PARTG III

PARTG III

NORMG SPGCIFICHG APPLICABILI AGLI APPALTI DI FORNITURG

13. INTRODUZIONG

Gli appalti di forniture hanno per oggetto la progettazione, la fabbricazione, la consegna sul posto, il montaggio, la messa in opera di forniture, nonché tutti gli altri compiti previsti dal contratto d’appalto, quali la manutenzione, le riparazioni, la formazione, i servizi post vendita, ecc.

Per fornitori si intendono le persone fisiche o giuridiche che effettuano forniture. Il fornitore che presenta un’offerta viene chiamato offerente, quello che richiede di partecipare ad una procedura semplificata viene chiamato candidato.

Per amministrazione aggiudicatrice (sempre specificata nel bando di gara) si intende l’autorità abilitata a concludere il contratto di appalto. I contratti di forniture sono generalmente conclusi dal beneficiario con il quale la Commissione stipula una convenzione di finanziamento (appalti decentrati).

Il beneficiario sottopone all’approvazione della Commissione i fascicoli di gara prima di indire le gare; in base alle decisioni conseguentemente adottate, e in stretta collaborazione con la Commissione, indice le gare, riceve le offerte, presiede al loro spoglio e stabilisce i risultati delle gare; infine, trasmette per accordo alla Commissione i risultati dello spoglio delle offerte, unitamente a una proposta di aggiudicazione dell'appalto. Una volta ottenuto tale accordo, firma gli appalti e li notifica alla Commissione. La Commissione è sempre invitata ufficialmente ed è rappresentata, di norma, durante l'apertura e la valutazione delle offerte.

14. PROCGDURG DI AGGIUDICAZIONG DGGLI APPALTI

14.1 Appalti pari o superiori a 150.000 GUR

14.1.1 Procedura aperta

Di norma i contratti di forniture sono aggiudicati mediante gara d'appalto aperta internazionale, previa pubblicazione di un bando. La Commissione, che agisce in nome e per conto del beneficiario può altresì procedere all'aggiudicazione di contratti quadro per l'acquisto ripetitivo di alcune forniture identiche o dello stesso tipo.

14.1.2 Procedura negoziata

Gli appalti di forniture, tuttavia, possono essere aggiudicati mediante procedura negoziata, previo accordo della Commissione, nei seguenti casi:

(a) quando l'urgenza imperiosa, a seguito di eventi imprevedibili per le amministrazioni aggiudicatrici interessate, non è compatibile con le scadenze imposte dalle procedure aperte o semplificate descritte ai punti 15, 16 e 17. Le circostanze invocate per giustificare l'urgenza imperiosa non devono in alcun caso essere imputabili all'amministrazione aggiudicatrice;

(b) quando la natura o le particolari caratteristiche di talune forniture lo giustifichino, ad esempio, quando l'esecuzione dell'appalto è riservata esclusivamente ai titolari di brevetti o di licenze che ne disciplinano l'impiego;

(c) per le consegne complementari effettuate dal fornitore iniziale e destinate o al rinnovamento parziale di forniture o installazioni di uso corrente o all'ampliamento di forniture o installazioni esistenti e qualora il cambiamento di fornitore obblighi il beneficiario a acquistare materiali tecnicamente diversi, con conseguenti incompatibilità o difficoltà tecniche di impiego e di manutenzione sproporzionate;

(d) in caso di insuccesso del bando di gara, ossia qualora non vengano presentate offerte idonee sul piano qualitativo e/o finanziario. In questo caso, dopo l'annullamento dell'appalto, il beneficiario, previo accordo della Commissione, può avviare trattative con uno o più candidati di sua scelta, tra quelli che hanno partecipato alla gara, purché le condizioni iniziali dell’appalto non siano sostanzialmente modificate (v. punto 6, “Annullamento della procedura di gara”).

