Swyddfa Comisiynydd yr Heddlu a Throsedd Gwent Hysbysiad Preifatrwydd Staff

Swyddfa Comisiynydd yr Heddlu a Throsedd Gwent

Hysbysiad Preifatrwydd Staff


Sylwer: Mae'r hysbysiad preifatrwydd yma ar gael yn Saesneg hefyd.


Pwy ydym ni

Mae Swyddfa Comisiynydd yr Heddlu a Throsedd Gwent (Swyddfa'r Comisiynydd) yn rhoi cymorth i Gomisiynydd yr Heddlu a Throsedd (y Comisiynydd) gyflawni ei ddyletswyddau a chyfrifoldebau sy'n cynnwys dal Prif Gwnstabl Gwent i gyfrif am gyflawni plismona lleol, pennu a diweddaru cynllun heddlu a throseddu, pennu'r gyllideb a'r praesept ac ymgysylltu â'r cyhoedd a chymunedau yng Ngwent.


Swyddfa'r Comisiynydd yw'r rheolwr data ar gyfer y wybodaeth bersonol rydym yn ei phrosesu, oni bai y nodir yn wahanol.


Gallwch gysylltu â ni mewn sawl ffordd:


Trwy e-xxxx: Xxxxxxxxxxxx@xxxxx.xxxxxx.xx


Ar y ffôn: 01633 642200


Trwy'r post: Swyddfa Comisiynydd Heddlu a Throsedd Gwent

Pencadlys yr Heddlu

Ffordd Parc Llantarnam

Llantarnam

Cwmbrân

NP44 3FW


Y Swyddog Diogelu Data yw Xxxxxx Xxxxx. Gellir defnyddio’r manylion uchod i gysylltu â hi. Nodwch xxx gohebiaeth at sylw'r Swyddog Diogelu Data.


Amlinellir ein dyletswyddau ac ymrwymiadau craidd o ran diogelu data yn ein prif hysbysiad preifatrwydd.


Pwrpas yr hysbysiad preifatrwydd hwn

Pwrpas yr hysbysiad preifatrwydd hwn xx xxxx hysbysu sut bydd Swyddfa'r Comisiynydd yn prosesu xxxx gwybodaeth bersonol a'ch hawliau mewn perthynas â hynny.

Mae'n bwysig nodi bod Heddlu Gwent yn ymgymryd â’r xxxx swyddogaethau Adnoddau Dynol a chyflogres ar ran Swyddfa'r Comisiynydd ac fel y cyfryw bydd xxxx data personol yn cael eu rhannu rhwng y ddau sefydliad. Bydd xxxx data personol yn cael eu prosesu ar ran Swyddfa’r Comisiynydd yn yr un modd â data cyflogai Heddlu Gwent. Defnyddir ‘rydym‘, 'ni' ac ’ein' trwy'r hysbysiad preifatrwydd hwn, a dylid cymryd bod y rhain yn golygu Swyddfa'r Comisiynydd a/neu Heddlu Gwent. I gael gwybodaeth xxxxxxx am Heddlu Gwent a'u Swyddog Diogelu Data, ewch i’w gwefan.



Pa wybodaeth ydym ni'n ei chasglu?

Rydym yn casglu amrywiaeth o wybodaeth amdanoch chi. Gall gynnwys:

  • xxxx enw, cyfeiriad a manylion cyswllt, gan gynnwys cyfeiriad e-xxxx, rhif ffôn, dyddiad geni a rhywedd;

  • manylion xxxx cymwysterau, sgiliau, profiad a xxxxx cyflogaeth, gan gynnwys dyddiadau dechrau a gorffen, gyda chyflogwyr blaenorol a gyda ni;

  • gwybodaeth am xxxx statws priodasol, perthynas agosaf, dibynyddion a phwy y dylid cysylltu â nhw mewn argyfwng;

  • gwybodaeth am xxxx cenedligrwydd a’ch hawl i weithio yn y DU;

  • gwybodaeth monitro cyfle cyfartal, gan gynnwys gwybodaeth am xxxx tarddiad ethnig, cyfeiriadedd rhywiol, rhywedd, anabledd a chrefydd xxx xxxx;

  • telerau ac amodau xxxx cyflogaeth;

  • gwybodaeth am xxxx xxx, gan gynnwys hawl i fuddiannau megis pensiynau neu sicrwydd yswiriant;

  • manylion xxxx cyfrif banc a rhif yswiriant gwladol;

  • gwybodaeth am xxxx proses fetio a chofnod troseddol;

