Informativa sulla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali Sottoscrittore di un contratto (contract)
Informativa sulla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali Sottoscrittore di un contratto (contract)
(art. 13 Regolamento UE 2016/679)
In attuazione del Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE (regolamento generale sulla protezione dei dati) il trattamento dei dati personali dell’interessato effettuato dal Ministero degli Affari Esteri e della Cooperazione Internazionale della Repubblica Italiana (MAECI), è improntato ai principi di liceità, di correttezza e di trasparenza a tutela dei diritti e delle libertà fondamentali delle persone fisiche. A tal fine si forniscono le seguenti informazioni.
1. Il titolare del trattamento è il MAECI. Nel caso specifico costituito:
(a) dalla presente procedura finalizzata alla stipula di un contratto di sponsorizzazione (e chiamata d’ora in poi “la Procedura”),
(b) dall’esecuzione del medesimo contratto (chiamato d’ora in poi “il Contratto”),
(c) dalla conservazione dei seguenti dati per fini di archiviazione di pubblico interesse e per fini di ricerca scientifica e storica:
• i dati contenuti nel Contratto e in altri documenti amministrativi relativi al suddetto caso specifico,
• i dati contenuti in banche di dati,
(d) dagli adempimenti prescritti al MAECI dalla disciplina italiana relativa alla trasparenza delle Pubbliche Amministrazioni italiane (composta dalla Legge n. 190 del 6 novembre 2012, dal D. Lgs. n. 33 del 14 marzo 2013, dai relativi provvedimenti attuativi e dalle rispettive successive modifiche e integrazioni) e consistenti
• nel permettere, rispettando i limiti fissati dalla stessa disciplina italiana, che sulla base di un’istanza che può anche non specificare la propria motivazione, i terzi di accedano ai dati personali trattati dal MAECI,
• nel pubblicare in Internet alcuni di tali dati,
• nell’inviare dati personali ad altre Pubbliche Amministrazioni italiane, affinché li pubblichino in Internet,
(e) dai controlli amministrativi e giurisdizionali di regolarità che sono prescritti dalla vigente normativa con riferimento a qualsiasi atto o attività menzionato nel presente elenco terminante con la lettera (e) (e che sono chiamati d’ora in poi “i Controlli”), e dall’accesso ai documenti amministrativi disciplinato dalla Legge n. 241 del 7 agosto 1990 (e chiamato d’ora in poi “l’Accesso”),
il MAECI effettua il trattamento dei dati personali descritto nella presente “Informativa”, anche tramite il proprio Ufficio estero denominato “Istituto Italiano di Cultura di Londra”, chiamato d’ora in poi “l’IIC” e avente i seguenti recapiti:
• indirizzo: n. 00, Xxxxxxxx Xxxxxx, Xxxxxx XX0X 0XX;
• telefono: 0044.(0)00.0000.0000;
• fax: 0044.(0)00.0000.0000;
• indirizzo di posta elettronica: xxxxxxxxx@xxxxxx.xx ;
• indirizzo di posta elettronica certificata (che riceve esclusivamente messaggi provenienti da altro indirizzo di posta elettronica certificata): xxx.xxxxxx@xxxx.xxxxxx.xx .
2. Il MAECI ha un Responsabile della Protezione dei Dati Personali (RPD). In caso di quesiti o reclami il RPD può essere contattato ai seguenti recapiti:
• Ministero degli Affari Esteri e della Cooperazione Internazionale, Piazzale della Farnesina n. 1, c.a.p. 00000 Xxxx (Xxxxxx);
• telefono: 0000.00.00000 (centralino);
• indirizzo di posta elettronica: xxx@xxxxxx.xx;
• indirizzo di posta elettronica certificata (che riceve esclusivamente messaggi provenienti da altro indirizzo di posta elettronica certificata): xxx@xxxx.xxxxxx.xx.
