Linee Guida v. 3

Con la normativa in riferimento e con il successivo Decreto interministeriale 8/10/2012 (di seguito “decreto”), è stato accentrato in capo all’Agenzia del Demanio (di seguito Agenzia) il processo decisionale relativo agli interventi manutentivi sugli immobili dello Stato e sugli immobili di proprietà di terzi in uso alle Amministrazioni dello Stato di cui all’art. 1, comma 2, del D.Lgs. 30 marzo 2001, n. 165 e successive modificazioni.

Viene infatti attribuito all’Agenzia il compito di assumere tutte le decisioni di spesa relative agli interventi manutentivi ordinari e straordinari su tali cespiti, fermo restando il supporto tecnico del Ministero delle Infrastrutture e dei Trasporti (di seguito M.I.T.) e dei Provveditorati interregionali alle opere pubbliche (di seguito Provveditorati).

Per effetto delle modifiche introdotte dal D.L. 6 luglio 2012, n. 95, convertito con modificazioni dalla L. 7 agosto 2012, n. 135, è stato altresì assegnato all’Agenzia il ruolo di centrale di committenza per l’individuazione degli operatori a cui affidare l’esecuzione di tutti gli interventi manutentivi sugli immobili, con la sola eccezione di quelli ubicati all’estero riguardanti il Ministero degli Affari Esteri.

Infine, a seguito delle modifiche introdotte dall’art. 1, comma 273, della Legge 23 dicembre 2014, n. 190 (Legge di Stabilità 2015), l’operatività del Sistema Accentrato è stata completata con l’assegnazione al M.I.T. della competenza sugli interventi di somma urgenza di cui al Decreto del Presidente della Repubblica 5 ottobre 2010, n. 207 per l'esecuzione dei lavori entro il limite di 200.000 euro o comunque di quanto indispensabile per rimuovere lo stato di pregiudizio alla pubblica incolumità.

Le logiche che hanno indotto il Legislatore ad introdurre il nuovo sistema di gestione delle manutenzioni statali trovano il loro fondamento nella necessità di creare un modello di governo di tale tipologia di spesa pubblica con l’intento di contemperare tre specifiche esigenze: l’efficace programmazione nell’utilizzo delle risorse pubbliche all’uopo stanziate; la certezza dei tempi di realizzazione degli interventi manutentivi programmati; l’efficiente utilizzo degli immobili pubblici in un’ottica di razionalizzazione degli spazi occupati e di abbattimento delle locazioni passive. Ciò in evidente controtendenza rispetto al passato ove le risorse allocate presso gli stati di previsione di ciascuna Amministrazione spesso risultavano inutilizzate ovvero non efficacemente impiegate a causa della carenza di criteri di verifica e di programmazione dei reali fabbisogni manutentivi, soprattutto in una prospettiva di efficiente gestione del patrimonio immobiliare dello Stato.

L’ulteriore connotazione del nuovo sistema di gestione è quella della puntuale conoscenza di tutti gli interventi manutentivi eseguiti sugli immobili in uso alle Amministrazioni dello Stato ancorché escluse dalla programmazione triennale. Lo scopo è quello di monitorare ed analizzare l’andamento della spesa per manutenzioni in un’ottica di proposizione di correttivi, anche di rango normativo, rispetto ad eventuali trend anomali che dovessero verificarsi nell’applicazione della disciplina di riferimento ovvero nel modus agendi dei Soggetti destinatari della stessa.

Il sistema del cd “Manutentore Unico” ruota intorno a tre Soggetti: l’Agenzia del Demanio quale decisore della spesa; il M.I.T. unitamente alla rete dei Provveditorati quali owners del processo manutentivo; le Amministrazioni dello Stato quali committenti/fruitori degli interventi sugli immobili in uso.

Nello specifico, l’Agenzia del Demanio ha la responsabilità di governo dell’intero sistema, dovendo assumere le decisioni in ordine a quali interventi indirizzare le risorse finanziarie a disposizione.

Lo strumento decisorio è rappresentato dal Piano annuale degli interventi, la cui formalizzazione stabilisce quali interventi, in quale ordine e sulla base di quante risorse dedicate, potranno essere eseguiti nel corso dell’anno successivo a quello di comunicazione dei fabbisogni manutentivi da parte delle Amministrazioni dello Stato.

L’Agenzia del Demanio, inoltre, sulla base delle previsioni triennali presentate dalle Amministrazioni e delle validazioni effettuate dai Provveditorati, predispone un Programma triennale degli interventi, che rappresenta la base di partenza per l’elaborazione dei singoli Piani annuali.

Il Piano annuale è la risultante di una articolata analisi nella quale, sulla base dei fabbisogni manutentivi comunicati dalle Amministrazioni, vengono armonizzati quattro fattori: le priorità tecniche individuate dai Provveditorati competenti, che determinano un primo ordine di priorità degli interventi da eseguire; la verifica da parte dell’Agenzia del Demanio in ordine all’inserimento degli immobili nell’ambito dei Piani di razionalizzazione, che determina un’eventuale connotazione di precedenza rispetto alle stesse priorità tecniche, specie se finalizzata all’abbattimento di locazioni passive;

l’efficientamento energetico degli edifici anche finalizzato, come specificato dalla

Legge di Stabilità 2015, al contenimento dei costi per la gestione e l’utilizzo degli immobili;

il contemperamento da parte dell’Agenzia del Demanio delle risorse finanziarie stanziate

anche in relazione alle soglie poste a base di gara degli Accordi Quadro

nei due Fondi iscritti nel Bilancio delle Stato, con il valore economico degli interventi realizzabili,

banditi dall’Agenzia del Demanio.

A valle di tale analisi, l’Agenzia del Demanio predispone il Piano annuale, con l’elenco degli interventi da eseguire, fatti salvi gli eventuali aggiornamenti che dovessero rendersi necessari.

Il ruolo del M.I.T. e dei Provveditorati non assume, nel nuovo Sistema, una diversa fisionomia rispetto al passato, piuttosto acquista ancor più una posizione di fondamentale importanza in quanto Soggetti con elevate competenze tecniche a cui sono demandati, sul piano operativo: compiti di valutatore di prima istanza sulla effettiva necessità ed efficacia degli interventi richiesti dalle Amministrazioni; compiti di consulente/tutor nei confronti delle Amministrazioni dello Stato, non solo nella fase tipicamente progettuale dell’intervento, ma anche in quella ancora precedente di definizione degli elementi caratterizzanti la richiesta di intervento (stima dei costi, tempi, finalità ecc.); compiti di gestore tecnico (RUP, Direzione lavori ecc.) dell’intervento da eseguire mediante l’operatore specializzato già selezionato dall’Agenzia del Demanio; compiti di responsabile/garante del conseguimento dei risultati attesi in termini di corretta esecuzione degli interventi, del rispetto dei tempi prefissati e delle risorse destinate.

Le Amministrazioni dello Stato, infine, rappresentano il punto di inizio e di fine dell’intero processo manutentivo. Ad esse è assegnato il delicato ruolo di efficienti gestori degli immobili in uso, di modo che gli interventi richiesti siano esclusivamente finalizzati al più efficace utilizzo delle proprie sedi, in un’ottica di contenimento della spesa nonché di migliore allocazione di risorse scarse. Le Amministrazioni, pertanto, devono indirizzare i propri fabbisogni verso quegli interventi che risultino realmente necessari a creare ambienti di lavoro effettivamente adeguati alle esigenze degli utilizzatori. Sotto il profilo operativo, poi, alle Amministrazioni è richiesta anche una particolare sensibilità pianificatoria nel verificare e selezionare i fabbisogni concretamente occorrenti ma soprattutto nel provvedere con congruo anticipo, rispetto all’anno del triennio indicato per l’esecuzione, alla predisposizione delle fasi preparatorie degli interventi da realizzare (stima dei costi, progettazione ecc.). In questo senso, laddove le Amministrazioni non disponessero di proprie strutture tecniche, risulta quanto mai opportuno che le stesse si avvalgano del necessario supporto e dell’assistenza tecnica dei Provveditorati alle Opere

Pubbliche per la redazione delle specifiche (ad es. elaborati progettuali/computi metrici) inerenti i fabbisogni da comunicare, così anticipando inoltre la successiva attività di sopralluogo degli stessi antecedente la validazione.

Scopo delle presenti Linee Guida è quello di fornire una visione d’insieme dei principali adempimenti operativi al fine di ottimizzare i flussi informativi tra i diversi Soggetti coinvolti e consentire l’efficiente funzionamento del nuovo Sistema. In particolare, si segnala che il Sistema poggia sulla riunificazione in due fondi, gestiti dall’Agenzia, rispettivamente per le spese di parte corrente e di conto capitale, dei corrispondenti stanziamenti per le manutenzioni ordinarie e straordinarie in precedenza a disposizione delle singole Amministrazioni.