  • manylion xxxx amserlen (diwrnodau gwaith ac oriau gwaith) a phresenoldeb yn y gwaith;

  • lluniau ar gyfer xxxx bathodyn adnabod staff;

  • manylion cyfnodau o absenoldeb a gymerwyd gennych, gan gynnwys gwyliau, absenoldeb salwch, absenoldeb tosturiol, absenoldeb argyfwng, absenoldeb dibynnydd a thoriadau yn xxxx cyflogaeth, a’r rhesymau dros yr absenoldeb;

  • manylion unrhyw weithdrefnau disgyblu neu gŵynion rydych wedi bod yn rhan ohonynt, gan gynnwys unrhyw rybuddion a gyflwynwyd i chi a gohebiaeth gysylltiedig;

  • asesiadau o’ch perfformiad, gan gynnwys arfarniadau, adolygiadau a graddau perfformiad, hyfforddiant rydych wedi cymryd rhan ynddo, cynlluniau gwella perfformiad a gohebiaeth gysylltiedig;

  • gwybodaeth am gyflyrau meddygol neu iechyd, gan gynnwys a oes gennych chi anabledd y xxx xxxxx i ni wneud addasiadau rhesymol ar ei gyfer;

  • manylion aelodaeth o undeb llafur;

  • y Gymraeg (yn unol â Safonau’r Gymraeg) a gallu mewn ieithoedd eraill;

  • buddiannau busnes allanol yn unol â'n Polisi Buddiannau Busnes.

Rydym yn casglu'r wybodaeth hon mewn amryw o ffyrdd. Er enghraifft, mae data’n cael eu casglu trwy ffurflenni cais, yn cael eu cymryd o’ch pasbort neu ddogfennau hunaniaeth eraill megis xxxx trwydded yrru; o ffurflenni a gwblhawyd gennych ar ddechrau neu yn ystod cyflogaeth (megis ffurflenni enwebiad xxxx-dal marwolaeth); o ohebieaeth gyda xxx xxx drwy gyfweliadau, cyfarfodydd neu asesiadau eraill. Mewn rhai achosion, rydym yn casglu data personol amdanoch chi trwy drydydd parti, megis geirdaon a ddarperir gan gyn-gyflogwyr.

Ar ddechrau xxxx cyflogaeth bydd gofyn i chi fynd trwy broses fetio. Efallai y caiff y gofyniad hwn ei ailadrodd yn gyfnodol yn ystod xxxx cyflogaeth, gan ddibynnu ar xxxx swydd. Byddwn yn xxxx fetio yn unol xx Xxxxx Proffesiynol Cymeradwy ar gyfer Fetio’r Coleg Plismona ac, yn dibynnu ar lefel y fetio gofynnol ar gyfer xxxx swydd, gallwn ofyn i chi ddarparu xxxx manylion personol yn ogystal â manylion xxxx partner, wich plant, xxxx rhieni, brodyr a chwiorydd a chyd-breswylwyr.

Yn dibynnu ar xxxx swydd, gallwn gynnal gwiriadau am unrhyw euogfarnau troseddol, xxxx-wybodaeth leol, chwiliad o Gronfa Ddata Genedlaethol yr Heddlu, gwiriadau ffynhonnell agored a gwiriadau gan asiantaethau gwirio credyd hefyd. Bydd lefel y fetio gofynnol ar gyfer pob swydd yn cael ei benderfynu yn unol xx Xxxxx Proffesiynol Cymeradwy ar gyfer Fetio’r Coleg Plismona a’r Cod Ymarfer ar gyfer Fetio.

Xxxx yw'r sail gyfreithiol dros brosesu xxxx data personol?

Xxx xxxxx i ni brosesu xxxx data personol cyn ymrwymo i gontract gyda chi ac i fodloni ein dyletswyddau xxx y contract hwn. Er enghraifft, xxx xxxxx i ni brosesu xxxx data i ddarparu contract cyflogaeth ar xxxx cyfer, i’ch talu yn unol â’ch contract cyflogaeth neu fanylion xxxx penodiad ac i weinyddu hawliadau pensiwn, cynlluniau xxxxxx cyflog a didyniadau rydych yn dewis cael eu tynnu o’ch cyflog.

Mewn rhai achosion, xxx xxxxx i ni brosesu data er mwyn sicrhau ein bod yn cydymffurfio â dyletswyddau cyfreithiol. Er enghraifft, mae’n ofynnol ein bod yn gwirio hawl gweithiwr i weithio yn y DU, didynnu treth, cydymffurfio â chyfreithiau iechyd a diogelwch a galluogi gweithwyr i gymryd absenoldeb y mae ganddynt hawl iddo.