3. I dati personali richiesti dal MAECI ai fini del caso definito dal punto n. 1 della presente Informativa, sono
necessari a permettere al MAECI:
(a) di effettuare la Procedura;
(b) di concludere ed eseguire il Contratto;
(c) di conservare i seguenti dati per fini di archiviazione di pubblico interesse e per fini di ricerca scientifica e storica:
• i dati contenuti nel Contratto e in altri documenti amministrativi relativi al suddetto caso specifico,
• i dati contenuti in banche di dati;
(d) di eseguire gli adempimenti prescritti al MAECI dalla disciplina italiana sulla trasparenza delle Pubbliche Amministrazioni italiane citata in detto punto n. 1;
(e) di sottoporre ai Controlli qualunque atto o attività menzionato nell’elenco terminante con la lettera (e) di detto punto n. 1, e di consentire l’Accesso.
4. Il conferimento dei dati personali finalizzato a permettere al MAECI di eseguire le attività definite dalle lettere (a), (b) ed (e) del punto n. 1 della presente “Informativa”, è obbligatorio, perché è necessario a porre il MAECI nella condizione di effettuare la Procedura, di concludere ed eseguire il Contratto e di sottoporre ai Controlli qualsiasi atto o attività menzionato nell’elenco terminante con la lettera (e) del suddetto punto n. 1, e di consentire l’Accesso.
Per questo motivo:
• prima della conclusione del Contratto il rifiuto dell’interessato di fornire i dati personali richiesti dal MAECI nell’ambito della Procedura, o la revoca del consenso dell’interessato a trattare i dati personali già forniti al MAECI, implica a seconda del caso l’esclusione dalla Procedura o la revoca dell’affidamento del Contratto;
• a partire dalla conclusione del Contratto, il rifiuto dell’interessato di fornire i dati personali richiesti dal MAECI ai fini dell’esecuzione del Contratto, oppure la revoca del consenso dell’interessato a trattare i dati personali già forniti al MAECI, implica a seconda del caso l’ineseguibilità del Contratto o la risoluzione del Contratto.
Il conferimento dei dati personali finalizzato a permettere al MAECI di eseguire le attività definite dalla lettera
(c) del punto n. 1 della presente “Informativa”, è obbligatorio, perché è indispensabile a mettere il MAECI nella condizione di archiviare documenti amministrativi per fini di pubblico interesse e di rendere disponibili documenti amministrativi e informazioni per fini di ricerca storica e scientifica.
5. È obbligatorio il conferimento dei dati personali attraverso il quale permettere al MAECI di eseguire gli adempimenti imposti al MAECI dalla disciplina italiana sulla trasparenza delle Pubbliche Amministrazioni italiane citata nel punto n. 1 della presente “Informativa”.
6. Il trattamento sarà effettuato in modalità manuale o informatizzata da personale appositamente incaricato.
7. Salvi i maggiori periodi di conservazione fissati dal co. II dell’art. 100 del R.D. n. 827 del 1924 e dalla Circolare della Direzione Generale del Personale e dell’Amministrazione del MAECI n. 25 del 2 agosto 1972 (regolante i termini di conservazione degli atti negli Archivi del MAECI), i dati personali dell’interessato contenuti nei documenti amministrativi che giustificano entrate e spese dell’IIC previste da un contratto, sono conservati per un periodo di cinque anni decorrente dall’inizio dell’anno successivo a quello in cui per il completamento dell’esecuzione dello stesso contratto o per ogni altra causa (come per esempio il recesso dal contratto, l’impossibilità sopravvenuta dell’esecuzione dello stesso e la sua risoluzione) si estingue il corrispondente rapporto contrattuale. Salvi i maggiori periodi stabiliti dalla suddetta Circolare n. 25 del 1972, gli altri dati personali dell’interessato sono conservati per un periodo di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati.
Sui periodi di conservazione indicati nel primo paragrafo del presente punto n. 7, prevalgono comunque i maggiori periodi di conservazione previsti dalla normativa tributaria, e i maggiori periodi di conservazione stabiliti dalla normativa italiana a fini statistici, a fini di archiviazione nel pubblico interesse o ai fini di ricerca scientifica o storica.