Ne consegue, quindi, che ciascuna Amministrazione sarà tenuta a contenere le rispettive richieste di interventi manutentivi nei limiti degli effettivi fabbisogni degli immobili anche considerate le limitate risorse a disposizione del Sistema Accentrato.

Si segnala infine che in seguito alle modifiche introdotte dall’art. 1, comma 273, della Legge 23

dicembre 2014, n. 190 (Legge di Stabilità 2015), l’operatività del Sistema Accentrato è stata completata con

l’assegnazione al Ministero delle Infrastrutture e dei Trasporti della competenza sugli interventi di somma urgenza di cui al Decreto del Presidente della Repubblica 5 ottobre 2010, n. 207 per l'esecuzione dei lavori entro il limite di 200.000 euro o comunque di quanto indispensabile per rimuovere lo stato di pregiudizio alla pubblica incolumità.

Definiti i ruoli dei Soggetti che operano nell’ambito del Sistema Accentrato delle Manutenzioni, occorre soffermare l’attenzione sulla connotazione programmatoria insita nella norma di riferimento, in quanto rappresenta, unitamente all’istituzione dell’unico “Decisore di spesa”, l’elemento di maggiore significatività nel conseguimento dell’obiettivo di razionalizzazione e contenimento dei costi gestionali di utilizzo degli immobili dello Stato.

In sostanza, la natura programmatoria della norma è finalizzata a superare le precedenti dinamiche fondate più su criteri di estemporaneità del fabbisogno piuttosto che ad un reale mantenimento dell’immobile in una logica di gestione dell’”usura ordinaria”.

L’obiettivo è quello di introdurre nella gestione del patrimonio immobiliare delle Amministrazioni dello Stato il concetto di manutenzione programmata che, sotto l’aspetto definitorio, significa pianificare gli interventi manutentivi secondo un programma temporale stabilito al fine di poterne preservare l’efficienza ed evitare interventi futuri prevalentemente

a guasto.

Proprio in questa direzione, l’Agenzia del Demanio, con nota prot. n. 2014/14322/DMC del 23 maggio 2014, ha diramato a tutte le Amministrazioni il “Manuale di manutenzione programmata” (mmp), contenente i necessari strumenti e le metodologie relazionali tra i fabbisogni espressi ed i processi di manutenzione programmata. In tale contesto le Direzioni Regionali dell’Agenzia sono chiamate a svolgere ogni utile attività di raccordo e supporto tra i Provveditorati e le Amministrazioni interessate, per l’efficace e corretto funzionamento dell’intero sistema.

Frattanto, nel corso delle attività di verifica e validazione dei fabbisogni comunicati dalle Amministrazioni, è a tal fine riconosciuta ai Provveditorati la possibilità di disporne la modifica, l’integrazione, il raggruppamento, ovvero lo scarto in considerazione delle esigenze manutentive effettivamente sussistenti.

Ciascun Provveditorato, in particolare, secondo le proprie valutazioni, dovrà raggruppare gli interventi che eventualmente insistono su uno stesso immobile, anche se riconducibili ad Amministrazioni diverse, ricorrendo esigenze tecniche e/o funzionali tra gli interventi in analisi, al fine di ottimizzare da un punto di vista operativo ed economico l’esecuzione dei fabbisogni comunicati sul medesimo edificio.

Tale ultima operazione pertanto dovrà essere eseguita dai Provveditorati valutando l’opportunità e la convenienza dei singoli fabbisogni procedendo al loro raggruppamento in modo da limitare l’apertura di più cantieri sullo stesso immobile in annualità contigue ed eventualmente costituendo più raggruppamenti in base alla priorità temporale connessa ad una connotazione d’urgenza e necessità, fatti salvi, eventualmente, quegli interventi specialistici, aventi un alto grado di autonomia, che non hanno interferenze con altre lavorazioni.

2. Ambito di applicazione

2.1 Ambito soggettivo e oggettivo

Ai sensi del comma 2 dell’art. 12 del D.L. 6 luglio 2011, n. 98, convertito con modificazioni dalla L. 15 luglio 2011, n. 111, il nuovo Sistema Accentrato delle Manutenzioni riguarda le Amministrazioni dello Stato di cui all'art. 1, comma 2, del D.Lgs. 30 marzo 2001, n. 165, incluse la Presidenza del Consiglio dei Ministri e le Agenzie, anche fiscali, salvo le eccezioni esposte a seguire nel paragrafo 2.2.

Con riferimento alle tipologie di interventi, il D.L. n. 98/2011 attribuisce all’Agenzia, sentito il M.I.T., a decorrere dal 1° gennaio 2013:

1) le decisioni di spesa, relative agli interventi manutentivi, a carattere ordinario e straordinario, effettuati sugli immobili di proprietà dello Stato, in uso per finalità istituzionali;

2) le decisioni di spesa, per gli interventi manutentivi posti a carico del conduttore sui beni immobili di proprietà di terzi utilizzati a qualsiasi titolo dalle Amministrazioni. Sono a tale fattispecie assimilabili tutte le altre diverse ipotesi, quale ad es. il comodato, in cui l’utilizzo del bene avvenga in base ad un diritto diverso dalla proprietà e l’onere manutentivo non sia attribuibile al proprietario secondo quanto previsto dalla legge o dal singolo contratto.

O –O–O –O

Il decreto rinvia all’art. 3, comma 1, lettere a), b), c) e d) del X.X.X. 0 xxxxxx 0000, x. 000 (X.X. Edilizia) per la individuazione degli interventi inclusi nel Sistema Accentrato delle Manutenzioni. Pertanto, è possibile distinguere, secondo le definizioni ivi contenute:

a) Interventi di manutenzione ordinaria: riguardano le opere di riparazione, rinnovamento e sostituzione delle finiture degli edifici e quelle necessarie ad integrare o mantenere in efficienza gli impianti tecnologici esistenti;

b) Interventi di manutenzione straordinaria: riguardano le opere e le modifiche necessarie per rinnovare e sostituire parti anche strutturali degli edifici, nonché per realizzare ed integrare i servizi igienico-sanitari e tecnologici, sempre che non alterino i volumi e le superfici delle singole unità immobiliari e non comportino modifiche delle destinazioni di uso.

Ai fini della realizzazione del sistema centralizzato di cui al citato art. 12, nell’ambito della manutenzione straordinaria sono inoltre da ricomprendersi:

c) Interventi di restauro e di risanamento conservativo: sono gli interventi edilizi rivolti a conservare l’organismo edilizio e ad assicurarne la funzionalità mediante un insieme sistematico di opere che, nel rispetto degli elementi tipologici, formali e strutturali dell’organismo stesso, ne consentano destinazioni d’uso con essi compatibili. Tali interventi comprendono il consolidamento, il ripristino e il rinnovo degli elementi costitutivi dell’edificio, l’inserimento degli elementi accessori e degli impianti richiesti dalle esigenze dell’uso, l’eliminazione degli elementi estranei all’organismo edilizio;

d) Interventi di ristrutturazione edilizia: sono gli interventi rivolti a trasformare gli organismi edilizi mediante un insieme sistematico di opere che possono portare ad un organismo edilizio in tutto o in parte diverso dal precedente. Tali interventi comprendono il ripristino o la sostituzione di alcuni elementi costitutivi dell’edificio, l’eliminazione, la modifica e l’inserimento di nuovi elementi ed impianti.

Le modalità di comunicazione delle previsioni triennali dei suddetti interventi sono stabilite al successivo paragrafo 4 (Sistema telematico per la trasmissione della previsione triennale dei lavori di manutenzione – di seguito: “PTIM”).

2.2 Esclusioni e obblighi di comunicazione

Dal combinato disposto dei commi 2, lett. a) e c), e 7, del citato art. 12, sono esclusi dal Sistema Accentrato delle Manutenzioni gli interventi riguardanti:

1) il Ministero della Difesa;

2) il Ministero per i Beni e le Attività Culturali;

3) il Ministero degli Affari Esteri per quanto concerne gli immobili siti all’estero.

4) Gli Istituti penitenziari

Rispetto alle fattispecie 1) e 2) di cui sopra, l’Agenzia del Demanio si limiterà ad acquisire preventivamente, entro il 30 settembre di ogni anno per il triennio in corso e dal 1° ottobre al 25 novembre per l’anno precedente, le relative comunicazioni da parte dei

Dicasteri interessati, su PTIM (vedi paragrafo 4), in modo da assicurare la completa tracciabilità a sistema dei lavori effettuati sugli immobili, per il necessario coordinamento con il Sistema Accentrato delle Manutenzioni e i piani di razionalizzazione degli spazi elaborati ai sensi dell’articolo 2, comma 222, della L. 23 dicembre 2009, n. 191.

