coerenti con i piani approvati;
contenere tutte le informazioni/documentazioni necessarie per permettere all'UOC Provveditorato di prendere in carico la richiesta ed essere, inoltre, corredate da specifiche tecniche;
garantire parità di trattamento degli offerenti;
non comportare la creazione di ostacoli ingiustificati alla concorrenza;
essere approvate da una figura aziendale della unità proponente dotata di opportuni poteri o deleghe;
includere la documentazione attestante l'espletamento degli iter autorizzativi eventualmente previsti. I flussi informativi tra le parti, in particolare tra l'UOC Provveditorato e l'unità proponente, devono essere documentati e tracciati, anche per mezzo di corrispondenza di posta elettronica e relativa archiviazione. I paragrafi successivi espongono e regolamentano le modalità operative dì gestione della fase di attivazione del processo di acquisto attraverso la procedura di gara.

In tema di principi generali per l'acquisizione dei contratti si richiama quanto disposto dall'art. 30, comma 1, del D. Lgs. 50/2016 e smi: "l'affidamento e l'esecuzione di appalti di opere, lavori, servizi, forniture e concessioni ai sensi del presente codice garantisce la qualità delle prestazioni e si svolge nel rispetto dei principi di economicità, efficacia, tempestività e correttezza. Nell'affidamento degli appalti e delle concessioni, le stazioni appaltanti rispettano, altresì, i principi di libera concorrenza, non discriminazione, trasparenza, proporzionalità, nonché di pubblicità con le modalità indicate nel presente codice. Il principio di economicità può essere subordinato, nei limiti in cui è espressamente consentito dalle norme vigenti e dal presente codice, ai criteri, previsti nel bando, ispirati a esigenze sociali, nonché alla tutela della salute, dell'ambiente, del patrimonio culturale e alla promozione dello sviluppo sostenibile, anche dal punto di vista energetico".

PREDISPOSIZIONE, EMISSIONE E APPROVAZIONE RICHIESTA ACQUISIZIONE
1. NUOVA FORNITURA DI BENI O SERVIZI

Nel momento in cui è individuata un'esigenza di acquisizione di una nuova fornitura di beni (non inventariabili, la cui gestione è disciplinata dalla procedura relativa all’obiettivo D4 dei PAC, rispetto alla quale l’unità richiedente utilizzerà i modelli pertinenti) o servizi, l'unità richiedente compila, per ciò che gli compete, la richiesta di acquisizione contenente gli elementi individuati nel modello "richiesta fornitura".

Detto modello viene sottoposto alla valutazione ed alla validazione del responsabile dell'area cui l'unità proponente fa riferimento.

Il responsabile dell'area interessata (unità proponente) verifica che la richiesta sia coerente con i requisiti dì cui al paragrafo 7.a per quanto di sua competenza, ed in particolare attesta che sia:

adeguata alle effettive esigenze di servizio e di attività;
coerente con piani approvati;
corredata da definizioni tecnico/economiche adeguate e puntuali;
non già ricompresa in contratti vigenti, come risultante dall’attività a carico della unità richiedente.

La validazione (cd. “rilascio”) della richiesta di acquisto contenente gli elementi sopra riportati costituisce proposta di acquisizione della fornitura di beni o servizi che viene sottoposta – previa verifica da parte delle UUOO Farmacia Ospedaliera/Territorio, se del caso – dall’Unità Proponente alla determinazione (autorizzazione) della Direzione Strategica (Direttore Generale, Direttore Sanitario, Direttore Amministrativo).

BENI O SERVIZI IN SOMMINISTRAZIONE CONTINUATIVA

Nella fattispecie di contratti di somministrazione di beni o servizi caratterizzati dalla continuità (legati alla scadenza di contratti già in essere per lo svolgimento della attività - es. erogazioni fornitura energia, servizio telefonico, farmaci, dispositivi medici, pulizie, beni economali di uso ricorrente, ecc.) e oggetto di contratti in scadenza (da rinnovare) la richiesta dell'unità proponente sarà indirizzata alla UOC Provveditorato, completa degli elementi suindicati (capitolato tecnico e fabbisogno).

PRINCIPI COMUNI

Sia nel caso di nuova fornitura che in quello di ripetizione di contratti in scadenza, ove la materia coinvolga più unità richiedenti:

l’UOC Provveditorato procederà alla ricognizione della eventuale necessità coinvolgendo le UU.OO. potenzialmente interessate, notiziando di tale azione la Direzione Strategica;
la redazione della documentazione regolante l'acquisizione del bene o del servizio potrà essere demandata ad apposita commissione multidisciplinare, nominata dalla Direzione Strategica.

VARIAZIONI DEL PROGRAMMA BIENNALE DEGLI ACQUISTI DI BENI E SERVIZI

Qualora non in programmazione (nuove acquisizioni non derivanti dall’aggiornamento dei capitolati tecnici, ovvero fabbisogni urgenti non preventivabili conseguenti a determinazioni normative, assessorili, ecc.), ed in particolare nel caso di beni e/o servizi sostitutivi di forniture già programmate, la richiesta - che comunque segue la procedura ordinaria in merito alle valutazioni – in fase di sottoposizione alla Direzione Strategica, che dovrà essere così formalizzata:

Ove il richiedente individui specifica forma di finanziamento aggiuntiva a quelle ricomprese nel piano, lo formalizza nella richiesta; la Direzione Strategica vaglierà tale richiesta, prendendo atto della fonte di finanziamento indicata, apponendo l’autorizzazione, al fine di consentire all'UOC Provveditorato di integrare il Programma biennale degli acquisti di beni e servizi;

Ove non sussista specifica forma di finanziamento aggiuntiva, la Direzione Strategica rappresenterà all'UOC Provveditorato le modalità di modifica del programma biennale.

INDAGINE DI MERCATO, DELIBERA A CONTRARRE (INDIZIONE), DOCUMENTI DI GARA, SOGLIE E CRITERI DI SCELTA DEL CONTRAENTE, CRITERI DI AGGIUDICAZIONE DELL'APPALTO, ATTIVAZIONE ED ESPLETAMENTO DELLA PROCEDURA DI SCELTA DEL CONTRAENTE, AGGIUDICAZIONE PROVVISORIA, DELIBERA DI AGGIUDICAZIONE DEFINITIVA, SOTTOSCRIZIONE DEL CONTRATTO, MODALITA' OPERATIVE ESPLETAMENTO PROCEDURE DI APPROVVIGIONAMENTO

Quanto oggetto del presente paragrafo è ricompreso nell’allegato Manuale, parte integrante della procedura in argomento.

RESPONSABILITÀ FASI "DETERMINAZIONE DEL FABBISOGNO - STIPULA DEL CONTRATTO"

Fasi	Unità richiedente	Unità proponente	Direzione Strategica	Resp. UOC Provveditorato	Resp. del procedimento	Ufficiale Rogante
Emissione richiesta di acquisizione di beni e servizi	R	C
Approvazione della richiesta di acquisizione di beni e servizi		R	C
Autorizzazione della acquisizione di beni e servizi			R	S
Piano biennale acquisti beni e servizi			A	R

Legenda: R = Responsabile dell'attività; A = Approvazione dell'attività; E = Esecutore dell'attività; S = Supporto nell'attività; C = Controllo dell'attività

Metodologia ordinaria (espletamento UOC Provveditorato):

Fasi	Unità richiedente	Unità proponente	Direzione Generale	Resp. UOC Provveditorato	Resp.del procedimento	Ufficiale Rogante
Individuazione del responsabile del procedimento				R
Delibera a contrarre (indizione), validazione documenti di gara e autorizzazione a procedere			A	C	E/R
Espletamento procedura di gara e aggiudicazione provvisoria				A/C	R
Delibera aggiudicazione definitiva e autorizzazione a emettere invito a fornire			A	C	E/R
Stipula del Contratto in modalità semplificata, ovvero				R/C	E
Stipula del Contratto con Ufficiale Rogante			A/C	S	S	R

Legenda: R = Responsabile dell'attività; A = Approvazione dell'attività; E = Esecutore dell'attività; S = Supporto nell'attività; C = Controllo dell'attività

Espletamento delegato ad altre U.O.C. Amministrative:

Fasi	Unità richiedente	Unità proponente	Direzione Generale	Resp. UOC Provveditorato	Resp. UOC Amministrativa	Resp.del procedimento	Ufficiale Rogante
Verifica sussistenza delega				R
Delibera a contrarre (indizione), individuazione del responsabile del procedimento, validazione documenti di gara e autorizzazione a procedere			A		C	E/R
Espletamento procedura di gara e aggiudicazione provvisoria					A/C	R
Delibera aggiudicazione definitiva e autorizzazione a emettere invito a fornire			A		C	E/R
Stipula del Contratto in modalità semplificata, ovvero					R/C	E
Stipula del Contratto con Ufficiale Rogante			A/C		S	S	R

Legenda: R = Responsabile dell'attività; A = Approvazione dell'attività; E = Esecutore dell'attività; S = Supporto nell'attività; C = Controllo dell'attività

Espletamento delegato alla Stazione Unica Appaltante del Libero Consorzio Comunale di Caltanissetta

Fasi	Unità richiedente	Unità proponente	Direzione Generale	Resp. UOC Provveditorato - RUP	Stazione-Unica Appaltantedel Libero Consorzio Comunale	Resp.del procedimento affidamento	Ufficiale Rogante
Verifica sussistenza delega				R
Delibera a contrarre (indizione), individuazione del responsabile del procedimento, validazione documenti di gara e autorizzazione a procedere			A/C	R
Individuazione del responsabile del procedimento per le fasi di affidamento					R
Espletamento procedura di gara e aggiudicazione provvisoria					A/C	R
Delibera aggiudicazione definitiva e autorizzazione a emettere invito a fornire			A	R/C		S
Stipula del Contratto in modalità semplificata, ovvero				R/C
Stipula del Contratto con Ufficiale Rogante			A/C	S			R

Legenda: R = Responsabile dell'attività; A = Approvazione dell'attività; E = Esecutore dell'attività; S = Supporto nell'attività; C = Controllo dell'attività

ESECUZIONE DEL CONTRATTO

Si fa riferimento alle Linee Guida n. 3, di attuazione del D. Lgs. 18 aprile 2016, n. 50, recanti “Nomina, ruolo e compiti del responsabile unico del procedimento per l’affidamento di appalti e concessioni” approvate dal Consiglio dell’Autorità Nazionale Anticorruzione con delibera n. 1096, del 26 ottobre 2016, e s.m.i., espressamente richiamate nell’art. 31 (Ruolo e funzioni del responsabile del procedimento negli appalti e nelle concessioni), comma 5, del D. Lgs. 50/2016 e smi (ove applicabile a seguito dell’entrata in vigore del correttivo D. Lgs. 19 aprile 2017, n. 56);

L’art. 10.1 di tali Linee Guida prevedono che il responsabile del procedimento svolge, nei limiti delle proprie competenze professionali, anche le funzioni di direttore dell’esecuzione del contratto. Il DEC è comunque soggetto diverso dal responsabile del procedimento nei seguenti casi:

prestazioni di importo superiore a 500.000,00 euro;
interventi particolarmente complessi sotto il profilo tecnologico;
prestazioni che richiedono l’apporto di una pluralità di competenze (es. servizi a supporto della funzionalità delle strutture sanitarie che comprendono trasporto, pulizie, ristorazione, sterilizzazione, vigilanza, socio sanitario, supporto informatico);
interventi caratterizzati dall’utilizzo di componenti o di processi produttivi innovativi o dalla necessità di elevate prestazioni per quanto riguarda la loro funzionalità;
per ragioni concernenti l’organizzazione interna alla stazione appaltante, che impongano il coinvolgimento di unità organizzativa diversa da quella cui afferiscono i soggetti che hanno curato l’affidamento.

Ricadendo nei suindicati presupposti la quasi completa interezza delle esecuzioni dei contratti di fornitura dei beni e dei servizi, in relazione a quanto già previsto all’art. 4.1.2 “Gestione delle immobilizzazioni” della procedura di cui all’obiettivo D1.1) “Separare le responsabilità nelle fasi di gestione, autorizzazione esecuzione e contabilizzazione delle transazioni” dei PAC, successivamente all’espletamento della procedura di aggiudicazione della fornitura, ai sensi:

dell’art. 101 (Soggetti delle stazioni appaltanti) del D. Lgs. 50/2016 e smi
del Documento di consultazione dell’Autorità Nazionale Anticorruzione “Il Direttore dell’esecuzione: modalità di svolgimento delle funzioni di coordinamento, direzione e controllo tecnico-contabile dell’esecuzione del contratto”;

la fase di acquisizione (consegna del bene o erogazione del servizio) può essere così descritta:

Fasi	DEC	RUP
Avvio all’esecuzione della prestazione	R	S
Verifica imprese subappaltatrici autorizzate nella esecuzione della prestazione	R	S
Sospensione dell’esecuzione	R	S
Ripresa dell’esecuzione del contratto	S	R
Controllo della spesa legata all’esecuzione	R	S
Applicazione delle penali	S	R
Comunicazione delle contestazioni insorte	R	S
Verifica di conformità e rilascio certificato attestante avvenuta ultimazione delle prestazioni	R	S

Legenda: R = Responsabile dell'attività; S = Supporto nell'attività

e suddivisa:

Ricevimento del bene/inizio del servizio – Il responsabile dell’U.O. ricevente (ovvero della U.O. ordinante) o suo delegato provvede a verificare la rispondenza fra quanto consegnato/erogato e quanto ordinato, in termini di qualità e quantità, e procede a sottoscrivere, anche eventualmente con riserva, il relativo documento di trasporto/attestato di esecuzione. Il documento di trasporto/attestato di esecuzione viene immediatamente caricato in procedura informativa per il tramite dell’ufficio amministrativo di riferimento.
Registrazione del bene/servizio nella procedura informatica. Si distinguono due diverse tipologie:
- Per i beni/servizi non soggetti a collaudo

Oltre al documento di trasporto/attestato di esecuzione deve essere caricato in procedura informativa e inviato il “Certificato di regolare esecuzione di fornitura” con la dichiarazione di conformità del bene/servizio alle caratteristiche richieste in termini di qualità/quantità resa dal dirigente responsabile della U.O. che ha ricevuto il bene/servizio.

Per i beni/servizi soggetti a collaudo

I beni/servizi sono soggetti a preventivo collaudo da parte di apposita Commissione. La lettera di invito a fornire inviata alla ditta e al responsabile della U.O. destinataria dei beni, da parte della U.O.C. Provveditorato, è trasmessa anche ai Servizi/Strutture complessivamente interessate dalla fornitura. La commissione procede alla verifica della fornitura utilizzando apposito modello stabilito dall’Azienda. Copia del certificato di collaudo, unitamente al documento di trasporto/attestato di esecuzione se non già inviato, sono caricati in procedura informativa per il tramite dell’ufficio amministrativo di riferimento.

Matrice delle responsabilità

Legenda: R = Responsabile C = Coinvolto (rif. art. 7 della procedura di cui all’obiettivo E2.1) dei PAC)

Matrice delle responsabilità

ID	Attività	Owner attività	Frequenza/tempistica di riferimento
1.	Controllo conformità beni ricevuti con DDT e OdA	U.O. Ricevente	Ad evento
2.	Comunicazione differenze riscontrate	U.O. Ricevente	Ad evento
3.	Predisposizione notifica differenze riscontrate	U.O.C. Provveditorato / U.O.C. Tecnico	Ad evento
4.	Inserimento DDT	U.O. Ricevente	Ad evento
5.	Archiviazione DDT	U.O. Ricevente (+ U.O. competente)	Ad evento
6.	Invio DDT e copia verbale di collaudo	U.O. Ricevente + Commissione di collaudo	Entro 5 giorni dall’esito del collaudo

Matrice delle responsabilità

Legenda: R = Responsabile C = Coinvolto (rif. art. 7 della procedura di cui all’obiettivo E2.1) dei PAC)

Pertanto, acquisita tutta la documentazione e previa verifica di rispondenza con l’ordine informatico, è la U.O. ricevente a provvedere al caricamento del bene/servizio, ovvero la U.O.Amministrativa della struttura aziendale di riferimento per la U.O. ricevente stessa.

Per i contratti in somministrazione, si procede secondo le modalità ritenute più convenienti dalla stazione appaltante (ordinativo unico o ordinativi distinti) in base all’oggetto del contratto.

RESPONSABILITÀ ESECUZIONE DEL CONTRATTO

FORNITURE BENI (INVENTARIABILI)

Per i beni inventariabili si fa rinvio all’art. 4.2 della procedura di cui all’obiettivo D1.1)

FORNITURE BENI (NON INVENTARIABILI)

Per i beni non inventariabili si fa rinvio alla procedura di cui all’obiettivo E2.1)

Fasi	Unita richiedente	Unità Ordinante	Unità Ricevente	Direzione Generale	UOC Provveditorato	SEF
Autorizzazione budget contrattuale				A	R	E
Caricamento provvedimento (delibera)					S	R
Caricamento contratto		S			R
Richiesta emissione ordinativo di acquisizione di beni	R	C
Emissione ordinativo di acquisizione di beni		R
Controllo ricevimento beni (DEC) (precedente par. 10)	R		S/C
Ciclo passivo (successivo par. 12)	S					R/E
Modifiche del Contratto		S			R

Legenda: R = Responsabile dell'attività; A = Approvazione dell'attività; E = Esecutore dell'attività; S = Supporto nell'attività; C = Controllo dell'attività

FORNITURE SERVIZI

Fasi	Unità richiedente	Unità Ordinante	Unità Ricevente	Direzione Generale	UOC Provveditorato	SEF
Autorizzazione budget contrattuale				A	R	E
Caricamento provvedimento (delibera)					S	R
Caricamento contratto e extra data		S			R
Richiesta emissione ordinativo di acquisizione di servizi	R	C
Emissione ordinativo di acquisizione di servizi		R
Controllo esecuzione servizi (DEC) (precedente par. 10)	R		S/C
Ciclo passivo (successivo par. 12)	S					R/E
Modifiche del Contratto		S			R

Legenda: R = Responsabile dell'attività; A = Approvazione dell'attività; E = Esecutore dell'attività; S = Supporto nell'attività; C = Controllo dell'attività

II PARTE –

CICLO PASSIVO

MODALITA’ GESTIONE CICLO PASSIVO

Il sistema di contabilità integrata in uso presso l'Azienda garantisce per gli ordini di acquisto:

la chiara definizione dei poteri di autorizzare ed i relativi limiti economici;
l'emissione sulla base di richieste scritte di approvvigionamento;
la numerazione in sequenza;
la chiara evidenza delle quantità ordinate, dei relativi prezzi, delle altre condizioni;
l'indipendenza fra chi autorizza e chi richiede gli approvvigionamenti, in quanto l'unità richiedente (es. UO coincidente con un reparto) è diversa dall'unità ordinante (U.O.C. Farmacia).

Dal 1 febbraio 2020 per le aziende del Servizio Sanitario Nazionale e i loro fornitori scatterà l’obbligo di inviare esclusivamente in via telematica attraverso Il Nodo Smistamento Ordini (NSO) i documenti attestanti gli ordini per l’acquisto di beni. Dal 1 gennaio 2021 l’obbligo riguarderà anche gli ordini relativi ai servizi.

Il Nodo Smistamento Ordini è un sistema digitale di trasmissione documenti gestito dal Dipartimento della Ragioneria di Stato del Ministero dell’economia e delle finanze e integrato con la Banca Dati Nazionale dei Contratti Pubblici e con lo SDI – Sistema di interscambio, lo strumento per trasmettere la fattura elettronica. L’NSO è stato creato in seguito alle disposizioni della Legge di Bilancio 2018, che nella sezione compresa tra i commi 411-415 si prefiggeva l’introduzione di tale strumento per garantire trasparenza negli approvvigionamenti delle pubbliche amministrazioni.

Il Sistema Informativo Amministrativo-contabile in uso presso l’Azienda consente:

La gestione informatica del contratto,
La gestione in elettronico dell'ordine, sino alla firma elettronica ed invio automatico via mail al fornitore e, dalla data di avvio del Nodo Smistamento Ordini (NSO), la trasmissione in via telematica.

Nelle more di avvio definitivo della suddetta gestione l’ordine continua ad essere stampato, sottoscritto dal Direttore dell’U.O.C. e inviato.

La creazione e gestione del fascicolo elettronico di liquidazione dalla registrazione delle fatture elettroniche alla emissione del mandato di pagamento.
Emissione mandato di pagamento.

Caricamento del contratto

L’U.O.C. Appalti e Forniture procede al caricamento in procedura informatica del contratto inserendo:

Ditta Fornitrice
CIG
Autorizzazione di spesa
Periodo di validità;
Prodotti e quantità;
Prezzo di aggiudicazione per singolo prodotto.

Successivamente la stessa U.O.C., con la collaborazione dell’U.O.C. Farmacia, procede alla creazione dell’anagrafica dei beni/servizi secondo quanto previsto dalla delibera di aggiudicazione, entro e non oltre 15 giorni dalla data della delibera.

Matrice delle responsabilità – Ciclo Passivo A) Caricamento Contratto

Attività

Soggetti

UUOO

Richiedente

UOC

Farmacia

UOC

Provveditorato

UOC

Tecnico

Magazzino

UOC

Economico Finanziario Patrimoniale

A.1)

Inserimento Anagrafica

A.2)

Inserimento contratto

A.3)

Caricamento prodotti

Legenda A = Approva

D = Decide

d= Partecipa alla decisione

E = Esegue

C = Controlla

Emissione dell’ordine

L’ordinativo di fornitura è emesso informaticamente utilizzando la procedura AREAS:

“Menu Acquisti Ordini Nuova registrazione ordini.”

L’ordine deve riportare:

Il codice identificativo corrispondente a ciascun ufficio ordinante (es. OP, SF, MG ecc);
Il Tipo Ordine come codificato in procedura;
Il Contratto di riferimento (numero e anno);
Il Magazzino destinatario/luogo di consegna della merce;
La Quantità dei prodotti ordinati;
Timbro e firma del soggetto emittente.

Confermate le predette operazioni, il sistema genera in automatico una numerazione progressiva e riporta nell’ordine i dati identificativi del contratto:

CIG (Codice Identificativo Gara), atto deliberativo di aggiudicazione, conto economico di riferimento, prezzo unitario di ogni singolo prodotto per unità di misura, codice IPA e altre informazioni utili alla consegna.

La trasmissione dell’ordine e la sua conservazione avvengono secondo quanto previsto dalla procedura “Carico e scarico di magazzino”.

Ricevimento beni.

b.1) Ricevimento beni di consumo

I beni sono accompagnati dal documento di trasporto in cui devono essere riportati gli estremi dell’ordine di acquisto per la fornitura richiesta.

Dopo l’esecuzione di tutte le verifiche di conformità quali/quantitativa all’ordine di acquisto, i beni vengono stoccati. Per il dettaglio delle operazioni si fa rinvio alla procedura “Carico e scarico di magazzino”.

Esiti verifica

Se il controllo ha esito positivo il personale incaricato che prende in consegna la merce appone sul documento di trasporto (D.D.T.) la propria firma, per esteso e leggibile, nonché il timbro dell’U.O. ricevente.

Nei seguenti casi:

l'imballo e/o il materiale presentino tracce di danneggiamento,
le modalità di trasporto e scarico non risultino essere conformi ai requisiti indicati nelle specifiche fornite dal produttore,
i beni consegnati risultano essere diversi da quanto ordinato (per qualità o quantità),

il personale incaricato alla ricezione contesta al trasportatore le anomalie rilevate, le annota sul documento di trasporto e procede all’accettazione con riserva o alla non accettazione. Procede quindi alla firma del DDT

richiedendo la sottoscrizione anche al consegnatario trattenendo in ogni caso una copia della bolla.

In caso di evidente non conformità dei beni consegnati o di colli gravemente danneggiati, il personale incaricato alla ricezione appone sulla bolla gli estremi dell'anomalia, rifiuta la merce e trattiene una copia della bolla.

Ove la non conformità venga rilevata successivamente all’apertura dei colli, l’addetto al Magazzino Economale /Farmacia separa la merce non conforme per evitare che possa essere utilizzata accidentalmente, in attesa della restituzione al fornitore, dandone comunicazione all’U.O. ordinante per gli adempimenti consequenziali.

In casi di non conformità tra quantità ordinata e ricevuta, riscontrata in fase di consegna, il personale preposto al Magazzino Economale/Farmacia lo comunica all’Unità ordinante, che provvede a contattare il fornitore per sanare l’anomalia.

Per quanto non espressamente indicato si rimanda alla procedura “Carico e scarico di magazzino”.

b.2) Ricevimento cespiti ammortizzabili

Il responsabile dell’U.O. ricevente (individuato al momento della procedura di acquisto, Direttore dell’Esecuzione del Contratto) o suo delegato provvede a verificare la rispondenza fra quanto consegnato e quanto ordinato, in termini di tipologia e quantità; il Direttore della UOC ricevente procede quindi a sottoscrivere, anche eventualmente con riserva, il relativo documento di trasporto.

Si distinguono due diverse tipologie:

b.2.1) Ricevimento beni non soggetti a collaudo

Gli originali del documento di trasporto e del Certificato di regolare esecuzione devono essere trasmessi alla UOC Amministrativa di riferimento per la registrazione del ricevimento informatico in procedura AREAS.

L’U.O.C. Amministrativa della struttura aziendale (Distretti ospedalieri, Area territoriale e Servizi amministrativi) di riferimento per la U.O. ricevente procede al caricamento del bene, movimentando il magazzino cespiti ammortizzabili mediante la generazione di un movimento di carico, collega il DDT al relativo ordine informatico e ne allega copia al ricevimento.

L’U.O. Xxxxxxxxxx provvede alla inventariazione del bene nel libro cespiti e contestuale stampa della etichetta di inventario. In ultimo procede alla trasmissione del verbale di assegnazione al C.D.C. destinatario, unitamente alla etichetta da apporre sul bene.

b.2.2.) Beni soggetti a collaudo

Tutte le apparecchiature/attrezzature sanitarie, elettromedicali, economali e informatiche sono soggette a preventivo collaudo da parte di apposita Commissione.

La lettera di invito a fornire e l’ordinativo di fornitura informatico emesso nella procedura AREAS sono inviati alla ditta e al responsabile della U.O. destinataria dei beni, da parte della U.O. Provveditorato e trasmessi anche al Servizio di Ingegneria Clinica, per quanto riguarda le apparecchiature sanitarie ed elettromedicali e al CED per quanto riguarda le forniture informatiche.

La Commissione, costituita dal Responsabile dell’U.O. destinataria dei beni, dal Rappresentante della ditta e dal Servizio Ingegneria Clinica o dal CED, procede alla verifica della fornitura utilizzando l’apposito modello di verbale di collaudo

Tutte le apparecchiature/attrezzature non sanitarie (es. attrezzatura tecnico economale) sono soggette a preventivo collaudo da parte di apposita Commissione. La lettera di invito a fornire e l’ordinativo di fornitura informatico emesso nella procedura AREAS sono inviati alla ditta e al responsabile della U.O. destinataria dei beni, da parte della U.O. Provveditorato e anche al Direttore della macrostruttura di appartenenza della unità destinataria dei beni e alla U.O.C. Tecnico.

La Commissione costituita dal Responsabile della U.O. destinataria dei beni o, in mancanza, dal Direttore della macrostruttura di riferimento o suo delegato, dal Rappresentante della ditta e dal Dirigente U.O. Tecnico o suo delegato, procede alla verifica della fornitura utilizzando l’apposito modello in uso.

L’originale del documento di trasporto, debitamente sottoscritto, e l’originale del verbale di collaudo devono essere trasmessi alla UOC Amministrativa di riferimento per la registrazione del ricevimento informatico in procedura AREAS.

L’U.O.C. Amministrativa della struttura aziendale (Distretti ospedalieri, Area territoriale e Servizi amministrativi), di riferimento per la U.O. ricevente, procede al caricamento del bene, movimentando il magazzino cespiti ammortizzabili mediante la generazione di un movimento di carico, collega il DDT al relativo ordine informatico e ne allega copia al ricevimento.

Per quanto non espressamente previsto si rimanda alla procedura “Gestione Immobilizzazioni”.

Matrice delle responsabilità - Ciclo Passivo - a) Emissione ordine – b) Ricevimento beni.

RESPONSABILITA’ ATTIVITA’	Direttore di U.O.C. Sanit/ Amm.vo	Dirigente Farmacista/ Amministrativo	Direttore Responsabili Magazzini	Agente contabile/ Amm.vo di Magazzino	Personale addetto al Magazzino	Infermiere incaricato/ Personale amm.vo
Richieste da reparto /cdc	R					C
Valutazione richieste da reparto /cdc		R		C
Verifica e gestione delle scorte		R		C	C
Predisposizione ordini di acquisto (OdA)		C	R	C	C
Ricevimento beni					R
Gestione anomalie in ricevimento		R	C		R
Carico a magazzino su gestionale		C		R	C
Consegna ai CdC richiedenti		C (Magazzini Farmaceutici)			R
Scarico da magazzino su gestionale		C		R	C
Gestione flussi informativi	C	R	R
Controllo beni ricevuti nei CdC richiedente	C					R

WORK FLOW (Fascicolo elettronico di liquidazione)

La fase procedurale relativa alla registrazione, liquidazione e pagamento fatture è gestita attraverso il fascicolo elettronico di liquidazione (work flow) dell’applicativo software amministrativo-contabile AREAS.