In caso di procedimento giudiziario qualsiasi termine di conservazione dei dati personali definito dal presente punto n. 7, è sospeso con riferimento a dati personali contenuti nei documenti amministrativi che comunque attengano a detto procedimento giudiziario
8. Il MAECI comunica, qualora prescritto dalla vigente normativa italiana, i dati personali dell’interessato agli organi (interni o esterni al MAECI, amministrativi o giurisdizionali) che ai sensi della medesima normativa italiana hanno sull’IIC potestà di controllo oppure hanno giurisdizione sui dipendenti del MAECI.
Ad eccezione dell’Ambasciata d’Italia nel Regno Unito di Gran Bretagna e Irlanda del Nord questi organi sono nel territorio della Repubblica Italiana.
9. Il MAECI comunica i dati personali dell’interessato alle competenti Autorità del Regno Unito di Gran Bretagna e Irlanda del Nord, qualora ciò sia imposto al MAECI dalla normativa del medesimo Regno o qualora ai sensi della normativa italiana il MAECI sia tenuto a controllare presso tali Autorità la veridicità dei medesimi dati.
10. I dati personali dell’interessato conservati e forniti dal MAECI per fini di ricerca scientifica e storica, possono essere trasferiti in Paesi diversi dal Regno Unito di Gran Bretagna e Irlanda del Nord e/o in Paesi esterni
all’Unione Europea. I dati personali contenuti nei documenti amministrativi che vanno perpetuamente conservati nell’Archivio Storico dello Stato Italiano, sono trasferiti nella Repubblica Italiana all’interno di tali documenti.
11. L’interessato può richiedere di accedere ai propri dati personali o di rettificarli. A tal fine l’interessato deve presentare un’apposita richiesta indirizzata a uno dei recapiti indicati nel punto n. 1 della presente “Informativa”, e per conoscenza ad uno dei recapiti del RPD indicati al punto n. 2 della stessa “Informativa”.
12. L’interessato può presentare un reclamo al RPD, se ritiene che i suoi diritti siano stati violati. In alternativa può rivolgersi all’autorità giudiziaria oppure al Garante per la Protezione dei Dati Personali, reperibile ai seguenti recapiti:
• indirizzo: Xxxxxx xx Xxxxx Xxxxxxx x. 000, x.x.x. 00000 Xxxx (Xxxxxx);
• telefono: 0000.00.000000 (centralino);
• indirizzo di posta elettronica: xxxxxxx@xxxx.xx ;
• indirizzo di posta elettronica certificata: xxxxxxxxxx@xxx.xxxx.xx .
13. Mediante la sottoscrizione della presente “Informativa” l’interessato dà al MAECI il proprio consenso a trattare i suoi dati personali secondo la stessa “Informativa” per le attività determinate dalle lettere (a), (b), (c) ed
(e) del punto n. 1 della presente “Informativa”, e per le conseguenti attività definite ai punti n. 8, n. 9 e n. 10 di detta “Informativa”. Tuttavia in base alla normativa britannica regolante la protezione dei dati personali, l’interessato deve esprimere un apposito e separato consenso al trattamento previsto dal punto n. 5 della presente “Informativa”.
14. Nella presente “Informativa”:
• ad ogni espressione coincidente con uno dei termini definiti dall’art. 4 del Regolamento (UE) 2016/679, va dato il senso stabilito dal medesimo art. 4;
• il termine “documento amministrativo” ha il significato definito dalla lettera (a) del comma 1 dell’art. 1 del
D.P.R. n. 445 del 2000.
15. Tutti i Decreti e le Leggi dello Stato Italiano citati nella presente “Informativa”, sono consultabili nel sito web:
xxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xx .
Il Regolamento (UE) 2016/679 è consultabile nel sito web: xxxxx://xxx-xxx.xxxxxx.xx .
(nome e cognome xxxxxx dell’interessato scritti in stampatello)
, (luogo della firma) (giorno della firma)
Mediante la presente firma io sottoscritto dichiaro di aver preso visione, di aver compreso e di accettare quanto contenuto nella presente Informativa
(firma leggibile dell’interessato)
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Istruzioni
L’interessato deve: