PROTOCOLLO PER LE MEDIAZIONE ON LINE

PROTOCOLLO PER LE MEDIAZIONE ON LINE

Il procedimento di Mediazione On-Line (mediazione telematica a distanza) integra e completa il più ampio servizio di mediazione offerto dall’Organismo di Mediazione dell’Ordine degli Avvocati di Pistoia. Esso è in ogni caso regolato dal Regolamento dell’Organismo di Mediazione per quanto non espressamente previsto nel presente documento e rappresenta unicamente una modalità di fruizione del servizio.

Il servizio di Mediazione On-Line, previsto dall’articolo 3 n. 4 del D. Lgs. 28/2010 e nel rispetto degli artt. 9 e 16 n. 3 del citato D. Lgs. e dell’art. 7 n. 4 del D.M. 180/2010, è attuabile solo ed esclusivamente se tutte le parti hanno manifestano espressamente il loro consenso ad adottare questa modalità di svolgimento degli incontri di mediazione.

La manifestazione del consenso deve avvenire preferibilmente al momento della domanda di mediazione (per l’istante) e al momento dell’adesione (per la parte chiamata). Con la richiesta di avvio della mediazione on line, ovvero con l’adesione alla stessa, la parte conferma l’adesione al presente Regolamento di mediazione telematica, pubblicato anche nel sito internet dell’Organismo di Mediazione dell’Ordine degli Avvocati di Pistoia (xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx).

Qualora, come possibile, tale consenso venga espresso successivamente, a mediazione già iniziata e anche solo per singoli incontri, il verbale di mediazione dovrà riportarlo espressamente e la sottoscrizione del verbale nei modi di legge varrà come accettazione per il successivo svolgimento della mediazione “on line”.

È necessario il consenso espresso di tutte le parti anche nei casi in cui una sola parte partecipi all’incontro di mediazione telematico a distanza tramite Stanza di Mediazione On-Line, mentre l’altra parte partecipi all’incontro alla presenza del mediatore, presso gli uffici dell’Organismo.

Le parti e gli avvocati che dichiarino di volersi avvalere di tale procedura si rendono responsabili dell’idoneità della propria strumentazione sia sotto il profilo tecnico che sotto quello della sicurezza.

L’utilizzo del servizio telematico può riguardare l’intero procedimento di mediazione, ma anche singole fasi o singoli incontri.

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RISERVATEZZA E SICUREZZA DELLE COMUNICAZIONI

La piattaforma prevede che l’accesso sia riservato esclusivamente:

- alle parti che presentano l’istanza di mediazione;

- alle parti chiamate che hanno aderito all’invito;

- agli avvocati delle parti;

- ad accompagnatori delle parti, col consenso delle altre;

- ad eventuali consulenti tecnici e simili, previo consenso delle parti;

- al Notaio incaricato della stesura dell’accordo o di una precedente consulenza diretta alla conclusione dell’accordo, sempre previo consenso delle parti;

- a mediatori tirocinanti ai fini della formazione;

- al mediatore incaricato;

- alla segreteria dell’ODC.

L’Organismo si impegna a tutelare la riservatezza, trattando i dati personali comunicati dall’utente, le credenziali di accesso e le informazioni fornite, in maniera tale da salvaguardarne la riservatezza e tutelarli da accessi e attività di divulgazione non autorizzati. Tuttavia, l’Organismo non può essere considerato responsabile qualora le parti consentano ad altri soggetti l’utilizzo delle proprie credenziali di accesso personali, qualora soggetti terzi intercettino o accedano illegalmente a dati, trasmissioni o comunicazioni private e nel caso in cui altri utenti utilizzino in modo illegittimo o improprio dati personali ed informazioni raccolti dal sito web nonché in occasione o per effetto dello svolgimento della videoconferenza.

Tutti i soggetti partecipanti sono vincolati ai doveri di riservatezza di cui agli artt. 9 e 10 D.lgs. 28/2010, ed è pertanto vietata la registrazione degli incontri di videoconferenza (con esclusione delle registrazioni effettuate a fini formativi dei mediatori, previo espresso consenso di tutte le parti in mediazione);

L’attivazione del servizio di mediazione in videoconferenza è subordinata alla valutazione dell’opportunità e della possibilità organizzativa e gestionale di fruizione, valutate le circostanze del caso, che spetta insindacabilmente all’Organismo di Mediazione.