Registrazione fatture

c.1) Protocollazione

Le fatture elettroniche pervengono all’ASP attraverso il Sistema di Intescambio dell’Agenzia delle Entrate (SDI); Il sistema informatico colloca queste fatture in un archivio temporaneo.

Il personale dell’Ufficio Unico Registrazione, effettuati i controlli sulla correttezza formale dei documenti, procede alla protocollazione in ordine cronologico.

In mancanza degli elementi essenziali/obbligatori o in presenza di incongruità le fatture vengono rifiutate tramite l’apposito comando presente in piattaforma.

Decorsi 15 giorni dalla data di ricevimento nella piattaforma ministeriale senza che sia stata eseguita attività di accettazione o rifiuto la fattura è data accettata dal SDI per decorrenza dei termini.

Casistiche particolari:

Fatture Intracee:

Tale tipologia di documenti può essere ricevuta sia in formato elettronico che in formato cartaceo.

Nel secondo caso, il magazzino/servizio ricevente la fattura provvede immediatamente alla trasmissione all’Ufficio Unico di registrazione per la relativa protocollazione.

L’Ufficio Unico provvede alla registrazione:

nel registro delle fatture emesse, entro il mese di ricevimento della fattura, ovvero anche in data posteriore, ma non oltre 15 giorni dal ricevimento.
Nel registro degli acquisti, entro le stesse scadenze e comunque non prima dell'annotazione sul registro delle fatture emesse.

L’ U.O.C. Economico Finanziario provvede ad estrarre le suddette fatture dal sistema gestionale ai fini della liquidazione IVA e di ogni ulteriore successivo adempimento fiscale.

Fatture Extracee:

Tale tipologia di documenti può essere ricevuta sia in formato elettronico che in formato cartaceo.

Nel secondo caso, il magazzino/servizio ricevente la fattura provvede immediatamente alla trasmissione all’Ufficio Unico di registrazione per la relativa protocollazione.

L’Ufficio Unico provvede alla registrazione applicando il meccanismo del Reverse Charge.

L’U.O.C. Economico Finanziario provvede ad estrarre le suddette fatture dal sistema gestionale ai fini della liquidazione IVA e di ogni ulteriore successivo adempimento fiscale.

Fatture omaggio:

Sono documenti che giustificano la cessione gratuita di beni anche se effettivamente il costo è pari a zero. Il cedente emette regolare fattura e regolare bolla di accompagnamento, documento che comprova l’arrivo e la cessione del bene all’Azienda. La fattura viene registrata in contabilità con la causale “Non Pagabile” e anche se il valore del debito è pari a zero, viene regolarmente associata all’ordine e alla bolla di accompagnamento.

Note di credito:

Le note di credito (TD04 nel sistema SDI) emesse per variazione contrattuale, per merce difettosa o in eccesso e/o per terapie soggette a rimborsabilità (AIFA) o scontistica HCP, vengono registrate contabilmente a storno di costo, provvedendo all’aggancio alla scadenza della relativa fattura ove chiaramente identificabile.

c.2) Assegnazione

L’Ufficio Registrazione assegna la fattura all’Ufficio competente, utilizzando le anagrafiche codificate nel sistema gestionale. Completa la registrazione agganciando il ricevimento informatico, ove presente, con conseguente generazione in automatico della prima nota, della rilevazione al centro di costo e delle scadenze.

In assenza di ricevimento registrato in procedura, l’Ufficio Unico Registrazione indica nella descrizione il numero di ordine e il DDT e completa la registrazione con il relativo conto economico e centro di costo.

Tabella Uffici

COD UFFICIO	DESCRIZIONE UFFICIO
UFP1	Ufficio Fatturazione passiva SEF Sede centrale
UFP2	Ufficio fatturazione passiva P.O. "X. Xxxx" di Caltanissetta e "X. Xxxxxxxx" di X. Xxxxxxx
UFP3	Ufficio fatturazione passiva P.O. "M.I. Xxxxx" di Mussomeli
UFP4	Ufficio fatturazione passiva P.O. "V Xxxxxxxx di Gela
UFP5	Ufficio fatturazione passiva P.O. "Santo Stefano" di Mazzarino
UFP6	Ufficio fatturazione passiva P.O. "Suor Xxxxxxx Xxxxxxxxx" di Niscemi
UFP7	Ufficio fatturazione passiva Distretto di Gela
UFP8	Ufficio fatturazione passiva U.O. Riabilitazione di Gela
UFP9	Ufficio fatturazione passiva Distretto di San Xxxxxxx
UFP10	Ufficio fatturazione passiva Distretto di Mussomeli
UFP11	Ufficio fatturazione passiva Distretto di Caltanissetta
UFP12	Ufficio fatturazione passiva Dipartimento del Farmaco
UFP13	Ufficio fatturazione passiva U.O. SPEMP
UFP14	Cassa Economale Sede centrale -
UFP15	Cassa Economale P.O. "X. Xxxx" di Caltanissetta e "X. Xxxxxxxx" di X. Xxxxxxx
UFP16	Cassa Economale P.O. "M.I. Xxxxx" di Mussomeli
UFP17	Cassa Economale P.O. "V Xxxxxxxx" di Gela
UFP18	Cassa Economale P.O. "Santo Stefano" di Mazzarino
UFP19	Cassa Economale P.O. "Suor Xxxxxxx Xxxxxxxxx " di Niscemi
UFP20	Cassa Economale Distretto di Gela
UFP21	Cassa Economale Distretto di San Xxxxxxx
UFP22	Cassa Economale Distretto di Mussomeli
UFP23	Cassa Economale Distretto di Caltanissetta
UFP24	Cassa Economale Dip. Veterinario Caltanissetta
UFP25	Cassa Economale Dip. Prevenzione Medico Caltanissetta
UFP26	Ufficio fatturazione Passiva Riabilitazione Caltanissetta
UFP27	Ufficio fatturazione Passiva Riabilitazione San Xxxxxxx
UFP28	Ufficio fatturazione Passiva Ufficio Economato
UFP29	Ufficio fatturazione Passiva Ufficio Legale
UFP30	Ufficio fatturazione Passiva Ufficio Ospedalità
UFP31	Ufficio fatturazione Passiva Ufficio Tecnico
UFP32	Ufficio fatturazione Passiva ADI Sert
UFP33	Ufficio fatturazione Passiva ADI Screening
UFP34	Ufficio fatturazione Passiva Coord Amministrativo Territorio
UFP35	Ufficio fatturazione Passiva Dipartimento di Salute Mentale
UFP36	Ufficio fatturazione Passiva Servizio di Prevenzione e Protezione
UFP37	Ufficio fatturazione Passiva Riabilitazione Mussomeli

c.3) Smistamento per la liquidazione

L’Ufficio Registrazione provvede alla trasmissione delle fatture all’Ufficio Liquidatore competente mediante avvio del processo nel fascicolo elettronico di liquidazione (work flow), fatta eccezione per le fatture di competenza delle casse economali da assegnare all’Ufficio in gestione CASSE.

Nell’ipotesi di errata assegnazione l’Ufficio ricevente restituisce all’Ufficio registrazione la fattura segnalando l’errore.

Centri Liquidatori:

DIREZIONE AMMINISTRATIVA OSPEDALI RIUNITI AREA NORD
COD UFFICIO	DESCRIZIONE UFFICIO	UFFICIO IN GESTIONE
UFP2	Ufficio fatturazione passiva P.O. "X. Xxxx" di Caltanissetta e "X. Xxxxxxxx" di X. Xxxxxxx	CL1
UFP3	Ufficio fatturazione passiva P.O. "M.I. Xxxxx" di Mussomeli	CL1_MUSSO

DIREZIONE AMMINISTRATIVA OSPEDALI RIUNITI AREA SUD
COD UFFICIO	DESCRIZIONE UFFICIO	UFFICIO IN GESTIONE
UFP4	Ufficio fatturazione passiva P.O. "V Xxxxxxxx di Gela	CL2_GELA
UFP5	Ufficio fatturazione passiva P.O. "Santo Stefano" di Mazzarino	CL2_MAZZARINO
UFP6	Ufficio fatturazione passiva P.O. "Suor Xxxxxxx Xxxxxxxxx" di Niscemi	CL2_NISCEMI

COORDINAMENTO AMMINISTRATIVO AREA TERRITORIALE
COD UFFICIO	DESCRIZIONE UFFICIO	UFFICIO IN GESTIONE
UFP34	Ufficio fatturazione Passiva Coord Amministrativo Territorio	COORD_TERRITORIO
UFP11	Ufficio fatturazione passiva Distretto di Caltanissetta	DISTR_CALTANISSETTA
UFP26	Ufficio fatturazione Passiva Riabilitazione Caltanissetta	RIAB_CL
UFP9	Ufficio fatturazione passiva Distretto di San Xxxxxxx	DISTR_SCATALDO
UFP27	Ufficio fatturazione Passiva Riabilitazione San Xxxxxxx	RIAB_SCATALDO
UFP10	Ufficio fatturazione passiva Distretto di Mussomeli	DISTR-MUSSOMELI
UFP37	Ufficio fatturazione Passiva Riabilitazione Mussomeli	RIAB_MUSSO
UFP7	Ufficio fatturazione passiva Distretto di Gela	DISTR_GELA
UFP8	Ufficio fatturazione passiva U.O. Riabilitazione di Gela	RIAB_GELA
UFP30	Ufficio fatturazione Passiva Ufficio Ospedalità	OSPEDALITA_PUB_PRIV
UFP33	Ufficio fatturazione Passiva ADI Screening	UO_ADI-SCREENING
UFP12	Ufficio fatturazione passiva Farmacia Territoriale	DIP_FARMACO
UFP1	Ufficio Fatturazione passiva SEF Sede centrale	DIPART_VETERINARIO
UFP1	Ufficio Fatturazione passiva SEF Sede centrale	DIPARTIMENTO_PREVENZ
UFP13	Ufficio fatturazione passiva U.O. SPEMP	UOC_SPEMP
UFP32	Ufficio fatturazione Passiva ADI Sert	UO_SERT
UFP35	Ufficio fatturazione Passiva Dipartimento di Salute Mentale	DIP_SALUTE_MENTALE
UFP36	Ufficio fatturazione Passiva Servizio di Prevenzione e Protezione	SERV_PREV_PROT
UFP1	Ufficio Fatturazione passiva SEF Sede centrale	CURE PRIMARIE

SERVIZI AMMINISTRATIVI
COD UFFICIO	DESCRIZIONE UFFICIO	UFFICIO IN GESTIONE
UFP1	Ufficio Fatturazione passiva SEF Sede centrale	1LIQ01
UFP28	Ufficio fatturazione Passiva Ufficio Economato	UFF_ECONOMATO
UFP29	Ufficio fatturazione Passiva Ufficio Legale	UFFICIO_LEGALE
UFP31	Ufficio fatturazione Passiva Ufficio Tecnico	UFFICIO_TECNICO
UFP1	Ufficio Fatturazione passiva SEF Sede centrale	UFF_TELEFONIA
UFP1	Ufficio Fatturazione passiva SEF Sede centrale	UO_CED
UFP1	Ufficio Fatturazione passiva SEF Sede centrale	AREA COMUNICAZIONE
UFP1	Ufficio Fatturazione passiva SEF Sede centrale	PROTOCOLLO

Matrice delle responsabilità – Ciclo Passivo - c) Registrazione fatture.

ATTIVITA’		SOGGETTI
ATTIVITA’		Ufficio Registrazione	Ufficio Informatico	UOC Economico Finanziario e patrimoniale	Uffici Liquidatori	Ditta Fornitrice
C.1	Protocollazione fatture	R	C			C
C.2	Assegnazione	R		R
C.3	Smistamento per la liquidazione	R		R	C

Legenda: R= Responsabile, C= Coinvolto.

d. Liquidazione fatture

I Responsabili dei Centri Liquidatori, come descritti nella tabella che precede, individuano i dipendenti abilitati al fascicolo elettronico di liquidazione richiedendo all’Ufficio Informatico la creazione delle relative utenze e provvedono alla validazione delle fatture liquidate da trasmettere alla UOC Economico Finanziario e Patrimonio.

I Responsabili dei Centri liquidatori possono delegare proprio personale alla validazione della liquidazione dandone comunicazione al Direttore della UOC Economico Finanziario e Patrimonio e all’Ufficio Informatico per l’abilitazione della utenza del delegato.

L’Ufficio liquidatore, ricevute le fatture di propria competenza in work flow, verifica la completezza delle scadenze relativamente alla conformità dei DDT, del codice SIOPE e del CIG, inserendo i dati mancanti.

Nell’ipotesi di fatture escluse dal campo di applicazione del Codice Identificativo Gara, l’Ufficio indica nell’apposito campo della scadenza il motivo di esclusione.

Provvede quindi alla liquidazione dei documenti, nel termine massimo di 20 giorni dall’assegnazione, secondo le modalità di seguito indicate:

Fatture già agganciate al ricevimento, ordine e contratto con sbilancio pari a zero.

L’Ufficio liquidatore, completata la procedura di verifica e liquidazione, dopo la validazione del Responsabile o suo delegato, trasmette in work flow la fattura all’UOC Economico Finanziario e Patrimonio per il pagamento;

Fatture già agganciate al ricevimento, ordine e contratto con sbilancio compreso nell’intervallo -1/+1.

In presenza di detto sbilancio l’Ufficio liquidatore ripartisce lo sbilancio, tramite l’apposita funzione “Ripartisci” nel tab ricevimenti, verifica la completezza delle scadenze e dopo la validazione del Responsabile o suo delegato, trasmette in work flow la fattura all’UOC Economico Finanziario e Patrimonio per il pagamento;

Fatture prive di ricevimento informatico e fatture agganciate a ordine informatico con differenza tra quantità fatturata e quantità ricevuta.

Per le fatture che presentano uno sbilancio per assenza di ricevimento informatico e/o per quantità, l’Ufficio liquidatore segnala al Magazzino ricevente l’anomalia richiedendo la registrazione del ricevimento e/o la rettifica da effettuarsi tempestivamente e comunque entro e non oltre 5 giorni dalla segnalazione.

Una volta effettuata la registrazione e/o la rettifica l’Ufficio liquidatore provvede all’aggancio del ricevimento alla fattura, verifica la completezza delle scadenze e, dopo la validazione del Responsabile o suo delegato, trasmette in work flow la fattura all’UOC Economico Finanziario e Patrimonio per il pagamento;

Fatture con sbilancio per prezzo.