Mewn achosion eraill, mae gennym fudd cyfreithiol wrth brosesu data personol cyn, yn ystod ac ar ddiwedd y gydberthynas cyflogaeth. Mae prosesu data gweithwyr yn golygu bod y sefydliad yn gallu:

  • cynnal prosesau recriwtio a dyrchafu;

  • cynnal cofnodion cyflogaeth a manylion cyswllt cywir a chyfredol (gan gynnwys manylion pwy i gysylltu â nhw mewn argyfwng), a chofnodion o hawliau cytundebol a statudol gweithwyr;

  • gweithredu a chynnal cofnod o brosesau disgyblu a chwyno, i sicrhau ymddygiad derbyniol yn y gweithle;

  • gweithredu a chadw cofnod o berfformiad gweithwyr a phrosesau cysylltiedig, i gynllunio ar gyfer datblygiad gyrfa, at ddibenion cynllunio olyniaeth a phrosesau rheoli gweithlu;

  • gweithredu a chynnal cofnod o absenoldebau a gweithdrefnau rheoli absenoldebau, er mwyn rheoli’r gweithlu’n effeithiol a sicrhau bod gweithwyr yn derbyn y cyflog neu fuddiannau eraill y mae ganddynt hawl iddynt;

  • cael cyngor iechyd galwedigaethol, i sicrhau ein bod yn cydymffurfio â dyletswyddau mewn perthynas ag unigolion ag anableddau, bodloni ein rhwymedigaethau xxx gyfraith iechyd a diogelwch, a sicrhau bod gweithwyr yn derbyn y cyflog neu fuddiannau eraill y mae ganddynt hawl iddynt;

  • gweithredu a chynnal cofnod o fathau eraill o absenoldeb (gan gynnwys mamolaeth, tadolaeth, mabwysiadu, rhiant a rhiant a rennir), er mwyn rheoli’r gweithlu’n effeithiol, i sicrhau ein bod yn cydymffurfio â dyletswyddau mewn perthynas â hawl i absenoldeb ac i sicrhau bod gweithwyr yn derbyn y cyflog neu fuddiannau eraill y mae ganddynt hawl iddynt;

  • sicrhau bod gweinyddiaeth gyffredinol yr adran Adnoddau Dynol a Gweinyddiaeth Busnes yn effeithiol;

  • darparu geirdaon ar gais ar gyfer gweithwyr cyfredol neu flaenorol;

  • ymateb i hawliadau cyfreithiol ac amddiffyn yn eu herbyn;

  • cynnal a hybu cydraddoldeb yn y gweithle.

Lle rydym yn dibynnu ar fuddiannau cyfreithlon fel rheswm dros brosesu data, rydym wedi ystyried a yw hawliau a rhyddid cyflogeion neu weithwyr yn bwysicach na’r buddiannau hynny ac rydym wedi casglu nad ydynt.

Xxx xxxx categorïau penodol o ddata personol, megis gwybodaeth am iechyd neu gyflyrau meddygol, yn cael eu prosesu i gyflawni rhwymedigaethau cyfraith cyflogaeth (megis rhai mewn perthynas â gweithwyr ag anableddau ac at ddibenion iechyd a diogelwch). Mae gwybodaeth am aelodaeth o undeb llafur yn cael ei phrosesu er mwyn i ni xxxx xxxx tanysgrifiadau undeb.

Lle rydym yn prosesu categorïau penodol eraill o ddata, megis gwybodaeth am darddiad ethnig, cyfeiriadedd rhywiol, rhywedd, iechyd neu grefydd xxx xxxx, xxx hyn at ddibenion monitro cyfle cyfartal.

Rhannu xxxx data personol

Bydd gwybodaeth amdanoch yn cael ei rhannu’n fewnol, gan gynnwys gydag aelodau o’r xxx Adnoddau Dynol a’r xxx Recriwtio, y gyflogres, xxxx rheolwr llinell, rheolwyr yn y xxxx busnes rydych yn gweithio ynddo a staff SRS os yw mynediad at y data’n angenrheidiol er mwyn iddynt berfformio’u swyddogaethau.

Rydym yn rhannu xxxx data gyda thrydydd partïon er mwyn cael geirdaon cyn cyflogaeth gan gyflogwyr eraill, cael gwiriadau cefndir gan ddarparwyr trydydd parti a chael gwiriadau cofnodion troseddol angenrheidiol gan y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd. Gallwn rannu xxxx data gyda thrydydd parti yng nghyd-destun Rheoliadau Trosglwyddo Ymgymeriadau (Diogelu Cyflogaeth). Yn yr amgylchiadau hynny bydd y data’n ddarostyngedig i drefniadau cyfrinachedd.