PIATTAFORMA ON-LINE

Il servizio messo a disposizione dall’Organismo di Mediazione dell’Ordine Avvocati di Pistoia non richiede la configurazione di dispositivi né l’impiego di personale specializzato.

Le piattaforme on-line utilizzate dall’Organismo sono: GOOGLE MEET, secondo le indicazioni del CNF, e TELESKILL quale piattaforma telematica protetta, il cui costo per l’attivazione è pari ad € 30,50 iva inclusa, ovvero piattaforma avente le caratteristiche di cui all’art. 16 comma 3 secondo capoverso del Decreto Legislativo n. 28/2010.

L’ODC si riserva la facoltà di utilizzare, per motivi tecnico-gestionali, altra piattaforma on-line rispetto a quelle sopra indicate anch’esse conformi agli standard di sicurezza e riservatezza previsti dalla normativa.

L’accesso delle parti e del mediatore è eseguito in un ambiente a protocollo di sicurezza ed è riservato alle sole parti interessate dallo specifico procedimento di mediazione, e al mediatore designato, e viene effettuato con la seguente modalità: da link diretto e personalizzato, trasmesso via e-mail dalla Segreteria Amministrativa dell’Organismo ai soggetti interessati (parti e avvocati che le assistono); al mediatore provvede ad inviare le credenziali di accesso allo stesso riservate e sotto sua espressa responsabilità.

Il dialogo fra le parti, e fra queste e il mediatore, avviene all’interno di un sistema di videoconferenza, ed in particolare di “stanze virtuali” riservate, in modalità audio/video corredata da altri strumenti di interazione (status utente, chat, trasmissione di documenti in formato elettronico attraverso l’utilizzo della mail xxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx) a supporto del procedimento di mediazione.

MODALITA’ DI FUNZIONAMENTO DEL PROCEDIMENTO

Ricevuta la disponibilità ed il consenso ad eseguire l’incontro di mediazione on-line di tutte le parti:

1) l’Organismo invia a mezzo mail a ciascuna parte, ai rispettivi avvocati e al mediatore un link che consente l’accesso alla stanza virtuale. Si precisa che, qualora una parte non disponga di mezzi idonei a consentire la partecipazione al procedimento, il collegamento avverrà esclusivamente con l’avvocato che la rappresenti. Con riferimento alle singole fasi, l’utilizzo della modalità telematica potrà quindi alternarsi e combinarsi, secondo le esigenze della segreteria, alle modalità tradizionali (comunicazioni telefoniche, via fax, posta, e-mail).

2) L’Organismo crea una Stanza di Mediazione On-line (Stanza Virtuale).

3) Il giorno dell’incontro, all’ora stabilita, le parti con gli avvocati ed il mediatore di quello specifico procedimento di mediazione devono collegarsi - tramite il link - con la Stanza Virtuale per partecipare alla procedura di mediazione.

4) Quando tutti hanno effettuato l’accesso, il mediatore, identificate le parti, procede con l’incontro di mediazione.

Durante l’incontro il mediatore può utilizzare la funzionalità di esclusione temporanea di una delle parti, in modo da poter condurre, se e quando ritenuto necessario, sessioni “separate”, totalmente indipendenti, alternativamente con l’una o con l’altra parte, e riprendere la sessione “comune” in qualunque momento. Inoltre, se in quanto disponibile in ragione della piattaforma informatica utilizzata per la videoconferenza, sarà facoltà del mediatore e delle parti utilizzare funzioni di cd. “file sharing” e simili per lo scambio di documenti e delle bozze di verbale.

MODALITA’ DI SOTTOSCRIZIONE DEL VERBALE E DELL’ACCORDO

1) Il mediatore, redatto il verbale, lo condividerà con avvocati e parti, trasmettendolo a ciascuno di loro in formato PDF a mezzo e.mail o altre modalità utili allo scambio (con le medesime modalità verrà inviato, in caso di esito positivo del procedimento, l’eventuale accordo di mediazione).

2) Gli avvocati potranno apporre le firme digitali sul verbale (e/o sull’accordo) con modalità CadES o PadES secondo la normativa via via vigente. L’avvocato, che sottoscrive con firma digitale, deve

– ai sensi dell’art.83 comma 20 bis della Conversione in Legge del DL 17.03.2020, n.18 – dichiarare autografa anche la sottoscrizione del proprio cliente collegato da remoto ed apposta manualmente in calce al verbale ed all’accordo di conciliazione.

Nel caso in cui, il cliente non sia presente nello studio del suo avvocato e sia collegato da remoto, riceverà il documento in formato PDF, dovrà stamparlo, dovrà apporre la sottoscrizione, scansionare il documento da lui sottoscritto e inviarlo al proprio avvocato che appone la firma digitale e inoltra il documento a mezzo pec all’altra parte, la quale la sottoscrive anch’essa con le stesse modalità e la invia al mediatore, il tutto secondo il seguente suggerito iter procedimentale, per quanto possibile analogo a quello usato per le normali mediazioni: il mediatore invia il verbale (e\o l’accordo) in formato pdf contemporaneamente agli avvocati delle parti e alle parti stesse, a mezzo email o altre modalità utili allo scambio, fissando l’ordine di sottoscrizione di esso a cominciare da una delle parti (tendenzialmente il richiedente), il cui avvocato dopo avere sottoscritto e autenticato ai sensi di legge, lo trasmetterà a mezzo PEC al collega avversario e così fino all’ultima delle parti in mediazione, la quale, sempre a mezzo PEC, restituirà il verbale già così sottoscritto da tutti, al mediatore per i propri adempimenti, il quale ne curerà la consegna alla PEC della Segreteria dell’Organismo.

3)E’ necessario distinguere:

a) Xxxxxxx: il mediatore, dopo avere verificato attentamente che il verbale sottoscritto dalle parti sia identico a quello condiviso e da lui trasmesso inizialmente, sottoscrive con firma digitale con modalità CadES o PadES il verbale formato in unica copia informatica già sottoscritta dalle parti e dagli avvocati. Il documento così sottoscritto costituisce un originale informatico.

b) Accordo: costituisce atto delle parti e non viene sottoscritto dal mediatore. Il documento, sottoscritto dalle parti e digitalmente dai rispettivi avvocati costituisce comunque un originale informatico.

In attesa di eventuali istruzioni diverse provenienti dai Giudici dell'Esecuzione del Tribunale di Pistoia e dagli Ufficiali Giudiziari in ordine all’effettiva ricevibilità del duplicato contenuto in un eventuale supporto come chiavette USB e simili ai fini del rilascio della conformità alla trascrizione del medesimo atto sul precetto, gli avvocati delle parti devono infine, entro cinque giorni dalla sottoscrizione dell’accordo, consegnarne copia cartacea firmata dalla parte e dall’avvocato, alla Segreteria dell’Organismo.

4) L’Organismo di mediazione conserverà il verbale e l’eventuale accordo sottoscritto dalle parti e dai loro avvocati.

In caso di richiesta di una delle parti (o di entrambe), l’Organismo di mediazione potrà rilasciare:

- copia cartacea del verbale con dichiarazione di conformità all’originale informatico.

DISPOSIZIONE FINALE

In caso di urgenza preventivamente informati gli Avvocati delle parti e con il loro consenso, si potranno svolgere incontri di mediazione in modalità di videoconferenza, attraverso piattaforme che consentano la possibilità di confrontarsi, anche con sistemi diversi da quelli precedentemente descritti, salvo in ogni caso quanto richiesto dall'art. 16 comma 3, secondo capoverso del Decreto Legislativo n. 28/2010. I casi di urgenza e gravità devono essere individuati dal Direttivo e debbono essere determinati da situazioni

oggettive che impediscono per un periodo protratto di tempo la possibilità di svolgere incontri presso la sede dell'Organismo di Conciliazione ovvero per il mancato protratto funzionamento della piattaforma sopra descritta.