Nell’ipotesi di fatture che presentano uno sbilancio per prezzo, l’Ufficio liquidatore procede alla verifica del prezzo indicato nell’ordine con quello di aggiudicazione, confrontandosi con l’UOC Appalti e Forniture.

Nello specifico, in caso di:

Errato prezzo dei prodotti nell’ordine

L’Ufficio provvede a modificare nel ricevimento il prezzo del singolo prodotto, procede alla compilazione delle scadenze e, dopo la validazione del Responsabile o suo delegato, trasmette in work flow la fattura all’UOC Economico Finanziario e Patrimonio per il pagamento;

Errato prezzo dei prodotti in fattura

L’Ufficio provvede a richiedere nota credito o nota di debito al fornitore. Valorizza il campo “in attesa di nota credito o di debito”, allegando copia della richiesta nota credito o debito nel campo “Allegati” della fattura registrata nella procedura AREAS. Procede, quindi, alla liquidazione delle scadenze per l’importo dovuto al fornitore e, dopo la validazione del Responsabile o suo delegato, trasmette in work flow la fattura all’UOC Economico Finanziario e Patrimonio per il pagamento;

Fatture acquisto cespiti

Nell’ipotesi di liquidazione di fatture relative all’acquisto di cespiti ammortizzabili l’Ufficio controlla l’avvenuta registrazione nel libro Inventario nell’apposito campo della prima nota. In mancanza della registrazione trasmette alla UO Patrimonio la fattura per la regolarizzazione. L’ U.O. Xxxxxxxxxx provvede tempestivamente e comunque non oltre 5 giorni dal ricevimento, alla registrazione nel Libro Inventario e restituisce il documento regolarizzato all’ufficio liquidatore per i successivi adempimenti.

Fatture prive di contratto, ordine informatico e/o ricevimento.

Per le fatture relative a prestazioni che non rientrano nelle fattispecie sopra elencate e comunque in mancanza di contratto caricato in procedura informatica, nel caso in cui le anagrafiche prodotti sono censite in procedura, l’Ufficio liquidatore provvede al carico “non da ordine”, collega il ricevimento nell’apposito campo e allega la relativa documentazione.

Completa le scadenze e, dopo la valutazione del responsabile o suo delegato, avvia la fattura in work flow per il pagamento.

Norma di salvaguardia

Nel caso in cui sia impossibile effettuare il ricevimento informatico (es. fatture riferite ad anni precedenti etc), l’Ufficio liquidatore provvede alla liquidazione manuale delle scadenze inserendo l’autorizzazione di spesa, il CIG e il Codice SIOPE e crea in procedura il documento di “Certificazione del debito” attraverso il tipo atto CD definito per il proprio ufficio, agganciando le fatture liquidate e assegnandole all’Ufficio in gestione “2LIQ01”.

La certificazione del debito, sottoscritta dal Direttore UOC cui afferisce l’ufficio riscontro competente, viene trasmessa tramite PEC all’UOC Economico Finanziario e Patrimonio per il pagamento.

e) Controlli

L’U.O.C. Economico Finanziario e Patrimonio settimanalmente provvede a estrarre dal sistema gestionale un report contenente le fatture smistate agli uffici liquidatori. Il report viene utilizzato per verificare il corretto smistamento delle fatture. Nel caso in cui si riscontri una anomalia nello smistamento, l’U.O.C Economico Finanziario e Patrimonio procede a rettificare lo smistamento agli uffici competenti.

Matrice delle responsabilità – Ciclo Passivo - d) Liquidazione fatture - e) Controlli.

ATTIVITA’		SOGGETTI
ATTIVITA’		UOC Economico Finanziario e Patrimonio	Uffici Liquidatori	UOC Appalti e Forniture	UOC Tecnico	UOC Farmacia/Magazzini	Ditta Fornitrice
d.	Liquidazione fatture	C	R	C	C	C	C
e.	Controlli	R

f) Controlli propedeutici al pagamento

L’UOC Economico Finanziario e Patrimonio ricevute le fatture liquidate nelle forme descritte nel paragrafo precedente, provvede tempestivamente, e comunque entro e non oltre 10 giorni, alla verifica della correttezza formale della liquidazione ed effettua i seguenti controlli propedeutici al pagamento:

1) Controllo della regolarità contributiva del Fornitore (DURC) già presente in procedura. In caso di DURC scaduto provvede alla nuova richiesta attraverso il portale messo a disposizione dagli enti previdenziali;

1.1) Nel caso di DURC regolare procede agli ulteriori controlli;

1.2) Nel caso di irregolarità contributiva provvede ad intraprendere gli atti conseguenziali (richiesta intervento sostitutivo agli enti previdenziali). In tal caso il pagamento resta sospeso in attesa del relativo provvedimento che una volta ricevuto viene eseguito entro il termine di 10 giorni;

2) Controllo per le fatture di importo superiore a € 5.000,00 previsto dall'articolo 48-bis del D.P.R. 29 settembre 1973 n. 602 e s.m.i., cosiddetto “controllo Equitalia”:

2.1) Nel caso di riscontrata non inadempienza del soggetto, procede con gli atti successivi;

2.2) Nel caso di inadempienza il pagamento resta sospeso per 30 giorni in attesa dell’atto di pignoramento dell’Agenzia di Riscossione. Al ricevimento si procede al pagamento in favore dell’Ente. In caso di revoca da parte dell’Agenzia di riscossione dell’atto di pignoramento si procede al pagamento in favore del fornitore.

3) Controllo per le fatture oggetto di cessione del credito (pro soluto e pro solvendo)

Ai sensi della circolare MEF 21/03/2018 n. 13 contente chiarimenti sulle “Modalità di attuazione dell’art. 48 bis del DPR 29 settembre 1973 n.602 recante disposizioni in materia di pagamenti da parte delle Pubbliche Amministrazioni “nell’ipotesi di cessione del credito ove il cedente presta il proprio assenso, l’U.O.C. Economico Finanziario procede ad effettuare immediatamente la verifica di inadempienza nei confronti del cedente. In tal caso al momento del pagamento la verifica verrà effettuata esclusivamente nei confronti del cessionario.

Ove il cedente non presti il proprio consenso, l’Amministrazione può rifiutare la cessione.

In mancanza di rifiuto l’U.O.C. Economico Finanziario al momento del pagamento procederà ad effettuare la prevista verifica sia nei confronti del cedente che nei confronti del cessionario.

4) Controllo dichiarazione conto corrente dedicato

Prima di effettuare il pagamento l’UOC Economico Finanziario provvede alla verifica dell’esistenza della dichiarazione resa dal fornitore del conto corrente dedicato alle commesse pubbliche ex L. 136/2010.

g) Emissione ordinativo di pagamento

Fatture in fascicolo elettronico

L’UOC Economico Finanziario dopo aver verificato quanto su esposto, procede per ciascuna fattura alla creazione del fascicolo elettronico di liquidazione.

Il responsabile dell’U.O.C Economico Finanziario e Patrimonio o un suo delegato appone la firma digitale su ciascun fascicolo elettronico e il personale preposto procede alla emissione degli ordinativi di pagamento tramite il vigente sistema SIOPE+, entrato in vigore in attuazione dell'articolo 28 della legge n. 289/2002, disciplinato dall’articolo 14, commi dal 6 all’11, della legge n. 196 del 2009.

Il SIOPE+ consente anche di acquisire informazioni dagli Enti in modo automatico, liberando gli stessi dall’obbligo di provvedere alla trasmissione alla Piattaforma elettronica dei Crediti Commerciali (di seguito: sistema PCC) di dati riguardanti il pagamento delle fatture, che costituisce la principale criticità dell’attuale sistema di monitoraggio dei debiti commerciali e dei relativi tempi di pagamento.

Dopo l’emissione degli ordinativi di pagamento l’ufficio mandati trasforma gli stessi in OPI (ordinativo pagamento e incasso).

Fatture non in fascicolo elettronico

Nell’ipotesi di fatture non gestite tramite il fascicolo elettronico di liquidazione così come specificato nella norma di salvaguardia, l’UOC Economico Finanziario e Patrimonio, ricevuto il provvedimento di liquidazione, effettua le previste verifiche e provvede alla emissione dell’ordinativo di pagamento.

h) Altri pagamenti

Pagamento stipendi

L’U.O. Risorse Umane trasmette entro il 18 di ogni mese ed entro il 5 del mese di dicembre il provvedimento di liquidazione degli emolumenti, le relative quadrature per la rilevazione in contabilità e i flussi da trasmettere all’Istituto Tesoriere.

L’UOC Economico Finanziario e Patrimonio provvede ad importare il flusso stipendiale nella procedura dell’Istituto Tesoriere e alla trasmissione della lettera di manleva per autorizzare il pagamento.

Pagamento F24EP

L’UOS Trattamento Economico del Personale trasmette all’U.O.C Economico Finanziario, entro l’ultimo giorno del mese di riferimento, i modelli F24EP relativi alla ritenute fiscali e previdenziali sugli emolumenti stipendiali.

L’UOC Economico Finanziario e Patrimonio provvede alla quadratura del Modello F24EP con le rilevazioni contabili, aggiunge l’importo della ritenuta d’acconto per redditi di lavoro autonomo pagati nel mese di riferimento e inserisce nel Sito dell’Agenzia delle Entrate il modello F24 EP in tempo utile per il pagamento nei termini di scadenza stabiliti dalla legge (16 di ogni mese).

L’Istituto Tesoriere emette i sospesi di uscita relativi al pagamento dei contributi e delle ritenute fiscali e previdenziali che l’U.O.C Economico Finanziario e Patrimonio provvede a regolarizzare con l’emissione dei relativi mandati di pagamento a chiusura dei sospesi creati.

Pagamenti riversamenti sugli emolumenti (pignoramenti, cessione del quinto e quote sindacali)

L’UOS Trattamento Economico del Personale elabora gli importi delle ritenute (pignoramenti, cessione del quinto e quote sindacali) e li trasmette all’U.O.C Economico Finanziario e Patrimonio che procede al pagamento entro il 05 del mese successivo a quello di riferimento.

Pagamenti F23 e bollettini postali

L’U.O.C. Economico Finanziario e Patrimonio riceve i modelli da pagare (F23, RAV e bollettini postali) dalle altre UU.OO e provvede a trasmetterli in Tesoreria, con lettera firmata dai delegati alla sottoscrizione dei mandati di pagamento, richiedendone il pagamento.

L’Istituto Tesoriere emette i sospesi di uscita relativi al pagamento dei modelli sopra indicati che l’U.O.C Economico Finanziario e Patrimonio provvede a regolarizzare con l’emissione dei relativi mandati di pagamento a chiusura dei sospesi creati.

Pagamento ordinanze di assegnazione somme

L’Istituto Tesoriere e/o l’Ufficio Postale comunicano all’Azienda il pagamento avvenuto a seguito di ordinanza di assegnazione delle somme per pignoramento presso terzi. Il personale preposto dell’U.O.C Economico Finanziario e Patrimonio provvede ad effettuare una verifica sull’ordinanza di assegnazione e raccoglie la documentazione necessaria a supporto per l’emissione del mandato di chiusura del sospeso.

Firma ordinativi di pagamento e trasmissione all’Istituto Tesoriere

Il flusso viene firmato digitalmente dal Responsabile della U.O.C Economico Finanziario e Patrimonio o suo delegato e viene trasmesso al Direttore Generale o suo delegato che dopo averlo firmato digitalmente provvede all’invio alla piattaforma SIOPE+.

In parallelo, il flusso prosegue nei seguenti passi:

- l’infrastruttura predisposta dalla BT per il colloquio con SIOPE+ (di seguito infrastruttura banca) effettua il download del flusso da SIOPE+;

- l'infrastruttura banca effettua i controlli di propria competenza (verifica sulla firma digitale del flusso e sui poteri di firma dei sottoscrittori), nonché ulteriori verifiche come ad esempio duplicazione del flusso.

La BT esegue gli ordinativi contenuti nel flusso e comunica all'Ente l'esito dei singoli ordinativi attraverso la piattaforma SIOPE+.

Matrice delle responsabilità – Ciclo Passivo – f) g) h) Pagamenti

ATTIVITA’		SOGGETTI
ATTIVITA’		Direzione Aziendale	UOC Economico Finanziario e patrimoniale Tesoriere	UOC Risorse Umane	Ditta Fornitrice	Istituto Tesoriere
f.	Controlli propedeutici al pagamento		R		C
g.	Emissione ordinativo di pagamento		R
h.	Altri pagamenti		R	C
i.	Firma ordinativi di pagamento e trasmissione all’Istituto Tesoriere	R	R			C

13. RILEVAZIONE DEBITI DELL’ASP

Debiti verso Stato

Debiti derivanti dalla restituzione di finanziamenti assegnati per la ricerca o per altre tipologie di costi e non utilizzati. In tale ipotesi, a seguito di documentazione formale (richiesta restituzione, delibera, provvedimento di liquidazione) l’U.O.C Economico Finanziario provvederà a rilevare il debito verso lo Stato in contabilità ordinaria generando una partita finanziaria.

Debiti verso Regione

Debiti nei confronti della Regione per finanziamenti ricevuti a vario titolo e non utilizzati, che dovranno pertanto essere restituiti dall'Azienda.
Debiti verso la Regione a fronte dell'erogazione di prestazioni sanitarie da parte di altre Aziende sanitarie pubbliche della Regione (mobilità intraregionale) o da strutture ubicate al di fuori della Regione di appartenenza dell'assistito.
Debiti per acconto quota FSR da Regione o Provincia Autonoma:

Questa voce è alimentata, in attesa dell'atto formale di assegnazione del finanziamento sanitario ordinario corrente, dalla quota di FSR erogata in acconto, che rappresenta, pertanto, un minor credito per la quota di FSR complessivamente spettante.

All’atto dell’erogazione mensile della quota in acconto, l’UOC Economico Finanziario provvede ad effettuare la rilevazione contabile del debito verso la Regione con contropartita il Credito verso Regione per acconti spesa corrente e provvede alla regolarizzazione dell’incasso con contestuale chiusura del credito.

A chiusura di esercizio l’UOC Economico Finanziario provvede alla riconciliazione del mastrino di sottoconto dei “debiti verso Regione” con le comunicazioni relative agli acconti.

In sede di rilevazione delle scritture di assestamento e chiusura del bilancio aziendale, il suddetto debito verrà detratto dal totale del credito derivante dall’assegnazione definitiva delle risorse finanziarie dell’esercizio.

Debiti verso Comuni

Debiti derivanti da prestazioni di assistenza socio-sanitaria erogate dai Comuni per conto dell'azienda
Debiti per oneri personale comandato in ingresso nell’ipotesi in cui gli emolumenti stipendiali siano anticipati dal Comune.

In entrambi i casi il debito viene rilevato in contabilità all’atto della registrazione della fattura emessa dal Comune.

Debiti tributari per Imposte locali

L’UOC Economico Finanziario rileva annualmente il debito per il tributo locale e provvede, contestualmente o a scadenze prestabilite in caso di rateizzazione, al pagamento del tributo, chiudendo il debito precedentemente rilevato.

Debiti verso Aziende Sanitarie Pubbliche

Debiti per acquisto prestazioni sanitarie ed emocomponenti
Debiti per oneri personale comandato in ingresso nell’ipotesi in cui gli emolumenti stipendiali siano anticipati dall’Azienda di provenienza
Debiti per prestazioni ad assistiti erogate da altre Aziende sanitarie pubbliche della Regione.
Debiti nei confronti di Aziende sanitarie pubbliche di altre Regioni per le prestazioni che non rientrano nella mobilità pubblica in compensazione.

Tutti i suddetti debiti vengono rilevati attraverso la registrazione di apposite fatture ricvevute attraverso la piattaforma ministeriale SDI e rilevate in contabilità ordinaria.

Debiti verso Societa’ Partecipate

Debiti v/sperimentazioni gestionali: sono i debiti, sia finanziari, sia commerciali, sorti verso soggetti inquadrabili nelle sperimentazioni gestionali (es. fondazioni, associazioni in partecipazioni, joint venture, ecc.)
Debiti v/società partecipate: sono i debiti, sia finanziari, sia commerciali, sorti verso società controllate e/o collegate all'azienda sanitaria ai sensi dell'art. 2359 C.C.

La rilevazione dei suddetti debiti avviene tramite la rilevazione contabile delle fatture, per prestazioni di servizi o acquisto di beni o altro, pervenute attraverso il sistema ministeriale SDI.

Debiti verso Fornitori

Debiti verso fornitori italiani ed esteri (pubblici e privati), inclusi i soggetti privati accreditati. I debiti sono al netto delle note di credito da ricevere ed includono le fatture da ricevere.

Il debito viene registrato in contabilità ordinaria rilevando il costo in contropartita, già comprensivo di Iva, in quanto l’Azienda sanitaria non porta in detrazione l’imposta sul valore aggiunto.

Debiti verso Istituto Tesoriere

Il saldo da esporre in bilancio esprime l'effettivo debito per capitale, interessi ed oneri accessori maturati ed esigibili alla data di bilancio, anche se gli interessi ed accessori vengono addebitati successivamente a tale data (P.C. 19)

Le anticipazioni mensili di tesoreria possono essere commisurate fino ai quattro dodicesimi dell'importo complessivo dell’assegnazione delle risorse finanziarie dell’esercizio precedente del FSR.

All’atto dell’emissione del sospeso da parte dell’Istituto Tesoriere, sia esso per chiusura di anticipazione o per interessi o per oneri accessori quali le commissioni per l’utilizzo del Pos, l’U.O.C. Economico Finanziario provvede a registrare la rilevazione contabile del debito verso l’Istituto Tesoriere, previa le seguenti verifiche:

anticipazione: correttezza dell’importo da regolarizzare attraverso il controllo delle somme oggetto di anticipazione;
interessi: verifica del corretto addebito degli interessi passivi al tasso di interesse previsto in convenzione;
oneri accessori: verifica della corretta imputazione dei costi previsti dalla convenzione (esempio per le commissioni POS).

Le somme che dalla verifica dovessero risultare non dovute verranno contestate dall’Azienda tempestivamente.

Debiti Tributari

Debiti per imposte certe e determinate, quali debiti per imposte dirette (IRES, IRAP) ed indirette (IVA) dovute in base a dichiarazioni, ad accertamenti o contenziosi definiti, a ritenute operate come sostituto d'imposta (IRPEF) ed in genere per tributi di qualsiasi tipo iscritti a ruolo (es.: debiti per imposte di registro).

I debiti per imposte probabili o incerte nell'ammontare o nella data di sopravvenienza (comprese le imposte differite) vanno, invece, iscritti nella voce B.I) Fondi per imposte.

I debiti per imposte vengono rilevati contabilmente al sorgere del tributo. Apposito provvedimento di liquidazione viene predisposto dall’UOC Economico Finanziario e Patrimonio per il pagamento dell’imposta.

I debiti per le ritenute operate come sostituto d’imposta (IRPEF) vengono rilevate all’atto della liquidazione dell’emolumento oggetto di ritenuta. Per il relativo pagamento si rimanda al paragrafo pagamenti F24/EP.

Debiti verso Istituti Previdenziali, Assistenziali e Sicurezza Sociale

Debiti verso gli istituti previdenziali e assistenziali, a qualsiasi titolo.

I debiti vengono rilevati al sorgere della trattenuta per conto del dipendente e/o dell’onere a carico dell’azienda (e quindi contestualmente alla liquidazione dell’emolumento oggetto della ritenuta). Per il relativo pagamento si rimanda al paragrafo pagamenti F24/EP.

Relativamente al debito INAIL, a scadenze prestabilite e a seguito di apposita dichiarazione e calcolo del premio

INAIL da parte dell’U.O.C Gestione Risorse Umane, l’UOC Economico Finanziario provvede alla rilevazione dell’intero debito annuale e del successivo pagamento tramite F24/EP.

Debiti verso altri

Debiti verso dipendenti relativi a spettanze di competenza dell'esercizio o di esercizi precedenti di qualsiasi natura, non ancora corrisposte ma già maturate nel diritto (es.: straordinari; indennità variabili, produttività etc…).

Debiti verso le gestioni liquidatorie e ogni altro debito residuo quale i debiti verso i sindacati, verso gli organi di direzione aziendale, borsisti, xx.xx.xx, etc...

La rilevazione contabile dei suddetti debiti avviene ad opera del personale presposto dell’U.O. Contabilità, contestualmente alla liquidazione degli emolumenti stipendiali e degli eventuali accessori, attraverso la registrazione in COGE del flusso stipendiale mensile a seguito della trasmissione del provvedimento di liquidazione da parte dell’U.O.S. Trattamento Economico del Personale, entro e non oltre il 20 di ogni mese.

Ogni eventuale anomalia viene prontamente rettificata al fine di procedere entro il 25 del mese al pagamento degli emolumenti stipendiali.

Debiti per fatture da ricevere

Annualmente, a chiusura dell’esercizio finanziario, l’U.O.C. Economico Finanziario provvede ad estrarre dalla procedura ARES reports degli ordini di forniture inevasi e/o evasi parzialmente e dei ricevimenti di magazzino non fatturati e a trasmetterli alle UU.OO competenti per le necessarie verifiche.

Le verifiche da effettuare sono quelle di seguito elencate:

Analisi degli ordini inevasi

Chiusura degli ordini inevasi totalmente per i quali la prestazione non è mai stata svolta o la merce non è mai pervenuta;
Rettifica dell’importo degli ordini evasi parzialmente in correlazione al servizio svolto e/o alla merce ricevuta;
Relativamente agli ordini per i quali la merce risulta pervenuta nell’esercizio di riferimento dell’analisi (ovvero quello precedente oggetto della chiusura di bilancio) e per i quali non è stata ricevuta la fattura l’U.O. competente trasmette apposito elenco all’U.O.C Economico Finanziario al fine di rilevare il debito per fatture da ricevere e il relativo costo nell’esercizio di competenza;
Relativamente agli ordini inevasi alla data di chiusura dell’esercizio, per i quali la merce risulta pervenuta nell’esercizio successivo, l’U.O. competente procede alla chiusura dell’ordine ed alla duplicazione nell’esercizio successivo, garantendo così la coerenza tra ordinato e consegnato;
Relativamente agli ordini inevasi per i quali il servizio e/o la fornitura risultano effettuati nell’esercizio di riferimento dell’analisi e per i quali la fattura non risulta pervenuta, l’U.O. competente provvede alla registrazione del ricevimento e alla trasmissione alla U.O.C Economico Finanziaria dell’elenco di cui al punto3), e procede altresì a sollecitare l’invio da parte del fornitore della fattura ove questa non sia ancora pervenuta sulla piattaforma ministeriale SDI. ;
Relativamente alle utenze l’U.O. C. Tecnico, effettuata la verifica dei consumi dell’esercizio oggetto dell’analisi, confrontandosi con gli enti erogatori del servizio di utenza, anche per eventuali conguagli, provvede alla trasmissione dell’elenco contenente i costi da rilevare di competenza e i correlati debiti per fatture da ricevere;
Relativamente agli ordini inevasi per cespiti inventariabili, le UU.OO. competenti alla gestione del contratto procedono

a verificare che la fornitura sia stata effettuata nell’esercizio di riferimento dell’analisi e a registrare in procedura il movimento di carico,
a verificare che il collaudo sia stato effettuato e in tal caso provvede alla trasmissione all’U.O. Patrimonio per l’iscrizione al registro cespiti ammortizzabili; ove il collaudo non risulti effettuato trasmette l’informazione all’Ufficio Patrimonio e al’U.O.C. Economico Finanziario al fine di rilevare contabilmente i cespiti di competenza senza avviarne il processo di ammortamento;

Registrazione debiti

Per le fatture pervenute e accettate nel SDI sino alla data di chiusura del bilancio, relative a costi di competenza dell’esercizio precedente, l’Ufficio Unico registrazione provvede alla rilevazione al Conto “Debiti per fatture da ricevere” che viene alimentato automaticamente in caso di aggancio al ricevimento informatico. In mancanza del ricevimento, invece, provvede a rilevare il costo nell’apposito campo “Costi AP” del Modulo Areas “Nuova registrazione documenti”.

L’UOC Economico Finanziario provvede all’iscrizione in bilancio del Debito per fatture da ricevere e dei correlati costi attraverso la rilevazione delle fatture ricevute di competenza dell’esercizio precedente e dei movimenti di carico di magazzino non ancora fatturati alla data di chiusura del bilancio come sopra verificati.

l) Debiti non soggetti a fattura

Per i debiti scaturenti da costi sostenuti dall’Azienda nell’esercizio di riferimento non soggetti a fattura (es. costi del personale) nonché per i costi relativi a prestazioni non gestite tramite ordine informatico (es: protesica, integrativa, sanitarie ex file Z etc…) l’UOC Economico Finanziario richiede alle U.O. competenti la quantificazione degli importi, distinti per conto economico da iscrivere in bilancio secondo il principio di competenza economica

Riconciliazione debiti fornitori

L’U.O.C. Economico Finanziario e Patrimonio effettua entro il 30 aprile di ogni anno una riconciliazione, su base campionaria, dei fornitori, trasmettendo gli estratti conto aggiornati alla data di chiusura dell’esercizio precedente.

L’attività prevede inoltre l’analisi e la verifica delle risultanze inviate dai fornitori su richiesta dell’Azienda e l’adeguamento e allineamento dei saldi fornitori a seguito dei controlli effettuati.

Inoltre tutti gli estratti conto inviati dai fornitori su iniziativa degli stessi vengono verificati e eventuali anomalie vengono segnalate all’Ufficio Registrazione Fatture al fine di rilevare eventuali fatture non contabilizzate.

III PARTE

VERIFICHE E CONTROLLI

CONTROLLI SULL’ACQUISTO DI BENI E SERVIZI

Attraverso le specifiche fornite in sede di delibera di aggiudicazione definitiva riguardo gli “extra-data contabili” inerenti il “flusso beni”, che comprendono le seguenti informazioni:

n. gara
anno gara
simog
descrizione gara
tipologia procedura
cig master
modalità aggiudicazione
tipo contratto
tipologia stazione appaltante
contratto con ripetizione
contratto oggetto di estensione
soglia
ambito di valenza
tipo provvedimento adozione aziendale
contratto oggetto di proroga
ricorso mepa

mediante l’applicazione dei pertinenti filtri, il Controllo di Gestione produce attraverso il sistema

informativo la reportistica necessaria al “Flusso informativo per la rilevazione delle movimentazioni dei Beni Sanitari e non Sanitari”, rispetto al quale sono oggetto di rilevazione i dati relativi alle movimentazioni in ingresso, in transito interno e in uscita di:

Beni Sanitari, articolati in:

specialità medicinali, destinate sia al consumo interno dell’Azienda sia alla dispensazione al paziente in regime di distribuzione diretta e per conto;
dispositivi medici direttamente acquistati dalle aziende del SSR;
altre tipologie di beni sanitari non incluse nelle categorie precedenti;

Beni non Sanitari.

Per ogni categoria di bene, la base dati gestita come al precedente consente di rilevare le movimentazioni relative a:

xxxxxxx a magazzino di beni propri e/o beni di terzi;
scarichi da magazzino di beni propri e di terzi al centro utilizzatore:

a tal proposito un bene è da considerarsi consumato quando viene trasferito dal magazzino centrale al reparto. In questa fase, pertanto, non si rilevano ancora le movimentazioni delle scorte di reparto;

scarichi di farmaci, nel caso della distribuzione diretta e/o per conto;
altre movimentazioni, quali:trasferimento tra magazzini di una stessa Azienda (che non si traducono nel consumo del bene);
xxxx (a magazzino da parte di un reparto/a fornitore da parte di un magazzino) e rettifiche di inventario.

Il flusso, che prevede una riconciliazione con i dati contabili sia di ordinato, consegnato che di giacenze di magazzino centrale e di reparto, viene redatto trimestralmente, come previsto dal D.A. dal Controllo di Gestione in collaborazione con l’U.O.C. Economico Finanziaria.

Dalle analisi del suddetto flusso potranno emergere anomalie e verifiche di congruità nell’utilizzo della procedura in essere per l’approvvigionamento di beni e servizi.

CONTROLLI SULLA FASE DELL’ORDINE

Ogni 30 giorni viene inviata all’U.O.C. Provveditorato e alla U.O.C. Farmacia, una mail automatica contenente:

elenco dei buchi nella numerazione degli ordini; elenco degli ordini annullati;

elenco degli ordini con numerazione e data non coerenti (esempio numerazione progressiva corretta e data precedente a quella del numero di ordine precedente)

Tale verifica verrà effettuata al fine di prevenire problematiche future sulla numerazione degli ordini in sequenza.

CONTROLLI SULLA FASE DELL’EMISSIONE DEGLI ORDINATIVI

Trimestralmente l’U.O.C. Economico Finanziario procede alla verifica a campione di tre mandati di pagamento, uno per categoria (esempio uno di beni sanitari, uno di consulenze e uno di prestazione di servizi) analizzando la conformità alla procedura del ciclo passivo. In particolare saranno oggetto di verifica i seguenti elementi:

gli acquisti devono essere effettuati sulla base di appropriate autorizzazioni interne e, laddove richiesto, sulla base di apposite approvazioni regionali coerentemente, anche, ai budget assegnati;
siano chiaramente definiti i poteri di autorizzare ordinazioni ed i relativi limiti;
gli ordini di acquisto devono essere emessi sulla base di richieste scritte di approvvigionamento
negli ordini di acquisto deve essere data chiara evidenza delle quantità ordinate, dei relativi prezzi, delle altre condizioni di acquisto

gli ordini di acquisto devono essere regolarmente archiviati;

chi autorizza le ordinazioni deve essere indipendente da chi richiede gli approvvigionamenti ecc.
Le fatture vengono approvate da personale diverso dal personale incaricato della procedura di acquisizione;

i)I pagamenti vengono effettuati da personale diverso da quello che acquista e da quello che riceve i beni o attesta l’esecuzione dei servizi;

Il personale che riceve i beni o attesta l’esecuzione dei servizi non gestisce le fatture.

Mensilmente l’U.O.C. Economico Finanziario procede all’estrazione delle fatture liquidate e non pagate e verifica i motivi del mancato pagamento.

CONTROLLI SULLA FASE DELL’ ANAGRAFICA

Semestralmente l’U.O.C. Economico Finanziaria e Patrimonio procede alla verifica della corretta associazione tra codice fornitore e conto di debito, attraverso l’analisi dei seguenti report:

elenco dei codici fornitori creati negli ultimi 180 giorni;

elenco dei codici fornitori con conto in anagrafica diverso dal conto associato al fornitore nelle prime note contabili.

CONTROLLI SULLA FASE DELLA LIQUIDAZIONE DELLE FATTURE

Trimestralmente inoltre il Direttore dell’U.O.C. Provveditorato o suo delegato controlla a campione 3 fatture oggetto di liquidazione, attraverso l’utilizzo del modulo “Fascicolo Elettronico” verificando che vengano rispettate, per ciascuna tipologia fase e attività, a cura del personale responsabile, la congruità - rispetto ai riferimenti documentali – di:

offerte scritte precedentemente richieste ai fornitori e ordini;

ordini e bolle di entrata (natura e quantità delle merci, termini e condizioni di consegna);

bolle di entrata e fatture;

fatture e mandato di pagamento.

Nel caso in cui si riscontrino anomalie dal suddetto controllo sarà cura dell’U.O.C. Economico Finanziario porre in essere le attività necessarie alla risoluzione definitiva della problematica e procedere alla proposizione delle azioni di miglioramento.

Trimestralmente contestualmente all’estrazione degli indicatori di tempestività dell’U.O.C. Economico Finanziario e Patrimonio effettua:

una estrazione delle fatture non liquidate e già scadute e procede all’invio dell’estrazione agli uffici competenti chiedendo le motivazioni del ritardo e sollecitandone la liquidazione;
una estrazione delle fatture liquidate oltre il termine di scadenza e procede all’invio dell’estrazione agli uffici competenti chiedendo le motivazioni del ritardo nella liquidazione;
una estrazione delle note di credito agganciate a fatture con indicazione dell’ammontare

liquidato e pagato, per verificare il corretto utilizzo dell’aggancio delle note di credito.

CONTROLLI SULLA FASE DELLA RILEVAZIONE DEL DEBITO

DEBITI VERSO REGIONE: In fase di chiusura del bilancio di esercizio l’U.O.C. Economico Finanziario verifica che il saldo del conto di “Crediti verso Regione per acconti spesa anno corrente” sia coincidente con il saldo del conto “Debiti verso Regione”.

DEBITI VERSO COMUNI E/O AZIENDE SANITARIE PER PERSONALE COMANDATO:

Trimestralmente e contestualmente alla verifica tra il liquidato dal sistema gestionale del personale e quanto rilevato in contabilità, l’U.O.C. Economico Finanziario verifica il saldo del debito per personale comandato (per tutti i casi in cui la liquidazione sia a carico dell’Azienda ospitante il comando). Verifica inoltre che per il personale comandato, per i quali la liquidazione rimane a carico dell’Azienda presso cui il lavoratore è in aspettativa, sia stato correttamente rilevato il debito attraverso la registrazione della fattura.

DEBITI VERSO FORNITORI

Trimestralmente in sede di redazione del CE trimestrale e in sede di chiusura dell’esercizio l’U.O.C. Economico Finanziario effettua delle verifiche attraverso le seguenti estrazioni automatiche e non : Estrazione delle fatture/note di credito rifiutate con indicazione del fornitore, numero e data del documento rifiutato, importo e motivazione del rifiuto (campo note) nel periodo di riferimento;

Estrazione delle fatture accettate (sia per decorrenza dei termini che non) e non contabilizzate con indicazione del fornitore, numero e data del documento, importo e causale del documento (solitamente indicante la descrizione dell’attività oggetto della fatturazione);

Confronto dei saldi dei partitari individuali dei fornitori con il totale dei saldi per conto di debito (Esempio elenco dei saldi individuali dei fornitori esteri con il saldo del conto di debito “Debiti verso fornitori esteri”) ed eventuale verifica della anomalia;

Estrazione dei saldi di debito con saldo in Dare;

Inoltre in sede di chiusura dell’esercizio verrà effettuata una riconciliazione tra il partitario fornitori ed il libro giornale dell’azienda per verificare possibili anomalie.

L’U.O.C. Economico Finanziario invia al termine dell’esercizio delle lettere di conferma saldi alle altre Aziende Sanitarie della Regione, effettuando una riconciliazione e rilevando le eventuali differenza riscontrate. Le risultanze della riconciliazione sono archiviate presso i locali dell’U.O.C. Economico Finanziario.

DEBITI TRIBUTARI E DEBITI VERSO ISTITUTI PREVIDENZIALI E ASSISTENZIALI:

Mensilmente e contestualmente alla definizione del provvedimento di liquidazione degli emolumenti stipendiali l’U.O.S Trattamento Economico trasmette all’U.O.C. Economico Finanziario un report (estraibile dal sistema gestionale stipendiale) contenente per codice tributo l’indicazione corretta dell’ammontare da liquidare attraverso modello F24 EP entro il 16 del mese successivo a quello di competenza del liquidato. Tale report sarà utilizzato per il confronto con quanto contabilizzato come debito verso i singoli istituti (Inps, Inail, Inpdap ed Erario) per le voci tributo.

DEBITI VERSO ISTITUTO TESORIERE:

In sede di chiusura dell’esercizio e comunque entro il 31 gennaio di ogni anno, l’U.O.C. Economico Finanziario provvede ad estrarre dal sistema TESOWEB, l’elenco dei sospesi in uscita da regolarizzare relativi all’esercizio precedente.

Eventuali sospesi non regolarizzati nel corso dell’esercizio precedente verranno esaminati e verrà richiesto ogni eventuale documentazione e/o dettaglio aggiuntivo necessario alla successiva rilevazione contabile e liquidazione.

Inoltre l’U.O.C. Economico Finanziario effettua un riscontro delle risultanze contabili relative alle posizioni creditorie e debitorie verso l’Istituto Tesoriere esaminando gli estratti conto e predisponendo apposito prospetto di riconciliazione.

CONTROLLI SULLA FASE DEI PAGAMENTI

In sede di verifica di cassa, e comunque almeno trimestralmente, ai fini della attività di verifica e controllo contabile propedeutici alle scritture di assestamento del bilancio di esercizio l’U.O.C. Economico Finanziario effettua una estrazione del totale delle liste inviate all’Istituto Tesoriere sulla piattaforma SIOPE+ o tramite riconciliazione con lo stesso Istituto e le confronta con il totale dei mandati registrati in contabilità ordinaria per verificare che i due totali coincidano e che non ci siano mandati non inviati nel corso dell’esercizio.

REPORT E CONTROLLI IN SEDE DI C.E. E DI CHIUSURA DELL’ESERCIZIO

In sede di redazione del C.E. trimestrale l’U.O.C. Economico Finanziario effettua una analisi degli scostamenti dei costi del periodo corrente rispetto ai costi dello stesso periodo dell’anno precedente ed ai costi dell’anno precedente rapportati al periodo.

Tale analisi viene effettuata a livello di CE e dello stesso viene data espressa e dettagliata comunicazione nella relazione di accompagnamento al CE Trimestrale oggetto di redazione. L’U.O.C. Economico Finanziario nella stessa sede effettua un monitoraggio dei costi rispetto ai valori indicati nel bilancio di previsione ed al budget e ne dà espressa e dettagliata comunicazione nella relazione di cui sopra.

Semestralmente l’U.O.C. Economico Finanziario effettua un monitoraggio aggiuntivo dei debiti di bilancio

per verificare che non sussistano anomalie rispetto al Bilancio Previsionale e/o al Budget. In caso si riscontrino anomali verrà effettuata apposita relazione inviata alle UU.OO. competenti al fine di risolvere le problematiche evidenziate.

In occasione della redazione del CE Trimestrale inoltre l’U.O.C. Economico Finanziario effettua un controllo ed una analisi comparativa della spesa nel tempo e nello spazio con individuazione di un set di indicatori di riferimento qui di seguito riepilogati:

Indicatore di tempestività dei pagamenti;

% delle sopravvenienze passive sul totale della Gestione Straordinaria;

% delle sopravvenienze attive sul totale della Gestione Straordinaria;

% del costo del personale aziendale sul costo del personale totale;

% del costo del personale universitario sul costo del personale totale;

% del costo per borsisti e xx.xx.xx. sul costo del personale totale;
% del costo per borsisti e xx.xx.xx. finanziati sul costo del personale totale;
% del costo IRAP sul costo del personale totale;
% del costo per compartecipazione attività intramuraria, comprensivo di accantonamento a fondo perequativo e irap, sul correlato Ricavo;
% dei servizi sanitari sul totale dei servizi al netto del costo del personale;
% dei servizi non sanitari sul totale dei servizi al netto del costo del personale;
% dei servizi appaltati sul totale del costo della produzione;
% del costo per farmaci antivirali per epatite, al lordo delle note di credito, sul totale della spesa per acquisto di beni sanitari;
% del costo per farmaci a rimborso (File F senza epatite) sul totale della spesa per acquisto di beni sanitari;
% del costo per farmaci non a rimborso sul totale della spesa per acquisto di beni sanitari;
% del costo per dispositivi sul totale della spesa per acquisto di beni sanitari;
% del costo per farmaci a rimborso (File F comprensivo di epatite) sul Ricavo per mobilità da Flusso F stimato;
% delle giacenze finali di xxxxxxxxx sul totale della spesa per acquisto di beni;
% del costo per personale comandato in sul costo totale del personale;
% del ricavo per rimborso personale comandato out sul costo totale del personale.
% delle fatture aperte rispetto al fatturato totale del periodo;
% delle fatture scadute e non pagate rispetto al fatturato totale del periodo;
% dei debiti verso fornitori per immobilizzazioni sul totale dei debiti verso fornitori.

I suddetti indicatori potranno essere rettificati o ne potranno essere aggiunti altri con l’intento di monitorare in maniera più efficace la spesa ed il correlato debito nel tempo. L’elenco degli indicatori e il suo andamento

nello spazio e nel tempo verranno manutenuti presso l’U.O.C Economico Finanziario e saranno trasmessi periodicamente alla Direzione Strategica per le opportune valutazioni.

Ai fini della chiusura dell’esercizio e per le attività di verifica e controllo contabili propedeutici alle scritture di assestamento del bilancio di esercizio l’U.O.C. Economico Finanziario provvede ad estrarre dal sistema gestionale contabile i seguenti report:

elenco dei saldi dei fornitori per i conti attinenti i DEBITI VERSO SOCIETA’ CONTROLLATE E COLLEGATE, sintetico ed analitico(contenente numero documento, data documento, importo e causale);
elenco dei saldi dei fornitori per i conti attinenti i DEBITI VERSO COMUNI sintetico ed analitico(contenente numero documento, data documento, importo e causale);
elenco dei saldi dei fornitori per i conti attinenti i DEBITI VERSO AZIENDE SANITARIE suddivisi

in INTRA ED EXTRA REGIONE sintetico ed analitico(contenente numero documento, data documento, importo e causale);

elenco dei saldi di tutti i conti di debito suddiviso per anno di formazione del debito;
elenco dei saldi di tutti i conti di debito suddiviso per anno di scadenza del debito;

Inoltre ai fini della rilevazione delle scritture di assestamento del bilancio di esercizio l’U.O.C. Economico Finanziaria provvede a verificare, con e senza l’ausilio del sistema gestionale:

che non vi siano conti di debito con saldo positivo in dare;
la riapertura di ratei e risconti e la loro chiusura di fine esercizio;
che non vi siano scritture di partita doppia monche o partite finanziarie che non abbiano generato prima nota contabile;
che le voci di conto economico associato a voci di CE “R” (vale a dire partire infragruppo) siano state utilizzate solo ed esclusivamente per rilevare costi provenienti da Aziende Sanitarie della Regione;
Che le voci di conto economico su progetti siano rilevate correttamente attraverso l’utilizzo della commessa (si rimanda alla specifica procedura in materia);
Che i debiti verso il personale per i fondi accessori coincidano con la tabella F del Flusso del Personale;

Matrice dei controlli

Controllo

Responsabile

Periodicità rilevazione

Evidenza del controllo

Tipo controllo

Verifica sul frazionamento per gli acquisti in economia, estrazione da gestionale di report riportante l’anagrafica prodotti distinta per contratto e per fornitore

UOC

Provveditorato

Semestrale

Evidenza dei controlli su eventuali frazionamenti.

Informatico

/Manuale

Controllo procedura di gara eseguita dal RUP

UOC

Provveditorato

Semestrale

Evidenza della

verifica delle procedure sottoposte a controllo

Manuale

Verifica su elenco dei contratti in vigore (non scaduti) con sforamento (cioè valore ordinato superiore al 50% del valore del periodo);

UOC

Provveditorato

Mensile

Evidenza della verifica delle cause che hanno generato l’anomalia

Informatico

/Manuale

Verifica su elenco dei contratti in vigore (non scaduti) con ordinato superiore al valore totale (anche se pluriennale) del contratto);

UOC

Provveditorato

Mensile

Evidenza della verifica delle cause che hanno generato l’anomalia

Informatico

/Manuale

Verifica su elenco dei contratti in vigore (non scaduti) con ordinato superiore al valore totale (anche se pluriennale) del contratto)

UOC

Provveditorato

Mensile

Evidenza della verifica delle cause che hanno generato l’anomalia

Informatico

/Manuale

Verifica su elenco dei contratti scaduti con ordini effettuati dopo la data della scadenza

UOC

Provveditorato

Mensile

Evidenza della verifica delle cause che hanno generato l’anomalia

Informatico

/Manuale

Verifica su elenco dei contratti in vigore senza CIG

UOC

Provveditorato

Mensile

Evidenza della verifica delle cause che hanno generato l’anomalia

Informatico

/Manuale

Monitoraggio automatico, al fine di evitare il frazionamento, del sistema per gli acquisti in economia

UOC

Provveditorato

Bimestrale

Evidenza della verifica dei casi di frazionamento e delle soluzioni adottare

Informatico

/Manuale

Verifica note di credito non stornate a costo con particolare riferimento alle note AIFA

UOC Economico Finanziario e Patrimoniale

Mensile

Evidenza della verifica delle note non collegate alle fatture

Informatico

/Manuale

10)

L’U.O.C. Economico Finanziario estrae dal sistema gestionale un report contenente le fatture smistate in quel mese agli uffici liquidatori. Il report viene utilizzato per verificare il corretto

smistamento delle fatture.

UOC Economico Finanziario e Patrimoniale

Mensile

Evidenza delle

correzioni degli eventuali errori

Informatico

/Manuale

11)

Verifica da parte degli uffici liquidatori:

corrispondenza della quantità ordinata, quantità ricevuta e quantità fatturata attraverso la verifica documentale;
corrispondenza tra prezzo contrattuale, prezzo inserito nell’ordine, prezzo fatturato;

Uffici liquidatori

Per ogni liquidazione

Evidenza della verifica

Manuale

12)

Nel caso in cui si tratti di fatture senza obbligo di ordine informatizzato, e nel caso di fatture per prestazioni di servizi, verifica avvenuta prestazione del servizio

Uffici liquidatori

Per ogni liquidazione

Evidenza della verifica

Manuale

13)

Controllo correttezza formale

UOC Economico Finanziario e Patrimoniale

Per ogni liquidazione

Evidenza della verifica

Manuale

14)

Verifica Durc

UOC Economico Finanziario e Patrimoniale

Per ogni liquidazione

Stampa Durc allegata a ciascun

provvedimento di

liquidazione per ciascun fornitore

Manuale

15)

Verifica per i provvedimenti superiori a 5.000,00 euro previsto dall'articolo 48bis del D.P.R. 29 settembre 1973 n. 602 “cosidetto controllo equitalia”

UOC Economico Finanziario e Patrimoniale

Per ogni liquidazione

Stampa controllo allegata a ciascun provvedimento di

liquidazione per ciascun fornitore

Manuale

16.1)

Controlli sulla fase dell’ordine: elenco dei buchi nella numerazione degli ordini

U.O.C.

Provveditorato e

U.O.C. Farmacia

Mensile

Evidenza sui buchi sul numero degli ordini indicato nella mail automatica

Informatico

16.2)

Controlli sulla fase dell’ordine: elenco degli ordini annullati

U.O.C.

Provveditorato e

U.O.C. Farmacia

Mensile

Evidenza sugli ordini annullati indicati nella mail automatica

Informatico

16.3)

Controlli sulla fase dell’ordine: elenco degli ordini con numerazione e data non coerenti

U.O.C.

Provveditorato e

U.O.C. Farmacia

Mensile

Evidenza sulle incoerenze indicate nella mail automatica

Informatico

17.1)

Controlli sulla fase del pagamento: verifica a campione di tre mandati di pagamento:

Verifica esistenza appropriata autorizzazione;
Verifica definizione chiara dei poteri autorizzativi negli ordini
Verifica chiara evidenza delle quantità ordinate, e dei relativi prezzi e delle altre condizioni
Verifica archivio ordini di acquisto
Verifica segregazione autorizzazione e richiesta approvvigionamenti
Verifica segregazione approvazione fattura e procedura di acquisizione
Verifica segregazione tra chi acquista, riceve e attesta l’esecuzione e i chi paga
Verifica segregazione tra chi riceve i beni o attesta l’esecuzione e i chi gestisce le fatture

UOC Economico Finanziario e Patrimoniale

Trimestrale

Evidenza dei controlli effettuati

Informatico/ manuale

17.2)

Controlli sulla fase del pagamento: Verifica corretta associazione tra codice fornitore e conto di debito attraverso:

elenco dei codici fornitori creati negli ultimi 180 giorni;
elenco dei codici fornitori con conto in anagrafica diverso dal conto associato

al fornitore nelle prime note contabili;

UOC Economico Finanziario e Patrimoniale

Semestrale

Evidenza dei controlli effettuati

Informatico/ manuale

18.1)

Controlli sulla fase della liquidazione delle fatture: Verifica attraverso l’utilizzo del modulo “Fascicolo Elettronico”:

offerte scritte precedentemente richieste ai fornitori e ordini;
ordini e bolle di entrata (natura e quantità delle merci, termini e condizioni di consegna);
bolle di entrata e fatture;
fatture e mandato di pagamento.

UOC

Provveditorato

Trimestrale

Evidenza dei controlli effettuati

Informatico/ manuale

18.2)

Controlli sulla fase della liquidazione delle fatture: estrazione delle fatture non liquidate e già scadute e invio dell’estrazione agli uffici competenti chiedendo le motivazioni del ritardo e

sollecitandone la liquidazione;

UOC Economico Finanziario e Patrimoniale

Trimestrale

Evidenza dell’invio

Informatico/ manuale

18.3)

Controlli sulla fase della liquidazione delle fatture: estrazione delle fatture liquidate oltre il termine di scadenza e invio dell’estrazione agli uffici competenti chiedendo le motivazioni del ritardo nella

liquidazione;

UOC Economico Finanziario e Patrimoniale

Trimestrale

Evidenza dell’invio

Informatico/ manuale

18.4)

Controlli sulla fase della liquidazione delle fatture: estrazione delle note di credito agganciate a fatture con indicazione dell’ammontare liquidato e pagato, per verificare il corretto utilizzo dell’aggancio

delle note di credito.

UOC Economico Finanziario e Patrimoniale

Trimestrale

Evidenza dell’invio

Informatico/ manuale

19.1)

Controlli sulla fase della rilevazione del debito: verifica che il saldo del conto di “Crediti verso Regione per acconti spesa anno corrente” sia coincidente con il saldo del conto “Debiti verso Regione”

UOC Economico Finanziario e Patrimoniale

A chiusura esercizio

Evidenza della verifica

Informatico/ manuale

19.2)

Controlli sulla fase della rilevazione del debito: verifica che il saldo del debito per personale comandato

UOC Economico Finanziario e Patrimoniale

Trimestralmente e contestualmente alla verifica tra il liquidato dal sistema gestionale

Evidenza della verifica

Informatico/ manuale

19.3)

Controlli sulla fase della rilevazione del debito: Verifica che per il personale comandato, per i quali la liquidazione rimane a carico dell’Azienda presso cui il lavoratore è in aspettativa, sia stato correttamente rilevato il debito attraverso

la registrazione della fattura.

UOC Economico Finanziario e Patrimoniale

Trimestralmente e contestualmente alla verifica tra il liquidato dal sistema gestionale

Evidenza della verifica

Informatico/ manuale

19.4)

Controlli sulla fase della rilevazione del debito: verifica dell’estrazione delle fatture/note di credito rifiutate con indicazione del fornitore, numero e data del documento rifiutato, importo e motivazione del rifiuto (campo note) nel

periodo di riferimento;

UOC Economico Finanziario e Patrimoniale

Trimestralmente in sede di redazione del CE trimestrale e in sede di chiusura dell’esercizio

Evidenza della verifica

Informatico/ manuale

19.5)

Controlli sulla fase della rilevazione del debito: verifica dell’estrazione delle fatture accettate (sia per decorrenza dei termini che non) e non contabilizzate con indicazione del fornitore, numero e data del documento, importo e causale del documento (solitamente indicante la descrizione dell’attività oggetto della

fatturazione);

UOC Economico Finanziario e Patrimoniale

Trimestralmente in sede di redazione del CE trimestrale e in sede di chiusura dell’esercizio

Evidenza della verifica

Informatico/ manuale

19.6)

Controlli sulla fase della rilevazione del debito: verifica dell’estrazione delle note di credito per epatite, sia contabilizzate che non, con indicazione minima del fornitore, numero e data del documento, importo e

causale nel periodo di riferimento;

UOC Economico Finanziario e Patrimoniale

Trimestralmente in sede di redazione del CE trimestrale e in sede di chiusura dell’esercizio

Evidenza della verifica

Informatico/ manuale

19.7)

Controlli sulla fase della rilevazione del debito: verifica dei saldi dei partitari individuali dei fornitori con il totale dei saldi per conto di debito;

UOC Economico Finanziario e Patrimoniale

Trimestralmente in sede di redazione del CE trimestrale e in sede di chiusura dell’esercizio

Evidenza della verifica

Informatico/ manuale

19.8)

Controlli sulla fase della rilevazione del debito: Confronto report (estraibile dal sistema gestionale stipendiale) contenente per codice tributo l’indicazione dell’ammontare da liquidare attraverso modello F24 EP e quanto automaticamente generato come debito verso i singoli istituti (Inps, Inail, Inpdap ed

Erario) per le voci tributo dal sistema gestionale integrato contabilità/stipendi.

U.O.S

Trattamento Economico

UOC Economico Finanziario e Patrimoniale

Mensilmente e contestualmente alla definizione del

provvedimento di liquidazione degli emolumenti stipendiali

Evidenza del confronto

Informatico/ manuale

19.9)

Controlli sulla fase della rilevazione del debito: Verifica eventuali sospesi non regolarizzati (Estrazione dal sistema TESOWEB) nel corso dell’esercizio precedente

UOC Economico Finanziario e Patrimoniale

In sede di chiusura dell’esercizio e comunque entro il 31 gennaio di ogni anno

Evidenza del confronto

Informatico/ manuale

19.10)

Controlli sulla fase della rilevazione del debito: Riscontro delle risultanze contabili relative alle posizioni creditorie e debitorie verso l’Istituto Tesoriere esaminando gli estratti conto e predisponendo apposito

prospetto di riconciliazione.

UOC Economico Finanziario e Patrimoniale

In sede di chiusura dell’esercizio e comunque entro il 31 gennaio di ogni anno

Evidenza del confronto

Informatico/ manuale

20)

Controlli sulla fase dei pagamenti: Confronto tra una estrazione del totale delle liste inviate all’Istituto Tesoriere sulla piattaforma SIOPE + o tramite riconciliazione con lo stesso Istituto, e il totale dei mandati registrati in contabilità ordinaria per verificare che i due totali coincidano e che

non ci siano mandati non inviati nel corso dell’esercizio.

UOC Economico Finanziario e Patrimoniale

In sede di verifica di cassa e

trimestralmente

Evidenza del confronto

Informatico

21.1)

Controlli in sede di CE: Analisi degli scostamenti dei costi del periodo corrente rispetto ai costi dello stesso periodo dell’anno precedente ed ai costi dell’anno precedente rapportati al periodo.

UOC Economico Finanziario e Patrimoniale

Trimestralmente In sede di redazione del CE

Evidenza analisi nella relazione di

accompagnamento al CE Trimestrale oggetto di redazione.

Manuale

21.2)

Controlli in sede di CE:: Monitoraggio dei costi rispetto ai valori indicati nel bilancio di previsione ed al budget

UOC Economico Finanziario e Patrimoniale

Trimestralmente In sede di redazione del CE

Evidenza analisi nella relazione di

accompagnamento al CE Trimestrale oggetto di redazione

Manuale

21.3)

Controlli in sede di CE: Monitoraggio aggiuntivo dei debiti di bilancio per verificare che non sussistano anomalie rispetto al Bilancio Previsionale e/o al Budget..

UOC Economico Finanziario e Patrimoniale

Semestralmente

In caso di anomalie relazione inviata alle UU.OO competenti al fine di risolvere le problematiche

evidenziate

Manuale

21.4)

Controlli in sede di CE: elenco dei saldi dei fornitori per i conti attinenti i DEBITI VERSO SOCIETA’ CONTROLLATE E

COLLEGATE,sintetico ed analitico(contenente numero documento, data documento, importo e causale);

UOC Economico Finanziario e Patrimoniale

Alla chiusura dell’esercizio

Evidenza del controllo

Informatico/ manuale

21.5)

Controlli in sede di CE: Controllo elenco dei saldi dei fornitori per i conti attinenti i DEBITI VERSO COMUNI sintetico ed analitico(contenente numero documento, data documento, importo e causale)

UOC Economico Finanziario e Patrimoniale

Alla chiusura dell’esercizio

Evidenza del controllo

Informatico/ manuale

21.6)

Controlli in sede di CE: Controllo elenco dei saldi dei fornitori per i conti attinenti i DEBITI VERSO AZIENDE SANITARIE

suddivisi in INTRA ED EXTRA REGIONE sintetico ed analitico (contenente numero documento, data documento, importo e

causale)

UOC Economico Finanziario e Patrimoniale

Alla chiusura dell’esercizio

Evidenza del controllo

Informatico/ manuale

21.7)

Controlli in sede di CE: Controllo sui elenco dei saldi di tutti i conti di debito suddiviso per anno di formazione del debito

UOC Economico Finanziario e Patrimoniale

Alla chiusura dell’esercizio

Evidenza del controllo

Informatico/ manuale

21.8)

Controlli in sede di CE: Controllo elenco dei saldi di tutti i conti di debito suddiviso per anno di scadenza del debito;

Inoltre ai fini della rilevazione delle scritture di assestamento del bilancio di esercizio l’U.O.C. Economico Finanziaria provvede a verificare, con e senza l’ausilio

del sistema gestionale:

UOC Economico Finanziario e Patrimoniale

Alla chiusura dell’esercizio

Evidenza del controllo

Informatico/ manuale

21.9)

Controlli in sede di CE: Controllo che non vi siano conti di debito con saldo positivo in dare;

UOC Economico Finanziario e Patrimoniale

Alla chiusura dell’esercizio

Evidenza del controllo

Informatico/ manuale

21.10)

Controlli in sede di CE: Controllo sulla riapertura di ratei e risconti e la loro chiusura di fine esercizio;

UOC Economico Finanziario e Patrimoniale

Alla chiusura dell’esercizio

Evidenza del controllo

Informatico/ manuale

21.11)

Controlli in sede di CE: Controllo che non vi siano scritture di partita doppia monche o partite finanziarie che non abbiano generato prima nota contabile

UOC Economico Finanziario e Patrimoniale

Alla chiusura dell’esercizio

Evidenza del controllo

Informatico/ manuale

21.12)

Controlli in sede di CE: Controllo che le voci di conto economico associato a voci di CE “R” (vale a dire partire infragruppo) siano state utilizzate solo ed esclusivamente per rilevare costi provenienti da Aziende Sanitarie della

Regione;

UOC Economico Finanziario e Patrimoniale

Alla chiusura dell’esercizio

Evidenza del controllo

Informatico/ manuale

21.13)

Controlli in sede di CE: Controllo che le voci di conto economico su progetti siano rilevate correttamente attraverso l’utilizzo della commessa (si rimanda alla specifica procedura in materia);

UOC Economico Finanziario e Patrimoniale

Alla chiusura dell’esercizio

Evidenza del controllo

Informatico/ manuale

21.14)

Controlli in sede di CE: Controllo che i debiti verso il personale per i fondi accessori coincidano con la tabella F del Flusso del Personale

UOC Economico Finanziario e Patrimoniale

Alla chiusura dell’esercizio

Evidenza del controllo

Informatico/ manuale

APPLICAZIONE DELLA PROCEDURA

Il Controllo di Gestione mediante l’applicazione dei pertinenti filtri produce, attraverso il sistema informativo, la reportistica necessaria al monitoraggio periodico degli "acquisti in economia" e procedure negoziate.