Rydym hefyd yn rhannu xxxx data gyda thrydydd partïon sy’n prosesu data ar ein rhan mewn perthynas â phensiynau a darpariaeth buddiannau a darpariaeth gwasanaethau iechyd galwedigaethol. Bydd gan y staff yn Heddlu De Cymru sy’n gweithredu’r system Fully Integrated Resource Management System (FIRMS) gyda Heddlu Gwent fynediad at xxxx data hefyd.

Os xx xxxx swydd yn gofyn am fetio ehangach gan y llywodraeth gallwn roi xxxx cyfeiriad e-xxxx a gwybodaeth bersonol arall megis xxxx enw, dyddiad geni a rhif pasbort i United Kingdom Security Vetting a fydd yn cysylltu â chi i gwblhau’r cais fetio priodol. UKSV fydd y rheolydd data ar gyfer unrhyw wybodaeth ychwanegol rydych yn ei darparu ar ei gyfer.

Ni fyddwn yn rhannu xxxx gwybodaeth ag unrhyw drydydd parti at ddibenion marchnata uniongyrchol.

Am ba hyd ydym ni'n cadw xxxx data personol?

Mae data personol yn cael ei gadw yn unol â'n polisi cadw.

Bydd y sefydliad yn cadw xxxx data personol hyd ddiwedd xxxx cyflogaeth. Mae cyfnodau cadw xxxx data ar ôl diwedd cyflogaeth wedi eu hamlinellu yng Nghanllawiau Cyngor Cenedlaethol Penaethiaid yr Heddlu ar y safonau gofynnol ar gyfer cadw a gwaredu cofnodion heddlu.

Xxxx hawliau mewn perthynas â'ch data personol

O xxx gyfraith diogelu data, mae gennych chi hawliau y xxx xxxxx i ni xxxx gwneud yn ymwybodol ohonynt. Mae'r hawliau sydd ar gael i chi'n dibynnu ar ein rheswm dros brosesu xxxx gwybodaeth.

  • Xxxx hawl i fynediad

  • Xxxx hawl i gywiriad

  • Xxxx hawl i ddileu

  • Xxxx hawl i rwystro prosesu.

  • Xxxx hawl i wrthwynebu prosesu

  • Xxxx hawl i symudedd data

Ceir gwybodaeth xxxxxxx am yr hawliau hyn yn ein hysbysiad preifatrwydd cyffredinol.

Xxxx os nad ydych yn darparu data personol?

Mae rhywfaint o rwymedigaethau arnoch xxx xxxx contract cyflogaeth i ddarparu data i ni. Yn benodol, mae gofyn i chi hysbysu am absenoldebau o’r gwaith a gellir gofyn i chi ddarparu gwybodaeth am faterion disgyblu neu faterion eraill xxx y ddyletswydd ymhlyg o ddidwylledd. Mae’n bosibl y bydd rhaid i chi ddarparu data i ni er mwyn arfer xxxx hawliau statudol hefyd, megis hawliadau absenoldeb statudol. Xxxx xxxxx â darparu’r data olygu na allwch arfer xxxx hawliau statudol.

Rhaid darparu gwybodaeth benodol, fel manylion cyswllt, xxxx hawl i weithio yn y DU a manylion cyflog i’n galluogi ni i ymrwymo i gontract cyflogaeth gyda chi. Os nad ydych yn darparu gwybodaeth arall, bydd yn amharu ar ein gallu i weinyddu’r hawliau a rhwymedigaethau sy’n codi o ganlyniad i’r gydberthynas cyflogaeth yn effeithlon.

Newidiadau i'r hysbysiad preifatrwydd hwn

Mae ein hysbysiad preifatrwydd yn cael ei adolygu'n rheolaidd i sicrhau ei fod yn gyfredol a chywir.


Os ydych yn anfodlon

Mae Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth yn rheoli prosesu data personol. Gallwch gwyno wrth Swyddfa'r Comisiynydd os ydych chi'n anhapus gyda'r ffordd rydym wedi prosesu xxxx data personol.


Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth

Wycliffe House

Water Lane

Wilmslow

Swydd Gaer

SK9 5AF


Rhif llinell gymorth: 0303 123 1113

Gwefan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth: xxx.xxx.xxx.xx



Diweddarwyd 4 Awst 2023.

6


Document Metadata

Filed: September 1st, 2023