14.2 Appalti pari o superiori a 30.000 GUR e inferiori a 150.000 GUR

14.2.1 Procedura aperta pubblicata a livello locale

In questo caso, i contratti di forniture sono aggiudicati mediante gara d'appalto aperta pubblicata a livello locale (procedura in base alla quale il bando di gara per gli appalti di forniture è pubblicato esclusivamente nel paese beneficiario). Inoltre, la Commissione pubblica su Internet gli estremi di tali gare (numero del fascicolo, paese, amministrazione aggiudicataria e tipo di contratto) con l'indirizzo della delegazione presso la quale le imprese possono reperire informazioni supplementari.

14.2.2 Procedura negoziata

Il beneficiario, previo accordo della Commissione, può aggiudicare gli appalti di forniture ricorrendo alla procedura negoziata nelle situazioni previste al precedente punto 14.1.2.

14.3 Appalti inferiori a 30.000 GUR

14.3.1 Procedura semplificata

Gli appalti di forniture inferiori a 30.000 EUR vengono aggiudicati tramite procedura semplificata con 3 fornitori, senza pubblicazione di alcun bando. Tuttavia, per un ordine di forniture di valore pari o inferiore a 5.000 EUR, l'amministrazione aggiudicatrice può procedere direttamente sulla base di una sola offerta.

15. GARA APGRTA INTGRNAZIONALG (APPLICABILG PGR GLI APPALTI PARI O SUPGRIORI A 150.000 GUR)

15.1 Pubblicità degli appalti

Al fine di garantire la partecipazione più ampia possibile alle gare e un adeguato livello di trasparenza, per le gare d'appalto aperte dev'essere pubblicato un bando di gara.

15.1.1 Pubblicazione dei bandi di gara

Il bando di gara dev'essere pubblicato nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee, su Internet e su ogni altro mezzo d'informazione adeguato. La pubblicazione nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee e su Internet è assicurata dalla Commissione, mentre la pubblicazione locale viene garantita dal beneficiario.

Nel testo integrale del bando di gara, l'amministrazione aggiudicatrice e l’oggetto dell’appalto devono essere descritti in modo chiaro, preciso e completo. Il bando di gara, qualora venga altresì pubblicato a livello locale, dev'essere identico al bando pubblicato su Internet e la pubblicazione deve avvenire simultaneamente.

Il beneficiario e i servizi della Commissione (delegazioni, uffici della Commissione negli Stati membri, sede) trasmettono ai fornitori interessati, nel paese beneficiario e in Europa, il fascicolo di gara per l'appalto in questione.

15.2 Redazione e contenuto del fascicolo di gara

Una corretta stesura dei documenti di gara è essenziale non soltanto per il positivo svolgimento della procedura di aggiudicazione dell’appalto, ma anche per la buona esecuzione dell’appalto.

Questi documenti devono infatti contenere tutte le disposizioni e le informazioni di cui i candidati invitati hanno bisogno per presentare la loro offerta: procedure da seguire, documenti da fornire, casi di non conformità, criteri di attribuzione, ecc.

L’elaborazione di tali documenti spetta di norma al beneficiario. Questo sottopone alla Commissione, per accordo, il fascicolo di gara prima che questa sia indetta. Il fascicolo di gara comprende i documenti seguenti:

- istruzioni per gli offerenti, che devono stipulare, tra l'altro: (i) i criteri di selezione e di aggiudicazione dell'appalto; (ii) l’eventuale autorizzazione delle alternative e (iii) la valuta dell'offerta;

- capitolato generale d'oneri degli appalti di forniture;

- capitolato speciale, che contiene precisazioni, integrazioni o deroghe al capitolato generale e prevale su questo in caso di contraddizione;

- allegato tecnico con i piani eventuali, i dati tecnici e il calendario provvisorio dell'esecuzione dell'appalto;

- distinta dei prezzi (da compilare a cura dell’offerente);

- formulario dell’offerta;

- formulario dell’appalto;

- formulario delle garanzie bancarie, o di un'istituzione analoga per:

- l'offerta (1%-2% della dotazione disponibile per l'appalto),

- il pagamento degli anticipi e

- la corretta esecuzione (10% del valore dell’appalto).

A meno che l’oggetto dell’appalto non lo giustifichi, sono vietate le specifiche tecniche che citano prodotti di una determinata fabbricazione o provenienza e che, in tal modo, hanno l’effetto di favorire o penalizzare alcuni prodotti. Tuttavia, qualora i prodotti non possano essere descritti in termini sufficientemente precisi e comprensibili, è consentito identificarli con il loro nome commerciale, purché sia altresì prevista l'ammissione delle forniture equivalenti.

15.3 Criteri di selezione e aggiudicazione

I criteri di selezione riguardano la capacità dell'offerente di eseguire appalti simili. Pertanto, in alcuni casi, quando l'appalto prevede una componente di lavori o di servizi d'installazione, il fascicolo di gara può comprendere criteri di selezione relativi alla capacità tecnica dell'offerente.

I criteri di aggiudicazione dell'appalto, applicati alle offerte tecnicamente conformi, sono rappresentati dal prezzo dell'offerta e, qualora siano richieste proposte in materia di servizio post vendita e/o formazione, dalla qualità di tali proposte.

15.4 Informazioni complementari durante la procedura

Il fascicolo di gara deve essere sufficientemente chiaro per evitare che i fornitori interessati chiedano informazioni complementari durante la procedura. Se l’amministrazione aggiudicatrice, di sua iniziativa o in risposta alla domanda di un candidato, fornisce informazioni complementari sull’appalto, essa le comunica per iscritto e simultaneamente anche a tutti gli altri candidati invitati a presentare un’offerta.

Se, tenuto conto delle caratteristiche della procedura aperta, non risulta possibile identificare tutti i fornitori potenziali, l'informazione deve essere oggetto di un avviso da pubblicarsi secondo quando previsto al punto 15.1.1 "Pubblicazione dei bandi di gara", con indicazione delle eventuali modifiche apportate al fascicolo di gara. Può essere concessa un proroga del termine di ricezione delle offerte per consentire agli offerenti potenziali di prendere atto delle modifiche.

I candidati possono inoltrare le proprie richieste per iscritto fino a 21 giorni dal termine ultimo previsto per la presentazione delle offerte. L'amministrazione aggiudicatrice è tenuta a rispondere alle domande di tutti i candidati invitati a presentare un’offerta, al più tardi entro 11 giorni dal termine ultimo stabilito per il ricevimento delle offerte

15.5 Termine di presentazione delle offerte

Le offerte devono pervenire all’amministrazione aggiudicatrice all’indirizzo e entro la data e l’ora indicati nel fascicolo di gara. Soltanto un termine appropriato può garantire la qualità delle offerte e quindi assicurare un’effettiva concorrenza. L’esperienza

dimostra che un termine troppo breve impedisce ai candidati di presentare un’offerta o li induce a presentare offerte incomplete o preparate in modo inadeguato.

Per il ricevimento delle offerte è accordato un termine minimo di 60 giorni a decorrere dalla data di pubblicazione del bando di gara. In circostanze eccezionali, possono essere tuttavia concessi termini differenti, previa autorizzazione della Commissione.

15.6 Periodo di validità delle offerte

Gli offerenti restano vincolati alle proprie offerte per tutto il periodo prescritto nell’invito a presentare un’offerta. Tale periodo deve essere sufficientemente lungo per consentire all’amministrazione aggiudicatrice di esaminare le offerte, approvare la proposta di aggiudicazione, notificare l’aggiudicazione e concludere il contratto d’appalto. In pratica, il periodo di validità delle offerte è generalmente fissato a 90 giorni di calendario a decorrere dal termine ultimo stabilito per la presentazione delle offerte.

In circostanze eccezionali, prima della scadenza del periodo di validità delle offerte, l’amministrazione aggiudicatrice può chiedere agli offerenti un prolungamento determinato di tale periodo che non può superare i 40 giorni.

Infine, il candidato la cui offerta viene accettata deve inoltre mantenere valida la propria offerta per 60 giorni supplementari a decorrere dalla data di notifica dell'aggiudicazione dell'appalto.

15.7 Presentazione delle offerte

Ciascuna offerta tecnica e finanziaria dev'essere chiusa, all'interno di un plico o di una busta esterna, in un'unica busta sigillata recante quanto segue:

a) indirizzo indicato nel capitolato d’oneri per l’invio delle offerte,

b) estremi del bando di gara cui l’offerente risponde,

c) all’occorrenza, numeri dei lotti oggetto dell’offerta,

d) la dicitura “Da non aprire prima della seduta di apertura delle offerte”, redatta nella lingua del fascicolo di gara.

15.8 Apertura delle offerte

Alla ricezione delle offerte l'amministrazione aggiudicatrice provvede a registrare le offerte ricevute e rilascia una dichiarazione di ricevuta per le offerte consegnate a mano. Le buste che contengono le offerte devono rimanere sigillate e devono essere custodite al sicuro fino all’apertura.

L’apertura e la valutazione delle offerte è effettuata da una commissione giudicatrice composta da un numero dispari di membri, almeno tre, dotati di tutte le competenze

tecniche e amministrative necessarie per pronunciarsi validamente sulle offerte. I membri della commissione devono sottoscrivere una dichiarazione di imparzialità.

Nel luogo e all’ora indicati nel capitolato d’oneri, le offerte sono aperte in seduta pubblica dalla commissione giudicatrice. Al momento dell’apertura pubblica delle offerte devono essere annunciati i nomi degli offerenti, i prezzi proposti, l’esistenza della garanzia d’offerta richiesta e ogni altro elemento eventualmente ritenuto opportuno dall'amministrazione aggiudicatrice.

La delegazione deve essere informata sistematicamente. Essa è generalmente rappresentata quale osservatore all’apertura delle offerte e riceve copia di ciascuna di esse.

Soltanto le offerte contenute nei plichi ricevuti entro e non oltre la data indicata nel capitolato d’oneri sono prese in considerazione al momento dell’esame.

L’apertura delle offerte ha lo scopo di verificare se le offerte sono complete, se è stata prestata la garanzia d’offerta richiesta, se i documenti sono stati debitamente firmati e se le offerte sono, in generale, in regola.

La seduta di apertura delle offerte è oggetto di un verbale controfirmato da tutti i membri della commissione, nel quale è indicato quanto segue:

- data, ora e luogo della seduta;

- persone presenti alla seduta;

- il nome degli offerenti che hanno risposto al bando entro il termine fissato;

- presentazione o meno delle offerte in plichi sigillati;

- se gli originali delle offerte sono stati debitamente firmati e se è stato inviato il numero di copie dell’offerta richiesto;

- il prezzo delle offerte;

- il nome degli offerenti la cui offerta è stata respinta per non conformità constatata durante la seduta di apertura;

- il nome degli offerenti che si sono ritirati;

- le eventuali dichiarazioni degli offerenti.

15.9 Gsame delle offerte

Prima di procedere alla valutazione dettagliata delle offerte l'amministrazione aggiudicatrice verifica se l’offerta è conforme, nella sostanza, ai requisiti indicati nel fascicolo di gara.

Un’offerta è conforme quando rispetta tutte le condizioni, modalità e specifiche contenute nel fascicolo di gara, senza divergenze né restrizioni di rilievo. Divergenze o restrizioni di rilievo sono quelle che incidono sull’ambito, la qualità o l’esecuzione dell’appalto, o che, in modo sostanziale, implicano uno scostamento dal fascicolo di gara oppure limitano i diritti dell'amministrazione aggiudicatrice o gli obblighi dell’offerente a titolo dell’appalto e compromettono la situazione, in termini di concorrenza, degli offerenti che hanno presentato offerte conformi.

L’offerta non conforme al fascicolo di gara viene respinta dall’amministrazione aggiudicatrice e non può essere successivamente resa conforme mediante correzioni né con l’eliminazione delle divergenze o restrizioni.

In sede di valutazione delle offerte, la commissione giudicatrice emette un giudizio sulla conformità tecnica delle singole offerte e le classifica in due categorie: conformi o non conformi sotto il profilo tecnico. Nel caso di appalti che comportino servizi di post vendita e/o formazione, viene altresì valutata la qualità tecnica di tali servizi durante la valutazione tecnica delle offerte.

Conclusa la valutazione tecnica, la commissione verifica che le offerte finanziarie non contengano errori di aritmetica. Gli eventuali errori sono corretti senza penalità per l’offerente.

15.10 Aggiudicazione dell'appalto

15.10.1 Scelta dell'aggiudicatario

(a) Per gli appalti di forniture senza servizio di post vendita, l'unico criterio di aggiudicazione è rappresentato dal prezzo. Essendo le offerte non conformi già state eliminate, viene scelta l'offerta conforme più bassa e il relativo offerente viene dichiarato aggiudicatario dell'appalto.

(b) Per gli appalti di forniture che prevedono servizi, ad esempio di post vendita e/o formazione, la valutazione tecnica deve tenere conto della qualità di tali servizi. In questo caso, essendo già state eliminate tutte le offerte non conformi, viene scelta l'offerta economicamente più vantaggiosa, tenendo conto della qualità tecnica dei servizi offerti e del prezzo proposto.

Nei due casi, se l'offerta scelta supera l'importo massimo assegnato all'appalto, vengono applicate le disposizioni previste dall'articolo 14.1.2, paragrafo d).

L’intera procedura di valutazione è oggetto di una relazione di aggiudicazione firmata da tutti i membri della commissione. La relazione deve inoltre riportare i motivi per i quali alcune offerte sono state giudicate non conformi sotto il profilo tecnico e spiegare sotto quali aspetti esse non sono conformi alle specifiche tecniche richieste. Il beneficiario trasmette alla Commissione, per approvazione, i risultati dello spoglio delle offerte e una proposta di aggiudicazione dell'appalto che la Commissione può approvare o respingere.

Tutta la procedura di valutazione fino alla notifica dell’aggiudicazione dell’appalto all’aggiudicatario deve svolgersi durante il periodo di validità delle offerte. A questo proposito, è importante tener presente il rischio che l’aggiudicatario non sia più in grado di confermare la sua offerta qualora la procedura di valutazione si prolunghi.

Tutta la procedura di gara fino alla notifica all’aggiudicatario è rigorosamente riservata. Le decisioni della commissione sono collegiali e le sue deliberazioni sono tenute segrete. I membri della commissione sono tenuti al rispetto della segretezza.

In particolare, le relazioni di valutazione sono esclusivamente ad uso interno e non possono essere comunicate né agli offerenti, né ad altre parti tranne i servizi abilitati, secondo il caso, del beneficiario o della Commissione e le autorità di controllo (Controllo finanziario, Corte dei conti, ecc.).

15.10.2 Notifica dell'aggiudicazione dell'appalto

Ottenuto l’accordo formale della Commissione e prima della scadenza del periodo di validità delle offerte, l'amministrazione aggiudicatrice comunica per iscritto all’aggiudicatario che la sua offerta è stata prescelta. Inoltre, comunica agli altri candidati, mediante lettera standard, che le loro offerte non sono state prescelte, specificando se esse erano o meno conformi sotto il profilo tecnico e indicando le relative carenze sul piano tecnico.