Costituiscono pure eccezione i contratti stipulati dalla Presidenza del Consiglio dei Ministri, purché relativi ad interventi dichiarati indispensabili per la protezione degli interessi della sicurezza dello Stato con Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri.

Con riferimento al punto 4), in seguito alle modifiche apportate dalla Legge n. 221/2012, sono espressamente esclusi dal Sistema Accentrato delle Manutenzioni gli interventi effettuati su Istituti Penitenziari, restando salve le risorse all’uopo attribuite al Ministero della Giustizia.

Trattandosi di esclusione oggettiva, rientrano invece nel Sistema Accentrato i fabbisogni del Dipartimento dell’Amministrazione Penitenziaria del Ministero della Giustizia, riguardanti uffici aventi sede in immobili diversi dai penitenziari.

* * * * *

L’individuazione delle Amministrazioni rientranti nel Sistema del Manutentore Unico si pone come elemento di conoscenza indispensabile tenuto conto sia della sanzione di nullità prevista dalla norma di riferimento per gli eventuali contratti di manutenzione non affidati dall'Agenzia, sia dell’importanza strategica rivestita dal nuovo Sistema per il conseguimento di risparmi di spesa per il Bilancio dello Stato.

A seguito di apposito parere rilasciato dall’Ufficio Legislativo del Ministero dell’Economia e delle Finanze, si precisa che sono esclusi dalla disciplina del Manutentore Unico gli Organi Costituzionali (Presidenza della Repubblica, Camera dei Deputati, Senato della Repubblica, Corte Costituzionale) e di Rilievo Costituzionale (Consiglio Nazionale dell'Economia e del Lavoro, Consiglio di Stato, Corte dei Conti, Consiglio Superiore della Magistratura, Consiglio Supremo di Difesa).

Resta invece inclusa la Presidenza del Consiglio dei Ministri, in quanto espressamente indicata tra le Amministrazioni elencate all’art. 12, comma 2 lett. a), del D.L. n. 98/2011.

Altresì inclusa, in ossequio ad un ulteriore parere reso dall’Ufficio Legislativo del M.E.F., è l’Amministrazione degli Archivi Notarili che, se pur dotata di ordinamento e

gestione finanziaria autonoma, è organicamente incardinata presso il Ministero della Giustizia ed in quanto tale ricompresa tra i destinatari dell’art. 12 del D.L n. 98/2011.

A titolo non esaustivo devono considerarsi inoltre esclusi dal Sistema Accentrato delle Manutenzioni, come confermato dalla Ragioneria Generale dello Stato, in quanto non rientranti nel novero delle Amministrazioni dello Stato:

• Università e Conservatori

• Enti Parco

• Enti di Ricerca (CNR, Istituto Nazionale Fisica Nucleare)

• Fondo UNRRA del Ministero dell’Interno

• Istituto Superiore della Sanità

• ISFOL

• Camere di Commercio

• Scuola Superiore della Magistratura (eccetto gli immobili concessi in uso direttamente al Ministero della Giustizia).

Ferme restando le eccezioni fin qui indicate, si richiama l’attenzione su quanto ora espressamente previsto dal nuovo comma 6 bis introdotto dall’art. 1, comma 273, della Legge 23 dicembre 2014, n. 190 (Legge di Stabilità 2015), circa le modalità di partecipazione al Sistema Accentrato delle Amministrazioni dotate di autonomia finanziaria (es. Agenzie Fiscali).

2.2.1 Edilizia Giudiziaria

L’art. 1, comma 526, della Legge 23 dicembre 2014, n. 190 apportando rilevanti modifiche alla Legge 24 aprile 1941, n. 392 ha previsto il trasferimento - a decorrere dal 1.9.2015 – al Ministero di Giustizia di tutte le spese di funzionamento degli uffici giudiziari nonché delle competenze relative all’allocazione degli stessi. Pertanto, anche la gestione degli interventi su tali immobili rientra nella disciplina generale del Sistema Accentrato delle Manutenzioni, essendo inoltre espressamente previsto il subentro del Ministero della Giustizia ai Comuni nei contratti di locazione degli immobili di proprietà privata adibiti ad uffici giudiziari oltre alla concessione gratuita di quelli appartenenti al patrimonio dei singoli Comuni.

Riassumendo, sulla base delle attività di validazione e di assegnazione delle priorità tecniche da parte dei competenti Provveditorati per le Opere Pubbliche, nonché nei limiti dei fondi disponibili, saranno assunte dall’Agenzia del Demanio le decisioni di spesa di tutti gli immobili adibiti ad Uffici Giudiziari relative:

• agli interventi di manutenzione ordinaria e straordinaria sugli immobili dello Stato;

• agli interventi di manutenzione ordinaria sugli immobili in locazione passiva

• agli interventi di manutenzione ordinaria e straordinaria sugli immobili appartenenti al patrimonio dei singoli Comuni o di altri soggetti di cui sarà previsto l’utilizzo a titolo gratuito, salve eventuali eccezioni specificatamente previste.

Onde gestire al meglio tale ultima peculiare fattispecie, e con particolare riferimento soprattutto agli interventi di manutenzione straordinaria, ritenendosi quantomeno opportuna una preventiva condivisione con la proprietà comodante, sarà definita con il Ministero della Giustizia la più idonea modalità operativa volta ad acquisire il formale consenso alla loro realizzazione.

Sebbene non espressamente espunti dall’art. 12, sono altresì da escludersi gli interventi su immobili adibiti ad uso del Ministero della Giustizia in quanto l’art. 1, comma 2, della L. 24 aprile 1941, n. 392,

dispone che “[…] per quanto concerne i locali e i mobili degli Uffici giudiziari, a decorrere dal 10 gennaio 1941 sono obbligatorie per i Comuni le spese necessarie per i locali ad uso degli Uffici giudiziari, e per le pigioni, riparazioni, manutenzione, illuminazione, riscaldamento e custodia dei locali medesimi […]”.

Va, tuttavia, precisato che, in relazione al perimetro di applicazione della normativa recata dall’art. 12 del D.L. n. 98/2011, che fa riferimento alle sole Amministrazioni dello Stato, l’obbligo di comunicazione della previsione triennale dei lavori sugli immobili appena richiamati non si estende ai Comuni ove gli stessi sono ubicati, salvo che nei rari casi in cui gli immobili medesimi risultino di proprietà dello Stato.

In merito alla problematica relativa agli immobili adibiti ad uso del Ministero della Giustizia occorre distinguere tra gli immobili reperiti dal Comune ed immobili di proprietà demaniale. I primi, stante la previsione di cui all’art.1, comma 2, della L. 24 aprile 1941, n. 392, che attribuisce ai Comuni tutti gli oneri

m anutentivi, sono sicuramente da considerarsi esclusi dalle previsioni di cui all’art.12 del D.L. n. 98/2011.

Per gli immobili di proprietà dello Stato è invece espressamente previsto che le spese di manutenzione ordinaria e quelle relative alle piccole riparazioni competano sempre al Comune. Quanto poi alla manutenzione straordinaria, risulta necessario verificare, caso per caso, se siano stati sottoscritti con i Comuni atti di concessione ai sensi della Legge n. 390/1986 o del D.P.R. n. 296/2005 mediante fissazione di

un canone ridotto con assunzione degli oneri di manutenzione ordinaria e straordinaria a cura dell’Ente

locale.

In presenza di un canone ridotto con relativa assunzione di tutti gli oneri manutentivi, gli interventi non

dovranno essere gestiti nell’ambito del Sistema Accentrato. Invece, ed è la maggior parte dei casi, ove non

siano stati sottoscritti atti con dette agevolazioni, l’onere degli interventi di manutenzione straordinaria ricade

sull’Amministrazione usuaria Ministero della Giustizia, che provvederà sulla base di quanto previsto dall’art. 12 del D.L. n. 98/2011.

2.2.2 Ulteriori deroghe

Rispetto al complesso degli interventi manutentivi, ordinari e straordinari, di cui sono attribuite all’Agenzia le relative decisioni di spesa, il D.L. n. 98/2011 ed il decreto dispongono ulteriori deroghe sottratte alla disciplina generale, indipendentemente dall’Amministrazione cui ineriscono gli immobili oggetto dei lavori, e per le quali restano comunque gli obblighi di comunicazione al fine del necessario coordinamento con le attività poste in essere dall’Agenzia nell’ambito del Sistema Accentrato delle Manutenzioni. Costituiscono eccezioni al Sistema del manutentore unico:

5) Nuove costruzioni e interventi di ampliamento: in quanto non rientrano nella categoria degli interventi manutentivi come individuati al precedente paragrafo 2.1, lettere a), b), c) e d). A decorrere dal 1° gennaio 2013, ai sensi del comma 9 del menzionato art. 12, le previsioni relative alle nuove costruzioni, di programmata realizzazione nel successivo triennio, devono essere comunicate annualmente all'Agenzia. Le modalità per tali comunicazioni sono stabilite con separato documento.