Alla stessa stregua viene popolato il “Flusso informativo per la rilevazione delle movimentazioni dei Beni Sanitari e non Sanitari”, rispetto al quale sono oggetto di rilevazione i dati relativi alle movimentazioni in ingresso, in transito interno e in uscita di:

Beni Sanitari, articolati in:
- specialità medicinali, destinate sia al consumo interno dell’Azienda sia alla dispensazione al paziente in regime di distribuzione diretta e per conto;
- dispositivi medici direttamente acquistati dalle aziende del SSR;
- altre tipologie di beni sanitari non incluse nelle categorie precedenti;
Beni non Sanitari.

Per ogni categoria di bene, la base dati gestita come al precedente par. 12 consente di rilevare le movimentazioni relative a:

xxxxxxx a magazzino di beni propri e/o beni di terzi;
xxxxxxxx xx xxxxxxxxx di beni propri e di terzi al centro utilizzatore: a tal proposito un bene è da considerarsi consumato quando viene trasferito dal magazzino centrale al reparto. In questa fase, pertanto, non si rilevano ancora le movimentazioni delle scorte di reparto;
scarichi di farmaci, nel caso della distribuzione diretta e/o per conto;
altre movimentazioni, quali:
- trasferimento tra magazzini di una stessa Azienda (che non si traducono nel consumo del bene);
- xxxx (a magazzino da parte di un reparto/a fornitore da parte di un magazzino) e rettifiche di inventario.

Sono, altresì, oggetto di rilevazione le movimentazioni in ingresso dei beni durevoli (apparecchiature sanitarie, automezzi, arredi, beni mobili vari, ad eccezione dei grandi impianti).

Attraverso la separazione delle funzioni di cui all’obiettivo I 6.1, viene garantito il modus operandi di seguito descritto:

Le fatture vengono approvate da personale diverso dal personale incaricato della procedura di acquisizione
I pagamenti vengono effettuati da personale diverso da quello che acquista e da quello che riceve i beni o attesta l’esecuzione dei servizi
Il personale che riceve i beni o attesta l’esecuzione dei servizi non gestisce le fatture
Le riconciliazioni non vengono effettuate dallo stesso personale che gestisce la transazione principale
La responsabilità della supervisione degli inventari fisici è separata dalla funzione di gestione degli inventari (vedasi obiettivo D2) “Gestione inventari cespiti” dei PAC

Attraverso il workflow, vengono inoltre adottate apposite attestazioni/matching che, per ciascuna tipologia

fase e attività, a cura del personale responsabile, venga indicata la congruità - rispetto ai riferimenti documentali – di:

offerte e ordini,
ordini e bolle di entrata (natura e quantità delle merci, termini e condizioni di consegna),
bolle di entrata e fatture,
fatture e mandato di pagamento

Il sistema informativo genera inoltre un report tale da dare evidenza degli atti del fornitore che non sono in accordo con l'ordine d'acquisto (prezzo, quantità, servizio e data di consegna) e che possono avere un impatto sul processo di controllo delle autorizzazioni.

INDICATORI

Per quanto sopra rappresentato, la procedura in oggetto assicura il rispetto delle condizioni di seguito riportate, oggetto di verifiche di cui agli obiettivi I1.3, I3.3 e I6.3 dei PAC.

gli acquisti devono essere effettuati sulla base di appropriate autorizzazioni interne e, laddove richiesto, sulla base di apposite approvazioni regionali coerentemente, anche, ai budget assegnati
- Gli acquisti di beni e servizi seguono alla programmazione e dunque all'approvazione del piano da parte della Direzione, sia che trattasi di beni (materiale di consumo) che di servizi, nei limiti del budget (quando la relativa spesa grava sul bilancio corrente).

Qualora l'acquisto benefici di finanziamenti finalizzati regionali e/o europei, viene preceduto dall'acquisizione del decreto di ammissione a finanziamento.

siano chiaramente definiti i poteri di autorizzare ordinazioni ed i relativi limiti
- Il sistema informatico aziendale non consente l'emissione dell'ordine se lo stesso non trova capienza finanziariamente nel conto in cui è allocato il pertinente budget dalla Direzione; pertanto è, imprescindibile che l'ordine sia coerente con il budget. I limiti ai poteri di emettere gli ordini sono determinati dal valore contrattuale e dalla durata del contratto; è consentito l'incremento del 5° quando il contratto si dimostri insufficiente a coprire il fabbisogno nel tempo previsto ovvero quando necessita un incremento di fabbisogno nelle more di stipulare il nuovo contratto.
gli ordini di acquisto devono essere emessi sulla base di richieste scritte di approvvigionamento
- Sia che si tratti di beni e servizi già ricompresi in contratti vigenti che di nuove forniture, l’acquisizione è fondata su una motivata richiesta di approvvigionamento. Per far fronte ad esigenze urgenti, le richieste che comportano il superamento del budget provengono dalle UU.OO. abilitate e vanno autorizzate specificatamente dalla Direzione Aziendale che ne indica anche la modalità di copertura economica.
gli ordini di acquisto siano numerati in sequenza
- gli ordini sono necessariamente numerati in sequenza perché vengono elaborati mediante piattaforma informatica
negli ordini di acquisto deve essere data chiara evidenza delle quantità ordinate, dei relativi prezzi, delle altre condizioni di acquisto
- gli ordini riportano la codifica interna, i codici prodotti, le quantità, i prezzi e quant'altro previsto come condizioni di vendita
gli ordini di acquisto devono essere regolarmente archiviati
- gli ordini vengono archiviati oltre che nella memoria informatica anche cartaceamente presso l’archivio del Provveditorato, della Farmacia e delle ulteriori UUOO competenti. Nell'ipotesi di guasto al sistema informatico si procederà ad espletare gli stessi adempimenti con i medesimi contenuti con note cartacee che entro i successivi 30 giorni verranno caricati nel sistema informatico.
chi autorizza le ordinazioni deve essere indipendente da chi richiede gli approvvigionamenti ecc.
- I soggetti abilitati ad emettere gli ordini sono dotati di password personali, sia se appartengono alla Farmacia che al Provveditorato che alle ulteriori UUOO competenti. Chi richiede gli approvvigionamenti è sempre il Direttore dell'U.O. sanitaria o il Direttore della UOC di riferimento; facendo rinvio alla procedura di cui all’obiettivo E2.1), per i beni sanitari chi autorizza è la Farmacia (Direttore e/o Farmacista Dirigente), mentre per i beni non sanitari economali chi autorizza è il Dirigente dell’U.O.S. Economato o della U.O.C. Amministrativa/Sanitaria Ospedaliera/Distrettuale – previa verifica del sotto scorta o di assenza di giacenze -, residuando i seguenti ulteriori beni non sanitari sotto la responsabilità delle medesime UOC Amministrative/Sanitarie pertinenti:
  - Prodotti alimentari
  - Materiali di guardaroba, di pulizia, e di convivenza in genere
  - Combustibili, carburanti e lubrificanti
  - Materiale per la manutenzione

Pertanto, vi è sempre una distinzione del soggetto che fa le richieste e di quello che le autorizza.

MONITORAGGIO E REVISIONE

La presente procedura è monitorata al fine di valutarne il grado di adesione, rilevare eventuali criticità nonché verificare la necessità di aggiornarne il contenuto.

Si affidano alle Direzioni delle UU.OO. e della Farmacie Aziendali dell'ASP e ai Responsabili dei magazzini periferici e di reparto, le seguenti azioni:

diffusione delle informazioni contenute nella presente procedura a tutti gli operatori coinvolti;
audit interni sul grado di adesione e su eventuali criticità di applicazione della procedura stessa.

La presente procedura ha validità fino ad aggiornamento e/o revisione.

ALLEGATI

Allegato 1: Manuale modalita' operative espletamento procedure di approvvigionamento

1 In tal senso si evidenzia che gli «appalti pubblici di lavori» non rappresentano argomento di disamina rispetto agli obiettivi di cui al precedente par. 1

2 Le Strutture Proponenti devono effettuare una verifica circa i fabbisogni finalizzati a garantire prioritariamente la propria attività nel contesto sia del perseguimento degli obiettivi Aziendali (conformi ed in aderenza ag1i indirizzi contenuti nel Piano Sanitario Regionale) che di quelli assegnati al Direttore Generale; si dovrà inoltre tenere conto dei fattori di utilità, efficacia ed efficienza.

In tale contesto, dette verifiche devono considerare le analisi già effettuate (se ancora necessarie e non superate) e le valutazioni delle Aree di appartenenza (Direzione Sanitaria e Amministrativa).

I Direttori delle Strutture dovranno condividere tale processo secondo delle proprie valutazioni verificando, nella fase preliminare, la possibilità di coinvolgere il proprio personale; nei casi invece di tematiche particolari, sarà possibile coinvolgere le altre Strutture aziendali più competenti.

Rimane evidente che dette analisi devono essere condivise sia nell’ambito delle macrostrutture di riferimento che nell'Area Sanitaria/Amministrativa alla quale la Struttura appartiene che dovranno essere informate sullo sviluppo delle attività.

Tale verifica deve comprendere l'analisi delle criticità volte a risolvere principalmente i seguenti aspetti:

Sicurezza: dovranno essere valutate puntualmente tutte le situazioni di criticità che potrebbero comportare episodi di rischio infortunio sia per il proprio personale che per i fruitori del servizio (utenti, pazienti, visitatori, operatori terzi…);
Adeguamento normativo: si intende il recepimento di nuove disposizioni e/o normative sopraggiunte per le quali risulti necessario effettuare investimenti specifici;
Accreditamento: si dovranno considerare le prescrizioni contenute nella Decreto 890 del 17/06/2002 in merito ai "requisiti strutturali e minimi tecnologici" (si specifica che i requisiti organizzativi non sono compresi nella presente procedura, in quanto riferite al personale);
Mantenimento e conservazione del patrimonio esistente: trattasi di interventi ordinari e straordinari finalizzati a garantire l’efficienza delle strutture e delle attrezzature in dotazione all'Azienda;

Miglioramento del servizio: realizzazione di opere ed acquisto di attrezzature finalizzate al miglioramento qualitativo e quantitativo delle prestazioni erogate dalla struttura (richiesta di incremento attività, riduzione tempi di attesa, ottimizzazione attività, ecc.) rientrano in tale ambito anche le valutazioni circa 1'ampliamento e/o trasferimento delle strutture e tecnologie.

3 In particolare, il contenuto del progetto per gli appalti di servizi si compone di:

Relazione tecnico-illustrativa
Indicazioni e disposizioni per i documenti inerenti alla sicurezza
Calcolo degli importi per l'acquisizione dei servizi, con indicazione degli oneri della sicurezza non soggetti a ribasso
Prospetto economico degli oneri complessivi necessari per l'acquisizione dei servizi

Capitolato speciale descrittivo e prestazionale (specifiche tecniche, requisiti minimi e aspetti che possono essere oggetto di variante migliorativa) con indicazione dei criteri premiali da applicare in sede di gara e di altre circostanze che potrebbero determinare la modifica delle condizioni negoziali durante il periodo di validità.

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AZIENDA SANITARIA PROVINCIALE DI CALTANISSETTA PROCEDURA OPERATIVA CICLO PASSIVO AREA DEBITI E COSTI ASP CL

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AZIENDA SANITARIA PROVINCIALE DI CALTANISSETTA PROCEDURA OPERATIVA CICLO PASSIVO AREA DEBITI E COSTI ASP CL

OBIETTIVI

AMBITO DI APPLICAZIONE

RIFERIMENTI

DESTINATARI

DEFINIZIONI, ABBREVIAZIONI E ACRONIMI

PRINCIPI GENERALI: PROGRAMMA BIENNALE DEGLI ACQUISTI DI BENI E SERVIZI

ACQUISIZIONE FORNITURE DI BENI E SERVIZI

PRINCIPI GENERALI

PREDISPOSIZIONE, EMISSIONE E APPROVAZIONE RICHIESTA ACQUISIZIONE

NUOVA FORNITURA DI BENI O SERVIZI

BENI O SERVIZI IN SOMMINISTRAZIONE CONTINUATIVA

PRINCIPI COMUNI

VARIAZIONI DEL PROGRAMMA BIENNALE DEGLI ACQUISTI DI BENI E SERVIZI

RESPONSABILITÀ FASI "DETERMINAZIONE DEL FABBISOGNO - STIPULA DEL CONTRATTO"

ESECUZIONE DEL CONTRATTO

RESPONSABILITÀ ESECUZIONE DEL CONTRATTO

FORNITURE BENI (INVENTARIABILI)

FORNITURE BENI (NON INVENTARIABILI)

FORNITURE SERVIZI

MODALITA’ GESTIONE CICLO PASSIVO

CONTROLLI SULL’ACQUISTO DI BENI E SERVIZI

CONTROLLI SULLA FASE DELL’ORDINE

CONTROLLI SULLA FASE DELL’EMISSIONE DEGLI ORDINATIVI

CONTROLLI SULLA FASE DELL’ ANAGRAFICA

CONTROLLI SULLA FASE DELLA LIQUIDAZIONE DELLE FATTURE

CONTROLLI SULLA FASE DELLA RILEVAZIONE DEL DEBITO

DEBITI TRIBUTARI E DEBITI VERSO ISTITUTI PREVIDENZIALI E ASSISTENZIALI:

DEBITI VERSO ISTITUTO TESORIERE:

CONTROLLI SULLA FASE DEI PAGAMENTI

REPORT E CONTROLLI IN SEDE DI C.E. E DI CHIUSURA DELL’ESERCIZIO

Matrice dei controlli

APPLICAZIONE DELLA PROCEDURA

INDICATORI

MONITORAGGIO E REVISIONE

ALLEGATI

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