Nel caso di un appalto aggiudicato nel quadro di una convenzione di finanziamento, l’amministrazione aggiudicatrice può notificare l’aggiudicazione dell’appalto soltanto se la convenzione di finanziamento è stata conclusa (v. punto 5: “Gara con clausola sospensiva”).

Una volta firmato il contratto, la Commissione provvede a pubblicare il risultato della gara (avviso di postinformazione) nella Gazzetta ufficiale, su Internet e su ogni altro mezzo d'informazione adeguato. Gli avvisi di postinformazione devono indicare il numero delle offerte ricevute, la data di aggiudicazione dell'appalto, il nome e l'indirizzo dell'aggiudicatario, nonché il prezzo dell'appalto.

15.10.3 Firma del contratto di appalto

Una volta firmato dall'amministrazione aggiudicatrice, il contratto di appalto viene inviato all’aggiudicatario che lo deve controfirmare entro 30 giorni dalla data in cui lo ha ricevuto, rinviandolo unitamente alla garanzia di corretta esecuzione.

Il contratto deve recare la data e non può riguardare prestazioni anteriori, né entrare in vigore prima della data in cui viene firmato dalle parti. La firma del contratto costituisce lo stadio a partire dal quale le parti firmatarie sono vincolate per la sua esecuzione. Per questa ragione è importante fissare accuratamente la data in questione.

16. GARA APGRTA PUBBLICATA A LIVGLLO LOCALG (APPLICABILG PGR GLI APPALTI PARI O SUPGRIORI A 30.000 GUR G INFGRIORI A 150.000 GUR)

Per gli appalti di forniture pubblicati a livello locale, il bando di gara è pubblicato esclusivamente nel paese del beneficiario. Inoltre, la Commissione pubblica su Internet gli estremi di tali gare (numero del fascicolo, paese, amministrazione aggiudicataria e

tipo di contratto) con l’indirizzo della delegazione presso la quale le imprese possono reperire informazioni supplementari.

È importante precisare che una gara aperta pubblicata a livello locale deve garantire la partecipazione degli altri fornitori ammissibili nella stessa misura dei fornitori locali. Qualsiasi condizione intesa a limitare la partecipazione degli altri fornitori ammissibili è vietata (ad es: obbligo per questi ultimi di registrazione nel paese beneficiario, di aver già ottenuto contratti a livello locale, ecc.).

Nell'ambito di questa procedura, il termine minimo per la ricezione delle offerte è di 30 giorni di calendario a decorrere dalla data di pubblicazione del bando sulla stampa locale.

Le misure applicabili nel quadro di una procedura aperta, come previsto al punto 15, si applicano per analogia nell'ambito della procedura aperta pubblicata a livello locale.

17. PROCGDURA SGMPLIFICATA (APPLICABILG PGR GLI APPALTI INFGRIORI A

30.000 GUR)

Per tutti gli appalti di valore inferiore a 30.000 EUR l'amministrazione aggiudicatrice può procedere all'aggiudicazione tramite procedura semplificata, senza pubblicazione di alcun bando, previa consultazione di almeno 3 fornitori di sua scelta.

L'amministrazione aggiudicatrice compila un elenco di almeno 3 fornitori. I candidati prescelti ricevono un invito a presentare un’offerta sulla base di specifiche tecniche che vengono loro comunicate unitamente all'invito. In questo caso non viene richiesta nessuna garanzia di offerta.

Le offerte devono pervenire all’amministrazione aggiudicatrice all’indirizzo e entro la data e l’ora indicati nell’invito a presentare l’offerta.

L’amministrazione aggiudicatrice fa compilare una relazione di valutazione delle offerte ricevute, specificando la conformità tecnica e le condizioni contrattuali contenute nelle offerte. Se l'amministrazione aggiudicatrice non riceve almeno 3 offerte valide la procedura dev'essere annullata e riavviata.

Tuttavia, per un ordine di forniture di valore pari o inferiore a 5.000 EUR, l'amministrazione aggiudicatrice può procedere direttamente sulla base di una sola offerta.