6) Interventi di piccola manutenzione: ai sensi del comma 2, lett. d), dell’art. 12, tali interventi devono essere curati direttamente dalle Amministrazioni utilizzatrici degli immobili, anche se di proprietà di terzi. Come precisato dal decreto sono esclusi dal sistema centralizzato in quanto piccole manutenzioni:

a) gli interventi necessari a seguito di un guasto imprevisto, la cui esecuzione sia indilazionabile e indispensabile per assicurare la funzionalità dell’edificio, indipendentemente dall’importo.

b) tutti i servizi di manutenzione periodica e riparazione finalizzati al mantenimento e alla verifica dell’efficienza degli impianti, ed alla prevenzione dei guasti, ascrivibili alla categoria 1 dell’allegato IIA del D.Lgs. n. 163/2006 aventi a oggetto edifici. Rientrano in tale definizione i cosiddetti contratti di Global service e di Facility

management che tipicamente sono contratti di servizio, che possono prevedere l’esecuzione di lavori edilizi strumentali ai servizi manutentivi degli impianti. Tuttavia, se il singolo lavoro è programmabile e non rientra nelle esclusioni elencate nel presente paragrafo, i relativi interventi non possono essere eseguiti attraverso il contratto di Global service o Facility management, ma devono essere eseguiti attraverso il Sistema Accentrato delle Manutenzioni;

c) i lavori edili di manutenzione di importo inferiore a € 5.000 (al netto dell’IVA).

Relativamente agli interventi di piccola manutenzione, resta fermo l’obbligo di comunicare esclusivamente la spesa complessiva prevista nel primo anno del triennio di riferimento per gli interventi di valore inferiore unitariamente ad € 5.000, al netto dell’IVA (ad esempio, ove si prevedano nell’anno 10 lavori edili ciascuno pari a 3.000 euro, IVA esclusa, dovrà essere inserita la spesa complessiva di euro 30.000). Non deve quindi essere comunicato il dettaglio dei singoli interventi di valore inferiore alla menzionata soglia. Tale adempimento verrà effettuato a consuntivo mediante l’applicativo SIM.

Al riguardo si raccomanda di adoperare la massima attenzione nell’individuazione degli interventi da ascrivere alla categoria della piccola manutenzione con particolare riferimento alla soglia di cui sopra, al fine non incorrere nell’artificioso frazionamento delle commesse, vietato dall’art. 125, comma 13, del D.Lgs. n. 163/2006, eventualmente addebitabile esclusivamente alle singole Amministrazioni procedenti nella trasmissione dei dati. La spesa prevista per tali interventi deve essere preventivamente comunicata all'Agenzia entro il 31 gennaio su PTIM.

L’ammontare complessivo degli interventi relativi alle tipologie di piccola manutenzione sopra descritte deve essere comunicato successivamente alla realizzazione dello stesso, utilizzando, in luogo di PTIM il sistema SIM ai sensi dell'art. 2, comma 222, nono periodo della L. 23 dicembre 2009, n. 191.

7) Interventi compresi nei contratti di servizio energia: sono esclusi gli interventi di manutenzione a carattere ordinario e straordinario compresi nei contratti di servizio energia di cui al D.P.R. n. 412/1993 e al D.Lgs. n. 115/2008, i quali sono autorizzati direttamente dalle Amministrazioni utilizzatrici degli immobili, anche se di proprietà di terzi. Ciò deriva dalla particolare configurazione di tale tipologia contrattuale, come

disposto dall’Allegato II del D.Lgs. 30 maggio 2008, n. 115, in base al quale il fornitore del contratto servizio energia è tenuto all’esecuzione delle prestazioni necessarie ad assicurare l'esercizio e la manutenzione degli impianti. Resta l’obbligo di comunicare preventivamente, entro il 31 gennaio di ogni anno, su PTIM quegli interventi, previsti per consentire l’esecuzione delle suddette prestazioni, che comunque sono ascrivibili alla categoria dei lavori edilizi, al fine del necessario coordinamento con le attività poste in essere dall’Agenzia nell’ambito del Sistema Accentrato delle Manutenzioni.

8) Interventi di somma urgenza: un’ulteriore deroga al Sistema Accentrato delle Manutenzioni è determinata dalla necessità di assicurare un immediato intervento nei casi di somma urgenza ontologicamente incompatibili con le attività di programmazione previste dal nuovo Sistema. Tali interventi devono essere successivamente comunicati all'Agenzia utilizzando, in luogo di PTIM, il sistema SIM.

Al riguardo si segnala nuovamente che in seguito alle modifiche introdotte dall’art. 1, comma 273, della Legge 23 dicembre 2014, n. 190 (Legge di Stabilità 2015), il Ministero delle Infrastrutture e dei Trasporti assume le decisioni di spesa sugli interventi di somma urgenza di cui al Decreto del Presidente della Repubblica 5 ottobre 2010, n. 207 per l'esecuzione dei lavori entro il limite di 200.000 euro o comunque di quanto indispensabile per rimuovere lo stato di pregiudizio alla pubblica incolumità, a valere sui fondi stanziati nel capitolo 7341 del proprio stato di previsione.

9) Interventi sui beni di proprietà dei fondi immobiliari FIP e P1: in considerazione del loro particolare regime giuridico, sono altresì esclusi dal perimetro di applicazione del D.L. n. 98/2011 gli interventi di manutenzione straordinaria sugli immobili trasferiti al Fondo Immobili Pubblici (FIP) e al Fondo Patrimonio Uno (P1) ancorché utilizzati dalle Amministrazioni dello Stato, in quanto finanziati con i fondi appositamente stanziati nello stato di previsione della spesa delle Amministrazioni stesse.

Pertanto la competenza del Sistema Accentrato delle Manutenzioni è limitata ai soli interventi di manutenzione ordinaria, tenuto conto che l’utilizzo di tali cespiti deve essere ricondotto all’ipotesi di cui all’art. 12, comma 2 lett. b), del D.L. n. 98/2011.

10) Interventi finanziati con fondi speciali: nel caso di interventi finanziati con fondi ad hoc o previsti da specifiche disposizioni di legge, gli stessi continuano ad essere realizzati direttamente dalle Amministrazioni dello Stato destinatarie del finanziamento.

Resta fermo, comunque, l’obbligo di comunicazione preventiva della previsione triennale dei suddetti interventi entro il 31 gennaio di ogni anno, su PTIM, al fine del necessario coordinamento con le attività poste in essere dall’Agenzia nell’ambito del Sistema Accentrato delle Manutenzioni.

Si richiama pertanto l’attenzione sull’importanza e sulla delicatezza di tale indicazione all’interno dell’applicativo PTIM in quanto, specificando sullo stesso una fonte di copertura diversa da quella “Stanziamenti su fondi ex art. 12, c. 6, D.L. n. 98/2011”, l’Amministrazione assumerà la responsabilità (anche ai fini della eventuale sanzione di nullità prevista dall’art. 12, comma 7, del D.L. n. 98/2011) di escludere l’intervento dall’ambito di applicazione del Sistema Accentrato delle Manutenzioni. Conseguentemente, il fabbisogno non sarà oggetto di verifica e validazione da parte dei Provveditorati e non concorrerà alla formazione del Piano Generale. Residuano, in tal caso, i soli obblighi di comunicazione preventiva entro il 31 gennaio di ogni anno.

Si precisa che non costituisce “fondo ad hoc” l’ordinario stanziamento sui fondi disponibili sui capitoli di bilancio generici di propria competenza (quali ad es. quelli relativi alla piccola manutenzione) che comunque dovrebbero essere appositamente ridenominati dalla Ragioneria Generale dello Stato in conformità alla disciplina del Sistema Accentrato.

A tal proposito, si rammenta che tutti gli interventi di cui al comma 2, lettere a) e b) del menzionato art. 12 devono essere effettuati secondo le modalità previste dal Sistema Accentrato e per tale motivo i relativi stanziamenti sono stati trasferiti ai capitoli di spesa 3905 e 7753 gestiti dall’Agenzia del Demanio.

Pertanto, le risorse presenti nei capitoli di spesa generici di ciascuna Amministrazione non potranno essere più utilizzate per gestire autonomamente fabbisogni che rientrano, da un punto di vista oggettivo, nel Sistema Accentrato delle Manutenzioni, stante la menzionata declaratoria di nullità prevista per tutti gli interventi non direttamente affidati dall’Agenzia.

11) Interventi atti ad assicurare l'adeguamento alle disposizioni di cui al D.Lgs. 9 aprile 2008, n. 81, di competenza del datore di lavoro: l’art. 12 comma 2, lett. d), dispone che tali interventi debbano essere curati direttamente dalle Amministrazioni

utilizzatrici degli immobili, anche se di proprietà di terzi. Resta fermo l’obbligo di comunicazione preventiva entro il 31 gennaio di ogni anno, su PTIM al fine del necessario coordinamento con le attività poste in essere dall’Agenzia nell’ambito del Sistema Accentrato delle Manutenzioni.

In coerenza con l’esclusione prevista per gli interventi riconducibili al D.Lgs. 81/2008, gli interventi necessari all’adeguamento a prescrizioni normative di impianti, ivi compresi gli interventi ex novo, volti a garantire la sicurezza, la salubrità e la salute degli ambienti di lavoro, anche individuati nell’ambito del Documento di Valutazione dei Rischi, devono essere considerati fattispecie escluse dal Sistema del Manutentore Unico.

 Interventi di miglioramento e adeguamento sismico

Gli interventi di miglioramento e adeguamento sismico compresa la valutazione della relativa vulnerabilità devono essere considerati fattispecie escluse dal Sistema del “Manutentore Unico”, in quanto atti ad assicurare l’adeguamento alle disposizioni in materia di sicurezza di cui al D.Lgs. n. 81/2008.

Il rapporto esistente tra interventi di adeguamento sismico e quelli atti ad assicurare l’adeguamento alle disposizioni di cui al D.Lgs. n. 81/2008 è stata recentemente confermata nell’ambito delle disposizioni contenute nel D.Lgs. n. 74/2012, inerente gli eventi sismici del 20 e 29 maggio 2012 in Xxxxxx Xxxxxxx, ove all’art. 3 è disposto che “il titolare dell’attività produttiva, in quanto responsabile della sicurezza dei luoghi di lavoro ai sensi del D.Lgs. 9/4/2008 n. 81 e s.m.i., deve acquisire…..” nei casi di attività produttive svolte in edifici che presentano specifiche carenze strutturali, “la certificazione di agibilità sismica rilasciata, a seguito di verifica di sicurezza effettuata ai sensi delle norme tecniche vigenti, da un professionista abilitato, e depositare la predetta certificazione al Comune”.

Si precisa pertanto che la corretta imputazione, nell’applicativo PTIM di tali interventi è, all’interno della categoria “Finalità”, quella di “Adeguamento ai sensi del D.Lgs. n. 81/2008” e non “Adeguamento normativo/messa a norma”.

Tali interventi pertanto non saranno oggetto di validazione da parte dei

Provveditorati ed, in coerenza con l’art. 12, comma 2 lett. d, del D.L. n. 98/2011, saranno curati direttamente dalle Amministrazioni usuarie e finanziati con i fondi disponibili nei rispettivi bilanci.

“Adeguamento normativo/messa a norma” ovvero

Si precisa, invece, che gli interventi di ripristino a seguito di eventi sismici rientrano a pieno titolo nel Sistema Accentrato delle Manutenzioni avendo come

finalità quella di

immobile”.

“Conservazione

Parimenti, non possono essere comunicati

12) Interventi su immobili non ancora in uso: non rientrano nel Sistema Accentrato delle Manutenzioni gli interventi relativi ad immobili da adibire a future sedi/uffici, che non siano già in uso, in quanto gestibili dall’Agenzia con i fondi di cui al capitolo 7754. Sono sottoposti alla disciplina del Sistema Accentrato delle Manutenzioni soltanto gli immobili in uso governativo per i quali sia stato formalmente sottoscritto dalle Amministrazioni dello Stato un verbale di consegna ovvero apposito contratto se utilizzati in locazione passiva o a qualsiasi altro titolo equivalente (ad esempio in comodato d’uso). Non devono pertanto essere inseriti su PTIM fabbisogni relativi ad immobili non ancora consegnati in uso governativo, anche se è già nota la destinazione a futura sede/ufficio dell’Amministrazione, in quanto i relativi interventi potrebbero essere gestiti dall’Agenzia del Demanio a valere su fondi diversi da quelli del Sistema Accentrato delle Manutenzioni.

i fabbisogni relativi ad immobili utilizzati in locazione passiva per i quali non si dispone

di un titolo di occupazione valido fino alla sua completa regolarizzazione.

13) Interventi finanziati con fondi di competenza di anni precedenti al 2013: nel caso di interventi a valere sui fondi per la manutenzione ordinaria e straordinaria di competenza anteriore all’anno 2013, gli stessi continuano ad essere gestiti dalle Amministrazioni interessate, fino ad esaurimento o perenzione di tali fondi. Per tutti gli interventi così finanziati resta l’obbligo delle comunicazioni sul sistema SIM ai sensi dell'art. 2, comma 222, nono periodo, della L. 23 dicembre 2009, n. 191. Solo per i nuovi interventi, ossia da appaltare a partire dal 2013, finanziati con i suddetti fondi, si

applica l’obbligo di comunicazione preventiva su PTIM, al fine del coordinamento con le attività poste in essere dall’Agenzia nell’ambito del Sistema Accentrato delle Manutenzioni.

Stante quanto sopra, il Piano annuale degli interventi predisposto dall’Agenzia del Demanio, sentito il M.I.T. – Direzione Generale per l’Edilizia statale e per gli interventi speciali, non include gli interventi elencati nel presente paragrafo, che continuano ad essere realizzati direttamente dalle Amministrazioni dello Stato interessate, nei limiti dei rispettivi capitoli di competenza.

3. Procedura

L’intera procedura può essere così schematicamente riassunta:

1) Relativamente agli immobili di proprietà dello Stato in uso alle Amministrazioni e sugli immobili condotti in locazione passiva ovvero a qualsiasi titolo utilizzati, le Amministrazioni interessate comunicano, attraverso PTIM, all’Agenzia del Demanio (Direzione generale) e al M.I.T. (Direzione generale per l’edilizia statale e per gli interventi speciali), entro il 31 gennaio di ogni anno, per ciascun fabbricato utilizzato, o porzione di esso, la previsione triennale dei fabbisogni manutentivi.

Ai fini delle comunicazioni sull’applicativo informatico PTIM, le Amministrazioni non dovranno inserire ex novo gli stessi interventi già inseriti per gli anni precedenti che, validati dai Provveditorati, non hanno trovato accoglimento all’interno del Piano Generale.

Questi ultimi, infatti, verranno riproposti automaticamente dall’applicativo informatico PTIM ai Provveditorati, esclusivamente ai fini della riattribuzione di un ordine di priorità in relazione alla nuova annualità a cui afferiscono. Ove invece l’Amministrazione intenda rinunciare al fabbisogno (ad es. perché venuta meno l’esigenza in seguito al trasferimento dell’Ufficio in altro immobile), dovrà inviare, entro il 31 gennaio di ogni anno, apposita comunicazione all’Agenzia, trasmessa o anticipata all’indirizzo e-mail xx.xxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx

Gli interventi scartati (di cui verrà data alle Amministrazioni evidenza, all’interno

cliccando direttamente sul “Codice Provveditorato” in

dell’applicativo PTIM

corrispondenza di ogni intervento comunicato), invece, potranno essere eventualmente nuovamente inseriti, con le opportune modifiche che tengano conto delle motivazioni dello scarto addotte dai Provveditorati.

A partire dalla comunicazione dei fabbisogni per il triennio 2017/2019, inoltre, sarà

obbligatorio l’inserimento del contratto di locazione in essere per i fabbisogni da

comunicare su occupazioni detenute in locazione passiva mentre sarà facoltativo

l’inserimento dell’allegato nel caso si voglia comunicare un fabbisogno su un

occupazione in comodato d’uso.

2) Sulla base delle previsioni triennali comunicate dalle Amministrazioni, il M.I.T. - Direzione generale per l’edilizia statale e per gli interventi speciali, coordinandosi con i Provveditorati territorialmente competenti, tramite l’applicativo informatico PTIM, entro il 15 maggio di ogni anno:

a. valida i costi stimati dalle Amministrazioni e assegna le priorità tecniche degli interventi riferiti a un arco temporale triennale;

b. ordina gli interventi manutentivi riferiti al primo anno del triennio validato.

c. comunica la disponibilità dei Provveditorati territorialmente competenti a gestire l’esecuzione degli

interventi manutentivi tramite gli operatori individuati dall’Agenzia attraverso gli accordi quadro.

3) Sulla base delle previsioni triennali comunicate, delle verifiche effettuate e delle

priorità tecniche di cui sopra, l’Agenzia definisce il Piano annuale degli interventi, sentito il M.I.T. – Direzione generale per l’edilizia statale e per gli interventi speciali. Il piano generale è volto al contenimento dei costi per la gestione e l’utilizzo degli immobili, anche attraverso interventi di efficientamento energetico, e, ove possibile, al recupero degli spazi interni degli immobili di proprietà dello Stato anche al fine di ridurre le locazioni passive.

Si precisa che il Piano Generale potrà essere oggetto di revisione in corso d’anno, sentiti i Provveditorati per le Opere Pubbliche, in caso di variazioni sulle disponibilità economiche presenti sui Fondi di pertinenza ovvero nel caso di sopravvenute esigenze manutentive considerate prioritarie rispetto ad uno o più interventi inseriti nel Piano ma non ancora affidati agli operatori con cui l’Agenzia ha stipulato gli Accordi Quadro.

I restanti interventi saranno gestiti direttamente dall’Agenzia del demanio.

4) L’Agenzia pubblica sul proprio sito internet e trasmette ai Provveditorati territorialmente competenti, il Piano annuale degli interventi a cui seguirà la sottoscrizione e la pubblicazione della relativa Convenzione Quadro nella quale saranno esplicitati ~~tutti~~ i dati di dettaglio di ogni intervento, con il relativo cronoprogramma.

5) I Provveditorati realizzano gli interventi avvalendosi degli operatori economici di cui agli accordi quadro stipulati dall'Agenzia medesima ed individuati mediante procedure ad evidenza pubblica.

Si rammenta che, per effetto delle disposizioni recate dal D.L. 6 luglio 2012, n. 95, convertito con modificazioni dalla L. 7 agosto 2012, n. 135, il ricorso agli operatori individuati con gli accordi quadro risulta obbligatorio non solo per l’esecuzione degli interventi richiesti dalle Amministrazioni rientranti nel perimetro della procedura accentrata qui descritta, ma anche per i restanti interventi gestiti direttamente dal Ministero della Difesa e dal Ministero per i Beni e le attività Culturali. Restano, invece, esclusi da tale obbligo gli interventi sugli immobili ubicati all’estero relativi al Ministero per gli affari esteri.

Il ricorso a tali operatori è inoltre escluso per l’esecuzione degli interventi, pur comunicati su PTIM, non rientranti nel Sistema Accentrato delle Manutenzioni (piccola manutenzione, somma urgenza, D.Lgs. 81/2008, interventi di importo superiore ad €

2.582.000 etc.).

L’Agenzia provvederà a indicare, per ogni singolo intervento da attivare, l’operatore a cui deve essere affidata l’esecuzione dei lavori secondo il principio della rotazione, tra quelli inclusi negli accordi quadro con idonea qualificazione. Per converso, se non risulterà possibile individuare un operatore idoneo a causa della peculiarità dell’intervento da eseguire, a seguito di comprovate e oggettive motivazioni avanzate dalla stazione appaltante (Provveditorato o la singola Amministrazione, ossia il soggetto deputato a realizzare l’intervento a seconda che sia o no incluso tra quelli del Sistema Accentrato delle Manutenzioni) e validate dall’Agenzia, la selezione dell’impresa esecutrice potrà essere espletata tramite apposita procedura ad evidenza pubblica a cura della stazione appaltante.

Per assicurare il coordinamento delle attività delle strutture coinvolte, l’Agenzia ha stipulato in data 19/12/2012 un Protocollo d’intesa con il M.I.T., diretto a stabilire gli

impegni e le modalità di espletamento delle attività dei singoli Provveditorati, che saranno puntualmente specificati all’interno di apposite Convenzioni quadro tra l’Agenzia ed i singoli Provveditorati.

In particolare, i Provveditorati territorialmente competenti realizzeranno gli specifici interventi manutentivi, a loro affidati attraverso le Convenzioni quadro, secondo la tempistica ivi indicata, mediante la formalizzazione di contratti di appalto con gli operatori con cui l’Agenzia ha sottoscritto gli accordi quadro. L’Agenzia verifica e monitora la corretta esecuzione degli interventi, con particolare riferimento al rispetto di tempi, costi, modalità e risultati nei termini indicati dal Protocollo d’intesa e puntualmente stabiliti dalle Convenzioni quadro.

Per agevolare il conseguente flusso informativo, così come previsto dall’art. 7 del citato Protocollo, l’Agenzia ha messo a disposizione di ciascun Provveditorato l’applicativo Monitoraggio al quale è possibile accedere direttamente dalla piattaforma PTIM e che dovrà essere prontamente implementato con tutte le informazioni richieste, ivi compreso l’eventuale aggiornamento delle tempistiche indicate nelle Convenzioni quadro.

Si raccomanda a tutte le Amministrazioni di procedere con la comunicazione dei fabbisogni concordando tempestivamente, ove ritenuto opportuno, il ricorso al supporto dei Provveditorati, specie per quelle non dotate di propri uffici tecnici, risultando tale eventualità indispensabile presupposto per consentire l’efficace ed efficiente funzionamento dell’intera procedura. Si auspica, quindi, che le richieste siano limitate ai soli interventi ritenuti strettamente necessari in relazione all’effettivo stato degli immobili in uso, in modo da ridurre ogni possibile rallentamento dell’iter procedurale previsto per l’istruttoria delle richieste da parte dei Provveditorati e dell’Agenzia.

(o l’Agenzia per quegli interventi non presi in carico dal Provveditorato)

Nei casi in cui la documentazione tecnica allegata alla singola richiesta di intervento sia stata predisposta dall’ufficio tecnico dell’Amministrazione richiedente, il Provveditorato territorialmente competente

potrà affidare prioritariamente la direzione lavori all’ufficio tecnico (o comunque avvalersi del personale tecnico) dell’Amministrazione stessa, ove all’uopo disponibile, ai fini del contenimento della spesa pubblica.

3.1 Immobili c.d. “Multi-tenant”:

“Note”

Nel caso di edifici interamente occupati da più Amministrazioni contemporaneamente, oltre ai fabbisogni propri di ciascuna Amministrazione, anche gli interventi sulle parti comuni o che comunque interessino l’intero immobile devono essere sempre comunicati da tutte le Amministrazioni, in proporzione alla propria quota di occupazione, specificando in tal caso nel campo “Dettaglio Intervento” dell’applicativo PTIM che trattasi di intervento pro-quota.

Ove invece la proprietà dell’immobile non sia interamente statale il fabbisogno, contestualmente alla comunicazione su PTIM, dovrà inoltre essere segnalato mediante apposita comunicazione all’Agenzia, trasmessa o anticipata all’indirizzo e-mail xx.xxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx, dovendo essere fornite istruzioni caso per caso ai fini dell’individuazione delle modalità dell’eventuale finanziamento dell’intervento, in considerazione dell’estensione della quota di proprietà privata.

In tali casi inoltre, dovrà essere formalmente e preventivamente acquisito e trasmesso l’assenso dei terzi proprietari (pubblici o privati) alla ripartizione delle spese necessarie, in assenza del quale l’intervento non potrà essere finanziato.

Resta inteso che le quote non di pertinenza di Amministrazioni dello Stato non dovranno essere inserite su PTIM ma dovranno essere comunque conosciute e valutate dai Provveditorati ai fini della quantificazione degli importi oggetto di eventuale finanziamento. Sarà infatti compito del Provveditorato, nella successiva fase di validazione, raggruppare tali fabbisogni stimandone il valore complessivo, al netto degli importi che, non afferendo ad Amministrazioni dello Stato, non possono essere imputati al Sistema Accentrato.

3.2 Rispetto delle scadenze

Per assicurare l’efficiente funzionamento del Sistema del manutentore unico, si appalesa indispensabile che con riferimento alle fasi di programmazione e di esecuzione degli interventi tutte le Amministrazioni interessate osservino scrupolosamente le scadenze fissate dal D.L. n. 98/2011 e dal decreto.

Nella fase di programmazione, gli interventi comunicati dalle Amministrazioni dopo il

31 gennaio, termine ultimo previsto per le Amministrazioni richiedenti, non saranno

considerati nel processo di formazione del Programma triennale e del Piano annuale degli interventi.

Nella fase di esecuzione degli interventi, nei casi di grave ritardo rispetto al cronoprogramma previsto nelle Convenzioni quadro con i Provveditorati, ovvero nel caso di mancato adempimento, parziale o totale, degli impegni assunti da parte del M.I.T. con il Protocollo d’intesa, l’Agenzia ha facoltà, previa diffida ad adempiere, di risolvere in tutto o in parte gli impegni sottoscritti, mediante formale comunicazione al M.I.T. o ai Provveditorati interessati. In tali ultimi casi, l’Agenzia del demanio assume la gestione diretta degli interventi.

3.3 Clausola di nullità

La cogenza del nuovo Sistema Accentrato delle Manutenzioni è sancita in maniera univoca da un’espressa comminatoria di nullità contenuta al comma 7 dell’art. 12 del D.L. 98/2011.

Difatti, con l’entrata a regime del nuovo sistema, in seguito alla stipula (prevista dal comma 5 dell’art. 12 del D.L. n. 98/2011) delle Convenzioni quadro con i Provveditorati ovvero degli accordi quadro con gli operatori specializzati selezionati dall’Agenzia - questi ultimi, si ribadisce, vincolanti anche per i soggetti esclusi dalla procedura accentrata (Ministero della Difesa, Ministero per i beni e le attività culturali e, nei limiti prima richiamati, Ministero degli affari esteri e M.I.T.) - ogni nuovo contratto di manutenzione ordinaria e straordinaria non affidato e realizzato tramite il sistema centralizzato gestito dall’Agenzia del Demanio (fatte salve le eccezioni di cui al precedente paragrafo 2.2), è radicalmente nullo.

3.4 Disciplina transitoria

Tenuto conto di quanto indicato al punto 12) del precedente paragrafo 2.2, il comma 7 dell’art. 12 del D.L. n. 98/2011 stabilisce le modalità operative riguardanti l’esecuzione degli interventi manutentivi ricompresi nel piano generale per il triennio successivo nel caso in cui non siano stati ancora stipulati gli accordi quadro e le Convenzioni quadro di cui al comma 5 del suddetto art. 12 (di seguito “fase transitoria”).

Durante la fase transitoria i suddetti interventi manutentivi possono essere appaltati e gestiti direttamente dalle Amministrazioni interessate e l’Agenzia ne assicura la copertura finanziaria solo a condizione che gli stessi siano ricompresi nel piano generale degli interventi, di cui deve pertanto essere avvenuta la pubblicazione.

3.5 Primo anno di applicazione (anni 2013-2015)

Il decreto dispone che entro 60 giorni dalla data di pubblicazione, sul sito Internet dell’Agenzia, delle presenti linee guida, ciascuna Amministrazione dovrà comunicare le previsioni degli interventi manutentivi relative agli anni 2013-2015.

Tuttavia, considerata la vicinanza temporale con la successiva scadenza del 31 gennaio 2013, per

l’inserimento delle previsioni relative al triennio 2014-2016, onde evitare l’inevitabile sovrapposizione delle richieste, che si ripercuoterebbe sulla celerità ed efficienza della procedura fin qui descritta, ed al fine di favorire la migliore programmazione degli interventi, semplificando le procedure informatiche, le

comunicazioni da inserire in seguito all’avvio del sistema andranno limitate al solo anno 2013.

La programmazione triennale sarà pertanto intrapresa, in relazione alla scadenza del 31 gennaio, relativamente agli anni 2014-2016, rispetto ai quali, considerato che al 31 gennaio 2013 non sarà ancora stato emanato il primo Piano Generale, le Amministrazioni non dovranno inserire gli stessi interventi già comunicati per il 2013, in quanto il sistema informatico recepirà automaticamente, per le successive analisi e valutazioni dei Provveditorati e del M.I.T., quelli che non verranno ricompresi tra gli interventi da realizzare con i fondi del 2013.

4. Sistema telematico per la trasmissione della previsione triennale dei lavori di manutenzione (PTIM)

L’Agenzia del demanio ha predisposto un apposito applicativo denominato PTIM, accessibile tramite il “Portale PA”, che consentirà alle Amministrazioni la trasmissione telematica dei dati concernenti la previsione triennale dei lavori di manutenzione da comunicare entro il 31 gennaio di ogni anno.

Ogni Amministrazione, accedendo al Portale P.A., potrà inserire i dati di dettaglio in merito ad uno o più interventi su ciascun immobile che risulta già in uso dalle proprie strutture. In particolare, devono essere inseriti per ciascun immobile i seguenti dati:

1) Building Manager: l’Amministrazione deve riportare i dati del referente, responsabile delle comunicazioni, di cui al comma 3 dell’art. 12 in oggetto, relative allo specifico immobile.

L'individuazione di un Building manager discende dall’esigenza di avere un punto di contatto che abbia conoscenza delle vicende che interessano l’immobile e che possa interagire in fase di esecuzione con i Referenti dell’Agenzia e del Provveditorato. A tal

fine, sarebbe auspicabile che il soggetto designato abbia adeguate competenze tecniche compatibilmente con le professionalità presenti presso ciascuna Amministrazione.

2) Piccola manutenzione: l’Amministrazione deve comunicare la spesa complessiva prevista per gli interventi di piccola manutenzione di cui al precedente paragrafo 2.2, punto 5 lettera c) e inerenti il primo anno del triennio di riferimento.

Inoltre per ogni intervento devono essere compilati i seguenti campi:

3) Identificazione del bene: l’Amministrazione deve, a seconda che si tratti di un bene appartenente al patrimonio immobiliare dello Stato o di un bene in locazione passiva, selezionare il bene a cui si riferisce l’intervento, tra quelli già precaricati nel Portale PA. Nel caso il bene relativo all’intervento da comunicare non risultasse presente, l’Amministrazione dovrà prima procedere all’inserimento dello stesso attraverso l’applicativo RATIO. Si ribadisce che, in ogni caso, è precluso alle singole Amministrazioni di comunicare interventi relativi ad immobili, che non siano già in uso, ossia da adibire a future sedi/uffici delle stesse, in quanto i relativi interventi, gestibili dall’Agenzia con i fondi di cui al capitolo 7754, non rientrano nel Sistema Accentrato delle Manutenzioni.

eventualmente di importo

4) Piano di razionalizzazione: spuntando la relativa casella si può segnalare che l’intervento in oggetto è strumentale all’attuazione di un piano di razionalizzazione approvato dall’Agenzia del demanio e solo in riferimento a quanto ivi previsto sarà possibile inserire una richiesta di intervento con esso coerente,

anche superiore ai limiti di spesa di cui all’art. 8 del D.L. n. 78/2010.

5) Tipologia di intervento: nel caso di beni in uso governativo l’Amministrazione deve indicare una delle seguenti tipologie:

a) Manutenzione ordinaria (art. 3, comma 0, xxxxxxx x) xxx X.X.X. x. 000/0000);

b) Manutenzione straordinaria (art. 3, comma 1, lettera b) del D.P.R. n. 380/2001)

c) Restauro (art. 3, comma 1, lettera c) del D.P.R. n. 380/2001);

d) Ristrutturazione edilizia (art. 3, comma 1, lettera d) del D.P.R. n. 380/2001).

e/o sagoma dell’immobile).

e) Ampliamento (per ampliamento si intendono tutti gli interventi che comportano un incremento nella volumetria

Nel caso di immobili in Locazione Passiva, si ricorda che, di norma, su tali beni è

ammessa la sola manutenzione ordinaria, salvo diverso accordo o disposizione contenuti nel singolo contratto di locazione.

In quest'ultimo caso, fermo restando che l’Agenzia si riserva di verificare la correttezza dell’imputazione al Sistema Accentrato delle Manutenzioni, si precisa che all’interno della maschera relativa alla comunicazione del fabbisogno su PTIM,

indipendentemente dalla qualificazione dell’intervento in “Manutenzione Ordinaria” o

“Manutenzione Straordinaria”, sarà obbligatorio allegare, tra i documenti, il contratto di locazione contenente l’indicazione della statuizione che prevede l’onere manutentivo a carico del conduttore.

In difetto di tale adempimento il fabbisogno non sarà considerato ai fini della successiva attività di validazione da parte del Provveditorato, risultando indispensabile per verificare le specifiche previsioni contrattuali ai sensi dell’art. 12, comma 2 lett. b), del D.L. n. 98/2011.

per il quale, pur non sussistendo l’obbligo, si consiglia l’inserimento

Tali modalità dovranno inoltre essere seguite in tutte le altre diverse ipotesi in cui l’utilizzo del bene avvenga in base ad un diritto diverso dalla proprietà (quale ad es. il comodato d’uso

del relativo contratto) e l’onere manutentivo non sia attribuibile al proprietario secondo quanto previsto dalla legge o dal singolo contratto.

6) Dettaglio dell’intervento: Si tratta di un campo aperto nel quale l’Amministrazione

può inserire una descrizione sintetica dell’intervento. In questo campo l’Amministrazione può inoltre segnalare la propria disponibilità ad assumere la direzione lavori durante l’eventuale fase di realizzazione, nel caso la relativa documentazione tecnica allegata alla richiesta di intervento sia stata predisposta dall’ufficio tecnico dell’Amministrazione stessa (vedi fine paragrafo 3). L’Amministrazione può utilizzare tale campo anche per segnalare eventuali criticità dell’intervento che possano incidere sulla tempistica dei lavori nonché per indicare la necessità di avvalersi di operatori (ove selezionati nell’ambito degli Accordi Quadro) con abilitazione N.O.S.

Onde agevolare le attività dei Provveditorati e dell’Agenzia, è fondamentale fornire una descrizione puntuale dell’intervento che, sebbene sintetica, ne faccia comprendere l’utilità ai fini dell’eventuale inclusione nel Piano Generale. I fabbisogni descritti in

maniera eccessivamente generica potrebbero essere infatti scartati per

indeterminatezza, non essendo ammesso l’inserimento di un fabbisogno generico a copertura di esigenze non ancora concretizzatesi.

7) Finalità: per indicare lo scopo dell’intervento, l’Amministrazione potrà scegliere una tra le tipologie di seguito elencate:

a) Ottimizzazione spazi uso ufficio (ex art. 2, comma 222-bis, L. n. 191/2009);

b) Miglioramento ambiente di lavoro/benessere organizzativo (ex art. 2, comma 222-bis, L. n. 191/2009);

c) Ottimizzazione archivi (ex art. 2, comma 222-ter, L. n. 191/2009);

d) Contenimento costi/Efficientamento energetico (ex art. 14, D.L. n. 52/2012 – diverso da “contratti energia”);

e) Conservazione immobile;

f) Completamento d'opera;

g) Qualità ambientale/bonifiche;

h) Adeguamento ai sensi del D.Lgs. n. 42/2004;

i) Adeguamento ai sensi del D.Lgs. n. 81/2008;

j) Adeguamento normativo/messa a norma (diversi da quelli in attuazione del D. Lgs. n. 81/2008 e D. Lgs. n. 42/2004);

k) Attuazione “contratti energia” (ex D.P.R. n. 412/1993 e D.Lgs. n. 115/2008); Selezionando una delle finalità i) o k) o la tipologia “Ampliamento” (cfr. 5e), i relativi interventi non saranno considerati ai fini del Sistema Accentrato delle Manutenzioni in quanto fattispecie escluse (cfr. paragrafo 2.2).

8) Priorità dell’intervento: questo campo consente all’Amministrazione di indicare la priorità dell’intervento rispetto al complesso degli interventi proposti, utilizzando una classificazione a tre livelli (alta/media/bassa).

9) Stato avanzamento progettazione: l’Amministrazione, anche per agevolare la successiva attività in capo ai Provveditorati, deve indicare (e allegare come da successivo punto 15), lo stato/avanzamento della progettazione, selezionando uno dei seguenti stati di approvazione della progettazione:

a) Stima dei costi/computo metrico (per gli interventi di manutenzione ordinaria può essere sufficiente allegare la stima dei costi);

b) Studio di fattibilità con stima dei costi;

c) Progetto preliminare;

d) Progetto definitivo;

e) Progetto esecutivo.

10) Anno attivazione: l’Amministrazione deve indicare l’anno del triennio comunicato in cui si richiede l’attivazione dell’intervento.

ovvero dalla

11) Durata presunta dei lavori (in mesi): l’Amministrazione deve indicare il tempo in mesi stimato occorrente per la completa esecuzione dell’intervento

progettazione al collaudo/certificato di regolare esecuzione.

12) Fonte di copertura: l’Amministrazione deve indicare la fonte di finanziamento dell’intervento tra le seguenti opzioni alternative:

a) Stanziamenti su fondi ex art. 12, c. 6, D.L. n. 98/2011;

b) Stanziamenti previsti da altre leggi;

c) Finanziamento da soggetti privati;

d) Altro.

Gli interventi per i quali non è selezionata la fonte di cui alla lettera a) saranno considerati solo ai fini del necessario coordinamento con le attività poste in essere dall’Agenzia nell’ambito del Sistema Accentrato delle Manutenzioni (cfr. paragrafo 2.2) e non saranno di conseguenza validati dai Provveditorati nella fase successiva. Nel caso di interventi finanziati secondo quanto alla lettera b) l’Amministrazione deve indicare nel relativo campo libero la fonte normativa da cui derivano gli stanziamenti. Nel caso si selezioni la lettera d) occorre compilare il relativo campo libero specificando i dettagli della fonte di copertura, quali ad esempio i fondi per la manutenzione ordinaria e straordinaria di competenza anteriore all’anno 2013 (vedi punto 12) del precedente paragrafo 2.2).

13) Importo previsto lavori (€): l’Amministrazione deve indicare l’importo determinato nel calcolo estimativo per l’intervento. In tale campo possono essere inseriti solo importi pari o superiori a 5.000 euro (al netto dell’IVA), posto che gli interventi di valore inferiore rientrano nella piccola manutenzione (vedi punto 5.c. del precedente paragrafo 2.2) e quindi sono gestiti direttamente dalla singola Amministrazione al di fuori del Sistema Accentrato delle Manutenzioni. In questo ultimo caso tali importi vanno considerati ai fini della comunicazione di cui al precedente punto 2) e in ogni caso devono essere consuntivati singolarmente nell’ambito dell’applicativo SIM, già in uso ai sensi dell'art. 2, comma 222, nono periodo della l. 23 dicembre 2009, n. 191.

Si rammenta che in tale campo l’Amministrazione deve indicare l’importo determinato nel calcolo estimativo per l’intervento.

14) Importo Quadro Economico (€): è l’importo omnicomprensivo dell’intervento ai sensi del art. 16 del D.P.R. n. 207/2010.

Si evidenzia che tale importo non può mai ovviamente essere inferiore o uguale a quello indicato nel campo “Importo previsto lavori”, in quanto comprendente oltre le somme relative a quest’ultima voce, anche ulteriori oneri quali IVA, sicurezza etc ricomprese tra le somme a disposizione.

15) Allegati: è obbligatorio inserire la documentazione selezionata alla voce “Stato avanzamento progettazione”, oltre alla planimetria della porzione di immobile interessata dall’intervento, nonché ogni altro documento rilevante connesso all’intervento.

Inserire i file in formato cad (ad esempio dwg o dxf di Autocad o software similari) o pdf relativi all’intervento manutentivo che si sta inserendo a sistema (planimetrie, relazioni, computi metrici etc). Inserire inoltre la planimetria (nei medesimi formati) del piano o dei piani relativi all’occupazione. A tal fine è sufficiente anche l’inserimento delle planimetrie dei piani d’evacuazione obbligatori per legge e necessariamente in possesso dell’Amministrazione.

16)Documenti e Certificati: è necessario provvedere all’inserimento delle informazioni presenti in questa sezione relativamente al possesso (nel qual caso occorre inserire la data di eventuale scadenza) o meno (nel qual caso occorre inserire la data di ottenimento) dei documenti attestanti la regolarità e/o conformità amministrativa, catastale, edilizia, abilitativa, impiantistica etc relativi all’immobile per il quale si sta comunicando il fabbisogno manutentivo consentendo inoltre il caricamento del relativo il file.

La tabella sinottica di cui all’Allegato 1 riassume gli adempimenti delle Amministrazioni interessate dal Sistema Accentrato delle Manutenzioni derivanti dall’art. 12 del D.L. n. 98/2011, dal decreto, e dalle presenti linee guida.

Si fa riserva, alla luce della pratica applicazione del presente documento, di apportare integrazioni o modifiche ove necessario.

ALLEGATO 1

INTERVENTI MANUTENTIVI		Decisione spesa	Obbligo utilizzo accordi quadro	Obbligo comunicazione
INTERVENTI MANUTENTIVI		Decisione spesa	Obbligo utilizzo accordi quadro	PTIM (ex ante)	SIM (ex post)
Ambito soggettivo	Amministrazioni dello Stato ex art. 1, c. 2, D. Lgs. 165/2001	Agenzia demanio	SÌ	SÌ	NO
	- MIBAC	MIBAC	SÌ	SÌ	SÌ
	- DIFESA	DIFESA	SÌ	SI	SÌ
	- MAE (solo beni all’estero)	MAE (solo beni all’estero)	NO	NO	NO
Ambito oggettivo	Interventi a seguito di guasto	Amministrazione interessata	NO	NO	SÌ
	Servizi di manutenzione periodica e riparazione	Amministrazione interessata	NO	NO	SI
	Interventi < 5.000 euro	Amministrazione interessata	NO	SÌ	SÌ
	Nuove costruzioni	Amministrazione interessata	NO	NO	NO
	Ampliamento	Amministrazione interessata	NO	SÌ	SÌ
	Contratti energia	Amministrazione interessata	NO	SÌ	SÌ
	Somma urgenza	Amministrazione interessata	NO	NO	SÌ
	Immobili FIP e P1 (solo Manutenzione ordinaria)	Agenzia demanio	SÌ	SÌ	SÌ
	Fondi speciali	Amministrazione interessata	NO	SÌ	SÌ
	D. Lgs. 81/2008	Amministrazione interessata	NO	SÌ	SÌ
	Immobili non in uso	Agenzia demanio	NO	NO	NO
	Fondi competenza anteriore 2013	Amministrazione interessata	NO	NO, solo se se appaltati ante 2013	SÌ

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Linee Guida v. 3

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